Dvidas sobre livros mercantis 1 - Para o registro do balano como documento de interesse, na Junta, exige-se que seja informado

o nmero das folhas do livro Dirio em que foi retirado o balano? No, apenas o n da autenticao e data. 2 - Se o usurio alega que no registrou o livro, mas quer registrar o balano, haveria alguma irregularidade contbil? Contbil no, mas para fins de autenticao sim. Como mencionado na pergunta anterior, o balano para ser registrado como documento de interesse dever conter nele informaes referentes ao registro do livro Dirio. 3 - Se durante o perodo de escriturao o nome empresarial tiver sido alterado, qual nome dever ser colocado nos termos? O nome empresarial dever estar de acordo com o vigente na data da lavratura dos termos. 4 - O livro parcialmente escriturado pode ser ressalvado? No permitido por lei o registro de livro parcialmente escriturado, ele dever estar totalmente em branco ou totalmente escriturado na hora da apresentao/protocolo para autenticao na Jucemg, e, ressalvas devem ser elaboradas com a finalidade apenas de retificar dados dos termos e no do contedo dos livros. 5A- O livro de registro de duplicatas no obrigatrio? O registro de duplicatas, embora seja um livro obrigatrio conforme legislao comercial, para efeitos do Imposto de Renda constitui um livro facultativo, excetuados os casos de sua utilizao para fins de escriturao resumida do Dirio, ou seja, se a empresa adotar a escriturao resumida do Dirio, o registro de duplicatas ser utilizado como livro auxiliar da escriturao mercantil, passando assim a ser de registro obrigatrio e apresentado juntamente com o Dirio para autenticao. 5B - A obrigatoriedade legal para todos os tipos jurdicos? Se ocorrer faturamento com prazo superior a trinta dias, o registro passa a ser obrigatrio para qualquer tipo jurdico.

6 - Os dados da empresa nos termos tem que ser obrigatoriamente compatveis com a data da lavratura destes termos? Sim, porque a conferncia entre os dados dos termos com as informaes constantes do cadastro SRM feita de acordo com a data destes termos e, se estas informaes estiverem divergentes, as exigncias devero ser levantadas.

7 - Se ocorreu mudana do endereo da sede, administradores e nome da empresa no ms de Julho e o livro apresentado est com o perodo de Janeiro a Dezembro, como ficam os dados dos termos? A conferncia dos dados dos termos com as informaes constantes do cadastro SRM feita de acordo com a data destes termos, independentemente do perodo de escriturao. Ex: a empresa alterou o nome empresarial no ato arquivado em julho de 2010 e est apresentando em maro de 2011 o livro dirio referente ao exerccio de 2010 ( janeiro a dezembro) com os termos datados de maro de 2011, os dados dos termos devem ser os constantes do SRM em maro de 2011, o nome empresarial dever ser o atual. 8 - No livro em branco, como fica o perodo de escriturao? No havendo escriturao, o perodo no dever ser informado, j que no se sabe quando se iniciar e/ou terminar a escriturao do livro. 9 - No balano contido no livro deve ser aposto carimbo de autenticao? No, se a empresa necessitar de autenticao no balano dever protocol-lo e arquiv-lo como documento de interesse. 10 - O Plano de Contas includo no Dirio, deve ser aposto no incio, no final ou no faz diferena? Para fins de autenticao no faz diferena se o Dirio tem ou no o Plano de Contas. Alguns contadores costumam inseri-lo aps o termo de encerramento. 11 - Empresas cuja lei permite a escriturao no ltimo dia do ms, deve ter no termo de encerramento, perodo de escriturao, a abrangncia do 1 dia do ms do ltimo lanamento? Ex.: lanamentos 31/01/10 at 31/12/10 no termo ser 01/01/10 31/12/10 ou 31/01/10 31/12/10? A escriturao por partida mensal aquela em que a empresa lana em seu Dirio, no ltimo dia de cada ms, toda a movimentao do estabelecimento dos meses respectivos, assim sendo, esta empresa pode inserir no termo de encerramento o perodo como sendo de 01/01/2010 31/12/2010 ou de 31/01/2010 31/12/2010, estando correta a informao em ambos os casos.

