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LIVRET 6

Word

La mise en forme

Sommaire
Quelques conseils... Dplacer du texte (Couper)... Copier du Texte... Mise en forme des caractres....................................... Alignement dun paragraphe. Crer des puces et numros............... Dfinir un interligne............... Insrer des Caractres spciaux..... Insrer la date du jour. Les bordures et les trames............... Encadrer une zone de texte avec le menu. Rduire la taille de lencadrement............... Obtenir une trame de fond. Insrer une bordure de page. Reproduire la mise en forme. Rechercher rapidement un ou plusieurs mots.............. Remplacer rapidement un ou plusieurs mots. Atteindre rapidement une page. Les principales fonctions de la barre doutils standard. Les principales fonctions de la barre doutils mise en forme. 3 6 7 8 10 14 15 15 16 17 18 19 20 22 23 23 24 25 26 26

Quelques conseils sur la mise en forme dun document


Pour tre lu et compris, un document doit tre rdig dans une langue simple et directe et prsent avec intelligence. Les lments de structure dun texte sont les suivants :

Le titre, Les paragraphes, Les sous-titres Les numrations.

L'utilisation de titres, de sous-titres, de lgendes... structurent un texte et permettent au lecteur de comprendre rapidement le message imprim.

Le titre
Cet lment napparat que sur les textes caractre gnral. On le trouve assez rarement dans les documents professionnels. Sil existe, il doit tre dtach du texte par au moins deux interlignes et mis en vidence. Le titre nest jamais suivi dun signe de ponctuation (sauf sil sagit dune phrase interrogative ou exclamative).

Les titres
Ils invitent le lecteur lire votre message. Ils doivent tre aussi courts que possible. Pour tre efficaces, ils doivent se dtacher nettement du texte. Ils doivent tre composs en caractres plus gros et dans un style contrastant avec celui du texte. Les lettres majuscules conviennent aux titres trs courts. Les titres de plus de trois lignes sont viter : ils sont trop longs lire et perdent de leur efficacit. Des titres longs et centrs ralentissent la lecture. Il est prfrable de les aligner gauche pour permettre au lecteur de passer aisment aux mots de la ligne suivante. Ils expriment les ides principales du texte et crent des jalons ou des repres de lecture. Ils sont normalement prsents la marge, dans une typographie (ou type dcriture) qui les diffrencie du reste du texte et sont souvent mis en valeur (mais il est conseill de ne pas les souligner).

Les sous-titres
Ils divisent un texte en parties ordonnes et amliorent l'apparence d'une page. Ils annoncent les sujets traits dans le document et permettent au lecteur de se retrouver facilement dans le texte. Les sous-titres doivent tre placs plus prs du texte qu'ils annoncent que du texte qui les prcde. Ils peuvent tre centrs, aligns gauche ou aligns droite ; leur prsentation doit tre uniforme tout au long du document. Les sous-titres doivent tre : dgag du texte grce un interlignage augment, prsents de faon identique sils sont de mme niveau, diffrencis les uns des autres selon leur niveau, suivi dun signe de ponctuation sil sagit dune interrogation ou dune exclamation (aucun signe de ponctuation dans les autres cas). Les sous-titres sont gnralement assortis de signes de classification hirarchiss de la faon suivante :

Lettres majuscules (A, B,), Chiffre arabe (1, 2,), Lettres minuscules (a, b,) Puce, Tiret ou autre signe distinctif (losange, carr,).

Les chiffres romains sont encore trs utiliss, en concurrence avec les autres majuscules. Un espace au moins doit tre laiss entre le signe de classification et le dbut du texte qui suit.

Les paragraphes
Chaque paragraphe dveloppe une ide du texte. Un mme paragraphe peut comporter une ou plusieurs phrases. Les paragraphes sont spars les uns des autres par un double interligne.

Les numrations
Elles servent mettre en valeur des listes dinformations. Il convient donc de les dgager du texte qui les prcde et de celui qui les suit, par un ou deux interlignes. Il est galement dusage de recourir aux signes de classification rappels ci-dessus (les tirets ou les puces, au moins, sont indispensables).

