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Comptabilit

Version 13

Rfrence

Janvier 2005

Composition du progiciel Votre progiciel est compos d'un botier de rangement comprenant : le cdrom sur lequel est enregistr le programme, la documentation lectronique, prsente sur le cdrom. Proprit & Usage Tout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel, fait sans le consentement de Sage France est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal. Tous droits rservs dans tous pays. Logiciel original dvelopp par Sage France. Documentation Sage France. Toute utilisation, quelque titre que ce soit, non autorise dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformit & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme de manuel lectronique, les spcifications vises dans la prsente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications. Il appartient au client, paralllement la documentation, de mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits. Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pralablement la documentation. Evolution La documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation existante pour prsenter les modifications et amliorations apportes ces mises jour. La fiche Suggestion Sage France recherche une constante amlioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientle nous faire parvenir ses suggestions et les ventuels dfauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernire page du manuel. Marques Ligne 30, Ligne 100, Intgrale, et Ligne 1000 sont des marques dposes appartenant Sage France. Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows XP, MS-DOS sont des marques dposes de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS est une marque dpose de Apple Computer Inc. Sage France

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Sommaire

Sommaire
Introduction et gnralits____ 17
Introduction____________________________________18 Utilisation en client/serveur ___________________20 Nouveauts de la version 13 __________________21 Respect des normes comptables europennes IFRS ......21
La comptabilit dans un contexte international .......................... 21 Quelques dfinitions................................................................... 21 Incidence sur la Comptabilit Sage............................................ 21 IAS 1 Prsentation des tats financiers ............................ 21 IAS 14 Information sectorielle ........................................... 22 Barre doutils Norme nationale ou IFRS .............................. 22 Slection des lments comptables............................................ 50 Cration du fichier comptable ..................................................... 51

Cration manuelle du fichier comptable .......................... 52


Exercice comptable et longueur des comptes ............................ 53

Ouvrir ________________________________________54 Ouverture du dossier comptable...................................... 54 Ouverture du fichier expert .............................................. 55 Fermer _________________________________________57 A propos de __________________________________58 Volet Identification - A propos de ................................ 59 Volet Initialisation - A propos de................................... 61 Volet Contacts - A propos de ....................................... 65 Volet Paramtres - A propos de................................... 66
Sous-volet Saisie Volet Paramtres......................................... 66 Sous-volet Rapprochement Volet Paramtres ......................... 70

Modifications de dtail ......................................................23


Plans analytiques en colonne..................................................... 23 Priodes de rappel ..................................................................... 23 Gestion des extraits.................................................................... 23

Fonctions disponibles par version ____________24


Fonctions disponibles des versions Windows ........................... 25 Fonctions disponibles des versions Macintosh ......................... 31

Volet Prfrences - A propos de .................................. 72 Volet Fiscal A propos de ........................................... 76


Sous-volet Comptabilisation Volet Fiscal ................................. 76 Sous-volet Cerfa Volet Fiscal................................................... 78 Sous-volet EDI-TVA Volet Fiscal ............................................. 79

Documentation fournie ________________________37 Conventions dcriture......................................................37

Volet Ajustement lettrage A propos de...................... 82 Volet Communication A propos de............................ 84 Volet Options - A propos de ......................................... 86
Champ statistique tiers................................................................ 87 Code interbancaire...................................................................... 89 Code risque................................................................................. 89 Devise ......................................................................................... 90

Menu Systme _________________ 39 Menus Pomme et Application _ 41


Menu Pomme __________________________________42 Menu Application ______________________________43

Fichiers lis ................................................................................. 93 Filtre de rvision.......................................................................... 94 Information libre .......................................................................... 96 Dtail dune information libre ................................................ 96 Information libre de type Table ............................................. 98 Information libre de type Valeur calcule.............................. 98

Mode de rglement ................................................................... 101 Motif de rejet ............................................................................. 102

Menu Fichier ___________________ 44


Gnralits sur le menu Fichier _______________45 Nouveau _______________________________________46 Assistant de cration d'un nouveau fichier .......................46
Raison sociale et reprise des informations socit .................... 46 Saisie des coordonnes de lentreprise ..................................... 47 Exercice et longueur de compte................................................. 47 Paramtrage des devises........................................................... 48 Caractristiques de votre monnaie de tenue de compte............ 49 Reprise des lments comptables ............................................. 50

Nature de compte...................................................................... 103 Niveau d'analyse ....................................................................... 105 Organisation.............................................................................. 106 Pays .......................................................................................... 110 Priode de rappel...................................................................... 111 Plan analytique.......................................................................... 112 Enregistrement des plans analytiques ................................ 112 Plans analytiques structurs ............................................... 115 Paramtrage du plan IFRS ................................................. 116

Service des contacts ................................................................. 117 Structure banque....................................................................... 118 Banques rsidentes / Banques ltranger ........................ 118 Numrotation des tiers........................................................ 120 Type tiers .................................................................................. 120

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Sommaire
Comptes gnraux par dfaut ........................................... 121 Paramtrage d'un nouveau modle d'exportation..................... 156 Informations extraire ........................................................ 157 Insertion, modification, suppression d'une ligne ................. 159

Lire les informations ________________________ 123 Calculer les cumuls ........................................................125 Renumroter les pices et registres...............................125 Rgnration des registres ............................................126 Recalcul des informations libres.....................................127 Configuration systme et partage __________ 129 Volet Configuration systme - Configuration systme et partage ...........................................................................129 Volet Utilisateurs connects - Configuration systme et partage ...........................................................................130 Envoi dun message .......................................................131 Rception dun message ................................................132 Autorisations daccs _______________________ 133 Commandes protges ..................................................133
Effets de la protection dune commande .................................. 137 Effets de la protection des volets dune commande................. 137

Utilisation d'un modle d'exportation dj cr ......................... 159 Impression du contenu du modle d'exportation....................... 159 Lancement de l'exportation ....................................................... 159

Exporter au format Ligne 100 et 30, HTML _ 161 Exporter au format texte ................................................ 161 Exporter aux formats SYLK et HTML ............................ 162 Exporter au Format Classeur Microsoft Excel ............ 163 Exporter au format Sage ____________________ 165 Exporter au format EDIFACT ________________ 168 Prambule ..................................................................... 168 Format dexportation EDIFACT ..................................... 168
Volet Identification Format EDIFACT ..................................... 169 Volet Echange - Format EDIFACT............................................ 170 Volets Dossier, Emetteur et Rcepteur - Format EDIFACT ...... 171 Enregistrer le fichier EDIFACT ........................................... 173

Importer____________________________________ 138 A propos des formats d'importation................................138


Format standard ....................................................................... 138 Format paramtrable................................................................ 138

Exporter au format paramtrable ___________ 174 Exporter la balance__________________________ 175 Format import/export paramtrable_________ 178 Communication ______________________________ 179 Gnralits sur les communications.............................. 179
Oprations prliminaires ........................................................... 181 Procdure de transfert .............................................................. 182 Marquage des critures ............................................................ 183

Importer au format Ligne 100 et 30 _________ 140 Lancement de l'importation ............................................140


Autres cas possibles ................................................................ 142 Suite de la procdure dimportation.......................................... 142 Droulement de l'importation.................................................... 142 Vrification de la cohrence du fichier ............................... 143 Import des donnes ........................................................... 143

Envoi de donnes .......................................................... 184


Emission de type Communication............................................. 184 Choix du type de traitement................................................ 184 Choix des donnes transfrer.......................................... 184 Exportation de donnes par la communication Client/Expert comptable 186

Journal d'import ........................................................................ 144

Importation au format Texte ...........................................145


Importation des comptes tiers .................................................. 145 Importation des critures.......................................................... 145 Gestion des devises........................................................... 146 Importation du lettrage ............................................................. 146 Format des fichiers imports .................................................... 147

Emission de type Synchronisation Sens client vers expertcomptable.................................................................................. 187 Choix du type de traitement................................................ 187 Choix des donnes transfrer.......................................... 188

Importation des Ecritures Sage et Ciel Windows ...........148


Importer les lignes d'chance................................................. 148 Importer les modes de paiement.............................................. 149

Emission de type Synchronisation Sens expert-comptable vers client.......................................................................................... 189 Choix du type de traitement................................................ 189 Choix des donnes transfrer.......................................... 190

Importer au format Edifact ..............................................149 Importer un fichier au format paramtrable 151 Exporter____________________________________ 152 Exportations de donnes : mode opratoire ..................153
Choix d'un modle d'exportation .............................................. 153 Exportation au format Sage Espagne ...................................... 153 Format de slection ........................................................... 153 Structure du fichier export................................................ 154 Particularits ...................................................................... 154 Exemples de fichier export............................................... 154

Rception de donnes................................................... 192


Rception de type Communication ........................................... 193 Choix du type de traitement................................................ 193 Rception des donnes ...................................................... 193 Choix du type de traitement................................................ 194 Rception des donnes ...................................................... 194 Importation des donnes par communication ..................... 195 Rception des donnes par synchronisation ...................... 197

Rception de type Synchronisation........................................... 194

Imprimer les paramtres socit ___________ 199


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Sommaire
Etats proposs ...............................................................199
Dossier entreprise .................................................................... 199 Options dossier ........................................................................ 199 Cumuls dossier......................................................................... 199 Paramtres BCR ...................................................................... 200 Tableaux de bord personnaliss .............................................. 200

Menu Structure_______________ 227


Gnralits sur le menu Structure __________ 228 Plan comptable ______________________________ 229 Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux229 Assistant de cration d'un compte gnral.................... 232
Numro et intitul du compte .................................................... 232

Mise en page_______________________________ 201 Format dimpression _______________________ 202 Impression diffre __________________________ 204 Lancement des programmes Sage __________ 205 Quitter _______________________________________ 206

Compte gnral Dtail de la fiche............................... 234


Volet Fiche Principale - Compte gnral................................... 234 Volet Analytique/IFRS Compte gnral ................................. 238 Volet Bloc-notes - Compte gnral ........................................... 240 Volet Budgets - Compte gnral ............................................... 240 Enregistrement d'un budget gnral................................... 241 Enregistrement d'un sous-budget ....................................... 241

Volet Information libre - Compte gnral .................................. 242

Menu Edition __________________ 207


Gnralits sur le menu Edition_____________ 208 Annuler_______________________________________ 209 Couper _______________________________________ 210 Copier ________________________________________ 211 Coller_________________________________________ 212 Effacer _______________________________________ 213 Slectionner tout ____________________________ 214 Dupliquer_____________________________________ 215 Calculette Sage______________________________ 216 Inverseur _____________________________________ 217 Ajouter _______________________________________ 218 Voir/Modifier _________________________________ 219 Consulter ____________________________________ 220 Supprimer ____________________________________ 221 Prcdent ____________________________________ 222 Suivant _______________________________________ 223 Rechercher __________________________________ 224 Atteindre _____________________________________ 225 Journal de traitement _______________________ 226

Volet Cumuls - Compte gnral ................................................ 243 Gestion des graphiques Comptes gnraux.......................... 244 Slection de la srie du graphique ..................................... 244

Plan analytique ______________________________ 245 Oprations possibles sur la liste des sections analytiques.. 245 Section analytique Dtail de la fiche........................... 247
Volet Fiche principale - Section analytique ............................... 247 Plans analytiques et structure des numros de section ..... 248 Paramtrage manuel des numros de section ................... 248 Paramtrage dune section en fonction dune structure dfinie. 250 Enregistrement d'un budget analytique .............................. 252 Enregistrement d'un sous-budget gnral .......................... 252

Volet Budgets - Section analytique ........................................... 251

Volet Information libre - Section analytique............................... 253 Volet Cumuls - Section analytique ............................................ 254

Assistant la gnration automatique des sections...... 255 Plan reporting________________________________ 259 Oprations possibles sur la liste des comptes reporting 259 Compte Reporting Dtail de la fiche ........................... 260
Volet Fiche principale - Compte reporting................................. 260 Volet Cumuls - Compte reporting.............................................. 262

Plan tiers_____________________________________ 264 Oprations possibles sur la liste des comptes tiers....... 264 Volet Identification - Compte tiers.................................. 266
Volet Identification Compte de tiers ....................................... 267 Volet Contacts Compte tiers .................................................. 270 Volet Complment - Compte tiers ............................................. 271 Volet Banques - Compte tiers ................................................... 274 Banque tiers........................................................................ 276 Sous-volet Solvabilit Compte de tiers ............................ 277 Sous-volet Surveillance Compte de tiers ......................... 279 Sous-volet Statistique tiers Compte de tiers .................... 279 Sous-volet Information libre Compte de tiers................... 280 Volet Solvabilit - Compte tiers ................................................. 277

Volet Champs libres - Compte tiers .......................................... 279

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Sommaire
Sous-volet Documents Compte de tiers ......................... 281 Gestion des graphiques Comptes tiers........................... 284

Oprations possibles sur la liste des modles de grille . 327 Fentre de paramtrage des modles de grille ............. 328 Modles de rglement _______________________ 330 Oprations possibles sur la liste des modles de rglement 330 Fentre de paramtrage des modles de rglement..... 331 Modles d'abonnement ______________________ 333 Oprations possibles sur la liste des modles d'abonnement 333 Fentre de paramtrage des modles d'abonnement... 334 Duplication des modles................................................ 336
Particularits de la duplication .................................................. 336

Volet Cumuls - Compte tiers .................................................... 283

Taux de taxes _______________________________ 285 Oprations possibles sur la liste des taux de taxes........285
Menu contextuel de la liste des taux de taxes.......................... 285 Personnaliser la liste des taux de taxes ................................... 286

Taux de taxes Dtail de la fiche ..................................286 Codes journaux ______________________________ 289 Oprations possibles sur la liste des codes journaux.....289
Menu contextuel de la liste des codes journaux....................... 290 Personnaliser la liste des codes journaux ................................ 290

Assistant de cration d'un code journal..........................291


Dfinition du journal.................................................................. 291 Caractristiques des journaux de trsorerie............................. 291 Numrotation du journal ........................................................... 292

Libells_______________________________________ 337 Dtail dun libell............................................................ 338 Postes budgtaires __________________________ 339 Oprations possibles sur la liste des postes budgtaires339 Poste budgtaire Dtail de la fiche ............................. 340
Volet Fiche principale - Poste budgtaire ................................. 341 Volet Dotations - Poste budgtaire ........................................... 342 Volet Comptes - Poste budgtaire ............................................ 342

Saisie manuelle dun code journal..................................292 Codes journaux analytiques _________________ 297 Oprations possibles sur la liste des codes journaux analytiques .....................................................................297
Barre de navigation .................................................................. 297 Menu contextuel de la liste des codes journaux analytiques ... 297 Personnaliser la liste des codes journaux analytiques............. 298

Duplication des postes budgtaires............................... 343 Cycles de rvision ___________________________ 344 Principe dutilisation des cycles de rvision................... 344 Oprations possibles sur la liste des cycles de rvision 344
Menu contextuel des cycles de rvision.................................... 345 Personnaliser la liste des cycles de rvision............................. 345

Paramtrage d'un journal analytique..............................298 Banques______________________________________ 300 Oprations possibles sur la liste des banques ...............300
Menu contextuel de la liste des banques ................................. 300 Personnaliser la liste des banques........................................... 301

Banque Dtail de la fiche ............................................301


Volet Identification - Banque .................................................... 301 Volet Contacts - Banque .......................................................... 302 Volet R.I.B. - Banque................................................................ 303 Adresse banque................................................................. 305

Cycle de rvision Dtail de la fiche............................. 346


Volet Fiche principale Cycle de rvision ................................ 346 Paramtrage des regroupements de compte ..................... 346 Volet Consignes Cycle de rvision......................................... 347 Volet Tableaux - Cycle de rvision............................................ 348

Modles ______________________________________ 306 Modles de saisie ___________________________ 307 Oprations possibles sur la liste des modles de saisie 307
Menu contextuel de la liste des modles de saisie .................. 308 Personnaliser la liste des modles de saisie............................ 308

Fusion ______________________________________ 351 Procdure de fusion....................................................... 352


Slection du fichier dorigine ..................................................... 352 Slection du fichier de destination ............................................ 352 Choix des donnes ................................................................... 353

Particularit de la fusion du plan tiers............................ 353 Fusion des comptes....................................................... 353

Modles de saisie : prsentation ....................................309


Boutons de fonction.................................................................. 310 Colonnes dun modle de saisie .............................................. 312 Zones de saisie des modles de saisie.................................... 313 Fonctions des modles de saisie ............................................. 319 Aide au paramtrage................................................................ 321 Exemples de modles de saisie............................................... 322

Menu Traitement _____________ 355


Gnralits sur le menu Traitement ________ 356 Saisie par pice______________________________ 357 Ajout dune pice ____________________________ 358

Modles de saisie analytique .........................................322


Zones de saisie des modles de saisie analytique .................. 324

Modles de grille ____________________________ 327

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Sommaire
Boutons de fonction........................................................358 Zones de saisie de la fentre de saisie par pice ..........359
Saisie des informations gnrales ........................................... 360 Slection simplifie Impression du brouillard de la saisie par lots 392 Format de slection Impression du brouillard de la saisie par lots 394

Saisie des critures Saisie par pice...........................361


Rglements multichances .................................................... 361 Saisie des critures de rglement ............................................ 362 Menu contextuel de la saisie des pices.................................. 363 Personnaliser les colonnes de la saisie des pices ................. 363 Lettrage en saisie des pices................................................... 363 Ventilations analytique et IFRS des lignes de pices............... 364 Plans analytiques en colonne ............................................ 364

Saisie dun journal - Saisie par lot ................................. 395


Mise jour comptable dun journal dun lot de saisie................ 396 Impression du brouillard dun journal dun lot de saisie ............ 397 Menu contextuel ................................................................. 398 Personnaliser les colonnes ................................................. 398

Saisie des OD analytiques___________________ 399 Ajout dune OD analytique ___________________ 400 Fentre de saisie des OD analytiques........................... 400
Boutons de fonction .................................................................. 400 Totalisations .............................................................................. 401 Menu contextuel des OD analytiques ....................................... 401

Visualisation/modification dune pice _____ 366


Menu contextuel de la saisie des lignes de pice.............. 367 Traitements raliss ................................................................. 367

Saisie des oprations bancaires ____________ 369 Menu contextuel de la saisie des oprations bancaires .373 Personnaliser la liste des oprations bancaires .............373 Saisie des oprations bancaires ....................................374 Incorporation des mouvements bancaires......................374 Proposition de gnration automatique des critures de trsorerie ........................................................................375 Association des mouvements bancaires aux critures rgler 375 Ventilation analytique dun mouvement..........................376 Affectation dun compte dattente ...................................377 Suppression dune pice ................................................377 Impression des critures de trsorerie ...........................377 Gnration des critures de trsorerie ...........................377
Solde final thorique................................................................. 377 Statut du code journal .............................................................. 378 Association de lensemble des mouvements des critures rgler 378 Gnration des critures de trsorerie..................................... 378 Gnration des critures de taxes ..................................... 378 Lettrage et pr-lettrage en montant ou en devise .............. 378 Gnration des critures dcart........................................ 378 Gnration de lanalytique ................................................. 378 Gnration des registres de taxes ..................................... 378

Zones de saisie des OD analytiques ............................. 401 Visualisation/modification dune OD ________ 404 Journaux de saisie __________________________ 405 Oprations possibles sur la liste des journaux .............. 405 Saisie dun journal ......................................................... 407
Menu contextuel des journaux de saisie ................................... 407 Personnaliser les colonnes des journaux de saisie .................. 409 Fentre de saisie d'un journal : prsentation ............................ 409 Utilisation de la barre doutils Navigation .................................. 410 Boutons de fonctions des journaux de saisie............................ 411 Zones de saisie des journaux ................................................... 413

Saisie classique dun mouvement ................................. 425


Paramtres dfinir.................................................................. 425 Dplacements du curseur ......................................................... 426

Contrle de saisie des zones obligatoires ..................... 427 Saisie dun mouvement en devise ................................. 427
Automatisation des critures dcart de conversion.................. 428

Saisie d'un mouvement multichances ....................... 429 Ecriture enregistre sur un journal de trsorerie ........... 430
Modification du solde du journal................................................ 430 Ecriture de contrepartie............................................................. 431

Visualisation des critures rgler.................................379


Menu contextuel de la liste des critures rgler .................... 381 Personnaliser la liste des critures rgler ............................. 381 Slection des critures ............................................................. 382 Traitement des rglements partiels et des carts .................... 382

Calcul automatique de la TVA ou des taxes parafiscales432


Saisie sans gestion du code taxe.............................................. 432 Saisie avec gestion du code taxe.............................................. 433

Utilisation des modles de saisie................................... 434


Cration dun modle de saisie partir dun journal ................. 437

Ventilation analytique dune ligne de journal ................. 438


Fentre Saisie analytique.......................................................... 439 Saisie manuelle de la ventilation analytique ............................. 439 Slection dune section analytique ..................................... 441 Plans analytiques en colonne ................................................... 442 Utilisation d'un modle de grille................................................. 442 Transfert des ventilations analytiques lors dune synchronisation ... 443

Saisie des critures _________________________ 384 Saisie par lot_________________________________ 386 Ouverture ou cration du fichier de saisie par lot ...........386 Liste des journaux du lot de saisie .................................387
Mise jour comptable des journaux du lot de saisie................ 389 Contrles lors de la mise a jour de la saisie par lot ........... 391 Contrles des critures importes ou exportes ............... 391

Application des normes IAS/IFRS aux lignes de pices 443


Plan IFRS gr en colonne ....................................................... 445 Pas de gestion analytique................................................... 445

Impression du rapport de saisie par lot .................................... 392 Impression du brouillard de la saisie par lots ........................... 392

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Sommaire
Saisie d'un registre .........................................................446
Registre rvision....................................................................... 446 Gestion des registres rvisions.......................................... 447 Incidence de la gestion des codes taxes ........................... 449 Gestion des registres taxes transfrs .............................. 450 Registre taxe ............................................................................ 447 Suppression du lettrage, du pointage ou du pr-lettrage .......... 481

Ajustement lettrage........................................................ 481


Calcul de lcart de conversion ................................................. 482 Calcul de lcart de rglement................................................... 482 Calcul de lcart de change....................................................... 482

Affectation ou modification d'un registre........................ 483 Impression d'un extrait de compte................................. 484
Slection simplifie Extrait de compte ................................... 484 Format de slection Extrait de compte................................... 485

Visualisation dune pice ................................................450 Extourne / Annulation d'une pice..................................450


Extourne dcritures importes ou exportes .................... 452

Saisie dinformations libres.............................................452 Interrogation dun compte...............................................453 Gestion de la TVA sur les encaissements......................453
Principe gnral de la TVA sur les encaissements via les registres taxes......................................................................................... 454 Cas particuliers......................................................................... 457

Interrogation tiers ___________________________ 488


Menu contextuel Interrogation tiers........................................ 489 Personnaliser la liste Interrogation tiers ................................. 490

Suppression du lettrage, du pointage et du pr-lettrage Interrogation tiers........................................................... 490 Impression des extraits de compte tiers ........................ 490
Slection simplifie Extrait de compte tiers............................ 490 Format de slection Extrait de compte tiers ........................... 491 Impression du justificatif de solde des comptes tiers.......... 491

Transfert dcritures .......................................................457


Transfert dcritures importes ou exportes........................... 459

Visualisation des critures rgler.................................459 Impression du brouillard .................................................460 Clture des journaux ________________________ 462 Assistant de clture des journaux ..................................462
Fentre de prsentation ........................................................... 462 Slection des journaux en cas de clture partielle ................... 463 Slection des journaux en cas de clture totale....................... 463 Impression des journaux .......................................................... 464

Interrogation analytique_____________________ 492 Slection des mouvements analytiques ........................ 493


Slection des critures analytiques........................................... 493

Liste des mouvements Interrogation analytique ......... 494 Affichage de l'criture d'origine dune ventilation analytique 494
Suppression d'une ligne ............................................................ 494 Modification d'une criture analytique ....................................... 495

Utilisation manuelle de la fonction Clture des journaux 465 Effets de la clture totale des journaux ..........................467 Contraintes .....................................................................467 Procdure de clture ......................................................467
Clture totale ............................................................................ 467 Clture partielle ........................................................................ 468 Journal clturer non encore imprim..................................... 468 Imprimer et clturer simultanment un journal ......................... 468 Effectuer des slections multiples ............................................ 469 Refermer la commande sans excuter de clture.................... 469 Journaux synchroniss............................................................. 469

Impression d'un extrait de compte de la section............ 495


Slection simplifie Impression dune section........................ 495 Format de slection Impression dune section....................... 496

Gestion des extraits _________________________ 498


Menu contextuel Comptes bancaires..................................... 498 Personnaliser la liste Comptes bancaires .............................. 499

Consultation des extraits de compte.............................. 499


Menu contextuel de la liste des extraits de comptes................. 500 Personnaliser la liste des extraits de compte............................ 501

Interrogation et lettrage ____________________ 470 Fentre d'interrogation gnrale : description ................471


Menu contextuel de linterrogation gnrale ............................ 472 Personnaliser les colonnes de linterrogation gnrale............ 473

Saisie dun extrait / modification dun extrait.................. 501


Solde du journal ........................................................................ 504 Menu contextuel des colonnes de lextrait ................................ 505 Personnaliser la liste de lextrait................................................ 505 Liste des critures rapproches ................................................ 506 Libells complmentaires.......................................................... 506 Impression de lextrait ............................................................... 507

Lettrage / Dlettrage automatique des mouvements......473


Paramtres du lettrage............................................................. 474 Lettrage automatique des mouvements ................................... 475 Dlettrage automatique des mouvements................................ 476

Intgration des extraits reus de la banque par modem 508


Incorporation des extraits et gestion de la devise RIB .............. 508

Lettrage / Pointage / Pr-lettrage manuel des mouvements 476


Slection des mouvements traiter ......................................... 476 Choix de l'opration raliser .................................................. 477 Saisie de la lettre...................................................................... 478 Slection des lignes traiter .................................................... 478 Enregistrement de l'opration................................................... 478 Enregistrement dcritures importes ou exportes................. 479 Enregistrement d'une criture dquilibre ................................. 479 Dlettrage des mouvements - Dpointage d'un compte .......... 480

Rapprochement bancaire automatique _____ 510 Rapprochement bancaire et gestion des devises.......... 510
Rapprochement des critures dans la devise du RIB ............... 510 Rapprochement des critures dans la monnaie de tenue de comptabilit ............................................................................... 511 Gestion des ajustements en devise .......................................... 511 Prconisations........................................................................... 511

8 Sage France

Sommaire
Prsentation de la fentre Rapprochement bancaire .....511
Menus contextuels du rapprochement automatique ................ 513 Menu contextuel des mouvements de lextrait................... 513 Menu contextuel des mouvements bancaires.................... 514 Contenu des critures de rglement gnres ......................... 542 Gnration des rglements et lettrage...................................... 545 Gnration dcritures importes ou exportes ........................ 546

Gnration de l'impression sur la messagerie............... 546 Rappel/relev ________________________________ 547 Slection des mouvements traiter .............................. 547 Visualisation des mouvements relancer ..................... 549
Modification des niveaux de relance des critures ................... 550 Menu contextuel de la visualisation des rappels....................... 550 Personnaliser la liste de visualisation des rappels .................... 551

Personnaliser les listes du rapprochement bancaire automatique.. 514 Personnaliser la liste des mouvements de lextrait ............ 514 Personnaliser la liste des mouvements bancaires............. 515

Slection des mouvements ............................................515


Slection des critures ............................................................. 516 Consultation des mouvements ................................................. 516 Tri de la liste ............................................................................. 516

Rapprochement automatique .........................................517 Rapprochement manuel .................................................518


Lettre rapprochement ............................................................... 518 Pointage des mouvements....................................................... 518 Rapprochement dsquilibr critures dajustement............ 518

Impression des lettres de rappel et des relevs ............ 551 Impression de la proposition de rappel.......................... 552 Rvaluation des dettes et des crances en devise ________________________________________ 553 Assistant de rvaluation des comptes en devise......... 554
Prsentation et slection du type de rvaluation .................... 554 Slection des natures de compte.............................................. 555 Slection des journaux.............................................................. 555 Slection des devises ............................................................... 556 Gnration des critures de pertes et de gains ........................ 557 Cas dune rvaluation de lexercice .................................. 557 Cas dune rvaluation priodique ..................................... 558

Tableau rcapitulatif des combinaisons de rapprochement . 519


Rapprochement selon la monnaie de tenue de comptabilit ... 519 Rapprochement sur les comptes de contrepartie .............. 519 Rapprochement sur les comptes de trsorerie .................. 520 Rapprochement sur les comptes de contrepartie .............. 520 Rapprochement sur les comptes de trsorerie .................. 521

Rapprochement selon la devise du compte bancaire .............. 520

Annulation dun rapprochement .....................................521 Effet du rapprochement sur les extraits de compte ........522 Impression du rapprochement........................................522
Slection simplifie Impression du rapprochement............... 522 Format de slection Impression du rapprochement .............. 522

Extourne automatique ............................................................... 559 Edition de ltat des pertes et gains .......................................... 560 Confirmation.............................................................................. 561 Gnration dcritures importes ou exportes ........................ 561

Rvision par cycle ___________________________ 562


Menu contextuel de la fentre de rvision par cycle ................. 563 Personnaliser la liste de la rvision par cycle ........................... 565

Rapprochement bancaire manuel ___________ 524 Fentre du rapprochement bancaire manuel .................524
Modification de l'ancien solde du journal.................................. 525 Menu contextuel du rapprochement bancaire manuel ............. 526 Personnaliser la liste du rapprochement bancaire manuel ...... 526

Slection des mouvements............................................ 566 Saisie dun registre de rvision...................................... 566 Saisie des observations du cycle................................... 567 Saisie des observations du regroupement de comptes. 567 Saisie des consignes du cycle....................................... 568
Menu contextuel de la saisie des consignes ............................. 569 Personnaliser la liste de saisie des consignes .......................... 570

Slection des mouvements ............................................527 Pointage des mouvements .............................................527


Rapprochement dcritures importes ou exportes................ 528

Impression de l'tat de rapprochement ..........................528 Rglement tiers______________________________ 530 Slection des mouvements traiter ...............................530 Visualisation des rglements..........................................533
Menu contextuel de la visualisation des rglements ................ 535 Personnaliser la liste de visualisation des rglements ............. 535

Saisie dun tableau ........................................................ 570 Passage un nouveau cycle......................................... 571


Menu contextuel de la saisie des consignes (passage un nouveau cycle)......................................................................................... 571

Recherche d'critures _______________________ 573 Slection simplifie Recherche dcritures ................. 573 Format de slection Recherche dcritures ................ 574 Liste des critures trouves........................................... 577
Consultation du journal ............................................................. 578 Ventilation d'une criture........................................................... 578 Impression du rsultat de la recherche ..................................... 579

Association de plusieurs mouvements ...........................536 Rglement partiel dune facture .....................................536


Rglement partiel et lettrage .................................................... 537

Rglement en devise......................................................537 Impression de la liste des rglements effectuer ..........537 Gnration des rglements ............................................538
Effets de la gnration des rglements sur les registres de trsorerie 542 Impression de l'tat de paiement.............................................. 542

Rimputation ________________________________ 581 Rimputation des critures gnrales ______ 582

9 Sage France

Sommaire
Description de la fentre de paramtrage ......................582
Rimputation sur des critures importes ou exportes .......... 583 Groupes .............................................................................. 623 Oprateurs .......................................................................... 623

Rimputation des critures analytiques ____ 584 Description de la fentre de paramtrage ......................584 Ecritures d'abonnement _____________________ 586 Gnration dcritures importes ou exportes..............588 Compaction __________________________________ 589 Fin d'exercice________________________________ 592 Nouvel exercice _____________________________ 593 Assistant Nouvel exercice ..............................................593
Slection du traitement............................................................. 593 Le fichier ne comporte quun seul exercice........................ 594 Lexercice en cours est le dernier ...................................... 595 Lexercice suivant a dj t cr...................................... 596

Etats personnaliss _______________________ 625


Impression dun tat personnalis ............................................ 625

Contenu du menu ____________________________ 626 Brouillard... __________________________________ 628 Fentre de slection simplifie - Brouillard.................... 628 Format de slection - Brouillard..................................... 630 Journal _______________________________________ 633 Journal _____________________________________ 634 Journal centralis ___________________________ 636 Fentre de slection simplifie Journal centralis ...... 636 Format de slection Journal centralis ....................... 637 Journal gnral... ____________________________ 638 Grand-livre des comptes... __________________ 639 Slection simplifie - Grand-livre des comptes.............. 639 Format de slection Grand-livre des comptes ............ 641 Balance des comptes...______________________ 646 Slection simplifie Balance des comptes.................. 646 Format de slection Balance des comptes................. 648 Exporter les donnes..................................................... 652 Echancier... _________________________________ 654 Slection simplifie - Echancier................................... 654 Format de slection - Echancier .................................. 655 Balance ge... ______________________________ 658 Slection simplifie Balance ge .............................. 658 Format de slection Balance ge ............................. 660 Etats tiers...__________________________________ 663 Grand livre des tiers _________________________ 664 Slection simplifie Grand-livre des tiers.................... 664 Format de slection Grand-livre des tiers................... 665 Balance des tiers ____________________________ 669 Slection simplifie Balance des tiers ........................ 669 Format de slection Balance des tiers........................ 670 Statistiques tiers ____________________________ 673 Slection simplifie Statistiques tiers.......................... 673 Format de slection Statistiques tiers......................... 674

Gnration des reports nouveaux ......................................... 596 Gnration des reports -nouveaux analytiques...................... 598 Options de slection du mode de report .................................. 599 Options de gnration des -nouveaux ............................. 600 Paramtrage du N pice ......................................................... 601 Paramtrage du libell des critures d-nouveaux ................. 601

Utilisation manuelle de la commande Nouvel exercice ..602


A propos des reports analytiques............................................. 606 Gnration dcritures importes ou exportes ....................... 606

Report des budgets __________________________ 607 Clture de lexercice ________________________ 609 Etats de clture _____________________________ 610 Calcul des pices de clture ..........................................610 Etats de clture ..............................................................611
Brouillard de clture ................................................................. 611 Journal de clture..................................................................... 611 Balance de clture.................................................................... 611

Suppression du premier exercice... _________ 612

Menu Etat _____________________ 614


Gnralits sur le menu Etat ________________ 616 Gnralits sur les impressions .....................................617
Editions en devise .................................................................... 617 Incidence de la norme IFRS..................................................... 618 Barre doutils Norme nationale ou IFRS - Prslection des critures 618

Statut des critures .................................................................. 619 Fentre de slection simplifie................................................. 619 Plus de critres : les formats de slection................................ 620 Critres de slection .......................................................... 622 Critres Slection standard............................................ 622

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Sommaire
Registres-taxe... _____________________________ 676 Format de slection Registres-taxe.............................677 Dclaration de taxes... ______________________ 680 Gnralits sur les dclarations de taxe ........................680
Modalits dapplication ............................................................. 680 Particularits des tats Cerfa ................................................... 680 Adaptation de la Comptabilit 100 ........................................... 681 Gestion des arrondis ................................................................ 681 Lexique li EDI-TVA .............................................................. 681 Formulaires EDI TVA grs ..................................................... 681 Notion de millsime pour les formulaires DGI .......................... 682

Etape 6 - Saisie des zones Commentaires.................... 705 Etape 7a - Annexe 3310 A - Commentaires .................. 706 Etape 7b - Annexe 3310 A - Liquidation des taxes........ 706 Etape 8 - Lancement du traitement ............................... 707
Traitement effectu ................................................................... 708 Impression de l'tat rcapitulatif des paiements ....................... 708

Mise jour fiscale ___________________________ 709 Assistant de mise jour fiscale ..................................... 709 Etape 2 Gnralits et actions possibles.................... 710 Etape 3 Rgles de mise jour.................................... 710 Etape 4 Choix de la mthode et lancement................ 711
Traitement effectu ................................................................... 712

Etat dclaration de taxes ___________________ 683 Slection simplifie Etat dclaration de taxes .............683 Format de slection Dclaration de taxes ...................685 Gestion des arrondis ......................................................686 Mise jour des critures de taxes..................................686 Paramtrage de la dclaration de taxes.........................688
Insertion de rubriques............................................................... 688 Dplacement des rubriques ..................................................... 689 Modification dune rubrique ...................................................... 689 Saisie des formules .................................................................. 691 Addition, soustraction, multiplication et division de rubriques 692 Parenthses pour isoler les rubriques ............................... 692 Tests conditionnels ............................................................ 692

Rapport dactivit...__________________________ 713 Slection simplifie Rapport dactivit ........................ 713 Format de slection Rapport dactivit ....................... 714 Paramtrage du rapport d'activit.................................. 715
Insertion de rubriques ............................................................... 715 Dplacement des rubriques ...................................................... 716 Modification dune rubrique ....................................................... 716

Bilan/Compte de rsultat... __________________ 718 Slection simplifie Bilan/compte de rsultat ............. 718 Format de slection Bilan/compte de rsultat............. 719 Paramtrage Bilan/compte de rsultat ....................... 721 Etats analytiques... __________________________ 722 Slection simplifie Etats analytiques......................... 722 Format de slection Etats analytiques........................ 724 Etats budgtaires...__________________________ 729 Slection simplifie Etats budgtaires ........................ 729 Format de slection Etats budgtaires ....................... 730 Etats reporting..._____________________________ 733 Grand-livre reporting ________________________ 734 Slection simplifie Grand-livre reporting ................... 734 Format de slection Grand-livre reporting .................. 735 Balance reporting____________________________ 737 Slection simplifie Balance reporting........................ 737 Format de slection Balance reporting ....................... 737 Etats analytiques reporting _________________ 740 Slection simplifie Etats analytiques reporting ......... 740 Format de slection Etats analytiques reporting......... 741 Bilan/Compte de rsultat reporting... _______ 744 Slection simplifie Bilan/compte de rsultat reporting744 Format de slection Bilan/compte de rsultat reporting744

Saisie des constantes ....................................................692


Rgime simplifi ....................................................................... 693

Calcul de la dclaration de TVA sur les dbits ...............693


Rubrique de type Taxe ............................................................. 693 Rubrique de type Montant ........................................................ 694 Rubrique de type Constante..................................................... 694 Rubrique de type Formule........................................................ 694

Calcul de la dclaration de TVA sur les encaissements.694


Les registres ne sont pas utiliss pour la gestion de la TVA sur encaissement ........................................................................... 694 Rubrique de type Taxe....................................................... 694 Rubrique de type Montant.................................................. 695 Rubrique de type Taxe....................................................... 695 Rubrique de type Montant.................................................. 695

Registres utiliss pour la gestion de la TVA sur encaissements 695

Gnration EDI-TVA _________________________ 696 Contrles pralables ......................................................696 Etape 1 - Saisie des dates de dclaration ......................697 Etape 2 - Saisie des constantes .....................................698 Etape 3 - Saisie des informations complmentaires ......699
Calcul de la dclaration ............................................................ 699 Contrles de cohrence des valeurs de la dclaration ............ 700

Etape 4a - Saisie du rglement ......................................700


Contrles .................................................................................. 702 Suppression d'un paiement ...................................................... 702

Etape 4b - Rfrences prlvement...............................703 Etape 4c - Formulaire "NEANT" .....................................703 Etape 5 - Saisie du remboursement ...............................704

11 Sage France

Sommaire
Paramtrage Bilan/compte de rsultat reporting .........746 Etats budgtaires reporting... _______________ 747 Slection simplifie Etats budgtaires reporting..........747 Format de slection Etats reporting budgtaires.........748 Analyse et contrles ________________________ 751 Comparatif multiexercices __________________ 752 Slection simplifie - Comparatif multiexercices ............752 Format de slection Comparatif multiexercices...........754 Comparatif multiexercices Saisie des commentaires ..756
Menu contextuel de ltat comparatif des comptes .................. 757 Personnaliser la liste de ltat comparatif des comptes ........... 757 Prsentation de ltat .......................................................... 790

Slection simplifie - Contrles du paramtrage ........... 791 Format de slection - Contrles du paramtrage .......... 792 Registres rvision... _________________________ 795 Slection simplifie - Registres rvision ........................ 796 Format de slection - Registre rvision ......................... 797 Etat Registre-Rvision ................................................... 798 Etat rvision par cycle... ____________________ 799 Slection simplifie Etats de rvision par cycle .......... 799 Format de slection Etats de rvision par cycle ......... 799 Etat rvision par cycle Etat imprim ........................... 802 Contrle de caisse___________________________ 803 Slection simplifie Contrle de caisse ...................... 803 Format de slection Contrle de caisse ..................... 803 Etats libres..._________________________________ 806 Liste des comptes gnraux... ______________ 807 Slection simplifie Liste des comptes gnraux ....... 807 Format de slection Liste des comptes gnraux ...... 807 Liste des comptes tiers... ___________________ 809 Slection simplifie Liste des comptes tiers ............... 809 Format de slection Liste des comptes tiers .............. 809 Liste des sections analytiques... ____________ 811 Slection simplifie Liste des sections analytiques .... 811 Format de slection Liste des sections analytiques ... 812

Analyse des journaux________________________ 758 Slection simplifie Analyse des journaux ..................758
Etat Analyse des journaux........................................................ 759

Format de slection - Analyse des journaux ..................760 Palmars des comptes ______________________ 762 Slection simplifie - Palmars des comptes .................762 Format de slection - Palmars des comptes ................763 Tableau de bord personnalis_______________ 766 Slection simplifie - Tableau de bord personnalis ......766 Format de slection - Tableau de bord personnalis .....768 Paramtrage des tats - Tableau de bord personnalis 769
Volet Fiche principale Tableau de bord personnalis ........... 769 Saisie des comptes gnraux............................................ 772 Saisie des valeurs.............................................................. 773

Volet Ligne Tableau de bord personnalis............................ 773 Volet Colonne Tableau de bord personnalis ....................... 775

Contrles comptables _______________________ 777 Contrles comptables - Liste ..........................................777 Contrles comptables Impression ...............................777 Contrles comptables Paramtrage ............................779 Contrle des registres taxes ________________ 782 Slection simplifie Contrle des registres taxes ........782 Format de slection - Contrle des registres taxes ........783 Contrles du paramtrage __________________ 785 Contrles effectus ........................................................785
Contrles sur le bilan et le compte de rsultat ......................... 785 Dtection des comptes non affects.................................. 785 Dtection des doublons ..................................................... 786 Prsentation de ltat ......................................................... 789 Prsentation de ltat ......................................................... 790

Menu Fentre ________________ 813


Gnralits sur le menu Fentre ____________ 814 Rorganiser __________________________________ 815 Actualiser ____________________________________ 816 Personnaliser linterface ____________________ 817 Volet Barres doutils Personnaliser linterface ............ 817
Afficher et masquer les barres doutils par le menu contextuel. 819

Volet Menus Personnaliser linterface ........................ 820 Volet Clavier Personnaliser linterface ........................ 821 Personnaliser la liste... ______________________ 822 Prfrences ________________________________ 823 Numrotation driver fax ................................................. 827
Identification du numro de tlcopie ....................................... 827 Gestion du prfixe de numrotation .......................................... 827

Analyse des comptes par nature.............................................. 786 Association des comptes gnraux aux comptes de tiers ....... 790 Rattachement des comptes aux budgets ................................. 790

12 Sage France

Sommaire
Gestion des numros internationaux........................................ 827 Gestion du code rgion / indicatif ............................................. 827 Utilisation du driver fax ............................................................. 827

Banques......................................................................... 855 Ecritures gnrales........................................................ 856 Ecritures analytiques ..................................................... 857 Extrait de compte gnral.............................................. 857 Extrait de compte tiers ................................................... 859 Extrait de compte analytique ......................................... 860 Rappel/relev................................................................. 861 Rglement tiers.............................................................. 862 Recherche dcritures gnrales ................................... 863 Recherche dcritures analytiques................................. 863 Etat contrle comptable ................................................. 864 Fichiers d'importation / exportation gamme 866

Barre verticale_______________________________ 829 Mode assistant ______________________________ 830 Mode personnalis __________________________ 831 Liste des exercices__________________________ 832 Liste des fentres ouvertes _________________ 833

Menu Aide (?) _________________ 834


Gnralits sur le menu Aide (?) ____________ 835 Rubriques daide de Comptabilit 100 ______ 836 Rechercher lAide sur _____________________ 837 Utiliser lAide ______________________________ 838 Consulter le manuel _________________________ 839 Manuel lectronique install sur le disque dur ...............839 Manuel lectronique non install sur le disque dur ........839 Office Compatible ___________________________ 840 Sage sur le Web _____________________________ 841 Vous ne vous tes pas encore connect au site Sage ..841
Mot de passe Portail................................................................. 841

Forme gnrale des fichiers dimportation..................... 866


Drapeaux de type gnral......................................................... 866 Structure des fichiers ................................................................ 866 Nombre dimportations effectues ............................................ 867

Liste des fichiers dimportation et drapeaux .................. 867


Dossier Entreprise..................................................................... 869 Champ Statistique Tiers............................................................ 872 Enumr statistique .................................................................. 872 Code risque............................................................................... 873 Devise ....................................................................................... 873 Filtre rvision............................................................................. 874 Filtre Dossier comptable ........................................................... 874 Information libre ........................................................................ 874 Enumrs informations libres.................................................... 875 Mode de rglement ................................................................... 875 Motif de rejet ............................................................................. 875 Nature de compte...................................................................... 875 Niveau d'analyse ....................................................................... 876 Organisation.............................................................................. 876 Plan analytique.......................................................................... 877 Enumr analytique .................................................................. 877 Priode de rappel...................................................................... 877 Service des contacts ................................................................. 878 Informations fiscales ................................................................. 878 Structure banque....................................................................... 879 Types tiers................................................................................. 880 Registre..................................................................................... 880 Ajustement lettrage ................................................................... 880 Code interbancaire.................................................................... 881 Contacts dossiers...................................................................... 881

Des droits ont t souscrits ............................................841 Actualiser les droits daccs au Portail_____ 843 Premire actualisation ....................................................843 Renouvellement de lactualisation ..................................843 A propos de Comptabilit 100_______________ 844

Annexes_______________________ 846
Fichiers et champs de mise en page________ 847 Objet tat ........................................................................847 Dossier entreprise ..........................................................848 Option dossier ................................................................849 Comptes gnraux .........................................................849 Sections analytiques ......................................................851 Comptes tiers .................................................................852 Codes journaux ..............................................................854 Codes journaux analytiques ...........................................855

Pays .......................................................................................... 882 Plan comptable ......................................................................... 882 Budget plan comptable ............................................................. 883 Rpartition analytique plan comptable ...................................... 883 Plan analytique / Section........................................................... 884 Budget plan analytique.............................................................. 884 Plan reporting............................................................................ 885 Plan tiers ................................................................................... 885 Banque tiers .............................................................................. 887 Rglement tiers ......................................................................... 888 Lieu de livraison clients ............................................................. 888 Contacts tiers ............................................................................ 889 Taux de taxe ............................................................................. 890 Codes journaux ......................................................................... 890

13 Sage France

Sommaire
Codes journaux analytiques ..................................................... 891 Banque ..................................................................................... 891 Contacts banques .................................................................... 894 Modle de saisie ...................................................................... 894 Modle de saisie / Ecriture comptable ..................................... 894 Modle de saisie / Ecriture analytique...................................... 895 Modle de grille ........................................................................ 896 Modle de rglement................................................................ 896 Modle d'abonnement .............................................................. 897 Libell ....................................................................................... 897 Poste budgtaire ...................................................................... 897 Ecriture gnrale ...................................................................... 898 Ecriture analytique.................................................................... 899 Registre rvision....................................................................... 899 Registre taxe ............................................................................ 900 Information libre........................................................................ 900 Extrait bancaire ........................................................................ 901 OD et Reports analytiques ....................................................... 902 Cycle ........................................................................................ 902 Consigne .................................................................................. 903 Tableau .................................................................................... 903 Regroupement.......................................................................... 903 Regroupement / Fourchette ..................................................... 904 Regroupement / Observation ................................................... 904 Rvision par cycle / Consignes de cycle .................................. 904 Rvision par cycle / Observations de cycle.............................. 905 Rvision par cycle / Elment tableau : #METB ........................ 905 Reports analytiques ................................................................. 928 Extraits bancaires ..................................................................... 928 Cycles observations .................................................................. 929 Regroupements observations ................................................... 929 Consignes des cycles ............................................................... 929 Valeurs tableaux ....................................................................... 930 Cycles de rvision ..................................................................... 930 Regroupements ........................................................................ 930 Regroupements fourchettes ..................................................... 930 Consignes ................................................................................ 931 Tableaux .................................................................................. 931

Dclaration de taxes aux modles CERFA__ 932 Codification des rubriques ............................................. 932 Type de rubriques.......................................................... 932 Modle Cerfa CA3 ......................................................... 934
Rubriques de la dclaration de taxes ....................................... 934 Rubriques de l'En-tte............................................................... 937

Modle CA12 ................................................................. 938


Rubriques de la dclaration de taxes ....................................... 938 Rubriques de l'En-tte............................................................... 942

Modles Cerfa - Codifications........................................ 943 Format dexportation de la balance _________ 944 Exportation de la balance au format Sage Etats financiers . 944 Exportation de la balance au format Microlucien........... 944 Exportation de la balance au format Arpge ................. 945 Exportation des tats _______________________ 947 Export du brouillard........................................................ 948
Brouillard base ou continu......................................................... 948 Ecritures gnrales ............................................................ 948 Ecritures analytiques .......................................................... 948 Ecritures gnrales ............................................................ 948 Ecritures analytiques .......................................................... 948 Ecritures gnrales ............................................................ 949 Ecritures analytiques .......................................................... 949

Fichiers d'Import / Export CIEL______________ 906 Export des critures au format Ciel ................................906 Fichiers d'import / export Sage _____________ 907 Importation des comptes ................................................907
Tests effectus sur ce fichier.................................................... 907

Exportation des comptes tiers ........................................908 Import / Export des critures ..........................................908
Tests effectus sur ce fichier.................................................... 910

Brouillard dvelopp tiers.......................................................... 948

Critres des formats d'exportation _________ 912


Paramtres gnraux............................................................... 912 Fichier Dossier entreprise ........................................................ 912 Fichier Comptes gnraux ...................................................... 913 Fichier Sections analytiques .................................................... 915 Fichier comptes reporting ........................................................ 918 Fichier comptes Tiers .............................................................. 918 Fichier Taux de taxes .............................................................. 921 Fichier codes journaux ............................................................ 921 Fichier Banques ...................................................................... 921 Fichier Modles de saisie ........................................................ 922 Fichier Modles de grille ......................................................... 923 Fichier Modles de rglement ................................................. 924 Fichier Modles d'abonnement ............................................... 924 Fichier Libells ........................................................................ 924 Fichier Postes budgtaires ...................................................... 925 Fichier Ecritures comptables ................................................... 926 Fichier Ecritures analytiques ................................................... 927 Fichier Registres rvisions ...................................................... 927 Fichier Registres taxes ............................................................ 927

Brouillard dvelopp devise ...................................................... 949

Export du Grand livre gnral, complet, clients ou fournisseurs ................................................................... 950


Grand livre base ....................................................................... 950 Grand livre dvelopp .............................................................. 950 Grand livre dvelopp Devise .................................................. 950

Export du Grand livre Devise......................................... 951


Grand livre base ....................................................................... 951 Grand livre dvelopp .............................................................. 951 Grand livre dvelopp devise ................................................... 951

Export de la balance ...................................................... 952


Balance base ........................................................................... 952 Balance dveloppe ................................................................. 952 Balance 6 colonnes .................................................................. 952 Balance 8 colonnes .................................................................. 952

Export de lchancier ................................................... 953 Export de la Balance ge............................................. 953

14 Sage France

Sommaire
Export du Grand livre tiers..............................................953
Grand livre base ...................................................................... 953 Grand livre dvelopp Paramtrable (colonnes par dfaut) .... 954 Grand livre dvelopp devise .................................................. 954

Export des tats registres rvision................................. 965 Export du Bilan et du compte de rsultat....................... 965 Export du Rapport dactivit........................................... 966 Export du contrle de caisse ......................................... 966 Paramtrage des contrles comptables ____ 967 Gnralits .................................................................... 967
Rdaction des scripts................................................................ 967 Erreurs dans les scripts ...................................................... 968 Principe de fonctionnement des contrles comptables............. 968 Oprateurs ................................................................................ 969 Variables ................................................................................... 969 Fonctions................................................................................... 969 Alerte(Message) ................................................................. 969 Alors.................................................................................... 970 Annee ................................................................................. 970 Arrondi(Valeur;Nbre dcimales) ......................................... 970 Autre ................................................................................... 970 CDText (Date)..................................................................... 970 CDLText (Date longue)....................................................... 970 Commentaire ...................................................................... 971 CVDate (Texte) ................................................................... 971 CVLDate (Texte) ................................................................. 971 CVNum (Texte) ................................................................... 971 CVText (Valeur) .................................................................. 971 Date(jj;mm;aa) .................................................................... 971 DateJour() ........................................................................... 972 Droite(Texte;Nombre) ......................................................... 972 Et ........................................................................................ 972 Faux.................................................................................... 972 FinSi.................................................................................... 973 FinSuivant........................................................................... 973 Gauche(Texte;Nombre) ...................................................... 973 IdentiquePiece().................................................................. 973 IdentiqueRefPiece() ............................................................ 973 Jour(Date) ........................................................................... 974 Longueur(Texte) ................................................................. 974 Milieu(Texte;Ind;Len) .......................................................... 974 Mois(Date) .......................................................................... 974 NbreAnnee(DateDebut;DateFin) ........................................ 974 NbreJour(DateDebut;DateFin) ............................................ 974 NbreMois(DateDebut;DateFin) ........................................... 975 Non ..................................................................................... 975 Numerotation() .................................................................... 975 Ou ....................................................................................... 975 PartEnt(Valeur) ................................................................... 975 Resultat............................................................................... 976 SiAlorsSinonFinSi .................................................... 976 SuivantAutreFinSuivant ............................................... 976 Valeur1 Valeur10 ............................................................. 977 Vrai ..................................................................................... 977

Export de la balance tiers ...............................................954


Balance base............................................................................ 954 Sans le dtail des comptes gnraux ............................... 954 Avec le dtail des comptes gnraux ............................... 954 Sans le dtail des comptes gnraux ............................... 955 Avec le dtail des comptes gnraux ............................... 956

Balance dveloppe................................................................. 955

Export des statistiques tiers ...........................................956


Statistiques clients ................................................................... 956 Statistiques Fournisseurs ........................................................ 956 Analyse Vulnrabilit clients .................................................... 956

Export de la balance analytique .....................................956


Balance base............................................................................ 957 Avec le dtail des comptes gnraux ............................... 957 Sans le dtail des comptes gnraux ............................... 957 Avec le dtail des comptes gnraux ............................... 957 Sans le dtail des comptes gnraux ............................... 957

Balance dveloppe................................................................. 957

Export de la balance analytique inverse.......................958


Balance base ........................................................................... 958 Balance dveloppe ................................................................ 958

Export du grand livre analytique .....................................958


Grand livre analytique base ..................................................... 958 Grand livre analytique dvelopp ............................................ 958 Grand livre analytique invers ................................................. 959

Export du journal analytique ...........................................959


Journal base ............................................................................ 959 Journal dvelopp ................................................................... 959

Export de la balance analytique sur rupture ...................959 Export de ltat de contrle des cumuls..........................960 Export du journal des reports analytiques ......................960 Export des budgets ........................................................960
Etat sur les postes budgtaires ................................................ 960 Sans le dtail des comptes ............................................... 960 Avec le dtail des comptes ............................................... 960 Sans le dtail des sous-budgets analytiques .................... 961 Avec le dtail des sous-budgets analytiques .................... 961 Sans le dtail des sous-budgets gnraux ....................... 961 Avec le dtail des sous-budgets gnraux ....................... 961

Etat sur les comptes gnraux (Axe gnral) .......................... 961

Etat sur les sections analytiques (Axe analytique) ................... 961

Export des tats reporting ..............................................962


Grand livre reporting ................................................................ 962 Balance reporting .................................................................... 962 Grand-livre analytique reporting .............................................. 962 Balance analytique reporting.................................................... 963 Avec dtail des comptes ................................................... 963 Sans dtail des comptes ................................................... 963

Comptes gnraux ........................................................ 978 Comptes Tiers ............................................................... 978 Ecritures......................................................................... 979 Objets de mise en page................................................. 980 Imports / exports paramtrables ____________ 981

Bilan et compte de rsultat reporting ....................................... 963 Etats budgtaires ..................................................................... 963 Etat sur Postes Budgtaires .............................................. 963 Etats sur Comptes gnraux (Axe gnral)....................... 964 Etat sur Sections analytiques (Axe analytique).................. 964

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Sommaire
Champs du fichier Ecritures comptables ........................981 Champs du fichier Tiers..................................................982 Champs du fichier Comptes gnraux ...........................983 Dfinition des correspondances .....................................983

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Introduction et gnralits

Introduction et gnralits
Ce chapitre donne accs aux titres suivants : Introduction, page 18, Utilisation en client/serveur, page 20, Nouveauts de la version 13, page 21, Fonctions disponibles par version, page 24, Documentation fournie, page 37.

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Introduction et gnralits

Introduction

Sage Comptabilit est un progiciel destin la ralisation de toutes les oprations comptables : cration dun plan comptable, gestion de la comptabilit gnrale, gestion de la comptabilit tiers, gestion de la comptabilit analytique, gestion du reporting, gestion budgtaire, gestion des devises, rglements des tiers, relances clients et relevs tiers, rapprochement bancaire, transfert de donnes vers dautres logiciels et communication client/expert comptable, recherche d'critures, gestion d'critures d'abonnement, dition des tats comptables, dclaration de TVA. Il appartient la famille des programmes de gestion Sage Lignes 30 et 100 avec la Gestion commerciale, la Paie, les Immobilisations, les Moyens de paiements et le logiciel de communication bancaire Telbac. Les programmes sont disponibles en deux versions : lune pour utilisation sur micro-ordinateur Apple Macintosh quip de Mac/OS 8.6, Mac/OS 9.xx ou Mac/OS X. et lautre pour utilisation sur PC/PS quip du programme Microsoft Windows 98 SE, Windows Me, Windows 2000, Windows XP, Windows NT 4 ou Windows 2003. De plus, sur chacun de ces environnements, les programmes sont dclins en plusieurs versions : sur Windows, il en existe quatre : Ligne 30, Ligne 100, 100 Pack et 100 Pack +, sur Macintosh, deux versions sont proposes : Ligne 30 et Ligne 100. Les versions Macintosh et Windows utilisant les mmes fichiers et bnficiant des mmes principes de fonctionnement et dutilisation sous les deux environnements, il nous a sembl plus simple de les dcrire dans un mme manuel illustr toutefois partir de lenvironnement Microsoft Windows. Lorsque les descriptions de fonctionnement et dutilisation varient dun environnement lautre, elles sont identifies par les mots Windows ou Macintosh placs dans la marge. La lecture de ce manuel et lutilisation du programme sous-entendent que le maniement du Macintosh ou de Windows nont pas de secrets pour vous. Si ce nest pas le cas, il convient de parfaire votre connaissance du systme que vous utilisez avant de poursuivre car nous ne dcrirons pas toutes les manipulations ncessaires pour ouvrir, fermer, dplacer les fentres, utiliser les menus, cliquer sur les cases et les boutons et toutes les oprations qui relvent exclusivement de lutilisation du Macintosh ou de Microsoft Windows.

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Introduction et gnralits
Windows

Lintgrateur Microsoft Windows nest pas fourni avec le programme. Vous devez en faire lacquisition sparment et linstaller sur votre disque dur avant la comptabilit. Lusage dune souris est indispensable. Les descriptions faites dans ce manuel supposeront que vous disposez de cet accessoire. Comme tout programme fonctionnant sous Microsoft Windows, il est possible de raliser la presque totalit des manuvres partir du clavier. Les raccourcis clavier vous sont donns dans le Manuel de la gamme. Le format des donnes est le mme pour la version Macintosh de la comptabilit et pour sa version Microsoft Windows. Vous pourrez donc changer, sans aucun problme, aprs une simple reconnaissance du systme ayant servi formater le support magntique, les donnes saisies sous lun ou lautre des systmes dexploitation. En particulier, la comptabilit saccommode tout fait des rseaux htrognes combinant Macintosh et PC, dans lesquels il est possible dinterroger et de travailler sur un mme fichier de gestion partir des deux types de micro-ordinateurs. Vous devez nanmoins disposer des deux versions du programme (Macintosh et Windows) et du logiciel serveur pour prtendre ce type dutilisation. Cette compatibilit stend la rcupration des donnes commerciales exportes par la gestion commerciale qui peuvent tre importes, au choix, sur une version Macintosh ou une version Windows du programme de comptabilit. Dans le cas o lutilisateur possde simultanment la comptabilit et la gestion commerciale, il peut lier troitement le fichier comptable et le fichier commercial dont certaines informations seront directement utilises par la gestion et viteront toute conversion lors des transferts comptables en fin de priodes. La mme gestion peut tre adopte avec les logiciels de gestion, dimmobilisations et de moyens de paiements.

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Introduction et gnralits

Utilisation en client/serveur
Lutilisation de Sage Comptabilit 100 version 13.00 en rseau client/serveur ncessite une mise jour du programme Sage Serveur 100 (pour Netware, pour Windows NT ou pour Mac OS).

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Introduction et gnralits

Nouveauts de la version 13
La version 13 du programme de comptabilit dispose de fonctionnalits nouvelles qui faciliteront lutilisation du programme tout en le rendant conforme aux directives europennes.

Respect des normes comptables europennes IFRS


partir du 1er janvier 2005, les socits grant une comptabilit consolide au niveau europen, groupes multinationaux ou socits possdant des filiales en Europe, devront se conformer aux normes internationales IAS/IFRS adoptes en mars 2002 par le Conseil Europen.

La comptabilit dans un contexte international


La comptabilit nest plus seulement un moyen de preuve ou un systme ncessaire pour calculer limpt sur les bnfices. Elle est devenue un outil dinformation des dirigeants, actionnaires ou tiers permettant la fois de prendre des dcisions et de permettre la comparaison des performances. La comptabilit, dsormais appele comptabilit financire, est un instrument permettant dtablir des tats financiers qui donnent des informations fiables, pertinentes et fidles. Les grandes entreprises utilisent en consquence le mme rfrentiel comptable pour que leurs tats financiers, arrts selon les mmes rgles, permettent leur comparaison.

Quelques dfinitions
IAS : International Accounting Standards. IFRS : International Financial Reporting Standards (nouvelle dsignation des IAS). Les normes IAS/IFRS dcrivent les standards de tenue de la comptabilit diffrents niveaux : prsentation des tats financiers, comptabilisation, rgles particulires certaines activits

Incidence sur la Comptabilit Sage


Deux normes ont un impact direct sur le programme Sage Comptabilit et ncessitent la modification de fonctionnalit existantes et lajout de nouvelles. Lapplication de ces normes nest cependant pas obligatoire pour les entreprises nayant aucun lien commercial ou comptable avec des pays de lunion europenne ou trangers. Cest la raison pour laquelle, les nouvelles fonctionnalits proposes dans les programmes de comptabilit Sage disposeront de trois options de base : Nationale permettant de poursuivre une gestion comptable rserve au seul march intrieur franais dans les mmes conditions que par le pass sans rfrence aucune aux normes IFRS ; IFRS applicable aux socits dont la comptabilit seffectue exclusivement au niveau europen ; Les deux : lorsque les entreprises doivent fournir des comptes sociaux la fois aux normes franaises et internationales (pour la maison mre en France et les filiales ltranger par exemple).
IAS 1 Prsentation des tats financiers

Lobjectif de cette norme est de fournir une information sur la situation financire, la performance et les variations de la situation financire de lentreprise par le biais des tats financiers suivants :

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Introduction et gnralits
Bilan, Compte de rsultat, tats des variations des capitaux propres, Tableau des flux de trsorerie, Mthodes comptables et notes explicatives. La prsentation des tats financiers selon les normes IAS/IFRS impose que les oprations comptables spcifiques soient clairement identifies : indication si les normes IFRS sont gres ou non, notion de journal spcifique IFRS, identification de chaque type dcriture : nationale, IFRS ou les deux.
IAS 14 Information sectorielle

Lobjectif est dtablir des principes de communication dinformations financires sectorielles (informations sur les diffrentes lignes de produits et services et sur les diffrentes zones gographiques). Le logiciel de comptabilit doit, en consquence, tre capable de fournir les informations selon deux axes : Secteur dactivit et Zone gographique. Les tats financiers doivent pouvoir tre reprsents suivant ces deux axes. Pour la mise en application de ce principe, les programmes Sage Comptabilit permettent : La ventilation sectorielle se fera, pour des raisons de similarit de traitement, par lintermdiaire dun nouveau plan IFRS prsent au sein des plans analytiques mais totalement dissoci de la saisie analytique ainsi que des options de saisie analytique affectes aux comptes gnraux et aux journaux. Lutilisation de deux modes de gestion possibles : un seul plan structur avec des ruptures sur les Secteurs dactivit et les Zones gographiques, deux plans distincts. Laffectation de zones gographiques pour les tiers. Une ventilation sectorielle par dfaut pour les comptes gnraux avec lutilisation de fonctions pour rcuprer automatiquement la zone gographique du tiers.
Barre doutils Norme nationale ou IFRS

En liaison avec la gestion de la norme IFRS, apparat une nouvelle barre doutils Norme nationale ou IFRS.

Cette barre doutils ne saffiche que si la gestion de la norme IFRS est active. Elle permet de prslectionner laffichage des critures suivant une norme ou une autre dans certaines fentres.

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Introduction et gnralits

Modifications de dtail
La nouvelle version du programme comporte, en plus de la modification de base prsente ci-dessus, les modifications de dtail suivantes.

Plans analytiques en colonne


Il est maintenant possible dafficher jusqu un maximum de trois plans analytiques en colonne dans les fentres des journaux.

Priodes de rappel
Plusieurs modifications interviennent dans le cadre des priodes de rappel : Un modle de lettre de rappel peut tre affect, par langue du destinataire, chaque priode de rappel. Il est maintenant possible de fixer un montant minimum en dessous duquel aucune relance ne sera adresse au tiers. La fentre de visualisation des rappels comporte une colonne supplmentaire prcisant lintitul du dernier rappel envoy.

Gestion des extraits


Le programme importe maintenant les libells complmentaires attachs aux extraits tlchargs. La fonction Gestion des extraits permet den consulter le contenu.

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Introduction et gnralits

Fonctions disponibles par version

Le prsent manuel vous donne la totalit des fonctionnalits de la comptabilit. Il est donc labor autour de larborescence de la version 100 Pack + sous Windows et Ligne 100 sur Macintosh. Si vous tes utilisateurs de la version 100, 100 Pack ou Ligne 30 (sur Macintosh), ne vous tonnez donc pas si certaines fonctionnalits n'apparaissent pas dans votre programme.

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Introduction et gnralits Fonctions disponibles des versions Windows


Dcoupage fonctionnel MENU FICHIER Nouveau Assistant de cration de fichier comptable A propos de Volet Identification Volet Initialisation Volet Contacts Volet Paramtres TVA sur encaissement via les registres Volet Prfrences Volet Fiscal Volet Ajustement lettrage Volet Communication Volet Options Champs statistiques tiers Code interbancaire Code risque Devises Fichiers lis Filtres de rvision Information libre Mode de rglement Motif de rejet Nature de compte Niveau danalyse Organisation Pays Priode de rappel Plan analytique Service contact Structure banque Type tiers Lire les informations Importer Format Ligne 100 et 30 Comptes Sage et Ecritures Sage Ecritures Ciel Windows Format EDIFACT Format paramtrable Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 1 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 10 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 32 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 10 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 100 100 Pack 100 Pack +

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Introduction et gnralits
Dcoupage fonctionnel Exporter Format Ligne 100 et 30 Comptes Sage et Ecritures Sage et Ecritures Ciel Format EDIFACT : BALANC, ENTREC, CHACCO Format paramtrable Balance Format import/export paramtrable Communication Imprimer les paramtres socit Mise en page Format dimpression Impression diffre Liste des applications prsentes sur le poste Quitter MENU EDITION Inverseur Calculette Sage Rechercher Atteindre Afficher le journal de traitement MENU STRUCTURE Plan comptable Volet Fiche principale Volet Bloc-notes Volet Budgets Volet Information libre Volet Cumuls Plan analytique Volet Fiche principale Volet Budgets Volet Information libre Volet Cumuls Gnration automatique des sections Interrogation analytique Plan reporting Volet Fiche principale Volet Cumuls Plan tiers Volet Identification Volet Contacts Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 1 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 10 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 10 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 100 100 Pack Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 100 Pack + Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

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Introduction et gnralits
Dcoupage fonctionnel Volet Complment Conditions de rglement Volet Banques Volet Solvabilit Solvabilit Surveillance financire Volet Champs libres Statistique Tiers Information libre Documents Volet Cumuls Taux de taxes Codes journaux Codes journaux analytiques Banques Volet Identification Volet Contacts Volet R.I.B. Modles de saisie Modles de grille Modles de rglement Modles dabonnement Libells Postes budgtaires Volet Fiche principale Volet Dotations Volet Comptes Cycles de rvision Fusion MENU TRAITEMENT Saisie par pice Saisie des oprations bancaires Saisie des critures Saisie directe ou par modle Saisie en devise Saisie analytique Gnration automatique des critures de TVA Gestion des registres rvision/taxes Visualisation dune pice Extourner/annuler Oui 4 Oui Oui Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui Oui Oui Oui 32 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Illimites Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 100 100 Pack Oui Illimites Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 100 Pack + Oui Illimites Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

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Introduction et gnralits
Dcoupage fonctionnel Informations libres Lettrage en saisie Clture des journaux Saisie des OD analytiques Saisie par lot Interrogation et lettrage Interroger un compte Lettrer en monnaie courante Lettrer en devise Imprimer lextrait de compte Imprimer le justificatif de solde Interrogation tiers Interroger le tiers Lettrer en monnaie courante Lettrer en devise Imprimer lextrait tiers Imprimer le justificatif de solde Interrogation analytique Interroger une section Ecritures analytiques Reports analytiques OD analytiques Imprimer lextrait analytique Gestion des extraits Rapprochement bancaire automatique Rapprochement bancaire manuel Rglement tiers Rglement total Rglement partiel Rglement en devise Rappel/relev clients Rvaluation des dettes et crances en devises Rvision par cycle Recherche dcritures Rimputation des critures analytiques et gnrales Ecritures dabonnement Compaction Fin d'exercice Nouvel exercice Report des budgets Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui 32 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui Oui 32 Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui Oui 32 Oui Oui Oui Oui Oui Oui 100 100 Pack Oui Oui Oui 100 Pack + Oui Oui Oui Oui Oui

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Introduction et gnralits
Dcoupage fonctionnel Etats de clture Clture de lexercice Suppression du 1er exercice MENU ETAT Etats personnaliss Brouillard Journal Journal centralis Journal gnral Grand-livre des comptes Balance des comptes Echancier Balance ge Etats tiers Grand-livre tiers Balance tiers Statistiques tiers Dclaration de taxes Gnration EDI-TVA Mise jour fiscale Paramtrage BCR Saisie de constantes Rapport dactivit Bilan compte de rsultat Etats analytiques Journaux analytiques Balance Grand-livre Grand-livre invers Balance sur rupture Balance inverse Etat de contrle des cumuls Journal des reports / OD analytiques Etats budgtaires Etats de reporting Grand-livre Balance Etats analytiques Bilan / compte de rsultat Etats budgtaires Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 100 100 Pack Oui Oui Oui 100 Pack + Oui Oui Oui

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Introduction et gnralits
Dcoupage fonctionnel Analyse et contrles Comparatif multiexercices Palmars des comptes Analyse des journaux Tableau de bord personnalis Contrles comptables Contrle des registres de taxe Contrles du paramtrage Bilan Compte de rsultat Comptes et BCR Analyse des comptes par nature Association gnral / tiers Budget Etats des registres taxes et rvision Etats rvision par cycle Contrle de caisse Etats libres Liste des comptes gnraux Liste des comptes tiers Liste des sections analytiques MENU FENETRE Rorganiser Actualiser Personnaliser linterface Barres doutils Menus Raccourcis Personnaliser les crans Personnaliser la liste Prfrences Gestion transparente des lots Ouverture du fichier expert Dlai raffichage des listes Lien entre application Barres verticales Mode assistant Mode personnalis Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 100 100 Pack 100 Pack +

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Introduction et gnralits Fonctions disponibles des versions Macintosh


Dcoupage fonctionnel MENU FICHIER Nouveau Assistant de cration de fichier comptable A propos de Volet Identification Volet Initialisation Volet Contacts Volet Paramtres TVA sur encaissement via les registres Volet Prfrences Volet Fiscal Volet Ajustement lettrage Volet Communication Volet Options Champs statistiques tiers Code interbancaire Code risque Devises Fichiers lis Filtres de rvision Information libre Mode de rglement Motif de rejet Nature de compte Niveau danalyse Organisation Pays Priode de rappel Plan analytique Service contact Structure banque Type tiers Lire les informations Importer Format Ligne 100 et 30 Comptes Sage et Ecritures Sage Ecritures Ciel Windows Format EDIFACT Format paramtrable Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 1 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 32 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 10 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 30 100

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Introduction et gnralits
Dcoupage fonctionnel Exporter Format Ligne 100 et 30 Comptes Sage et Ecritures Sage et Ecritures Ciel Format EDIFACT : BALANC, ENTREC, CHACCO Format paramtrable Balance Format import/export paramtrable Communication Imprimer les paramtres socit Mise en page Format dimpression Impression diffre Liste des applications prsentes sur le poste Quitter MENU EDITION Inverseur Calculette Sage Rechercher Atteindre Afficher le journal de traitement MENU STRUCTURE Plan comptable Volet Fiche principale Volet Bloc-notes Volet Budgets Volet Information libre Volet Cumuls Plan analytique Volet Fiche principale Volet Budgets Volet Information libre Volet Cumuls Gnration automatique des sections Interrogation analytique Plan reporting Volet Fiche principale Volet Cumuls Plan tiers Volet Identification Volet Contacts Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 1 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 10 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 30 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 100

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Introduction et gnralits
Dcoupage fonctionnel Volet Complment Conditions de rglement Volet Banques Volet Solvabilit Solvabilit Surveillance financire Volet Champs libres Statistique Tiers Information libre Documents Volet Cumuls Taux de taxes Codes journaux Codes journaux analytiques Banques Volet Identification Volet Contacts Volet R.I.B. Modles de saisie Modles de grille Modles de rglement Modles dabonnement Libells Postes budgtaires Volet Fiche principale Volet Dotations Volet Comptes Cycles de rvision Fusion MENU TRAITEMENT Saisie par pice Saisie des oprations bancaires Saisie des critures Saisie directe ou par modle Saisie en devise Saisie analytique Gnration automatique des critures de TVA Gestion des registres rvision/taxes Visualisation dune pice Extourner/annuler Oui 4 Oui Oui Oui Oui Oui Oui 32 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Illimites Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 30 Oui Illimites Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 100

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Introduction et gnralits
Dcoupage fonctionnel Informations libres Lettrage en saisie Clture des journaux Saisie des OD analytiques Saisie par lot Interrogation et lettrage Interroger un compte Lettrer en monnaie courante Lettrer en devise Imprimer lextrait de compte Imprimer le justificatif de solde Interrogation tiers Interroger le tiers Lettrer en monnaie courante Lettrer en devise Imprimer lextrait tiers Imprimer le justificatif de solde Interrogation analytique Interroger une section Ecritures analytiques Reports analytiques OD analytiques Imprimer lextrait analytique Gestion des extraits Rapprochement bancaire automatique Rapprochement bancaire manuel Rglement tiers Rglement total Rglement partiel Rglement en devise Rappel/relev clients Rvaluation des dettes et crances en devises Rvision par cycle Recherche dcritures Rimputation des critures analytiques et gnrales Ecritures dabonnement Compaction Fin d'exercice Nouvel exercice Report des budgets Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui 32 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui Oui 32 Oui Oui Oui Oui 4 Oui Oui Oui Oui 32 Oui Oui Oui Oui Oui 30 Oui Oui Oui Oui Oui 100

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Introduction et gnralits
Dcoupage fonctionnel Etats de clture Clture de lexercice Suppression du 1er exercice MENU ETAT Etats personnaliss Brouillard Journal Journal centralis Journal gnral Grand-livre des comptes Balance des comptes Echancier Balance ge Etats tiers Grand-livre tiers Balance tiers Statistiques tiers Dclaration de taxes Gnration EDI-TVA Mise jour fiscale Paramtrage BCR Saisie de constantes Rapport dactivit Bilan compte de rsultat Etats analytiques Journaux analytiques Balance Grand-livre Grand-livre invers Balance sur rupture Balance inverse Etat de contrle des cumuls Journal des reports / OD analytiques Etats budgtaires Etats de reporting Grand-livre Balance Etats analytiques Bilan / compte de rsultat Etats budgtaires Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 30 Oui Oui Oui 100

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Introduction et gnralits
Dcoupage fonctionnel Analyse et contrles Comparatif multiexercices Palmars des comptes Analyse des journaux Tableau de bord personnalis Contrles comptables Contrle des registres de taxe Contrles du paramtrage Bilan Compte de rsultat Comptes et BCR Analyse des comptes par nature Association gnral / tiers Budget Etats des registres taxes et rvision Etats rvision par cycle Contrle de caisse Etats libres Liste des comptes gnraux Liste des comptes tiers Liste des sections analytiques MENU FENETRE Rorganiser Actualiser Personnaliser linterface Barres doutils Menus Raccourcis Personnaliser les crans Personnaliser la liste Prfrences Gestion transparente des lots Ouverture du fichier expert Dlai raffichage des listes Lien entre application Barres verticales Mode assistant Mode personnalis Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui 30 100

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Introduction et gnralits

Documentation fournie

La documentation fournie avec un programme se compose de : un Manuel de la gamme, qui vous donne toutes les explications sur linstallation du programme, lutilisation des fentres, des menus, de la barre doutils Navigation, etc., propos sur le CD-ROM de l'application, au format lectronique, un Manuel de rfrence, que vous consultez actuellement, qui vous dcrit, menu par menu, toutes les commandes du programme, galement propos sur le CD-ROM de l'application, au format lectronique, un Manuel pdagogique qui vous permettra de vous familiariser avec les fonctionnalits du programme, le Guide de l'Euro qui vous permettra de mieux apprhender le passage lEuro, propos sur le CD-ROM de l'application, au format lectronique. Le manuel de rfrence doit tre considr comme la bible du programme. Il dcrit toutes les commandes dans lordre des menus et non pas dans lordre logique des traitements. Si vous recherchez des explications sur une commande ou une zone de saisie particulire, nous vous conseillons de consulter lindex en fin de manuel ou le sommaire en dbut de manuel.
Nous vous conseillons trs vivement de consulter au pralable le Manuel de la gamme qui vous donnera toutes les explications concernant lutilisation des fentres, des menus et de toutes les particularits relatives lergonomie du programme et celles de votre environnement de travail. Par souci de simplification, nous ne reprendrons pas dans le prsent manuel toutes les explications concernant le maniement des fentres et des zones de saisie.

Nous supposerons galement que vous avez install et lanc le programme comme indiqu dans le Manuel de la gamme.

Conventions dcriture
Le tableau ci-dessous prsente les diverses conventions typographiques destines faciliter la recherche et lidentification de certaines informations.
Convention Signification Ce symbole prcde les texte sur lesquels nous souhaitons attirer votre attention. Ces derniers apparaissent en caractres gras et italiques.

Exemple

Chaque fois que cela nous semblait ncessaire la comprhension du rle ou du maniement dune commande, nous avons complt sa description avec des exemple en italiques. Ces exemples sont prsents prcds du titre exemple. Les remarques sont indiques en italiques avec, dans la marge, une petite coche. Ce sont des informations annexes la fonction actuellement dcrite. Ces remarques sont souvent de grande importance, ne les ngligez pas.

Voir

Cette barre horizontale, suivie dun texte en caractres griss et italiques indique quelle fonction, quelle autre partie du programme ou de la documentation vous pouvez vous rfrer pour un complment dinformation.

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Introduction et gnralits
Convention Liens Signification Ces caractres verts et italiques indiquent une zone active dans le document pdf. Cliquer sur cette zone fera apparatre le paragraphe dont il est fait mention dans un renvoi. Les fichiers et les dossiers (ou rpertoires) sont mentionns en lettres majuscules. Les dates doivent toujours tre saisies (sauf instruction contraire spcifique un programme) sous la forme numrique JJMMAA sans sparateur. Chaque titre concernant la description dune fonction est suivi du chemin pour y parvenir : Menu / Sous-menu (sil y a lieu) / Fonction. Les choix que lon peut faire dans les listes sont mentionns en caractres gras. Les dsignations des zones des fentres sont prcises en caractres gras et italiques. Dans le texte, les noms des menus, des fonctions, des fentres, des onglets, des volets et des boutons sont inscrits en caractres gras. Les touches utiliser sont mentionnes en MAJUSCULES. Lorsquil faut presser simultanment deux touches, elles sont indiques avec le caractre +.

le fichier SETUP.EXE le 170804

Ouvrir Fichier / Ouvrir Slectionnez Tous Libell longlet Commentaires la touche ECHAP les touches CTRL+C

Autres conventions dcriture : Les mots et caractres que vous devez taper sur le clavier sont indiqus en caractres de
machine crire Courier.

Valider signifie presser la touche ENTREE car cette dernire sert valider une fonction, cest-dire la lancer. La touche ECHAP ou ESC sur Macintosh sert essentiellement refermer les fentres sans valider les ventuelles modifications apportes et correspond au bouton Annuler. Si vous recherchez des explications sur une fonction particulire, nous vous conseillons de consulter le sommaire au dbut du manuel.
Version

Dans le cas o des disparits existeraient entre les versions du programme, cette mention dans la marge le rappelle. Le titre Version est remplac par : Windows : quand il sagit dune particularit propre ce systme, Macintosh : quand il sagit du systme Mac OS, le numro de la ligne de produit sil existe des fonctionnalits qui ne sont pas disponibles.

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Menu Systme

Menu Systme
Ce menu permet de dplacer, redimensionner, refermer la fentre.
Windows

Ce menu existe pour toutes les fentres du programme sauf les fentre dites modales . On reconnat ces dernires au fait quelles comportent des boutons OK et/ou Annuler. Chaque fentre comporte son propre menu Systme qui donne accs aux commandes permettant de dplacer la fentre laquelle il se rapporte, de la redimensionner, de la refermer. Il permet aussi, parfois, de raliser certaines oprations propres la fentre concerne. Exemple Les fentres de liste (fentres de document) prsentent une commande supplmentaire appele Dplacer la slection (CTRL + F3). Toute fentre dun programme fonctionnant sous Microsoft Windows possde son menu Systme. Une distinction doit cependant tre faite entre la fentre dexcution du programme ou fentre dapplication (celle dans laquelle sexcute la comptabilit) et les fentres des commandes ou fentre de document que le programme permet douvrir. Lorsquil sagit du menu Systme de la fentre du programme, les commandes disponibles sont, pour quelques-unes, identiques celles voques prcdemment. Elles permettent en plus de fermer le programme, cest--dire de le quitter, de le rduire sous forme dicne, cest--dire de le mettre temporairement en veille. Vous ouvrez un menu Systme en cliquant avec la souris sur la case gauche de la barre de titre, symbolise par licne du programme, ou bien en pressant la combinaison de touches ALT + ESPACE pour le menu Systme de la fentre dapplication et ALT + 6 (touche du clavier alphanumrique) pour ouvrir celui dune fentre de document.
Certaines fentres ne comportent pas de menu Systme. Ce sont en gnral des messages ou des botes de dialogue.

Une diffrence essentielle apparat entre le menu Systme de la fentre dapplication et les menus Systme des fentres de document. Dans le premier cas, les raccourcis clavier sobtiennent avec la touche ALT, dans le second avec la touche CTRL dans la plupart des cas. Ils sont rsums dans le tableau ci-aprs.
Commande Ouvrir menu Systme Dplacer Taille Rduire Agrandir Fermeture / Fermer ALT + F4 Fentre du programme ALT + ESPACE Fentres de commandes ALT + 6 CTRL + F7 CTRL + F8 CTRL + F9 CTRL + F10 CTRL + F4

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Menu Systme
Commande Fermer la liste Dplacer la slection Fentre du programme Fentres de commandes CTRL + F5 CTRL + F3

Les commandes qui apparaissent estompes dan un menu ne sont pas utilisables en ltat actuel du droulement du programme.

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Menus Pomme et Application

Menus Pomme et Application


Ce chapitre donne accs aux menus suivants : Menu Pomme, page 42, Menu Application, page 43.

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Menus Pomme et Application

Menu Pomme

Macintosh

Ce menu nexiste que dans la version Macintosh du programme.

Il propose, en dehors des commandes propres au Macintosh, une fonction particulire au programme Sage Comptabilit 100 : A propos de Comptabilit 100. Cette fonction est la mme que celle que lon trouve dans le menu Aide de la version Windows. Veuillez vous reporter aux explications concernant la fonction A propos de Comptabilit 100, page 844.

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Menus Pomme et Application

Menu Application

Macintosh

Ce menu nexiste que dans la version Macintosh du programme.

Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de la gamme qui dcrit les fonctionnalits gnrales de ce menu.

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Menu Fichier

Menu Fichier
Ce menu donne accs aux fonctions suivantes : Gnralits sur le menu Fichier, page 45, Nouveau, page 46, Ouvrir, page 54, Fermer, page 57, A propos de, page 58, Lire les informations, page 123, Configuration systme et partage, page 129, Autorisations daccs, page 133, Importer, page 138 qui donne accs aux fonctions suivantes : Importer au format Ligne 100 et 30, page 140, Importer un fichier au format paramtrable, page 151, Exporter, page 152 qui donne accs aux fonctions suivantes : Exporter au format Ligne 100 et 30, HTML, page 161, Exporter au format Sage, page 165, Exporter au format EDIFACT, page 168, Exporter au format paramtrable, page 174, Exporter la balance, page 175, Format import/export paramtrable, page 178, Communication, page 179, Imprimer les paramtres socit, page 199, Mise en page, page 201, Format dimpression, page 202, Impression diffre, page 204, Lancement des programmes Sage, page 205, Quitter, page 206.

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Menu Fichier

Gnralits sur le menu Fichier

Ce menu permet de : crer, ouvrir, fermer un fichier comptable ou de cycles, enregistrer, modifier, consulter la fiche de lentreprise ainsi que toutes les options de lentreprise, lire les informations sur lentreprise, consulter la configuration systme et les partages de fichiers, autoriser ou interdire laccs de certaines commandes certains utilisateurs, importer et exporter des donnes, lancer les communications entre client et expert comptable, imprimer les paramtres concernant la socit, avoir accs la commande de mise en page, enregistrer le format dimpression des diffrents documents et tats de la comptabilit, lancer l'impression des documents dont l'impression a t diffre, lancer les autres applications Sage ventuellement prsentes sur le poste, quitter le programme.

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Menu Fichier

Nouveau
Fichier / Nouveau

Cette commande permet de crer un nouveau fichier de la comptabilit. Elle n'est accessible que si aucun fichier nest ouvert. Cliquez sur le bouton Nouveau fichier de la barre doutils Standard pour activer cette commande. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + N. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + N
Si le Mode assistant est activ, la premire fentre de l'Assistant de cration d'un nouveau fichier va apparatre. Dans le cas contraire, c'est la bote de dialogue Crer le fichier comptable qui s'ouvre.

Pour plus d'information sur l'utilisation de cette commande reportez-vous au titre Cration manuelle du fichier comptable, page 52. Reportez-vous la commande Mode assistant, page 830 pour savoir comment activer ou dsactiver le mode assistant.

Assistant de cration d'un nouveau fichier


Lorsque la fonction Mode assistant du menu Fentre est active, un assistant est affich pour vous guider dans la cration d'un nouveau fichier.

Raison sociale et reprise des informations socit


La premire tape de la cration de fichier comptable concerne la raison sociale et la possibilit de reprise des informations dj saisies.

Raison sociale Indiquez la raison sociale de votre socit (zone de 35 caractres alphanumriques maximum).

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Menu Fichier
Reprendre les informations Lorsque la raison sociale a t dfinie, la zone suivante devient accessible. Indiquez laide des boutons doption si vous souhaitez ou non reprendre les coordonnes de lentreprise renseigne au moment de linstallation du logiciel. Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la cration du fichier. Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler. Dans ce cas, le programme ne cre pas le fichier comptable.

Saisie des coordonnes de lentreprise


La deuxime tape de la cration de fichier comptable concerne les coordonnes de lentreprise.

Si les coordonnes ne sont pas reprises, renseignez les diffrentes zones (Activit, Adresse, Complment, C.P., Ville, Rgion, Pays, N SIRET, NAF (APE), N identification, Tlphone, Tlcopie) selon les principes dfinis dans la fiche de lentreprise. Pour plus dinformations, reportez-vous au Volet Identification - A propos de, page 59. Si loption Reprise des informations socit est active, la fentre reprend par dfaut les coordonnes de lentreprise renseignes lors de linstallation. Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la cration du fichier. Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.

Exercice et longueur de compte


La troisime tape de la cration de fichier comptable concerne la dfinition de lexercice et de la longueur des comptes.

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Menu Fichier

Date dbut / Date fin dexercice Enregistrez les dates limites de l'exercice comptable. Si les dates proposes ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaites. La saisie doit tre ralise sous la forme JJMMAA (sans sparateurs).
Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable " cheval" sur deux annes civiles.

Le programme effectue un contrle sur la validit des dates. Si vous saisissez une date de dbut postrieure la date de fin, un message vous en prvient. Un exercice comptable est limit 36 mois. Les dates de lexercice pourront tre modifies par la commande Fichier / A propos de. Longueur dun compte Ces zones permettent de dfinir la longueur des comptes utiliss en saisie. Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 13 caractres. Exemple Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractres. Pour que le programme accepte des longueurs de comptes diffrentes, renseignez la zone par 0 (zro). La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractres numriques 13 alphanumriques. La longueur des comptes est dite flottante. Aprs la cration du premier compte, ces longueurs ne sont plus modifiables. Il ne sera pas non plus possible de revenir dune longueur flottante une longueur fixe.
Il est conseill de laisser flottante la longueur des comptes si vous voulez pouvoir rcuprer le plan comptable du fichier comptable livr avec le programme.

Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la cration. Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.

Paramtrage des devises


Ltape suivante concerne le paramtrage des devises.

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Menu Fichier

Monnaie de tenue de compte Slectionnez votre monnaie de tenue de compte : Euro, Autre : prcisez l'intitul de votre monnaie de tenue de compte. Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la cration. Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.

Caractristiques de votre monnaie de tenue de compte


Cette fentre apparat uniquement si vous avez slectionn Autre comme monnaie de tenue de compte. Elle vous permet de dfinir les caractristiques de votre monnaie.

Nombre de dcimales / Sparateur de dcimales / Sparateur de milliers Prcisez le nombre de dcimales de votre monnaie (par dfaut, 2), les sparateurs de dcimales et de milliers (par dfaut, ceux dfinis dans les Paramtres rgionaux de Windows). Ces informations permettent de dfinir le format Montant de votre monnaie de tenue de compte. Exemple Nombre de dcimales : 2 Sparateur de dcimales : , (virgule) Sparateur de milliers : (espace). Le format Montant de la monnaie de tenue de compte sera # ###0,00

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Menu Fichier
Code ISO Indiquez le code ISO de la devise nouvellement paramtre. La codification des codes ISO des devises les plus courantes est disponible dans le Manuel de l'Euro. Sigle Indiquez le signe de la devise, c'est--dire l'abrg qui apparatra dans la barre d'tat vous permettant de connatre la devise d'expression des valeurs montaires.

Reprise des lments comptables


Votre fichier comptable peut tre cr partir de modles.

Cette fentre vous permet de choisir entre les options suivantes : Oui, partir du modle standard : le fichier est cr par copie du fichier modle livr en standard, puis la mise jour des informations de la fiche A propos de est effectue. Oui, avec slection partielle : l'utilisateur pourra alors slectionner les fichiers structure (comptes gnraux, codes journaux, taux de taxes ) rcuprs du fichier modle, Non : le fichier est alors cr vide de tout lment de structure.
Pour connatre lemplacement de stockage du modle, rfrez-vous au Manuel dinstallation.

Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la cration. Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.

Slection des lments comptables


Cette fentre apparat uniquement si l'option Oui, mais avec une slection partielle est slectionne ltape prcdente.

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Menu Fichier

Slectionnez les fichiers que vous souhaitez rcuprer. Le plan comptable est par dfaut slectionn et non modifiable.

Cration du fichier comptable


Cette dernire tape permet denregistrer le nom et lemplacement de stockage du nouveau fichier comptable.

Nom Cliquez sur le bouton Parcourir pour ouvrir une fentre de dialogue dans laquelle vous indiquez le nom du fichier comptable crer. Vous pouvez, si ncessaire, slectionner un autre rpertoire de stockage grce la zone Enregistrer sous de la fentre affiche.
Windows

Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoute au nom que vous donnez au fichier lors de sa cration. Il nest donc pas ncessaire de la saisir. Par dfaut, la taille dun nouveau fichier est fixe 1000 Ko.
La commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur ltat de remplissage des fichiers (zones Taille et Dispo).

