Normatividad Archivista

LISTADO DE NORMATIVIDAD ARCHIVSTICA
El objetivo esencial de los archivos, segn lo seala el artculo 4 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, ... es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y organizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten...
Tan importante objetivo requiere para su cumplimiento de parmetros que posibiliten la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos. Por ello el Archivo General de la Nacin, en tanto autoridad responsable de la Direccin y Coordinacin de la funcin archivstica en Colombia, debe orientar y difundir la normatividad que aplica a la administracin pblica en sus diferentes niveles, a las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y a los dems organismos regulados por la mencionada ley. El presente texto contiene el Listado de normatividad archivstica, actualizada a la fecha. Da cuenta de la existencia de disposiciones atinentes a los archivos de gestin, centrales e histricos, unidades de informacin que se conforman de acuerdo a las fases del ciclo vital de los documentos, establecidas en el marco del concepto de archivo total, definido en las polticas archivsticas para nuestro pas
CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA Artculos 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313
COLOMBIANOS
Cdigo de Procedimiento Civil:
Artculos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264, 268,269, 272, 273, 279, 281, 282. Artculos 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291,292, 293, 294, 309, 192, 194 Artculos 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275
Cdigo Penal:
Cdigo Procedimiento Penal:
Cdigo Contencioso Administrativo: Artculos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29, 110 Cdigo de Comercio: 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619 Cdigo Sustantivo del Trabajo: 488,489 Artculos 19, 27, 28, 43, 44, 48,
Artculos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393,
LEYES
LEY 4 DE 1993 Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. LEY 47 DE 1920 artstico. LEY 45 DE 1923 bancarios LEY 40 DE 1932 LEY 14 DE 1936 Sobre proteccin del patrimonio documental y
(Art.99) Sobre conservacin de documentos
Sobre registros y reformas civiles de las personas. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Sobre proteccin de patrimonio cultural. Sobre microfilmacin y certificacin de archivos.
LEY 163 DE 1959 LEY 39 DE 1981
LEY 23 DE 1981 LEY 23 DE 1982 LEY 57 DE 1985
Regula archivos de las historias clnicas. Sobre derechos de autor. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de los bienes culturales. (Art.74) Uso y valor probatorio al disco ptico en documentos tributarios. (Arts.54-55) Publicidad, reserva y conservacin documentos Bancos de la Repblica. Crea el Archivo General de la Nacin de Colombia. (Art.39 y 55) Estatuto de Contratacin Administrativa. Sobre derechos de auto, funcionarios pblicos. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y funcionamiento de los municipios. Estatuto Anticorrupcin (Arts.27 y 79 ). Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la Administracin de Justicia (Art.95). Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
LEY 63 DE 1986
LEY 6 DE 1992
LEY 31 de 1992
LEY 80 DE 1989
LEY 80 DE 1993
LEY 44 DE 1993 LEY 136 DE 1994
LEY 190 DE 1995 LEY 270 DE 1996
LEY 527 DE 1999
LEY 594 DE 2000
LEY 734 DE 2002
Cdigo Disciplinario nico (Artculo 34 numeral ,1,5 y 22 Artculo 35 numeral 8,13 y 21). Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera (Artculo 22).
LEY 795 DE 2003
DECRETOS
Decreto 2527 de 1950:
Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Prohbe adulteracin, recorte y doblez de microfilmes y prohbe la incineracin de documentos microfilmados. Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico, monumentos. Estatuto notarial. (Artculos 106, 107, 113,
Decreto 960 de 1970: 114 y 115) Decreto 1260 de 1970: (Artculos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988:
Estatuto del Registro Civil de la personas.
Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos. (Artculos 1 a 5) Uso de medios magnticos en la informacin
Decreto 624 de 1989: tributaria.(Artculo 633)
Decreto 1798 de 1990: Conservacin de libros y papeles de los comerciantes. (Artculos 31 a 33) Decreto 2126 de 1992: Reserva Relaciones Exteriores (Artculo 51) Decreto 663 de 1993: (Artculo 96) Archivo del Ministerio de
Estatuto Orgnico del Sistema Financiero
Reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tecnolgicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Estatuto Contable. (Artculos 123 y 134) Contratacin Pblica (Artculo 3) Libros y archivo del Registro nico de
Decreto 2649 de 1993: Decreto 855 de 1994: Decreto 856 de 1994: Proponentes (Artculo 11) Decreto 1584 de 1994:
Documentacin e informacin estrictamente indispensable. pargrafo. Conservacin de documentos. Registro proponentes Cmara de Comercio. Tablas de retencin documental y transferencias al Archivo General de la Nacin por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Suprime autenticacin de documentos originales y uso de sellos, prohbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder; prohbe a las entidades pblicas limitar el uso de tecnologas para el archivo documental por parte de los particulares. autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos. (Artculos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29). Archivos laborales informticos. (Artculos 1,
Decreto 1748 de 1995: 47, 49 y 62) Decreto 1094 de 1996:
Facturas Electrnicas.
Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Divisin de documentos DIAN. (Artculo 54) Certificaciones laborales de Empleadores. (art. 9 informacin laboral empleados). Expide el rgimen para la liquidacin de las Entidades Pblicas del Orden Nacional (Artculo 39) Reglamenta Estatuto de Contratacin Ley 80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999. Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artculo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia captulo II Reconocimiento econmico para la rehabilitacin profesional y tcnica. Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de informacin administrativa del sector pblico SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artculo 12) Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesin y liquidacin forzosa administrativa.
Decreto 1725 de 1997: Decreto 1474 de 1997:
Por medio del cual se consagra El Da Nacional de los Archivos en Colombia. Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Artculo 49 actualizacin en el Registro Pblico de Carrera Administrativa, deber estar acompaada de los soportes documentales necesarios. Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbansticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia urbanstica otorgada).
