Coordinacin y Supervisin

Una vez aprobada una planificacin de un proyecto, el paso siguiente necesario es el de hacer cumplir esta planificacin, y proceder a la ejecucin y desarrollo del mismo. Para ello, como hemos adelantado previamente, es necesaria la actuacin de un equipo de personas que se encarguen de la puesta en funcionamiento y supervisin de todas las actividades del proyecto, as como el control de la correcta implementacin de los planes realizados, entras palabras, medir el progreso del proyecto. Al frente de este equipo se situar un director o jefe del proyecto, que ser el ltimo responsable de la coordinacin del equipo de gestin, y de todos las partes involucradas en el proyecto, as como del control de las actividades, tareas, costes, uso de los recursos Para poder llevar a cabo estas tareas, es necesario disponer de una correcta programacin, as como de las herramientas adecuadas de control. Estos dos aspectos sern tratados a lo largo de este captulo

Programacin del Proyecto

Una de las herramientas ms importantes a la hora de gestionar un proyecto, consiste en el establecimiento de una programacin, que permita establecer un guin temporal de las acciones y tareas a desarrollar durante la ejecucin del proyecto, es decir, un calendario claro y especifico, obtenido a partir de la planificacin realizada, y que tenga en cuenta todos aquellos factores decisivos a la hora de realizar los trabajos, desde el orden necesario de las trabajos, a la disponibilidad de los recursos.

Calendario de ejecucin:
Este calendario especifica las fechas y el orden claro de todas las tareas y actividades del proyecto, y se obtiene directamente como resultado del proceso de planificacin del mismo. A su vez, dar lugar a la principal de las herramientas a utilizar a la hora de llevar a cabo el control del proyecto. El como preparar un calendario ser tratado en el siguiente captulo.

Control y Seguimiento del Proyecto

Una de las responsabilidades esenciales del jefe de proyecto y de las instancias jerrquicas involucradas en la operacin es el seguimiento y control de los resultados, as como la adopcin de las medidas correctoras que sean necesarias para reencauzar la situacin cuando se requiera. El organigrama funcional expresa el circuito de interrelaciones entre la ejecucin, la programacin y la direccin para efectuar el control del proyecto.

El control slo es posible si previamente los objetivos del proyecto han sido definidos con la suficiente claridad y precisin. El control consiste, precisamente, en comparar lo que acontece en la realidad con lo que anteriormente se haba previsto, y tomar las decisiones que permitan corregir las desviaciones que se hayan producido con el objeto de alcanzar las metas fijadas. Puede decirse que el control del proyecto empieza en el momento en que se inicia el proceso de definicin de los objetivos. La etapa de programacin es el punto de partida del procedimiento de seguimiento y control, que deber referirse constantemente a la gua que supone la planificacin realizada. Para poder desarrollar una correcta labor de supervisin se recomienda seguir los siguientes pasos: Creacin de un plan de referencia El plan de referencia es la planificacin del proyecto que se considera definitiva antes de empezar a ejecutar el proyecto. Este instrumento se utiliza para comparar la evolucin del proyecto real con la evolucin que se esperaba, y en los casos que el proyecto se aleje mucho del plan de referencia, en ocasiones es incluso necesario crear un nuevo plan de referencia, ms prximo a la realidad de los trabajos realizados Recoleccin de datos reales Para poder realizar un correcto seguimiento de las tareas, es imprescindible tener datos reales y actualizados que nos permitan evaluar su desarrollo. Para poder hacer esto, es necesario en primer lugar identificar que datos o informacin nos permiten evaluar correctamente la ejecucin de un proyecto, desde las fechas reales de inicio y fin, tiempo restante para su finalizacin, recursos consumidos, actividades parciales finalizadas, gastos reales Entre otros conviene tener siempre presentes como puntos o referentes de control los siguientes: Control de los Plazos Control de los Costes Control de la Calidad Una vez identificados, el siguiente paso consiste en determinar la periodicidad del

seguimiento. Este podr ser diario, semanal, quincenal o mensual, en funcin de la duracin y naturaleza de las actividades, as pues, distintas actividades pueden requerir una periodicidad del seguimiento diferente. Anlisis y Actualizacin del plan de referencia Que consiste principalmente en la Comparacin entre el plan de referencia la planificacin original del proyecto y el plan de referencia seguido en cada momento. Por tanto esta labor nos permitir ejercer una realimentacin de la programacin con valores reales para obtener una planificacin que incorpore el estado real del proyecto

