IT Scorecard et Stratgie d'entreprise

AFAI Juin 2002

Suite de larticle : Ainsi, mettre en uvre ces concepts doit tre ralis suivant une dmarche pratique, dpourvue de tout intellectualisme. C'est l'objectif de ce manuel, qui propose une dmarche pratique d'application de l'IT Governance dans l'entreprise. Ce manuel comporte les chapitres suivants: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Les systmes d'information dans le modle de gouvernance global de l'entreprise Le IT scorecard : Tableau de pilotage de l'informatique et des technologies IT scorecard : la vue Contribution au BUSINESS IT scorecard : la vue Rentabilit FINANCIERE IT Scorecard : la vue Orientation UTILISATEURS IT Scorecard : la vue Performance OPERATIONNELLE IT Scorecard : la vue Prise en compte du FUTUR ANNEXE 1 - Contrat de projet Annexe 2 Analyse des cots informatiques Annexe 3 Questionnaire de sensibilit aux concepts d'IT Governance

Ce manuel a t ralis par un groupe de travail de l'AFAI, compos de : - Jean-Louis Leignel - Jean Bourdariat - Jean Falck - Patrick Timsit - Jean-Pierre Wojtyna

1. LES SYSTEMES D'INFORMATION DANS LE MODELE DE GOUVERNANCE GLOBAL DE L'ENTREPRISE Lorsquon parle d'IT Governance et du rle que ce concept peut jouer au sein de lEntreprise, la question se pose immdiatement de savoir quel niveau de management on se situe. En effet, cest un peu comme pour les Objectifs et les Moyens, lObjectif dun niveau donn pouvant souvent tre vu comme un Moyen au niveau suprieur. Il en est de mme pour le IT Governance qui, au niveau le plus lev, doit tre considr comme la contribution de lInformatique une stratgie dEntreprise prenant en compte la cration de valeur pour lensemble des parties prenantes (actionnaires, clients, salaris, partenaires ), mais qui peut aussi se dfinir comme tant la transposition au niveau Informatique des principes de Corporate Governance.

Figure N1 : Conseil d'Administration et PDG

Directeur Systme dinformation et Informatique

Directeur Division N1

Directeur Division N2

Directeur des Etudes

Directeur Exploitation

IT Governance

Corporate Governance

Etant donn quil y a une vidente intersection entre les deux concepts et de nombreuses relations de cause effet entre les indicateurs de performance de lInformatique et la contribution de cette mme Informatique la stratgie de lEntreprise (voir exemple en Figure N2), il est donc indispensable denglober les deux points de vue pour dfinir le IT Governance et donc de btir un outil de pilotage de lactivit informatique (le Tableau de Bord Prospectif Informatique) correspondant au primtre le plus complet du IT Governance. Cette dmarche suppose tout d'abord de positionner les Systmes d'Information au sein d'un Modle global de Gouvernance d'entreprise selon le schma ci-dessous, qui part de la

Stratgie de l'Entreprise et la dploie par des Projets relatifs ses Processus oprationnels, ces projets ayant en gnral 3 volets de poids relatif trs variable selon les cas : 1- Organisation 2- Systmes d'Information 3- Comptences

Le primtre du IT Governance concernera donc aussi bien les bonnes pratiques en matires de fonctionnement des IT et de mise en uvre des Projets, que tout le processus de hirarchisation et de slection des Projets ayant une forte composante informatique.

Modle de Gouvernance Objectifs Projets

Projet

STAKEHOLDERS

Stratgie Vision

ORGANISATION - Ressources - Activits

Comptences

PROCESSUS
Systme d'Information

Projets
Monitoring
26 Janvier 2001

En illustration de ce Modle de Gouvernance appliqu l'Informatique, la Figure N2 cidessous dcrit la contribution forte que peuvent avoir des projets informatiques la Stratgie de l'Entreprise via certains Processus oprationnels, dont l'amlioration de performance peut s'avrer trs dpendante des Systmes d'Information.

Figure N2 :

Exemple dobjectif Stratgique de lEntreprise

accrotre la rentabilit

Dclinaison oprationnelle

accrotre les ventes

rduire les cots

accrotre la satisfaction des clients

Crer de nouveaux canaux de distribution

Optimiser voire repenser les Processus

Dclinaison Informatique

Mettre en place des outils de CRM ( Customer. Relationship Management)

Utiliser les technologies WEB

Mettre les NTIC au service des processus.

Gestion de la Force de vente Propositions commerciales Call Centers

- Internet - Extranet -

- ERP - PDM (Product DataManagement) - Communication / rseaux ..

