Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
www.ecaformacion.com
OBJETIVOS
Adquirir las competencias y pautas de actuacin necesarias a seguir, de cara a planificar y preparar la auditora. Para ello es necesario el dominio de los siguientes conocimientos.
CONOCIMIENTOS
Planificacin de la auditora. Revisin de la documentacin. Preparacin de la auditora. Anexo I: Plan de auditora inicial. Anexo II: Lista de verificacin. Anexo III: Nota de desviacin.
PLANIFICACIN DE LA AUDITORA
Previo a la realizacin de la auditora y con el fin de facilitar y organizar las actuaciones a llevar a cabo, se deben clarificar, definir y planificar todos y cada uno de los siguientes aspectos: Lder del equipo auditor. Alcance, objetivos y criterios de auditora. Viabilidad de la auditora. Periodicidad. Seleccin del equipo auditor.
Auditoras Internas
En relacin con las auditoras internas, el lder del equipo auditor ser la persona o empleado que ostenta tales responsabilidades segn lo establecido en el manual de calidad y en el procedimiento correspondiente a la auditora. ste debe ser independiente del rea a auditar debiendo tener a su vez conocimiento de ella. Por regla general suele designarse como lder del equipo, al responsable de calidad establecido en la Organizacin.
Alcance de la Auditora
Describe la extensin y los lmites de la auditora, tales como ubicacin, actividades, procesos, etc. Dependiendo del caso, y en funcin de los procedimientos del programa de auditora, ste vendr determinado por el cliente y el lder del equipo auditor. El alcance vendr determinado por todas las unidades de trabajo que estn integradas en el sistema de calidad implantado por la Organizacin del cliente. Tambin se conocen como Auditora de Tercera Parte. En este caso el cliente no es el proveedor, sino el contratista de los servicios, con lo que el alcance vendr determinado por dicho contratista. Auditoras de Proveedores Se auditarn slo aquellos productos/servicios o reas de trabajo que se hayan contratado. Tambin se conocen como Auditora de Segunda Parte. En este caso, el cliente es la propia Direccin, de modo que el alcance vendr determinado por la Direccin de la Organizacin y normalmente se limita a lo establecido en el programa de auditoras internas. Tambin se conocen como Auditora de Primera Parte.
Auditoras Internas
Objetivos de la Auditora
Definen qu es lo que se va a lograr con la auditora y deben ser concretados por el cliente de la auditora. Estos pueden incluir: La determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin del auditado, con los criterios de auditora. La evaluacin de la capacidad del sistema de gestin para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales. La evaluacin de la eficacia del sistema de gestin para lograr los objetivos especificados. La identificacin de reas de mejora potencial del sistema de gestin.
Criterios de la Auditora
Se utilizan como una referencia para determinar la conformidad. Pueden incluir: Polticas y procedimientos. Normas, leyes y reglamentos. Requisitos contractuales o del sistema de gestin. Cdigos de conducta de los sectores industriales o de negocio aplicables.
Viabilidad de la Auditora
Previamente a la realizacin de la auditora, deber determinarse la viabilidad de la auditora, teniendo en cuenta factores tales como la disponibilidad de: Informacin suficiente y apropiada para planificar la auditora. Cooperacin adecuada del auditado. Tiempo y recursos adecuados. En caso de que la auditora no fuera viable, se deber proponer al cliente de la auditora, una alternativa tras consultar con el auditado.
Periodicidad
Esta variar segn el tipo de auditora a la que estemos refirindonos: Dependen de la entidad auditora. Una vez obtenido el certificado, ste tiene un periodo de vigencia de 3 aos, tras el cual, es necesario realizar otra auditora para su renovacin. En el transcurso del mismo, se realizan auditoras de seguimiento, que en general pueden ser cada 6 meses o anuales. En este caso, la periodicidad vendr marcada por el cliente que contrata los servicios del proveedor. Al principio sera recomendable cada 3 o 6 meses. Una vez que el sistema de calidad lleve tiempo funcionando, se puede espaciar a una sola auditora anual. Se ha de considerar la complejidad de la actividad que se audita, as como la informacin disponible sobre no conformidades de auditoras precedentes.
Auditoras de Proveedores
Auditoras Internas
Consideraciones
Para decidir el tamao y la composicin del equipo auditor, se debe tener en cuenta: Los objetivos, el alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditora. La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditora. Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de acreditacin/ certificacin, segn sea aplicable. La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente. El idioma de la auditora y la comprensin de las caractersticas sociales y culturales particulares del auditado.
