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Utiliser et administrer une solution de Gestion de Contenu dEntreprise

Alfresco

Collection Ressources Informatiques

Extrait

Chapitre 6

A. Introduction
Dans ce chapitre, nous abordons la faon dont les contenus sont organiss dans Alfresco. Tous les types de documents peuvent tre utiliss dans Alfresco, que ce soit des documents aux formats texte, HTML, XML, Microsoft Office, Adobe PDF, Flash mais galement des images ou tout contenu multimdia. Les espaces de travail permettent de mettre en place une organisation correspondant un plan de classement et de stockage des documents du systme documentaire. Mais les espaces ne sont pas seulement des dossiers statiques regroupant diffrents types de documents. Dans Alfresco, un espace de travail peut grer tout type de contenu. Des rgles de contenu peuvent tre dclenches partir d'vnements se produisant sur les contenus d'un espace. Les espaces peuvent contenir plusieurs niveaux de sous-espaces avec la possibilit d'hriter des proprits et des comportements entre espaces et sous-espaces. Des modles d'espace, ainsi que la possibilit de crer un nouvel espace partir d'un espace existant, permettent de reproduire rapidement l'organisation, les caractristiques, les rgles de gestion et les contenus d'un espace. L'accs aux espaces est scuris. Seuls les utilisateurs invits peuvent intervenir sur les contenus d'un espace, selon les rles qui leur ont t assigns par l'administrateur ou par le propritaire de l'espace.

B. quoi servent les espaces de travail ?

Dans Alfresco, un espace est d'abord un rpertoire destin stocker des documents. Mais c'est aussi, comme nous l'avons dit, un ensemble de fonctionnalits qui lui sont attaches, telles que des rgles de scurit, des rgles de contenu, des workflows, etc. Des recherches locales peuvent tre lances dans un espace particulier. Les dtails d'un espace peuvent tre visualiss dans des vues personnalises. L'ensemble de toutes ces fonctionnalits constitue, dans Alfresco, un espace dit volu.

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Les espaces de travail

Les fonctionnalits d'un espace volu sont les suivantes : - Scurit. La scurit peut tre dfinie au niveau d'un espace. L'administrateur peut autoriser certains utilisateurs ou certains groupes excuter certains types d'action sur les contenus d'un espace. - Rgles de contenu. Des rgles de contenu peuvent tre cres au niveau d'un espace ou d'un sous-espace. De nombreuses actions prdfinies sont disponibles dans Alfresco. Ces actions peuvent tre combines pour crer des rgles complexes permettant par exemple de convertir un contenu d'un format un autre lorsqu'un document est ajout l'espace et de notifier par e-mail des utilisateurs, etc. (voir chapitre Grer les contenus). - Workflow. Des workflows peuvent tre associs aux contenus d'un espace. Alfresco propose un certain nombre de workflows prdfinis. Des rgles de validation permettent ainsi de mettre en uvre des workflows simples sur les contenus d'un espace. Ces workflows permettent de dplacer des contenus d'un espace vers un autre espace selon des dcisions de validation ou de rejet. - Evnements. Les rgles de contenu et les workflows sont dclenchs partir d'vnements qui se produisent dans un espace, c'est--dire, lorsqu'un document entre ou sort de l'espace ou lorsqu'un document de l'espace est mis jour (voir chapitre Grer les contenus). - Aspects. Les aspects permettent d'ajouter des proprits ou des comportements aux contenus d'un espace (voir chapitre Crer, diter, modifier les contenus). - Recherche. Une recherche avance peut tre limite un espace particulier (voir chapitre Rechercher des informations - section Utiliser OpenSearch). - Syndication. Le contenu d'un espace peut faire l'objet d'une syndication de contenu. Des scripts RSS peuvent tre excuts sur l'espace, ce qui permet d'autres applications ou des sites web de rcuprer automatiquement les dernires mises jour effectues dans l'espace (voir chapitre Crer, diter, modifier les contenus). - Suivi de version. Le suivi de version peut tre activ au niveau d'un espace pour tous les documents ou pour certains documents spcifiques de l'espace (voir chapitre Grer les contenus). - Lecteur rseau. Un espace peut-tre associ un lecteur rseau sur le poste de travail pour permettre de travailler sur les contenus par l'intermdiaire d'interfaces telles que CIFS, WebDAV, FTP. - Vues personnalises. Les informations concernant un espace peuvent tre visualises de diffrentes faons en fonction des modles de prsentation disponibles dans Alfresco ou crs par l'utilisateur.

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Chapitre 6

C. Organiser ses espaces de travail

Gnralement l'organisation d'un systme documentaire correspond un plan pralable de classement et de stockage des documents. Ce plan est implment ensuite sous forme de hirarchies de dossiers et de sous-dossiers respectant les rgles de nommage et de scurit pralablement dfinies. Dans Alfresco, cette hirarchie correspond une organisation d'espaces et de sous-espaces. Le nombre de niveaux de sous-espaces est thoriquement illimit. Cependant, pour des raisons pratiques, la multiplication d'un grand nombre de sous-niveaux peut nuire l'ergonomie de l'application. Les rgles de contenu ou de scurit dfinies sur un espace pourront s'appliquer tous les contenus de ses sous-espaces. Dans l'interface web par dfaut, Alfresco prsente une organisation d'espaces et de sous-espaces dj cre depuis la racine Accueil (Company Home) :

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Les espaces de travail

Diffrentes prsentations sont disponibles. Les vues proposes sont les suivantes : Vue dtaille, Vue en icnes, Vue synthtique et Vue personnalise:

- Vue dtaille prsente la liste des sous-espaces et des contenus sous forme de
lignes de tableau :

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Chapitre 6 - Vue en icnes affiche l'icne des sous-espaces accompagne du titre, de la

description, de la date et des icnes de gestion pour chaque sous-espace et chaque contenu de l'espace courant :

- Vue synthtique liste les sous-espaces de l'espace courant accompagns de leur

titre et de leur description :

- Vue personnalise est dsactive et apparat en gris clair dans la liste

droulante.

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Les espaces de travail

Pour activer l'option Vue personnalise, vous devez d'abord choisir un modle de prsentation.

Pour cela, placez-vous dans l'espace concern, cliquez sur le lien Visualiser les dtails de la liste droulante Actions supplmentaires :

Dans la rubrique Vue Personnalise, cliquez sur le lien Appliquer le modle. Dans la liste des modles proposs, slectionnez, par exemple, my_spaces.ftl :

L'option Vue Personnalise est maintenant active :

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L'espace Accueil (Company Home) est l'espace racine qui contient tous les sous-espaces de l'organisation documentaire fournie en exemple par Alfresco.

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Matrisez le code source (3me dition)

HTML 4
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/HVLPDJHVHWDUULqUHSODQV

$ /HVFRXOHXUVHQ+WPO
 /DFRWDWLRQHQKH[DGpFLPDO
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(GLWLRQV (1,  $OO ULJKWV UHVHUYHG

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+70/