Ciclo de vida de proyectos Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener

vida propia. En consecuencia, es lcito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepcin, formacin, operacin y terminacin. CONCEPCION: Durante la fase de concepcin se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisin de realizarlo o no realizarlo . En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duracin del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa. Generalidades para la evaluacin y generacin de proyectos El proceso de preparacin y evaluacin de proyectos, como su nombre lo indica, se compone de dos etapas: la primera etapa, es de preparacin y la segunda es de evaluacin. a) Preparacin. En la etapa de preparacin, se definen aquellas caractersticas que pueden influir en el flujo de ingreso y egresos monetarios del proyecto. Para esto, es necesario recopilar informacin a travs de la realizacin de varios estudios especficos, como son: el estudio de mercado, el tcnico, el administrativo o de la organizacin y el financiero. Despus toda esta informacin recopilada, se debe sistematizar en trminos monetarios a travs del estudio financiero b) Evaluacin. Finalmente en la etapa de evaluacin, se determina la rentabilidad de la inversin necesaria para llevar a cabo el proyecto. Los pasos del proceso de evaluacin y preparacin de proyectos son los siguientes: Obtener la informacin necesaria para construir los estudios de mercado, tcnico, administrativo, legal y financiero. Construccin de los estudios de mercado, tcnico, administrativo y legal. Construccin de los flujos de caja proyectados para la idea del negocio en estudio, flujo que esta apoyado con el estudio financiero. Decidir si la inversin es rentable o no mediante el criterio del VAN (valor actual neto) y determinar la TIR (tasa interna de retorno que hace el VAN igual a cero). Bsqueda de financiamiento.

Puesta en marcha del proyecto. Los cinco estudios que deben llevarse a cabo se detallan a continuacin: a) Estudio de Mercado. El estudio de mercado, es uno de los estudios ms importantes y complejos que deben realizarse para la evaluacin de proyectos, ya que, define el medio en el que habr de llevarse a cabo el proyecto. En este estudio se analiza el mercado o entorno del proyecto, la demanda, la oferta y la mezcla de mercadotecnia o estrategia comercial, dentro de la cual se estudian el producto, el precio, los canales de distribucin y la promocin o publicidad. Pero siempre desde el punto de vista del evaluador, es decir, en cuanto al costo/beneficios que cada una de estas variables pudiesen tener sobre la rentabilidad del proyecto. Este estudio es generalmente el punto de partida para la evaluacin de proyectos, ya que, detecta situaciones que condicionan los dems estudios. b) Estudio Tcnico. El estudio tcnico, entrega la informacin necesaria para determinar cunto hay que invertir y los costos de operacin asociados de llevar a cabo el proyecto. Este estudio, responde las preguntas cundo, cunto, cmo y con qu producir el bien o servicio del proyecto. Adems, el estudio tcnico permite definir el tamao, la localizacin del proyecto, la tecnologa que se usar y la funcin de produccin ptima para la utilizacin eficiente de los recursos disponibles. La eleccin de un lugar determinado depender de diversos factores como disponibilidad y costo de mano de obra, factores del medio ambiente, medios y costos de transporte, cercana del mercado y de las fuentes de abastecimiento, disponibilidad de insumos, etctera. Tambin, es posible determinar la estructura organizacional de la empresa y los recursos a utilizar en la operacin del proyecto. c) Estudio Administrativo y Legal. El estudio administrativo, define la estructura administrativa que ms se adapte a las caractersticas del negocio, definiendo adems las inversiones y costos operacionales vinculados al producto administrativo. Dentro de la estructura administrativa es necesario considerar los siguientes aspectos: Definicin del personal necesario para llevar a cabo la gestin, como es el caso de gerentes, administradoras, personal de apoyo y de produccin, entre otros. Sistemas de informacin a utilizar en cuanto a contabilidad, ventas, inventario, etctera.