La cration du fichier est lance lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer ou par validation. La fiche didentification de lentreprise apparat alors. La fiche didentification de lentreprise est prsente dans le Volet Identification - A propos de, page 59.

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Menu Fichier
Cliquez sur le bouton Fin pour lancer le traitement. Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.

Cration manuelle du fichier comptable


Les descriptions qui suivent concernent l'utilisation manuelle de la commande Fichier / Nouveau, c'est-dire lorsque la commande Fentre / Mode assistant est dsactive. Le programme propose tout dabord denregistrer le nom et lemplacement de stockage du nouveau fichier comptable.

Reportez-vous au manuel de Microsoft Windows ou du Macintosh pour lutilisation dune telle bote de dialogue. Le programme propose lenregistrement du nouveau fichier dans le dossier dinstallation du programme : il apparat dans la zone Dans. Nom Indiquez le nom du fichier comptable crer. Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoute au nom que vous donnez au fichier lors de sa cration. Il nest donc pas ncessaire de la saisir. Capacit en Ko Par dfaut, la taille dun nouveau fichier est fixe 1000 Ko, ce qui ne permet que la saisie des informations de base (options, journaux, quelques comptes). Nous vous conseillons de fixer la taille du fichier 2000 Ko. Exemple Pour 10000 lignes, prvoir environ 15000 Ko. Ne prvoyez cependant pas trop grand car les fichiers utiliseraient une place inutile sur le disque dur. En fonction de la place disponible dans les fichiers, le programme procde de manire automatique lagrandissement des fichiers de travail. Chaque agrandissement seffectue par tranche de 100 Ko. Les oprations dagrandissement peuvent vous retarder dans vos travaux. Pour optimiser les temps de saisie, nous vous conseillons de donner vos fichiers une taille suffisante. Veillez galement ce que le disque dur ait suffisamment despace libre pour que lagrandissement puisse soprer.
La commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur ltat de remplissage des fichiers (zones Taille et Dispo).

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Menu Fichier
La taille minimale dun fichier comptable est de 200 Ko. La taille maximale est de 2 Go (Giga octets), soit 2 000 Mo ou 2 000 000 Ko. La cration du fichier est lance lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer ou par validation.
Lorsque le nom du fichier slectionn existe dj, un double message de confirmation d'crasement du fichier est affich.

Exercice comptable et longueur des comptes


Le programme propose ensuite la fentre Cration de lexercice.

Date dbut / Date fin dexercice Enregistrez les dates limites de l'exercice comptable. Si les dates proposes ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaites. La saisie doit tre ralise sous la forme JJMMAA (sans sparateurs).
Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable " cheval" sur deux annes civiles.

Le programme effectue un contrle sur la validit des dates. Si vous saisissez une date de dbut postrieure la date de fin, un message vous en prvient : Un exercice comptable est limit 36 mois. Les dates de lexercice pourront tre modifies dans la commande Fichier / A propos de.... Longueur dun compte Ces zones permettent de dfinir la longueur des comptes utiliss en saisie. Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 13 caractres. Exemple Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractres. Pour que le programme accepte des longueurs de comptes diffrentes renseignez la zone par 0 (zro). La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractres numriques 13 alphanumriques. La longueur des comptes est dite flottante. Aprs la cration du premier compte, ces longueurs ne seront plus modifiables. Il ne sera pas non plus possible de revenir dune longueur flottante une longueur fixe.
Il est conseill de laisser la longueur des comptes flottante si vous souhaitez rcuprer le plan comptable du fichier comptable livr avec le programme

Cliquez sur le bouton OK pour valider la cration de lexercice. Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler. Dans ce cas, le programme ne cre ni lexercice, ni le fichier comptable. La fiche didentification de lentreprise apparat alors. La fiche didentification de lentreprise est prsente dans la commande A propos de, page 58 du mme menu. Elle apparat aprs dfinition des paramtres gnraux (cf. ci-aprs).

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Menu Fichier

Ouvrir
Fichier / Ouvrir

Cette commande permet douvrir un fichier comptable existant. Elle permet galement davoir accs aux informations d'un fichier comptable si aucun autre nest ouvert. Cliquez sur le bouton Ouvrir un fichier de la barre doutils Standard pour activer cette commande. Equivalent clavier sous Windows : CTRL + O. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + O.

Ouverture du dossier comptable


La fentre Ouvrir le fichier comptable permet la slection du fichier comptable ouvrir.

Reportez-vous, si ncessaire, au manuel de Microsoft Windows ou du Macintosh pour lutilisation dune telle bote de dialogue. Le programme ouvre par dfaut le dossier dinstallation du programme. Si ncessaire, utilisez la zone Explorer pour ouvrir un autre dossier, ou cliquez sur le bouton Dossier parent. Slectionnez dans la fentre le fichier qui vous intresse et cliquez deux fois dessus, ou bien cliquez sur le bouton Ouvrir. Si le fichier est protg, votre nom et le mot de passe vous seront alors demands.

Nom d'utilisateur Slectionnez le niveau cr dans les autorisations d'accs. Le paramtrage des utilisateurs et de leurs autorisations daccs est effectu dans la commande Autorisations daccs, page 133.

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Menu Fichier
Mot de passe Zone de 4 caractres alphanumriques permettant de saisir le mot de passe. Tapez celui-ci exactement comme il a t enregistr. Les lettres majuscules sont considres comme diffrentes des minuscules. Afin den prserver la confidentialit, les caractres taps sont remplacs lcran par des toiles sur Windows et par des points sur Macintosh. Cliquez sur le bouton OK ou validez pour ouvrir le dossier comptable. Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler.
Si le programme refuse d'ouvrir un fichier comptable en affichant un message de type Ce dossier est dj ouvert. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance ! (par exemple la suite d'une panne de courant survenue pendant l'utilisation de la comptabilit), lancez le programme Sage Maintenance et ouvrez le fichier comptable en question. Il vous est alors propos de dconnecter les utilisateurs fictifs. Validez en cliquant sur le bouton OK.

Pour plus d'informations, veuillez vous reporter au Manuel de la gamme.

Ouverture du fichier expert


Windows

Ce paragraphe concerne les utilisateurs possdant la version 100 Pack +.


La fentre douverture du fichier expert est propose si loption Ouverture du fichier expert de la commande Fentre / Prfrences est coche. Cette fentre n'est pas propose si le fichier expert li est dfini dans loption A propos de / Options / Fichiers lis.

Le programme propose ensuite louverture du fichier expert. Il contient lensemble des cycles de rvision.

Slectionnez le dossier puis le fichier expert ouvrir. Le bouton Nouveau permet de crer un nouveau fichier expert. Le programme propose alors denregistrer le nom et lemplacement de stockage du nouveau fichier.

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Menu Fichier

Enregistrez le nom du nouveau fichier expert de la mme manire que pour un nouveau fichier comptable.

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Menu Fichier

Fermer
Fichier / Fermer

Cette commande permet de fermer un fichier comptable avant den ouvrir ou den crer un autre. Cliquez sur le bouton Fermer le fichier de la barre doutils Standard pour activer cette commande. Equivalent clavier sous Windows :CTRL + W. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + W. Le programme ferme les fichiers comptable et expert en mme temps.
Cette commande ne sert pas la fermeture des fentres ouvertes lcran.

Si vous lancez cette commande alors que des fentres sont encore ouvertes lcran, elles seront automatiquement refermes comme si vous aviez valid, cest--dire accept les modifications ventuellement faites.

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Menu Fichier

A propos de
Fichier / A propos de

Cette commande permet de consulter et modifier les paramtres de la socit. Cliquez sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard pour activer cette commande. Les paramtres dune socit sont enregistrs sur des volets accessibles par des onglets sous Windows et par des boutons sur Macintosh. Le nom de cette commande est complt par celui du fichier comptable ouvert. Cette fentre apparat automatiquement aprs la cration dun nouveau fichier (sauf lorsque ce dernier est cr partir de la commande Structure / Fusion).
Pour imprimer le contenu de la fiche socit ainsi que les Options du fichier, utilisez les fonctions accessibles par la commande Fichier / Imprimer les paramtres socit.

Le volet Identification regroupe les coordonnes de la socit. Le volet Initialisation permet : de dterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilit, ainsi que la devise dquivalence, de modifier les dates de lexercice comptable et la longueur des comptes, denregistrer le format des montants et des quantits, de paramtrer le mode de gestion des budgets (par compte gnral ou section analytique), et ladaptation du programme aux contraintes de la norme EDI. Le volet Contacts regroupe les coordonnes des diffrents contacts. Le volet Paramtres vous permet : de grer les numros de pice, de dfinir le journal des -nouveaux et les comptes concerns, de dterminer quels sont les registres grs par la socit, dadapter le programme vos habitudes de travail ainsi qu votre activit (utilisation des registres, saisie cabinet comptable). Le volet Prfrences vous permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent la saisie, limportation et lexportation des donnes, les ditions... de votre dossier. Le volet Fiscal qui permet lenregistrement des donnes concernant la fiscalit. Le volet Ajustement lettrage permet denregistrer les paramtres de gnration dcritures dquilibrage en cas dcart de rglement, dcart de change ou dcart darrondi de conversion. Le volet Communication permet lenregistrement des donnes ncessaires au transfert des donnes. Le volet Options regroupe les informations gnrales quil est indispensable de renseigner avant toute utilisation du programme de comptabilit. Nous vous rappelons que toutes les informations concernant la saisie, lutilisation des fentres et des boutons, la barre doutils Navigation, la commande Rechercher et bien dautres commandes dusage gnral sont regroupes dans le Manuel de la gamme.

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Menu Fichier
La partie suprieure de la fentre prsente une range donglets sur Windows ou de boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accs aux diffrents volets dont se compose la fiche de la socit. Onglet / Bouton Identification Permet de revenir au Volet Identification - A propos de, page 59 lorsquon consulte un autre volet de la fiche. Onglet / Bouton Initialisation Permet daccder au Volet Initialisation - A propos de, page 61. Ce volet permet denregistrer les informations gnrales concernant la gestion des devises de tenue de comptabilit ainsi que leurs formats. Onglet / Bouton Contacts Permet daccder au Volet Contacts - A propos de, page 65. Ce volet permet denregistrer des informations gnrales concernant la gestion des contacts. Onglet / Bouton Paramtres Permet daccder au Volet Paramtres - A propos de, page 66. Ce volet permet denregistrer des informations gnrales concernant la gestion comptable. Onglet / Bouton Prfrences Permet daccder au Volet Prfrences - A propos de, page 72. Ce volet permet dadapter le programme vos habitudes de travail. Onglet / Bouton Fiscal Donne accs au Volet Fiscal A propos de, page 76 dans lequel il est possible de paramtrer des informations concernant la fiscalit : mise jour des critures de taxes, imprims Cerfa, adresse du centre des impts, etc.. Onglet / Bouton Ajustement lettrage Permet daccder au Volet Ajustement lettrage A propos de, page 82. Ce volet permet le paramtrage de toutes les donnes ncessaires au lettrage des divers comptes de tiers. Onglet / Bouton Communication Permet daccder au Volet Communication A propos de, page 84. Ce volet permet denregistrer des informations gnrales concernant le transfert des donnes. Onglet / Bouton Options Permet daccder au Volet Options - A propos de, page 86. Ce volet regroupe des informations gnrales renseigner avant toute utilisation du programme.

Volet Identification - A propos de


Pour revenir ce volet, cliquez sur longlet Identification ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Par dfaut, la commande A propos de souvre sur ce volet. Le volet Identification regroupe les coordonnes de la socit.

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Les diffrentes zones dont se compose ce volet ont les rles suivants. Raison sociale Zone de 35 caractres (maximum) permettant l'enregistrement de la raison sociale de la socit. Cette information est obligatoire. Activit Zone de 35 caractres (maximum) destine prciser l'activit de la socit. Adresse complte Enregistrez l'adresse complte de la socit sur les zones Adresse (35 caractres maximum), Complment (35 caractres maximum), Code postal (9 caractres maximum), Bureau distributeur - Ville (35 caractres maximum), Code rgion - Rgion (9 caractres maximum) et Pays (35 caractres maximum). Commentaire Zone libre de 69 caractres (maximum) destine la saisie dinformations diverses. N de SIRET / Code NAF (APE) Enregistrez le numro de Siret et le code NAF (APE) de la socit, respectivement sur 14 et 5 caractres. La zone N de SIRET nadmet pas les espaces entre les caractres.
Lorsque le code pays correspond celui de la France, un contrle permet de valider le format du numro de SIRET. Un message dalerte apparat et demande la confirmation de la saisie.

N d'identifiant Zone de 25 caractres alphanumriques (maximum) pour lenregistrement du numro didentification CEE de la socit. Tlcommunication L'encadr Tlcommunication est compose de quatre lments : Tlphone (21 caractres alphanumriques maximum), Tlcopie (21 caractres alphanumriques maximum), E-mail (69 caractres alphanumriques maximum) et Site (69 caractres alphanumriques maximum). Les lgendes des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent lun de lancer le programme de messagerie et denvoyer un message ladresse indique et lautre de se connecter au site mentionn en lanant le navigateur Internet disponible sur le poste.

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Volet Initialisation - A propos de


Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Initialisation ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Le volet Initialisation permet : de dterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilit ainsi que la devise dquivalence, de modifier les dates de lexercice comptable et la longueur des comptes, denregistrer le format des montants et des quantits, de paramtrer le mode de gestion des budgets (par compte gnral ou section analytique), et ladaptation du programme aux contraintes de la norme EDI.

Monnaie de tenue de comptabilit

Cet encadr permet de dfinir toutes les caractristiques de la devise utilise pour tenir la comptabilit. Intitul Indiquez dans cette zone lintitul de la monnaie de tenue de comptabilit, cest--dire la devise dexpression des valeurs montaires de la comptabilit. Elle est obligatoire.
Au moment de la conversion des bases comptables, si aucune devise nexiste dans la liste, la devise compte est cre par dfaut. Nous vous recommandons de la modifier en indiquant la monnaie locale. Lors de la cration dun dossier, il est impossible de refermer la fentre A propos de ou de passer un autre volet tant que cette devise nest pas dfinie. La modification de la monnaie de tenue de comptabilit ne peut tre envisage quen respectant la cohrence des formats. Le remplacement de la monnaie de tenue de comptabilit ne peut se faire que par une autre devise ayant un format identique, savoir un nombre identique ou suprieur de dcimales. Important ! La modification de lintitul de la monnaie de tenue de comptabilit nentrane aucune conversion des valeurs montaires.

Unit Cette zone reprend lunit de la devise slectionne (leuro par exemple), si celle-ci existe dans la table des devises. Dans le cas contraire, vous disposez de 21 caractres alphanumriques maximum pour saisir lunit correspondant la monnaie de tenue de comptabilit. Le programme utilisera cette information pour limpression des montants en lettres. Sous-unit Cette zone reprend la sous-unit de la devise slectionne (le centime par exemple), si celle-ci existe dans la table des devises. Dans le cas contraire, vous disposez de 21 caractres alphanumriques maximum pour

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saisir la sous-unit correspondant la monnaie de tenue de comptabilit. Le programme utilisera cette information pour limpression des montants en lettres. Format montant Cette zone reprend le format de la devise slectionne, si celle-ci existe dans la table des devises. Dans le cas contraire, vous pouvez dfinir le format de la monnaie de tenue de comptabilit. Ce format est utilis en saisie des journaux et lors des impressions dans les colonnes Dbit et Crdit. Le signe # remplace nimporte quel chiffre. Les chiffres non significatifs ne sont pas imprims. Un 0 force limpression dun chiffre (quelconque) la position o il se trouve. Le format par dfaut est # ##0,00. La zone accepte jusqu 31 caractres (dont 4 dcimales), chiffres, lettres ou signes de ponctuation. Exemple # ##0,00 Le programme imprime tout nombre avec au moins un chiffre des units (0 sil y a lieu) et deux dcimales (gales 0 sil y a galement lieu). Les milliers sont spars des centaines par un espace, les dcimales par une virgule. Le symbole de leuro est ajout la fin de chaque nombre (ne doit pas tre saisi). Exemple # ###,00 Le programme nimprime rien si le nombre est nul. Sil est dcimal, il saffiche avec deux chiffres. Vous pouvez enregistrer trois formats diffrents pour les valeurs positives, ngatives et nulles. Ces formats devront tre spars par des points-virgules. Les nombres ngatifs sont par dfaut prcds du signe moins (). Exemple # ##0,00;(# ##0,00);0 Le programme affiche les nombres positifs suivant la prsentation standard et les chiffres ngatifs entre parenthses. Les nombres nuls sont reprsents par un seul zro. Un format pourra tre modifi : vous pourrez le passer de 2 3 dcimales. L'inverse sera par contre impossible si des critures ont t enregistres. Un message vous demandera alors de confirmer ce changement. Devise dquivalence Cette zone est initialise par dfaut la valeur Aucune. Cependant, la zone liste droulante vous permet de slectionner une autre devise qui servira dans les calculs dquivalence. Cette devise dquivalence permet : dutiliser linverseur (affichage des valeurs lcran en devise dquivalence), de rgler les paramtres permettant la gestion automatique des carts de conversion, dquilibrer les critures en export / import si la devise exporte ou stocke dans le fichier dimport est la devise dquivalence.
Si aucune devise nest affecte la devise dquivalence, laccs lInverseur nest pas autoris.

Reportez-vous au Manuel de la gamme pour en savoir plus sur le fonctionnement de linverseur.

Application des normes IFRS

Application des normes comptables internationales IFRS Cette case sera coche dans le cas o la socit est concerne par les normes internationales de tenue de la comptabilit IAS/IFRS. Si la socit nest pas concerne, cas des entreprises nayant ni filiale ni maison mre ltranger, il est conseill de ne pas cocher cette case. Toutes les zones concernant lIFRS seront ainsi masques lutilisateur et les fentres de saisie et daffichage seront plus claires. Si cette case est coche, elle rendra disponible non seulement la zone qui suit, Saisie IFRS, mais aussi toutes les fonctionnalits qui en dpendent : activation de la barre doutils Norme,

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disponibilit des zones propres lIFRS dans loption Plan analytique, la fonction Codes journaux, la saisie des pices, etc. Il nest plus possible de dcocher cette zone ds linstant o : un journal de type IFRS a t cr, un journal analytique IFRS a t cr, des critures IFRS ont t saisies. Saisie IFRS Cette zone liste droulante offre les choix suivants : Journaux IFRS (valeur par dfaut) : les critures de type IFRS sont regroupes dans des journaux de ce type et peuvent ainsi tre retrouves ou traites plus rapidement. Tous types de journaux : les critures IFRS sont autorises dans tous les types de journaux. Cette option permet aux entreprises dimporter des critures comptables issues de programme ne permettant pas de distinguer les critures IFRS des autres. Il est toujours possible de modifier le contenu de cette zone de Journaux IFRS en Tous types de journaux. Par contre, linverse nest pas possible si des critures de type IFRS ont t saisies dans des journaux dont loption Rserv IFRS na pas t coche. Un message derreur le signalera.
Gnralits sur les normes IAS/IFRS. Les normes IAS/IFRS dcrivent les standards de tenue de la

comptabilit diffrents niveaux : prsentation des tats financiers, comptabilisation, rgles particulires certaines activits afin de permettre aux socits multinationales possdant un sige ou des filiales ltranger de produire des documents comparables entre les diffrents modes de tenue comptable nationaux. Lapplication de ces normes nest cependant pas obligatoire pour les entreprises ne prsentant pas cette particularit. Cest la raison pour laquelle, les fonctionnalits propres ces normes et proposes dans les programmes de comptabilit Sage sont optionnelles et, dans le cas o leur application est ncessaire, les critures saisies disposent de trois options de base : Nationale permettant de poursuivre une gestion comptable rserve au seul march intrieur franais dans les mmes conditions que par le pass sans rfrence aucune aux normes IFRS ; IFRS applicable aux socits dont la comptabilit seffectue exclusivement au niveau europen ; Les deux : lorsque les entreprises doivent fournir des comptes sociaux la fois aux normes franaises et internationales (pour la maison mre en France et les filiales ltranger par exemple). La prsentation des tats financiers selon les normes IAS/IFRS impose que les oprations comptables spcifiques soient clairement identifies : indication si les normes IFRS sont gres ou non : les fonctions du prsent encadr le permettent ; notion de journal spcifique IFRS : dans le paramtrage des codes journaux, identification de chaque type dcriture : nationale, IFRS ou les deux dans les fonctions de saisie des critures. Lobjectif de la norme IAS 14 est dtablir des principes de communication dinformations financires sectorielles (informations sur les diffrentes lignes de produits et services et sur les diffrentes zones gographiques). Le logiciel de comptabilit doit, en consquence, tre capable de fournir les informations selon deux axes : Secteur dactivit et Zone gographique. Les tats financiers doivent pouvoir tre reprsents suivant ces deux axes. Pour la mise en application de ce principe, les programmes Sage Comptabilit permettent : La ventilation sectorielle se fera, pour des raisons de similarit de traitement, par lintermdiaire dun nouveau plan IFRS prsent au sein des plans analytiques mais totalement dissoci de la saisie analytique ainsi que des options de saisie analytique affectes aux comptes gnraux et aux journaux.

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Lutilisation de deux modes de gestion possibles : un seul plan structur avec des ruptures sur les Secteurs dactivit et les Zones gographiques, deux plans distincts. Laffectation de zones gographiques pour les tiers. Une ventilation sectorielle par dfaut pour les comptes gnraux avec lutilisation de fonctions pour rcuprer automatiquement la zone gographique du tiers.

Exercice

Exercice / Date dbut / Date fin Le programme rappelle les dates de lexercice saisies lors de la cration du fichier comptable. Vous pouvez modifier ces dates. La saisie doit tre ralise sous la forme JJMMAA (sans sparateurs). Lorsquil existe plusieurs exercices dans le fichier, seules la date dbut du premier exercice et la date fin du dernier sont modifiables.
Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable " cheval" sur deux annes civiles.

Le programme effectue un contrle sur la validit des dates. Si vous saisissez une date de dbut postrieure la date de fin, un message vous prvient. Un exercice comptable est limit 36 mois. Le programme permet de grer simultanment plusieurs exercices. Pour ouvrir un nouvel exercice (prcdent ou suivant), voir la commande Nouvel exercice, page 593.
Changement d'exercice. Lorsquun fichier comptable comporte plusieurs exercices, le menu Fentre en prsente la liste. Vous pouvez ainsi slectionner celui sur lequel vous dsirez travailler. La slection dun de ces exercices modifie instantanment lexercice affich dans la prsente fentre. Un changement dexercice referme automatiquement les fentres des commandes du menu Traitement (en enregistrant les valeurs saisies). Au dmarrage, le programme slectionne par dfaut l'exercice correspondant la date systme. Pour dmarrer la comptabilit sur l'exercice utilis lors des derniers traitements, utilisez le fichier REPRENDRE LA COMPTA.

Supprimer un exercice : il suffit de slectionner sa ligne et dutiliser le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Vous pouvez supprimer un exercice dans la mesure o : aucune criture n'a t passe sur lexercice en question, il existe plusieurs exercices paramtrs dans le dossier, la suppression ne porte pas sur un exercice intermdiaire. Les exercices clturs sont prcds dun cadenas ferm. Longueur dun compte Les longueurs affiches ont t enregistres lors de la cration de la socit. Vous pouvez les modifier si aucun compte na t cr. Il ne sera pas possible de revenir dune longueur flottante une longueur fixe. Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 13 caractres. Exemple Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractres. Pour que le programme accepte des longueurs de comptes diffrentes, renseignez la zone par 0 (zro). La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractres numriques 13 alphanumriques. La longueur des comptes est dite flottante.
Il est conseill de laisser flottante la longueur des comptes si vous voulez pouvoir rcuprer le plan comptable du fichier comptable livr avec le programme.

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Si vous souhaitez utiliser la possibilit de complment des comptes par des zros (volet Prfrences), il est conseill de paramtrer une longueur fixe des comptes.

Format Quantit Ce format est utilis en saisie des journaux, dans la colonne Quantit. Son utilisation est similaire celle de la zone Format montant. Gestion des budgets
Version

Cette zone est disponible partir de la version 100 Pack. Cette zone permet de demander une gestion des budgets par compte gnral ou section analytique. La zone liste droulante propose trois options : Aucune : le programme ne permet pas la saisie de budgets ni sur les fiches des comptes, ni sur les fiches des sections analytiques. L'accs aux fiches de saisie correspondantes est impossible, Axe analytique : des budgets peuvent tre enregistrs sur chaque fiche de section analytique. Un volet Budgets sera alors disponible, Axe gnral : des budgets peuvent tre enregistrs sur chaque fiche de compte gnral. Un volet Budgets sera alors disponible.
Aprs la saisie du premier budget, cette zone n'est plus modifiable. Quelle que soit loption slectionne, vous avez toujours la possibilit de saisir des dotations sur les postes budgtaires.

Norme EDI Si cette option est coche, le programme s'adapte automatiquement aux contraintes de la norme EDI. La longueur maximale d'un numro de compte gnral passe 12 caractres maximum. Lors de la saisie d'un compte de nature client ou fournisseur, le programme oblige l'utilisateur saisir un compte de tiers.
Cette case cocher n'est plus accessible aprs la cration du premier compte.

Volet Contacts - A propos de


Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Contacts ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Le volet Contacts regroupe les diffrents contacts au sein de votre socit. Leur nombre est illimit.

Les contacts dj dfinis sont prsents dans une liste spcifiant : nom, fonction, numros de tlphone fixe et portable ainsi que tlcopie de chacun.

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Nom Zone de 35 caractres maximum permettant lenregistrement du nom du contact. Prnom Zone de 35 caractres maximum permettant lenregistrement du prnom du contact. Service Zone liste droulante reprenant les noms des contacts dfinis dans loption A propos de / Options / Service des contacts. Fonction Zone de 35 caractres maximum permettant lenregistrement de la fonction du contact. Tlcommunication La zone est compose des lments suivants : Tlphone (21 caractres alphanumriques maximum), Portable (21 caractres alphanumriques maximum), Tlcopie (21 caractres alphanumriques maximum) et E-mail (69 caractres alphanumriques maximum). La dsignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie et denvoyer un message ladresse indique.

Volet Paramtres - A propos de


Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Paramtres ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Le volet Paramtres comporte deux sous-volets : Saisie et Rapprochement. Ces sous-volets sont accessibles par des onglets sur Windows et par une zone liste droulante sur Macintosh.

Sous-volet Saisie Volet Paramtres


Ce sous-volet permet : de grer les numros de pice, dadapter le programme vos habitudes de travail ainsi qu votre activit (dlai client maximum, validation en saisie, saisie cabinet comptable), de dterminer les registres grs par la socit, de dfinir les journaux des -nouveaux et les comptes concerns, de prciser les comptes de rsultat de lexercice, de dfinir le mode de gestion de la TVA sur encaissements, denregistrer le nombre de jours maximum des dlais de rglement clients.

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Gestion des numros de pice

Protection de la zone N pice Cette case cocher permet dinterdire la saisie et la modification des numros de pice quel que soit le journal. Numrotation continue pour le fichier Cette case cocher nest accessible que si loption Protection de la zone N pice est coche. Elle permet davoir une numrotation unique et continue pour lensemble des journaux.
Le journal des -nouveaux est toujours exclu de cette numrotation. Lorsque la case est coche, au niveau de la commande Structure / Codes journaux : Tous les journaux ont loption non modifiable de numrotation Continue pour le fichier ; Le journal des -nouveaux a, par dfaut, loption Continu pour le journal. Il a donc une numrotation part de la numrotation gnrale.

Incidences de la protection des numros de pice

La protection des numros de pice a une incidence sur toutes les fonctions alimentant les journaux, c'est-dire : Saisie des journaux : le numro de pice est affect au moment de la validation de la ligne. Saisie par modle : le numro de pice est affect au moment de la validation de la pice. Interrogation gnrale / Interrogation tiers : les critures gnres par ajustement lettrage manuel ou automatique sont numrotes partir du dernier numro de pice utilis quelle que soit la valeur dfinie dans le modle de saisie. Import des critures au format Ligne 100 et 30 : si le numro de pice est protg, l'import dans ce format doit galement l'appliquer. Le numro de pice qui figure dans le fichier est donc recalcul partir du dernier numro utilis pour le fichier ou journal selon le cas. Importation des critures au format Sage et Ciel (Communication) : l'option Conserver la rfrence pice d'origine est systmatiquement applique, quelle que soit sa valeur. Importation des critures au format Sage ou Sage Coala (Synchronisation) : afin de conserver lquilibre des pices, il est conseill lutilisateur de cocher les options Protection de la zone N pice et Numrotation continue pour le fichier. En effet, si le numro de pice est absent du fichier comme par exemple pour les critures gnres partir du programme Sage Coala, lapplication doit la renumroter automatiquement. La renumrotation se fera en fonction de lordre de tri suivant : code journal, date, numro de pice, rfrence pice.

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Ce processus nempche pas la prsence dun mme numro sur plusieurs pices comptables mais garantit lunicit des pices par priode (indispensable pour une bonne gestion de la TVA).

Rapprochement bancaire : les critures d'ajustement sont numrotes partir du dernier numro de pice utilis quelle que soit la valeur dfinie dans le modle de saisie. Ecritures d'abonnement : les critures gnres sont numrotes partir du dernier numro de pice utilis quelle que soit la valeur dfinie dans le modle de saisie. Rvaluation des dettes et crances : les critures gnres sont numrotes partir du dernier numro de pice utilis quelle que soit la valeur dfinie dans le modle de saisie. Dclaration de taxes : les critures gnres sont numrotes partir du dernier numro de pice utilis quelle que soit la valeur dfinie dans le modle de saisie.

Saisie cabinet

Complment zro Si cette option est coche, le programme complte automatiquement par des zros la racine du compte saisi, sil existe. Si le compte nexiste pas, la liste des comptes apparat pour vous permettre den choisir un. Il est ncessaire que la longueur des comptes soit fixe et non flottante. Reportez-vous au Volet Initialisation - A propos de, page 61 de cette mme fonction.
Cette option est grise lorsque les comptes gnraux sont de longueur variable.

Validation par Cette option dtermine le mode de dplacement du curseur en saisie (si vous prfrez le clavier la souris). Tabulation : vous actionnerez la touche TABULATION du clavier pour dplacer le curseur sur les zones de saisie renseigner. Entre : vous utiliserez la touche ENTREE. Cette option ne concerne que la commande Traitement / Saisie des journaux. Dans les autres fentres, la touche TABULATION permet de se dplacer de zone en zone.
Vous pourrez galement utiliser la souris en cliquant successivement sur les zones renseigner.

Registre

Ces options permettent de slectionner le type de registre gr dans votre socit. Les deux registres proposs (rvision et taxe) regroupent des informations complmentaires relatives aux critures. Gestion registres rvision Les registres Rvision sont utiliss dans le cadre d'une rvision comptable des comptes. La saisie de ces registres pourra s'effectuer en saisie des critures et en interrogation de compte. Gestion registres taxe Les registres Taxe sont utiliss pour grer les cas particuliers de taxes. Ils constituent galement llment de base pour la gestion de la TVA aux encaissements. Leur utilisation pour la dclaration de taxes aux encaissements sera dcrite au chapitre traitant de la saisie des journaux. En fonction du (ou des) registre(s) coch(s), lors de la saisie des journaux, le programme proposera une fentre de saisie supplmentaire, permettant l'enregistrement des informations ncessaires au registre. Registres taxe Cette zone liste droulante offre les choix suivants : Mise jour automatique : les registres taxe sont mis jour automatiquement. Cette option sapplique dans les cas suivants : en saisie partir dun modle, en saisie manuelle ds que lquilibre dune pice est vrifi.

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Pas de mise jour : aucune mise jour du registre des taxes nest effectue. Aprs confirmation : la mise jour des registres de taxes est subordonne confirmation.

TVA sur les encaissements

Utilisation des registres Par dfaut cette case nest pas coche. Si vous la cochez, le calcul des registres de trsorerie sera effectu selon le mode daffectation de la TVA dfini ci-dessous. Lutilisation des registres taxes pour la dtermination de la TVA sur les encaissements nest disponible quen version Pack +. Mode daffectation Cette zone permet de calculer pour chaque rglement enregistr, quil soit total, partiel, multichances ou multifactures, la rpartition du montant entre hors taxe et TVA. Il existe deux modes daffectation : Au prorata des montants Hors Taxe : cest la valeur propose par dfaut. Priorit aux taux sur les dbits : les affectations de TVA seront effectues en priorit pour les taux sur dbit, ensuite pour les taux sur encaissements et rgime gal pour les taux les plus levs.

Version

Journaux de report des nouveaux

Type dcriture Le type des critures passes sur ce journal sera au choix : Normal : ce type correspond aux critures de gestion quotidienne (achat, vente...). A-nouveau : ce type correspond aux critures d-nouveaux saisies directement par lutilisateur dans le journal dsign plus haut. Journal gnral Renseignez dans cette zone le code du journal gnral des -nouveaux. Cette information permet : de proposer automatiquement ce journal, lors de la gnration des -nouveaux en fin et en dbut dexercice, dattribuer aux critures saisies sur ce journal, lors de la cration dun nouveau dossier comptable ou lors dajustements effectus, le type -nouveau manuel. Les critures gnres par la commande Nouvel exercice conservent le statut -nouveau quel que soit le journal slectionn : journal d-nouveaux dfini ou autre journal de type gnral.
Loption Rserv IFRS du journal de type Gnral slectionn ne doit pas tre coche. Si tel est le cas, un message dalerte bloquant saffichera. Il faudra alors slectionner un autre journal. Lors de la saisie ou de la modification dlments comptables dans ce journal des -nouveaux, les critures peuvent avoir le statut -nouveau et tre gres comme telles dans les ditions du Grand-livre et de la Balance.

Journal OD analytique Zone permettant de saisir ou de slectionner un code journal dOD analytiques pour les reports des sections analytiques. Cette information nest pas obligatoire. Journal IFRS Cette zone permet de saisir ou de slectionner un journal pour les reports des -nouveaux IFRS. Cette saisie nest pas obligatoire. Si la gestion IFRS na pas t slectionne, cette zone napparat pas. Si la gestion IFRS a t paramtre, les slections possibles dans cette zone dpendent du choix fait dans la zone Application des normes comptables IFRS du volet Initialisation de la prsente fonction : si le choix porte sur Journaux IFRS, seule la slection dun journal de type Gnral avec loption Rserv IFRS coche est autorise ; dans le cas contraire un message dalerte bloquant saffichera ;

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si le choix porte sur Tous les types de journaux, il est possible de slectionner nimporte quel journal de type Gnral. Un message dalerte bloquant saffiche si le journal nest pas de ce type. Voir le Volet Initialisation - A propos de, page 61. Journal ODA IFRS Zone permettant de saisir ou de slectionner un code journal dOD analytiques pour les reports des -nouveaux IFRS. Cette information nest pas obligatoire. Cette zone est masque si la gestion IFRS na pas t demande. Si le choix fait dans la zone Application des normes comptables IFRS du volet Initialisation de la prsente fonction est Journaux IFRS, seule la slection dun journal comportant loption Rserv IFRS coche est autorise ; dans le cas contraire un message dalerte bloquant saffichera.

Rsultat de lexercice

Comptes Pour la gnration des -nouveaux et laffectation du rsultat, il est possible de dfinir les comptes utiliss par dfaut pour les comptes : douverture, de bnfice et de perte.
Un contrle permet de vrifier que les comptes dfinis existent bien.

Dlai client maximum (jours) Indiquez le nombre de jours maximum tolr pour les rglements clients. Lors de l'enregistrement des critures, le programme propose une date d'chance calcule automatiquement (modifiable) en fonction du mode de rglement enregistr dans la fiche du tiers (commande Plan tiers). Si lors de la validation dune ligne dcritures sur un tiers de type client, le nombre de jours dchance calcul par le programme est suprieur au dlai fix ici, un message davertissement apparat.

Sous-volet Rapprochement Volet Paramtres


Ce volet regroupe les options spcifiques la gestion des extraits permettant la gnration des critures comptables.

Gnration des critures comptables

Les zones de cet encadr permettent de gnrer des critures comptables partir des mouvements bancaires saisis ou incorpors.

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Recherche systmatique des critures Cette option permet, lors de la saisie des extraits bancaires, la recherche des critures non lettres du tiers afin de les lettrer avec les critures de rglement saisies. Type dcart Liste droulante permettant de prciser le type dcart partir duquel sera effectue la recherche des critures non lettres : Ecart de montant : (valeur par dfaut) la recherche dcritures seffectue sur le montant. Ecart de pourcentage : la recherche dcriture seffectue sur un pourcentage qui peut ventuellement dpasser 100 % du mouvement bancaire saisi. Ecart de montant Cette zone sert la saisie de la valeur de tolrance pour la recherche des critures non lettres. Elle portera sur les critures en tenant compte de la fourchette dfinie (en plus ou en moins). Cette valeur doit tre saisie en montant ou en pourcentage en fonction du choix fait dans la zone Type dcart. En cas de pourcentage, celui-ci ne doit pas comporter de dcimales. Exemple Pour un montant de 100 avec un cart de 3, le programme affichera la liste des critures dont le montant est compris entre 97 et 103, bornes comprises. Compte dattente Cette zone liste droulante permet de slectionner le compte par dfaut utilis pour la gnration des critures comptables. Report du N dextrait Liste droulante permettant de prciser dans quelle colonne sera report le numro de lextrait de compte issu de la fonction Saisie des oprations bancaires : Pice trsorerie (valeur par dfaut), Rfrence pice, N de pice. Ce dernier choix nest pas disponible dans le cas o une numrotation des journaux continue pour le fichier a t paramtre et la protection du numro de pice demande. Voir les fonctions Saisie des oprations bancaires, page 369, Codes journaux, page 289 ainsi que le Sous-volet Saisie Volet Paramtres, page 66. Une criture de contrepartie unique Cette option, si elle est coche, centralise en une seule ligne les critures. Par dfaut (non coche) autant de lignes dextraits que de pices sont gnres.

Escomptes clients / fournisseurs

Code journal Zones permettant lenregistrement du code journal sur lequel seront passes les critures relatives aux carts descomptes clients ou fournisseurs issues de la fonction Saisie des oprations bancaires. Modle Zones liste droulante permettant de slectionner le modle de saisie qui permettra le calcul des carts descomptes accords aux clients ou par les fournisseurs. Suppression des extraits aprs incorporation Si cette case est coche, le programme supprimera automatiquement le fichier de transfert des extraits de comptes aprs lavoir incorpor (tlcharg) dans le fichier comptable. Rapprochement sur Cette zone permet dindiquer sur quelle devise est effectu le rapprochement bancaire automatique : Monnaie de tenue de comptabilit (valeur par dfaut), Devise du RIB.

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Version

Cette zone est disponible uniquement dans la version 100 Pack +.

Volet Prfrences - A propos de


Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Prfrences ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Le volet Prfrences permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent la saisie, limportation ou lexportation des donnes, les ditions du dossier.

Paramtres de saisie

Equilibre devises La zone vrifie lquilibre des lignes exprimes en devises, savoir : Montant en devise * Cours de la devise = Montant en monnaie de tenue de comptabilit. Cette zone existe uniquement dans la version 100 Pack +. La zone liste droulante propose quatre actions en cas de dsquilibre : Non : aucune correction nest effectue. Cest la valeur propose par dfaut par le logiciel. Afficher un message dalerte : aucune modification nest effectue, mais un message saffiche pour prvenir du dsquilibre. Modifier le montant en devise : le montant en devise est automatiquement ajust pour vrifier lgalit. Modifier le cours de la devise : le cours est recalcul pour conserver les montants en devises et les montants en monnaie locale. Affectation analytique Cette zone permet de dfinir le traitement que le logiciel doit effectuer en saisie dcritures sur les comptes faisant lobjet dune rpartition analytique par dfaut. La ventilation peut tre : Manuelle : la ventilation se fait manuellement lors de la saisie. Automatique : la ventilation analytique sopre automatiquement ds quune ligne dcriture comportant une ventilation analytique par dfaut est valide. Aprs confirmation : la fentre Saisie analytique saffiche avec la rpartition par dfaut et il vous est demand de la confirmer.
Pour ces trois options, la fentre de saisie analytique napparat que si loption Saisie analytique est coche au niveau du journal et du compte.

Windows

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Ventilation des quantits/devises La zone liste droulante propose les choix suivants : Non : le logiciel neffectue aucune vrification de la ventilation analytique, que ce soit en quantit ou en devises. De ce fait, lutilisateur peut, au choix et ponctuellement, effectuer manuellement une rpartition en quantit ou en devises. Quantit : le contrle est automatiquement effectu sur la zone Quantit qui doit tre ventile 100% sur les cinq premiers plans analytiques. Devise : le contrle est automatiquement effectu sur la zone Montant devise qui doit tre ventile 100% sur les cinq premiers plans analytiques. Numro de pice rglement Cette zone permet lors de la gnration des rglements de stocker le numro du chque dans une des zones suivantes : Numro de pice : le 1er numro prcis dans la fentre de gnration des rglements est plac dans la colonne Numro de pice du journal de banque choisi pour le rglement. Ce numro est bien sr incrment pour chaque ligne de rglement. Rfrence pice : le logiciel numrote la pice automatiquement en fonction du journal. De ce fait, la facture perd sa rfrence dorigine, mais le journal conserve sa numrotation automatique. Libell : le numro de chque est indiqu dans les premiers caractres du libell. Ce dernier est ensuite complt par le libell dorigine ou le libell automatique selon le choix de lutilisateur. Appel des tiers La zone liste droulante propose les choix suivants pour la saisie des tiers en saisie des journaux : Sur le numro : lors de la saisie, la liste des tiers est affiche trie sur la zone Numro (valeur par dfaut). Sur lintitul : lors de la saisie, la liste des tiers est affiche trie sur la zone Classement. Appel des sections La zone liste droulante propose les choix suivants pour la saisie des sections analytiques en saisie des journaux : Sur le numro : lors de la saisie, la liste des sections est affiche trie sur la zone Numro (valeur par dfaut). Sur lintitul : lors de la saisie, la liste des sections est affiche trie sur la zone Classement. Ouverture compte en saisie Si cette option est coche, le programme autorise la cration d'un compte en cours de saisie d'un journal. Dans ce cas, tapez le radical du compte crer suivi de ? pour accder directement la fiche de cration d'un compte. Extourne/annulation en ngatif Cochez cette case doption pour permettre de contre-passer les critures en ngatif par la fonction Visualisation dune pice. Suppression aprs validation Cochez cette option pour autoriser la suppression d'une criture (ou plusieurs) dans le journal tant que celui-ci na pas t cltur.
Aprs une clture, partielle ou totale, la suppression d'une criture (enregistre sur la priode clture) devient impossible mme si cette case est coche.

Rappel

Solde minimum Zone de 14 caractres numriques permettant de dfinir le seuil en dessous duquel les relances ne sont pas effectues. Si aucun montant nest renseign, les relances seront effectues quel que soit le solde dbiteur du compte de tiers. Les valeurs ngatives sont interdites dans cette zone.

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Import

Mise jour en import Le programme permet dimporter un fichier de comptes de tiers. Si le fichier import contient un numro de compte de tiers existant dj dans le fichier comptable, indiquez le mode de mise jour effectuer : Sans modification : la procdure dimportation sera stoppe ds lors que le fichier dimportation contient un compte de tiers existant dans le fichier comptable, Modification : (valeur par dfaut) le programme remplacera le compte de tiers du fichier comptable par celui du fichier import, Choix manuel : le programme affichera un message vous invitant confirmer ou non la mise jour du compte. Le paramtrage de cette zone sapplique galement limportation des comptes en provenance de fichiers Sage (fichiers dexportation comportant lextension .PNC).
Les paramtrages faits dans cette zone ne sont pas observs lors dimportation de donnes laide de la commande Fichier / Communication.

La mise jour porte sur les zones du fichier dimportation suivantes.


Champ Type de compte G X A 13 AN (1) 31 AN 1 AN 2 AN 1 AN 13 AN 21 AN 21 AN 6 AN 21 AN 15 AN Voir ci-dessous Non repris Non repris Pour les tiers, correspond au compte collectif Modifiable Modifiable Modifiable Modifiable Modifiable Type Interprtation dans la comptabilit Gnral Auxiliaire Analytique Numro de compte ou de section Mise jour Non applicable

Code du compte Intitul Sens privilgi / Nature (2) Caractristiques Niveau daccessibilit Regroupement / Compte associ Adresse 1 Adresse 2 Code postal Ville Tlphone

Non modifiable Modifiable Non modifiable

1. AN : caractre alphanumrique. 2. Sens privilgi / Nature : voir les explications ci-dessous.

Sens privilgi / Nature : linformation de ce champ est reprise de la manire suivante : Comptes gnraux : non repris. Comptes de tiers : correspond au type de tiers : C : client, F : fournisseur, D ou vide : autre (sauf si le compte associ est de nature Salari). Dans le cas dun compte de nature Salari, lors de limportation le logiciel vrifie pour les comptes de type D si le compte gnral associ appartient la nature de compte Salari dfinie dans loption A propos de / Options / Nature de compte et lui attribue, le cas chant, cette nature. Dans le cas contraire, le type Autre est attribu. Equilibre journal Cette option est utilise pour limport des critures. Deux choix vous sont offerts si le programme constate que les journaux en import sont dsquilibrs :

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Non : la procdure dimport est arrte. Par journal / priode : une criture dcart est gnre pour chaque journal / priode prsentant un dsquilibre.

Automatisation des carts

Compte dcart dbit / Compte dcart crdit Ces zones doivent tre obligatoirement renseignes si loption Par journal / priode a t slectionne dans la zone Equilibre journal. Les zones liste droulantes vous permettent de choisir dans le plan comptable de la socit les comptes gnraux appropris. Les comptes dcart dbit et crdit paramtrs pour limport sont galement utiliss pour la gnration automatique des critures dcart darrondi de conversion lors de la saisie dcritures en devise. La fonction dautomatisation des critures dcart darrondi de conversion est dtaille au paragraphe Saisie dun mouvement en devise de la fonction Journaux de saisie, page 405.
Vous devez galement renseigner ces deux zones si vous utilisez lEuroPassPort, afin dquilibrer les journaux aprs conversion des montants.

Pour en savoir plus sur la procdure de basculement vers lEuro avec lEuroPassPort, reportez-vous au Guide de lEuro. Analyse Grand-livre Cette zone permet de dfinir trois priodes de comparaison pour l'impression du grand-livre des comptes. Indiquez ici la dure, exprime en mois, de chacune de ces priodes. Exemple Si la premire priode est de 3 mois, il sera possible dadjoindre un Grand-livre au 30/06, une colonne de solde du 01/01 au 31/03 correspondant aux trois mois dfinis dans cette premire priode. Pour enregistrer les priodes danalyse, oprez de la faon suivante : slectionnez tout dabord une des trois priodes dans le menu local (la priode 1 est la plus rapproche, la priode 3 la plus loigne) ; tapez le nombre de mois dans la zone de saisie de droite ; rptez lopration pour les deux autres priodes. Exemple Si les priodes sont dfinies comme suit, pour un exercice de 12 mois : Priode 1 : 4 - Priode 2 : 5 - Priode 3 : 3 - La priode 1 correspondra aux 4 premiers mois de l'exercice. La priode 2, aux 9 premiers mois. La priode 3, aux 12 mois de l'exercice. Rsultat zro Pour les impressions, le programme vous permet de demander ou non limpression des montants zro. Imprimer blanc : les rsultats zro ne seront pas imprims, Imprimer zro : les rsultats zro seront affichs sous la forme 0,00 (en fonction du format des montants choisi). Exemple Si le solde dun compte mouvement est nul, la colonne Solde de la Balance sera vide si loption Impression blanc a t choisie ; elle contiendra 0,00 si Impression zro a t slectionn. Confirmation suppressions Cette zone permet de demander une confirmation "manuelle" de l'utilisateur lors des suppressions. Trois options sont proposes : Aucune : en cas de suppression, le programme s'excute immdiatement sans demander confirmation l'utilisateur ; Elments : le programme demande confirmation avant toute suppression ; si la demande de suppression concerne plusieurs lments, une confirmation est demande pour chacun ;

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Liste : le programme demande galement confirmation avant toute suppression ; la diffrence de l'option prcdente, si la demande de suppression concerne plusieurs lments, la confirmation est globale. Cette zone ne concerne que le fichier comptable en cours d'utilisation. Si vous souhaitez protger la suppression de donnes par poste de travail (en rseau notamment), enregistrez vos rglages dans la commande Fentre / Prfrences. Code traitement Cette zone dtermine les informations proposes par dfaut lors de la cration d'un compte. Deux options sont proposes : Proche et Par nature. Proche : lors de la cration d'un compte de type Dtail, le programme recopie le paramtrage du compte dont le numro est le plus proche. Les informations rcupres sont : Report -nouveau (Aucun, Solde, Dtail), Type (Dtail), ainsi que toutes les options des cases cocher. Exemple Les comptes suivants sont crs : 444 Etat-Impts sur les bnfices, 4455 TVA dcaisser, 4458 TVA rgulariser. Lors de la cration du compte 4456 TVA dductible, le programme rcupre le paramtrage du compte 4455 (le plus proche numriquement). Par nature : les options paramtres au niveau de la nature de compte pour l'intervalle concern sont appliques. La dfinition des options applicables par nature et par intervalle est dtaille dans loption Nature de compte, page 103.

Volet Fiscal A propos de


Le volet Fiscal comporte trois sous-volets : Comptabilisation, Cerfa et EDI-TVA. Il contient toutes les informations relatives la dfinition des comptes et paramtres de comptabilisation des critures de TVA.
Macintosh

Le sous-volet EDI-TVA est absent de la version Macintosh. On accde au volet Fiscal en cliquant sur longlet correspondant sur Windows et sur le bouton Fiscal sur Macintosh.

Sous-volet Comptabilisation Volet Fiscal


Ce sous-volet contient toutes les informations relatives la dfinition des comptes et paramtres de comptabilisation des critures de TVA.

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Mise jour des critures de taxes

Code journal Slectionnez le code journal (de type Gnral) sur lequel les critures de TVA doivent tre enregistres. Un message derreur saffiche si le type du journal est incorrect. TVA dcaisser Le compte slectionn sur cette zone sera utilis par le programme pour quilibrer le journal si son solde est dbiteur (exemple : 4455100). Crdit de TVA Le compte slectionn sur cette zone sera utilis par le programme pour quilibrer le journal si son solde est crditeur (exemple : 4456700). Ecart darrondi dbit Le compte slectionn sur cette zone sera utilis par le programme pour gnrer les critures dcart lies aux diffrences darrondis survenues lors de la gnration des critures de TVA. En France, il sagit du compte 658000 Charges de gestion courante. Ecart darrondi crdit Le compte slectionn sur cette zone sera utilis par le programme pour gnrer les critures dcart lies aux diffrences darrondis survenues lors de la gnration des critures de TVA. En France, il sagit du compte 758000 Produits de gestion courante.
Larrondi est effectu la valeur entire la plus proche selon les nouvelles rgles darrondi. Pour chaque compte de TVA le programme enregistre une criture en sens inverse dans le journal slectionn.

Exemple Le compte 4457100 TVA collecte est crditeur au moment de la dclaration. Lors de la mise jour dans le journal, le programme enregistre au dbit la valeur calcule dans la colonne Taxes brutes de la dclaration de taxes. Lcriture est compose comme suit :
Zones Date de pice Numro de pice Rfrence de pice Numro de compte gnral Date saisie Selon numrotation code journal Rien Compte de taxe Information reprise

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Zones Numro de compte de tiers Contrepartie gnrale Contrepartie tiers Libell criture Mode de rglement Date dchance Devise Parit Quantit Montant devise Montant dbit Montant crdit Rien Compte dquilibre du journal (TVA dcaisser ou crdit de TVA) Rien Rgularisation TVA + Date saisie Rien Date saisie Rien Rien Rien Rien Reprise du montant crdit du compte de taxe Reprise du montant dbit du compte de taxe Information reprise

Remboursement demand

TVA rembourse Cette zone permet de slectionner un compte dans lequel, le cas chant et aprs gnration, un remboursement de TVA sera mentionn. Rubrique BCR remb. Cette zone permet dappliquer un code rubrique correspondant la constante comportant la valeur du remboursement demand.

Sous-volet Cerfa Volet Fiscal


Ce sous-volet contient toutes les informations ncessaires la dclaration papier selon le modle Cerfa.

Informations fiscales

Rgime Cette zone propose la liste des rgimes grs par le programme : Rel normal - CA3, Mini rel - CA3, Rel simplifi - CA12/CA12E,

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Rel simplifi agriculture - CA3.
Le rgime slectionn sera rappel dans le titre de la fentre Dclaration de taxes.

Recette Saisir dans cette zone le nom du centre des impts auquel vous tes rattach. Cette information figure sur les modles Cerfa. Les zones suivantes : N dossier, CM, CDI, Inspection, % dduction sont renseigner en fonction des indications portes sur les tats Cerfa imprims reus de ladministration fiscale. Date limite (Jour/Mois) La date limite est une donne variable (ou fixe si priodicit annuelle) sous la forme JJMM, avec JJ pour le jour limite de dpt et MM pour le mois. Elle dpend de la priodicit des dclarations. Mensuelle : entre le 15 et le 24 du mois suivant la priode de dclaration, selon la catgorie de redevable ; Trimestrielle : le 5 du 2me mois suivant le trimestre de dclaration (05/02, 05/05, 05/08 ou 05/11) ; Annuelle : le 30/04 de l'anne suivant l'anne de dclaration.
Il faut obligatoirement saisir la date pour les dclarations mensuelles ou trimestrielles.

Pour la slection du mois, une zone liste non ditable propose : Mois suivant, valeur par dfaut, Deuxime mois suivant, Janvier Dcembre (utilis dans le cas d'un dpt date fixe). Affiliation la chambre des mtiers Cochez cette case si lentreprise est affilie une Chambre des Mtiers.

Centre des impts

Cet encadr contient tous les renseignements relatifs au centre des impts auquel vous tes rattach. Ces informations figurent sur les modles Cerfa.

Sous-volet EDI-TVA Volet Fiscal


Ce sous-volet permet de dfinir les lments ncessaire la gnration EDI-TVA (TlTVA).
Macintosh

Ce volet est absent de la version Macintosh du programme.

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Identification du redevable

N FRP Saisir le numro FRP issu de deux informations prsentes dans le fichier comptable : Code recette (7 caractres), Numro de dossier (6 caractres), plus une cl (2 caractres). Des contrles sont prsents sur cette zone afin de vrifier la validit du numro saisi.
A lattention des utilisateurs, le N FRP figure : Pour les entreprises relevant des BIC/IS/IS groupe : sur la dernire dclaration de TVA primprime reue (3310 CA3, 3517 S CA12/CA12E). les exploitants qui reoivent des dclarations 3310 CA3 pridentifies utilisent le n FRP figurant sur le dernier imprim 3310 CA3 reu ; les exploitants qui ne reoivent pas de dclaration 3310 CA3 pridentifie utilisent le n FRP qui figure sur le dernier bulletin d'chance trimestriel n 3525 bis en leur possession ou sur la dclaration rcapitulative n 3517 bis CA12A, si elle est plus rcente (non gre dans la Comptabilit 100 et 30). sur le dernier imprim (pour les assujettis la TVA). Pour les exploitants agricoles :

Pour les titulaires de revenus non commerciaux : -

Reprsentant Slectionnez dans la bote liste le reprsentant lgal de lentreprise : Principal (valeur par dfaut), les informations tlphone et E-mail du volet Identification seront gnrs dans le fichier EDI-TVA. Liste des noms et prnoms des contacts enregistrs dans le volet Contacts (les informations suivantes sont restitues : nom, prnom, fonction, tlphone et e-mail). Avec ce choix, la saisie de la fonction devient obligatoire dans le volet Contacts. Voir le Volet Identification - A propos de, page 59 et le Volet Contacts - A propos de, page 65.

Procdure EDITVA

Typologie entreprise Slectionnez dans la liste la typologie de lentreprise : Non dfinie (valeur par dfaut) ; Appartient au primtre de la DGE, quel que soit le chiffre daffaires de lentreprise ; CA suprieur 15 millions deuros, si lentreprise est hors du primtre de la DGE ; CA compris entre 760 000 et 15 millions deuros, si lentreprise est hors du primtre de la DGE ; CA infrieur 760 000 euros, si lentreprise est hors du primtre de la DGE. Lobligation dune part de souscrire sa dclaration par voie lectronique et dautre part, dutiliser un moyen de paiement particulier est li la typologie dentreprise :
Typologie Appartient au primtre de la DGE CA suprieur 15 millions d'euros Tldclaration Obligatoire Obligatoire Tlpaiement Obligatoire Obligatoire Moyen de paiement autoris Tlrglement A Tlrglement A

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Typologie Tldclaration Tlpaiement Facultatif Moyen de paiement autoris Virement, Tlrglement A si adhsion TlTVA. Espces, Chque, Virement, Tlrglement A si adhsion TlTVA.

CA compris entre 760 000 et 15 Mil- Facultatif lions d'euros CA infrieur 760 000 euros Facultatif

Facultatif

Une information Procdure TlTVA obligatoire (dclaration et paiement) est restitue dans le fichier EDITVA dans le cas o lentreprise : appartient au primtre de la DGE (Direction des Grandes Entreprises), a un chiffre d'affaires suprieur 15 millions d'euros.

Elle peut tre l'origine du rejet du fichier si mal renseigne. Veillez bien slectionner la catgorie d'entreprises laquelle vous appartenez.

Adhsion Tldclaration Case cocher, non coche par dfaut, permettant l'utilisateur d'indiquer qu'il a bien adhr la procdure de dclaration de TVA.
Mme si vous entrez dans le cadre des entreprises obligataires, ne cochez cette zone que si, d'une part vous avez effectu les dmarches pour adhrer la procdure TlTVA, et d'autre part, vous avez reu la "lettre de prise en compte de la souscription". La procdure TlTVA ne devient oprationnelle qu' partir de ce moment-l. Dans le cas contraire, votre fichier de dclaration sera systmatiquement rejet.

Adhsion Tlpaiement Case cocher accessible uniquement si la zone Adhsion Tldclaration est coche. Un tlpaiement seul ne peut en effet pas tre gnr. Cette zone est par dfaut coche, non accessible si l'utilisateur entre dans le cadre de la loi avec l'obligation de souscrire et payer sa TVA par voie lectronique.

Autre tiers metteur

Autre tiers metteur Case cocher, non coche par dfaut, permettant d'indiquer si la dclaration de l'entreprise est effectue par un autre tiers : expert-comptable pour le compte de son client, maison mre pour les filiales Le fait de la cocher permet de saisir les informations pour l'identification du tiers metteur. Identification du tiers metteur L'utilisateur doit saisir les coordonnes du tiers metteur. Cession / Cessation Case cocher, non coche par dfaut permettant d'indiquer si l'entreprise est en cours de cession ou cessation d'activit. En effet, dans ce cas, le redevable dispose d'un dlai lgal pour dposer ses dclarations fiscales de clture d'activit. Dans TlTVA, tout dpt de dclaration reste autoris jusqu'au 31/12/N+2, N tant l'anne de cession/cessation. Au-del de ce dlai, les dclarations doivent alors seffectuer sur un formulaire papier. A la validation de la saisie, un message d'alerte bloquant est affich si au moins une information obligatoire n'est pas saisie : La saisie des zones Raison sociale, N Siret, Adresse, Code postal et Ville, Tlphone est obligatoire ! avec le bouton OK pour refermer le message et revenir sur le volet.

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Volet Ajustement lettrage A propos de


Rappelons que le lettrage consiste pointer les mouvements de sens oppos, c'est dire les mouvements dbiteurs et crditeurs, dun compte. Vous pouvez ainsi pointer factures et avoirs, factures et rglements, factures et acomptes... Si ce lettrage rvle une diffrence, il convient denregistrer une criture dajustement. Le volet Ajustement lettrage permet denregistrer les paramtres de gnration dcritures dquilibrage en cas de lettrage dsquilibr d un cart de rglement, un cart de change ou darrondi de conversion. Voir les fonctions Interrogation et lettrage, page 470 et Interrogation tiers, page 488. Exemple Un client dbiteur de 1 000,00 . rgle la somme de 999,00 . pour solde de tout compte. Aprs lettrage de son compte, le solde constat est de 1,00 . Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Ajustement lettrage ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Ce volet est compos de cinq sous-volets correspondants aux types de comptes ou de tiers. Les quatre premiers volets concernent les types de tiers : Client, Fournisseur, Salari, Autre. Le volet Gnral concerne les comptes gnraux. Le mode de saisie est identique pour chacun.

Ecart de rglement

Code journal Slectionnez le journal qui sera mouvement par lcriture dajustement. Voir la commande Codes journaux, page 289. Modle de saisie dbit / crdit Le programme propose les modles de saisie crs dont le type correspond au journal choisi. A dfaut, la liste complte des modles de saisie est propose. Slectionnez le schma dcriture adapt un ajustement dbiteur dans lencadr Dbit. Si le compte est dbiteur, le programme utilisera ce modle de saisie. Procdez de la mme manire au crdit. Exemple Sur le volet Client : Perte sur ajustement client. Sur le volet Fournisseur : Produit sur ajustement fournisseur. Slectionnez le schma dcriture adapt un ajustement crditeur dans lencadr Crdit. Si le compte est crditeur, le programme utilisera ce modle de saisie.

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Exemple Sur le volet Client : Produit sur ajustement client. Sur le volet Fournisseur : Perte sur ajustement fournisseur. Maximum Indiquez le montant maximum de lcart qui entranera la gnration dun ajustement.

Ecart darrondi de conversion

Il ne peut y avoir dcarts de conversion que si deux devises sont quivalentes. Cest le cas de lEuro et du Franc durant la phase de transition, ainsi que toutes les monnaies de la zone Euro ou monnaies In. Un cart de conversion peut tre gnr : Lors des saisies en devise sur les journaux si les paramtrages ncessaires ont t raliss. Cette possibilit doit tre permise dans la commande Fentre / Prfrences. Par la fonction Rglement tiers : cest le cas lorsque des diffrences de rglement interviennent pour un montant infrieur au seuil d'cart d'arrondi de conversion dfini. Par la fonction Calcul diffrence de change : les modles dcart de conversion sont en priorit appliqus lorsque les devises des factures et rglements sont des monnaies In. Pour plus d'informations sur la conversion lors des saisies, reportez-vous au paragraphe Automatisation des carts, page 75. Exemple Supposons que la monnaie de tenue de comptabilit soit le Franc franais, la devise dquivalence leuro et que : 1 Euro = 6,55957 FRF Supposons galement que 10 factures soient mises dun montant de 10 Euros (soit 655,96 FRF chacune), soit au total 656,00 FRF. Le rglement slve 100 Euros, soit 655,96 FRF do un cart de 4 centimes. Lors du rglement tiers, le lettrage en devises est quilibr tandis que celui en monnaie locale ne lest pas du fait de lcart des 4 centimes. Une criture dcart de conversion est alors gnre. Pour pouvoir gnrer des carts de conversion, renseignez les zones suivantes : Gestion des carts de conversion Cocher cette case permet de grer les carts de conversion lorsque les devises des critures (factures et rglements) lettres appartiennent toutes la zone Euro. Les zones qui suivent sont alors actives. Pour en savoir plus sur lInverseur, reportez-vous au Manuel de la gamme. Code journal La zone liste droulante permet de dfinir le journal de type gnral sur lequel seront enregistres les critures dajustement. Modles dbit / crdit Le programme propose les modles de saisie crs dont le type correspond au journal choisi. A dfaut la liste complte des modles de saisie est propose. Slectionnez le schma dcriture adapt un ajustement dbiteur dans lencadr Dbit. Si le compte est dbiteur, le programme utilisera ce modle de saisie. Procdez de la mme manire au crdit. Seuil Dterminez le montant du dsquilibre maximum (en valeur absolue) au-dessous duquel le programme pourra gnrer des critures dcart de conversion ; au-del, il s'agit d'un cart de rglement.

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Ecart de change

Code journal La zone liste droulante vous permet de slectionner un journal de type gnral. Modles de saisie Dbit / Crdit La zone liste droulante vous permet de slectionner un modle de saisie de type gnral. Ce dernier dfinit les comptes utiliss en cas dcart de change.
Les carts de change sont gnrs grce la fonction Calcul diffrence de change suite un lettrage en devise quilibr alors que le lettrage en monnaie locale ne lest pas.

Exemple Facture Rglement

1000 Francs suisses = 681 (parit=6,81) 1000 Francs suisses = 680 (parit=6,80)

Volet Communication A propos de


Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Communication ou sur le bouton correspondant pour la version Macintosh du programme. Le volet Communication permet denregistrer toutes les informations ncessaires au transfert des donnes par le moyen de la commande Fichier / Communication.

Les zones renseigner sont les suivantes.

Modalits de transfert des donnes

Sens du transfert Slectionnez dans la bote liste le sens du transfert : Client -> Expert-comptable qui identifie par dfaut lmetteur en tant que client. Expert-comptable -> Client qui identifie par dfaut lmetteur en tant quexpert-comptable. Type Slectionnez dans la bote liste le type du transfert : Communication permet le transfert des donnes par lintermdiaire du fichier propritaire Sage Ligne 100 ou Ciel. Synchronisation permet le transfert des donnes par l'intermdiaire dun fichier XML.

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Macintosh

Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent gnrer que des transferts en Communication.
Un message de confirmation saffiche pour toute modification du sens ou du type de transfert car elle peut gnrer des distorsions entre les dossiers. Le bouton Oui rend le changement effectif alors que le bouton Non ne prend pas en compte les modifications.

Moyen de communication
Macintosh

Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne grent pas cette zone. Slectionnez dans la bote liste le moyen de communication du transfert : Messagerie, Fichier magntique. Logiciel destinataire Slectionnez dans la bote liste le logiciel destinataire du transfert : Sage 30 & 100, Sage Coala, Ciel (choix non disponible en synchronisation).

Identification Expert-Comptable

N dossier Zone de 8 caractres alphanumriques majuscules. Enregistrez dans cette zone le numro de dossier que lexpert comptable a attribu au client. Cette information sera reprise dans lobjet du message gnr. Elle doit tre unique pour viter tout mlange de dossiers. Intitul Expert Comptable Zone de 35 caractres alphanumriques (maximum) pour lenregistrement du nom de lexpert. E-mail Expert comptable Adresse E-mail du cabinet de lexpert comptable (zone de 69 caractres alphanumriques maximum). Cette information est utilise par le programme du client pour envoyer les fichiers lexpert comptable. Code expert comptable Zone spcifique ddie Coala de 8 caractres alphanumriques permettant didentifier lexpert-comptable via le serveur Cool.
Cette zone doit tre renseigne obligatoirement si le logiciel destinataire est Sage Coala.

E-mail Client Adresse E-mail du client (zone de 69 caractres alphanumriques maximum). Cette information est utilise par le programme de lexpert pour envoyer les fichiers au client. Dernire synchronisation le Zone non accessible reprenant la date saisie sur l'assistant par le client lors de la dernire synchronisation lorsque la gnration des donnes a totalement aboutie. Cette zone ainsi que la suivante napparaissent au bas de lcran que si le choix Synchronisation a t fait dans la zone Type. Dernire validation le Zone non accessible reprenant la date spcifie par l'expert-comptable sur l'assistant de synchronisation et prsente dans le fichier XML.

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Volet Options - A propos de


Pour accder ce volet, cliquez sur longlet Options ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Le volet Options regroupe les informations gnrales quil est indispensable de renseigner avant toute utilisation du programme de comptabilit. Les options paramtrables sont : les champs statistiques tiers : ils sont utiliss pour raliser des slections lors des impressions ; les codes interbancaires ou codes AFB : ces codes, dicts par l'Association Franaise des Banques (AFB) permettent d'identifier le type d'opration figurant dans les relevs ou extraits de compte (chques pays, remise chques sur place, virements mis ) ; les codes risques : ils refltent la solvabilit ou linsolvabilit potentielle dun client ; les devises : cette option permet de pr enregistrer les donnes relatives aux devises utilises lors des transactions avec vos clients et fournisseurs ; les fichiers lis : vous pouvez, dans cette option, vrifier quels fichiers de travail sont associs aux programmes Sage dont vous disposez et les modifier ventuellement ; les filtres de rvision : cette option est accessible uniquement si un fichier expert est ouvert ; les informations libres : cette option permet dajouter aux fiches des comptes gnraux, des comptes de tiers, des sections analytiques et des critures gnrales, des informations complmentaires personnalises ; les modes de rglement : ils sont utiliss dans les comptes de tiers pour enregistrer le mode de rglement habituel des clients et prslectionner un mode de rglement par fournisseur ; ils sont galement accessibles en saisie des critures ; les motifs de rejet : ils codifient les diffrents cas de rejet des oprations bancaires ; les natures de compte : elles regroupent des comptes de mme nature et permettent un contrle de la cohrence des critures saisies, ainsi que des automatismes de saisie suivant le type de journal mouvement ; les niveaux d'analyse : ils permettent d'tablir une classification des dpenses indpendante des plans et sections analytiques, ainsi que des champs statistiques ; lorganisation : cette option permet de dfinir les colonnes que l'on souhaite voir l'affichage dans les fentres du menu Traitement ; les pays : cette option vous permet denregistrer les diffrents pays avec lesquels vous tes en relation ; les priodes de rappel : elles permettent d'diter des commentaires, en fonction du nombre de jours de retard de paiement des clients, lors de l'dition des lettres de relance et permettent des slections dans la commande Rappels/Relevs clients ; les plans analytiques : un plan analytique regroupe un ensemble de sections analytiques ; un plan analytique particulier supplmentaire peut tre affect la gestion IFRS ; les services de contacts : option permettant denregistrer lintitul des services auxquels appartiennent les contacts ; la structure des banques : cette option correspond la codification des RIB et au contrle de cl ; les types de tiers : ils permettent le rattachement des comptes gnraux aux comptes de tiers ou leur cration automatique (lorsqu'ils n'existent pas).

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La liste des options est classe par ordre alphabtique dintitul. Cette premire liste est fixe, vous ne pourrez ni ajouter, ni supprimer ou modifier les lments contenus. Vous pouvez dplacer le curseur dans cette liste au moyen des touches BAS ou HAUT. Pour descendre dans la hirarchie des options, cliquez sur loption retenue puis sur le bouton Voir/ modifier de la barre doutils Navigation. Vous pouvez aussi cliquer deux fois sur sa ligne. La liste des sous-options vous est alors propose. Exemple Les Champs statistique tiers donnent encore accs un niveau infrieur, procdez de la mme faon pour latteindre. Remontez dans la hirarchie des niveaux en cliquant sur le titre de la liste et en choisissant loption souhaite. Pour ajouter une sous-option, cliquez sur une ligne vide puis tapez la dsignation et les informations dans les zones en bas de la fentre. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou validez par la touche ENTREE. Pour une modification, cliquez sur loption en question. Ses caractristiques saffichent alors dans les zones de saisie, droite de la liste. Aprs correction, cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation. Pour supprimer une option existante, cliquez dessus puis sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Si le contenu de l'option donne accs des sous-options, celles-ci devront tre pralablement supprimes.
Attention ! La correspondance entre un lment dun des fichiers de structure et une option seffectue selon lordre des listes doption. Par consquent, si vous modifiez lordre dune liste doptions aprs leur affectation certains lments, ceux-ci ne seront plus associs leur option dorigine.

Rappelons que l'impression des options s'effectue l'aide de la commande Fichier / Imprimer les paramtres socit / Dossier.

Champ statistique tiers


Les champs statistiques permettent laffectation dinformations supplmentaires sectorielles, par activit ou toute autre classification, utilises comme critres de slection lors des impressions.

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Utilisateurs du programme Sage Gestion commerciale : les champs statistiques tiers enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans la gestion commerciale.

Ils sont dfinis sur deux niveaux : un premier servant lenregistrement des intituls des champs et un deuxime servant leur numration. Le nombre dintituls de champs est limit 10 (de 35 caractres maximum) mais celui des numrs est illimit. Les champs statistiques sont utiliss : dans les comptes de tiers, volet Complment, pour leur affectation lun de ces champs, dans les postes budgtaires, dans ldition de certains tats (Statistiques tiers). Pour accder au niveau suivant, faites un double-clic sur l'intitul du champ statistique enregistrer.

Il nest pas possible de slectionner une ligne vide avant de taper son contenu. Tout ce que vous tapez dans la zone Intitul (21 caractres maximum) va se ranger dans la liste par ordre alphanumrique. Il est donc possible que ce que vous tapez ne se place pas dans lordre logique que vous souhaitez. Lordre de classement du programme est le suivant : signes de ponctuation, chiffres, lettres, majuscules, lettres minuscules. Exemple Vous voulez effectuer des statistiques sur limplantation rgionale de vos clients. Vous pouvez crer un champ statistique appel Localisation clients et comme numrs statistiques les rgions dans lesquelles ils sont implants.
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Cette option permet denregistrer les codes interbancaires qui seront associs aux mouvements bancaires figurant dans les relevs ou extraits de compte. Ils sont notamment utiliss lors du rapprochement bancaire automatique.

La liste des codes dj enregistrs est prsente. Leurs caractristiques sont les suivantes : Code AFB Zone obligatoire de 2 caractres numriques. Ce code correspond la codification des diffrents types doprations par lAssociation Franaise des Banques.
Deux codes AFB identiques peuvent coexister sils ont une zone Sens diffrente.

Code nature Zone de 5 caractres alphanumriques majuscules. Ce code permet de classer les mouvements bancaires par nature facilement identifiables. Intitul Zone obligatoire de 35 caractres alphanumriques maximum. Sens Cette zone liste droulante propose les choix suivants selon le type de la transaction : Dcaissement bancaire ou Crdit comptable, Encaissement bancaire ou Dbit comptable. Mode de rglement associ Cette zone liste droulante propose une srie de type de mode de rglement qui, associ aux autres paramtres, permet un rapprochement bancaire automatique performant.
Un mode de rglement peut tre utilis pour plusieurs Codes AFB.

Pour plus dinformations, veuillez vous reporter loption Mode de rglement, page 101.

Code risque
Cette option permet denregistrer les codes risque qui seront associs chaque client. Un code risque reflte la solvabilit ou linsolvabilit potentielle dun client.

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Dix codes risque peuvent tre enregistrs, chacun tant associ une action. Chaque client se verra appliquer laction du code risque qui lui est rattach.
Le premier code risque de la liste tant affect par dfaut tout nouveau compte client, il est conseill dy enregistrer le plus courant.

Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale. Les codes risque enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans la gestion commerciale.

Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques maximum.


Les actions et dpassements dencours nont pas de rpercussions en comptabilit. Ces zones ne concernent que les utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale.

Action Slectionnez laction associer au code risque en cours : A livrer (valeur par dfaut) : cette action na aucun effet sur la gestion des pices du client auquel le code risque est rattach, A surveiller : la cration ou la transformation dun bon de commande client en bon de livraison ou en facture saccompagnera dun message davertissement sur la possibilit dun problme de rglement, A bloquer : la transformation dun bon de commande client en bon de livraison ou en facture ne pourra pas tre ralise. Il sera toutefois possible de crer un devis et/ou un bon de commande avec un message davertissement sur la solvabilit du client. Dpassement dencours Enregistrez une fourchette de montants de dpassement associer au code risque. Le programme utilisera ces montants en gestion commerciale pour associer automatiquement un code risque chaque client.
Les fourchettes de montants de deux codes risque ne doivent pas se chevaucher.

Devise
Cette option permet d'enregistrer les donnes relatives aux devises utilises lors des transactions avec vos clients et fournisseurs (la devise privilgie ou par dfaut de chaque tiers est enregistre sur sa fiche). Grce ces informations, le programme convertit automatiquement les montants saisis sur les journaux.

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Si votre activit ncessite une gestion des devises, enregistrez les informations suivantes. Intitul Saisie obligatoire du libell de la devise (35 caractres alphanumriques maximum) qui apparatra sur la liste de slection lors de la saisie des fiches tiers et en saisie des journaux. Unit montaire / Sous unit Indiquez lunit et la sous unit montaire de la devise. Format Format utilis, en saisie des journaux, dans la colonne Montant devise. Le format par dfaut est # ##0,00. Le signe # remplace nimporte quel chiffre. Les chiffres non significatifs ne sont pas imprims. Un 0 force limpression dun chiffre (quelconque) la position o il se trouve. Le programme accepte jusqu 31 caractres, chiffres, lettres ou signes de ponctuation.
Les montants en devise calculs par le programme seront arrondis en fonction du format des montants en devise enregistr (zone Format devise).

Sigle Zone de 5 caractres alphanumriques maximum. Elle indique le sigle permettant de reconnatre la devise dans laquelle sont exprims les montants affichs sur les barres de titres et de navigation, savoir monnaie de tenue de comptabilit ou devise dquivalence. Le champ Sigle vous permettra de visualiser dans quelle devise sont exprims les montants lcran : monnaie de tenue de comptabilit ou devise dquivalence. Il est important de le prciser pour une meilleure lisibilit des valeurs montaires. Zone Euro Cochez cette case si la devise appartient la zone Euro. Code ISO Il sagit dune norme internationale permettant de codifier de faon uniforme les diffrentes devises existantes. Le code ISO est utilis au niveau des RIB, pour la gestion des extraits et dans le fichier dimport / export. Vous disposez de 3 caractres alphanumriques pour saisir ce code. Exemple Pour les pays appartenant la zone Euro ou pays in, le code devise ISO est EUR. Code DEI Il sagit dun code provenant de ladministration fiscale permettant de remplir la dclaration dchange de biens. Ce code est utilis en Gestion commerciale. Vous disposez galement de 3 caractres alphanumriques pour saisir ce code.

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Cotation Cette zone permet dindiquer sil sagit du cours actuel ou de lancien cours. Le choix se fait par une zone liste droulante qui propose : Cotation et Ancienne cotation.

Cotation

Cet encadr permet dindiquer sil sagit du cours actuel ou de lancien cours en slectionnant lun des choix proposs par la zone liste droulante. Si vous slectionnez Cotation, renseignez les zones suivantes. Cours Cest le cours de la devise trangre en vigueur au-del de la date limite fixe pour lancienne cotation si celle-ci est renseigne.
Cette zone n'est pas accessible lorsque la case Euro est coche.

Mode de cotation Cette zone concerne la gestion de leuro : Incertain : cest le mode de cotation actuel. La devise trangre est exprime par rapport la devise de cotation. Soit 1 unit de la devise cre = x units de la devise de cotation. Exemple 1 USD =1,12345 Certain : cest le mode dexpression de leuro par rapport aux monnaies europennes des pays In. La devise de cotation sert de rfrence pour lexpression de la devise trangre. Soit 1 unit de la devise de cotation = x units de la devise trangre cre. Exemple 1 EUR = 1,12345 USD (et non 1 USD = 1,12345 EUR en mode incertain) Selon le mode de cotation, linterprtation du cours est diffrente dans la fentre de saisie des journaux : en cotation certaine, le montant en devise est divis par le cours pour obtenir le montant en monnaie courante. en cotation incertaine, le montant en devise est multipli par le cours pour obtenir le montant en monnaie courante. Exemple Lexpression du dollar selon les modes certain et incertain :
Intitul Dollar US Dollar US Mode de cotation Incertain Certain Cours 1,12345 1,12345 Devise de cotation Euro Euro Format Montant # #0,00 $ # #0,00 $ Calcul 100 $ = 100 * 1,12345= 112,35 100 $ = 100 / 1,12345 = 89,01

Devise cotation La zone liste droulante permet de choisir la devise de cotation parmi toutes les devises paramtres.
En cration de devise ou en affectation des devises de tenue de compte et dquivalence, le programme contrle quil ny ait pas plus de deux niveaux intermdiaires de conversion entre la devise et la devise de cotation

Expression de la cotation Le programme affiche automatiquement sous la zone Devise de cotation lexpression du cours de la devise par rapport la devise de cotation.

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Toutefois, lexpression de la cotation est diffrente selon le mode de cotation slectionn, savoir le mode Certain et le mode Incertain. Avec le mode Certain : 1 Intitul de la devise de cotation = Cours * Intitul de la devise Avec le mode Incertain : 1 Intitul de la devise = Cours * Intitul de la devise de cotation Exemple
Intitul Franc Belge Dollar US Mode de cotation Certain Incertain Cours 40,3399 0,94 Devise de cotation Euro Euro Format Montant # #0,00 FB # #0,00 USD Expression 1 Euro = 40,3399 Franc Belge 1 Dollar US = 0,94 Euro

Cours priode Zone indicative prcisant le cours de change moyen de la monnaie locale avec le Euro (cours moyen, cours au premier jour du mois, ) et permettant d'effectuer des comparaisons de cours ou des ajustements priodiques des comptes (rvaluation priodique des dettes et crances en devises). Vous pouvez enregistrer un montant avec 6 dcimales. Cours clture Cette zone prcise le cours de fin dexercice. Il est utilis notamment pour la rvaluation annuelle des dettes et crances en devises. Le cours stend sur 14 caractres numriques dont 6 dcimales maximum.

Ancienne cotation

Si vous slectionnez Ancienne cotation, vous devez renseigner les zones suivantes. Date limite Cette zone permet dindiquer partir de quelle date lancien mode de cotation ne doit plus tre appliqu.
La zone Date limite doit obligatoirement tre renseigne si un cours (zone ci-dessous) est dfini.

Cours Le cours de lancien mode de cotation dfini est utilis pour toutes les saisies dcritures antrieures la date limite. Mode de cotation Slectionnez le mode Certain ou Incertain. Pour plus de renseignement sur les modes de cotation Certain et Incertain, reportez-vous la description de la zone Mode de cotation. Devise de cotation La zone liste droulante vous permet de slectionner la devise de cotation parmi les devises paramtres. Expression de la cotation Lexpression de la cotation saffiche sous la zone Devise de cotation. Un zone liste droulante permet de dfinir notamment dans le cas du basculement de la table des devises leuro, les cotations en vigueur avant le basculement.

Fichiers lis
L'option Fichiers lis vous permet de dfinir les chemins d'accs aux fichiers de donnes grs par chacune des applications des Lignes 100 et 30.

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Exemple Le paramtrage de cette option dclenche, lors de l'ouverture d'un fichier comptable, l'ouverture simultane de l'ensemble des fichiers lis ncessaires et notamment, pour la Gestion commerciale, l'ouverture du fichier commercial et du fichier comptable.

Le programme propose de paramtrer les fichiers lis suivants : Fichier commercial : permet de dfinir le fichier commercial utilis, Fichier immobilisations : permet de dfinir le fichier immobilisations utilis, Fichier Moyens de paiement : permet de dfinir le fichier Moyens de paiement utilis, Fichier paramtres BCR : permet de dfinir le fichier de paramtres BCR utilis, Fichier expert : permet de dfinir le fichier Cycles de rvision utilis, Fichier salari : permet de dfinir le fichier salari.
Macintosh

Le Fichier salari n'est disponible que sur la version Macintosh du programme. Pour chaque fichier, la partie droite de la fentre vous permet de slectionner le fichier de donnes correspondant. Le programme enregistre ainsi son chemin d'accs.

Slection d'un fichier

Le bouton Attacher permet de slectionner un nouveau fichier. Lorsque vous cliquez sur ce bouton la fentre de slection apparat. Aprs slection du fichier et validation du choix le chemin d'accs au fichier est indiqu en regard du bouton Attacher.

Suppression d'un fichier

Le bouton Supprimer permet d'annuler l'association d'un fichier. Lorsque vous cliquez sur ce bouton le programme demande confirmation. La suppression du lien est effective lorsque vous cliquez sur le bouton OK.

Filtre de rvision
Loption Filtre de rvision est accessible uniquement si un fichier expert a t ouvert lors de louverture du fichier comptable. Reportez-vous la commande Ouvrir, page 54.
Version

Cette option nest disponible quen version Pack +.

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Menu Fichier
Elle permet de dfinir 10 filtres diffrents composs chacun de 10 numrs. En saisie des consignes, le filtre slectionn sera utilis pour comparer les consignes correspondant aux critres de dossier.

Enregistrement des filtres de rvision

Enregistrez chacun des filtres de rvision. Vous disposez de 35 caractres alphanumriques maximum. 10 filtres diffrents peuvent tre saisis.

Enregistrement des numrs

Un double clic sur lintitul dun filtre de rvision permet daccder la fentre de saisie de ces numrs.

Vous disposez de 21 caractres alphanumriques maximum pour enregistrer les numrs correspondants chaque filtre de rvision. 10 numrs peuvent tre saisis. Filtre dossier comptable Cette case cocher permet de rattacher lun des numrs au dossier comptable ouvert. Lors du traitement de rvision par cycle, le programme incorporera uniquement les consignes correspondant au dossier. Exemple Dans les options, vous avez saisi un filtre Rgime avec comme numrs : B.I.C. et B.N.C.. B.N.C. correspond au rgime du dossier en cours (ouvert), vous allez donc cocher Filtre dossier comptable. Toutes les consignes de rvision dont l'option B.N.C. a t coche sont alors incorpores lors du traitement.

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Menu Fichier Information libre


Cette option permet dajouter des informations complmentaires personnalises sur les fiches des comptes gnraux, des comptes de tiers, des sections analytiques et des critures gnrales. Si des informations libres sont paramtres pour un fichier, un volet de saisie supplmentaire, Information libre, apparatra pour la commande considre (Plan comptable, Plan analytique ou Plan tiers du menu Structure et Saisie des journaux du menu Traitement). Les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : dans la commande Rechercher, dans les formats de slection des impressions, dans les formats de slection des exportations de donnes, dans lidentification des objets de mise en page.

Dtail dune information libre

Faites un double-clic sur le fichier pour lequel vous voulez enregistrer la ou les informations libres. La fentre de paramtrage suivante saffiche.

64 informations libres, soit 64 nouvelles zones de saisie, peuvent tre paramtres par fichier. Lordre de saisie des informations libres sera le mme que celui de leur affichage dans cette fentre.
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Les boutons Monter et Descendre permettent de reclasser cette liste, donc de modifier lordre de saisie des informations. Equivalent clavier pour Monter : Macintosh : COMMANDE + CTRL + 1. Windows : MAJUSCULE + F1. Equivalent clavier pour Descendre : Macintosh : COMMANDE + CTRL + 2. Windows : MAJUSCULE + F2.
Ce reclassement a un effet rtroactif sur les informations libres dj saisies sauf pour les formats de slection et dexportation dj enregistrs.

Intitul Lintitul saisi apparatra en face de la zone de saisie de linformation libre. Vous disposez de 31 caractres alphanumriques maximum. Type Slectionnez le type dinformation qui sera saisi. Ce peut tre : du texte, 69 caractres alphanumriques maximum, un montant de 14 caractres grs selon le paramtrage de la zone Montant pour le dossier, une valeur numrique, comportant de 0 4 dcimales, une date, qui sera saisie au format JJMMAA, une date longue, qui sera saisie au format JJMMAAAA, une table, paramtre par vos soins ; faites un double-clic sur son intitul pour la paramtrer. Longueur Pour une information libre de type texte, indiquez la longueur de linformation saisir : de 1 69 caractres alphanumriques. Valeur calcule Cette option indique que le rsultat de linformation libre sera une valeur dtermine laide dune formule de calcul. Dans ce cas, deux lments supplmentaires apparaissent sur la ligne de lintitul de linformation libre : une icne place gauche de lintitul prcise que cette information est calcule ; un petit triangle dispos droite rappelle lutilisateur quune page de paramtrage supplmentaire devient accessible pour cette information.
Cette zone est inaccessible dans le cas des informations libres de type Table.

Application source Cette zone nest accessible que si loption Valeur calcule a t coche. Dans ce cas, cette zone permet de choisir lapplication lorigine de la mise jour de linformation libre : Toutes : (valeur par dfaut) linformation libre peut tre mise jour partir de nimporte quelle application Sage. Seuls les champs des fichiers partags entre toutes les applications seront accessibles. Comptabilit / Gestion commerciale/Saisie de caisse dcentralise / Immobilisations / Moyens de paiement : seule lapplication mentionne permettra linitialisation et la mise jour de linformation libre concerne. Les champs disponibles seront tous ceux des fichiers accessibles et grs par lapplication. Exemple Les fichiers partags entre toutes les applications appartiennent au menu Structure et concernent les comptes gnraux, les sections analytiques et, sous certaines rserves, les comptes tiers.

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Toute une srie de messages derreurs pourront apparatre dans le cas o les conditions de paramtrage des informations libres calcules ne sont pas respectes. Si vous effectuez un double-clic sur une information libre de type Valeur calcule qui nait pas t enregistre avec le programme Sage Comptabilit, un message derreur apparatra : Saisie impossible ! La saisie/modification de la formule de calcul ne peut tre effectue que par lapplication source [Nom de lapplication]. Exemple Une information libre de type Valeur calcule concernant les comptes tiers et ayant comme Application source Gestion commerciale/SCD ne pourra tre modifie partir de la Comptabilit car les champs qui peuvent y tre mentionns peuvent tre diffrents de ceux de la comptabilit.
Il est conseill de paramtrer les informations libres de type Valeur calcule dans les applications qui les calculent. Cette zone est inaccessible dans le cas des informations libres de type Table. Information libre de type Table

Pour une information libre de type Table, faites un double-clic sur son intitul pour dfinir les numrs de la table.

Le nombre d'numrs de chaque table est illimit. Il nest pas possible de slectionner une ligne vide avant de taper son contenu. Tout ce que vous tapez dans la zone Intitul (21 caractres maximum) va se ranger dans la liste par ordre alphanumrique. Il est donc possible que ce que vous tapez ne se place pas dans lordre logique que vous souhaitez. Lordre de classement du programme est le suivant : signes de ponctuation, chiffres, lettres, majuscules, lettres minuscules.
Information libre de type Valeur calcule

Dans le cas des informations libres de type Valeur calcule, il faut faire un double-clic sur lintitul pour ouvrir une fentre permettant denregistrer la formule de calcul.

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Si vous tentez douvrir une information libre de type Valeur calcule dont lapplication source nest pas celle en cours dutilisation, un message derreur vous en empchera.

Les informations libres de ce type sont normalement mises jour par la fonction Fichier / Lire les informations. Elles peuvent galement tre saisies manuellement sans que cette saisie ne dtruise la formule de calcul. Pour plus dinformations, reportez-vous la fonction Lire les informations, page 123. Une telle information libre peut galement tre mise jour par un modle de saisie. Pour plus dinformations, reportez-vous la fonction Modles de saisie, page 307. Les zones de cette fentre ont les rles suivants. Zone de gauche Cette zone reste vide et ne peut servir enregistrer des informations. Formule de calcul Cette zone sert la saisie ou lenregistrement de la formule de calcul. Sa capacit est de 1024 caractres alphanumriques. Voir ci-dessous les conseils pour lenregistrement dune formule de calcul ainsi que les Annexes. Bouton Saisie dune fonction Ce bouton ouvre la fentre dun assistant la saisie des lments de la formule de calcul.

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Cette fentre ainsi que les fonctions auxquelles elle donne accs sont dcrites dans le Manuel de la gamme. Veuillez vous y reporter. Fonctions Zone liste droulante prsentant toutes les fonctions et oprateurs disponibles pour llaboration dune formule de calcul. Dans le cas o le fichier source serait diffrent de Tous, des fonctions prdfinies portant sur les seules donnes des fichiers de la comptabilit sont galement disponibles. Toutes les fonctions communes aux programmes ainsi que les oprateurs sont dcrits dans le Manuel de la gamme. Les fonctions prdfinies propres au programme Sage Comptabilit sont dcrites en Annexe. Fichiers Zone liste droulante permettant de slectionner les fichiers du programme dont certains champs doivent tre utiliss dans la formule de calcul. Les fichiers proposs dpendent de lapplication source de la formule de calcul. Champ Zone liste droulante dont le contenu dpend du fichier slectionn dans la zone Fichiers prcdente.

Conseils pour lenregistrement dune formule de calcul

Trois mthodes peuvent tre envisages pour lenregistrement dune formule de calcul : la saisie manuelle : il est alors ncessaire denregistrer les intituls des fonctions et leurs arguments strictement comme le programme les attend ; lutilisation dun assistant : en cliquant sur le bouton Saisie dune fonction, vous appelez un assistant qui vous aide dans la dtermination de la fonction de calcul utiliser ainsi quau paramtrage des arguments ventuellement attendus par cette fonction ; la mthode mixte : cette mthode sera certainement la plus souvent utilise puisquelle consiste utiliser lassistant pour insrer les fonctions les plus complexes et la saisie manuelle pour les oprateurs simples comme ceux de laddition, de la soustraction et autres. Prcisons que lon peut utiliser des variables qui ne sont valables que pour la formule en cours de paramtrage et dont le rsultat ne peut tre utilis dans une autre formule.

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Les diffrents membres dune formule de calcul doivent tre spars les uns des autres par un point virgule (;). Prcisons galement que la valeur finale de la formule doit commencer par la mention : Resultat =.

Modification du paramtrage des informations libres

La cration de nouvelles informations libres pour un fichier na aucune consquence sur les informations libres existantes. Toute modification ou suppression dinformations libres peut occasionner la perte de donnes pralablement enregistres. Nous vous conseillons de lire attentivement ce qui suit. Reportez-vous au Manuel de la gamme pour plus dexplications sur la saisie des formules et sur lassistant. Voyez galement lannexe pour des explications plus approfondies sur les fonctions prdfinies.

Modification dune information libre

En cas de modification du type ou de la longueur dune information libre, le programme perd les valeurs enregistres prcdemment pour cette information, dans le fichier concern. Si une telle modification est effectue, la validation de la zone, le programme affiche un message davertissement sur la perte des informations. Vous pouvez alors annuler votre demande de modification.