L'emploi des styles de caractres


Plus le caractre est gras, c'est--dire noir et contrast par rapport la feuille blanche, plus il attirera le regard du lecteur. Les caractres gras s'utilisent de prfrence pour les titres et pour faire ressortir les sous-titres l'intrieur d'un texte long. Cependant, les caractres gras doivent tre utiliss avec prcaution. Evitez l'emploi des caractres gras composs dans un petit corps, car l'intrieur du caractre peut tre compltement noir et le texte devenir illisible. Evitez galement son emploi pour des mots isols : un mot isol imprim en gras "casse" le fil de la lecture. L'italique sert faire ressortir un mot ou une expression. Il est employ pour les citations, les indications au lecteur, les mots d'origine trangres, les titres ou les lgendes. Le soulignement rduit la lisibilit d'un texte en empchant le lecteur de reconnatre la forme des mots. En effet, les mots sont reconnus grce aux jambages infrieurs et suprieurs des consonnes. Les PETITES CAPITALES sont des lettres majuscules ayant la mme taille que les minuscules du mme corps. Ces caractres sont difficiles lire, mais on peut les utiliser pour les titres ou les pomes. Ils ne "noircissent" pas la page comme le font les caractres gras ou les majuscules. Les caractres ombrs et doivent tre trs peu utiliss et, s'ils le sont, ce doit tre dans une grande taille. Sinon, ils seraient illisibles.

Les lgendes
Il est dmontr que les titres et les lgendes sont les lments les plus lus dans un document. Les lgendes doivent rsumer les points importants prsents dans une illustration ou un graphique. Le plus souvent, les lgendes sont places sous l'illustration, centres ou alignes sur l'une des bordures de l'image. Les caractres, l'alignement et l'emplacement choisis doivent tre les mmes pour toutes les lgendes du document.

La barre doutils de mise en forme permet daccder aux mises en forme les plus courantes, aprs avoir slectionn la chane de caractres mettre en forme.

Dplacer du texte (Couper)


Avec la barre doutils
Slectionner le texte dplacer Cliquer sur licne Couper (le texte disparat et va dans le presse-papiers qui est une mmoire temporaire).

Positionner le pointeur sur le nouvel emplacement. Cliquer sur licne Coller. (Vous pouvez coller ce texte autant de fois que vous le souhaitez).

Avec le menu
Slectionner le texte dplacer : Edition/Couper. Positionner le pointeur sur le nouvel emplacement : Edition/Coller.

Avec la souris
Slectionner le texte dplacer. Cliquer sur le bord de la slection avec la souris (le pointeur devient ) et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc, faire glisser le texte vers le nouvel emplacement.

Copier du Texte
Avec la barre doutils
Slectionner le texte copier. Cliquer sur licne Copier (le texte reste mais va galement dans le presse-papiers). Positionner le pointeur sur le nouvel emplacement. Cliquer sur licne Coller (vous pouvez coller ce texte autant de fois que souhait..

Avec le menu

Slectionner le texte copier Edition/Copier Positionner le pointeur sur le nouvel emplacement Edition/Coller

Avec la souris
Slectionner le texte copier. Cliquer sur le bord de la slection avec la souris (le pointeur devient ). Appuyer sur la touche Ctrl et tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc, faire glisser le texte vers le nouvel emplacement. Attention : Pour que cela fonctionne, il faut que loption Glisser/Dplacer soit active dans le menu Outils/Options/Edition.

Mise en forme des caractres

La mise en forme des caractres permet de leur appliquer du gras, de l'italique, du soulign, de changer leur taille ou de changer de police de caractre (le style d'criture). Il ne faut jamais commencer la mise en forme tant que lensemble du texte na pas t tap au kilomtre. Pour ces oprations, vous devez savoir comment dplacer le curseur ou comment slectionner une zone de texte la souris.

Gras, italique, soulign


Pour appliquer du gras, de l'italique, du soulign une zone de texte, il
faut slectionner la zone de texte et cliquer sur l'une des 3 icnes ci-dessous :

Pour mettre un mot unique en gras, italique ou soulign, il n'est pas ncessaire de le slectionner entirement : il suffit de cliquer quelque part dans le mot (vrifiez que le curseur clignote au milieu du mot).

Pour dsactiver le gras, l'italique, le soulign sur une zone de texte, il


faut slectionner la zone de texte et cliquer nouveau sur l'une des 3 icnes ci-dessus.