12 - Pode haver em um livro dois ou mais perodos de escriturao? H dois casos distintos para este tipo de situao que so aceitas pela Jucemg: Em uma s encadernao a empresa encapa dois livros distintos, cada um com seus respectivos termos de abertura e de encerramento, recolhendo taxa para duas autenticaes; Em uma s encadernao a empresa encapa dois perodos como um s livro, com apenas um termo de abertura e de encerramento, recolhendo taxa para apenas uma autenticao. Ex: No termo de encerramento poder ser informado: Perodo de escriturao de 01/01/2009 31/12/2009 e de 01/01/2010 31/12/2010 ou perodo de escriturao de 01/01/2009 a 31/12/2010. Obs.: o usurio dever ser orientado procurar a Receita Federal antes de protocolar o livro para verificao da legitimidade deste procedimento adotado pela empresa.

13 - O termo de abertura pode estar assinado por um contador e o de encerramento por outro contador e da mesma forma para a ressalva? No muito comum a situao da assinatura de contadores diferentes para o termo de abertura e para o de encerramento, mas pode ser aceito sim, se as datas da lavratura dos termos forem diferentes, entendo que ambos passam a ser responsveis pela escriturao deste livro. Quanto s assinaturas da ressalva, determina a IN 107/2008 que elas sejam as dos signatrios dos termos, ou seja, o contador que assinar o termo de abertura dever ser o mesmo assinar a ressalva para este termo.

14 - Scio cotista pode assinar Termos, Balano e DRE juntamente com o scio administrador? A legislao determina que os Termos, Balano e DRE sejam assinados pelo scio administrador e pelo contabilista responsvel. Mas no h proibio expressa que conste tambm a assinatura de scio, o que poder ser aceito.

15 - Existem livros (normalmente de cidades vizinhas) que alm das assinaturas nos termos, j contm assinaturas para o caso de ser necessrio fazer alguma ressalva. Isto pode ser aceito? Sim. Se os termos estiverem corretos e no havendo necessidade de ressalva, dever ser solicitado ao usurio que as assinaturas excedentes sejam anuladas.

16 - No Termo de Abertura pode conter perodo de escriturao? Esta informao motivo de pendncia? Se a data do Termo de Abertura for de 31/12 no h motivo para pendncia, agora, se a data do Termo de Abertura for a do incio do exerccio social a informao do perodo dever ser lanada apenas no Termo de Encerramento, devendo neste caso ser solicitada a excluso do perodo do Termo de Abertura.

17 - Se o livro estiver s colado e no for costurado ser considerado como encadernado ou como folha solta? Para ser considerado como livro encadernado obrigatrio que ele esteja costurado, caso contrrio, ser considerado como folhas soltas, havendo assim, a necessidade de autenticar todas as folhas, para evitar substituies destas aps o registro do livro.

18 - Como feito o cadastro de livro de leiloeiro? O cadastro dos livros dos leiloeiros realizado pelo nmero da matrcula e a conferncia dos dados realizada confrontando com uma listagem elaborada pela Gerncia dos Agentes Auxiliares do Registro do Comrcio.

19 - A anlise dos livros dos leiloeiros e tradutores pblicos ser feita no interior ou sero obrigatoriamente enviados para BH? Por enquanto, apenas o cadastramento ser realizado no interior, isto para que haja a tramitao do livro no SRM, mas a anlise final ser feita em BH para controle e fiscalizao da GAAC.

20 - Se um livro for autenticado em branco, e, quando do incio da escriturao ocorrer erros de lanamentos, estes erros podem ser corrigidos no prprio livro? - Como dever ser feito? A Instruo Normativa no menciona nada a respeito de erro de lanamentos nos livros registrados em branco, por isto, seria conveniente observar, nestes casos, o que est previsto nas Normas Brasileiras de Contabilidade NBC T 2.4 da Retificao de Lanamentos utilizando como formas de retificao o estorno, a transferncia e a complementao, onde o histrico do lanamento dever precisar o motivo da retificao, a data e a localizao do lanamento de origem. No caso dos lanamentos realizados fora da poca devida devero consignar, nos seus histricos, as datas efetivas da ocorrncia e a razo do atraso.

