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Hortensia RAMASIMANANA DVV International

Informatisation de suivi de rapport dactivits de

AVANT PROPOS
Le cigle E.S.P BIG est labrviation de lEtablissement Suprieur et Professionnel Bureautique Informatique Gestion. Il a t fond expriences sur des formations informatique telles que en 1990. Et comme son nom lindique, lESP BIG durant ces dizaines dannes oriente ses continues en diverses options et filires en de gestion, le gnie logiciel, la linformatique

maintenance informatique, conception web. Mais il y a aussi dautres formations modulaires telles que linformatique bureautique, la communication, le franais Dans le cadre pdagogique de lE.S.P. BIG, aprs avoir labor un travail individuel de mini projet, qui reprsente la finalisation de la deuxime anne de formation et dapprentissage au sein de ltablissement; il est affirm que les tudiants enrichis dexpriences, prpars une intgration et imprgnation dans le milieu professionnel et tant arrivs terme de leurs tudes, pour lacquisition du Diplme dEtudes Suprieures Professionnelles en Informatique, effectuent un projet de stage. Prcisons entre autre que des cours thoriques et pratiques en informatique de gestion ont t pralablement attribus en guise de support ou de base mme sa prparation durant la priode de formation en premier cycle. Autrement, ce stage de trois mois pour le compte de DVV International est finalis par une rdaction dun rapport crit qui rsume les activits durant le stage et notre apport personnel. Pour cela, un thme de stage a t propos, ayant comme

intitule : Informatisation de suivi de rapport dactivit au sein du projet DVV International.

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INTRODUCTION

Un projet est un ensemble dactivits qui sont prises en charge, dans un dlai donn et dans les limites de ressources imparties, par des personnes qui y sont affectes dans le but datteindre des objectifs dfinis. Dans le contexte des systmes dinformation au sein dune entreprise, on peut dfinir un projet comme un cycle dactivits techniques de dfinition-conceptionralisation-mise en uvre dune application de gestion. Comme toute autre chose, un projet doit avoir ses caractristiques comme sa taille (budget utilis, dure) ; sa nature (industriel, humanitaire, artistique, ) ; collectif ou individuel. Suivant ses objectifs, il y a 2 catgories de projet qui sont le projet de dveloppement conomique qui est la recherche de profit, et le projet de dveloppement social qui cherche le bien tre de la socit ou de la communaut. Et parmi ces deux catgories, la DVV International, lassociation o le stage a t effectu, adopte le projet de dveloppement social car elle a comme activit principale lducation des adultes. Lintervention durant ce stage porte sur la gestion administrative et financire de DVV International.

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Ainsi, nous ne pouvons pas nier limportance que joue le rle de la gestion administrative et financire dans une entreprise quelque soit sa nature (Commerciale, Association,) Etant un projet international non rsidentiel, la DVV International collabore avec le Ministre des Affaires Etrangres (MAE) et dautres bailleurs de fonds. Ainsi, les rapports dactivits pour tous les projets raliss sont des documents trs importants tant pour le Ministre concern que pour les bailleurs de fonds que ce soit interne ou externe. Or, il se peut que ces rapports soient disparus ou changs de place juste au moment o on a besoin de ces rapports. Il se trouve aussi que le feuilletage des documents par classeur prend beaucoup de temps et cest pour toutes ces raisons quon a conu lapplication pour linformatisation des rapports dactivit sur une base de donnes afin de faciliter la gestion de ces rapports. Alors, en tant que gestionnaire informaticienne, ayant dj acquis une exprience dans ce domaine (informatique de gestion) en ralisant un mini-projet en deuxime anne et aprs avoir reu les connaissances complmentaires en troisime anne lE.S.P BIG ; dans un but professionnel, un stage a t effectu au sein de cette association. Ceci afin de mettre en valeur et mettre en pratique les connaissances acquises et de faire partie du monde professionnel. La mission consistait apporter une connaissance la fois thorique et pratique sur la gestion administrative et financire dans un projet. Il sagissait en premier de grer la trsorerie, ensuite dassister aux oprations comptables et budgtaires, puis soccuper des oprations administratives et en fin de tenir et de grer des documents. Problmatique la pointe des nouvelles technologies de communication et dinformation, les tches savraient relativement complexe mettre en uvre et lourdes cause du traitement manuel de certaines tches. En effet, sa ralisation sollicite un nombre de comptences varies, de la rapidit et surtout du temps car il sagit bien de grer et de bien organiser. Il a t ncessaire dautomatiser un certain nombre de tches, en utilisant le logiciel ACCESS en pratiquant SGBD qui est un systme de gestion de bases de donnes.

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Ce systme a t choisi non seulement pour faciliter la gestion des informations mais aussi parce que les bases de donnes MS Access peuvent tre manipules par dautres environnements tournant sous MS Windows. A part ces avantages, nous savons que les applications ralises sous MS Access sont faciles accder ; do la faiblesse de la scurit des donnes. Le prsent rapport se compose en deux parties. La premire partie traite, dabord la prsentation gnrale de lentreprise en dfinissant le contexte de lentreprise, les outils et le cadre de travail, ensuite, il prsente le rapport dactivit en expliquant le droulement du stage et en fin un bilan gnral et une suggestion concernant lentreprise sur le stage. La deuxime partie, tablit en premier lieu le projet ralis au sein du centre daccueil et en second lieu, elle prsente la ralisation. Noublions pas qu chaque document il est important dy consacrer un espace pour la conclusion et que nous allons laborer aprs le corps du document.

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PARTIE I

PRESENTATION DVV ET STAGE

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CHAPITRE I : PRESENTATION DE LIIZ/DVV


Cette partie traite de l'identification des acteurs, des matriels utiliss et de la dfinition de lassociation et du stage effectu au sein de cette dernire.

I-1-Gnralits sur lIIZ/DVV : LIIZ/DVV est labrviation des en allemand de Institut fr Internationale c'est--dire

Zusammenarbeit

Deutschen

Volkshochschul

Verbandest ,

lInstitut pour la coopration Internationale de lAssociation Allemande pour lEducation des Adultes. Elle a pour sige social lObre Wilhelmstrae 32, D-53225 Bonn, mais comme cest une association internationale, elle sparpille dans diffrentes rgions dans le monde tel quen Afrique, en Asie, en Amrique Latine, en Europe centrale et orientale. Quant Madagascar, elle a son sige au lot VK 17A, Fenomanana Mahazoarivo Antananarivo 101 dont le nom est DVV International. Linstitut est part de lEducation des Adultes allemandes et de ses finalits nationales, europennes et internationales. Il soutient la conception et la mise en uvre de programme dEducation des Adultes dans de nombreux pays partenaires, promeut la coopration entre lEducation des Adultes allemande et internationale, et les changes dinformations et dexpriences dans ce domaine.

I-2- Historique de lIIZ/DVV :

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La DVV a t fonde en 1953 en tant quorgane central des fdrations rgionales des universits populaires en Rpublique fdrale dAllemagne au nombre de dix lpoque, passes seize aujourdhui. Dans les annes 50, la rconciliation et la comprhension entre le peuple de lEurope taient les objectifs majeurs des contacts et des partenaires internationaux. Dans les annes 60, lEducation des Adultes, axe sur le dveloppement,

devient partie prenante de laide lducation dans le cadre des efforts de dcolonisation. Des contacts furent nous et, trs tt, les premires expriences avec des partenaires en Afrique et en Amrique Latine eurent lieu, ce qui incita la DVV fonder la Division pour lEducation des Adultes dans des pays en voie de dveloppement, rebaptise en 1975 Division pour la coopration Internationale. Dans les annes 70, lintrt pour lchange dexpriences au niveau

international grandit au sein de lEducation des Adultes qui jouait elle-mme un rle croissant dans la coopration au dveloppement. Il fut possible dapprofondir lengagement avec des partenaires en Afrique et en Amrique Latine et de llargir lAsie. Les mutations qui marqurent lEurope centrale orientale et mridionale la fin des annes 80 et le processus dunification du dbut des annes 90 se traduisirent pour linstitut par des missions nouvelles et de nouveaux dfis quil apprhende, depuis 1993 sous une forme organisationnelle nouvelle en tant quInstitut de Coopration Internationale de la DVV, par de multiples initiatives et approches des projets. Des projets dans les domaines suivants en font partie : apprentissage culturel, dialogue entre lEurope et lIslam, prvention des crises et conflits, lutte contre la pauvret et ducation la politique de lEurope en ce qui concerne son largissement lEst. La DVV est reprsente Madagascar depuis 1987. Depuis Mars 1996, la reprsentation est dirige par une quipe nationale et dnomme Antenne de lIIZ/DVV Madagascar. Cest la fois un bureau de coordination de la collaboration locale et une interface entre les partenaires malgaches et lIIZ/DVV Bonn. Actuellement, elle est devenue DVV International.

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I-2-1- Activits : La DVV International a comme activit principale lducation des adultes. Mais comme on a dit auparavant, elle nest pas directement oprationnelle sur le terrain Madagascar. Ce sont les organisations partenaires qui mettent les programmes convenus en uvre, auprs des publics bnficiaires correspondants. Alors, les activits des partenaires, en tant quducation-formation des adultes et qui sont appuyes par DVV International, sont principalement et sans tre exhaustives : la formation sur la mthodologie et la pdagogie pour les jeunes et adultes ; le renforcement des capacits des entits de la socit civile ; laccompagnement dans lapprentissage de la vie associative ; la promotion dun environnement lettr travers lalphabtisation fonctionnelle et les activits de post-alphabtisation ; la formation sur la dmocratie, les Droits et Devoirs des citoyens. Mais part ces domaines dactivits, il y a aussi les activits dites privilgies telles que la conception, exprimentation et diffusion de programme sur objectif dducation et de formation des adultes : production et diffusion de matriels et de supports lapprentissage des adultes. Puisque quil sagit dducation des adultes, voici quelques exemples de photos en plein formation des adultes Cest une session de formation qui sest tenue Ambohimiadana Imeritsiatosika

Ici , le formateur explique et les apprenants formateur avec attention prennent des notes E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

Les apprenants coutent le

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Les apprenants sont entrain de faire leur devoir

I-2-2- Statut : La DVV est un organisme international non- gouvernemental dappui lducation des adultes, a but non lucratif. Elle est rgie par accord de sige du Ministre Malgache des affaires trangres.

I-2-3- Partenaires : Comme on a dj dit auparavant, la DVV International a juste pour mission dappuyer lducation et la formation des adultes. En fait, elle nest pas directement oprationnelle sur le terrain. Alors, pour la mise en uvre des programmes convenus, auprs des publics bnficiaires correspondants, la DVV International travaille avec des partenaires et associations malgaches tels que lAssociation FANOITRA, FFF-MM, AMEA (Association Malagasy pour lEducation des Adultes),.etc. En ne citant que quelques unes, les principales activits des partenaires sont la formation sur la mthodologie et la pdagogie pour les jeunes et adultes, le renforcement des capacits des entits de la Socit Civile, laccompagnement des responsables locaux dans la mise en place et la gestion dactions ducatives
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dans les communes et la formation sur la dmocratie, les Droits et Devoirs des citoyens.

I-2-4- Concurrence :

Comme on a pu constater auparavant, DVV est un organisme international nongouvernemental. En ce moment, elle ne possde pas encore de concurrent sur le domaine de lappui et de la formation des adultes Madagascar.

I-2-5- Organisation : I-2-5-1 Organigramme: La DVV International possde un effectif de huit (8) personnes pendant les priodes de ce stage ; un chef de projet la fois coordinatrice et reprsentante du projet, un responsable administratif et financier, un responsable de qualit et une assistante de projet et trois stagiaires dont je faisais partie. Voici donc lorganigramme de DVV International

Organigramme de DVV International

Reprsentante (Chef du projet)

Responsable administratif et financier Responsable qualit

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Assistante administrative et financire

I-2-5-2 Description des postes: Reprsentante : A la fois reprsentante et coordinatrice des projets, elle a dabord pour fonction dassurer la reprsentation du Bureau du projet de DVV International Madagascar, de concevoir, planifier et raliser le programme du bureau, puis grer selon les procdures administratives et financires de ltablissement les fonds pour la ralisation des programmes du bureau en respectant les lignes budgtaires pour la gestion par signature des documents comptables et enfin veiller au maintien de la qualit de tout les programmes prvus et celle de la collaboration avec les partenaires.

Responsable administratif et financier: Il assure le contrle interne de DVV International, la gestion du personnel et les ressources humaines, le suivi et la mise en uvre des procdures, la supervision de ltat et de la gestion des patrimoines et enfin la production des rapports financiers.

Responsable qualit : En tant que responsable qualit, il a trois grandes missions. La premire est de transfrer la comptence en matire de gestion daction ducative la base. La seconde est de poursuivre en permanence le
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systme de management qualit de cette ducation de base et de lintgrer progressivement dans les autres domaines de formation promue par DVV International Madagascar et enfin la troisime est dassister en matire de communication vis--vis des partenaires et du public en contribuant la diffusion des informations relatives lducation et la formation des adultes.

Assistante

administrative

et

financire:

Sous

la

supervision

de

la

Reprsentante du Bureau du Projet et sous le contrle du responsable administratif et financier, lassistante assure la gestion de la trsorerie, lassistance aux oprations comptables et budgtaires, les oprations administratives, la tenue et la gestion des documents.

I-3- Objectifs et moyens de mise en uvre : I-3-1 Objectifs : Comme son nom lindique, dabord, la DVV International vise sur la mise en uvre dune Education des Adultes de qualit, rendre les adultes plus responsables dans leur vie de citoyen et plus performante dans leur statut de producteur . Elle a donc pour mission dappuyer lducation et la formation des adultes dans le but de renforcer un rseau de partenariat pour lEducation des Adultes, pour lamlioration de la condition de vie des destinataires des actions la base et rendre les adultes plus responsables. Compte tenu des ralits trs diverses qui prvalent dans les pays partenaires, la DVV International opre en vertu dune conception trs ouverte de lEducation des Adultes, marque par les conditions sociales. Les axes prioritaires sont lducation de base, lducation environnementale et lducation la dmocratie. Il est accord une importance particulire objective aux critres de lutte contre la pauvret, daide lautopromotion et de la promotion fminine.

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Et pour la concrtisation des diffrentes activits dont la principale est lEducation des Adultes, la DVV International avec ses partenaires se servent des supports lapprentissage pour les adultes, il existe actuellement prs de 50 ouvrages totalisant environ 500.000 exemplaires.

