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Las herramientas del trabajador del siglo XXI

Productividad 2.0

Miguel Snchez Prez Javier Eguluz Prez

Esta obra se publica bajo una licencia Creative Commons de tipo reconocimiento, no comercial y sin obras Derivadas. Las condiciones de uso del material original se pueden consultar en http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/es

Productividad 2.0

ndice

ndice de contenidos

1 2 3 4 5 6 7

Herramientas para la comunicacin ............................................................ 1 Documentacin colaborativa .....................................................................14 Gestin de la informacin.........................................................................23 Gestin, colaboracin y difusin de proyectos .............................................39 Organizacin de contactos y eventos .........................................................47 Bibliografa.............................................................................................61 Contacto ................................................................................................62

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Herramientas para la comunicacin

1 Herramientas para la comunicacin


1.1 Informacin de acceso
Contrasea alumno__clave

Usuario alumno__

1.2

Gmail

Servicio de correo electrnico gratuito ofrecido por Google va web, POP3 e IMAP. Comenz a funcionar en abril de 2004 como beta privada sujeta a invitaciones. En febrero de 2007 el servicio se abri a todos los usuarios que lo desearan.

1.2.1

Caractersticas
Capacidad de almacenamiento: el da de su lanzamiento en 2004 destac por ofrecer 1GB, algo inusual en la poca. Su capacidad de almacenamiento ha seguido incrementndose y en la actualidad (septiembre de 2009) es de 7.2GB. Existen planes adicionales para empresas e instituciones a travs del servicio Google Apps [http://www.google.com/a]. El tamao mximo de cada mensaje (texto y archivos adjuntos) es de 25MB. Bsqueda: utiliza el motor de bsqueda que ha determinado el xito de Google. Buscar cualquier mensaje enviado/recibido es igual de sencillo y eficaz. En el lanzamiento de Gmail se lleg a usar el eslogan "Busca, no ordenes". Conversaciones: en muchos casos, un usuario de correo electrnico suele responder los mensajes que recibe y ese cruce de respuestas puede llegar a convertirse en algo similar a una conversacin. Pero hasta Gmail, los servicios de correo electrnico no haban considerado este aspecto humano de la comunicacin y se limitaban a mostrar cada mensaje como algo independiente. Gmail introdujo este concepto, ganndose a muchos usuarios que lo aplaudieron como importante mejora en la usabilidad y gestin de su correo electrnico. Concretamente, Gmail permite a los usuarios ver fcilmente todos los correos referidos a un mismo mensaje y los agrupa visualmente para mostrar una bandeja de entrada ms organizada.

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Herramientas para la comunicacin

Etiquetas: superan en flexibilidad organizativa a las carpetas tradicionales. Las etiquetas permiten asociar diferentes palabras clave a un mismo mensaje, en vez de la nica denominacin de una carpeta. Esta caracterstica suma potencia a la bsqueda de mensajes. Etiquetas Una conversacin puede tener ms de una etiqueta. Una conversacin puede encontrarse en varias ubicaciones (Bandeja de entrada, Todos los mensajes, Mensajes enviados, etc.) a la vez, por lo que te resultar ms fcil buscarla. Puedes buscar las conversaciones por etiqueta. Carpetas Cada carpeta slo puede contener un mensaje. Es preciso recordar dnde se ha archivado un mensaje para poder recuperarlo ms adelante.

No siempre es posible realizar bsquedas especficas de cada carpeta.

Filtros avanzados: adems de permitir el etiquetado automtico de mensajes, dan la posibilidad de utilizar operadores booleanos para construir cadenas de filtrado ms eficaces. [Referencia: https://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=7190] Importar/exportar contactos: Gmail ofrece la posibilidad de importar contactos en formato CSV, probablemente el ms estandarizado en este mbito. La mayora de agendas y gestores de correo (Microsoft Outlook, Yahoo! Mail, Hotmail) incluyen la opcin de exportar toda la libreta de contactos a este formato. Una vez importado el fichero CSV correspondiente en Gmail, todos los registros se aadirn al listado de contactos de la cuenta.

A la hora de exportar tambin se ofrece la opcin del formato CSV e incluso el vCard, vinculado generalmente a libretas de contactos.

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Fuente RSS: existe la opcin de comprobar el correo de una cuenta Gmail utilizando un agregador RSS. Tan solo hay que indicar la direccin https://mail.google.com/mail/feed/atom al aadir una fuente nueva e introducir en nombre de usuario y contrasea de la cuenta Gmail para que el agregador pueda acceder a sus contenidos. Dada la diversidad de configuraciones de seguridad de los agregadores RSS que hay en el mercado, conviene recordar que no todos permiten la lectura de fuentes RSS privadas. Direcciones compuestas (alias): Gmail permite aadir cadenas de texto a una direccin de correo para dar un tratamiento especfico a los mensajes recibidos en esas direcciones complementadas. Por ejemplo, partiendo de la direccin manolo.lopez@gmail.com, se pueden enviar mensajes a manolo.lopez+movil@gmail.com, manolo.lopez+urgente@gmail.com, mano-

lo.lopez+notas@gmail.com, etc. Todos los mensajes sern recibidos en la direccin original, pero podrn aplicarse filtros diferenciados para cada variante. Integracin con otros servicios Google: progresivamente los servicios ofrecidos por Google van integrndose en diferentes funciones. Gmail est incluido en esa estrategia. Hasta ahora su principal relacin es con Google Calendar y Google Docs. Gracias a ello es posible crear un evento en el calendario desde la pgina de lectura de un mensaje en Gmail, desplegando el men Ms acciones y seleccionando Crear evento.

Adems, al recibir un fichero adjunto, Gmail comprueba automticamente si el formato es soportado por Google Docs y ofrece la opcin de abrirlo con este servicio. Gmail tambin es capaz de detectar automticamente direcciones geogrficas en los mensajes y ofrecer un enlace directo a Google Maps. Ajax: Gmail fue uno de los servicios pioneros en emplear esta tecnologa. Adems lo ha hecho ofreciendo caractersticas que mejoran la experiencia de uso. Esto se traduce en ventajas como la actualizacin de datos en pantalla 3

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sin necesidad de recargar la pgina. Tambin dispone de una interfaz basada en HTML+CSS para navegadores antiguos o no compatibles. Chat: permite hablar en directo con otros usuarios, usando una utilidad de mensajera instantnea (IM) que se ejecuta en la propia ventana del navegador. Las charlas pueden ser almacenadas en la carpeta Chat de Gmail. Desde finales de 2008, el Chat de Google tambin soporta voz y vdeo, previa instalacin de un componente en el navegador. [Referencia:

http://mail.google.com/videochat] Seguridad: el ingreso en la cuenta se realiza cifrado con SSL, salvo en navegadores antiguos en los que la conexin es sin cifrado. Accesibilidad: Google ofrece una aplicacin Java llamada Gmail Mobile (http://www.google.com/mobile/mail) que es compatible con un gran nmero de dispositivos y permite el acceso al servicio de correo. Tambin es posible acceder a una versin web para mviles, indicando gmail.com como destino en el navegador del telfono. Para terminales Android y iPhone existen aplicaciones especficas. Agregar otra direccin: el servicio ofrece la posibilidad de agregar otras cuentas de correo del usuario. De esta forma, todos los mensajes recibidos en esas cuentas pueden recibirse en una misma direccin de Gmail. [Referencia:https://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=21289] Clips de noticias: rea situada sobre los mensajes destinada a mostrar titulares, sugerencias de Gmail y vnculos patrocinados relevantes. Los titulares son recogidos de fuentes RSS que el usuario puede configurar a su gusto. Copias de seguridad: aunque Google no ofrece funciones especficas para realizar este proceso, si existen mtodos y herramientas de terceros que lo permiten. [Referencia: http://delicious.com/WebDesign/google+backup] Navegadores soportados: Internet Explorer 7, Firefox 2, Google Chrome and Safari 3.0 (o versiones superiores de estos navegadores) acceden a las caractersticas ms avanzadas de Gmail. Las versiones inferiores son igualmente soportadas, pero slo cargan las funciones bsicas del servicio de correo. Idiomas: disponible ya en ms de cincuenta idiomas.

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1.2.2

Atajos de teclado en Gmail

El uso del ratn disminuye notablemente el rendimiento en el trabajo. Las personas ms productivas utilizan casi exclusivamente el teclado y conocen los atajos directos de los programas que manejan habitualmente. Gmail tambin incluye decenas de atajos directos para todas las tareas disponibles. No obstante, los atajos de Gmail no estn activados por defecto. Para activarlos se pulsa sobre el enlace Settings/Configuracin para acceder a las opciones de la cuenta y dentro de la pestaa General se modifica el valor de la opcin Keyboard shortcuts/Combinaciones de teclas:

Despus de guardar los cambios, ya se pueden utilizar los atajos de teclado de Gmail. A continuacin se muestra una tabla con algunos de los atajos ms tiles: Tecla ? c / r a f Mays. + u z k j n Descripcin Muestra la lista de atajos disponibles y la funcin de cada uno Muestra la pgina para redactar un nuevo mensaje Posiciona el cursor en el cuadro de bsqueda Responder al remitente del mensaje Responder a todos los destinatarios del mensajes Reenviar mensaje Marca el mensaje como no ledo Deshacer la ltima accin Se posiciona en una conversacin ms reciente Se posiciona en una conversacin ms antigua Se posiciona en el siguiente mensaje

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p g+i g+s g+c

Se posiciona en el mensaje anterior Muestra la pgina de Bandeja de entrada Muestra la pgina de Mensajes destacados Muestra la pgina de Contactos

La lista completa de atajos y combinaciones de teclas se puede encontrar en http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hlrm=en&answer=6594

1.2.3

Productividad

Gmail ofrece tres mtodos de acceso diferentes (web, POP e IMAP), por lo que el correo es accesible desde cualquier punto con conexin a Internet. Siempre accesible desde cualquier lugar. Su gran capacidad de almacenamiento evita las labores de mantenimiento, copias de seguridad y posibles ampliaciones de equipo que requerira trabajar con todo el correo en un ordenador. El almacenamiento ofrecido podra afectar a la productividad, ya que se multiplicara el tiempo necesario para encontrar mensajes especficos. Pero Gmail integra el motor de bsqueda del buscador ms popular del mundo. Adems se ofrecen al usuario herramientas que permiten crear una organizacin flexible y automatizada de sus mensajes a travs de etiquetas y filtros. No ms mensajes perdidos o desordenados. El formato de conversaciones ahorra tiempo, al agrupar automticamente los mensajes similares cruzados con un mismo/s destinatario/s. Gmail da la posibilidad de recibir el correo de diferentes direcciones en una misma cuenta, reduciendo el tiempo necesario para comprobar todos los mensajes. Su integracin con Google Calendar permite crear rpidamente eventos desde el propio Gmail. Y tambin es posible conversar inmediatamente con cualquier contacto, sin necesidad de instalar ningn software, gracias al chat incluido.