Cette dclinaison de la stratgie est ralise dans le domaine informatique. Des dclinaisons dans d'autres domaines, hors informatique, sont bien sr possibles. Ainsi, l'objectif "Accrotre les ventes" pourrait aussi tre dclin au plan management RH par "Accrotre l'efficacit commerciale", et ce dernier en "Refondre le systme d'objectifs et de rmunration des commerciaux" et "Former les vendeurs la ngociation".

..

2. LE IT SCORECARD : TABLEAU DE PILOTAGE DE L'INFORMATIQUE ET DES TECHNOLOGIES

En 1992, Kaplan et Norton ont introduit le concept de balanced scorecard pour donner au top management un outil de pilotage exhaustif prenant en compte, au-del des indicateurs financiers traditionnels, lensemble des indicateurs oprationnels cls qui conditionnent le succs de lentreprise moyen-long terme. Pour cela, ils ont ajout la vue financire trois vues supplmentaires (les clients, les processus internes, linnovation / gestion de comptences) pour mettre en perspective les diffrents objectifs concourant la stratgie de lEntreprise, ainsi que les moyens pour les atteindre. Ces vues peuvent tre transposes au niveau Informatique, mais il est indispensable de rajouter une vue contribution au Business sous peine de risquer de dconnecter lInformatique de la stratgie de lEntreprise. Les cinq vues du IT scorecard peuvent tre reprsentes selon le modle de la figure N3, qui montre quelles sont toutes en interaction. Figure N3 : Les 5 vues du IT scorecard pour le pilotage de l'informatique et des technologies.

Vue Contribution au business

Vue Rentabilit financire

Vue Performance oprationnelle Vue Utilisateurs Vue Prise en compte du futur

Bien que la contribution au Business et la stratgie de lentreprise ne se place pas sur le mme plan que les autres vues , qui sont plus strictement de nature informatique, il peut tre utile de reprsenter les cinq vues du IT scorecard dans une projection plat , qui ressemble davantage la reprsentation habituelle du scorecard .

Cest cette reprsentation plat du IT scorecard quillustre la figure N3 bis ci-dessous.

Figure N3 bis : reprsentation plat des 5 vues du IT scorecard

Rentabilit FINANCIERE

Orientation UTILISATEURS

Contribution au BUSINESS

Performance OPERATIONNELLE

Prise en compte du FUTUR

A quoi et qui sert le IT scorecard? Par la prise en considration exhaustive des proccupations relatives l'informatique et aux Technologies manant de tous les acteurs (voir figure N4), le IT scorecard est un outil remarquable de pilotage mais aussi de communication permettant de mieux intgrer lInformatique la vie de lEntreprise. Figure N4 : Proccupations des acteurs

Acteurs
Conseil dAdministration Direction Gnrale Comit de Direction

Principales questions
- Quelle est la valeur produite par l'IT ? - Est-ce que l'IT favorise ou freine la croissance ? - Est-ce que l'IT encourage linnovation et la gestion des comptences ? - Est-ce que la Direction Informatique est bien gre ? - Nos investissements en IT sont-ils rentables ? - Comment l'IT peut-elle favoriser la prise en compte des besoins des clients ? - Comment l'IT peut-elle amliorer la productivit ? - Est-ce que l'IT nous permettra de mieux nous positionner pour rpondre aux futurs besoins du march ? - Est-ce que les biens et les oprations de lEntreprise sont correctement protgs ? - Est-ce que les principaux risques pour le Business sont matriss (back-up,..) ? - Les processus de contrle sont-ils en place et efficaces ? - Ne fait-on rellement que des choses utiles pour lEntreprise ? - Sommes-nous performants et efficaces ? - Que devons-nous amliorer pour atteindre nos objectifs ? - Est-ce que nous satisfaisons toutes les attentes de notre environnement ? - Sommes-nous suffisamment attractifs pour attirer les comptences dont nous avons besoin ?

Directions oprationnelles Clientes

Audit

Direction Informatique

Le IT scorecard nest pas seulement un nouveau systme de mesure au service des Directions Informatiques. Pour quil donne sa pleine mesure, il doit tre utilis comme un vritable systme de management permettant notamment de :

   

mettre en cohrence la stratgie Informatique et la stratgie de lEntreprise. obtenir le consensus de lEntreprise sur la stratgie Informatique. communiquer cette stratgie toute lentreprise. dcliner la stratgie informatique au niveau des diffrents dpartements de cette Direction, jusquaux objectifs individuels de son personnel. affecter les ressources et laborer les budgets en fonction de cette dclinaison dobjectifs. mettre en vidence la productivit de la Direction Informatique. montrer la contribution de l'IT la performance de lEntreprise. sapproprier les innovations en matire d'IT utiles pour lEntreprise. grer les comptences de la Direction Informatique et contribuer grer les comptences-cls de lEntreprise. assurer un retour dexprience sur la stratgie informatique et laffiner progressivement.