I-3-2 Moyen financier : Comme il sagit de trs grands projets, il doit y avoir de budget pour pouvoir les raliser. Or, la DVV International ne se conoit pas comme un bailleur de fonds, mais comme un partenaire professionnel, qui apporte ses expriences et ses ressources dans des projets communs, y participe sur un pied dgalit et ne cesse de profiter lui aussi du savoir et des expriences de ses partenaires. Elle finance ses activits de projet grce des subventions qui lui sont accordes notamment par le ministre fdral de la Coopration conomique et du Dveloppement, le Dpartement culturel du ministre des Affaires Etrangres allemand et lUnion Europenne. Et quant Madagascar, elle est finance en grande partie par la fdration Bonn ce qui fait que la DVV International na pas de recette part la vente des brochures et des livres de ses productions et ne fait quutiliser les fonds envoys par lAllemagne ainsi que dautres subventions obtenues par des diverses activits.

I-3-3- Moyen humain : Pour la mise en marche de ladministration du bureau du projet de DVV International, la DVV possde un effectif de huit (4) personnes. Un chef de projet la fois coordinatrice et reprsentante du projet, un responsable administratif et financier, un responsable de qualit et une assistante de projet. Mais pour la mise en uvre des activits et les programmes convenus pour lducation des adultes, elle collabore avec beaucoup de partenaires. Et ce sont les formateurs de ces partenaires que la DVV envoie sur terrain en les donnant des indemnits.

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I-3-4- Moyen matriel : Le fonds que la DVV International dispose est destin financer le cot de fonctionnement du bureau ainsi que les diffrents frais pour la mise en uvre des programmes convenus tels que frais de mission pour les descentes sur terrain, frais de reprsentation, indemnits des formateurs et achat des fournitures pdagogiques divers (ex. : emballages, markers, cahiers, stylos, ) Mais pour bien concrtiser le projet de lducation, la DVV International possde diffrents ouvrages et outils pdagogiques. Pour faciliter la formation et surtout pour quelle soit efficace, les formateurs ont besoin de ces outils et ces supports. Voici les diffrents outils et supports que la DVV International dispose : 1. Ouvrages : (ex. : Torolalana ; Revue Education des Adultes et

Dveloppement ; Vakiteny sy soratra ; Kajy ; etc.) 2. Affiches : (ex. : lettre et chiffre ; lettres combines ; bote images ; etc. ) 3. Tableau mou ; vido projecteur ; Ainsi est termine la premire partie o nous avons pu connatre

lenvironnement du centre daccueil. Maintenant nous allons parler du stage, plus prcisment, le rsum du stage effectu au sein de ce dernier.

I-3-4-1- Matriels informatiques utiliss :

Dabord la DVV International dispose de cinq ordinateurs ; le premier (portable) quip de Windows Vista (le poste de Mme la Reprsentante), le deuxime (portable) quip de Windows XP Pro (le portable de Mr le Responsable Administratif et financier) et le troisime quip de Windows 2007 Server (le poste de Mr le Responsable de Qualit) , le quatrime (le poste de la stagiaire concerne) et enfin le dernier qui est un poste disponible pour la projection ou tenue de note pour la runion .
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Chaque poste cit ci-dessus est quip dune imprimante pour ldition des diffrents documents. Enfin, une connexion Internet haut dbit et permanent qui permet de sinformer et de communiquer en temps rel avec les partenaires locaux ou trangers.

I-3-4-2- Logiciels utiliss :

Avant dentrer dans le vif de cette sous division nous allons dabord dfinir ce que cest un Logiciel. Un logiciel est un programme ou ensemble de programme qui assure une tche bien dfinie et un traitement particulier de linformation. Il y a deux types de logiciels : le logiciel systme et le logiciel dapplication. Le logiciel systme contrle le fonctionnement de lordinateur, jouant par consquent le rle de premire interface entre lhomme et la machine. Il gre les travaux essentiels, mais souvent invisibles, relatifs la maintenance des fichiers sur le disque dur, la gestion de lcran, etc. Un logiciel systme constitue donc une partie du systme dexploitation. Tandis que les logiciels dapplication permettent deffectuer une multitude des tches plus ou moins spcifiques pour lesquelles sont utiliss les ordinateurs. Toutes sortes de tches peuvent tre programmes do on peut trouver diffrents types de logiciels comme les logiciels de dessin (ex : Adobe Photoshop, Paintshop) ; les logiciels de musique et montage de vido (ex : Cake walk, MSMovie Maker) ; les logiciels anti-virus (ex : Norton, Avast ...) ; et le plus important pour notre tude, ce sont les logiciels de gestion (ex : Ciel, Saari, Gecom qui sont les plus connu et les plus utiliss). Mais chaque entreprise peut avoir aussi son propre logiciel de gestion. Comme toute autre entreprise ou association ou ONG, la DVV International a aussi son propre logiciel mais pour linstant, il ny a que le logiciel comptable nomm PROABIS pour la comptabilit. A part ce
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logiciel, elle utilise aussi le

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logiciel intgr de MS Office qui est le MS Outlook pour lenvoi et rception des courriers lectroniques via les partenaires internes ou externes.

1.

Le logiciel comptable PROABIS :

Le PROABIS est le logiciel comptable adopt par tous les DVV International qui existent dans le monde. Celui-ci est utilis pour faciliter la gestion et la comptabilisation des mouvements de fonds envoy par le sige. Comme on a dit auparavant, le suivi journalier de la trsorerie interne de la DVV International c'est--dire le suivi des dpenses et recettes se fait laide de lenregistrement de chaque mouvement effectu dans un journal de caisse manuel et sur Excel.

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Mais la comptabilisation gnrale c'est--dire celle de tous les mouvements que ce soit banque ou caisse se fait par ce logiciel PROABIS. On peut voir les documents sortis par ce logiciel dans la partie annexe.

2.

Le logiciel de messagerie MS OUTLOOK :

Ce logiciel de messagerie est utilis pour lenvoi et la rception des courriers lectroniques via les partenaires internes ou externes. Il facilite le contact en permanence avec les partenaires internes ou externes.

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Mais puisque la messagerie lectronique ncessite une connexion un rseau internet, la DVV International dispose dune connexion Internet haut dbit et permanent grce un modem freedsl. Voici le schma du modem

Pour y accder, lutilisateur doit entrer le code client dans lespace client sur linterface de freedsl.

Mode daccs linternet de freedsl

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CHAPITRE II : RESUME DU STAGE

Dans cette partie, nous allons, en premier lieu, entamer la prsentation du stage qui consiste, en tout, prsenter lenvironnement technique de travail, le contexte et la mission de stage.

II.1 Prsentation du stage

3me anne ESP BIG 2007 : RESUME DU STAGE NOM & PRENOM : TITRE DU RAPPORT : DATE DE DEBUT DE STAGE : DATE DE FIN DE STAGE : ETABLISSEMENT : SOCIETE : NOM DES MAITRES DE STAGE : Hortensia RAMASIMANANA Gestion administrative et financire 05 Septembre 2007 05 Dcembre 2007 ESP BIG DVV International Mme Violette R Rasamoely; Mr Mamy Nirina Andrianarivony Fonction : Assistante de projet (Administration et finance) Mail :

dvvmada@orange.mg

II.2 Intervention durant le stage E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 20 / 142


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Rappelons que le stage a dur 3 mois de septembre 2007 au dcembre 2007. Dans cette sous-partie, nous allons voir ce qui sest pass durant ces trois mois. Le dbut de mon stage a concid avec la prparation de la clbration du 20 anniversaire de DVV International Madagascar. Alors, le premier mois a t consacr lorganisation de cet vnement en collaborant avec les quipes de DVV, avec ses partenaires et les autres stagiaires. Les tches quon a faites durant ce premier mois ne concernent alors que la clbration si on ne cite que la conception et ngociation pour la salle de runion, traiteur, animateur ; lancement de publicit visuel et audiovisuel, distributions des invitationsCest aussi dans le premier mois du stage quon a fait la connaissance avec ltablissement : son activit, ses personnels avec leur responsabilit correspondante et aussi les missions et tches que je vais y effectuer. Puisque ltude porte sur la gestion administrative et financire de DVV International, toutes les tches effectues durant ce stage sont bases sur la finance et ladministration.

La premire phase de ltude, consiste vrifier les rapports financiers des activits effectues, tablis par les prestataires c'est--dire rapprocher le montant engag par rapport aux dpenses relles effectues en justifiant pice par pice. Rappelons que chaque dpense doit tre justifie par une pice comme reue ou facture. Le but de la vrification est de voir dabord si les dpenses ralises sont adquates aux dpenses estimatives tablies avant le commencement de lactivit et puis sil y a des anomalies ou pas concernant les pices justificatives et les chiffres. Et enfin sil y a de reliquat restituer au prestataire ou lui rembourser. Et cest encore dans cette premire phase quon a fait le rapprochement du journal caisse dans Excel par rapport au journal caisse PROABIS, voir sil y a anomalie puis faire le classement pice par pice.

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La deuxime phase est la mise en pratique et la familiarisation avec les outils informatiques. La comptence sur la manipulation des appareils informatiques est trs importante car comme on a dit auparavant, chaque poste possde un ordinateur avec des accessoires informatiques.

Et en fin, ce qui correspond au stade final du stage, lactivit qui consiste vrifier sur terrain du fonctionnement des fonds sortis sur la ralisation des activits prvues en se dplaant sur le lieu o lactivit se droule. Le but sur cette descente est de voir la ralit comment on a dpens largent, sur quoi et quel prix.

II.2.1. Mission du stage

Puisque le cadre dtude durant le stage porte sur la gestion administrative et financire du bureau du Projet de DVV International Il sagissait en premier de grer la trsorerie, ensuite dassister aux oprations comptables et budgtaires, puis soccuper des oprations administratives et enfin la tenue et gestion des documents. Mais dans ces diffrentes missions, il y a les dtails des tches faire que nous allons voir successivement : 1. Gestion de trsorerie : cest prparer le budget hebdomadaire de trsorerie, tenir les livres de banque et de caisse, soccuper de la relation financire avec les banques et faire larrt priodique des journaux de caisse. 2. Assistance aux oprations comptables et budgtaires : tenir la situation du solde des comptes des partenaires, consultants et tierces personnes, participer llaboration du budget annuel du projet, participer la production du rapport danalyse des carts budgtaires et assister le conseiller dans les oprations comptables : tenue des pices comptables,
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justification de solde des comptes. 22 / 142

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3.

Oprations administratives : soccuper des dclarations et formalits administratives (fiscales, sociales, douanires, assurances,) ; faire le suivi des commandes, recouvrement des recettes sur ventes, livraisons

4.

Tenue et gestions des documents : effectuer le suivi du respect des clauses des contrats, notamment sur laspect financier, collecter les rapports financiers venant des partenaires et prestataires et vrifier leur exhaustivit et authenticit, procder aux premires remarques et rclamations vis--vis des auteurs des rapports.

La mission de mon stage sinscrit dans la dmarche de donner des propositions de solutions adquates aux problmes pour le bon fonctionnement du projet de DVV International selon ses besoins et selon ses moyens. En mappuyant sur les cours relatifs la 3me anne en Informatique de gestion, jai pu assister en tant que stagiaire excutif le chef de projet, le conseiller en gestion ainsi que les autres quipes de DVV International.

II.2.2. Les activits effectues pendant le stage : Les activits que jai effectues, peuvent tre classes en: activits journalires et en activits occasionnelles. 1. Les activits journalires : Cest lensemble de tches que lon doit faire chaque jour, tels que : 1. 2. 3. 4. Le classement des dossiers et des courriers ; Lenregistrement des mails ; La saisie ; la rception des appels tlphoniques.

1. 1. 2.

Les activits occasionnelles: assister une runion de planification du personnel de DVV assister une runion de planification et de budgtisation du partenaire de DVV. 23 / 142
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3.

Faire la gestion et suivi de la comptabilit : la tenu de caisse.

1. 1.

les imprvues : Effectuer une demande de rcpiss de dclaration Impt (IRSA) auprs du service contribution. Un rcpiss est livr par celle-ci pour certifier le paiement de limpt. Autrement dit, cest une sorte de reu que la Contribution dlivre.

Les papiers fournir pour une demande de rcpiss sont: 2. La fiche de ventilation, contenant : - raison social/ Nom commercial

- ladresse du sige - La rfrence bancaire - La nature de limpt - Lchance - La priode - Le montant 3. 4. Lordre de virement Le document contenant la nature de lImpt et le montant. II.2.3-La gestion et le suivi de la comptabilit: La comptabilit est la saisie et le classement continu des recettes et des dpenses dans lorganisation. Elle consiste effectuer le contrle permanent des fonds confis la direction du projet et constitue la base des dcomptes mensuels vis--vis de la centrale de DVV International.

Lutilisation des fonds doit tre justifie par DVV international. Une saisie exhaustive de tous les mouvements de trsorerie du projet est donc effectue cet effet dans le pays dintervention comme Madagascar. Dans ce cas, la direction du projet est tenue de fournir une documentation complte, ordonne et vrifie en termes dexactitude factuelle et comptable des mouvements de trsorerie du projet sous sa comptence.
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Voil pourquoi, tous les mouvements de trsorerie sont saisis instantanment. Il est donc important de veiller ce que chaque criture soit clairement libelle, vu que gnralement, ce sont les seules sources dinformation dont disposent les assistant(e)s la centrale de DVV international.

II.2.3.1.La gestion comptable:

La gestion de la comptabilit est effectue laide des tableaux Excel. Les registres comptables et les journaux doivent tre bien grs, afin que les contrles des comptes bancaires, de la caisse, des avances, des dettes, des recettes et des dpenses puissent tre effectus et justifis tout moment, et que les pices soient clairement numrotes. Par ailleurs, les documents comptables sont rdigs dans la langue officielle du pays, afin dy assurer la suivi et la gestion de la comptabilit.

1.

Les livres comptables : Pour grer la comptabilit, DVV dispose dun :

1.

livre de contrle du compte bancaire qui contrle les mouvements du compte bancaire ;

2. 3. 4. 5.

livre de contrle de la caisse ; livre de contrle des avances ; registre comptable ; registre des dpenses postales (en cas dutilisation de timbres) ; La centrale a prpar des modles quelle met la disposition des personnels en cas de

besoin.

1.

Les journaux: 25 / 142


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Gnralement, il y a lieu de tenir :

1.
2.

un journal de caisse manuel ; un journal davances ; un journal de banque ; un registre des dpenses postales en cas dutilisation de timbres. Le journal de caisse, le journal davances et le journal de banque peuvent aussi tre grs

3. 4.

par ordinateur (tableaux Excel). Au besoin, la centrale de DVV international met des modles la disposition du personnel.

b-1) Le journal de caisse manuel : Le journal de caisse saisit instantanment la totalit des mouvements en liquide de la caisse dans lentreprise. Cest un livre suffisamment grand contenant : 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. la date le n de pice le libell du mouvement comptable Appro- caisse (Banque Les recettes Annulation remboursement en cas davance Avance les dpenses Dpense total Report
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Caisse)

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15.

Solde Le solde du journal de caisse doit toujours correspondre au montant rel des liquidits

de la caisse. La direction du projet signe le dcompte mensuel pour attester quelle a vrifi le solde de la caisse la fin du mois. Lachat de timbres est dcompt titre de dpense. Lutilisation des timbres est explique part dans le livre comptable des dpenses postales.