Suppression dune information libre

En cas de suppression dune information libre, le programme perd les valeurs enregistres prcdemment pour cette information, dans le fichier concern. Le cas chant, le programme affiche un message davertissement sur la perte des informations. Vous pouvez alors annuler votre demande de suppression. Utilisation dune version rseau du programme : en cas de modification ou de suppression dune information libre, le programme lance automatiquement une procdure de r indexation des fichiers. Si plusieurs utilisateurs sont connects, cette r indexation ne peut pas soprer. Le programme le signale par un message. Pour quitter la fentre de paramtrage des informations libres, vous pouvez alors taper la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh.

Mode de rglement
Le programme permet de saisir jusqu' 30 modes de rglement de 35 caractres alphanumriques (maximum). Ces informations seront utilises dans : les comptes de tiers pour prciser leur mode habituel de rglement, lenregistrement des rglements tiers pour prslection dun mode de rglement, les modles de rglements, l'enregistrement d'une ligne d'criture.

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Menu Fichier

Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale : Les modes de rglement enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans la Gestion commerciale.

Intitul Enregistrez lintitul de chaque mode de rglement. Vous disposez de 35 caractres alphanumriques maximum. Code rglement Enregistrez le code prconis par les normes EDI pour le mode de rglement en cours.

Motif de rejet
La table des motifs de rejet permet la correspondance des codes de fichier d'extrait bancaire tlcharg par la commande Traitement / Gestion des extraits. Elle codifie les diffrents cas de rejet des oprations bancaires. Il sagit de la table normalise AFB (Association Franaise de Banques).

50 motifs de rejet peuvent tre enregistrs. Intitul Identifiez chaque motif de rejet sur 35 caractres alphanumriques maximum. Code motif de rejet Zone de 2 caractres numriques.

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Menu Fichier Nature de compte


Cette option permet de dfinir, pour chaque nature de compte, une fourchette de numros de comptes. Ainsi, en cration de compte, le programme affecte automatiquement la nature du compte en fonction de son numro. De plus, en saisie des journaux, le programme contrle la cohrence des critures. Il suffit de cliquer sur la ligne de la nature de compte dfinir pour saisir la fourchette de numros de comptes correspondants.

Le programme propose 14 natures de compte dfinies par la norme EDI. Faites un double-clic sur lintitul du compte pour accder au dtail du paramtrage.

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Menu Fichier

Fourchette de compte de / Ces 2 zones obligatoires de 35 caractres alphanumriques permettent de dfinir l'intervalle de compte. Options par dfaut Ensemble de 7 cases cocher et de 2 listes droulantes accessibles aprs la dfinition de la fourchette de compte. Ces options sont par dfaut appliques en cration d'un nouveau compte gnral appartenant cet intervalle de compte. Par dfaut les fourchettes de comptes et les options sont dfinies avec les valeurs suivantes :
Fourchette de comptes De 411 413 Fournisseur 401 403 404 Salari Banque Caisse Amortis/Provision 421 51 53 28 39 49 59 Rsultat -Bilan Charge Produit Rsultat -Gestion Immobilisation Capitaux 11 6 7 89 20 10 13 Stock Titre 3 50 411ZZZ 413ZZZ 401ZZZ 403ZZZ 404ZZZ 421ZZZ 519ZZZ 530ZZZ 299ZZZ 399ZZZ 499ZZZ 599ZZZ 129ZZZ 699ZZZ 799ZZZ 899ZZZ 27ZZZ 109ZZZ 189ZZZ 399ZZZ 509ZZZ Report AN Dtaill Dtaill Dtaill Dtaill Dtaill Dtaill Solde Solde Solde Solde Solde Solde Solde Aucun Aucun Aucun Solde Solde Solde Solde Solde Regroupement Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Saisie anal. Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Oui Oui Non Non Non Non Non Non Options par dfaut Saisie ch. Oui Oui Oui Oui Oui Oui Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Saisie quant. Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Saisie devise Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Lettr. auto. Oui Oui Oui Oui Oui Oui Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Saisie tiers Oui Oui Oui Oui Oui Oui Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non Non

Nature de compte

Client

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Menu Fichier
Fourchette de comptes De 43 52 54 499ZZZ 52ZZZ 599ZZZ Report AN Solde Solde Solde Regroupement Non Non Non Saisie anal. Non Non Non Options par dfaut Saisie ch. Non Non Non Saisie quant. Non Non Non Saisie devise Non Non Non Lettr. auto. Non Non Non Saisie tiers Non Non Non

Nature de compte

Aucune

La nature Aucune n'existe pas dans la liste. Les comptes n'appartenant aucune nature comportent cette mention. Par dfinition, il s'agit des comptes devant normalement tre solds en fin d'exercice.

Niveau d'analyse
Les niveaux d'analyse seront utiliss pour les sections analytiques, et surtout pour les tats analytiques. Ils permettent dintroduire une classification des dpenses indpendante des plans et sections analytiques. Vous pouvez ainsi introduire une notion nouvelle qui permet des slections sur 10 centres de cots auxquels vous aurez rattach certaines sections analytiques.

Utilisateurs du programme Sage Gestion commerciale : Les niveaux d'analyse enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans la gestion commerciale.

Vous pouvez saisir 30 niveaux d'analyse et leur intitul peut comprendre jusqu 35 caractres alphanumriques. Exemple Votre tablissement dispose de trois ateliers de production. Chacun deux fait lobjet, dans votre plan analytique, dun certain nombre de comptes pour valuer avec prcision leurs charges de fonctionnement. En particulier, vous avez dtermin certaines sections analytiques pour quelles refltent les charges relevant de lapprovisionnement, de la commercialisation et de la distribution. Si vous voulez, en fin dexercice, pouvoir diter un tat vous montrant clairement la part que reprsente chacun des trois ateliers dans ces dpenses dapprovisionnement, de commercialisation et dadministration, vous pouvez alors crer trois Niveaux d'analyse ce nom et les affecter aux sections analytiques correspondantes. Il vous suffira alors dditer ltat aprs une prslection sur le niveau de cot souhait.

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Menu Fichier Organisation


Les options de ce titre s'articulent sur deux niveaux. Elles permettent de paramtrer le caractre obligatoire et laffichage optionnel des informations des diffrentes fentres du menu Traitement. La commande Personnaliser la liste..., page 822 permet par ailleurs de choisir dafficher ou non les colonnes des listes du programme. Le premier niveau affiche la liste des commandes dans lordre o elles apparaissent dans le menu Traitement.

Le second niveau permet le paramtrage des colonnes que vous souhaitez voir pour la commande slectionne au premier niveau.

Une information peut revtir quatre statuts. Obligatoire pour lapplication : les informations prcdes dun cadenas sont obligatoires. Leur statut ne peut pas tre modifi par lutilisateur. Elle ne pourront pas tre supprimes par la commande Fentre / Personnaliser la liste. Obligatoire pour le fichier : les informations prcdes de ce signe ont t rendues obligatoires par lutilisateur. Leur statut peut tre modifi. Elle ne pourront pas tre supprimes par la commande Fentre / Personnaliser la liste.

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Menu Fichier
Masque pour le fichier : les informations masques napparatront pas dans les fentres de la commande en cours de paramtrage. Leur statut peut tre modifi. Elle ne seront pas visibles par la commande Fentre / Personnaliser la liste. Disponible pour le fichier : les colonnes pourront tre ponctuellement affiches ou masques grce la commande Fentre / Personnaliser la liste. Hormis les informations obligatoires pour lapplication, vous pouvez modifier le statut propos : slectionnez la ligne de linformation et cliquez sur le bouton doption correspondant.
Lordre des colonnes dans les tableaux qui suivent nest pas forcment identique celui affich lcran.

Les tableaux ci-aprs prsentent les statuts proposs par dfaut par le programme.
Saisie par pice N ligne interne Code journal Jour Date de saisie N pice Rfrence de pice Pice de trsorerie N compte gnral N compte tiers Contrepartie gnrale Contrepartie tiers Code taxe Libell dcriture Mode de rglement Date dchance Devise Parit Quantit Montant devise Montant devise dbit (1) Montant devise crdit (1) Montant dbit Montant crdit Lettrage montant Lettrage devise Pointage Niveau de rappel Position journal Position registre F F A A A A A A D D D D F D A A A D F D M M A A A M F M M D A A M M M M M M M M F A F M M D A D A F F A A D D D F D D D D D D A D F D D A F D D D F D F D D D D F M M M F D D D D D D M M M F D D D D D D M Saisie des oprations bancaires M Interrogation gnrale M F A M F D M Interrogation tiers M F A M F D M F Interrogation analytique M F A M F D M F M M M M F M M M M M M

Journaux M

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Menu Fichier
Saisie par pice Position Expert Type critures Rvision Lettrage rapprochement N de section Position rglement Montant rgler Quantit rgler Position rappel Plan analytique N section Quantit analytique Montant analytique dbit Montant analytique crdit Code AFB Commentaires Type norme Position IFRS Plan analytique en colonne (2) Information libre 1 64 D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D M F A A M M M Saisie des oprations bancaires Interrogation gnrale M M M Interrogation tiers M M M Interrogation analytique M M M

Journaux D D D

1. Uniquement si saisie en devise. 2. Limit 3 plans. A Obligatoire pour lapplication F Obligatoire pour le fichier M Masque pour le fichier D Disponible pour le fichier Videnon paramtrable

Disponibilit des colonnes dans les autres fonctions.


Rapprochement bancaire N ligne interne Code journal Jour Date de saisie N pice Rfrence de pice Pice de trsorerie M F A M D F A Rglement tiers M F A M F D M Rappel/ relev clients M F A M F D M Recherche gnrale M F A M F D M Recherche analytique M F A M F M M

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Menu Fichier
Rapprochement bancaire N compte gnral N compte tiers Contrepartie gnrale Contrepartie tiers Code taxe Libell dcriture Mode de rglement Date dchance Devise Parit Quantit Montant devise Montant devise dbit (1) Montant devise crdit (1) Montant dbit Montant crdit Lettrage montant Lettrage devise Pointage Niveau de rappel Position journal Position registre Position Expert Type critures Rvision Lettrage rapprochement N de section Position rglement Montant rgler Quantit rgler Position rappel Plan analytique N section Quantit analytique Montant analytique dbit Montant analytique crd. A A M M M M M M M M M F M A F F A A A F A A A A D D M M M M M M M A A D D M M M M M M M A A D D M M M M M M M A A M M M M M M M M M F M M M M F D D D D D D Rglement tiers F F M M M F F D D D D D Rappel/ relev clients F F M M M F F F D D D D Recherche gnrale F F M M M F D D D D D D Recherche analytique F M M M M F D D M M M M

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Rapprochement bancaire Commentaires Type norme Position IFRS Plan analytique en colonne (2) Information libre D D D D D D D Rglement tiers D D Rappel/ relev clients D D Recherche gnrale D D D D D D Recherche analytique D D D

1. Uniquement si saisie en devise. 2. Limit 3 plans. A F M D Vide Obligatoire pour lapplication Obligatoire pour le fichier Masque pour le fichier Disponible pour le fichier non paramtrable

Les modifications faites ici ont un effet immdiat sur les modles de saisie et la saisie des journaux. Les modles de saisie nafficheront que les colonnes autorises mme si elles ont t paramtres avec dautres.

Aprs les colonnes spcifiques chaque fonction, les intituls des informations libres possibles, ou dfaut leurs donnes, compltent la liste des colonnes de chaque fonction. Le Numro de ligne et la Date de saisie sont des informations enregistres automatiquement par le programme et incrmentes chaque saisie dune nouvelle ligne quel que soit le paramtrage fait dans la prsente commande. Si vous demandez laffichage de cette information en cours dexercice, les numros qui safficheront correspondront donc la squence atteinte.
Les informations libres apparaissent galement dans loption Organisation. Des lignes blanches sont rserves cet effet, moins quelles ne soient dj utilises.

Pays
Cette option vous permet denregistrer les diffrents pays avec lesquels vous tes en relation. Lors de la mise en place du plan tiers, vous pourrez associer chaque compte de tiers, lun des pays enregistrs ici.

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Menu Fichier
Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale : Les pays enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans ce programme.

Intitul Nom du pays saisi sur 35 caractres alphanumriques maximum. Code pays Code du pays selon la norme ISO3166. 3 caractres alphanumriques sont disponibles.
Les informations suivantes nont pas de rpercutions en comptabilit. Ces paragraphes ne concernent que les utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale.

Code D.E.I. Zone de 3 caractres alphanumriques. Code ISO 2 Zone de 2 caractres alphanumriques utilise pour les virements trangers. Coefficient dassurance Il permet de calculer la valeur statistique dune ligne de pice pour la Dclaration dchanges de biens (pour les changes intracommunautaires). Zone de 14 caractres numriques maximum. Coefficient de transport Il permet de calculer la valeur statistique dune ligne de pice pour la Dclaration dchanges de biens (pour les changes intracommunautaires). Zone de 14 caractres numriques maximum. Dans la Dclaration dchanges de biens, la valeur statistique dune ligne de pice est gale sa valeur hors taxes augmente de ces deux taux.

Priode de rappel
Les priodes de rappel correspondent des commentaires, lis un certain nombre de jours de retard de paiement du client. Lors de l'dition des relances clients, pour chaque ligne d'criture, le programme imprimera le commentaire associ au retard de paiement. 10 priodes peuvent tre enregistres. Chaque priode est dfinie par un intitul (de 35 caractres maximum) et un nombre de jours de retard (3 caractres numriques maximum) dlimit sous forme de fourchette (entre x jours et y jours). Le programme effectue un contrle : ces fourchettes ne doivent pas se chevaucher. chaque priode peut tre associ un modle de mise en page de la lettre de relance en fonction de la langue du tiers concern. Aprs dfinition du modle (par la commande Fichier / Mise en page), slectionnez la langue concerne puis cliquez sur le bouton Attacher pour ouvrir une fentre de slection et choisir le modle qui convient la fois la langue et la priode. Pour supprimer lassociation dun modle une priode et une langue, cliquez sur le bouton Supprimer.

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Exemple Vous pouvez dfinir 3 priodes correspondant aux retards de paiement suivants : Relance de 0 30 jours de retard Contentieux de 31 60 jours de retard Poursuites de 61 90 jours de retard Lors de l'impression des relances clients : - si un rglement a moins de 30 jours de retard, l'dition fera apparatre la mention "Relance" dans la colonne Commentaire, - si un rglement a de 31 60 jours de retard, l'dition fera apparatre "Contentieux", - si un rglement a de 61 90 jours de retard, l'dition fera apparatre "Poursuites".

Plan analytique
Les plans analytiques sont destins regrouper un ensemble de sections analytiques. Cette option permet galement de dfinir la structure du numro de chaque section analytique. Cette option permet galement denregistrer un Plan IFRS destin au stockage des critures de type IFRS dans le cas o ce mode de gestion a t retenu.
Enregistrement des plans analytiques

Lors de sa cration, chaque section analytique est associe un plan. Loption Plan analytique permet de les dfinir.

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Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale : Les plans analytiques enregistrs ici sont rcuprs automatiquement dans la gestion commerciale.

Chaque plan est, en fait, le titre des diffrentes comptabilits analytiques utilises. Vous pouvez saisir 10 plans analytiques de 35 caractres alphanumriques maximum. Un onzime plan est destin aux ventilations IFRS si ce mode de gestion a t paramtr.
Attention ! Chacun des dix plans analytiques donne lieu des tats analytiques distincts.

Exemple Si votre activit est double (produits et agences), vous pouvez crer deux plans analytiques : Produits et Agences. Vous pourrez ainsi affecter chacun de ces plans, les sections analytiques qui sy rapportent.
Lors des saisies analytiques, les 5 premiers plans analytiques devront obligatoirement tre ventils 100 %. Il en est de mme du plan IFRS si celui-ci est utilis.

En effet, il est noter que lors des saisies analytiques sur les journaux, le programme neffectuera de contrle sur la totalit de la ventilation que sur les cinq premiers plans ainsi que sur le plan IFRS. La ventilation 100% sur les cinq derniers ne sera pas contrle. Pour dfinir la structure de vos plans analytiques, renseignez les zones suivantes. Intitul La structure dun numro de section est dfinie par un intitul pouvant atteindre 21 caractres maximum et une longueur pouvant varier de 1 13.
La longueur des comptes analytiques dfinie dans le volet Paramtres nest prise en compte par le programme que pour les plans analytiques pour lesquels aucune structure de numro nest enregistre.

Plan principal Cette case cocher permet de prciser le plan principal de votre comptabilit analytique. Au moment de la saisie, le programme propose ce plan par dfaut. Il ne peut exister quun seul plan principal. Si aucun plan nest dfini en tant que plan principal, lors de la saisie le programme proposera le premier plan paramtr. Si un autre plan doit tre paramtr comme principal, il est ncessaire de valider cette modification pour quelle soit prise en compte. Le plan principal est repr par une coche dans la liste. Plan analytique en colonne Cette option permet laffichage du plan analytique concern sous forme de colonne dans les fentres de saisie des fonctions suivantes du menu Traitement :

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Saisie par pice, Saisie par lot, Journaux de saisie, Saisie des oprations bancaires. Un plan pouvant tre affich en colonne apparat dans la fentre Personnaliser la liste de la fonction concerne et peut tre ainsi affich. Dans ce cas aussi, il est ncessaire de valider toute modification apporte cette option pour quelle sapplique au plan. Lorsque le plan IFRS est paramtr pour un affichage en colonne, le titre de la colonne apparaissant dans les fentres de saisie est systmatiquement IFRS quel que soit lintitul du plan IFRS.
Le nombre de plans qui peuvent tre affichs en colonne est limit 3. Un message davertissement apparatra si vous tentez den paramtrer un nombre suprieur.

Il est possible tout moment dannuler cette prsentation en colonne sans que cela ait une incidence quelconque sur les ventilations faites. Le paramtrage des plans analytiques en colonne a une incidence sur la slection de ces plans dans les fentres de ventilation analytique. Voir les commentaires faits sous le titre Plans analytiques en colonne, page 442 de la saisie des pices. Plan IFRS Cette case cocher permet de prciser le plan destin la gestion IFRS. Elle est masque si aucune gestion IFRS na t demande. Le paramtrage de la gestion IFRS se fait dans le Volet Initialisation - A propos de, page 61. Lorsquun plan est dsign comme IFRS, il apparat dans la liste avec une icne particulire. Un seul plan peut tre dsign comme IFRS. Pour accder aux autres niveaux de paramtrage, faites un double-clic sur la ligne ou utilisez le bouton Voir/ Modifier de la barre doutils Navigation. Voir ci-dessous le dtail des fentres de paramtrage.
Il nest pas ncessaire quun plan IFRS soit structur.

Section analytique dattente Vous devez dfinir la section analytique dattente sur laquelle est port le dsquilibre constat au moment de la mise jour directe des critures avec des ventilations analytiques. La zone liste droulante vous propose de choisir parmi la liste des sections analytiques paramtres dans le menu Structure. Une rpartition partielle est possible sur les 5 derniers plans. Dans ce cas, lquilibre analytique nest ralis que si une section dattente a t dfinie. Imputation de la section Cette zone liste droulante nest accessible que lorsque le plan slectionn est le plan IFRS. Elle permet, en cas dabsence dindication prcise de la section ventiler lors de la saisie des critures, deffectuer cette ventilation, la validation de la ligne, sur la section dattente enregistre dans la zone prcdente en fonction des trois choix proposs : Aucune (valeur par dfaut) : la section dattente nest pas reprise. La ventilation manuelle est ncessaire. Comptes de charge et produit : la ventilation est ralise sur la section dattente et sur toutes les lignes de la pice comportant des comptes de charge ou de produit. Tous les comptes : la ventilation seffectue sur la section dattente et sur toutes les lignes de la pice non dj ventiles. Cette option est utile lorsque la majorit des critures doit tre ventile sur un mme compte. Les exceptions doivent alors tre traites manuellement.

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Plans analytiques structurs

A chaque plan, vous pouvez associer une structure de numro compose de 6 lments. La longueur totale du numro de section, soit le total de chacun de ses lments ne doit pas excder 13 caractres. Les plans structurs apparaissent dans la liste des plans analytiques avec un petit triangle dispos droite de leur intitul. Ceci prcise que dautres fentres de paramtrage sont disponibles par un double-clic sur la ligne du plan.

Structure des numros de sections

Pour chaque plan analytique, le programme vous permet de dfinir la structure des numros des sections qui lui seront rattaches, dans la mesure o aucune section na t cre au pralable pour ce plan. Ainsi, toutes les sections du plan auront une structure de numro commune. Les plans analytiques pour lesquels une structure est enregistre sont signals par licne ci-contre place juste ct du nom du plan.
Ce paramtrage na aucun caractre obligatoire. Vous pouvez choisir de crer librement vos sections analytiques avec pour seule limite la taille des numros de section dfinie lors de la cration du dossier (et ventuellement modifie sur le volet Paramtres).

Exemple Votre organisation interne prvoit la codification suivante :


Rgion NO - Nord ES - Est OU - Ouest SU - Sud Reprsentant DUP - M. Dupont ALF - M. Alfred BER - M. Bernard Produits FAN - Bijouterie fantaisie O18 - Or 18 carats O24 - Or 24 carats

Les numros des sections du plan analytique Rgion peuvent tre structures comme suit : - les 2 premiers caractres correspondent la Rgion, - les 3 caractres suivants correspondent au Reprsentant, - les 3 derniers caractres correspondent aux Produits. Un plan structur peut compter jusqu' 6 ruptures maximum. Dans cet exemple 3 ruptures existent (Rgion, Reprsentant et Produits).
La longueur cumule du numro de section doit tre comprise entre 3 et 13 caractres.

Exemple Les combinaisons possibles des sections analytiques du plan Rgion seront donc : NODUPFAN Nord - M. Dupont - Bijouterie fantaisie NODUPO18 Nord - M. Dupont - Or 18 carats ESDUPFAN Est - M. Dupont - Bijouterie fantaisie NOALFFAN Nord - M. Alfred - Bijouterie fantaisie etc. Cette codification vous permettra dobtenir un plan analytique homogne. Pour enregistrer la structure de numrotation dun plan analytique, faites un double-clic sur son intitul.

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Aprs la cration de la premire section analytique, la modification dune structure devient impossible pour le champ analytique concern. Enumrs de chaque rupture analytique. Un double clic sur un lment de liste permet daccder un

troisime niveau. Enregistrez ici chaque rupture, soit, dans lexemple ci-dessus, la liste des rgions. Un poste est dfini par un Numro de 1 ou 2 caractres alphanumriques et un Intitul pouvant atteindre 21 caractres alphanumriques maximum.

En cration de section, vous pouvez utiliser ces tables afin de fiabiliser la cration des sections analytiques. Version

Un assistant de gnration automatique des sections vous permet, partir de la version Pack, de crer les sections votre convenance de manire simple et fiable.
Paramtrage du plan IFRS Le paramtrage ci-aprs nest possible que si la gestion IFRS a t demande.

Le paramtrage dun plan IFRS est strictement identique celui des plans analytiques structurs. Il seffectue sur deux niveaux :

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Un premier niveau auquel on accde par un double-clic sur la ligne du plan IFRS dans la liste des plans (ou lutilisation du bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation) permet denregistrer les niveaux de rupture.

Le cumul de la longueur des ruptures ne doit pas excder 13 caractres. La zone Type de rupture nest utilisable que dans le cas des plans IFRS. Elle permet de prciser : Aucun : le niveau correspondant nest pas utilis comme rupture. Zone gographique : le niveau correspondant est utilis comme rupture sur la zone gographique conformment aux normes IAS/IFRS. Secteur dactivit: le niveau correspondant est utilis comme rupture sur le secteur dactivit conformment aux normes IAS/IFRS. Les niveaux de rupture Zone gographique et Secteur dactivit ne peuvent tre utiliss quune seule fois. Laffectation dune de ces ruptures un autre niveau remet le prcdent au niveau de rupture Aucun. Un second niveau permet denregistrer les diffrents numrs du niveau correspondant.

La longueur du numro dnumr doit correspondre la valeur paramtre. Un message le rappellera.

Service des contacts


Cette option vous permet de dfinir une liste (jusqu' 10) de type de contact entirement paramtrable parfaitement adapte la structure de votre entreprise.

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Pour cela, il vous faut renseigner les zones suivantes. Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques maximum qui indique le type de service. Code abrg Zone de 3 caractres alphanumriques majuscules. Ce code permet didentifier de faon unique un type de contact. Un message dalerte apparat en cas de redondance.

Structure banque
Cette option permet de paramtrer la structure des comptes pour les banques locales ou trangres. Les formats IBAN ou BBAN ne sont pas modifiables.

Banques rsidentes / Banques ltranger

Vous pouvez dfinir la structure des comptes pour les banques rsidentes, ainsi que pour les banques trangres. La fentre prsente les zones suivantes. Liste des structures La zone de gauche prsente la liste des structures proposes par le programme : Locale : structure des comptes bancaires du pays dappartenance de la socit.
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Autre : structure compose lidentique de la structure locale mais dans laquelle les zones de saisie prennent leur valeur maximale et ne sont pas modifiables. BBAN (Basic Bank Accournt Number Identifiant national dun compte bancaire) : quivalent du RIB franais. IBAN (Identifiant international de compte) : structure compose de 34 caractres rpartis en 8 * 2 caractres plus 1 * 2 caractres.
La structure BIN des versions prcdentes du programme nexiste plus.

Structure EDI Cette case nest pas coche pour les banques rsidentes. Toutefois, si vous la cochez, toutes les zones qui suivent sont grises, non modifiables et affichent la longueur maximale. Code banque Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 14 caractres maximum pour modifier la valeur dfinie ainsi que son type (numrique ou alphanumrique). Vous avez nanmoins la possibilit de rgler la longueur du code banque (entre 0 et 14 caractres) selon que vous ayez un RIB la norme franaise (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte diffrente. Code guichet Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 17 caractres maximum pour modifier la valeur dfinie ainsi que son type (numrique ou alphanumrique). Vous avez nanmoins la possibilit de rgler la longueur du code guichet (entre 0 et 17 caractres) selon que vous ayez un RIB la norme franaise (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte diffrente. Numro de compte Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 17 caractres maximum pour modifier la valeur dfinie ainsi que son type (numrique ou alphanumrique). Vous avez nanmoins la possibilit de rgler la longueur du numro de compte (entre 0 et 17 caractres) selon que vous ayez un RIB la norme franaise (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte diffrente. Lintgralit du compte bancaire est saisie dans cette zone. Dans ce cas, le programme ne gre pas les sparateurs.
Le format IBAN est structur diffremment. Il est compos de 8 zones de 4 caractres maximum. Deux autres caractres viennent complter ce numro. Il peut donc possder jusqu' 34 caractres quand l'ensemble des zones sont compltement remplies. Le format BIN est, quant lui, compos de 2 zones de 17 caractres.

Cl Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 2 caractres maximum pour modifier la valeur dfinie ainsi que son type (numrique ou alphanumrique). Vous avez nanmoins la possibilit de rgler la longueur de la cl (entre 0 et 2 caractres) selon que vous ayez un RIB la norme franaise (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte diffrente. Contrle de la cl Cette zone nest pas accessible si la case Structure EDI est coche. La zone liste droulante vous propose les valeurs suivantes : Aucun : aucun contrle ne sera effectu sur la cl RIB. Cest la valeur par dfaut pour les structures Etranger (hors Espagne, Portugal et Belgique), IBAN et BIN. France : le programme effectue un contrle sur la cl RIB des banques rsidentes. Cest la valeur par dfaut pour la structure Locale. Espagne : le programme effectue un contrle sur la cl RIB. Portugal : le programme effectue un contrle sur la cl RIB. Belgique : le programme effectue un contrle sur la cl RIB.

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Menu Fichier Type tiers


Les types de tiers sont utiliss lors de la cration des comptes de tiers (commande Structure / Plan tiers). Ils permettent la cration automatique des comptes gnraux (lorsqu'ils n'existent pas) rattachs chaque compte de tiers ou le rattachement compte gnral / compte de tiers.

Numrotation des tiers

La gnration automatique totale ou partielle des numros de tiers est propose lors de la cration de nouveaux clients ou fournisseurs. Les champs renseigner sont les suivants. Numrotation La zone liste droulante propose les options suivantes pour dfinir la mthode de numrotation des comptes tiers (clients et fournisseurs) : Manuelle : les numros de comptes tiers sont saisis manuellement lors de la cration. Les deux autres zones sont alors non disponibles la saisie. Il sagit du choix par dfaut. Automatique : lors de la cration dun nouveau tiers, la valeur du numro affect sera le dernier numro + 1, non modifiable. Les deux autres zones sont disponibles la saisie. Manuelle avec racine : lors de la cration dun nouveau tiers, la racine sera automatiquement inscrite dans le numro et vous pourrez le complter.
La mthode de numrotation peut tre diffrente pour les comptes Clients et pour les comptes Fournisseurs.

Longueur Zone de 2 caractres numriques qui indique le nombre de caractres pour la numrotation ( de 0 17). Aucune valeur nest propose par dfaut. La saisie est obligatoire dans le cas dune numrotation automatique. Racine Zone de 17 caractres alphanumriques maximum qui dfinit la racine des comptes tiers. La modification de cette racine reste possible mme si des tiers ont dj t crs. La numrotation reprend alors partir de cette nouvelle racine.
Le nombre de caractres pour la racine ne peut tre suprieure ou gale celui dfinit pour la longueur du numro de compte.

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Exemple Numrotation automatique
Paramtrage Valeurs initiales Nouvelles valeurs Numrotation Automatique Automatique Longueur 7 7 Racine CO1 CO2 Numros attribus aux clients C010001, C010002, C010003, C010004, C010005, C020001, C020002, C020003, C020004,

Numrotation manuelle avec racine


Numrotation Manuelle avec racine 7 Longueur Racine CO1 Numro attribu au client C01XXXX

A la cration dun nouveau tiers le dbut du numro propos est C01. A vous de le complter pour que celuici corresponde au format dfini : C012345 ou C01FR02 par exemple. Si la longueur ne correspond pas, le programme vous propose de complter par des 0. En cas de refus, vous retournez au volet Identification de la fiche Tiers. Si vous modifiez la racine, un message dalerte apparat.
Comptes gnraux par dfaut

Les types tiers sont galement utiliss lors de la cration des comptes tiers (commande Structure / Plan tiers). Ils permettent la cration automatique des comptes gnraux (lorsqu'ils n'existent pas) rattachs chaque compte tiers ou le rattachement compte gnral / compte tiers. Pour crer les comptes gnraux rattachs un type tiers, faites un double-clic sur l'intitul du type de tiers dfinir.

Intitul L'intitul saisi ici constituera les premiers caractres de l'intitul du compte gnral cr automatiquement rattach au compte de tiers. Il peut tre saisi sur 17 caractres alphanumriques maximum. Le programme le compltera automatiquement par l'intitul du compte de tiers. Radical / Compte Cette zone dfinit la construction du numro du compte gnral cr automatiquement : Radical : le numro du compte gnral sera compos d'un radical saisi, suivi du numro du compte de tiers. Le radical peut tre saisi sur 13 caractres maximum, les 3 premiers tant numriques,
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Compte : le numro du compte gnral sera le numro saisi, sans juxtaposition du numro du compte de tiers. Il peut tre saisi sur 13 caractres alphanumriques maximum. Il est toujours affich en majuscule. Pour plus d'informations, veuillez vous reporter loption Nature de compte, page 103. Les valeurs par dfaut de l'ensemble de ces zones sont prsentes dans le tableau suivant.
Type tiers Client Fournisseur Salari Numrotation Manuelle Manuelle Manuelle 8 8 8 Longueur Racine 411 401 421 Cl. Fr. Sal. Intitul Type compte compte compte Numro 41100000 40100000 42100000

Aucune valeur par dfaut n'est propose pour le type tiers Autre.

Exemple Le type tiers Client est dfini comme suit : Intitul : Cl. Radical : 411 Lors de la cration du compte tiers suivant Numro : DUPOND Intitul : Monsieur Dupond Type tiers : Client le programme crera automatiquement le compte gnral rattach : Numro : 411DUPOND (radical + numro compte tiers) Intitul : Cl. Monsieur Dupond (intitul + intitul compte tiers) Exemple Le type tiers Fournisseur est dfini comme suit : Intitul : Fr. Compte : 401000 Lors de la cration du compte tiers suivant Numro : DURAND Intitul : Monsieur Durand Type tiers : Fournisseur le programme crera automatiquement le compte gnral rattach : Numro : 401000 (compte) Intitul : Fr. Monsieur Durand (intitul + intitul compte tiers) Principal Si plusieurs modes de cration de comptes sont ainsi rattachs un type de tiers (le programme permet de crer 10 possibilits), indiquez le compte principal qui sera utilis par la gestion commerciale, en cliquant sur la case cocher correspondante.

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Lire les informations


Fichier / Lire les informations

Cette commande permet davoir une vue instantane de votre comptabilit. Cliquez sur le bouton Lire les informations de la barre doutils Standard pour activer cette commande. Elle permet de consulter les informations gnrales concernant le dossier ouvert.

Cette commande prcise, pour l'exercice comptable en cours : lheure laquelle cette information vous est donne, la taille de la base (en Kilo-octets) et lespace (en %) restant disponible, le nombre dutilisateurs connects sur cette base, des informations dordre gnral sur le nombre de comptes gnraux, sections analytiques, comptes reporting et de tiers, sur le nombre de taux de taxes, de journaux, de modles de saisie enregistrs, etc., les totaux par priode en mouvements dbiteurs ou crditeurs, le solde des comptes de gestion sign en ngatif si le solde est crditeur, les lignes saisies et celles traites, cest--dire cltures, les totaux par priode en critures analytiques... Type dcritures Cette zone liste droulante permet de slectionner les cumuls que lon dsire voir affichs aprs action sur le bouton Calculer les cumuls : Toutes les critures gnrales, Toutes les critures analytiques, critures gnrales nationales, critures analytiques nationales, critures gnrales IFRS, critures analytiques IFRS. Ces trois dernires options ne sont prsentes que si la gestion IFRS a t demande. La valeur propose par dfaut dpend de la slection faite sur la barre doutils Norme nationale ou IFRS : si le bouton Norme nationale est actif, le choix propos par dfaut sera critures gnrales nationales, si le bouton Norme IFRS est actif, le choix propos par dfaut sera critures gnrales IFRS, si la gestion IFRS nest pas active ou si elle est active et quaucun des boutons de la barre doutils ci-dessus nest actif, le choix propos par dfaut sera Toutes les critures gnrales.

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Le tableau ci-aprs rsume les types dcritures qui seront affiches en fonction de la slection faite dans cette zone et de la norme slectionne (sur la barre doutils Norme nationale ou IFRS).
Type dcriture critures gnrales critures analytiques critures gnrales nationales critures analytiques nationales critures gnrales IFRS critures analytiques IFRS Norme Toutes Toutes Nationale Nationale IFRS IFRS Affichage Toutes les critures gnrales quelle que soit la norme. Toutes les critures analytiques quelle que soit la norme. Toutes les critures gnrales aux normes Nationale et Les deux Toutes les critures analytiques aux normes Nationale et Les deux Toutes les critures gnrales aux normes IFRS et Les deux Toutes les critures analytiques aux normes IFRS et Les deux

Rappelons que les normes dcritures Nationale, IFRS ou Les deux sont prcises lors de la saisie des pices et que seule la norme Nationale est disponible si la gestion IFRS nest pas active.

Exemple En fin dexercice les critures suivantes sont enregistres : - une provision pour garantie client de 150, - une charge constate davance de 100, - des dotations aux amortissement dun matriel informatique dune valeur de 1000 acquis au 01/01/ N et amorti: - selon la norme Nationale : amortissement conomique de 5 ans en linaire et fiscal de 5 ans en dgressif, - selon la norme IFRS : amortissement de 3 ans en linaire (la notion damortissement fiscal nexiste pas en IFRS). Le journal OD de dcembre N comporte les critures suivantes :
N 1 Compte 681 1512 2 486 6156 3 681120 28183 687250 145 Intitul Dotation amort. et provisions exploitation Provision pour garantie client Charges constates davance Maintenance Dotation amort. Dot. matriel informatique Dot. amortissement drogatoire Amortissement drogatoire Type norme Les deux Les deux Les deux Les deux Nationale Nationale Nationale Nationale 75.00 75.00 100.00 100.00 100.00 100.00 Dbit 150.00 150.00 Crdit

Le journal ODI (rserv IFRS) de dcembre N comporte les critures de dotation suivantes :
N 4 Compte 1512 681 Intitul Dotation amortissements Dot. matriel informatique Type norme IFRS IFRS Dbit 33.33 33.33 Crdit

Ces critures auraient pu tre portes dans le journal OD mentionn plus haut si la saisie IFRS avait t positionne sur Tous types de journaux. La fonction Lire les informations donnera, entres autres, les rsultats suivants en fonction du choix Type dcritures :

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critures gnrales nationales (Les deux + Nationale) :
Priode Dec. N Mouvements dbit 425.00 Mouvements crdit 425.00 Solde cptes gestion 225.00 critures saisies 8 critures cltures 0

critures gnrales IFRS (Les deux + IFRS) :


Priode Mouvements dbit 283.33 Mouvements crdit 283.33 Solde cptes gestion 16.67 critures saisies 6 critures cltures 0

Dec. N

Calculer les cumuls


Le bouton Calculer les cumuls permet de lancer le calcul des mouvements et soldes affichs dans la moiti infrieure de la fentre. La dernire ligne de ltat donne le total des colonnes. Si, la suite dune coupure de courant, le programme constate un dsquilibre dans un journal, il vous le signale au lancement de cette commande. Dans ce cas, il vous faudra aller en saisie de journaux (menu Traitement) pour enregistrer une criture corrective ou supprimer les mouvements non quilibrs.
Vous pouvez obtenir un tat des diffrents cumuls l'aide de la commande Fichier / Imprimer les paramtres socit / Cumuls dossier.

La zone liste droulante permet d'afficher les informations concernant les critures gnrales ou les critures analytiques. Les priodes sont automatiquement affiches en fonction de lexercice slectionn.

Renumroter les pices et registres


Le bouton Renumroter les pices et registres permet de slectionner le type de numrotation et/ ou les lments auxquels lappliquer.
Ce bouton nest pas accessible si vous ntes pas ladministrateur ni si vous ntes pas seul utiliser le programme.

Aprs avoir cliqu sur le bouton, une fentre de slection apparat.

Type de traitement Deux boutons doptions permettent de choisir entre : Numro de pices : la renumrotation est effectue selon les critres Date de pice N pice. Le nouveau numro de pice est galement report au niveau du registre taxe correspondant. Il sagit de la slection par dfaut. La renumrotation est rinitialise pour chaque anne civile.

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Numro de registres : la renumrotation de la zone Numro chronologique de tous les registres taxes est effectue. Code journal Zone liste droulante qui prsente les diffrents codes journaux du fichier. Cette zone n'est disponible que lorsque la renumrotation des pices est slectionne. La valeur par dfaut est Tous. Premier numro Zone de 13 caractres alphanumriques qui dfinit la valeur du premier numro attribu aux pices (les registres commencent obligatoirement par 1).
Version

Option disponible uniquement dans la Comptabilit 100 Pack +. Si vous avez demand une renumrotation des pices, le traitement est lanc lorsque vous validez le message : Attention ! Une renumrotation des pices sera effectue pour les journaux slectionns. Ce processus est irrversible ! Confirmez-vous le traitement ?

Rgnration des registres


Le bouton Rgnration des registres permet de lancer la vrification, le recalcul et ventuellement la cration des registres de taxes des journaux d'achats et de vente. La rgnration peut tre lance pour une priode de date donne et/ou un journal donn. Une fentre s'affiche pour la slection des codes journaux concerns et/ou la saisie des dates.

Seules les critures des journaux d'achat et de vente dont la date de pice est comprise dans cet intervalle seront concernes par le traitement. Un message de confirmation est ensuite affich :

Cette fonction ne tient pas compte de l'option Gestion des registres dfinie dans le volet A propos de / Paramtres.

A l'issue du traitement : Tous les registres taxes des journaux d'achat et vente sont recalculs, c'est--dire : Recalcul des rpartitions Base taxable et Montant taxe par taux de taxe ; les registres conservent cependant leur N registre d'origine, Raffectation du bon type de registre, en cas de modification, Cration du registre s'il n'existe pas pour la pice concerne.
Les registres existant sont systmatiquement recalculs si loption Traiter uniquement les critures sans registres nest pas coche. Les modifications apportes manuellement sont donc perdues.

Le journal d'import comporte les informations suivantes :


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La date et l'heure de lancement du traitement Pour chaque pice, spar par tabulations : Code journal, Priode, N pice, Erreur dtecte. La date et l'heure de fin de traitement.
Seules les erreurs dtectes lors du traitement sont mentionnes dans le journal d'import, c'est-dire : Le registre n'existe pas : la mention "Cration du registre" est porte sur le journal,. La pice est dsquilibre, c'est--dire que le Total dbit est diffrent du Total crdit pour un lot comportant le mme Numro de pice : la mention "Pice dsquilibre - Non traite" est porte sur le journal.

Recalcul des informations libres


Le bouton Recalcul des informations libres permet de mettre jour les informations libres de type Valeur calcule sil sen trouve dans votre base comptable. Une fentre Recalcul des informations libres souvre.

Informations libres du fichier Cette zone liste droulante permet de slectionner le fichier dont les informations libres de type Valeur calcule seront mises jour. La valeur propose par dfaut : Tous les fichiers, entranera la mise jour de toutes les informations libres.
Rappelons que seules les informations libres dont lapplication source est Toutes ou celle en cours dutilisation pourront tre mises jour. Cette mise jour effacera les valeurs qui auraient pu tre saisies manuellement dans les informations libres concernes par cette mise jour.

Liste des informations libres La liste prsente toutes les informations libres trouves dans les fichiers en fonction de la slection ventuellement faite dans la zone prcdente. La liste prsente : dans la colonne Fichier : le fichier auquel appartient linformation libre ; dans la colonne Champ : la dsignation que vous avez donne linformation libre. Par dfaut toutes les informations libres sont coches ( ) et seront mises jour. Pour les dcocher ou les cocher, il suffit de cliquer sur leur ligne ou dutiliser les boutons Tout slectionner ou Tout desslectionner. Bouton OK Entrane la mise jour des informations libres coches dans la liste.

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Bouton Annuler Annule le processus. Bouton Tout slectionner Coche toutes les informations libres de la liste. Bouton Tout desslectionner Dcoche toutes les informations libres de la liste.

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Configuration systme et partage


Fichier / Configuration systme et partage

Cette commande permet dobtenir des informations sur le systme de lordinateur et sur lutilisation du programme en rseau. Cette commande permet : d'obtenir des informations sur les fichiers ouverts, de connatre les utilisateurs connects au dossier comptable, si ce dernier est utilis en rseau, de donner l'accs, toujours dans le cas d'un fonctionnement en rseau, une messagerie entre les diffrents utilisateurs des programmes de la Ligne 100. Vous pouvez galement y accder par le bouton Configuration systme et partage de la barre doutils Standard.

Volet Configuration systme - Configuration systme et partage


Pour ouvrir ce volet cliquez sur longlet Configuration systme ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Le volet Configuration systme fournit des informations sur les diffrents fichiers utiliss. La zone liste droulante permet dobtenir ces informations pour les deux fichiers qu'il est possible d'ouvrir en comptabilit : le fichier comptable et ventuellement le fichier expert si vous dtenez la version PACK+.

Fichier Indique le nom du fichier comptable en cours d'utilisation. Stockage Indique le dossier et ventuellement sous-dossier dans lequel est enregistr le fichier. Taille Indique la taille du fichier exprime en Kilo-octets. Dispo (Disponible) Indique le nombre de Kilo-octets encore disponibles pour le fichier. % disponible Indique le pourcentage de place disponible dans le fichier par rapport sa taille totale. Mode daccs Cette zone indique, selon le cas :

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Menu Fichier
Accs non client / serveur : le poste de travail n'est pas configur pour fonctionner en rseau avec Serveur 100, Accs client / serveur : le poste de travail est configur pour pouvoir se connecter un serveur et fonctionner en rseau via Serveur 100.
Windows

Rappelons que pour fonctionner en rseau sous Windows, vous pouvez : soit utiliser le Gestionnaire dapplication Sage, soit utiliser le serveur NT ou NOVELL. Il faut que : le poste de travail soit connect un poste serveur, le programme Serveur 100 Netware ou Windows NT ait t install sur le serveur, le poste de travail ait t configur par le moyen des disquettes de Sage Serveur 100, la zone Accs de la commande Autorisations d'accs soit paramtre en multiutilisateurs.

Macintosh

La configuration en rseau sur Macintosh est identique celle de Windows la diffrence que la configuration du poste de travail n'est pas ncessaire. Serveur Dsignation et version du programme Serveur 100 utilis. Si aucun serveur n'est utilis, cette zone est vide. Utilisateur(s) en cours Cette zone affiche le nombre d'utilisateurs connects au fichier en cours. L'utilisateur tant lui-mme compris dans ce nombre, la valeur affiche est au minimum de 1.

Volet Utilisateurs connects - Configuration systme et partage


Le volet Utilisateurs connects permet de visualiser, le cas chant, les noms des utilisateurs connects aux diffrents fichiers ouverts. Pour ouvrir ce volet cliquez sur longlet Utilisateurs connects ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Cette fiche est vide si le mode daccs nest pas client / serveur.

A lexception de la colonne Etat, cette liste est mise jour en fonction des connexions et dconnexions sur les fichiers.
La liste est classe par ordre douverture des fichiers.

Nom de lutilisateur Les utilisateurs connects aux fichiers ouverts par la comptabilit du poste de travail apparaissent. Les connexions des fichiers qui ne sont pas ouverts par la comptabilit du poste de travail napparaissent donc pas. Le nom de lutilisateur affich est le nom de login (daccs) au serveur.
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Application Il sagit de lapplication qui utilise le fichier ouvert. Exemple Sur le poste de travail, le fichier comptable Bijou est ouvert par la comptabilit ; sur un autre poste, la gestion commerciale a ouvert ce mme fichier. Les deux applications sont indiques. Fichier Il sagit du fichier ouvert. Exemple Le fichier comptable Bijou. Etat Le programme affiche, selon le cas : Actif : le poste considr effectue sur le fichier correspondant un traitement ncessitant la recherche d'informations sur le serveur, Inactif : le poste considr n'effectue aucun traitement sur le fichier correspondant, En attente : le poste considr a un message d'attente affich sur son cran. Un poste peut tre mis en attente pour le traitement effectu sur un autre poste.

Envoi dun message


Lorsquun ou plusieurs utilisateurs sont connects, le bouton Envoyer un message permet daccder la fentre de saisie dun message.
Le bouton nest pas accessible si lutilisateur slectionn sur la liste est le poste de travail.

Slectionnez pralablement la ou les lignes des utilisateurs destinataires du message. Les diffrentes possibilits de slection dans les listes sont prsentes dans le Manuel de la gamme.

Cette commande n'est utilisable que par les utilisateurs disposant d'un rseau et du programme Sage Serveur 100.
Le programme ne vous prvient pas si un destinataire n'est pas en mesure de recevoir votre message.

Tel sera le cas si le destinataire excute un traitement au moment de la rception du message. Ce sera galement le cas si le destinataire a, l'cran, une fentre par dessus laquelle il est impossible d'afficher une autre fentre (le programme met un bip sonore si l'on tente de le faire). Exemple Toutes les fentres de slection simplifies des tats. Message pour Cette zone mentionne le nom du premier utilisateur slectionn. Si vous en avez slectionn plusieurs, le message sera cependant envoy tous. De Cette zone indique votre nom sur le rseau.

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Menu Fichier
Texte du message Vous disposez de 255 caractres alphanumriques pour le texte de votre message. Bouton Annuler Ce bouton referme la fentre de saisie de message sans rien faire. Bouton Envoyer Ce bouton envoie le message tous les destinataires.

Rception dun message


Dans les cinq secondes conscutives lenvoi, le destinataire du message le reoit.

Si, au moment de la rception, le destinataire na pas lapplication lcran, le message apparatra au moment o il basculera sur cette dernire.
Macintosh

Sur Macintosh, le systme signale la rception dun message en faisant clignoter licne du programme en alternance avec celle du menu Pomme.
Notez que si le destinataire du message a une fentre modale lcran, fentre qui ne permet pas dactiver une autre commande comme la fentre Prfrences, Ouverture des fichiers, fentre dattente des impressions et traitements, etc., le message ne pourra pas tre lu. Les fentres modales comportent en gnral un bouton OK.

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Menu Fichier

Autorisations daccs
Fichier / Autorisation daccs

Cette commande permet lAdministrateur de limiter laccs certaines commandes pour dautres utilisateurs. Pour accder cette commande cliquez sur le bouton Autorisation daccs de la barre doutils Standard.

Par dfaut, le programme est accs libre.

Commandes protges
Toutes les commandes utilises par le fichier de comptabilit (et par le fichier expert pour les utilisateurs de la version 100 Pack +) peuvent tre protges individuellement lexception des commandes ci-dessous : Nouveau, Ouvrir, Fermer, Quitter, toutes les commandes du menu Edition, toutes les commandes du menu Fentres. De plus, les commandes du menu Structure font lobjet dune protection particulire. Cette protection stend des fonctions paramtres divers endroits du programme. Exemple Les comptes gnraux peuvent tre protgs deux niveaux. Par le menu Structure : Faites un double-clic sur lintitul du menu Structure : la liste des commandes qui le compose apparat. Vous pouvez alors interdire lcriture et la lecture de lensemble du fichier des comptes gnraux. Par la commande Plan comptable : Faites un double-clic sur lintitul de la commande Plan comptable propose plus bas dans la liste : la liste des fiches de paramtrage dune fiche compte apparat. Vous pouvez alors interdire lcriture et la lecture dune ou plusieurs fiches.

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Menu Fichier
Toutes ces particularits seront dtailles ci-dessous. Les commandes disposant de plusieurs volets offrent deux possibilits de protection : la protection peut tre dfinie pour la commande elle-mme (exemple : vous interdisez laccs aux fiches des comptes tiers), un ou plusieurs volets de la commande peuvent tre protgs individuellement (exemple : vous interdisez laccs au volet Complment de la fiche tiers). Accs Cette information est positionne par dfaut sur Mono-utilisateur. Elle ne concerne pas, proprement parler, la protection du fichier mais son fonctionnement en rseau. Si vous ne travaillez pas en rseau sur Sage Comptabilit, laissez-la sur Mono-utilisateur. Si vous travaillez en rseau, consultez la documentation fournie avec Sage Serveur 100. Si vous utilisez la comptabilit en rseau avec le serveur, paramtrez cette zone sur Multiutilisateurs. En tant qu'administrateur, ne laissez qu' vous seul la possibilit d'accder cette commande. Vous pourrez ainsi, en revenant sur monoutilisateur, interdire temporairement l'accs la comptabilit le temps de modifier un paramtrage (modle de saisie par exemple). Si vous tentez de revenir en monoutilisateur alors que d'autres utilisateurs sont encore connects, un message vous en informera et la commande sera ignore.
Si, la suite dune panne de courant survenue en cours dutilisation de Sage Comptabilit, le programme refuse douvrir un fichier comptable (ou un fichier expert) en affichant un message du genre Ce dossier est dj ouvert. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance. il vous faudra lancer le programme Sage Maintenance afin de refermer ces fichiers. Le Manuel de la gamme vous donnera toutes explications sur la manire de procder.

Liste des niveaux Cette zone affiche la liste des niveaux dj crs. Niveau Pour autoriser certains utilisateurs ne consulter ou renseigner que certaines commandes ou interdire la suppression de leurs lments, il vous faut en premier lieu crer un niveau daccs puis lui affecter un mot de passe et enfin autoriser ce niveau daccs les commandes qui lui sont permises. Un niveau est propos par le programme, le niveau Administrateur. Il a accs toutes les commandes et ne peut tre supprim. Il na pas de mot de passe par dfaut. Un niveau daccs dont la dsignation et le mot de passe doivent tre saisis par ladministrateur (31 caractres alphanumriques pour la dsignation du niveau) est affect un utilisateur ou un groupe dutilisateurs pour lesquels il autorise lutilisation de certaines commandes ou bien seulement leur consultation ou encore il interdit la suppression des lments dj saisis. Ds linstant o vous avez cr un niveau daccs (autre que le niveau Administrateur), le programme vous demande de saisir un mot de passe lors de louverture du fichier ainsi protg.
Si vous oubliez daffecter un mot de passe au niveau Administrateur, vous pourrez accder au fichier comptable simplement en cliquant sur le bouton OK ou en validant lorsque le mot de passe vous sera demand.

Rappelons que le niveau Administrateur ne peut tre ni modifi ni supprim. Vous pouvez seulement lui attribuer un mot de passe. Ce niveau donne accs toutes les commandes du programme. Pour crer un niveau, cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation. Avant de crer un niveau et de lui affecter un mot de passe, prenez garde donner galement un mot de passe au niveau Administrateur car sinon vous ne bnficierez daucune protection sur laccs vos fichiers (voir les renseignements donns sur ce point pour la zone suivante). Pour supprimer un niveau, slectionnez-le en cliquant sur sa ligne puis cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation.

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Menu Fichier
Mot de passe Il se compose de 4 caractres alphanumriques au maximum. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. Il nexiste aucun mot de passe par dfaut. Les mots de passe affects chaque niveau doivent tre diffrents les uns des autres. Pour supprimer un mot de passe, faites-le safficher dans sa zone en cliquant sur le niveau correspondant, pressez la touche RET.ARR. puis enregistrez cette modification en refermant la fentre. Pour modifier un mot de passe, cliquez sur la ligne du niveau correspondant dans la liste, tapez un nouveau mot de passe par dessus lancien et cliquez sur le bouton Ajouter. Vous pouvez aussi simplement refermer la fentre.
Si, dune part, vous naffectez aucun mot de passe au niveau Administrateur (ou si vous supprimez ce mot de passe), et si, dautre part, vous avez cr un niveau dutilisateur avec mot de passe, le programme affiche dans tous les cas la fentre de saisie du mot de passe lors du lancement du programme. Si, dans ce cas, vous cliquez sur le bouton OK, vous aurez alors accs toutes les commandes du programme (normalement rserves au niveau administrateur). Vous comprenez ainsi lintrt quil y a de donner galement un mot de passe au niveau Administrateur.

Confirmation Il se compose de 4 caractres alphanumriques maximum reprsents lcran par des astrisques (*) sur Windows ou des points sur Macintosh. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. Toute saisie dans la zone Mot de passe doit obligatoirement tre valide dans cette zone. Le non respecte de cette procdure dclenche une message dalerte. Fonctions Cette liste prsente tous les menus et toutes les commandes qui peuvent tre protgs (voir plus haut la liste des commandes qui ne peuvent tre protges et celles qui peuvent ltre). A la suite des menus sont disposes toutes les commandes possdant des volets que lon peut protger individuellement. Le maniement est identique pour les menus et pour les commandes. Prenez soin de vrifier que le niveau daccs auquel vous voulez autoriser ou interdire laccs certaines commandes soit bien slectionn dans la liste des niveaux avant deffectuer les paramtrages dans cette liste. Lorsque vous aurez prcis toutes les fonctions interdites ou autorises la consultation ou la saisie, refermez simplement la fentre. Ceci enregistre toutes les modifications. Pour ouvrir un menu ou une commande et avoir accs ses commandes ou ses volets, il faut cliquer deux fois sur son nom ou sur le symbole qui le / la prcde. Agissez de la mme faon pour le / la refermer.
Windows

Le symbole dispos gauche dun lment comportant des subdivisions est un carr comportant le signe + ou . Ce carr contient le signe plus (+) lorsquil indique que llment est ferm. Il contient le signe moins () si llment est ouvert. Dans ce cas la liste des subdivisions sy rapportant est inscrite juste en dessous avec un lger dcalage.

Macintosh

Le symbole dispos gauche dun lment comportant des subdivisions est un triangle. Ce triangle pointe vers la droite lorsquil indique que llment est ferm. Il pointe vers le bas si llment est ouvert. Dans ce cas la liste des subdivisions sy rapportant est inscrite juste en dessous avec un lger dcalage. Pour interdire laccs une commande, cliquez deux fois sur son nom. Le signe plus (+) qui la prcde se transforme alors en signe moins (). Procdez de faon similaire pour lautoriser nouveau. Une commande interdite apparat estompe dans son menu. Dans les menus, les commandes protges apparaissent de la faon suivante : la protection en criture dune commande est symbolise par un crayon barr,
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Menu Fichier
la protection contre les suppressions est symbolise par une corbeille barre, une commande protge en consultation est grise (ou estompe) et inaccessible. Si un ou plusieurs volets dune commande sont protgs, ils disparaissent de la fiche. Boutons Privilges Certaines commandes des menus Fichier, Structure et Traitement peuvent tre saisies, modifies et / ou consultes. Elles comportent sur leur ligne un symbole qui peut prendre diffrentes formes. Lorsque vous en slectionnez une, les boutons Privilges deviennent actifs et utilisables. Il en est de mme pour les volets de certaines commandes. Les trois boutons Privilges portent les dsignations suivantes :

Interdit en suppression,

Interdit en criture,

Interdit en lecture. Les lments de la liste Fonctions de la fentre Autorisations daccs comportent, en face de leur intitul, une icne prcisant leur type ou le degr de protection qui leur a t affect : menu ou sous-menu donnant accs des lments, commande ou volet autoris la consultation et la modification, commande ou volet autoris la consultation seulement, commande ou volet interdit la consultation et la modification, commande ou volet dont la suppression du contenu est interdite, commande dont lutilisation est possible, commande dont lutilisation est impossible. Le sigle correspondant au type de protection ventuelle de la commande est rappel dans la barre d'tat. Vous rendez une commande ou un volet seulement consultable en cliquant sur le bouton Interdit en criture. Dans ce cas, licne du crayon est barre. Vous la / le rendrez saisissable nouveau de la mme faon. Si la commande ou le volet ne doit tre ni saisissable, ni consultable, ou interdit en utilisation, cliquez sur le bouton Interdit en lecture (vous pouvez aussi faire un double-clic sur sa ligne). La feuille barre remplace alors le crayon. Pour lui rendre tous ses attributs, cliquez nouveau sur ce bouton. Si la commande ou le volet est consultable, modifiable mais non supprimable, cliquez sur le bouton Interdit en suppression. Faites de mme pour annuler cette mesure. Quittez la commande en refermant la fentre. Pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh si vous ne voulez pas enregistrer les modifications.

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Menu Fichier Effets de la protection dune commande


Lorsquune commande est protge, cette protection est tendue lensemble de ses volets. Exemple Si vous protgez les comptes gnraux en criture par le menu Structure, lensemble de ses volets se verront appliquer la mme protection. Les commandes Saisie des journaux, Interrogation et lettrage, Interrogation tiers, Interrogation analytique et Recherche dcritures peuvent tre protges selon le type du journal. Exemple Un utilisateur nayant pas accs au journal de type achat en visualisation ne pourra pas consulter le dtail dune criture enregistre sur le journal dachat partir de la commande Interrogation tiers.
Si une fonction est protge en lecture, elle napparat plus dans le menu concern.

Effets de la protection des volets dune commande


Si tous les volets dune commande sont protgs en consultation et que la commande nest pas protge, seule la liste concerne pourra tre affiche. Aucun lment de la liste ne pourra tre consult, modifi, etc. Exemple Si vous protgez en lecture les volets de la commande Plan analytique, vous pouvez afficher le contenu des plans analytiques par la commande du menu Structure, soit la liste des sections, mais le contenu des fiches nest pas accessible. Si le premier volet dune commande est protg en criture, il ne sera pas possible de crer un lment mme si la commande nest pas protge en criture.

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Menu Fichier

Importer
Fichier / Importer

Cette commande permet dimporter, dans votre fichier comptable, des informations en provenance dautres programmes. Elle ouvre un menu hirarchique.

Ce menu donne accs deux fonctions : Format Ligne 100 et 30 qui permet limportations au format des fichiers du programme Sage Comptabilit, Format paramtrable qui permet dimporter des donnes selon un format paramtrable par lutilisateur. Ces commandes peuvent tre lances partir dun fichier comptable ouvert ou non. Une fentre souvre, permettant de slectionner le fichier dimportation. Elles prsentent cependant une particularit car elles ne peuvent pas tre annules, cest--dire arrtes en cours dexcution. En effet, un arrt intempestif de lexcution de ces commandes peut entraner des fichiers dsquilibrs.
Ces commandes ne peuvent pas tre utilises en mode Multiutilisateurs.

Voir la commande Autorisations daccs, page 133.

A propos des formats d'importation


La commande Importer propose deux types d'importations : Format standard, permettant l'importation d'un fichier de donnes manant d'un programme Sage. Format paramtrable, permettant l'importation d'un fichier de donnes manant d'un autre programme.

Format standard
C'est le format des fichiers des programmes Sage. Les importations au format Sage sont prsentes sous le titre Importer au format Ligne 100 et 30, page 140.

Format paramtrable
Le programme permet de dfinir des formats de fichiers utiliss lors de l'exportation ou l'importation de donnes vers n'importe quel logiciel capable d'mettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII. Les formats paramtrables ont pour extension .EMA. La commande Importer / Format paramtrable permet donc dimporter : des critures comptables,

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Menu Fichier
des comptes gnraux des comptes tiers, Les importations au format paramtrable sont prsentes sous le titre Importer un fichier au format paramtrable, page 151. Les procdures de dfinition et l'utilisation des formats paramtrables sont prsentes dans le "Manuel de la gamme". Les structures des fichiers Sage sont prsentes en Annexe : Les imports/exports paramtrables.

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Menu Fichier

Importer au format Ligne 100 et 30


Fichier / Importer / Format Ligne 100 et 30

Cette commande vous permet d'importer un fichier de donnes manant d'un programme Sage. Cliquer sur le bouton Import/format Ligne 100 et 30 de la barre doutils Fonctions avances revient activer cette commande.

On peut aussi lancer cette commande en cliquant sur licne Import/format Ligne 100 et 30 de la barre verticale Fonctions avances.

Lancement de l'importation
Le lancement de la commande fait souvrir une fentre permettant la slection du fichier dimportation.

Reportez-vous, si ncessaire, aux manuels de Microsoft Windows et du Macintosh pour lutilisation dune telle bote de dialogue. Le programme vous permet dimporter : des fichiers au format texte (*.TXT), des fichiers comptes au format SAGE (*.PNC), des fichiers critures au format SAGE (*.PNM), des fichiers critures au format CIEL (*.TXT), des fichiers critures EDIFACT (*.TXT). Suppression du fichier aprs import Cochez cette option pour que le fichier dimportation soit supprim du disque dur lissue de la procdure. Si cette option nest pas coche, le fichier import sera conserv sur le disque dur de lordinateur.

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Si limportation du mme fichier est demande une seconde fois (ou une nime fois), le programme affichera un message indiquant que le fichier a dj t import n fois. Vous pourrez alors limporter de nouveau ou demander sa suppression.

Importer le lettrage Il est possible, lors dimportation de fichiers au format texte (standard Ligne 100), de rcuprer le lettrage des donnes puisque deux zones mentionnent ces informations : Numro lettre montant, Numro lettre devise. Le fait de cocher cette option importera le pr-lettrage et le lettrage des critures. Les diffrentes procdures lies cette importation sont dcrites ci-aprs.
Cette option est toujours active mais na deffet que sur les fichiers texte au format standard Ligne 100 (extension .TXT sous Windows).

Importer le pointage Il est possible, lors dimportation de fichiers au format texte (standard Ligne 100 ou 30), de rcuprer le pointage des donnes puisquune zone mentionne cette information : Numro pointage. Le fait de cocher cette option importera le pointage des critures. Limportation des critures pointes ne donne lieu aucun contrle.
ATTENTION ! Il sagit du pointage effectu dans les fonctions Interrogation et lettrage et Interrogation tiers et non du pointage effectu dans le cadre du rapprochement bancaire. Cette option est toujours active mais na deffet que sur les fichiers texte au format standard Ligne 100 (extension .TXT sous Windows).

Conserver la rfrence pice dorigine Cette option s'applique pour limportation de fichier au format critures Sage et critures Ciel. Si l'option Conserver la rfrence pice d'origine est slectionne : Le numro de pice est incrment automatiquement pour l'criture importe selon le type de gestion de numrotation slectionne au niveau des journaux concerns. La colonne Rfrence pice de l'criture reprend la rfrence pice du fichier d'importation. Si cette option n'est pas slectionne la colonne N pice de l'criture reprend la rfrence pice du fichier d'importation. Importer dans la devise dquivalence Cette option est applique dans le cas o le fichier import ne comporte pas dindication de la monnaie dexpression des montants, cest--dire pour : les formats Texte des versions antrieures qui ne contient pas de drapeau Devise (voir la structure des fichiers dimportation dans les Annexes), les formats Ciel et anciens formats Sage PNM qui ne contiennent aucune devise. Par dfaut, cette case nest pas coche. Dans ce cas les montants seront considrs comme tant dans la monnaie de tenue de compte et seront imports tels quels aprs les contrles usuels. Si vous cochez cette case, les montants seront considrs comme tant dans la devise dquivalence. Une conversion seffectuera alors pour obtenir les montants dans la monnaie de tenue de compte, avec gnration si ncessaire dune criture dcart dans les comptes dfinis dans la commande Fichier / A propos de.... Sil nexiste aucune devise dquivalence, ignorez loption. Appliquer la numrotation du fichier comptable Cette option permet dignorer la numrotation des critures importes et de les renumroter en fonction des options du journal concern et des paramtres du dossier comptable. Cette option sapplique aux formats suivants : Format texte (*.TXT), critures Sage (*.PNM), critures Ciel Windows,

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critures Edifact.

Autres cas possibles


La devise du fichier import est identique la monnaie de tenue de comptabilit : dans ce cas, les donnes sont importes en ltat, aprs les contrles habituels. La devise du fichier import est identique la devise dquivalence : dans ce cas, un message dalerte La devise XXX nest pas la devise de tenue de la comptabilit. Voulez-vous importer avec la conversion des montants [Oui] ou sans conversion des montants [Non]. Oui Non Annuler vous permet au choix : dimporter les montants en devise dquivalence en les convertissant dans la monnaie de tenue de comptabilit. Une vrification de lquilibre des montants est alors effectue avec gnration dune criture dcart si ncessaire, dimporter les montants en devise dquivalence sans conversion en monnaie de tenue de comptabilit.
Dans tous les cas, la devise dorigine et les montants en devise sont conservs. Seuls les montants au dbit et au crdit sont convertis.

La devise du fichier import est une autre devise : dans ce cas, le mme message dalerte et les mmes traitements quau paragraphe prcdent seffectuent.
Vrifiez quil ny ait pas plus de deux niveaux de conversion.

La devise du fichier import nexiste pas dans la base de donnes : dans ce cas, le fichier est rejet. Un message dalerte bloquant apparat. La devise XXX nexiste pas dans la liste. Vrifier le paramtrage des devises ou votre fichier. OK

Suite de la procdure dimportation


Aprs paramtrage des diffrentes options dimportation voques ci-dessus, slectionnez le fichier importer dans la fentre Ouvrir le fichier dimport et cliquez sur le bouton Ouvrir. Limportation est alors immdiatement lance. Si limportation seffectue avec un fichier comptable ouvert, les donnes y seront transfres. Il est toutefois possible de procder la cration dun nouveau fichier comptable si le fichier dimportation comporte les donnes relatives aux champs du fichier Dossier comptable. Dans ce cas, le programme procde la cration du fichier aprs quune seconde fentre se soit superpose la prcdente. Cette dernire est dcrite dans la commande Fichier / Nouveau.
La cration dun fichier comptable de cette faon nentrane pas lapparition de la fentre A propos de.

Droulement de l'importation
Les fichiers peuvent tre imports dans : la monnaie de tenue de comptabilit,

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la devise dquivalence, nimporte quelle autre devise si elle existe dans le fichier dimport.
Dans le cas o la devise du fichier import est diffrente de la monnaie de tenue de comptabilit, les critures peuvent tre importes avec ou sans conversion des montants.

Les paramtres dquilibre pour la conversion des montants sont dfinis dans le Volet Prfrences - A propos de, page 72. L'import des donnes se droule en deux temps : vrification de la cohrence du fichier : le programme vrifie dans un premier temps la structure du fichier import et la cohrence des informations, import effectif des donnes. Dans les deux cas, un journal d'import est gnr, prcisant le droulement de l'importation.
Vrification de la cohrence du fichier

Le programme vrifie tout d'abord le respect du format du fichier import par rapport au type d'import slectionn et l'intgrit du fichier. Deux types d'incohrences peuvent tre dtects ce niveau : Le format du fichier est incorrect, c'est--dire qu'il ne respecte pas la structure correspondant au type de fichier slectionn. Exemple : import d'un fichier Texte en utilisant le type Ecritures Sage (*.PNM). La procdure d'import est alors immdiatement arrte. Les donnes importes, notamment dans le cas d'import d'critures comptables, ne correspondent pas un exercice ouvert pour la totalit des critures. Si le programme dtecte une erreur dans les fichiers dimportation durant cette phase, aucune donne ne sera importe. Il est cependant possible de continuer la vrification complte du fichier pour pouvoir effectuer les corrections ncessaires en une seule fois.
Import des donnes

Cette seconde phase dbute aprs la vrification de la cohrence du fichier. D'autres vrifications sur la pertinence des donnes importes (type de zone notamment) et les quilibres ncessaires respecter pour les journaux sont effectues. La procdure d'import des donnes ne peut en aucun cas tre annule, c'est--dire arrte en cours d'excution. En effet, un arrt intempestif de l'excution de cette commande peut entraner des fichiers dsquilibrs. Cependant, pour l'import au format Texte, lorsque le programme dtecte une erreur (journal dsquilibr par exemple), il est possible : soit de continuer l'import en ignorant l'enregistrement concern, soit de stopper l'import des donnes : dans ce cas, seuls les enregistrements prcdant la ligne d'anomalie sont imports. Un fichier des erreurs est cr et comporte les enregistrements non imports. Lorsquune section analytique figure dj dans le fichier, le message suivant apparat limportation : La section analytique XXX existe dj la ligne N. Souhaitez-vous poursuivre en ignorant cet enregistrement ? Oui Non Oui : le programme reprend limport des donnes en ignorant lenregistrement erron. A la fin de l'import :

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Les enregistrements errons sont reports dans le fichier Texte JIMPORT.TXT sous Windows ou JOURNAL IMPORT sous Macintosh pour les 5 premires lignes des enregistrements errons. Le fichier initial est renomm avec l'extension .OLD. L'enregistrement logique erron ainsi que les enregistrements errons dtects par la suite sont reports dans une copie du fichier dimport, portant le nom du fichier import avec une occurrence incrmente de 1.
Dans le cas d'import d'enregistrements avec les fichiers lis, l'enregistrement erron est rejet, mais galement tous les enregistrements des fichiers lis.

Exemple 3 fichiers sont lis au fichier Plan Tiers : - Banques Tiers, - Rglements Tiers, - Lieux de livraison clients. Si une anomalie est dtecte sur un compte Tiers, les lments Banques, Rglements et Lieux de livraison rattachs ce tiers sont galement rejets. On parle alors d'enregistrement "logique". Non : Le programme met fin limport de donnes. Les enregistrements prcdant ce dernier sont imports. Le fichier initial est renomm avec l'extension .OLD. L'enregistrement logique erron ainsi que les enregistrements suivants sont reports dans une copie du fichier dimport, portant le nom du fichier import avec une occurrence incrmente de 1. Exemple A la fin de l'import du fichier des critures d'achats ECR_ACH.TXT, en cas d'anomalies, le programme va crer : ECR_ACH.OLD copie du fichier d'origine, ECR_ACH1.TXT fichier des erreurs comportant uniquement les enregistrements rejets, JIMPORT.TXT journal des imports retraant les oprations effectues et les anomalies rencontres. Ce fichier est systmatiquement cr.
Si l'import s'est bien droul, c'est--dire sans dtection d'anomalies, le fichier import est conserv ou supprim selon l'option Suppression du fichier aprs import.

Journal d'import
Le journal d'import cr comporte toutes les informations sur le droulement de l'import : la date et l'heure de lancement de l'import, l'erreur dtecte, suivie des 5 premires lignes de l'enregistrement rejet, le nombre d'enregistrements crits dans le fichier et le nombre d'erreurs d'import, la date et l'heure de fin de traitement, la mention Fin de l'import si l'import s'est correctement droul ou Arrt de l'import si intervention de l'utilisateur. On peut le consulter par le biais de la commande Edition / Afficher le journal de traitement. Exemple Journal d'import sans dtection d'anomalies : ***le 30/07/nn 11:02:22. Import de C:\Program Files\Maestria\Ecr_ach.txt. Nombre d'enregistrements crits dans le fichier Ecritures comptables : 230. Nombre d'enregistrements crits dans le fichier Ecritures analytiques : 44.

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Menu Fichier
Nombre d'enregistrements crits dans le fichier Registres rvisions : 4. Nombre d'erreurs d'import : 0. *** Le 30/07/nn 11:03:34. Fin import. Exemple Journal d'import avec dtection d'anomalies et interruption de la procdure : ***le 30/07/nn 12:12:00. Import de C:\Program Files\Maestria\Section.txt. La section analytique existe dj la ligne 4 ! #MPCA 1 921SI1 Direction commerciale 0 Nombre d'erreurs d'import : 1. Cration du fichier C:\Program Files\Maestria\Section1.txt. *** Le 30/07/nn 12:37:00. Arrt import.
Rappel : le journal d'import est gnr uniquement pour l'import au format Texte.

Importation au format Texte


Vous avez slectionn un fichier au format Texte dans la fentre Ouvrir le fichier d'import.

Importation des comptes tiers


Si le programme constate lexistence de doublons entre le fichier comptable et le fichier dimportation, il se rfre au paramtrage enregistr dans la zone Mise jour en import du volet Fichier / A propos de... / Prfrences. Cette option concerne uniquement le fichier tiers car l'importation peut se faire en modification. Cette zone indique en effet le mode de mise jour effectuer dans ce cas. En fonction de la valeur de la zone, le programme ragit diffremment : Sans modification : la procdure dimportation sera stoppe ds lors que le fichier dimportation contient un compte de tiers existant dans le fichier comptable, Modification : le programme remplacera le compte de tiers du fichier comptable par celui du fichier import, Choix manuel : le programme affichera un message vous invitant confirmer ou non la mise jour du compte.

Importation des critures


Si un journal devient dsquilibr pour une priode donne suite une anomalie dtecte pour une criture comptable ou un des lments lis, l'intgralit des critures du journal pour cette priode est rejete.
Lorsque le programme dtecte un compte de longueur diffrente, sa longueur est automatiquement tronque ou complte par des zros.

Les comptes qui n'existent pas dans le dossier sont crs si l'option Ouverture de compte en saisie est coche dans le volet propos de / Prfrences.

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Il ny a pas de gestion des doublons. Cest le premier compte qui est affect par dfaut. Il revient lutilisateur doprer les modifications par la suite si ncessaire.
Les critures de trsorerie sont importes en fonction du paramtrage du code journal (contrepartie chaque ligne ou en pied de page).

Les critures analytiques importes ne tiennent pas compte de loption du compte gnral ou du journal qui sy rapporte.
Gestion des devises

Les critures comptables peuvent tre importes dans : la monnaie de tenue de compte, la devise dquivalence, nimporte quelle autre devise si elle existe dans le fichier comptable. Dans ce cas, un message d'alerte permet l'import des critures avec ou sans conversion : La devise XXX n'est pas la monnaie de tenue de compte. Voulez-vous importer avec conversion des montants ? Oui Non Annuler Les rponses ce message entranent les effets suivants : Oui : les montants sont alors convertis en appliquant le cours en vigueur au moment de l'import. En cas de dsquilibre suite la conversion, des critures d'cart sont gnres dans les comptes d'cart dfinis dans la commande A propos de. Non : les montants sont imports tels quels sans conversion des montants. Annuler : la procdure d'import est arrte. Aucune donne n'est importe.
Si la devise figurant dans le fichier n'existe pas dans la table des devises, le fichier est rejet dans son intgralit.

Dans le cas o la devise n'est pas mentionne dans le fichier, il est possible d'importer les critures comptables : dans la monnaie de tenue de comptabilit : les montants sont imports en l'tat sans aucune conversion, dans la devise d'quivalence : dans ce cas, cocher l'option Importer dans la devise d'quivalence. Les montants sont alors convertis en appliquant le cours en vigueur au moment de l'import. En cas de dsquilibre suite la conversion, des critures d'cart sont gnres dans les comptes d'cart dfinis dans la commande A propos de.
Aucune conversion n'est effectue pour les zones Montants en devise.

Importation du lettrage
Limportation du lettrage est soumise des contrles spcifiques en plus de ceux raliss par le programme pour limportation des critures : Les critures lettres doivent appartenir au mme exercice. Les vrifications ne portent que sur un mme exercice mme si lutilisateur importe des critures appartenant plusieurs exercices. Le contrle ne porte que sur les critures lettres avec des lettres majuscules. Les critures pr-lettres (en minuscules) sont importes sans contrle sur le lettrage. Les critures conservent leur lettre dorigine mme si la lettre mentionne sur les critures importes existe dj pour dautres critures. Des critures portant la mme lettre sans rapport les unes avec les autres pourront de ce fait exister.

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Lettrage en euros (ou dans la monnaie de tenue de comptabilit) : la somme des montants des mouvements dbiteurs doit tre gale la somme des mouvements crditeurs comportant la mme lettre Lettrage Montant pour le mme couple compte gnral / compte tiers. Lettrage en devise : la somme des montants des mouvements dbiteurs doit tre gale la somme des montants des mouvements crditeurs comportant la mme lettre Lettrage Devise. Les lettrages en euros et en devises sont compltement dissocis et lun peut tre import alors que lautre ne lest pas pour un mme groupe dcritures. Limportation des critures seffectue mme si les contrles sur le lettrage dtectent une anomalie. Les critures sont alors importes en fonction de la rponse faite au message suivant : Le lettrage ... pour le compte ... est dsquilibr. Le lettrage ne peut tre import ! Voulez-vous continuer en important les autres lettrages ? Oui Non Les rponses ce message entranent les effets suivants : Oui : les critures en question sont importes sans le lettrage. Le programme continue deffectuer les contrles sur les critures suivantes et procde leur importation si leur lettrage est quilibr. Non : les critures suivantes sont importes sans leur lettrage. La vrification de cette zone n'est plus effectue.
La dtection dun lettrage dsquilibr nest pas un facteur bloquant pour limportation des critures.

Format des fichiers imports


Le format des fichiers dimportation vous est prcis en Annexe. Un fichier doit toujours tre prcd dun drapeau den-tte, identificateur permettant la comptabilit de dterminer quel fichier est concern. De mme, il doit se terminer par un drapeau de fin qui indique au programme la fin du fichier dimportation. Les fichiers dimportation sont toujours des fichiers de texte. Chaque information doit tre seule sur une ligne et spare de la suivante par un retour ligne. Un enregistrement doit toujours tre import en entier. Les importations partielles sont interdites par le programme. Exemple Le fichier des codes journaux se compose des champs suivants : - Code journal, - Intitul, - Numro de compte gnral trsorerie, - Type, - Type numrotation pice, - Option contrepartie/ligne, - Option saisie analytique, - Type Rapprochement, - Mise en sommeil. Outre les drapeaux, ce fichier reprsente neuf lignes dinformation. Si une de ces informations est manquante, par exemple labsence du Numro de compte de trsorerie, elle doit tre remplace par un blanc. Si plusieurs codes journaux sont imports, chaque nouveau journal sera prcd du drapeau den-tte des journaux (mais il ny aura quun seul drapeau de fin). Certaines informations doivent apparatre dans ces fichiers sous forme codifie et non pas comme vous les voyez lcran en utilisation normale. Les Annexes vous en donneront la correspondance.

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Exemple Reprenons lexemple des codes journaux ci-dessus. Le type peut prendre les valeurs Achat, Vente, Trsorerie, Gnral, Situation. Ces types correspondent respectivement aux codes 0, 1, 2, 3 et 4.

Importation des Ecritures Sage et Ciel Windows


Dans la fentre Ouvrir le fichier d'import, vous avez slectionn : un fichier d'critures au format Sage (*.PNM) ou Ciel (*.TXT), un fichier de comptes au format Sage (*.PNC). L'option Mise jour en import de la fonction Fichier / A propos de... est galement respecte pour les fichiers tiers au format *.PNC. Cette option permet d'intgrer des tiers existants avec ou sans modification, ou avec un choix manuel pour chaque tiers existant.
Un fichier *.PNC peut galement contenir des comptes gnraux ou des sections analytiques. L'option Mise jour en import ne concerne pas ces comptes. L'importation de ces lments ne concerne qu'une cration et non pas une modification d'lments existants.

Le format des fichiers Ciel ne contient aucune indication sur la devise. Limport peut tre effectu selon loption Importer dans la devise dquivalence. Les formats Sage (*.PNM) comportent la fois la monnaie de tenue de comptabilit et la devise de transaction. Si loption Importer dans la devise dquivalence est coche, les donnes importes sont converties avec si ncessaire une criture dcart dans les comptes dfinis dans le Volet Prfrences - A propos de, page 72. Il est possible de : conserver la rfrence pice dorigine des critures, importer les lignes dchance des fichiers provenant de Comptabilit 100 ou 30 Dos ou de Ngoce 100 ou 30 Dos, importer le mode de rglement des critures.

Importer les lignes d'chance


Les fichiers gnrs au format PNM peuvent comporter des lignes d'chance, cest--dire lclatement en plusieurs chances des montants TTC des comptes tiers. Ces lignes sont caractrises par la lettre E dans la zone Type de compte (position 25 sur une longueur de 1) et comportent les mmes informations que la ligne du compte tiers. Les chances sont automatiquement importes si, pour chaque pice, le total des lignes dchance est gal au montant TTC de la pice. Dans le cas contraire, un message dalerte est affich. Exemple Le total des chances pour le compte 4110000 CARAT n'est pas quilibr dans le journal VTEMAI97 la ligne N. L'importation du fichier est alors interrompue.

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Menu Fichier Importer les modes de paiement


Les critures au format PNM peuvent comporter lun des modes de paiement suivants : O : Espces, C : Chque, T : Traite, U : Carte bleue, L : LCR, B : BOR, V : Virement, P : Prlvement., S : Aucun. Le mode de rglement est initialis selon les rgles suivantes : Les modes de paiement du fichier sont compars au premier caractre des intituls des modes de rglement dfinis dans le volet A propos de / Options. Si aucune correspondance nest trouve, le mode de rglement attribu est Aucun. En cas de doublon, cest le premier mode de rglement de la liste qui est alors affect lcriture. Il faut donc paramtrer les intituls des modes de rglement en fonction des valeurs possibles dans la zone Mode de paiement du fichier dimport. Exemple Pour les Cartes bleues, indiquer U Carte bleue. C correspond Chque.

Importer au format Edifact


Vous avez slectionn un fichier d'critures au format EDIFACT (message ENTREC) dans la fentre Ouvrir le fichier d'import. Lors d'une importation au format EDIFACT les mmes contrles quen import classique dcritures au format Texte sont effectus. Parmi ceux-ci : Existence du journal : un message dalerte bloquant empche tout import lorsque le journal nexiste pas dans la base, Priodes dexercice : l'appartenance des dates dcriture un exercice ouvert est galement vrifie. Il ne sagit pas ncessairement de lexercice en cours. Le programme autorise limport dcritures sur plusieurs exercices ouverts. Lorsque que les critures importer concernent un exercice qui n'existe pas, un message d'alerte vous en informe. Comptes gnraux : les comptes gnraux sont automatiquement crs avec la mention Compte crer pour intitul. Lappartenance du compte un intervalle dfini dans loption A propos de / Options / Nature de compte permet de lui affecter une nature Charge, Produit, etc. Les options par dfaut de cette nature sont attribues au compte. Exemple Loption Saisie analytique est coche pour les comptes de nature Charge et Produit, les options Saisie chance, Lettrage automatique et Saisie de compte tiers le sont pour les comptes de nature Tiers. Comptes tiers : les comptes tiers sont automatiquement crs avec la mention Tiers crer pour intitul. Le type de tiers est dtermin en fonction du compte collectif auquel le tiers est rattach. Les options Importer le lettrage et le pointage et Conserver la rfrence pice dorigine ne peuvent pas tre appliques ce type de format.

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Les fichiers EDIFACT traits sont des fichiers pivot de niveau 1, version 2. Le format EDI contient une devise, sa gestion est identique celle du format Texte.

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Importer un fichier au format paramtrable


Fichier / Importer / Format paramtrable

Cette commande permet d'importer des fichiers issus de programmes (autres que Sage ou Ciel) pour lesquels vous avez cr un format paramtrable (ayant pour extension .EMA). La commande Importer/Format paramtrable permet dimporter : des critures comptables, des comptes gnraux, des comptes tiers. Les procdures de dfinition et l'utilisation des formats paramtrables sont prsentes dans le "Manuel de la gamme". Les structures des fichiers Sage sont prsentes en Annexe : Les imports/exports paramtrables. Cliquez sur le bouton Import paramtrable de la barre doutils Fonctions avances pour activer cette commande.

Cette fentre vous permet de slectionner un des formats crs. Les fichiers de formats paramtrables ont pour extension .EMA. La slection dun fichier non compatible entrane laffichage dun message derreur. Voir la commande Format import/export paramtrable, page 178 pour la cration des formats paramtrables.

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Exporter
Fichier / Exporter

Cette commande permet dexporter les donnes enregistres dans le fichier comptable vers un tableur ou un programme acceptant des donnes sous forme de fichiers SYLK, texte, HTML et classeur Microsoft Excel. Comme pour la commande Importer, l'exportation peut sexcuter en tche de fond. Son droulement peut tre interrompu en cliquant sur le bouton Annuler. Cette commande ne modifie en rien le contenu des fichiers de la comptabilit. Si la commande est annule en cours dexcution, le fichier nest pas gnr. Lexport des donnes peut tre effectu dans nimporte quelle devise. Cette commande ouvre un menu hirarchique qui propose :

Format Ligne 100 et 30, HTML : il sagit de la fonction classique dexportation qui se traduit par louverture ou la cration dun modle dexport puis la gnration dun fichier aux diffrents formats suivants : format texte la norme du programme Sage Comptabilit Ligne 100 ou 30, format Sylk : format de fichier compatible avec la plupart des tableurs du march, format HTML : ce format permet la gnration d'un fichier qui pourra directement tre exploit par des navigateurs Internet, format Classeur Microsoft Excel : permet le lancement en automatique de Microsoft Excel et l'ouverture du fichier export. Cette fonction n'est disponible que sur la version Windows du programme. Format Sage : cette option permet de gnrer des critures au format : Trsorerie 100 : uniquement disponible sous Windows ; cette option remplace la fonction Transfert vers la trsorerie du menu Traitement des versions antrieures ; Ciel. Format EDIFACT : ce format permet lexportation des comptes, des critures et de la balance. Il est dcrit plus loin. Format paramtrable, permettant l'exportation d'un fichier de donnes vers n'importe quel logiciel capable de recevoir des fichiers au format ASCII paramtrs par vos soins (par la commande Fichier / Dfinition format paramtrable). Balance : permet dexporter une balance des comptes dans diffrents formats admis par des programmes permettant limpression dtats financiers. Les fichiers ainsi gnrs devront tre ouverts partir des applications (tableur, traitement de texte, programme de gestion) capables de lire leur format. Le principe des fonctions dexportation du programme Sage Comptabilit est identique quel que soit le format du fichier export. Nous dcrivons ci-aprs : dabord les diffrents formats dexportation, puis le mode opratoire pour raliser une exportation.

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Exportations de donnes : mode opratoire


Choix d'un modle d'exportation
Le lancement de cette commande fait tout dabord apparatre une fentre vous permettant dappeler un format dexportation dj cr ou den enregistrer un nouveau.

Slectionnez le modle que vous voulez utiliser ou modifier, puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou cliquez sur le bouton Nouveau pour enregistrer un nouveau modle dexportation.

Exportation au format Sage Espagne


La balance peut tre exporte au format Sage Espagne. Ce format est principalement utilis par l'Espagne pour communiquer avec leur propre logiciel Etats financiers. Il peut cependant tre utilis par tout utilisateur pour des besoins de gestion interne. Les donnes de la balance exporte au format Sage Espagne sont similaires celle de la balance 6 colonnes avec : Solde Dbut priode : solde de la priode antrieure, incluant les critures -nouveaux, Mouvements Dbit / Crdit : mouvements de la priode, Solde Fin priode : soldes cumuls, c'est--dire solde dbut priode +/ mouvements de la priode.
Format de slection

Renseignez les zones de la fentre Export de la balance comme suit. Format de transfert Par dfaut positionn sur Sage Espagne, nouveau format d'export. Devise de conversion Ne modifiez pas la valeur par dfaut Aucune, car les donnes doivent tre en monnaie de tenue de compte. Date d'criture Indiquez la priode des critures exporter. Elle doit obligatoirement appartenir l'exercice courant. N compte Indiquez si ncessaire les comptes exports. Lorsque aucune slection nest effectue, tous les comptes sont exports.

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Distinction des tiers dbiteurs/crditeurs Option non accessible pour le format Sage Espagne.
Structure du fichier export

La structure du fichier de la balance devant faire lobjet dune exportation au format Sage Espagne est la suivante :
Champ N Identifiant N compte Solde Dbut priode Solde Fin priode Total Mouvement Dbit Total Mouvement Crdit Exercice soldes Drapeau Devise Longueur 10 4 12 12 12 12 4 1 Type AN (1) AN AN AN AN AN AN AN Commentaire N identifiant de la socit. Cadr droite, complt gauche par blancs. Cadr droite, complt gauche par blancs. Comporte le nombre de dcimales de la devise de transfert. Cadr droite, complt gauche par blancs. Comporte le nombre de dcimales de la devise de transfert. Cadr droite, complt gauche par blancs. Comporte le nombre de dcimales de la devise de transfert. Cadr droite, complt gauche par blancs. Comporte le nombre de dcimales de la devise de transfert. Cadr droite, complt gauche par blancs. Anne des soldes Reprendre le premier caractre de l'intitul de la devise ddition. Exemple : P : Pesetas, E :Euros. Si Aucune, premier caractre de la monnaie de tenue de compte.

1. AN : alphanumrique.

Particularits

N compte sur 4 caractres Un regroupement est effectu par racine de compte (sur 4 caractres). Les comptes de type Dtail comportant cette mme racine sont cumuls. Solde Dbut priode Pour chaque exercice, il s'agit du solde de la priode antrieure, incluant les critures d'-nouveaux. Solde Fin priode Pour chaque exercice, il s'agit solde dbut priode + total mouvements dbit total mouvements crdit. Exercice soldes L'anne des critures exportes est affiche sur 4 caractres. Il s'agit de l'anne correspondant la date de dbut d'exercice. Par exemple, si l'exercice est cheval, du 1er octobre 1999 au 30 septembre 2000, c'est 1999 qui est indiqu.
Exemples de fichier export

Exemple Exercice en cours nn - du 01/01/1999 au 31/12/1999 (1er exercice du fichier comptable)

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La balance 6 colonnes du 01/01/1999 au 31/12/1999 fournit les soldes suivants :
Soldes au 31/12/1999 Dbit Crdit Mouvements priode Dbit 1 000 3 015 206 515 2 000 1 000 2 500 1 000 1 000 1 000 2 500 Crdit 1 206 2 000 1 015 206 515 Soldes cumuls Dbit Crdit 206

N compte 40100000 41100000 4456620 4457120 5120 601020 701020

L'export de cette balance au format Sage Espagne donne les rsultats suivants :
N NIF A58836321 A58836321 A58836321 A58836321 A58836321 A58836321 A58836321 Raci 4010 4110 4456 4457 5120 6010 7010 0 0 0 0 0 0 0 SoldeDeb SoldeFin 206 1015 206 515 1000 1000 2500 MvtDebit 1000 3015 206 0 2000 1000 0 MvtCreditExerD 12061999P 20001999P 01999P 5151999P 10001999P 01999P 25001999P

Exemple Exercice en cours nn - du 01/01/2000 au 31/12/2000 (incluant les -nouveaux) La balance 6 colonnes du 01/01/2000 au 31/12/2000 fournit les soldes suivants :
Soldes au 31/12/2000 Dbit Crdit Mouvements priode Dbit Crdit 1 500 206 1 015 1 412 3 618 25 206 515 1 000 1 015 500 1 000 3 000 206 618 1 412 603 500 1 000 3 000 1 731 1 015 3 618 25 412 1 133 Soldes cumuls Dbit Crdit 1 500 525

N compte 12000000 40100000 41100000 4456605 4456620 4457120 5120 601005 601020 701020

L'export de cette balance au format Sage Espagne donne les rsultats suivants :
N NIF A58836321 A58836321 A58836321 A58836321 A58836321 A58836321 A58836321 A58836321 Raci 1200 4010 4110 4456 4457 5120 6010 7010 SoldeDeb 0 206 1015 206 -515 1000 0 0 SoldeFin -1500 -527 3618 437 -1133 603 1500 -3000 MvtDebit 0 1412 3618 231 0 1015 1500 0 MvtCreditExerD 15002000P 17312000P 10152000P 02000P 6182000P 14122000P 02000P 30002000P

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Les soldes crditeurs sont signs en ngatif () Ligne 4456 = Cumul des comptes 4456605 et 4456620 Ligne 6010 = Cumul des comptes 601005 et 601020

Paramtrage d'un nouveau modle d'exportation


Si vous enregistrez un nouveau modle d'exportation en cliquant sur le bouton Nouveau de la fentre Ouvrir le modle dexport, le programme vous invite lui affecter un nom et un emplacement de stockage.

Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. Un cran de paramtrage apparat alors.

Le principe d'utilisation de cet cran est identique celui de beaucoup de commandes de la comptabilit. Les colonnes servent au stockage des informations de slection et les zones au-dessus des titres des colonnes permettent la saisie de ces informations. La largeur des colonnes de la liste de critres peut tre ajuste mais leur position est invariable. Le bouton Exporter permet de lancer la gnration du fichier dexportation en fonction des critres enregistrs dans les colonnes de la fentre. Le bouton Imprimer le modle dexport permet dditer et de conserver sous forme imprime la liste des critres du modle.

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Informations extraire

Intitul Cette zone permet d'enregistrer le titre du modle. Il s'agit d'une simple information permettant de dcrire le modle plus prcisment que par son nom de document. Cet intitul nest pas transfr dans le fichier gnr. Les informations extraire sont prcises dans les deux premires colonnes. La premire sert l'indication du fichier, la seconde, celle du champ lintrieur de ce fichier. Fichier Cette zone liste droulante permet de slectionner le fichier dont seront extraites les informations exporter. Le programme permet d'exporter : le contenu du dossier de lentreprise et les options : informations enregistres par la commande Fichier / A propos de, toutes les informations enregistres par les commandes du menu Structure, les critures comptables et les critures analytiques enregistres par la commande Traitement / Saisie des journaux, les donnes du fichier Expert. Les informations qu'il est possible d'exporter sont prcises en Annexe. Champ Cette zone liste droulante permet de prciser le champ dont doivent tre extraites les informations exporter. Les champs dpendent bien videmment du fichier slectionn dans la colonne prcdente. La liste des champs en fonction des fichiers est donne en Annexe. Groupe Cette zone permet de runir des lignes de critres affectes la mme slection. Un modle dexportation peut comporter autant de groupes que cette zone permet den saisir. Un et logique stablit entre les lignes dun mme groupe. Un ou logique stablit entre les groupes. Cette colonne accepte un maximum de 6 caractres alphanumriques. Cellule L:C Cette zone permet de prciser partir de quelle cellule du tableur (si vous faites des transferts sur un tableur, cas le plus frquent), les informations extraites seront insres dans la feuille de calcul. Si les transferts doivent seffectuer en format texte, les informations saisies dans cette colonne nont aucune importance mais ne doivent pas tre nulles sous peine d'tre considres comme de simples critres de slection par le programme. Les informations exportes sont insres en colonnes partir de la cellule indique ici. Ladresse de la cellule doit tre prcise de la faon suivante : X:Y. X est le numro de la ligne et Y le numro de la colonne. Les valeurs doivent tre infrieures aux limites du programme destinataire. Il ne faut pas taper de L pour ligne ni de C pour colonne. Ladresse est toujours numrique mme si le tableur destinataire numrote les colonnes par des lettres. Exemple Supposons un transfert de plan comptable (numro de compte et intitul seulement). Vous avez enregistr dans la commande les paramtres suivants :
Fichier Comptes gnraux Comptes gnraux Champ Numro Intitul 10:5 10:7 Cellule L:C 281500 De 2818300

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A l'issue de l'exportation, vous verrez les donnes apparatre dans la feuille de calcul de la faon suivante :
Ligne / Colonne 10 11 12 13 2815000 2818100 2818200 2818300 5 6 7 Amort. installation techn. Amort. installation gnr. Amort. matriel de transport Amort. mat. bureau et infor.

Une ligne comportant comme adresse :Y (sans mention de numro de ligne) impose au programme dajouter les informations la suite de celles dj insres dans cette mme colonne. Cette possibilit nest envisageable que si vous prcisez des groupes. Exemple Vous avez, dans un premier groupe, slectionn et affich les comptes de classe 2 partir de la cellule L50:C80. Vous voulez, la suite de ces comptes, dont vous ignorez le nombre, insrer les comptes de trsorerie (classe 5). Vous paramtrerez ainsi les critres de slection.
Fichier Comptes gnraux Comptes gnraux Champ Numro Numro A B Groupe Cellule L:C 50:80 :80 De 2000000 5000000 2999999 5999999

Une ligne comportant comme adresse 0:0 (zro:zro) est simplement destine la slection (voir lexemple ci-dessous). Ses valeurs ne seront pas transfres dans le fichier export. Exemple Si vous souhaitez extraire dune part les comptes gnraux avec leur solde et dautre part les comptes clients avec le dtail des montants, paramtrez le modle comme suit :
Fichier Comptes gnraux Comptes gnraux Comptes gnraux Ecritures comptables Ecritures comptables Ecritures comptables Champ Choix transfert Numro Solde Compte gnral Montant dbit Montant crdit A A A B B B Groupe Cellule L:C 0:0 1:1 1:2 1:3 1:4 1:5 411 411 De Dtaill

La premire ligne du groupe A permettra une lecture dans le fichier des critures afin dtablir les totalisations sur les comptes de ce groupe (information non transfre). Les lignes suivantes, dans le mme groupe, insreront le numro de compte ainsi que le solde en colonne partir des cellules du tableur L1:C1 et L1:C2. Le groupe B slectionnera simultanment et insrera dans la mme feuille de calcul les numros de comptes clients (slection sur 411/411) partir de la cellule L1:C3, le montant dbit partir de L1:C4 et le montant crdit partir de L1:C5. Les valeurs comptables sont bien entendues extraites du fichier historique. Colonne De Cette zone sert la saisie dun critre de slection. Ce critre est unique dans le cas o le Champ slectionn limpose. La zone liste droulante permet alors douvrir la liste des rponses possibles. Si une fourchette de limites peut tre saisie, les valeurs doivent tre tapes dans cette zone et la suivante.

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Colonne Zone servant lenregistrement manuel de la deuxime limite de slection si le champ limpose. Par dfaut, toutes les informations dpendant dun critre de slection non mentionn sont slectionnes. Colonne Echelonnement Cette zone permet de slectionner lchelonnement des priodes daprs lesquelles les valeurs vont tre extraites. Le programme propose les options suivantes : Aucun : les valeurs sont extraites en dtail, Jour : les valeurs sont totalises par jour, Semaine : les valeurs sont totalises par semaine, Mois : seuls les totaux mensuels sont extraits, Trimestre : les valeurs extraites sont les totaux trimestriels calendaires, Semestre : les valeurs extraites sont les totaux semestriels calendaires, Anne : les totaux de lanne sont exports.
Insertion, modification, suppression d'une ligne

Pour crer une nouvelle ligne, enregistrez son contenu dans les zones de saisie au-dessus des colonnes, validez par la touche ENTREE ou cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation. Vous pouvez galement valider si le curseur se trouve dans une zone ddition. Pour modifier une ligne, slectionnez-la au pralable, apportez les modifications et validez. Pour supprimer une ligne, slectionnez-la et cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Reportez-vous au Manuel de la gamme pour les slections dans les listes.

Utilisation d'un modle d'exportation dj cr


Si l'exportation raliser a dj t effectue par le pass, vous pouvez rutiliser le modle qui avait t cr alors. Dans ce cas, sur la fentre vous permettant dappeler un format dexportation dj cr ou den enregistrer un nouveau, slectionnez le modle que vous voulez utiliser puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Impression du contenu du modle d'exportation


Si vous le souhaitez, le programme permet d'imprimer le contenu du modle affich l'cran. Le bouton Imprimer le modle dexport permet en effet dditer et de conserver sous forme imprime la liste des critres du modle.

Lancement de l'exportation
Que le modle d'exportation utilis soit nouveau ou ancien, la procdure d'exportation se dclenche de la mme manire. Le bouton Exporter permet de lancer la gnration du fichier dexportation en fonction des critres enregistrs dans les colonnes de la fentre.

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Reportez-vous, si ncessaire, au manuel de Microsoft Windows ou celui du Macintosh pour lutilisation dune telle bote de dialogue. Enregistrez le nom que vous souhaitez donner au fichier d'exportation. Si ncessaire, changez lemplacement de stockage. L'exportation est immdiatement lance lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer.

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Exporter au format Ligne 100 et 30, HTML


Fichier / Exporter / Format Ligne 100 et 30, HTML

La premire fonction du sous-menu Exporter permet dexporter des valeurs sous les formats suivants : Texte, Sylk, HTML, Classeur Microsoft Excel. Cliquez sur le bouton Export/format Ligne 100 et 30, HTML de la barre doutils Fonctions avances pour activer cette commande.

On peut aussi lancer cette commande en cliquant sur le bouton Export/format ligne 100 et 30, HTML de la barre verticale Fonctions avances.

Exporter au format texte


Si lexportation seffectue sous forme de fichier texte, les informations sont toujours gnres en colonne, spares par un retour la ligne et agrmentes de drapeaux, codes permettant au programme de dterminer lorigine, le fichier concern et la fin des enregistrements. Toutes les explications concernant ces drapeaux sont donnes dans la commande Importer de ce mme menu (voir la fonction prcdente). Pour pouvoir exporter des donnes dans une autre devise que celle de tenue de comptabilit, il faut slectionner la devise dans le format dexport. Les fichiers dexport comportent dans lentte le code devise. Un paramtrage gnral est propos dans les formats de slection de la fonction Exporter pour dfinir la devise dexport et les paramtres dquilibrage des montants convertis.
Pour pouvoir exporter des fichiers dans une autre devise, il ne faut pas plus de deux niveaux de conversion.

Lors de lexport, aucune devise par dfaut nest propose par le programme. Si aucune devise nest slectionne, la conversion des montants se fait dans la monnaie de tenue de comptabilit.
Lexportation sous forme de fichier texte seffectue dans le format que la comptabilit utilise pour ses importations. Il est donc possible de rutiliser un tel fichier en importation sur un autre micro-ordinateur quip de ce programme. En particulier, il permet des changes entre Macintosh et Pc / Ps en rseau, par transfert modem ou aprs conversion du format des disquettes.

Lexportation dun fichier au format texte est ralise de la manire suivante : 1. Slectionnez un format de slection ou crez-le.

161 Sage France

Menu Fichier
2. 3. Paramtrez les critres de choix des donnes exporter. Lancez lexportation.

Cette exportation porte sur le contenu de la totalit des champs du fichier export, en respectant cependant les critres de slection. Exemple Pour exporter les seuls comptes de charge, choisissez la ligne de critre correspondant au fichier des comptes gnraux et la numrotation des comptes et enregistrez la fourchette 6 6ZZZZZZZZ. Les donnes exportes comprendront non seulement ce numro mais aussi toutes les autres donnes enregistres dans le fichier des comptes gnraux pour les comptes de charge. Il nest pas possible, par exemple, de nextraire que le numro et lintitul des comptes. Cette modification pourra se faire ultrieurement laide dun diteur de texte ou dun traitement de texte.

Exporter aux formats SYLK et HTML


Le format SYLK permet la gnration d'un fichier qui pourra directement tre exploit par les tableurs qui reconnaissent ce format. Le format HTML permet la gnration d'un fichier qui pourra directement tre exploit par des navigateurs Internet. La dfinition des zones exporter au format HTML s'effectue de la mme manire qu'au format SYLK. Par contre, l'adresse indique pour chaque ligne de format d'export n'est utilise que pour dfinir l'ordre de l'exportation. C'est--dire que l'ordre du format est respect mais les adresses de cellules ne sont pas prises en compte. Pour pouvoir exporter des donnes dans une autre devise que celle de tenue de comptabilit, il faut slectionner la devise dans le format dexport. Les fichiers dexport comportent dans lentte le code devise. Un paramtrage gnral est propos dans les formats de slection de la fonction Exporter pour dfinir la devise dexport et les paramtres dquilibrage des montants convertis.
Pour pouvoir exporter des fichiers dans une autre devise, il ne faut pas plus de deux niveaux de conversion.

Lors de lexport, aucune devise par dfaut nest propose par le programme. Si aucune devise nest slectionne, la conversion des montants se fait dans la devise de tenue comptabilit. Exemple Vous voulez exporter le fichier des clients avec l'intitul et l'adresse complte.

L'exportation au format SYLK donne le rsultat suivant :

162 Sage France

Menu Fichier

L'exportation au format HTML donne ce rsultat :

Lexportation dun fichier au format SYLK ou HTML est ralise de la manire suivante : 1. 2. 3. Slectionnez tout dabord un format de slection ou crez-le. Paramtrez les critres de choix des donnes exporter. Prcisez les seules donnes qui doivent tre exportes ainsi que leur emplacement dans la feuille de calcul destinataire (format SYLK). Lancez lexportation.

Contrairement lexportation au format texte, cette exportation porte sur le contenu des seuls champs mentionns dans le format de slection, en respectant toutefois les critres de slection. Exemple Selon lexemple prcdent, pour exporter les numros et les intituls des comptes de charge, choisissez la ligne de critre correspondant au fichier des comptes gnraux et la numrotation des comptes et enregistrez la fourchette 6 6ZZZZZZZZ. Enregistrez galement une ligne de critre qui extraira les intituls des comptes gnraux. Les donnes exportes comprendront seulement le numro et lintitul des comptes de charge extraits du fichier des comptes gnraux. Toutes les autres donnes du fichier seront ignores.

Exporter au Format Classeur Microsoft Excel


Windows

L'exportation au format Classeur Microsoft Excel n'est disponible que sur la version Windows du programme. L'exportation au format Classeur Microsoft Excel permet le lancement en automatique de Microsoft Excel et l'ouverture du fichier export.

163 Sage France

Menu Fichier
Cette exportation fonctionne l'identique de l'exportation au format Sylk. Le fonctionnement de l'application dans le cadre d'une exportation au format Classeur Microsoft Excel est le suivant : 1. 2. 3. 4. cration d'un fichier dot de l'extension .XLS, ouverture du fichier XLS sous Microsoft Excel, extraction des informations du fichier de gestion, affichage des informations sous Microsoft Excel.

L'exportation n'est ralisable que si Microsoft Excel (version 7.00 au minimum) est install sur le poste de travail. Pour pouvoir exporter des donnes dans une autre devise que celle de tenue de comptabilit, il faut slectionner la devise dans le format dexport. Les fichiers dexport comportent dans lentte le code devise. Un paramtrage gnral est propos dans les formats de slection de la fonction Exporter pour dfinir la devise dexport et les paramtres dquilibrage des montants convertis.
Pour pouvoir exporter des fichiers dans une autre devise, il ne faut pas plus de deux niveaux de conversion.

Lors de lexport, aucune devise par dfaut nest propose par le programme. Si aucune devise nest slectionne, la conversion des montants se fait dans la monnaie de tenue de comptabilit.
Utilisez la fonction Quitter du menu Fichier ou cliquez sur le bouton de fermeture de l'application pour quitter Microsoft Excel.

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Exporter au format Sage


Fichier / Exporter / Format Sage
Windows

Cette commande ne concerne que la version Windows du programme. Cette commande permet le transfert des critures comptables vers : les produits banque et trsorerie de Sage ou tout autre logiciel de la gamme Sage capable dexploiter les fichiers *.PNM et *.PNC, les produits Ciel. Cliquer sur le bouton Export Sage de la barre doutils Fonctions avances revient activer cette commande.

Les zones constituant cette fentre sont les suivantes. Format de transfert La zone liste droulante propose : Trsorerie 100 : lexportation de donnes seffectue au format pont comptable Saari (format 112) pour les critures et au format Compta V 7.00, Ngoce, Paie pour les Tiers. Ciel : lexportation des donnes sera effectue au format dimportation des fichiers Ciel. Voir les Annexes pour connatre ce format. Devise de conversion Indiquez la devise spcifique (autre que la monnaie de tenue de comptabilit) dans laquelle vous souhaitez exporter les donnes.
Cette fentre ne permet toutefois pas didentifier la devise dans le format Ciel.

Slection des comptes Diffrents types de slections sont possibles : Compte gnral (valeur par dfaut) ou Comptes tiers. Les zones de saisie/slection droite de cette zone liste droulante permettent denregistrer les limites de slection. Slection des dates Diffrents types de slections sont possibles : Date criture (valeur par dfaut) : les dates limites de lexercice sont proposes, Date de saisie. Les zones de saisie droite de cette zone liste droulante permettent denregistrer les limites de slection.

165 Sage France

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Slection des pices Diffrents types de slections sont possibles : Numro de pice (valeur par dfaut), Rfrence pice, Pice de trsorerie. Les zones de saisie droite de cette zone liste droulante permettent denregistrer les limites de slection. Code journal Permet une slection sur les codes journaux. N ligne interne Le numro de ligne interne est un compteur numrique interne des critures comptables. Il est gr automatiquement par le logiciel. Il s'agit d'un compteur global et non pas spcifique chaque code journal ou chaque priode. Mode de rglement Slection d'un mode de rglement ou de tous les modes de rglements (valeur par dfaut). Type dcriture Permet de slectionner au choix : Toutes (valeur par dfaut) : toutes les critures seront slectionnes, Non lettres : seules les critures non lettres seront slectionnes, Lettres : seules les critures lettres seront slectionnes. Exporter la rfrence pice De mme que l'importation des rfrences, il est possible dexporter la rfrence pice (et non le numro de pice dans les versions antrieures). Si l'option Exporter la rfrence pice d'origine est slectionne : Les informations de la colonne Rfrence pice de l'criture sont exportes dans la zone Rfrence pice du fichier d'exportation.
Les informations contenues dans la zone Rfrence pice peuvent ventuellement tre tronques afin de ne pas dpasser la longueur maximum de la zone dans le fichier : 13 caractres pour l'exportation au format Trsorerie 100, 12 caractres pour l'exportation au format Ciel.

Si cette option n'est pas slectionne : Les informations de la colonne N pice de l'criture sont exportes dans la zone Rfrence pice du fichier d'exportation. Exporter les zones devises et multiplan analytique Cette exportation seffectue au format .PNM : Format court : sur 105 caractres, Format long : sur 200 caractres, il permet dexporter les lignes pour tous les plans analytiques en indiquant le numro du plan en fin denregistrement. Ce format inclue les zones Devises. Afin de prendre en compte les zones devises et multiplan analytique, cette case doit tre coche. La structure du fichier export est identique celle du fichier import. Exportation des tiers Cette exportation seffectue uniquement au format .PNC (format trsorerie). Aucun (valeur par dfaut) : seules les critures correspondant la slection seront exportes. Les fiches tiers ne seront pas exportes. Tous : en plus du fichier des critures, un second fichier des fiches tiers sera export. Associs aux critures : dans ce cas en plus des critures, seules les fiches des tiers lis aux critures seront exportes.

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Le bouton OK lance lexportation des donnes selon les slections faites en ouvrant une fentre de dialogue permettant de nommer le fichier des critures qui sera gnr et, au besoin, une seconde fois pour nommer le fichier des tiers. Le bouton Annuler annule le processus.

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Exporter au format EDIFACT


Fichier / Exporter / Format EDIFACT

Cette commande peut galement tre lance en cliquant sur le bouton Export Edifact de la barre doutils Fonctions avances.

Prambule
Le principal objectif de lEDI ou Echange de Donnes Informatiques est de permettre lchange de donnes informatises entre partenaires de tout secteur dactivit et quel que soit le pays souhaitant changer les messages. Sage Comptabilit permet de gnrer les messages suivants : BALANC : format balance, CHACCO : format des comptes gnraux ou tiers, ENTREC : format des critures. Seul ce dernier format est accept limportation.
Les fichiers traits sont des fichiers pivots de niveau 1, version 2.

Les conditions gnrales pour la gestion EDI sont les suivantes : les comptes gnraux doivent comporter 3 8 caractres numriques rpartis dans les classes 1 8, les montants des mouvements et soldes sont limits 13 caractres comprenant 10 entiers, 1 virgule et 2 dcimales. Les montants sont cadrs droite et complts gauche par des blancs, les montants des totalisateurs sont limits 14 caractres comprenant 11 entiers, 1 virgule et 2 dcimales. Les montants sont cadrs droite et complts gauche par des blancs. Lexportation de donnes au format EDIFACT seffectue en deux temps : 1. 2. slectionnez ou crez un format dexportation, exportez les donnes slectionnes.

Format dexportation EDIFACT


Le lancement de cette commande souvre sur une fentre douverture ou de cration. Cliquez sur le bouton Export EDIFACT de la barre doutils Fonctions avances pour activer cette commande.

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Slectionnez le format que vous voulez utiliser sinon cliquez sur le bouton Nouveau pour en crer un. Dans ce cas une autre fentre de dialogue souvre pour vous permettre lenregistrement dun format. Ceux-ci comportent lextension .EDF sous Windows. Une fois la slection ou la cration faites, une fentre de paramtrage Export au format EDIFACT saffiche.

Volet Identification Format EDIFACT


Lillustration prcdente prsente le volet Identification. Les zones composant cette fentre ont les caractristiques suivantes.
Windows Macintosh

La slection des diffrents volets dont se compose cette fentre seffectue laide donglets. La slection des diffrents volets dont se compose cette fentre seffectue laide de boutons. Onglet / Bouton Identification Permet de revenir au volet Identification de lexport EDIFACT. Onglet / Bouton Echange Permet daccder au Volet Echange - Format EDIFACT, page 170 de la fonction. Onglet / Bouton Dossier Permet daccder au volet Dossier de la fonction.

169 Sage France

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Onglet / Bouton Emetteur Permet daccder au volet Emetteur de la fonction. Onglet / Bouton Rcepteur Permet daccder au volet Rcepteur de la fonction. Les volets Dossier, Emetteur et Rcepteur sont tous trois dcrits sous le mme titre Volets Dossier, Emetteur et Rcepteur - Format EDIFACT, page 171. Bouton Gnration du fichier EDI Ce bouton lance la gnration du fichier EDIFACT en ouvrant une fentre de dialogue dans laquelle seront paramtres les informations exporter ainsi que le nom du fichier qui sera gnr. Cette fentre est dcrite plus loin. Bouton Impression Ce bouton lance limpression dun tat intitul Format EDIFACT qui rcapitule toutes les informations saisies dans cette fentre et ses diffrents volets. Date dbut Propose par dfaut la date de dbut dexercice. Cette information est obligatoire. Date fin Propose par dfaut la date de fin dexercice. Cette information est obligatoire. Numro Inscrivez dans cette zone le numro de document. 17 caractres alphanumriques. Fonction texte Zone liste droulante proposant 1 ou 3 : 1 pour exploitation ultrieure, 3 pour exploitation immdiate. Texte Chacune des trois zones admet 70 caractres alphanumriques pour des informations diverses : commentaires ou message personnel.

Volet Echange - Format EDIFACT


On peut accder au volet Echange en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur le bouton cicontre sur Macintosh.

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Identification metteur Zone de 35 caractres alphanumriques dont la saisie est obligatoire. Le choix entre Nom et/ou numro de rseau de lmetteur doit tre effectu au pralable. Adresse metteur Zone de 14 caractres alphanumriques. Il s'agit de l'adresse prcise par lmetteur qui doit tre utilise par le rcepteur dans les messages de rponse afin de faciliter lacheminement interne. Identification rcepteur Zone de 35 caractres alphanumriques dont la saisie est obligatoire. Nom et/ou numro de rseau du destinataire. Adresse rcepteur Zone de 14 caractres alphanumriques. Il s'agit de l'adresse indique par le rcepteur qui devra tre mentionne par lmetteur pour acheminer les messages reus. Rfrence contrle Zone de 70 caractres alphanumriques dont la saisie est obligatoire. Il s'agit d'une rfrence unique attribue par lmetteur un change. Code langue Zone de 2 caractres alphanumriques saisir en minuscules. La valeur propose par dfaut est : fr. Code devise Cette zone propose par dfaut la monnaie de tenue de comptabilit. Vous pouvez pourtant choisir le code devise par le biais de la zone liste droulante ou le saisir sur 3 caractres alphanumriques. Le code devise export correspond au code ISO. Demande daccus Cette case nest pas coche par dfaut. Elle sert demander un accus de rception. Indicateur essai Cette case nest pas coche par dfaut. Elle permet dindiquer que lchange est effectu titre dessai.

Volets Dossier, Emetteur et Rcepteur - Format EDIFACT


Ces trois volets sont identiques en ce qui concerne les informations enregistrer. On peut accder au volet Dossier en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur le bouton cicontre sur Macintosh. On peut accder au volet Emetteur en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur le bouton cicontre sur Macintosh. On peut accder au volet Rcepteur en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur le bouton ci-contre sur Macintosh.

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Identification Zone de 17 caractres alphanumriques dont la saisie est obligatoire. Dans le volet Dossier, le numro de SIRET de lentreprise est propos par dfaut. Nom de la personne Zone de 35 caractres alphanumriques dont la saisie est obligatoire. Adresse Zone de 35 caractres alphanumriques dont la saisie est obligatoire. Complment Zone de 35 caractres alphanumriques. Ville Zone de 35 caractres alphanumriques. Code postal Zone de 9 caractres alphanumriques. Division Zone de 9 caractres alphanumriques pour la division territoriale. Code pays Zone de 2 caractres. Fonction du contact Zone liste droulante permettant denregistrer la fonction du contact. Les valeurs proposes sont, au choix : Auditeur (valeur par dfaut), Expert-comptable, Commissaire aux comptes. N de tlphone Zone de 25 caractres alphanumriques. N de la rfrence Zone de 35 caractres alphanumriques. Comporte le numro didentification. Lenregistrement du modle EDIFACT est automatiquement ralis soit en refermant sa fentre de paramtrage soit en lanant la gnration dun fichier EDIFACT.

172 Sage France

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Enregistrer le fichier EDIFACT

La gnration du fichier EDIFACT est lance en cliquant sur le bouton Gnration du fichier EDI. Une fentre de dialogue souvre alors. Cette cration ne peut tre ralise que si les diverses zones dont la saisie est obligatoire ont t renseignes.

Cette fentre a un double but : elle permet dune part de slectionner, dans la zone Type, les informations exporter et qui sont les suivantes : Ecritures comptables (valeur par dfaut), Comptes gnraux, Comptes tiers, Comptes gnraux et tiers (les comptes gnraux et auxiliaires figurent dans le mme fichier), Balance. elle permet dautre part de donner un nom et un emplacement de stockage au fichier (extension .TXT) qui va tre gnr. Lorsque la gnration est termine, vous revenez sur le format dexport ce qui vous permet de gnrer un autre fichier dexport.

173 Sage France

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Exporter au format paramtrable


Fichier / Exporter / Format paramtrable

Cette commande permet dexporter des fichiers de la Comptabilit selon un format paramtrable, dfini par lutilisateur. Vous pouvez activer cette commande par le bouton Export paramtrable de la barre doutils Fonctions avances. Lexportation de donnes au moyen dun format paramtrable est dtaille dans le Manuel de la gamme.

Cette fentre vous permet de slectionner un des formats crs. Voir la commande Format import/export paramtrable, page 178 pour la cration des formats paramtrables.

174 Sage France

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Exporter la balance
Fichier / Exporter / Balance

Cette fonction permet dexporter une balance des comptes au format admis par les tats financiers Sage mais aussi suivant les formats reconnus par les logiciels dtats financiers Microlucien et Arpge. Il sera donc possible aux utilisateurs de ces programmes dimporter les critures en provenance du programme Sage Comptabilit. Seuls les comptes gnraux de type Dtail sont concerns par cette exportation. On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Export balance de la barre doutils Fonctions avances.

On peut aussi la lancer en cliquant sur licne Export balance de la barre verticale Fin dexercice. Le lancement de cette commande ouvre une fentre de slection.

Les zones dont se compose cette fentre sont les suivantes. Format de transfert Cette zone liste droulante propose les choix suivants : Sage Etats financiers : (valeur par dfaut) lexportation des donnes de la balance se fera dans le format reconnu par le programme Sage Etats financiers. Microlucien : lexportation seffectue dans le format spcifique Microlucien. Arpge : lexportation seffectue dans le format spcifique Arpge. Le format des fichiers est dcrit en Annexe. Devise de conversion Cette zone liste droulante propose les choix suivants : Aucune : (valeur par dfaut) lexportation des donnes seffectue dans la devise de tenue de la comptabilit. Liste des devises : cette liste affiche les devises enregistres dans les options de lentreprise. La slection de lune dentre elles entranera la conversion automatique des mouvements et des soldes de la balance en fonction du cours enregistr dans ces mmes options. Pour plus d'informations, reportez-vous loption Devise, page 90. Date criture de / Zones permettant de dfinir la priode de slection des critures. Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date.

175 Sage France

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Reportez-vous au Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande. N compte de / Zones permettant de dfinir la fourchette de comptes concerns par cette exportation.
Il est rappel que seuls les comptes de type Dtail sont concerns.

Distinction des tiers dbiteurs/crditeurs Cette case cocher permet de diffrencier, pour les comptes collectifs tiers, les valeurs dbitrices des valeurs crditrices.
Cette option ne sapplique quaux comptes dont loption Saisie compte tiers est coche (dans le volet Fiche principale du compte).

Exemple Soit la balance suivante avec dtail des comptes gnraux :


Mouvement Dbit 60 000.00 25 000.00 20 000.00 5 000.00 2 412.00 15 075.00 120 075.00 15 075.00 77 487.00 42 588.00 Crdit 55 000.00 Dbit 5 000.00 25 000.00 15 000.00 2 412.00 Solde Crdit

Compte tiers CARAT

Compte gnral 4110000 4130000

CISEL DIAMA EMERA

4110000 4110000 4110000 Totaux

Export de la balance sans loption Distinction des tiers dbiteurs/crditeurs :


Mouvement Dbit 95 075.00 25 000.00 120 075.00 77 487.00 Crdit 77 487.00 Dbit 17 588.00 25 000.00 42 588.00 Solde Crdit

Compte gnral 4110000 4130000

Intitul Collectif client Collectif client EAR Totaux

Export de la balance avec loption Distinction des tiers dbiteurs/crditeurs :


Mouvement Dbit 95 075.00 Crdit 75 075.00 2 412.00 25 000.00 120 075.00 77 487.00 25 000.00 42 588.00 Dbit 20 000.00 2 412.00 Solde Crdit

Compte gnral 4110000 4110000 4130000

Intitul Collectif client Collectif client Collectif client EAR Totaux

Loption Saisie compte tiers peut tre modifie tout moment. Deux cas peuvent donc se produire qui sont traits diffremment par le programme : cette option nest pas coche mais il existe des critures avec un compte de tiers associ : ce compte est trait comme un compte gnral classique et cest son solde qui est pris en compte,

176 Sage France

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cette option est coche mais le compte possde des critures sans compte de tiers associ : les lignes dcritures sont alors cumules pour former un solde unique. Ce solde est inclus, selon son sens, dans la ligne tiers dbiteur ou tiers crditeur.

Selon la norme Cette zone liste droulante nest pas visible si la gestion de la norme IFRS nest pas active. Elle permet de slectionner les critures de la balance exporter : Toutes (valeur par dfaut) : toutes les critures de la balance correspondant aux slections faites dans les autres zones de la fentre seront exportes. Nationale : seront exportes les critures de types Les deux et Nationale. IFRS : seront exportes les critures de types Les deux et IFRS. critures Les deux: seules les critures de type Les deux seront exportes. critures Nationale: seules les critures de type Nationale seront exportes. critures IFRS: seules les critures de type IFRS seront exportes. Bouton OK Lance lexportation selon le paramtrage effectu dans les zones prcdentes. Une fentre de dialogue souvre pour donner un nom au fichier de stockage des critures. Le programme propose par dfaut la gnration du fichier correspondant au choix fait dans la zone Format de transfert : balance au format Sage Etats financiers : fichier de texte (extension .TXT), balance au format Microlucien (sans extension) : le nom propos est BANNNNNN o NNNNNN est le numro de dossier qui doit tre enregistr dans la zone Commentaire du volet Fichier / A propos de / Identification, balance au format Arpge (extension .ARP) : le nom propos est BANNNNNN.ARP o NNNNNN est le numro de dossier qui doit tre enregistr dans la zone Commentaire du volet Fichier / A propos de / Identification. balance au format Sage Espagne.

Les formats de fichiers gnrs sont dcrits en Annexe. Bouton Annuler Aucune exportation de valeurs nest ralise.

177 Sage France

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Format import/export paramtrable


Fichier / Format import/export paramtrable

Cette commande permet de dfinir des formats de fichiers qui serviront de rfrence lors de l'exportation ou l'importation de donnes vers n'importe quel logiciel capable d'mettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII.
Les structures de format paramtrables sont stockes dans des fichiers *.EMA.

Les procdures de dfinition et l'utilisation des formats paramtrables sont prsentes dans le "Manuel de la gamme". Les structures de fichiers Sage sont prsentes en Annexe : Les imports/exports paramtrables. Vous pouvez activer cette commande par le bouton Format import/export paramtrable de la barre doutils Fonctions avances.

Vous pouvez aussi lancer cette commande en cliquant sur le bouton Format import/export paramtrable de la barre verticale Fonctions avances.
Macintosh

Les barres verticales ne sont pas disponibles dans cet environnement.

178 Sage France

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Communication
Fichier / Communication

Cette commande permet un change dinformations et de donnes beaucoup plus simple entre deux versions du programme Sage Comptabilit (Ligne 30 ou 100 Windows ou Macintosh) ou bien entre ces programmes, Sage Coala et Ciel Comptabilit (pour Windows ou Macintosh). Lun des programmes est install chez lutilisateur, lautre est implant chez lexpert comptable qui soccupe de la gestion et du suivi de ses comptes. On peut la lancer en cliquant sur le bouton Communication de la barre doutils Fonctions avances.

On peut aussi lancer cette commande en cliquant sur le bouton Communication de la barre verticale Traitements priodiques.
Macintosh

Les barres verticales ne sont pas disponibles dans cet environnement.

Gnralits sur les communications


Cette fonction permet au client : deffectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gres par ses soins du fait de linformatisation croissante des PMI et PME, de conserver sa disposition les lments comptables ncessaires sa gestion courante, de transfrer priodiquement les donnes comptables son cabinet comptable et ce dans des dlais plus ou moins rapprochs convenir entre le client et lexpert comptable. Cette fonction permet lexpert comptable : dincorporer immdiatement les donnes reues dans ses propres fichiers, de surveiller la bonne marche des affaires de son client, dexercer son rle de conseil de manire immdiate sans devoir attendre la fin de lanne fiscale pour intervenir au cas o la situation ncessiterait une mesure corrective qui ne pourrait tre salutaire si elle ntait prise dans les plus courts dlais. Cette fonction regroupe deux modes de transfert de donnes diffrents : La Communication : elle permet un change dinformations et de donnes simplifi entre deux programmes Sage Comptabilit (Ligne 100 ou 30) ou entre un de ces programmes et un programme Ciel Comptabilit. Les donnes ainsi transfres ne sont pas supprimes du site partir duquel elles sont exportes.
Le transfert des comptes gnraux, des comptes de tiers ou des codes journaux ne seffectue que sil est expressment demand. Le paramtrage qui peut tre fait dans la zone Mise jour en import du volet Fichier / A propos de / Prfrences na pas dinfluence sur ce transfert, seuls les lments nouveaux sont crs. Cette particularit est sans effet lors des transferts avec les programmes Ciel Comptabilit puisque, dans ces derniers, lintitul des comptes est transfr avec chaque ligne dcriture.

179 Sage France

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La Synchronisation Sage 30 et 100 / Sage Coala : elle permet lchange dynamique des critures et des donnes de structure entre un client quip dun programme Sage Comptabilit Ligne 100 ou 30 et son expert-comptable utilisant une de ces applications ou Sage Coala. La synchronisation permet de grer galement la suppression et la modification des critures et des lments de structure transmis par le client ou lexpert-comptable (comptes gnraux, comptes de tiers, codes journaux,). Les critures synchronises sont clairement identifies par la prsence dicnes spciales apparaissant dans la colonne Position expert. Le processus intgre une gestion des conflits lorsque, par exemple, un lment est modifi simultanment entre les deux intervenants. En mode Synchronisation, le fichier gnr est au format XML standard Sage permettant dassurer la communication entre les applications Windows Sage Comptabilit Ligne 100 ou 30 et Sage Coala. Toutes les critures y compris la date de synchronisation ou de validation transitent dans le fichier XML partir du moment o elles ont le statut Nouvelles o qu'elles ont fait l'objet d'une modification. Le fichier XML contient deux dates qui permettent de dterminer la priode sur laquelle les deux entits peuvent agir : Date de synchronisation : seul le client gre cette date, c'est forcment une date fin de priode. Date de validation : seul l'expert comptable gre cette date, c'est forcment une date fin de priode infrieure ou gale la date de synchronisation. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'critures simultanment sur une priode identique de manire garantir la cohrence des critures. Toutes les modifications extra comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les priodes. Lexemple du tableau ci-dessous rcapitule les droits daccs et les actions qui peuvent tre ralises de part et dautre sur les critures gnrales en fonction des dates de synchronisation et de validation.
Avant date de validation Ajout Client Expert I I Suppression I I I = Impossible P = Possible Modification I I Ajout I P Date validation 31/01/03 Suppression I P Modification I P Date synchronisation 31/03/03 Ajout P I Suppression P I Modification P I

L'option de synchronisation transforme dans Sage Coala les caractres minuscules des comptes. Du fait des diffrences des formats entre les applications, Sage Coala gre une table de correspondance pour les comptes tiers de manire ce que l'utilisateur Ligne 100 conserve la codification de ses tiers (jusqu' 17 caractres). L'application Sage Coala ne permettant pas d'associer un mme tiers plusieurs comptes collectifs.

Dans le cas de modifications simultanes des deux bases, une gestion des conflits est applique avec dfinition dun intervenant prioritaire.
Elments Comptes gnraux Journaux Codes taxes Ecritures comptables Identifiant Expert Prioritaire Prioritaire Prioritaire Prioritaire Ecritures analytiques, registre taxe, informations libres Identifiant Client Fichiers lis

180 Sage France

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Elments Comptes de tiers Sections analytiques Identifiant Expert Identifiant Client Prioritaire Prioritaire Fichiers lis Banque tiers

Lexpert modifie lintitul dun compte de tiers : la modification est prise en compte chez le client. Le client envoie ses donnes puis modifie un compte tiers. Lexpert modifie galement le compte qui apparat donc dans le retour de la synchronisation. Lapplication dtecte quune modification a t effectue par le client et nintgre donc pas la modification de lexpert. Cette information sera indique dans le journal dimport. Ces transferts de donnes seffectuent de manire beaucoup plus simple et beaucoup plus rapide que les classiques fonctions importer et exporter dcrites prcdemment. Cette fonction gnre les donnes sous forme de : fichiers joints des messages E-mail qui sont automatiquement envoys par utilisation de la technologie Internet : cette option ncessite que chaque site soit quip dun modem et dispose dune adresse E-mail auprs dun fournisseur de service Internet, ou de fichiers magntiques qui sont gnrs mais dont lenvoi doit tre assur par lutilisateur luimme selon les techniques sa disposition (programme de transfert de fichiers par modem ou simple disquette).
Macintosh

Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent gnrer que des fichiers magntiques. Le mode de transfert synchronis nest pas gr sur Macintosh. Dans les transmissions synchronises, le programme permet de saisir des commentaires qui apparatront uniquement dans le journal de traitement o ils pourront tre consults ou imprims. Pour plus dinformations, reportez-vous la commande Journal de traitement, page 226. De plus, sur les lignes dcritures comptables, deux informations libres de type texte peuvent tre utilises pour grer un commentaire expert et un commentaire client sur les lignes dcritures. Il est impratif de leur affecter les intituls suivants : Commentaire client, Commentaire expert. Seul le commentaire client est export par un dossier client et inversement. Les oprations denvoi et de rception de donnes ainsi que lintgration des donnes dans les programmes destinataires seffectuent laide dun assistant qui dcompose chaque opration effectuer et guide lutilisateur pas pas. Les donnes ainsi transfres ne sont pas supprimes du site partir duquel elles sont exportes.
Pour faciliter le transfert des donnes, nous vous conseillons vivement de cocher les cases Protection de la zone N pice et Numrotation continue pour le fichier du volet Paramtres de la commande A propos de.

Oprations prliminaires
Le transfert des donnes ncessite les paramtrages pralables suivants. Saisie des informations concernant le type du transfert de donnes dans le volet Fichier / A propos de / Communication : Dfinition du sens du transfert client vers expert-comptable ou expert-comptable vers client : permet didentifier le type dintermdiaire dans le processus de transmission de donnes.

181 Sage France

Menu Fichier
Type de transmission : Communication ou Synchronisation. Moyen de communication : messagerie ou fichier magntique. Logiciel de destination : Sage Comptabilit Ligne 100 ou 30, Sage Coala ou Ciel Comptabilit. Autres informations : Numro du dossier comptable : afin de pouvoir transfrer les donnes, ce numro doit tre renseign, lidentique, dans le fichier comptable de lexpert et dans celui du client, Nom du cabinet dexpertise comptable, Adresse de la messagerie de lexpert comptable afin que le programme du client sache o envoyer les donnes, Adresse de la messagerie du client pour les oprations inverses des prcdentes.
Labsence de ces informations gnrera des messages derreur lors de lutilisation de cette commande

Le mode de transfert synchronis ncessite le respect des paramtrages suivants : Sage Comptabilit 100 ou 30 : les zones Protection de la zone N pice et Numrotation continue pour le fichier doivent tre obligatoirement coches dans le volet Fichier / A propos de / Paramtres / Saisie ; Sage Coala : en cas dutilisation de ce programme, la longueur des comptes gnraux doit tre fixe et infrieure ou gale 11 caractres exclusivement numriques. Lors de linstallation du programme, lutilitaire dinstallation crera un dossier (ou rpertoire) COMMUNICATION dans lequel se trouveront quatre dossiers : EMIS : dossier destin au stockage des fichiers exports partir de la comptabilit et en attente de transfert soit par disquette soit par un autre support ; RECUS : dossier destin au stockage des fichiers dimportation ; le programme va rechercher dans ce dossier les donnes intgrer dans les fichiers de gestion ; REJETES : dossier contenant tous les fichiers rejets lorsquune anomalie ou une incohrence est dtecte ; lutilisateur peut, aprs correction, procder lintgration directement dans la comptabilit ou copier le fichier corrig dans le dossier REUS do il sera intgr dans les fichiers de gestion ; TRAITES : dossier contenant les fichiers dimportation dont les donnes ont t intgres dans les fichiers de gestion utiliss par le programme dans les cas o lon na pas demand leur suppression aprs intgration et o lintgration sest correctement droule. Si lon ne demande pas la suppression des fichiers dimportation, il sera ncessaire de vider priodiquement ces dossiers par les fonctions de lExplorateur Windows ou bien du Finder Macintosh afin de ne pas sencombrer de fichiers devenus inutiles.
Voir le Manuel dinstallation pour connatre les emplacements de stockage des fichiers. Sur Windows les emplacements de ces dossiers peuvent tre modifis lors de linstallation du programme. Sur Macintosh il nest pas possible de modifier les emplacements des dossiers ci-dessus. Il est essentiel de ne modifier ni le nom ni lemplacement de stockage de ces dossiers une fois linstallation faite. Un message derreur apparatra si le programme ne les trouve pas lendroit o il sattend les trouver et il sera ncessaire de recommencer linstallation du programme.

Lors de limportation sur un poste, le programme reconnat le format du fichier entrant et ralise les conversions si elles savrent ncessaires. A lexportation, la forme du fichier est dtermine par les donnes paramtres dans lassistant.

Procdure de transfert
Nous rsumons ci-aprs les grandes lignes de la procdure denvoi et de rception de donnes.

182 Sage France

Menu Fichier
Rception de donnes : Lecture de la bote de rception des messages E-mail pour recherche des messages non lus ou bien, dans le cas de transfert de fichiers magntiques, lecture du dossier de stockage RECUS. Lecture de len-tte du fichier comportant le numro de dossier. Import des donnes dans le dossier comptable concern et marquage des critures reues. Clture des critures si paramtrage en ce sens. Emission de donnes : Gnration du fichier de donnes selon les critres paramtrs dans lassistant. Emission dun message destin la bote aux lettres du client avec, en pice jointe, le ou les fichier gnrs ou bien stockage du fichier magntique dans le dossier MIS si ce mode a t retenu. Marquage des critures expdies et clture si paramtrage en ce sens dans lassistant.
Le processus est identique chez le client.

Le nom du fichier export est cr automatiquement ainsi que lobjet du message dans le cas dun transfert par messagerie ; ils portent le mme nom : Code de 1 caractre permettant didentifier lorigine des informations : C pour la Comptabilit, Code de 2 caractres alphanumriques permettant didentifier le logiciel d'origine ou de destination : SA pour les logiciels Sage Lignes 30 et 100 en mode Communication, SC pour le logiciel Sage Coala et Sage en mode Synchronisation, CI pour le logiciel Ciel en mode Communication. Date de transfert sous la forme JJMMAA, Code du dossier renseign dans la fiche A propos de, Numro expert renseign dans la fiche A propos de (champ spcifique au programme Sage Coala et utilise en synchronisation). Le corps du message comporte le texte suivant : Ce message contient un fichier de donnes mis par un site distant et destin aux logiciels Sage, Sage Coala et Ciel. Pour tre intgr automatiquement par le logiciel concern, l'objet du message et le nom du fichier joint ne doivent en aucun cas tre modifis. De plus, ce message doit conserver son statut Non lu.. Dans le processus de communication le programme procde la reconnaissance automatique du format de fichier en importation. En exportation le format dexport des fichiers dpend des donnes spcifies dans lassistant. En synchronisation le processus est entirement automatis.

Marquage des critures


Afin de les distinguer la rception comme lmission, les donnes envoyes par la prsente commande sont diffrencis laide dun statut qui peur tre consult dans la colonnes Position expert des journaux de saisie. Cette zone peut prendre les valeurs suivantes : Pas de statut (Nouvelle) : lcriture a t saisie sur le poste et na t ni reue ni envoye ; Em : lcriture a t mise en mode Communication ; Rc :lcriture a t reue en mode Communication ; Se : lcriture a t mise en mode Synchronisation ;
183 Sage France

Menu Fichier
Sr : lcriture a t reue en mode Synchronisation ; Sm : en mode Synchronisation, lcriture a t modifie dans la base client ou la base expert mais na pas encore t envoye ; une fois lenvoi effectu, son statut deviendra Se. Le changement de statut des critures ne seffectue que lorsque le fichier est effectivement transmis ou reu lexception du statut Sm qui est un statut intermdiaire.

Envoi de donnes
Le lancement de la commande Communication fait apparatre un assistant. Selon le paramtrage ralis dans la zone Type du volet Fichier / A propos de / Communication, les fentres de lassistant diffrent.

Emission de type Communication


Choix du type de traitement

Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affiches par chaque fentre de lassistant. Cette fentre offre choisir entre : Emettre les donnes (valeur par dfaut) permet la gnration du message ou du fichier, Recevoir les donnes permet dinterroger la bote de rception ou la slection du fichier magntique. Bouton Suivant Ouvre lcran suivant de lassistant. Bouton Annuler Referme lassistant sans rien faire.
Choix des donnes transfrer

La validation du choix Emettre les donnes par le bouton Suivant fait apparatre une nouvelle fentre de lassistant.

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Menu Fichier

Cette fentre permet de slectionner les donnes exporter. Type dcritures Cette zone liste droulante permet la slection des critures en fonction de la valeur inscrite dans la zone Statut expert-comptable (voir plus haut) et propose : Nouvelles : (valeur par dfaut) seules les critures non envoyes seront transmises, Dj transmises : seules les critures qui ont dj t envoyes seront transmises, Nouvelles et dj transmises : seules les critures non envoyes ou dj envoyes seront transmises, Toutes : toutes les critures seront transmises quel que soit leur statut. Date dcriture de / Ces deux zones permettent une slection sur la date des critures. Le programme propose par dfaut les limites de lexercice en cours. Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. Reportez-vous au Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande. Emettre galement les ventilations analytiques Cochez cette case pour mettre les donnes concernant les ventilations analytiques. Clturer les critures transmises Ces boutons d'option permettent ou non de clturer les critures transmises. Elles seront ainsi protges contre toute modification ou suppression ultrieure (les informations extracomptables ne sont pas concernes comme les date dchance). Un journal dont toutes les critures auraient t transmises en demandant leur clture sera alors considr comme par exemple les dates dchance. Plan comptable Cette option, coche par dfaut, entrane le transfert du plan comptable.
Cette option, ainsi que les deux suivantes, ne concernent que les transferts entre programmes Sage Comptabilit lignes 30 ou 100. Rappelons que, lors de lincorporation des donnes reues, seuls les comptes nexistant pas dans le fichier destinataire sont traits. Les comptes dj prsents ne sont pas modifis quel que soit le paramtrage fait dans loption Mise jour en import du volet Fichier / A propos de / Prfrences.

Plan tiers Cette option, coche par dfaut, entrane le transfert du plan tiers dans les mmes conditions que le plan comptable gnral.

185 Sage France

Menu Fichier
Codes journaux Cette option, non coche par dfaut, entrane le transfert des codes journaux dans les mmes conditions que le plan comptable gnral. Taux de taxes Cette option, non coche par dfaut, entrane le transfert des taux de taxes dans les mmes conditions que le plan comptable gnral. Sections analytiques Cette option, non coche par dfaut, entrane le transfert des sections analytiques dans les mmes conditions que le plan comptable gnral. Les boutons au bas de la fentre ont un rle identique celui voqu prcdemment. Bouton Prcdent Ce bouton permet de revenir au stade prcdent de lassistant afin de modifier les valeurs paramtres. Bouton Fin Lance le traitement dfini.
Exportation de donnes par la communication Client/Expert comptable

Message E-mail

Dans le cas o le choix dun message E-mail a t dcid, le programme gnrera un message avec les caractristiques suivantes : ladresse du destinataire sera celle enregistre dans la zone Adresse messagerie Expert-comptable ou Client, en fonction du sens, du volet Fichier / A propos de / Communication (si aucune adresse na t mentionne, un message derreur apparatra), lobjet du message sera automatiquement cr par le programme et se composera des caractres suivants : le premier caractre alphanumrique reprsentera le programme ayant gnr le message : C pour le programme Sage Comptabilit, les deux caractres alphanumriques suivants identifient le fichier destinataire : SA pour les logiciels Sage ligne 30 ou 100, CI pour un logiciel Ciel, les 6 caractres numriques suivants reprsenteront la date de gnration du message sous la forme JJMMAA, les caractres alphanumriques restants, 8 au maximum, reprsentent le code du dossier enregistr dans la zone N dossier du volet Fichier / A propos de / Communication. Si ce numro est absent, un message derreur saffichera pralablement. Voir ci-dessus. Exemple Exemple dobjet de message gnr par le programme : CSA15069901GEBO01 C programme Sage Comptabilit SA programme destinataire, Sage en loccurrence 150699 le mail a t gnr le 15/06/99 GEBO01 numro de dossier. un fichier de texte au format reconnu par le programme destinataire sera joint au message et contiendra les informations transfres. Le nom de ce fichier est gnr automatiquement par le programme selon une codification identique celle de lobjet : le premier caractre reprsentera le programme ayant gnr le fichier : C pour le programme Sage Comptabilit, les deux caractres suivants identifient la structure du fichier en fonction du programme destinataire :

186 Sage France

Menu Fichier
SA pour un programme Sage ligne 30 ou 100, CI pour un programme Ciel, les 6 caractres numriques suivants reprsenteront la date de gnration du fichier sous la forme JJMMAA, les caractres alphanumriques restants, 8 au maximum, reprsentent le numro de dossier enregistr dans la zone N dossier du volet Fichier / A propos de / Communication, lextension .TXT pour un fichier de texte. Exemple Exemple de dsignation de fichier joint gnr par le programme : CCI15069901GEBO01.TXT C programme Sage Comptabilit CI structure de fichier destin un programme Ciel 150699 le fichier a t gnr le 15/06/99 GEBO01 numro du dossier .TXT extension du fichier.
Si lexportation des donnes de la structure (plan comptable, plan tiers et codes journaux) est demande en mme temps que les critures, toutes les donnes seront enregistres dans le mme fichier.

Fichier magntique

Le fichier magntique gnr, si le paramtrage a t fait en ce sens, est strictement identique au fichier joint dcrit ci-dessus. Il est enregistr dans le dossier (ou rpertoire) EMIS qui, lui-mme, se trouve dans le dossier COMMUNICATION. Reportez-vous aux informations donnes prcdemment sur ces dossiers. Lutilisateur devra alors utiliser les moyens en sa possession pour faire parvenir ce fichier au site principal o il devra tre enregistr dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION.

Emission de type Synchronisation Sens client vers expert-comptable


Rappelons que ce mode de transfert est demand dans le volet Fichier / A propos de / Communication.

Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Oprations prliminaires, page 181.


Choix du type de traitement

187 Sage France

Menu Fichier
Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affiches par chaque fentre de lassistant. Cette fentre offre choisir entre : Emettre les donnes (valeur par dfaut) permet la gnration du message ou du fichier, Recevoir les donnes permet dinterroger la bote de rception ou la slection du fichier magntique. Bouton Suivant Passe lcran suivant de lassistant. Bouton Annuler Referme lassistant sans rien faire.
Choix des donnes transfrer

La validation du choix Emettre les donnes par le bouton Suivant fait apparatre une nouvelle fentre de lassistant.

Cette fentre permet de slectionner les donnes exporter. Type dcritures Cette zone liste droulante permet la slection des critures en fonction de leur statut. La zone Position expert (voir plus haut) peut servir dindicateur pour identifier ce statut. Cette liste propose : Nouvelles : (valeur par dfaut) seules les critures non envoyes seront transmises. Dj transmises : seules les critures qui ont dj t envoyes, reues ou modifies seront transmises, cest--dire celles qui ont dj fait lobjet dune synchronisation (critures comportant la mention Se, Sr ou Sm dans la colonne Position expert). Nouvelles et dj transmises : seules les critures non envoyes et celles dj envoyes, reues et modifies seront transmises (critures comportant la mention Sans statut, Se, Sr ou Sm dans la colonne Position expert). Toutes : toutes les critures seront transmises quel que soit leur statut.
Le choix Toutes ne doit tre utilis quen cas de perte de donnes ou dincohrences survenues entre les dossiers client et expert.

Date de synchronisation Par dfaut, lapplication propose la date de la fin du mois prcdant la date de lordinateur (date systme) et appartenant lexercice en cours. La date de synchronisation doit appartenir lexercice courant, tre une fin de priode et tre suprieure ou gale la dernire date de synchronisation. Cette zone comporte un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date.

188 Sage France

Menu Fichier
Reportez-vous au Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande. Voulez-vous adresser un commentaire votre destinataire ? Loption Non est coche par dfaut. Si vous cochez la case Oui, une fentre supplmentaire pour la saisie dun commentaire est accessible avec le bouton Suivant.

Saisir le commentaire dans le corps de cette fentre. Ce commentaire est enregistr dans le journal de traitement et peut servir pour lenregistrement dinformations complmentaires. Bouton Fin Lance le traitement dfini.

Emission de type Synchronisation Sens expert-comptable vers client


Rappelons que ce mode de transfert est demand dans le volet Fichier / A propos de / Communication.

Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Oprations prliminaires, page 181.


Choix du type de traitement

Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affiches par chaque fentre de lassistant.

189 Sage France

Menu Fichier
Cette fentre offre choisir entre : Emettre les donnes (valeur par dfaut) permet la gnration du message ou du fichier, Recevoir les donnes permet dinterroger la bote de rception ou la slection du fichier magntique. Bouton Suivant Passe lcran suivant de lassistant. Bouton Annuler Referme lassistant sans rien faire.
Choix des donnes transfrer

La validation du traitement Emettre les donnes par le bouton Suivant fait apparatre une nouvelle fentre de lassistant.

Type dcritures Cette zone liste droulante permet la slection des critures en fonction de leur statut. La valeur inscrite dans la colonne Position expert- (voir plus haut) peut servir dindicateur pour identifier ce statut. Cette liste propose : Nouvelles : (valeur par dfaut) seules les critures non envoyes seront transmises. Dj transmises : seules les critures qui ont dj t envoyes, reues ou modifies seront transmises, cest--dire celles qui ont dj fait lobjet dune synchronisation (critures comportant la mention Se, Sr ou Sm dans la colonne Position expert). Nouvelles et dj transmises : seules les critures non envoyes ou dj envoyes, reues ou modifies seront transmises (critures comportant la mention Sans statut, Se, Sr ou Sm dans la colonne Position expert). Toutes : toutes les critures seront transmises quel que soit leur statut.
Le choix Toutes ne doit tre utilis quen cas de perte de donnes ou dincohrences survenues entre les dossiers client et expert.

Voulez-vous adresser un commentaire votre destinataire ? Loption Non est coche par dfaut. Si vous cochez la case Oui, une fentre supplmentaire pour la saisie dun commentaire est accessible avec le bouton Suivant.

190 Sage France

Menu Fichier

Saisir le commentaire dans le corps de cette fentre. Ce commentaire apparatra dans le journal de traitement. Deux informations libres de type texte (69 caractres alphanumriques) peuvent tre utilises pour grer un commentaire expert et un commentaire client sur les lignes dcritures. Afin dassurer la communication avec le programme Sage Coala, il est impratif de leur affecter les intituls suivants : Commentaire client, Commentaire expert. Dans le cas dcritures modifies, si le commentaire client ou le commentaire expert sont prsents dans le fichier XML, ils seront repris systmatiquement. Dans le cas contraire, si les critures du fichier qui rceptionne les donnes comportent des informations libres de ce type, les commentaires seront conservs. En cas de modification simultane par le client et l'expert, le client perd sa modification du fait de la priorit de l'expert sur les critures. Voir plus haut le tableau dfinissant les priorits. Voulez-vous valider les critures synchronises ? Par dfaut, loption Oui est active. Lexpert peut envoyer des critures, des lments de structure sans valider (clturer) les journaux concerns : il cochera alors loption Non. Date de validation Accessible si le choix de validation des critures est activ. Cette date permet dattribuer le statut cltur toutes les critures gnres dans le fichier XML, dans la base de lexpert et dans la base du client aprs importation du fichier. Les modifications extracomptables restent possibles sur ces critures dans les deux bases de donnes. Cette zone comporte un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. Reportez-vous au Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande. Bouton Fin Le bouton Suivant change de nom dans cette fentre et devient le bouton Fin. Il marque ainsi la fin du traitement et la gnration du message ou du fichier magntique.

191 Sage France

Menu Fichier
Le mail sera envoy ds lutilisation de ce bouton. Si le modem est indisponible, le mail sera class dans les messages en attente et lutilisateur devra alors lmettre de faon manuelle par lintermdiaire de son programme de messagerie. Si le profil na pas t dfini dans la zone Profil de la messagerie de la commande Fentre / Prfrences , lapplication fera appel au profil dfini par dfaut dans le logiciel de messagerie.
Macintosh

Les profils ne sont pas utiliss sur Macintosh. Si aucun numro de dossier na t enregistr dans la zone N dossier du volet Ficher / A propos de / Communication, un message derreur apparatra. Le numro du dossier nest pas renseign dans le volet Communication Client/Expert-Comptable de lA propos de la socit ! OK Si ladresse de messagerie de lexpert comptable na t enregistre dans la zone Adresse messagerie Expert-comptable du volet Fichier / A propos de / Communication, un message derreur apparatra. Ladresse de messagerie de lExpert-Comptable nest pas renseigne dans le volet Communication Client/ Expert-Comptable de lA propos de la socit ! OK Dans le cas o la gnration dun fichier magntique a t demande, celui-ci sera stock dans le dossier EMIS lui-mme prsent dans le dossier COMMUNICATION.

Macintosh

Sur ce micro-ordinateur, seule la gnration dun fichier magntique est possible.

Rception de donnes
Le lancement de la commande Communication fait apparatre un assistant. Selon le paramtrage ralis dans le volet Communication, les fentres de lassistant diffrent. Le programme accepte limportation de fichiers cods : C : les donnes proviennent dun programme de comptabilit, SA : les donnes proviennent dun programme Sage Comptabilit Ligne 100 ou 30 en mode Communication, SC : les donnes proviennent dun programme Sage Comptabilit Ligne 100 ou 30 en mode Synchronisation, CI : les donnes proviennent dun programme Ciel en mode Communication.

192 Sage France

Menu Fichier Rception de type Communication


Choix du type de traitement

Cochez loption Recevoir les donnes.


Rception des donnes

La validation de loption Recevoir les donnes par le bouton Suivant fait apparatre une nouvelle fentre de lassistant.

Supprimer les messages ou les fichiers aprs importation Cette option, coche par dfaut, entranera la suppression des mails ou des fichiers magntiques aprs leur incorporation dans les fichiers du programme Sage Comptabilit. Si loption nest pas coche, les messages E-mail sont conservs dans la bote de rception de votre programme de messagerie (mais nots comme lus) et les fichiers magntiques sont transfrs dans le sousdossier TRAITS du dossier COMMUNICATION. Afficher le journal de traitement Cette option, coche par dfaut, entrane laffichage systmatique du journal de traitement aprs une rception de donnes. Voulez-vous clturer les critures intgres ? Si vous rpondez Oui (valeur par dfaut) cette option les critures incorpores dans le fichier destinataire seront cltures afin dviter toute modification ou suppression ultrieure. Si toutes les critures dun journal se trouvent ainsi cltures, celui-ci aura le statut partiellement cltur.
193 Sage France

Menu Fichier
Bouton Fin Le bouton Suivant change de nom dans cette fentre et devient le bouton Fin. Il marque ainsi la fin du traitement et la rception du message ou du fichier magntique.

Rception de type Synchronisation


Choix du type de traitement

Cochez loption Recevoir les donnes.


Rception des donnes

La validation de loption Recevoir les donnes par le bouton Suivant fait apparatre une nouvelle fentre de lassistant.

Supprimer les messages ou les fichiers aprs importation Cette option, coche par dfaut, entranera la suppression des mails ou des fichiers magntiques aprs leur incorporation dans les fichiers du programme Sage Comptabilit. Si loption nest pas coche, les messages E-mail sont conservs dans la bote de rception de votre programme de messagerie (mais nots comme lus) et les fichiers magntiques sont transfrs dans le sousdossier TRAITS du dossier COMMUNICATION.

194 Sage France

Menu Fichier
Afficher le journal de traitement Cette option, coche par dfaut, entrane laffichage systmatique du journal de traitement aprs une rception de donnes. Ce journal permettra notamment de vrifier les lments modifis, supprims ou crs et de vrifier galement les ventuels conflits dimportation survenus ou encore de consulter le commentaire expert ou client saisi dans lassistant de communication. Bouton Fin Le bouton Suivant change de nom dans cette fentre et devient le bouton Fin. Il marque ainsi la fin du traitement et la rception du message ou du fichier magntique.
Importation des donnes par communication

La validation de la fentre Rception des donnes laide du bouton Fin lance limportation des donnes. Les critures comptables et les lments de structure sont traits comme prcis plus haut. Aucun message nest gnr pendant lincorporation des donnes. En fin de processus, un message saffiche conseillant de consulter le journal dimport. Vous pouvez alors consulter les ventuelles erreurs gnres lors de lincorporation des fichiers. Procdure dimport termine ! Veuillez consulter le journal de transfert pour traiter les ventuelles anomalies ! OK Le traitement des erreurs dimportation est dtaill plus loin sous le titre Traitement des erreurs, page 197. Deux cas sont considrer suivant la forme sous laquelle les donnes sont importes : sous la forme dun fichier joint un message E-mail, sous la forme dun fichier magntique.

Message E-mail

Dans le cas o limportation des donnes est ralise partir dun message E-mail. Le programme naccepte que les messages et les fichiers joints dont le code dossier est identique celui du fichier comptable actuellement ouvert sur le poste rcepteur. Le numro de dossier doit tre enregistr dans la zone N de dossier du volet Fichier / A propos de / Communication. Reportez-vous, plus haut, la forme des messages et des fichiers gnrs lors de lexportation. Les messages non lus ayant comme objet une codification reconnue par lassistant et possdant en pice jointe un fichier dont le nom est galement accept sont traits. Les autres messages dont lobjet ne correspond pas sont ignors.
Si plusieurs mails ou plusieurs fichiers magntiques sont arrivs dans la bote aux lettres ou dans le dossier RECUS, le programme ne traite que les fichiers dont le numro de dossier correspond au fichier ouvert et ignore les autres messages ou fichiers. Il est important de ne pas ouvrir les E-mails contenus dans la bote de rception car leur statut deviendrait lu et ils ne pourraient tre traits automatiquement par lassistant. Si, par accident, un tel message est ouvert, il est possible de rcuprer les donnes en procdant ainsi : ouvrez le message en question dans le programme de messagerie,

195 Sage France

Menu Fichier
lancez la commande Enregistrer les pices jointes, enregistrez les pices jointes dans le sous-dossier Recus du dossier Communication, importez les donnes comme un fichier magntique.

Si le programme ne trouve aucun message traiter, il affiche un message davertissement. Vous navez aucun message ou fichier traiter. Sil ny a pas de fichier joint au message reu, le message suivant saffiche : Le message concernant le dossier XXX ne contient pas de donnes intgrer. Si le fichier joint nest pas reconnu comme un fichier XML, le message suivant saffiche : Le format du fichier XXX est incorrect. Si le fichier joint est un fichier identifi, mais ne comporte pas de numro de dossier : Le fichier XXX ne peut tre trait !. Si le fichier joint est un fichier identifi, mais le numro de dossier prcis nexiste pas : Vous navez aucun nouveau message ou fichier traiter !.
Ces messages derreur sont systmatiquement gnrs mme si loption Afficher les avertissements nest pas coche. L'intgralit du fichier est vrifie ; les anomalies dtectes sont reportes dans le journal de traitement. Cela correspond la rponse Oui la question " ! Souhaitez-vous poursuivre en ignorant cet enregistrement ?"

Lorsque les messages ont t traits par lassistant de communication, ils sont, en fonction du paramtrage fait dans la zone Supprimer les fichiers imports, soit supprims soit nots comme lus dans la bote de rception de votre programme de messagerie. Il sera alors ncessaire que lutilisateur du programme supprime les messages dont il na plus lutilit. Cette opration devra seffectuer dans le programme de messagerie. Aprs lincorporation dun E-mail, le fichier joint est copi dans le rpertoire TRAITS sauf si loption Supprimer les fichiers imports a t coche.

Fichier magntique

Si limportation est faite partir dun fichier magntique, le programme incorpore les donnes de tous les fichiers de texte placs dans le dossier (ou rpertoire) RECUS qui, lui-mme, se trouve dans le dossier COMMUNICATION. Reportez-vous plus haut pour les informations donnes sur ces dossiers. Le programme naccepte que les fichiers magntiques dont le numro de dossier est identique celui paramtr dans la zone N dossier du volet Fichier / A propos de / Communication. En mode synchronisation avec un dossier Sage Coala, un contrle supplmentaire est effectu sur la zone Code expert du volet Fichier / A propos de / Communication. Si le dossier RECUS nexiste pas, un message derreur saffiche. Problme dinstallation ! Le rpertoire de stockage des fichiers de communication nexiste pas ! Veuillez procder la rinstallation de votre application ! OK

196 Sage France

Menu Fichier
Si ce dossier ne contient aucune donne intgrer, un message dalerte similaire celui dcrit plus haut apparat. Vous navez aucun nouveau message ou fichier traiter ! OK Une fois limportation des donnes effectue, les fichiers magntiques sont, en fonction du paramtrage fait dans la zone Supprimer les fichiers imports, supprims ou transfrs dans le dossier TRAIT do ils devront tre priodiquement supprims partir de lExplorateur Windows ou du Bureau Macintosh.

Traitement des erreurs

Nous avons prsent dans les paragraphes prcdents un certain nombre de messages derreur parmi les plus courants que vous pouvez voir apparatre si le programme rencontre des problmes lors de lexcution des fonctions. Bien dautres messages peuvent apparatre et il serait fastidieux de les prsenter tous ici. Leur libell est suffisamment explicite et vous indiquera lorigine de lerreur. Certaines anomalies interrompent le processus de traitement. Lorsquune anomalie est dtecte : les enregistrements corrects qui prcdent celui prsentant une anomalie sont traits, le fichier initial est transfr dans le sous-dossier REJETS du dossier COMMUNICATION et son extension est modifie en .OLD. Si le fichier existe dj, son nom est complt dun numro dordre commenant 1 et si ce numro existe dj il est incrment de 1, lenregistrement prsentant une anomalie ainsi que les suivants sont recopis dans un fichier du mme nom que le fichier initial. Reportez-vous aux informations donnes sur limportation des fichiers dans les Annexes.

Journal de traitement

Chaque fois que le programme traite un fichier dimportation par le biais de la commande Communication, il gnre ou complte un journal de traitement avec les caractristiques des donnes importes ainsi que les erreurs rencontres. Ce fichier a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et Journal import sur Macintosh. Il est enregistr dans le dossier du programme. Il peut tre consult ou imprim par lintermdiaire dun diteur de texte (Bloc-notes sur Windows SimpleText sur Macintosh) ou bien au moyen de la commande Edition / Afficher le journal de traitement (consultation lcran seulement).

Il peut tre supprim au moyen de lExplorateur Windows ou du Bureau Macintosh.


Rception des donnes par synchronisation

Le processus et les messages derreur sont identiques ceux dcrits pour la rception des donnes par communication. Un message spcifique la synchronisation peut apparatre :

197 Sage France

Menu Fichier
Lmetteur du fichier est invalide. Ce message saffiche si le client ou lexpert-comptable importent un fichier qui est mis et reu par le mme dossier, ce qui est impossible : il est impossible de recevoir un fichier quon met.

198 Sage France

Menu Fichier

Imprimer les paramtres socit


Fichier / Imprimer les paramtres socit

Rappelons que la fonction Rechercher / Remplacer de la barre doutils Navigation permet de rechercher et d'imprimer les lments des fichiers du programme lexception des informations sur la socit qui ne peuvent tre imprimes qu partir de la prsente commande. Pour plus dinformations sur la fonction Rechercher / Remplacer, reportez-vous au Manuel de la gamme. La fonction Imprimer les paramtres socit complte cette possibilit en proposant l'impression des paramtres suivants du dossier ouvert : Dossier entreprise, Options dossier, Cumuls dossier, Paramtres BCR, Tableaux de bord personnaliss. Ce choix seffectue dans un menu hirarchique ouvert par la commande.

Slectionnez le fichier imprimer. La fentre dimpression apparat alors. L'impression est lance immdiatement lorsque vous cliquez sur le bouton OK.

Etats proposs
Dossier entreprise
Cet tat reprend la plupart des informations accessibles par la commande Fichier/A propos de .

Options dossier
Cet tat reprend les options enregistres pour le dossier dans le volet Fichier / A propos de / Options.

Cumuls dossier
Cet tat prsente le nombre d'enregistrements raliss pour chaque fichier du dossier : nombre de comptes gnraux crs, de sections analytiques, de banques, de modles, etc. Cet tat vous renseigne galement sur le nombre de lignes d'critures saisies par priode, le cumul des mouvements enregistrs, pour les critures gnrales et analytiques.

199 Sage France

Menu Fichier Paramtres BCR


Cet tat liste les caractristiques des rubriques contenues dans les tats : Bilan, Compte de rsultat, Soldes intermdiaires de gestion, Dclaration de taxe, Rapport d'activit, Bilan reporting, Compte de rsultat reporting, Soldes intermdiaires reporting. Ces paramtres sont enregistrs, dans le menu Etat (dans le fichier PARAM.BCR).

Tableaux de bord personnaliss


Cet tat prsente le paramtrage des tableaux de bord enregistr (dans le fichier PARAM.BCR) par la commande Etat / Analyse et contrles / Tableau de bord personnalis.

200 Sage France

Menu Fichier

Mise en page
Fichier / Mise en page

Cette commande permet de mettre en page des tats que certaines commandes de la comptabilit utilisent. Cliquer sur le bouton Mise en page de la barre doutils Standard a le mme effet que dactiver la commande Fichier / Mise en page. Cette commande donne accs un vritable programme de mise en page comportant ses propres menus et permettant llaboration des documents pour les adapter vos habitudes ou votre papier. Le Manuel de la gamme prsente cette fonctionnalit. Les fichiers et champs de la mise en page sont dtaills en Annexe.

201 Sage France

Menu Fichier

Format dimpression
Fichier / Format dimpression

Cette commande permet de paramtrer le format dimpression des documents que le programme permet dimprimer. Cliquez sur le bouton Format dimpression de la barre doutils Standard pour activer cette commande. La fentre Configuration de la page permet dindiquer le format de papier utilis, la source dalimentation de limprimante. Cest galement ici que vous indiquez les paramtres de mise en page souhaits : orientation portrait ou paysage, marges gauche, droite, haut et bas exprimes en millimtres.

Le bouton Imprimante... permet un paramtrage plus pouss de limpression.

Reportez-vous, si ncessaire, au manuel de Microsoft Windows ou celui du Macintosh pour lutilisation dune telle bote de dialogue. Les paramtres affichs dans cette fentre dpendent de limprimante slectionne. Le bouton Proprits permet de modifier les paramtres dimpression : le nombre dtats imprims par page, le nombre de copies souhaites,

202 Sage France

Menu Fichier
la rsolution graphique de limpression, les caractristiques de limprimante, les dimensions du papier utilis, etc. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les ventuelles modifications.

203 Sage France

Menu Fichier

Impression diffre
Fichier / Impression diffre

Cette commande permet de lancer les impressions dont vous avez diffr l'excution. Cliquer sur le bouton Impression diffre de la barre doutils Standard a le mme effet que dactiver la commande Fichier / Impression diffre. Lorsque vous lancez cette commande, la liste de toutes les impressions diffres demandes saffiche.

Si aucune impression diffre n'a t demande, aucune fentre ne s'ouvre. Les impressions diffres sont demandes par le bouton Impression en diffr, partir des fentres de lancement des impressions qui bnficient de cette possibilit. Tous les documents slectionns sont dirigs vers la mme imprimante. Ils disparaissent de la liste ds leur impression acheve. Reportez-vous au Manuel de la gamme pour les slections dans les listes. Cliquez ensuite sur le bouton OK pour dclencher limpression. Le bouton Annuler referme la commande sans lancer d'impression. Les documents restent inchangs dans la liste. Le bouton Modifier permet de revenir sur le format de slection de limpression pour modification. Limpression diffre doit dans ce cas tre demande de nouveau. Le bouton Supprimer supprime les documents slectionns dans la liste.
Attention ! Si vous quittez le programme alors qu'il existe des impressions en attente, un message vous avertira que ces dernires seront supprimes.

Les rponses possibles sont les suivantes : OK : les impressions diffres sont supprimes et le programme est referm. Annuler : la fermeture du programme est annule et les impressions diffres sont toujours prsentes.

204 Sage France

Menu Fichier

Lancement des programmes Sage


Fichier / Liste des programmes

Le menu Fichier vous permet de lancer automatiquement les autres programmes Sage Ligne 100 ou 30 qui pourraient tre installs sur votre poste de travail : Gestion commerciale, Saisie de caisse dcentralise, Immobilisations, Moyens de paiement, Paie (uniquement en environnement Macintosh). Les fichiers de travail automatiquement ouverts sont ceux paramtrs dans loption Fichiers lis du volet Fichier / A propos de / Options. La commande Fentre / Prfrences permet de paramtrer la fermeture ou non du prsent programme avant louverture de celui slectionn ici. Pour plus dinformations sur cette possibilit, reportez-vous la fonction Prfrences, page 823.

205 Sage France

Menu Fichier

Quitter
Fichier / Quitter

Cette commande permet de quitter le programme. Raccourci clavier sur Windows : CTRL + Q ou ALT + F4. Raccourci clavier sur Macintosh : COMMANDE + Q. Cette commande fait quitter compltement le programme de comptabilit. Le fichier comptable qui pouvait tre ouvert est referm et les dernires modifications enregistres.
Macintosh

Le mode opratoire dtaill dans le paragraphe qui suit nest disponible que sur Macintosh. En cas de rouverture de l'application par l'icne Reprendre la compta, vous retrouvez l'environnement de travail que vous venez de quitter (mme fichier ouvert, mmes fentres l'cran, etc.). Vous ne disposez pas de cette facilit lorsque vous lancez le programme en effectuant un double-clic sur l'icne la comptabilit.
Si vous quittez l'application alors que des impressions diffres sont en attente, un message vous en avertira.

206 Sage France

Menu Edition

Menu Edition
Ce menu donne accs aux fonctions suivantes : Gnralits sur le menu Edition, page 208, Annuler, page 209, Couper, page 210, Copier, page 211, Coller, page 212, Effacer, page 213, Slectionner tout, page 214, Dupliquer, page 215, Calculette Sage, page 216, Inverseur, page 217, Ajouter, page 218, Voir/Modifier, page 219, Consulter, page 220, Supprimer, page 221, Prcdent, page 222, Suivant, page 223, Rechercher, page 224, Atteindre, page 225, Journal de traitement, page 226.

207 Sage France

Menu Edition

Gnralits sur le menu Edition

Ce menu vous donne accs aux commandes classiques dun menu Edition : Annuler, Couper, Copier, Coller, Effacer, Slectionner tout, Dupliquer. De plus, il donne accs aux commandes de la barre doutils Navigation : Inverseur, Ajouter, Voir/modifier, Consulter, Supprimer, Prcdent, Suivant, Rechercher et Atteindre.
La fonction Tri de la barre d'outils Navigation nest pas disponible dans le menu Edition.

Nous rappelons ci-aprs lutilit des commandes classiques dun menu Edition. Pour toute information sur les commandes galement accessible depuis la barre doutils Navigation, voir le Manuel de la gamme.

208 Sage France

Menu Edition

Annuler
Edition / Annuler

Cette commande permet dannuler la dernire opration effectue. Cette commande annule, quand cela est possible, la dernire saisie non valide faite au clavier. Si elle apparat en estomp, son utilisation nest pas possible. Elle peut tre active par le bouton Annuler de la barre doutils Standard. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + Z ou ALT + RET.ARR.. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + Z.

209 Sage France

Menu Edition

Couper
Edition / Couper

Cette commande permet de couper le texte ou les informations slectionnes et les place dans le Pressepapiers. Notez que tout ce que vous coupez dans le Presse-papiers remplace ce qui sy trouvait. Cliquer sur le bouton Couper de la barre doutils Standard a le mme effet que dactiver la commande Edition / Couper. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + X ou MAJUSCULE + SUPPR. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + X.

210 Sage France

Menu Edition

Copier
Edition / Copier

Cette commande permet de copier le texte ou les informations slectionns et les placer dans le Presse-papiers. Notez que tout ce que vous copiez dans le Presse-papiers remplace ce qui sy trouvait. Cette commande peut tre active par le bouton Copier de la barre doutils Standard. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + C ou CTRL + INSER. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + C.

211 Sage France

Menu Edition

Coller
Edition / Coller

Cette commande permet de coller le contenu du Presse-papiers lendroit du curseur. Le Presse-papiers contient les derniers lments coups ou copis. Cette commande peut tre active par le bouton Coller de la barre doutils Standard. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + V ou MAJUSCULE + INSER. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + V.

212 Sage France

Menu Edition

Effacer
Edition / Effacer

Cette commande permet de supprimer dfinitivement le texte ou les informations slectionns sans les placer dans le Presse-papiers. Cliquer sur le bouton Effacer de la barre doutils Standard a le mme effet que dactiver la commande Edition / Effacer. Equivalent clavier : SUPPR.

213 Sage France

Menu Edition

Slectionner tout
Edition / Slectionner tout

Cette commande permet de slectionner tous les lments dune liste. Cette commande est active sur toutes les listes du menu Structure et sur la liste des journaux affiche par la commande Traitement / Saisie des journaux. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + A. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + A.

214 Sage France

Menu Edition

Dupliquer
Edition / Dupliquer

Cette commande permet de recopier dans une nouvelle fentre certaines des informations issues dune autre. Cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre doutils Standard a le mme effet que dactiver la commande Edition / Dupliquer. Cette commande sapplique aux commandes Plan comptable et Plan analytique. Il suffit d'afficher une fentre de cration puis d'ouvrir la fiche dont vous souhaitez rcuprer les informations. Activez ensuite la commande Dupliquer.

215 Sage France

Menu Edition

Calculette Sage
Edition / Calculette Sage

Cette commande permet deffectuer tous les calculs et en particulier les conversions monnaie / euro. Cliquer sur le bouton Calculette Sage de la barre doutils Navigation a le mme effet que dactiver la commande Edition / Calculette Sage. Cette commande est prsente dans le Manuel de la gamme.

216 Sage France

Menu Edition

Inverseur
Edition / Inverseur

Cette commande permet de visualiser ponctuellement les montants dans la devise dquivalence. Cliquer sur le bouton Inverseur de la barre doutils Navigation revient activer la commande Edition / Inverseur. Vous pouvez tout moment afficher de nouveau les montants dans la devise de tenue de comptabilit en ractivant linverseur. Linverseur est disponible deux endroits diffrents : par le menu Edition, par le bouton de la barre doutils Navigation. Cette commande est prsente dans le Guide de lEuro. Lorsque laccs la commande du menu ou la barre doutils Navigation nest pas possible (fentres modales par exemple), cliquez sur linverseur avant douvrir la fentre souhaite (cas de la Saisie multichances par exemple).

217 Sage France

Menu Edition

Ajouter
Edition / Ajouter

Cette commande permet d'ajouter un lment une liste. Cette commande a exactement le mme rle que le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + J. Equivalent clavier sur Macintosh COMMANDE + J. Cette commande est prsente dans le Manuel de la gamme.

218 Sage France

Menu Edition

Voir/Modifier
Edition / Voir/Modifier

Cette commande permet de consulter ou modifier un lment d'une liste. Cette commande a exactement le mme rle que le bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + M. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + M. Cette commande est prsente dans le Manuel de la gamme.

219 Sage France

Menu Edition

Consulter
Edition / Consulter

Cette commande permet uniquement de consulter un lment d'une liste. Cette commande a exactement le mme rle que le bouton Consulter de la barre doutils Navigation. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + L. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + L. Cette commande est prsente dans le Manuel de la gamme.

220 Sage France

Menu Edition

Supprimer
Edition / Supprimer

Cette commande permet de supprimer un lment d'une liste. Cette commande a exactement le mme rle que le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + U. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + U.
Ne confondez pas cette commande avec la commande Effacer du mme menu.

Cette commande est prsente dans le Manuel de la gamme.

221 Sage France

Menu Edition

Prcdent
Edition / Prcdent

Cette commande permet d'afficher l'lment prcdent d'une liste. Cette commande a exactement le mme rle que le bouton Prcdent de la barre doutils Navigation. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + GAUCHE. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + MOINS. Cette commande est prsente dans le Manuel de la gamme.

222 Sage France

Menu Edition

Suivant
Edition / Suivant

Cette commande permet d'afficher l'lment suivant d'une liste. Cette commande a exactement le mme rle que le bouton Suivant de la barre doutils Navigation. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + DROITE. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + PLUS. Cette commande est prsente dans le Manuel de la gamme.

223 Sage France

Menu Edition

Rechercher
Edition / Rechercher

Cette commande permet deffectuer des recherches dans les fichiers et, ventuellement, de remplacer les lments trouvs par dautres. Cette commande a exactement le mme rle que le bouton Rechercher de la barre doutils Navigation. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + F. Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + F. Cette commande est prsente dans le Manuel de la gamme.

Nous ne prcisons ici que les donnes du programme Sage Comptabilit 100 sur lesquelles porte la fonction de recherche et de remplacement ainsi que les critres de slection quil est possible denregistrer cette fin. Les autres donnes qui apparaissent dans la liste droulante Fichier de la fentre Rechercher / Remplacer ne permettent que la recherche et, ventuellement, limpression des lments trouvs. Le Manuel de la gamme vous donnera toutes explications sur la faon de procder aux slections dans cette commande.
Rappelons que limpression du Dossier entreprise, des Options dossier, Cumuls dossier, Paramtres BCR, Tableaux de bord personnaliss seffectue partir de la commande Fichier / Impression des paramtres socit.

224 Sage France

Menu Edition

Atteindre
Edition / Atteindre

Cette commande permet d'atteindre certains lments des fichiers. Cette commande a exactement le mme rle que le bouton Atteindre de la barre doutils Navigation. Equivalent clavier sur Windows : CTRL + T. Equivalent clavier sur Macintosh COMMANDE + T. Cette commande est prsente dans le Manuel de la gamme.

225 Sage France

Menu Edition

Journal de traitement
Edition / Journal de traitement

Cette commande permet de consulter lcran le contenu du journal de traitement cr ou complt par le programme chaque opration dimportation de donnes par le biais des commandes Communication et Importer du menu Fichier. Ce journal enregistre galement les traitements issus de la commande Traitement / Gnration EDI-TVA. Le rsultat, correct ou non, de la gnration du fichier XML y est indiqu avec notamment des informations relatives la gestion des conflits (anomalies, incohrences majeures dtectes). Elle ouvre une fentre de consultation.

Le rsultat de la gnration du fichier est stock dans le journal de traitement sous la forme : *** Le [Date] [Heure]. Gnration EDI-TVA du [Date dbut] [Date fin] : [Rsultat]. Dclaration [CA3 ou CA12 ou Annexe 3310 A] [Code rubrique] [Valeur] [Anomalie si erreur dtecte]

*** Le [Date] [Heure]. Fin de Gnration EDI-TVA. Rsultat Le journal informe si la gnration a t effectue sans erreur ou non : Gnration russie, Erreur dtecte. Dtail Pour chaque code EDI, le journal comporte : Code EDI, Valeur : il sagit de la valeur (Montant Base ou Montant Taxe) calcule par lapplication (gnralement lignes de dtail) ou gnre par la DLL (gnralement lignes de totalisation). Anomalie : uniquement dans le cas o des erreurs ont t dtectes. Peut comporter les mentions : Code EDI inconnu (dans ce cas il ny a pas de valeur), Contrle incorrect avec indication de lgalit attendue, par exemple CA = FL + FB + FF + FM + FN + FP + FC = FD, Le fichier du journal de traitement a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et JOURNAL IMPORT sur Macintosh. Il est enregistr dans le dossier du programme. Il peut tre imprim par lintermdiaire dun diteur de texte (Bloc-notes sur Windows TeachText sur Macintosh). Il peut tre supprim au moyen de lExplorateur Windows ou du Bureau Macintosh.

226 Sage France

Menu Structure

Menu Structure
Les fonctions disponibles dans ce menu sont les suivantes : Plan comptable, page 229, Plan analytique, page 245, Plan reporting, page 259, Plan tiers, page 264, Taux de taxes, page 285, Codes journaux, page 289, Codes journaux analytiques, page 297, Banques, page 300, Modles de saisie, page 307, Modles de grille, page 327, Modles de rglement, page 330, Modles d'abonnement, page 333, Libells, page 337, Postes budgtaires, page 339, Cycles de rvision, page 344, Fusion, page 351.

227 Sage France

Menu Structure

Gnralits sur le menu Structure

Ce menu vous donne accs aux commandes suivantes : plan comptable, plan analytique, plan reporting, plan tiers, taux de taxes, codes journaux, codes journaux analytiques, banques, modles de saisie, de grille, de rglement et dabonnement, libells, postes budgtaires, cycles de rvision, fusion. Ces commandes sont parmi les plus importantes de la comptabilit puisquelles permettent lenregistrement de toutes les variables utilises dans le traitement de la comptabilit.

228 Sage France

Menu Structure

Plan comptable
Structure / Plan comptable

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan comptable. Cliquez sur le bouton Plan comptable de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande. Lorsque vous la lancez, la liste des comptes crs apparat.

On peut aussi ouvrir le plan comptable en cliquant sur licne Plan comptable de la barre verticale Saisie des critures. Pour accder directement la cration dune fiche de compte gnral, cliquez sur le bouton Crer un compte gnral de la barre doutils Comptabilit gnrale.

Vous pouvez aussi cliquer sur licne Crer un compte gnral de la barre verticale Saisie des critures.

Pour atteindre la fiche dun compte prcis, cliquez sur le bouton Atteindre un compte gnral de la barre doutils Comptabilit gnrale.

La liste des comptes gnraux prsente les informations suivantes : le Type de compte reprsent par une icne : Dtail, Total, le Numro du compte ainsi que son Intitul.

Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux


La liste des comptes crs prsente, pour chaque compte, son type, son numro et son intitul.

229 Sage France

Menu Structure
Les boutons de la barre doutils Navigation sont pleinement utilisables.

Cration d'un compte

Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation. La fentre de saisie des comptes souvre. Reportez-vous aux explications donnes sur celle-ci et sur les facilits offertes lors de la cration de compte. Le nombre de comptes saisissables nest limit que par la taille du fichier.

Consultation d'un compte

Cliquez sur la ligne du compte qui vous intresse puis sur le bouton Consulter pour consulter llment slectionn. Aucune modification ne pourra tre apporte lors de l'accs en consultation.

Modification dun compte

Cliquez sur la ligne du compte en question puis sur le bouton Voir/Modifier. Vous pouvez galement cliquer deux fois sur la ligne du compte dans la liste.

Suppression dun compte

Cliquez sur la ligne du compte supprimer puis sur le bouton Supprimer. Il nest pas possible de supprimer un compte mouvement sur lexercice en cours ou sur un autre exercice (si vous travaillez sur plusieurs exercices simultanment) ou encore utilis dans une autre commande des menus Fichier ou Structure (par exemple, un compte utilis dans les taux de taxes). Rappelons que le mode de confirmation des suppressions est paramtr sur le volet Prfrences du dossier de lentreprise (commande Fichier / A propos de). Reportez-vous la fonction A propos de, page 58 pour plus de dtail.

Classement des comptes

Utilisez la zone liste droulante Tri de la barre d'outils Navigation. Elle permet de slectionner un critre de tri appliquer la liste des comptes : Numro : les comptes sont classs par ordre croissant de numro. Classement : le tri seffectue dabord sur le contenu de la zone Classement de chaque fiche compte puis sur son numro sil y a des doublons. Type : le classement seffectue dabord sur le type du compte (enregistr dans la zone Type de chaque fiche compte) : dtail puis total, puis sur le numro de compte.

Dfilement de la liste

Les boutons Prcdent et Suivant permettent de faire dfiler la liste des comptes bloc par bloc. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.

Rechercher un compte

Utilisez le bouton Rechercher de la barre doutils Navigation dont le maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme. Elle permet d'imprimer un compte ou la liste du plan comptable. Pour rechercher rapidement un compte dans la liste, tapez les premiers caractres du numro de compte ou les premiers caractres du classement en fonction du mode de tri actif.

230 Sage France

Menu Structure

Menu contextuel de la liste du plan comptable

Les menus contextuels permettent un accs rapide certaines commandes, sans passer par la barre de menus. Ils sont affichs par le bouton droit de la souris sur Windows et par la touche CTRL + clic sur Macintosh.

Voir/Modifier llment slectionn Ouvre la fiche de llment slectionn sur la liste. Activer cette commande revient faire un double clic sur la ligne de llment afficher ou encore cliquer sur le bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation. Consulter llment slectionn Permet uniquement de consulter la fiche de llment slectionn dans la liste, sans pouvoir apporter de modification sur cet lment. Activer cette commande revient cliquer sur le bouton Consulter de la barre doutils Navigation. Supprimer les lments slectionns Supprime les lments slectionns dans la liste comme le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Slectionner tout Slectionne lensemble de la liste. Desslectionner llment courant Annule la slection de llment. Desslectionner tout Annule la slection de lensemble des lments slectionns sur la liste. Ajouter un nouvel lment Affiche la fentre de cration dun nouvel lment comme le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation. Atteindre Ouvre la fentre Atteindre, pr-positionne sur le fichier de la liste. Activer cette commande revient cliquer sur le bouton Atteindre de la barre doutils Navigation. Rechercher Ouvre la fentre de recherche, pr positionne sur le fichier de la liste, comme le bouton Rechercher de la barre doutils Navigation. Numro Permet dafficher la liste des comptes selon lordre croissant des numros.

231 Sage France

Menu Structure
Classement Permet dafficher la liste des comptes en fonction des critres de classement dfinis en cration des comptes dans la zone Classement. Type Permet dafficher la liste des comptes selon les types de fichiers. Les fichiers de type Dtail (comptes de saisie) apparaissent avant ceux de type Total (comptes centralisateurs). Personnaliser la liste Permet de dadapter la liste des comptes vos besoins. Cela revient activer la commande Fentre / Personnaliser la liste.... Interroger le compte La commande Interroger le compte est spcifique au menu contextuel de la liste du plan comptable. Elle permet daccder rapidement la commande Traitement / Interrogation et lettrage. Il convient davoir pralablement slectionn le compte interroger sur la liste. Pour plus d'informations, reportez-vous la commande Interrogation et lettrage, page 470.

Personnaliser la liste

Il est possible de personnaliser la liste des comptes gnraux en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste.

Assistant de cration d'un compte gnral


Si le Mode assistant est activ, la premire fentre de l'Assistant de cration d'un compte gnral va apparatre. Dans le cas contraire, c'est la bote de dialogue Compte gnral qui s'ouvre.

