Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos Centro de Documentacin Bienes Patrimoniales

PROYECTO DESARROLLO, ADMINISTRACIN Y DIFUSIN DEL ART & ARCHITECTURE THESAURUS EN ESPAOL

Santiago, 1999

1. OBJETIVOS 1.1 Objetivo general

El Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales, Chile (CDBP) se propone desarrollar, manejar y difundir, la versin espaola del Art & Architecture Thesaurus (AAT), soportado en un sistema automatizado, en el mbito hispanoamericano.

1.2 Objetivos especficos

Completar la traduccin y bsqueda de equivalencias del AAT al espaol comenzada en 1996 en conjunto con el Getty Information Institute. Administrar el AAT en espaol en el CDBP. Organizar una reunin de Centros de Documentacin e instituciones afines de Hispanoamrica en Chile, para promover la cooperacin y establecer metodologas para la creacin y difusin de vocabularios estndarizados.

Formar grupos de trabajo con profesionales especializados en las reas que comprende el AAT, creando un sistema de comunicacin para compartir informacin.

Recopilacin de terminologa local para incorporarla en el AAT, especialmente en el rea de arqueologa y etnografa.

2. ANTECEDENTES GENERALES
El Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales (CDBP), organismo dependiente de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos (Ministerio de Educacin), administra la informacin existente de las colecciones patrimoniales y promueve el manejo eficiente de los sistemas, herramientas y procesos de documentacin. En esta lnea de trabajo el CDBP, en 1994, comienza a estudiar la posibilidad de planificar un software, de estructura flexible, hecho en el pas, para el ingreso normalizado de la informacin de las colecciones custodiadas en los 26 museos dependientes de la DIBAM, ellos se encuentran a lo largo del pas y se caracterizan en su mayora, por tener una amplia y variada gama de tipologa de colecciones; desde las bellas artes hasta arqueologa y etnografa. Con la determinacin de mejorar los mtodos de documentacin de los museos DIBAM (los cuales eran exclusivamente manuales) en el extranjero: Alemania, Francia y Holanda, en 1994 visita a Museos y Centros de Documentacin.1 Estados Unidos en 1994, participacin en la conferencia Automating Museums in the Americas and Beyond.2 Inglaterra, 1996, asistencia al curso Inventory and Documentatino Methods.3 Permitiendo la incorporacin de nuestra unidad a la discusin internacional para el desarrollo de sistemas adecuados para la documentacin de colecciones y el planteamiento de un sistema automatizado adecuado a la realidad de nuestros museos. el Centro de Documentacin tuvo la opotunidad de participar en congresos y realizar pasantas

1 2

Financiado por Fundacin Andes Financiado por Getty Trust 3 Financiado por Consejo de Europa, Royal Comission y Fundacin Andes

En 1995 se presenta para su financiamiento el proyecto Registro Automatizado de las Colecciones Museos DIBAM 4, que comprende cuatro aos de ejecucin y consiste fundamentalmente en la creacin del software SUR, la implementacin de equipamiento computacional, la incorporacin de registros y la digitalizacin de imgenes fotogrficas. El software Sur se basa en las Categoras Para la Descripcin de Obras de Arte del Getty Information Institute (GII)5 e incorpora el uso de vocabulario normalizado a travs de herramientas como el Art & Architecture Thesaurus (AAT), Thesaurus of Geographical Names (TGN), Union List of Author (ULAN). La incorporacin de un vocabulario uniforme a un sistema automatizado de documentacin de colecciones nos parece de esencial importancia, para mejorar la calidad y consistencia de la informacin, proteger a largo plazo su valor y facilitar su acceso, recuperacin e intercambio. Por este motivo desde 1996 se desarrolla un proyecto conjunto del CDBP y el GII, que consiste en desarrollar la versin espaola del AAT, realizado por un grupo de profesionales chilenos y una especialista en lingstica de Los Angeles. El trabajo de traduccin se aborda por orden jerrquico, investigndose y buscando su equivalencia con el apoyo de bibliografa especializada, encontrando para cada trmino el ms comn y sus acepciones, asegurando su equivalencia y veracidad. Posteriormente el captulo es enviado al GII donde la lingista revisa la totalidad de los trminos y los incorpora al Thesaurus Construction System (TCS), sistema automatizado creado por el GII, que permite introducir el trmino en espaol junto al ingls.