Date

Libell

Entre

BK-KS Recette

Annulation rembourssem

Avance

Dpense Report relle

SOLDE

Schma du tableau :

b-2) Le journal des avances Le journal des avances saisit les avances verses aux partenaires, ainsi que les dcomptes de ces avances. ce moment, le paiement davances nest pas encore considr comme une dpense. Ce nest que lorsque les partenaires procdent au dcompte que les
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dpenses sont prises en considration dans le dcompte du projet. Un partenaire ne peut obtenir aucune avance supplmentaire si lavance prcdente nest pas dj dcompte au moins 70%.

b-3) Le journal de banque Le journal de banque saisit tous les mouvements bancaires.

1. Le suivi et la gestion de la caisse :

Chez DVV, tous les mouvements de la trsorerie, tels que les recettes et les dpenses doivent tre suivis et enregistrs dans les journaux. Mais, cela exige des pices justificatives.

1.

Les pices comptables et les pices justificatives.

Puisque durant ce stage, ltude porte sur la gestion administrative et financire du projet de DVV International, nous nallons parler que des documents concernant ce cadre dtude. Dabord pour la gestion de ladministration, les documents ne sont autres que les documents correct pour les dclarations et formalits administratives (fiscales, sociales, douanires, assurances), les contrats de prestataire de service. Pour la gestion financire, plus prcisment, la gestion de trsorerie interne, il y a dabord le journal manuel pour les entres et sorties dargent : cest lenregistrement manuel des oprations comptable, les recettes et dpenses de DVV International. Mais concernant ces oprations, chaque mouvement doit tre justifi par une pice justificative c'est--dire que chaque dpense engage ou chaque recette effectue part lenregistrement dans le journal manuel et dans le ficher lectronique Excel, a une pice comptable correspondante.

a-1) Les pices comptables utilises:


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1. La fiche DED / Pice de caisse : Cette fiche de couleur rose appele aussi fiche rose est utilise pour justifier la sortie dargent en espce. On lappelle pice de caisse si elle tient lieu de pice justificative en cas dinexistence de facture en bonne et due forme. Dans ce cas on coche sur la case correspondante la pice de caisse (Voir la maquette). Mais dans le cas o il y a une sortie dargent titre dengagement des dpenses ou avances, le bnficiaire de ce montant sorti doit effectuer, au plus tard 48 heures aprs lutilisation de largent, la rgularisation de ses dpenses. Celle-ci concerne les factures ou les pices justificatives de chaque dpense, le montant restituer si le montant nest pas tout dpens. Le montant demand ainsi que le motif de dpenses doivent figurer dans cette pice. Le nom avec la fonction et lorganisme du bnficiaire doivent tre aussi vus dedans. Cette demande doit tre approuve par le responsable financier avant que le caissier fasse le paiement. Les signatures des trois parties qui sont le responsable financier, le caissier et le bnficiaire doivent y figurer. Ceci prouve que le responsable a accord la demande, le caissier a fait le paiement et le bnficiaire a reu la somme demand.

Exemple : 1. 2.
3.

Date : 16-08- 2009 Nombre : 2 Dsignation qui est le dtail des dpenses : Crdit Telma Cot unitaire : 5000 Ar Montant : 10000Ar Montant en lettre : Dix mille Ariary Situation de caisse en gnrale, comporte : le solde antrieur de la caisse : 500000 Ar le solde demand : 10000 Ar le solde aprs :490000 Ar
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4. 5. 6. 7.
1.

1. 1.

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1. 2. 3. 4. 5.
6.

Le nom du bnficiaire : Rakoto La fonction/ Organisme : Comptable Signature du bnficiaire Signature du caissier Signature du responsable/ RAF : qui approuve la demande La rgularisation en cas de DED

Il est trs important de cocher dans la case de la demande dengagement de dpense sil sagit dun achat titre de provision ; C'est--dire, quon ne connat pas exactement le montant de la dpense. Par exemple : lors de lachat des repas pour les runions au sein de DVV . Aprs lachat de la provision, les dpenses relles effectues doivent tre rgulariss dans la fiche. Exemple de rgularisation en cas de DED: 7. 8.
9.

Montant obtenu : 7000 Ar Montant justifi : 6400 Montant restitu : 600Ar

Par ailleurs, il sagit de la pice de caisse, si on sait dj le prix de la dsignation ; tel que : le frais de dplacement, le remboursement des carburants, lachat des crdits tlphonique, le salaire du personnel. Dans ce cas, on ne procde plus la rgularisation des dpenses. Cette fiche doit toujours tre suivie par des pices justificatifs, comme : les factures, chques, le budget, ltat rcapitulatif des dpenses engages, afin de justifier et de bien suivre ltat des dpenses. (Voir la maquette dans lannexe n1)
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1.

La fiche de recette :

La fiche de recette est utilise uniquement pour justifier une entre dargent en espce. Celle ci peut tre des ventes de brochures, des remboursements davance, dun approvisionnement de la caisse venant de la banque. Mais elle peut tre aussi un reliquat de dpenses sur une activit dont le dblocage est effectu par chque. Dans ce cas, la rfrence du chque est mentionner dans cette fiche au moment du remboursement. Ils doivent tre figurs dans cette fiche, dabord le montant encaisser, la date de lencaissement, le nom et la signature de lencaisseur dbiteur, le motif de lencaissement (vente de brochures, remboursement,) et enfin la signature du responsable rcepteur. Et comme chaque fiche se diffrencie par sa couleur, cette fiche de recette est de couleur jaune.

Exemple : 1. 2. 3. 4.
5.

Numro de la pice : 01 Date du versement : 05/08/09 Nom du dbiteur qui paye : Rakoto Montant encaisser : 200000 Ar Motif du paiement : Encaissement pour vente de livre Moyen de paiement : par caisse. Signature du caissier et du responsable, Signature du dbiteur.

6. 7. 8.

La fiche de recette doit toujours tre accompagne par un bon de livraison, un reu, un Bon de livraison, et un chque pour le cas de lappro- caisse.
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(Voir la maquette dans lannexe n2)

1.

Le reu de chque :

Cette fiche est colore en vert, elle a la mme utilit que la fiche de demande dengagement de dpenses seulement le paiement se fait par chque. Comme la fiche DED, il doit y figurer le nom avec la fonction et lorganisme du bnficiaire, le montant demand ainsi que le motif de dpenses et les signatures des trois parties qui sont le responsable financier, le caissier et le bnficiaire. Du fait que la sortie se fait par chque, le numro du chque et sa date de rception doivent aussi y figurer sans oublier le numro de CIN du rceptionnaire pour question de scurit. Dans cette fiche, il ya aussi la partie pour la rgularisation des dpenses, les pices justificatives et le montant restitu ou rembours sil y en a.

(Voir la maquette dans lannexe n3)

Les lments qui doivent tre mentionns dans le reu de chque sont : 1. 2. 3.
4. 5.

Le nom du bnficiaire Qualit : c'est--dire sa fonction Adresse Le numro de la CIN Le numro du chque La date Le montant La nature La signature du caissier, et du bnficiaire
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6. 7. 8. 9.

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10.

La signature du RAF : pour donner son approbation

1.

Le document de Proabis: Cest un document comptable sorti par le logiciel comptable Proabis. Il reprsente tous les mouvements comptables durant le mois : recette set dpenses ; banque et caisse. (Voir la maquette dans lannexe n4)

a-2) Les pices justificatifs : a-2-1) La facture : Cest le document qui atteste lachat ou la vente des marchandises. La facture est la pice justificative de la fiche DED. Elle indique la date du paiement, la quantit, le prix, la nature, ainsi que le montant. Cest un papier faisant office de preuve quun achat a t vraiment effectu. Voici un exemple de facture sur un achat de crdit tlphonique.

a-2-2) Le bon de commande :


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Cest un document utilis pour faire la commande, dans lequel sont inscris la dsignation de la marchandise, la quantit demande et le montant total. Elle accompagne la fiche de recette.

a-2-3) Le reu : Cest un crit par lequel lentreprise reconnat avoir reu la somme.

a-2-4) Le bon de livraison : Cest un document, servant de justificatif, lors de la livraison de la marchandise. Les lments qui sont mentionns dans le bon de livraison sont : 1. 2. 3. 4. 5. 6. La date Le nom de lentreprise Le nom/ ladresse du bnficiaire, ex : BIMTT Faravohitra La dsignation de la marchandise, ex : livre Zaridainam-pianakaviana La quantit, ex : 100 La signature de lentreprise et du bnficiaire (Voir la maquette dans lannexe n5)

a-2-5) Le chque : Cest un document crit par le titulaire dun compte bancaire donnant lordre sa banque de prlever une somme de son compte pour payer la personne nomme sur le chque. La copie du chque sert de justificatif pour le reu de chque et la fiche de recette.

a -2-6) Les pices justificatives des activits connexes :


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Les justificatifs relatifs des activits connexes, telles que : les sminaires, les runions, les missions, sont regroups sous forme dtat des frais. Lorsque le montant total est infrieur 1.000,00 , ils peuvent tre regroups en un seul montant et ne porter quun seul numro de justificatif. Les justificatifs correspondants classs par nature des frais et par date sont ensuite sous-numrots et joints au dossier. Pour les montants suprieurs 1.000 ,00 , les frais sont saisis sparment et par nature, chaque saisie doit porter un numro de justificatif.

a -2-7) Les justificatives des activits priodiques : Aussi, les paiements identiques et priodiques, savoir : les salaires et les rmunrations du personnel, les frais dessence, les frais de dplacement de bus ou de taxi etc.sont regroups rgulirement, pourvus dun numro de justificatif et dcompts dans un montant global.

a-2-8) Les justificatifs des vhicules de projets : Les justificatifs relatifs aux vhicules de projets, par exemple : les reus dessence, factures de rparation, doivent porter le numro dimmatriculation du vhicule.
Des copies des carnets de bord doivent tre envoyes la centrale de DVV international en mme temps que les dcomptes mensuels, pour lui permettre de calculer et de vrifier le remboursement. Les justificatifs concernant lutilisation de vhicules pendant les missions doivent tre prsents laide de carnets de bord. Pour lutilisation prive dun vhicule, la direction du projet est tenue de payer une contribution de 0,30 par km au projet. Les trajets entre le domicile et le bureau ne sont pas considrs comme des dplacements de service que lorsque les mesures de scurit imposent de garer le vhicule dans le garage du domicile. Dans les autres cas, ils sont considrs comme des dplacements privs et doivent tre rembourss. Il est compens avec les paiements exigibles pour frais de dplacement.
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a-2-9) Les repas des runions : Pour, des raisons pratique, la DVV organise les repas pour les runions au sein du DVV afin dconomiser de temps des participants. Dans ce cas, les justificatifs doivent mentionner le motif du repas et les noms des participants, et devrait tre suivi dune fiche de prsence

a-2-10) Les autres justificatifs : Les justificatifs de format trop petit pour tre classs dans un dossier normal doivent tre colls ou agrafs sur une feuille plus grande. Par ailleurs, les justificatifs crits la main doivent tre lisibles. Si ncessaire, les informations doivent tre rptes en lettres dimprimerie.

Aussi, les pourboires, intrts dbiteurs et quantits importantes de boissons alcoolises ne sont pas pris en compte dans les dpenses.

1. La vrification et suivi de la comptabilit : Toutes les dpenses de lorganisation sont vrifies et signes par le responsable administratif et financier. Il est interdit de faire sortir des fonds sans son accord.

Les fiches mentionnes ci-dessus doivent toujours tre accompagnes des pices justificatives, pour faciliter le contrle. Dans des cas exceptionnels, les dpenses et les recettes sans justificatifs peuvent tre justifies laide dun document dans lequel la direction du projet dclare que la dpense ou la recette concerne a t correctement saisie en ce qui concerne sa nature et son montant, quelle a t rellement occasionne et quil na pas t possible de fournir loriginal du justificatif pour des raisons devant tre expliques. Les dpenses dont le motif ou le montant ne peuvent pas tre clairement justifis doivent tre expliques par la direction du projet.
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Les fiches pour les dpenses et les recettes doivent tre numrotes, et sont classs dans des classeurs par mois. Au sein de la DVV International, les recettes et les dpenses occasionnes dans le pays dintervention sont vrifies au moins une fois par an par les contrleurs des finances ou par des auditeurs indpendants et asserments, travaillant conformment aux standards daudits internationaux et originaires du pays dintervention. Aprs ajustement du solde avec la centrale de DVV international, les auditeurs prsentent un rapport certifi transmis DVV international Bonn pour vrification. La vrification des comptes par un auditeur externe exige un accord crit entre les ONG allemandes et le partenaire local. Le choix de lauditeur est ralis en accord avec lONG allemande.

Voici quelques exemples de questionnaire destins aux audits :

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1.

Conformit comptables

des

enregistrements oui

en partie

non

nant

a) b) c)

Les

libells

du

journal

sont-ils

satisfaisants et pertinents ? Chaque justificatif a-t-il t numrot clairement et dot dun identificateur? Seules les dpenses autorises dans le cadre d) du projet ont-elles t comptabilises? Les avances ont-elles t rfrences en tant que telles et dcomptes en bonne et due forme? e) Les justificatifs de recettes et de dpenses ont-ils t comptabiliss la date du paiement ? f) Les justificatifs et les journaux la comptables indiquent-ils clairement

monnaie dans laquelle ils ont t tablis?

2.

Pices justificatives

oui

en partie

non

nant

a) b) c) d)

Seuls les originaux des justificatifs ont-ils t comptabiliss? Des reus ont-ils t tablis en cas de perte de justificatifs ? Des Les justificatifs justificatifs (Nom regroups sont-ils du ont-ils t tablis? formellement fournisseur, corrects?

destinataire, montant de la TVA, date, prix et quantits) e)


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Les justificatifs sont-ils accompagns des 38 / 142 Informatique de gestion - Novembre

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Conclusion : Ainsi sachve la partie concernant la gestion de caisse et de la comptabilit de DVV International, o nous avons pu parler de lintervention durant le stage au niveau du dpartement comptabilit et finance, et de limportance que tient ce dpartement au sein de lorganisation, voyons maintenant lanalyse et les suggestions quon peut apporter.

CHAPITRE III : BILAN ET CRITIQUE

Dans ce chapitre, nous allons procder en premier lieu lanalyse des points forts, ainsi que les points faibles de lorganisation et du stage effectu chez lorganisme de coopration Allemande IIZ/DVV International, et afin les critiques afin de voir les anomalies existantes et surtout de trouver des solutions adquates pour y remdier.

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III-1- Bilan de lorganisation et du stage: III-1-1-Les points forts:

1. Les moyens matriels : Du point de vue matriel, DVV est solidement quip et bien organis logistiquement. Il possde des bureaux, des salles de runion, une bibliothque dans laquelle sont disposes les livres et les publications de DVV. Ces matriels nous a permis de travailler calmement avec de bonne atmosphre.