Pasos
El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor, deber incluir los siguientes pasos: Identificacin de los conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la auditora. Seleccin de los miembros del equipo auditor de modo que todo el conocimiento y las habilidades necesarias, estn presentes en el equipo auditor. Si los conocimientos y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer, incluyendo expertos tcnicos. Los auditores en formacin pueden incluirse en el equipo auditor, pero no debern auditar sin una direccin u orientacin.
En este contacto inicial se determinarn: Canales de comunicacin y personas de contacto, por parte del auditado y del equipo auditor. Plazos y composicin del equipo auditor. Acceso a la documentacin pertinente. Acuerdo sobre la presencia de guas y observadores. Reglas de seguridad y preparativos para la auditora.
REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
Para comenzar a familiarizarse con el sistema de calidad del auditado es necesario hacer acopio de la documentacin bsica. En ese sentido, el auditor deber revisar de manera general su contenido con el fin de: Comprobar que la documentacin est completa. Verificar que los requisitos de la norma fueron bien interpretados y aplicados Si el auditor encuentra anomalas o considera que la norma ha sido incorrectamente interpretada o aplicada, podr rehusar ejecutar la auditora, debiendo avisar al auditado para que complete o modifique su sistema. En esta etapa, la revisin no se realizar en mucha profundidad, y servir para que el auditor tenga en cuenta: Que el mbito de auditora sea el adecuado. Tiempo necesario para realizar la auditora. Los conocimientos y experiencia necesarios para llevarla a cabo. En ocasiones, durante la preparacin de la auditora, puede que no existan procedimientos formales para el proceso que se va a auditar. En este caso, el auditor tendr que preparar muchas preguntas que formular durante la auditora, de manera que le ayude a comprender: Objetivos, metas y puntos de mira. Entradas, etapas del proceso y salidas. Controles y medidas. Resultados. La documentacin que se debe solicitar, variar en funcin del tipo de auditora que se realice, as como del tamao y procesos de la empresa auditada.
Documentacin a Solicitar
En las auditoras internas, se suele solicitar: Manual de calidad. Auditoras Internas Procedimientos de las reas que se van a auditar. Instrucciones tcnicas y registros pertinentes. Informacin sobre el estado tecnolgico del proceso. Informes de auditoras previas. En el caso de auditoras externas, se necesita informacin adicional. En la mayora de los casos, incluso, se requiere por parte de la entidad auditora, una visita inicial, o pre-auditora, para familiarizarse con aspectos de la organizacin auditada. En concreto se precisa: Determinar el entorno, los centros de trabajo y los departamentos a auditar. Conocer cuales son las reas, departamentos y actividades cubiertos por el sistema de calidad. Obtener un organigrama de los niveles, cargos y personas de la empresa. Obtener cualquier otra informacin que sea de inters; diagramas de flujo, folletos de la empresa, etc.
Auditoras Externas
PREPARACIN DE LA AUDITORA
Una vez planificada la auditora, seleccionado el equipo auditor y revisada la documentacin, se deber proceder a preparar la auditora, lo que incluir la elaboracin de un plan de auditora, la asignacin de tareas al equipo auditor y la preparacin de los documentos de trabajo
Contenido
De manera general, un plan de auditora deber incluir: Objetivos de la auditora. Criterios de auditora. Documentos de referencia. Alcance de la auditora. General Fechas y lugares para la realizacin de las actividades de auditora. Hora y duracin estimadas, incluyendo las reuniones con la direccin del auditado y con el equipo auditor. Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompaantes. Asignacin de los recursos necesarios a las reas crticas de la auditora.
Deber incluir, cuando sea apropiado: Identificacin del representante del auditado en la auditora. Idioma de trabajo y del informe de la auditora, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o auditado. Asuntos del informe de auditora. Preparativos logsticos: viajes, recursos disponibles, etc. Puntos relacionados con la confidencialidad. Acciones de seguimiento de la auditora.
Especfico
Lista de Verificacin
Tambin se conoce como lista de chequeo o check-list. Se trata de un documento personal del auditor que contiene las preguntas que ste har al auditado en cada una de las reas correspondientes. Resulta de gran utilidad, ya que puede servir: De gua para el auditor. De registro documental donde recoger los hallazgos detectados. El formato a emplear es libre; se trata de un documento de trabajo personal que servir de gua al auditor en el transcurso de la auditora por lo que debe ser rpido de leer y de manejar. Un requisito fundamental es que el auditor se sienta cmodo utilizndolo. Debe incluir todos los requisitos que se exigen en la norma de referencia (ISO 9001), pudiendo para ello ser conveniente, seguir el mismo orden establecido en dicha norma. Debe prepararse pensando en la organizacin que en cada momento se va a auditar, ya que por ejemplo no es lo mismo una empresa de servicios que una empresa industrial. Ver ejemplo de lista de verificacin en el Anexo II.