21 - Se a empresa mudou a denominao social e vai autenticar um livro com o nome anterior ele pode ser autenticado? As datas dos termos devero ser verificadas pois a conferncia dos dados no SRM ser realizada de acordo com estas datas, ou seja, se estas datas forem posteriores mudana, o nome empresarial dever estar atualizado.

22 - Como posso saber se o livro Razo ou Razo Analtico, se no h informaes que permita esta conferncia? As informaes que devero ser conferidas so aquelas lanadas nos termos. Se no houver como conferir os dados mencionados nestes termos, a responsabilidade da informao da empresa e do contador responsvel, assim sendo, se os dados exigidos estiverem de acordo com os do cadastro de livros e de documentos do SRM , o livro dever ser aceito, cadastrado e autenticado pelo servidor responsvel.

23 - Quando aceito o Balano de Abertura? O Balano de Abertura dever ser aceito nos seguintes casos (Art.19 Lei 8541/92): * Pessoa Jurdica dispensada da escriturao contbil perante a Legislao Fiscal * Pessoa Jurdica obrigada a iniciar ou reiniciar a escriturao contbil

* Pessoa Jurdica que abandonou a escriturao contbil * Pessoa Jurdica que, embora desobrigada, manteve escriturao regular * Pessoa Jurdica que nunca manteve escriturao contbil.

24 - Dados do ano anterior que ficaram errados podem constar do livro atual? - Onde e como proceder? Conforme determina a IN 107, erros de escriturao em livro j autenticado, devero ser retificados no livro do exerccio social em que se detectou os erros, mais no menciona qual procedimento dever ser observado para se fazer a retificao. Estes acertos devero ser lanados por ordem cronolgica, no incio do livro atual e conter histricos que indiquem a localizao destes erros, e, aps os acertos, na sequncia dever ser iniciada a escriturao do livro atual, devendo o termo de encerramento fazer referncia aos perodos lanados no livro, ou seja, o do acerto e o do perodo atual.

25 - Como saber se no caso da perda do livro (publicao de extravio) o livro idntico ao extraviado? Na realidade no temos como saber se o livro realmente idntico ao extraviado. O que podemos conferir no SRM o nmero de folhas e o perodo de escriturao. Se o novo livro estiver divergente nestes itens, lanamos as pendncias, para que os acertos sejam feitos de acordo com o SRM. 26 - O IPI j registrado na Receita Estadual, quando apresentado para registro na Junta Comercial e o nmero de ordem no estiver conferindo com o SRM, deve ser colocado pendente? Sim. Qualquer livro que for apresentado Junta Comercial para registro, e, que esteja com divergncias em relao ao SRM, dever ser colocado em exigncia, independente de estar ou no autenticado pela Receita Estadual ou de ser ou no livro de registro obrigatrio na Junta Comercial.

27 - Pode se aceitar assinaturas de contabilistas em carimbo do escritrio de contabilidade? No. A assinatura e a identificao apostos nos termos dever ser do contabilista responsvel conforme resoluo CFC 411/76 e ofcio do CRCMG de n 0029/78 encaminhado Jucemg e por esta acatado.

28 - Livro pendente, o usurio retira e devolve sem atender as pendncias dentro do prazo, ele pode ser aceito e ser indeferido? Pode ser aceito, para que no sofra nova taxao. Quanto ao indeferimento, a regra para processos e no se estende aos livros.

29 - Aps a aprovao o livro tem prazo para ser retirado? A IN 107 em seu art. 30 menciona que os livros autenticados no retirados no prazo de trinta dias contados da autenticao, podero ser eliminados.... A Jucemg aguarda um perodo maior para eliminao.

30 - O usurio tem prazo para retirar o livro pendente? No existe prazo determinado pela legislao para que o usurio faa a retirada de livro pendente.

