Cun Bien Delega Usted?

Descubra formas para lograr ms. Por: Mind Tools. Las organizaciones empresariales y los equipos existen por una sola razn: para hacer trabajos que son demasiado grandes, demasiado complejos o que cambian demasiado rpido para cualquier individuo que los quiera hacer a cuenta propia. Entonces por qu tantos gerentes dentro de estas organizaciones todava tratan de hacer todo por s mismos? La asignacin de trabajo a los dems es una parte integral de hacer las cosas de manera eficiente, sin embargo muchas personas se sienten incmodas con la delegacin. Alguna vez se dice a si mismo cosas como estas? "Voy a hacer el mejor trabajo aqu, as que voy a hacerlo yo mismo." "l se va a resentir si le solicito, pensando que yo debera hacer el trabajo yo mismo." "Es un trabajo aburrido, as que voy a" predicar con el ejemplo "y hacerlo yo mismo." "Va a ser ms rpido si lo hago yo mismo." Estas son reacciones comunes al pensar en la delegacin. Sin embargo, cuando no delega se arriesga a terminar con demasiado trabajo, sin tiempo suficiente, y un montn de excesivo estrs. La creencia de que usted puede hacerlo mejor y ms rpido, con menos errores, conduce a un crculo vicioso de muy poco tiempo y mucho que hacer. Pero por otro lado, cuando usted delega, se arriesga a no tener el trabajo hecho correctamente. Entonces, dnde instintivamente usted encuentra el equilibrio? Usted opta por no delegar, y termina estresado y agotado?, o delega, y corre el riesgo de que hayan errores y alguna frustracin como una forma de salir de la depresin de no hay suficiente tiempo para-hacernada-correctamente? Haga este breve cuestionario para explorar lo bien que en la actualidad delega. Sus respuestas le mostrarn si usted necesita mejorar. .

Cun Bien Usted Delega?

Utilice la prueba siguiente. Para cada enunciado, ponga el puntaje correspondiente debajo de la columna que mejor lo describe. Luego sume las columnas y obtenga un total Por favor, conteste las preguntas como lo que realmente es, en vez de cmo usted piensa.

Pregunta

No en Absoluto PUNTOS

Rara Vez

A veces

A menudo

Muy a Menudo

1 2 3

Hago hincapi en explicar claramente lo que tiene que hacerse. Delego las cosas a ltimo minuto Delego los proyectos ms grandes a equipos de personas, dndoles responsabilidad apropiada y definiendo claramente su autoridad para la toma de decisiones Doy orientaciones al comienzo del proyecto y espero por los resultados en el punto acordado. Si la tarea est relacionada directamente con mis propios objetivos y prioridades, prefiero no delegarla. Hablo abiertamente sobre las consecuencias de no alcanzar plazos y expectaciones. Delego a cualquier persona en la organizacin que creo pueda hacer el trabajo. Uso la delegacin como una forma de desarrollar las habilidades en otras personas. Delego el trabajo que es crtico para el xito del proyecto Espero que los delegados vengan hacia m con soluciones a los problemas que encuentren, en lugar de simplemente solicitar ms instrucciones. Delego trabajos que son de naturaleza confidencial y sensitiva como tambin otros trabajos. Considero cun importante es el compromiso y entrega del empleado en los proyectos y tareas delegadas.

9 10

11

12

Suman

Calcular el

Total =

Interpretacin de la Calificacin.
Calificacin 44 - 60 Comentario Excelente Usted delega bajo las circunstancias correctas y a la gente correcta. Usted entiende que delegar necesita de suficiente tiempo y apoyo de su parte de tal manera que todos sean exitosos. Usted sabe que delegar es una parte clave de la administracin y su equipo es ms fuerte debido a ello. (lea abajo ) Usted est haciendo progresos. Usted entiende los principios de delegar. Sin embargo, usted gusta ocasionalmente de tomar atajos e ir por el camino fcil. Sea ms proactivo en su estrategia de delegacin y recuerde lo importante que es involucrar al personal y darles suficiente tiempo y apoyo para que tengan xito. Los recursos de abajo pueden ayudarle a mejorar sus habilidades para delegar y su confianza.