Reportez-vous la commande Mode assistant, page 830 pour activer ou dsactiver le mode assistant.
Seuls les comptes de type Dtail peuvent tre enregistrs lorsque l'assistant est activ. En outre seules les informations minimales d'un compte gnral sont dfinies dans l'assistant. Les options dfinies au niveau de la nature de compte sont appliques par dfaut. Vous pouvez, aprs cration du compte, revenir en modification et apporter les ajustements ncessaires (affectation d'un compte reporting par exemple).

Numro et intitul du compte


La premire fentre de l'assistant permet la saisie du numro et de l'intitul du compte gnral.

232 Sage France

Menu Structure

Si aucune information libre n'est dfinie pour les comptes gnraux, la cration du compte s'arrte l. Vous pouvez : soit valider le compte et quitter l'assistant, soit valider le compte et en crer un nouveau. Dans ce cas, la fentre est raffiche avec les zones vides. S'il existe au moins une information libre, la fentre de saisie est diffrente.

La fentre de saisie des informations libres est alors propose aprs action sur le bouton Suivant.

233 Sage France

Menu Structure
Pour saisir une information libre : 1. 2. 3. Slectionnez la ligne concerne. Positionnez le curseur sur la zone d'dition au bas de la fentre. Saisissez la valeur correspondante et validez par la touche ENTREE.

Aprs saisie des informations, vous pouvez : soit valider le compte et quitter l'assistant, soit valider le compte et en crer un nouveau. Dans ce cas, la fentre est raffiche avec les zones vides.

Compte gnral Dtail de la fiche


Les informations qui suivent dcrivent les zones dune fiche de compte gnral. Ce sont ces informations quil faut complter lors de la cration manuelle dun compte gnral sans utilisation de lassistant lorsque la commande Fentre / Mode assistant est dsactive. Un compte gnral se compose de diffrents volets auxquels on accde par des onglets sur Windows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accs aux volets suivants. Onglet / Bouton Fiche principale Ils permettent de revenir au Volet Fiche Principale - Compte gnral, page 234 du compte gnral. Onglet / Bouton Analytique/IFRS Ils donnent accs au Volet Analytique/IFRS Compte gnral, page 238 qui permet de paramtrer les ventilations analytiques du compte. Si la gestion de la norme IFRS na pas t active, cet onglet port la seuls dsignation Analytique. La gestion de la norme IFRS est ralise dans le Volet Initialisation - A propos de, page 61. Onglet / Bouton Bloc-notes Ils donnent accs au Volet Bloc-notes - Compte gnral, page 240 qui permet denregistrer des informations diverses sur le compte. Onglet / Bouton Budgets Ils donnent accs au Volet Budgets - Compte gnral, page 240 qui permet de paramtrer les valeurs prvisionnelles du compte. Onglet / Bouton Information libre Ils donnent accs au Volet Information libre - Compte gnral, page 242 qui permet denregistrer des informations annexes sur le compte. Onglet / Bouton Cumuls Ils donnent accs au Volet Cumuls - Compte gnral, page 243 qui affiche les cumuls du compte.

Volet Fiche Principale - Compte gnral


Le volet Fiche principale dun compte regroupe toutes ses caractristiques.

234 Sage France

Menu Structure
Pour revenir ce volet, cliquez sur longlet Fiche principale ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. La saisie ou la modification dun compte gnral se fait dans une fentre intitule Compte. Ce titre est suivi du numro du compte et de son intitul. Notez la mention affiche en bas gauche de la fentre : elle indique la date de cration du compte. Le bouton Interrogation et lettrage permet daccder directement la commande Traitement / Interrogation et lettrage. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les critures enregistres sur le compte sans passer par le menu. Pour plus d'informations, reportez-vous la commande Interrogation et lettrage, page 470. Le bouton Visualisation des graphiques permet dafficher les graphiques dvolution des mouvements ou soldes correspondant aux valeurs prsentes dans le volet Cumuls. Le dtail de la Gestion des graphiques est prsent dans le Manuel de la gamme.

Rappel : Le menu Edition Les commandes du menu Edition peuvent tre utilises sur le plan des comptes gnraux pour copier, couper et coller le contenu d'une zone. Les zones recopies lorsqu'un compte est dupliqu sont : Nature, Report -nouveau, Compte reporting, Type, Saut de page, ainsi que toutes les botes cocher.

Un compte gnral est dfini sur les zones suivantes. Numro de compte Enregistrez ici le numro du compte. Cette saisie est obligatoire. Deux comptes gnraux ne peuvent porter le mme numro. La longueur des numros de compte a t paramtre lors de la cration du dossier comptable. Pour les comptes de longueur fixe, lorsque loption Complment zro du volet A propos de... / Paramtres est coche, le simple fait de cliquer sur un autre volet complte automatiquement le numro de compte par des zros la longueur dfinie. Cette longueur peut tre modifie dans le Volet Initialisation - A propos de, page 61 si aucun compte nest cr. Si vous dpassez cette longueur, un message davertissement vous prvient quand vous refermez la fentre. La longueur minimale dun compte de type Dtail est de 3 caractres numriques et sa longueur maximale de 13 alphanumriques. Les trois premiers caractres doivent donc obligatoirement tre numriques. La longueur des comptes fixe dans le volet Fichier / A propos de... / Initialisation ne concerne que les comptes de type Dtail. En saisie le programme complte les zros lorsquon presse la touche TABULATION en saisie de journaux.

235 Sage France

Menu Structure
Type Le programme distingue deux types de comptes : les comptes de type Dtail. Ce sont les comptes classiques servant lenregistrement en dtail des critures. Pour ce type de compte, toutes les zones de la fentre sont saisissables. Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. les comptes de type Total. Ce sont les comptes servant la totalisation des comptes de dtail ayant mme racine. Seules les zones Numro, Type, Intitul, Classement, Saut de lignes / page et Nombre de ligne(s) sont disponibles. Toutes les autres sont estompes, marquant ainsi quelles sont inaccessibles. Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. La slection du type de compte est obligatoire. La forme du compte tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun compte dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer. Pour une cohrence des tats sur les comptes totalisateurs, veillez paramtrer des comptes de type Total pour chaque racine de comptes dfinie. Exemple Un enregistrement de type Total peut par exemple tre effectu pour tous les comptes donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance. Les comptes de caisse, de banques ou de TVA, eux, peuvent tre totaliss sur des comptes enregistrs comme tels.
La liste du plan comptable peut tre classe selon le type du compte.

Intitul Zone alphanumrique de 35 caractres dont la saisie est obligatoire. Elle prcise la dsignation du compte. Classement Zone destine la saisie dun code de 17 caractres alphanumriques. Celui-ci sert au classement et la recherche du compte. Par dfaut, cette zone propose les 17 premiers caractres de lintitul. Il vous est possible de les modifier. Nature de compte La nature d'un compte s'affiche automatiquement en fonction de son numro. Rappelons en effet que les natures de comptes sont cres sur le volet A propos de / Options. A chaque nature de compte est associe une ou plusieurs fourchettes de numros de comptes. En fonction de la nature du compte mouvement, le programme ralisera un certain nombre de contrles lors de la saisie des journaux. Par exemple, il signalera par l'affichage d'un message que la nature du compte mouvement n'est pas habituelle sur le journal de saisie (utilisation d'un compte de nature banque sur un journal de ventes). Dans ce cas l'criture ne sera valide qu'aprs confirmation de l'utilisateur.
Le Code traitement (proche ou par nature) demand dans le volet A propos de / Prfrences dtermine les informations affiches par dfaut lors de la cration d'un compte.

Pour toute explication, reportez-vous au Volet Prfrences - A propos de, page 72. Report -nouveau Slectionnez le mode de report des critures en fin dexercice, mettre en uvre lors des oprations de fin danne : Aucun : pas de report du solde ou des mouvements dtaills du compte. Ce choix est adapt pour les comptes de charges et de produits ne devant pas tre reports. Solde : seul le solde du compte est report sur lexercice suivant. Dtail : tous les mouvements non lettrs du compte sont reports en dtail sur lexercice suivant. Ce mode est slectionner pour les comptes clients et fournisseurs qui pourront tre reports en dtail si vous avez pris soin de les lettrer.

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Compte reporting Les comptes reporting permettent dobtenir une classification des mouvements dbit et crdit enregistrs, diffrente de celle des comptes gnraux, notamment pour la production dtats Bilan/Compte de rsultat une socit mre (voir plus loin). Si vous saisissez un numro de compte non cr, le programme proposera sa cration lors de la fermeture de la fentre Compte.

La fiche dun compte Reporting est prsente sous le titre Plan reporting, page 259. Compte tiers rattach Le programme permet d'associer chaque compte gnral cr, un ou plusieurs comptes de tiers. Ils doivent tre crs dans le Plan tiers. Slectionnez le compte souhait partir de la zone liste droulante puis validez par la touche ENTREE pour quil saffiche sur la liste des comptes tiers rattachs. Si un seul compte de tiers est rattach, lorsque le compte gnral sera mouvement, le compte de tiers sera automatiquement propos. Si plusieurs comptes de tiers sont rattachs, le premier compte de tiers de cette liste sera automatiquement propos lorsque le compte gnral sera slectionn en saisie des journaux.
Le rattachement des comptes tiers aux comptes gnraux peut tre effectu partir des comptes tiers.

Code taxe Il est possible d'affecter un taux de taxe par dfaut pour les comptes de nature Charge et Produit. Cette gestion est trs utile si vous avez paramtr des subdivisions de comptes par taux. Le code taxe est alors automatiquement propos en saisie des journaux. Raccourci Ce code (maximum de 6 caractres alphanumriques) permet dappeler le compte correspondant lors de la saisie.
Pour rappeler un compte en saisie : maintenez enfonces les touches COMMANDE + OPTION sur Macintosh ou CTRL + MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit bien sr se trouver dans une zone de saisie d'un numro de compte. Vous pouvez utiliser ce raccourci dans toutes les zones recevant un compte (exemple : comptes de TVA dans les tables taxes).

Saut de Lignes / Page Slectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression du grand-livre des comptes et de la balance par exemple. Le saut de page correspond au saut dune page. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) sestompe et devient par consquent inaccessible. Nombre de lignes Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur propose par dfaut est un saut dune ligne. Regroupement Si cette case est coche, le dtail des critures enregistres sur le compte pourra, la demande de l'utilisateur, tre regroup sur le grand livre. Saisie analytique Cette option dtermine s'il sera possible de ventiler en analytique les montants saisis sur le compte.

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Le programme neffectue de contrle sur lquilibrage des ventilations analytiques que sur les cinq premiers plans analytiques enregistrs dans loption A propos de / Options / Plan analytique. Le programme vrifiera que la totalit du montant imputer de la ligne est bien ventile sur une ou plusieurs sections appartenant un mme plan. Par contre, vous pouvez raliser des ventilations partielles sur lun des 5 derniers plans. Saisie de l'chance Si cette case est coche, il sera ncessaire de saisir une date dchance lorsque ce compte sera appel dans un journal ou dans une pice comptable. Cette date pourra tre calcule automatiquement si le compte est associ un compte de tiers et que ce dernier a des conditions de rglements rattaches. La saisie de lchance nest pas vrifie dans les journaux de trsorerie. Saisie de la quantit Cette option autorise ou non la saisie des quantits dans la colonne prvue cet effet. Saisie en devise Cette option rend possible ou non la saisie dcritures en devises sur le compte concern. Si vous avez coch la case, slectionnez ventuellement la devise qui sera propose par dfaut en saisie dcritures sur ce compte. La zone liste droulante vous propose de la choisir parmi lensemble des devises dfinies dans les options de la commande A propos de. Lettrage automatique Cette option rend possible le lettrage automatique des critures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande), grce la fonction Interrogation et Lettrage.
Un compte est toujours lettrable manuellement.

Saisie compte tiers Si cette case est coche, et si la colonne existe dans le journal, lors de la saisie des journaux, le programme obligera la saisie d'un compte de tiers. La slection des colonnes est effectue dans loption Organisation, page 106 pour le journal considr.

Volet Analytique/IFRS Compte gnral


Ce volet peut apparatre dans la fiche dun compte gnral sous deux dsignations : Analytique si la gestion IFRS na pas t demande, Analytique/IFRS si elle a t demande. Voir le Volet Initialisation - A propos de, page 61. Il concerne uniquement les comptes gnraux de type Dtail. Ce volet existe uniquement si loption Saisie analytique de la fiche principale du compte est coche. Le volet Analytique/IFRS permet de dfinir la rpartition analytique par dfaut des comptes ainsi que la rpartition IFRS si la gestion IFRS a t paramtre. Pour ouvrir ce volet cliquez sur longlet Analytique ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

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Le bouton Appeler une grille permet dattribuer un modle de grille analytique la rpartition analytique du compte.
Le modle de grille analytique sapplique lensemble des plans lors de la rpartition analytique du compte. Si vous demandez lapplication dun modle de grille analytique alors quune rpartition existe dj pour le compte, le programme vous propose au choix : de supprimer les rpartitions existantes en les remplaant par le modle, de conserver les rpartitions existantes et dajouter celles du modle, dinterrompre laffectation des lignes de rpartition du compte.

Reportez-vous la fonction Modles de grille, page 327 afin den savoir plus sur la cration dun modle de grille analytique. Plan analytique La zone liste droulante vous permet de choisir parmi les 11 plans disponibles, 10 plans analytiques plus 1 plan IFRS sil est utilis, celui sur lequel la rpartition devra tre affecte.
Si vous souhaitez affecter une rpartition analytique sur un autre plan, ouvrez cette liste, choisissez un deuxime plan si ncessaire. Recommencez lopration pour chaque plan pour lequel il doit y avoir une rpartition.

Numro de section La zone liste droulante vous permet de slectionner les sections du plan analytique ou du plan IFRS sur lesquelles le compte sera rparti. Type Choisissez pour chaque section analytique slectionne le mode de rpartition adopter. Trois possibilits soffrent vous : Pourcentage : cest le mode par dfaut. La rpartition analytique du compte se fera en pourcentage sur la section. Le symbole pour cent (%) prcise une rpartition de ce type. Montant : la rpartition analytique du compte sera fixe sur la section. Equilibre : le programme affectera automatiquement la section analytique le montant quil reste rpartir, une fois les sections analytiques de types Pourcentage et Montant affectes. Lquilibre est marqu par licne dune balance. Valeur Renseignez dans cette zone la valeur en pourcentage ou le montant en fonction du type choisi.
Vrifiez que la rpartition est bien gale 100 % car, ce niveau, il nexiste aucun contrle. Si le total de la rpartition dpasse les 100 %, vous ne serez pas averti. Ce nest que lors de la saisie que le programme vous prviendra sil existe des dsquilibres. Ce contrle sera effectu uniquement sur les cinq premiers plans analytiques.

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Menu Structure Volet Bloc-notes - Compte gnral


L'utilisateur exploite le bloc-notes sa guise. Il peut constituer un aide-mmoire spcifique chaque compte. Pour ouvrir ce volet cliquez sur longlet Bloc-notes ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Un bloc-notes peut contenir jusqu' 255 caractres libres.

Un tat de la commande Rechercher de la barre doutils Navigation est paramtr pour imprimer tous les bloc-notes des comptes. Reportez-vous au Manuel de la gamme pour plus d'informations.

Volet Budgets - Compte gnral


Version

Seules les versions Pack et Pack + permettent la gestion des budgets. Ce volet permet une gestion budgtaire spcifique au compte. Pour enregistrer des dotations budgtaires associes un ensemble de comptes, utilisez la commande Structure / Poste budgtaires. Pour ouvrir ce volet cliquez sur longlet Budgets ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Ce volet n'est accessible que si la zone Gestion budgets du volet Fichier / A propos de / Initialisation est paramtre sur Axe gnral.

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Aprs la saisie du premier budget, le choix effectu sur la zone Gestion budgets du volet Initialisation n'est plus modifiable.

Charge / Produit Choisissez le sens du budget dans les totalisations : Charge ou Produit. Budget global Slectionnez le type de prvision paramtr : Faible ou forte, Pour le dernier exercice, pour l'exercice N-1 ou pour l'exercice N-2 (s'ils existent). Quantit / Valeur Saisissez le montant du budget annuel correspondant en quantit et/ou en valeur. Ces montants doivent tre valids par la touche ENTREE pour tre pris en compte. Exemple La conjoncture tant peu favorable, vous hsitez entre une prvision de ventes l'exportation leve ou plus faible. Vous pouvez ainsi, aprs slection de la dotation correspondante, enregistrer les montants priodiques du budget dans ces deux hypothses. Bouton Appeler une grille Permet de choisir une grille de rpartition du budget. Gnral / Plan analytique La zone liste droulante situe sous le bouton Appeler une grille permet de choisir le type de rpartition du budget : Gnral : le budget est dans ce cas rparti sur chacune des priodes de l'exercice. Liste des plans analytiques : ce choix permet de rpartir des sous-budgets analytiques par plan analytique. Le budget est dans ce cas rparti librement sur des sections analytiques ou en fonction d'un modle de grille analytique prenregistr. Les plans analytiques proposs varient selon le paramtrage du dossier. Plan IFRS : comportement identique loption prcdente mais le plan concern est dans ce cas le plan IFRS. Cette option nest pas visible si la gestion IFRS na pas t demande.
Enregistrement d'un budget gnral

Par dfaut, le programme propose une rpartition homogne du budget annuel, en quantit et en valeur, sur chacune des priodes de l'exercice. Pour modifier le montant d'une priode, il suffit de cliquer sur la ligne correspondante et de saisir le nouveau montant dans lune des zones situes en bas droite de la fentre. Validez ensuite par la touche ENTREE. Si le montant en quantit ou en valeur d'une priode est modifi, le programme recalcule automatiquement la dotation annuelle. Ce montant global peut tre galement rparti en sous-budgets analytiques (voir explications donnes au paragraphe suivant).
Enregistrement d'un sous-budget Lenregistrement dun sous-budget na aucun caractre obligatoire. Un compte peut se voir associer uniquement un budget gnral.

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Slectionnez dans un premier temps le plan analytique dont les sections seront utilises pour la rpartition du budget. Utilisez pour cela la zone liste droulante affiche sous le bouton Appeler une grille. Le programme propose les plans analytiques enregistrs dans le volet Fichier / A propos de / Options. Lorsqu'un plan analytique de rpartition est choisi, le bouton Appeler une grille devient actif. Il permet d'accder la liste des modles de grille de type analytique ou IFRS enregistrs par la commande Structure / Modles.

Le choix d'une grille n'est pas obligatoire. Vous pouvez tout fait enregistrer manuellement une nouvelle rpartition.
Une grille peut tre de type Gnral ou Analytique. Seules les grilles de type Analytique sont proposes.

Si le modle de grille utilis contient un paramtrage sur plusieurs plans analytiques, toutes les rpartitions seront rattaches au sous-budget. Le bas de la fentre fait apparatre deux zones liste droulante. Section Slectionnez successivement les sections analytiques sur lesquelles le montant annuel est rparti. Seules les sections analytiques rattaches au plan analytique slectionn sont proposes.
Une section analytique est rattache un plan analytique lors de sa cration, sur son volet Fiche principale.

Reportez-vous la commande Plan analytique, page 245. Pourcentage / Equilibre / Montant Slectionnez le type de la rpartition associer la section analytique : Pourcentage : le montant affect la section analytique correspond un pourcentage du budget total. Equilibre : le programme solde la rpartition sur la section analytique. Montant : le montant affect la section analytique est une valeur fixe.

Volet Information libre - Compte gnral


Si des informations libres ont t paramtres pour les comptes gnraux dans le volet Fichier / A propos de... / Options, ce volet permet dajouter la fiche compte des informations complmentaires personnalises. Reportez-vous loption Information libre, page 96 pour plus d'informations. Pour ouvrir ce volet slectionnez longlet Information libre ou cliquez sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Le programme propose la saisie des informations libres paramtres pour les comptes gnraux.
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Les informations libres de type Valeur calcule sont repres dans la liste par une icne particulire. La saisie des informations libres est effectue sur la zone affiche en bas de la fentre. Validez ensuite par la touche ENTREE. Cette saisie na aucun caractre obligatoire.
Notez cependant que les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : dans la commande Rechercher, dans les formats de slection des impression, dans les formats de slection des exportations de donnes, dans lidentification des objets de mise en page.

Pour supprimer une information, il suffit de la slectionner et de cliquer sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Vous pouvez galement lafficher sur la zone de saisie et leffacer par la touche RET.ARR..

Volet Cumuls - Compte gnral


Le volet Cumuls prsente le cumul des mouvements enregistrs sur le compte (dbits, crdits, soldes en devises). Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Cumuls ou en cliquant sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Mouvements dans la devise Cette zone vous permet de visualiser les cumuls dans nimporte quelle devise. Vous avez plusieurs possibilits : Toutes (valeur par dfaut) : les cumuls de toutes les critures enregistres dans la base sont exprims dans la monnaie de tenue de comptabilit. Aucune : seuls apparaissent les cumuls des critures enregistres en monnaie de tenue de comptabilit, cest--dire avec la zone devise non renseigne. Devise : seuls apparaissent les cumuls des critures enregistres dans la devise slectionne.
En fonction du choix de la devise, le format des montants qui sapplique est celui dfini dans la table des devises.

Le programme affiche, pour chaque priode (mensuelle) de l'exercice en cours, le total des mouvements dbiteurs et crditeurs enregistrs ainsi que les soldes correspondants. Les montants sont totaliss en bas de la fentre.

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Linverseur peut tre activ depuis cette fentre, sauf si vous avez slectionn une devise spcifique dans la zone Mouvements dans la devise. Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), slectionnez une de ces normes dans la barre doutils Norme nationale ou IFRS : Nationale : les cumuls correspondront aux critures de types Nationale et Les deux ; IFRS : les cumuls correspondront aux critures de types IFRS et Les deux.

Reportez-vous au Guide de lEuro pour avoir plus de prcisions sur le fonctionnement de linverseur.

Gestion des graphiques Comptes gnraux


Bien que le bouton lanant cette commande soit accessible partir de tous les volets de la fiche des comptes gnraux, les valeurs qui seront reprsentes sous forme de graphique sont celles tires de ce volet. Cest la raison pour laquelle elle est dcrite ici.

Le bouton Visualisation dun graphique est disponible dans les fiches des comptes gnraux. Il permet laffichage de graphiques correspondant aux valeurs statistiques affiches dans le volet Cumuls. Il donne accs une premire fentre permettant la slection des valeurs utiliser pour le graphique.
Slection de la srie du graphique

Les valeurs quil est possible dimprimer sont les suivantes : Mouvements dbit, Mouvements crdit, Solde (valeur slectionne par dfaut). Cochez ou laissez coches les options qui vous intressent. Les diffrentes reprsentations graphiques peuvent apparatre sous la forme dhistogrammes, de courbes ou de secteurs. Le Manuel de la gamme prsente les diverses reprsentations graphiques que vous pouvez obtenir.
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Plan analytique
Structure / Plan analytique

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les sections pour chaque plan analytique dfini. Cliquez sur le bouton Plan analytique de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire pour activer cette commande. La liste des sections analytiques saffiche. Le bouton Crer une section de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire donne un accs direct la fentre de saisie dune section analytique. Le bouton Atteindre une section de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire ouvre la fentre de la commande Atteindre en la pr-paramtrant pour la recherche dune section analytique. La liste des sections analytiques prsente les informations suivantes : le Type de section reprsent par une icne : Dtail, Total, le Numro de section ainsi que son Intitul.

Oprations possibles sur la liste des sections analytiques


Cette liste prsente la liste des sections analytiques en rappelant pour chacune delles, son type, son numro et son intitul.

Barre de navigation

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables de la mme manire que sur le plan comptable. Pour toute information, reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.

Affichage slectif

Deux listes droulantes, affiches sur le bord infrieur de la fentre, permettent respectivement de slectionner un des dix plans analytiques et le plan IFRS sil existe ainsi que leurs sections en fonction du statut de mise en sommeil de ces dernires.

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Slection du plan Les sections listes actuellement dans la fentre sont celles qui ont t rattaches au plan slectionn en bas de la liste. Pour afficher les sections appartenant un autre plan, il suffit de slectionner ce dernier.
Le programme conserve la dernire slection effectue. Ainsi: lors de la prochaine ouverture de la fentre Plan analytique, le programme proposera le dernier plan slectionn.

Slection sur le type d'enregistrement Cette zone liste droulante du bas de la fentre permet de slectionner : Toutes les sections : (valeur par dfaut) toutes les sections analytiques cres sont affiches ; Sections actives : seules les sections analytiques dont loption Mise en sommeil nest pas coche sont affiches ; Sections mises en sommeil : seules les sections analytiques dont loption Mise en sommeil est coche sont affiches.
La mise en sommeil d'une section est demande sur sa fiche, dans le volet Fiche principale.

Gnration automatique des sections

Le bouton Gnrer, dispos sur le bord infrieure de la liste du plan analytique, lance lassistant de gnration des sections analytiques uniquement dans le cas de plans structurs.

Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des sections analytiques.

Les premires commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231. La commande Interroger la section est spcifique au menu contextuel de la liste du plan analytique. Elle permet daccder rapidement la commande Traitement / Interrogation analytique. Il convient davoir pralablement slectionn la section interroger sur la liste. Pour plus d'informations, reportez-vous la commande Interrogation analytique, page 492.

Personnaliser la liste

Il est possible de personnaliser la liste des sections analytiques en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

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Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste. Il est possible dajouter aux colonnes slectionnes par dfaut les colonnes suivantes : Classement, Niveau danalyse, Raccourci, Mise en sommeil.

Section analytique Dtail de la fiche


Une section analytique se compose de diffrents volets auxquels on accde par des onglets sur Windows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accs aux volets suivants. Onglet / Bouton Fiche principale Ils permettent de revenir au Volet Fiche principale - Section analytique, page 247 de la section analytique. Onglet / Bouton Budgets Ils donnent accs au Volet Budgets - Section analytique, page 251 qui permet de paramtrer les valeurs prvisionnelles de la section. Onglet / Bouton Information libre Ils donnent accs au Volet Information libre - Section analytique, page 253 qui permet denregistrer des informations annexes sur la section. Onglet / Bouton Cumuls Ils donnent accs au Volet Cumuls - Section analytique, page 254 qui affiche les cumuls de la section.

Volet Fiche principale - Section analytique


Le volet Fiche principale dune section regroupe toutes ses caractristiques. Slectionnez le volet Fiche principale soit en cliquant sur longlet du mme nom pour la version Windows soit en cliquant sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. La saisie ou la modification dune section analytique se fait dans une fentre intitule Section. Ce titre est suivi du numro et de l'intitul de la section. Notez la mention affiche en bas gauche de la fentre : elle indique la date de cration de la section. Le bouton Ruptures analytiques permet de crer automatiquement une nouvelle section conformment la structure de numro dfinie pour le plan analytique. Cette possibilit est dtaille plus loin.
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Le bouton Interrogation analytique permet daccder directement la commande Traitement / Interrogation analytique. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les critures ayant mouvement les sections sans passer par le menu. Pour plus d'informations, reportez-vous la commande Interrogation analytique, page 492.
Plans analytiques et structure des numros de section

Les sections analytiques sont regroupes par plans analytiques. Ces derniers sont enregistrs dans le volet Fichier / A propos de... / Options. Ce volet Options permet galement, pour chaque plan analytique, de dfinir la structure des numros des sections qui lui seront rattaches. Ainsi, toutes les sections dun mme plan analytique ont une structure de numro commune.
Le paramtrage de la structure des numros de section na aucun caractre obligatoire.

Vous pouvez choisir de crer librement vos sections analytiques avec pour seule limite la taille des numros de section dfinie lors de la cration du dossier (et ventuellement modifie sur le volet Initialisation). Pour plus dinformations, reportez-vous la description de loption Plan analytique, page 112. En fonction du choix effectu dans le volet Fichier / A propos de... / Options, deux mthodes de cration sont donc possibles : une cration libre des numros de section, si aucune structure nest dfinie, une cration avec gestion de la structure des numros de section.
Paramtrage manuel des numros de section

Rappel : Le menu Edition Les commandes du menu Edition peuvent largement tre utilises sur le plan des sections analytiques pour copier, couper et coller le contenu d'une zone. Les zones recopies lorsqu'une section est duplique sont : Niveau d'analyse, Plan analytique, Type, Saut de page / ligne et la bote cocher Report -nouveau.

Numro de section Enregistrez ici le numro de la section, en caractres majuscules (s'il est saisi en minuscules, le programme le transforme). Cette saisie est obligatoire. Deux sections de mme type ne peuvent porter le mme numro. La longueur des numros de section a t paramtre lors de la cration du dossier comptable. Cette longueur peut tre modifie, si aucune section nest cre, dans le Volet Initialisation - A propos de, page 61.

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La longueur minimale dune section de type dtail est de 3 caractres alphanumriques et sa longueur maximale de 13 alphanumriques. Le programme naccepte pas de sections avec un numro plus court que celui paramtr dans la fiche socit, sauf sil sagit dune section de type Total (voir zone suivante). Type Le programme distingue deux types de sections. Les sections de type Dtail : ce sont les sections classiques recevant les montants enregistrs sur les comptes gnraux ventilables (pour lesquels la saisie analytique est demande) lors de la saisie des journaux. Pour ce type de section, toutes les zones de la fentre sont saisissables. Sur la liste du plan analytique, ce type de section est symbolis par licne ci-contre. Les sections de type Total : ce sont les sections servant la totalisation des sections de dtail ayant mme racine. Seules les zones permettant la saisie du numro, du classement, du saut de lignes ou de page et du nombre de lignes sont disponibles. Toutes les autres zones sont estompes, marquant ainsi quelles sont inaccessibles. Un enregistrement de type Total sera effectu pour toutes les sections donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance analytique ou du grand-livre analytique. Sur la liste du plan analytique, ce type de section est symbolis par licne ci-contre. La slection du type de section est obligatoire. La forme de la section tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dune section dj enregistre, il est ncessaire de la supprimer et de la recrer.
La liste du plan analytique peut tre classe selon le type du compte.

Intitul Zone alphanumrique de 35 caractres dont la saisie est obligatoire. Elle prcise la dsignation de la section. Classement Zone destine la saisie dun code de 17 caractres alphanumriques. Ce code sert au classement et la recherche de la section. Par dfaut, cette zone propose les 17 premiers caractres de lintitul. Il vous est possible de les modifier. Niveau d'analyse Cette zone liste droulante affiche la liste des niveaux danalyse enregistrs dans les Options de la fiche socit (commande Fichier / A propos de...). La zone est estompe lorsque la section est de type Total. Les niveaux d'analyse permettent dintroduire une classification supplmentaire des sections analytiques. Cette classification sera utilise dans les tats analytiques pour regrouper des sections concernant un mme niveau d'analyse. Plan analytique Cette zone liste droulante affiche la liste des plans analytiques ainsi que lventuel plan IFRS enregistrs dans les Options de la fiche socit (commande Fichier / A propos de). La slection dun des lments de cette liste affectera la section analytique cette comptabilit. Aprs validation de la cration de la section, cette zone devient inaccessible. Raccourci Ce code (maximum de 6 caractres alphanumriques majuscules) permet dappeler la section analytique correspondant dans nimporte quelle pice.
Pour appeler une section en saisie : maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit bien sr se trouver dans une zone de saisie d'un numro de section.

Saut de Lignes/Page Slectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression des tats analytiques.
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Le nombre de sauts de page est limit 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) sestompe et devient par consquent inaccessible. Nombre de lignes Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur propose par dfaut est un saut dune ligne. Report -nouveau Cette case cocher permet de demander la reprise des critures enregistres sur la section dans le journal des -nouveaux de lexercice suivant. Pour plus dinformations, reportez-vous la partie sur la commande Nouvel exercice, page 593. Mise en sommeil Cochez cette case si vous souhaitez que la section ne soit plus mouvemente. Lors de la saisie, un message vous prviendra que la section nest plus utilisable et interdira la saisie. Il sera possible, dans les formats de slection, de demander de ne pas imprimer les sections dont l'option est coche.
Paramtrage dune section en fonction dune structure dfinie

Pour le plan analytique en cours, vous avez dfini la structure des numros des sections qui lui seront rattaches. Exemple La structure des numros des sections du plan analytique Rgion enregistre dans la commande Fichier / A propos de... est la suivante : - les 3 premiers caractres correspondent la Localisation, - les 2 caractres suivants correspondent la Matire premire, - les 2 caractres suivants correspondent au Responsable, - les 3 derniers caractres correspondent aux Produits. Les numrs de chacun de ces postes ont ensuite t enregistrs :
Localisation 57P - Prod. Metz 69P - Prod. Lyon 75P - Prod. Paris Matire premire AG - Argent OR - Or Reprsentant BR - Brian CA - Camet Produits BAG - Bague BRA - Bracelet COL - Collier ORF - Orfvrerie

Le numro de toute nouvelle section analytique doit donc correspondre cette structure. Lenregistrement dune section analytique doit donc tre ralis comme suit.

Numro de section

Vous pouvez le saisir directement dans la zone de saisie N section, en vous conformant la structure dfinie, ou le crer laide de la fentre Section appele par le bouton Rupture analytique.

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Slectionnez le Plan analytique pour lequel la structure est enregistre, puis le Type de la section crer. Pour plus dinformations sur ces zones, reportez-vous aux explications donnes sous le titre Paramtrage manuel des numros de section, page 248. Les zones liste droulante proposes ensuite dpendent de la structure dfinie, puisquil sagit des postes enregistrs pour le plan analytique. Slectionnez pour chacun lnumr de la section crer. Le programme cre automatiquement lIntitul de la section en juxtaposant chaque numr. Cette donne peut bien entendu tre modifie. Pour plus dinformations sur les autres zones, reportez-vous aux explications donnes sous le titre Paramtrage manuel des numros de section, page 248.
Vous pouvez galement crer des sections sur des plans analytiques structurs grce lassistant de gnration automatique des sections.

Volet Budgets - Section analytique


Ce volet permet une gestion budgtaire spcifique la section. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Budgets sur Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Ce volet n'est accessible que si la zone Gestion budgets du volet Fichier / A propos de/ Initialisation est paramtre sur Axe analytique.

Aprs la saisie du premier budget, le choix effectu dans la zone Gestion budgets du volet Initialisation n'est plus modifiable.

Charge / Produit Choisissez le sens du budget dans les totalisations : Charge ou Produit.
Il est possible de dfinir des dotations sur trois exercices selon deux niveaux.

251 Sage France

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Budget global Slectionnez le type de prvision paramtr : Faible ou forte, Pour le dernier exercice, pour l'exercice N-1 ou pour l'exercice N-2 (s'ils existent). Quantit / Valeur Saisissez ensuite le montant du budget annuel correspondant en quantit et / ou en valeur. Ces montants doivent tre valids par la touche ENTREE pour tre pris en compte. Analytique / Gnral La zone liste droulante situe sous le bouton Appeler une grille permet de choisir le type de rpartition du budget : Analytique : le budget est dans ce cas rparti sur chacune des priodes de l'exercice. Gnral : le budget est dans ce cas rparti librement sur des comptes gnraux ou en fonction d'un modle de grille prenregistr.
Enregistrement d'un budget analytique

Par dfaut, le programme propose une rpartition homogne du budget annuel, en quantit et en valeur, sur chacune des priodes de l'exercice. Pour modifier le montant d'une priode, il suffit de double-cliquer sur la ligne correspondante et de saisir le nouveau montant dans lune des zones situes en bas droite de la fentre. Validez ensuite par la touche ENTREE. Si le montant en quantit ou en valeur d'une priode est modifi, le programme recalcule automatiquement la dotation annuelle. Ce montant global peut tre galement rparti en sous-budget gnral (voir les explications donnes au paragraphe suivant).
Enregistrement d'un sous-budget gnral L'utilisation des sous-budgets n'est pas obligatoire. Vous pouvez utiliser les budgets des sections sans grer les sous-budgets.

Pour la saisie d'un budget gnral, le bouton Appeler une grille devient actif. Ce bouton permet d'accder la liste des modles de grille de type Analytique enregistrs dans la commande Structure / Modles de grille. Le choix d'une grille n'est pas obligatoire. Vous pouvez tout fait enregistrer manuellement une nouvelle rpartition.

Un modle de grille est associ un Type. Une grille peut tre de type Gnral ou Analytique. Seules les grilles de type Analytique sont proposes ici.

En bas du volet Budgets apparaissent deux zones liste droulante.

252 Sage France

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Numro Choisissez successivement les comptes gnraux sur lesquels doit tre rparti le montant de la dotation annuelle. Pourcentage / Equilibre / Montant Choisissez le type de rpartition pour chaque compte. Pourcentage : le montant affect au compte gnral correspond un pourcentage du budget total. Equilibre : le programme solde la rpartition sur le compte gnral. Montant : le montant affect au compte gnral est une valeur. Il est recommand dutiliser le type de rpartition Equilibre sur un des comptes paramtrs. Cela permet de garantir la rpartition totale de la dotation annuelle dfinie.
Linverseur peut tre activ dans cette commande. Reportez-vous au Guide de l'Euro pour en savoir plus sur le fonctionnement de linverseur.

Volet Information libre - Section analytique


Si des informations libres ont t enregistres pour les sections analytiques dans le volet Fichier / A propos de... / Options, ce volet permet dajouter la fiche compte des informations complmentaires personnalises. Pour en savoir plus, reportez-vous aux explications donnes sur loption Information libre, page 96. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Information libre sur Windows ou sur le bouton cicontre pour la version Macintosh du programme. Le programme propose la saisie des informations libres paramtres pour les sections analytiques.

Les informations libres de type Valeur calcule sont repres dans la liste par une icne particulire. La saisie des informations libres est effectue sur la zone affiche en bas de la fentre. Validez ensuite par la touche ENTREE. Cette saisie na aucun caractre obligatoire.
Notez cependant que les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : dans la commande Rechercher, dans les formats de slection des impression, dans les formats de slection des exportations de donnes, dans lidentification des objets de mise en page.

253 Sage France

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Pour supprimer une information, slectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Vous pouvez galement lafficher dans la zone de saisie et leffacer par la touche RET.ARR..

Volet Cumuls - Section analytique


Le volet Cumuls prsente le cumul des mouvements enregistrs sur la section analytique. Slectionnez ce volet sur Windows en cliquant sur longlet Cumuls ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.
En fonction de l'activation ou non de l'inverseur, le format des montants qui sapplique est celui dfini dans la table des devises.

Type d'critures analytiques Cette zone liste droulante permet de restreindre le nombre de mouvements inclus dans les cumuls. Vous pouvez slectionner : Toutes les critures (valeur par dfaut) les Ecritures analytiques uniquement ; il s'agit des critures issues de la ventilation d'une criture gnrale, les Reports analytiques, les OD analytiques.

Cumuls des mouvements

Le programme affiche le total des mouvements dbiteurs et crditeurs enregistrs sur chaque priode de l'exercice en cours ainsi que les soldes correspondants. Les montants dbit et crdit sont totaliss.

Linverseur peut tre activ depuis cette fentre. Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), slectionnez une de ces normes dans la barre doutils Norme nationale ou IFRS : Nationale : les cumuls correspondront aux critures de types Nationale et Les deux ; IFRS : les cumuls correspondront aux critures de types IFRS et Les deux.

Reportez-vous au Guide de lEuro pour en savoir plus sur le fonctionnement de linverseur.

254 Sage France

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Assistant la gnration automatique des sections


Cette fonctionnalit permet de se faire assister par le programme pour la cration des sections analytiques. LAssistant Gnration automatique des sections permet : d'optimiser et d'acclrer la cration des sections analytiques, de gnrer des sections analytiques de type Total. La gnration automatique des sections analytiques est lance par le bouton Gnrer qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre de liste des sections analytiques lorsque le plan slectionn a t structur. Voir loption Plan analytique, page 112. Lutilisation de cette assistance est subordonne au paramtrage, dans le volet Fichier / A propos de... / Options, des plans analytiques et de leur structure. Lactivation de ce bouton ouvre une premire fentre, Assistant Gnration automatique des sections, qui vous permet de slectionner le plan analytique concern par la cration de la section.

Une fois le plan analytique slectionn, cliquez : sur le bouton Suivant pour continuer le processus ou sur le bouton Annuler pour linterrompre. Si le processus est poursuivi, une deuxime fentre souvre.

255 Sage France

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Cette fentre vous donne un certain nombre dinformations que nous vous invitons tudier attentivement, les oprations menes sur les fentres suivantes en dpendent. Cliquez ensuite : sur le bouton Suivant pour continuer le processus ou sur le bouton Prcdent pour revenir au stade prcdent ou sur le bouton Annuler pour linterrompre. Une troisime fentre apparat.

Cette fentre a la particularit dapparatre autant de fois que de ruptures ont t paramtres dans le plan analytique. Exemple La structure du plan analytique comporte : - le dpartement sur 3 caractres, - la matire premire sur 2 caractres, - les initiales du responsable sur 2 caractres, - le type de produit sur 3 caractres. La fentre apparatra trois fois pour le paramtrage des trois lments composant la structure des sections. Le contenu de la zone de liste dpend de la position de la zone Slectionner le type de rupture. Slectionner le type de rupture Cette zone liste droulante propose trois choix : Enumr (valeur par dfaut), Intervalle, Incrment. Nous verrons successivement les trois possibilits offertes.

Slection par numr

Par dfaut, cette fentre propose tous les numrs enregistrs pour la rupture (dans le volet A propos de... / Options). Tous les numrs sont slectionns par dfaut. pour en desslectionner un, cliquez sur sa ligne (la coche disparat), pour en re-slectionner un, cliquez nouveau sur sa ligne, la coche rapparat.

256 Sage France

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Lassistant gnrera uniquement les sections se rapportant aux numrs slectionns. Exemple Reprenons lexemple ci-dessus. Considrons le niveau 1 de la structure, cest--dire les dpartements. Si un seul dpartement est conserv coch, seules les sections correspondant ce dpartement pourront tre cres. Si deux sont conserves, seules les sections correspondant ces deux dpartements seront cres et ainsi de suite.

Slection par intervalle

Si cette option est slectionne dans la zone Slectionner le type de rupture, la zone de liste se vide et les deux zones de saisie de Dfinir les valeurs partir de / deviennent actives. Elles permettent de dfinir une fourchette dlments qui seront slectionns et permettront de crer des sections. Exemple Reprenons lexemple des dpartements et supposons que seules les sections analytiques correspondant aux dpartements de la couronne parisienne doivent tre cres. Il faut donc saisir de 91 95.
Cette fonction ne cre aucun lment dans la liste des numrs de la structure analytique. Ce processus nest utilisable que sur des caractres numriques.

Il nest pas obligatoire de crer les diffrents numrs dans la commande A propos de.... Lintitul des sections se composera de celui du niveau de rupture (Dpartement dans notre exemple) suivi de son numro.

Slection par incrment

Si cette option est slectionne dans la zone Slectionner le type de rupture, la zone de liste se vide et la premire zone de saisie de Dfinir les valeurs partir de devient active. Elle permet la saisie de lnumr partir duquel la gnration sera faite. Les numros dordre crs par cette fonction doivent tre rservs un identifiant unique (un numro de chantier par exemple).
Il nest pas obligatoire de crer les diffrents numrs dans la commande A propos de.... Lintitul des sections reprendra le numro de lincrment gnr. Ce processus nest utilisable que sur des caractres numriques. Important ! Il est ncessaire de faire la distinction entre Enumr, Intervalle et Incrment. Si la slection porte sur Enumr, lintitul doit avoir t saisi au pralable dans la structure (volet Fichier / A propos de... / Options). Si la slection porte sur Intervalle ou Incrment, cest la valeur numrique gnre qui sera mentionne dans lintitul de la section analytique, quelle ait t enregistre ou non dans la structure.

Lorsque le paramtrage de la rupture est termin, vous pouvez : soit cliquer sur le bouton Suivant pour passer au paramtrage de la rupture suivantes, soit cliquer sur le bouton Prcdent pour revenir au stade prcdent et faire dventuelles modifications, soit cliquer sur le bouton Annuler pour annuler le processus de cration. Une fois le paramtrage de toutes les ruptures termin, cliquez sur le bouton Suivant. Vous aboutissez sur la fentre qui vous permet de gnrer des sections de type Total.

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Gnrer les sections analytiques de type total Deux options soffrent vous : Oui : cliquez sur cette case doption si vous souhaitez crer une totalisation, jusquau niveau de rupture dsir, des sections analytiques. Dans ce cas, la zone Jusqu' quel niveau de rupture est active. Non : cliquez sur cette case doption si vous ne souhaitez pas crer une totalisation des sections analytiques. Jusqu' quel niveau de rupture Cette zone est accessible uniquement si vous avez rpondu Oui la gnration de sections analytiques de type Total. Choisissez le niveau de rupture jusquo vous souhaitez crer des sous-totalisations et totalisation des sections analytiques. Exemple Admettons que le plan analytique Production par site comporte les zones de ruptures suivantes : 1ire rupture Localisation 57P 69P 75P ime 2 rupture Matires premires OR AR 3ime rupture Responsable BR CA ime rupture Produit 4 BAG BRA COL ORF Si vous indiquez Matires premires dans la zone, le programme crera des sections de type Total pour les niveaux Localisations et Matires premires. Les ruptures suivantes sont cres : Niveau 1 57POR 57PAR 69POR 69PAR 75POR 75PAR Niveau 2 57P 69P 75P
Les cumuls seffectuent en fonction de lordre dapparition des ruptures. De ce fait, observez bien cette structure pour tre sr dobtenir les cumuls des sections analytiques que vous souhaitez.

Une fois ces slections effectues, le bouton Suivant est remplac par le bouton Fin. Cliquez sur ce dernier pour lancer le traitement. Vous voyez ensuite apparatre dans la liste la ou les sections analytiques ainsi paramtres.

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Plan reporting
Structure / Plan reporting

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan reporting. Cliquez sur le bouton Plan reporting de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande. Lorsque vous la lancez, la liste des comptes crs apparat. Le plan reporting permet dobtenir une reprsentation du plan comptable gnral selon un axe parallle. Par exemple, pour la communication des bilans et comptes de rsultat la socit mre implante dans un pays tranger. Pour reflter le plus possible la ralit, il est recommand daffecter chaque compte gnral un compte reporting. La liste des comptes reporting prsente les informations suivantes : le Type de compte reprsent par une icne : Dtail, Total, le Numro du compte ainsi que son Intitul.

Oprations possibles sur la liste des comptes reporting


Cette liste prsente, comme sur la liste des comptes gnraux, le type du compte, son numro et son intitul.

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables, de la mme manire que sur le plan comptable. Reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.

Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des comptes reporting.

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Menu Structure

Les commandes de ce menu sont communes lensemble des listes. Elles sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

Personnaliser la liste

Il est possible de personnaliser la liste des comptes reporting en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste. Il est possible dajouter la colonne Classement aux colonnes slectionnes par dfaut.

Compte Reporting Dtail de la fiche


Un compte reporting se compose de diffrents volets auxquels on accde par des onglets sur Windows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accs aux volets suivants. Onglet / Bouton Fiche principale Ils permettent de revenir au Volet Fiche principale - Compte reporting, page 260du compte reporting. Onglet / Bouton Cumuls Ils donnent accs au Volet Cumuls - Compte reporting, page 262 qui affiche les cumuls du compte.

Volet Fiche principale - Compte reporting


Le volet Fiche principale dun compte reporting regroupe toutes ses caractristiques. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Fiche principale de Windows ou cliquez sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

260 Sage France

Menu Structure
La saisie ou la modification dun compte reporting se fait dans une fentre intitule Reporting. Ce titre est suivi du numro du compte et de son intitul.

Rappel : Le menu Edition Les commandes du menu Edition peuvent tre utilises sur le plan des comptes reporting pour copier, couper et coller le contenu d'une zone. Seule la commande Dupliquer n'est pas accessible.

Un compte reporting est dfini sur les zones suivantes. Numro Enregistrez ici le numro du compte, en caractres majuscules (s'il est saisi en minuscules, le programme le transforme). Cette saisie est obligatoire. Deux comptes de mme type ne peuvent porter le mme numro. La longueur des numros de comptes a t paramtre lors de la cration du dossier comptable. Cette longueur peut tre modifie, si aucun compte nest cr, dans le Volet Initialisation - A propos de, page 61. La longueur minimale dun compte est de 3 caractres numriques et sa longueur maximale de 13 alphanumriques. Le programme naccepte pas de comptes avec un numro plus court que celui paramtr dans la fiche socit, lexception des comptes de totalisation. Type Le programme distingue deux types de comptes : les comptes de type Dtail : ce sont les comptes classiques qui pourront tre affects un ou plusieurs comptes gnraux. Dans la liste du plan reporting, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre.
Le compte de reporting doit tre de mme type que le compte gnral auquel il est associ.

les comptes de type Total : ce sont les comptes servant la totalisation des comptes de type dtail ayant mme racine. Dans la liste du plan reporting, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. La slection du type de compte est obligatoire. La forme du compte tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun compte dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer.
La liste du plan reporting peut tre classe selon le type du compte.

Pour plus dinformations sur lassociation dun compte reporting un compte gnral, voir le Volet Fiche Principale - Compte gnral, page 234.

261 Sage France

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Intitul Zone alphanumrique de 35 caractres dont la saisie est obligatoire. Elle prcise la dsignation du compte reporting. Classement Zone destine la saisie dun code de 17 caractres alphanumriques. Ce code sert au classement et la recherche du compte. Par dfaut, cette zone propose les 17 premiers caractres de lintitul. Il vous est possible de les modifier. Saut de Lignes / Page Slectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression du grand-livre des comptes et de la balance. Le nombre de sauts de page est limit 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) sestompe et devient par consquent inaccessible. Nombre de lignes Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur propose par dfaut est un saut dune ligne.

Volet Cumuls - Compte reporting


Le volet Cumuls prsente le cumul des mouvements enregistrs sur le compte reporting. Slectionnez le volet en cliquant sur longlet Cumuls de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Le programme affiche le total des mouvements dbiteurs et crditeurs enregistrs sur chaque priode de l'exercice en cours, ainsi que les soldes correspondants. Les montants dbit et crdit sont totaliss.

Linverseur peut tre activ depuis cette fentre, sauf si vous avez slectionn une devise spcifique dans la zone Mouvements dans la devise. Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), slectionnez une de ces normes dans la barre doutils Norme nationale ou IFRS : Nationale : les cumuls correspondront aux critures de types Nationale et Les deux ; IFRS : les cumuls correspondront aux critures de types IFRS et Les deux.

Reportez-vous au Guide de l'Euro pour en savoir plus sur le fonctionnement de linverseur.

262 Sage France

Menu Structure
Mouvements dans la devise Cette zone vous permet de demander visualiser les cumuls dans nimporte quelle devise. Vous avez plusieurs possibilits : Toutes (valeur par dfaut) : les cumuls de toutes les critures enregistres dans la base sont exprims dans la monnaie de tenue de comptabilit. valeur par dfaut Aucune : seuls apparaissent les cumuls des critures enregistres en monnaie de tenue de comptabilit, cest--dire avec la zone Devise non renseigne. Devise : seuls apparaissent les cumuls des critures enregistres dans la devise slectionne.
En fonction du choix de la devise, le format des montants qui sapplique est celui dfini dans la table des devises.

Bouton Visualisation dun graphique Ce bouton permet dafficher les valeurs sous forme de graphe. Le Manuel de la Gamme pour des prcisions sur cette fonction.

263 Sage France

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Plan tiers
Structure / Plan tiers

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan tiers. Cliquer sur le bouton Plan tiers de la barre doutils Gestion des tiers revient activer cette commande.

On peut aussi ouvrir le plan tiers en cliquant sur licne Plan tiers de la barre verticale Gestion et suivi des tiers. Cliquer sur le bouton Crer un tiers de la barre doutils Gestion des tiers pour accder directement une fiche permettant la cration dun compte de tiers.

On peut aussi crer une fiche client ou une fiche fournisseur en cliquant sur les icnes Crer un client et Crer un fournisseur de la barre verticale Gestion et suivi des tiers. Pour une modification ou une consultation, notez que le bouton Atteindre un tiers de la barre doutils Gestion des tiers ouvre la fentre de la commande Atteindre de la barre d'outils Navigation en la prparamtrant pour la recherche dun compte tiers. Lorsque vous lancez cette commande, la liste des comptes crs apparat. La liste des comptes tiers prsente les informations suivantes : le Type de tiers reprsent par une icne : Client, Fournisseur, Salari, Autre. le Numro du compte ainsi que son Intitul.

Oprations possibles sur la liste des comptes tiers


Cette liste prsente, pour chaque compte, son type, son numro et son intitul.

264 Sage France

Menu Structure

Vous pouvez atteindre un compte tiers rapidement en tapant les premiers caractres du numro.

Barre de navigation

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables de la mme manire que sur le plan comptable. Pour toute information, reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.

Affichage slectif

Deux zones liste droulante, affiches en bas de la fentre, permettent de rduire le nombre de comptes lists. Slection du type de compte Vous verrez plus loin que lors de sa cration, un compte tiers est caractris par un type saisi dans les options du fichier (commande Fichier / A propos de). Les comptes lists actuellement dans la fentre sont associs au type dont le nom apparat en bas de la fentre. Pour afficher les comptes d'un autre type, slectionnez ce dernier partir de la zone liste droulante. Le choix Tous permet d'afficher tous les comptes tiers quel que soit leur type.
Le programme conserve la dernire slection effectue : lors de la prochaine ouverture de la fentre Plan tiers, le programme proposera le mme type de compte.

Slection sur le type d'enregistrement La seconde zone liste droulante du bas de la fentre permet de slectionner : Tous les tiers : (valeur par dfaut) tous les tiers crs sont affichs ; Tiers actifs : seuls les tiers dont loption Mise en sommeil nest pas coche sont affichs ; Tiers mis en sommeil : seuls les tiers dont loption Mise en sommeil est coche sont affichs.
La mise en sommeil d'un tiers est demande sur sa fiche, dans le volet Complment.

Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des comptes tiers.

265 Sage France

Menu Structure

Les premires commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231. Ce menu contextuel prsente deux commandes spcifiques : Interroger le compte de tiers Permet daccder rapidement la commande Traitement / Interrogation tiers. Il convient davoir pralablement slectionn le compte de tiers interroger sur la liste. Reportez-vous la commande Interrogation tiers, page 488. Mettre jour la surveillance financire Permet de consulter la sant financire du tiers considr partir de sites Internet spcialiss. Le Manuel de la gamme dcrit cette fonction.

Personnaliser la liste

Il est possible de personnaliser la liste des comptes de tiers en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste.

Volet Identification - Compte tiers


Un compte de tiers se compose de diffrents volets auxquels on accde par des onglets sur Windows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accs aux volets suivants.

266 Sage France

Menu Structure
Onglet / Bouton Identification Ils permettent de revenir au Volet Identification Compte de tiers, page 267. Onglet / Bouton Contacts Ils donnent accs au Volet Contacts Compte tiers, page 270 qui permet de paramtrer les contacts chez le tiers. Onglet / Bouton Complment Ils donnent accs au Volet Complment - Compte tiers, page 271 qui permet denregistrer des informations complmentaires sur le compte. Onglet / Bouton Banques Ils donnent accs au Volet Banques - Compte tiers, page 274 qui permet denregistrer les comptes bancaires du tiers. Onglet / Bouton Solvabilit Ils donnent accs au Volet Solvabilit - Compte tiers, page 277 qui permet de contrler la sovabilit du tiers. Onglet / Bouton Champs libres Ils donnent accs au Volet Champs libres - Compte tiers, page 279 qui permet denregistrer des informations annexes sur le compte. Onglet / Bouton Cumuls Ils donnent accs au Volet Cumuls - Compte tiers, page 283 qui affiche les cumuls du compte de tiers.

Volet Identification Compte de tiers


Le volet Identification dun compte regroupe toutes ses caractristiques. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Identification de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. La saisie ou la modification dun compte tiers se fait dans une fentre intitule Tiers. Ce titre est suivi du numro du compte et de son intitul.

Notez la mention affiche en bas gauche de la fentre : elle indique la date de cration du compte.

267 Sage France

Menu Structure
Bouton Informations adresse et Siret Ce bouton permet dimporter ladresse du tiers considr partir des sites Internet spcialiss. Le Manuel de la gamme dcrit cette fonction.
Ce bouton nest disponible que si vos droits daccs au portail Sage ont t actualiss. Cette actualisation seffectue dans la commande Aide (?) / Actualiser les droits daccs au portail.

Bouton Surveillance financire Ce bouton permet de consulter la sant financire du tiers considr partir de sites Internet spcialiss. Le Manuel de la gamme dcrit cette fonction.
Comme le prcdent, ce bouton nest disponible que si vos droits daccs au portail Sage ont t actualiss. Cette actualisation seffectue dans la commande Aide (?) / Actualiser les droits daccs au portail. De plus ce bouton ne devient actif que si loption Plac sous surveillance est coche dans le sous-volet Solvabilit / Solvabilit de la fiche tiers.

Bouton Visualisation dun graphique Ce bouton permet de voir sous forme de courbes ou dhistogrammes les donnes chiffres concernant le tiers. Voir le titre Gestion des graphiques Comptes tiers, page 284 plus loin dans ce chapitre. Bouton Interrogation tiers Le bouton Interrogation tiers permet daccder directement la commande Traitement / Interrogation tiers. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les critures enregistres sur le compte sans passer par le menu. Reportez-vous la commande Interrogation tiers, page 488.
Rappel : Le menu Edition Les commandes du menu Edition peuvent largement tre utilises sur le plan des comptes tiers pour copier, couper et coller le contenu d'une zone.

Un compte tiers est dfini sur les zones suivantes. Numro Selon le mode de numrotation paramtr dans loption Fichier / A propos de / Options / Type Tiers : Pour une numrotation Manuelle : enregistrez ici le numro du compte sur 17 caractres alphanumriques maximum (majuscules). Cette saisie est obligatoire. Deux comptes tiers ne peuvent porter le mme numro mme s'ils sont de type diffrent. Pour une numrotation Automatique : le programme propose le dernier numro incrment de 1.
Si le numro maximum de la racine est atteint, un message d'alerte apparat.

Pour une numrotation Manuelle avec racine : la racine saisie est automatiquement affecte. A vous de complter la zone avec les caractres souhaits. Type Le programme distingue quatre types de comptes tiers : les comptes de type Client. Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. les comptes de type Fournisseur.

268 Sage France

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Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. les comptes de type Salari. Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. les comptes de type Autre. Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. La slection du type est obligatoire. La forme du compte tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun tiers dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer. En fonction du type de compte slectionn, le programme proposera la cration du ou des comptes gnraux rattachs (voir plus loin) en se rfrant au paramtrage effectu par l'option Fichier / A propos de / Options / Type tiers.
Les comptes de type Fournisseur ou Client sont repris dans la gestion commerciale et les comptes de type Salari sont repris dans la paie dans le cas o le fichier comptable est ouvert.

Le type par dfaut dpend de la liste prcdente. Si vous aviez laiss la zone liste droulante sur Tous, le type par dfaut sera le premier de la liste, soit Client. Si vous voulez crer des fournisseurs, nous vous conseillons dafficher la liste des tiers sur Fournisseur. Ainsi, en cration de compte tiers, le programme positionnera le type tiers sur Fournisseur. Intitul Zone 35 caractres alphanumriques maximum. Elle permet la saisie de lintitul du compte. Classement Zone destine la saisie dun code de 17 caractres alphanumriques. Ce code sert au classement et la recherche du compte. Par dfaut, cette zone propose les 17 premiers caractres de lintitul. Il vous est possible de les modifier. Compte collectif Zone liste droulante qui propose par dfaut la valeur associe la nature du type tiers dfini.
Concernant le rattachement du compte gnral collectif, le compte principal est automatiquement affect en fonction du type de tiers slectionn la validation de tiers, soit par fermeture de la fentre, soit par changement de volet.

Qualit Prcisez sur cette zone de 17 caractres maximum la qualit du tiers en cours (socit, indpendant,). Contact Personne contacter reprsentant le tiers (zone de 35 caractres maximum). Adresse Coordonnes compltes du tiers composes de son adresse (35 caractres maximum), un ventuel complment (35 caractres maximum), son code postal (9 caractres alphanumriques), la ville ou bureau distributeur (35 caractres maximum), la rgion et le pays (respectivement sur 9 et 35 caractres alphanumriques maximum).
Les pays sont enregistrs dans le volet Fichier / A propos de... / Options.

Numro de SIRET / NAF (APE) Zones de saisie permettant d'enregistrer le numro de SIRET et le code NAF/APE du tiers, respectivement sur 14 et 5 caractres alphanumriques. Numro d'identifiant Zone de 25 caractres alphanumriques correspondant au numro didentifiant CEE de la socit.

269 Sage France

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Tlcommunication La zone est compose des lments suivants : Tlphone (21 caractres alphanumriques maximum), Tlcopie (21 caractres alphanumriques maximum), E-mail (69 caractres alphanumriques maximum) et Site (69 caractres alphanumriques maximum). Les dsignations des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer le programme de messagerie prsent sur votre poste et denvoyer un message ladresse indique et de se connecter au site Internet correspondant par lintermdiaire du navigateur install sur le poste.

Volet Contacts Compte tiers


Ce volet permet de grer les contacts en rapport avec le compte tiers. Slectionnez ce volet en cliquant sur l'onglet Contact de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Le volet Contacts regroupe les diffrents contacts dont le nombre est illimit.

Les contacts dj dfinis sont prsents dans une liste spcifiant : nom, fonction, numros de tlphone fixe et portable de chacun. Les zones renseigner sont les suivantes. Nom Zone de 35 caractres maximum. Elle permet lenregistrement du nom du contact. Prnom Zone de 35 caractres maximum. Elle permet lenregistrement du prnom du contact. Service Zone liste droulante. Elle reprend les noms des contacts dfinis dans loption Fichier / A propos de / Options / Service des contacts. Fonction Zone de 35 caractres maximum. Elle permet lenregistrement de la fonction du contact. Tlcommunication La zone est compose des lments suivants : Tlphone (21 caractres alphanumriques maximum), Portable (21 caractres alphanumriques maximum), Tlcopie (21 caractres alphanumriques maximum) et E-mail (69 caractres alphanumriques maximum).

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La dsignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie prsente sur le poste et denvoyer un message ladresse indique.

Volet Complment - Compte tiers


Ce volet permet de complter les informations sur le compte tiers. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Complment de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Devise Slectionnez la devise du tiers. Elle sera utilise en saisie, pour l'enregistrement des critures, pour obtenir automatiquement la devise du tiers et le cours de cette dernire. La liste propose les devises paramtres dans le volet Fichier / A propos de / Options. Langue Cette option est dfinie dans le programme Sage Gestion commerciale 100. Linformation indique dans cette zone peut ensuite tre utilise comme critre de slection, au moment de ldition des extraits tiers. La zone liste droulante vous propose dindiquer : Aucune : cest la valeur que le programme propose par dfaut. Dans ce cas le code langue nest pas un critre de slection pour le tiers. Langue 1 : il sagit du premier code langue cr en Gestion commerciale 100. Slectionnez-le sil peut servir caractriser le tiers. Langue 2 : il sagit du deuxime code langue cr en Gestion commerciale 100. Slectionnez-le sil peut servir caractriser le tiers. Comptes rattachs Liste des comptes gnraux rattachs au compte de tiers. En fonction du type du compte, le programme propose la cration ou l'affectation du ou des comptes gnraux rattachs en se rfrant au paramtrage effectu par la commande Fichier / A propos de (option Type de tiers).
Rappel : un type de tiers est dfini par : Intitul : il constitue les premiers caractres de l'intitul du compte gnral cr automatiquement ; le programme le complte automatiquement par l'intitul du compte de tiers. Radical/Compte : mode de composition du numro du compte gnral : Radical : le numro du compte gnral est compos d'un radical saisi, suivi du numro du compte de tiers ou des premiers caractres du numro de tiers ; Compte : le numro du compte gnral est fixe (sans juxtaposition du numro du compte de tiers).

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Pour plus de dtails, reportez-vous au chapitre traitant de la commande A propos de, page 58. Pour slectionner un compte gnral dj cr, cliquez sur le bouton de la zone liste droulante et choisissez-le dans la liste. Tapez la touche ENTREE pour valider la slection. Pour crer un nouveau compte gnral, tapez son numro sur la zone de la zone liste droulante ; confirmez ensuite sa cration. Pour que le programme cre automatiquement le compte gnral rattach en fonction du type de tiers, cliquez sur le bouton Associer les comptes. Le programme affiche alors un message indiquant que le compte gnral n'existe pas et propose sa cration, uniquement sil est indiqu dans la zone Type tiers que le compte est de type Radical. Dans l'affirmative, il apparat aussitt sur la liste des comptes rattachs.
Le programme affiche la fiche du compte gnral lorsque vous faites un double-clic sur sa ligne (dans la liste des comptes rattachs). Ceci vous permet ventuellement de la complter. Remarquez que le compte tiers lui est automatiquement rattach (encadr "Comptes tiers rattachs" du volet Fiche principale du compte gnral). Vous pouvez faire un double-clic sur sa ligne pour revenir la fiche du compte tiers.

Principal Un des comptes gnraux slectionn doit tre dfini comme Principal. Le premier compte slectionn est toujours considr comme principal par le programme. Il est repr dans la liste par une coche. Il est impossible de supprimer le compte principal de la liste des comptes rattachs. Il faut au pralable dclarer un autre compte comme principal. Si vous slectionnez un second compte, qui doit tre considr comme le principal, cliquez sur la bote cocher principal lorsque sont numro apparat dans la zone. Tapez la touche ENTREE. Le premier est alors automatiquement dcoch.
Pour rappeler un compte en saisie : maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit bien sr se trouver dans une zone de saisie d'un compte de tiers. En saisie, lorsque vous indiquez le compte tiers, le compte gnral propos sera le compte rattach principal. En saisie, lorsque vous indiquez le compte tiers, le compte gnral propos sera le compte rattach principal.

Raccourci Ce code (maximum de 6 caractres alphanumriques) permet dappeler le compte tiers correspondant dans nimporte quelle pice. Lettrage automatique Cette option rend possible le lettrage automatique des critures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande).
Un compte est toujours lettrable manuellement.

Validation automatique des rglements Si le compte de tiers est associ un mode de rglement prvoyant plusieurs chances, lorsquil est mouvement en saisie des journaux, le programme affiche une fentre prsentant les diffrentes chances calcules automatiquement. Si vous souhaitez ne pas voir safficher cette fentre, cochez loption Validation automatique des rglements.

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Hors rappel/relev Si le tiers slectionn est un client, cocher cette case permet dindiquer au programme que ce client ne doit pas faire lobjet dune relance. Si le tiers slectionn est un fournisseur, cocher cette case permet dindiquer au programme que ce fournisseur ne doit pas tre pris en compte dans les relevs dcritures. Quil sagisse dun client ou dun fournisseur, lorsque vous demanderez un rappel ou un relev (commande Traitement / Rappel/Relev), le tiers pour lequel vous aurez coch la case Hors rappel/relev ne sera pas pris en compte dans la fourchette dfinie. Mise en sommeil Cochez cette case si vous souhaitez que le compte ne soit plus mouvement. Lors de la saisie, un message vous prviendra que le compte nest plus utilisable et vous devrez confirmer son utilisation. Saut de Lignes / Page Slectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression des tats tiers. Le nombre de sauts de page est limit 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) sestompe et devient par consquent inaccessible. Nombre Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur propose par dfaut est un saut dune ligne. Tiers payeur Cette zone permet denregistrer le numro de compte du tiers payeur dans le cas dun client ou encaisseur dans le cas dun fournisseur. Par dfaut, elle mentionne le numro du tiers de la fiche en cours. Cette information nest utilise que dans les programmes Sage Gestion commerciale et Sage Moyens de paiement. Ventilation IFRS Cette zone ne saffiche que si la gestion IFRS a t paramtre. Voir le Volet Identification - A propos de, page 59. Dans ce cas, il est possible de lui affecter une des sections enregistres sur le plan IFRS. Voir la fonction Plan analytique, page 245. Appel un modle de rglement Slectionnez ou enregistrez le modle de rglement associer au tiers. Aprs slection et validation, son contenu s'affiche dans la partie basse de la fentre.
Les Modles de rglement sont enregistrs dans le menu Structure. Le programme permet de modifier le modle slectionn depuis la fiche tiers.

L'appel un modle de rglement pr-paramtr n'est pas obligatoire : il peut tre saisi directement dans les zones du bas de la fentre. Les conditions de rglement d'un tiers sont constitues de : un type, slectionn partir d'une zone liste droulante : pourcentage, quilibre, montant ; une valeur : pourcentage ou montant suivant la slection prcdente ;
Une ligne d'quilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur puisque cette dernire est calcule automatiquement par le programme.

un nombre de jours de dlai respecter entre la date de la pice gnratrice du paiement (facture) et la date de premier versement du rglement ;

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une condition dont le programme se servira pour dterminer la date de dpart du calcul de l'chance : jour net : partir de la date dcriture ; fin de mois civil : partir de la date de fin de mois rel (28, 29, 30 ou 31) correspondant la date dcriture ; fin de mois : partir de la date dcriture, aprs application du nombre de jours, la date dchance correspond la date de fin de mois (si pas de jour de tombe). le jour de tombe du rglement : trois types de valeur peuvent tre indiqus dans cette zone : vide : le programme calcule la date de tombe en fonction du nombre de jours et de la condition, un jour prcis saisi manuellement, jusqu' 6 jours spars par des virgules : jj,jj,jj,jj,jj,jj. un mode de rglement ; les diffrents modes de rglement utiliss sont enregistrs sur le volet Fichier / A propos de / Option. Exemple Les exemple suivants prsentent l'incidence de la condition sur la date d'chance d'un rglement :
Date de facture 01/01/03 10/01/03 25/01/03 31/01/03 Rglement 30 jours net 31/01/03 09/02/03 24/02/03 02/03/03 Rglement 30 jours fin de mois civil 28/02/03 28/02/03 28/02/03 28/02/03 Rglement 30 jours fin de mois 31/01/03 28/02/03 28/02/03 31/03/03

Le dtail de l'enregistrement d'un modle de rglement est prsent dans le paragraphe traitant de la commande Modles de rglement, page 330. Commentaire Zone de saisie libre de 35 caractres alphanumriques correspondant aux informations tiers.

Volet Banques - Compte tiers


Ce volet permet d'enregistrer les coordonnes bancaires du tiers. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Banques de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

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Liste des banques La banque principale est repre par une coche. Intitul Intitul de la banque du tiers (35 caractres alphanumriques). Bouton Adresse banque Ce bouton permet denregistrer ladresse de la banque dont lintitul est slectionn ainsi que diverses autres informations. Voir sous le titre Banque tiers, page 276 la description de cette fentre. Structure Zone liste droulante qui propose quatre types de structure : Locale (valeur par dfaut) pour une banque situe sur le territoire national, Autre pour une banque situe en dehors du territoire national, BBAN pour une banque disposant de compte ce format (34 caractres alphanumriques), IBAN pour une gestion des virements internationaux dans le programme Sage Moyens de paiement. Cette option permet dattribuer au RIB de la banque du tiers la structure prtablie dans loption Fichier / A propos de... / Options / Structure banque. Si vous ne cochez pas cette case, cest la structure du RIB des banques trangres qui sera attribue celle de la banque du tiers. De la mme manire, la structure du RIB des banques trangres est prtablie dans le volet Fichier / A propos de... / Options. Code banque / Guichet / Numro de compte / Cl :
Ces zones sont grises si la longueur des comptes a t initialise 0 lors de la cration du dossier.

Un contrle est effectu sur le type de caractres saisis. Des caractres alphabtiques, par exemple, ne peuvent pas tre saisis pour des zones de type Numrique. La longueur des codes est limite en fonction du paramtrage des banques : rsidentes, autres, IBAN ou BBAN qui est effectu dans loption Fichier / A propos... / Options / Structure banque. Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques rsidentes ou trangres, reportez-vous loption Structure banque, page 118. Pour une banque locale ou trangre, renseignez les zones comme suit : Code banque : vous disposez de 5 ou 14 caractres numriques pour saisir le code de l'agence dont relve le compte du tiers. Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractres numriques pour saisir le code guichet dont relve le compte du tiers. Numro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractres alphanumriques pour saisir le numro de compte du tiers. Cl : elle est saisie sur 2 caractres numriques. Le programme effectue le contrle de la validit de cette cl. Si vous nen tes pas sr, ne saisissez rien dans la zone cl car le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrle s'effectue uniquement si la zone Contrle de la cl de loption Fichier / A propos de... / Options / Structure banque est positionne sur la valeur France. De la mme manire, il ny a aucun contrle de la cl si la case Structure EDI a t coche dans cette mme option. Une structure BBAN se compose de 34 caractres alphanumriques majuscules. Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractres et dune zone de 2. Renseignez les zones comme suit : Code pays + Cl de contrle : vous disposez de 2 caractres numriques pour saisir le code du pays selon la norme ISO2 et 2 caractres pour la cl. Numro de RIB : 30 caractres (7*4 + 1*2) pour enregistrer ce numro au format Local.
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Des contrles sont effectus par le programme et gnreront des messages derreur si : la cl ne correspond pas au numro IBAN ; les deux premiers caractres de lIBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays slectionn ; le numro de RIB inclus dans lIBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs.
La structure BIN des anciennes versions du programme nexiste plus et est remplace par le format BBAN.

Devise Cette zone permet dindiquer la devise utiliser pour les oprations internationales. La zone liste droulante vous propose les valeurs suivantes : Le programme indique par dfaut la monnaie de tenue de comptabilit. Autre devise : si vous souhaitez utiliser une autre devise que la monnaie de tenue de comptabilit pour effectuer vos oprations internationales, la zone liste droulante vous permet de la slectionner. Commentaire Zone de saisie libre de 69 caractres correspondant aux informations de la banque. Banque principale Si la fiche ne mentionne qu'une seule banque, elle est automatiquement dclare principale. Cette bote cocher indique la banque utilise lors des rglements.
Banque tiers

Cette fentre souvre en cliquant sur le bouton Adresse banque aprs slection dune banque dans la liste des banques du tiers.

Elle permet denregistrer dune part ladresse de lagence bancaire et dautre part les informations suivantes. Code BIC Identifiant international de ltablissement 11 caractres alphanumriques. IBAN Identifiant international du compte. 9 zones de saisie : 8 de 4 caractres et 1 de 2. Si lIBAN a dj t saisi dans le volet Banques pour la banque considre, il sera report dans ces zones mais ne sera pas modifiable.
Contrairement ce qui se passait dans les versions prcdentes du programme, lIBAN nest plus dtermin automatiquement par le programme mais doit tre saisi par lutilisateur (il trouvera ces informations sur ses relevs didentit bancaire). Les modifications apportes dans cette fentre doivent tre valides en cliquant sur le bouton OK mais aussi en validant par la touche ENTRE les informations sur la banque dans le volet Banques.

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Menu Structure Volet Solvabilit - Compte tiers


Ce volet regroupe les indicateurs conomiques lis au tiers. Il est divis en deux sous-volets. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Solvabilit de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Ce volet comporte deux sous-volets : Sous-volet Solvabilit Compte de tiers, page 277, Sous-volet Surveillance Compte de tiers, page 279. Ces sous-volets sont accessibles par des onglets sur Windows et par une zone liste droulante sur Macintosh.
Sous-volet Solvabilit Compte de tiers

Les informations saisissables de ce volet sont destination des utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale. Elles ne sont pas utilises en comptabilit.

Contrle de lencours client Cette zone nest accessible que pour les tiers de type Client. La modification de cette zone est possible en comptabilit mais son utilisation est gre dans le programme Sage Gestion Commerciale. Le programme propose trois options : Contrle automatique : (valeur par dfaut) le code risque sera calcul de manire automatique lors de la saisie des documents dans le programme Sage Gestion commerciale, en fonction du dpassement dencours selon les rgles dfinies dans loption Fichier / A propos de / Options / Code risque et suivant les paramtrages faits dans le volet Fichier / A propos de / Comptable du programme de gestion commerciale. Selon code risque : laffectation du code risque seffectue manuellement par lutilisateur. Le programme ne tient pas compte des rglages faits dans les fonctions dcrites pour loption Contrle automatique. Compte bloqu : le compte client est totalement bloqu. Aucun mouvement ne peut tre saisi pour le client. Ici aussi le programme ne tient pas compte des rglages faits dans les fonctions dcrites pour loption Contrle automatique.

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Encours maximum autoris Pour les comptes clients, enregistrez le montant de l'encours d'oprations maximum qui lui est autoris (14 caractres numriques maximum).
Ltat Statistiques tiers (Analyse vulnrabilit clients) permet dditer la liste des dpassements d'encours.

Plafond assurance crdit Enregistrez le plafond d'assurance crdit accord au client sur 14 caractres numriques maximum. Code risque Cette zone nest accessible que pour les tiers de type Client. Le programme propose les codes risque enregistrs dans le volet Fichier / A propos de... / Options. Aprs slection, le programme affiche le paramtrage du code risque choisi : Action et Dpassement dencours.
Le code risque est gr dans le programme Sage Gestion Commerciale.

Les descriptions qui suivent concernent les informations donnes dans la partie droite de la fentre. Encours autoris Cette zone reprend le montant de lencours maximum autoris enregistr gauche. Solde au... Cette zone prsente le solde du compte la date du jour, soit le cumul des quatre zones suivantes. Echus 1 mois / 2 mois / 3 mois Le programme indique les montants de retard de paiement du tiers (par rapport la date dchance des mouvements) : de moins de 30 jours, de 30 60 jours, de plus de 60 jours. Non chus Cumul des montants des mouvements non chus. Dpassement Diffrence entre lencours autoris et le solde la date du jour. Assurance crdit Cette zone reprend le montant de Plafond dassurance crdit enregistr plus haut. Risque rel Le risque rel correspond au cumul du solde la date du jour du portefeuille en cours diminu de lassurance crdit. Dernire facture Date de la dernire facture enregistre dans un journal de vente pour un tiers de type Client, dans un journal dachat pour un tiers de type Fournisseur, dans un journal de vente, achat ou gnral pour un tiers de type Salari ou Autre. Dernier rglement Date du dernier rglement enregistr dans un journal de type trsorerie.
Linverseur permet de visualiser les valeurs montaires dans la devise dquivalence dfinie dans le volet A propos de... / Initialisation.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de linverseur, reportez-vous au Guide de lEuro. Plac sous surveillance / N COFACE Ces zones permettent, en liaison avec le Portail Sage, de rcuprer les informations financires de ce tiers. Vous pouvez, selon votre contrat d'abonnement, placer un certain nombre de clients (les clients risque) sous surveillance.

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Sous-volet Surveillance Compte de tiers

Le sous volet Surveillance mentionne diffrents lments se rapportant la socit tiers : date de cration, forme juridique, etc. issus de la fonction de surveillance des tiers via Internet.

Reportez-vous au Manuel de la gamme pour plus d'informations.

Volet Champs libres - Compte tiers


Si des informations libres concernant les tiers ont t enregistres dans le volet Options de la fonction Fichier / A propos de..., ce volet permet dajouter la fiche compte des informations complmentaires personnalises. Pour plus dinformations sur loption Champs libres, reportez-vous la commande Fichier / A propos de.... Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Champs libres de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Le volet donne accs trois sous-volets : Sous-volet Statistique tiers Compte de tiers, page 279, Sous-volet Information libre Compte de tiers, page 280, Sous-volet Documents Compte de tiers, page 281.
Sous-volet Statistique tiers Compte de tiers

Vous pouvez ici complter la fiche tiers par une ou plusieurs informations de votre choix.

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Le programme fait ici rfrence aux Champs statistiques tiers enregistrs dans le volet Fichier / A propos de / Options.

Rappelons qu'un champ statistique correspond un ensemble d'informations saisies par vos soins : les numrs statistiques. Chacun des 10 champs statistiques tiers peut correspondre un nombre illimit d'numrs. Slectionnez le champ statistique dont l'un des numrs (significatif pour le tiers en cours) sera choisi sur la zone situe en dessous (Enum. stat.). Exemple Pour pouvoir tudier limplantation rgionale de vos clients, vous slectionnez ici le champ statistique Localisation et vous prcisez sur la zone suivante, la rgion du tiers. Pour que le client puisse faire l'objet d'une tude parallle concernant par exemple le reprsentant l'ayant dmarch, slectionnez le champ statistique Reprsentant puis la personne l'ayant contact sur la zone suivante. Ces informations pourront tre utilises pour raliser des slections lors des impressions. Enumr statistique La zone liste droulante propose les numrs enregistrs pour le champ statistique slectionn sur la zone prcdente. Vous pouvez procder successivement plusieurs slections : 1. 2. 3. 4. choisissez le premier champ statistique qui vous intresse (exemple : Localisation), sur la zone prcdente, choisissez l'numr associer au client (par exemple Ouest), choisissez le second champ statistique tudier (exemple : Reprsentant), l'numr associer au client (par exemple Cedoc Jean-Pierre).

Si vous tapez un numr qui n'existe pas, le programme propose sa cration.


Sous-volet Information libre Compte de tiers

Le programme propose la saisie des informations libres paramtres pour les comptes de tiers.

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Les informations libres de type Valeur calcule sont repres dans la liste par une icne particulire. La saisie des informations libres est effectue sur la zone affiche en bas de la fentre. Validez ensuite par la touche ENTREE. Cette saisie na aucun caractre obligatoire.
Notez cependant que les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : dans la commande Rechercher, dans les formats de slection des impressions, dans les formats de slection des exportations de donnes, dans lidentification des objets de mise en page.

Pour supprimer une information, il suffit de la slectionner et de cliquer sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Vous pouvez galement lafficher sur la zone de saisie et leffacer par la touche RET.ARR..
Sous-volet Documents Compte de tiers

Ce volet permet de complter la fiche d'identification du tiers par le rattachement d'un fichier li. A chaque fichier li peut tre associ un commentaire de 69 caractres.

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Liste des fichiers lis

La liste prsente les fichiers lis dans lordre dans lequel ils ont t associs la fiche tiers. Lorsque vous cliquez sur la ligne d'un fichier li, le programme rappelle, en bas de la fentre : le commentaire sur le fichier, l'intitul du fichier li, le type de fichier

Attacher un fichier

Pour associer un fichier au tiers : 1. 2. Saisissez ventuellement un commentaire qui sera rattach au fichier Cliquez sur le bouton Attacher pour afficher une fentre de slection du fichier.

3.

Slectionnez le fichier souhait puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Lattachement ne modifie en rien le fichier dorigine qui reste dans le dossier dans lequel il se trouvait.

Une copie du fichier est ralise automatiquement et stocke dans un sous-dossier MULTIMEDIA cr dans le dossier du fichier comptable. Exemple Soit un document stock dans le dossier suivant : C:\COURRIERS\CARAT 15032001.DOC Ce fichier est associ au tiers CARAT. Le fichier comptable est stock dans le dossier : C:\PROGRAM FILES\MAESTRIA Le programme fait une copie de ce fichier et la stocke dans le dossier : C:\PROGRAM FILES\MAESTRIA\MULTIMEDIA\CARAT_15032001.DOC.
Si le nom du fichier comprend les caractres /, %, +, $, le point (.) ou lespace, ces caractres sont, pour permettre un ventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce par exemple), remplacs par un trait de soulignement (_). En cas de doublons, un numro dordre (1, 2, 3,) est ajout la suite du nom du fichier du document.

Le document slectionn et le commentaire associ apparaissent alors dans le sous-volet Documents.

Modifier un fichier li

Lorsque vous double-cliquez sur un fichier li, le programme ouvre automatiquement sa copie, enregistre dans le dossier MULTIMEDIA du fichier comptable.
L'application permettant son ouverture doit tre prsente sur le disque dur de l'ordinateur.

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Supprimer un lien

Pour supprimer le lien avec un fichier : 1. 2. Slectionnez le fichier dans la liste ; Cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation.

La suppression dun fichier naffecte pas le fichier original. Elle supprime le lien avec la fiche tiers ainsi que la copie du fichier stock dans le dossier MULTIMEDIA..

Volet Cumuls - Compte tiers


Le volet Cumuls prsente le cumul des mouvements enregistrs sur le compte. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Cumuls de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Le programme affiche, pour chaque priode (mensuelle) de lexercice en cours, le total des mouvements dbiteurs et crditeurs enregistrs ainsi que les soldes correspondants. Les montants sont totaliss en bas de la fentre.
Linverseur peut tre activ depuis cette fentre, sauf si vous avez slectionn une devise spcifique dans la zone Mouvements dans la devise. Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), slectionnez une de ces normes dans la barre doutils Norme nationale ou IFRS : Nationale : les cumuls correspondront aux critures de types Nationale et Les deux ; IFRS : les cumuls correspondront aux critures de types IFRS et Les deux.

Mouvements dans la devise Cette zone vous permet de demander visualiser les cumuls dans nimporte quelle devise. Vous avez plusieurs possibilits : Toutes (valeur par dfaut) : les cumuls de toutes les critures enregistres dans la base sont exprims dans la monnaie de tenue de comptabilit. Aucune : seuls apparaissent les cumuls des critures enregistres en monnaie de tenue de comptabilit, cest--dire avec la zone devise non renseigne. Devise : seuls apparaissent les cumuls des critures enregistres dans la devise slectionne.

283 Sage France

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En fonction du choix de la devise, le format des montants qui sapplique est celui dfini dans la table des devises. Linverseur permet dobtenir les cumuls dans la devise dquivalence si la devise slectionne est Toutes, Aucune ou la monnaie de tenue de comptabilit.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de linverseur, reportez-vous au Guide de l'Euro.


Gestion des graphiques Comptes tiers Bien que le bouton lanant cette commande soit accessible partir de tous les volets de la fiche des tiers, les valeurs qui seront reprsentes sous forme de graphique sont celles tires de ce volet. Cest la raison pour laquelle elle est dcrite ici.

Le bouton Visualisation dun graphique est disponible dans les fiches des tiers. Il permet laffichage de graphiques correspondant aux valeurs statistiques affiches dans le volet Cumuls. Il donne accs une premire fentre permettant la slection des valeurs utiliser pour le graphique.

Slection de la srie du graphique

Les valeurs quil est possible dimprimer sont les suivantes : Mouvements dbit, Mouvements crdit, Solde (valeur slectionne par dfaut).

Cochez ou laissez coches les options qui vous intressent. Les diffrentes reprsentations graphiques peuvent apparatre sous la forme dhistogrammes, de courbes ou de secteurs. Le Manuel de la gamme prsente les diverses reprsentations graphiques que vous pouvez obtenir.

284 Sage France

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Taux de taxes
Structure / Taux de taxes

Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les taux de taxe. Cliquez sur le bouton Liste des taux de taxes de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande. Cette commande permet daffecter des comptes du plan gnral les taux de TVA et les taux de TP (taxe parafiscale) que vous utilisez dans votre comptabilit.

Oprations possibles sur la liste des taux de taxes


Lorsque vous lancez la commande, la liste des taux crs apparat. Elle prsente le sens (dductible ou collecte) des critures gnrer, le code taxe, l'intitul de chaque taux, le numro de compte correspondant et sa valeur.

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables de la mme manire que sur le plan comptable. Reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229. Cette fentre affiche deux colonnes particulires. Colonne Sens Le sens est repr par une icne : Dductible : la TVA calcule par ce taux est dductible, Collect : la TVA calcule par ce taux est collecte. Colonne Code taxe Cette colonne affiche le code taxe affect au taux. Il sert de classement par dfaut.

Menu contextuel de la liste des taux de taxes


Un menu contextuel est disponible sur la liste des taux de taxe.

285 Sage France

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Les premires commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

Personnaliser la liste des taux de taxes


Il est possible de personnaliser la liste des taux de taxes en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste.

Taux de taxes Dtail de la fiche


La saisie ou la modification dun taux de taxe se fait dans une fentre intitule Taxe. Ce titre est suivi de lintitul de la taxe.

Les taux de taxe et les comptes associs sont utiliss dans les modles de saisie, et par consquent dans les saisies de journaux, pour automatiser le calcul du montant de la taxe et galement lors de l'dition de la Dclaration de taxes.

286 Sage France

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Lutilisation directe des comptes de TVA et de TP reste toujours possible. Comme vous le verrez dans la partie du manuel traitant de la saisie des journaux, ils permettent le calcul automatique du montant de la taxe sous certaines conditions.

Toutes les zones de cette fiche doivent obligatoirement tre saisies, except les comptes gnraux de rattachement (bas de la fentre) : Code taxe Identifiant unique des taux de taxes. Vous disposez de 3 caractres numriques. Sa saisie est obligatoire. Sens Zone liste droulante dont la valeur est modifiable aprs la cration. Cette indication permet de dterminer le sens des critures gnrer en comptabilit. La liste propose les valeurs suivantes : Dductible (le sens privilgi du montant taxe est Dbit), Collecte (le sens privilgi du montant taxe est Crdit). Par dfaut c'est la valeur Dductible qui est slectionne. Intitul de la taxe Zone alphanumrique de 35 caractres. Compte Saisissez le numro de compte (13 caractres alphanumriques) sur lequel seront enregistrs les mouvements pour lesquels le taux est utilis.
Vous pouvez dfinir le mme compte pour plusieurs taxes diffrentes.

Si le compte n'existe pas dans le plan comptable, un message vous propose de le crer lors de la fermeture de la fentre. Le cas chant, la fentre de saisie des comptes vous est alors propose. Taux Prcisez la valeur de la taxe correspondant au taux : Taux % : la taxe est un pourcentage de la valeur de la base taxable. Montant F : la taxe est gale un montant forfaitaire. Quantit U : la taxe est gale au montant unitaire saisi multipli par la valeur de la colonne Qt/ devise. Ainsi, la base de calcul n'est plus un montant mais une quantit. Saisissez ensuite la valeur correspondant la slection prcdente : un taux saisi en pourcentage (compris entre 0 et 100), un montant fixe ou un montant unitaire. Pour les utilisateurs du programme Sage Gestion commerciale, la conversion des taux de taxes de type Montant F ou Quantit U est effectue dans le logiciel de gestion commerciale. Pour plus dexplications, rfrez-vous au manuel de rfrence de ce programme et au Guide de lEuro. Type de taxe Slectionnez le type de taxe adquat : TVA/dbits : TVA sur les dbits, la facturation. TVA/encaissements : TVA sur les encaissements - dcaissements. TP/HT : taxe parafiscale sur hors taxes. TP/TTC : taxe parafiscale sur TTC. TP/poids : taxe parafiscale sur poids. TVA/CEE : taxe sur les changes intracommunautaires. Surtaxe : utilise par les pays Export, il s'agit d'une taxe complmentaire au taux de TVA classique. Numro de compte Liste des comptes du plan gnral auxquels ce compte de taxe sera systmatiquement associ. Il est ncessaire d'associer un compte diffrent par type de taxe afin que tous les automatismes fonctionnent. Slectionnez successivement, depuis la zone Numro, les comptes gnraux (en gnral comptes de charge, de produit ou dimmobilisation), associs au compte de taxe.
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Menu Structure
Pour saisir ces comptes, tapez leur numro dans la zone du bas et validez, ce qui a pour effet de transfrer le numro dans la fentre de liste. Les comptes sont automatiquement classs dans lordre croissant.
Pour slectionner rapidement tous les comptes de mme racine, tapez cette dernire puis la touche ENTREE. Le programme propose alors d'intgrer tous les comptes gnraux commenant par "la racine saisie". Il est galement possible de transfrer les comptes par glissement.

Le Manuel de la gamme dtaille la manire doprer ces transferts.


Un menu contextuel est disponible sur la liste des comptes gnraux associs. Les commandes suivantes ne sont pas disponibles : Voir/Modifier llment slectionn, Consulter llment slectionn, Personnaliser la liste.

Taxe non perue Case cocher rserve aux utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale. Provenance Zone liste droulante qui propose les valeurs suivantes : Nationale, Intercommunautaire, Export, Divers 1 et Divers 2. La valeur par dfaut est : Nationale. Code regroupement TVA Zone de 5 caractres alphanumriques majuscules qui permet la saisie d'un numro de regroupement de taxe.
Ce numro est utilis en saisie des critures dans les journaux d'achat et de vente pour automatiser la cration des critures de TVA. Il doit tre obligatoirement renseign pour bnficier de ces automatismes.

Assujettissement Zone de 3 caractres numriques de 1 100. Elle indique le pourcentage de TVA affect au compte. 100 est la valeur par dfaut. Exemple Un ordinateur est achet 3000 au taux de 20,6%. Il est utilis 70% pour un usage professionnel et 30% pour un usage priv. Le montant de la TVA dductible correspond 70% de la TVA soit 432,6. Les 185,4 de TVA non dductible doivent tre rintgr au montant HT.
Aucun contrle de cohrence n'est effectu sur la rpartition 100% d'un mme code regroupement.

288 Sage France

Menu Structure

Codes journaux
Structure / Codes journaux

Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les codes journaux. Cliquer sur le bouton Codes journaux de la barre doutils Comptabilit gnrale revient activer cette commande.

On peut aussi lancer cette fonction en cliquant sur licne Codes journaux de la barre verticale Saisie des critures. Elle permet le paramtrage des journaux qui seront utiliss en saisie des critures. La liste des codes journaux prsente les informations suivantes : le Type de journal reprsent par une icne : Achat, Ventes, Trsorerie, Gnral, Situation, le Code du journal ainsi que son Intitul.

Oprations possibles sur la liste des codes journaux


Lorsque vous lancez la commande, la liste des journaux crs apparat. Le programme rappelle le type, le code et l'intitul de chaque journal.

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables de la mme manire que sur le plan comptable.

289 Sage France

Menu Structure
Pour toute information, reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.
Le bouton Rechercher de la barre doutils Navigation permet d'imprimer la liste des journaux. L'impression des journaux proprement dits est ralise au moyen de la commande Etat / Journal.