1.3

Gmail Labs

Google mejora su aplicacin Gmail de forma continua. De hecho, dispone de un equipo de trabajo dedicado exclusivamente a idear y desarrollar nuevas caractersticas para Gmail. Hasta hace poco, todas esas novedades eran inaccesibles para el pblico general. Afortunadamente, Google ha decidido cambiar esa poltica y ya es posible probar

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algunas de las novedades de Gmail que todava no se han incluido de forma general. Tras pulsar en el enlace Configuracin para acceder a las opciones de la cuenta, se pincha sobre la pestaa Labs:

Al pulsar sobre esa pestaa se accede al Google Labs, una zona especial donde se muestran algunas de las novedades de Gmail que todava estn en pruebas. Para activar una funcionalidad, slo es necesario pulsar sobre la opcin Habilitar y posteriormente guardar los cambios pulsando el botn Guardar cambios. De todas las funcionalidades actualmente disponibles, las ms interesantes desde el punto de vista de la productividad son: 1) Traduccin de mensajes: utiliza Google Traductor para traducir los mensajes que recibas en otros idiomas. 2) Enlaces rpidos: permite crear accesos directos a cualquier pgina de Gmail (la pgina de un mensaje concreto, la pgina de una bsqueda habitual, etc.) 3) Superestrellas: aade nuevos iconos para marcar y destacar los mensajes de la cuenta. Por defecto Gmail slo dispone de una estrella amarilla, mientras que esta opcin aade varios colores y formas diferentes. 4) Movimientos del ratn: para aquellos usuarios acostumbrados a los gestos del ratn, esta opcin permite mejorar la productividad en el uso de Gmail gracias a los gestos del ratn. 5) Formatos de fecha personalizados: permite modificar la forma en la que se muestran la hora y la fecha de cada mensaje de correo electrnico. 6) Adicto al correo electrnico: aade un enlace llamado Take a break en la parte superior derecha de Gmail y que si se pulsa bloquea el uso de Gmail durante 15 minutos, ya que muchas veces la mejora de la productividad simplemente consiste en olvidarse del correo electrnico y del chat. 7) Respuestas prediseadas: permite guardar emails para reutilizarlos como respuesta. Se trata de algo muy til cuando se contestan una y otra vez mensajes similares. 7

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8) Ir a etiqueta: Habilita las combinaciones de teclas, pulsa "g" y despus "l" para visualizar una ventana emergente y seleccionar la etiqueta a la que quieras ir. 9) Vista previa de "Recibidos": muestra una vista previa sencilla y esttica de "Recibidos" durante la carga. 10) Varios "Recibidos": aade listas de correos electrnicos adicionales a "Recibidos" para ver an ms correos al mismo tiempo. Las nuevas listas de conversaciones pueden ser etiquetas, mensajes destacados, borradores o cualquier bsqueda que quieras, que se pueden cambiar en "Configuracin". 11) Crear un documento: te permite crear un documento de Google a partir de una conversacin de correo electrnico o un documento en blanco si las combinaciones de teclas estn habilitadas al pulsar "g" y a continuacin "w". 12) Retoques del ttulo: cambia el orden de los elementos en la barra de ttulo del navegador. De esta manera, la mayora de las veces podrs ver si has recibido un nuevo correo electrnico incluso cuando la ventana de Correo de Curso de productividad est minimizada. 13) Autocompletado de la bsqueda: ofrece sugerencias de bsqueda de contactos y operadores a medida que escribes en el cuadro de bsqueda. 14) Gadget de Google Calendar: Aade un cuadro a la columna de la izquierda que muestra Google Calendar. Consultar los prximos eventos, ubicaciones y detalles. 15) Gadget de Google Docs: aade un cuadro en la columna de la izquierda que muestra Google Docs. Muestra documentos recientes, documentos destacados y contiene la bsqueda rpida.

1.4

Google Talk

Software cliente de mensajera instantnea (IM) y telefna IP (VoIP). El servicio fue lanzado en 2005 y utiliza el protocolo abierto Jabber para su funcionamiento. Esto ltimo permite, entre otras ventajas, que el uso del servicio Google Talk pueda ser configurado desde otros clientes (ej.: Miranda, iChat, Pidgin, etc.) sin necesidad de utilizar el software ofrecido por Google. El protocolo para la transmisin de voz es Jingle, desarrollado por Google y liberado desde su lanzamiento.

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1.4.1

Caractersticas
Mensajera instantnea Google Talk es un cliente software de mensajera instantnea que permite a dos o ms usuarios mantener un chat en tiempo real. VoIP Tambin es un cliente de voz a travs de Internet que permite llamadas de PC a PC. Notificacin de correo Gracias a la integracin con Gmail, esta opcin permite recibir notificaciones en Google Talk de nuevos mensajes de correo recibidos. Correo de voz Desde 2006, Google Talk ofrece la posibilidad de dejar mensajes de voz de hasta diez minutos que posteriormente son enviados al destinatario por email con el correspondiente fichero MP3 adjunto. Gmail permite escuchar el mensaje en su propio interfaz gracias al reproductor integrado. Compartir ficheros [an slo en versiones English (US) y Portugus] Tambin en 2006, Google Talk incorpor una funcin habitual en otros clientes de mensajera instantnea. Concretamente permite a los usuarios que estn conversando, intercambiar ficheros dentro del propio Google Talk sin limitaciones de tamao o tipo de archivo. Mensajera offline Permite enviar mensajes a usuarios, aunque stos no estn conectados. Recibirn los mensajes tan pronto como vuelvan a conectarse a Google Talk. Integracin El servicio de chat ofrecido por Google Talk puede utilizarse sin necesidad de descargar e instalar el software cliente. Esto es posible gracias a la integracin en el chat de Gmail, que permite utilizar la misma infraestructura de comunicacin y almacenar las conversaciones en la carpeta Chat del correo electrnico. Seguridad La conexin entre cliente y servidor es encriptada, salvo cuando se usa la opcin chat de Gmail ejecutada en el navegador (aunque Google estudia aplicarle el mismo nivel de seguridad). Gadget Google tambin ofrece Google Talk en formato gadget, lo que permite inser9

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tarlo fcilmente como mdulo en cualquier sitio web o en el servicio de pgina principal personalizada iGoogle. Gracias al gadget se puede, por ejemplo, incluir un chat en la intranet de una empresa para mejorar la comunicacin interna con apenas una lnea de cdigo. [Referencia: http://www.google.com/ig/directory?synd=open&num=24&cat=communicat ion] Badget Se trata de una solucin alternativa al gadget. Una vez insertado en una pgina web el cdigo ofrecido por Google, el badget muestra en esa pgina un pequeo globo con el estado del usuario en ese momento (disponible, ocupado, etc.). Si el usuario est disponible, al pinchar sobre su nombre se abrir una ventana emergerte con el gadget de Google Talk y ser posible iniciar una conversacin. [Referencia: http://www.google.com/talk/service/badge/New] Bots Adems de aadir contactos humanos con los que charlar en Google Talk, tambin es posible incluir bots. Son programas con los que comunicarse para realizar consultas concretas o pedir que se lleve a cabo una accin. Por ejemplo, aadiendo como contacto al bot con la direccin

es2en@bot.talk.google.com, se podr iniciar con l una conversacin en la que todo lo que se diga en espaol ser inmediatamente respondido con su traduccin en ingls. Bots tiles: http://www.labnol.org/internet/most-useful-google-talk-bots/4347 Dispositivos mviles En los ltimos aos se han desarrollado soluciones para ejecutar Google Talk en dispositivos Blackberry, as como en modelos concretos de Nokia (770) o Sony (Mylo). Dado que Google Talk utiliza XMPP, se da por hecho que los telfonos que dispongan de un software cliente para este protocolo tambin podrn acceder a este servicio de Google. Para Android y iPhone existen versiones especficas [http://www.google.com/mobile/apple/talk]. Otra solucin es la aplicacin Fring, ya que est disponible para una amplia variedad de terminales y entre sus caractersticas permite la conexin a Google Talk. [http://www.fring.com/support/index.php?_m=downloads&_a=view]. 10

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Abierto Google Talk utiliza protocolos abiertos (Jabber, XMPP y Jingle) en todas sus funciones.

1.4.2

Productividad

Permite organizar reuniones con miembros de nuestro equipo de trabajo estn donde estn, con la posibilidad de hablar con ellos va texto o voz y sin coste econmico. Si la persona con la que se desea contactar no est disponible, no se pierde tiempo detallando en un e-mail lo que pretendamos contarle, ya que Google Talk permite dejar mensajes de voz que el destinatario puede reproducir cmodamente. Tambin es posible compartir ficheros al instante entre los participantes en una conversacin. Por ltimo, la integracin con Gmail ofrece la posibilidad de almacenar las conversaciones que puedan resultar tiles y mantener al usuario informado de nuevos mensajes recibidos en su bandeja de entrada.

1.5

Skype

Software que permite a los usuarios hacer llamadas telefnicas va Internet. Las llamadas a otros usuarios de este servicio son gratuitas. Para las que tienen como destino un telfono fijo o mvil es necesario pagar, aunque las tarifas son inferiores a las ofrecidas por compaas telefnicas tradicionales. Adems, Skype ofrece servicios adicionales como la mensajera instantnea, la transferencia de ficheros y la video-conferencia. De hecho, este ltimo punto centra actualmente el desarrollo de la prxima versin del programa. El software est disponible para un buen nmero de plataformas y dispositivos. Puede utilizarse en Windows, MacOS y Linux. Adems existen versiones que permiten usar la red de Skype desde dispositivos mviles como telfonos o PDAs. La compaa fue fundada por Niklas Zennstrm y Janus Friis, quienes ya haba trabajado en proyectos como Kazaa.