28 - 43

12 - 27

Sus habilidades para delegar necesitan de trabajo. Usted delega como ltimo recurso, en lugar de cmo una herramienta til para mejorar las habilidades de su personal y lograr el trabajo realizado eficientemente. Mire en los recursos de abajo para desarrollar un plan exitoso de delegacin.

Qu y Cundo Delegar (Preguntas 2, 5, 9, 11) Cuando considere delegar, empiece por decidir lo que se puede delegar y cundo. Sepa cundo debe pedir a su personal realizar ciertas tareas y tome decisiones. Una vez que sepa cules son las tareas adecuadas para delegar, es mucho ms fcil decidir a quin - y cmo - delegar. Si usted trata de delegar el trabajo que es inapropiado o que debe ser realizado por usted, es probable que falle - a pesar de su mejor planificacin y apoyo. Es posible que desee solicitarle al miembro ms fuerte del equipo que prepare una presentacin para usted, pero si las palabras y los pensamientos no son los suyos, puede ser que el discurso no conecte con el pblico. Del mismo modo, si usted necesita un informe completo para su reunin en dos horas, puede resultar ineficiente tomar hora y media en explicar a alguien lo que hay que hacer. En ese caso, hacerlo usted mismo le ahorrar tiempo y esfuerzo. Considere los siguientes aspectos al decidir si es apropiado delegar: Tiempo - Tiene tiempo suficiente para delegar? Se necesita dinero para hacer dinero, y tambin se necesita tiempo para ahorrar tiempo. Usted debe ser capaz de dar una adecuada instruccin y el apoyo necesario. Y tambin hay que darse tiempo suficiente para hacer las correcciones, si es necesario. (Si usted no tiene tiempo, y para muchos esto es una objecin natural, tiene que encontrar la manera de encontrar ese momento. Disponibilidad - Hay alguien disponible para hacer la tarea? Usted debe tener personas con las habilidades y los conocimientos necesarios para completar la tarea con xito. A menudo, las mejores tareas para delegar son aquellas en las que los miembros de su personal tienen ms experiencia o informacin que usted. Si ellos estn ms cerca de ciertas actividades diarias, ellos podran funcionar mejor y ms rpido que usted. Criticidad - Es el trabajo fundamental o crtico para el xito del proyecto o la organizacin? Tareas de alto perfil que tienen una baja tolerancia a los errores son a menudo mejor realizadas por usted. Por ejemplo, las responsabilidades que tienen que ver con las iniciativas estratgicas, el reclutamiento de nuevos miembros del equipo, informacin confidencial o relaciones sensibles de los clientes, no suelen ser material para delegacin. Si es necesario, delegue an ms trabajo de nivel inferior para asegurarse de que tiene tiempo para hacer un trabajo excelente de labor vital.

A Quien Delegar

(Preguntas 3, 7, 8, 12) Delegar el trabajo a una persona o equipo toma razonamiento y consideracin. Si delega en la persona equivocada, puede gastar mucho tiempo instruyendo y apoyando la labor. Si delega demasiado a una sola persona, corre el riesgo de tener resultados incompletos y una persona infeliz y muy estresada. Piense en estos temas al momento de decidir a quin debe delegar: Estructura organizacional - Delegue a las personas que se reportan a usted. Si delega en el personal de otro director, pone a todos en una situacin difcil. El gerente es responsable por el trabajo general del miembro del personal, sin embargo, esa persona es responsable ante usted por el trabajo individual. Seguir la cadena de mando es una mejor solucin. Si tiene que ir fuera de su equipo, incluya al gerente de la otra persona y d parte de la responsabilidad (y crdito) a ese

gerente por el resultado. La comunicacin abierta es importante cuando se delega en todas las reas funcionales o por medio de los diferentes niveles de una organizacin. Entrega del personal - Considere el grado de compromiso que necesita que su personal tenga. Obtener su cooperacin y apoyo en la decisin de delegar puede ser crtico para el xito. Ellos se sentirn ms involucrados y ms comprometidos con los resultados. Individual vs Equipo- Algunas tareas pueden ser realizadas fcilmente por una persona. Sin embargo, cuando usted delega grandes piezas de trabajo, piense en cuntas personas deben participar y las habilidades que usted necesita.