Affichage slectif

La zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre, permet de rduire le nombre de journaux lists par la slection de : Tous les journaux : (valeur par dfaut) tous les journaux crs sont affichs ; Journaux actifs : seuls les journaux dont loption Mise en sommeil nest pas coche sont affichs ; Journaux mis en sommeil : seuls les journaux dont loption Mise en sommeil est coche sont affichs.
La mise en sommeil d'un journal est demande sur sa fiche.

Menu contextuel de la liste des codes journaux


Un menu contextuel est disponible sur la liste des codes journaux.

Les premires commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

Personnaliser la liste des codes journaux


Il est possible de personnaliser la liste des codes journaux en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste.

290 Sage France

Menu Structure
La colonne Rserv IFRS nest propose que si la gestion IFRS a t demande.

Assistant de cration d'un code journal


Si le Mode assistant est coch ( ) dans le menu Fentre, la premire fentre de l'Assistant de cration d'un code journal va apparatre. Dans le cas contraire, la fentre Code journal s'ouvre pour vous permettre de saisir manuellement les paramtres du code journal. Pour plus d'informations sur la saisie manuelle des journaux, reportez-vous au titre Saisie manuelle dun code journal, page 292. Reportez-vous la commande Mode assistant, page 830 pour activer ou dsactiver le mode assistant.

Dfinition du journal
La premire fentre de l'assistant permet la saisie des paramtres du journal.

Pour plus d'informations, reportez-vous au dtail des zones sous le titre Saisie manuelle dun code journal, page 292.

Caractristiques des journaux de trsorerie


Cette fentre s'affiche uniquement si le type de journal slectionn est Trsorerie.

291 Sage France

Menu Structure

Numrotation du journal
La fentre suivante permet de dfinir le mode de numrotation du journal.

Si l'option Protection du N pice est active dans le volet A propos de / Paramtres avec Numrotation continue pour le fichier, cette option n'est pas accessible.

Aprs saisie des informations, vous pouvez : soit valider le code journal et quitter l'assistant, soit valider le code journal et en crer un nouveau : dans ce cas, la fentre est raffiche avec les zones vides.

Saisie manuelle dun code journal


Les descriptions qui suivent concernent la saisie manuelle dun code journal, c'est--dire lorsque la commande Fentre / Mode assistant est dsactive. La saisie ou la modification dun journal se fait dans une fentre intitule Code journal. Ce titre est suivi du code du journal en question et de son intitul.

292 Sage France

Menu Structure

Un journal est dfini sur les zones suivantes : Code Le code journal (6 caractres alphanumriques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et laffectation du journal. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce code est obligatoire. Il est recommand de donner ce code une consonance rappelant la destination du journal. Type Slectionnez le type du journal paramtrer. Il est impossible de modifier le type dun journal aprs sa cration. Cette information est obligatoire. Le type du journal dtermine le pr-positionnement automatique du curseur en saisie : Achats : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Fournisseur ou Salari, dans la colonne dbit si il est de nature Charges. Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par licne ci-contre. Ventes : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Produits. Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par licne ci-contre. Trsorerie : le curseur se pr-positionne selon le sens du compte : crdit pour les comptes de nature Client et Produits, dbit pour les comptes de nature Fournisseur, Salari et Charges. Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par licne ci-contre. Gnral : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Amortissement ou Produits. Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par licne ci-contre. Situation : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Amortissement ou Produits ; un journal de type Situation ne peut pas tre cltur ni compact. Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolis par licne ci-contre. Hormis le pr-positionnement du curseur, le programme contrle la saisie et affiche un message de confirmation si la nature du compte mouvement semble incompatible avec le type de journal. Intitul Zone alphanumrique de 35 caractres pour lenregistrement obligatoire du titre du journal. Numrotation des pices Slectionnez le mode de numrotation souhait pour les pices enregistres sur le journal (par la commande Traitement / Saisie des journaux). Manuelle : la saisie du numro de pice est laisse libre, Continue par journal : le programme numrote automatiquement les pices, par journal. Il incrmente le plus grand numro saisi sur toutes les priodes de lexercice, par journal, Continue pour le fichier : le programme numrote automatiquement les pices, par fichier comptable. Il incrmente le plus grand numro saisi, tous journaux confondus, Mensuelle : le programme numrote automatiquement les pices louverture du journal. Il incrmente le plus grand numro saisi sur la priode en cours.

293 Sage France

Menu Structure
En cas de numrotation mensuelle, le programme neffectue aucun contrle sur les numros qui pourraient avoir t saisis sur dautres priodes. Si l'option Protection du N pice est active dans le volet A propos de / Paramtres avec Numrotation continue pour le fichier, cette option n'est pas accessible.

Saisie analytique Cette option autorise ou non les critures sur les sections analytiques pour le journal considr. Rserv IFRS Cette zone napparat dans la fentre de paramtrage des codes journaux que si la gestion IFRS a t demande. Voir le Volet Initialisation - A propos de, page 61. Elle permet de prciser si le journal est rserv la saisie des seules critures de type IFRS.
Rappelons que les critures de ce type peuvent tre enregistres soit dans des journaux rservs cette fin soit dans nimporte quel journal en fonction du paramtrage fait dans le volet Initialisation de la fiche de la socit.

Cette case peut tre coche : lors de la cration du code journal, aprs cration la condition que le journal concern ne comporte aucune criture de type Nationale ou Les deux. Sil existe au moins une criture de ce type, un message derreur vous prviendra que cette modification est impossible. Cette case peut tre dcoche : si aucune criture na t saisie sur le journal ; si le journal comporte des critures et si loption Saisie IFRS du volet Fichier / A propos de / Initialisation est paramtre sur Tous types de journaux. Si ce nest pas le cas, un message derreur vous prviendra de cette impossibilit. Il nest pas possible denregistrer dcritures de types Les deux ou Nationale dans un journal rserv IFRS. Compte de trsorerie Cette zone nest active (non estompe) que si le journal est de type Gnral, Situation ou Trsorerie. Dans ce dernier cas, sa saisie est obligatoire. Slectionnez, sur la liste des comptes gnraux (comptes de dtail seulement) le compte sur lequel la contrepartie sera automatiquement enregistre. Vous pouvez galement saisir le numro de compte directement sur la zone. Sil nexiste pas, le programme proposera sa cration la fermeture de la fentre Code journal. Hormis pour un journal de type Trsorerie pour lequel l'affectation d'un compte de contrepartie est obligatoire, si vous ne dsirez pas bnficier de cette contrepartie automatique, il suffit de ne rien enregistrer dans cette zone. Contrepartie chaque ligne Cette option nest active que lorsque le journal est de type Trsorerie. Elle dtermine le mode d'enregistrement de la contrepartie (sur le compte renseign zone prcdente). Pour obtenir une contrepartie globale (dbit et crdit) de l'ensemble des mouvements saisis sur la pice, ne cochez pas cette case. Pour obtenir une criture automatique de contrepartie aprs chaque saisie de ligne, demandez une contrepartie chaque ligne. En saisie des journaux, si la zone Contrepartie chaque ligne nest pas coche, les critures de contrepartie apparaissent sur deux lignes : une pour les mouvements dbiteurs et une autre pour les mouvements crditeurs. Le programme leur affecte le libell : Centralisation mois de, automatiquement complt du nom de la priode et du quantime de lexercice.

294 Sage France

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Exemple Vous avez enregistr le compte 5310000 Caisse comme contrepartie au journal de caisse. Vous enregistrez un pourboire remis un livreur en le dbitant du compte 6238000 Pourboires, dons, etc. Il ne vous est pas ncessaire de porter cette somme au crdit (dpense) du compte de caisse puisque le programme le fera pour vous automatiquement et immdiatement sur une ligne particulire. Si en cours de saisie, vous dcidez de modifier cette option, ce changement sera pris en compte uniquement pour les priodes non mouvementes. Dans le cas de la gestion IFRS, il est conseill de paramtrer une contrepartie chaque ligne pour viter les dsquilibres en exportation de donnes. En effet, les journaux de type IFRS gnrent des critures de contrepartie du mme type IFRS. Par contre, dans le cas o la gestion IFRS est paramtre sur Tous les journaux, des lignes de saisie peuvent tre types Nationale mais les lignes de contrepartie mensuelles sont systmatiquement types Les deux. Exemple Les critures suivantes ont t portes sur un journal de trsorerie avec contrepartie mensuelle sur le compte 5125 et une saisie IFRS paramtre sur Tous les journaux :
Compte gnral 4010000 4010000 5125 Norme Nationale Nationale Les deux Dbit 1000.00 200.00 1200.00 Crdit

Lors de lexportation de la balance la norme IFRS (en fait IFRS + Les deux), lcriture sur le compte 5125 sera bien prise en compte mais pas celles du compte 4010000 do une balance dsquilibre. Si une contrepartie chaque ligne est demande, nous obtiendrons :
Compte gnral 4010000 5125 4010000 5125 Norme Nationale Nationale Nationale Nationale 200.00 200.00 Dbit 1000.00 1000.00 Crdit

et aucun dsquilibre ne sera constat lexportation IFRS (les lignes la norme Nationale ne seront pas exportes dans ce cas). Rapprochement Cette option vous permet de demander spcifiquement le rapprochement des critures du journal slectionn. La zone liste droulante vous propose au choix : Aucun : vous ne souhaitez pas rapprocher les critures du journal. Contrepartie : vous souhaitez rapprocher les critures selon la mthode habituelle du logiciel. Trsorerie : vous souhaitez rapprocher les critures enregistres sur le compte de trsorerie, associ au code journal. Cette option ne peut tre slectionne que si loption Contrepartie chaque ligne est coche.
Lorsque vous lancerez la commande Traitement / Rapprochement bancaire, un contrle est effectu lors de la slection du journal. Seuls les journaux dont la zone Rapprochement a t renseigne par Contrepartie ou Trsorerie peuvent tre rapprochs. Lorsque vous lancerez la commande Traitement / Fin dexercice / Suppression du premier exercice, seuls seront traits les journaux dont la case Rapprochement aura t coche. Contrairement au mode Aucun, les modes de rapprochement Contrepartie et Trsorerie ne sont plus modifiables ds quune criture est saisie dans le journal.

295 Sage France

Menu Structure
Masquer les totaux Cette option permet de masquer les cumuls des journaux l'ouverture pour les journaux de type Achat, Vente, Gnral et Situation. Mise en sommeil Cette option permet dempcher la saisie (dont la gnration automatique des critures), le lettrage, le rapprochement, limport de donnes dun autre logiciel et la mise jour des donnes partir dun autre logiciel sur le journal slectionn.
En cas de tentative de traitement sur un journal mis en sommeil, un message non bloquant saffiche.

296 Sage France

Menu Structure

Codes journaux analytiques


Structure / Codes journaux analytiques

Cette commande permet de paramtrer des journaux de type OD analytique destins l'enregistrement des critures analytiques pures. Cliquez sur le bouton Codes journaux analytiques de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire pour activer cette commande.

Oprations possibles sur la liste des codes journaux analytiques


Lorsque vous lancez la commande, la liste des journaux crs apparat. Le programme rappelle le code et l'intitul de chaque journal.

Barre de navigation
Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables de la mme manire que sur le plan comptable. Pour toute information, reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.

Menu contextuel de la liste des codes journaux analytiques


Un menu contextuel est disponible sur la liste des journaux analytiques.

Les premires commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

297 Sage France

Menu Structure Personnaliser la liste des codes journaux analytiques


Il est possible de personnaliser les colonnes de la liste des codes journaux analytiques.

Il nest pas possible dajouter de colonne mais on peut en enlever une. La colonne Rserv IFRS nest propose dans la liste que si la gestion IFRS a t demande.

Paramtrage d'un journal analytique


La saisie ou la modification dun journal analytique se fait dans une fentre intitule Code journal analytique. Ce titre est suivi du code du journal en question et de son intitul.

Un journal est dfini sur les zones suivantes : Code Le code journal (6 caractres alphanumriques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et laffectation du journal. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce code est obligatoire. Il est recommand de donner ce code une consonance rappelant la destination du journal. Intitul Zone alphanumrique de 35 caractres pour lenregistrement obligatoire du titre du journal. Mise en sommeil Cette case cocher permet dempcher la saisie et l'importation de donnes d'un autre logiciel, sur le journal.
En cas de tentative de traitement sur un journal mis en sommeil, un message non bloquant saffiche.

Rserv IFRS Cette zone napparat dans la fentre de paramtrage des codes journaux analytiques que si la gestion IFRS a t demande. Voir le Volet Initialisation - A propos de, page 61. Elle permet de prciser si le journal est rserv la saisie des seules critures analytiques de type IFRS.

298 Sage France

Menu Structure
Rappelons que les critures de ce type peuvent tre enregistres soit dans des journaux rservs cette fin soit dans nimporte quel journal en fonction du paramtrage fait dans le volet Initialisation de la fiche de la socit.

Cette case peut tre coche : lors de la cration du code journal, aprs cration la condition que le journal concern ne comporte aucune criture de type Nationale ou Les deux. Sil existe au moins une criture de ce type, un message derreur vous prviendra que cette modification est impossible. Cette case peut tre dcoche : si aucune criture na t saisie sur le journal ; si le journal comporte des critures et si loption Saisie IFRS du volet Fichier / A propos de / Initialisation est paramtre sur Tous types de journaux. Si ce nest pas le cas, un message derreur vous prviendra de cette impossibilit. Il nest pas possible denregistrer dcritures de types Les deux ou Nationale dans un journal rserv IFRS.

299 Sage France

Menu Structure

Banques
Structure / Banques

Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les coordonnes des diffrents tablissements bancaires de la socit. Cliquer sur le bouton Banques de la barre doutils Comptabilit gnrale revient activer cette commande.

Oprations possibles sur la liste des banques


Lorsque vous lancez la commande, la liste des banques cres apparat. Le programme rappelle l'intitul, le code postal et la ville de chaque banque.

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables de la mme manire que sur le plan comptable. Reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.

Menu contextuel de la liste des banques


Un menu contextuel est disponible sur la liste des banques.

Les premires commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

300 Sage France

Menu Structure Personnaliser la liste des banques


Il est possible de personnaliser la liste des banques en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste.

Banque Dtail de la fiche


Une fiche de banque se compose de diffrents volets auxquels on accde par des onglets sur Windows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accs aux volets suivants. Onglet / Bouton Identification Ils permettent de revenir au Volet Identification - Banque, page 301. Onglet / Bouton Contacts Ils donnent accs au Volet Contacts - Banque, page 302 qui permet denregistrer les divers correspondants au sein de la banque. Onglet / Bouton R.I.B. Ils donnent accs au Volet Budgets - Compte gnral, page 240 qui permet denregistrer les numros de comptes bancaires.

Volet Identification - Banque


Le volet Identification permet la saisie des coordonnes compltes de la banque. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Identification de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

301 Sage France

Menu Structure
Abrg 17 caractres alphanumriques sont disponibles pour enregistrer un code abrg significatif qui sera utilis dans la commande Rglement tiers. La saisie de l'abrg est obligatoire et unique. Intitul Nom de la banque (35 caractres alphanumriques maximum). Code BIC Cette zone permet la saisie du code BIC (Identifiant international de ltablissement). 11 caractres alphanumriques. Ce code est repris dans la fentre Banque prcisant ladresse de la banque. Le modifications qui pourraient y tre faites seront reportes dans cette zone. Contact Personne contacter (zone de 35 caractres maximum). Adresse Coordonnes compltes de la banque composes de : son adresse (35 caractres maximum), un ventuel complment (35 caractres maximum), son code postal (9 caractres alphanumriques maximum), la ville ou bureau distributeur (35 caractres maximum), la rgion et le pays (respectivement sur 9 et 35 caractres alphanumriques maximum). Tlcommunication La zone est compose des lments suivants : Tlphone (21 caractres alphanumriques maximum), Portable (21 caractres alphanumriques maximum), Tlcopie (21 caractres alphanumriques maximum), E-mail (69 caractres alphanumriques maximum) et Site (69 caractres alphanumriques maximum). Les titres des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer le programme de messagerie install sur le poste et denvoyer un message ladresse indique ou de lancer le programme de navigation pour se connecter au site indiqu.

Volet Contacts - Banque


Ce volet permet d'enregistrer les coordonnes de vos diffrents contacts. Slectionnez ce volet en cliquant sur l'onglet Contacts de Windows ou sur le bouton correspondant pour la version Macintosh du programme.

Les contacts dj dfinis sont prsents dans une liste spcifiant : nom, fonction, numros de tlphone fixe et portable de chacun. Les zones renseigner sont les suivantes.
302 Sage France

Menu Structure
Nom Zone de 35 caractres maximum. Elle permet lenregistrement du nom du contact. Prnom Zone de 35 caractres maximum. Elle permet lenregistrement du prnom du contact. Service Zone liste droulante. Elle reprend les noms des contacts dfinis dans loption A propos de / Options / Service des contacts. Fonction Zone de 35 caractres maximum. Elle permet lenregistrement de la fonction du contact. Tlcommunication La zone est compose des lments suivants : Tlphone (21 caractres alphanumriques maximum), Portable (21 caractres alphanumriques maximum), Tlcopie (21 caractres alphanumriques maximum) et E-mail (69 caractres alphanumriques maximum). Le titre de la zone E-mail est une lien qui permet de lancer le programme de messagerie install sur le poste et denvoyer un message ladresse indique.

Volet R.I.B. - Banque


Ce volet permet d'enregistrer les diffrents comptes dtenus par la socit. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet R.I.B. de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Abrg Zone de 5 caractres alphanumriques majuscules qui permet d'enregistrer un code abrg significatif qui sera utilis dans la commande Rglement tiers. La saisie de l'abrg est obligatoire et unique. Par dfaut le programme propose les 3 premiers caractres de la banque suivi d'un numro d'ordre. Structure Zone liste droulante qui propose quatre types de structure : Locale (valeur par dfaut) pour une banque situe sur le territoire national, Autre pour une banque situe en dehors du territoire national, BBAN : structure de compte de 34 caractres alphanumriques majuscules qui remplace le code BIN mentionn dans les versions prcdentes du programme, IBAN pour une gestion des virements internationaux dans le programme Sage Moyens de paiement. Cette option permet dattribuer au RIB de la banque la structure prtablie dans loption Fichier / A propos de... / Options / Structure banque.

303 Sage France

Menu Structure
Devise Cette zone permet dassocier une devise au compte bancaire. Le programme indique par dfaut la monnaie de tenue de comptabilit, mais vous pouvez slectionner une autre devise en utilisant la zone liste droulante. Le code ISO saffiche directement au ct droit de cette zone. Bouton Adresse banque Ce bouton permet denregistrer ladresse de la banque dont lintitul est slectionn ainsi que diverses autres informations. Voir la description de cette fentre sous le titre Adresse banque, page 305. Code banque / Code guichet / Numro de compte / Cl
Les zones Code banque, Code guichet, Numro de compte et Cl sont grises si la longueur des comptes a t initialise 0 lors de la cration du dossier.

Un contrle est effectu sur le type de caractres saisis. Des caractres alphabtiques, par exemple, ne peuvent pas tre saisis pour des zones de type Numrique. La longueur des codes est limite en fonction du paramtrage des banques : rsidentes, trangres, IBAN ou BBAN, qui est effectu dans loption Structure banque. Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques rsidentes ou trangres, reportez-vous loption Structure banque, page 118. Pour une banque locale ou trangre, renseignez les zones comme suit : Code banque : vous disposez de 5 ou 14 caractres numriques pour saisir le code de l'agence dont relve le compte du tiers. Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractres numriques pour saisir le code guichet dont relve le compte du tiers. Numro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractres alphanumriques pour saisir le numro de compte dont relve le compte du tiers. Cl : Elle est saisie sur 2 caractres numriques. Le programme effectue le contrle de la validit de cette cl. Si vous nen tes pas sr, ne saisissez rien dans la zone cl car le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrle s'effectue uniquement si la zone Contrle de la cl de loption Fichier / A propos de... / Options / Structure banque est positionne sur la valeur France. De la mme manire, il ny a aucun contrle de la cl si la case Structure EDI a t coche dans cette mme option. Une structure BBAN se compose de 34 caractres alphanumriques majuscules. Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractres et dune zone de 2. Renseignez les zones comme suit : Code pays + Cl de contrle : vous disposez de 2 caractres numriques pour saisir le code du pays selon la norme ISO2 et 2 caractres pour la cl. Numro de RIB : 30 caractres (7*4 + 1*2) pour enregistrer ce numro au format Local. Des contrles sont effectus par le programme et gnreront des messages derreur si : la cl ne correspond pas au numro IBAN ; les deux premiers caractres de lIBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays slectionn ; le numro de RIB inclus dans lIBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs.
La structure BIN des anciennes versions du programme est supprime et remplace par la nature BBAN.

Code journal Slectionnez le code du journal sur lequel seront enregistrs les mouvements du compte. Le programme propose les codes journaux de type Trsorerie. Il est possible daffecter un journal de trsorerie rserv IFRS sils sont utiliss.

304 Sage France

Menu Structure
Commentaire Zone de saisie libre de 69 caractres alphanumriques.
Adresse banque

Cette fentre souvre en cliquant sur le bouton Adresse banque aprs slection dune banque dans la liste des banques du tiers.

Elle permet denregistrer dune part ladresse de lagence bancaire et dautre part les informations suivantes. Code BIC Identifiant international de ltablissement 11 caractres alphanumriques. Le programme reprend la valeur saisie dans le volet Identification de la fiche banque. Il peut tre modifi. IBAN Identifiant international du compte. 9 zones de saisie : 8 de 4 caractres et 1 de 2. Si lIBAN a dj t saisi dans le volet R.I.B. de la banque considre, il sera report dans ces zones mais ne sera pas modifiable.
Contrairement ce qui se passait dans les versions prcdentes du programme, lIBAN nest plus dtermin automatiquement par le programme mais doit tre saisi par lutilisateur (il trouvera ces informations sur ses relevs didentit bancaire). Les modifications apportes dans cette fentre doivent tre valides en cliquant sur le bouton OK mais aussi en validant par la touche ENTRE les informations sur la banque dans le volet R.I.B..

305 Sage France

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Modles
Structure / Modles

Cette commande permet de grer les modles de saisie d'critures, les grilles de ventilation types, les modles de rglement, les modles de saisie d'critures d'abonnement. Elle ouvre un menu hirarchique.

Les modles de saisie d'critures permettent de paramtrer et dautomatiser toutes les saisies les plus courantes en rduisant au strict minimum les frappes au clavier. Les modles de grilles permettent de pr enregistrer des grilles de ventilation qui pourront tre utilises pour dfinir la rpartition analytique par dfaut des comptes gnraux et pour rpartir le budget associ un compte, lors du paramtrage des modles de saisie analytiques, en saisie analytique ou encore lors d'une recherche. Les modles de rglement permettent de pr enregistrer l'ensemble des modalits de rglement gnralement pratiques par votre socit. Les modles d'abonnement permettent de pr enregistrer les contrats d'abonnements contracts par la socit.

306 Sage France

Menu Structure

Modles de saisie
Structure / Modles / Modles de saisie

Cliquez sur le bouton Modles de saisie de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande. Le modle de saisie est une des commandes essentielles de la comptabilit. Il apporte une solution simple et dfinitive la partie la plus fastidieuse de la comptabilit, cest--dire la saisie. Par un simple rappel de lignes pr enregistres, dans lesquelles le curseur se positionne automatiquement aux endroits adquats, les modles permettent de composer des brouillards de saisie adapts vos habitudes, votre profession, vos usages. Vous pourrez ainsi paramtrer et automatiser toutes les saisies les plus courantes en rduisant au strict minimum lenregistrement des critures que vous passez le plus souvent. Exemple Entre autres, l'utilisation d'un modle de saisie est particulirement adapte l'enregistrement d'une facture de tlphone. Pour viter une saisie fastidieuse, enregistrez un modle de saisie qui vous proposera automatiquement tous les comptes mouvementer. Bien sr, les critures moins courantes pourront toujours tre saisies de la faon classique : numro de compte, libell, montant, contrepartie, etc. Les modles de saisie sont dfinis pour un type de journal particulier. Lors de la saisie des critures, vous disposez dun bouton qui fait safficher la liste des modles enregistrs pour le type de journal mouvement. Vous y choisissez celui correspondant au mouvement enregistrer et vous navez plus qu saisir les informations non rptitives : dates, montants, chances, etc.
Vous pouvez galement adopter la dmarche inverse : vous saisissez une criture et vous la dclarez ensuite comme modle de saisie, grce la fonction Visualisation dune pice disponible en saisie des journaux.

Reportez-vous la commande Journaux de saisie, page 405 pour plus dexplications.

Oprations possibles sur la liste des modles de saisie


Lorsque vous lancez la commande, la liste des modles de saisie crs apparat. Elle prsente le type, l'intitul de chaque modle et le raccourci clavier qui lui est associ. La liste des modles de saisie prsente les informations suivantes : le Type de modle reprsent par une icne : Achats, Ventes, Trsorerie, Gnral, Situation, lIntitul du modle ainsi que son Raccourci.

307 Sage France

Menu Structure

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable. Reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.

Menu contextuel de la liste des modles de saisie


Un menu contextuel est disponible sur la liste des modles de saisie.

Les commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

Personnaliser la liste des modles de saisie


Il est possible de personnaliser la liste des modles de saisie en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste. Aucune colonne ne peut tre ajoute mais il est possible den supprimer.

308 Sage France

Menu Structure

Modles de saisie : prsentation


La cration ou la modification dun modle de saisie seffectuent dans la fentre prsente ci-aprs.

En haut et gauche de la fentre de saisie des modles, apparaissent plusieurs boutons dont le fonctionnement est expliqu plus loin. Ces boutons peuvent tre actifs ou estomps (inutilisables) en fonction de la colonne dans laquelle se trouve le curseur. Le bas de la fentre est occup par les colonnes composant le modle de saisie. Ces colonnes sont dfinies dans loption Fichier / A propos de / Options / Organisation, pour le type de journal concern. Il est bien entendu possible de dplacer les colonnes comme cela vous sera dcrit plus loin. Les colonnes Jour, N compte gnral, Dbit et Crdit sont obligatoires et toujours mentionnes, les autres sont facultatives. Lorsque l'option Protection des N pice est active en saisie des journaux, la colonne correspondante est grise et non accessible. Le numro de pice est attribu automatiquement lors de la validation de la pice. Si une valeur fixe a t dfinie dans le modle, elle est ignore. Les colonnes N de ligne et Date de saisie napparaissent pas dans cette commande. Le programme numrote systmatiquement les lignes de pice et met jour leur date de saisie. Ces deux colonnes apparaissent en saisie de journaux. Il est possible dinsrer des colonnes particulires : trois colonnes au maximum correspondant trois plans analytiques dont loption Plan analytique en colonne a t coche dans loption Plan analytique ; dans ce cas les titres des colonnes reprennent lintitul du plan ; une colonne dont le titre sera IFRS (quel que soit lintitul du plan) dans le cas o la gestion IFRS est autorise. Il sera possible de mentionner dans ces colonnes des numros de sections qui seront utilises par dfaut pour la ventilation des critures (modification possible en saisie). Pour les plans analytiques en colonne, voir loption Plan analytique, page 112.
Toute modification des colonnes autorises laffichage dans loption A propos de... / Options / Organisation se rpercute immdiatement sur les modles de saisie paramtrs. Les paramtrages qui auraient pu tre faits dans des colonnes masques ne sont pas perdus pour autant. Ils seront nouveau utilisables si vous faites rapparatre les colonnes correspondantes

Par dfaut, le programme affecte le bouton Saisie manuelle toutes les colonnes absentes lors de la cration du modle de saisie.

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Menu Structure Boutons de fonction


Les boutons permettent dinsrer dans une zone une fonction particulire aux modles de saisie. Deux fonctions diffrentes ne peuvent pas se trouver dans la mme zone. La dernire enregistre remplace la prcdente. Cliquer sur un bouton (lorsquil est actif) permet denregistrer la fonction correspondante lendroit o se trouve le curseur, cest--dire sur une ligne et dans une colonne du modle. Pour ce faire, placez au pralable le curseur dans la zone considre. Vous pouvez galement utiliser son raccourci clavier. Les raccourcis clavier sont prsents dans le Manuel de la gamme.
Les automatismes enregistrs dans les Modles de saisie supplantent ceux des journaux.

Bouton Saisie manuelle Cette fonction indique que la valeur correspondante doit tre saisie manuellement par lutilisateur. Dans la liste des lignes de la pice cette fonction apparat sous la forme dune icne particulire. Exemple Vous utiliserez cette fonction pour enregistrer la date sur la premire ligne de saisie. Il est possible de faire prcder ou suivre cette fonction dune valeur fixe pr-saisie. Exemple Utilisez le bouton Saisie manuelle pour crer un libell type tel que Fact. n X. Dans ce cas, renseignez la zone Libell comme suit :
Fact. n +

En saisie de journal, lorsquun modle comporte des fonctions de saisie manuelle, le curseur se positionne automatiquement dans la premire des zones ainsi dfinies puis sur les suivantes aprs action sur la touche TABULATION. Bouton Rptition Cette fonction oblige le programme reprendre cet endroit la mme valeur que celle mentionne sur la ligne prcdente dans la mme colonne. Il est bien entendu possible de modifier la valeur recopie en retapant par dessus. Dans la liste des lignes de la pice cette fonction apparat sous la forme dune icne particulire. Exemple Cette fonction permettra la recopie sur les autres lignes des valeurs constantes enregistres sur la premire (date, libell). Utilisez cette fonction pour rcuprer le numro de pice suivant du journal. En effet, le programme propose le dernier numro incrment de 1 dans le bandeau de saisie. Bouton Incrmentation Cette fonction permet de demander la reprise de la valeur mentionne sur la ligne prcdente dans la mme colonne et lincrmente de 1. Dans la liste des lignes de la pice cette fonction apparat sous la forme dune icne particulire. Utilisez cette fonction pour rcuprer le numro de pice suivant de votre journal. Bouton Equilibre Cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone par quilibrage avec les autres montants saisis en dbit et crdit. Les montants sur lesquels lquilibrage est calcul peuvent avoir t saisis manuellement ou calculs au moyen de la fonction Calcul dcrite ci-dessous.

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Dans la liste des lignes de la pice cette fonction apparat sous la forme dune icne particulire.
Nutilisez pas cette fonction sur une ligne servant calculer une autre ligne du modle.

Exemple Les critures classiques sont formes de trois lignes : - Montant HT, - Montant TVA, - Montant TTC. La commande Taux de taxes permet par ailleurs de calculer automatiquement le montant de la TVA par rapport au compte HT associ. Si vous enregistrez une fonction Equilibrage sur la ligne HT, vous crez ainsi une rfrence circulaire que le programme sera incapable de rsoudre. Paramtrez alors les lignes et les colonnes Dbit et Crdit de la faon suivante : Montant HT Fonction Saisie manuelle Montant TVA Fonction Calcul (voir ci-dessous) Montant TTC Fonction Equilibrage Notez que la zone de saisie peut tre la dernire de la pice. Ds la validation du montant HT ( l'aide de la touche TABULATION), le programme calcule le montant de la TVA puis quilibre ces deux valeurs sur la ligne TTC. Bouton Calcul Cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone suivant un paramtrage enregistr dans une autre commande du programme. Dans la liste des lignes de la pice cette fonction apparat sous la forme dune icne particulire. Exemple Vous enregistrez la fonction Calcul dans la colonne Crdit dune ligne correspondant un compte de TVA collect. Le programme calcule automatiquement le montant de la TVA en fonction de deux paramtres enregistrs dans la commande Taux de taxes : - la valeur du taux, - les comptes associs. Il sera bien sr ncessaire qu'une des lignes de la pice mentionne l'un des comptes associs afin quun montant HT soit saisi (ou automatiquement calcul au moyen de la fonction Equilibrage). Exemple Enregistrez la fonction Calcul dans la colonne Date dchance. Le programme renseignera alors automatiquement ce champ en fonction de la date dchance indiqu lors de lenregistrement de la facture du tiers. Bouton Saisie fonction Cette fonction permet dinsrer une fonction pr paramtre. Les fonctions appeles au moyen de ce bouton apparaissent en clair dans les colonnes du modle de saisie. Les fonctions disponibles par lintermdiaire du bouton Saisie fonction sont prsentes sous le titre Fonctions des modles de saisie, page 319. Bouton Saisie paramtrage Cette fonction ouvre la fentre de paramtrage de la zone dfinie plus loin. Il s'agit d'une aide au paramtrage avec description des diffrentes fonctions utilisables pour la zone concerne. Les fonctions disponibles par lintermdiaire du bouton Saisie paramtrage sont prsentes sous le titre Aide au paramtrage, page 321.

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Bouton Modle analytique Cette fonction ouvre la fentre de paramtrage de la saisie analytique dcrite plus loin. Pour plus d'informations, reportez-vous au titre Modles de saisie analytique, page 322.

Colonnes dun modle de saisie

Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes dun modle de saisie.

Il prsente toutes les fonctions classiques des menus contextuels lexception des deux suivantes : Voir/Modifier llment slectionn, Consulter llment slectionn. Voir le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

Personnaliser la liste

Il est possible de personnaliser la liste des lignes des modles de saisie en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel soit partir du menu Fentre. La fentre de personnalisation qui souvre dpend du type de journal auquel le modle est destin. Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste.

Ordre des colonnes

Les colonnes sont dcrites dans lordre o elles apparaissent dans le modle de saisie, cest--dire dans lordre de leur slection dans les Options du fichier pour le type de journal concern. Pour plus d'informations, reportez-vous loption Organisation, page 106.

Ajout dune colonne

Il est impossible dajouter une colonne non prvue dans loption Organisation de la fiche socit (commande Fichier / A propos de). Si vous devez raliser une telle opration, il est ncessaire de refermer le modle, douvrir loption Organisation, de slectionner le journal correspondant au type du modle de saisie et dy autoriser les colonnes voulues puis de revenir modifier le modle incomplet.

Suppression dune colonne

Une colonne ne peut tre supprime quen interdisant sa mention dans loption Organisation de la fiche socit (commande Fichier / A propos de) pour le type de journal concern. La suppression dune colonne par ce moyen la masque dans tous les autres modles de saisie de mme type ainsi quen saisie de journal. Les colonnes Date de saisie, Numro de ligne et Pice de trsorerie ne sont jamais utilises dans cette commande et napparaissent donc pas.
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Dplacement des lignes

Il est possible de rorganiser les lignes dun modle pour ladapter vos habitudes de saisie. Pour cela, deux boutons sont prsents sur le bord infrieur de la fentre. Le bouton Dplacement vers le haut dplace la ligne slectionne au dessus de celle qui la surmonte. Ce bouton est sans effet sur la premire ligne du modle. Le bouton Dplacement vers le bas dplace la ligne slectionne au dessous de celle qui la suit. Ce bouton est sans effet sur la dernire ligne du modle. Dans le cas o plusieurs lignes sont slectionnes, seule la premire est concerne par ce dplacement.
Prenez garde, en dplaant les lignes, ne pas entraver le fonctionnement de certaines fonctions des modles, en particulier celles concernant les icnes Rptition et Incrmentation ou les lignes comportant des formules de calcul faisant appel dautres lignes.

Zones de saisie des modles de saisie

En-tte d'un modle

Un modle de saisie est caractris par les informations suivantes. Intitul La saisie de l'intitul d'un modle de saisie est obligatoire. Cette zone est compose de 35 caractres alphanumriques maximum. Raccourci Ce code permet dappeler le modle correspondant en saisie des journaux. Il est enregistr sur 6 caractres alphanumriques majuscules.
Pour appeler un modle en saisie de journal : maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistr ici.

Type Zone liste droulante permettant de rattacher le modle un type journal. Le programme propose les types de journaux dj rencontrs lors de l'enregistrement des Codes journaux. Aprs enregistrement du modle de saisie, cette zone ne sera plus accessible.

Saisie d'une ligne de pice

Pour vous dplacer de zone en zone, utilisez de prfrence la touche TABULATION ou la combinaison de touches MAJUSCULE + TABULATION pour revenir la zone prcdente. Vous pouvez, suivant le cas, y taper des textes, des dates ou des montants. Vous pouvez galement y enregistrer des fonctions laide des boutons correspondants. Il nest pas possible de placer deux fonctions dans une mme zone. Par contre, il est possible de combiner des informations fixes et une fonction de Saisie manuelle. Des valeurs ne peuvent tre enregistres simultanment dans les zones Dbit et Crdit dune mme ligne. Lorsquune ligne est compltement saisie, validez-la en pressant la touche ENTREE. Le programme vous propose de saisir immdiatement la ligne suivante et y affiche les mmes valeurs que celles de la ligne prcdente, lexception des zones Dbit et Crdit qui sont mises blanc.
Si vous saisissez des valeurs numriques dans les colonnes Dbit et Crdit, le programme ne vrifie pas leur galit.

Pour effacer le contenu dune zone, utilisez la touche RET.ARR..


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Pour supprimer une ligne, utilisez le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation aprs avoir slectionn cette ligne.
Rappelons que les colonnes Numro de ligne, Date de saisie et Pice de trsorerie ne peuvent pas tre paramtres et que leur position, si vous en demandez laffichage, est toujours la premire.

Lorsque le modle de saisie est fini, refermez la fentre pour enregistrer les informations.

Tableau de synthse

Le tableau ci-aprs prsente toutes les possibilits dtailles dans les pages suivantes, zone par zone. La lettre D signifie la disponibilit de la fonction dans la colonne considre.
Colonnes Saisie manuelle Rptition Incrmentation Calcul Saisie fonction Equilibrage

Jour N de pice Rfrence pice N compte gnral N compte tiers Contrepartie gnrale Contrepartie tiers Libell criture Echance Mode rglement Devise Parit Quantit Montant devise Dbit/Crdit Code taxe Informations libres Plans analytiques IFRS

D D D D D D D D D

D D D D D D D D D D D (slection) D (slection) D D D D D D D D

D D D D D D D D D

D D D D D D D D

D D D D D D

D D D D

D D D

Vous pouvez remarquer que, sur pratiquement toutes les zones, le bouton Saisie fonction est accessible. Etant donn le caractre particulier de ce dernier bouton, nous lui consacrons un paragraphe sous le titre Fonctions des modles de saisie, page 319. Jour Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition et Saisie fonction. Cette colonne permet denregistrer la date du mouvement. Lenregistrement porte sur le quantime du jour (deux chiffres maximum), le mois et lanne sont fixs par le journal sur lequel seffectuent les saisies. Le programme effectue, lors de l'utilisation de cette pice, un contrle sur les dates saisies en fonction du mois (28, 29, 30 ou 31 jours) ou de lanne (normale ou bissextile).

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Si les dates de chaque ligne peuvent tre diffrentes, enregistrez des fonctions de Saisie manuelle. Si ces dates peuvent tre les mmes, enregistrez une fonction de Saisie manuelle la premire ligne et des fonctions Rptition sur les autres. Numro de pice Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition, Incrmentation, Calcul et Saisie fonction. Cette colonne permet lenregistrement du numro de pice. Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 13. Pour que le numro de pice soit saisi par l'utilisateur, choisissez la fonction Saisie manuelle. Si la fonction Rptition se trouve sur la premire ligne du modle de saisie, le programme proposera le numro suivant la numrotation des pices dfinie dans les Codes journaux. Sinon, le programme reprend la valeur de la ligne prcdente. Pour plus d'informations, reportez-vous la commande Codes journaux, page 289. Pour que le programme ajoute 1 la valeur prcdemment calcule, choisissez la fonction Incrmentation. Rfrence de pice Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition, Incrmentation, Calcul et Saisie fonction. Cette colonne sert lenregistrement de la rfrence de lcriture qui sera passe. Le paramtrage de cette zone peut tre effectu de trois faons : soit en enregistrant la rfrence si elle est invariable, soit en enregistrant une fonction de Saisie manuelle si elle doit tre prcise par loprateur, soit en combinant les deux mthodes si la rfrence saisir prsente une partie fixe et une partie variable. En outre si la rfrence doit tre la mme pour toutes les lignes de la pice, vous pouvez utiliser la fonction Rptition pour reproduire la valeur de la premire ligne (ou de la ligne prcdente). Si vous souhaitez que la rfrence de la pice soit un numro directement incrment par le programme, cliquez sur le bouton Incrmentation. Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 17. N compte gnral Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition, Calcul et Saisie fonction. Cette colonne concerne la saisie du numro de compte. Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 13. Les caractres alphabtiques apparaissent automatiquement en majuscules. La saisie peut tre ralise de plusieurs faons : soit en enregistrant le numro de compte in extenso sil est invariable (dans ce cas, il faut que le compte existe dans le plan comptable), soit en enregistrant une fonction Saisie manuelle sil doit tre prcis par loprateur, soit en combinant les deux mthodes si le numro saisir appartient une tranche de comptes. Exemple Si la ligne de pice que vous paramtrez doit toujours mentionner le compte de vente de produits finis : tapez directement 7010000. Si la ligne de pice peut comporter diffrents comptes, insrez la fonction Saisie manuelle. Si la ligne doit toujours comporter un compte fournisseurs, enregistrez le radical des comptes de tiers fournisseurs et ajoutez la fonction Saisie manuelle (401 Saisie manuelle) ; l'utilisateur naura plus qu complter. Lorsque vous enregistrez un numro de compte existant, son intitul apparat dans la zone Compte en haut de la fentre. Le programme vrifie lexistence du compte que vous mentionnez.
Les comptes peuvent tre transfrs par glissement. Cette mthode est explique dans le Manuel de la gamme. Ils peuvent galement tre rappels par leur raccourci clavier.

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Lorsquune pice analytique est attache une ligne de pice, le numro de compte apparat en caractres gras sur Macintosh et en caractres italiques sous Windows. Voir plus loin les explications donnes sur ces pices. Lutilisation de la fonction Calcul dans la zone Numro de compte permet de reprendre par dfaut le compte principal associ aprs saisie du compte. N compte tiers Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition, Calcul et Saisie fonction. Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 17. Les caractres alphabtiques apparaissent automatiquement en majuscules. Le programme vrifie lexistence du compte que vous mentionnez. La saisie du numro de compte de tiers peut tre ralise de plusieurs faons : soit en enregistrant le numro de compte sil est invariable, soit en enregistrant une fonction Saisie manuelle sil doit tre prcis par loprateur, soit en combinant les deux mthodes si le numro saisir appartient une tranche de comptes. Si vous insrez la fonction Calcul, le programme calculera le compte tiers ds lors que le compte gnral sera saisi : il prendra le premier tiers de la liste des comptes tiers rattachs au compte gnral. Contrepartie gnrale Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition, Calcul et Saisie fonction. Cette colonne est destine lenregistrement du numro de compte servant de contrepartie au compte saisi dans la colonne N compte gnral. Cette information sera mentionne dans les tats ou les extraits de compte et indiquera sur quel compte la contrepartie, totale ou partielle, a t enregistre. Cela vous permet de retrouver beaucoup plus facilement la provenance de recettes ou de dpenses. Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 13. Cette colonne permet lenregistrement manuel, la rptition de la valeur saisie sur la ligne prcdente ou linsertion automatique dun numro de compte par le biais des boutons Calcul ou Saisie fonction. A partir de la seconde ligne, le programme affecte toujours en compte de contrepartie, le numro de compte de la premire ligne. Lenregistrement manuel ou la rptition tant simples concevoir et mettre en uvre, nous ne dvelopperons ici que les possibilits offertes par lenregistrement de la fonction Calcul dans la colonne Contrepartie gnrale. Le comportement de la commande diffre selon le journal dans lequel le modle est utilis.

Utilisation dans un journal de trsorerie

Dans la colonne Contrepartie, le programme inscrit automatiquement le numro du compte de tiers, de produit ou de charge sur la ligne du compte de banque ou de caisse et ce dernier numro en contrepartie des autres lignes. Exemple Cas de lenregistrement direct dune vente.
Numro compte 512 411 411 512 Contrepartie

Utilisation dans un journal de type achat, vente, gnral ou situation

Le programme indique, en premire ligne du modle, le compte gnral de la seconde ligne et, pour les autres lignes, le compte gnral de la premire ligne.

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Exemple Nous ne prsentons que les colonnes Numro de compte et Contrepartie.
Numro compte 401 6071 44561 6072 44562 607 401 401 401 401 Contrepartie

Contrepartie tiers Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition, Calcul et Saisie fonction. Cette colonne est destine lenregistrement du numro de compte de tiers servant de contrepartie au compte saisi dans la colonne N compte tiers. Cette information sera mentionne dans les tats ou les extraits de compte et indiquera sur quel compte la contrepartie, totale ou partielle, a t enregistre. Cela vous permet de retrouver beaucoup plus facilement la provenance de recettes ou de dpenses. Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 17. Cette colonne permet lenregistrement manuel, la rptition de la valeur saisie sur la ligne prcdente ou linsertion automatique dun numro de compte par le biais des boutons Calcul ou Saisie fonction. A partir de la seconde ligne, le programme affecte toujours en compte de contrepartie tiers, le numro de compte de tiers de la premire ligne. Libell criture Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition et Saisie fonction. Cette colonne sert enregistrer le libell de lcriture qui sera passe. Comme pour le numro de compte, le paramtrage de cette zone peut tre effectu de trois faons : soit en enregistrant le libell sil est invariable, soit en enregistrant une fonction Saisie manuelle sil doit tre prcis par loprateur, soit en combinant ces deux mthodes si le libell saisir prsente une partie fixe et une partie variable. De plus, si le libell doit tre le mme pour toutes les lignes de la pice, vous pouvez utiliser la fonction Rptition pour reproduire la valeur de la premire ligne (ou de la ligne prcdente). Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 35. Exemple La ligne de pice que vous paramtrez doit toujours mentionner la mme information, tapez-la directement : Prlvement emprunt. La ligne de pice peut comporter diffrents libells, insrez la fonction Saisie manuelle. La ligne doit toujours comporter un libell fixe et une information variable, enregistrez le texte constant et ajoutez la fonction Saisie manuelle ; lutilisateur naura plus qu complter : Chque n (Saisie manuelle). Echance Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition, Calcul et Saisie fonction. Cette colonne sert lenregistrement dune date dchance. Celle-ci peut tre saisie la main en insrant la fonction Saisie manuelle ou calcule en insrant la fonction Calcul. Dans ce dernier cas, le calcul ne peut seffectuer que pour les comptes de tiers. Il est en effet possible denregistrer, sur la deuxime fiche du compte, le type dchance, le dlai de rglement et le jour de tombe. Le calcul de la date dchance seffectue donc partir des informations enregistres dans le compte et de la date enregistre dans la colonne Jour sur la mme ligne. Cette zone accepte une date de 6 caractres au maximum suivant le format jjmmaa. Si le compte de tiers ne mentionne aucune condition de rglement, cest la date du jour qui est propose. Il ne vous sera possible de complter cette zone pour un compte donn que si vous avez autoris cette saisie sur la fiche du compte gnral.
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Pour plus d'informations, reportez-vous la commande Plan comptable, page 229.
Nous vous conseillons de mettre la fonction Calcul pour tous les comptes mme pour ceux qui n'enregistreront pas de date d'chance ; ainsi, lors de la saisie des critures, le curseur ne se positionnera pas dans la colonne Echance.

Mode de rglement Le programme propose trois types de slections : Aucun, pour ne prslectionner aucun mode de rglement, Calcul, choix permettant de demander la rcupration du modle de rglement enregistr sur la fiche du compte de tiers mouvement, la slection d'un Mode de rglement depuis la liste affiche : en saisie (avec utilisation d'un modle de saisie), il vous sera impossible de modifier le mode de rglement. Devise Le programme propose trois types de slections : Aucune, pour ne prslectionner aucune devise, Calcul, choix permettant de demander la rcupration de la devise enregistre sur la fiche du compte de tiers mouvement, la prslection d'une Devise depuis la liste affiche : en saisie (avec utilisation d'un modle de saisie), il vous sera impossible de modifier cette colonne. Parit Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition, Calcul et Saisie fonction pour reprendre le cours en vigueur. Dans cette colonne, vous pouvez saisir le taux de change afin dautomatiser la saisie en devise. La colonne parit est lie la devise : si le compte saisi est associ un compte de tiers possdant une devise, la parit sera automatiquement calcule. Quantit / Montant en devise Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Saisie fonction et Equilibrage. Cette colonne permet denregistrer les quantits mises en jeu ou les devises le cas chant. La valeur maximale saisissable dans cette zone est 9.999.999.999,99. Les valeurs saisies dans cette colonne seront utilises dans le grand-livre, les tats statistiques tiers et les tats analytiques. Il ne vous sera possible de complter cette zone pour un compte donn que si vous avez autoris cette saisie sur la fiche compte. Pour plus d'informations, reportez-vous la commande Plan comptable, page 229. Si cette colonne est utilise pour la saisie des devises, le programme effectue automatiquement la conversion devise/Euro lorsque le taux de change est renseign dans la colonne parit. La fonction Equilibrage na pas dutilit si vous enregistrez des quantits mais ralise lquilibrage si vous saisissez des devises. Exemple Pour lenregistrement des ventes export vous avez cr la pice comptable suivante :
N compte Compte tiers Ventes march. Transp. march. Parit Montant en devise Dbit Crdit

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Vous constatez aprs saisie et validation de la dernire ligne le rsultat suivant :
N compte Compte tiers Ventes march. Transp. march. Parit 3,40 3,40 3,40 Montant en devise 50 Euros 40 Euros 10 Euros Dbit 170 136 34 Crdit

Dbit / Crdit Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Calcul, Saisie fonction et Equilibrage. Ces deux colonnes ont un fonctionnement identique. Elles permettent la saisie des montants. La saisie peut seffectuer de cinq manires diffrentes : en insrant la fonction Saisie manuelle si la valeur est chaque fois diffrente, en insrant la fonction Equilibrage pour un calcul automatique par rapport aux autres valeurs saisies, en insrant la fonction Calcul lorsque la nature de la ligne le permet (ligne de TVA, de TP, devise), en tapant le montant sil est constant, en insrant la fonction Saisie fonction, dcrite plus loin. Exemple Si le remboursement dun emprunt seffectue par prlvements constants, vous pouvez enregistrer toutes ces valeurs dans une pice comptable. Lappeler dates fixes correspondra en quelque sorte des critures dabonnement. Code taxe Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition, Calcul et Saisie fonction. Cette colonne concerne la saisie du code taxe. Vous disposez de 3 caractres numriques maximum. Pour la Saisie manuelle, il vous suffit d'enregistrer la valeur souhaite. Pour la fonction Rptition, c'est la valeur du code taxe de la ligne suprieur qui est reprise. Pour la fonction Calcul, i.e. saisie automatique : Si le compte gnral de la ligne est de nature Charge ou Produit, le code taxe affect au compte gnral est automatiquement repris. Si le compte gnral de la ligne est de type Taux de taxes, le code taxe correspondant au compte gnral est automatiquement repris. Si plusieurs taux de taxes comportent le mme compte gnral, c'est le 1er qui est par dfaut repris. Pour la Saisie fonction, c'est la valeur du code taxe d'une ligne slectionne qui est reprise. Informations libres Rendez disponibles les informations libres sur les critures gnrales (commande Fentre / Personnaliser la liste) et autorisez la saisie des fonctions de paramtrage des lignes sur celles-ci, si vous souhaitez quelles soient automatiquement renseignes par les autres donnes du fichier. Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Rptition et Saisie fonction. Choisissez : le bouton Saisie manuelle si linformation est chaque fois diffrente, le bouton Rptition si linformation est toujours la mme, le bouton Saisie fonction si vous souhaitez reprendre linformation saisie sur la mme ou sur une autre ligne.

Fonctions des modles de saisie


Le bouton Saisie fonction, accessible dans pratiquement toutes les colonnes du modle, appelle une des fonctions prenregistres permettant la reprise automatique dune information saisie sur une autre ligne, ou sur la mme ligne.

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Le tableau suivant rcapitule les fonctions proposes :


Nom de la fonction Date_E Le programme rcupre... la date de lcriture (reprend une date et non un jour) la date de saisie le numro de pice la rfrence de pice le numro du compte gnral le numro du compte de tiers le compte de contrepartie du compte gnral le compte de contrepartie du compte tiers le libell de lcriture la date dchance de lcriture le mode de rglement Nom de la fonction Devise Le programme rcupre... la devise

Date_S Piece Ref_P Cpte_G Cpte_T Contre_G Contre_T Libelle Echance Mode

Parite Qte Mont_Dev Debit Credit Montant Int_T Int_G CDTexte Code Taxe

la parit la quantit le montant en devise le montant dbit le montant crdit le montant, quel que soit son sens lintitul du compte de tiers lintitul du compte gnral la date avec sa transformation en lettres le code taxe affect au compte

Lorsquune fonction est insre dans une colonne, elle saffiche sous la forme =Date_E( ). Le curseur clignote entre les parenthses. Il suffit dindiquer le numro de la ligne du modle de saisie sur laquelle le programme doit rcuprer linformation.
La fonction Date_S ne ncessite pas la saisie dun numro de ligne puisque le programme rcupre la date systme.

Exemple - 1re ligne : - 2me ligne : - 3me ligne :

Le montant TTC de la facture est saisie manuellement. La fonction calcule le montant de la TVA sur la base du montant de la premire ligne. Le mouvement est quilibr sur le compte de tiers.

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Le bouton Calcul aurait galement pu tre utilis pour le montant TVA si ce compte tait paramtr dans les taux de taxes.

Exemple Reprise, dans le libell de l'criture, de l'intitul du compte tiers de la ligne 1.

Exemple Il est possible de combiner du texte fixe avec une fonction. Vous pouvez par exemple demander dans le libell lindication de la mention Fact. du suivie de la date dcriture. Dans ce cas, saisissez dans la zone :
= "Fact. du " + CDText(Date_E(1))

Aide au paramtrage
Lorsque le curseur se trouve sur une zone du bandeau de saisie le bouton Saisie paramtrage devient actif. Celui-ci renvoie sur la fentre de paramtrage de la zone.
Ce bouton n'est pas disponible pour les zones faisant appel une liste droulante : Mode de rglement et Devise.

La fentre de paramtrage d'une zone se prsente ainsi.

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Catgorie Cette liste prsente les catgories de fonctions utilisables pour la zone slectionne : Commandes prdfinies : cette option regroupe les boutons de fonctions, Fonctions : cette option regroupe les Fonctions, c'est--dire les zones utilisables dans une formule, Oprateurs : les oprateurs arithmtiques utilisables sont indiques sous cette option. Nom de la fonction Cette liste prsente les fonctions utilisables pour la zone slectionne. Dtail de la fonction Lorsqu'une fonction est slectionne (liste Nom de la fonction), une explication concise est donne au bas de la fentre. Valeur Cette zone de saisie de 35 caractres permet de saisir le mode de calcul de la zone slectionne.
Nous vous invitons lire attentivement le texte explicatif de chaque fonction pour son utilisation. De plus, un exemple d'utilisation vous est chaque fois prsent.

Exemples de modles de saisie


Le fichier comptable Compta Bijou fourni avec le programme comporte des exemples de modles de saisie dintrt gnral sappliquant bon nombre de cas. Nous vous proposons douvrir ce fichier et de consulter les modles quil propose. Ils pourront tre repris dans votre propre comptabilit par lintermdiaire de la commande Structure / Fusion.

Modles de saisie analytique


Si vous avez autoris les saisies analytiques dans un code journal, il vous sera possible, pour chaque ligne du modle de saisie (si le compte le permet), denregistrer une rpartition des montants sur des comptes analytiques. Voir les commandes Plan comptable, page 229 et Codes journaux, page 289. Lorsque vous appellerez un modle en saisie de journal, vous pourrez rpartir les sommes sur les diffrentes sections analytiques prenregistres. Le modle de saisie analytique apparat lorsque vous cliquez sur le bouton Modle analytique.
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Cette opration nest possible que si vous avez, au pralable, slectionn une ligne ventiler dans le modle de saisie, en cliquant dessus.

Cette fentre prsente beaucoup de similitudes avec celle de saisie des modles de saisie comptables. Le nombre de boutons est plus rduit. Une ligne de pice peut tre ventile sur les comptes de plusieurs comptabilits analytiques. Le nombre maximal de comptabilits analytiques sur lesquelles une mme ligne peut tre ventile est limit dix, onze avec le plan IFRS sil est utilis.
Le programme neffectue pas de contrle sur lquilibrage lors du paramtrage de la pice. Si votre modle analytique nest pas quilibr, vous obtiendrez un message derreur lors de lutilisation du modle de saisie.

Exemple Vous souhaitez ventiler les dpenses du Service Aprs Vente la fois sur les agences commerciales de votre socit et sur les types de clientle (grossistes, dtaillants, particuliers par exemple). Vous allez donc slectionner le plan analytique qui concerne les agences et rpartir les frais sur les diffrents comptes des agences en fonction de leur importance. Vous ferez de mme pour le plan analytique recouvrant la typologie de clientle et rpartir la totalit des mmes frais sur les comptes correspondant aux clients. Lorsquune ligne de modle de saisie est ventile sur un modle analytique, le numro de compte apparat en caractres gras sur Macintosh et en italiques sous Windows. Pour permettre le choix du plan analytique et du plan IFRS, une zone liste droulante est accessible audessus des zones de saisie. Les plans analytiques ainsi que le plan IFRS sont enregistrs dans l'option Fichier / A propos de / Options / Plan analytique. Les colonnes proposes sont fixes et concernent le compte analytique, la quantit/devises et le montant. Il est impossible de modifier la largeur et la position des colonnes. Pour vous dplacer de zone en zone, utilisez de prfrence la touche TABULATION. Pour insrer une fonction, placez le curseur dans la zone considre et cliquez avec le pointeur sur le bouton correspondant. Deux fonctions diffrentes ne peuvent pas se trouver dans la mme zone. La dernire enregistre remplace la prcdente. Deux des trois fonctions accessibles ont dj t rencontres dans les modles de saisie comptable. Bouton Saisie manuelle Cette fonction indique que la valeur correspondante doit tre saisie manuellement par lutilisateur. Dans la liste des lignes de la pice cette fonction apparat sous la forme dune icne particulire. Exemple Vous utiliserez cette fonction pour enregistrer le montant sur la premire ligne de saisie. Comme dans les modles de saisie comptable, il est possible de faire prcder ou suivre cette fonction dune valeur fixe pr-saisie. Exemple Si la section analytique enregistrer doit appartenir une srie de comptes prcise, vous pourrez pr en-

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registrer cette dernire : 921SI + Saisie manuelle. Il ne restera lutilisateur qu complter le radical 921SI avec le numro de la section. Lorsque vous utilisez un modle analytique pour ventiler une dpense (ou une recette), le curseur se positionne automatiquement dans la premire des zones possdant une fonction de Saisie manuelle et sur les suivantes aprs avoir press la touche TABULATION. Bouton Equilibrage Cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone par quilibrage avec les autres montants saisis dans le modle et le montant total imputer indiqu dans la zone en haut de la fentre. Dans la liste des lignes de la pice cette fonction apparat sous la forme dune icne particulire. Exemple Si la ventilation comporte plusieurs lignes, utilisez cette fonction sur la dernire pour enregistrer le solde du montant ventiler. Cette mthode a le mrite dviter que des centimes, dus aux calculs sur les pourcentages, restent non affects et empchent la ventilation automatique (dans le cas o lquilibrage de la ventilation est impos). Bouton Appeler une grille Cette fonction permet d'accder la liste des modles de grille enregistrs par la commande Modles de grille.

Voir la fonctionModles de grille, page 327 . Rappelons que les grilles correspondent des modles de rpartition prenregistrs. Le choix d'une grille n'est pas obligatoire. Vous pouvez tout fait enregistrer manuellement une nouvelle rpartition.
Si une grille analytique a dj t saisie pour le compte gnral, le programme vous propose daffecter de manire automatique les rpartitions analytiques dfinies. Si vous refusez, aucune affectation analytique ne sera effectue.

Zones de saisie des modles de saisie analytique


Rappelons quaprs avoir slectionn une ligne ventiler dans le modle de saisie, vous devez cliquer sur le bouton Modle analytique pour ouvrir un modle de saisie analytique.

Plan analytique Le programme propose la liste des plans analytiques ainsi que le plan IFRS (sil est utilis) enregistrs dans les options de la fiche socit (commande Fichier / A propos de). Slectionnez le plan contenant les sections analytiques sur lesquelles le mouvement sera ventil. Section Le bouton accessible est Saisie manuelle. Cette colonne permet lenregistrement des sections analytiques de ventilation.

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Enregistrez la premire section analytique dans la premire colonne ou slectionnez la fonction Saisie manuelle si le choix de la section doit tre fait en saisie. Le programme vrifie lappartenance des sections saisies au plan analytique slectionn. Les comptes peuvent tre transfrs par glissement comme cela vous est montr dans le Manuel de la gamme. Pour vous dplacer de zone en zone, utilisez de prfrence la touche TABULATION. Quantit/Devise Les boutons accessibles sont Saisie manuelle et Equilibrage. Cette colonne permet denregistrer les quantits ou un montant en devise le cas chant. Elle autorise la saisie dun montant, dun pourcentage ou la slection de la fonction Saisie manuelle ou Equilibrage. Les valeurs saisies dans cette colonne seront utilises dans les tats analytiques. Montant Les boutons accessibles sont Saisie manuelle et Equilibrage. Cette zone permet la saisie dun montant fixe, dun montant saisi par lutilisateur, dun pourcentage fixe ou saisi et permet aussi lquilibrage automatique.
La commande Modles de saisie neffectue aucun contrle sur la validit ou la cohrence des montants que vous enregistrez ici. Sils savrent tre suprieurs ou infrieurs aux montants ventiler, un message derreur vous en avertira lors de la saisie de journaux.

Exemple Si le montant total de la ligne doit tre ventil sur un seul compte analytique, enregistrez la fonction Equilibrage. Si la ventilation doit tre faite en pourcentage sur plusieurs comptes, saisissez de prfrence la fonction Equilibrage sur la dernire ligne pour viter les problmes de dcimales sur les calculs dans le cas o lquilibrage est demand. Par exemple, vous utilisez cette commande pour ventiler les frais dassurances entre les diffrents services de votre socit. Les primes tant en gnral fixes sur une priode plus ou moins longue, vous pouvez dores et dj enregistrer la quote-part de chaque service. Rappelez-vous que tout montant enregistr dans un modle de saisie peut tre modifi en saisie du journal. Lorsquune ligne est saisie, validez en pressant la touche ENTREE. Continuez alors lenregistrement des comptes, ou bien choisissez un autre plan analytique, ou encore refermez la fentre.
Rappelons que pour viter tout message derreur lors de lutilisation dun modle analytique en saisie, il est ncessaire que : d'une part le montant soit totalement ventil sur les 5 premiers plans ; dautre part cette ventilation complte le soit dans chacun des plans analytiques utiliss ; il nest pas possible de ventiler partiellement sur les comptes dun plan et le solder sur les comptes dun autre plan.

Un menu contextuel est disponible sur la liste des sections. Quatre commandes ne sont pas disponibles : Voir/Modifier llment slectionn, Consulter llment slectionn, Ajouter un nouvel lment et Personnaliser la liste.

Suppression dun modle analytique

Pour supprimer un modle analytique, slectionnez puis supprimez toutes ses lignes au moyen du bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Rptez cette opration pour chaque plan analytique.

Impression dun modle analytique

La ventilation analytique d'un modle apparat dans limpression du modle de saisie.

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Exemples de modles analytiques

Certains modles de saisie fournis avec le fichier exemple Compta Bijou comportent une ventilation analytique. Nous vous proposons de vous y rfrer pour vous faire une ide de ce quil est possible de raliser.

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Modles de grille
Structure / Modles / Modles de grille

Cliquer sur le bouton Modles de grille de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire revient activer cette commande. Cette commande permet de pr enregistrer une grille de ventilation qui pourra tre utilise pour rpartir le budget associ un compte lors du paramtrage des modles de saisie analytiques, en saisie analytique ou encore lors d'une recherche. Cette rpartition peut tre effectue sur les comptes gnraux (modle de grille de type gnral) ou sur les sections d'un plan analytique slectionn (modle de grille de type analytique).
Sur le volet Complment du dossier (commande Fichier / A propos de), vous avez choisi de grer des budgets par compte gnral (Axe gnral), ou par compte analytique (Axe analytique). Dans le premier cas, sur le volet Budgets d'un compte gnral, le programme permet de slectionner un modle de grille de type analytique. Si vous avez opt pour une gestion des budgets sur axe analytique, sur le volet Budgets d'une section analytique, le programme permet de slectionner un modle de grille de type gnral.

Oprations possibles sur la liste des modles de grille


Lorsque vous lancez la commande, la liste des modles de grille crs apparat. Elle prsente le type, l'intitul de chaque modle et le raccourci clavier qui lui est ventuellement associ.

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable. Reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229. La liste des modles de grille prsente les informations suivantes : le Type de modle reprsent par une icne : Analytique, Gnral, lIntitul du modle ainsi que son Raccourci.

Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des modles de grille.

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Menu Structure

Les commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

Personnaliser la liste

Il est possible de personnaliser la liste des modles de grille en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste. Aucune colonne ne peut tre ajoute mais il est possible den supprimer.

Fentre de paramtrage des modles de grille


La cration ou la modification dun modle de grille seffectue dans la fentre suivante.

En-tte d'un modle de grille

Un modle de grille est caractris par les informations suivantes. Intitul La saisie de l'intitul d'un modle de grille est obligatoire. Cette zone est compose de 35 caractres alphanumriques maximum.

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Type Une grille peut tre de type : Gnral : la ventilation s'effectue sur des comptes gnraux. Les grilles de ce type sont repres dans la liste des grilles par licne ci-contre. Analytique : la ventilation s'effectue sur des sections analytiques. Les grilles de ce type sont repres dans la liste des grilles par licne ci-contre. Slectionnez le type de grille paramtrer. Les modles de grille de type analytique seront accessibles sur le volet Budgets d'un compte gnral (le sous-budget du compte sera une rpartition par plan analytique et section) en saisie des comptes gnraux pour affecter une ventilation par dfaut, en saisie analytique et en recherche d'critures afin d'effectuer une ventilation automatique des critures analytiques Les modles de grille de type gnral pourront tre appels sur le volet Budgets d'une section analytique ; le sous-budget de la section sera une rpartition par compte gnral. Exemple Plusieurs comptes gnraux sont rpartis de la mme manire en analytique. Il est donc intressant de crer un modle de grille de type analytique. Ce modle de grille pourra ainsi tre utilis en saisie courante. Il pourra galement tre appliqu un modle de saisie. Raccourci Ce code permet dappeler le modle de grille correspondant en saisie des budgets, en saisie analytique ou pour appliquer une grille aprs une recherche d'critures. Il peut tre enregistr sur 1 6 caractres alphanumriques majuscules.
Pour appeler un modle de grille en saisie de pice : vous maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et vous tapez le raccourci enregistr ici.

Plan analytique Slectionnez le ou les plans analytiques qui seront associs ce modle de grille. On pourra ainsi dfinir des rpartitions diffrentes suivant le plan slectionn.

Grille de rpartition

La partie infrieure de la fentre permet d'enregistrer les comptes ou sections de ventilation et le montant qui leur est associ. Les slections sont ralises partir des zones situes en bas de la fentre. Numro Slectionnez successivement les comptes (gnraux ou analytiques suivant le type de grille) sur lesquels doit tre rparti le montant. Pourcentage / Equilibre / Montant Slectionnez le mode de saisie de chaque montant de rpartition. Pourcentage : Le montant affect au compte slectionn correspond un pourcentage du montant total, saisi sur la zone suivante. Sur la liste des lignes de ventilation, le programme indique ce type de choix par le caractre pour cent : %. Equilibre : Le programme solde la rpartition sur le compte. Ce choix est repr dans la liste des rpartitions par licne ci-contre. Montant : Le montant affect au compte est fixe. Il est saisi dans la zone droite de la prsente. Tapez la touche ENTREE pour valider chaque ligne.
Un menu contextuel est disponible sur la liste des rpartitions. Trois fonctions ne sont pas disponibles Voir/ Modifier llment slectionn, Consulter llment slectionn et Personnaliser la liste.

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Modles de rglement
Structure / Modles / Modles de rglement

Cette commande permet de pr enregistrer l'ensemble des modalits de rglement gnralement pratiques par votre socit. Cliquer sur le bouton Modles de rglement de la barre doutils Gestion des tiers revient activer cette commande. Un modle de rglement peut tre appliqu un compte de tiers (volet Structure / Plan tiers / Complment) afin que la gestion des rglements de ce dernier soit automatise.

Oprations possibles sur la liste des modles de rglement


Lorsque vous lancez la commande, la liste des modles de rglement crs apparat, classe dans un ordre croissant d'intitul (chiffres de 0 9 puis lettres de A Z majuscules puis minuscules).

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable. Reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.

Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des modles de rglement.

Les commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231. La commande Personnaliser la liste nest pas disponible.

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Fentre de paramtrage des modles de rglement


Intitul La saisie de l'intitul d'un modle de rglement est obligatoire. Cette zone est compose de 35 caractres alphanumriques maximum. La partie basse de la fentre permet d'enregistrer le dtail des modalits de rglement. Les slections sont ralises partir des zones situes en bas de la fentre.

Slectionnez le mode de saisie de chaque montant de rpartition. Pourcentage Le montant affect la ligne du modle de rglement correspond un pourcentage du montant total du mouvement. Il est saisi sur la zone suivante : Valeur. Dans la partie centrale de la fentre, le programme indique ce type de choix par un pourcentage : % en dbut de ligne. Equilibre Le programme solde le montant total du mouvement sur la ligne. Le programme indique ce type de choix par licne ci-contre en dbut de ligne. Une ligne d'quilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur puisque cette dernire est calcule automatiquement par le programme. Montant Le montant affect la ligne du modle de rglement est fixe. Il est saisi sur la zone suivante : Valeur. Dans la partie centrale de la fentre, le programme indique ce type de choix par la lettre F. Une ligne de modle de rglement correspond un mode de rglement et une chance. Jour Indiquez le nombre de jours de battement respecter entre la date de la pice gnratrice du paiement (facture) et la date de premier versement du rglement (premire chance). Condition Le programme se servira de cette condition pour dterminer la date de dpart du calcul de l'chance :
Condition 60 jours nets 60 jours nets le 25 Date dcriture de la facture 12/01/03 12/01/03 Date dchance calcule 13/03/03 25/03/03 Calcul effectu par le programme Calcul du nombre de jours rels en tenant compte des mois de 28 , 29, 30 ou 31 jours. Idem calcul prcdent. La date d'chance est la date de tombe au 25 correspondant au mois en cours ou au mois suivant (si date suprieure date de tombe).

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Condition 60 jours fin de mois civil Date dcriture de la facture 12/01/03 Date dchance calcule 31/03/03 Calcul effectu par le programme La date de dbut de calcul de l'chance est la date de fin de mois de l'criture. Le nombre de jours est alors appliqu sur la base de mois de 30 jours. Date de dbut de calcul de l'chance : 31/ 01/03 Nombre de jours : 60 (2 mois) Echance fin de mois : 31/03/03 Idem calcul prcdent. La date d'chance est la date de tombe au 25 correspondant au mois en cours ou au mois suivant (si date suprieure date de tombe). Le nombre de jours rels (mois de 28, 29, 30 ou 31 jours) est appliqu sur la date d'criture ; le rsultat est ramen la date de fin de mois. Date dbut de calcul de l'chance : 12/01/ 03 Echance intermdiaire : 11/03/03 Echance fin de mois : 31/03/03 Idem calcul prcdent. La date d'chance est la date de tombe au 25 correspondant au mois en cours ou au mois suivant (si date suprieure date de tombe).

60 jours fin de mois civil le 25

12/01/03

25/04/03

60 jours fin de mois

12/01/03

31/03/03

60 jours fin de mois le 25

12/01/03

25/04/03

Le Indiquez dans cette zone le jour de tombe du rglement : jour prcis saisi manuellement. Vous pouvez enregistrer jusqu 6 jours de tombe (compris entre 1 et 31) en tapant ces jours sous la forme jj, jj, jj, jj, jj, jj. Le programme prendra en compte la date de tombe la plus proche de la date trouve. Si la zone est blanc, le programme calcule la date de tombe en fonction du nombre de jours de battement et la condition.
Si la valeur saisie pour le dlai de rglement est, dans le cas dun client, suprieure celle paramtre dans la commande Fichier / A propos de zone Dlai client maximum, un message vous le rappellera.

Mode de rglement Slectionnez le mode de rglement utilis pour la ligne du modle (chance). Les diffrents modes de rglement proposs sont enregistrs dans le volet Fichier / A propos de / Options.

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Modles d'abonnement
Structure / Modles / Modles dabonnement

Cette commande permet de pr enregistrer les contrats d'abonnements contracts par la socit. Cliquez sur le bouton Modles dabonnement de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande. Le terme abonnement est prendre au sens large. En effet, vous pouvez par cette commande enregistrer les caractristiques lies des critures rptitives revenant intervalle rgulier. Il peut donc s'agir d'critures de loyers, d'assurances, d'emprunts, etc.. Exemple Vous avez souscrit un emprunt que vous remboursez par un prlvement mensuel. Chaque mois, son enregistrement vous oblige rechercher : - le compte de capitaux sur lequel inscrire le remboursement du capital, - le compte de charges sur lequel imputer lintrt de lemprunt, - celui o vous noterez les frais dassurance. Pour viter ce travail fastidieux, enregistrez un modle d'abonnement qui vous proposera automatiquement tous ces comptes. Les modles d'abonnement dfinissent les dates, dure et priodicit auxquelles les critures seront enregistres. A chaque modle d'abonnement est associ un modle de saisie reprsentant le contenu de l'criture (les imputations) qui sera passe conformment aux indications du modle d'abonnement.
L'enregistrement d'un modle d'abonnement ne signifie pas que les critures correspondantes sont enregistres ! C'est par la commande Traitement / Ecritures d'abonnement que l'enregistrement des critures est rendu effectif.

Oprations possibles sur la liste des modles d'abonnement


Lorsque vous lancez la commande, la liste des modles d'abonnement crs apparat, prsentant le code du journal dans lequel seront gnres les critures d'abonnement et l'intitul du modle.

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable. Reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.

Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des modles dabonnement.

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Les commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

Personnaliser la liste

Il est possible de personnaliser la liste des modles dabonnement en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste.

Fentre de paramtrage des modles d'abonnement


La cration ou la modification dun modle d'abonnement seffectuent dans la fentre suivante.

Intitul La saisie de l'intitul d'un modle d'abonnement est obligatoire. Cette zone est compose de 35 caractres alphanumriques maximum. Date de dbut / Date de fin Indiquez la dure du contrat d'abonnement par la saisie de sa date de dbut et de fin (JJMMAA). Lors de la gnration des abonnements, la premire criture sera gnre la date de dbut enregistre ici.

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Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. Reportez-vous au Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande. Priodicit Prcisez l'intervalle de temps respecter entre deux critures. Indiquez si la priodicit est exprime en nombre de jours, de semaines, de mois ou d'annes. Indiquez ensuite le nombre jours, de semaines, de mois ou d'annes devant s'couler entre deux critures (obligatoirement suprieur ou gal 1). Code journal Indiquez le code du journal dans lequel seront gnres les critures d'abonnement (par saisie ou slection). Le programme vrifie l'existence du journal mentionn. En fonction de loption Rserv IFRS enregistre dans le code journal, le programme affectera les statuts suivants aux critures : Les deux si cette option nest pas coche, IFRS si cette option est coche. Voir la fonction Codes journaux, page 289. Rfrence La rfrence de chaque criture gnre peut tre prenregistre sur cette zone (sur 13 caractres alphanumriques majuscules). Modle de saisie Slectionnez le modle de saisie reproduire pour chaque criture de l'abonnement en cours. Le programme vrifie l'existence du modle mentionn. Montant global / Montant priode Indiquez si le montant saisi correspond : au montant global qui sera clat en fonction du nombre d'chances de l'abonnement (dure/priodicit), au montant de chacune des chances de l'abonnement (montant affect chaque criture). Exemple Soit les paramtres d'abonnement suivants : Date de dbut : 010103 Date de fin : 3103903 Priodicit : 1 Mois Code journal : BEU Modle de saisie : Remboursement d'un emprunt :
Compte 164000 Emprunt auprs tablissement de crdit 661000 Charges d'intrts Calcul = Montant (1)*8/10 Dbit Crdit

Les modles de saisie utiliss dans un modle dabonnement doivent comporter en premire ligne la fonction Saisie manuelle ou Calcul dans les colonnes Jour et Dbit ou Crdit. De plus, pour un journal de trsorerie avec contrepartie en pied de page, il ne faut pas indiquer de ligne avec le compte de trsorerie.

Lors de la gnration de l'abonnement, ces deux comptes, ainsi que le compte de contrepartie de trsorerie, seront mouvements aux dates suivantes : 01/01/03 ; 01/02/03 et 01/03/03. Ds la validation du montant, le programme propose la cration du modle d'abonnement.

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Si vous rpondez par l'affirmative, le programme calcule le montant affect chaque criture et affiche l'chancier de l'abonnement. Cette liste indique, la date et le montant de chaque criture et si cette dernire a t gnre ou non. Lors de la prochaine gnration des abonnements (commande Traitement / Ecritures d'abonnement) toutes les critures non encore gnres et chance seront proposes. Vous pouvez remodeler cet chancier. Pour supprimer une chance, cliquez sur sa ligne puis sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Reportez-vous au Manuel de la gamme pour la slection des lignes dans une liste. Ecriture gnre Comme il est stipul ci-dessus, les critures non encore gnres seront proposes lors de l'utilisation de la commande Ecritures d'abonnement. Cette case cocher vous permet de droger au ct systmatique de la gnration des abonnements : Si vous ne souhaitez pas gnrer une des chances affiches, cliquez sur sa ligne puis sur cette bote cocher et validez. Le Non affich dans la colonne Gnration se transforme alors en Oui. L'criture ne sera donc pas propose lors de la prochaine gnration des abonnements. Cette possibilit peut tre trs utile si vous vous apercevez que l'chance a dj t saisie comme une criture classique par la commande de saisie des journaux. Elle permet dans ce cas d'viter un doublon. Si, l'inverse, vous souhaitez traiter une seconde fois une des lignes dj gnre (la colonne Gnration mentionne Oui), cliquez sur sa ligne puis sur cette bote cocher et validez. Le Oui affich dans la colonne Gnration se transforme alors en Non. L'criture sera donc propose lors de la prochaine gnration des abonnements. Vous utiliserez cette possibilit si vous vous apercevez par exemple que l'chance gnre a t supprime par erreur du journal.

Duplication des modles


Il est possible de crer des modles de saisie, de grille, de rglement ou dabonnement par duplication dun modle existant. Pour cela : 1. 2. 3. Ouvrez le modle dorigine. Lancez la fonction Edition / Dupliquer (ou utilisez les raccourcis clavier ou le bouton de la barre doutils Standard). Modifiez ventuellement le modle dupliqu.

Particularits de la duplication
La duplication des modles prsente quelques particularits : Modles de saisie : le modle dupliqu conserve le mme type et le mme intitul auquel est ajout (2). Cet intitul peut tre modifi. Le raccourci nest pas dupliqu puisquil doit rester unique pour tout le programme. Modle de grille : le type de modle est conserv et ne peut tre modifi. Lintitul et le raccourci clavier doivent tre ressaisis. Modles de rglement : lintitul doit tre ressaisi. Modles dabonnement : lintitul doit tre ressaisi, le code journal ne peut tre modifi et les critures ont le statut Non gnr.
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Libells
Structure / Libells

Cette commande permet de pr enregistrer l'ensemble des libells qui pourront tre utiliss divers endroits du programme. Cliquer sur le bouton Libells de la barre doutils Comptabilit gnrale revient activer cette commande. Les libells sont des mentions que vous tes amens taper frquemment lors des saisies dintitul ou de libell et dont vous pouvez, grce cette commande, automatiser le rappel et la saisie.

La liste des libells vous est prsente lors du lancement de cette commande. Le programme rappelle le raccourci servant appeler le libell, et son intitul. Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable. Reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.

Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des libells.

Les commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

Personnaliser la liste

Il est possible de personnaliser la liste des libells en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

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Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste. Il nest pas possible dajouter de colonnes mais on peut en supprimer.

Dtail dun libell


Un libell est dfini dans la fentre suivante.

Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques maximum dont la saisie est obligatoire. Raccourci Ce code permet dappeler le libell correspondant (principalement en saisie des journaux). Il est enregistr sur 1 6 caractres alphanumriques majuscules.
Pour appeler un libell en saisie de pice : maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistr ici. Le curseur doit se trouver dans une zone de saisie d'un libell d'criture.

Exemple Pour acclrer la saisie des prlvements bancaires. Crez un libell Prlvement du et donnez lui un raccourci qui vous rappelle phontiquement son contenu : PR. Chaque fois que vous devrez enregistrer le libell dun prlvement fait sur votre compte, maintenez enfonces les touches : - COMMANDE et OPTION sur Macintosh - ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows - et tapez PR. Vous naurez alors plus qu complter avec la date du prlvement. Il est galement possible de transfrer un libell dans un journal par glissement. Les explications sur cette possibilit sont donnes pour la commande Journaux de saisie, page 405.

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Postes budgtaires
Structure / Postes budgtaires

Cette commande permet de crer, consulter et mettre jour les dotations budgtaires associes un compte ou un ensemble de comptes de la comptabilit gnrale ou analytique. Cliquer sur le bouton Postes budgtaires de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire revient activer cette commande. Le bouton Crer un poste budgtaire de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire donne un accs direct la fentre de saisie dun poste budgtaire. Le bouton Atteindre un poste budgtaire de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire ouvre la fentre de la commande Atteindre en la pr-paramtrant pour la recherche dun poste budgtaire. Rappelons que le volet Budgets d'un compte permet d'enregistrer paralllement une gestion budgtaire spcifique au compte. Le programme vous permet de crer deux types de dotations budgtaires : une faible et une forte, pour l'exercice en cours, l'exercice N-1 ou l'exercice N-2 (s'ils existent).

Oprations possibles sur la liste des postes budgtaires


Lorsque vous lancez la commande, la liste des postes crs apparat. Elle prsente le type, le numro et l'intitul de chaque budget.

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable. Reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229. La liste des postes budgtaires prsente les informations suivantes : le Type de poste reprsent par une icne : Dtail, Total, Centralisateur, le Numro du poste budgtaire ainsi que son Intitul.

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Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des postes budgtaires.

Les commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

Personnaliser la liste

Il est possible de personnaliser la liste des postes budgtaires en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste.

Poste budgtaire Dtail de la fiche


Un poste budgtaire se compose de diffrents volets auxquels on accde par des onglets sur Windows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accs aux volets suivants. Onglet / Bouton Fiche principale Ils permettent de revenir au Volet Fiche principale - Poste budgtaire, page 341. Onglet / Bouton Dotations Ils donnent accs au Volet Dotations - Poste budgtaire, page 342 qui permet de paramtrer les valeurs prvisionnelles de la section. Onglet / Bouton Comptes Ils donnent accs au Volet Comptes - Poste budgtaire, page 342 qui permet denregistrer des informations annexes sur la section.

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Menu Structure Volet Fiche principale - Poste budgtaire


Le volet Fiche principale permet didentifier chaque poste budgtaire. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Fiche principale de Windows ou sur le bouton cicontre pour la version Macintosh du programme.

Numro Zone alphanumrique de 13 caractres dont la saisie est obligatoire. Ce numro doit tre unique. Le paramtrage des numros est dterminant pour la sous-totalisation et la totalisation des valeurs budgtes dans les budgets de type Total. Exemple Vous avez paramtr deux postes budgtaires respectivement numrots et dnomms 6010 Prvisions charges directes et 6020 Prvisions charges indirectes. Vous dsirez cumuler les montants saisis dans ces deux postes. Vous pouvez enregistrer le budget de totalisation 60 Prvisions charges. Type Slectionnez le type du poste budgtaire : Dtail : poste budgtaire permettant lenregistrement du dtail des montants budgts. Total : poste permettant de cumuler les postes de dtail ayant une mme racine. Centralisateur : poste permettant de totaliser tous les budgets qui lui sont rattachs. La saisie du type est obligatoire. La forme du poste budgtaire tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun poste dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer. Intitul Zone de 35 caractres alphanumriques maximum dont la saisie obligatoire. Gnral / Plan analytique / Champ statistique Zone liste droulante permettant la slection de la nature du budget : Gnral : le budget s'appliquera des comptes gnraux. Plan analytique : le budget s'appliquera des sections analytiques. Champ statistique : le budget s'appliquera des numrs statistiques. Section / Enumr Le programme propose des choix diffrents selon la slection prcdente. Si le poste budgtaire est Gnral, cette zone est grise. Si le poste budgtaire est associ un plan analytique, le programme propose la slection de la section analytique. Si le poste budgtaire est associ un champ statistique tiers, le programme propose la slection d'un numr.
Rappelons que ces informations sont enregistres dans la fiche socit (options de la commande Fichier / A propos de).

Sens Slectionnez le sens du budget pour les totalisations : positif pour Charge et ngatif pour Produit.
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Ceci permettra d'obtenir un rsultat budgtaire sur les tats. Pour tous les comptes dont le sens normal est dbiteur mettre le sens sur Charge (clients, charges) et inversement pour ceux dont le sens normal est crditeur mettre le sens sur Produits (fournisseurs, produits). Centralisateur Indiquez, le cas chant, le budget centralisateur auquel le budget en cours doit tre rattach. Le programme propose les postes budgtaires centralisateurs crs. Vous pouvez galement saisir le numro du budget centralisateur dans la zone prvue cet effet.

Volet Dotations - Poste budgtaire


Le volet Dotations permet la saisie des montants budgts. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Dotations de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Dotation Slectionnez le type de prvision paramtr : faible ou forte, pour l'exercice en cours, l'exercice N-1 ou l'exercice N-2 (s'ils existent). Vous pouvez enregistrer paralllement plusieurs types de dotations. Exemple La conjoncture tant peu favorable, vous hsitez entre une prvision de ventes lexportation leve ou une plus mdiocre. Vous pourrez ainsi, aprs slection de la dotation correspondante, enregistrer les montants priodiques du budget dans ces deux hypothses. Quantit / Montant Aprs slection du type de dotation, enregistrez le montant correspondant. S'il s'agit d'un budget global rpartir sur les priodes de l'exercice, enregistrez la quantit et/ou le montant dans ces zones. Validez par la touche ENTREE. La rpartition de ce montant sur les priodes se fait immdiatement. Il est alors possible de modifier le montant affect certains mois. Si vous souhaitez enregistrer un montant priode par priode, enregistrez ce dernier dans la zone Montant priode (zone suivante) aprs avoir slectionn la priode concerne. Dans ce dernier cas, le programme calcule et affiche les cumuls saisis droite du type de dotation. Montant priode Cette zone affiche le montant affect la priode slectionne, permettant ainsi sa modification. Au fur et mesure des saisies (valides par la touche ENTREE), le programme affiche le cumul des montants droite du type de dotation.

Volet Comptes - Poste budgtaire


Le volet Comptes permet la saisie des comptes concerns par le poste budgtaire. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Comptes de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.
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Ce volet prsente les comptes concerns par le poste budgtaire, pralablement slectionns sur la zone liste droulante situe en bas de la fentre. Le transfert des comptes par glissement peut tre utilis dans cette fentre. Lutilisation de cette possibilit est prsente dans le Manuel de la gamme. Seuls les comptes de type Dtail peuvent tre slectionns. Tapez le numro de chaque compte puis pressez la touche ENTREE ou slectionnez-le laide de la zone liste droulante. Le compte et son intitul apparaissent alors dans la liste des comptes.
Si vous tapez et validez une racine de compte, le programme propose d'intgrer tous les comptes gnraux correspondant.

Le programme contrle qu'un compte gnral n'a pas t rattach un poste budgtaire de type gnral.

Duplication des postes budgtaires


Pour dupliquer un poste budgtaire il faut : 1. 2. 3. 4. Ouvrir le poste budgtaire dorigine. Lancer la fonction Edition / Dupliquer (ou utiliser les raccourcis clavier ou le bouton de la barre doutils Standard). Enregistrer un nouveau numro et un nouvel intitul pour le poste dupliqu. Complter la dfinition du poste budgtaire par la saisie des volets Dotations et Comptes.

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Cycles de rvision
Structure / Cycles de rvision

Cette commande permet de paramtrer les cycles utiliss lors de la rvision comptable. Pour que cette commande soit accessible, un fichier expert doit tre ouvert. Pour plus d'informations, reportez-vous la commande Ouvrir, page 54. Le bouton Cycles de rvision de la barre doutils Rvision permet galement dactiver cette commande.

Principe dutilisation des cycles de rvision


Des consignes, des tableaux et des regroupements de comptes sont associs chaque cycle de rvision. A chaque regroupement de comptes, on associe des fourchettes de comptes et des observations comme prcis dans le synopsis suivant.
Cycles de rvision

Regroupements

Fourchettes Observations

Consignes

Tableaux

Le commande Cycles de rvision permet de mettre en place ce cadre de travail. Le programme est livr avec des cycles de rvision prenregistrs que nous vous invitons consulter.

Oprations possibles sur la liste des cycles de rvision


Lorsque vous lancez la commande, la liste des cycles crs apparat.

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Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable. Reportez-vous au paragraphe Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux, page 229.

Menu contextuel des cycles de rvision


Un menu contextuel est disponible sur la liste des cycles de rvision.

Les commandes, communes lensemble des listes, sont prsentes dans le paragraphe intitul Menu contextuel de la liste du plan comptable, page 231.

Personnaliser la liste des cycles de rvision


Il est possible de personnaliser la liste des cycles de rvision en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste. Il nest pas possible dajouter de colonne mais on peut en supprimer.

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Cycle de rvision Dtail de la fiche


Un poste budgtaire se compose de diffrents volets auxquels on accde par des onglets sur Windows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accs aux volets suivants. Onglet / Bouton Fiche principale Ils permettent de revenir au Volet Fiche principale Cycle de rvision, page 346. Onglet / Bouton Consignes Ils donnent accs au Volet Consignes Cycle de rvision, page 347 qui permet de paramtrer les intituls des consignes. Onglet / Bouton Tableaux Ils donnent accs au Volet Tableaux - Cycle de rvision, page 348 qui permet denregistrer les modles de tableaux lis au cycle.

Volet Fiche principale Cycle de rvision


Le volet Fiche principale permet de paramtrer les regroupements de comptes. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Fiche principale de Windows ou sur le bouton cicontre pour la version Macintosh du programme. Un cycle est dfini par un Numro (10 caractres alphabtiques) et un Intitul (35 caractres alphanumriques). La liste prsente les regroupements crs et associs au cycle.

Paramtrage des regroupements de compte

Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation pour enregistrer un nouveau regroupement. La fentre qui souvre est illustre ci-dessous. Le bouton Voir/Modifier permet de consulter ou modifier le paramtrage slectionn.

Fourchettes de comptes

Le volet Fourchettes permet dassocier un ensemble de fourchettes de comptes au regroupement en cours. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Fourchettes de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

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Chaque regroupement est dfini par un Numro et un Intitul, respectivement enregistrs sur 10 et 35 caractres alphanumriques. Les deux listes droulantes affiches en bas de la fentre permettent de saisir ou slectionner les deux bornes de chaque fourchette. Choisissez la borne infrieure puis la borne suprieure de la fourchette et validez par la touche ENTREE.

Observations

Le volet Observations permet denregistrer les observations du regroupement en cours. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Observations de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme. Slection du dossier Slectionnez tout dabord, dans la zone liste droulante, lexercice comptable concern par l'observation. Le programme propose les exercices crs dans le fichier (maximum 5) et un dossier permanent. Vous pouvez enregistrer des observations diffrentes pour chaque dossier.

Les informations sont enregistres sur 2024 caractres maximum. Le texte peut tre saisi avec des "retours chariot" et des tabulations.
Windows

Sous Windows utilisez les touches CTRL + ENTREE pour les retours chariot et CTRL + TABULATION pour les tabulations. Pour refermer la fentre, cliquez dans sa case de fermeture.

Volet Consignes Cycle de rvision


Le volet Consignes prsente les consignes associes au cycle. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Consignes de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

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Le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation permet denregistrer un nouveau regroupement. Le bouton Voir/Modifier permet de consulter ou modifier le paramtrage slectionn.

Chaque consigne est dfinie par les lments suivants. Numro Numro didentification de la consigne, saisi sur 10 caractres numriques. Intitul Intitul de la consigne saisi sur 69 caractres alphanumriques. Filtres de rvision La zone liste droulante prsente les filtres de rvision enregistrs dans les options de lentreprise. Pour paramtrer les filtres de rvision, reportez-vous au Volet Options - A propos de, page 86. Cochez les options correspondant la consigne. Mission Le programme propose les 10 tables de 10 numrs constituants les lments de filtrage permettant dassocier la consigne au dossier. Cochez les options adquates. Cette consigne doit figurer dans lannexe Si cette case est coche, la consigne du dossier annuel sera reporte en Annexe.

Volet Tableaux - Cycle de rvision


Le volet Tableaux prsente les modles de tableaux associs au cycle. Slectionnez ce volet en cliquant sur longlet Tableaux de Windows ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

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Menu Structure

Le bouton Saisir un tableau affich dans le coin infrieur droit de la fentre permet de saisir les valeurs d'un tableau slectionn dans la liste.
Macintosh

Dans cet environnement, le bouton Saisir un tableau se trouve en haut de la fentre et napparat que lorsque la liste des modles de tableaux est affiche. La saisie dun tableau est dtaille sous le titre Saisie dun tableau, page 570 dans la fonction Traitement / Rvision par cycle. Le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation permet denregistrer un nouveau tableau. Le bouton Voir/Modifier permet de consulter ou modifier le paramtrage slectionn.