1.5.1

Caractersticas
SkypeOut Permite a los usuarios realizar llamadas a nmeros de telfonos tradicionales y mviles, abonando un pago que depende de la localizacin. [Tarifas: http://www.skype.com/intl/es/prices/callrates].

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SkypeIn Skype ofrece a sus usuarios la posibilidad de tener un nmero de telfono como si de una lnea tradicional se tratara. De esta forma, cualquier usuario de telefona fija o mvil puede localizarnos en ese nmero, pagando la llamada a un nmero del pas. Como usuarios de SkypeIn recibiremos esa llamada en nuestro cliente Skype (ordenador, mvil, etc.). Actualmente (junio de 2008) este servicio est disponible en Australia, Brasil, Chile, Dinamarca, Repblica Dominicana, Estonia, Finlandia, Francia, Alemania, Hong Kong, Irlanda, Japn, Mxico, Nueva Zelanda, Polonia, Rumana, Corea del Sur, Suecia, Suiza, Reino unido y Estados Unidos. Vdeo-conferencia Este servicio fue integrado en Skype en 2006. Actualmente, incluso soporta vdeo en alta calidad con opciones de pantalla completa. Dispositivos mviles Skype ofrece en la actualidad soporte para aproximadamente 50 tipos de telfonos mviles. En 2007 incluso lanz al mercado su propio terminal bajo el nombre 3 Skyphone [http://www.3skypephone.com]. Su cliente tambin est disponible para dispositivos con Windows Mobile, Android y terminales iPhone. Skype Extras Las funciones de Skype pueden ampliarse mediante la instalacin de extras (gratuitos y de pago) desarrollados, en su mayora, por terceros. Su creciente nmero ha hecho que Skype los organice por categoras. Existe una especfica para los orientados a mejorar la productividad, aunque tambin hay herramientas igualmente productivas en otras categoras, como la dedicada a colaboracin. Precisamente en ella encontramos uno de los extras ms interesantes llamado WhiteBoard Meeting. Con l, adems de la conversacin va Skype, es posible colaborar en tiempo real con otros usuarios sobre una pizarra comn, a la que incluso pueden subirse imgenes (ej.: bocetos grfi-

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cos,

planos,

etc.)

como

si

se

llevasen

una

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fsica.

[Referencia: https://extras.skype.com] Skype buttons Solucin muy similiar a los badgets de Google Talk. Skype ofrece a sus usuarios unas lineas de cdigo que, una vez incluidas en una pgina web, muestran un globo con el estado del usuario en Skype (disponible, ocupado, etc.). [Referencia: http://www.skype.com/share/buttons/index.html]

1.5.2

Productividad

Ofrece llamadas de voz gratuitas entre usuarios en cualquier momento y lugar. Slo es necesario contar con conexin a Internet y un cliente de Skype (disponibles para ordenadores y dispositivos mviles). Si la conversacin no lo requiere o la conexin es defectuosa, Skype tambin ofrece servicio de chat. Para el caso contrario, Skype integra la opcin de video-conferencia con el correspondiente ahorro de tiempo y dinero en la organizacin de reuniones.

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Productividad 2.0

Documentacin colaborativa

2 Documentacin colaborativa
2.1 Google Docs

Aplicacin web gratuita que ofrece actualmente un procesador de textos, una hoja de clculo y servicio para realizar presentaciones al estilo de Microsoft Powerpoint o Apple Keynote. El objetivo de Google es ofertar una suite ofimtica online. No slo permite la creacin de este tipo de documentos, sino tambin su edicin colaborativa en tiempo real. Este servicio de Google surgi de dos proyectos independientes: Writely y Google Spreadsheets. Writely era un procesador de textos para la web desarrollado por una empresa de cuatro empleados llamada Upstartle. Las funciones e interfaz de Writely eran muy similares a los procesadores de textos ms conocidos. Google decidi comprar Upstartle a principios de 2006 y en septiembre del mismo ao ya ofreca Writely como Google Docs. Durante el verano, Google haba iniciado las pruebas de un servicio para realizar hojas de clculo online al que bautiz como Google Spreadsheets, despus de adquirir la startup israel iRows que ya haba desarrollado una aplicacin similar. En octubre de 2006 ambos servicios fueron lanzados oficialmente como Google Docs & Spreadsheets. Actualmente, Google Docs tambin se ofrece como componente del paquete Google Apps orientado a empresas e instituciones. Uno de los procesos que protagonizan el fenmeno Web 2.0 es la adaptacin de muchas aplicaciones al entorno web. Entre ellas, las aplicaciones ofimticas son especialmente importantes, ya que son utilizadas por un gran nmero de usuarios. Por eso Google cuenta con destacada competencia en este terreno: Microsoft Office Live: http://www.officelive.com Microsoft Office Live Small Business: http://smallbusiness.officelive.com Adobe Acrobat.com: http://www.acrobat.com Thinkfree: http://www.thinkfree.com Zoho: http://www.zoho.com

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Documentacin colaborativa

2.1.1

Caractersticas
Crear documentos Google Docs tiene un interfaz visual tipo WYSIWYG (what you see is what you get) que facilita la creacin y edicin de documentos. Su entorno de trabajo es muy similar a las tradicionales aplicaciones ofimticas de escritorio. Crear formularios Gracias a Google Docs es posible crear formularios para plantear consultas a un grupo abierto o cerrado de usuarios. Los datos recogidos por el formulario quedan registrados en su hoja de clculo asociada. Por ello, inicialmente, el proceso pasaba primero por la creacin de la hoja de clculo y posteriormente se activaba la opcin del formulario. En la actualidad, Google ha respetado ese modelo, hacindolo ms intuitivo mediante una solapa en el interfaz de las hojas de clculo.

Y como alternativa ms rpida y directa ha incluido la opcin Formulario en el botn Nuevo del men principal de Google Docs. La edicin del formulario es intuitiva y permite el uso de diferentes sistemas para dar formato a la consulta (casillas de verificacin, test, etc.).

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Documentacin colaborativa

Una vez completado puede enviarse a un grupo especfico de destinatarios por e-mail. Podrn responder el formulario desde el propio mensaje y sus respuestas sern recogidas por la hoja de clculo de Google Docs asociada. Tambin puede publicarse el formulario en un sitio web, utilizando el cdigo proporcionado en el botn Mas acciones > Incrustar (ver imagen superior). Importar/exportar Permite importar documentos, subidos por Internet o enviados por e-mail en los formatos ms populares. o Documentos: ficheros HTML, texto plano (txt), texto enriquecido (rtf), ficheros de Microsoft Word (doc), OpenDocument (odt) y StarOffice (sxw). Desde junio de 2008 tambin permite subir, visualizar y compartir ficheros PDF. o Hojas de clculo: ficheros con tabulacin por comas (csv), ficheros de Microsoft Excel (xls) y OpenDocument Spreadsheet (ods). o Presentacin: ficheros Powerpoint con un mximo de 10 MB.

Tambin es posible exportar los documentos realizados en Google Docs a los siguientes formatos. o Documentos: ficheros HTML, texto plano (txt), texto enriquecido (rtf), ficheros de Microsoft Word (doc y docx), OpenDocument (odt) e incluso PDF. o Hojas de clculo: ficheros HTML, texto plano (txt), ficheros con tabulacin por comas (csv), ficheros de Microsoft Excel (xls y xlsx), OpenDocument Spreadsheet (ods) y tambin PDF. o Presentacin: es la aplicacin menos desarrollada de la suite y an slo permite exportar en texto plano (txt), Powerpoint (ppt) y formato PDF. Colaborar y publicar Es una de las opciones ms interesantes, ya que da la posibilidad de compartir los documentos con otros usuarios e incluso permitirles participar en los mismos. Google Docs admite hasta 50 usuarios colaborando simultneamente en un mismo documento. Tambin se puede seleccionar la publicacin de los documentos. Esta opcin les asignar una URL visible en Internet, para que otros usuarios puedan acceder a esos contenidos, pero no modificarlos.

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Productividad 2.0

Documentacin colaborativa

Seguimiento de documentos publicados con Google Analytics En la pantalla Configuracin > General, Google Docs da la oportunidad de insertar el cdigo de seguimiento asociado a una cuenta de Google Analytics. De este modo, es posible obtener estadsticas sobre los documentos que sean publicados (visitas, pases visitantes, tecnologas utilizadas, etc.).

Notificacin de cambios Al abrir un documento a colaboraciones de terceros, el seguimiento de los cambios realizados puede complicarse. Para evitar este problema, Google Docs ofrece opciones de notificacin sobre modificaciones. En el caso de los documentos de texto, desde el panel derecho de la pantalla Compartir es posible ver el feed RSS encargado de recoger los cambios. La fuente RSS puede incluso aadirse al agregador preferido del usuario, para hacer un seguimiento ms cmodo. En el caso de las hojas de clculo, Google Docs cuenta con una ventana de configuracin especfica para las notificaciones, a la que actualmente se accede mediante el botn Archivo > Definir reglas de notificacin de la pgina de hoja Todas edicin de las de la

clculo. reglas

estn asociadas a la notificacin va e-mail.

