CAPITULO III

3 METODOLOGIA

En este captulo se detallar la metodologa a seguir en el desarrollo de la auditoria de gestin, a lo largo del captulo se estudiar el entorno de las compaas hasta verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos por las mismas.

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3.1 Metodologa de la auditoria de gestin 3.1.1 Fase I: Estudio preliminar Un estudio preliminar consiste en obtener una visin global del objeto de la entidad, dando mayor nfasis a su actividad principal; esto permitir una adecuada planificacin, ejecucin y obtencin de resultados favorables en tiempos razonables.

3.1.1.1 Visita de observacin a la entidad En esta etapa se realiza una visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto de todo proceso que lleva acabo la empresa.

3.1.1.2 Revisin de Papeles de trabajo Se realizar una revisin de los archivos corriente y permanente para poder obtener una recopilacin de informaciones y documentacin bsica del entorno de la entidad. Se realizar un cuestionario completo que deber proveer un conocimiento y comprensin cabal de la entidad sobre:

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a) La misin, los objetivos, planes direccionales y estratgicos.

b) La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de produccin interesa: que y como produce; puntos de

comercializacin; la tecnologa utilizada;

capacidad de produccin:

proveedores y clientes; el contexto econmico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los sistemas de control de costos y contabilidad; etc.

c) La situacin financiera, la produccin, la estructura organizativa y funciones, los recursos humanos, la clientela, etc.

d) De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no congruentes con objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visin y la ubicacin de la problemtica existente.

3.1.1.3 Determinar indicadores Determinar los criterios, parmetros e indicadores de gestin, que constituyen puntos de referencia que permitirn posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas.

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En otras palabras es un instrumento de medicin de las variables asociadas a las metas, los pueden ser cualitativos o cuantitativos. Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a que son medios econmicos y rpidos de identificacin de problemas.

El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeo del rea mediante parmetros establecidos en relacin con las metas, con los resultados obtenidos se pueden plantear soluciones o herramientas que contribuyan al mejoramiento o correctivos que conlleven a la consecucin de la meta fijada.

3.1.1.3.1 Criterios Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios:

Medible: Esto significa que la caracterstica descrita debe ser cuantificable en trminos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.

Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fcilmente por todos aquellos que lo usan.

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Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organizacin.

3.1.1.4 Detectar el FODA Detectar la fuerzas y debilidades; as como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la organizacin.

Identificar fortalezas: Son las caractersticas distintivas de la empresa que permiten posicionarse en forma favorable en el mercado.

Identificar oportunidades: Aspectos a explotar por parte de la empresa, para obtener beneficios potenciales de una misma lnea.

Identificar debilidades: Aspectos que hacen vulnerable a la empresa en el mercado y la posicionan en desventaja competitiva.

Identificar amenazas: Aspectos que en cualquier momento se pueden presentar, y de hacerlo ponen en riesgo el posicionamiento competitivo y/o el logro de los objetivos de negocio.

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3.1.2 Fase II: Planificacin Durante la planificacin el equipo de auditoria se dedica, bsicamente, a obtener una adecuada comprensin y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar, llevando a cabo acciones limitadas de revisin, en base a lo previsto en el plan de revisin estratgica, con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los objetivos y alcance del examen, as como las condiciones para realizarlas.

3.1.2.1 Anlisis de informacin y documentacin Revisin y anlisis de la informacin y documentacin obtenida en la fase anterior, para obtener un conocimiento integral de la actividad principal de la entidad y tener los elementos necesarios para la evaluacin de control interno y para la planificacin de la auditoria de gestin.

3.1.2.2 Evaluacin del control interno Una evaluacin de Control Interno relacionada con el rea o componente objeto del estudio permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes dentro de la entidad. Mediante los controles, la administracin asegura que el sistema sea efectivo y manejado en funcin de

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los criterios de eficiencia y economa, en armona con las leyes y reglamentos vigentes. Los controles incluyen los procesos de planeamiento, organizacin, direccin y control de las operaciones o programas en las entidades, as como los sistemas para medir, presentar informes y monitorear su ejecucin.