Chaque tableau est dfini par un Numro et un Intitul, respectivement enregistrs sur 10 et 35 caractres alphanumriques. La partie centrale de la fentre prsente la composition du tableau. Chaque colonne est renseigne au moyen des zones du bas de la fentre. Case cocher Seules les colonnes comportant cette case cocher sont accessibles en saisie. Intitul de la colonne Enregistrez lintitul de la colonne sur 35 caractres alphanumriques. Vous pouvez paramtrer jusqu' 20 colonnes. Cliquez sur la case cocher qui prcde cette zone pour valider lutilisation de la colonne. Type Slectionnez le type de la colonne : Montant, Texte, Date.
La modification du type dune colonne nest plus possible ds lors que lon a effectu une saisie de tableau pour le cycle concern.

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Total colonne Slectionnez Oui ou Non selon que vous souhaitez ou non un total de la colonne.

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Fusion
Structure / Fusion

Cette commande permet de transfrer des donnes dun fichier comptable vers un autre. Cliquez sur le bouton Fusion de la barre doutils Fonctions avances pour activer cette commande. Les donnes qu'il est possible de fusionner sont celles des fonctions du menu Structure : Plan comptable, Plan analytique, Plan reporting, Plan tiers, Taux de taxes, Codes journaux, Banques, Modles de saisie, Modles de grille, Modles de rglement, Modles d'abonnement, Libells, Postes budgtaires, Codes journaux analytiques. L'utilisation de cette commande vous permettra d'viter quantit de saisies fastidieuses. Le programme vous a t fourni avec une structure complte pr paramtre. Vous pouvez donc transfrer ses lments dans votre fichier et simplement les adapter votre activit. La fentre Fusion se prsente comme suit.

Les fonctions de cette fentre ne font pas appel la barre doutils Navigation.

Lorsque cette commande est lance, il est impossible daccder une autre commande des menus. Ces dernires ne sont dailleurs pas disponibles.

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Menu Structure
Cette commande ne supprime pas les lments du fichier comptable dorigine. Elle peut tre utilise partir dun fichier possdant des critures vers un autre en possdant galement.

Si le fichier comptable destinataire nest pas vide et que le programme trouve deux lments identiques, il affichera une fentre proposant de : continuer, cest--dire ne pas remplacer llment existant par celui en provenance du fichier recopi, modifier : remplace llment du fichier destinataire par celui du fichier dorigine et continue la fusion, annuler : arrte lopration de transfert. Le bouton OK permet de quitter la commande. On peut galement utiliser la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Les fichiers comptables ventuellement ouverts sont alors referms.

Procdure de fusion
Pour fusionner les fichiers de deux dossiers comptables, il convient tout dabord douvrir ces derniers.

Slection du fichier dorigine


Par dfaut, lorsque vous activez cette commande, le programme propose la fusion du plan comptable du fichier comptable ouvert. Pour slectionner un autre fichier comptable, cliquez sur le bouton Fermer. Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir pour slectionner afficher la bote de dialogue Ouvrir le fichier comptable.

Slectionnez le fichier comptable souhait. Aprs slection, remarquez que le programme indique le nom du fichier comptable et le nombre dlments disponibles.

Slection du fichier de destination


Procdez comme indiqu ci-dessus pour slectionner le fichier comptable dans lequel les donnes devront tre rcupres.

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La bote de dialogue permet de crer un nouveau fichier comptable par le bouton Nouveau. Une seconde fentre se superpose alors la prcdente ; elle est dcrite dans la commande Fichier / Nouveau.

Notez que la cration dun fichier comptable de cette faon nentrane pas lapparition de la fentre A propos de.

Choix des donnes


La zone Fichier permet de slectionner les donnes fusionner. Slectionnez ensuite les lments transfrer en cliquant dessus. Le nombre dlments slectionns apparat au-dessus du bouton Copie. Le Manuel de la gamme dcrit les slections dans les listes. Le bouton Copie devient alors actif et indique dans quel sens seffectuera la copie. Cliquez dessus pour la lancer. Pour changer ce sens, il faut slectionner un ou des lments de lautre liste. Si besoin est, slectionnez un autre fichier de donnes et recommencez les oprations ci-dessus. Cliquez sur le bouton OK pour refermer la commande aprs recopie des donnes.

Particularit de la fusion du plan tiers


Si un compte gnral rattach un compte tiers fusionn n'existe pas, le programme propose de recopier galement le compte gnral. Si vous rpondez Oui, le plan comptable est modifi en consquence. Si vous rpondez Non, la procdure est interrompue.

Fusion des comptes


Dans le cas o une fusion est demande entre deux plans comptables de longueur fixe et diffrente de lun lautre ou variable, le programme peut effectuer deux conversions : si les comptes fusionns ont une longueur infrieure celle du plan destinataire, le programme ajoutera des zros la droite pour obtenir la longueur paramtre, si les comptes fusionns ont une longueur suprieure celle du plan destinataire, les comptes sont tronqus par la droite mme sil se trouve des chiffres significatifs.
La fusion est possible galement entre plans de longueur fixe et plans de longueur variable. Si la longueur du plan origine est fixe et celle du plan destinataire variable, aucun problme. Dans le cas contraire, les comptes du plan variable excdant la longueur du plan fixe seront tronqus par la droite des chiffres en excdent.

En cas de doublons constats par le programme, une fentre Liste des comptes en double souvre pour permettre lutilisateur de prciser un autre numro.

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Lutilisateur doit alors : 1. 2. 3. 4. 5. slectionner une ligne prsentant un doublon, enregistrer le nouveau numro de compte dans la zone de saisie du bas (en respectant la longueur du plan destinataire), valider la saisie par la touche ENTREE : un contrle est effectu pour vrifier que le nouveau compte nexiste pas dj, continuer avec le doublon suivant, cliquer sur le bouton OK pour valider toutes les saisies ou sur le bouton Annuler pour interrompre laffectation des doublons. Les comptes qui ne prsentent pas de doublons sont fusionns.

Attention ! Il est impossible, ce niveau, de supprimer un compte.

Le principe, qui consiste tronquer ou complter avec des zros les comptes fusionns, sapplique galement en cas de fusion indirecte. On appelle fusion indirecte la fusion : de comptes gnraux pour les comptes reporting rattachs, de comptes tiers pour les comptes gnraux collectifs rattachs, de taux de taxes pour les comptes gnraux lis aux taux de taxes, de codes journaux pour les comptes de contrepartie, de modles de saisie pour les comptes saisis, de modles de grille pour les sections analytiques, de postes budgtaires pour les comptes gnraux ou sections analytiques rattachs.
Attention. Lors dune fusion indirecte, si les comptes fusionns ont t tronqus ou complts avec des zros, la gestion des doublons nest pas possible. Cest le premier compte qui est alors affect par dfaut.

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Menu Traitement

Menu Traitement
Les diffrentes fonctions auxquelles ce menu donne accs sont les suivantes : Gnralits sur le menu Traitement, page 356, Saisie par pice, page 357 qui donne accs aux fonctions suivantes : Ajout dune pice, page 358, Visualisation/modification dune pice, page 366, Saisie des oprations bancaires, page 369, Saisie des critures, page 384, Saisie par lot, page 386, Saisie des OD analytiques, page 399 qui donne accs aux fonctions suivantes : Ajout dune OD analytique, page 400, Visualisation/modification dune OD, page 404, Journaux de saisie, page 405, Clture des journaux, page 462, Interrogation et lettrage, page 470, Interrogation tiers, page 488, Interrogation analytique, page 492, Gestion des extraits, page 498, Rapprochement bancaire automatique, page 510, Rapprochement bancaire manuel, page 524, Rglement tiers, page 530, Rappel/relev, page 547, Rvaluation des dettes et des crances en devise, page 553, Rvision par cycle, page 562, Recherche d'critures, page 573, Rimputation, page 581 qui donne accs aux fonctions suivantes : Rimputation des critures gnrales, page 582, Rimputation des critures analytiques, page 584, Ecritures d'abonnement, page 586 Compaction, page 589, Fin d'exercice, page 592 qui donne accs aux fonctions : Nouvel exercice, page 593, Report des budgets, page 607, Clture de lexercice, page 609, Etats de clture, page 610, Suppression du premier exercice..., page 612.

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Menu Traitement

Gnralits sur le menu Traitement

Ce menu permet deffectuer les oprations suivantes : la visualisation et la slection d'une liste de journaux / priode, la saisie des mouvements sur les journaux, la saisie des oprations bancaires, limpression et la clture des journaux, linterrogation des comptes, le pointage, le lettrage et lquilibrage des mouvements, le suivi des extraits de compte, le rapprochement bancaire entre mouvements et relevs, le rglement des tiers (clients et fournisseurs), les rappels/relevs clients, la rvaluation des dettes et crances en devises (uniquement en version Pack +), la rvision par cycle, la recherche des critures, la rimputation des critures, la gnration des critures d'abonnement, la compaction de lhistorique, les oprations de fin d'exercice : gnration des -nouveaux, report des budgets, clture de l'exercice, dition des tats de clture et suppression du premier exercice.

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Menu Traitement

Saisie par pice


Traitement / Saisie par pice

Cette commande permet une saisie par pice des critures. Elle peut tre lance en cliquant sur le bouton Saisie par pice de la barre doutils Comptabilit gnrale.

Elle ouvre un menu hirarchique qui permet de choisir le traitement dsir : Ajout dune pice, page 358, Visualisation/modification dune pice, page 366.

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Menu Traitement

Ajout dune pice


Traitement / Saisie par pice / Ajout dune pice

On peut aussi ajouter une pice en cliquant sur licne Ajout dune pice de la barre verticale Saisie des critures. La saisie par pice bnficie des automatismes de la saisie des journaux par priode : Vrification de lquilibre avant validation, Cration automatique des chances en cas de rglements multiples, Ventilation analytique automatique, Gnration automatique des registres-taxes.

Boutons de fonction
Bouton Appeler un libell Le bouton Appeler un libell ouvre la liste et propose la slection d'un des libells automatiques enregistrs dans la commande Structure / Libells.

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Menu Traitement
Bouton Supprimer la pice Cliquez sur la ligne supprimer puis sur ce bouton. Rappelons que le mode de confirmation des suppressions est paramtr dans le volet Fichier / A propos de / Prfrence. Un message de confirmation apparat dans ce cas. ATTENTION ! Ce traitement est irrversible ! Confirmez-vous la suppression de la pice NNN ? Toutes les lignes dcritures seront dfinitivement supprimes ! Oui Non Bouton Equilibrer Ce bouton permet de demander au programme de reporter le solde de la pice en cours dans le montant dbit ou crdit de lcriture en cours de saisie. Bouton Enregistrer Ce bouton valide la saisie effectue et permet de noter les critures saisies dans le fichier comptable. Bouton Saisie analytique Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la fentre, ouvre une fentre Saisie Analytique qui permet denregistrer, de consulter, de modifier ou de supprimer la ventilation analytique de la ligne slectionne. Voir plus loin le titre Ventilations analytique et IFRS des lignes de pices, page 364. Bouton Lettrage Ce bouton est dispos sur le bord infrieur de la fentre. Il donne accs une fonction accessible en saisie de tous les types de journaux excepts les journaux de type Situation. En cliquant sur ce bouton, vous accderez la fentre Visualisation des critures rgler pour le tiers slectionn. Cette fonction a deux objectifs : pointer les rglements avec les factures afin d'associer le lettrage entre ces critures, si vous avez demand la gestion des registres de taxes dans le volet Fichier / A propos de... / Paramtres, le programme gnrera automatiquement les registres de trsorerie correspondants, partir des registres dachat ou de vente. Si vous grez la TVA sur encaissements via les registres, il est impratif d'utiliser ce bouton pour associer le rglement en cours de saisie avec la ou les factures. De cette faon le registre trsorerie sera mis jour et permettra le calcul des bases et montants de TVA.
En cas de lettrage en saisie, lapplication gnre un registre sur la ou les lignes concernes mais non sur la pice.

Le lettrage seffectue uniquement dans les cas suivants : la combinaison numro compte tiers / numro compte gnral doit tre identique, aucune ligne pr-slectionne ne doit tre supprime par un autre utilisateur, aucune ligne ne doit tre lettre par un autre utilisateur.

Zones de saisie de la fentre de saisie par pice


Les lignes dcritures saisies sont enregistres dans un fichier temporaire avant la validation. Plusieurs utilisateurs peuvent ainsi se connecter en mme temps.

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Lenregistrement ne peut seffectuer si le journal dune priode donne est ouvert par plusieurs utilisateurs.

Devise de saisie Slectionnez la devise de saisie : Euro : il sagit de la monnaie de tenue de compte. Devise : lorsque cette option est coche, la fentre de saisie est adapte au mode de saisie en devise. Compte Les soldes apparaissent dans la zone de totalisation en haut et droite de la fentre de saisie. En cours de saisie, ce solde saffiche ds que le compte (ou sa ligne) est slectionn. Total pice Cette zone prsente les cumuls dbits et crdits de la pice en cours de saisie. Solde Cette zone affiche le solde dbit ou crdit des lignes saisies, indiquant le montant restant imputer. En saisie dune pice en devise, lencadr Totalisation propose les informations suivantes : Total pice dans la devise slectionne, Solde dans la devise slectionne. Solde compte Cette zone prsente, si elle est paramtre dans la commande Fentre / Prfrences, le solde du compte en cours.

Saisie des informations gnrales


Journal Cette zone propose la liste des journaux. A louverture de lapplication, le premier code journal est propos par dfaut. Lors de la mme session, le dernier code utilis est propos. Date de pice Un calendrier est propos pour la saisie de la date dcriture. Le programme propose par dfaut : la date du jour, si la date est celle de lexercice en cours, la date du premier jour de lexercice, si la date systme est antrieure lexercice en cours, la date du dernier jour de lexercice en cours, si la date systme est postrieure lexercice en cours.
La date de pice doit appartenir lexercice en cours. Dans le cas contraire, un message dalerte bloquant saffiche.

Type norme Cette zone est masque si la gestion de la norme IFRS na pas t demande. Dans le cas contraire, elle permet de prciser le statut des critures saisies : Les deux (valeur par dfaut), Nationale, IFRS. Voir les explications donnes dans le Volet Initialisation - A propos de, page 61. Numro de pice. Cette zone est : Accessible si le numro de pice nest pas protg. Le dernier numro de pice + un est propos par dfaut, Non accessible si le numro de pice est protg. A la validation de la pice, le numro est automatiquement attribu selon loption de numrotation du journal et le dernier numro attribu.

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Rfrence pice Cette zone alphanumrique vous permet denregistrer la rfrence de pice. Devise Cette bote liste droulante apparat lorsque loption Devise est coche. Elle vous permet de choisir une devise paramtre dans la commande Fichier / A propos de Cours Cette zone est associe la zone prcdente. Elle est paramtre dans la commande Fichier / A propos de et peut tre modifie. Lorsque toutes les informations gnrales ont t enregistres, il est ncessaire de les valider (par la touche ENTRE) afin de pouvoir saisir les lignes de la pice.

Saisie des critures Saisie par pice


Lors de la saisie en devise, deux colonnes supplmentaires saffichent : Devise Dbit, Devise Crdit. Lutilisateur saisit les critures soit directement en devise, soit dans la monnaie de tenue de compte. La saisie des lignes de pice seffectue exactement comme pour la saisie des journaux. Voir la commande Journaux de saisie, page 405.
Pour obtenir la gnration automatique de la TVA, il est ncessaire que la colonne Code taxe soit prsente. Pour linsrer, reportez-vous au titre Personnaliser les colonnes de la saisie des pices, page 363.

Si une criture a le statut IFRS, la colonne Position IFRS affichera une icne particulire. La validation dune pice est propose ds que le solde est gal zro : La pice est quilibre. Souhaitez-vous lenregistrer ? Oui Non Elle se confirme en cliquant sur le bouton Oui ou sinfirme en cliquant sur le bouton Non du message de confirmation qui saffiche alors.

Rglements multichances
Si le tiers mentionn dans la pice dispose dun rglement multichances, une fentre apparatra pour vous les prsenter et permettre leur ventuelle modification.

361 Sage France

Menu Traitement

Pour modifier une chance : 1. 2. 3. slectionnez sa ligne ; apportez les modifications souhaites dans les zones de saisie ; validez. Les chances apparaissent comme autant de lignes dans la pice.

La validation de cette fentre fait apparatre toutes les lignes dchance dans la pice.

Si la pice est quilibre, le programme vous propose alors de la valider comme prsent ci-dessus.

Saisie des critures de rglement


Pour saisir des critures de rglement oprez comme suit : 1. 2. 3. 4. Enregistrez len-tte de la pice et validez-la. Slectionnez dabord le compte de tiers, le compte gnral sinscrira de lui-mme. Saisissez les autres valeurs de la ligne et validez-la. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour terminer la saisie de la pice.

Pour plus dinformations sur le lettrage en saisie, reportez-vous au titre Lettrage en saisie des pices, page 363.

362 Sage France

Menu Traitement Menu contextuel de la saisie des pices


Un menu contextuel est disponible sur la liste des critures.

Les menus contextuels et leurs commandes sont dcrits dans le Manuel de la gamme. Ce menu dispose, outre les commandes habituelles, de la fonctionnalit suivante. Supprimer la pice Cette commande supprime lensemble des lignes dcritures de la pice affiche.
La suppression de la pice peut seffectuer galement au moyen du bouton Supprimer la pice. La suppression de la pice ne peut seffectuer que si aucune criture nest lettre, rapproche ou clture. Dans le cas contraire, un message dalerte bloquant saffiche.

Un message de confirmation saffiche. La suppression se confirme en cliquant sur le bouton Oui ou sinfirme en cliquant sur le bouton Non.
La fonction Extourner/annuler la pice nest pas disponible dans cette fonction.

Personnaliser les colonnes de la saisie des pices


Il est possible de personnaliser les colonnes de la fentre de saisie par pice au moyen de la commande Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fentre.

Voir le Manuel de la gamme sur la personnalisation des listes. Les colonnes disponibles dpendent du paramtrage fait dans loption Fichier / A propos de / Options / Organisation et dans le volet A propos de / Initialisation en ce qui concerne la gestion de lIFRS.

Lettrage en saisie des pices


Le lettrage en saisie nest possible que sur les journaux de type Gnral ou Trsorerie.
363 Sage France

Menu Traitement
Pour raliser un lettrage en saisie, oprez comme suit : 1. 2. 3. Slectionnez une ligne de tiers. Cliquez sur le bouton Lettrage dispos sur le bord infrieur de la fentre. Une fentre Visualisation des critures rgler souvre. Elle propose des critures portes sur le compte du tiers slectionn.

4. 5. 6.

Slectionnez la ou les lignes lettrer avec lcriture slectionne. Cliquez sur le bouton Associer. Une coche ( ) apparat dans la colonne Position rglement au droit des critures rgles. Cliquez sur le bouton OK, les critures sont lettres.

Ventilations analytique et IFRS des lignes de pices


Si un compte gnral comporte une ventilation analytique sur un ou plusieurs plans analytiques (paramtrage dans le volet Analytique/IFRS de sa fiche), ces ventilations seront automatiquement appliques par le programme. Il est possible de les modifier en slectionnant la ligne puis en cliquant sur le bouton Saisie analytique dispos sur le bord infrieur de la fentre. Une fentre souvre alors pour en donner le dtail et permettre les modifications.

Plans analytiques en colonne

Si un plan analytique a t dclar en colonne, il nest pas disponible dans cette fentre Saisie analytique. Si des ventilations ont t enregistres sur certaines de ses sections, dans le volet Analytique/IFRS de la fiche du compte gnral ventil, elles seront appliques mais seul le premier numro de section apparatra dans la colonne correspondant au plan analytique (si elle est affiche). Ces ventilations apparatront lors de ldition des tats analytiques.

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Pour ventiler les critures sur une section dun tel plan, il est ncessaire den afficher la colonne (commande Personnaliser la liste) et denregistrer le numro de section qui convient. Une seule section peut alors servir la ventilation. Le paramtrage des plans analytiques en colonne seffectue dans loption Plan analytique, page 112. Si aucun numro de section nest enregistr dans la colonne dun plan analytique, le programme y insrera, la validation de la ligne, la section analytique dattente ventuellement enregistre dans loption Plan analytique. Voir le titre Ventilation analytique dune ligne de journal, page 438 pour ce qui concerne les ventilations analytiques des lignes de pices ainsi que le titre Application des normes IAS/IFRS aux lignes de pices, page 443 pour ce qui concerne lapplication des normes IFRS ces mmes lignes.

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Visualisation/modification dune pice


Traitement / Saisie par pice / Visualisation/.modification dune pice

On peut visualiser et/ou modifier une pice en cliquant sur licne Visualisation/modification dune pice de la barre verticale Saisie des critures. Aprs avoir lanc la fonction Visualisation / modification de pice, vous devez renseigner les zones Journal, Date, N pice ou Rfrence pice pour la recherche de votre pice. Validez par la touche ENTRE. Le programme recherche la premire pice correspondant aux critres dfinis et affiche le rsultat. Un message dalerte saffiche si aucune pice ne correspond aux critres dfinis. Vous pouvez revenir sur la fentre Visualisation / modification dune pice en cliquant sur le bouton OK. Vous pouvez faire dfiler les pices laide des boutons Prcdent et Suivant de la barre doutils Navigation.

Toutes les zones de saisie, boutons et autres fonctionnalits sont identiques ceux dcrits dans le cadre de la fonction Ajout de pice. Veuillez vous y rfrer. Ne sont prsents ici que les points qui diffrent de la saisie de pice. Les zones estompes ou grises ne sont pas modifiables. Voir la fonction Ajout dune pice, page 358. Procdez aux modifications en respectant les conditions suivantes : les pices doivent tre quilibres, les lignes ne doivent pas tre cltures, les lignes dcritures des comptes tiers non lettres, les journaux de trsorerie non rapprochs, les pices comportant la mme devise.

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Les zones Code journal et N pice ne peuvent tre modifies.

La date de pice peut tre modifie condition dappartenir la mme priode mois /anne . Dans le cas contraire vous pouvez effectuer un glisser / dposer partir de la fonction Journaux de saisie. La validation de la pice est propose ds que le solde est zro. Vous pouvez galement cliquer sur le bouton Enregistrer pour lenregistrement des modifications.
Menu contextuel de la saisie des lignes de pice

Un menu contextuel est disponible sur la liste des critures.

Les menus contextuels et leurs commandes sont dcrits dans le Manuel de la gamme. Ce menu dispose, outre les commandes habituelles, des fonctionnalits suivantes. Extourner / Annuler la pice Cette commande permet dextourner ou dannuler lensemble dune pice, quel que soit le nombre de lignes slectionnes. A la validation, les modifications apportes sont enregistres et les critures dextourne / annulation sont cres dans le fichier comptable. Supprimer la pice Cette commande supprime lensemble des lignes dcritures de la pice affiche.
La suppression de la pice peut seffectuer galement au moyen du bouton Supprimer la pice. La suppression de la pice ne peut seffectuer que si aucune criture nest lettre, rapproche ou clture. Dans le cas contraire, un message dalerte bloquant saffiche.

Un message de confirmation apparat. La suppression se confirme en cliquant sur le bouton Oui ou sinfirme en cliquant sur le bouton Non.

Traitements raliss
Lors de lenregistrement de la pice, les traitements suivants sont effectus : enregistrement des critures saisies dans le journal / priode, saisie des registres rvision et des informations libres, calcul de la ventilation analytique, gnration des registres-taxes,

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lettrage des rglements et des critures slectionnes si le lettrage en saisie est demand.

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Saisie des oprations bancaires


Traitement / Saisie des oprations bancaires

La fonction de saisie des oprations bancaires permet : de saisir manuellement ou dincorporer des critures de trsorerie reues via un modem (extraits de comptes bancaires par exemple) dans un journal de trsorerie temporaire associ un compte bancaire, dassocier ces critures et de les lettrer avec des critures rgler (critures dachat, de vente, ), puis de transfrer ces critures et leur(s) association(s) dans un journal de trsorerie dfinitif. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Saisie des oprations bancaires de la barre doutils Comptabilit gnrale.

On peut aussi utiliser licne Saisie des oprations bancaires de la barre verticale Saisie des critures. La fentre Saisie des oprations bancaires se prsente comme suit.

Le sens des montants saisis dans cette fentre est le sens bancaire : Dcaissement = dbit bancaire, Encaissement = crdit bancaire.

Cette fentre comporte dans son titre : le code du journal considr, labrg du compte bancaire, le numro de compte bancaire, la devise du RIB, le numro de lextrait.

Boutons de la fentre

Les diffrentes zones composant cette fentre sont les suivantes. Toutes les fonctions lances par les boutons prsents ci-dessous sont dcrites plus loin.

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Bouton Incorporer les mouvements bancaires Ce bouton permet de rcuprer le ou les extraits de compte reus de la banque sous forme de fichiers informatiques. Ces fichiers doivent se trouver dans le dossier (ou rpertoire) TELBAC sur Windows ou DOSSIER SYSTME:TRANSFERTS EN ATTENTE:FICHIER TRANSMIS sur Macintosh. Ne peuvent tre intgrs que les extraits correspondant au journal mentionn dans la zone Journal de cette mme fentre. Bouton Imprimer les critures des oprations bancaires Ce bouton permet dimprimer les critures de trsorerie saisies dans cette fentre. Si aucune criture de trsorerie na t saisie, ce bouton reste estomp. Bouton Supprimer lextrait Ce bouton permet de supprimer les lignes de lextrait affich dans la fentre. Il conserve, aprs suppression, les lments de len-tte de lextrait. Bouton Gnrer les critures de trsorerie Ce bouton permet de gnrer, dans le journal de banque slectionn dans la zone Journal, les critures de trsorerie saisies ou incorpores. Bouton Saisie analytique Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la fentre, permet de ventiler manuellement ou automatiquement le montant du mouvement slectionn sur des sections analytiques. Bouton Voir/Associer les critures comptables Ce bouton fait apparatre la fentre Visualisation des critures rgler afin : dassocier un mouvement bancaire lcriture rgler, de visualiser lcriture associe un mouvement bancaire. Bouton Affecter un compte dattente Ce bouton permet daffecter au mouvement bancaire, dans la colonne Compte gnral, le compte dattente renseign dans le sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement. Si aucun compte dattente na t dfini dans ce volet, le bouton est estomp.

Zones de saisie de len-tte

Les zones de len-tte sont les suivantes. Journal Cette zone liste droulante ne propose que les journaux de type Trsorerie. Les critures de trsorerie seront gnres dans celui qui est slectionn. Il est ncessaire de valider par la touche ENTRE la slection dun journal. La saisie des oprations bancaires implique que le code journal slectionn soit associ un compte bancaire. Ceci seffectue dans le volet RIB de la fiche de la banque. Si le code journal slectionn nest pas associ un compte bancaire ou si plusieurs comptes bancaires sont associs un code journal, un message vous en avertit.
Il est toujours possible de modifier le journal par la touche ENTRE mme en cours de saisie. Dans ce cas, les donnes saisies sur le journal en cours sont conserves et il est possible de revenir ultrieurement complter la saisie.

N dextrait Le numro dextrait correspond la rfrence porte sur lextrait de compte. 17 caractres alphanumriques. Un numro est propos lutilisateur en fonction du paramtrage fait dans la zone Report du N dextrait du sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement. Ce numro sincrmente de 1 chaque nouvel extrait de banque.
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La saisie dun numro dextrait est obligatoire. Un message le rappellera. Le numro dextrait peut tre modifi, mme en cours de saisie. En saisie manuelle dcritures de trsorerie, le programme vrifie que le numro de pice, la rfrence de pice ou la pice de trsorerie saisis sur la ligne sont identiques au numro de lextrait (en fonction du choix fait dans la zone Report du N dextrait du sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement). Si ce nest pas le cas, un message derreur vous en avertit. Solde initial Cette zone propose le solde initial du code journal et affiche la devise du RIB rattach. Le solde est calcul dans la devise du RIB associe au code journal. Le montant est positif si le solde bancaire est crditeur et ngatif sil est dbiteur. Le solde initial propos peut tre modifi tout instant. Solde final Cette zone facultative permet de sassurer, en gnration des critures de trsorerie, que le solde final renseign dans la zone Solde intermdiaire (solde initial + mouvements) est le mme que le solde final.

Informations de totalisation

Les zones en haut et droite de la fentre vous informent sur les totaux des oprations en cours. Totaux mouvements Affiche le total des encaissements ou des dcaissements de tous les mouvements prsents dans la fentre. Solde intermdiaire Affiche le cumul du solde initial et du total des mouvements prsents dans la fentre. A imputer Le montant affich correspond au solde final dduit du solde intermdiaire.

Colonnes de la fentre

Le corps de la fentre permet lutilisateur de saisir les critures de trsorerie partir de lextrait bancaire ou de visualiser les mouvements incorpors. Nous ne dtaillons ci-dessous que les colonnes prsentant des particularits. Pour les autres, reportez-vous la fonction de saisie des journaux. Voir la fonction Journaux de saisie, page 405. Colonne Jour La date du jour est propose sur la premire ligne. La date enregistre sur la premire ligne (sous la forme JJMMAA) est propose sur les lignes suivantes. Cette information est obligatoire. Un message derreur vous le rappellera. Le programme contrle les dates saisies en fonction du mois (28, 29, 30 ou 31 jours) ou de lanne (anne normale ou bissextile). Colonne N de pice La reprise du numro dextrait dpend des zones : Report du N dextrait et Une criture de contrepartie unique du sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement , Protection de la zone N pice du sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Saisie.

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Le tableau suivant rsume le comportement du programme en ce qui concerne le numro dextrait propos dans len-tte et celui propos sur la ligne.
Report du N dextrait Rfrence pice ou Pice de trsorerie Protection de la zone N pice Non coche Numro dextrait de len-tte Un criture de contrepartie unique Numro de pice propos sur la ligne Tient compte de la numrotation du code journal avec un numro de pice identique sur chaque ligne

Rfrence pice Coche incrment de 1 ou Ext. + date du jour pour Pice de trsorerie Non coche

Tient compte de la numrotation du code journal avec un nouveau numro de pice sur chaque ligne ( lexception des lignes de TVA) Pas de numro de pice propos. Le numro de pice sera calcul lors de la gnration des critures de trsorerie en tenant compte de la numrotation du code journal avec un numro de pice identique sur chaque ligne Pas de numro de pice propos. Le numro de pice sera calcul lors de la gnration des critures de trsorerie en tenant compte de la numrotation du code journal avec un nouveau numro de pice sur chaque ligne ( lexception des lignes de TVA) Reporte le numro de lextrait sur chaque ligne dcriture

Rfrence pice ou Pice de trsorerie

Coche

Rfrence pice Coche incrment de 1 ou Ext. + date du jour pour Pice de trsorerie Non coche

N de pice

Indiffrent

Reprend le dernier numro de pice + 1.

Coche par dfaut

Colonne Rfrence pice Cette zone de 17 caractres alphanumriques sera renseigne automatiquement ou non en fonction de loption Report du N dextrait du sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement : si cette option est positionne sur Rfrence pice, le programme proposera le numro de lextrait sur toutes les nouvelles lignes saisies ; si loption ci-dessus est positionne sur un autre choix, aucun numro nest propos. La rfrence propose est toujours modifiable. Colonne Pice trsorerie Cette zone de 17 caractres alphanumriques sera renseigne automatiquement ou non en fonction de la position de loption Report du N dextrait du sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement : si cette option est positionne sur Pice trsorerie, le programme proposera le numro de lextrait sur toutes les nouvelles lignes saisies ; si loption ci-dessus est positionne sur un autre choix, aucun numro nest propos. La rfrence propose est toujours modifiable. Colonne Code taxe Cette zone permet de gnrer automatiquement, la validation de la ligne, la ou les critures de taxes correspondantes, ds lors quun numro de compte HT a t saisi sur la ligne. Lorsque lutilisateur saisit un code taxe dans cette zone, une criture de taxe sera automatiquement gnre dans la fentre de saisie des oprations bancaires la suite de lcriture comportant ce code taxe. La touche F4 ouvre la liste des codes taxes. Colonnes Dcaissement / Encaissement Ces deux zones permettent la saisie des montants.
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Le sens des montants saisis dans ces zones est le sens bancaire : Dcaissement = dbit bancaire, Encaissement = crdit bancaire.

La saisie peut seffectuer de plusieurs manires : en tapant le montant dans la colonne qui convient, en cliquant sur le bouton Equilibrer ; le programme insre alors automatiquement le montant quilibrant le mouvement la position du curseur, par insertion automatique dans le cas o vous utilisez un compte correspondant un taux de taxes prenregistr. S'il s'agit d'un compte de taxe (TVA ou TP), le taux dfini est appliqu au solde de la pice pour calculer le montant de la taxe. S'il s'agit d'un autre type de compte, le solde de la pice est automatiquement propos.
Ces automatismes peuvent tre levs en cochant l'option Ne pas grer les automatismes de saisie de la commande Fentre / Prfrences.

Menu contextuel de la saisie des oprations bancaires


Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de cette fentre.

Une fonction nest pas disponible : Consulter llment slectionn. Deux fonctions spcifiques apparaissent : Affecter le compte dattente Cette fonction nest active que si une ligne est slectionne dans la liste. Elle a le mme rle que le bouton Affecter un compte dattente. Voir/associer les critures comptables Cette fonction nest active que si une ligne est slectionne dans la liste. Elle a le mme rle que le bouton Voir/associer les critures comptables.

Personnaliser la liste des oprations bancaires


Il est possible de personnaliser les colonnes de la fentre en utilisant la fonction Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fentre.

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Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de la gamme. Les colonnes disponibles dpendent du paramtrage fait dans loption Fichier / A propos de / Options / Organisation et dans le volet A propos de / Initialisation en ce qui concerne la gestion de lIFRS.

Saisie des oprations bancaires


La saisie des critures de trsorerie seffectue comme suit : 1. 2. Enregistrement des informations de len-tte. Saisie manuelle des critures de trsorerie dans les zones de saisie disposes au-dessus des titres des colonnes ou incorporation des mouvements reus par modem. En saisie manuelle, chaque ligne doit tre valide par la touche ENTRE. Association des critures de trsorerie avec les critures rgler. Traitements divers : Ventilation analytique des comptes suivant le cas, Affectation dun compte dattente, Suppression de la pice si ncessaire, Fermeture de la pice pour reprise des traitements ultrieurement, Impression des critures de trsorerie. Gnration des critures de trsorerie : Contrle de solde initial par rapport au solde final, Lettrage ou pr-lettrage en montant ou en devise, Suppression des mouvements bancaires si ncessaire, Gestion des registres taxes, Mise jour de lanalytique.

3. 4.

5.

Incorporation des mouvements bancaires


Lincorporation des extraits bancaires reus par modem ne peut se faire que lorsque le code journal et le numro dextrait ont t renseigns.

Les oprations sont lances en cliquant sur le bouton Incorporer les mouvements bancaires. Ds lors, le solde initial et le solde final sont automatiquement rcuprs dans len-tte du document ainsi que les mouvements bancaires dans le corps de la fonction.

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Si le programme ne trouve pas de fichier incorporer dans le dossier (ou rpertoire) dans lequel ils sont stocks habituellement, il ouvre une fentre Ouvrir pour permettre lutilisateur de prciser lemplacement du fichier incorporer.

Proposition de gnration automatique des critures de trsorerie


Lorsque : le solde intermdiaire est gal au solde final et que tous les mouvements ont t associs un compte gnral, un message vous propose de procder la gnration des critures de trsorerie.

Association des mouvements bancaires aux critures rgler


Les critures rgler apparaissent dans une fentre intitule Visualisation des critures rgler. Cette fentre apparat : la validation dune ligne saisie lorsque loption Recherche systmatique des critures est coche dans le sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement, en slectionnant la ligne et en cliquant sur le bouton Voir/associer les critures comptables dispos sur le bord infrieur de la fentre, en ralisant un double-clic sur une ligne.

Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Visualisation des critures rgler, page 379 de ce chapitre.

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Ventilation analytique dun mouvement


Le compte gnral dune ligne ventile apparat en caractres gras dans la liste. La ventilation analytique dune ligne de document seffectue : automatiquement la validation de la ligne si loption Saisie analytique est coche dans la fiche du compte gnral (volet Fiche principale) : si une ventilation a t dfinie15, les rpartitions sont automatiquement effectues ; dans le cas contraire la fentre de ventilation illustre ci-dessous souvre ; par le bouton Saisie analytique dispos sur le bord infrieur de la fentre, lorsquun mouvement est slectionn, et que loption Saisie analytique a t coche dans la fiche du compte gnral. La fentre de ventilation analytique qui souvre dans ces deux cas est identique celle de la saisie des journaux.

Les boutons de fonction accessibles sont les suivants. Bouton Equilibrer Ce bouton permet d'quilibrer une ventilation sur une section analytique sur les zones Qt/devise et Montant. Bouton Appeler une grille Ce bouton ouvre la liste des modles de grille enregistrs dans la commande Structure / Modles de grille. Cette possibilit est prsente plus loin. Bouton Supprimer Efface la ventilation slectionne dans la liste. A imputer Le montant des quantits ou devises et le montant de l'criture ventiler apparaissent dans les zones prvues cet effet (en haut et droite). Total imput Au fur et mesure des saisies, ces zones affichent le cumul des montants ventils. Solde Ces zones prsentent les montants restant imputer. Si aucune ventilation n'a encore t saisie, le solde est gal au montant imputer.

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Affectation dun compte dattente


Lutilisateur peut affecter un compte dattente un mouvement bancaire en utilisant le bouton Affecter un compte dattente. Ce bouton nest actif que lorsquun compte dattente a t dfini dans le sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement. Le mode opratoire est le suivant : 1. 2. 3. Saisir lcriture de trsorerie sans enregistrer de compte gnral. Valider la ligne. La slectionner si ncessaire et cliquer sur le bouton Affecter un compte dattente. Le compte dattente est affect.

Un compte dfinitif pourra tre affect au mouvement par la suite en ouvrant lextrait, en slectionnant la ligne et en saisissant ou en slectionnant le compte qui convient.

Suppression dune pice


Le bouton Supprimer lextrait permet de supprimer une pice bancaire par la suppression des mouvements slectionns quils soient saisis ou incorpors.
Si des critures de TVA sont prsentes, elles sont galement supprimes.

Les informations de len-tte de lextrait ne sont pas modifies. Si une association entre critures de trsorerie et critures comptables rgler est constate par le programme, il affiche un message dalerte.

Impression des critures de trsorerie


Le bouton Imprimer les critures de trsorerie permet dimprimer le contenu de la fentre Saisie des oprations bancaires.

Gnration des critures de trsorerie


Aprs saisie ou incorporation des critures bancaires et association de lensemble des critures comptables, le bouton Gnrer les critures de trsorerie lance les contrles et traitements suivants.

Solde final thorique


Avant de gnrer les critures de trsorerie partir des mouvements bancaires, le programme sassure, et ce uniquement dans le cas o un solde final a t enregistr dans len-tte, que ce solde final est gal au solde intermdiaire. Si les deux valeurs ne sont pas gales, un message vous en avertit. Si aucun solde final na t saisi, le programme neffectue aucun contrle.

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Menu Traitement Statut du code journal


Si un journal a fait lobjet dune clture ou dune synchronisation, la gnration des critures de trsorerie propose de mettre jour les critures sur la priode suivante et vous en avertit par un message.

Association de lensemble des mouvements des critures rgler


Lensemble des mouvements bancaires doit tre associ un compte gnral.

Gnration des critures de trsorerie


Gnration des critures de taxes

Si loption Une criture de contrepartie unique du sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement est coche, le programme gnrera une pice comptable avec le mme numro de pice et criture de contrepartie unique.
Lettrage et pr-lettrage en montant ou en devise

La gnration des critures de trsorerie effectue automatiquement, si loption Lettrage automatique du compte gnral est coche, les traitements suivants entre les critures rgler et les critures de trsorerie gnres partir des mouvements bancaires : lettrage en montant, pr-lettrage en montant si les montants des deux critures sont diffrents, lettrage en devise, pr-lettrage en devise si les montants en devise des deux critures sont diffrents.
Gnration des critures dcart

La fonction de gnration des critures gnre galement les carts de rglement qui pourraient se prsenter. Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Traitement des rglements partiels et des carts, page 382.
Gnration de lanalytique

Lensemble des ventilations analytiques dfinies au niveau des mouvements bancaires est automatiquement report dans les critures de trsorerie gnres dans le journal de banque.
Gnration des registres de taxes

Si loption de gestion de la TVA sur encaissement via les registres a t coche (dans le sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Saisie), le lettrage entrane la gnration du registre rglement correspondant dans le journal de trsorerie avec rpartition base HT / taxe par taux en fonction du montant lettr. Le registre de taxes nest gnr que pour les critures de trsorerie associes des critures dachat ou de vente qui possdent dj un registre de taxes.

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Visualisation des critures rgler


Rappelons que les critures rgler apparaissent dans une fentre Visualisation des critures rgler. Cette fentre saffiche partir de la fentre Saisie des oprations bancaires : la validation dune ligne saisie lorsque loption Recherche systmatique des critures est coche dans le sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement ; en slectionnant la ligne de lcriture de trsorerie et en cliquant sur le bouton Voir/associer les critures comptables dispos sur le bord infrieur de la fentre ; en ralisant un double-clic sur une ligne dcriture de trsorerie.

Cette fentre se compose des lments suivants.

Boutons

Bouton Pointer Ce bouton permet de pointer la ou les critures slectionnes dans la liste et de les associer au mouvement bancaire correspondant. Lorsque les critures sont pointes, une coche ( ) apparat dans la colonne Position rglement. Pour desslectionner une criture pointe par erreur, faites de mme. Bouton Rglement partiel et carts Ce bouton permet de gnrer un rglement partiel ou un cart sur une criture pointe. Il est estomp lorsquaucune ligne nest slectionne ou lorsque plusieurs lignes sont slectionnes. Il ouvre la fentre Rglements et carts. Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Traitement des rglements partiels et des carts, page 382. Bouton Slectionner les critures Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la fentre, permet de slectionner les critures afficher.
Laspect du bouton est celui quil prend lorsquune slection est active. Voir le Manuel de la gamme sur ce point.

Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Slection des critures, page 382. Bouton Elargir la slection Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la fentre, permet dlargir la slection des critures affiches dans la liste en supprimant certains critres de slection enregistrs dans la fentre Slection des critures. Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Slection des critures, page 382. A chaque clic sur ce bouton, un palier est franchi. Ils correspondent , dans lordre : mise blanc de la rfrence pice et du mode de rglement,

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mise blanc du montant et de son sens, mise blanc du tiers, mise blanc du compte gnral. Lorsque le dernier niveau est atteint (slection la plus large), le bouton sestompe.
Les paliers prsents ci-dessus peuvent tre modifis en fonction des critres enregistrs par lutilisateur au niveau de la saisie des oprations bancaires.

Classement des critures Cette zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre, permet de modifier lordre de classement des critures affiches dans la fentre : Compte tiers (valeur par dfaut), Date dchance, Date, N de pice.

Informations de totalisation

Montant slection Affiche le montant de lcriture de trsorerie de la fentre Saisie des oprations bancaires partir de laquelle la fentre de visualisation des critures rgler a t ouverte. Ce montant nest pas renseign si aucun montant na t enregistr au pralable sur la ligne dcriture de trsorerie correspondante dans la fentre Saisie des oprations bancaires. Solde point Cette ligne affiche le solde de la ou des critures rgler pointes dans le corps de la fentre.
Rappelons que le pointage est symbolis par la prsence dune coche ( ment. ) dans la colonne Position rgle-

A imputer Cette ligne affiche la diffrence entre : le montant slection (positif si encaissement, ngatif si dcaissement) et le solde point (positif si dbiteur, ngatif si crditeur). Elle informe sur le montant restant imputer.

Corps de la fentre

Certaines colonnes de cette fentre prsentent les particularits suivantes. Colonne Position rglement Cette colonne permet dinformer lutilisateur sur le statut dassociation dune criture rgler avec un mouvement bancaire. Deux types de valeurs peuvent y tre renseignes : une croix ( ) lorsquune association a dj t ralise sur une autre criture lors de la mme session de saisie des oprations bancaires ; une coche ( ) lorsque lcriture est associe au mouvement en cours.
Si lutilisateur affecte une autre association une criture dj associe, la croix ( coche ( ). ) est remplace par une

Colonne Montant rgler Cette colonne mentionne le montant du ou des rglements affects la ligne dcriture. Ce montant est positif sil est dbiteur, ngatif sil est crditeur. Il est affect automatiquement par pointage dun ou plusieurs mouvements ou bien prcis manuellement par lintermdiaire de la fentre Rglements et carts. Il est toujours renseign dans la devise du RIB.

380 Sage France

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Colonne Ecart Cette colonne mentionne les carts enregistrs sur la ligne dcriture. Ce montant est positif sil est dbiteur, ngatif sil est crditeur. Il est prcis manuellement par lintermdiaire de la fentre Rglements et carts. Il est toujours renseign dans la devise du RIB. Colonnes Dbit / Crdit Les valeurs mentionnes dans ces colonnes sont prsentes non pas dans le sens bancaire mais dans le sens comptable.

Menu contextuel de la liste des critures rgler


La fentre Visualisation des critures rgler comporte un menu contextuel.

Seules sont disponibles les commandes suivantes : Slectionner tout, Desslectionner llment courant, Desslectionner tout, Personnaliser la liste. Deux fonctions spcifiques apparaissent : Pointer/dpointer llment courant Cette commande a un rle identique celui du bouton Pointer. Associer un rglement partiel / des carts Cette commande a un rle identique celui du bouton Rglement partiel et carts.

Personnaliser la liste des critures rgler


Il est possible de personnaliser les colonnes de cette fentre en lanant la fonction Personnaliser la liste depuis le menu contextuel ou le menu Fentre.

Pour plus dinformations sur les personnalisations, reportez-vous au Manuel de la gamme.

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Menu Traitement Slection des critures


Cette fentre de slection souvre en cliquant sur le bouton Slectionner les critures dis pos sur le bord infrieur de la fentre Visualisation des critures rgler.

Cette fentre de slection apparat dj renseigne avec certaines des valeurs extraites de la ligne de la fentre Saisie des oprations bancaires partir de laquelle la fentre de visualisation des critures rgler a t ouverte. Dautres donnes sont issues du sous-volet Fichier / A propos de / Paramtres / Rapprochement. Il est possible de modifier ou complter les valeurs enregistres pour affiner ou largir la slection qui sera lance par le bouton OK. Type montant Zone liste droulante permettant de slectionner le type de montant sur lequel la recherche seffectuera : Montant en devise : si la devise du RIB est diffrente de la monnaie de tenue de compte, Montant : si la devise du RIB est la mme que la monnaie de tenue de compte. Pour plus dinformations sur les autres zones, reportez-vous aux descriptions de la fentre Saisie des oprations bancaires et au Sous-volet Rapprochement Volet Paramtres, page 70.

Traitement des rglements partiels et des carts


La fentre Rglements et carts saffiche lorsquune seule ligne est slectionne dans la fentre Visualisation des critures rgler et quon clique sur le bouton Rglement partiel et carts.

Montant criture rgler Cette zone non modifiable affiche le montant de la ligne slectionne dans la fentre Visualisation des critures rgler. Ce montant est affich en valeur absolue mais le programme tiendra compte du sens dbiteur ou crditeur de lcriture dorigine. Montant rgler Cette zone affiche :
382 Sage France

Menu Traitement
soit le montant renseign dans la colonne Montant rgler de la fentre Visualisation des critures rgler, soit, si la colonne Montant rgler na pas t renseigne, le montant A imputer mentionn dans la fentre Visualisation des critures rgler. Dans ce cas, le montant propos est limit celui de lcriture rgler si ce dernier est infrieur au montant du rglement. Il est possible de modifier le contenu de cette zone dans le cas dun rglement partiel.

Ecritures dcart

Ecart imputer Cette zone affiche la valeur : Montant criture rgler Montant rgler. Ecart de rglement / Ecart de change / Ecart descompte Ces zones ont un fonctionnement identique. Elles se composent dune bote cocher qui permet de slectionner le type dcart traiter et dune zone de montant qui affiche par dfaut le montant de la zone Ecart imputer. Plusieurs carts peuvent tre traits simultanment. Si le solde crditer est positif (dbiteur), la zone Ecart descompte est estompe et inutilisable. Autre cart Le cochage de cette option donne accs aux zones ci-aprs. Modle de saisie Cette zone permet de slectionner un modle de saisie affect au traitement dun cart particulier, autre que ceux proposs dans la fentre. La zone Montant dispose la droite de la zone Code journal permet de prciser la valeur de lcart qui doit tre gnr. Code journal Zone liste droulante permettant de slectionner le code journal dans lequel seront gnres les critures de lcart Autre. La liste des codes journaux dpend du modle de saisie slectionn. Bouton OK Valide les informations saisies dans la fentre et revient la visualisation des critures rgler. La colonne Montant rgler de la fentre de visualisation des critures rgler reprend la valeur qui tait affiche dans la zone Montant rgler et la colonne Ecart affiche le ou les carts (signs) enregistrs.
Si la gestion de la norme IFRS est active, la gnration du rglement entranera sa ventilation IFRS suivant les indications portes dans la fiche du compte de tiers ou, dfaut, avec la section dattente enregistre dans loption Plan analytique.

Bouton Annuler Referme la fentre sans gnration dcart.

383 Sage France

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Saisie des critures


Traitement / Saisie des critures

Cette commande ouvre une fentre de slection permettant une saisie rapide et simplifie d'un journal sur une priode donne. Vous pouvez lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Saisie des critures de la barre doutils Comptabilit gnrale.

On peut aussi lancer cette commande en cliquant sur licne Saisie des critures de la barre verticale Saisie des critures. Une fentre de slection Ouvrir un journal/priode permet de slectionner le journal sur lequel vous souhaitez travailler.

Cette mme fentre vous sera propose si, dans la fentre de saisie des journaux, vous cliquez sur le bouton Atteindre un journal afin de slectionner un autre journal sur lequel raliser des saisies. Par dfaut le programme propose : pour le code journal, le premier de la liste, pour la priode, le mois en cours lorsque la date du jour est incluse dans l'exercice en cours, le premier mois de l'exercice en cours lorsque la date du jour est antrieure l'exercice en cours, ou enfin le dernier mois de l'exercice en cours lorsque la date du jour est postrieure l'exercice en cours. Exemple 2 exercices sont crs dans le fichier comptable : N du 01/01/N au 31/12/N N+1 du 01/01/N+1 au 31/12/N+1 Selon la date systme, la priode est positionne sur :
Date systme 28/12/N-1 15/01/N 01/06/N 18/02/N+1 30/11/N+1 15/01/N+2 N N N N+1 N+1 N+1 Exercice affich par dfaut louverture Priode Janv.N Janv.N Juin.N Fv.N+1 Nov.N+1 Dec.N+1

Lors d'un retour la fonction au cours d'une mme session, le code journal et la priode proposs par dfaut sont les derniers slectionns.

384 Sage France

Menu Traitement
Le titre de la fentre de saisie rappelle l'intitul du journal et la priode slectionns.
Cette fentre est accessible soit partir de la fonction Journaux de saisie (les zones Journal et Priode sont alors dj renseignes), soit partir de la fonction Saisie des critures (les zones Journal et Priode sont alors renseigner).

Lorsque vous choisissez un journal sur une priode autorise en saisie, le curseur se positionne dans la premire zone de saisie. Le programme n'autorise pas la saisie dans les cas suivants : l'exercice est cltur, le journal a fait l'objet d'une procdure de clture totale, le type de journal n'est pas autoris en saisie pour l'utilisateur concern (commande Fichier / Autorisations d'accs).

La description des oprations possibles en saisie des critures est dtaille dans le chapitre Journaux de saisie, page 405.

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Menu Traitement

Saisie par lot


Traitement / Saisie par lot

Cette commande permet des saisies dcritures dcentralises, notamment lors de lutilisation du programme en rseau.
Version

Cette fonction est disponible dans les versions Pack et Pack +. Cette commande peut tre lance par le bouton Saisie par lot de la barre d'outils Comptabilit gnrale. Le principe de fonctionnement est le suivant : lutilisateur ouvre ou cre un fichier de saisie indpendant auquel il donne la dsignation de son choix (il est conseill dy inclure le quantime de lexercice correspondant) et dont lextension est .LOT (sous Windows) ; un dossier de stockage LOT sera cr lors de linstallation du programme pour y stocker ces fichiers ; nous dsignerons par fichier lot ou fichier de saisie par lot un tel fichier dans les explications qui suivent ; il y saisit des critures et bnficie de toutes les oprations et facilits offertes pour la saisie classique des journaux (modles de saisie, numros de pices, calcul de la TVA, etc.) ; il ralise ensuite la mise jour du fichier comptable de base avec les mouvements quil slectionne.

Norme IFRS

Toutes les fonctionnalits propres la gestion de la norme IFRS sappliquent aux saisies par lot : notion de Type norme, ventilation IFRS des critures, impression du brouillard des saisies selon une norme. cela sajoute galement la prsentation des plans analytiques en colonne.

Ouverture ou cration du fichier de saisie par lot


Le lancement de la commande Saisie par lot fait apparatre une fentre Ouvrir demandant douvrir un fichier lot de saisie.

Slectionnez un fichier existant puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou bien crez-en un nouveau. Pour cela cliquez sur le bouton Nouveau. La fentre Crer le fichier lot apparat.

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Menu Traitement
Avant de procder la cration dun fichier de saisie par lot, vrifiez lexercice en cours. Les priodes du lot sont cres en fonction de lexercice actif slectionn dans le menu Fentre.

Enregistrez le nom du fichier (quil est prfrable de faire suivre du quantime de lexercice), augmentez ventuellement la taille du fichier (la gestion de cette taille sera assure par le programme lui-mme), puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Le fichier est alors cr. Dans les deux cas, ouverture ou cration, apparat ensuite la liste des journaux intitule Lot de saisie suivi du nom du fichier. Voir plus loin. Le nombre de fichiers de saisie par lot qui peut tre cr nest pas limit. Cependant un seul fichier lot peut tre ouvert la fois sur un mme poste. Un contrle est effectu lors de louverture dun fichier lot, car celui-ci est li au fichier comptable qui tait actif au moment de sa cration. Un message derreur vous prviendra de lincohrence entre le fichier de saisie par lot et le fichier comptable actuellement ouvert.
Si loption Gestion transparente des lots a t active dans la commande Fentre / Prfrences, le lancement de la commande Saisie par lot propose automatiquement le premier lot cr ou slectionn sur le poste. Il suffit de dcocher cette case pour que la fentre douverture des lots rapparaisse lors du lancement de la commande Saisie par lot.

Liste des journaux du lot de saisie

Les traitements possibles dans cette liste sont strictement identiques ceux de la saisie classique. Cette liste affiche tous les journaux de lexercice qui taient actifs lorsque le fichier a t cr. Les journaux peuvent tre classs : par Priode (valeur par dfaut),
387 Sage France

Menu Traitement
par Code. Pour ouvrir un journal, il suffit de faire un double-clic sur sa ligne ou bien de la slectionner et de valider. On peut aussi, aprs slection, cliquer sur le bouton Voir/Modifier de la barre d'outils Navigation. La position de chaque journal est repre par des icnes. Rien : aucune saisie na t faite dans le journal. Des saisies ont t faites dans le journal mais nont pas t imprimes. Le brouillard a t imprim. Les critures ont t mises jour (en totalit ou en partie). Des boutons sont disposs sur le bord infrieur de la fentre. Bouton Mise jour comptable Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la fentre, permet la mise jour comptable des saisies par lot. Bouton Impression rapport Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la fentre, permet limpression dun rapport sur les saisies. Bouton Impression brouillard Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la fentre, permet limpression du brouillard des saisies par lot du ou des journaux slectionns.

Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des journaux du lot de saisie.

Les menus contextuels et leurs commandes sont dcrits dans le Manuel de la gamme. Deux fonctions ne sont pas disponibles par rapport aux menus contextuels standard : Consulter llment slectionn, Ajouter un nouvel lment.

Personnaliser la liste

On peut personnaliser les colonnes de la liste des journaux du lot de saisie, soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la fonction Fentre / Personnaliser la liste.

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Menu Traitement

Le Manuel de la gamme vous explique comment personnaliser une liste.

Mise jour comptable des journaux du lot de saisie


Le bouton Mise jour comptable permet de mettre jour les critures saisies dans un lot. Ce bouton se trouve sur le bord infrieur de la fentre.
Cette fonction ne permet pas les mises jour dune slection dcritures. Pour cela, il faut faire cette mise jour directement partir du journal.

Si un des journaux slectionns comporte des critures dj mises jour et non supprimes, un message derreur vous avertit et vous demande si vous souhaitez continuer la mise jour comptable.

Rpondez Oui pour continuer le traitement ou Non pour larrter. La mise jour comptable affiche une fentre de paramtrage.

Procdez de la faon suivante : 1. 2. 3. 4. 5. 6. slectionnez, dans la liste, les journaux dont les critures doivent tre mises jour (voir le Manuel de la gamme pour les slections dans les listes) ; lancez la fonction en cliquant sur le bouton Mise jour comptable ; slectionnez un mode de numrotation pour chacun des journaux slectionns ; enregistrez ventuellement une date de comptabilisation unique ; paramtrez les autres options ; lancez la mise jour en cliquant sur le bouton OK.

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Menu Traitement
Si vous constatez que des journaux ont t slectionns par erreur, il faut annuler le processus et recommencer.
Il est possible de faire cette mise jour individuellement, journal par journal notamment pour slectionner les critures mettre jour.

Voir le titre Mise jour comptable dun journal dun lot de saisie, page 396. Les zones qui composent cette fentre ont les rles suivants. Liste des journaux Cette liste affiche le type, le code et lintitul de tous les journaux qui taient slectionns avant le lancement de la fonction. Il est impossible den supprimer ou den ajouter ce niveau. Il faut recommencer les slections. Gestion numrotation La zone liste droulante propose les trois choix suivants : Saisie : le numro de pice enregistr dans la saisie par lot sera conserv lors de la mise jour. Journal (valeur par dfaut) : la numrotation seffectuera en fonction des paramtrages faits pour chaque journal destinataire. Voir plus loin le complment dinformations sur ce point. Premier n de pice : les pices mises jour seront numrotes partir du numro saisi dans la zone Numro droite de cette zone, lorsque cette option est slectionne. Il est ncessaire de valider le numro enregistr comme premier de la srie. Ce paramtrage doit tre fait journal par journal. Il est possible de demander au programme dditer un tat donnant la correspondance entre numro de pice dans le lot et numro de pice dfinitif (voir plus loin). La valeur propose par dfaut dans cette zone dpend du paramtrage de numrotation enregistr pour le journal correspondant. Il est rappel dans le tableau qui suit (D = valeur propose par dfaut).
Numrotation des pices dans le journal Manuelle Continue par journal Continue pour le fichier Mensuelle D D D Option numrotation Journal D Saisie Premier numro de pice

Lors de la mise jour comptable, si la numrotation du journal est Continue pour le journal, Continue pour le fichier ou Mensuelle, vous risquez de perdre la numrotation du journal avec les options de numrotation Saisie ou Premier n pice. Pour loption Premier n pice, vrifiez que le numro saisi est bien suprieur au dernier numro de pice utilis dans le journal destinataire sur la priode concerne sinon vous risquez de retrouver des critures sans rapport les unes avec les autres et portant le mme numro.

Date de comptabilisation unique Par dfaut, cette option nest pas coche. Les pices seront mises jour avec leur date de saisie. Si vous souhaitez que les critures mises jour soient toutes inscrites la mme date, cochez cette option. La zone qui se trouve sa droite devient active et propose par dfaut la date du jour (date du micro-ordinateur). Suppression des critures mises jour Cette option est coche par dfaut. Les critures du fichier de saisie par lot seront supprimes ds que leur transfert dans la comptabilit sera effectu.
En cas de non suppression il est possible de mettre jour plusieurs fois les mmes critures. Un message davertissement vous prviendra.

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Menu Traitement
Impression du rapport de numrotation Cette option est coche par dfaut. Elle propose dimprimer sur papier (ou lcran) un tat donnant la correspondance entre numro de pice du lot et numro de pice dfinitif. Cliquez sur le bouton OK pour lancer la mise jour selon le paramtrage effectu.
Contrles lors de la mise a jour de la saisie par lot

La mise jour des critures des lots dans les fichiers dfinitifs sassortit dun certain nombre de contrles rappels ici et qui seront marqus par lapparition de messages derreur. Contrles de cohrence (dans le cas o plusieurs journaux sont slectionns pour mise jour, la non conformit aux contrles ci-dessous entrane larrt total de la mise jour) : tentative de mise jour dun lot dans un journal en cours dutilisation par un autre poste ; la date de comptabilisation appartient un exercice archiv ou inexistant ; le code journal nexiste pas ; le journal ou la slection dcritures comptables est dsquilibr ; les informations libres du fichier de saisie par lot ne correspondent pas celles du journal destinataire (le message permet de continuer la mise jour en perdant les informations libres). Contrles lis aux critures comptables (dans le cas o plusieurs journaux sont mis jour, ceux ne satisfaisant pas ces conditions sont rejets, mais les autres sont mis jour) : la date dcriture nappartient pas un exercice ouvert ; le compte gnral nexiste pas ; le compte tiers nexiste pas ; loption Saisie compte tiers du compte est coche et aucun tiers nest dfini ; la date dchance est infrieure la date dcriture (le message propose de continuer ou de sarrter) ; le dlai de paiement est dpass ; la section analytique nexiste pas.
Si loption Mise jour registres taxes (volet Fichier / A propos de... / Paramtres) est positionne sur Aprs confirmation ou sur Automatique, cette mise jour seffectue de manire automatique (quelle que soit loption) lors de la mise jour et non lors de la saisie. Contrles des critures importes ou exportes

Dans le cas dun journal synchronis par le client, si une criture a une date antrieure la date de synchronisation alors un message dalerte bloquant saffiche : Lajout dcritures sur un journal synchronis est impossible. Dans le cas dune mise jour dcritures venant de lexpert-comptable, elles doivent tre postrieures la date de validation sinon un message bloquant saffiche : Lajout dcritures sur un journal cltur est impossible. Dans le cas dune mise jour dcritures venant de lexpert-comptable, elles doivent tre antrieures la date de synchronisation sinon un message bloquant saffiche : Lajout dcritures sur un journal non synchronis est impossible.

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Menu Traitement Impression du rapport de saisie par lot


Limpression de ce rapport est lance en cliquant sur le bouton Impression rapport dispos sur le bord infrieur de la fentre Lot de saisie. Une fentre de paramtrage Impression du rapport de saisie apparat.

Cet tat indique, pour le fichier de saisie par lot actuellement ouvert, tous les utilisateurs qui lont utilis sur une priode donne, le temps quils ont pass dessus ainsi que le nombre dcritures gnrales et analytiques quils ont saisies. Date de / Indiquez la priode sur laquelle le rapport doit tre imprim. Par dfaut aucune date nest propose ce qui revient slectionner la totalit de lexercice. Lutilisateur peut limiter limpression une priode donne. Classement La zone liste droulante propose les choix suivants : Utilisateur (valeur par dfaut) : les informations seront classes par code utilisateur. Date dentre : les informations seront classes par ordre de date de saisie. Cliquez sur le bouton OK pour lancer limpression de ltat. Ltat imprim comporte deux colonnes particulires : Code utilisateur : cette information est par dfaut le login de lutilisateur, cest--dire son nom dans le rseau. Si le programme est protg par des mots de passe, cest le niveau affect chaque utilisateur qui sera inscrit. Indice performance : il correspond au nombre dcritures gnrales saisies lheure (rapport entre le nombre de lignes dcritures gnrales et la dure dutilisation du fichier).

Impression du brouillard de la saisie par lots


Limpression du brouillard des saisies par lot peut tre lance partir de la liste Lot de saisie en cliquant sur le bouton Impression brouillard dispos sur le bord infrieur de la fentre. Une fentre de slection souvre.
Slection simplifie Impression du brouillard de la saisie par lots

Cette fentre permet de paramtrer limpression des brouillards des journaux de saisie par lot (lots de saisie).

Les zones qui la composent ont les effets suivants.

392 Sage France

Menu Traitement
Bouton Plus de critres Ce bouton permet daccder un format de slection plus complet. Bouton Impression en diffr Ce bouton permet de diffrer limpression qui rsulte des critres de slection que vous avez paramtrs. Reportez-vous au Manuel de la gamme pour tout ce qui concerne les formats de slection simplifis. Code journal La zone liste droulante propose les choix suivants : Tous (valeur par dfaut) : tous les types de journaux seront imprims, Liste des codes journaux : permet la slection dun des codes journaux parmi ceux que vous avez enregistrs dans le menu Structure. Date saisie de / Ces zones de saisie permettent de prciser une date ou une fourchette de dates de saisie de pices.
Il est possible denregistrer des dates stendant sur plusieurs mois lintrieur dun mme exercice.

Date criture de / Ces zones de saisie permettent de prciser une date ou une fourchette de dates de pices. Par dfaut, le programme propose les limites de lexercice. N pice de / Ces zones de saisie permettent de prciser un numro ou une fourchette de numros de pices. Type dtat Cette zone liste droulante propose les choix suivants : Base (valeur par dfaut) : le brouillard simprime de faon classique. Dvelopp tiers : chaque criture dune pice simprime sur deux lignes, la premire est classique et la seconde indique, sil y a lieu, la rfrence pice, le numro de tiers et le mode de rglement. Dvelopp quantits / Montant en devises : chaque criture dune pice simprime sur deux lignes, la premire est classique et la seconde indique, sil y a lieu, la parit, la quantit et le montant en devise. Devise Cette zone liste droulante propose les choix suivants : Toutes (valeur par dfaut) : toutes les critures seront slectionnes quelle que soit la devise. Aucune : aucune devise ne sera slectionne. Liste des devises : offre la liste des devises telles quelles ont t enregistres dans les Options de la fiche de lentreprise (commande Fichier / A propos de...) et permet de slectionner les critures qui la comportent. Selon la norme Cette zone liste droulante nest pas visible si la gestion de la norme IFRS nest pas active. Elle permet de slectionner les critures du brouillard imprimer : Toutes (valeur par dfaut) : toutes les critures du brouillard correspondant aux slections faites dans les autres zones de la fentre seront imprimes. Nationale : seront imprimes les critures de types Les deux et Nationale. IFRS : seront imprimes les critures de types Les deux et IFRS. critures Les deux: seules les critures de type Les deux seront imprimes. critures Nationale: seules les critures de type Nationale seront imprimes. critures IFRS: seules les critures de type IFRS seront imprimes.

393 Sage France

Menu Traitement
Cliquez sur le bouton OK afin de lancer limpression du ou des brouillards de saisie.
Format de slection Impression

du brouillard de la saisie par lots

Ce format de slection apparat lorsque lon clique sur le bouton Plus de critres dans la fentre de slection simplifie de limpression du brouillard de saisie par lot.

Nous vous indiquons ci-aprs les informations disponibles pour constituer un nouveau format de slection. Pour tout dtail sur la prsentation de cette fentre, les boutons proposs et les mthodes de saisie et slection, reportez-vous au Manuel de la gamme.
Fichier Brouillard dcentralis Brouillard dcentralis Brouillard dcentralis Brouillard dcentralis Slection standard Slection standard Slection standard Champ Type dtat Classement Rupture Impression ventilations analytiques Code journal Date Devise ddition Choix proposs Base, Dvelopp tiers, Dvelopp Qts/Devises Par date dcriture, Par n pice, Par date de saisie Aucune, Sur n de pice, Sur date de saisie Oui, Non A saisir A saisir Monnaie de tenue de comptabilit, Liste des devises A saisir A saisir Toutes, Aucune, Liste des devises Toutes, Nationale, IFRS, critures Les deux, critures Nationale, critures IFRS Voir (1) (2) (2) (2) (2) (1) (2) (1) (1) (1) (1)

Ecritures comptables dcen- Date saisie tralises Ecritures comptables dcen- N pice tralises Ecritures comptables dcen- Devise tralises Ecritures comptables dcen- Type norme tralises 1. Fentre de slection simplifie. 2. Vois ci-dessous.

Les valeurs en caractres gras sont les valeurs par dfaut. Brouillard dcentralis / Classement La zone liste droulante de la colonne De prcise comment seront classes les critures lors de limpression : Par date dcriture (valeur par dfaut), Par n de pice, Par date de saisie.

394 Sage France

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Brouillard dcentralis / Rupture La zone liste droulante de la colonne De prcise si le programme doit raliser des ruptures et si oui sur quelles valeurs : Aucune (valeur par dfaut) : le programme neffectuera aucune rupture, Sur N de pice : chaque nouveau numro de pice provoquera une rupture, Sur date de saisie : une rupture sera effectue chaque changement de date de saisie. Slection standard / Code journal Ce critre existe dans le format de slection simplifi, mais son mode de saisie est diffrent. Ici, il faut saisir dans les colonnes De et les codes du journal ou la fourchette de codes de journaux imprimer. Slection standard / Devise ddition Slectionnez la devise ddition du brouillard dcentralis par lintermdiaire de la zone liste droulante, qui vous propose les choix suivants : la monnaie de tenue de comptabilit (valeur par dfaut), la liste des devises qui apparaissent dans lordre de leur enregistrement.

Saisie dun journal - Saisie par lot


La saisie dun journal par lot est identique celle dun journal classique. Pour en savoir plus sur la saisie dun journal, reportez-vous la commande Saisie des critures, page 384. Cette partie prsente uniquement les fonctionnalits disponibles et les fonctionnalits qui peuvent prsenter une diffrence avec les journaux classiques.

Bouton Appeler un modle de saisie Ce bouton ouvre la liste des modles de saisie correspondant au type de journal en cours dutilisation. Bouton Equilibre Ce bouton permet denregistrer la valeur dquilibre des lignes dj saisies. Bouton Appeler un libell Ce bouton permet douvrir la liste des libells enregistrs dans le menu Structure.

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Menu Traitement
Bouton Atteindre un journal Ce bouton permet daccder un autre journal. Il ouvre une fentre de slection Ouvrir un journal/priode. Voir la commande Saisie des critures, page 384, dans laquelle cette fentre est dcrite. Bouton Mise jour comptable Ce bouton lance la mise jour comptable des critures slectionnes du journal actuellement ouvert. Cette fonction est dcrite plus loin. Bouton Imprimer le brouillard Ce bouton lance limpression du brouillard de saisie du journal actuellement ouvert. Cette fonction est dcrite plus loin. Zone Compte Cette zone affiche le libell du compte dont la ligne est slectionne. Un double-clic sur cette zone insre ce libell dans la colonne Libell criture. Zone de totalisation Cette zone dispose en haut et droite naffiche que deux informations : Totaux journal : totaux dbiteurs et crditeurs du journal, Solde journal : solde du journal (dans le cas des journaux de trsorerie) ou solde partiel en cours de saisie. Colonnes Les colonnes se manient de faon identique celles dun journal classique. La colonne P (Position) prsente une icne supplmentaire par rapport celles que lon trouve dans les journaux classiques : Lcriture a t mise jour.
Licne Impression journal nexiste pas dans les journaux de saisie par lot. Seule licne Impression brouillard existe.

Bouton Saisie analytique Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la fentre, permet de consulter ou de modifier la ventilation analytique dune ligne si cette ventilation a t effectue. Bouton Visualisation dune pice Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la fentre, ouvre une fentre affichant la totalit des lignes de la pice dont une des lignes tait slectionne lutilisation de ce bouton. Bouton Informations libres Ce bouton, dispos sur le bord infrieur de la fentre, ouvre une fentre permettant la saisie des informations libres.

Mise jour comptable dun journal dun lot de saisie


Le bouton Mise jour comptable lance la mise jour comptable des critures slectionnes du journal actuellement ouvert. Une fentre de paramtrage souvre.

396 Sage France

Menu Traitement

Cette fentre est en tous points identique celle dcrite prcdemment, mais ne concerne que le journal actuellement ouvert. Reportez-vous au titre Mise jour comptable des journaux du lot de saisie, page 389.

Impression du brouillard dun journal dun lot de saisie


Le bouton Imprimer le brouillard de la fentre du journal dcentralis lance limpression du brouillard de saisie du journal actuellement ouvert. Une fentre de paramtrage souvre.

Les fonctions prsentes dans cette fentre permettent dimprimer le brouillard des saisies du journal actuellement ouvert. Date saisie de / Ces zone de saisie permettent de prciser une date ou une fourchette de dates de saisie de pices. Date criture de / Ces zones de saisie permettent de prciser une date ou une fourchette de dates de pices. Par dfaut le programme propose les limites de la priode. N pice de / Ces zones de saisie permettent de prciser un numro ou une fourchette de numros de pices. Impression ventilations analytiques Cette option est coche par dfaut. Les ventilations analytiques, si elles existent, seront imprimes avec les critures gnrales. Selon la norme Cette zone liste droulante nest pas visible si la gestion de la norme IFRS nest pas active. Elle permet de slectionner les critures du brouillard imprimer : Toutes (valeur par dfaut) : toutes les critures du brouillard correspondant aux slections faites dans les autres zones de la fentre seront imprimes. Nationale : seront imprimes les critures de types Les deux et Nationale. IFRS : seront imprimes les critures de types Les deux et IFRS. critures Les deux: seules les critures de type Les deux seront imprimes. critures Nationale: seules les critures de type Nationale seront imprimes. critures IFRS: seules les critures de type IFRS seront imprimes.
397 Sage France

Menu Traitement
Menu contextuel

Les colonnes dun journal de saisie par lot disposent dun menu contextuel.

Les menus contextuels et leurs commandes sont dcrits dans le Manuel de la gamme. Deux commandes ne sont pas disponibles par rapport aux menus contextuels standard : Voir/Modifier llment slectionn, Consulter llment slectionn. Quatre fonctions nouvelles apparaissent : Saisir une information libre, Crer un modle de saisie, Visualiser la pice, Extourner/annuler les lments slectionns. Ces fonctions correspondent des commandes quon peut lancer par les boutons disposs sur le bord infrieur de la fentre. Voir plus haut les explications donnes leur sujet.
Personnaliser les colonnes

On peut personnaliser les colonnes dun journal dcentralis soit par une des commandes du menu contextuel, soit en utilisant la fonction Fentre / Personnaliser la liste. Cette personnalisation est tout fait identique celle des journaux classiques. Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser un journal.

398 Sage France

Menu Traitement

Saisie des OD analytiques


Traitement / Saisie des OD analytiques

La commande Saisie des OD analytiques permet de saisir les critures d'OD analytiques. Les OD analytiques sont des critures analytiques pures, totalement extra-comptables. Elles permettent de corriger une ventilation analytique sans pour autant modifier les ventilations analytiques d'origine ou enregistrer de nouvelles critures gnrales. Elles n'ont aucun impact sur la comptabilit gnrale. Les OD analytiques apparaissent dans les Etats analytiques du menu Etat.
Macintosh

La saisie des OD analytiques n'est pas propose en Ligne 30 pour Macintosh. La fonction Saisie des OD analytiques ouvre une menu hirarchique qui permet daccder deux fonctions : Ajout dune OD analytique, page 400, Visualisation/modification dune OD, page 404.

399 Sage France

Menu Traitement

Ajout dune OD analytique


Traitement / Saisie des OD analytiques / Ajout dune OD analytique

Cette fonction permet de saisir les critures dOD analytiques.

Avant de saisir une OD analytique

Les critures d'OD analytiques sont enregistres dans un journal spcifique. Plusieurs journaux d'OD peuvent tre grs permettant d'effectuer des simulations diffrentes. Les Journaux d'OD sont paramtrs dans la commande Codes journaux analytiques, page 297.

OD analytiques et clture

Comme il est dit plus haut, les OD analytiques sont extra-comptables. Par consquent la clture des journaux et la clture priodique n'ont aucune incidence sur les journaux d'OD.
Par contre, la clture d'exercice interdit toute saisie ou modification des OD analytiques (au mme titre que les critures analytiques rattaches aux critures gnrales).

Les reports analytiques sont gnrs sous forme d'critures d'OD analytiques dans un journal d'OD analytique dfinir.

Fentre de saisie des OD analytiques


On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Ajout dune OD analytique de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire.

Boutons de fonction
Les quatre boutons affichs en haut gauche de la fentre permettent respectivement : Bouton Equilibrer Le bouton Equilibrer permet de solder de la pice en cours sur la ligne en cours de saisie.

400 Sage France

Menu Traitement
Bouton Appeler un libell Le bouton Appeler un libell ouvre la liste et permet la slection d'un des libells automatiques enregistrs dans la commande Structure / Libells. Bouton Enregistrer Le bouton Enregistrer valide les lignes saisies et permet l'enregistrement d'une nouvelle criture. Bouton Supprimer la pice Ce bouton sert supprimer la ligne slectionne ou la pice.

Totalisations
En haut droite de la fentre, le programme indique : le total de la pice et son solde en montant : cumuls dbit et crdit de la pice en cours de saisie, le total de la pice et son solde en quantit : cumuls dbit et crdit de la zone Quantit analytique de la pice en cours de saisie.

Menu contextuel des OD analytiques


Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de la fentre de saisie des OD analytiques.

Voir le Manuel de la gamme sur les fonctions des menus contextuels. Des fonctions ne sont pas disponibles : Voir/modifier llment slectionn, Consulter llment slectionn, Personnaliser la liste.

Zones de saisie des OD analytiques


Voir lillustration ci-dessus. Plan analytique Cette zone liste droulante permet de slectionner le plan analytique mouvementer. Par dfaut, le plan principal est slectionn (il est coch dans loption Fichier / A propos de / Options / Plan analytique). La slection d'un plan analytique est obligatoire.

401 Sage France

Menu Traitement
Si la gestion de la norme IFRS est active, le plan IFRS est galement propos.

Informations gnrales

Journal Zone liste droulante permettant de saisir ou slectionner le journal de type OD analytique sur lequel doit porter la saisie. La saisie d'un journal est obligatoire.
Si le journal slectionn n'est pas un journal d'OD analytique, le programme l'indique par l'affichage d'un message : Attention, le code journal analytique XXX n'existe pas !

Date Indiquez la date d'enregistrement de l'criture d'OD analytique ; saisir sous la forme JJMMAA. La saisie d'une date est obligatoire. Cette zone comporte un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. Voir le Manuel de la gamme pour toute information sur le calendrier. Type norme Cette zone est masque si la gestion de la norme IFRS na pas t demande. Dans le cas contraire, elle permet de prciser le statut des critures saisies : Les deux (valeur par dfaut), Nationale, IFRS. Voir les explications donnes dans le Volet Initialisation - A propos de, page 61. Numro de pice Le programme gre la numrotation des pices automatiquement. Cette zone n'est donc pas accessible en saisie.
La numrotation des OD analytiques est indpendante des numros de pice des critures gnrales.

Rfrence de pice Cette zone alphanumrique (de 17 caractres alphanumriques au maximum) vous permet d'enregistrer la rfrence de pice. Libell La saisie du libell de l'criture peut tre effectue de plusieurs faons : en tapant directement le libell (35 caractres alphanumriques sont disponibles) ; en utilisant un libell automatique (enregistr dans la commande Structure / Libells) ; cliquez pour cela sur le bouton Appeler un libell ou pressez la touche F4 sur Windows; en utilisant le raccourci affect au libell automatique : maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci associ au libell. Les libells que vous appelez peuvent tre prcds ou suivis de textes taps directement au clavier dans la limite des 35 caractres disponibles. Compte gnral Zone vous permettant d'indiquer le compte gnral dont la ventilation doit tre modifie : par saisie de son numro directement dans la zone de saisie par son raccourci clavier : sur la zone de saisie, maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci associ au compte sur sa fiche ;

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par slection sur la liste des comptes : tapez les premiers caractres du numro du compte puis la touche TABULATION puis slectionnez dans la liste qui souvre. L'intitul du compte slectionn apparat sur la zone suivante. La saisie d'un compte gnral est obligatoire.
Le compte slectionn doit avoir l'option Saisie analytique coche sur sa fiche.

Saisie des lignes de la pice

La saisie des lignes de la pice seffectue exactement comme dans la saisie des pices ou celle des journaux. Voir la commande Saisie par pice, page 357 ou le titre Saisie dun journal, page 407.
Les colonnes de la fentre sont fixes et non paramtrables.

Equilibre du journal

Lors de la saisie, la valeur des zones Jour, Compte et Libell est conserve tant que la pice n'est pas quilibre (lorsque la pice est quilibre, le solde du journal est gal 0).
Lorsque vous saisissez, modifiez ou supprimez une criture, et que le solde du journal devient diffrent de 0, les zones Journal et Plan analytique sont grises et non accessibles.

Lorsque le journal est quilibr, la saisie peut tre enregistre. Si le journal n'est pas quilibr, un message d'alerte bloquant s'affiche.

Pour reporter le solde du journal sur la ligne en cours de saisie, cliquez sur le bouton Equilibrer.

Validation

La validation n'est possible que lorsque la pice est quilibre en montants et quantits.

Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton Enregistrer.

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Visualisation/modification dune OD
Traitement / Saisie des OD analytiques / Visualisation/modification dune OD

Pour visualiser, modifier ou supprimer une OD analytique, vous pouvez aussi utiliser les commandes Interrogation analytique ou Recherche d'critures. Voir les commandes Interrogation analytique, page 492 ou Recherche d'critures, page 573. Aprs avoir lanc la fonction Visualisation / modification dune OD, vous devez renseigner les zones Plan analytique, Journal, Date, N pice ou Rfrence pice pour la recherche de la pice analytique. Validez par la touche ENTRE. Le programme recherche la premire pice correspondant aux critres dfinis et affiche le rsultat. Un message dalerte saffiche si aucune pice ne correspond aux critres dfinis. Vous pouvez revenir sur la fentre Visualisation / modification dune pice en cliquant sur le bouton OK. Vous pouvez faire dfiler les pices laide des boutons Prcdent et Suivant de la barre doutils Navigation. Pour les traitements raliser sur une OD analytique existante, faites comme pour un ajout. Voir les explications donnes sous le titre Ajout dune OD analytique, page 400.

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Journaux de saisie
Traitement / Journaux de saisie

Cette commande permet de visualiser, de modifier et denregistrer les mouvements sur les journaux. Cliquez sur le bouton Journaux de saisie de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande.

Vous pouvez aussi activer cette commande en cliquant sur licne Journaux de saisie de la barre verticale Saisie des critures. Le programme permet d'enregistrer des mouvements simples ou : avec ventilations analytiques, mono ou multichances, avec devises, avec calcul des taxes (TVA et taxes parafiscales) automatique. La saisie peut tre ralise manuellement ou l'aide des modles de saisie crs dans la commande Structure / Modles de saisie ou partir dune autre criture. Cette commande permet en outre de modifier les critures et de les imprimer.

Oprations possibles sur la liste des journaux


Lorsque cette commande est active, la liste des journaux apparat.

Cette liste est tablie automatiquement par le programme en fonction des codes journaux saisis dans le menu Structure et des priodes de dbut et de fin d'exercice paramtres dans le volet Initialisation (commande Fichier / A propos de). Vous constatez ainsi que tous les journaux sont simultanment disponibles et quil nest pas ncessaire de clturer une priode pour pouvoir saisir des mouvements sur la suivante. Cette liste prsente les informations suivantes. La colonne Position indique ltat dans lequel se trouve le journal considr :

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Ecritures non imprimes. Vous pouvez encore faire toutes les modifications et suppressions possibles. Brouillard. Une trace crite des saisies a t garde mais des modifications et des suppressions peuvent encore y tre apportes. Journal. Les critures ont t imprimes. Vous pouvez encore ajouter des mouvements, modifier ou supprimer les valeurs comptables enregistres. Non cltur. Toutes les oprations dtailles ci-dessus sont encore ralisables. Cltur partiellement : La suppression ou modification des lments comptables (date, numro de compte, montant) n'est plus autorise. Il est cependant possible d'ajouter de nouvelles critures. Cltur. Vous avez cltur le journal correspondant. Il nest plus possible dy faire des suppressions ou des saisies. Vous pouvez cependant consulter et imprimer le journal. Pour plus d'informations, reportez-vous au Volet Prfrences - A propos de, page 72. Un journal non encore utilis naffiche aucune icne de position. Ds que vous ralisez une saisie, il affiche les deux icnes : critures non imprimes et journal non cltur. Les icnes de position ci-dessus seront galement affiches sur les lignes du journal dans la colonne Position journal. La colonne Priode indique le mois et lanne auxquels correspond le journal ; cette information est automatiquement cre par le programme en fonction des dates dexercice saisies dans le volet Fichier / A propos de... / Initialisation. Le code et l'intitul du journal sont ensuite indiqus, tels quils ont t saisis dans la commande Structure / Codes journaux.
Les priodes gnres par le programme correspondent toujours des mois calendaires, sauf pour la priode de dbut ou fin d'exercice ventuellement.

La liste des journaux utilise les commandes suivantes de la barre doutils Navigation.

Consultation dun journal

Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton Consulter. Cette commande ne vous permet pas de modifier lcriture.

Modification dun journal

Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton Voir/Modifier. Vous pouvez galement cliquer deux fois sur la ligne du journal, si cette option est slectionne dans la commande Fentre / Prfrences.

Suppression des critures

Cliquez sur la ligne du journal supprimer puis sur le bouton Supprimer. Le programme supprime alors toutes les critures du journal slectionn sous rserve qu'aucune criture du journal ne soit lettre, pointe, rapproche ou clture. Dans le cas contraire, aucune suppression d'critures ne sera effectue pour le journal dans la priode slectionne. Cette opration n'est pas possible si le journal est totalement cltur.

Dfilement de la liste

Les boutons Prcdent et Suivant permettent de faire dfiler la liste des journaux.

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Menu Traitement
Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale.

Rechercher ou imprimer un code journal

Utilisez le bouton Rechercher de la barre doutils Navigation dont le maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme.

Atteindre

Utilisez le bouton Atteindre de la barre doutils Navigation pour consulter un lment soit en le slectionnant dans la liste correspondante, soit en ouvrant directement sa fiche. Son maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme.

Classement des journaux

Utilisez la zone liste droulante Tri de la barre d'outils Navigation pour choisir le mode de tri de la liste : par code journal ou priode de saisie.

Saisie dun journal


Le titre de la fentre de saisie rappelle l'intitul du journal et la priode slectionne.
Cette fentre est accessible soit partir de la fonction Journaux de saisie (les zones Journal et Priode sont alors prpositionnes), soit partir de la fonction Saisie des critures (les zones Journal et Priode sont alors renseigner).

Lorsque vous choisissez un journal sur une priode autorise en saisie, le curseur se positionne dans la premire zone de saisie. Le programme n'autorise pas la saisie dans les cas suivants : l'exercice est cltur, le journal a fait l'objet d'une procdure de "clture totale", le type de journal n'est pas autoris en saisie pour l'utilisateur concern (commande Fichier / Autorisations d'accs).

Menu contextuel des journaux de saisie


Un menu contextuel souvre sur la liste des critures dun journal.

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Menu Traitement

Les menus contextuels et leurs commandes sont dcrits dans le Manuel de la gamme. Ce menu dispose, outre les fonctions communes aux menus contextuels et les critres de tri de la barre doutils Navigation, des fonctionnalits suivantes: Affichage solde tiers en saisie (si une ligne de tiers est slectionne). Affichage solde trsorerie en saisie. Affichage solde autres comptes en saisie. Les soldes apparaissent dans la zone de totalisation en haut et droite de la fentre de saisie des journaux. En cours de saisie, ce solde saffiche ds que le compte (ou sa ligne) est slectionn. Ces affichages peuvent galement tre dfinis dans la commande Fentre / Prfrences. Les commandes suivantes sont ajoutes au menu contextuel commun lensemble des listes. Elles peuvent galement tre actives par les boutons de la fentre Journal. Interroger le compte gnral : cette commande permet daccder rapidement la commande Traitement / Interrogation et lettrage. Il convient davoir pralablement slectionn la ligne dcriture du compte interroger. Interroger le compte de tiers : cette commande permet daccder rapidement la commande Traitement / Interrogation tiers. Il convient davoir pralablement slectionn la ligne dcriture du compte tiers interroger. Saisir un registre : cette commande permet daccder rapidement la fentre de saisie dun registre.
La saisie dun registre rvision et/ou taxe doit avoir t demande dans le volet Fichier / A propos de... / Paramtres.

Supprimer les registres associs : si des registres de rvision et des registres de taxe sont associs aux critures, cest--dire si vous avez coch les zones correspondantes du volet Fichier / A propos de... / Paramtres et si vous slectionnez cette commande, une fentre apparatra pour vous demander de prciser quel(s) registre(s) doi(ven)t tre supprim(s).

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Recalcul des registres associs : cette commande recalcule un registre-taxe sur une ou plusieurs pices. Saisir une information libre : cette commande permet daccder rapidement la fentre de saisie dune information libre.
La saisie dinformations libres doit avoir t paramtre dans le volet Fichier / A propos de... / Options.

Il est cependant possible d'afficher les informations libres en colonnes, les zones supplmentaires dfinies sont en effet disponibles dans la fonction Personnaliser la liste. Crer un modle de saisie : cette commande permet daccder rapidement la fentre de cration dun modle de saisie, de la mme manire que le bouton Crer modle de la fentre de visualisation de la pice. Visualiser la pice : cette commande permet dafficher le dtail de la pice slectionne. Extourner/annuler les lments slectionns : cette commande permet dafficher la fentre denregistrement dune extourne ou dune criture dannulation de la pice slectionne.

Personnaliser les colonnes des journaux de saisie


Il est possible de personnaliser les colonnes des journaux en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel soit partir du menu Fentre.

Le Manuel de la gamme explique comment personnaliser une liste. Les colonnes disponibles dpendent du paramtrage fait pour le journal considr dans loption Fichier / A propos de / Options / Organisation ainsi que dans loption Plan analytique pour les plans en colonne et dans le volet A propos de / Initialisation en ce qui concerne la gestion de lIFRS.

Fentre de saisie d'un journal : prsentation


En haut et gauche de la fentre se trouvent les boutons des fonctions accessibles. Ils sont prsents au paragraphe suivant. En dessous, la zone Compte affiche le libell du compte de la ligne en cours de saisie ou de modification. Par dfaut, le programme affiche lintitul du compte gnral. Si lcriture mouvemente galement un compte de tiers, cest ce dernier qui apparat. En haut et droite, le programme affiche sur deux colonnes, dbit gauche, crdit droite, des informations sur le journal considr. Ancien solde Pour les journaux de type Trsorerie uniquement, cette zone affiche le solde dbiteur ou crditeur des priodes prcdant celle de saisie. Le fait de cliquer sur ce titre ouvre une fentre permettant la saisie du solde du journal. Notez que ce montant ne sera pas enregistr la fermeture du journal.

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Pour plus d'informations, reportez-vous au paragraphe Ecriture enregistre sur un journal de trsorerie, page 430. Totaux journal Totaux des critures portes au dbit et au crdit du journal en cours ; la mise jour se fait ds la validation dune ligne.
Ces cumuls peuvent tre masqus si l'option Masquer les totaux est coche dans la fiche du Code journal concern (menu Structure).

Nouveau solde Dans le cas dun journal de trsorerie, cette zone affiche le solde de toutes les critures saisies sur le journal depuis le dbut de lexercice jusqu la dernire criture de la priode en cours. Mis part les journaux de trsorerie, cette zone doit tre vide pour pouvoir refermer le journal. Le bas de la fentre se compose des colonnes dans lesquelles safficheront les critures saisies. Les colonnes qui apparaissent ici correspondent au paramtrage fait dans les options du fichier, commande Fichier / A propos de. Les zones disposes au-dessus de chaque colonne servent aux saisies.

Utilisation de la barre doutils Navigation


Tous les boutons de la barre doutils Navigation sont utilisables :

Saisie dune nouvelle ligne

Le bouton Ajouter permet de valider une nouvelle ligne dcriture dans le journal, aprs saisie des informations obligatoires (jour, compte gnral, montant). Lenregistrement dune ligne se fait aussi en validant (par la touche ENTRE).
Dans le cas d'une numrotation automatique du numro de pice, celui-ci n'est affect qu' l'enregistrement de la ligne. Il est donc possible d'utiliser cette fonction mme en cas de fonctionnement en rseau.

Interrogation dun compte

Cliquez sur la ligne du compte puis sur le bouton Voir/Modifier de la barre d'outils Navigation. La fentre de la fonction Interrogation gnrale ou Interrogation tiers souvre en fonction du compte slectionn.

Modification dune ligne

Cliquez sur la ligne du journal en question. Les informations quelle comporte sont reportes dans les zones de saisie au-dessus des titres des colonnes.

Suppression dune ligne

Cliquez sur la ligne supprimer puis sur le bouton Supprimer. Rappelons que le mode de confirmation des suppressions est paramtr sur le volet Fichier / A propos de / Prfrence.

Dfilement des journaux

Les boutons Prcdent et Suivant permettent dafficher le journal prcdent et suivant selon le mode de tri de la liste des journaux : Code journal, Priode.

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Menu Traitement

Rechercher

Utilisez le bouton Rechercher de la barre doutils Navigation dont le maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme pour rechercher un ou plusieurs lments du menu Structure selon des critres prcis, ou effectuer leur impression.