CIRCULARES
CIRCULAR 01 DE 1997
Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en Colombia. Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos. Creacin y desarrollo General del Municipio. del Archivo
CIRCULAR 02 DE 1997
CIRCULAR 01 DE 1998
CIRCULAR 01 DE 2001
Elaboracin y adopcin de Tablas de Retencin Documental. Organizacin y conservacin de los documentos de archivos de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Organizacin de Historias Laborales
CIRCULAR 07 DE 2002
CIRCULAR 04 DE 2003
CIRCULAR 012 DE 2004
Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003 (Organizacin de las Historias Laborales). Inventario de documentos a eliminar Lineamientos de Trabajo para los Consejos
CIRCULAR 01 DE 2004 CIRCULAR 01 DE 2006 Territoriales de Archivos
NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS
NTC 4095: Archivstica. NTC 3723:
Norma General para la Descripcin
Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Tcnicas de operacin. Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes. Informacin y Documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. Norma sobre Medicin de Archivos. Norma sobre procesado y microfilmes
NTC 4080:
NTC 4436:
NTC 5029: NTC 5174: almacenamiento de tipo gelatina y plata. NTC 5238: Microfilmacin Procedimiento de operacin. ACUERDO 042 DE 2001 gestin
Normas
sobre
reprografa. Series.
Por el cual se organizan los archivos de
LEY 594 DE 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I OBJETO, AMBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES. Artculo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado. Artculo 2. Ambito de aplicacin. La presente Ley comprende a la Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente Ley. Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, as: ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Artculo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la funcin archivstica son los siguientes: Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para su uso de la Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la Ley. Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la
eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los mismos. Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficacia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el Ttulo I de los Principios Fundamentales de la Constitucin Poltica. Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley. Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla. Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos. Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora. Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva. Interpretacin. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano. TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES Artculo 5. El Sistema Nacional de Archivos: Es un conjunto de instituciones archivstica articuladas entre s, que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin,
la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos. integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con la polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad. El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilizacin de la Administracin Pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva. Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma. El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos. Artculo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as: La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivstica de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales. La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los Consejos territoriales de archivos, los Comits Tcnicos, las entidades de formacin del recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio. La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo ser responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado. La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. TITULO III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
Artculo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia se clasifican en: Archivo General de la Nacin Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito PARAGRAFO: El Archivo General de la Nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley. Artculo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: Archivos de Entidades del Orden Nacional Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano Archivos de Entidades del Orden Municipal Archivos de Entidades de Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley. Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la Ley los desarrolle. Artculo 9. Los Archivos segn la organizacin del Estado. Archivos de la Rama Ejecutiva Archivos de la Rama Legislativa Archivos de la Rama Judicial Archivos de los Organismos de Control Archivos de los Organismos Autnomos Artculo 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio.
TITULO IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los
archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos. Artculo 13. Instalaciones para los Archivos: La administracin pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos. Artculo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin. PARAGRAFO 1: La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. PARAGRAFO 2: Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad. PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos. Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio
de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y reas relacionadas con su labor. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. Artculo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organizacin archivstica de los documentos. Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos corno la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin. PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. Artculo 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO: Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. TITULO V GESTION DE DOCUMENTOS Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la
validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente. Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental. Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. Artculo 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Artculo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter
reservado conforme a la Constitucin o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes. Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este slo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". Artculo 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos: Motivos legales Procesos tcnicos Exposiciones Culturales PARAGRAFO: Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera del territorio nacional.
TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA
Artculo 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. Artculo 33. Organo Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado. Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitucin Poltica, El Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones. Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as: Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento. Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995. Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas.
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
TITULO IX ARCHIVOS PRIVADOS Artculo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios. Artculo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica. Artculo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite. Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso. Artculo 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas. Artculo 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes. PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la Ley. Artculo 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca la obligacin de aqullas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica. PARAGRAFO: Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir. Artculo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan mas de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes. TITULO X DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION Artculo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos.
Artculo 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta. Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va administrativa a la que de refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida.
TITULO XI CONSERVACION DE DOCUMENTOS Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. Artculo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin. PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deber preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la misma. Artculo 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes. Artculo 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2 de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
TITULO XII ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION Artculo 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con
base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas.
TITULO XIII DISPOSICIONES FINALES Artculo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley. Artculo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias. EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MIGUEL PINEDO VIDAL EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MANUEL ENRIQUEZ ROSERO LA PRESIDENTA DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, NANCY PATRICIA GUTIERREZ CASTAEDA EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLIQUESE Y EJECUTESE Dada en Santaf de Bogot D.C., a los 14 JUL.2000 EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA ANDRES PASTRANA ARANGO EL MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR EL MINISTRO DE CULTURA, JUAN LUIS MEJIA ARANGO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR No.004 DE 2003
PARA:
Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales y dems Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y Archivo General de la Nacin Organizacin de las Historias Laborales Junio 6 de 2003.
DE:
ASUNTO: FECHA:
El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Archivo General de la Nacin, expidieron la Circular No. 07, a travs de la cual se expres la necesidad de que todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas tcnicas generales sobre la conservacin de la informacin oficial de las entidades. Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovacin de la Administracin Pblica se viene adelantando por parte de la Presidencia de la Repblica, el Departamento Nacional de Planeacin, el Archivo General de
la Nacin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, un plan de contingencia que involucra el acompaamiento y seguimiento al manejo de los archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro de sus procesos de reforma institucional y de manera especfica la relacionada prioritariamente con las historias laborales, nminas e historias clnicas, entre otras. Para el efecto, dentro de los criterios tcnicos establecidos por el Archivo General de la Nacin, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mnimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculacin laboral en cada entidad: Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo Documentos de identificacin Hoja de Vida (Formato nico Funcin Pblica)
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesin Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaracin de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen mdico de ingreso) Afiliaciones a: Rgimen de salud (EPS), pensin, cesantas, caja de compensacin, etc. Actos administrativos que sealen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripcin en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluacin del Desempeo Acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresin del cargo, insubsistencia, destitucin, aceptacin de renuncia al cargo, liquidacin del contrato, incorporacin a otra entidad, etc. El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mnimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurdica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementndola. De otra parte, las entidades debern establecer controles que garanticen la transparencia de la administracin de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestin del talento humano. Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua pertenecientes a las entidades pblicas, dentro del proceso de organizacin de archivos, debern verificar que: En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su produccin; y su disposicin refleje el vnculo que se establece entre el funcionario y la entidad. Los documentos de cada Historia Laboral estn colocados en unidades de conservacin (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que refleje la ms reciente. Cada expediente podr estar contenido en varias unidades de conservacin de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como mximo 200 folios. La foliacin debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del