Autre mthode : Si vous avez appliqu le gras, l'italique ou le soulign


rcemment, il est possible de les annuler, grce l'icne ci-aprs :

Police et taille de caractres


Les polices les plus frquemment utilises sont : Arial - Times New Roman Courrier. Mais d'autres peuvent donner plus de style vos documents. Certaines, polices permettent d'insrer des symboles : Wingdings - Webdings

Pour modifier la police de caractres d'une zone de texte, il faut


slectionner la zone de texte et cliquer sur la petite flche droite de la zone Police. La liste des polices disponibles se droule alors.

Faire dfiler la liste pour trouver la police qui convient et cliquer sur le nom de la police choisie.

On peut changer de la mme manire la taille des caractres d'une zone de texte.

Pour obtenir plus de choix que les simples barres d'outils, on peut : Slectionner une zone de texte. Cliquer sur le menu Format, puis sur l'option Police. La bote de dialogue ci-contre s'affiche. Faire les diffrents choix, puis cliquer sur le bouton OK. La commande Format/Police a lavantage de donner un aperu de la mise en page. Pour ces oprations, il faut savoir comment dplacer le curseur ou comment slectionner une zone de texte avec la souris.

Pour dmarrer Word avec une police et une taille donne, il faut
cliquer sur le menu Format puis sur l'option Police. Dans la bote de dialogue, dfinissez vos rglages (par exemple Arial 12 points). Cliquez sur le bouton Par dfaut. Confirmez le changement en cliquant sur le bouton OK.

Alignement dun paragraphe


On entend par alignement d'un paragraphe le fait que ce dernier soit cal gauche, cal droite, centr ou justifi. Pour dfinir l'alignement d'une zone de texte, il faut slectionner la zone de texte concerne. Cliquer sur l'une des 4 icnes ci-dessous, qui signifient, dans l'ordre

Alignement gauche

Lorsque vous tapez au kilomtre sur Word, tous les


paragraphes sont aligns gauche. Les lignes commencent au mme niveau, mais ne se terminent pas forcment au mme niveau droite. D'o un effet d'accordon sur le bord droit de la page. Un paragraphe centr se positionne au milieu de la page, ou au milieu d'une cellule de tableau.

Centrage

Alignement droite

Moins utilis, l'alignement droite cale toutes les lignes sur la droite de la page. Contrairement aux ides reues, ce n'est pas grce cet alignement que l'on construit les blocs adresses, mais grce au retrait gauche. Un paragraphe justifi est un paragraphe dont toutes les lignes commencent au mme niveau gauche, et se terminent au mme niveau droite. Sauf ventuellement la dernire ligne, qui est coupe par un retour la ligne. Note : la mise en page Web ne permet pas de reproduire la justification.

Justification

Tous les paragraphes sont automatiquement aligns gauche, sauf si vous en dcidez autrement. Vous pouvez changer lalignement dun paragraphe avant ou aprs lavoir frapp.

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Annuler l'alignement d'une zone de texte :


Pour annuler lalignement dune zone de texte, il faut slectionner la zone de texte concerne et cliquer sur une des 4 icnes ci-dessous pour dfinir un alignement diffrent.

Retraits de paragraphes
Les retraits sont comparables des marges qui ne seraient appliques qu' un paragraphe. Ils permettent de dplacer un paragraphe sur la largeur de la page. Il existe 3 sortes de retraits : le retrait gauche (le plus utilis), le retrait droite, le retrait de 1re ligne.

Le retrait gauche
Le retrait gauche pousse le texte de la gauche vers la droite. Il permet donc de crer un bloc adresse, un bloc signature...

Pour crer un bloc adresse, il faut :


Taper le texte, gauche. Slectionner le texte en question. Cliquer sur le menu Format, puis sur l'option Paragraphe. Dans la bote de dialogue, il faut dfinir un retrait gauche d'environ 9 cm. Ces 9 cm viennent s'ajouter la marge de gauche, qui est gnralement de 2,5 cm.

Pour annuler un retrait sur une zone, il faut


Slectionner la zone de texte. Cliquer sur le menu Format, puis sur l'option Paragraphe. Dans la bote de dialogue, il faut dfinir un retrait de 0 cm (il est inutile de taper cm).

En cas de problme, replacez tous les retraits (gauche, droite et 1re ligne) 0 cm.