4 5

Ver en Anexo 1 resumen del Proyecto Registro Automatizado de las Colecciones Museos DIBAM Categories for the Description of Works of Arts. The Getty Information Institute, 1996

En la siguiente lista se presenta el estado actual del AAT en Espaol: Total trminos del AAT Trminos investigados y enviados USA para correccin final Trminos por investigar en Chile Trminos para correccin final Trminos por actualizar Trminos para ser ingresados a TCS en USA 27.245 19.789 5.648 11.752 10.761 12.300

El trabajo realizado en el rea de vocabulario normalizado ha trascendido de tal forma, que este Centro fue invitado a participar al Congreso organizado por el Museum Computer Network (MCN) en 1998, donde se incorpor al Antropological Standards and Access (ASA)6 con el que se trabajar en la formacin de estndares en el rea de arqueologa y etnografa para culturas americanas, incentivando el intercambio de informacin. Adems se han realizado contactos preliminares con otras instituciones internacionales para trabajar en la creacin de estndares comunes, por ejemplo con el Canadian Heritage Information Network (CHIN) y proyecto GRASP................... Finalmente se present en 1998, a la Fundacin Andes el Programa Nacional de Capacitacin en Documentacin de Colecciones7 plan que se desarrollar en un plazo de tres aos (1999, 2000 y 2001) y su objetivo es capacitar en forma sistemtica a los profesionales de los museos chilenos en el conocimiento y manejo de las herramientas mencionadas, logrando un exitoso sistema de documentacin.

3. DESCRIPCIN DEL PROYECTO

6 7

Para mayor informacin de esta institucin ver pgina Web WWW.peabody.harvard.edu/asa. Ver en Anexo 2 resumen de Programa de Capacitacin en Documentacin de Colecciones.

El proyecto para el desarrollo, administracin y difusin del AAT comprende tres aos de ejecucin, abarcando las siguientes reas de trabajo: 3.1Desarrollo de contenidos del AAT: Continuar la traduccin de trminos, bsqueda de equivalencias y revisin final del AAT y sus respectivas notas de aplicacin. Actualizar toda esta informacin por medio de las pginas Web todas las jerarquas e ingresarlo a un sistema automatizado. 3.2 Creacin y participacin en grupos de trabajo: Vincular instituciones afines nacionales e internacionales, para desarrollar terminologa uniforme propia de culturas hispanoamericanas, en reas como la arqueologa, bellas artes, arquitectura, numismtica, conservacin etc. Los trminos propuestos se ingresaran a la estructura del AAT respetando su jerarqua. Organizar una conferencia de Centro de Documentacin e instituciones afines de Hispanoamrica, para realizar un diagnstico de la realidad de estas instituciones, explorar las posibilidades de colaboracin y estimular el uso de lenguaje normalizado. 3.3 Administracin, manejo y difusin del AAT espaol: Se propone como sede de funcionamiento del AAT en espaol el Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales, Chile (CDBP), donde se coordinen las diferentes actividades realizadas en lenguaje normalizado, se maneje la versin automatizada y se realicen consultas de parte de los usuarios, ya sea por medio de las pginas Web, CD, consultas personales, etc., apoyado de una constante asistencia tcnica.

4. BENEFICIADOS
Los beneficiados del proyecto sern los profesionales hispanohablantes y de otras lenguas que realizan actividades en el rea del arte y la arquitectura, que usan esta terminologa para el desarrollo de sus trabajos, investigaciones y publicaciones cientficas.

