I Jornada Cientfica e VI FIPA do CEFET Bambu Bambu/MG - 2008

A IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO GERENCIAL: UM ESTUDO DE CASO EM UMA PEQUENA EMPRESA DO SETOR AGRONEGCIO NO MUNICPIO DE BAMBU/MG.
Ana Cristina Teixeira AMARAL (1); Wemerton Luis EVANGELISTA (2);
(1) Aluna do Curso Superior de Tecnologia em Administrao de Pequenas e Mdias Empresas do Cefet Bambui, email: anact.amaral@yahoo.com.br; (2) Professor do Curso Superior de Tecnologia em Administrao de Pequenas e Mdias Empresas do Cefet Bambui, email: wemerton@cefetbambui.edu.br

RESUMO
Este estudo teve como objetivo verificar a existncia de um planejamento gerencial em uma pequena empresa do agronegcio, apontando sugestes para melhoria e aplicao do mesmo. Para o desenvolvimento da atividade utilizou-se a observao da rotina empresarial e distribuio de um quadro de perguntas para os colaboradores, onde foi possvel a identificao de gargalos, bem como elaborao de sugestes de melhoria da situao atual da organizao. As respostas obtidas atravs da opinio dos funcionrios vieram confirmar as observaes feitas anteriormente, de que a empresa precisa passar por uma reestruturao, enquanto que na viso do administrador o quadro atual aceitvel. Tal desencontro de opinies deve-se comunicao falha que estabelecida na empresa estudada, onde provavelmente no houve um planejamento para incio das atividades da mesma. De fato, esses acontecimentos vm reforar que um bom planejamento gerencial a base, o sustento e at um dos responsveis pelo sucesso empresarial. Palavras-chave: Planejamento gerencial. Gargalos. Comunicao. Sucesso empresarial. Diante essa influncia do agronegcio na regio e importncia do planejamento gerencial na administrao, o mesmo se torna motivo de estudo em uma pequena empresa do setor agronegcio em Bambu MG. Esse estudo ir abranger as principais reas da empresa (gesto de pessoas, produo, finanas e marketing), buscando diagnosticar a existncia de um planejamento gerencial e aprimor-lo (se for o caso), e/ou at mesmo propor sugestes que contribuam para a implantao de um planejamento (em caso de ausncia) atravs de anlise de atividades e mtodos utilizados, identificao de gargalos e outros, objetivando contribuir com a organizao atravs de um planejamento gerencial que possa assegurar uma maior eficincia da empresa. De acordo com Oiticica (2008), as organizaes esto sempre buscando inovaes que tragam a permanncia e sustentabilidade no mercado. Para isso, fundamental que as pessoas envolvidas estejam comprometidas, pois um processo de gesto estratgica altamente ligado s mudanas, sejam elas na gesto de pessoas, produo, finanas ou marketing.

1.

INTRODUO

Com o aumento da concorrncia no mundo empresarial, cada vez mais exigida das empresas uma atuao sem erros, onde um planejamento gerencial essencial para que qualquer tipo de empreendimento consiga sobressair perante a concorrncia. A importncia do planejamento ocorre devido ao alto controle das atividades a serem desenvolvidas que o mesmo proporciona ao tomador de decises e a todos os colaboradores da empresa. O planejamento gerencial engloba todas as reas da empresa envolvendo seus integrantes e departamentos, a fim de buscar uma sintonia entre os diferentes setores beneficiando o desenvolver das atividades. Quando bem executado, esse planejamento se resulta em uma sinergia positiva para a empresa, seja ela indstria, prestadora de servios ou voltada para o agronegcio. O agronegcio uma rea que sempre se destacou no Brasil devido s condies favorveis para a realizao dessa prtica na maioria das regies. A regio da Serra da Canastra MG uma dessas onde o agronegcio passa ser a principal atividade de muitas cidades, dentre elas Bambu MG.
anact.amaral@yahoo.com.br

I Jornada Cientfica e VI FIPA do CEFET Bambu Bambu/MG 2008 pblico alvo melhorando o relacionamento com os clientes resultando em bons negcios.