Cmo delegar

(Preguntas 1, 4, 6, 10) Un resultado positivo puede depender de cmo realmente entrega la tarea. Usted quiere mantener la moral alta y asegurar que su equipo realmente acepta con facilidad las tareas de usted, que el trabajo se realice segn las expectativas, y que usted tenga ms tiempo para su propio trabajo. La delegacin efectiva requiere de una comunicacin muy clara para que todos sepan exactamente lo que se espera de ellos. Tambin se requiere dejarlo ir. Aqu hay algunas cosas importantes a considerar: Aclare sus expectativas - Dgale a la persona a quien se le delega lo que usted necesita lograr y por qu es importante. Cuando l o ella sepan los resultados deseados, es mucho ms fcil ver el "cuadro grande" y trabajar en consecuencia. Si es posible, conecte la tarea a los objetivos de la organizacin. Establezca puntos de control - Planifique cmo va a asegurar que el trabajo est terminando de acuerdo al plan, mediante el establecimiento de puntos de control al final de las etapas del proyecto. Esto no quiere decir preguntar, "Cmo te va?" cada hora - que sera opresivo. Administre el riesgo de errores que ocurren, siendo proactivo y permaneciendo en el circuito en los puntos clave dentro del proyecto. Delegue los resultados, no el proceso - Concntrese en el resultado final y a menos que la persona a quien usted est delegando es inexperta, permita que l o ella determinen la mejor manera de lograrlo. Si dicta exactamente qu hacer, cundo hacerlo y cmo hacerlo, usted limita el potencial de aprendizaje y corre el riesgo de no aprovechar adecuadamente la experiencia de la persona. Defina el papel - Explique la cantidad de apoyo que usted proporcionar. Que la persona sepa si tiene que esperar instrucciones o hacer recomendaciones y decisiones independientes. A menudo, cuanta ms autoridad se da, mejor ser el resultado final, sin embargo, use su discrecin, dependiendo de la tarea y el individuo. Asegrese de que la persona entienda si la iniciativa independiente es importante. Hable sobre las consecuencias - Si usted permite que las personas tengan autoridad sobre su trabajo, infrmeles de las consecuencias tanto de los resultados exitosos como de los no exitosos. Qu beneficios pueden esperar si hacen un gran trabajo? Qu pasar si no logran los resultados esperados? Consejo: Una vez que se acostumbra a delegar y se construye su confianza, puede utilizar la delegacin proactiva como una herramienta de toma de poder. Planee delegar proyectos de mayor envergadura y de ms decisiones.

Cuando sea apropiado, incluya a su equipo en las decisiones de la delegacin. Permita a las personas tener voz y voto en las tareas que desean asumir. Esto aumenta su motivacin, les da poder y refuerza su valor en el equipo en general. Como parte de un programa de capacitacin y desarrollo usted puede alentar a su equipo a discutir las tareas e incluso negociar la cantidad y tipo de trabajo que quieren hacer. Puntos clave La delegacin no viene naturalmente a la mayora de nosotros, y muchas veces se puede pensar que es ms fcil y ms seguro hacer todo nosotros mismos. Desafortunadamente, este enfoque conduce a menudo a ms estrs y menos tiempo para trabajar en nuestras prioridades. La delegacin es una estrategia de gestin de tiempo que se debe practicar. Usted no puede hacerlo todo - entonces decida lo que debe hacer usted mismo y qu se puede delegar a otros. Cuando se aprende a delegar efectivamente, usted ser recompensado con ms tiempo y una mayor satisfaccin y autonoma personal. Eso es un ganar-ganar!
www.mindtools.com Traducido del Idioma Ingls al Espaol por Augusto Rivadeneira : rpeau@hotmail.com