Word
La mise en forme
Sommaire
Quelques conseils... Dplacer du texte (Couper)... Copier du Texte... Mise en forme des caractres....................................... Alignement dun paragraphe. Crer des puces et numros............... Dfinir un interligne............... Insrer des Caractres spciaux..... Insrer la date du jour. Les bordures et les trames............... Encadrer une zone de texte avec le menu. Rduire la taille de lencadrement............... Obtenir une trame de fond. Insrer une bordure de page. Reproduire la mise en forme. Rechercher rapidement un ou plusieurs mots.............. Remplacer rapidement un ou plusieurs mots. Atteindre rapidement une page. Les principales fonctions de la barre doutils standard. Les principales fonctions de la barre doutils mise en forme. 3 6 7 8 10 14 15 15 16 17 18 19 20 22 23 23 24 25 26 26
L'utilisation de titres, de sous-titres, de lgendes... structurent un texte et permettent au lecteur de comprendre rapidement le message imprim.
Le titre
Cet lment napparat que sur les textes caractre gnral. On le trouve assez rarement dans les documents professionnels. Sil existe, il doit tre dtach du texte par au moins deux interlignes et mis en vidence. Le titre nest jamais suivi dun signe de ponctuation (sauf sil sagit dune phrase interrogative ou exclamative).
Les titres
Ils invitent le lecteur lire votre message. Ils doivent tre aussi courts que possible. Pour tre efficaces, ils doivent se dtacher nettement du texte. Ils doivent tre composs en caractres plus gros et dans un style contrastant avec celui du texte. Les lettres majuscules conviennent aux titres trs courts. Les titres de plus de trois lignes sont viter : ils sont trop longs lire et perdent de leur efficacit. Des titres longs et centrs ralentissent la lecture. Il est prfrable de les aligner gauche pour permettre au lecteur de passer aisment aux mots de la ligne suivante. Ils expriment les ides principales du texte et crent des jalons ou des repres de lecture. Ils sont normalement prsents la marge, dans une typographie (ou type dcriture) qui les diffrencie du reste du texte et sont souvent mis en valeur (mais il est conseill de ne pas les souligner).
Les sous-titres
Ils divisent un texte en parties ordonnes et amliorent l'apparence d'une page. Ils annoncent les sujets traits dans le document et permettent au lecteur de se retrouver facilement dans le texte. Les sous-titres doivent tre placs plus prs du texte qu'ils annoncent que du texte qui les prcde. Ils peuvent tre centrs, aligns gauche ou aligns droite ; leur prsentation doit tre uniforme tout au long du document. Les sous-titres doivent tre : dgag du texte grce un interlignage augment, prsents de faon identique sils sont de mme niveau, diffrencis les uns des autres selon leur niveau, suivi dun signe de ponctuation sil sagit dune interrogation ou dune exclamation (aucun signe de ponctuation dans les autres cas). Les sous-titres sont gnralement assortis de signes de classification hirarchiss de la faon suivante :
Lettres majuscules (A, B,), Chiffre arabe (1, 2,), Lettres minuscules (a, b,) Puce, Tiret ou autre signe distinctif (losange, carr,).
Les chiffres romains sont encore trs utiliss, en concurrence avec les autres majuscules. Un espace au moins doit tre laiss entre le signe de classification et le dbut du texte qui suit.
Les paragraphes
Chaque paragraphe dveloppe une ide du texte. Un mme paragraphe peut comporter une ou plusieurs phrases. Les paragraphes sont spars les uns des autres par un double interligne.
Les numrations
Elles servent mettre en valeur des listes dinformations. Il convient donc de les dgager du texte qui les prcde et de celui qui les suit, par un ou deux interlignes. Il est galement dusage de recourir aux signes de classification rappels ci-dessus (les tirets ou les puces, au moins, sont indispensables).
