AREA DE ALMACEN ORGANIGRAMA DE AREA ALMACEN.

GERENTE GENERAL

ADMINISTRACIN

MANTENIMIENTO

JEFE DE ALMACEN

ASISTENTE DE ALMACEN

AUXILIAR DE ALMACEN

AUXILIAR DE ALMACEN

RECEPCIONISTA

JEFE DE ALMACN

Asegurar la adquisicin de los insumos requeridos para su operacin del hotel, cumpliendo las especificaciones de calidad mediante la coordinacin de los departamentos involucrados con el fin de garantizar el abasto oportuno y ahorro en costos.  FUNCIONES DEL JEFE DE ALMACEN y Llevar un control administrativo de las requisiciones de compra y las compras efectuadas. y Asegura que las compras se realicen apegndose a los estndares de calidad aprobadas. y Lleva a cabo procedimientos orientados a lograr el ahorro de costos e insumos

y Trabaja en estrecha colaboracin con el comprador a fin de mantener un inventario pequeo en el almacn, de modo que se evite la acumulacin de mercancas antiguas, puesto que el dinero invertido en los grandes inventarios no producen beneficios deben buscarse un punto medio adecuado, o sea, un inventario suficiente para cubrir todas las demandas, pero no tan grande que se produzcan desperdicios. y Controla y da seguimiento a la entrega de mercancas compradas. y Mantiene un control actualizado de proveedores actuales y potenciales y Asegura que las compras se realicen de acuerdo a las necesidades operativas del hotel y Administra los almacenes asegurando el abasto adecuado a las diferentes reas del hotel. y Procura que los artculos salgan solo mediante solicitud y los ms antiguos del almacn sean los que se utilicen en primer lugar.  PERSONAL DE COMPRA  FUNCIONES DEL PERSONAL DE COMPRA y Informa a los anteriores de las altas y bajas de proveedores, cambios de precios y condiciones. y Dispone de un directorio con los datos, productos, precios, condiciones de pago y de entrega de por lo menos tres proveedores por producto. y Visitara centros de abasto, fbricas, empacadoras, etc., para conocer y estar al tanto de las calidades ofertas, nuevos productos o prestaciones, lo cual coadyuva a las buenas relaciones comerciales. y Observa las polticas dictadas para su departamento y sugiere ideas para otras. y Es responsable de las buenas relaciones interdepartamentales dentro de la empresa. Responsabilidades bsicas del departamento de compras y Determinar necesidades. y Hacer la requisicin de compras de alimentos y bebidas. y Hacer la orden de compras. y Seguimiento de la orden de compras. y Procedimiento de la caja menuda.

SUPERVISIN DEL ALMACN Y DE LAS CMARAS DE CONGELACIN Y REFRIGERACIN.

El jefe de almacn es la persona encargada de mantener perfectamente suministrados por tanto el almacn como las cmaras de congelacin y refrigeracin, as como la supervisar el buen funcionamiento de los mismos. Procedimiento. 1. Abre el almacn y las cmaras de congelacin y refrigeracin que se encuentren bajo su responsabilidad. 2. Verifica en la bitcora del departamento de seguridad si se sustrajeron artculos del almacn fuera del horario de servicio (de 8 a.m. a 6 p.m.) 3. Revisa las rdenes de requisicin surtidas fuera del horario normal de servicio. (Cercirate de que hayan sido autorizadas) 4. Verifica de que los anaqueles y de las cmaras de congelacin solo se haya sustrado lo especificado en cada orden de requisicin. (formato1) 5. Actualiza las tarjetas de almacn con las rdenes de requisicin recibidas durante tu ausencia. (Corrobora las existencias mnimos y mximos) 6. Verifica en las cmaras de congelacin y refrigeracin que los artculos perecedores estn en perfecto estado. (No pases por alto ningn producto) 7. Revisa que todos los cortes de carne tengan las tarjetas de carne correspondientes (compara con las tarjetas de almacn) 8. Verifica que las cmaras de congelacin y refrigeracin funcionen perfectamente. (Cuida que las temperaturas sea la correcta) Si durante la revisin encuentras alguna falla o desperfecto en algn almacn o cmara . y y y Elabora las rdenes de trabajos requeridos Firma la orden de trabajo (formato 4) Verifica que se realice el trabajo solicitado.

9. Verifica que se haya realizado la limpieza del almacn y de las cmaras de congelacin. 10. Verifica la asistencia de tu personal utilizado la lista de asistencia. (Reporta a tu jefe inmediato sobre cualquier anomala en la limpieza) 11. Asigna las areas que tendr a su carago el personal del almacn.   Abarrotes Suministros en general

 

Papelera Carnes y perecederos

12. Consulta tus tarjetas de almacn y verifica tus mximos y mnimos para solicitar los suministros necesarios.(No dejes que los artculos lleguen a su mnimo) Si quieres algn artculo .