5. RECURSOS HUMANOS
Para la ejecucin del Proyecto Desarrollo, Administracin y Difusin del Art & Architecture Thesaurus se requiere contar con la participacin de diferentes profesionales:8 5.1 Profesionales de Chile Coordinador General: Daniel Quiroz, responsable del proyecto y coordinador del grupo de trabajo de trminos de arqueologa y antropologa Coordinadora de proyecto: Lina Nagel, coordinadora del desarrollo de contenidos de AAT, de grupos de trabajo nacionales e internacionales, trabajo de asistentes Asistentes (1): investigadora encargada del desarrollo contenidos del AAT en las reas relacionadas con historia del arte y ejecutora de las diferentes actividades del proyecto. Asistente (1): investigador encargado del desarrollo de contenidos del AAT en el rea de arqueologa y antropologa y de realizar las actividades relacionadas con esta rea. Asesor informtico: encargado de proveer el soporte informtico necesario en la realizacin de las diferentes actividades del proyecto.
8

Ver en Anexo 3 curriculum Vitae de los participantes.

5.2 Profesional de Estados Unidos Consultor: Marisol Jacas-Santoll, encargada de revisin final de los trminos enviados a USA.....

5.3 Profesional en Espaa

Responsable de la revisin de trminos y notas de aplicacin usados en Latinoamrica y Espaa.

6. ACTIVIDADES Y CRONOGRAMA
Las actividades se subdividen en tres reas de trabajo: 6.1 Desarrollo de contenidos del AAT: Adquisicin de bibliografa para consulta finalizar la traduccin de los captulos pendientes y de las notas de aplicacin del AAT en Chile. Realizar revisin final de trminos y notas de aplicacin en USA Ingreso de AAT espaol a sistema automatizado TCS

6.2 Creacin y participacin en grupos de trabajo: Organizacin de la reunin de centros de documentacin y organizaciones afines hispanoamericanas, en Chile, para colaboradores. Generar un diagnstico (informe) de la situacin de la documentacin y estndares utilizados en pases hispanoamericanos. Grupo de trabajo con ASA, para integrarse a la discusin y toma de decisiones de este grupo. Colaboracin con Canadian Heritage Information Network (CHIN) con el que se desarrollar un thesaurus multilinge discutir y planificar actividades futuras, adquirir compromisos activos de trabajo e identificar potenciales

 Creacin de Grupos de trabajo nacionales e internacionales en diferentes reas del conocimiento y especializacin: arqueologa, antropologa, ciencias naturales, artes decorativas, bellas artes, arquitectura, etc. Cada grupo se reuniran en forma peridica y adems se organizara una reunin general anual en el Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales, Chile, para revisar trminos problemticos y sugerir la incorporacin de trminos al AAT; exponer e intercambiar temas de inters comn, conocimiento y metodologa. Elaborar listas formalizadas de consultores hispanoamericanos por rea de especializacin, a los que se consultar por trminos puntuales, estas listas se mantendrn actualizadas y vigentes 6.3 Administracin, manejo y difusin del AAT espaol: Adquisicin de equipamiento: computador para el manejo de AAT grabador de CD, para actualizar y distribuir versiones del AAT notebook para trabajo en terreno
9

Gestin de acuerdo con el Getty trust para el Copyrigth Coordinacin de grupos de trabajo. Implementacin en CDBP de sistema automatizado TCS para manejo del AAT. Adecuacin de pgina Web del AAT al espaol, que permita bsquedas y comunicacin en lnea con el CDBP. Mantencin de pgina Web Reuniones Peridicas para la evaluacin de los trminos propuestos para ser introducidos al AAT espaol. Edicin y distribucin anual del AAT en CD9. Publicacin anual de un Boletn, que permita discutir temas de inters, dar a conocer actividades y difundir informacin actualizada. Elaborar informes anuales del avance del proyecto.
Algunas instituciones hispanoamericanas no tienen acceso a conexin internet.

7. COSTOS
En el siguiente cuadro se muestran los costos por ao del proyecto de desarrollo, administracin y difusin del Art & Architecture Thesaurs.