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Productividad 2.0

Documentacin colaborativa

Revisiones Google Docs almacena versiones de los documentos a medida que se evoluciona en su edicin. Esta funcin permite acceder a un historial de cambios significativos de cada archivo, dando la posibilidad de consultar versiones anteriores e incluso de recuperar un documento en una versin anterior a la actual. Organizacin El panel principal de Google Docs ofrece un interfaz sencillo y claro para que el usuario pueda organizar todos sus documentos. En el lateral izquierdo se muestra un rbol con las carpetas que el propio usuario haya creado y otras bsicas ofrecidas por Google Docs. Pinchando sobre ellas, el resto de la pantalla mostrar los diferentes ficheros almacenados bajo esa clasificacin. Edicin avanzada Google Docs da la posibilidad de editar el cdigo HTML y CSS asociado a los documentos. Gracias a esta funcionalidad, los usuarios que tengan conocimientos de esos lenguajes pueden organizar los contenidos y darles el formato esttico que deseen, como se hace con las pginas web. Plantillas predefinidas [actualmente slo en ingls] Para los usuarios que no puedan realizar una edicin avanzada de sus documentos (ver bloque anterior) o simplemente deseen aplicarles un formato rpida y fcilmente, Google Docs cuenta con un catlogo de plantillas predefinidas organizadas por tipo de documento (texto, hoja de clculo o presentacin). Para crear un documento partiendo de una de estas plantillas basta con elegir la opcin From template del botn New en la pgina principal de Google Docs. Tambin puede consultarse el catlogo de plantillas en la direccin http://docs.google.com/templates

Mviles Los dispositivos mviles con conexin a Internet pueden acceder a Google Docs a travs de la direccin http://docs.google.com/m. Los documentos de texto an slo pueden visualizarse, s se permite la edicin en las hojas de 18

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Documentacin colaborativa

clculo y el acceso a las presentaciones queda restringido a terminales Android y iPhone. Atajos de teclado Tecla Ctrl. + s Ctrl. + p Ctrl. + k Ctrl. + Shift + L Ctrl. + 1 F2 Ctrl. + espacio Shift + espacio Ctrl. + m Referencia completa: http://docs.google.com/support/bin/answer.py?answer=66280 Normalmente, un particular o un negocio cuentan con numerosos documentos de texto, hojas de clculo, etc. Si se desea utilizar Google Docs como plataforma ofimtica, subir estos ficheros uno a uno ser una tarea incmoda y poco productiva. Afortunadamente Google cuenta con una aplicacin llamada Documents list uploader, capaz de subir varios ficheros simultneamente a una cuenta Google Docs, siempre que se indique el correspondiente usuario y contrasea. Es una herramienta gratuita y sencilla, que ni siquiera requiere instalacin. Puede descargarse de http://googledataapis.blogspot.com/2008/01/easily-upload-yourGuardar Imprimir. Insertar enlace. Insertar listado. Aplicar estilo de encabezado 1 (opciones: 1, 2 y 3). Editar celda activa en hoja de clculo. Seleccionar columna en hoja de clculo. Seleccionar fila en hoja de clculo. Insertar nueva diapositiva en presentacin. Accin

documents-to-google.html. Otra pequea ayuda a la productividad en el trabajo con Google Docs es la creacin de enlaces de acceso directo en el escritorio que inicien un nuevo documento instantneamente. En Windows, por ejemplo, basta con hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el escritorio y elegir Nuevo > Acceso directo.

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Productividad 2.0

Documentacin colaborativa

Las URL que habr que indicar para cada caso son las siguientes: Documentos: http://docs.google.com/?action=newdoc Hojas de clculo: http://spreadsheets.google.com/ccc?new Presentaciones: http://docs.google.com/?action=new_presentation Si la cuenta del usuario es Google Apps: Documentos: http://docs.google.com/a/tuDominio.com/?action=newdoc Hojas de clculo: http://spreadsheets.google.com/a/tuDominio.com/ccc?new Presentaciones: http://docs.google.com/a/tuDominio.com/?action=new_presentation Mas referencias actualizadas sobre herramientas para Google Docs: http://delicious.com/WebDesign/google+office+tools

2.1.2

Productividad

Acaba con el caos de un equipo de trabajo que comparte el desarrollo de un mismo documento. Normalmente, ese documento acaba cruzndose por e-mail entre sus responsables, se acaban teniendo diferentes versiones que pueden acaban en errores (algunos graves) y finalmente hay que unificar en un documento final cada una de las partes. Adems de perderse mucho tiempo, la calidad final puede verse afectada y se corren riesgos que pueden afectar el contenido del documento. Con Google Docs, los documentos estn centralizados, pueden compartirse con las personas involucradas en su redaccin, pueden editarse simultneamente y cualquier error puede solucionarse accediendo a las revisiones. Adems, en cualquier momento pueden exportarse a los formatos ms comunes e, igualmente, importarse documentos que se hayan iniciado fuera de Google Docs. El resultado es un equipo de trabajo colaborando cmoda y organizadamente, sin perder tiempo ni asumir riesgos innecesarios.

2.2

MediaWiki
MediaWiki es un software orientado a la web y utilizado para la creacin, gestin y mantenimiento de wikis. Este software es

utilizado por la Fundacin Wikimedia en todos sus proyectos (ej.: Wikipedia), todos los wikis hospedados en Wikia y otros muchos wikis particulares, corporativos e institucionales. De hecho, aunque originalmente se desarroll para la Wikipedia,

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Productividad 2.0

Documentacin colaborativa

actualmente tambin es usado por muchas empresas como gestor de contenidos (CMS). Su cdigo est desarrollado en PHP y puede conectarse a sistemas de bases de datos MySQL o PostgreSQL. Adems, su distribucin se realiza bajo licencia GNU/GPL (General Public License), por lo que se considera software libre y abierto.

2.2.1

Caractersticas
Multi-idioma Debido a la importancia de la internacionalizacin de todos los proyectos desarrollados por Wikimedia, el software Mediawiki est especialmente preparado para el desarrollo de contenidos en mltiples idiomas. Escalabilidad El proyecto Wikipedia creci rpidamente en estructura y tambin en trfico, hasta convertirse en una de los sitios web ms grandes y populares de Internet. Este boom no hubiese sido posible sin la potente escalabilidad en la que se apoya el funcionamiento de Mediawiki. Contenido enriquecido MediaWiki permite el uso de una sintaxis especializada que da al editor la posibilidad de mostrar contenidos de formatos avanzados, como frmulas matemticas, partituras musicales o lneas de tiempo. Adems, es un software perfectamente preparado para integrar contenidos multimedia en forma de imgenes, sonidos o vdeos. Personalizacin Una vez instalado, Mediawiki permite personalizar sus hojas de estilo y Javascripts. Gracias a ello, cada wiki puede adoptar la esttica y comportamiento que desee su autor. El interfaz de usuario del wiki tambin puede modificarse por aquellos usuarios que cuenten con los privilegios necesarios. Incluso pueden utilizarse plantillas que aceptan parmetros variables. Extensiones Adems de las funciones incluidas en el propio software, existen multitud de extensiones que dotan a Mediawiki de nuevas caractersticas. Un buen nmero de ellas pueden encontrarse en: o o http://www.mediawiki.org/wiki/Extension:Contents http://mediawiki.googlecode.com

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Productividad 2.0

Documentacin colaborativa

2.2.2

Productividad

Los wikis son una excelente solucin para comunidades que desean compartir conocimientos de una forma organizada. Su aplicacin en el campo de la productividad es clara, tomando el ejemplo de una empresa. Los empleados de diferentes departamentos pueden utilizar el wiki corporativo para compartir conocimiento sobre procesos, metodologas, ideas, tareas, etc. De esta forma, se crea una base de conocimiento comn, que permite afrontar futuros problemas utilizando una plataforma de experiencia compartida totalmente organizada y editable.

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

3
3.1

Gestin de la informacin
Mejorando la productividad en las bsquedas con Google

Google es el motor de bsqueda utilizado por ms del 90% de los usuarios en la mayor parte de los pases europeos. Adems, la inmensa mayora de usuarios es incapaz de utilizar Google de forma avanzada y productiva. Por este motivo se muestran a continuacin las opciones de bsqueda ms avanzadas de Google.

3.1.1

Operadores bsicos

1) Bsquedas exactas: obliga a Google a buscar exactamente lo que se ha escrito y en el orden en el que se ha escrito. Uso: palabras_de_bsqueda Ejemplos: "la crisis econmica europea" "este documento es confidencial"

2) Palabras exactas: obliga a Google a buscar una palabra tal y como est escrita. Uso: +palabra_de_bsqueda Ejemplos: +ttulo +titulo documento sin +ttulo

3) Excluir palabras: elimina de los resultados las pginas que contienen las palabras indicadas. Uso: -palabra_de_bsqueda xhtml html crisis -econmica -economa bolsa

4) Palabras alternativas: muestra como resultado las pginas que contienen una u otra palabra, pero no necesariamente las dos. Uso: palabra1 OR palabra2

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

Ejemplos: reciclaje plstico OR papel reciclaje pilas OR aceite energas renovables elica OR solar

5) Bsqueda restringida: obliga a Google a buscar slo en los contenidos del sitio web indicado. Uso: palabras_de_bsqueda site:direccin_del_sitio Ejemplos: fotografa site:microsiervos.com global warming site:nytimes.com

6) Definiciones: muestra la definicin de la palabra indicada, frases relacionadas y definiciones en otros idiomas. Uso: define:palabra

3.1.2

Operadores avanzados

1) Conversor de unidades: Google permite realizar conversiones de unidades. La lista de unidades abarca desde unidades fsicas hasta unidades monetarias. Uso: unidad_original en unidad_destino Ejemplos: 1000 dlares en euros 42 pulgadas en cm 34234 kilobytes en megabytes 30 C en F

La versin en ingls tiene muchas ms unidades y conversiones: 1 lightyear in km quarter cup in teaspoons

2) Calculadora: si se escribe una operacin matemtica en el cuadro de bsqueda de Google, se muestra el resultado de la operacin. Uso: escribir directamente la operacin matemtica

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

Ejemplos: 5+3 62% de 3498 pi * e^2 + (1/2) * sin(pi radians) - sqrt(5) * phi

3) Rangos numricos: hace que Google busque todos los valores comprendidos entre los dos valores numricos indicados. Uso: bsqueda nmero1..nmero2 Ejemplos: "paseo mikeletegi 50..60" real sociedad 1980..1982

4) Tipos de archivos: obliga a Google a mostrar slo los resultados cuyo tipo de archivo coincida con la extensin indicada. Uso: filetype:extensin_archivo Ejemplos: web 2.0 filetype:ppt informe confidencial filetype:pdf

5) Buscar las palabras en el ttulo, URL o contenido de la pgina: intext: allintext: intitle: allintitle: inurl: allinurl:

3.1.3

Otros usos de Google

1) Consultar la previsin meterolgica: Uso: tiempo nombre_de_la_ciudad

2) Consultar la hora de en un lugar: de momento slo funciona en ingls Uso: what time is it nombre_de_la_ciudad

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

3) Consultar informacin sobre vuelos: de momento slo funciona en ingls Uso: nombre_compaa_area nmero_de_vuelo

4) Encontrar archivos de msica: Uso: inurl:(htm|html|php) intitle:"index of" +"last modified" +"parent directory" +description +size +(wma|mp3) nombre_del_grupo_o_cantante

La ayuda oficial de Google incluye muchos otros operadores y palabras clave para realizar bsquedas avanzadas: http://www.google.com/help/operators.html

3.2

Bsquedas rpidas

Una de las tcnicas ms eficaces para aumentar la productividad en el uso de una aplicacin consiste en emplear atajos de teclado para las operaciones ms habituales. Gracias a una de las caractersticas del navegador Firefox, es posible ahorrar varios segundos cada vez que se realiza una bsqueda de informacin en cualquier sitio web. La tcnica consiste en asignar una tecla de acceso rpido para cada una de las bsquedas habituales. Si por ejemplo se realizan bsquedas en Google de forma habitual, es posible asignar la letra g para realizar bsquedas en Google, de forma que por ejemplo, al teclear g cambio climtico el navegador entre en Google, introduzca esos trminos de bsqueda y muestre directamente la pgina de resultados. A continuacin se muestran los pasos necesarios para asignar una tecla de acceso directo a la bsqueda de un sitio web.