13. Elabora las requisiciones de compras necesarias 14. Solicita a tu jefe inmediato la firma de autorizacin de la requisicin de compras (formato6) 15. Enva al departamento de compras la forma.  RECEPCIN DE MERCANCIA

Diariamente en el almacn se recibe mercanca que tendr que ser acomodada en su lugar correspondiente. El jefe de almacn debe supervisar que esta mercanca sea la correcta, que se encuentre en perfecto estado y que se le d el manejo y acomodo adecuado. Procedimiento: 1. Recibe del departamento de compras una copia de la orden de compra correspondiente al proveedor que recibirs ese da. 2. Recibe al proveedor y solicita la factura de la mercanca que le entregaras y el original de la orden de compra (formato 7) (verifica que coincida el original con la copia de la orden de compra.) 3. Compra la factura con la orden de compra y verifica que la mercanca que te surtirn sea la especificada en la factura. Si no te surten algn artculo y .

Reprtalo al departamento de compras.

4. Pide al proveedor que descargue las mercanca en el lugar y horario que le indiques.(Cuida de no estorbar) 5. Verifica peso y cantidad de la mercanca que estas recibiendo, de acuerdo a lo especificado en la factura. (Pon especial atencin en esta accin) 6. Verifica que la mercanca surtida se encuentre en perfecto estado y tenga la calidad necesaria. (No aceptes mercancas en mal estado o de baja calidad)

Si ya se recibi toda la mercanca a tu entera satisfaccin y Firma de recibido en la factura.

Si no se entrego toda la mercanca a tu entera satisfaccin y Reporta este problema al departamento de compras.

7. Indica a tu personal que acomode en su lugar la mercanca recibida.(revisa que se acomode en los anaqueles correspondientes) (recuerda realizar el acomodo con la tcnica de PEPS) En los casos de recepcin de carnes y y y .

Verifica que se elaboren las tarjetas de carne (formato3) correspondientes. Supervisa que se coloquen en los cortes correspondientes. Revisa que la carne se coloque en las cmaras de refrigeracin.

8. Asienta en las tarjetas de almacn (formato2) y en el reporte de recepcin de mercancas el movimiento efectuado. PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE LAS BEBIDAS

y La disposicin de la mercadera debe ser realizada en forma prctica y racional para que el material de uso constante pueda ser guardado y retirado fcilmente y Deben almacenarse bajo llave en estantes numerados. y La cerveza embotellada y los refrescos se almacenan separados en sus respectivas cajas. y Los barriles de cerveza se almacenan a una temperatura de 60C 80C (430F 470F) y no deben ser usados hasta despus de 24 horas de su llegada. y Los licores fuertes se almacenan parados y los vinos (blancos, rosados, tintos y espumantes) acostados a una temperatura de 100 C (50 0 F). y Las botellas se agrupan segn orden alfabtico y categora. y Las etiquetas deben estar mirando hacia el frente

PROCEDIMIENTO DE ALMACENAJE DE PRODUCTOS FRIOS.

y La mercadera debe ser apilada en sentido de favorecer la ventilacin. y Las etiquetas deben estar mirando hacia el frente y Las puertas del refrigerador deben permanecer cerradas el mayor tiempo posible para mantener la temperatura. y El personal que trabaje dentro del cuarto de refrigeracin debe tener instrucciones precisas sobre los dispositivos mecnicos disponibles. y Tener siempre en cuenta las temperaturas de refrigeracin para cada uno de los productos. y Registrar las temperaturas del congelador al principio y al final del dia. Temperaturas aproximadas de almacenamiento  Frutas frescas y vegetales: 60C (42OF)  Desperdicios: 5O 8OC (40O 45OF)  Lcteos : 40C (400F)  Alimentos que requieren congelarse: -20C (40F)  Pescado: 00C (320F)  Carne: 00C-20C (320F-350F)  PROCEDIMIENTO DE ALMACENAJE DE PRODUCTOS SECOS. y La mercadera debe ser apilada en sentido de favorecer la ventilacin. y Las etiquetas deben estar mirando hacia el frente y La disposicin de la mercadera debe ser realizada en forma prctica y racional para que el material de uso constante pueda ser guardado y retirado fcilmente y Deben colocarse de forma que no toquen el piso y de manera que las dems tiempo se usen primero (mtodo PEPS / FIFO)1. y Deben estar fechados y con su precio al momento de entrar al almacn. y Estibarse de una forma segura para evitar accidentes con el personal (no muy alto). y Las especias y enlatados que usan en pequeas cantidades se almacenan en anaqueles dentro del almacn.