Zona Superior
Zona Central
rea donde la empresa describe la accin correctiva que ha adoptado, en el plazo establecido, con fecha y firma del responsable.
Zona Inferior
Lugar donde el auditor comenta el seguimiento de la accin. Si se comprueba que la accin ha sido eficaz, la no conformidad se considerar subsanada y se proceder a su aprobacin dejando constancia de ello mediante la fecha y la firma del auditor.
Otros Documentos
Otros documentos y registros que pueden resultar de utilidad son: La norma de referencia. En la Preparacin Especificaciones contractuales o administrativas. Procedimientos de auditora. Organigrama de la empresa, etc. Plan de auditora. En la Reunin de Presentacin Certificado de cualificacin del auditor. Material de presentacin, etc.
Planificacin y Preparacin de la Auditora 14
Norma de referencia. Especificaciones contractuales o administrativas. En la Ejecucin Procedimientos de auditora. Lista de verificacin. Formatos de registros, etc. Material de presentacin. En la Reunin de Cierre Informe final. Procedimientos de auditora, etc.
ANEXO I: PLAN DE AUDITORA INICIAL PARA LA CERTIFICACIN DE UNA EMPRESA DEDICADA A LA VENTA DE MATERIALES DE CONSTRUCCIN
OBJETIVOS DE LA AUDITORA
La auditora tiene por objeto determinar el grado de conformidad del sistema de EMPRESA, con respecto a la norma de certificacin: UNE-EN-ISO 9001:2000.
ALCANCE DE LA AUDITORA
El alcance de la auditora contempla las actividades de EMPRESA relacionadas con la Comercializacin de Materiales para la Construccin, las cuales son desarrolladas en el centro de trabajo que a continuacin se describe: C/ del Sol, n 189 33100 Gijn - ASTURIAS
DOCUMENTACIN DE REFERENCIA:
Norma de referencia: UNE-EN-ISO 9001:2000 Documentacin del sistema de calidad de EMPRESA
DATOS DE LA EMPRESA:
Responsable por parte de la empresa: Antonio Prez Centros de trabajo: C/ del Sol, n 189 33100 Gijn - ASTURIAS
EQUIPO AUDITOR:
Auditor Jefe: Da. Isabel Ruiz Auditor en cualificacin: D. Juan Lpez Nota: se recuerda la posibilidad de recusar al equipo auditor si existieran motivos que pudieran comprometer la imparcialidad e independencia de sus actuaciones.
PROGRAMA DE TRABAJO:
Fecha de la auditora: 27 Diciembre. 9.30 H: Reunin Inicial: presentacin del equipo auditor, confirmacin del alcance de la auditora.
10.00 H: Evaluacin del sistema de gestin de la calidad de EMPRESA y desarrollo de la auditora, segn la siguiente planificacin:
APARTADO NORMA DE REFERENCIA Sistema de Gestin de la Calidad 4.1. Requisitos Generales 4.2. Requisitos Generales de la Documentacin 4.1.1. Generalidades 4.1.2. Manual de calidad 4.1.3. Control de los documentos 4.1.4. Control de los registros 5. Responsabilidad de la Direccin 5.1. Compromiso de la direccin 5.2. Enfoque al cliente 5.3. Poltica de Calidad 5.4. Planificacin 5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.5.1. Responsabilidad y autoridad 5.5.2. Representante de la direccin 5.5.3. Comunicacin interna 5.6. Revisin por la direccin 6. Gestin de recursos 5.7. Provisin de recursos 5.8. Recursos humanos 5.9. Infraestructura 5.10 .Ambiente de trabajo 7. Realizacin del producto 7.1. Planificacin de la realizacin del producto 7.2. Procesos relacionados con los clientes 7.3. Diseo y/o desarrollo 7.4. Compras 7.5. Produccin y prestacin del servicio 7.5.1. Control de la produccin y prestacin del servicio 7.5.2. Validacin de los procesos 7.5.3. Identificacin y trazabilidad 7.5.4. Propiedad del cliente 7.5.5. Preservacin del producto 7.6. Control de los dispositivos de medicin y seguimiento 8. Medicin, anlisis y mejora 8.1. Generalidades 8.2. Seguimiento y Medicin 8.2.1. Satisfaccin del cliente 8.2.2. Auditora interna 8.2.3. Medicin y seguimiento de los procesos 8.2.4. Medicin y seguimiento del producto 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Anlisis de datos 8.5. Mejora 8.5.1. Mejora continua 8.5.2. Accin Correctiva 8.5.3. Accin Preventiva S/N/NA
(1)
AUDITOR DESIGNADO Isabel Ruiz Isabel Ruiz Isabel Ruiz Isabel Ruiz Isabel Ruiz Isabel Ruiz Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez Isabel Ruiz Juan Lpez Juan Lpez
HORARIO (aproxim.) De 10-11 h. De 10-11 h. De 10-11 h. De 10-11 h. De 10-11 h. De 10-11 h. De 10-12 h. De 10-12 h. De 10-12 h. De 10-12 h. De 10-12 h. De 10-12 h. De 10-12 h. De 10-12 h. De 10-12 h. De 12-13 h. De 11-12 h. De 12-13 h. De 12-13 h.