1.1.

Gesto de pessoas

De acordo com Gil (2001), a gesto de pessoas a funo gerencial onde o objetivo a cooperao das pessoas atuantes nas empresas, de maneira com que as mesmas alcancem seus objetivos, o que consequentemente garante os objetivos pessoais dos envolvidos. Os empregados devem ser tratados como pessoas que impulsionam a organizao, como parceiros onde ela investe seu capital humano e com isso espera um retorno altura desse investimento, seja ele na seleo de pessoas, no treinamento, comunicao e motivao, itens esses avaliados na empresa em estudo.

2.

DESENVOLVIMENTO

O diagnstico na empresa foi desenvolvido durante os meses de julho a setembro/2008 atravs de anlise nas principais reas da empresa: pessoas, produo, finanas e marketing. A empresa foi fundada em fevereiro/2007, onde sua atividade principal a produo e comercializao de rao animal. Atualmente a organizao conta com onze funcionrios e administrada por dois scios. As tcnicas utilizadas para levantamento dos dados foi observao, entrevista com funcionrios e administradores e distribuio de um quadro de perguntas sobre as quatro reas analisadas, onde as opes de resposta para o quadro eram: no; em fase de implantao; sim, porm falho; e no. Com as alternativas dadas, os colaboradores foram instrudos a preencher vinte e trs perguntas sobre as quatro reas, de acordo com a situao de casa ao na empresa. As perguntas foram: Gesto de Pessoas: O empresrio/administrador transmite aos seus funcionrios as informaes bsicas sobre a organizao? O empresrio/administrador se permite receber sugestes e/ou crticas de seus funcionrios? H comunicao entre todos os membros dos diferentes setores da empresa atravs de reunies, confraternizaes, e outros? H um comprometimento dos funcionrios perante a empresa? H incentiva a iniciativa, criatividade, espontaneidade e inovao na empresa? Metas so estabelecidas para funcionrios em relao atividade exercida por cada membro? So concedidos treinamentos para execuo dos servios desenvolvidos pelos funcionrios? H definio clara das funes, responsabilidades e autoridades entre os funcionrios? A contratao de novos colaboradores dada aps estudo prvio dos candidatos e processo seletivo definido?

1.2.

Administrao da produo

Para Slack; Chambers e Johnston (2002), as questes da administrao podem at ser as mesmas de uma grande empresa, mas uma pequena organizao pode ter mais dificuldade de isolar questes de massa de outras questes da organizao. Atravs de um planejamento, esse problema pode ser solucionado onde uma pequena empresa pode desempenhar atividades de produo de maneira eficaz com a colaborao de toda a equipe de funcionrios. Atividades essas como os cinco objetivos de desempenho, um eficiente arranjo fsico, planejamento e controle de estoque, dentre outros.

1.3.

Finanas

Segundo Gitman (2004), a rea de finanas preocupa-se com tudo que relacionado e/ou associado ao dinheiro e a administrao financeira trata-se de tarefas do administrador financeiro da organizao. Essa rea envolve as questes e tarefas como planejamento de gastos, controle de caixa, controle de contas a receber e a pagar, investimentos, dentre outras.

1.4.

Marketing

De acordo com Kotler e Armstrong (2003), marketing a satisfao do cliente, e no apenas venda e propaganda como muitas pessoas imaginam. todo um processo administrativo e social onde indivduos e grupos buscam o que necessitam e desejam atravs da criatividade, oferta e troca de produtos. O estmulo desse processo so as necessidades humanas que assumem forma de desejos quando particularizadas com a cultura e personalidade individual. No marketing, o planejamento auxilia nas escolhas que ajudaro a empresa a atingir seu

I Jornada Cientfica e VI FIPA do CEFET Bambu Bambu/MG 2008

A empresa se previne contra a rotatividade contnua atravs de uma eficiente contratao e valorizao do funcionrio?