1. Les runions des partenaires de DVV International: De temps en temps, DVV met la disposition des partenaires les salles pour faire leur runion. Souvent, les partenaires se runissent pour discuter de la prparation dun atelier de budgtisation ou de planification, par exemple : latelier de la planification du Cercle Qualit EFAB, pour le cas de lassociation FANOITRA. Ces runions mont aid comment tenir une runion et surtout elles mont permis de rencontrer de nouvelles personnes et de crer de nouvelles relations professionnelles.

2. Les matriels informatiques : DVV International dispose au total de 6 ordinateurs. Chaque poste est quip dune imprimante pour ldition des divers documents. Dans la salle dinformatique, DVV possde un grand photocopieur, dun scanner et une connexion Internet haut dbit et permanent qui permet aux partenaires a confi. dchanger des informations temps ncessaire. Ces outils informatiques mont beaucoup aid sur la ralisation des travaux et tches quon m

b-1) Le cahier pour la photocopie :

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Les photocopies doivent tre imprativement enregistres dans un cahier. Ce cahier doit toujours tre mise jour. A la fin du mois, les photocopies sont totalises. Remplir ce cahier est trs important, car il permet de contrler et de vrifier le nombre de photocopies effectues par mois. Les lments mentionns dans ce cahier sont : - La date ; - Lheure ; - Le nombre de photocopie ; - Le n du compteur ; - Motif : c'est--dire, le document qui va tre photocopi ; - Le nom ou signature de la personne qui fait la photocopie. Ce cahier ma appris comment grer une photocopieuse.

b-2) Le logiciel comptable :

En principe, pour les projets de DVV International la comptabilit et les dcomptes sont effectus laide du logiciel comptable ProAbis spcialement conu. Ce dernier facilite la fois la comptabilit, la planification financire et le contrle du projet. Il est accompagn dun guide et disponible en allemand, anglais, franais et espagnol. Le personnel du service comptable des projets suit une formation lui permettant dacqurir les bases ncessaires lutilisation du logiciel. tant donn que les directions de projet sont les premires responsables de lintgralit et de lexactitude de la comptabilit financire de leurs projets, elles doivent galement se familiariser avec lutilisation du logiciel. Le document sorti par ce logiciel permet de voir les mouvements de la caisse et de la banque en mme temps, c'est--dire la comptabilit gnrale de DVV International. Seul le responsable administratif et financier a accs au logiciel comptable Proabis. Ce logiciel ma permis de connatre dautres logiciels comptables part ceux que je connaissais avant.
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3. La gestion de la communication : Les appels tlphoniques au sein de DVV sont grs par lassistante comptable et administrative. c-1) La ligne tlphonique : Chaque personnel dispose dun tlphone fixe de manire recevoir et mettre des appels et de faciliter lchange dinformation.

c-2) Le site web : Les mails reus par DVV doivent tre enregistrs et mis jour.

Les sites Web de DVV international sont : www.dvv-international.de et iiz.dvvmada@simicro.mg ; Le site Web comporte:
1.

Des informations sur DVV international et lAssociation allemande dducation des Adultes;

2. 3. 4.
5.

Des nouvelles actuelles et des archives ; Des informations sur tous les projets ; Des informations sur nos publications ; Des informations sur le projet LApprentissage global dans les universits populaires ;

6.

Une srie de liens sur les bailleurs de fonds et les organisations dducation des adultes et de coopration au dveloppement.

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Les bureaux rgionaux et les bureaux des projets conoivent leurs propres sites Web, sur lesquels ils prsentent leurs propres informations suivant le mme modle de mise en page. Des modles et des aides (ex : guides de style) sont mis leur disposition.

Les sites Web des bureaux sont conus sous le nom suivant : www.dvvinternational.code pays

Les adresses lectroniques doivent suivre le schma suivant: Nom de famille@dvvinternational.code pays En navigant sur ces sites web, jau pu connatre les informations concernant les DVV International dans dautres pays.

1. La gestion des documents : Les archives comprennent : les lettres ou documents venant des ONG, des partenaires (ex : AMONTANA, TAFATAO, FANOITRA, AMEA), des ministres, des Ambassades et autres organisme allemande (ex : GTZ), de la banque, de la central DVV Bonn. Les courriers, archives et les documents reus sont classes dans des classeurs numrots par ordre numrique, alphabtique, par date, par anne.

d-1) Organisation des classeurs : Les classeurs sont disposs dans des tagres par ordre numrique. Exemple : 1. 2. MAD 050 : Contrat (bail/ Assurance) MAD 100 : - Ein (DVV- Entre) - Aus (DVV- Sortie) A : Afrique du Sud
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B : Bonn E : Ethiopie G : Guine

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

MAD 200 : BNI et autres banques MAD 250 : Ministre (par ordre alphabtique) MAD 300 : ONG et association prives nationale MAD 310 : AMEA / TAFATAO (partenaires) MAD 330 : Partenaires avec conventions MAD 350 : Ambassade MAD 360 : Autre organismes allemandes MAD 400 : ONG et organismes internationaux Madagascar et ltranger MAD 450 : Alphabtisation MAD 600 : Douanes MAD 800 : Bon de commande des fournisseurs MAD 810 : Telma/ SIMICRO MAD 820 : Correspondance avec les fournisseurs

d-2) Principe de gestion des fichiers : La gestion des fichiers se fait de la manire suivante : MAD n- anne - la personne responsable/ la personne quon dlgue de faire la saisie. Ex : MAD 250- 08-Rv/ Rv

1. Le cahier de transmission :

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Ce cahier est utilis par les coursiers de DVV pour transmettre des documents ou des courriers lextrieur de lentreprise. Le cahier permet de vrifier si le document a t bien remis au destinataire. Le cahier comporte : 1. 2. 3. La date ; Lobjet ; Le destinataire.

1. La logistique : Au sein de DVV, la logistique est bien entretenue. Les bureaux sont bien ars, calme et organise.

2. La bibliothque : Toutes les publications et les livres de DVV sont classs dans une bibliothque bien organis o tout le monde peut consulter.

1.

Les points forts du stage Le stage ma permis daccrotre mon savoir faire et mes connaissances dans le

domaine de la comptabilit. Car Maintenant, je sais comment tenir et grer une caisse et les divers documents comptables. Le stage ma permis de connatre la procdure de classement des divers documents administratifs.

III-1-2-Les points faibles:

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1. Problme au sein de lentreprise : Certes, DVV est bien quip sur divers domaines, mais quelques inconvnients ont t encore constats. a- Sur le plan matriel : a-1) Le tableau : Sur le plan matriel, on a pu constater que le tableau utilis lors des runions manque et nest trs pratique.

a-2) Le classement des documents : Souvent, les documents ne sont pas bien rangs l o il faut, et souvent les classeurs sont dsordonns, ce qui rend difficile de chercher les dossiers. Par ailleurs, il y a des classeurs vides qui occupent les tagres, et prend de lespace. On a aussi constat durant le stage, que les classeurs ne sont pas regroups dans un mme endroit, ce qui rend la recherche difficile.

1.

Sur le plan personnel: Souvent, lors de labsence des responsables, les employs (FDM et AGS/

Coursiers) sont mal organiss, ce qui entrane des msententes et des conflits entre eux ; cela a t constat, lors de la prparation des repas pour une runion.

2.

Sur le plan informationnel:

Du point de vue informationnel, prcisment en ce qui concerne les rapports, le suivi des rapports que se soit un rapport financier ou un rapport technique se fait toujours manuellement. On enregistre dans un cahier tous les rapports dposs par les prestataires. Seul le responsable qui fait cet enregistrement connait la liste des rapports dj remis ou non encore remis selon lactivit. Or, il se peut quune autre personne comme la reprsentante par exemple, a besoin de savoir si un rapport correspondant telle activit a t dj dpos par un tel prestataire. Cette E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 46 / 142 Informatique de gestion - Novembre
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personne a besoin de se dplacer pour demander au responsable de suivi de rapport dactivit quelle date le prestataire a remis son rapport et o ce rapport a t archiv.

PARTIE II
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PROJET

CHAPITRE I: SUGGESTIONS ET SOLUTIONS

I-1- SUGGESTIONS:

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Afin de remdier aux problmes cits ci- dessus et amliorer les points forts qui ont t constats, lorganisme devrait prendre des solutions sur mesures. Par exemple : vrifier constamment le classement des documents, amliorer les quipements, diviser les tches et attribution et surtout dautomatiser le suivi de rapport dactivit.

I-1-1- Sur le plan matriels: 1.Lorganisation des classeurs : Afin de mieux identifier et de contrler les documents. Les classeurs doivent tre regroups dans une seule pice, mais non dans des pices diffrentes. La disposition des classeurs devrait tre :
1.

Economique : cest dire : enlever les classeurs sans contenu ou qui ne sont pas utiliser, afin davoir une conomie despace.

2.

Accessible : c'est--dire : facile trouver. Donc, il faudrait faire systmatiquement une vrification.

Mettre en uvre une mthode de classification simple et classique permet de faciliter le lorganisation des classeurs. 3. 4. 5. 6. Par ordre alphabtique : ex : A- Ab- Ac/ B- Bc- Bd Par ordre numrique Alpha- numrique : comprenant la foi des chiffres et des alphabets Surtout, par ordre chronologique : ex : MAI 2009/ JUIN 2009 .

1.La maintenance des quipements : Toutes les quipements doivent tre bien entretenus et organiss. Par exemple :
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1. 2.
3. 4.

Changer le tableau en tableau plus pratique ( ex : le tableau blanc) Ajouter un autre tableau dans la salle de runion. Assurer que les matriels informatiques soient entretenus et mis jour en anti- virus. Etablir une connexion internet en rseau pour que tout le monde puisse consulter les courriers lectroniques sans attendre que les autres librent le modem et surtout pour quon puisse transfrer et consulter les documents tout moment sans besoin de se dplacer.

I-1-2- Sur le plan personnel: Le personnel constitue lune des bases fondamentales de la russite de toutes entreprises quelles quelles soient. Il faudrait donc les organiser et les motiver, car comment lorganisation peut- elle fonctionner sans ces lments ?

1.

Lorganisation du personnel : Daprs lorganisation interne de DVV constate dans la premire partie du

dveloppement, en cas dabsence de lassistante administrative et financire, une seule personne soccupe en mme temps de ladministration, de la comptabilit et des ressources humaines, c'est--dire : le RAF. Il est vrai que ces activits font partie du rle intgrante du RAF mais, il serait aussi prfrable de dsigner une autre personne qui pourra laider, ou bien encore de dlguer une autre personne la fonction administrative ou la gestion des ressources humaines elle- mme, afin dallger la charge de travail du Responsable Administratif et financier.

2.

La motivation : Le suprieur hirarchique devrait sintresser de manire aussi prcise aux attentes du

personnel. Elle/ il doit montrer de la reconnaissance et, surtout, aider le personnel dvelopper leur comptence. Par ailleurs, de temps en temps, le responsable devrait motiver
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ses employes pour leurs efforts, en guise de rcompense, dencouragement, et de les inciter faire encore plus du bon travail.

Exemple de moyens pour motiver le personnel : 1. 2.


3.

Les primes Les promotions Les activits, ex : excursion, sortie, sport

I-1-3- Sur le plan informationnel: A part les informations strictement rservs la comptabilit, les rapports dactivits sont des lments fondamentaux au sein de DVV International. Ces documents lui permettent de faire le suivi de lavancement de ses activits, de savoir ceux qui sont dj ralises et ceux quon doit encore concrtiser. Et cest pour cela quon a suggerer dautomatiser le suivi des rapports dactivit pour que toutes les personnes qui ont besoin de ces rapports puissent les consulter sans difficulter. Cette informatisation est la bnfique tant pour les consultant que pour lenregistreur.

I-2- SOLUTIONS: I-2-1- Conception logiciel pour le suivi de rapport dactivit:


Il a t ncessaire dautomatiser un certain nombre de tches, en utilisant le logiciel ACCESS en pratiquant SGBD qui est un systme de gestion de bases de donnes. Ce systme a t choisi non seulement pour faciliter la gestion des informations mais aussi parce que les bases de donnes MS Access peuvent tre manipules par dautres environnements tournant sous MS Windows. A part ces avantages,
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nous savons que les applications ralises sous MS Access sont faciles accder ; do la faiblesse de la scurit des donnes.

I-2-2- Etablissement de rseau informatique:


Pour assurer la communication entre leurs quipements informatiques, les

entreprises installent des rseaux locaux, souvent dsigns par les abrviations RLE (Rseau Local dEntreprise) ou LAN (Local Area Network). Ces rseaux permettent dinterconnecter de manire relativement simple les diffrents quipements (micro-ordinateurs, imprimantes, stations de travail dun systme client / serveur, etc.). Selon lemplacement des machines au sein de DVV International, on a choisi la topologie de rseau en toile. La topologie en toile des rseaux locaux est analogue celle des systmes centraliss terminaux passifs : tous les nuds sont directement relis un quipement central, appel routeur ou switch , par lequel passent tous les messages. Les nuds sont dchargs de la gestion des communications, qui est assure par le concentrateur. La panne dun nud priphrique nentrave donc pas le fonctionnement du reste du rseau, mais en revanche la coupure savre totale en cas de dfaillance du noyau central. Cest pourquoi la technologie dun rseau en toile est concentre sur ce noyau qui doit tre trs fiable Voici le schma de ce type de rseau : systme rseau Client Serveur Schma de la topologie du rseau en toile

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LEGENDE : RPS : Reprsentante du projet RAF : Responsable Administratif et Financier RPQ : Responsable Qualit AAF : Assistante Administrative et Financire

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CHAPITRE II: ETUDE PREALABLE

Ltude complte de tous les domaines est ncessaire pour la mise en place dun systme informatique. Elle commence toujours par lanalyse pralable. Cette tude comporte trois tapes :

1. 2. 3.

Etude de lexistant Critique de lexistant Proposition de solution

Ltude pralable sert dlimiter le domaine du projet et dfinir les contraintes et les hypothses pour pouvoir dterminer le type de solution. Parmi les solutions proposes, une seule sera choisie et dtaille afin daccder ltablissement dun dossier complet rgissant le futur systme. Entamons par la premire tape qui est ltude de lexistant.
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II-1- ETUDE DE LEXISTANT :

Cette tude consiste recenser et regrouper les informations concernant la situation actuelle de DVV International et de dterminer les objectifs atteindre. Elle porte sur le plan organisationnel, le plan informationnel, le plan matriel et le plan ressources humaines de ltablissement ainsi que les infrastructures dans le but de faire une amlioration sur le systme dinformation existants ou plutt introduire un nouveau systme sil ny en a pas encore.