PEPS (Primera entrada, primera salida) FIFO (First in first out)

SALIDA DE MERCANCIA bien suministrados todos los

Una de las funciones principales del almacn es mantener

departamentos y centros de consumo del hotel. Para que esta funcin se realice perfectamente se debe seguir un procedimiento en cual el jefe de almacn es parte esencial. Procedimiento: 1. Recibe la orden de requisicin (formato 1) del departamento solicitante (original y una copia) /revisa que este autorizada) 2. Entrega la orden de requisicin a uno de los auxiliares para que sea debidamente surtida. 3. Verifica que los auxiliares den salida a la mercanca que se encuentra al frente a cada anaquel para evitar mermas por descomposicin de artculos. 4. Revisa que la mercanca que se entregara sea la correcta y que se encuentre en perfecto estado. (No dejes de revisar ningn artculo.) 5. Anota en las tarjetas de almacn la salida del artculo. Si por alguna razn en la orden de requisicin se te solicita un artculo que no tengas en existencia y Informa a la persona solicitante sobre la situacin, elabora una requisicin de compras (formato6) y sigue el procedimiento acostumbrado) Si al registrar la salida del artculo ha llegado al mnimo establecido y .

Elabora una requisicin de compras y sigue el procedimiento acostumbrado.

Si recibes un pedido de compras de frutas y verduras . y y Verifica que sean dos copias las que te entreguen. Consulta en las tarjetas de almacn el precio unitario de cada artculo y antalo en el pedido de compras de frutas y verduras (formato9) y y y Pide a los auxiliares que surtan el pedido. Avisa al departamento solicitante que el pedido est listo. Haz llegar al jefe de compras una de las copias del pedido de compras de frutas y verduras y archiva la otra.

En los casos que te soliciten botellas de vino o licor .. y y y Recibe la orden de requisicin junto con la botella vaca. Toma la botella que entregaras y coloca la etiqueta de botella correspondiente Rompe la botella vaca que recibiste y trala al tacho de vidrios.

Si la botella solicitada debiera ser renovada por haberse vendido entera .. y Recibe la orden de requisicin de botella cerrada junto con la copia de la comanda en la que se especifica su venta. y y Toma la botella que entregaras y coloca la etiqueta de botella correspondiente. Entrega la botella.

Cuando por alguna razn un empleado del hotel realizo una transferencia de un artculo de un departamento a otro y Recibe la orden de transferencia interbares- intercocinas anexada a la orden de requisicin correspondiente. y y Indica a uno de os auxiliares que surta el pedido Conserva la forma de transferencia interbares- intercocinas junto con la orden de requisicin hasta el final de turno. En los casos que se requiera la reposicin de algn artculo por descomposicin o rotura .. y Recibe la orden de requisicin debidamente autorizada y con la especificacin de la causa por la cual se requiere su reposicin. y Sigue el procedimiento acostumbrado para surtir las rdenes de requisicin.

6. Entrega los artculos solicitados en la orden de requisicin. /anota la fecha en que entregaste los artculos y firma la forma/ 7. Conserve cada una de las rdenes de requisicin que recibas durante el da. 8. En las salidas de mercancas debes poner toda tu atencin para tener un estricto control sobre los artculos que tienes en el almacn y para que al realizar el inventario no falte nada.

REVISIN Y ELABORACION DE REPORTES.

El jefe de almacn debe revisar y elaborar una serie de reportes para mantener el buen funcionamiento del almacn. Entre os reportes que debe revisar y elaborar se encuentran: y y y y Tarjetas de almacn Tarjetas de carne Requisicin para eventos Requisicin de compras

Procedimientos: 1. Verifica los mximos y mnimos de cada artculo en tus tarjetas de almacn para elaborar las requisiciones de compras necesarias. 2. Verifica en las cmaras de congelacin y refrigeracin la existencia de cortes de carne revisando las tarjetas de carne./utiliza el equipo especial para entrar a las cmaras/ Si recibes una requisicin para eventos 3. Revisa que esta requisicin esta debidamente autorizada. 4. Elabora la requisicin de compras correspondientes. 5. Enva al departamento de compras estas formas. 6. Verifica que todas las requisiciones de compras que enviaste al departamento de compras hayan sido surtidas. Si por alguna razn no se ha surtido algn artculo y  .

informa al jefe de compras sobre la anomala.