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

1) Localizar el cuadro de texto donde se introducen los trminos de la bsqueda.

2) Pulsar el botn derecho sobre ese cuadro de texto y seleccionar la opcin Aadir una palabra clave a esta bsqueda.

3) Rellenar los datos en la ventana que aparece. El nombre no es importante, ya que simplemente permite distinguir un atajo de otro. El dato importante es la Palabra clave que establece la letra o palabra que acta como atajo para esa bsqueda.

La recomendacin es utilizar palabras clave muy cortas e incluso slo letras como atajo de las bsquedas ms utilizadas. Una vez creado el atajo, ya es posible buscar en Google escribiendo la letra g y los trminos de bsqueda directamente en la barra de direcciones de Firefox:

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

A continuacin se muestran algunas sugerencias para las palabras clave de las bsquedas ms comunes: g ges geu y Google (ingls) Google (espaol) Google (euskara) Yahoo w wes weu d Wikipedia (ingls) Wikipedia (espaol) Wikipedia (euskara) delicious f gi yi yt flickr Google Images Yahoo Images YouTube

3.3

Extensiones para Firefox

GTD Inbox: extensin que permite aplicar la metodologa GTD (getting things done) a las cuentas de correo electrnico de Gmail. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/3209 Ms informacin: http://www.gtdinbox.com

Better Gmail 2: coleccin de utilidades que mejora varios aspectos de las cuentas de correo de Gmail y que ha sido creada por Lifehacker.com, un sitio web conocido por sus trucos y consejos para mejorar la productividad. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/6076

Una vez instalada la extensin, se puede acceder al men Herramientas > Complementos > Better Gmail 2 para configurar sus opciones. Algunas de las opciones ms interesantes para mejorar la productividad son las siguientes: 1) General: Compose mailto: links in Gmail obliga a que cuando en una pgina web se pulse en un enlace de los que envan un correo electrnico, se cargue automticamente Gmail para redactar ese mensaje; Inbox count first hace que el nmero de emails sin leer de la bandea de entrada se muestre como primer elemento del ttulo de la ventana del navegador; Macros aade atajos de teclado para algunas de las acciones ms habituales dentro de Gmail.

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

2) Messages: Add row highlights resalta cada mensaje de correo electrnico cambiando el color de fondo de su fila cuando se pasa el ratn por encima; Attachment icons muestra un icono diferente para cada tipo de archivo adjunto; Filter assistant aade una nueva opcin que permite crear un filtro directamente desde la pgina en la que se lee un correo electrnico. 3) Compose: Show BCC automatically y Show CC automatically permiten mostrar en todo momento los campos Con copia y Con copia oculta en el formulario utilizado para escribir un mensaje. 4) Sidebar: Folders4Gmail permite mostrar las etiquetas en forma de carpetas, aunque slo es til cuando se tienen muchas etiquetas. Las carpetas creadas no son reales, ya que slo consisten en otra forma de mostrar las etiquetas. 5) Skins: permite elegir el aspecto grfico con el que se muestra Gmail. Uno de los estilos disponibles es ms oscuro que el estilo por defecto, lo que puede mejorar en algunas personas la facilidad de lectura y por tanto su productividad. El principal inconveniente de la extensin Better Gmail 2 es que para que los cambios tengan efecto es necesario recargar la pgina de Gmail.

FEBE: realiza copias de seguridad completas de una instalacin de Firefox. La copia de seguridad incluye todas las extensiones, temas y preferencias establecidas en el navegador. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/2109 Xmarks: mantiene sincronizados en diferentes ordenadores los favoritos o marcadores del navegador. Se trata de una extensin imprescindible si no se utilizan aplicaciones web de tipo delicious.com Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/2410 Read-it-later: permite guardar pginas interesantes para leerlas ms adelante cuando se disponga del tiempo necesario. Las pginas guardadas no son favoritos/marcadores, sino que slo se considera que su lectura puede ser interesante. Tambin es posible descargar las pginas guardadas para poder leerlas sin estar conectado a Internet. Descargar: http://www.ideashower.com/ideas/active/read-it-later

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

LeechBlock: extensin que permite mejorar la productividad en el trabajo bloqueando el acceso a la lista de sitios web predefinidos. Permite establecer bloqueos por franjas horarias, por das de la semana y por tiempo total dedicado a cada sitio web. Se pueden definir diferentes conjuntos de sitios web para bloquearlos en perodos de tiempo diferentes. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/4476 Split browser: permite dividir la ventana del navegador en tantas zonas como se deseen. Cada zona puede mostrar una pgina web diferente, por lo que es ideal cuando se utilizan monitores panormicos. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/4287

Delicious bookmarks: extensin oficial de Delicious.com que permite disponer a un clic de distancia las operaciones habituales de guardar un enlace y acceder a la lista completa de enlaces guardados. Cuando se instala esta extensin, aparecen tres nuevos botones en la barra principal de Firefox. El primero permite acceder a la pgina principal de Delicious. El segundo botn muestra un nuevo men de favoritos/marcadores dentro de Firefox. Este nuevo men sustituye al men por defecto de Firefox y permite mantener sincronizados los favoritos y acceder directamente a ellos sin necesidad de entrar en la pgina principal de Delicious. El tercer

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

botn permite guardar la pgina que est cargada en ese momento en el navegador como favorito en Delicious. Al guardar una pgina, se muestran las etiquetas recomendadas en funcin de las etiquetas que ya tengas en Delicious y si la pgina es muy popular tambin se muestran las etiquetas ms populares con las que la gente ha guardado ese enlace:

Adems de estos botones principales, esta extensin aade otros botones secundarios en la parte inferior derecha de la ventana del navegador. El primer botn es un acceso directo a tu pgina personal de Delicious. El segundo botn cambia de color cuando alguna persona de tu red de contactos aade un enlace. El tercer botn se ilumina cuando alguna persona te enva un enlace. Descargar: https://addons.mozilla.org/es-ES/firefox/addon/3615

3.4

Google Reader

Los agregadores de noticias o agregadores RSS son aplicaciones que permiten acceder de forma simultnea a decenas o incluso cientos de canales RSS diferentes. Para mejorar el acceso a la informacin, los agregadores combinan los elementos de todos los canales y permiten mostrarlos de forma cronolgica, segmentada y filtrada por etiquetas o carpetas. Google Reader [http://www.google.com/reader] es el agregador de canales RSS creado por Google y que se puede acceder a travs de cualquier navegador.

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

3.4.1
Usuario

Informacin de acceso
Contrasea alumno__clave

alumno__@cursoproductividad.com

3.4.2

Caractersticas
Soporte de canales en formato RSS y Atom. Los contenidos se pueden leer sin estar conectado a Internet si se utiliza la tecnologa Google Gears. Los contenidos se pueden compartir entre los contactos va email y mediante una pgina pblica de contenidos compartidos. Igualmente se puede acceder a todos los contenidos compartidos por otros contactos. Organizacin de contenidos mediante carpetas y mediante etiquetas. Bsqueda de nuevos canales a partir de palabras clave. Acceso optimizado para telfonos mviles a travs de la direccin

http://m.google.com/reader. Posibilidad de importar y exportar todos los canales RSS mediante el formato estndar OPML. Los contenidos compartidos se pueden publicar en otros sitios y pginas web. Adems de aadir canales especficos mediante su direccin o URL, Google Reader incluye un completo buscador para obtener canales y cuenta con varias colecciones temticas de canales. Los canales RSS aadidos se pueden categorizar mediante carpetas para mejorar la organizacin de la informacin. Adems, Google Reader combina todos los elementos de los canales de cada carpeta para permitir el acceso cronolgico a la informacin y tambin resalta los elementos que ya han sido ledos:

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

Google Reader tambin ofrece una gran cantidad de opciones para compartir la informacin. Cada elemento de cada canal se puede enviar por correo electrnico, se puede compartir de forma privada con los contactos y se puede compartir de forma pblica en una pgina web creada automticamente por Google Reader:

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

Los elementos compartidos tambin se pueden publicar en blogs y sitios web personales a travs de los clips. Un clip es una lista con los ttulos de varios elementos de varios canales. Los elementos que se muestran en un clip pueden ser los ltimos elementos compartidos, los ltimos elementos destacados o los ltimos elementos relacionados con alguna etiqueta particular. Para habilitarlos y configurar su apariencia es necesario seleccionar el enlace Aadir clip a tu sitio en Configuracin > Carpetas y etiquetas. La mayor limitacin de Google Reader es que no permite el acceso a los canales que requieren autenticacin en forma de usuario+contrasea.

3.4.3

Productividad

Aunque en su origen los canales RSS se utilizaban para compartir noticias, artculos y otros contenidos similares de los sitios web, hoy en da se emplean para compartir cualquier tipo de contenido digital. De esta forma, es habitual realizar el seguimiento de decenas o cientos de canales RSS. Por este motivo, el uso de los agregadores de canales RSS es imprescindible para los trabajadores TIC. Los agregadores permiten seguir las novedades y evoluciones de cientos de sitios web simultneamente de forma sencilla. Todos los contenidos publicados por los sitios web se actualizan automticamente en el agregador y se combinan con otros contenidos para facilitar el acceso y aumentar la productividad. Las opciones de compartir contenidos entre usuarios y la publicacin de listas de contenidos en sitios web externos permiten mejorar la colaboracin y difusin de informacin entre grupos de trabajo.

3.5
3.5.1

Delicious
Informacin de acceso
Contrasea 000_______ (Escrito. Ej.: 000uno)

Usuario alumno__p99

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

Delicious [http://www.delicious.com] es una red social orientada a guardar, compartir y descubrir enlaces interesantes, comnmente llamados favoritos o marcadores. Delicious es la mayor coleccin del mundo de enlaces categorizados por usuarios, ya que almacena ms de 100 millones de enlaces. Debido a su caracterstica de red social, es muy fcil compartir enlaces con otros usuarios e incluso es posible crear una red de usuarios que simule un grupo de trabajo.