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Le retrait droite
Le retrait droite pousse un paragraphe de la droite vers la gauche. Moins utilis, il sert surtout rduire les encadrements de paragraphes.

Pour appliquer un retrait droite, il faut :


Slectionner le texte. Cliquer sur le menu Format, puis sur l'option Paragraphe. Dans la bote de dialogue, dfinissez le retrait droite.

Le retrait de 1re ligne


Le retrait de 1re ligne, comme son nom l'indique, dcale uniquement la 1re ligne de chaque paragraphe slectionn. Il sert uniquement reproduire des alinas la franaise.

Notes
Les retraits peuvent tre combins aux alignements (gauche, centr, droite ou justifi) Pour placer un bloc de texte sur la page, les retraits sont prfrables aux tabulations.

Dans la bote de dialogue Format/Paragraphe, vous pouvez passer d'un retrait au suivant grce la touche Tabulation :

Pour revenir d'une rubrique la prcdente, maintenez la touche [MAJUSCULES] enfonce, et appuyez sur Tabulation. Dans cette mme bote, la mention cm (pour centimtres) est facultative.

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Comment appliquer les retraits la souris...


Une autre mthode pour appliquer les retraits consiste utiliser la rgle gradue au dessus du texte. Pour ce faire, il faut :

Slectionner la zone de texte concerne. Cliquer sur l'un des 3 triangles figurant sur la rgle gradue, en haut de l'cran. Dplacer le triangle sur la rgle. Une ligne verticale peut guider dans le placement du retrait. Relcher.

Notes :
Sur la rgle, chaque triangle correspond un retrait. Le petit pav situ sous le retrait gauche permet de dplacer simultanment le retrait gauche et le retrait de 1re ligne. Dans le cas d'un bloc adresse, il est donc prfrable de dplacer le pav plutt que les triangles.

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Crer des puces et numros


Utiliser Format/Puces et numros pour choisir la forme des puces en cliquant dessus puis et faire OK.

Les Puces

Les numros

Placer le curseur au dbut de la ligne o se mettra la puce ou le numro. Cliquer sur l'icne choisie. Procder de la mme manire sur toutes les lignes avec puces. Une liste numrote se gre comme une liste puces.

Modifier une puce


Cliquer dans le paragraphe ou slectionner les paragraphes Faire un clic droit Dans le menu contextuel, cliquer puces et numros Cliquer le bouton personnaliser Cliquer le bouton symbole La zone police doit afficher Windings : cliquer le symbole voulu, Valider deux fois pour revenir dans le document.

Le bouton police permet de modifier les mises en forme de caractres la puce

Le bouton symbole permet dafficher Windlings

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Dfinir un interligne
Vous pouvez souhaiter ar votre texte en modifiant les interlignes. Dan ce cas il faut cliquer Format/Paragraphe/retrait. Dans la zone interligne choisir le type dinterligne (simple, 1.5, double)

Insrer des Caractres spciaux


Pour insrer des caractres spciaux, il faut :

Positionner le pointeur lendroit de linsertion. Cliquer sur le menu Insertion/Caractres Spciaux. Slectionner la Police (ex : Symbol, Webdings, Wingdings). Cliquer sur le caractre spcial choisi. Cliquer sur Insrer puis Fermer.

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Insrer la date du jour


Pour insrer la date, il faut cliquer lendroit de linsertion puis appeler le menu Insertion/Date et heure pour voir apparatre la boite de dialogue cidessous :

Dans la zone Formats Disponibles, slectionner le format souhait. Exemples : - 22 fvrier 2004 - 22/02/04 - 22-fvr.-04 - 22.02.04 - Fvrier 04 - Fvr.-04 La date en langue anglaise peut tre obtenue en modifiant la zone langue. Exemple : 22 February 2004

Cliquer sur Mettre jour automatiquement si vous voulez que la date du jour se mette automatiquement chaque fois que vous ouvrirez le document.

Valider par OK.

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Les bordures et les trames


Les bordures et trames de fond permettent denrichir la prsentation dun document.

Par exemple : Prsentation dun document

La solution la plus rapide est dutiliser la barre doutils Tableaux et Bordures. Si celle-ci nest pas affiche lcran, il faut utiliser le menu Affichage/Barre doutils/Tableaux et bordures.