ACTIVIDAD RECURSOS HUMANOS Consultorx Asistente 1y

AO 1 12.500 12.480

AO 2 8.250 8.580

AO 3 2.700 4.118

TOTAL 23.450 25.178

Asistente 2z Asesor informtico{ TOTAL RECURSOS HUMANOS EQUIPAMIENTO 1 Computador 1 Notebook 1 Grabador de CD TOTAL EQUPAMIENTO CONGRESOS Y REUNIONES Viaje de 1 profesionales al GII| Viaje de 2 profesionales a la reunin del ASA~ Encuentro Hispanoamericano de Centros de Documentacin Reunin general de grupos de trabajo TOTAL CONGRESOS Y REUNIONES OTROS GASTOS Adquisicin de Bibliografa Publicacin de Boletn Adecuacin de pgina Web y mantencin Gastos de actualizacin y distribucin del AAT en CD Materiales de funcionamiento TOTAL OTROS GASTOS

4.160 6.000 39.040 2.000 2.000 2.450 9.806 12.256 3.000

4.576 6.000 31.306

2.745 2.000 13.513

11.481 14.000 83.859 2.000 3.000 700 5.700 5.145 7.245 9.806 10.584 22.196 5.000 4.000 8.000 2.100 4.002 23.102

3.000 700 3.700 2.695 3.450 5.040 6.145 2.000 2.000 1.000

3.795 5.544 3.795

2.000 8.000 1.100 1.452 12.552

1.200 4.200

1.350 6.350

TOTALES GENERALES

134.857

COSTO TOTAL DEL PROYECTO Todas las cantidades se reajustaron en un 10% por ao.

US$

134.857

x Consultor: Trabaja el primer ao: 50 horas mensuales por 10 meses. Segundo ao: 30 horas mensuales por 10 meses. Tercer ao: 15 horas mensuales por 6 meses y Asistente 1: Trabaja el primer ao: 80 horas mensuales por 12 meses. Segundo ao 60 horas mensuales por 10 meses. Tercer ao: 48 horas mensuales por 6 meses no consecutivos. z Asistente 2: Trabaja el primer ao: 32 horas mensuales por 10 meses.

Segundo ao: 32 horas mensuales por 10 meses Tercer ao: 32 horas por 6 meses consecutivos { Asesor informtico: trabaja primer ao: 40 horas mensuales por 10 meses, Segundo y tercer ao: asesoras y soporte segn las actividades que lo requieran. Consultor (Espaa): Primer ao: 30 horas mensuales por 10 meses Segundo ao: 30 horas mensuales por 10 meses Tercer ao: 15 horas mensuales por 6 meses | Viaje de un profesional al GII, por 1 semanas e incluye pasajes y viticos ~ Viaje de dos profesionales a las reuniones del ASA, por 2 das e incluye pasajes y viticos.  El Encuentro de Centros de Documentacin se realizar en el CDBP (Chile), incluye gastos de organizacin, los pasajes y el viticos de 13 profesionales de pases Hispanoamericanos y de un expositor del GII. La reunin general de grupos de trabajo se realizar en el CDBP (Chile), incluye, gastos de organizacin, becas destinadas a pasajes y viticos de 12 profesionales y la invitacin de un expositor del Peabody Museum. La publicacin del boletn incluye el diseo grfico y la impresin.

8. ANEXOS

Anexo 1
RESUMEN PROYECTO REGISTRO AUTOMATIZADO DE COLECCIONES MUSEOS DIBAM

CENTRO DE DOCUMENTACION DE BIENES PATRIMONIALES

NOMBRE DEL PROYECTO:

Registro automatizado de las colecciones de los Museos DIBAM

LUGAR GEOGRAFICO: Regin Metropolitana y Regiones UNIDAD RESPONSABLE DE SU EJECUCION: Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales, OTRAS UNIDADES PARTICIPANTES: Museos de la DIBAM NOMBRE DEL COORDINADOR (A): * Daniel Quiroz BENEFICIARIOS:

Los beneficiarios de este proyecto son los museos de la DIBAM, sus usuarios investigadores internos y externos y pblico en general. El acceso de los tipos de usuarios ser diferencial.