Atteindre

Utilisez le bouton Atteindre de la barre doutils Navigation pour consulter un lment soit en le slectionnant dans la liste correspondante, soit en ouvrant directement sa fiche. Son maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme.

Interrogation dun compte

Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton Voir/Modifier. Vous pouvez galement cliquer deux fois sur la ligne. La fentre qui s'affiche alors est prsente dans le paragraphe Interrogation et lettrage, page 470.

Inverseur

Le bouton Inverseur est un des outils mis en place avec leuro. Il permet, durant la phase transitoire et au del, la visualisation instantane lcran des montants en devise dquivalence (euro ou devise locale selon le paramtrage effectu en initialisation de la socit).
ATTENTION. La saisie avec inverseur actif est possible. Cependant, en procdant de cette manire, des dsquilibres dus aux conversions en monnaie de tenue de comptabilit des montants saisis en devise dquivalence peuvent tre constats.

Exemple Si le solde du journal est 0.00, il sera ncessaire de cliquer sur l'inverseur pour revenir la monnaie de tenue de comptabilit et procder l'quilibrage du journal. Cette criture dquilibre peut tre gnre automatiquement par le programme. Reportez vous au paragraphe Saisie dun mouvement en devise, page 427. Reportez-vous au Guide de lEuro pour en savoir plus sur le fonctionnement de linverseur. Vous serez en mme temps renseign sur les particularits de la saisie avec inverseur actif.

Calculette Sage

Le bouton Calculette Sage est galement un des outils mis en place avec leuro. Outre le fait quelle permette deffectuer les oprations de calcul classiques, la calculette permet de convertir les devises en euros. Le fonctionnement de la Calculette Sage est prsent dans le Manuel de la gamme.

Classement des lignes

Utilisez la zone Tri de la barre d'outils Navigation pour choisir le mode de tri des lignes dcriture : par date dcriture, numro de ligne ou numro de pice. Vous pouvez galement trier la liste en cliquant sur la colonne correspondante (si elle correspond un critre de tri).

Boutons de fonctions des journaux de saisie


Les boutons proposs en haut gauche de la fentre de saisie des journaux sont estomps lorsquils ne sont pas utilisables. Les cas particuliers seront prciss le moment venu.

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Bouton Appeler un modle de saisie Cette fonction ouvre la liste des modles de saisie enregistrs dans la commande Structure / Modles de saisie. Son utilisation est dtaille sous le titre Utilisation des modles de saisie, page 434. Bouton Equilibrer Cette fonction permet de demander au programme de reporter le solde de la pice en cours dans le montant dbit ou crdit de lcriture en cours de saisie. Bouton Appeler un libell Cette fonction ouvre la liste des libells saisis dans la commande Structure / Libells. Son utilisation est dtaille pour la zone de saisie Libell. Bouton Atteindre un journal Ce bouton permet de slectionner un nouveau journal et/ou une nouvelle priode. S'il est activ alors que le journal est dsquilibr (solde non nul), un message d'alerte est affich. Il ouvre une fentre de slection dun journal et dune priode. Voir la fonction Saisie des critures, page 384. Bouton Interrogation gnrale Ce bouton permet daccder la commande Interrogation et lettrage du compte gnral rattach lcriture slectionne sans passer par le menu Traitement. Voir la commande Interrogation et lettrage, page 470. Bouton Interrogation tiers Ce bouton permet daccder la commande Interrogation tiers du compte de tiers rattach lcriture slectionne sans passer par le menu Traitement. Voir la commande Interrogation tiers, page 488. Bouton Imprimer le brouillard Cette fonction permet de lancer limpression du brouillard de saisie des critures. Se reporter au titre Impression du brouillard, page 460. Une fois limpression effectue, le programme enregistre dans la colonne Position, licne Brouillard (s'il n'a jamais t imprim en journal ou cltur). Cette mme icne apparat galement dans la liste des journaux. Les boutons proposs sur le bord infrieur de la fentre proposent laccs aux commandes complmentaires suivantes : Bouton Saisie analytique Cette fonction permet daccder la fentre des saisies analytiques. Cette fentre est dcrite dans le paragraphe Ventilation analytique dune ligne de journal, page 438. Si vous utilisez la comptabilit analytique, cest--dire si vous avez paramtr des plans analytiques dans le volet Fichier / A propos de / Options, ainsi que des sections analytiques dans la commande Structure / Plan analytique, cette fonction permet de ventiler les lignes saisies dans les journaux sur les sections analytiques. La saisie analytique n'est possible que sur :

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les journaux pour lesquels la saisie analytique est demande : loption Saisie analytique est coche ; les comptes dclars ventilables sur leur fiche : loption Saisie analytique est coche. Cette fonction nest utilisable que lorsquune ligne est slectionne ou en cours de saisie. Cest le montant de cette ligne qui sera ventil sur les sections analytiques. Bouton Registres Cette fonction permet daccder la fentre de saisie des registres. Cette fonction est dcrite au paragraphe Saisie d'un registre, page 446. Elle n'est accessible que si les registres sont slectionns dans les options du dossier (commande Fichier / A propos de). Cette fonction nest utilisable que lorsquune ligne est slectionne. Bouton Visualisation dune pice Cette fonction permet de visualiser la pice et ses totaux afin de vrifier son quilibre. La fentre Visualisation dune pice permet galement denregistrer un modle de saisie partir de la pice slectionne et dannuler ou dextourner cette dernire. Cette fonction est dcrite au paragraphe Visualisation dune pice, page 450. Bouton Informations libres Cette fonction permet daccder la fentre de saisie des informations libres. Si des informations libres ont t paramtres dans le volet Fichier / A propos de... / Options, ce bouton permet dassocier lcriture des informations complmentaires personnalises. Cette fonction est dcrite au paragraphe Saisie dinformations libres, page 452. Bouton Lettrage Cette fonction nest accessible quen saisie de journaux de types Gnral et Trsorerie et uniquement si vous tes positionn sur une ligne dcriture concernant un tiers. En cliquant sur ce bouton, vous accderez la fentre Visualisation des critures rgler pour le tiers slectionn. Cette fonction permet de : pointer les rglements avec les factures afin d'associer le lettrage entre ces critures, si vous avez demand la gestion des registres de taxes dans le volet Fichier / A propos de... / Paramtres, le programme gnrera automatiquement les registres de trsorerie correspondants partir des registres dachat ou de vente. Si vous grez la TVA sur encaissements via les registres, il est impratif d'utiliser ce bouton pour associer le rglement en cours de saisie avec la ou les factures. De cette faon le registre trsorerie sera mis jour et permettra le calcul des bases et montants de TVA.

Zones de saisie des journaux


Ce paragraphe prsente toutes les zones de saisie disponibles sur un journal. Nous vous rappelons que leur affichage dans chaque journal est paramtr dans l'option Fichier / A propos de / Options / Organisation. Compte Cette zone se distingue des autres par sa position en dessous des boutons de fonction. Elle nest pas accessible et sert laffichage du libell du compte de la ligne en cours de saisie ou de modification. Vous pouvez utiliser cette zone d'affichage pour rcuprer l'intitul du compte sur la zone Libell criture (voir plus loin).

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Colonne Numro de ligne Il s'agit d'un compteur interne des lignes d'critures enregistres. Cette zone est gre automatiquement par le programme et ne peut donc pas tre modifie. La numrotation est continue et unique pour tout le fichier comptable. Colonne Jour Le jour apparaissant automatiquement dans cette zone correspond au jour le plus lev enregistr sur le journal. Sil ny a encore eu aucune saisie sur ce journal pour la priode considre, le programme affiche le premier jour du mois. Vous pouvez modifier le jour propos. Lenregistrement porte sur le quantime du jour (deux chiffres au maximum), le mois et lanne sont fixs par le journal sur lequel seffectuent les saisies. Le programme contrle les dates saisies en fonction du mois (28, 29, 30 ou 31 jours) ou de lanne (anne normale ou bissextile). Colonne Date de saisie Il s'agit de la date systme de l'ordinateur ; elle est gre automatiquement par le programme et ne peut donc pas tre modifie. Colonne N pice Cette colonne est destine lenregistrement du numro de pice interne l'entreprise (numro de facture client, numro chronologique des pices d'achat). Elle obit au paramtrage effectu dans la zone Numrotation des pices de la commande Structure / Codes journaux : Manuelle : la saisie du numro de pice est laisse libre ; le dernier numro saisi est propos ; Continue par journal : le programme numrote automatiquement les pices, par journal ; il incrmente le plus grand numro saisi sur toutes les priodes de lexercice, par journal ; Continue pour le fichier : le programme numrote automatiquement les pices, par exercice comptable ; il incrmente le plus grand numro saisi, tous journaux confondus ; Mensuelle : le programme numrote automatiquement les pices louverture du journal ; il incrmente le plus grand numro saisi sur la priode en cours. Le premier numro de pice d'une nouvelle priode du journal est 1. Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 13 (majuscules). La commande Codes journaux, page 289.
Il est possible d'empcher toute saisie du numro de pice grce l'option Fichier / A propos de / Prfrences / Protection du N pice. Dans ce cas, le numro de pice n'est affect qu' l'enregistrement de la ligne selon le mode de numrotation dfinie au niveau du journal. Ne vous tonnez donc pas d'avoir un numro de pice vide. Le lettrage des mouvements peut se faire sur ce numro. Par ailleurs, le programme peut effectuer une rupture sur ce numro lors des ditions (brouillard et grand-livre).

Colonne Rfrence pice Saisissez sur cette zone le numro de pice externe l'entreprise (par exemple, numro d'une facture d'achat, numro de contrat d'un emprunt). 17 caractres alphanumriques au maximum. Colonne Pice de trsorerie Cette colonne disponible uniquement en consultation, permet, aprs lexcution dun rapprochement bancaire, de visualiser les rfrences de lextrait de compte ayant servi au rapprochement bancaire pour lcriture concerne. Voir les commandes Rapprochement bancaire automatique, page 510 et Rapprochement bancaire manuel, page 524 du menu Traitement. Colonne N compte gnral Le choix du compte mouvementer peut seffectuer de diffrentes faons : par saisie de son numro, par son raccourci clavier, par slection sur la liste des comptes.

414 Sage France

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Saisie du numro de compte

Tapez directement le numro de compte dans la zone de saisie ; le programme vrifie son existence. Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 13 dont les 3 premiers sont obligatoirement numriques. Les caractres alphabtiques taps apparaissent en majuscules.
Vous pouvez galement taper la touche F4 pour ouvrir la liste des comptes.

Si le compte existe, son intitul apparat dans la zone Compte en haut de la fentre. Si le compte nexiste pas, le programme affiche la fentre Slection dun compte prsente ci-aprs. Si la cration dun compte en saisie est autorise dans la zone du mme nom du volet Fichier / A propos de... / Prfrences, le programme vous permet galement de crer un compte : 1. 2. Tapez le radical du numro de compte suivi dun point dinterrogation (?) puis la touche TABULATION. La fentre de paramtrage des comptes gnraux souvre alors.

Exemple Pour enregistrer un nouveau compte de charge, tapez 601? puis la touche TABULATION. Le programme affiche lcran de paramtrage des comptes. La fiche dun compte gnral est prsente dans la commande Plan comptable, page 229.

Appel dun compte par son raccourci clavier

Sur la zone de saisie, maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION pour Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci associ au compte sur sa fiche.

Slection dans la liste des comptes gnraux

Tapez les premiers caractres du numro du compte sur la zone de saisie puis pressez la touche TABULATION. Le programme ouvre alors une liste des comptes commenant par celui dont le numro se rapproche le plus des caractres taps.

Si vous tapez des caractres alphanumriques sur les 3 premires positions du compte, cette liste sera classe par ordre de classement (zone Classement de la fiche du compte). Cette fentre souvre galement en pressant la touche F4.

Le programme vous permet de trier la liste des comptes par Numro ou par code Classement. Pour transfrer un compte sur le journal, slectionnez-le puis cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez aussi utiliser la fonction glisser/dposer (voir le Manuel de la gamme). Le bouton Annuler permet de revenir sur le journal sans slection de compte.

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Le bouton Crer permet dafficher la fentre de cration dun compte. Il nest pas actif si louverture dun compte en saisie nest pas autorise dans le volet Fichier / A propos de... / Prfrences. La fiche de cration dun compte dans la commande Plan comptable, page 229.
Compte gnral rattach un compte auxiliaire. Si le compte gnral slectionn est rattach un compte de tiers, ce dernier apparat automatiquement dans la zone correspondante : Compte tiers. Dans ce cas, il est possible d'omettre la saisie du compte gnral et de slectionner directement le compte tiers. Le programme affiche alors le compte gnral principal associ automatiquement. Modle analytique rattach une criture. Lorsquune pice analytique est attache une ligne de modle, le numro de compte apparat en caractres gras la validation de la ligne. Voir plus loin les explications donnes sur ces pices.

Le programme prvoit par ailleurs l'affichage d'un message de confirmation si la nature du compte semble incompatible avec le journal. Exemple Un compte client est mouvement au dbit d'un journal de type Achat. Le programme affiche le message : Confirmez-vous l'utilisation du compte de nature Client dans le journal Achats ? Oui Non

Optimisation de la slection des comptes

Comme cela vient dtre dtaill, la saisie dune racine de compte dans un journal, suivie d'une validation par les touches TABULATION ou ENTRE entrane, selon le type de longueur de compte et loption de saisie spcifis dans la zone Saisie cabinet du volet A propos de / Paramtres, le rsultat suivant : Longueur fixe : selon loption Complment zro, le programme complte automatiquement par des zros la racine du compte saisi, sil existe, ou affiche la liste des comptes. Longueur flottante : la liste des comptes saffiche automatiquement. Dans le but doptimiser la saisie, le rapatriement automatique du compte est propos lorsque la racine de compte est unique, et ce quels que soient les chiffres suivant cette racine de compte.
La saisie dune racine de compte suivie dun point dinterrogation (exemple : 10442?) autorise toujours la cration dun nouveau compte.

Colonne N compte tiers Si un compte gnral est slectionn, le premier tiers rattach ce compte (si l'option Saisie compte tiers de la fiche du compte gnral est coche) est affich. Il est possible de slectionner un autre tiers. Nous recommandons cependant, pour les oprations courantes, de saisir d'abord le numro de compte tiers, le compte gnral principal s'affichera automatiquement ; il sera bien entendu modifiable.
La saisie d'un compte tiers est obligatoire si l'option Saisie compte tiers de la fiche du Compte gnral mouvement est coche.

Les modes de slection du compte tiers sont identiques ceux du compte gnral (voir zone prcdente). Comme pour le compte gnral, il est galement possible de crer un compte tiers en cours de saisie si l'option Ouverture compte en saisie est coche (volet Fichier / A propos de... / Prfrences). Notez que la liste des comptes de tiers peut tre classe par numro de compte ou par classement selon l'option Appel des tiers dfini dans le volet A propos de / Prfrences.
Un compte de tiers peut tre mis en sommeil sur sa fiche. Si tel est le cas pour le compte saisi, le programme affiche le message suivant : Le compte tiers XXX a loption Mise en sommeil coche. Voulez-vous rellement utiliser ce compte ? Oui Non. Vous pouvez alors choisir de le mouvementer ou non.

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Slection dans la liste des comptes de tiers

En saisie de journaux, il est possible de faire apparatre la liste de slection des tiers. Il faut procder de la manire suivante : 1. 2. 3. placez la slection dans la zone N compte tiers ; saisissez le ou les premiers caractres du nom du tiers ; pressez ensuite la touche TABULATION.

Vous pouvez galement taper la touche F4 pour ouvrir la liste des comptes. La saisie dun radical nest alors pas ncessaire.

La fentre Slection dun compte de tiers apparat.

Cette liste fait apparatre les tiers correspondant au journal en cours de saisie : clients pour les journaux de vente, fournisseurs pour les journaux dachat, tous pour les autres journaux.
Le bouton Nouveau vous permet de procder la cration d'un compte.

Liste trie par Cette zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre Slection dun compte de tiers propose quatre choix : Numro : les comptes sont classs par numro. Classement : les comptes sont classs sur le contenu de la zone Classement. Type de tiers : le programme indique cette valeur par dfaut. Code postal.
Le mode de tri demand est conserv jusqu' la fermeture du journal.

Type de tiers Cette zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre Slection dun compte de tiers offre plusieurs choix : Tous, Client, Fournisseur, Salari, Autre. Colonne Contrepartie gnrale Indiquez le numro de compte servant de contrepartie au compte saisi dans la zone N compte gnral. Cette information sera mentionne dans les tats ou les extraits de compte et indiquera sur quel compte la contrepartie, totale ou partielle, a t enregistre. Cela vous permet de retrouver beaucoup plus facilement la provenance de recettes ou de dpenses.

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La saisie dun compte dans cette colonne obit aux mmes rgles que la colonne N compte gnral. Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 13. Le programme vrifie lexistence du compte. Le compte de contrepartie devant tre saisi sur la premire ligne du mouvement, les explications donnes ci-dessous concernent donc les autres lignes.

Utilisation dans un journal de type Trsorerie

Dans la colonne Contrepartie gnrale, le programme inscrit automatiquement le numro du compte de tiers, de produit ou de charge sur la ligne du compte de banque ou de caisse et ce dernier numro en contrepartie des autres lignes. Exemple Cas de lenregistrement d'un rglement client.
Numro compte 1 re ligne 2 me ligne 411 512 512 411 Contrepartie

Si vous tes soumis la TVA sur les encaissements / dcaissements, il est ncessaire de saisir dans la colonne contrepartie du journal de banque ou de caisse, le numro de compte de TVA concern lors du rglement client ou fournisseur.

Ce n'est cependant pas ncessaire si vous grez la TVA sur les encaissements via les registres taxes (uniquement en version Pack +).

Utilisation dans un journal autre que Trsorerie

Le programme indique, partir de la deuxime ligne, le compte gnral de la premire ligne. Exemple
Numro compte 1 re ligne 2 me ligne 3 me ligne 4 me ligne 5 me ligne 401 6071 44561 6072 44562 401 401 401 401 Contrepartie

Colonne Contrepartie tiers Indiquez le numro de compte de tiers servant de contrepartie au compte saisi dans la zone N compte gnral. Cette information sera mentionne dans les tats ou les extraits de compte et indiquera sur quel compte de tiers la contrepartie, totale ou partielle, a t enregistre. Cela vous permet de retrouver beaucoup plus facilement la provenance de recettes ou de dpenses. La saisie dun compte de tiers dans cette colonne obit aux mmes rgles que la colonne Contrepartie gnrale. Le nombre maximal de caractres alphanumriques saisissables est de 17. Le programme vrifie lexistence du compte. Colonne Code taxe Cette zone indique par dfaut la valeur du code taxe dfini au niveau du compte gnral. Il est possible de la saisir ou de la modifier. Les critures de TVA sont alors automatiquement gnres si un code regroupement est dfini au niveau du taux de taxe.

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Si vous souhaitez que les critures de TVA soient automatiquement gnres, veillez renseigner le code regroupement au niveau des taux de taxes.

Colonne Libell criture Comme pour le numro de compte, la saisie du libell de l'criture peut tre effectue de plusieurs faons : en tapant directement le libell (35 caractres sont disponibles) ; en utilisant un libell automatique (enregistr par la commande Structure / Libells) ; cliquez pour cela sur le bouton Appeler un libell ;

en utilisant le raccourci affect au libell automatique : maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci associ au libell. ; vous pouvez, enfin, presser la touche F4 pour faire apparatre la liste des libells. Pour que le libell reprenne l'intitul du compte mouvement, cliquez sur la zone Compte (situe sous les boutons de fonctions) dont le contenu est alors automatiquement transfr. Il est galement possible de transfrer le libell du compte par la combinaison de touches COMMANDE + OPTION + > sur Macintosh ou CTRL + MAJUSCULE + > sur Windows. Les libells que vous appelez peuvent tre prcds ou suivis de textes taps directement au clavier dans la limite des 35 caractres disponibles. Exemple Vous avez enregistr le libell automatique Facture n et vous lui avez donn le raccourci F. Tapez simultanment la combinaison de touches COMMANDE + OPTION + F sur Macintosh ou CTRL + MAJUSCULE + F sur Windows. Vous voyez apparatre ce texte qui peut tre complt du numro de la facture. Dans le cas des journaux de trsorerie contrepartie automatique, la ou les dernires lignes du journal sont automatiquement gnres par le programme et mentionnent Centralisation mois de suivi du nom et de lanne de la priode en cours. Sur les mmes lignes, dans les colonnes Dbit et Crdit, sont mentionns les montants des contreparties de la priode. Colonne Mode de rglement Le programme propose la liste des modes de rglement enregistrs dans le volet A propos de / Options. Le programme ragit diffremment selon la nature du journal mouvement :

Le journal nest pas de type Trsorerie

Si un compte de tiers est mouvement et mentionne un mode de rglement (dans son volet Complment), le premier de la liste est propos automatiquement. Si la fiche du compte de tiers prvoit des rglements sur plusieurs chances, le programme affiche la fentre Multichances la validation de l'criture. Le paragraphe Saisie d'un mouvement multichances, page 429 prsente ce cas. Aprs validation d'une fentre multichances, le programme affiche sur le journal, autant de lignes d'critures que d'chances.

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Le mode de calcul de lchance est enregistr dans le Volet Complment - Compte tiers, page 271.
Si cette colonne nest pas prsente dans le journal, la date dchance conserve dans les fichiers est celle des deux cas voqus ci-dessus.

Le journal est de type Trsorerie

Dans ce cas, aucun mode de rglement n'est propos, mais vous pouvez en saisir un ainsi qu'une chance. Colonne Echance La date dchance doit tre tape sous la forme numrique jjmmaa (6 caractres obligatoires) lorsquelle ne saffiche pas automatiquement. Plusieurs cas doivent tre distingus. Si le compte gnral utilis dans la ligne de pice nautorise pas la saisie de lchance (loption Saisie de l'chance de la fiche du compte n'est pas coche) le curseur ignore cette colonne. Si le compte autorise la saisie de lchance, le programme ragit diffremment selon la nature du journal mouvement :
Si vous grez la TVA sur les encaissements via les registres taxes, la date d'chance doit tre particulirement renseigne dans le cas d'une remise l'escompte. Les oprations escomptes non chues ne doivent tre dclares qu' l'chance effective.

Le journal nest pas de type Trsorerie

Si aucune chance nest mentionne, cest la date du jour qui est propose. Si un compte de tiers est mouvement et mentionne un mode de calcul de l'chance (dans son volet Complment), elle est propose automatiquement et calcule par rapport la date du mouvement. Si la fiche du compte de tiers prvoit des rglements sur plusieurs chances, le programme affiche la fentre Multichances. Aprs validation d'une fentre multichances, le programme affiche sur le journal, autant de lignes d'critures que d'chances. Pour les critures sur un tiers de type Client, un contrle supplmentaire est effectu par le programme en fonction du nombre de jours fix pour l'option Dlai maxi client du volet Fichier / A propos de... / Paramtres. Le mode de calcul de lchance est enregistr dans le Volet Complment - Compte tiers, page 271.
Si cette colonne nest pas prsente dans le journal, la date dchance conserve dans les fichiers est celle des deux cas voqus ci-dessus.

Le journal est de type Trsorerie

Aucune chance n'est dans ce cas propose mais vous pouvez en saisir une, ainsi qu'un mode de rglement.
Si la date d'chance saisie est antrieure la date d'criture, le programme demande de confirmer la saisie.

Colonnes Devise / Parit / Montant devise Le programme propose en priorit la devise dfinie au niveau de la fiche du compte tiers ou, dfaut celle de la fiche du compte gnral. Si elle n'est renseigne, la zone liste droulante propose la liste des devises enregistres dans l'option Fichier / A propos de... / Options / Devise. Aprs validation ou slection d'une devise, le programme affiche automatiquement son cours dans la colonne Parit et attribue son format la colonne Montant devise.

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Les zones Devise et Montant devise ne sont accessibles que si vous avez autoris la gestion des devises en cochant loption Saisie de la devise sur la fiche du compte gnral mouvement.

Il est recommand de crer un compte collectif client et fournisseur par devise. Exemple Vous ralisez des oprations lexportation. Aprs avoir renseign la colonne Parit par le taux de change, vous indiquez dans la colonne Montant devise le montant correspondant en devises ce qui entranera automatiquement la conversion devise/montant en monnaie de tenue comptable dans les colonnes Dbit ou Crdit. Le calcul de la conversion se fait en fonction du mode de cotation (certain ou incertain) et en fonction de la monnaie de tenue de comptabilit. Pour en savoir plus sur le mode de cotation au certain ou lincertain ainsi que sur la devise de cotation, reportez-vous au Volet Initialisation - A propos de, page 61. Colonne Quantit La colonne Quantit peut servir la mention des heures correspondant limputation dune tche. Vous pouvez y mentionner le prix de revient ou le prix dachat li un montant HT de vente. Ou alors, vous pouvez aussi y inscrire les cots avant remise pour imputation sur le C.A. de vente. Les valeurs saisies dans cette colonne sont utilises dans les impressions du grand-livre des comptes, des tats analytiques et des tats budgtaires.
La zone Quantit est accessible uniquement si vous avez autoris la gestion avec loption Saisie de la quantit sur la fiche du compte gnral mouvement.

Colonnes Montants Dbit / Crdit Ces deux zones permettent la saisie des montants. La saisie peut seffectuer de plusieurs manires : en tapant le montant dans la colonne qui convient, en cliquant sur le bouton Equilibrer ; le programme insre alors automatiquement le montant quilibrant le mouvement la position du curseur, par insertion automatique dans le cas o vous utilisez un compte correspondant un taux de taxes prenregistr. S'il s'agit d'un compte de taxe (TVA ou TP), le taux dfini est appliqu au solde de la pice pour calculer le montant de la taxe. S'il s'agit d'un autre type de compte, le solde de la pice est automatiquement propos.
Ces automatismes peuvent tre levs en cochant l'option Ne pas grer les automatismes de saisie de la commande Fentre / Prfrences.

Suivant le journal utilis, le curseur se positionne, soit sur la zone Dbit, soit sur la zone Crdit (si vous utilisez le clavier pour passer dune zone la suivante).
Journal utilis Achats Nature du compte mouvement Fournisseur ou Salari Charges Client Ventes Produits Client Fournisseur Trsorerie Client ou Produits Position du curseur Crdit Dbit Dbit Crdit Dbit Crdit Crdit

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Journal utilis Nature du compte mouvement Fournisseur, Salari ou Charges Gnral Amortissement ou Produits Charges Situation Amortissement ou Produits Charges Position du curseur Dbit Crdit Dbit Crdit Dbit

Si le journal mouvement est de type Achat ou Vente, le montant est calcul automatiquement en fonction du compte de taxe ou du Code Taxe (si cette colonne est affiche) affect lcriture. Vous pouvez saisir de manire indiffrente les oprations dans lordre, ordre prconis pour la gestion des automatismes de TVA : TTC, TVA et HT, TTC, HT et TVA. Colonne Lettrage montant Cette zone n'est pas accessible. Si l'criture a t lettre en monnaie courante, le programme indique le code lettrage affect l'criture. Colonne Lettrage devise Cette zone n'est pas accessible. Si l'criture a t lettre en devise, le programme indique le code lettrage affect l'criture. Colonne Pointage Cette zone n'est pas accessible. Le programme indique, le cas chant, le code pointage affect l'criture. Colonne Niveau rappel Cette zone n'est pas accessible. Le programme indique le niveau de rappel affect l'criture. Colonne Position journal Cette colonne indique ltat dans lequel se trouve la ligne dcriture. Si rien n'est indiqu, la ligne n'est pas imprime et reste modifiable. Brouillard. La ligne a t imprime dans un brouillard ; elle est encore modifiable. Journal. La ligne a t imprime dans un journal ; elle est encore modifiable. Cltur partiellement. Il est encore possible d'ajouter de nouvelles lignes dans ce journal. Cependant, la suppression et la modification des lments comptables des lignes cltures ne sont pas autorises. Cltur. Aucun ajout, suppression ou modification des lments comptables n'est autorise si le journal comporte ce statut. Il est cependant possible de modifier les donnes extra-comptables (chance, libell, analytique...). Colonne Position registre La gestion d'un registre est paramtre dans le volet A propos de / Paramtres. Cette zone marque par une icne, sur les lignes dj saisies, si un registre est enregistr : Taxe, Rvision. Reportez-vous au paragraphe sur la Saisie d'un registre, page 446. Colonne Rvision Par dfaut, le programme renseigne cette zone par Non rvise. Si l'criture en cours a t saisie alors qu'un fichier expert tait ouvert en mme temps que le fichier comptable, elle aura le statut Rvise.
Version

Cette zone apparat uniquement en version Pack +.


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Reportez-vous la commande Rvision par cycle, page 562. Colonne Type d'critures Cette zone gre par le programme indique la nature de la ligne d'criture : Cette icne est attribue aux critures courantes enregistres dans les journaux. Les critures d'-nouveaux gnres par la procdure Nouvel exercice comportent ce statut. Il s'agit des critures d'-nouveaux saisies dans le journal des -nouveaux mentionn dans le volet Fichier / A propos de... / Paramtres. Colonne Type norme Cette colonne ne pourra tre affiche que si la gestion de la norme IFRS a t demande. Voir le Volet Initialisation - A propos de, page 61. Elle affiche la norme laquelle sapplique lcriture : IFRS dans le cas o le journal de saisie est rserv IFRS (paramtrage fait dans la fiche du code journal), Les deux dans le cas dun journal non rserv IFRS mais que la gestion des normes IFRS est active. En cas dutilisation dun modle de saisie, le programme renseigne cette colonne de la faon suivante : pour les journaux non rservs IFRS, la norme Les deux est systmatiquement applique ; pour les journaux de type Rserv IFRS, la norme IFRS est systmatiquement applique. En modification de ligne, elle permet daffecter la ligne les normes rsumes dans le tableau suivant en fonction des valeurs enregistres dans les zones Saisie IFRS du volet A propos de / Initialisation et Rserv IFRS du code journal.
Type journal Pas de type particulier Les deux Nationale Les deus Nationale IFRS IFRS IFRS Rserv IFRS

Saisie IFRS Journaux IFRS Tous types de journaux

Ces modifications sont possibles tant que la pice nest pas clture. Les critures dune mme pice doivent normalement tre affectes la mme norme. En saisie de lignes, le programme conservera la mme norme tant que la pice ne sera pas solde et quun nouveau numro de pice ne sera pas propos. En modification de ligne, un message saffichera sil existe deux types de normes diffrents pour les lignes de la mme pice.

Les rponses possibles ont les effets suivants : Oui : la saisie est confirme et la modification enregistre. Non : le programme revient au bandeau de saisie pour permettre dannuler les modifications.

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Exemple Soient les trois pices suivantes :
N 1 1 2 2 2 2 3 3 Compte 1512 681 681120 28183 687250 145 486 6156 Type norme Les deux Les deux Nationale Nationale Nationale Nationale Les deux Nationale 100.00 75.00 100.00 Dbit 150.00 Crdit Commentaire Choix du type Les deux 150.00 Type conserv Choix du type Nationale 100.00 Type conserv Type conserv 75.00 Type conserv Choix du type Les deux 100.00 Message dalerte

Colonne Position IFRS Cette colonne ne peut tre affiche que si la gestion de la norme IFRS est demande. Elle comporte une icne particulire si la ligne a t ventile sur le plan IFRS. Cette ventilation est ralise par le biais de la fentre Saisie analytique. Cette ventilation peut galement seffectuer automatiquement. Voir le titre Application des normes IAS/ IFRS aux lignes de pices, page 443. Colonne IFRS Cette colonne ne peut tre affiche que si la gestion de la norme IFRS est demande. Elle permet la saisie de la section du plan IFRS sur laquelle lcriture sera ventile. Pour appeler une section du plan IFRS : tapez son numro ou tapez le radical de son numro puis pressez la touche TABULATION. La liste des sections du plan souvre alors et permet la slection dune seule de ces sections.

Colonnes Plans analytiques Si cela a t paramtr dans loption Plan analytique, il est possible dafficher un maximum de trois plans analytiques en colonnes. Voir loption Plan analytique, page 112. Les titres des colonnes sont alors les intituls des plans analytiques enregistrs dans leur option. Pour appeler une section : tapez son numro ou tapez le radical de son numro et pressez la touche TABULATION. La liste des sections du plan analytique souvre alors pour en slectionner une.

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En saisie directe, il nest pas possible de ventiler une ligne sur plus dune section appartenant un plan en colonne. Cette ventilation est systmatiquement 100 %.
Si la ligne est issue dun modle de saisie et que le compte gnral ventil a t paramtr pour une ventilation multiple sur le mme plan analytique en colonne (dans le volet Analytique/IFRS de la fiche du compte), le programme ventile effectivement le montant de la ligne sur toutes les sections du modle mais naffiche que la premire section analytique paramtre.

Si aucun numro de section nest enregistr dans la colonne du plan IFRS, le programme y insrera, la validation de la ligne, la section dattente ventuellement enregistre dans loption Plan analytique.

Saisie classique dun mouvement


La saisie classique dun mouvement fait appel toutes les possibilits dcrites prcdemment pour chaque zone du journal. Nous vous invitons vous y reporter pour connatre le dtail des possibilits offertes : numrotation des lignes si vous en avez demand l'affichage dans les options du fichier, insertion de date automatique puisque le programme propose celle du mouvement prcdent, numrotation automatique des pices conformment au paramtrage du journal utilis, appel dun compte (gnral et/ou de tiers) en tapant les premiers caractres de son numro, mention automatique du compte de contrepartie, insertion automatique des libells, insertion automatique de lchance si la saisie de cette dernire est demande sur la fiche du compte mouvement, calcul automatique du montant en euro, produit du montant de la devise par la parit, calcul automatique du montant de la TVA ou des taxes parafiscales, quilibrage automatique du mouvement, ventilation de la ligne sur les sections analytiques si cette possibilit a t prvue dans le journal et le compte, affectation automatique ou aprs confirmation d'un registre taxe. Les titres et paragraphes suivants prsentent quelques particularits retenir.

Paramtres dfinir
Rappelez-vous que certaines zones du volet Fichier / A propos de / Prfrences peuvent autoriser, ou interdire, certaines oprations lors des saisies sur les journaux et en particulier : Ouverture compte en saisie Permet d'autoriser ou non la cration d'un compte en cours de saisie d'un journal. Suppression aprs validation Permet d'autoriser la suppression d'une criture (ou plusieurs) dans le journal tant que celui-ci na pas t cltur. Ventilation quantits/devises pour la saisie analytique En fonction de la position de loption Ventilation Quantit/devise dans le volet Fichier / A propos de... / Prfrences, il faudra :

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rpartir totalement ou partiellement les valeurs mentionnes dans les champs Quantit ou Devise si loption a t positionne sur Non ; rpartir totalement et obligatoirement la valeur mentionne dans le champ Quantit sur les cinq premiers plans analytiques, si loption a t positionne sur Quantit ; rpartir totalement la valeur mentionne dans le champ Devise sur les cinq premiers plans analytiques, si loption a t positionne sur Devise. Pour plus de dtails, reportez-vous au Volet Prfrences - A propos de, page 72.

Dplacements du curseur
Le volet A propos de / Paramtres permet de paramtrer le mode de dplacement du curseur. Loption Validation par dtermine le mode de dplacement du curseur en saisie (si vous prfrez le clavier la souris). Tabulation : pressez la touche TABULATION du clavier pour dplacer le curseur sur les zones de saisie renseigner. La validation de la ligne est ralise grce la touche ENTRE. Entre : utilisez la touche ENTRE pour dplacer le curseur. La validation de la ligne est ralise avec cette mme touche lorsque la dernire zone de saisie est renseigne. Si vous utilisez le clavier pour dplacer le curseur, vous constaterez que le passage du curseur sur une zone dj saisie slectionne son contenu en totalit et quil suffit de taper nimporte quelle valeur pour le remplacer. Si vous voulez le conserver, il suffit de presser une touche TABULATION ou ENTRE (selon le paramtrage du volet Paramtres) pour passer la zone suivante. Cette possibilit ne vous est pas offerte si vous utilisez la souris pour dplacer le curseur de zone en zone.

Modification/ suppression d'une ligne

Pour modifier une ligne, il suffit de la slectionner, ce qui entrane le transfert de ses valeurs dans les zones de saisie o elles peuvent tre modifies. Pressez la touche ENTRE une fois les modifications faites. Si vous modifiez le montant affich sur une ligne dont le compte autorise la saisie analytique (ainsi que le journal), la fentre de saisie analytique vous est automatiquement prsente. La saisie analytique est prsente sous le titre Ventilation analytique dune ligne de journal, page 438. Pour effacer le contenu dune zone, utilisez la touche RET. ARR.. Pour supprimer une ligne, utilisez le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation (aprs avoir slectionn cette ligne).
La suppression d'une criture lettre, rapproche ou clture est impossible.

Validation d'une ligne ou d'une pice

Lorsque vous validez une ligne, une partie des valeurs enregistres reste dans les zones de saisie pour vous permettre de les rutiliser ventuellement. Lutilisation de la touche ESC sur Macintosh ou ECHAP sur Windows nannule pas les saisies valides puisque lenregistrement des mouvements seffectue en temps rel, ligne ligne, ds leur validation. Elle permet dannuler le contenu d'une ligne non valide, en supprimant le contenu des champs. La validation de la dernire ligne dune pice valide cette pice. Le programme propose alors automatique le numro de pice suivant.

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Contrle de saisie des zones obligatoires


La possibilit est offerte d'effectuer les contrles de saisie des zones obligatoires : la validation de la ligne, ou chaque saisie d'une zone obligatoire. Le type de contrle choisi par l'utilisateur est spcifier dans la zone Contrle des zones obligatoires de la commande Fentre / Prfrences. Pour plus d'informations, reportez-vous la fonction Prfrences, page 823. Ce contrle concerne les zones suivantes : Jour, N compte gnral, N compte tiers : selon option Saisie compte tiers du compte gnral, Date d'chance : selon option Saisie chance du compte gnral. A noter que le contrle sur les zones Montant dbit et Montant crdit ne peut tre effectu quau moment de la validation de la ligne. Enfin, cette option ne modifie en rien les contrles de cohrence oprs sur la date (exemple : 31 avril) ou sur la nature des tiers (exemple : saisie d'un compte client dans un journal d'achat).
Le contrle est inoprant si lutilisateur positionne le curseur sur un champ donn laide de la souris.

Saisie dun mouvement en devise


Les zones Devise, Parit et Montant devise sont accessibles uniquement si vous avez autoris la gestion devises en cochant loption Saisie devise sur la fiche principale du compte gnral mouvement.

La saisie d'un mouvement en devise est opr de la manire suivante : Devise : la devise du tiers ou du compte gnral est automatiquement propose, sinon la renseignez, Parit : le cours dfini au niveau de la devise est automatiquement propos, il est possible de le modifier pour mentionner le cours du jour. Cette information est conserve la ligne. Montant devise : saisissez le montant en devise de l'criture, Montant Dbit/Crdit : selon le sens privilgi du compte, le montant dans la monnaie de tenue est automatiquement calcul. Le calcul de la conversion se fait en fonction du mode de cotation (certain ou incertain) et en fonction de la monnaie de tenue de comptabilit. Pour en savoir plus sur le mode de cotation au certain ou lincertain ainsi que sur la devise de cotation, reportez-vous au Volet Initialisation - A propos de, page 61. Si aucun contrle na t demand, cest la somme du montant HT et de la TVA en monnaie de tenue de comptabilit qui quilibrera le compte de contrepartie. Si vous avez demand un contrle de lquilibre des critures en devises (zone Equilibre devises du volet Fichier / A propos de... / Prfrences), celui-ci seffectue ligne ligne. Lorsque lgalit :
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Montant devise * (ou /) Cours devise = Montant en monnaie de tenue de comptabilit (la multiplication ou la division dpendent du mode de cotation) nest pas vrifie, le programme propose au choix dafficher un message dalerte, de modifier le montant en devises ou de modifier le cours de la devise. Si aucun contrle na t demand, cest la somme du montant HT et de la TVA en monnaie de tenue de comptabilit qui quilibrera le compte de contrepartie. Selon le choix effectu ci dessous, l'application de la parit sur le montant en devises peut donner un rsultat diffrent du montant en monnaie de tenue de comptabilit : Non : aucun contrle n'est effectu, la ligne est valide en l'tat. Afficher un message d'alerte : un message vous avertit du dsquilibre entre ces deux valeurs. Il vous est alors possible : d'enregistrer l'criture avec cet cart, de modifier le montant en monnaie de tenue de comptabilit, de revenir sur le bandeau de saisie. Modifier le cours de la devise : le cours est automatiquement ajust pour conserver les montants en devise et en monnaie de tenue de comptabilit saisis.
S'il s'agit d'une monnaie appartenant la zone Euro, la parit est fixe et irrvocable. Elle ne peut tre modifie.

Modifier le montant en devises : ce dernier est ajust pour conserver les parits et le montant en monnaie de tenue de comptabilit.

Automatisation des critures dcart de conversion


En saisie dcritures, un cart darrondi de conversion peut-tre constat du fait de la conversion ligne ligne des lments de la facture. Cette fonction permet dautomatiser la gnration dune criture dcart darrondi de conversion en saisie de journal, aprs avoir valid la dernire ligne dune criture en devise dont le solde est dsquilibr. Cet automatisme ncessite de paramtrer au pralable : le seuil dcart darrondi de conversion dans le volet A propos de / Ajustement lettrage : sous-volet Client pour les journaux de type Vente, sous-volet Fournisseur pour les journaux de type Achat, sous-volet Autre pour les journaux de type Trsorerie ou Situation, sous-volet Gnral pour les journaux de type Gnral. les comptes pour la gnration des critures dcart dbit et crdit dans le volet Prfrences. Le paramtrage des comptes dcart est dcrit dans le Volet Prfrences - A propos de, page 72. La gnration automatique des critures dcart darrondi de conversion nest pas obligatoire. Cest lutilisateur de spcifier sa volont dutiliser cette fonction dans la zone Equilibre des soldes de la fonction Fentre / Prfrences. Le traitement effectu par le programme, en prsence dune criture dont le solde est infrieur au seuil dfini, est fonction du type dquilibre choisi dans cette zone : Non : aucun traitement nest effectu. Le curseur revient alors la premire zone du bandeau de saisie. Automatique : une ligne dquilibre est automatiquement gnre avec le solde du journal. Le curseur revient alors la premire zone du bandeau de saisie.

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Aprs confirmation : le message dalerte suivant saffiche : Le solde de la pice est infrieur ou gal au seuil dcart darrondi de conversion. Souhaitez-vous gnrer une criture dcart ? Les rponses possibles ont les effets suivants : Oui : lcriture dcart darrondi de conversion est automatiquement gnre avec les dates dcriture, numro de pice, libell dcriture et rfrences de lcriture prcdente. Les zones Devise et Parit sont reprises si loption Saisie devise est coche pour le compte dcart. Non : le curseur revient sur la premire zone du bandeau de saisie du journal. Exemple Le seuil dcart darrondi paramtr dans le volet A propos de / Ajustement lettrage pour les clients est de 0,03. Les comptes dcart dbit et crdit du volet Prfrences sont respectivement 668000 et 768000.
Compte gnral 4110000 4457120 701020 Totaux Solde Compte tiers Carat Euro Euro Euro Devise Montant en devise 603,00 103,00 500,00 3955,42 Dbit 3955,42 675,64 3279,79 3955,43 0,01 Crdit

Aprs validation de la dernire ligne, le programme dtecte que le solde est infrieur au seuil dfini : une ligne supplmentaire est ajoute soit en automatique, soit aprs confirmation selon loption paramtre. La pice comporte ds lors les lments suivants :
Compte gnral 4110000 4457120 701020 Totaux Solde Compte tiers Carat Euro Euro Euro Devise Montant en devise 603,00 103,00 500,00 3955,43 Dbit 3955,42 0,01 675,64 3279,79 3955,43 0,00 Crdit

Les comptes dcart utiliss afin dquilibrer une criture fonctionnent linverse du sens du solde du journal : si le solde du journal est dbiteur, le compte dcart crdit est utilis, si le solde du journal est crditeur, le compte dcart dbit est utilis.

Saisie d'un mouvement multichances


Comme il a t prcis plus haut, le programme gre les mouvements plusieurs chances (multichances). Pour que ce type de gestion soit possible, il convient de respecter certaines conditions : les modes de rglement doivent tre crs dans le volet Fichier / A propos de / Options ; la saisie de l'chance doit tre demande sur le volet Fiche principale du compte gnral mouvement (case cocher Saisie de l'chance) ;

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le compte tiers doit tre associ plusieurs modes de rglement sur le volet Complment de sa fiche, (il peut ventuellement tre rattach un modle de rglement multichances). Lorsque vous validez le montant TTC de l'criture, le programme affiche la fentre de saisie des chances.
Si l'option Validation automatique des rglements est coche sur la fiche du compte tiers, la fentre multichances n'apparat pas.

Le programme propose les modes de rglement et chances conformment au paramtrage du compte de tiers ou du modle de rglement qui lui est ventuellement associ. Le cas chant, il propose galement les devises qui lui sont associes. Toutes les informations affiches sont modifiables : chance, mode de rglement, quantit et montant devise (rparti proportionnellement aux montants des diffrentes chances) et montant. Le mode de calcul des chances est dtaill au chapitre traitant des Modles de rglement, page 330. Bouton Equilibrer Le bouton Equilibrer permet dquilibrer le montant imputer. Bouton Supprimer une chance Le bouton Supprimer une chance permet de supprimer une chance. Aprs validation de cette fentre, le programme affiche sur le journal, autant de lignes d'critures que d'chances.
Lors des impressions du brouillard ou du grand-livre, il vous sera possible d'obtenir une rupture par numro de pice (ce qui correspond au TTC d'une facture).

Ecriture enregistre sur un journal de trsorerie


Modification du solde du journal
Avant toute saisie, si vous utilisez un journal de trsorerie, il vous est peut-tre utile de modifier lancien solde du journal si par exemple le report -nouveau du compte financier n'a pas encore t saisi. Pour ce faire, cliquez sur le titre Ancien solde dans la zone en haut et droite de la fentre. Une fentre de saisie souvre permettant d'enregistrer la nouvelle valeur du solde.
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Cliquez sur : Positif pour un montant dbiteur, Ngatif pour un montant crditeur. Cliquez ensuite sur le bouton OK ou validez. Ce montant ne sera pas enregistr la fermeture du journal. Noubliez pas que les montants dbiteurs sur les extraits bancaires sont crditeurs dans votre comptabilit et inversement. Comme il a t dit prcdemment, aprs validation de chacune des lignes, les valeurs sont transfres de la zone de saisie dans les colonnes du journal. Dans le mme temps, les Totaux journal sont modifis ainsi que le Nouveau solde. Lorsque les critures sont quilibres, les Totaux journal sont identiques et le Nouveau solde est nul (sauf pour les journaux de trsorerie).
La zone Masquer les totaux d'une fiche code journal permet de masquer les cumuls l'ouverture des journaux. Cette option s'applique tous les journaux sauf ceux de type Trsorerie.

Ecriture de contrepartie
Selon le paramtrage du journal (commande Structure / Codes journaux) : le programme propose une criture de contrepartie aprs chaque saisie de ligne (loption Contrepartie chaque ligne du journal est coche),. Si vous ralisez une saisie manuelle dans un journal comportant la fois un compte de trsorerie et la contrepartie chaque ligne, il vous est conseill de : saisir en premier le compte de tiers (ou de charge ou de produit), denregistrer ensuite le mouvement sur le compte de trsorerie. Vous constaterez quen procdant ainsi, le programme proposera automatiquement le compte de trsorerie en contrepartie du compte de tiers sur la premire ligne, et que, sur la seconde ligne, une inversion se produira entre le numro de compte et la contrepartie de la ligne prcdente ainsi quentre les montants dbiteurs et crditeurs. Ou il gnre une criture de contrepartie globale (dbit et crdit) de l'ensemble des mouvements saisis sur le journal priode (loption Contrepartie chaque ligne du journal n'est pas coche). Il s'agit du mode Centralisation. Exemple Vous avez enregistr le compte 5310000 Caisse comme compte de trsorerie du journal de caisse. Vous enregistrez un pourboire remis un livreur en le dbitant du compte 6238000 Pourboires, dons, etc. Il ne vous est pas ncessaire de porter cette somme au crdit (dpense) du compte de caisse puisque le programme le fera pour vous automatiquement et immdiatement sur une ligne particulire. Le programme leur affecte le libell : Centralisation mois de automatiquement complt du nom de la priode et du quantime de lexercice. En cas de contrepartie globale, si les lignes de centralisation ne sont pas visibles, vous pouvez les faire apparatre lcran en partageant celui-ci horizontalement. Le partage de lcran est prsent dans le Manuel de la gamme.

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Calcul automatique de la TVA ou des taxes parafiscales


Deux modes de gestion peuvent tre adopts : avec ou sans gestion des codes taxes. Nous vous les prsentons dans les paragraphes ci-dessous.

Saisie sans gestion du code taxe


Si vous voulez automatiser le calcul du montant de la TVA ou des taxes parafiscales, il est ncessaire de raliser les saisies dans l'ordre suivant : montant HT, compte de TVA (ou de TP), montant TTC. Exemple Ecriture de Vente Compte de vente mouvement : 701019 - Ventes 19,6% Vous saisissez le montant de la vente hors taxes : 1.000,00 au crdit. Compte de TVA : 4457119 - TVA collecte 19,6% Le programme calcule automatiquement le montant de TVA : 196,00 (au crdit). Compte client : 411xxx - Client xxx Le programme calcule automatiquement le montant TTC : 1196,00 (au dbit). Si la facture comporte un seul taux de TVA, l'ordre de saisie peut galement tre le suivant : montant TTC, compte de TVA (ou de TP), montant HT. Exemple Ecriture de Vente Compte client : 411xxx - Client xxx Vous saisissez le montant de la vente TTC : 1.196,00 au dbit. Compte de TVA : 4457119 - TVA collecte 19,6% Le programme calcule automatiquement le montant de TVA : 196,00 (au crdit). Compte de vente mouvement : 701019 - Ventes 19,6% Le programme calcule automatiquement le solde hors taxes : 1.000,00 (au crdit).
Le calcul automatique de la TVA est effectue uniquement si le taux de taxes est de type Montant F. Dans le taux d'une taxe exprime en Quantit U, le montant de TVA doit tre saisi. Il est cependant possible de l'automatiser l'aide des modles de saisie Ces automatismes peuvent tre levs en cochant l'option Ne pas grer les automatismes de saisie de la commande Fentre / Prfrences.

Si cette option est coche, lutilisateur doit renseigner manuellement les montants de TVA et le solde de la pice. Dans le dernier cas, le bouton Equilibrer permet de reporter le solde de la pice sur la ligne en cours de saisie.

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Menu Traitement Saisie avec gestion du code taxe


Ce mode de saisie permet de simplifier et d'acclrer la saisie des critures. Une ou plusieurs lignes de taxes peuvent tre gnres par le programme aprs saisie du compte HT concern.
Les automatismes dcrits ci-dessous sont grs uniquement si la colonne Code taxe est affiche dans la fentre de saisie des journaux. Les critures de TVA sont gnres uniquement si le code taxe est renseign au niveau d'une ligne de nature Charge, Produit ou Immobilisation dans les journaux d'achat et vente. La saisie du code taxe sur une autre nature ou un autre type de journal n'a aucune incidence.

Grce la gestion du code taxe, il ne sera plus ncessaire de saisir les lignes de TVA. Elles sont automatiquement calcules en fonction des comptes, du taux et du pourcentage d'assujettissement dfinis au niveau du taux de taxes. Au pralable, le paramtrage suivant doit tre effectu : Au niveau des taux de taxes : pour chaque taux de taxes, vrifier que le code regroupement est bien renseign. Si plusieurs lignes de TVA doivent tre gnres pour un mme compte HT, les taux de taxes doivent comporter le mme code regroupement. Nous verrons plus loin un exemple concret avec la saisie des achats intracommunautaires. Au niveau des comptes gnraux, il est possible d'associer le code taxe par dfaut au niveau du compte gnral, ce dernier est alors automatiquement propos. L'ordre de saisie dans l'exemple ci-dessous est le suivant : Montant HT, Calcul automatique des montants TVA, Solde de la pice pour le montant TTC. Exemple Dans le cas d'un achat intracommunautaire, deux lignes de TVA doivent tre gnres : une TVA dductible 19,6 % et une TVA collecte du mme taux, annulant la TVA calcule. Les taux de taxes suivants sont crs :
Code taxe CE1 CE2 N compte gnral 4456900 4457900 Code regroupement CEE CEE Assujettissement % 100 100

Type Dductible Collecte

Taux 19,6 % 19,6 %

Provenance Intracommunautaire Intracommunautaire

Le code taxe CE1 est affect au compte 601090 Achats intracommunautaires. La saisie suivante est ralise : Dans le journal d'achats, vous effectuez la saisie suivante : Vous saisissez la ligne HT : - Saisie du compte HT 601090, - Le code taxe CE1 est automatiquement propos, - Saisie d'un montant de 2000,00 au Dbit, A la validation par la touche ENTREE, les deux lignes de TVA sont automatiquement proposes : - Compte 4456900 avec le code taxe CE1 pour un montant de 392,00 au Dbit, - Compte 4457900 avec le code taxe CE2 pour un montant de 392,00 au Crdit. Vous saisissez enfin la ligne TTC : - Saisie du compte Fournisseur, - Le solde de la pice est automatiquement propos.
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En quelques manipulations, une pice de 4 lignes est gnre. Les mmes automatismes sont conservs si la saisie est effectue dans lordre suivant : Montant TTC, Montant HT, Calcul automatique des montants TVA.

Utilisation des modles de saisie


Il est possible denregistrer des critures dans les journaux de la comptabilit en utilisant les modles de saisie que vous avez dfinis dans la commande Structure / Modles de saisie ou partir dune autre pice. Pour appeler un modle de saisie depuis un journal, cliquez sur le bouton Appeler un modle de saisie. La liste des modles enregistrs apparat. Les modles proposs sont ceux correspondant au journal dans lequel doit se faire la saisie.

Cochez loption Conserver ce modle aprs validation si vous souhaitez que le programme ouvre de nouveau le mme modle aprs validation de la saisie. Ceci vous vitera davoir le slectionner nouveau. Lorsque la saisie sera termine, vous effacerez la fentre du modle par la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh. Pour choisir un modle de saisie partir de cette liste vous pouvez : cliquer sur sa ligne puis sur le bouton OK (ou faire un double-clic), dplacer la zone de slection au moyen des touches BAS ou HAUT et valider. Vous pouvez galement utiliser les raccourcis enregistrs dans la commande Structure / Modles de saisie : maintenez enfonces les touches CTRL et MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE et OPTION sur Macintosh et tapez le raccourci associ au modle que vous voulez appeler. Vous pouvez aussi utiliser la fonction glisser / dposer depuis la liste des modles de la fonction du menu Structure. Lorsque le modle est appel, les lignes qui le composent vont occuper les zones de saisie au dessus des titres des colonnes du journal.

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Si le nombre de lignes du modle est important et si la fentre de saisie du journal est de petites dimensions, le programme sarrange pour toujours laissez visibles trois lignes des critures dj enregistres. Si ncessaire, il naffiche alors quune partie des lignes de la pice et une barre de dfilement verticale apparat au niveau de la pice. Le dfilement de lignes de cette pice seffectue automatiquement lors de la saisie. Le curseur se positionne automatiquement dans la premire des zones dclares comme saisissables dans le modle. Si la pice comporte plusieurs zones de saisie, utilisez la touche TABULATION pour passer de lune lautre (ou la combinaison MAJUSCULE + TABULATION pour revenir en arrire). Si la zone combine valeur fixe et saisie manuelle, le curseur se positionne au bon endroit pour vous permettre de terminer la saisie. Nous souhaitons attirer votre attention sur les points suivants.

Saisie du compte

Les possibilits de slection et de cration des comptes prsentes plus haut sont galement disponibles ici. Voir le titre Saisie dun journal, page 407.

Numrotation automatique des pices

Dans le cas dune gestion automatique des numros de pices, ceux-ci ne sont affects qu lenregistrement de la ligne. Il est donc possible dutiliser cette fonction en rseau.

Modification de zones non saisissables

Il est possible de modifier des zones dclares non saisissables manuellement dans le modle en cliquant dessus avec le pointeur de la souris.
Il est toujours possible de modifier une valeur en modification de pice.

Saisie analytique

Si une ou plusieurs lignes doivent tre ventiles analytiquement, la ou les fentres de saisie des critures analytiques apparaissent automatiquement soit lorsque vous utilisez la touche TABULATION pour passer dune zone de saisie la suivante, soit lorsque vous validez la pice dfinitive. Lorsquune fentre de saisie analytique souvre, le montant ventiler apparat dans la zone A imputer. Vous pouvez complter cette fentre comme indiqu dans le paragraphe traitant de la saisie analytique, en vous assurant de la ventilation totale du montant si le plan analytique utilis est l'un des cinq premiers. Si vous souhaitez ne rien saisir, pressez la touche ESC sur Macintosh ou ECHAP sur Windows.

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Pour plus d'informations, reportez-vous au titre Ventilation analytique dune ligne de journal, page 438.

Pr-ventilation analytique enregistre dans le modle de saisie

Si la pice analytique rattache au modle de saisie est quilibre, le programme n'affiche pas la fentre de ventilation analytique. Si la pice analytique rattache au modle de saisie n'est pas quilibre et que le compte et le journal mouvements autorisent la saisie analytique (l'option est coche sur leur fiche), le programme affiche la fentre de ventilation analytique. Dans le cas o une ou plusieurs pices analytiques comportant des fonctions Saisie manuelle ont t rattaches au modle de saisie utilis, elles souvriront pour saisie au moment de la validation. Pour les refermer aprs saisie, cliquez dans leur case de fermeture (ou pressez la touche ESC sur Macintosh ou ECHAP sur Windows).
En saisie par modle, le montant est obligatoirement tre ventil 100 % sur l'un des cinq premiers plans.

Validation dune ligne

Ne validez pas les lignes dun modle individuellement. Nutilisez la touche ENTRE que lorsque toutes les zones saisie manuelle ont t renseignes. Si une zone a t oublie, un message vous le signale et le curseur se positionne automatiquement dessus.

Contrles de cohrence et validation

Le programme effectue tous les calculs demands dans le modle (quilibrages, calcul de TVA, etc.) au fur et mesure des saisies. Seule la validation de la pice comptable dtecte les erreurs de saisie. Si vous voulez refermer un modle de saisie sans le valider, pressez la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh.

Saisie cabinet

Si loption Validation par de la zone Saisie cabinet du volet A propos de / Paramtres est paramtre sur Entre, la validation dfinitive dune pice seffectue en pressant sur la touche sur la dernire zone comportant licne Saisie manuelle. En fonction du mode de validation dfini, et aprs avoir fait appel un modle de saisie dans un journal, lutilisateur obtiendra les rsultats suivants : Validation par Tabulation : la touche TABULATION permet de passer dune zone de saisie une autre, le curseur revient sur la zone Jour aprs saisie de la dernire zone et utilisation de la touche TABULATION. La touche ENTRE permet de valider la saisie tout moment ; les contrles de cohrence sont alors effectus. Validation par Entre : la touche ENTRE permet de passer dune zone de saisie lautre. La validation par la touche ENTRE sur la dernire zone de saisie manuelle permet de valider la pice ; les contrles de cohrence sont alors effectus.

Saisie d'un registre

Rappelons que la gestion d'un registre de taxe est demande dans le volet Fichier / A propos de / Paramtres. Si, dans cette mme commande, la mise jour du registre taxe est demande dans le volet Paramtres, le programme affiche le message : Voulez-vous mettre jour les registres taxe ? Si vous rpondez par l'affirmative, le registre est alors rattach la premire ligne du modle.
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Menu Traitement Cration dun modle de saisie partir dun journal


Les modles de saisie dcritures peuvent tre crs partir dune pice comptable dj saisie dans un journal. Pour plus dexplications sur les modles de saisie, voir la commande Modles de saisie, page 307. Aprs slection des lignes de la pice, la commande Crer un modle de saisie du menu contextuel permet de crer un modle partir de la slection. Une fentre Cration dun modle de saisie souvre pour vous permettre de dfinir les caractristiques du nouveau modle.

Intitul Nom du modle saisir sur 35 caractres alphanumriques maximum. Type Slection du type de journal dans lequel le modle sera disponible : Achats, Ventes, Trsorerie, Gnral, Situation. Par dfaut, le programme propose le type du journal partir duquel le modle a t cr. Raccourci Ce code permet dappeler le modle correspondant en saisie des journaux. 6 caractres alphanumriques majuscules maximum.
Pour appeler un modle en saisie : maintenez enfonces les touches CTRL et MAJUSCULE sur Windows ou COMMANDE et OPTION sur Macintosh et tapez le raccourci enregistr ici.

Cration modle de saisie Le programme propose deux options de cration : Reprise des montants de la pice, Montants variables. En fonction du choix fait, lors de lutilisation du modle le programme proposera les montants de la pice dorigine ou non. Le tableau suivant dtaille les lments saisir ou repris de la pice dorigine lors de lutilisation dun tel modle.
Zone Jour Numro de pice Rfrence de pice N compte gnral N compte tiers Reprise des montants de la pice Saisie sur la premire ligne. Rptition sur les autres Rptition sur toutes les lignes Saisie Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine Montants variables Saisie sur la premire ligne. Rptition sur les autres Rptition sur toutes les lignes Saisie Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine

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Zone Reprise des montants de la pice Montants variables Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du libell de la pice dorigine Calcul Calcul Calcul Calcul Saisie Saisie Saisie Saisie Reprise du plan de la pice dorigine Reprise de la section de la pice dorigine Saisie Saisie

Contrepartie gnrale Reprise du compte de la pice dorigine Contrepartie tiers Libell dcriture Mode de rglement Date dchance Devise Parit Quantit Montant devise Montant dbit Montant crdit Plan analytique Numro de section analytique Quantit analytique Montant analytique Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du libell de la pice dorigine Calcul Calcul Calcul Calcul Reprise de la valeur de la pice dorigine Reprise du montant de la pice dorigine Reprise du montant de la pice dorigine Reprise du montant de la pice dorigine Reprise du plan de la pice dorigine Reprise de la section de la pice dorigine Reprise de la valeur de la pice dorigine Reprise du montant de la pice dorigine

Aprs saisie de ces paramtres, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer le nouveau modle qui peut tre adapt vos besoins dans la fonction Structure / Modles de saisie.

Ventilation analytique dune ligne de journal


Si le compte gnral ainsi que le journal utiliss sont autoriss la saisie analytique, celle-ci est obligatoire. Si vous utilisez la comptabilit analytique, cest--dire si vous avez paramtr des plans analytiques dans les options de la commande Fichier / A propos de ainsi que des sections analytiques dans la commande Structure / Plan analytique, vous pouvez ventiler les lignes saisies dans les journaux sur les sections analytiques. La saisie analytique n'est possible que sur : les journaux pour lesquels la saisie analytique est demande, cest--dire dont loption Saisie analytique est coche dans leur fentre de paramtrage (commande Structure / Code journal) ; les comptes gnraux dclars ventilables sur leur fiche principale : loption Saisie analytique est coche. Il est galement possible de leur affecter une ventilation analytique par dfaut.
Cette obligation de ventilation analytique ne sapplique pas au plan IFRS.

Dans la fentre de saisie du journal, le bouton Saisie analytique (sur le bord infrieur de la fentre) permet, aprs slection de la ligne, dafficher la fentre des ventilations analytiques dj enregistres sur une ligne (dans la liste des critures, le numro de compte gnral est affich en caractres gras).
Selon l'option Affectation analytique du volet A propos de / Prfrences, le comportement suivant est observ : Automatique : les critures analytiques sont gnres selon la ventilation analytique dfinie au niveau du compte gnral. Dans le cas contraire, ou en cas de dsquilibre de la ventilation, la fentre Saisie analytique est affiche. Aprs confirmation : la fentre de ventilation souvre avec par dfaut la rpartition dfinie dans le compte gnral. Dans ce cas validez ou modifiez la ventilation analytique.

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Manuelle : la fentre de ventilation souvre sans aucune rpartition par dfaut.

Lutilisation dun compte gnral dclar ventilable dans un journal galement dclar comme ventilable entrane lobligation de la ventilation analytique.

Fentre Saisie analytique


La fentre de saisie analytique se prsente ainsi :

Les boutons de fonction accessibles sont les suivants. Bouton Equilibrer Ce bouton permet d'quilibrer une ventilation sur une section analytique sur les zones Qt/devise et Montant. Bouton Appeler une grille Ce bouton ouvre la liste des modles de grille enregistrs dans la commande Structure / Modles de grille. Cette possibilit est prsente plus loin. Bouton Supprimer Ce bouton efface la ligne slectionne dans la liste des ventilations. A imputer Le montant des quantits ou devises et le montant de l'criture ventiler apparaissent dans les zones prvues cet effet (en haut et droite). Total imput Au fur et mesure des saisies, ces zones affichent le cumul des montants ventils. Solde Ces zones prsentent les montants restant imputer. Si aucune ventilation n'a encore t saisie, le solde est gal au montant imputer.
Contrairement ce qui se passait dans les versions prcdentes du programme, il nest plus possible daccder la fentre dinterrogation analytique partir des lignes de cette fentre.

Saisie manuelle de la ventilation analytique


Pour saisir les ventilations analytiques manuellement, slectionnez le Plan analytique de ventilation l'aide de la zone liste droulante situe sous la zone Section. Par dfaut le programme indique le plan analytique dfini comme tant le plan principal. Voir loption Plan analytique, page 112. Le programme propose les plans analytiques enregistrs dans le volet Fichier / A propos de / Options.

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Section Le choix de la section mouvementer peut seffectuer de diffrentes faons : par saisie de son numro, par son raccourci clavier, par slection sur la liste des comptes. Voir ci-dessous les diffrentes possibilits de slection. Qt/devise Saisissez la ventilation de la quantit ou du montant des devises mentionne dans la ligne de pice.

Le bouton Equilibrer est utilisable.


Vous n'avez accs cette zone que si loption Saisie de la quantit est slectionne dans la fiche du compte gnral ventil. En fonction de la position de loption Ventilation Qts/devises dans le volet Fichier / A propos de... / Prfrences, il faudra : rpartir totalement ou partiellement les valeurs des champs Quantit ou Devise si loption a t positionne sur Non ; rpartir totalement et obligatoirement la valeur du champ Quantit sur les cinq premiers plans analytiques, si loption a t positionne sur Quantit ; rpartir totalement le montant du champ Devise sur les cinq premiers plans, si loption a t positionne sur Devise.

Montant Enregistrez le montant de la ventilation sur la section.

Le bouton Equilibrer est galement disponible cet endroit. Validez en pressant la touche ENTRE lorsque la ligne est complte. Rptez cette opration autant de fois quil le faut pour ventiler compltement le montant de la ligne de pice slectionne. Le programme neffectue de contrle sur lquilibrage des ventilations analytiques que sur les cinq premiers plans analytiques enregistrs dans les options du fichier. La validation dune rpartition analytique a pour effet de faire apparatre le numro de compte de la ligne ainsi ventile en caractres gras.
Les cinq premiers plans analytiques crs doivent obligatoirement tre ventils 100%.

La modification dune ventilation analytique seffectue de la mme faon que la saisie aprs slection de la ligne dcriture.
Si vous modifiez et validez le montant dune ligne laquelle est rattache une saisie analytique, la fentre des ventilations analytiques apparat automatiquement.

La suppression sobtient en slectionnant une ligne de ventilation et en cliquant sur le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation. Pour supprimer une ventilation complte, faites de mme pour toutes les lignes de ventilation. Si la suppression complte de la ventilation a lieu sur l'un de ces cinq premiers plans analytiques, il faut slectionner, avant de refermer la fentre, l'un des cinq derniers sous peine d'avoir un message indiquant que la rpartition est incorrecte (dsquilibre entre gnral et analytique). Le numro de compte rapparat en caractres normaux si toutes les ventilations ont t supprimes.

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Slection dune section analytique

Saisie du numro de section

Tapez directement le numro de section dans la zone de saisie ; le programme vrifie son existence. Si la section existe, son intitul apparat dans la zone Section en haut de la fentre. Si la section nexiste pas, le programme affiche la fentre Slection dune section prsente ci-dessous. Si loption Ouverture compte en saisie est coche dans le volet Fichier / A propos de... / Prfrences, le programme vous permet galement de crer une section : tapez le radical du numro de section suivi dun point dinterrogation (?) puis la touche TABULATION, la fentre de paramtrage des sections analytiques souvre alors. La fiche de cration dune section est dtaille dans la commande Plan analytique, page 245.

Appel de la section par son raccourci clavier

Dans la zone de saisie, maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci associ la section analytique sur sa fiche.

Slection dans la liste des sections

Tapez les premiers caractres du numro de la section sur la zone de saisie puis la touche TABULATION. Le programme ouvre alors une liste des sections commenant par celles dont le numro se rapproche le plus des caractres taps.
Vous pouvez aussi taper la touche F4.

Le programme vous permet de trier la liste par Numro ou par code Classement. La liste est trie par dfaut en fonction de l'option Appel des sections du volet A propos de / Prfrences. Slectionnez la section analytique mouvementer puis cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez aussi utiliser la fonction glisser / dposer (explique dans le Manuel de la gamme). Le bouton Annuler permet de revenir sur la fentre Saisie analytique sans slection de compte. Le bouton Crer permet dafficher la fentre de cration dune section. Il nest pas actif si loption Ouverture compte en saisie nest pas coche dans le volet Fichier / A propos de... / Prfrences. La cration dune section est dtaille dans la commande Plan analytique, page 245.

Section mise en sommeil

Une section analytique peut tre mise en sommeil en cochant loption du mme nom dans sa fiche. Si tel est le cas pour la section choisie, elle ne peut pas tre mouvemente. Le programme affiche alors le message suivant :

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La section XXX a loption Mise en sommeil coche. on utilisation est donc impossible !

Plans analytiques en colonne


Si un plan analytique a t dclar en colonne, il nest pas disponible dans la fentre Saisie analytique. Si des ventilations ont t enregistres sur certaines de ses sections, dans le volet Analytique/IFRS de la fiche du compte gnral ventil, elles seront appliques mais seul le premier numro de section apparatra dans la colonne correspondant au plan analytique. Ces ventilations apparatront lors de ldition des tats analytiques. Pour ventiler manuellement les critures sur une section dun tel plan, il est ncessaire den afficher la colonne (commande Personnaliser la liste) et denregistrer le numro de section qui convient. Une seule section peut alors servir la ventilation. La slection dune section peut seffectuer comme indiqu plus haut. Le paramtrage des plans analytiques en colonne seffectue dans loption Plan analytique, page 112. Si, dans un modle de saisie, des ventilations multiples ont t faites sur plusieurs sections dun mme plan en colonne, ces ventilations seront ralises par le programme mais seule la premire section ventile apparatra dans la colonne du journal. Si aucun numro de section nest enregistr dans la colonne du plan IFRS, le programme y insrera, la validation de la ligne, la section analytique dattente ventuellement enregistre dans loption Plan analytique.

Utilisation d'un modle de grille


Le bouton Appeler une grille ouvre la liste des grilles de ventilation de type analytique enregistres dans la commande Structure / Modles de grille. Pour choisir un modle de grille partir de cette liste, vous pouvez : cliquer sur sa ligne puis sur le bouton OK, dplacer la zone contraste par les touches BAS ou HAUT et valider, utiliser les transferts par glissement. Le transfert par glissement ou glisser / dposer est prsent dans le Manuel de la Gamme.

Vous pouvez galement utiliser les raccourcis enregistrs dans la commande Modles de grille : maintenez enfonces les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci associ. Le curseur doit se trouver dans la colonne Qt/devise ou Montant. Le montant de l'criture est alors rparti conformment au paramtrage du modle de grille slectionn.

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Un modle de grille peut porter sur un plan analytique en colonne. Les ventilations multiples seront ralises mme si seule la premire section est affiche.

Chaque ligne de ventilation peut tre modifie. Le programme permet galement de supprimer une ligne ou d'en ajouter une. Pressez la touche ESC sur Macintosh ou ECHAP sur Windows pour ne rien saisir.
Si une ventilation a t affecte au compte dans le modle de saisie, cest cette dernire qui prime sur la rpartition du compte.

Si aucune ventilation nest dfinie sur le compte dans le modle de saisie alors que le compte et le journal ont loption Saisie analytique coche, laffectation analytique se fera en fonction du mode de rpartition dfini dans le volet Fichier / A propos de... / Prfrences.

Transfert des ventilations analytiques lors dune synchronisation


Les ventilations analytiques ne sont pas traites lors des transferts dcritures via les formats Sage Coala et Ciel. Par contre, elle sont gres lors dune synchronisation dun dossier Sage vers un autre dossier Sage. Pour les critures nouvelles transfres, si le code journal et le compte ont loption analytique coche et que le fichier XML ne contient pas de ventilations, la comptabilit utilise par dfaut les grilles de rpartition ventuellement paramtres au niveau du compte gnral. Pour les critures nouvelles transfres, si le code journal et le compte ont loption analytique coche et que le fichier XML ne contient pas de ventilations, la comptabilit utilise par dfaut la section analytique ventuellement paramtre au niveau du compte gnral. Lors de lintgration avec Sage Coala qui ne gre pas les modifications dcritures, le transfert dune criture dont la valeur est modifie amne une rpartition proportionnelle des ventilations par rapport celles prsentes dans la base de donnes rceptrice Sage. Au contraire si l'application mettrice gre l'analytique, les ventilations existantes seront crases au profit de celles contenues dans le fichier XML.

Application des normes IAS/IFRS aux lignes de pices


Lorsque la gestion de la norme IFRS est demande dans le volet Fichier / propos de / Initialisation, les ventilations IFRS obissent de nombreux paramtres. Ces paramtres sont les suivants : bote cocher Application des normes comptables internationales IFRS du volet Fichier / propos de / Initialisation qui active ou dsactive les ventilations IFRS ; zone Saisie IFRS de ce mme volet qui prcise si les ventilations IFRS doivent sexcuter sur des journaux particuliers ou sur tous les journaux utiliss ; zone Rserv IFRS de la fiche des codes journaux qui permet daffecter un ou plusieurs journaux aux seules ventilations IFRS ; zone Plan IFRS de loption Fichier / propos de / Options / Plan analytique qui permet daffecter un plan analytique aux ventilations IFRS ; zone de saisie Section analytique dattente et zone liste droulante Imputation de la section de cette mme option qui permettent dindiquer quelle section analytique doit tre utilise dfaut dindication dune section prcise et comment cette application doit se faire ;

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zone Ventilation IFRS du volet Fiche principale des comptes gnraux qui permet daffecter une des sections du plan IFRS la ventilation des critures portes sur le compte gnral ; zone Ventilation IFRS du volet Complment des fiches tiers qui permet daffecter une des sections du plan IFRS la ventilation des critures portes sur le compte tiers ; ces sections concernent plus particulirement la zone gographique du tiers ; colonne IFRS dont on peut demander laffichage dans les journaux afin dy enregistrer manuellement les sections IFRS pour la ventilation des critures. Rappelons que les critures IFRS ne sont pas des critures comptables qui doivent tre saisies indpendamment de la comptabilit gnrale mais une simple possibilit de rpartir certains des montants saisis dans cette comptabilit afin de pouvoir les consulter ou les diter selon les deux axes principaux danalyse imposs par la norme IFRS : la zone gographique et le secteur dactivit dans le cas de socits possdant des tablissements dans plusieurs pays, afin de pouvoir comparer les rsultats obtenus sur des bases identiques quelles que soient les normes de comptabilit utilises. Il sensuit que les critures IFRS sont exclues de tous les traitements sur les tiers (rglements tiers, rappels, tats tiers, etc.). Une ligne dcriture peut ne pas comporter de ventilation IFRS. Quand une ventilation IFRS est applique la premire ligne dune pice, elle se rpercute sur toutes les autres lignes de la pice (uniquement en cas de plan IFRS gr en colonne). Il en est de mme si aucune ventilation nest applique : aucune des lignes nest ventile. Si elle nest pas saisie manuellement, la ventilation IFRS peut provenir, dans lordre : de la section enregistre dans le compte tiers ou, dfaut, de la section dattente si la zone Imputation de la section (de loption Plan analytique) est paramtre sur Tous les comptes ; dans le cas dun compte gnral : sil est de charge ou de produit : de la section enregistre dans sa fiche ou, dfaut, de la section dattente si la zone Imputation de la section (de loption Plan analytique) est paramtre sur Les comptes de charge et produit ; sil est dune autre nature : de la section enregistre dans sa fiche ou, dfaut, de la section dattente si la zone Imputation de la section (de loption Plan analytique) est paramtre sur Tous les comptes. Lordre de saisie des comptes revt galement de limportance. Si le compte gnral est saisi avant le compte de tiers, cest en gnral la section affecte au compte gnral qui sera applique. Voir cependant le tableau qui suit pour des prcisions sur le fonctionnement des prslections analytiques. Lorsque les modles de saisie sont utiliss, le compte de tiers est rput tre saisi en premier. Le tableau ci-dessous prcise les ventilations ralises par le programme en fonction des diffrentes combinaisons possibles (uniquement dans le cas de plans analytiques grs en colonne). La lettre P indique les

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paramtres de la combinaison. Quand cette lettre apparat dans les deux colonnes dun mme titre, cela signifie lun ou lautre.
Section dattente Les comptes de charge et produit Tous les comptes Ventilation Compte gnral Compte tiers Compte de lcriture Charge ou produit P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P Section utilise pour la ventilation

Aucune

Autre

P P P P P P

Pas de ventilation Pas de ventilation Section du compte gnral Pas de ventilation Section du compte tiers si saisi en premier sinon pas de ventilation Section du compte tiers si saisi en premier sinon section du compte gnral Section dattente Pas de ventilation Section du compte gnral Pas de ventilation Section du compte tiers si saisi en premier sinon section du compte gnral Section du compte tiers si saisi en premier sinon section dattente Section dattente Section du compte gnral Section du compte tiers si saisi en premier sinon section du compte gnral Section du compte tiers si saisi en premier sinon section dattente

Plan IFRS gr en colonne


Pas de gestion analytique

Lorsque le plan IFRS est gr en colonne et que la socit ne gre pas lanalytique, le programme ralise les ventilations des faons suivantes : Seul le plan IFRS est accessible en saisie. Quel que soit le paramtrage de la zone Affectation analytique du volet Fichier / propos de / Prfrences, la rpartition de la ventilation IFRS est ralise automatiquement si : la ventilation ne seffectue que sur une seule section du plan IFRS (ventilation paramtre dans le volet Analytique/IFRS du compte gnral) ; cette section comporte licne Equilibre. dfaut, laffectation de la ventilation seffectuera conformment au tableau prsent ci-dessus. Si ces conditions ne sont pas respectes, aucune ventilation ne seffectuera.

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Dans tous les cas, si la ventilation enregistre nest pas quilibre, le programme effectuera nanmoins une ventilation 100 %.

Saisie d'un registre


L'utilisation des registres rvision permet de prparer la saisie des oprations de rgularisation en fin d'exercice. En cas de rvision comptable, le registre de rvision permet au rviseur d'enregistrer des informations complmentaires relatives aux critures. Le registre de taxe permet de regrouper les renseignements relatifs aux taux de taxes. Il sera utilis pour la dclaration de taxes sur encaissements. Rappelons que la gestion d'un registre de taxes et/ou de rvision est demande dans le Volet Paramtres A propos de, page 66. Slectionnez la ligne, puis cliquez sur le bouton Registres dispos sur le bord infrieur de la fentre. Si la gestion des deux registres est demande pour le dossier, le programme affiche une fentre permettant de slectionner le registre saisir.

Si le programme ne gre quun seul registre pour le dossier, cette fentre n'apparat pas.

Registre rvision
Les informations sont saisies sur la fentre Registre : rvision.

Date dbut / Date fin Ces dates peuvent correspondre la date de dbut et de fin d'un contrat. Ainsi, lorsque vous imprimerez les tats des registres - rvision, le programme pourra calculer la charge ou le produit appartenant strictement l'exercice en cas de charges ou de produits ayant une priode de consommation cheval sur deux priodes. La saisie doit tre ralise sous la forme JJMMAA (sans sparateurs). Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date.

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Voir le Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande. Rviseur / Contrleur Zones de 35 caractres alphanumriques permettant d'identifier le rviseur puis le contrleur de la rvision. Date rvision / Date contrle Indiquez successivement la date de la rvision puis la date du contrle. Commentaire Zone de 69 caractres que le rviseur peut utiliser sa guise. Cliquez sur le bouton Annuler pour ne pas enregistrer la saisie. Cliquez sur le bouton OK ou validez par la touche ENTRE pour enregistrer les informations. Dans ce dernier cas, la colonne Registre du journal mentionne alors licne Rvision.
Gestion des registres rvisions

En communication client / expert via le processus de synchronisation, les registres rvisions ne sont pas grs.

Registre taxe
Les informations sont saisies dans la fentre Registre taxe.

Le registre taxe permet d'obtenir la rpartition base taxable et montant taxe par taux de TVA. Il est calcul partir des informations de la pice. D'une manire gnrale, il est recommand de ne pas le modifier. Il faut porter les modifications au niveau des lignes d'critures dans le journal, le registre est ajust en consquence.
Le N pice est repris dans l'en-tte de la fentre. De mme la mention Tiers suivie du numro de compte tiers n'apparat dans l'en-tte que lorsqu'il existe un tel compte.

Type Slectionnez le type de taxe concern par le registre taxe : Achat : ce type de registre correspond aux journaux dachat, ainsi quaux critures enregistres au crdit sur des comptes de tiers de nature Autre. Vente : ce type de registre correspond aux journaux de vente, ainsi quaux critures enregistres au dbit sur des comptes de tiers de nature Autre. Gnral achat : ce type de registre correspond aux journaux de type Gnral, ainsi quaux critures enregistres sur des comptes de nature Fournisseur ou Salari.

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Gnral vente : ce type de registre correspond aux journaux de type Gnral, ainsi quaux critures enregistres sur des comptes de nature Client. Rglement achat : ce type de registre correspond aux journaux de type Trsorerie, ainsi quaux critures enregistres sur des comptes de nature Fournisseur ou Salari. Rglement vente : ce type de registre correspond aux journaux de type Trsorerie, ainsi quaux critures enregistres sur des comptes de nature Client.
Les registres de type Rglement achat et vente sont appels Registres de Trsorerie. Ce sont eux qui grent la TVA sur encaissements. Les registres de trsorerie sont crs : automatiquement lorsquon active le bouton Lettrage disponible dans les journaux de type Trsorerie et Gnral, lorsquon lance la commande Traitement / Rglement tiers, ou manuellement.

Reportez-vous au paragraphe Gestion de la TVA sur les encaissements, page 453. Date de pice Le programme propose par dfaut la date de l'criture slectionne. Vous pouvez la modifier en respectant la syntaxe de saisie : JJMMAA. Cette zone comporte un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date.
Pour la gestion de la TVA sur encaissement via les registres, veillez mentionner la date d'chance des effets escompts non chus. En effet, ces oprations ne doivent figurer sur la dclaration de TVA qu' a date d'chance effective.

Reportez-vous au Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande. N chronologique Le numro d'enregistrement chronologique des registres taxe est gr par le programme. Il est spcifique pour chaque type de registre et commence par : 1.
Le numro chronologique n'est pas affect par la modification de la pice. Il reste le mme.

Date registre Le programme propose par dfaut la date de saisie. Vous pouvez la modifier en respectant la syntaxe de saisie : JJMMAA. Cette zone comporte un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date.
La date registre n'est pas affecte par la modification de la pice. Elle reste la mme.

Voir le Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande. La moiti infrieure de la fentre permet l'enregistrement des lignes de registre (au maximum 5). Les saisies sont ralises sur les zones du bas de la fentre. Code taxe Zone liste droulante qui indique les diffrents code taxe disponibles. Les lignes de registres sont gnres par code taxe distinct (si gr) ou par compte de taxe. Provenance Le programme propose au choix les slections suivantes : Nationale, Intracommunautaire, Export, Divers 1, Divers 2.

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La provenance dfinie au niveau du taux de taxe est automatiquement propose. Compte TVA Le programme propose par dfaut le ou les numros de compte de TVA de la ligne d'criture. Vous pouvez saisir ou slectionner un autre compte de taxe (enregistr dans la commande Structure / Taux de taxes). Taux Le programme indique automatiquement le taux correspondant au compte de TVA slectionn (enregistr par la commande Structure / Taux de taxes). Cette zone est toutefois accessible afin que vous puissiez dfinir le taux si le lien taux de taxes / compte gnral nest pas tabli.
Pour conserver une cohrence des donnes, nous vous recommandons plutt d'tablir le lien taux de taxes / compte gnral.

Vous pouvez choisir les options suivantes : Taux % : le taux saffiche sous forme de pourcentage. Cest le cas le plus frquent. Montant F : cette option est utilise dans le programme Sage Gestion commerciale 100 ou 30. Elle permet dindiquer le montant forfaitaire de la taxe. Quantit U : cette option est utilise dans le programme Sage Gestion commerciale 100 ou 30. Elle permet dindiquer le montant unitaire de la taxe. En fonction de loption choisie, indiquez dans la zone rserve cet effet le taux, le montant forfaitaire ou le montant unitaire de la taxe. Base taxable Le montant du compte hors taxe de la ligne d'criture est propos par dfaut. Montant taxe Le programme affiche le montant de l'criture pass sur le compte de TVA . Cliquez sur le bouton Annuler pour ne pas enregistrer la saisie. Cliquez sur le bouton OK ou validez par la touche ENTRE pour enregistrer les informations. Dans ce dernier cas, la colonne Registre du journal mentionne alors licne Taxes.
Le tableau de la fentre Registre taxes peut contenir jusqu' 5 lignes.

Les modifications apportes au niveau des lignes d'critures de la pice sont automatiquement reportes au niveau du registre. Il s'agit des informations : Pour une ligne TTC, c'est--dire , comportant un compte gnral de nature Tiers : l'en-tte est modifi en cas de changement sur les zones : N pice, Date pice/Date d'chance ou N compte tiers. Les changements apports aux autres zones n'ont aucune incidence. Pour une ligne HT, c'est--dire comportant un compte gnral de nature Charge, Produit ou Immobilisations) : une modification des zones N compte gnral ou Montant entrane un recalcul des bases et/ou montants. Pour une ligne TVA, c'est--dire comportant un compte gnral cr dans la liste des taux de taxe : une modification des zones N compte gnral, Code taxe ou Montant entrane un recalcul des bases et/ou montants.
Incidence de la gestion des codes taxes

La gestion des codes taxes a principalement deux incidences sur la gestion des registres taxes : La rpartition des bases taxables / montant taxe est calcule par combinaison code taxe / numro de compte gnral : ce qui permet de paramtrer un seul et mme compte de taxe pour l'ensemble des taux.

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Pour les critures exonres de TVA, il est dsormais possible de gnrer automatiquement le registre associ si le code taxe correspondant est renseign au niveau de la ligne HT.
Gestion des registres taxes transfrs

En communication client / expert via le processus de synchronisation, les registres taxes ne sont pas traits par Sage Coala et Ciel. Les utilisateurs des programmes Sage de la Ligne 100 qui grent les registres taxes pour la dclaration de TVA aux encaissements devront donc procder aux ajustements ncessaires. La synchronisation ne permet pas de supprimer un registre taxe en modification du montant d'une criture, si ce dernier est prsent dans le fichier XML, il est systmatiquement repris, dans le cas contraire il est conserv. En de modification du montant d'une criture sur laquelle il existe un registre taxe alors qu'il n'est pas prsent dans le fichier XML, recre automatiquement le registre.

Visualisation dune pice


Slectionnez la ligne dcriture pour laquelle vous souhaitez visualiser la pice puis cliquez sur le bouton Visualisation dune pice dispos sur le bord infrieur de la fentre. Activer la commande Visualiser la pice du menu contextuel a le mme effet. Voir la description de cette fonction dans la commande Saisie par pice, page 357.

Extourne / Annulation d'une pice


La commande Extourner ou annuler les lments slectionns du menu contextuel de la fentre de saisie du journal permet, aprs slection des lignes de la pice traiter : dannuler la pice, de la contre-passer dans un autre journal mme si ce dernier appartient un autre exercice. Si vous avez coch loption Extourne/annulation en ngatif dans le volet Fichier / A propos de... / Prfrences, lcriture sera annule ou extourne en ngatif. Cest--dire quau lieu de contre-passer les dbits par des crdits et inversement, le programme contre-passe les dbits par des dbits ngatifs et les crdits par des crdits ngatifs. Cela a pour avantage de ne pas augmenter les flux. Une fentre saffiche qui permet de choisir lopration raliser.

Annulation / Extourne Cliquez sur la case doption correspondant lopration effectuer.

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Lextourne nest possible que si les critures slectionnes sont quilibres entre elles

Date dcriture Indiquez la date de la nouvelle criture. En cas dannulation, le programme propose la date de la pice dorigine. En cas dextourne, le premier jour du mois suivant. Cette zone comporte un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. Voir le Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande. Code journal Le programme propose le code du journal utilis pour la pice initiale. Vous pouvez en slectionner un autre. Numro de pice Le programme propose un numro en se conformant au paramtrage du code journal utilis : Manuelle : la saisie du numro de pice est laisse libre ; Continue par journal : le programme numrote automatiquement les pices, par journal ; il incrmente le plus grand numro saisi sur toutes les priodes de lexercice, par journal ; Continue pour le fichier : le programme numrote automatiquement les pices, par fichier comptable ; il incrmente le plus grand numro saisi, tous journaux confondus ; Mensuelle : le programme numrote automatiquement les pices louverture du journal ; il incrmente le plus grand numro saisi sur la priode en cours. Libell criture En cas dannulation, le programme propose : Annulation suivi du libell de lcriture dorigine. En cas dextourne, le programme propose : Extourne galement suivi du libell de lcriture dorigine. Comptes de virement En cas dannulation de la pice dorigine, slectionnez le compte gnral et le compte de tiers utiliser. Notez que les mouvements analytiques sont transfrs automatiquement sur ces comptes si le compte gnral est paramtr dans ce sens : loption Saisie analytique de sa fiche est coche. Le programme calcule automatiquement le mode de rglement, la date dchance, la devise et la parit en fonction du paramtrage du compte de tiers slectionn. Le tableau suivant dtaille la composition de la nouvelle criture issue dune annulation ou dune extourne.
Zone Date dcriture Annulation Reprise de la date de la pice dorigine Extourne 1er jour du mois+1 (par rapport la pice dorigine)

Numro de pice Rfrence de pice N compte gnral N compte de tiers Contrepartie gnrale Contrepartie tiers Libell dcriture Mode de rglement

Selon mode de numrotation du code jour- Selon mode de numrotation du code journal nal Reprise de la rfrence de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine Annulation + reprise libell de la pice dorigine Reprise du mode de rglement de la pice dorigine Reprise de la rfrence de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine Reprise du compte de la pice dorigine Extourne + reprise du libell de la pice dorigine Reprise du mode de rglement de la pice dorigine

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Zone Date dchance Devise Parit Quantit Montant devise Montant dbit Montant crdit Plan analytique Numro de section Quantit analytique Montant analytique Annulation Reprise de la date dchance de la pice dorigine Reprise de la devise de la pice dorigine Reprise de la parit de la pice dorigine Extourne Reprise de la date dchance de la pice dorigine Reprise de la devise de la pice dorigine Reprise de la parit de la pice dorigine

Reprise de la quantit de la pice dorigine Reprise de la Quantit de la pice dorigine Reprise du montant devise de la pice dorigine Reprise du montant devise de la pice dorigine

Reprise du montant crdit de la pice dori- Reprise du montant crdit de la pice dorigine gine Reprise du montant dbit de la pice dori- Reprise du montant dbit de la pice dorigine gine Reprise du plan de la pice dorigine Reprise de la section de la pice dorigine Reprise du plan de la pice dorigine Reprise de la section de la pice dorigine

Reprise de la quantit de la pice dorigine Reprise de la quantit de la pice dorigine Reprise du montant de la pice dorigine Reprise du montant de la pice dorigine

Aprs saisie de ces paramtres, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la nouvelle criture.
Le type de registre est conserv et le numro chronologique est recalcul partir du dernier numro utilis pour le type de registre dfini. Extourne dcritures importes ou exportes

Dans le cas dun journal synchronis par le client, si une criture a une date antrieure la date de synchronisation alors un message dalerte bloquant saffiche : Lajout dcritures sur un journal synchronis est impossible. Dans le cas dune gnration dcritures venant de lexpert-comptable, elles doivent tre postrieures la date de validation sinon un message bloquant saffiche : Lajout dcritures sur un journal cltur est impossible. Dans le cas dune gnration dcritures venant de lexpert-comptable, elles doivent tre antrieures la date de synchronisation sinon un message bloquant saffiche : Lajout dcritures sur un journal non synchronis est impossible.

Saisie dinformations libres


Le bouton Informations libres dispos sur le bord infrieur de la fentre de saisie des journaux permet daccder la fentre de saisie des informations libres. Si le volet Fichier / A propos de... / Options a t paramtr dans ce sens, ce bouton permet dassocier lcriture slectionne des informations complmentaires personnalises. Voir loption Information libre, page 96. Le programme propose la saisie des informations libres paramtres po