II-1-1 Niveau organisationnel II-1-1-1-Organisation gnrale des activits a) Prsentation :

La DVV International est une confdration allemande dont lactivit principale est lducation des adultes. Cest une trs importante association car depuis son existence, le nombre des adultes analphabtes diminue. La DVV International a pour statut juridique Organisation non-

Gouvernementale (ONG). Elle a pour sige social lObre Wilhelmstrae 32, D53225 Bonn, mais comme cest une association internationale, elle sparpille dans diffrentes rgions dans le monde tel quen Afrique, en Asie, en Amrique Latine, en Europe centrale et orientale. Quant Madagascar, elle a son sige au lot VK 17A, Fenomanana Mahazoarivo Antananarivo 101 dont le nom est DVV International. Mais part ces domaines dactivits, il y a aussi les activits dites privilgies telles que la conception, exprimentation et diffusion de programme sur objectif dducation et de formation des adultes : production et diffusion de matriels et de supports lapprentissage des adultes.
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II-1-1-2-Organisation structurelle de DVV International : a) Organigramme du domaine concern:

Une entreprise, quelque soit sa forme juridique et sa taille, doit toujours avoir un organigramme qui prsente la structure hirarchique de la socit. Il montre les diffrents services et fonctions qui existent dans la socit. Voici donc lorganigramme gnral de DVV International Madagascar.

ORGANIGRAMME DU DOMAINE CONCERNE

Reprsentante (Chef du projet)

Responsable administratif et financier Responsable qualit

Assistante administrative et financire

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b) Description du domaine concern (DVV Madagascar) : Pour le suivi de rapport dactivits au sein de lassociation DVV

International, les dmarches et tapes suivre sont les suivantes : Dabord, le partenaire prestataire aprs avoir accompli lactivit quon lui a confi remet les rapports dactivits de sa mission c'est--dire celui du rapport technique et du rapport financier lassistante administrative et financire. Cette dernire aprs avoir reu ces rapports, les enregistre dans un cahier denregistrement puis les remet aux responsables correspondant. Le rapport technique est transmettre auprs de la reprsentante pour une lecture quant au rapport financier, lassistante administrative et financire vrifie dabord les pices justificatives et fait le rapprochement des dpenses ralises par rapport aux dpenses prvisionnelles avant de lui passer auprs du responsable administratif et financier. Ensuite, ce dernier revrifie le rapport financier, le valide puis le renvoie auprs lassistante administrative et financire pour le classement. Le responsable qualit ainsi que les autres personnes en cas de besoin du rapport technique doivent le consulter dans le classeur o il est class.

c) Description: 1. Assistante administrative et financire: Assure dabord la rception des rapports dactivits dposs par les prestataires, celui du rapport technique et du rapport financier ; ensuite lenregistrement de ces rapports dans un cahier denregistrement puis la transmission de ces rapports aux responsables correspondants. Elle se charge galement de la vrification des pices justificatives du rapport financier ainsi quau rapprochement des dpenses ralises celles des prvisions. Et enfin avant le classement de ce rapport financier, lassistante renvoie ce rapport auprs du responsable administratif et financier pour une r-vrification et validation.

2.

Reprsentante: Elle assure la lecture et corrections des rapports techniques

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3.

Responsable administratif et financier: Assure la re-vrification et la validation du rapport financier aprs la premire vrification par lassistante administrative et financire.

4.

Responsable qualit: Lecture du rapport technique et copie pour archive en cas de besoin.

d) Tableau rcapitulatif des tches : Tableau n1 : POSTE TACHES DOCUMENTS RESSOURCES HUMAINES

-Rception des rapports -Rapport technique Assistance administrativ e et financire des prestataires -Transmission du rapport technique Reprsentante lecture -Vrification du rapport financier - Transmission du rapport financier au responsable financier Classement des la pour -Rapport financier Assistante administrative et financire partenaires

rapports

Administratio -Etude, n et finance rapport

relecture financier

de aprs 58 / 142

Responsable administratif et financier


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vrification -Validation financier du rapport -Rapport financier

-Lecture et correction des Reprsentatio n du projet rapports techniques -Rapport technique -Reprsentante du projet

-Lecture Qualit

du

rapport -Rapport technique

-Responsable qualit

technique et copie pour archive en cas de besoin

II-1-2 Niveau informationnel : Cette partie prsente tous les documents ncessaires pour le suivi des rapports dactivits. En effet, cette analyse nous permettra de connatre lutilit dun tel document, manipul par qui et quel moment. Ces documents sont les suivants : 1. 2. 3. Rapport technique (Maquette n 1) Rapport financier (Maquette n 2) Cahier denregistrement (Maquette n3)

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Chaque document est prsent sous forme de maquette. Maquette n 1 : RAPPORT TECHNIQUE

Rapport technique

(Activit)
(Priode de ralisation) (Lieu dintervention)

Auteur

(Nom du projet) (Intitul activit) Localits REGION Districts Commune s Sites Dbut campag ne Participa nts (nombre)

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Cest un document que le partenaire prestataire dpose la DVV International aprs la fin de lactivit. Il permet au lecteur de voir les dtails du droulement de lactivit. Il sert aussi des archives pour connatre les activits dj ralises. La couverture de ce rapport figure le titre du rapport, lintitul de lactivit, la priode de ralisation ainsi que le lieu dintervention et enfin lauteur du rapport. Et pour le contenu du rapport, il doit y contenir les dtails de lactivit et le nombre de participants.

Maquette n 2 : RAPPORT FINANCIER


ETAT DE DEPENSE: (intitul activit) Lieu: Prio de: Missionnaires:
Rubrique A HONORAIRES PROFESSIONNELLES Montant

Sous total A

DEPLACEMENT

Sous total B

HEBERGEMENT /SEJOUR

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sous total C D COMMUNICATION/FOURNITURES *Communication

*Duplication

*Matriels

Sous total D TOTAL A + B+ C + D

Montant obtenu Chque n: 0 0

Ralisati on

Reliqu at

Ce document permet de savoir les dpenses ralises sur une activit. Ce rapport y figure les dsignations de dpenses par rubrique, le total de chaque rubrique et le grand total des dpenses. Il figure aussi dans ce rapport lintitul de lactivit, la priode de ralisation et le lieu dintervention ainsi que les missionnaires.

Maquette n 3 : CAHIER DENREGISTREMENT


N Activit / Intervention (Type, priode de ralisation) 1 2 3 Dsignation /Titre Partenaires/Auteurs /Prestataires Date de rception Lieu darchivage

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Ce cahier sert enregistrer tous les rapports dposes par les prestataires que ce soit technique ou financier. Il est utile pour le suivi des rapports dactivits et surtout pour savoir si un tel rapport dune activit quelconque a t dj dpos par un tel prestataire telle date et o estil archiv. On trouve dans ce cahier lintitul de lactivit qui est le sujet de ce rapport, la priode de ralisation. Il y figure aussi le titre du rapport (rapport technique ou rapport financier), lauteur du rapport, la date de rception par le responsable ou date de dpt par le prestataire et enfin le lieu o ce rapport est archiv.

TABLEAU RECAPITULATIF DES DOCUMENTS Tableau n2 : Document Rapport technique Auteur Destinataire Utilit

-Etabli par le - Lassistante administrative prestataire et financire - Permet au lecteur de voir les dtails du -Reu, enregistr et transmis par lassistante administrativ e et financire -Etabli par le - Lassistante administrative prestataire et financire (AAF) permet de savoir les dpenses ralises sur -Reu, enregistr, - Le responsable administratif 63 / 142 une activit - la Reprsentante droulement de lactivit -sert titre darchive pice justificative dune activit, -permet lvaluation et suivi

Rapport financier

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vrifi et transmis par lassistante administrativ e et financire

et financier (RAF)

-retourn lAAF -Assistante administrative et -Class par lAAF Cahier ent de rapports dactivits -Complt lassistante administrativ e et financire -sert enregistrer tous les rapports dactivits dposs par les prestataires. - permet au responsable enregistreur de faire le suivi de ces rapports financire

denregistrem par

LEGENDE RT : Rapport technique RF : Rapport Financier CE : Cahier denregistrement RAF : Responsable Administratif et Financier AAF : Assistante Administrative et Financire
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CIRCULATION DES INFORMATIONS

Poste de travail Prestataire Assistance

Administration Reprsentation Responsable administrativ et finance e et qualit financire

Oprations

Etablissement rapport technique

RT

RF

Etablissement rapport financier

RT/ RF

CE

Recueil rapport financier et technique


RF RF RT

Enregistrement rapports

RF

Vrification rapport financier


RT

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Classement rapport financier

Lecture et copie pour archive

EXPLICATION DE LA CIRCULATION DES INFORMATIONS La circulation des informations se droule comme suit : Aprs chaque ralisation dune activit, le partenaire prestataire concern doit tablir un rapport technique qui dcrit le droulement de lactivit et un rapport financier qui dtaille les dpenses ralises et les dposer auprs de lassistante de DVV International. Ds la rception de ces rapports, lassistante les enregistre tout de suite dans un cahier denregistrement. Le rapport technique est transmettre directement la reprsentante tandis que le rapport financier est dabord vrifier par lassistante avant dtre transmis au responsable financier. Une fois vrifi par l'assistante financire et revrifi par le responsable financier, ce rapport est classer dans le classeur du mois de la rception de lavance. En cas de besoin, le responsable qualit consulte et fait une copie du rapport technique.

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II-1-3 Niveau matriel :

Matriellement prcisment au niveau physique, la DVV International est trs quips en outils informatique mais le problme se pose sur lexploitation des ces matriels. En effet, ils ne sont pas optimiss faciliter les tches pour le suivi des rapports dactivits.

Tableau rcapitulatif des matriels informatiques existants dans chaque poste: Poste Reprsentante Caractristiques -Ordinateur portable : marque TOSHIBA L300 -Systme dexploitation Windows Vista 3Go RAM -Imprimante jet encre HP F300 Responsable administratif et -Ordinateur portable : marque TOSHIBA financier L300 -Systme dexploitation Windows Vista 3GB RAM -Imprimante Laser CANON LBP 2900 B -Onduleur UPS 650Va Responsable Qualit -Ordinateur PIV : marque DELL -Systme dexploitation Windows XP 512 MB RAM -Imprimante Laser CANON LBP 1120 -Onduleur UPS 650Va Assistante administrative et -Ordinateur PIV : marque PACKARD financire
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Nombre 1 1

1 1 1

1 1 1

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BELL -Systme dexploitation Windows XP 512 MB RAM -Imprimante Laser CANON LBP 1120 -Onduleur UPS 650Va 1 1

II-2-CRITIQUE DE LEXISTANT : Cest la description des anomalies existantes dans ltablissement ainsi que les causes de ces anomalies. Le but est de pouvoir rectifier les erreurs en modifiant quelques tches ou en ajoutant dautres organisations ou mme des matriels. Le problme de DVV International est le suivi de rapport dactivit, le traitement manuel sur la gestion de ces rapports, lenregistrement, la consultation, le classement. Ainsi, les rapports sont remis et classs. On ne peut pas savoir temps immdiat la liste des projets et activits par anne, les lieux dintervention et le nombre de participants. Si telle est la situation actuelle de DVV International que peuvent en tre les causes en vue de dgager les solutions envisageables ?

II-2-1 Sur le plan organisationnel

Daprs lorganisation interne de DVV constate dans la premire partie du dveloppement, en cas dabsence de lassistante administrative et financire, une seule personne soccupe en mme temps de ladministration, de la comptabilit et des ressources humaines, c'est--dire : le RAF. Il est vrai que ces activits font partie du rle intgrante du RAF mais, il serait aussi prfrable de dsigner une autre personne qui pourra laider, ou bien encore de dlguer une autre personne la fonction administrative ou la gestion des

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ressources humaines elle- mme, afin dallger la charge de travail du Responsable Administratif et financier.

II-2-2-Sur le plan informationnel Du point de vue informationnel, prcisment on ce qui concerne les rapports, le suivi des rapports que ce soit un rapport financier ou un rapport technique se fait toujours manuellement. On enregistre dans un cahier tous les rapports dposs par les prestataires. Seul le responsable qui fait cet enregistrement connait la liste des rapports dj remis ou non encore remis selon lactivit. Or, il se peut quune autre personne comme la reprsentante par exemple, ait besoin de savoir si un rapport correspondant telle activit a t dj dpos par un tel prestataire. Cette personne a besoin de se dplacer pour demander au responsable du suivi des rapports dactivit quelle date le prestataire a remis son rapport et o ce rapport a t archiv. Et encore plus, le feuilletage de chaque classeur prend beaucoup de temps.

II-2-3- Sur le plan matriel La communication et lchange dinformation pour les personnels internes est un problme. Ainsi, la DVV International na pas de problme sur les matriels informatique part le rseau informatique

La mise en place dun rseau et internet en rseau pour que tout le monde puisse consulter les courriers lectroniques sans attendre que les autres librent le modem et surtout pour quon puisse transfrer et consulter les documents tout moment sans besoin de se dplacer.
La connaissance de lexistant, des problmes et de leurs causes profondes nous amne aux solutions envisageables.

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TABLEAU RECAPITULATIF DE LA CRITIQUE DE LEXISTANT Tableau n 3 Niveau Anomalies Causes Solutions

-Lourdeur de tches -Insuffisance Organisationnel pour certains postes nombre -Service retard ou non temps personnel

du -Dlgation

dune

de autre personne

- Travail trop long -confusion Informationnel lemplacement dossier -perte de dossier de

-travail

effectu -automatiser tches.

les

manuellement

de -.

-Problme Matriel communication change dinformation

de -besoin et dplacer

de

se -Acquisition informatique

de

matriel de rseau

-Mise en place de rseau informatique

II-3-PROPOSITION DE SOLUTION La connaissance de lexistant, des problmes et leurs causes profondes nous amnent aux solutions envisageables.

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II-3-1- Objectifs spcifiques : Rappelons que lobjectif est linformatisation de suivi de rapport dactivit de DVV International. Afin datteindre son but, pour rsoudre les diffrents problmes et causes cits dans la situation actuelle, la socit doit adopter une nouvelle technique mettant en uvre un systme informatique. Il est utile pour les besoins futurs. Nous allons proposer deux solutions mais la seule retenue sera celle qui est applicable et opportune la DVV International. Fixons les objectifs spcifiques savoir : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Saisie des partenaires prestataires Saisie des donnes pour le rapport Edition liste des partenaires prestataires Consultation de liste des partenaires prestataires Edition liste des rapports dactivit existants Consultation liste des rapports existants Mise jour des rapports Consultation situation dpt des rapports des prestataires Consultation listes des activits dj ralises Edition listes des activits dj ralises

Enfin, nous proposons ci-aprs deux solutions pour limplantation du systme informatique reposant sur quatre niveaux : organisationnel, matriel, informationnel et ressources humaines. Le montage de ce systme informatique a son impact sur lautomatisation des traitements ncessaire pour la gestion de loctroi de crdit. Ce mme 71 / 142

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montage doit aussi faciliter la circulation des informations attribues au sein de DVV International.