BREVE RESUMEN DEL PROYECTO: La meta de automatizar los inventarios de colecciones de los Museos de la DIBAM responde a la necesidad de obtener un usuarios. conocimiento cabal del patrimonio custodiado de estos museos y otorgar un mejor servicio a los

DURACION: La ejecucin del proyecto est proyectada a cuatro aos plazos (desde 1995 con el diagnstico hasta 1999) para, posteriormente, datos. mantener un programa regular de la DIBAM que permita la actualizacin permanente de los

FECHA DE INICIO: Octubre de 1996

FINANCIAMIENTO: DIBAM

DESARROLLO DEL DOCUMENTO DE PROYECTO

I. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION DEL PROYECTO Desde hace varios aos la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM) ha estado preocupada por el tema de la urgente necesidad de completar y regularizar el registro de todo el patrimonio nacional contenido en sus diferentes unidades y dependencias a lo largo del pas. Con respecto al estado del inventario actual de las colecciones de los museos de la DIBAM, la mayora de los museos poseen inventarios manuales incompletos con sus propias nomenclaturas. Se estima que el 63% del patrimonio total cuenta con algn tipo de registro y gran parte de stos slo a nivel bsico o con datos no confiables. En el otro extremo, existe un porcentaje de museos (afortunadamente una minora) que ni siquiera tienen registro de sus colecciones, por lo que paralelamente al trabajo de automatizacin de los inventarios o registros que ya existen, deber realizarse como una tarea prioritaria, en el caso de estos museos, el trabajo de inventariar su patrimonio. Si bien existen algunos registros estos no obedecen a estndares comunes. Por ello, el Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales ha enfocado su labor en la formacin de un archivo de inventarios centralizado, con su respectivo registro fotogrfico, siendo un problema urgente de abordar la automatizacin y estandarizacin de dichos registros. Existe un desconocimiento grave respecto al sentido y aplicacin de los sistemas de documentacin de las colecciones depositadas en los museos. Para muchos, el inventario tiene slo un sentido de control administrativo. Sin embargo, sabemos que muchas de las actividades diarias de los museos no pueden realizarse adecuadamente sino por su intermedio, como son: organizacin de exposiciones temporales, el desarrollo de polticas de adquisicin, estudio o investigacin de colecciones, realizacin de actividades de extensin cultural enfocadas a colegios o pblico en general, etc.

Los instrumentos de registro manual utilizado por los museos chilenos son normalmente los libros de registro o ingreso, fichas, listados de ordenacin o catlogo. Estos tienen la caracterstica que la informacin que se introduce en ellos est, casi en la totalidad, toda al mismo nivel. Es decir, se crea un listado de tems donde la informacin no se relaciona entre s. Por esta razn, la utilizacin de estos registros manuales para apoyar la realizacin de diversas actividades dentro de un museo es restringida y poco eficiente. Si bien es cierto, soluciona un problema administrativo y de control de colecciones, no permite la investigacin especializada de colecciones ni conocer cmo esa informacin fue encontrada o especificada. Por otra parte, la constante manipulacin de las colecciones para su conocimiento, estudio y obtencin de fotografas, es uno de los factores de deterioro ms habituales y rpidos de nuestro patrimonio, por lo que el manejo de la informacin en forma completa y expedita, se hace apremiante para la proteccin de ste. El sistema que estamos proponiendo utiliza varios niveles de informacin contenidos en categoras y subcategoras para ser utilizados en ambientes automatizados. Cada categora tiene la caracterstica que la informacin se desglosa en subcategoras afines. Lo que se debe tener claro es que si estamos construyendo un sistema automatizado de manejo de informacin museolgica que, esencialmente consiste en un sistema de informacin interconectado, y basada bajo parmetros para el registro de datos preestablecidos en el momento de su programacin, sta tiene que ser amplia y flexible, para rendir los resultados esperados. Por tanto, se debe construir el programa con la mentalidad del potencial nuevo que significa el soporte tecnolgico y de comunicaciones disponibles. Se concibe un cambio de mentalidad, pasar de un consultado en el papel a uno que permite construir una malla de relaciones registro realizado y diversos datos

concebido con la potencialidad del computador, entre

introducidos para ser manejados en su conjunto.