Los enlaces favoritos se almacenan de forma online en los servidores de Delicious, lo que garantiza que siempre estn disponibles independientemente del navegador o sistema operativo utilizado. La categorizacin de los enlaces se realiza mediante etiquetas seleccionadas por el usuario libremente o elegidas entre la lista de etiquetas recomendadas para cada enlace. Si el enlace que se guarda es muy popular, Delicious muestra las etiquetas ms utilizadas por otros usuarios al categorizar ese enlace.

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

Las etiquetas de Delicious pueden tener hasta 128 caracteres de longitud, pero no pueden contener espacios en blanco. Como en ocasiones es preciso utilizar etiquetas compuestas por varias palabras, la estrategia que se utiliza es sustituir los espacios en blanco por guiones bajos o simplemente eliminar los espacios en blanco. Un usuario medio de Delicious utiliza varios centenares de etiquetas diferentes para catalogar sus enlaces. Por este motivo, las etiquetas se pueden agrupar en tag bundles o grupos de etiquetas. Las etiquetas son normalmente la mejor y ms rpida forma de buscar entre los enlaces guardados, aunque tambin es posible buscar mediante palabras clave que se buscan en el ttulo y descripcin de cada enlace. Aunque por defecto los enlaces se guardan de forma pblica y cualquier usuario puede acceder a nuestros favoritos, tambin existe la opcin de guardar los enlaces de forma privada mediante la opcin Do not share.

Delicious permite crear redes de usuarios mediante la opcin Your network. Cualquier usuario puede aadir a cualquier otro usuario de Delicious en su red de contactos. Cuando un usuario pertenece a una red, se le pueden enviar directamente enlaces que creemos que pueden interesarle y tambin es posible recibir notificaciones cada vez que ese usuario guarda un nuevo enlace.

Delicious tambin permite suscribirse a cualquier etiqueta mediante la opcin Subscriptions. De esta forma, cada vez que se guarda un enlace en Delicious con esa etiqueta, se aade a una pgina especial en la que se pueden ver todos los enlaces recibidos mediante las suscripciones. Como Delicious es una aplicacin web, cada vez que se quiere guardar, modificar o buscar un enlace es preciso acceder a su sitio web. Adems de tener que disponer de una conexin permanente a Internet, esta forma de trabajo es costosa y empeora la productividad.

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Productividad 2.0

Gestin de la informacin

Por este motivo, Delicious ha publicado unas extensiones para integrar su aplicacin con los navegadores Mozilla Firefox e Internet Explorer.

Cuando se instalan estas extensiones [http://delicious.com/help/tools], los enlaces guardados en Delicious se pueden acceder de la misma forma que se accede a los favoritos/marcadores del navegador. Adems, para guardar un nuevo enlace slo es necesario pulsar un botn mientras se visualiza la pgina. Delicious tambin dispone de una API oficial [http://delicious.com/help/api] para la integracin con otras herramientas externas y decenas de canales RSS para acceder a la informacin [http://delicious.com/help/feeds]. Por ltimo, tambin existen decenas de herramientas no oficiales que mejoran si cabe la experiencia de uso de Delicious [http://delicious.com/help/thirdpartytools]

3.5.2

Productividad

Delicious es la solucin a los dos principales problemas de los favoritos/marcadores. En primer lugar, los enlaces de Delicious se guardan online, por lo que siempre estn accesibles desde cualquier navegador de cualquier dispositivo. Adems, la catalogacin de la informacin se realiza mediante etiquetas elegidas libremente por los usuarios, un sistema mucho ms flexible y correcto que la tradicional categorizacin en carpetas. La posibilidad de compartir los enlaces entre redes de usuarios permite crear listas de enlaces especficas para grupos de trabajo. Adems, como todos los enlaces de Delicious son los enlaces favoritos de al menos un usuario, es muy probable descubrir enlaces interesantes.

3.6

Flickr

Flickr [http://www.flickr.com] es una aplicacin web para almacenar y compartir fotografas y vdeos cortos. De hecho, flickr 37

Productividad 2.0

Gestin de la informacin

es el sitio web pblico de almacenamiento de imgenes ms grande del mundo, con ms de 3.600 millones de fotografas almacenadas. Flickr es un servicio muy popular entre los blogueros, debido a la facilidad para compartir fotografas y publicarlas en sitios web ajenos a flickr.

3.6.1

Caractersticas
Permite cargar las fotografas e imgenes a travs de varios medios, dispositivos y herramientas diferentes: sitio web de Flickr, aplicacin Uploadr desarrollada por Flickr (disponible para Windows y Mac), correo electrnico (y por tanto, desde un telfono mvil con acceso a correo electrnico) y otras aplicaciones desarrolladas por empresas ajenas a Flickr. Cada fotografa se categoriza mediante etiquetas elegidas libremente por los usuarios. Las fotos se pueden organizar en sets (grupos de fotos relacionadas con un determinado tema), lbumes, colecciones (agrupaciones de lbumes) Flickr permite crear grupos de usuarios con intereses comunes. Los grupos pueden ser pblicos, pblicos con invitacin y privados. Las fotos subidas se pueden hacer pblicas o privadas. Las fotos pblicas pueden definir el tipo de licencia de uso. Se pueden aadir contactos de tipo personal, profesional o familiar. Las fotos privadas se pueden compartir de forma temporal con usuarios que no tienen una cuenta de Flickr (por ejemplo tus clientes). Se pueden realizar anotaciones y comentarios sobre cada imagen.

3.6.2

Productividad

El uso de herramientas como Flickr es imprescindible para que las fotografas e imgenes se encuentren siempre disponibles y sean fciles de localizar. Las opciones de organizacin de Flickr ayudan a mantener el orden imprescindible para mejorar la productividad. Adems, las fotografas e imgenes de Flickr se pueden almacenar de forma pblica o privada y se pueden compartir con otros usuarios de Flickr y de forma temporal con usuarios que no estn dados de alta en Flickr. Por ltimo, la posibilidad de aadir anotaciones y comentarios en las imgenes permite organizar grupos de trabajo y mejorar el flujo de trabajo con clientes externos.

38

Productividad 2.0

Gestin, colaboracin y difusin de proyectos

4 Gestin, colaboracin y difusin de proyectos


4.1 Informacin de acceso
Contrasea alumno__clave

Usuario alumno__

4.2

Basecamp
Basecamp [http://www.basecamphq.com] es una aplicacin web para la gestin de proyectos creada por la empresa 37signals [http://www.37signals.com].

La principal innovacin de Basecamp respecto de otras aplicaciones de gestin de proyectos es su extrema facilidad y su completa orientacin a obtener el mayor rendimiento y productividad en la gestin de cada proyecto. Mientras que otras aplicaciones de gestin de proyectos se pierden entre decenas de pantallas y formularios complejos llenos de campos de datos que no utilizas, Basecamp ha cuidado cada funcionalidad para simplificarla hasta el extremo. Basecamp es un aplicacin de tipo SaaS (software as a service) lo que significa que la aplicacin no se puede descargar para su instalacin en servidores locales. Por tanto, para utilizar Basecamp es necesario disponer de una conexin a Internet permanente y de calidad. Adems, actualmente Basecamp slo se encuentra disponible en ingls.

39

Productividad 2.0

Gestin, colaboracin y difusin de proyectos

La pgina principal de Basecamp muestra un prctico panel de control (Dashboard) que incluye toda la actividad desarrollada en todos los proyectos de la empresa:

La versin gratuita de Basecamp slo permite crear un proyecto, pero existen versiones de pago sin esta limitacin. Adems, cada proyecto cuenta con su propio panel de control (Overview) que muestra toda la actividad que se ha desarrollado en ese proyecto. La forma en la que se muestra la informacin facilita su comprensin en el menor tiempo posible, con lo que aumenta la productividad:

40

Productividad 2.0

Gestin, colaboracin y difusin de proyectos

Las cinco actividades principales que se pueden realizar en cada proyecto son las siguientes:

1) Messages: permite escribir mensajes que pueden leer todos los miembros del proyecto. Su finalidad no es la de sustituir al correo electrnico, sino que slo se utiliza para los mensajes importantes que deben estar al alcance de todos los usuarios de forma inmediata. La versin gratuita de Basecamp no permite adjuntar archivos en los mensajes, lo que disminuye notablemente su utilidad. 2) To-Do: permite crear listas de tareas relacionadas con el proyecto. Cada lista puede tener un nmero ilimitado de elementos, cada elemento se puede asociar con un usuario concreto o con todos en general y cada lista de tareas se puede asociar con un hito del proyecto. La modificacin, borrado y completado de las tareas se realiza directamente desde una misma pgina para mejorar la productividad. 3) Milestones: permite establecer hitos y fechas destacadas en el desarrollo del proyecto. La forma en la que se presenta la informacin permite asimilarla

completamente de un solo vistazo. Adems, es posible exportar un calendario con todos los hitos utilizando el estndar iCal, soportado por la mayora de aplicaciones de ca-

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Productividad 2.0

Gestin, colaboracin y difusin de proyectos

lendario. 4) Writeboards: permite crear documentos sencillos de forma colaborativa. Se trata de una funcionalidad simplificada de forma deliberada y que no es comparable a aplicaciones especficas para creacin de documentos como Google Docs. 5) Chat: integra la aplicacin Campfire para crear chats profesionales orientados a empresas. Permite asociar una sala de chat a cada proyecto.

Las versiones de pago de Basecamp disponen adems de otras dos opciones para los proyectos: 1) Files: permite subir archivos para compartirlos entre todos los integrantes del proyecto. Lo mejor es que el versionado de los archivos es transparente para los usuarios y permite crear un completo historial sin esfuerzo. 2) Time: permite realizar el seguimiento del tiempo empleado en cada tarea de cada proyecto y el tiempo total por empleado y/o proyecto. Adems de las funcionalidades principales, cada proyecto permite definir los usuarios con acceso al proyecto y el nivel de acceso de cada uno. Basecamp divide a los usuarios en internos (los que trabajan en la propia empresa creadora del proyecto) y externos (cualquier otro usuario que pertenece a cualquier empresa externa asociada con el proyecto).