nmero de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc. Dichos documentos se registrarn en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitar la prdida o ingreso indebido de documentos. Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario nico Documental de los expedientes bajo su custodia. Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservacin fsica de los documentos. Aprovechando el proceso de organizacin archivstica que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nacin y dada la importancia legal y el carcter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades debern verificar la organizacin de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus funciones de asesora tcnica, inspeccin y vigilancia otorgadas por la Ley, continuar realizando visitas a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivstico y en especial de las series documentales anteriormente citadas.
FERNANDO GRILLO RUBIANO Director Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
JORGE PALACIOS PRECIADO Director Archivo General de la Nacin
C.C. Director Departamento Nacional de Planeacin- Dr. Santiago Montenegro Trujillo.
Directora Programa de la Renovacin de la Administracin Pblica-Dra. Claudia Jimnez Jaramillo. Secretario Jurdico de la Presidencia- Dr. Camilo Ospina Bernal.
INSTRUCTIVO HOJA DE CONTROL HISTORIAS LABORALES
Las entidades del estado deben registrar el ingreso de documentos a los expedientes de Historias Laborales de los funcionarios, mediante la utilizacin del Formato HOJA DE CONTROL. El primer procedimiento a seguir es ordenar los documentos de cada historia Laboral cronolgicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que registre la fecha ms reciente, realizada esta labor se 1 proceder a foliar a partir del No. 1 todo el expediente laboral, consecutivamente . En el caso de existir otra foliacin, sta se anular y quedar como vlida la ltima realizada, la cual debe corresponder con la registrada en la Hoja de Control. Una vez realizado este procedimiento se proceder a diligenciar la Hoja de Control, as: 1. 2. Nombre del funcionario: Debe consignarse el nombre completo del funcionario al que corresponde la historia laboral. Fecha: Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los documentos corresponden a anexos de otro principal como el Formato Unico de Hoja de Vida o de oficio remisorio, deber tenerse en cuenta las fechas de estos ltimos. Tipo Documental: Debe consignarse el nombre del documento as: Resolucin de Nombramiento, Certificado de estudios, Afiliacin a Fondo de Pensiones, etc. Folios: Debe consignarse el nmero del folio (s) que corresponde(n) al tipo documental anotado, por ejemplo: Acta de Posesin folio 5, o Resolucin de Comisin de Estudios, folios 7-9 porque este documento tiene 3 folios. Fecha de elaboracin: Debe consignarse la fecha en que se diligenci el formato para cada expediente. Firma del Jefe de Recursos Humanos: El Jefe de Recursos Humanos debe firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice. Firma del funcionario responsable del manejo de historias laborales: Debe firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice.
3.
4.
5.
6.
7.
Esta Hoja de Control debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda de la carpeta que contiene el expediente de Historia Laboral de cada funcionario y deber actualizarse a medida que se vayan ingresando nuevos documentos.
Los folios tienen una relacin directa con la Hoja de Control, la cual se constituye en el instrumento legal y jurdico que soporta cada uno de los documentos que contiene el expediente.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION GRUPO DE TALENTO HUMANO HISTORIA LABORAL HOJA DE CONTROL
Nombre Funcionario:__________________________________________ FECHA TIPO DOCUMENTAL
Fecha Elaboracin: _____________________________ Firma: __________________________ Funcionario responsable manejo Histor Firma: ___________________________________ Jefe Recursos Humanos
ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)
Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 De la Ley General de Archivos 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, Artculo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) estipula: Fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999. Que de acuerdo con lo sealado en el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada servidor pblico custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. As mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artculo 35 de la mencionada ley, est prohibido a los servidores pblicos ocasionar dao o dar lugar a prdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones. Que el artculo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administracin pblica y las empresas privadas que cumplen funciones pblicas debern elaborar programas de gestin documental, en cuya
aplicacin atendern los principios y procesos archivsticos; el artculo 22 de la misma ley, prev que la gestin de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos, y su artculo 23, sobre formacin de archivos, dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestin, Archivos Centrales y Archivos Histricos. Que el artculo 26 de la Ley 594 de 2000 seala que es obligacin de las entidades de la administracin pblica elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. ACUERDA:
ARTCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organizacin de los archivos de gestin, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, de acuerdo con los Artculos 8 y 9. de la Ley 594 de 2000. Continuacin Acuerdo No. 042-2002 Pgina No.2
ARTCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, debern organizar sus archivos de gestin de conformidad con sus Tablas de Retencin Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad. ARTICULO TERCERO.- Conformacin de los archivos de gestin y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retencin documental aprobada, velar por la conformacin, organizacin, preservacin y control de los archivos de gestin, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. El respectivo Jefe de la oficina ser el responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y custodia del archivo de gestin de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor pblico. ARTCULO CUARTO.- Criterios para la organizacin de archivos de gestin. 1) La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3) La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma. 4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control. 5) Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicacin y recuperacin, dicha informacin general ser: fondo, seccin, subseccin, serie, subserie, nmero de expediente, nmero de folios y fechas extremas, nmero de carpeta y nmero de caja si fuere el caso. 6) Las transferencias primarias debern efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retencin Documental, para ello se elaborar un plan de transferencias y se seguir la metodologa y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato nico de inventario, regulado por el Archivo General de la Nacin. 7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarn as: cdigo de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, seccin, legajos identificados con su nmero respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el nmero que le corresponda, nmero consecutivo de caja, nmero de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. PARGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retencin Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. ARTCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deber efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas
Continuacin Acuerdo No. 042-2002 Pgina No.3
por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin o a las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de prstamo y de forma opcional una estadstica de consulta. ARTICULO SEXTO.- Prstamo de documentos para trmites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de prstamo, la dependencia productora deber llevar un registro en el que se consigne la fecha del prstamo, identificacin completa del expediente, nmero total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y trmino perentorio para su devolucin. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deber hacer exigible su devolucin inmediata. ARTICULO SPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la Administracin Pblica adoptarn el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuacin se regulan.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacin que se va a transferir. 2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razn Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora. 4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos Acumulados, Fusin y Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacin, traslado, desvinculacin. 6. HOJA No. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes da). En NT se anotar el nmero de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacin. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y / o supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabtico. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrar las unidades de conservacin diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita.
14. SOPORTE. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentacin registra un ndice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16. NOTAS. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeracin y / o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de stos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el nmero consecutivo (s lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin.
A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo componen.
Asimismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. ENTREGADO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. 19. RECIBIDO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA OBJETO HOJA No. DE
REGISTRO DE ENTRADA AO MES N.T. = Transferencia DIA N.T. de
Nmero
NM C Nombre de las FECHAS ERO DIG Series, subseries EXTREMA
Unidad de Nm Soport Frecu Notas Conservacin ero e encia
DE ORD EN
o Asuntos
S de Inicia Final C car To Ot Folio l aj pet m ro s a a o
de Consu lta
Elaborado por_____________ ________________ _ Cargo___________ ________________ _________ Firma___________ ________________ _________ Lugar___________ ______ Fecha ______________
Entregado Recibido por________________ por_____________________________ __________ Cargo______________ Cargo_______________________________ __________________ ___
Firma______________ Firma_______________________________ __________________ ____ Lugar______________ Lugar_____________ ___ Fecha__________ Fecha_________________
MANUAL DE APLICACIN DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL EN ARCHIVOS DE GESTION La presente gua tiene como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivistitos propios de la primera fase de formacin del archivo (archivo de Gestin) de una manera precisa, secuencial y uniforme en atencin a las polticas, normas, mtodos y procedimientos archivistitos, implantados por el Archivo General de la Nacin, relacionados con el recibo,
tramite, distribucin, retencin, almacenamiento, recuperacin, proteccin y transferencias documental en los archivos de Gestin . Este Documento se convierte, en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los Archivos en LA SECRETARIA DE EDUCACION. El Archivo General de la Nacin expidi el acuerdo 042 Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los Archivos de Gestin en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, se regula El Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley general de Archivos594 de 2000. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La Tabla de Retencin Documental de LA GOBERNACION DEL DEPARTAMENTO DEL HUILA fue aprobada mediante acuerdo 013 del 24 de Agosto de 2006 por el Archivo General de la Nacin. EXPLICACION E INTERPRETACION DE LA TRD A continuacin se explicara que significa cada columna. OFICINA: Se ha colocado la Secretaria de Educacin como entidad puesto que en el organigrama aparece una sola Oficina la cual depende del Secretario de Educacin, por eso el listado de series es general. (DE MODIFICARSE PARA TENER EN CUENTA LAS AREAS DE CALIDAD Y COBERTURA, GESTION DE RECURSOS Y DESPACHO) CODIGO: Sistema de codificacin documental establecido para la entidad, que identifica las unidades productoras de documentos y de forma consecutiva las series y subseries que maneja cada unidad. SERIE: Se ha relacionado la denominacin dada al conjunto de tipos de documentos que produce cada oficina como consecuencia del ejercicio de las funciones propias de la oficina, organizados de forma alfabtica, presentando as mismo las subseries cuando es el caso y relacionando los tipos de documentos que la conforman. Es el nombre dado en mayscula sostenida. Los nombres dados en minscula son los tipos documentales que componen cada serie. RETENCION: Se ha determinado el plazo en trminos de aos en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestin o en el central, siendo estas las subcolumnas que la conforman. Esta permanencia es determinada