II-3-2- PREMIERE SOLUTION: II-3-2-1 : Niveau organisationnel : Il sagit de dterminer lorganigramme, la description des travails et lattribution des tches et les documents circuls. Nouvel organigramme : A partir de lorganigramme prcdent, nous avons organis la structure de lassociation en gardant les quatre postes mais en ajoutant la cellule informatique pour la surveillance permanente de tout systme informatique de la socit. La DVV International a maintenant ses propres responsable maintenance informatique et analyste programmeur. Lorganigramme se prsente comme suit :
Reprsentante (Chef du projet)

Cellule Informatique

Responsable administratif et financier Responsable qualit E.S.P BIG RAPPORT DE STAGE 2009

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Technicien en maintenance

Programmeur

Assistante administrative et financire

Tableau rcapitulatif des tches

Postes

Tches informatiser -Rception de demande client -Saisie informations demande client

Assistante financire

administrative

et -Edition de la fiche de renseignements gnraux du client -Consultation de la fiche de

renseignements gnraux du client Reprsentante -Saisie des donnes pour la fiche

danalyse -Edition de la fiche danalyse -Consultation fiche de renseignements gnraux du client -Saisie de donnes pour la simulation (montant du crdit, taux dintrt, chance de remboursement) -Calcul du montant rembourser par chance -Edition de la fiche simulation

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-Consultation fiche danalyse -Consultation pices de garanties Responsable financier administratif et -Saisie convention douverture de crdit -Edition de la convention douverture de crdit -Saisie ordre de virement -Edition ou envoi par courrier

lectronique de lordre de virement

-Consultation situation compte client -Consultation ordre de virement Responsable qualit -Saisie bordereau de virement -Edition de bordereau de virement

ORGANISATION DES ACTIVITES Dsormais, chaque poste : gestionnaire, responsable analyse, responsable back/office, caissier, a chacun la base de donnes contenant les informations sur les clients. La base de donnes contenant les informations concernant le prestataire, est installe dans le serveur de la cellule informatique. Elle sera accessible par tous les postes : la reprsentation du projet, administration et finance, qualit et assistance administration et finance. Le responsable charg du suivi de rapport dactivits reoit systmatiquement les rapports techniques et financiers dposs par les prestataires et procde lenregistrement. Ensuite le rapport technique est transmettre la reprsentante quant au rapport financier, lassistante administrative le vrifie dabord avant de le passer au responsable administratif et financier pour une relecture et validation. Ds que la validation es faite, le rapport financier est renvoyer lassistante administrative et financire pour
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tre class. Et en cas de besoin de la situation des rapports, de la liste des partenaires ainsi que la liste des activits dj ralises, les autres postes peuvent les consulter dans la base de donnes.

II-3-2-2 : Niveau matriel :

Comme on a dit auparavant, la DVV International est dj quipe des matriels informatique dans chacun des postes. Lordinateur de lassistante financire dispose dun logiciel MS Access intgr pour la conception de la base de donnes pour lautomatisation de suivi de rapport dactivit. (cf tableau rcapitulatif des matriels informatiques existants la page 51)

LEGENDE : RPS : Reprsentante du projet RAF : Responsable Administratif et Financier RPQ : Responsable Qualit AAF : Assistante Administrative et Financire

Schma de la topologie du monoposte Analyste programmeur

OS 1

OS 2

OS 3

OS 4

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Responsable Responsable Clientle

Responsable

Responsable

analyse

simulation

convention

II-3-2-3 : Niveau informationnel : Les documents utiliss pour les futurs systmes sont les mmes que dans la premire solution. Ces documents sont les suivants : 11. 12. 13. 14. 15. Rapport technique (Maquette N 1) Rapport financier (Maquette N2) Liste des partenaires existants (Maquette N3) Liste des rapports existants (Maquette N4) Liste des activits dj ralises (Maquette N5) En premier lieu, les prestataires seront dsormais enregistrs dans la base de donnes. Autrement dit, les informations concernant chaque client devraient tre mentionnes sur la base de donnes, savoir : 16. 17. 18. NTl Nom organisme Adresse Cette base de donne sert sauvegarder les coordonnes des adhrents et aussi pour enregistrer les nouveaux prestataires. Celle-ci est vraiment

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ncessaire pour viter des erreurs de saisies puisque nous connaissons dj que le traitement manuel prend beaucoup de temps.

LEGENDE :

RT : Rapport technique RF : Rapport financier LPE : Liste des partenaires existants LRE : Liste des rapports existants LAR : Liste des activits dj ralises

PRESENTATION DE NOUVELLE MAQUETTE


Maquette n 3 : LISTE DES PARTENAIRES EXISTANTS
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Maquette n 4 : LISTE DES RAPPORTS EXISTANTS

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Maquette n 5 : LISTE DES ACTIVITES DEJA REALISEES

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CIRCULATION DES INFORMATION Tableau n 4


Poste de travail Prestataire Assistance Administrati Reprsentati administra on et on tive et finance financire Oprations

Etablissement rapport technique

Etablissement rapport financier

Enregistrement rapport financier et technique

Vrification rapport financier

Consultation rapport technique

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Consultation rapport financier

II-3-2- 4: Niveau ressources humaines: Vue la nouvelle implantation au sein de DVV International c'est--dire lutilisation de nouveau logiciel et la mise en place de rseau informatique, la DVV doit recourir la recherche dune ou des personnes comptentes pour assurer la bonne marche de linformatisation des tches : 1. 2. Un technicien en maintenance Un gestionnaire informaticien Ces nouveaux personnels sont recruts pour renforcer lefficacit des travaux au sein de lentreprise surtout au niveau de linformatisation. Tableau rcapitulatif des ressources humaines : Poste Gestionnaire informaticien Cellule informatique Responsable informatique Maintenance informatique systme Recrut 1 Employs Programmeur Observation Existant 1 Nombre

II-3-3-Calendrier de ralisation:
Ce calendrier nous permet de savoir la dure de mise en place de la solution et la date probable de fonctionnement du nouveau systme.
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La mise en place peut se faire avant mme la date limite. Le travail effectuer pour la ralisation de ce projet est le suivant : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Achat de matriels Conception Etude dtaille Ralisation Mise en uvre Maintenance

La dure de chaque tche est prsente ce niveau. Ce calendrier nous permet de connatre la dure de mise en place de la solution ainsi que la date probable de fonctionnement du nouveau systme. Ce travail effectuer pour la ralisation de ce projet est prsent par le tableau suivant : DUREE DEXECUTION Etapes J J F M A M J J A S O N D

Achat de matriels Conception Etude dtaille Ralisation Mise en uvre Maintenance

II-3-4-Evaluation financire:
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La mise en place de ce systme possde des cots rpartis en deux natures : 1. 2. Cot de fonctionnement Cot dinvestissement

1.

Cot de fonctionnement : Etapes Nombre Unit/mois Montant (Ariary)

*Salaires employs - Gestionnaire informaticien 1 Personne 300 000

TOTAL COUT DE FONCTIONNEMENT

300 000

2.

Cot dinvestissement :

Tableau n6 : Caractristiques Matriels - Cable AG 45 - Switch : 8 ports minimum Nombre 50 1 0 270 000 * Maintenance - Technicien Maintenance 5 40 000Jour 200 000 PU (Ar) Unit Montant(Ar) 200 000 270 000

400 Mtre Unit

TOTAL COUT DINVESTISSEMENT

670 000

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II-3-3- DEUXIEME SOLUTION: I-3-3-1 : Niveau organisationnel : Nouvel organigramme


Reprsentante (Chef du projet)

Programmeur analyste

Responsable administratif et financier Responsable qualit

Assistante administrative et financire

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1.

Directeur Agence : Cest celui qui dirige lagence, c'est--dire fixer les objectifs, organiser le travail, attribuer les responsabilits, coordonner lactivit et contrle les responsabilits.

2.

Analyste programmeur : il assure la responsabilit de toutes les programmations informatiques ncessaires au sein de lentreprise.

3.

Responsable Analyse : il soccupe de ltude et du diagnostic du dossier du client. Il est aussi responsable de llaboration de la fiche danalyse.

4.

Responsable contrle : il procde la vrification sur terrain des garanties proposes par le client laide des pices justificatives de garanties.

5.

Responsable Back/Office : assure la finalit et la mise en place de crdit. Il soccupe aussi du recueil des garanties, de ltablissement de la fiche simulation et de llaboration de la convention douverture de crdit.

6.

Gestionnaire : cest celui qui soccupe de la rception des demandes des clients et de ltablissement de la fiche de renseignements gnraux du client aprs un entretien avec le dernier.

7.

Caissier : Il assure le suivi permanent du mouvement de compte du client et le transfert du fonds au compte du client. Cest le caissier qui tablit le

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bordereau de virement et lenvoie au client. Il met jour la situation de compte du client.

ORGANISATION DES ACTIVITES Dsormais, chaque poste : gestionnaire, responsable analyse, responsable back/office, caissier, a chacun la base de donnes contenant les informations sur les clients. Aprs rception de la demande du client, le gestionnaire sinforme auprs du client sur sa situation actuelle puis tablit sa fiche de renseignements gnraux et quil dite et la transmet directement au responsable analyse pour tre tudie. Le responsable analyse consulte son tour cette fiche de renseignements gnraux du client puis tablit la fiche danalyse. Cest partir de cette fiche danalyse que le responsable analyse procde ltude et au diagnostic de la situation du client en vue de donner son avis pour la possibilit doctroi de crdit. Ds que la dcision est prise, celui-ci envoie directement cette fiche danalyse au responsable back/office (responsable de finalit de lopration qui est la mise en place de crdit) pour que ce dernier puisse faire le recueil de garanties et tablisse la fiche de simulation pour le suivi de remboursement. Ensuite le responsable back/office runit tous les documents qui sont la demande de crdit de client, la fiche de renseignements gnraux du client, la fiche danalyse, les pices de garanties, la fiche simulation. Ces documents sont utiles pour laborer la convention douverture de crdit. Ds que la convention est tablit, et signe par les deux parties contractantes, ce mme responsable tablit un ordre de virement et lenvoie au caissier. Ds la rception de cet ordre de virement, le caissier consulte la situation de compte du client et transfert le fonds accord au compte du client. Et pour finir ltape de loctroi de crdit, le caissier tablit un bordereau de virement pour le client pour laviser de la disponibilit de largent sur son compte et cest la fin de lopration.

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II-3-5- Conclusion de lEtude Pralable :

Cette tude pralable a t une tape indispensable puisque nous avons pu connatre en dtail le droulement du traitement de rapport dactivit de lassociation DVV International et les problmes entranant le dysfonctionnement de ce suivi. Cest le traitement manuel qui bloquait le bon fonctionnement de suivi de rapport dactivit de notre tablissement. Par consquent, lenregistrement manuel des rapports par lassistante nest pas fiable. La perte des rapports et voir mme le cahier denregistrement peut se produire. Il se trouve que la recherche des classeurs qui o les rapports sont classs prend du temps. Pour rsoudre ces problmes, une solution a t avance et value. Le responsable de suivi de rapport dactivit a choisi linformatisation de ce suivi et la mise en place dun systme rseau. Malgr les difficults pouvant exister sur limplantation de ce nouveau systme, tout cela nempche pas le stagiaire la choisir puisquelle rpond aux exigences de lassociation c'est--dire la fois praticable et rentable. A partir de cette solution, nous pouvons consulter temps rel et tout moment la situation des rapports des activits dj ralises au sein de DVV International En conclusion, on a trouv la meilleure solution pour rsoudre les problmes pouvant sur le suivi de rapport dactivit au sein de ltablissement.

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CHAPITRE III: ETUDE DETAILLEE

III-1- ETUDE DETAILLEE :


LEtude Dtaille complte au plan des spcifications fonctionnelles, ltude de domaine une fois leves les grandes options prendre lissue de dossier de choix. Rappelons que notre objectif tant dautomatiser le suivi de rapport dactivit au sein de DVV International . Et que les domaines concerns par ltude sont : 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Saisie des partenaires prestataires Saisie des donnes pour le rapport Edition liste des partenaires prestataires Consultation de liste des partenaires prestataires Edition liste des rapports dactivit existants Consultation liste des rapports existants Mise jour des rapports Consultation situation dpt des rapports des prestataires Consultation listes des activits dj ralises Edition listes des activits dj ralises 89 / 142
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Notre but est de mettre en place une base de donnes. Pour arriver cela, nous utilisons la mthode MERISE. MERISE est la mthodologie laquelle beaucoup d'outils de dveloppement informatique s'affilient et pour laquelle cette affiliation s'avre gnralement restrictive voire incorrecte. Prsente souvent comme une mthode d'analyse informatique, MERISE est surtout une dmarche (certains parlent "d'tat d'esprit ") pour l'tablissement de systme d'information et en cela MERISE sort du domaine de l'informatique pour s'intresser la gestion mme de l'organisation concerne. Une tude MERISE est classiquement dcoupe en deux domaines et en trois niveaux :

Donnes Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Conceptuel Organisationnel Physique

Traitement Conceptuel Organisationnel Physique

Les rgles de gestion sont reprsentes par le processus dopration ci-aprs : REGLES DE GESTION : RG1 : Chaque prestataire est identifi par son numro tlphone, le nom de son organisme, ladresse de lorganisme. Ces informations doivent tre figures dans la fiche du prestataire. RG2 : La DVV International est identifie par son numro de tlphone, sa raison social et son site gographique o il est install. RG3 : Le prestataire doit dposer un rapport financier et un rapport technique aprs lactivit. III-1-1- ETUDE DES DONNEES :
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III-1-1-1-Grille des informations : Cette grille rpertorie toutes les informations manipules par le domaine

concern par ltude ainsi que les nouveaux besoins des utilisateurs. Ces informations seront ncessaires pour llaboration des rapports dactivits partir des documents manipuls et des diverses enqutes. Les documents sont : 18. 19. 20. Rapport technique (Maquette n1) Rapport financier (Maquette n2) Cahier denregistrement (Maquette n3)

Grille des informations Tableau n6 : Documents N1 Donnes Nom-organisme Adresse organisme Ntl-organisme Date-demande Nom- partenaire Motif Nom-organisme Adresse-organisme Ntl-organisme Motif Date dbut X X X X X X X X X X X X X X N2 N3 N4 N5 N6 Observation

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Date fin Lieu Nom-organisme Montant-budget Motif Date Rf Activit Lieu Date dbut Date fin Auteur Titre Date dpt Lieu darchivage

X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X

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III-1-1-2-Dictionnaire de donnes : Le dictionnaire de donnes rpertorie toutes les donnes lmentaires valides. C'est--dire aprs limination des synonymes, redondances et polysmies dans la grille des informations.