31 - Quando o livro numerado por pginas pode haver escriturao no verso do Termo de Abertura, desde que a pgina esteja numerada, e, como fica a numerao das pginas seguintes? Se as folhas do livro forem numeradas no anverso e verso, ou seja, numeradas por pginas, todas elas devero estar numeradas e escrituradas sem exceo, porque no pode haver espaos em branco (sem escriturao) no livro.

32 - No SRM, na opo de cadastro de termo, lanado tambm o termo de transferncia (at agora os termos eram arquivados, mais sem lanamento no sistema)? A opo existente no SRM para cadastro de termo exatamente para cadastrar o termo de transferncia e o de ocorrncia(no caso do cancelamento e/ou do encerramento da empresa), caso venha a acontecer. Devero ser cadastrados e so isentos de taxa.

33 - Empresa transferida de Cartrio para a Junta Comercial com o ltimo livro l registrado, totalmente escriturado e por pginas, onde ser lanado o Termo de Transferncia? Como o Termo de Transferncia tem que ser lanado no livro, na primeira pgina aps o ltimo lanamento, e, no havendo espao em branco para essa finalidade, o termo dever ser lanado por cima dos ltimos lanamentos existentes por assim exigir o art. 15 do Decreto 64.567/69.

34 - Quando for necessrio fazer ressalva e implicar em assinaturas diferentes das constantes no termo, como por exemplo, assinatura de outro administrador, dever constar a qualificao deste administrador? Conforme determina a IN 107/2008, as assinaturas das ressalvas devero ser as mesmas dos signatrios dos termos. Se ocorrer de outro administrador ou contador assinar a ressalva, eles devero assinar tambm os termos. Neste caso, o autenticador dever verificar se o mandato do administrador fecha com as datas dos termos. Confirmada a informao, dever exigir a traduo da assinatura e a indicao da funo, sendo dispensado da indicao da qualificao que j consta do SRM. Outra coisa que dever ser observada, que, se no SRM constar que as assinaturas dos administradores so apenas em conjunto, todos eles devero assinar tanto os termos quanto a ressalva.

35 - Livro de Atas poder ser autenticado em folhas soltas, devero ser chanceladas, inclusive as folhas em branco? Sim, os livros de atas podem ser autenticados como folhas soltas, com a chancela da Jucemg, mas todas elas devero estar em branco ou totalmente escrituradas. 36 - Cada ano de exerccio refere-se a um livro ou poder o livro conter mais de um ano de exerccio? A regulamentao do IR menciona que findo cada exerccio social, a empresa dever fazer o levantamento do inventrio, do balano patrimonial e o de resultado econmico, dando declarao destes Receita Federal, nos quatro primeiros meses do exerccio seguinte. Portanto, um livro no poderia conter mais de um exerccio. Mas a Junta Comercial observa a regulamentao do DNRC, que isenta as Juntas Comerciais de qualquer responsabilidade com relao ao contedo dos livros, assim sendo, se os dados dos termos estiverem corretos, inclusive a indicao do perodo de escriturao no termo de encerramento, o livro poder ser registrado sim.

37 - O perodo de escriturao do livro refere-se ao primeiro dia do lanamento e ao ltimo dia necessariamente ou no? O perodo de escriturao dever ser efetivamente o do primeiro e do ltimo lanamento do livro, podendo ou no coincidir com o exerccio social.

38 - E quando o incio da atividade anterior a data de constituio considera-se o perodo de escriturao a partir do incio da atividade? Quanto ao incio das atividades, juridicamente a empresa passa a existir, legalmente, somente partir do registro do seu contrato social e da obteno, na sequncia, da inscrio na Receita Federal (CNPJ), na Receita Estadual (Inscrio Estadual), e, na Prefeitura Municipal (Alvar de Funcionamento). A partir da, a empresa poder entrar em funcionamento emitindo notas fiscais, assim sendo, a movimentao anterior ao registro do contrato social considerada irregular perante os fiscos municipais, estaduais e federais. Portanto a data de incio do perodo de escriturao no pode ser anterior ao do registro do contrato social.