42

Productividad 2.0

Gestin, colaboracin y difusin de proyectos

Los usuarios internos pueden ser de tipo administrador o normal. Los usuarios externos son todos del mismo tipo, pero disponen de tres niveles diferentes de acceso:

4.2.1

Productividad

El diseo de todas las opciones y caractersticas de Basecamp se orienta a obtener la mxima productividad con el mnimo esfuerzo. La empresa creadora del producto defiende la filosofa menos es ms y la aplica en todos sus desarrollos. Basecamp es una aplicacin que no requiere instalacin, que se puede probar de forma gratuita y que presenta innovaciones imprescindibles para la gestin de proyectos de cualquier tipo. Basecamp mejora la productividad al ofrecer de forma centralizada la posibilidad de crear listas de tareas, definir hitos y metas, compartir archivos entre grupos de trabajo, sistema de mensajera y la creacin de documentos colaborativos. Por ltimo, Basecamp tambin dispone de una API pblica para su integracin con herramientas y aplicaciones externas: http://developer.37signals.com/basecamp/ Entre otras muchas aplicaciones, est disponible el Periscore Gadget, que permite integrar hasta tres cuentas de Basecamp dentro de Gmail o de la pgina personalizada de Google. [http://periscopegadget.com/]

4.3

Backpack

Backpack [http://www.backpackit.com] es una aplicacin web para gestionar y organizar informacin creada por la empresa 37signals [http://www.37signals.com].

43

Productividad 2.0

Gestin, colaboracin y difusin de proyectos

La funcionalidad bsica de Backpack consiste en crear pginas con cualquier tipo de informacin y en las que se pueden incluir tantas listas de tareas, notas, imgenes y archivos como se deseen. De esta forma, Backpack se puede emplear para crear fcilmente una intranet con informacin y recursos tiles para la empresa. Adems de las pginas, Backpack incluye un calendario compartido, un foro de discusin, alertas va email y/o SMS, documentos compartidos y diario de actividades de todos los usuarios.

44

Productividad 2.0

Gestin, colaboracin y difusin de proyectos

4.4

Campfire

Campfire [http://www.campfirenow.com] es una aplicacin de chat especialmente orientada al mundo empresarial creada por la empresa 37signals [http://www.37signals.com]

4.4.1

Caractersticas
Se puede crear un nmero ilimitado de salas de chat a las que puede acceder un nmero ilimitado de usuarios. La versin gratuita limita el nmero de usuarios simultneos a un mximo de 4.

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Productividad 2.0

Gestin, colaboracin y difusin de proyectos

Cada sala de chat permite subir archivos que se comparten entre los usuarios de la sala y estn permanentemente a su disposicin. Cuando se suben imgenes, se previsualizan directamente en la sala de chat, mejorando el seguimiento de las discusiones. Las salas de chat pueden permitir el acceso temporal a personas que no estn registradas en Campfire, lo que permite organizar fcilmente reuniones con los clientes. Todos los mensajes escritos y todos los archivos enviados se almacenan automticamente en unas transcripciones que se utilizan como histrico de las salas de chat. El contenido de las transcripciones se puede buscar por persona, fecha, sala de chat o mediante palabras de bsqueda.

Las salas de chat de Campfire se puede asociar con proyectos de Basecamp.

4.4.2

Productividad

El uso de Campfire mejora la productividad porque centraliza todas las conversaciones realizadas entre los miembros de un grupo de trabajo. Campfire elimina la necesidad de enviar/reenviar mensajes de correo electrnico a mltiples personas. Adems, Campfire permite subir archivos para compartirlos entre todos los usuarios, lo que evita el uso de archivos adjuntos en el correo electrnico. Por ltimo, todas las conversaciones realizadas a travs de Campfire se guardan ntegramente, lo que la convierte en una importante herramienta de consulta y resolucin de conflictos.

46

Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

5 Organizacin de contactos y eventos


5.1 Informacin de acceso
Contrasea alumno__clave

Usuario alumno__

5.2

Highrise
Aplicacin web orientada a la gestin compartida de contactos y relaciones con clientes (CRM - Customer Relations Management). Highrise fue lanzado al mercado en 2007 por

la compaa 37Signals. La aplicacin se ofrece gratuita con sus funciones bsicas y pueden contratarse planes ms avanzados segn las necesidades del usuario [http://www.highrisehq.com/signup].

5.2.1

Caractersticas
Importar/exportar contactos Highrise permite importar agendas de contactos desde las principales aplicaciones del sector (ej.: Microsoft Outlook o Mac Address Book) o formatos genricos como CSV. Slo hay que seleccionar la solapa Contacts y elegir el enlace Import

situado en el lateral derecho.

Obviamente tambin es posible importar

contactos desde la aplicacin para

hermana

gestin de proyectos, camp. Base-

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Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

A la hora de exportar, Highrise permite descargar la agenda en formato vCard o CSV. Crear y compartir contactos En el interfaz de gestin de Highrise se da la posibilidad de crear y organizar contactos individuales/particulares y de empresas.

Ambos puntos pueden enlazarse asociando uno o varios contactos a la misma empresa en la que trabajan. Los contactos pueden compartirse con otros colaboradores.

Notas Pueden crearse notas de seguimiento para un contacto en concreto. De esta forma es posible elaborar un historial de actividades, conversaciones, etc. realizadas con ese contacto.

48

Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

Listas de tareas Pueden crearse listas de tareas pendientes, describiendo la accin necesaria, estableciendo fechas y asignando responsables. Adems, se pueden crear tareas relacionadas con un contacto en concreto. Casos Permiten agrupar en una misma pgina todas las notas, mensajes de correo y personas relacionadas con un caso o proyecto concreto. Etiquetas Da la posibilidad de asignar diferentes etiquetas, creadas por el usuario, a cada uno de los contactos registrados. Este sistema ofrece una organizacin ms flexible y eficaz de la agenda. Dropbox Permite enviar a Highrise una copia de cada mensaje que mandemos a nuestros contactos. De este modo, dentro de Highrise, ser posible visualizar el contenido de esos mensajes junto al perfil del contacto relacionado.

49

Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

El mtodo ms adecuado para su utilizacin es incluir esta direccin dropbox como destinatario con copia oculta (Bcc) al escribir un mensaje a alguno de los contactos de la agenda. Permisos Highrise da la posibilidad de gestionar los privilegios de los diferentes usuarios que accedan a la agenda de contactos, ofrecindoles diferentes niveles de acceso y edicin a los datos almacenados.

5.2.2

Productividad

Highrise pone fin a frases como quin tiene el telfono de esta empresa?, qu fue lo ltimo que hablamos con ellos? o la tarjeta de contacto con ese cliente la tiene fulanito, pero hoy no ha venido y no s dnde la guarda?. Todas esas expresiones hacen perder tiempo y adems afectan a la relacin con posibles clientes, por lo que tambin pueden hacer perder dinero.

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Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

Con Highrise, toda la agenda de contactos queda centralizada y perfectamente organizada por empresas, personas e incluso etiquetas. Adems, los contactos relacionados con un mismo proyecto se pueden compartir con todos los usuarios vinculados a l. Y a cada contacto se le pueden aadir notas que facilitan el seguimiento, paso a paso, de la relacin con esa persona/cliente

5.3

Linkedin

Sitio web desarrollado para funcionar como una red de contactos profesionales, en la que los usuarios pueden compartir sus perfiles laborales y relacionarse con otros profesionales. Cada una de estas relaciones establecidas se llama conexin. El sistema permite adems presentar o introducir a otros miembros e incluso enviar invitaciones para establecer una conexin. En mayo de 2008, Linkedin contaba ya con ms de 20 millones de usuarios registrados que abarcaban 150 industrias diferentes.

5.3.1
Usuario

Informacin de acceso
Contrasea alumno__clave

alumno__@cursoproductividad.com

5.3.2

Caractersticas
Perfil profesional Cada usuario puede construir su perfil profesional en Linkedin, incluyendo sus estudios, experiencia laboral, proyectos, etc. Posteriormente, puede hacer pblico este perfil en Internet. Recomendaciones Los usuarios de Linkedin pueden recibir recomendaciones de otros usuarios que hayan obtenido una experiencia positiva de su relacin profesional. Estas recomendaciones aparecern junto al perfil del usuario recomendado. Invitaciones Para conseguir una conexin es necesario que un usuario de Linkedin invite a otro profesional (usuario o no de Linkedin). La invitacin se enviar a la di-

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Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

reccin de e-mail del destinatario. Si ste no es an usuario de Linkedin, deber registrarse para poder aceptar la invitacin. Presentaciones Al igual que en el mundo real, cuando no conocemos directamente a una persona, pero sta si tiene relacin con uno de nuestros contactos, podemos pedir una presentacin para eliminar esos grados de separacin. Slo es necesario indicar a Linkedin quin es el contacto al que deseamos llegar y cul de nuestros contactos usaremos para la presentacin. Ofertas de empleo Los responsables de una posible contratacin pueden realizar bsquedas de un determinado perfil y, entre los usuarios mostrados en los resultados, descubrir cul de ellos es ms cercano en su red de contactos y recibir, por tanto, una referencia ms directa. Linkedin Answers Permite a los usuarios plantear preguntas al resto de la comunidad. Obviamente las consultas suelen tener un fondo profesional. Linkedin Groups Da a los usuarios la posibilidad de agruparse con otros miembros de Linkedin con los que se compartan intereses o contextos comunes (ej.: estudiantes, profesionales de una misma industria, etc.). Company groups Permite crear un grupo asociado a una empresa en el que los usuarios miembros se correspondan con los empleados en plantilla. Dispositivos mviles A principios de 2008 se lanz una versin de Linkedin para mviles. An no ofrece las mismas funciones que el sitio web, pero s las ms esenciales.

5.3.3

Productividad

Facilita la construccin de un crculo profesional de contactos que pueden ahorrar mucho tiempo aportando referencias conocidas y fiables. Permite establecer relaciones directas o cercanas con otros profesionales de nuestro sector, u otros que puedan interesarnos, para desarrollar proyectos conjuntos, buscar perfiles concretos, etc. Todo ello sin perder tiempo consultando a desconocidos y comprobando la validez de sus compromisos o informaciones.