Les lgendes
Il est dmontr que les titres et les lgendes sont les lments les plus lus dans un document. Les lgendes doivent rsumer les points importants prsents dans une illustration ou un graphique. Le plus souvent, les lgendes sont places sous l'illustration, centres ou alignes sur l'une des bordures de l'image. Les caractres, l'alignement et l'emplacement choisis doivent tre les mmes pour toutes les lgendes du document.
La barre doutils de mise en forme permet daccder aux mises en forme les plus courantes, aprs avoir slectionn la chane de caractres mettre en forme.
Positionner le pointeur sur le nouvel emplacement. Cliquer sur licne Coller. (Vous pouvez coller ce texte autant de fois que vous le souhaitez).
Avec le menu
Slectionner le texte dplacer : Edition/Couper. Positionner le pointeur sur le nouvel emplacement : Edition/Coller.
Avec la souris
Slectionner le texte dplacer. Cliquer sur le bord de la slection avec la souris (le pointeur devient ) et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc, faire glisser le texte vers le nouvel emplacement.
Copier du Texte
Avec la barre doutils
Slectionner le texte copier. Cliquer sur licne Copier (le texte reste mais va galement dans le presse-papiers). Positionner le pointeur sur le nouvel emplacement. Cliquer sur licne Coller (vous pouvez coller ce texte autant de fois que souhait..
Avec le menu
Slectionner le texte copier Edition/Copier Positionner le pointeur sur le nouvel emplacement Edition/Coller
Avec la souris
Slectionner le texte copier. Cliquer sur le bord de la slection avec la souris (le pointeur devient ). Appuyer sur la touche Ctrl et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc, faire glisser le texte vers le nouvel emplacement. Attention : Pour que cela fonctionne, il faut que loption Glisser/Dplacer soit active dans le menu Outils/Options/Edition.
La mise en forme des caractres permet de leur appliquer du gras, de l'italique, du soulign, de changer leur taille ou de changer de police de caractre (le style d'criture). Il ne faut jamais commencer la mise en forme tant que lensemble du texte na pas t tap au kilomtre. Pour ces oprations, vous devez savoir comment dplacer le curseur ou comment slectionner une zone de texte la souris.
Pour mettre un mot unique en gras, italique ou soulign, il n'est pas ncessaire de le slectionner entirement : il suffit de cliquer quelque part dans le mot (vrifiez que le curseur clignote au milieu du mot).
Faire dfiler la liste pour trouver la police qui convient et cliquer sur le nom de la police choisie.
On peut changer de la mme manire la taille des caractres d'une zone de texte.
Pour obtenir plus de choix que les simples barres d'outils, on peut : Slectionner une zone de texte. Cliquer sur le menu Format, puis sur l'option Police. La bote de dialogue ci-contre s'affiche. Faire les diffrents choix, puis cliquer sur le bouton OK. La commande Format/Police a lavantage de donner un aperu de la mise en page. Pour ces oprations, il faut savoir comment dplacer le curseur ou comment slectionner une zone de texte avec la souris.
Pour dmarrer Word avec une police et une taille donne, il faut
cliquer sur le menu Format puis sur l'option Police. Dans la bote de dialogue, dfinissez vos rglages (par exemple Arial 12 points). Cliquez sur le bouton Par dfaut. Confirmez le changement en cliquant sur le bouton OK.
Alignement gauche
Centrage
Alignement droite
Moins utilis, l'alignement droite cale toutes les lignes sur la droite de la page. Contrairement aux ides reues, ce n'est pas grce cet alignement que l'on construit les blocs adresses, mais grce au retrait gauche. Un paragraphe justifi est un paragraphe dont toutes les lignes commencent au mme niveau gauche, et se terminent au mme niveau droite. Sauf ventuellement la dernire ligne, qui est coupe par un retour la ligne. Note : la mise en page Web ne permet pas de reproduire la justification.
Justification
Tous les paragraphes sont automatiquement aligns gauche, sauf si vous en dcidez autrement. Vous pouvez changer lalignement dun paragraphe avant ou aprs lavoir frapp.