Por otra parte, se debe considerar que estos estndares utilizados para el registro y manejo de la informacin deben tener una universalidad entre los museos nacionales, para as, en un futuro no tan lejano, poder compartir la informacin con otros pases. La bsqueda e implementacin de un sistema computacional adecuado incluye los logros ya mencionados y constituyen un urgente desafo en el rea de la documentacin de Asimismo, como ltima etapa del las colecciones. estimamos de gran

proyecto,

importancia la incorporacin de nuestra red al sistema internacional, lo que permitira enriquecer la labor museolgica propiamente tal, adems del campo de la investigacin. Desde una perspectiva institucional, con este trabajo se beneficiar la gestin interna y, desde la perspectiva de un servicio al pblico, contribuir a dar un paso significativo para entregar una mayor y mejor informacin patrimonial a la comunidad nacional e internacional.

II. OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO Beneficiar la gestin interna a travs del diseo e implementacin de un sistema de informacin con incorporacin de tecnologa para la automatizacin de los procesos museolgicos y servicios de informacin del patrimonio cultural.

III. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL PROYECTO Definir y aplicar estndares para el ingreso de informacin, conectividad y transferencia de los registros. Administrar en forma eficiente las colecciones de los museos DIBAM.. Obtener una cuantificacin de las colecciones que permita conocer definitivamente su magnitud, tipologa y distribucin.

 Automatizar el registro del total de las colecciones, con un sistema que acoja la descripcin de objetos heterogneos. Disear e implementar un sistema de servicios de los museos a de investigadores y pblico en general. Facilitar el acceso a la informacin para estimular la investigacin colecciones, la definicin Disponer de la informacin adquisiciones, conservacin, educacin y difusin. almacenada en el sistema nacional de colecciones por cada uno de los museos involucrados. Ser el punto de partida para cualquier estudio o investigacin sobre colecciones patrimoniales, evitando muchas veces la duplicacin de trabajo. Disponer de un sistema que facilita el manejo de la informacin histrica de las colecciones. Ayudar a la organizacin de exposiciones temporales. Facilitar el intercambio de informacin y colecciones entre museos. Ayudar a solucionar problemas legales. Realizar corregir y actualizar los inventarios de forma directa por los museos como por la unidad de inventario. Mantener ingresados datos generados por los propios museos. Establecer criterios de investigacin en los museos con respecto a las obras menos documentadas. Capacitar personal en el conocimiento y manejo de los sistemas de documentacin y automatizacin de las colecciones. Facilitar la llegada de la informacin a los diferentes niveles de usuarios . Integrar este sistema nacional de informacin museolgica a otras redes de informacin nacional e internacional. de polticas permanentes y definidas de

IV. PRODUCTOS DEL PROYECTO a. Productos Globales del Proyecto.

 De carcter tcnico: El sistema automatizado permitir contar con una

base de datos que permite mantener informacin especializada sobre las colecciones de los museos; estandarizar los sistemas de registro existentes; conocer el nmero exacto, su tipologa y el estado de conservacin de los objetos que custodian los museos de la DIBAM y contar con un personal capacitado en el manejo automatizado de la informacin museolgica. El sistema permitir intercambiar una mayor cantidad de informacin, no sol de nivel bsico sino tambin una informacin ms especializada. El producto tcnico bsico es un sistema automatizado de manejo de colecciones con las siguientes caractersticas: Aplicacin de una normativa internacional en cuanto a su estructura, contenido, terminologas y las normas procesales. Un sistema multimedial que correlaciona texto e imgenes y que posee gran capacidad para almacenar. Una pantalla visual atractiva y de fcil uso para el usuario no especializado, con conceptos grficos y tecnolgicos que logra facilitar el uso. Un sistemas que cubre las necesidades de todas las unidades de un museos: servicio educativo, organizacin de exposiciones temporales, control de inventario, base de informacin para las acciones de conservacin, etc Sistema de seguridad que brinda un amplio registro de las colecciones y de la informacin acerca de ellas, con diferentes accesos y/o niveles de resguardo confidencial de la informacin.
De carcter institucional: Agilizar la gestin propia de los museos

(adquisiciones, prstamos, organizacin de exposiciones permanentes y temporales, investigaciones, catlogos, etc.) y asegurar el acceso al sistema de informacin automatizado de las colecciones por parte de los usuarios especializados y pblico en general que lo demande de acuerdo a polticas preestablecidas.