Sistemas de prevencin de riesgos, como rutas de escape frente a posibles siniestros. Determinacin de las actividades que se realizarn dentro y fuera de la empresa, es decir, de internalizacin y externalizacin o outsoursing. El estudio legal, influye directamente sobre los desembolsos en los que debe incurrir la empresa como son: Gastos por constitucin de la sociedad, como trmites municipales, notariales o del Servicio de Impuestos Internos (SII). Restricciones en materia de exportaciones e importaciones de materia prima y productos terminados. Restricciones legales sobre la ubicacin, traducindose en mayor costo de transporte. Disposiciones generales sobre seguridad, higiene y efectos sobre el medio ambiente, entre otras. Adems, el estudio legal da recomendaciones sobre la forma jurdica que adopte la empresa, ya sea como sociedad abierta, limitada, etctera. d) Estudio Financiero. El estudio financiero, es la ltima etapa del anlisis de viabilidad financiera de un proyecto, ya que, cuantifica los beneficios y costos monetarios de llevarse a cabo el proyecto. Su objetivo, es sistematizar la informacin de carcter monetario de los estudios anteriores para as determinar la rentabilidad del proyecto. Para esto se utiliza el esquema de los flujos de caja proyectados, para el periodo de tiempo que se considere relevante para la evaluacin del proyecto. El flujo de caja debe contener los siguientes elementos: inversin inicial requerida para poner en marcha el proyecto, ingresos y egresos de la operacin, momento en que ocurren dichos ingresos y egresos, monto de capital de trabajo y valor de desecho o de salvamento del proyecto. Los estudios mencionados anteriormente, que deben hacerse en la evaluacin de proyectos, pueden variar en el nivel de profundidad y en el orden en que se haga cada uno de ellos, dependiendo de las caractersticas del proyecto en particular. Por lo tanto, existen tres niveles de profundidad en la elaboracin de la informacin: 1. Perfil. Es la etapa ms preliminar de la investigacin, que se elabora a partir de la informacin existente, el juicio comn y la opinin que da la experiencia.

Generalmente, se presentan estimaciones globales y costos o ingresos, pero sin mayor exactitud en los datos y en las proyecciones realizadas. El nivel de perfil, da un primer bosquejo de lo que podra resultar el proyecto. 2. Prefactibilidad. Es una etapa de mayor profundizacin de la investigacin, se basa en fuentes de informacin secundaria, la cual se gener por estudios anteriores pero que es de utilidad para hacer una proyeccin de costo beneficio, al entregar datos referidos a las alternativas tcnicas de produccin y a la capacidad financiera de los inversionistas. De este estudio, surge la recomendacin de su continuacin a niveles an ms profundos y exactos, su abandono o postergacin hasta que se cumplan las condiciones mnimas necesarias para llevar a cabo el proyecto. 3. Factibilidad. Es la etapa de mayor profundizacin, ya que, se elabora basndose en fuentes primarias de informacin, que es aquella que se debe generar para el proyecto particular en estudio. El clculo de las variables financieras y econmicas, debe ser lo suficientemente demostrativo y exacto para justificar la valoracin de los distintos factores a considerar. Si Perfil resulta favorable, se realiza el estudio de prefactibilidad y si prefactibilidad resulta favorable entonces, se realiza el estudio de factibilidad. Mientras menor cantidad y calidad de la informacin, ms cerca el estudio al nivel de perfil y mientras ms y mejor sea sta, ms se acerca al nivel de factibilidad

Definicin y clasificacin de empresa

La Empresa: Es una unidad productiva dedicada y organizada para la explotacin de una actividad econmica. Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera: Sectores Econmicos El origen de su capital. Su Tamao Conformacin de su capital El pago de impuestos El nmero de propietarios La funcin social La forma de explotacin POR SECTORES ECONOMICOS

Extractivas: Dedicadas a explotar Ejemplo: Cerrejn, ECOPETROL, Minas de Oro del Choc. Servicios: Entregarle sus servicios o la prestacin Ejemplo: Clnicas, salones de belleza, transportes. Comercial: Desarrolla la venta de los productos Ejemplo: Cadenas de almacenes Ley, La 14, Carrefour etc. Agropecuaria: Explotacin Ejemplo: Hacienda, agroindustria. del campo de

recursos

naturales.

estos

la

comunidad.

terminados

en

la

fbrica.

sus

recursos.

Industrial: Transforma la materia Ejemplo: Aceras Paz del Ro, Ingenio Risaralda. POR SU TAMAO

prima

en

un

producto

terminado.

Grande: Su constitucin se soporta en grandes cantidades de capital, un gran nmero de trabajadores y el volumen de ingresos al ao, su nmero de trabajadores excede a 100 personas. Ejemplo: Comestibles La Rosa, Postobn, Gino Pascalli, etc.).