INVENTARIO

Generalmente en los almacenes se realiza un inventario mensualmente. En estos casos el jefe de almacn es la persona encargada de realizarlo en conjunto con el controlador de costos de alimentos y bebidas. Procedimientos: 1. Toma las forma de informe de inventario necesario para realizar esta funcin y bloquea el almacn en el que realizaras el inventario.

2. Cuenta cada uno de los artculos que tienes en existencia y anota en el informe de inventario (formato15)(coordina con el controlador de alimentos y bebidas al realizar el inventario.) y y y y y y y numero de hoja nombre del almacn fecha clave de articulo descripcin del articulo unidad de medida del articulo cantidad en existencia del artculo. ..

Una vez que has contado todos los artculos del almacn

3. Toma cada uno de las tarjetas de almacn y proporciona al controlador de costos de A&B. y y y precio unitario de cada articulo cantidad existente de cada articulo fecha de la ltima salida de cada artculo.

4. Verifica que la cantidad que tienes en existencia segn las tarjetas de almacn corresponda a la que encontraste fsicamente al realizar el inventario. Si tienes algn faltante . y y y Revisa que en los datos anotados en la tarjeta no exista algn error. Cuenta nuevamente el stock de este articulo. Revisa las rdenes de requisicin que surtiste durante el periodo al que corresponde el inventario. Si despus de revisar todos estos datos sigue existiendo el faltante y .

Verifica en la bitcora del departamento de seguridad cuantas veces se abri el almacn y cuando este se encontraba fuera del horario de servicio. Antalo en el informe de inventario) formato14) y modifica la tarjeta de almacn.

Si al levantar el inventario fsico encuentras algn artculo en descomposicin o mal estado y Elabora un memorndum (formato16) especificando este dato.

Entrega a tu jefe inmediato el memorndum.

Si en las tarjetas de almacn detectas algn artculo que no tiene movimiento o tiene lento movimiento y y Elabora un memorndum especificando el problema. Entrega a tu jefe inmediato el memorndum para que este decida la estrategia a seguir. 5. Revisa que el informe de inventario haya sido perfectamente costeado por el controlador de costos de alimentos y bebidas. 6. Firma el informe y solicita al controlar de costos de A&B una copia fotosttica del informe. 7. Archiva la copia del informe de inventario. La elaboracin del inventariado es parte fundamental del funcionamiento del almacn ya que por medio de estos conocers el estado real de las existencias que tienes en el almacn. Por esta razn tienes que poner toda tu atencin al realizar esta funcin.  CIERRE DEL ALMACEN

Al terminar el da el jefe de almacn debe reportar a su jefe inmediato los pormenores del turno as como informar a los departamentos involucrados sobre los movimientos del da en el almacn y finalmente cerrarlo. Procedimiento: 1. Toma todas a rdenes de requisicin. Pedido de compras de frutas y verduras, ordenes de requisicin de botella cerrada, transferencias interbares o intercocinas y requisiciones para eventos que surtiste durante el da. 2. Verifica que hayan sido actualizadas las tarjetas de almacn que se efectuaron con las salidas. 3. Anota en cada orden de requisicin el precio unitario, el importe del articulo y el importe total que suman los artculos solicitados en la orden. 4. Enva al departamento de costos todos los originales de : y y y Ordenes de requisicin Ordenes de requisicin de botellas cerradas Comandas

y y

Transferencia interbares o intercocinas Requisicin para eventos.

5. Archiva las copias de los formatos enviados 6. Enva al departamento de compras las requisiciones de compras y el reporte de recepcin de mercanca que elaboraste durante el da. 7. Archiva las copias de las requisiciones de compras y de los reportes de recepcin de mercanca que enviaste al departamento de compras. 8. Informa a tu jefe inmediato sobre los pormenores del da. 9. Acomoda todas tus pertenencias y pendientes para el da siguiente. 10. Verifica que los auxiliares acomoden todo el almacn y cmaras de congelacin y refrigeracin. 11. Revisa que las cmaras de congelacin funcionen correctamente. 12. Cierra las cmaras de congelacin y refrigeracin. 13. Verifica que los auxiliares realicen la limpieza del almacn. 14. Cierra el almacn. Antes de cerrar el almacn el jefe de almacn debe realizar perfectamente este procedimiento para facilitar las labores del da siguiente.

ANEXOS

FORMATO 1

FORMATO 2

FORMATO 3

FORMATO 4

FORMATO 5

FORMATO 6

FORMATO 7

FORMATO 8

FORMATO 9

FORMATO 10

FORMATO 11

FORMATO 12

FORMATO 13

FORMATO 13

FORMATO 14

FORMATO 15