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Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

5.4

Facebook

Red social en la que sus miembros pueden relacionarse en redes organizadas por ciudad, regin, lugar de trabajo o de estudios. Cada usuario puede aadir a otros como amigos y actualizar su perfil para mantener a sus contactos al tanto de sus actividades. La compaa fue fundada en 2004 por Mark Zuckerberg cuando ste an estaba completando sus estudios en Harvard. De hecho, inicialmente su web estaba slo orientada a los estudiantes de esta universidad. Facebook cuenta actualmente con ms de 300 millones de usuarios activos y ocupa la tercera posicin entre los sitios web con ms trfico del mundo (Alexa Rank).

5.4.1

Caractersticas
El muro Hace las funciones de un tabln de avisos, donde los amigos de un usuario pueden dejarle mensajes. Inicialmente slo admita textos, pero actualmente tambin permite incluir ficheros adjuntos. Multimedia Facebook permite la creacin de lbumes fotogrficos que pueden ser compartidos con el resto de usuarios. De hecho, actualmente es el sitio web con mayor trfico de fotografas compartidas y las imgenes que se suben a diario rondan la cifra de 14 millones. Sumado a esta caracterstica, Facebook tambin da la posibilidad de compartir vdeos, enviar vdeo-mensajes y publicar vdeos enviados desde dispositivos mviles. Grupos Los usuarios pueden buscar grupos con similares intereses o contextos para unirse a ellos. Tambin se da la posibilidad de que un usuario pueda iniciar la creacin de un grupo. Eventos Permite aadir actividades a un calendario que puede compartirse con los usuarios aadidos como amigos. De esta forma, cada usuario puede ver su agenda de eventos y tambin la de sus contactos. Notas Zona destinada a que cada usuario escriba apuntes sobre los temas que desee. La idea de fondo es muy similar a los post de los blogs. De hecho, 53

Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

Facebook ofrece la posibilidad de importar notas de blogs existentes, aunque puede castigar el abuso de esta funcin. Fuentes RSS Desde 2006, cada usuario tiene un canal RSS asociado a su perfil. La sindicacin al canal permite hacer un seguimiento de actualizaciones del perfil, eventos, cumpleaos, etc. La informacin que se desea compartir a travs de estos canales RSS es actualmente configurable por el usuario. Aplicaciones Facebook dispone de un rea en la que, los desarrolladores que lo deseen, pueden poner a disposicin de los usuarios diferentes aplicaciones para aadir funcionalidades a su perfil en Facebook (ej.: juegos, alertas, cuadros informativos, etc.). El directorio de aplicaciones disponibles puede encontrarse en: http://www.facebook.com/apps Chat Aplicacin integrada en el propio sitio web que permite a los usuarios comunicarse con funcionalidades similares a un programa de mensajera instantnea (IM). Marketplace En 2007, Facebook lanz un rea dedicada a que sus usuarios puedan publicar anuncios clasificados [http://www.facebook.com/marketplace].

5.4.2

Productividad

Aunque originalmente no fue desarrollada para uso profesional, es una de las mayores redes sociales del mundo y ofrece todos los servicios para mantener contacto directo con socios y colaboradores. Entre sus opciones ms interesantes, orientadas a la productividad, destacan el gestor de eventos compartidos y la posibilidad de crear grupos con miembros de un mismo proyecto.

5.5

Google Calendar

Google Calendar es una aplicacin web para la gestin de actividades a travs de un calendario con funciones avanzadas. Sus referentes en el entorno de escritorio son herramientas como Microsoft Outlook o iCal de Apple MacOS. El proyecto fue lanzado en 2006.

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Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

Otros soluciones populares en el mercado: Yahoo! Calendar: http://calendar.yahoo.com Zimbra: http://www.zimbra.com 30 Boxes: http://30boxes.com Windows Live Calendar: http://calendar.live.com Zoho Planner: http://planner.zoho.com Scrybe: http://iscrybe.com (beta privada)

5.5.1

Caractersticas
Interfaz y modos de visualizacin Google Calendar ofrece un interfaz sencillo y claramente organizado. El 80% de la pantalla est dedicado a los eventos y sus detalles, dejando el lateral restante para la gestin de calendarios. Otro elemento importante en el interfaz son los modos de visualizacin que dan la posibilidad de elegir entre calendario por da, semana, mes o los prximos cuatro das. La pestaa Agenda muestra los eventos en forma de lista. Al apartado esttico se une el funcional, protagonizado por el uso de Ajax para la carga de datos. Quick add [actualmente slo en ingls] A travs del enlace Quick add, situado en el lateral derecho de la pantalla, es posible crear rpidamente un evento utilizando slo una linea de texto. En ella pueden incluirse los datos esenciales sobre el evento: qu, cundo, quin (opcional) y dnde (opcional). Por ejemplo, para aadir una cena con Luis el viernes a las 22h. en el restaurante Picoteo, sera necesaria la siguiente linea: Dinner with Luis at Picoteo Friday 10pm.

[Referencia: https://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?hl=en&answer=3 6604#text] Mltiples calendarios Google Calendar permite crear mltiples calendarios y compartirlos con otros usuarios, definiendo diferentes niveles de permisos. A esta caracterstica hay que sumar la posibilidad de importar calendarios desde Microsoft Outlook o Apple iCal.

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Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

Google Calendar tambin cuenta con un buscador de eventos pblicos que da la posibilidad, por ejemplo, de buscar conciertos en una ciudad e incluir sus fechas en el calendario. Importar calendarios Google Calendar ofrece la posibilidad de importar calendarios de Yahoo! Calendar, Apple iCal y Microsoft Outlook, accediendo a la opcin Import calendar en el men desplegable Add del gestor de calendarios.

Compartir Cada calendario, una vez creado, puede ser compartido con usuarios seleccionados o hacindolo totalmente pblico. En el primer caso es posible, adems, definir los permisos que tendrn esos usuarios sobre el calendario compartido (slo visualizar, permitir cambios, etc.).

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Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

Invitar Al crear un evento es posible enviar invitaciones a otros usuarios, para que stos estn al corriente de los detalles y posibles actualizaciones. Tambin se puede permitir a los usuarios invitados que puedan propagar la invitacin entre sus contactos y ver el listado total de personas invitadas a ese evento.

Notificaciones Google Calendar contempla tres mtodos para notificar sobre la proximidad de un evento: e-mail, popup y SMS. El ltimo es el ms

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Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

novedoso, ya que Google ofrece gratuitamente el envo de alertas a mviles en 80 pases. Impresin personalizada Por diferentes razones, an es muy habitual el uso de calendarios y agendas en papel. Por eso Google Calendar permite configurar la impresin e incluso descargar los calendarios deseados en formato PDF.

Para acceder a ambas opciones slo es necesario hacer click en el enlace Imprimir situado junto a las solapas Da, Semana, Mes, etc. Una ventana emergente mostrar una previsualizacin de los calendarios seleccionados y algunos parmetros modificables antes de la impresin. El botn Guardar como, en la zona inferior de la ventana, es el encargado de guardar en PDF.

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Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

Informacin meteorolgica Algunos actividades de la agenda de un usuario pueden tener mucha relacin con la meteorologa (ej.: viajes, actividades al aire libre, etc.). Para estos casos Google Calendar cuenta con una caracterstica que puede mejorar la productividad ya que evita buscar esa informacin en otros sites.

Slo hay que acceder a la pgina de configuracin e indicar la ciudad y unidad para mostrar la temperatura. Una vez guardados los cambios, se aadir un calendario con el nombre Tiempo al panel Otros calendarios. Dispositivos mviles Google Calendar cuenta con una versin bsica para dispositivos mviles. Para acceder a slo hay que visitar la direccin http://www.google.com/calendar desde el navegador del terminal mvil. Por el momento, esta versin slo permite la consulta de la agenda, pero no su edicin. En dispositivos avanzados (iPhone, Blackberry, Nokia N60, Windows Mobile, etc) incluso se puede sincronizar el calendario del telfono con Google Calendar gracias a Google Sync [http://www.google.com/mobile/products/sync.html].

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Productividad 2.0

Organizacin de contactos y eventos

Atajos de teclado Tecla c / poj nok t d-w-m-x-a Esc o u Referencia completa: https://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=37034 Crear evento. Bsquedas. Intervalo de fechas anterior. Intervalo de fechas siguiente. Ir a da actual. Vista da-semana-mes-personalizada-agenda. Volver al calendario. Accin

5.5.2

Productividad

Google Calendar es una herramienta imprescindible para potenciar la productividad. La capacidad de crear mltiples calendarios permite asociar cada uno de ellos a un proyecto u mbito diferente y realizar un cmodo seguimiento de las actividades previstas. Adems, los calendarios pueden compartirse con los miembros de un equipo de trabajo, pueden exportarse para ser mostrados por aplicaciones externas y tambin se permite la importacin de calendarios de trabajo ya existentes. Todo ello centralizado en una misma aplicacin accesible en cualquier momento y lugar con acceso a Internet. Tambin pueden crearse notificaciones, asociadas a los eventos, que avisen a los interesados va e-mail, popup e incluso SMS. Por ltimo, las invitaciones permiten organizar reuniones de trabajo, invitar a clientes a actos comunes, etc. facilitando a los destinatarios los detalles del evento y gestionando fcilmente la lista de invitaciones aceptadas. Todos estos puntos ponen fin a equipos de trabajo desincronizados, malentendidos sobre fechas y horarios, perdidas de tiempo al concertar eventos, etc.

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Productividad 2.0

Bibliografa

6 Bibliografa

Allen, David (2002) Getting things done - The art of stress-free productivity: Penguin,

Truitt Zelenka, Anne (2008) Connect!: A Guide to a New Way of Working from GigaOM's Web Worker Daily: Wiley, ISBN 978-0470223987

ISBN 978-0142000281.

Trapani, Gina (2006) Lifehacker: 88 Tech Tricks to Turbocharge Your Day: Wiley, ISBN

Trapani, Gina (2008) Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better: Wiley, ISBN 978-0470238363.

0470050659.

Formacin Web [http://www.netvibes.com/formacionWeb#Productividad] Seleccin de fuentes RSS de sitios web especializados en productividad TIC. 61

Productividad 2.0

Contacto

7 Contacto
Miguel Snchez Prez
E-mail Twitter Web Red profesional formacion@miguelsanchez.com http://www.twitter.com/miguel_sp http://www.miguelsanchez.com http://www.linkedin.com/in/miguelsp

Javier Eguluz Prez


E-mail Twitter Web Red profesional javier.eguiluz@gmail.com http://www.twitter.com/javiereguiluz http://www.javiereguiluz.com http://www.linkedin.com/in/javiereguiluz

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Centres d'intérêt liés