Tableau n7 : Nom symbolique N TEL NOM ORGANISME ADRESSE ORGANISME RANG ACTIVITE LIEU DATE DEBUT DATE FIN Type Texte Texte Texte Texte Texte Texte Taille 10 50 50 4 50 30 Lgende Numro tlphone du prestataire Nom de lorganisme du prestataire Adresse de lorganisme du prestataire Squence denregistrement Activit sur le rapport Lieu o lactivit a eu lieu

Date /Heure Date rduite Date dbut de lactivit Date/Heure Date rduite Date fin de lactivit

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AUTEUR TITRE DATE DEPOT DOSSIER MOTIF ID INTITULE PROJET

Texte Texte

30 30

Auteur du rapport Titre du rapport

Date/Heure Date rduite Date de dpt du rapport Texte Texte Montaire Texte 50 50 Dcimal 4 Lieu darchivage du rapport Motif de la demande Rfrence du projet Numro tlphone de lorganisme donateur

III-1-1-3-Graphe de dpendance fonctionnelle: Schma n1 :

NTl

Rang

Nom-organisme Lieu

Adresse-organisme

Activit

Auteur Dossier

Titre

Date dpt

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Date-dbut

Date-fin

ID

Intitul-projet

Motif

Schma du graphe de dpendance fonctionnelle

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III-1-1-4- Modle Conceptuel de Donnes (MCD): Schma n2 :

RAPPORT

Rang PARTENAIRE ID Intitul projet NTel Nomorganisme

(1, n)
DEVOIR

(1, 1)

Activit Lieu

(1, 1)

POSSEDER

TYPE RAPPORT

(1, n)

Type-Technique

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Schma du Modle Conceptuel de Donnes

Nous avons pu construire le modle conceptuel de donnes grce ces diffrentes tapes ralises depuis les rgles de gestion, le dictionnaire de donnes, le graphe de dpendance fonctionnelle jusqu la prsentation des listes des entits avec ses identifiants et ses proprits.

III-1-1-5- Modle Logique de Donnes (MLD):

Les rgles de traduction du MCD en MLD Lexpression des rgles de traduction nous oblige de donner les dfinitions des thmes suivantes : 21. Segment non membre : cest un segment propritaire qui nest pas membre c'est--dire il na pas lui-mme de segment propritaire 22. Segment propritaire : cest un segment qui a au moins un membre

Rgle 1 : Tout segment membre est traduit en une relation dont la cl est lidentifiant du segment Rgle 2 : Tout segment membre identifiant est traduit en relation dont : -la cl est lidentifiant du segment -les attributs non cl sont : -les propritaires
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-les cls hrites de ce segment non membre

Prsentation du Modle Logique de Donnes (MLD) Schma n 3 :

RAPPORT PARTENAIRE Rang NTel Nomorganisme ID Intitul projet Activit Lieu

TYPE RAPPORT

Type-Technique

Schma du Modle Logique de Donnes

III-1-2- ETUDE DE TRAITEMENT: III-1-2-1-Niveau Conceptuel de Traitement :


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Il correspond la description des actes administratifs de gestion sous forme dun diagramme. Son but est de reprsenter lordonnancement de ces actes en opration. La dmarche du MCT se prsente comme suit : Les acteurs sont : lassistante administrative et financire, le prestataire, le responsable financier, la reprsentante. *Cellule informatique : - Technicien en maintenance : assure le bon fonctionnement de chaque machine

*Service administratif et financier qui est le domaine concern : - Assistante financire : 1. Assure la mise jour des dpts de celles qui sont en cours dopration. 2. 3. 4. Etablit la fiche de partenaire et rception des rapports Assure la vrification de tous les rapports existants. Envoi des rapports chaque responsable rapport par les partenaires

prestataires ou la consultation de la situation de chaque prestataire pour

- Reprsentante : 1. Etudie le contenu du budget et la situation de chaque prestataire et donne lavis propos de la demande dappui. 2. Consulte le rapport technique

- Responsable financier : 1. 2. 1. 2. Consulte le rapport financier Etudie et vrifie le rapport Avise lassistante financire pour lcart Transmis le rapport lassistante administrative et financire 99 / 142
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Avant de prsenter le formalisme du Modle Conceptuel de Traitement, quelques tapes sont obligatoires.

III-1-2-2-Flux des informations: 1. 2. 3. Rapport technique Rapport financier Base de donnes

Il sagit de prsenter schmatiquement lorganisation des activits de la socit

Schma n4 :

Reprsentante

Responsable Financier

4-rapport technique financier

5-rapport

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6rapport

Partenaire
Finan cier

2- rapport financier

1- rapport technique

Assistante Financire

3-base de donnes

Schma du graphe de flux des informations

III-1-2-3-Prsentation du Modle Conceptuel de Traitement (MCT) : Schma n5 :

Renseignement partenaire

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SAISIE PARTENAIRE

Liste des partenaires

SAISIE RAPPORTS

Liste des rapports existants

SAISIE DEPOT

Situation dpt rapport

CONSULTATION RAPPORTS CONSULTATION SITUATION DEPOTS CONSULTATION PARTENAIRE

Liste des partenaires

Liste des rapports existants

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Schma du Modle Conceptuel de Traitement

III-1-2-4- Modle Organisationnel de Traitement (MOT) : Voici les rgles dorganisation rgissant ce niveau :

III-1-2-4-1- Rgles dorganisation : RO 1 : Lassistante administrative et financire recueil les rapports dposs par les prestataires RO 2 : Elle saisie les renseignements du prestataire et le rapport reu RO 3 : Elle envoi le rapport reu au responsable correspondant. RO 4 : La reprsentante consulte le rapport technique RO 5 : Le responsable administratif et financier consulte le rapport technique

III-1-2-4-2-Description des oprations : Tableau n8 : N Nom de lopration Tches Rgles de gestion - Enregistrement prestataire 1 Saisie prestataire
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RG 1 103 / 142
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- Edition liste des prestataires 2 Consultation prestataire RG 2

Saisie rapport 3

- Enregistrement rapport RG 3

- Consultation liste des rapports remis Consultation rapports - Edition de la liste des rapports remis

RG 4

Saisie dpt

- Enregistrement dpt de rapport

RG 7

5 Consultation dpt 6 - Consultation situation dpt rapport des prestataires Recherche rapports non encore RG 7

remis - Edition liste des rapports non encore remis

III-1-2-4-3-Dcoupage en phases : Tableau n9 :


Priodicit Phases Nature de Poste de Rgle de Rgle

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traitement
Renseignement prestataire

travail

gestion

dmission

Toujours

SAISIE PRESTATAIRE

Manuel

Assistante administrativ e et financire

RG 1

Toujours

Liste des prestataires

SAISIE RAPPORTS

Toujours
Liste des rapports remis

Manuel
Assistante administrativ e et financire

RG 2
Toujours

SAISIE DEPOT

Toujours

Assistante administrativ e et
Situation dpt rapport

RG 3
Toujours

Manuel

financire

Automatiqu
CONSULTATION RAPPORTS CONSULTATION SITUATION DEPOTS CONSULTATION PRESTATAIRE

e
Reprsentant e

RG 3 RG 8

Toujours Responsable administratif


Liste des prestataires Liste des rapports remis

Toujours

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et financier

III-1-2-4-4-Description des phases : Tableau n10 :


N Oprations Phases Tches Priodicit Nature Poste de travail Rgle n Rgle de

dorganisatio gestion

Saisie prestataire
1

Enregistrement prestataire 1 Toujours Manuel Assistante administrativ e et financire Edition liste

RO 1

RG 1

Consultation
2

des prestataires

RO 1 Automatiqu Toujours e Assistante administrativ e et financire

RG 2

prestataire

Assistante Manuel Toujours administrativ e et financire RO 2 RO 3 RG 3

3 Saisie rapport

Enregistrement rapport

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Consultation des Reprsentant Automatiqu e Toujours Responsable administratif et financier e

Consultation rapports

liste

rapports remis - Edition de la liste des rapports remis

RO 2

RG 3 RG 7

III-1-2-4-5- Rpartition Tche Homme Machine : Tableau n11 : N Tche Homme


Saisie Prestataire

Tche Machine

Observation
NTl

Enregistreme nt

Nom-organisme Adresse-organisme

Consultation Liste des prestataires

Edition Liste des prestataires Rf Enregistreme nt Activit Lieu Date dbut

Saisie Rapport

Consultation rapports

Traitement

Date fin Titre Auteur

2
Edition liste rapports

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Saisie Dpt Enregistreme nt Date dpt Dossier

Consultation dpt

Recherche

Edition situation

III-1-3- REALISATION: La ralisation est la phase finale dans ltude MERISE. Elle dtermine la technique utilise pour lexploitation des rsultats obtenus dans le niveau conceptuel et organisationnel. Cest aussi la recherche de la meilleure faon de traiter un problme, en respectant les contraintes imposes par le matriel et les objectifs de lanalyse fonctionnelle (description dtaille des informations et des traitements). Etude du Modle Physique de Donnes : Ce niveau est li au systme de gestion de donnes et au choix dune base de donnes.
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III-1-3-1- Les rgles techniques : - Pour la ralisation de ce nouveau projet, nous choisissons dutiliser une base de donnes relationnelle. - Pour le traitement, nous exploitons avec loutil de dveloppement MS ACCESS. *Classification des informations : Toutes les informations contenues dans le dictionnaire de donnes doivent tre classifies selon leur nature. *Les informations paramtres : Ce sont les donnes rptitives non volutives tant sur le nombre doccurrence que sur les contenus. Ex : les informations paramtres dans la table Projet sont : ID, Intitul du projet, Date dbut et Date fin *Les informations permanentes : Ce sont les donnes rptitives qui sont rutilisables et qui peuvent tre stockes et quelles peuvent tre volutives. Ex : les informations permanentes dans la table Partenaire sont : N tl, Organisme *Les informations mouvements : Ce sont les donnes non rptitives dans les cycles de traitement et correspondant des vnements. Ex : les informations mouvements dans la table Rapport sont : Motif, Titre, Auteur, Date dpt Choix technique : Nous avons choisi les objets suivants tels que : PARTENAIRE, RAPPORT, PROJET, ACTIVITE, comme tables.

III-1-3-2- Modle Physique de Donnes (MPhD) :

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Selon les classifications obtenues partir des informations dans la partie cidessus, on peut avoir les fichiers suivants : Schma n6 :

Schma du Modle Physique de Donnes (MPhD) III-1-3-3- Description des fichiers : La description des fichiers permet dcrire de manire exhaustive les donnes qui composent le segment, le nom symbolique, le type, la taille et lobservation.

Segment PARTENAIRE

Nom symbolique N TEL NOM ORGANISME

Signification Numro tlphone Nom du client Date de dpt du rapport

Structure T(10) T (30) 99/99/9999

DEPOT

DATE DEPOT LIEU ARCHIVAGE

Lieu darchivage du rapport T (30) Rfrence du rapport Activit sur le rapport T (4) T (50)

RAPPORT

ID ACTIVITE

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III-1-3-4- ALGORITHME : Avant de nous donner le mode cration des procdures dalgorithme dans tous les fichiers de traitement des oprations, nous considrons que les fichiers sont dj cres et excutables mais seulement nous ne faisons quavoir le mode de cration des procdures algorithmiques qui seraient traduit : Procdures Enregistrement prestataire : Dbut CREER (table, PARTENAIRE) OUVRIR (table, PARTENAIRE) ECRIRE (clavier, entrer un nouvel enregistrement , NTEL, ORGANISME, ADRESSE) Si enregistrement=0 Alors Msgbox Veuillez complter la case vide Finsi LIRE (Ecran, NTEL, ORGANISME, ADRESSE) FERMER 5table, PARTENAIRE) Fin

Procdures saisie rapport :


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Dbut OUVRIR (table RAPPORT) ECRIRE (clavier, REF, ACTIVITE, DATE DEBUT, DATE FIN, DATE DEPOT) Si Date debut > Date fin Alors Msgbox Veuillez introduire la date exacte Finsi LIRE (Ecran, REF, ACTIVITE, DATE DEBUT, DATE FIN, DATE DEPOT) FERMER (table RAPPORT) Fin

Procdures saisie dpt : Dbut OUVRIR (table DEPOT) LIRE (clavier, DATE DEPOT, LIEU ARCHIVAGE) ECRIRE (table DATE DEPOT, LIEU ARCHIVAGE) FERMER (table DEPOT) Fin

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CHAPITRE IV: CONSTITUTION DE DOSSIER

IV-1-DOSSIER DEXPLOITATION : Ce dossier est surtout destin aux informaticiens qui veulent effectuer la Mise Jour des programmes. Il renferme les paragraphes suivants :

IV-1-1-Description gnrale du systme :

Schma de la topologie du rseau en toile

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LEGENDE : RPS : Reprsentante du projet RAF : Responsable Administratif et Financier RPQ : Responsable Qualit AAF : Assistante Administrative et Financire

-Liste des programmes :-Mise jour des prestataires


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-Mise jour des rapports -Mise jours des dpts

-Liste des fichiers (tables) : PRESTATAIRE, RAPPORT, DEPOT -Liste de sorties (Etat) : Liste des prestataires existants Liste des rapports remis Liste des rapports non encore remis

IV-1-2-Diagramme gnrale : Il sagit dinsrer dans un seul diagramme toutes les units de traitement ainsi obtenu. Lobjectif de ce diagramme gnral est de prsenter la forme du futur menu principal de lapplication

UT 1 Saisie des Partenaires

UT 3 Saisie des Rapports


RAPPORT

PARTENAIRE

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UT 2 Edition liste partenaire 115 / 142 Informatique de gestion - Novembre

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UT 5 Saisie des Dpts


Liste Prestataires

UT 4 Edition liste rapport

DEPOT Liste rapports

UT 6 Consultation dpt

Situation dpts

IV-1-3-Prsentation des Units de Traitement : Les units de traitement de lapplication se prsentent comme suit :

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UT 1 Saisie des Partenaires

PARTENAIRES

UT 2 Edition liste partenaires

Liste Partenaires

UT 3 Saisie des Rapports

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RAPPORT

UT 4 Edition liste rapports

Liste Rapports

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118 / 142 Informatique de gestion - Novembre UT 5 Saisie des Dpts

DEPOT

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UT 6 Consultation dpt

Situation Dpts

Explication des units de traitement : UT 1 Saisie Prestataire: permet deffectuer la saisie des prestataires. La table concerne est la table PRESTATAIRE en mode lecture.

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UT 3 Saisie Rapports : permet deffectuer la saisie des rapports. La table concerne est la table RAPPORT en mode lecture UT 5 Saisie des Dpts : permet deffectuer la saisie des agences. La table concerne est la table DEPOT en mode lecture UT 2 Edition liste des prestataires : permet dditer la liste des prestataires la fin de traitement des donnes introduites. UT 4 Edition liste des rapports : permet dditer la liste des rapports la fin de traitement des donnes introduites. UT 6 Consultation des dpts : permet ldition ou la consultation de la situation des dpts par chaque prestataire.

Linstallation de cette application ne doit pas rencontrer de difficult car une fois que le micro-ordinateur est intgr de logiciel MS Access de MS Office, elle sera applicable. Lapplication peut tre manipul par des personnes informaticienne technicienne ou non. Et cest un des de ces grand avantage part sa petite taille de capacit. Elle peut tre installe sur tout type de systme dexploitation sans exception de capacit de disque dur. Par exemple un PIV.