39 - Termo de Transferncia referente a mudana do tipo jurdico e inscrio de transferncia de sede, quando ocorre dentro do mesmo exerccio, a empresa dever fazer dois livros ou o termo dever ser lavrado na penltima folha do livro que ocorreu a mudana ou a transferncia? No caso de transformao da natureza jurdica, o termo de transferncia pode ser lanado no verso da folha que estiver com os ltimos lanamentos antes da transformao, no havendo necessidade de elaborar dois livros. J no caso da transferncia de sede, geralmente necessrio a confeco de dois livros, sendo lanado no ltimo livro, registrado na sede de origem, o termo de transferncia.

40 - Referente ao livro j autenticado, com erro, retifica-se estes lanamentos no livro posterior. Quando ocorre erro no saldo do livro como dever ser feito essa retificao? Com relao retificao de erro em livro j autenticado, este ser retificado no livro do exerccio que se detectou o erro, podendo no ser, necessariamente, o livro imediatamente posterior, e, a IN 107 no especifica o tipo de erro, se de escriturao ou se de saldos, portanto em se tratando de qualquer tipo de retificao a mesma exigncia dever ser observada.

41 - Quando o livro impresso somente no anverso e, nos termos de abertura e encerramento constar folhas e, nas demais, pginas, motivo de pendncia? A impresso das palavras folhas ou pginas no cabealho ou rodap destas no importa. O que dever ser observado a face da folha em que foi lanada a numerao, se no anverso e no verso, ou se apenas no anverso. Se no anverso e verso, a expresso correta para o total de pginas; se apenas no anverso, a expresso correta passa a ser folhas.

42 - Um livro autenticado verificando-se depois que perodos anteriores no foram apresentados para registro, como proceder para regularizao? Conforme determina o artigo 15 inciso III da IN 107/2008 no se autentica livros anteriores a perodos j registrados.

43 - Quando a empresa no teve movimentao e no cadastro dela no consta registro de distrato ou cancelamento, o prximo livro poder ser registrado? Sim, basta lanar no prximo livro o balano de abertura para atualizao patrimonial da empresa conforme define o artigo 19 nico da Lei 8541/92. Exemplo: ltimo dirio registrado 02 ano 2004 o prximo ser o dirio 03 ano 2006, neste dirio 03/2006 ser lanado o balano de abertura.

44 - Quando o administrador ou titular da firma for falecido quem assina os termos? No caso de falecimento do empresrio, titular de empresa individual,dever ser arquivado ato comprovando a nomeao do inventariante e este poder assinar os termos. Nas sociedades, se no tiver outro administrador nomeado, dever ser arquivado ato de alterao/ata de reunio ou assembleia com a nomeao de novo administrador.

45 - No Registro de Inventrio como deve ser informado o perodo de escriturao, de 01/01 a 31/12 ou apenas 31/12? Ambos esto corretos, porque o inventrio apurado no mesmo dia do Balano Patrimonial, ou seja, no ltimo dia do exerccio social, mas se refere a todo o exerccio, qualquer uma das datas esto corretas. 46 - Se der entrada em livros como microfichas e no tendo na unidade mquina para leitura dessas, como proceder? Para cadastrar e autenticar microfichas necessrio ter a disposio a mquina para a leitura das microfichas e como nem todas as unidades tm sua disposio este equipamento, dever ser observado o seguinte: a) Para fins de cadastramento, solicitar ao usurio que as informaes necessrias para o cadastro sejam apostas no DAE; b) Aps o cadastramento fazer a tramitao no SRM para a sede; c) A sede providenciar a conferncia e a autenticao das microfichas e o envio para a unidade de origem para sua devoluo ao requerente. Obs.: Favor no enviar as microfichas para a sede sem o cadastramento e a respectiva tramitao no SRM para evitar o extravio destas.