por la valoracin realizada a cada serie, derivada de la necesidad de uso y de la responsabilidad que de acuerdo con las normas se tiene sobre los documentos. El nmero corresponde a la cantidad de aos, contando desde el ao siguiente a la elaboracin del documento, diferenciando los aos en el archivo de gestin y los aos en el archivo Central. DISPOSICION FINAL: Se consigna el destino que se le debe dar a cada serie despus de transcurrido su valor primario. Es decir los aos dados en la columna de retencin en el archivo central. Las subcolumnas que la componen son: seleccionar, microfilmar, conservar o eliminar. Se establece colocando una equis (X) en la subcolumna que se le debe aplicar a cada serie. SELECCIONAR: Proceso tcnico por el cual se le establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a sus diferentes fines, normalmente se establecen el procedimiento que porcentaje de la serie se debe guardar como muestra histrica, ese porcentaje es el que se selecciona y se guarda, el resto de la serie se elimina, por perdida de de valores, una vez cumplidos los aos dados en el archivo central. MICROFILMAR: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. CONSERVAR: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos, puede ser preventiva o de intervencin directa. Las series que estn marcadas como de conservacin, son histricas, lo que indica que se debe guardar la serie completa, que nunca se deben eliminar. ELIMINAR: Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no poseen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. La eliminacin se puede realizar una vez los documentos que se estn analizando hayan cumplido todos los aos establecidos en las TRD. PROCEDIMIENTO: En esta columna se define la forma de proceder frente a la disposicin final de cada serie, en cualquiera de sus modalidades; en ella tambin se explica cuando se presentan situaciones especiales dentro de la tabla. ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTION: Tome la TRD correspondiente a su dependencia, conozca las series y subseries documentales que le corresponde tener en el Archivo de Gestin de su oficina. Es conveniente que al iniciar cada ao. Se estime la cantidad de expedientes que debe abrir por cada serie y subserie con el fin de reservar el espacio, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos evitando que al agregarse los
correspondientes tipos documentales se disminuya la facilidad de consulta por efecto de reduccin del espacio. Recuerde que para evitar deterioro fsico de la documentacin, cada carpeta puede conservar un mximo de 200 folios. Nota: el almacenamiento de la documentacin en AZ es supremamente perjudicial para la documentacin por lo tanto se recomienda usar las carpetas en yute o neutras. MOBILIARIO: Coloque tantas carpetas como expedientes sea necesario abrir y dentro de la carpeta colgante, coloque una carpeta celugua que a su vez contendr los tipos documentales que van conformando el expediente. Marque la carpeta celugua en el marbete identificndola con el cdigo y nombre del expediente. Ejemplo: 150-04-01 Actas del Comit de Calidad, en el caso de ste ejemplo es una Serie documental que se produce en rea de Gestin de Calidad.
ORDENACION DE SERIES, EXPEDIENTES Y TIPOS DOCUMENTALES Para la ordenacin de series, expedientes y tipos documentales, siga las siguientes instrucciones: Haga la distribucin secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantera enumerados de (1) hasta (n) de arriba hacia abajo. Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificacin establecido, es decir en forma ascendente, como se encuentra en la TRD. Igualmente, en el vrtice superior derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la descripcin de las series, subseries y expedientes que all se encuentran. Esta medida evita la continua manipulacin de los documentos, teniendo acceso a la documentacin que se requiere de manera inmediata. La ubicacin fsica de los documentos corresponder a la conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha ms antigua de produccin ser el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al final de la misma. Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento que se genere; para los fines pertinentes se debe utilizar lpiz de mina negra y escribir el numero en el vrtice superior derecho de cada folio, solamente se debe anotar un nmero por folio. El foliar los documentos diariamente evitar que existan faltantes
inexplicables en la numeracin como sucede cuando se efecta la afiliacin al momento de la transferencia. Por ningn motivo se deben dejar duplicidad de un mismo documento dentro de las carpetas, se deja el ejemplar mas completo y en mejores condiciones, hay que eliminar borradores y manuscritos que no poseen ningn valor testimonial. RECOMENDACIONES GENERALES: Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las fusiones que all se desarrollan o si se trata de un asunto que se requiere tramitarse a travs de ella. Si definitivamente el documento no tiene relacin directa con su dependencia, entonces remtalo de inmediato a la oficina competente segn el caso. No realice los siguientes procedimientos: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento. Emplee clips plsticos para sujetar documentos que requieran estar unidos, en su defecto coloque una banda de papel cuando vaya a grapar la documentacin para que el material metlico no tenga contacto directo con el documento. Coloque dentro de cada carpeta (celuguias) mximo de 200 folios. LOCALIZACION Y CONTROL Para el control interno de los documentos de archivo, actualice constantemente el formato Inventario nico Documental FUID consignando los datos completos del formato.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
SECRETARIA O ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacin que se va a transferir. SECRETARIA O ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o razn social de la entidad que produjo o produce los documentos. AREA DE LA SE O UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora.
OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser. Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de entidades y/o dependencias. HOJA No. : Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. registrara el total de hojas de inventario. Se
REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia solo para transferencias primarias y transferencias secundarias. debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes, da). En NT se anotar el nmero de la transferencia. No. DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacin. CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Para las transferencias primarias, secundarias y ocasionadas por fusin y/o supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. No se pueden identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabtico. FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento) Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f.
UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrara las unidades de conservacin diferente escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero correspondiente. NUMERO DE FOLIOS: Se anotar el numer total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita. SOPORTE: Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel; Microfilmes (M) videos (V) casetes (C) soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc. FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentacin registra un ndice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados. NOTAS: Se consignaran los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos. Faltantes, saltos por error en la numeracin y/o repeticin del numero consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deber registrarse la existencias de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de estos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el numero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por maquina debern registrase las caractersticas fsicas requerimientos tcnicos para visualizacin / o consulta de la informacin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin. A los impresos se les asignarn un numer de folio y se registrar el nmero de pginas que lo componen. Asimismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin, especificando el tipo de deterioro fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc).
ELABORADO POR: Se escribir el nombre y apellido, cargo firma de la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. ENTREGADO POR: Se registrar el nombre y apellido, cargo, forma de la persona, responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. RECIBIDO POR: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi. PRESTAMO DE DOCUMENTOS: Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran informacin referente a su archivo, y sea indispensable retirar documentos del expediente, diligencie una ficha de prstamo. El prstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe quedar el soporte del prstamo. En todos los casos deje una FICHA AFUERA y ubique en el lugar de donde fueron retirados los documentos.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Se entiende por transferencia primaria, al proceso tcnico de organizacin y descripcin de las unidades de conservacin y posterior traslado al archivo central, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retensin Documental TRD. Por definicin, es el proceso archivistito mediante el cual una unidad administrativa u oficina, transfiere las series documentales al archivo central, una vez cumplido el tiempo de retencin estipulado en la TRD para el archivo de Gestin. El funcionario encargado en cada Secretaria deber disear un Programa Anual de Transferencia (preferiblemente dentro de los tres primeros meses de cada ao) que no altere las actividades programadas por el archivo durante la vigencia. A este programa se deben acoger las oficinas, enviando la documentacin como se indica en los procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin. Programa anual de transferencias: Es una circular instructiva, para cumplimiento de todas las oficinas, en donde se dan las pautas a seguir por los funcionarios encargados de los archivos de las oficinas, para que organicen los archivos que van a transferir al archivo central de la Gobernacin (bsicamente lo descrito en este manual), lo importante de resaltar es que en
la Circular se debe incluir la fecha que se le asigna a cada oficina para que realice la entrega; la primer fecha debe ser aproximadamente a los quince (15) das que salga la circular, para dar tiempo de que las oficinas organicen lo que van a transferir ; igualmente entre fecha y fecha programada de entrega, debe haber uno o dos das para que el funcionario encargado del archivo central revise y/o ubique los archivos en el sitio que a destinado para ello, esa ubicacin es la que va a quedar en la base de datos, lo cual va a permitir que los archivos sean ubicados fcilmente y sin demoras. PASOS METODOLOGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Tenga en cuenta la fecha programada en el calendario de transferencia, dada por el funcionario encargado del programa de transferencia documental en donde se determina La fecha que le corresponde a cada una de las Oficinas. Solicite accesoria a quien compete el tema. Verifique la finalizacin del periodo de retencin. El funcionario responsable del archivo en cada una de las oficinas, deber verificar que la documentacin que se pretende transferir, haya finalizado su periodo de retencin en el archivo de cada una de ellas, y as evitar problemas innecesarios en el servicio de consulta desde el archivo central. Es decir, seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que segn la TRD deben transferirse. Realice organizacin de los documentos, deber clasificar, ordenar y efectuar la seleccin natural; es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente, como son: impresos, o publicaciones peridicas (revistas, folletos, peridicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copias o fotocopias cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes decretos, cuando no hagan parte integral del expediente entre otros. Ordenacin de tipos documentales. Tal como se explic anteriormente, los documentos se ubican uno detrs de otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el ultim documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta. Foliacin de la documentacin; La filiacin debe efectuarse en orden ascendente en atencin a la cronologa, correspondiendo el numero uno (1 ) al documento mas antiguo y el nmero mayor al documento mas reciente . Ordene los expedientes por aos y de manera secuencias siguindole cdigo y la cronologa en forma ascendente. Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de uno hasta n tantas carpetas vaya a transferir.
En la solapa (vrtice inferior derecho, parte exterior de la carpeta) consigne los siguientes datos: nmero de carpeta, numero de caja, cdigo de la serie documental, nombre de la oficina productora, nombre de la serie documental, fechas extremas y numero de folios (utilice esfero de tinta negra). Diligencie el formato, nico de inventario documental, relacionando una a una cada carpeta, que se va a transferir al archivo central, con datos de fechas extremas, nmero de folios y dems datos requeridos en el formato, tal como se explico anteriormente. Ubique las carpetas en cajas, siga el orden ascendente de numeracin de carpetas. Imprima el Formato nico de Inventario Documental, en original y copia, haga entrega al funcionario encargado del archivo central, junto con la documentacin relacionada. El funcionario encargado del archivo central, debe firmar como recibido y dejar constancia en el FUID, que falta confirmar contenido. El funcionario encargado del Archivo Central de la Gobernacin, deber confirmar el contenido y confrontar las series segn las TRD de la oficina, verificar lo descrito en el formato nico de inventario documental frente a las carpetas entregadas. Si el proceso no se ha realizado correctamente, este deber devolver las carpetas y el FUID para que sean corregidos los problemas.. Si el proceso esta correcto debe firmar como recibido a satisfaccin. NO SE DEBE INCLUIR MATERIAL DE APOYO NI MATERIAL BIBLIOGRAFICO DENTRO DE LAS CARPETAS DE DOCUMENTOS QUE REPRESENTAN LAS SERIES DOCUMENTALES.