IV-1-4-Description tables : PARTENAIRE Cl : NTEL Nom symbolique N TEL NOM ORGANISME ADRESSE ORGANISME Type Texte Texte Texte Taille 10 30 50 Observation Numro tlphone Nom de lorganisme Adresse de lorganisme

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ACTIVITE Cl : RANG Nom symbolique RANG INTITULE PROJET MOTIF DATE DEBUT DATE FIN LIEU Type Texte Texte Texte Date/Heure Date/Heure Texte Taille 4 50 30 Observation Rfrence du rapport Activit sur le rapport Lieu o lactivit a eu lieu

Date rduite Date commencement de Date rduite 50 lactivit Date fin de lactivit Auteur du rapport

RAPPORT Cl : ID Nom symbolique RANG PROJET MOTIF TITRE AUTEUR DATE DEPOT DOSSIER Type Numro auto Assistant liste de choix Assistant liste de choix Texte Texte Date /Heure Pice jointe 30 30 Titre du rapport Auteur du rapport Date du dpt de rapport Contenu du rapport Taille Observation Squence du dpt

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Pour une meilleure comprhension de lutilisation de ces fichiers ainsi que leurs caractristiques, nous allons procder la description des fichiers.

IV-2-MANUEL UTILISATEUR : Le manuel utilisateur est destin aux utilisateurs non informaticiens. Il explique le dmarrage de lapplication, la manipulation de chaque dessin dcran qui reprsente les fonctionnalits de lapplication et enfin la sortie de lapplication. Manipulation de lapplication : Les programmes de lapplication peuvent tre lancs partir de la fentre principale. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les menus. Schma de la fentre principale :

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Dmarrage de lapplication : Lancer lapplication en double cliquant sur le nom de lapplication nomme : SUIVI RAPPORT DACTIVITE . Le mot de passe pour laccs la base de donnes sera demand ; lapplication sera oprationnelle une fois que le mot de passe est valide.

Formulaire de saisie Partenaire

Pour entrer dans le formulaire de saisie partenaire, on clique sur le bouton saisie prestataire du menu gnral. Dans ce formulaire, on na pas utilis le bouton de commande Suivant pour passer la prochaine saisie ni le bouton de commande Prcdent pour voir la saisie prcdente mais il suffit dappuyer
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sur la touche tabulation ou sur la petite flche suivante droite qui se trouve sur longlet enregistrement en bas du formulaire pour la nouvelle saisie. Et pour voir la saisie prcdente, on clique sur la petite flche prcdente gauche. Et pour quitter lapplication sur le formulaire, on clique sur la petite croix ferme en haut du formulaire. Et cette dmarche est valable pour tous les formulaires de saisie.

Formulaire de saisie Rapport

Ce Formulaire de saisie Activits

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Requte PROJET

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Cette requte permet de voir lintitul dun tel projet une telle anne. Ici, on veut savoir tous les projets raliss en 2006. Le rsultat attendu est la liste des ces projets durant lanne 2006 Liste des projets raliss en 2006

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CONCLUSION

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Grce lactivit de projet quelle offre avec ses partenaires dans la formation et lducation des adultes, lInstitut fr Internationale Zusammenarbeit des Deutshen Volkschochslul- Verbandes connu sous le nom de IIZ/DVV International contribue pleinement au dveloppement de Madagascar, en rduisant la pauvret et en rendant les adultes plus responsables dans leur vie de citoyens, et plus performants dans leur statut de producteur. Ayant une structure bien tablie et organise, et employant des mains duvres et personnels comptents, DVV International ne cesse de rpandre ses activits dans tous les pays du monde entier. Cependant, le dpartement comptabilit et finance constitue un moyen ncessaire et primordial afin que toutes les activits dans lorganisation soient biens effectues dans les conditions requises de la centrale DVV International Bonn. La procdure de gestion de la caisse et de la comptabilit du projet est alors un lment quil ne faudrait surtout pas ngliger. La bonne gestion, le suivi et le contrle systmatique sont vraiment trs important pour assurer le bon fonctionnement de lorganisation. Au terme du stage, il apparat que de nouvelles perspectives peuvent tre envisages au sein de DVV International pour amliorer son bon fonctionnement. On a suggr de dsigner un supplant en cas dabsence de lassistante en administration et finance ou le responsable administratif et financier ou et surtout en cas dabsence des deux responsables financiers pour soccuper les tches habituelles. Et surtout pour viter la lourdeur des tches ds leur retour. On a aussi propos de mettre tous les ordinateurs en rseau pour faciliter le transfert et la consultation des documents sans besoins de se dplacer. Et enfin on a automatis le suivi rapport dactivit.

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POST PROPOS

Ce rapport de stage est leffort dun groupe dune personne avec lencadrement technique et pdagogique des professeurs et des doyens de stage. Sa ralisation reflte surtout les innombrables avantages que nous pouvons tirer. Premirement, elle a confirm les connaissances thoriques acquises pendant les cours, grce une approche plus pratique. Il nous a permis aussi damliorer notre connaissance en rdaction et en coordination du temps afin dachever un rapport dans les dlais. Ainsi il nous sera plus facile dappliquer ces rsultats de recherche sur la gestion et finance et surtout la mise en place de ce projet qui est linformatisation de suivi de rapport dactivit nous a permis assumer le rle d un gestionnaire informaticien dans une application future quest le monde du travail et du professionnalisme. Et pour terminer, il est important de prciser que ce travail nest quun point dans lunivers de la comptabilit et de linformatique. Alors, il est, autant que possible, de notre devoir dagrandir encore lhorizon de recherche et darriver une autre vrit informatique.

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LEXIQUE
A AMEA : Association Malgache pour lEducation des Adultes B BL: Bon de livraison BK : Banque C CIN: Carte dIdentit National D DVV : Deutschen Volkshochschul-Verbandes DED : Demandes dEngagement des Dpenses F FFF-MM : FFF-Malagasy Mahomby I IIZ : Instiut fr Internatioale Zusammenarbeit
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K KS: Caisse M MAD : Madagascar MAJ : Mise jour MCD : Modle Conceptuel de Donnes MCT : Modle Conceptuel de Traitement MLD : Modle Logique de Donnes MOT : Modle Organisationnel de Traitement MPhD : Modle Physique de Donnes O OBS : Observation P PC : Pice de caisse PJ : Pice Justificative PU : Prix Unitaire R RAF : Responsable Administratif et Financier RG : Rgle de Gestion RO : Rgle dOrganisation S SGBD : Systme de Gestion de Base de Donnes T TAFATAO : Tambazotra ho anny Fanabeazana sy fanofanana Tanora sy Olondehibe (Rseau pour lEducation et la Formation des Jeunes Adultes) U UT : Unit de Traitement

Sources dinformation
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Ouvrage :

- MANAGEMENT ET GESTION DE PROJET (Conseil et Formation) par Michel EMERY, dit le 26 Mars 2003 - ORGANISATION ET GESTION DE LENTREPRISE par Gilles LEPOUP Dunod -ELEMENT DANALYSE APPLIQUE A LINFORMATIQUE DE GESTION par ROSNY -GESTOIN ECONOMIQUE par C. Marilleseaux (Economie dEntreprise) -STRUCTURE DE BASE DE DONNEE par Michael LEONARD -Microsoft ENCARTA 2009 (une encyclopdie enrichie de nombreuses Breal

fonctionnalits) -ACCESS 2007 par MOSAIQUE Informatique (1re Edition-Fvrier 2007) -APPROFONDIR MERISE par Jean Patrick MATHERON Tome 1 Page 284

SITE WEB : 1. 2. 3. 4. 5. http://sofinco.fr/crdit (dans lintrt de voir la formalit pour loctroi de crdit) www.dvv-internantional.de (dans lintrt de trouver des renseignements concernant la DVV International) www.coebank.orga/institution/institution_financire.htm (voir la dfinition et description de la gestion financire) www.commentcamarche.net/contents/merise/concintro.php (recherche dune aide pour la conception dune application avec la mthode merise http://fr.wikipdia.org/wiki/Merise-informatique (rappel sur la mthode Merise : dfinition, niveaux)

RESPONSABLE TECHNIQUE :

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6. 7.

Monsieur Mamy Nirina ANDRIANARIVONY, Responsable Administratif et Financier (Consultant) au sein de DVV International Monsieur Liantsoa RAMAROLAHY, Technicien en informatique au sein de la socit OFFSHORE Maky

TABLE DES MATIERES


REMERCIEMENTS.......................................................................................................... AVANT PROPOS ................................................................................................................................. 1 INTRODUCTION ................................................................................................................................. 2

PARTIE

I:

PRESENTATION

DVV

ET

STAGE

................................................................................................................................. 4 CHAPITRE I: PRESENTATION DE DVV INTERNATIONAL ................................................................................................................................. 5 I-1-Gnralit ................................................................................................................................. 5 I-2-Historique 5 I-2-1-Activits ................................................................................................................................. 6 I-2-2Statut ................................................................................................................................. 7 I-2-3Partenaires ................................................................................................................................. 7
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I-2-4Concurrence ................................................................................................................................. 8 I-2-5Organisation ................................................................................................................................. 8 I-2-5-1Organigramme ................................................................................................................................. 8 I-2-5-2Description de poste ................................................................................................................................. 9 I-3-Objectifs et moyens mise en uvre ................................................................................................................................. 9 I-3-1-Objectifs ................................................................................................................................. 9 I-3-2-Moyen financier ................................................................................................................................. 10 I-3-3-Moyen humain ................................................................................................................................. 10 I-3-4-Moyen matriels ................................................................................................................................. 11 I-3-4-1-Matriels informatiques utiliss ................................................................................................................................. 11 I-3-4-2-Logiciels utiliss ................................................................................................................................. 12

CHAPITRE II : RESUME DU STAGE ................................................................................................................................. 16 II-1-Prsentation du stage ................................................................................................................................. 16


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II-2-Intervention durant le stage ................................................................................................................................. 16 II-2-1-Mission de stage ................................................................................................................................. 17 II-2-2-Les activits effectues pendant le stage ................................................................................................................................. 18 II-2-3La gestion et le suivi de la comptabilit ................................................................................................................................. 19 II-2-3-1-La gestion comptable ................................................................................................................................. 20

CHAPITRE III : BILAN ET CRITIQUE ................................................................................................................................. 31

III-1-Bilan de lorganisation de stage ................................................................................................................................. 31 III-1-1-Les points forts ................................................................................................................................. 31 III-1-2-Les points faibles ................................................................................................................................. 35

PARTIE II : PROJET ................................................................................................................................. 37


CHAPITRE I: SUGGESTION ET SOLUTION ................................................................................................................................. 38 I-1-Suggestions ................................................................................................................................. 38
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I-1-1-Sur le plan matriel ................................................................................................................................. 38 I-1-2-Sur le plan personnel ................................................................................................................................. 39 I-1-3-Sur le plan informationnel ................................................................................................................................. 40 I-2-Solutions ................................................................................................................................. 40 I-2-1-Conception logiciel ................................................................................................................................. 40 I-2-2-Etablissement rseau informatique ................................................................................................................................. 40

CHAPITRE II : ETUDE PREALABLE ................................................................................................................................. 42 II-1-Etude de lexistant ................................................................................................................................. 42 II-1-1-Niveau organisationnel ................................................................................................................................. 42 II-1-1-1-Organisation gnrale des activits ................................................................................................................................. 42 II-1-1-2-Organisation structurelle ................................................................................................................................. 43 II-1-2-Niveau informationnel ................................................................................................................................. 49 II-1-3-Niveau matriel ................................................................................................................................. 54
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II-2-Critique de lexistant ................................................................................................................................. 54 II-2-1-Sur le plan organisationnel ................................................................................................................................. 54 II-2-2Sur le plan informationnel ................................................................................................................................. 54 II-2-3Sur le plan matriel ................................................................................................................................. 55 II-3-Proposition de solution ................................................................................................................................. 56 II-3-1-Objectif spcifique ................................................................................................................................. 56 II-3-2-Solution ................................................................................................................................. 57 II-3-2-1Niveau organisationnel ................................................................................................................................. 57 II-3-2-2Niveau matriel ................................................................................................................................. 57 II-3-2-3Niveau informationnel ................................................................................................................................. 57

CHAPITRE III : ETUDE DETAILLEE ................................................................................................................................. 63 III-1-Etude dtaille ................................................................................................................................. 63 III-1-1-Etude des donnes ................................................................................................................................. 64
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III-1-1-1-Grille des informations ................................................................................................................................. 64 III-1-1-2-Dictionnaire des donnes ................................................................................................................................. 65 III-1-1-3-Graphe de dpendance fonctionnelle ................................................................................................................................. 67 III-1-1-4-Modle conceptuel de donnes (MCD) ................................................................................................................................. 68 III-1-1-5-Modle logique de donnes ................................................................................................................................. 69 III-1-2-Etude de traitement ................................................................................................................................. 70 III-1-2-1-Niveau conceptuel de traitement ................................................................................................................................. 70 III-1-2-2-Flux des informations ................................................................................................................................. 71 III-1-2-3-Modle conceptuel de traitement (MCT) ................................................................................................................................. 72 III-1-2-4-Modle organisationnel de traitement (MOT) ................................................................................................................................. 73 III-1-2-4-1-Rgles dorganisation ................................................................................................................................. 73 III-1-2-4-2-Description des oprations ................................................................................................................................. 73 III-1-2-4-3-Dcoupage en phases ................................................................................................................................. 74

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III-1-2-4-4-Description des phases ................................................................................................................................. 75 III-1-2-4-5-Rpartition tches Homme-Machine ................................................................................................................................. 75 III-1-3-Ralisation ................................................................................................................................. 76 III-1-3-1-Les rgles techniques ................................................................................................................................. 76 III-1-3-2-Modle physique des donnes (MPhD) ................................................................................................................................. 77 III-1-3-3-Description des fichiers ................................................................................................................................. 79 III-1-3-4-Algorithme ................................................................................................................................. 79

CHAPITRE IV : CONSTITUTION DE DOSSIER ................................................................................................................................. 81 IV-1-Dossier dexploitation ................................................................................................................................. 81 IV-1-1-Description gnrale du systme ................................................................................................................................. 81 IV-1-2-Diagramme gnral ................................................................................................................................. 82 IV-1-3-Prsentation des units de traitement ................................................................................................................................. 83 IV-1-4-Description des tables ................................................................................................................................. 83
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IV-2-Manuel utilisateur ................................................................................................................................. 84

CONCLUSION ................................................................................................................................. 89 POST PROPOS ................................................................................................................................. 90 LEXIQUE ................................................................................................................................. 91 SOURCES DINFORMATION ................................................................................................................................. 93 TABLES DES MATIERES ................................................................................................................................. 94

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