3.

RESULTADOS E DISCUSSO

Administrao da produo: A instalao produtiva (arranjo fsico) adequada e adaptada produo da empresa? A empresa conta com planejamento e controle produtivo baseado na demanda e expectativa de venda? A empresa possui um sequenciamento de atividades onde devidamente ordenadas facilitam todo o processo at o cliente? O estoque da produo devidamente armazenado e organizado de maneira com que facilite decises? H uma comunicao eficiente do setor produo com os demais na empresa de maneira que o produto chegue ao cliente na forma e prazo estipulado? Finanas: A empresa realiza um fluxo de caixa podendo com ele se prevenir financeiramente? A empresa tem controle de suas contas a pagar e a receber? A empresa controla seu faturamento, compras e estoques de maneira com que esse controle auxilie decises futuras? A empresa acompanha mensalmente seus gastos buscando sempre ameniz-los? A empresa conta com auxlio de um software especializado no auxlio do controle financeiro? Marketing: A empresa busca sempre obter a opinio do cliente a fim de traar aes para solucionar insatisfaes? A empresa faz propaganda onde a divulgao atinge seus possveis clientes? Novos clientes procuram a empresa onde se direcionaram aps propagandas feitas? O objetivo do quadro de perguntas foi comparar a opinio do quadro preenchido pelos colaboradores com as observaes e entrevistas feitas ao longo da anlise, alm de comparar a viso dos funcionrios com a viso do administrador.

Atravs das respostas obtidas com o quadro de perguntas foi possvel confirmar os gargalos existentes na organizao constatados nas observaes feitas. Pde-se perceber atravs das respostas dos funcionrios que os mesmos possuem uma real viso sobre a empresa, os acontecimentos na mesma e tambm possuem conscincia sobre os erros e sobre as mudanas que precisam ocorrer. J o quadro preenchido pelo administrador revelou que o mesmo tem a situao atual da empresa como aceitvel, havendo divergncia em respostas quando comparadas com as repostas dos funcionrios.

3.1.

Gesto de pessoas

Na rea de pessoas, as respostas entre as duas partes (funcionrios e administrador) se contradizem, onde na viso dos funcionrios a opo no se destaca: em 23 atividades questionadas 40% no so desenvolvidas. Enquanto na viso administrativa apenas 10% no so executadas.

3.2.

Administrao da produo

Na produo, a situao se inverte onde o administrador julga que 40% das atividades esto em fase de implantao contra 10% na viso dos funcionrios. Os funcionrios tambm apontam que 20% das atividades no so desenvolvidas, enquanto a viso do administrador registrou 0% na opo no.

3.3.

Finanas

Em finanas houve a maior diferena de opinies. Enquanto na viso do administrador 80% das atividades esto sendo implantadas, para os funcionrios nada acontece, onde registraram 0% na opo em fase de implantao. Para os funcionrios 35% das atividades no so executadas em finanas, enquanto o administrador registra 0% na opo no.

3.4.

Marketing

A rea de marketing foi a mais equilibrada no havendo muita variao nas opinies. Ambas as partes apontaram que 67% das aes em marketing so realizadas de maneira correta. A nica diferena foi que, enquanto para o administrador 33% das atividades esto em fase de implantao, para os funcionrios elas so

I Jornada Cientfica e VI FIPA do CEFET Bambu Bambu/MG 2008 executadas com falhas, e apenas 8% esto sendo implantadas. eficiente entre funcionrios e administrao. Atravs do questionrio, o administrador pde perceber que as falhas e ausncias de atividades importantes prejudicam a empresa num todo, seja em qualquer rea, refletindo no crescimento, lucro e aceitao da empresa perante o consumidor. Para os funcionrios, foi importante a participao e opinio em questes importantes na empresa. Foi a primeira vez que a maioria deles pde opinar sobre o funcionamento da empresa em que trabalham.

3.5.