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LISTADO DE NORMATIVIDAD ARCHIVSTICA

CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA Artculos 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313

Cdigo de Procedimiento Civil:

Cdigo Procedimiento Penal:

Artculos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393,

(Art.99) Sobre conservacin de documentos

LEY 163 DE 1959 LEY 39 DE 1981

LEY 23 DE 1981 LEY 23 DE 1982 LEY 57 DE 1985

LEY 44 DE 1993 LEY 136 DE 1994

LEY 190 DE 1995 LEY 270 DE 1996

LEY 527 DE 1999

LEY 594 DE 2000

LEY 734 DE 2002

LEY 795 DE 2003

Decreto 2527 de 1950:

Decreto 3354 de 1954:

Decreto 264 de 1963:

Estatuto del Registro Civil de la personas.

Decreto 624 de 1989: tributaria.(Artculo 633)

Estatuto Orgnico del Sistema Financiero

Decreto 2620 de 1993:

Decreto 1382 de 1995:

Decreto 2150 de 1995:

Decreto 1748 de 1995: 47, 49 y 62) Decreto 1094 de 1996:

Decreto 998 de 1997:

Decreto 1725 de 1997: Decreto 1474 de 1997:

Decreto 254 de 2000:

Decreto 2170 de 2002:

Decreto 190 de 2003:

Decreto 1145 de 2004:

Decreto 221 de 2004:

Decreto 3666 de 2004:

Decreto 4124 de 2004:

Decreto 1227 de 2005:

Decreto 564 de 2006:

CIRCULAR 012 DE 2004

CIRCULAR 01 DE 2004 CIRCULAR 01 DE 2006 Territoriales de Archivos

NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS

NTC 4095: Archivstica. NTC 3723:

Norma General para la Descripcin

Por el cual se organizan los archivos de

TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

CIRCULAR No.004 DE 2003

FERNANDO GRILLO RUBIANO Director Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

JORGE PALACIOS PRECIADO Director Archivo General de la Nacin

C.C. Director Departamento Nacional de Planeacin- Dr. Santiago Montenegro Trujillo.

INSTRUCTIVO HOJA DE CONTROL HISTORIAS LABORALES

Nombre Funcionario:__________________________________________ FECHA TIPO DOCUMENTAL

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Continuacin Acuerdo No. 042-2002 Pgina No.3

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Continuacin Acuerdo No. 042-2002 Pgina No.4

Continuacin Acuerdo No. 042-2002 Pgina No.5

REGISTRO DE ENTRADA AO MES N.T. = Transferencia DIA N.T. de

NM C Nombre de las FECHAS ERO DIG Series, subseries EXTREMA

Unidad de Nm Soport Frecu Notas Conservacin ero e encia

S de Inicia Final C car To Ot Folio l aj pet m ro s a a o

Entregado Recibido por________________ por_____________________________ __________ Cargo______________ Cargo_______________________________ __________________ ___

Firma______________ Firma_______________________________ __________________ ____ Lugar______________ Lugar_____________ ___ Fecha__________ Fecha_________________

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

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