3.1.3 Fase III: Ejecucin La ejecucin de la auditoria de gestin est focalizada, en la obtencin de evidencias suficientes y pertinentes sobre los asuntos ms importantes

aprobados en el plan de auditoria. Una de las actividades ms importantes de la fase de ejecucin, es el desarrollo de hallazgos.

Los hallazgos en auditoria tienen un sentido de recopilacin y sntesis de informacin especfica sobre una actividad u operacin, que ha sido analizada y evaluada y, que se considera de inters para los funcionarios a cargo de la entidad examinada.

Dentro del proceso de ejecucin de la auditoria, el auditor brinda a los funcionarios y servidores de la entidad examinada, que estn o podran estar afectados por el informe, la oportunidad de efectuar comentarios y

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aclaraciones en forma escrita (u oral) sobre los hallazgos identificados antes de presentar el informe.

3.1.3.1 Preparacin de papeles de trabajo Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin relativa a la planificacin y aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante, existen ciertas categoras generales de las cuales se podra agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo, como lo son:

Programas de auditoria. Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar. Son preguntas orientadas a conocer lo relativo al desarrollo de las actividades de la unidad y adicionalmente, conocer acerca del control del rea.

Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.

Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento. Cuestionarios con evaluacin de controles. Asientos de ajustes y de reclasificaciones. Planillas, hojas de anlisis y otros papeles de soporte.

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Extractos de actas y otros papeles narrativos. Certificaciones y confirmaciones. Escrituras de constitucin y reformas. Borradores del dictamen de los Estados Financieros y de las notas.

3.1.3.2 Anlisis de los procesos

Se pretende hacer un anlisis de metas y objetivos, estructura organizativa, polticas, programas y procedimientos establecidos en materia de

administracin con todas las reas que cuenta la entidad.

3.1.3.3 Descripcin de hallazgos

Los hallazgos se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el auditor, por lo que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras personas interesadas, ya que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin confiable y consistente, en relacin con las aseveraciones efectuadas por la administracin.

Se elaborarn las hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios y se indicar para

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cada hallazgo la condicin, criterio, causa, efecto o conclusin y la recomendacin que resulta del hallazgo.

Las recomendaciones son medidas que a juicio del grupo de auditoria permitirn al ente lograr ms eficaz, econmica y eficientemente sus objetivos, solucionando sus actuales problemas, previendo otros y

aprovechando al mximo las posibilidades que el medio externo y sus propios recursos le ofrecen.

3.1.4 Fase IV: Comunicacin de los resultados

El informe de auditoria es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, en el caso de la auditoria financiera, el correspondiente dictamen. El informe de auditoria debe contener la expresin de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas.

El informe de una auditoria de gestin constituye una oportunidad para poder captar la atencin de los niveles gerenciales de la entidad auditada, as como para mostrar los beneficios que este tipo de examen le ofrece.

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Por esta razn el informe de auditoria cubre dos funciones bsicas: Comunica los resultados de la auditoria de gestin; y, Alinea a la gerencia para adoptar determinadas acciones, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones.

3.1.4.1 Carta de presentacin del informe

Es la primera hoja del informe y est dirigida a las directivas de la entidad, firmada por el seor auditor donde se resume los aspectos de mayor relevancia encontrados en el desarrollo del trabajo, estableciendo si el uso de los recursos ha sido manejado con eficiencia econmica. Asimismo, la ptima utilizacin de los recursos como la eficacia social en el cumplimiento de su finalidad y el impacto en la sociedad por medio de una distribucin equitativa del bien o servicio prestado.

3.1.4.2 Preparacin del informe

El informe de auditoria constituye el producto final del trabajo del auditor en el cual se presentan las observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre

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los hallazgos, y en el caso de auditoria financiera, el correspondiente dictamen sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros, los criterios de evaluacin utilizados, las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensin del mismo, claro esta sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el anlisis realizado por el auditor.