Este proceso comprende: La comprobacin de la utilizacin de los recursos. La existencia de desviaciones puede revelar una subestimacin de las necesidades reales de recursos del proyecto y requerir el reclculo del proyecto para obtener un nuevo presupuesto ms ajustado a la realidad. El anlisis y comparacin de la planificacin basada en valores reales con el plan original La determinacin de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programacin y en los recursos En los casos en los que el proyecto se aleje mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan, ms cercano a la realidad del proyecto. Mtodos de Control Los mtodos de control de costes son necesarios para la gestin de costes del proyecto, ya que facilitan al jefe de proyecto informacin valiosa y oportuna sobre el estado del mismo, que ser utilizada para determinar si es necesario establecer algn tipo de accin correctora. Los dos principales mtodos de control de costes y plazos son: Mtodo de hitos: El Mtodo de los Hitos de Pago permite gestionar los costes del proyecto de manera sencilla, sin necesidad de disponer de un presupuesto detallado. Como contrapartida, se trata de un sistema poco preciso, ya que el progreso no es evaluado hasta que los hitos han sido completados, lo cual reduce el tiempo de reaccin ante posibles desviaciones. El mtodo consiste en determinar el coste asociado a los distintos hitos del proyecto, una vez stos han sido identificados, generalmente coincidiendo con eventos significativos que marquen separacin entre distintas fases del proyecto. El coste de un hito corresponde a todo el trabajo necesario para alcanzar ese hito,

de manera que el coste conjunto de todos los hitos coincida con el precio contractual. Una vez determinada la fecha esperada de finalizacin de los hitos del proyecto y su coste asociado, es posible representar grficamente los hitos del proyecto en una grafica coste-acumulado/tiempo. Uniendo stos mediante una lnea obtenemos el presupuesto esperado del proyecto. Mtodo del Valor Aadido: Este mtodo tiene en cuenta que para analizar el estado del proyecto en un instante de control dado, es preciso determinar las desviaciones producidas en costes y plazos. Pero cabe preguntarse si tiene sentido la comparacin directa entre la curva de coste de presupuesto y la curva de coste real. Si el trabajo realizado coincidiera con el planificado en el instante de control, s podramos comparar los costes de manera directa, y la desviacin en los plazos sera nula. Pero si no coincide, como ocurre casi siempre, la comparacin directa no tiene sentido, ya que ambos presupuestos para un instante dado se refieren a trabajos diferentes. Por ello, adems, la desviacin en los plazos ya no sera nula. El mtodo del Valor Aadido (Earned Value Method) pretende salvar este inconveniente mediante la definicin de un tercer parmetro denominado valor aadido o ganado, que permite realizar comparaciones entre curvas para obtener las desviaciones costes y plazos Estos mtodos van a permitir, a partir de los valores de los costes incurridos o reales y de los presupuestados, evaluar la ejecucin pasada. Adems, el denominado Mtodo del Valor Aadido posibilita analizar tendencias futuras que permitan estimar los costes y plazos de finalizacin del proyecto.

Coordinacin y Comunicacin
Quizs una de las labores ms importantes comprendidas en la coordinacin de proyectos, corresponde a la comunicacin, comunicacin entre el director de proyecto y su equipo, entre el equipo y sus subordinados, entre el cliente y el directos El objetivo de la comunicacin es mantener informados a todos los participantes de la evolucin del proyecto, as como intercambiar informacin y opiniones sobre su marcha. Este proceso se suele realizar mediante la preparacin y entrega de informes (reports), cuyo contenido depender de a quin van dirigidos. As pues nos encontraremos con: Informes para la direccin de la empresa En los cuales se presentar: Productos y resultados principales obtenidos en el curso del proyecto Puntos de control definidos (hitos) Recursos necesarios para una correcta ejecucin del proyecto Coste actual del proyecto Informes para el director del proyecto En los cuales se recoger: Organizacin del trabajo Flujo de trabajo e informacin Fecha de inicio de cada tarea

 Fecha de finalizacin de cada tarea Anomalas y/o retrasos Recursos implicados en cada actividad del proyecto Informes para los recursos En los cuales se describirn: Las tareas asignadas a cada recurso Fecha en que cada recurso debe empezar a trabajar en cada tarea Fecha limite de ejecucin de la tarea Impacto que tiene el trabajo de cada recurso en el proyecto en general Informes para el cliente Donde se presentar: La situacin real del proyecto Las desviaciones respecto a la planificacin o el coste previstos Objetivos cumplidos y resultados obtenidos.