La barre d'outils des Bordures


Elle permet de gagner du temps durant la mise en forme.

Raccourci
Si les barres d'outils standard sont apparentes, vous pouvez galement cliquer sur l'icne Bordurespour afficher ou masquer la barre d'outils des bordures. Attention : ne confondez pas cette icne avec celle de bordure extrieure.

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Encadrer une zone de texte avec le menu


Slectionner le texte encadrer puis Format/bordure et trame/Bordures.

Dans la zone type, cliquer sur encadr. Dans la zone style, choisir ventuellement le type dencadrement Dans la zone largeur, choisir ventuellement la largeur du trait. Cliquer sur OK Si vous voulez une bordure ombre, cliquez sur le bouton ombre. Si vous voulez une bordure 3D, cliquer sur le bouton 3D

Pour encadrer un ou plusieurs paragraphes :


Slectionnez la zone de texte encadrer. Sur la barre d'outils des bordures, choisissez ventuellement le style de trait. Cliquez ensuite sur une des 6 icnes permettant de tracer les traits (bordure suprieure, infrieure...) Dans la zone Trame de fond, vous pouvez galement choisir un gris. Si vous devez rduire l'encadrement, appliquez si ncessaire un retrait gauche, droite (ou les deux) sur la zone.

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Rduire la taille de lencadrement


Avec la rgle
Pour rduire la taille de lencadrement, il vaut mieux utiliser la rgle. Slectionner le texte encadr Faire glisser les marques de retrait situes de chaque ct de la rgle.

Faire glisser les deux marques de retrait de paragraphe

Avec le menu
Slectionner le texte encadr. Cliquer sur le menu Format/Paragraphe/Retrait et espacement Dans la zone Retrait, afficher une valeur identique pour Retrait gauche et Retrait droite.

Changer lpaisseur dun encadrement


Note : Si vous souhaitez changer l'paisseur d'un encadrement, choisissez un nouveau style de trait dans la barre d'outils, mais n'oubliez pas de recliquer sur une des icnes Bordure suprieure, Bordure infrieure... pour que Word retrace l'encadrement.

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Obtenir une trame de fond


Pour enrichir galement la prsentation, on peut ajouter une trame de fond lencadrement.

Avec la barre doutils


Slectionner le texte. Cliquer sur la flche basse de la zone Couleur de remplissage. dans la barre doutils Tableau et Bordures. Slectionner une trame.

Avec le menu
Slectionner le texte. Cliquer sur Format/Bordure et Trame/Trame de fond Slectionner une trame Valider en cliquant sur OK

Vous pourrez choisir soit une couleur de remplissage soit une trame de fond.

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On peut galement insrer un quadrillage, des diagonales, des lignes verticales ou horizontales

Vous pouvez galement dcider de mettre une trame de fond sur un paragraphe qui ne contient pas de bordure ; dans ce cas, il vous suffit de slectionner le texte et de choisir la trame de fond qui vous convient.

Si vous souhaitez que seul le texte apparaisse avec la trame de fond, tout comme pour la bordure, il vous faudra choisir dans la zone Appliquer : texte

Annuler un encadrement
Pour annuler l'encadrement d'une zone de texte : Slectionnez la zone de texte encadre. Cliquez sur l'icne Aucune bordure

Pour annuler un gris :


Slectionnez la zone de texte. Droulez la liste des Trames de fond, et faites-la dfiler jusqu'en haut. Cliquez sur Trame transparente .

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Insrer une bordure de page


Il peut arriver, dans certains types de documents quune bordure de page soit ncessaire ou valorise la mise en forme. Pour encadrer une page, il faut dabord mettre le curseur dans la page que lon veut mettre en forme puis cliquer sur le menu Format/Bordure et Trame/Bordure de page

Pour dfinir une bordure standard, choisir le style, la couleur et la largeur dans les zones respectives.

Pour dfinir une bordure fantaisie, slectionner une bordure dans la zone Motif (On nutilisera pas la zone Motif pour des rapports professionnels).

Modifier ventuellement sa largeur (en pts) dans la zone Largeur. Valider en cliquant sur OK

La bordure de page peut tre applique tout le document ou sur la premire page seulement etc. Il suffit de cliquer sur votre choix.