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Retraits de paragraphes
Les retraits sont comparables des marges qui ne seraient appliques qu' un paragraphe. Ils permettent de dplacer un paragraphe sur la largeur de la page. Il existe 3 sortes de retraits : le retrait gauche (le plus utilis), le retrait droite, le retrait de 1re ligne.
Le retrait gauche
Le retrait gauche pousse le texte de la gauche vers la droite. Il permet donc de crer un bloc adresse, un bloc signature...
En cas de problme, replacez tous les retraits (gauche, droite et 1re ligne) 0 cm.
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Le retrait droite
Le retrait droite pousse un paragraphe de la droite vers la gauche. Moins utilis, il sert surtout rduire les encadrements de paragraphes.
Notes
Les retraits peuvent tre combins aux alignements (gauche, centr, droite ou justifi) Pour placer un bloc de texte sur la page, les retraits sont prfrables aux tabulations.
Dans la bote de dialogue Format/Paragraphe, vous pouvez passer d'un retrait au suivant grce la touche Tabulation :
Pour revenir d'une rubrique la prcdente, maintenez la touche [MAJUSCULES] enfonce, et appuyez sur Tabulation. Dans cette mme bote, la mention cm (pour centimtres) est facultative.
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Slectionner la zone de texte concerne. Cliquer sur l'un des 3 triangles figurant sur la rgle gradue, en haut de l'cran. Dplacer le triangle sur la rgle. Une ligne verticale peut guider dans le placement du retrait. Relcher.
Notes :
Sur la rgle, chaque triangle correspond un retrait. Le petit pav situ sous le retrait gauche permet de dplacer simultanment le retrait gauche et le retrait de 1re ligne. Dans le cas d'un bloc adresse, il est donc prfrable de dplacer le pav plutt que les triangles.
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Les Puces
Les numros
Placer le curseur au dbut de la ligne o se mettra la puce ou le numro. Cliquer sur l'icne choisie. Procder de la mme manire sur toutes les lignes avec puces. Une liste numrote se gre comme une liste puces.
Cliquer dans le paragraphe ou slectionner les paragraphes Faire un clic droit Dans le menu contextuel, cliquer puces et numros Cliquer le bouton personnaliser Cliquer le bouton symbole La zone police doit afficher Windings : cliquer le symbole voulu, Valider deux fois pour revenir dans le document.
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Dfinir un interligne
Vous pouvez souhaiter ar votre texte en modifiant les interlignes. Dan ce cas il faut cliquer Format/Paragraphe/retrait. Dans la zone interligne choisir le type dinterligne (simple, 1.5, double)
Positionner le pointeur lendroit de linsertion. Cliquer sur le menu Insertion/Caractres Spciaux. Slectionner la Police (ex : Symbol, Webdings, Wingdings). Cliquer sur le caractre spcial choisi. Cliquer sur Insrer puis Fermer.
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Dans la zone Formats Disponibles, slectionner le format souhait. Exemples : - 22 fvrier 2004 - 22/02/04 - 22-fvr.-04 - 22.02.04 - Fvrier 04 - Fvr.-04 La date en langue anglaise peut tre obtenue en modifiant la zone langue. Exemple : 22 February 2004
Cliquer sur Mettre jour automatiquement si vous voulez que la date du jour se mette automatiquement chaque fois que vous ouvrirez le document.
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La solution la plus rapide est dutiliser la barre doutils Tableaux et Bordures. Si celle-ci nest pas affiche lcran, il faut utiliser le menu Affichage/Barre doutils/Tableaux et bordures.
Raccourci
Si les barres d'outils standard sont apparentes, vous pouvez galement cliquer sur l'icne Bordurespour afficher ou masquer la barre d'outils des bordures. Attention : ne confondez pas cette icne avec celle de bordure extrieure.