 De carcter econmico: El sistema automatizado en los museos permitir

un ahorro de tiempo y de recursos, por cuanto estas entidades tienen un grado de avance considerable en el conocimiento y registro manual de sus colecciones. El costo del manejo manual de la informacin contenida en las colecciones es elevado, adems es riesgoso para la conservacin de los objetos. Tambin, desde la perspectiva de los potenciales usuarios, la consulta automatizada a distancia es ms eficiente y econmicas al evitarse viajes, estadas, etc. b. Formas previstas (si es el caso) de continuidad, una vez terminado el proyecto. Mantener un programa regular dependientes. Mantener un sistema de asesora para la introduccin de mejoras al software SUR, de acuerdo a la marcha del proyecto. V. ETAPAS DEL PROYECTO.
Etapa 1

de la DIBAM que permita la actualizacin

permanente de los datos, incorporando en los aos futuros museos no

1995 1996 1997

Diagnstico. Diseo e implementacin tcnica para el registro automatizado de las colecciones de dos museos. Estudio del sistema de servicios al pblico, interno de DIBAM, registro automatizado de las colecciones de 6 museos.

Etapa 2

Etapa 3

la

Etapa 4 1998

Automatizacin de otros museos y apertura del dar servicio al pblico mediante redes internas y

sistema para externas

Etapa 5 1999

Automatizacin de todos los museos de la DIBAM y

apertura

del sistema a otros museos del pas. VI. CRONOGRAMAS DE LAS ETAPAS COSTOS Y ACTIVIDADES DEL PROYECTO. ETAPA 1: Diagnstico (1995). Estudio, investigacin y evaluacin de otras bases de datos y sistemas de automatizacin tanto en Chile como en el extranjero, definiendo con un equipo multidiciplinario las variables de costo y apoyo tcnico, tanto para adquirir un programa como por desarrollar uno propio. ETAPA 2: Implementacin tecnolgica tcnica del de la de Base de Datos (1996). Bienes

Implementacin

Centro

Documentacin

Patrimoniales, diseo de la estructura conceptual vocabulario. Costo: 14.300.000

y tcnica del Software e

inicio de su ejecucin. Preparacin de las herramientas de normalizacin de $

ETAPA 3: Implementacin del sistema de automatizacin en algunos Museos e inicio del servicio al pblico (1997). Implementacin tecnolgica de cuatro museos e instalacin de versin preliminar de Software SUR en siete museos, traspaso de bases de datos existentes, introduccin manual de informacin y creacin de banco de imgenes. Costo: 22.000.000 $

ETAPA 4: Automatizacin de otros museos y apertura del sistema para dar servicios al pblico mediante redes internas y externas (1998). Desarrollo de sistema de acceso a la informacin en SUR e implementacin del sistema en ocho museos. Creacin del Programa Nacional de Capacitacin en Documentacin de Colecciones.

Costo: 32.120.000

ETAPA 5: Automatizacin de todos los museos de la DIBAM y apertura del sistema a otros museos del pas (1999). Costo: 16.500.000 $

Anexo 2
RESUMEN PROGRAMA NACIONAL DE CAPACITACIN EN DOCUMENTACIN DE COLECCIONES

DIRECCION DE BIBLIOTECAS ARCHIVOS Y MUSEOS CENTRO DE DOCUMENTACION DE BIENES PATRIMONIALES

NATIONAL TRAINING PROGRAM IN

DOCUMENTATION OF COLLECTIONS

Santiago, 1998

1. IDENTIFICACION PROJECT
1.1 PROJECT NAME: National Training Program in Documentation of Collections 1.2 1.3 MAIN COORDINATOR: Daniel Quiroz. EXECUTIONERS: Lina Nagel Marcela Roubillard 1.3.1 ADMININSTRATIVE COORDINATOR: Mara Paz Aracena

1.4 1.5

PERIOD OF THE PROJECT: Three years. LOCATION: Metropolitan Region and Regions, Chile.