Mediana: Su capital, el nmero de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, nmero de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100. Pequeas: Se dividen a su vez en. Pequea: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el nmero de trabajadores no excede de 20 personas. Micro: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantas muy personales, el nmero de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados). Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotacin en donde la familia es el motor del negocio convirtindose en una unidad productiva. POR EL ORIGEN DEL CAPITAL

Pblico: Su capital proviene del Estado o Gobierno. Ejemplo: Alcalda de Pereira, Gobernacin de Risaralda. Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares. Ejemplo: Sociedades comerciales. Economa Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares. Ejemplo: Bancaf, La Previsora S.A. POR LA EXPLOTACIN Y CONFORMACIN DE SU CAPITAL. Multinacionales: En su gran mayora el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes pases del mundo (globalizacin). Ejemplo: Nicole Grupos Econmicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueos. Ejemplo: Alejandro Echavarria, Manuel Mejia Jaramillo, Carlos Ardilla Lulle, Manuel Carvajal Sinisterra, Jimmy Mayer, Eduardo Santos, Hernando Caicedo Caicedo, Fernando Mazuera, Julio Mario Santo Domingo y Luis Carlos Sarmiento Angulo. Nacionales: El radio de atencin es dentro del pas normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras. Locales: Son aquellas en que su radio de atencin es dentro de la misma localidad. POR EL PAGO DE IMPUESTOS Personas Naturales: El empresario como Persona Natural es aquel individuo que profesionalmente se ocupa de algunas de las actividades mercantiles, la Persona Natural se inscribe en la Cmara de Comercio, igualmente se debe hacer con la Matrcula del Establecimiento Comercial. Estn obligados a pagar impuestos, su declaracin de renta aqu le corresponde a trabajadores profesionales independientes y algunos que ejercen el comercio.

Los libros que se deben inscribir ante Cmara y Comercio son: Libro de Registro de Operaciones Diarias, Libro de Inventario y de Balances y Libro Mayor y de Balances. Sucesiones Ilquidas: En este grupo corresponde a las herencias o legados que se encuentran en proceso de liquidacin. Rgimen Simplificado: Pertenecen los comerciantes que no llenan requisitos que Exige la DIAN. Ejemplo: Las pequeas tiendas, no estn obligados a llevar contabilidad. Rgimen Comn: Empresas legalmente constituidas y sobrepasan las limitaciones del rgimen simplificado, deben llevar organizadamente su contabilidad. Gran Contribuyente: Agrupa el mayor nmero de empresas con capitales e ingresos compuestos en cuantas superiores a los miles de millones de pesos. Son las ms grandes del pas. POR EL NMERO DE PROPIETARIOS Individuales: Su dueo es la empresa, por lo general es l solo quien tiene el peso del negocio. Unipersonales: Se conforma con la presencia de una sola Persona Natural o Jurdica, que destina parte de sus activos para la realizacin de una o varias actividades mercantiles. Su nombre debe ser una denominacin o razn social, seguida de la expresin "Empresa Unipersonal" o de la sigla "E.U", si no se usa la expresin o su sigla, el contribuyente responde con todos sus bienes aunque no estn vinculados a la citada empresa. Sociedades: Todas para su constitucin exigen la participacin como dueo de ms de una persona lo que indica que mnimo son dos (2) por lo general corresponden al rgimen comn. POR LA FUNCIN SOCIAL

Con nimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propsito de explotar y ganar ms dinero. Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes E.A.T. Sin nimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo ms importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad. Economa Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo ms importante es el bienestar de los asociados y su familia.

FORMACION: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organizacin y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos.

La planeacin del proyecto se realiza conel fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto deben participar en la etapa de planeacin, la cual puede exigir tiempo, ser difcil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas que deben ejecutarse.

OPERACION: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto.

Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quiz, la tarea ms desafiante de todas.

TERMINACION: En la fase de terminacin ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los xitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.

Aunque los proyectos tienden a ser nicos en uno u otro aspecto, un minucioso examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y aprovechar las formas organizativas mejoradas, las tcnicas de planeacin y control, y los diversos estilos de administracin ayudan a que las empresas diseen y administren los equipos con mayor efectividad en el futuro