47 - Como proceder se o usurio extraviar o protocolo/comprovante de pagamento para retirada do livro? Para retirada de livro (pendente ou autenticado)cujo comprovante de protocolo foi extraviado, necessria a apresentao de autorizao assinada pelos signatrios dos termos, com os seguintes dados: Os dados da empresa (nome empresarial, NIRE, CNPJ e endereo da sede); A comunicao do extravio do comprovante de servio; A identificao da pessoa autorizada a retirar o livro; Data e assinaturas dos signatrios dos termos que sero conferidas com as constantes do livro pelo autenticador.

48 - Podem ser autenticados livros de empresas ativas que tenham no seu cadastro o arquivamento de Determinao Judicial? Sim, a determinao, na maioria dos casos, probe o registro/arquivamento de documentos e no autenticao de livros, a no ser que, especificamente, contenha a proibio do registro de livros.

49 - Os livros impressos de grfica como o Registro de Entradas, Registro de Inventrio, Registro de Duplicatas, Registro de Transferncias de Aes e vrios outros vm com os termos de abertura e encerramento impressos na primeira pgina numerada e no verso da ltima pgina numerada, qual o procedimento a ser adotado nestes casos? Estes livros, na sua grande maioria, so numerados tipograficamente por folhas e o Decreto 64.567/69 menciona no seu Artigo 6 que os termos sero lanados respectivamente na primeira e na ltima pginas tipograficamente numeradas, assim sendo, o termo de abertura lanado na primeira pgina numerada est posicionado corretamente, j o termo de encerramento, impresso pela grfica, dever ser desconsiderado e lanado na ltima pgina numerada do livro. 50 - Nos casos de converso de sociedade simples para empresria, transformao da natureza jurdica e na transferncia da sede de outra UF para MG dever ser mantida a sequncia do n de ordem ou a numerao dever iniciar de 01? Nestes casos a sequncia de ordem do livro dever ser mantida, devendo para isso, ser lanado no ltimo livro autenticado no cartrio ou na Junta Comercial de Minas, se transformao da natureza jurdica, ou na Junta Comercial de origem, o termo de transferncia a ser autenticado pela Junta Comercial e lanado no SRM, para que a sequncia no nmero de ordem seja mantida.

51 - Uma empresa registrada na Junta Comercial em 2005, por exemplo, apresenta em 2011 para registro o Dirio n01, com perodo de escriturao de 2010, este livro pode ser autenticado ou dever ser exigido que os perodos anteriores, ou seja, de 2005 a 2009, sejam apresentados primeiro para na sequncia registrar 2010? O livro do perodo de 2010 pode ser registrado sem a exigncia dos perodos anteriores sem nenhum problema, pois a empresa pode no ter tido movimentao nestes perodos. Nesta hiptese, exigir certido especfica informando os livros autenticados pela Junta de origem, caso tenha ocorrido transferncia de sede de outra UF.

52- Como proceder no caso de apresentao de livro assinado por procurador do representante legal da empresa? A procurao dever ser arquivada anteriormente ao requerimento de autenticao do livro, dever conter poderes especficos para registro/autenticao de livros mercantis e a data desta deve corresponder data de assinatura dos termos.

Ex: procurao outorgada pela empresa por meio de seu representante legal em 5/5/2011. Os termos devero ter data igual ou posterior a 5/5/2011, independentemente do exerccio a que se refere o livro. Caso a procurao j tenha vencido o prazo de validade, ela dever ser apresentada para arquivamento com uma justificativa em declarao assinada pelo representante legal ou contador de que ela est sendo arquivada para autenticao de livros com os termos assinados no perodo de sua validade, apenas para atendimento s disposies da IN 107 do DNRC.

53 - Empresa que transferiu seu registro do cartrio para Jucemg ou sua sede de outra UF para MG , para efeito de regularizao de sua escriturao, pode autenticar livros de exerccios anteriores a transferncia? Pode , observada a sequncia da numerao e desde que a data dos mesmos esteja posterior ao registro da empresa na Junta Comercial.

54 - Uma empresa cancelada administrativamente pela Jucemg, pode requerer a autenticao de livro referente a exerccio social anterior a esta medida administrativa? Pode, observada a sequncia da numerao.