1.6 TOTAL COST: US$ 47,285 1.7 COVERING/SCOPE OF THE PROJECT: around 100 professionals of public museums.

2. GOALS
2.1 MAIN GOAL: Normalize and improve the systems of documentation of collections by means of the systematic training of the personnel of museums in a system of automated registration.

2.2 SPECIFIC GOALS: Create the basIs of a program of permanent training in documentation. Impel the use of automated registrations and normalized of collections, which allows to order, administering, exchange information and foment the investigation in heterogeneous collections. Generate a space of discussion and exchange of approaches and experiences in the area of documentation. Assure that the well-known information of the collections, like procedens, context and history, it is contained in a orderly system, contributing to preserve them.

3. GENERAL BACKGROUND
From their formation the Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales10 has focused their work in the formation of a file of centralized inventory, with their respective photographic registration, being an urgent problem the automation and standardization of statements registrations, keeping in mind that the rational knowledge of the methodologies, tools and the several levels of information is essential in order to manage automated systems. With the purpose of knowing and evaluate these systems it was carried out since 1994 attendances to congresses and residencies (Germany, France, Holland and United States in 1994 and England in 1996), permitting the incorporation of our Unit in the international discussion from the systems of documentation, for the development of the more appropriate system for the Chilean museums, opting finally, given the necessity of having a technical support accessible in any moment and that it in turn have flexible structure, for a data base created in the country, which it make comfortable to the necessities of the museums. Later began in the year 1995 the Project "Automated Registration of Collections Museums DIBAM", which it understand four years of execution and it consists fundamentally in the creation of the software SUR, in the implementation of computacional equipment, the incorporation of registrations and in the digitalization of photographic images. The SUR database is based on the Categories for the Description of Works of Art of the Getty Information Institute, which design a theoretical basis foundation for the creation of databases for specific collections of museums, also incorporating, the use of vocabulary normalized, like for example the Art & Architecture Thesaurus translated into Spanish. Like a way of giving validity and effectiveness to the work carried out in the mentioned Project, it was decided the necessity of qualifying sistematically to the

10

Called until March of 1997 Inventario del Patrimonio Cultural

internal users in the use and handling of registrations normalized in the different museums.

4. PROJECT DESCRIPTION
The National Training Program in Documentation of Collections are developed in a term of three years embracing mainly the following areas: Elaboration and dictation of courses Acquisition of equipment Establishment of the bases of a systematic training in the time.

4.1 METHODOLOGY
Considering that the educational background of the personnel from museums in documentation is very varied, that the SUR database is structured in several levels of information and the tasks of documentation would be been able to distributing between several people, it was determined the execution of the courses in three levels: Basic Level Specialized Level Level for Users Later will be developed a Stage of Evaluation and Pursuit, where it will be advised to the participant museums in the process of generating their own programs of documentation. The courses will be dictated in three geographical areas of Chile (north, south and center); the selection of the cities will depend on the readiness of the headquarters and of necessary infrastructure in order to dictate the courses.

5. PROJECT COSTS
The costs of the of Training Program are related with the necessary infrastructure, the investment required in teams, materials, tickets and other services given for several professionals. ITEM HUMAN RESOURCES INVERTION- EQUIPMENT INFRASTRUCTURE DIDACTIC MATERIALS OPERATION COSTS TICKETS AND PER DIEM STAGE 1 5.652 10.392 1.043 915 520 2.675 STAGE 2 7.926 1.722 1.348 702 5.680 STAGE 3 3.870 640 485 3.715 TOTAL 17.448 10.392 2.765 2.903 1.707 12.070

TOTAL

US$

21.197

17.378

8.710

47.285

Anexo 3
CURRICULUM VITAE DE PARTICIPANTES