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Reproduire la mise en forme


Slectionner le texte dj mis en forme. Cliquer sur licne Reproduire la mise en forme. Slectionner le texte qui doit adapter la mme mise en forme. Si vous voulez reproduire la mme mise en forme plusieurs fois, doublecliquez sur le bouton mise en forme.

Rechercher rapidement un ou plusieurs mots


Positionner le pointeur au dbut du texte. Edition/Rechercher Dans la zone rechercher saisir le texte rechercher. Cliquer Suivant pour commencer la recherche (Word affiche en surbrillance le texte quil a repr dans le document).

Pour retourner dans le document et le modifier, cliquer deux fois


dans le document et procder aux modifications.

Pour poursuivre ventuellement la recherche, cliquer sur Suivant


dans la fentre Rechercher.

Ds que la recherche est termine, Word affiche un message vous indiquant que la vrification est termine. Cliquer sur OK et sur Annuler pour fermer la fentre Rechercher.

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Remplacer rapidement un ou plusieurs mots


Positionner le pointeur au dbut du texte. Edition/Remplacer. Dans la zone Rechercher, saisir le texte rechercher. Dans la zone Remplacer par, saisir le texte qui va remplacer le prcdent.

Pour les remplacer un un, cliquer Remplacer ou choisir une solution


plus rapide avec Remplacer Tout. Word recherche tous les mots en une seule fois. Cliquer OK et fermer.

Si vous souhaitez affecter une mise en forme particulire au nouveau texte (ex : gras), et que la fentre Rechercher et Remplacer est rduite au minimum, cliquez que le bouton Plus pour la dvelopper. Puis cliquez sur Format/Police et slectionnez les options (ex : Gras) Validez ensuite avec OK. En cas derreur, cliquez sur le bouton Sans attribut.

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Atteindre rapidement une page


Edition/Atteindre Dans la zone Atteindre, slectionner Page. Saisir un numro de page (exemple : 3). Cliquer Atteindre. Cliquer Fermer.

Atteindre rapidement une partie du document


On peut atteindre une partie dun document laide de lexplorateur de document. Lexplorateur de document est un volet qui souvre gauche de lcran et qui affiche un plan des titres du document. Il vous permet de naviguer rapidement lintrieur de celui-ci. En effet, si vous cliquez sur un des titres dans lexplorateur, vous affichez automatiquement la partie du document correspondante dans la partie droite de lcran. Pour afficher lexplorateur de document, cliquer sur licne Explorateur de document situe dans la barre doutils standard. Si seule une partie des titres est affiche, positionner le pointeur sur lun dentre eux pour lafficher dans son intgralit.

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Les principales fonctions de la barre doutils standard

Icnes

Fonctions Cre un nouveau document Ouvre un nouveau document existant Enregistre le document courant Imprime le document l'cran Aperu avant impression Correction grammaticale et orthographique Coupe les lments slectionns Copie les lments slectionns Colle les lments copis et colls Copie une mise en forme paragraphe ou de texte Annule la dernire action Rtablit la dernire action Insre un lien hypertexte Affiche la barre d'outils pour la cration de tableaux et de bordures Insre un tableau selon les paramtres slectionns Insre une feuille de calcul Excel Cre des colonnes de type journal Affiche la barre d'outils Dessin et active le mode Page Affiche ou masque les caractres non imprimables Rgle le facteur d'agrandissement de l'affichage Active le Compagnon de Word (Aide en ligne)

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Les principales fonctions de la barre doutils mise en forme

Icnes

Fonctions
Applique un style existant ou enregistre un style par l'exemple Affiche la police de caractre en cours Affiche la taille en cours Active ou dsactive l'attribut gras Active ou dsactive l'attribut italique Active ou dsactive l'attribut soulign Aligne le paragraphe au retrait de gauche Centre le paragraphe entre les retraits Aligne le paragraphe au retrait de droite Aligne le paragraphe entre les retraits de gauche et de droite Affiche un numro et cre un retrait au dbut du paragraphe Affiche une puce et cre un retrait au dbut du paragraphe Diminue le retrait de gauche ou hausse d'un niveau la slection d'un lment appartenant un plan Augment le retrait de gauche ou abaisse d'un niveau la slection d'un lment appartenant un plan Ajoute une bordure, choisir le style dans la liste Active ou dsactive l'attribut surlignage

Slectionne le choix de la couleur de la police de caractre

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