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Dans la zone type, cliquer sur encadr. Dans la zone style, choisir ventuellement le type dencadrement Dans la zone largeur, choisir ventuellement la largeur du trait. Cliquer sur OK Si vous voulez une bordure ombre, cliquez sur le bouton ombre. Si vous voulez une bordure 3D, cliquer sur le bouton 3D
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Avec le menu
Slectionner le texte encadr. Cliquer sur le menu Format/Paragraphe/Retrait et espacement Dans la zone Retrait, afficher une valeur identique pour Retrait gauche et Retrait droite.
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Avec le menu
Slectionner le texte. Cliquer sur Format/Bordure et Trame/Trame de fond Slectionner une trame Valider en cliquant sur OK
Vous pourrez choisir soit une couleur de remplissage soit une trame de fond.
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On peut galement insrer un quadrillage, des diagonales, des lignes verticales ou horizontales
Vous pouvez galement dcider de mettre une trame de fond sur un paragraphe qui ne contient pas de bordure ; dans ce cas, il vous suffit de slectionner le texte et de choisir la trame de fond qui vous convient.
Si vous souhaitez que seul le texte apparaisse avec la trame de fond, tout comme pour la bordure, il vous faudra choisir dans la zone Appliquer : texte
Annuler un encadrement
Pour annuler l'encadrement d'une zone de texte : Slectionnez la zone de texte encadre. Cliquez sur l'icne Aucune bordure
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Pour dfinir une bordure standard, choisir le style, la couleur et la largeur dans les zones respectives.
Pour dfinir une bordure fantaisie, slectionner une bordure dans la zone Motif (On nutilisera pas la zone Motif pour des rapports professionnels).
Modifier ventuellement sa largeur (en pts) dans la zone Largeur. Valider en cliquant sur OK
La bordure de page peut tre applique tout le document ou sur la premire page seulement etc. Il suffit de cliquer sur votre choix.
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Ds que la recherche est termine, Word affiche un message vous indiquant que la vrification est termine. Cliquer sur OK et sur Annuler pour fermer la fentre Rechercher.
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Si vous souhaitez affecter une mise en forme particulire au nouveau texte (ex : gras), et que la fentre Rechercher et Remplacer est rduite au minimum, cliquez que le bouton Plus pour la dvelopper. Puis cliquez sur Format/Police et slectionnez les options (ex : Gras) Validez ensuite avec OK. En cas derreur, cliquez sur le bouton Sans attribut.
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Icnes
Fonctions Cre un nouveau document Ouvre un nouveau document existant Enregistre le document courant Imprime le document l'cran Aperu avant impression Correction grammaticale et orthographique Coupe les lments slectionns Copie les lments slectionns Colle les lments copis et colls Copie une mise en forme paragraphe ou de texte Annule la dernire action Rtablit la dernire action Insre un lien hypertexte Affiche la barre d'outils pour la cration de tableaux et de bordures Insre un tableau selon les paramtres slectionns Insre une feuille de calcul Excel Cre des colonnes de type journal Affiche la barre d'outils Dessin et active le mode Page Affiche ou masque les caractres non imprimables Rgle le facteur d'agrandissement de l'affichage Active le Compagnon de Word (Aide en ligne)
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Icnes
Fonctions
Applique un style existant ou enregistre un style par l'exemple Affiche la police de caractre en cours Affiche la taille en cours Active ou dsactive l'attribut gras Active ou dsactive l'attribut italique Active ou dsactive l'attribut soulign Aligne le paragraphe au retrait de gauche Centre le paragraphe entre les retraits Aligne le paragraphe au retrait de droite Aligne le paragraphe entre les retraits de gauche et de droite Affiche un numro et cre un retrait au dbut du paragraphe Affiche une puce et cre un retrait au dbut du paragraphe Diminue le retrait de gauche ou hausse d'un niveau la slection d'un lment appartenant un plan Augment le retrait de gauche ou abaisse d'un niveau la slection d'un lment appartenant un plan Ajoute une bordure, choisir le style dans la liste Active ou dsactive l'attribut surlignage
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