S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S NA S S S
Juan Lpez+Isabel Ruiz De 15-18 h. Juan Lpez+Isabel Ruiz De 15-18 h. Juan Lpez+Isabel Ruiz De 15-18 h. Juan Lpez+Isabel Ruiz De 15-18 h. Juan Lpez+Isabel Ruiz De 15-18 h. Juan Lpez+Isabel Ruiz De 15-18 h.
S
S NA S NA S S S S S S S S S S S S Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez Juan Lpez+Isabel Ruiz De 13-14 h. De 13-14 h. De 13-14 h. De 13-14 h. De 15-18 h. Juan Lpez+Isabel Ruiz De 15-18 h. Juan Lpez+Isabel Ruiz De 15-18 h.
Juan Lpez+Isabel Ruiz De 15-18 h. Juan Lpez+Isabel Ruiz De 15-18 h. 12-14 h. Isabel Ruiz 12-14 h. Isabel Ruiz 12-14 h. Isabel Ruiz 12-14 h. Isabel Ruiz 12-14 h. Isabel Ruiz
S / N / NA: Si / No / No Aplica
En el primer NA: Al ser una empresa de comercializacin de productos, los requisitos de diseo no son aplicables. En el segundo NA: en ningn proceso de la empresa se manejan bienes del cliente, por lo que ste requisito de la norma de referencia se excluye En el tercer NA: no existe ningn equipo de seguimiento y medicin, al proporcionar la empresa nicamente el servicio de comercializacin.
RECURSOS NECESARIOS:
El equipo auditor deber disponer de un juego completo de la documentacin del sistema de calidad, as como de una sala adecuada donde mantener las reuniones con los auditados. Asimismo, durante la visita al almacn, la empresa proveer al equipo auditor de cualquier Equipo de Proteccin que fuera necesario para la misma.
INFORME DE AUDITORA:
Una vez finalizada la auditora, el equipo auditor elaborar un informe en el que se presentarn las desviaciones obtenidas durante el desarrollo de la auditora. Dicho informe ser entregado al representante de la empresa, solicitando su conformidad mediante su firma en el mismo.
CONFIDENCIALIDAD:
Se garantiza la confidencialidad del presente informe, ya que, el equipo auditor tiene establecido un compromiso de confidencialidad sobre toda la informacin a la que tengan acceso durante el desarrollo de la auditora. Slo se realizan dos copias del informe, una para la organizacin auditada y otra para la entidad de certificacin.
Comprobar el establecimiento de los siguientes requisitos, as como la informacin de entrada y resultados obtenidos, segn cada caso. Marcar con una X cuando se cumple el requisito. 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 5.1 Compromiso de la Direccin Comunicacin a la Organizacin de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios Establecimiento de la Poltica de la calidad Establecimiento de Objetivos Realizacin de revisiones por la Direccin. Disponibilidad de recursos 5.2 Enfoque al cliente Determinacin de requisitos del cliente y su cumplimiento 5.3 Poltica de calidad Establecimiento, revisin y comunicacin de la poltica. 5.4 Planificacin 5.4.1 Objetivos de calidad Establecimiento y seguimiento de objetivos 5.4.2 Planificacin del sistema de gestin de la calidad Planificacin de la calidad 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.5.1 Responsabilidad y autoridad Organigrama Responsabilidades Comunicacin de responsabilidades y/o organigrama 5.5.2 Representante de la Direccin Designacin del Responsable de Calidad 5.5.3 Comunicacin interna Establecimiento de comunicacin interna y vas a utilizar 5.6 Revisin por la Direccin 5.6.1 Generalidades Comprobar registros de revisiones por la Direccin 5.6.2 Informacin para la revisin Resultados de auditoras internas y externas de calidad Retroalimentacin relativa a la satisfaccin del cliente. Desempeo de los procesos y conformidad del producto. Estado de las acciones correctivas y preventivas Seguimiento a revisiones por la direccin previas Cambios que pueden afectar al Sistema de Gestin de la Calidad Recomendaciones y nuevas oportunidades de mejora 5.6.3 Resultados de la revisin Mejora de la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad y sus procesos
Categorizacin: No conformidad Desviacin Observacin Firma del auditor: Firma del auditado:
NOTAS
AREAS DE FORMACIN