Resultado total das reas

Aps uma abordagem sobre cada rea, as figuras1 e 2 mostram o resultado geral sobre todas as reas de ambas as partes. Os grficos revelam que os funcionrios no possuem o conhecimento de que 39% das necessidades da empresa esto sendo implantadas, como mostra a viso do administrador na figura 1.
Viso Geral - Administrador 39% 40% 30% 20% 10% 0% 4% 35% No Em fase de implantao Sim, porm falho Sim

3.6.

Solues sugeridas

22%

Com base na situao enfrentada pela empresa atualmente revelada atravs das observaes e do quadro de perguntas, percebe-se que a solues para muitas deficincias no exigem grandes esforos, onde aes simples e pouco onerosas podem ser de grande relevncia para a empresa refletindo no comportamento dos funcionrios, no prprio funcionamento da empresa, melhoria do ambiente e melhor aceitao da empresa por parte dos clientes. Diante dessas deficincias, cada rea recebe uma sugesto de ao a ser desenvolvida em busca de uma melhor estruturao na empresa. Gesto de pessoas: na rea de pessoas, as atividades desenvolvidas precisam ser voltadas para tornar eficiente a comunicao na empresa, estimular a motivao de funcionrios, esclarecimento de funes, diviso de tarefas dentre outras. Simples aes podem solucionar muitos desses problemas como reunies peridicas, estabelecimento de metas a vendedores ficando os mesmos sujeitos bonificao, diviso e nomeao de cargos de acordo com a necessidade, levantamento das atividades a serem realizadas e distribuio das mesmas aos seus respectivos cargos, criao de uma poltica de contratao e treinamento de funcionrios que necessitarem. Administrao da produo: na produo preciso reformular o arranjo fsico em busca de um ciclo de produo mais eficiente, estabelecer uma seqncia de atividades a partir do momento em que o cliente faz o pedido at que esse pedido retorne para o mesmo em forma de produto e estabelecer uma comunicao eficaz da produo com o escritrio da empresa.

Figura 1 Viso Geral-Administrador

A viso que chama ateno que, para os funcionrios 29% das atividades no so realizadas, contra apenas 4% do administrador. Curiosamente as opinies se igualam onde ambas as partes alegam que 22% das atividades abordadas so realizadas.

Viso Geral - Funcionrios

50% 40% 29% 30% 20% 7% 10% 0%

42% No 22% Em fase de implantao Sim, porm falho Sim

Figura 2 Viso Geral-Funcionrios

Acredita-se que esse desencontro de opinies seja devido ao fato de no haver uma comunicao

I Jornada Cientfica e VI FIPA do CEFET Bambu Bambu/MG 2008 funo completando a do outro, finalizando com o alcance dos objetivos da coletividade atraindo assim os pessoais. Conclui-se que o planejamento gerencial uma ferramenta que assegura o administrador a seguir pelo mundo dos negcios com a certeza de que os desafios sero enfrentados da maneira correta, fazendo com que a empresa alcance metas, atinja objetivos e cumpra sua misso, podendo assim ampliar cada vez mais sua viso.

Finanas: para organizar e tornar vrios processos eficientes, no s em finanas, preciso que a empresa conte com um software que administre muitos recursos como exemplo: efetuao de vendas, estabelecer controle sobre contas a receber, controle de estoque, controle de caixa, faturamento, cadastro de clientes, cadastro de fornecedores, emisso de pedidos e oramentos, dentre muitas outras atividades que no so executadas como tambm aprimorar algumas que j so feitas sem ajuda de software. Marketing: nessa rea interessante que a empresa realize uma pesquisa de mercado para medir aceitao dos clientes perante o atendimento e produto da empresa. Como a maioria dos clientes da empresa so produtores rurais e residem na zona rural, raramente esse cliente vai at a sede da empresa para que o mesmo possa ser interrogado sobre seu nvel de satisfao perante a empresa. Diante disso, uma pesquisa com esse cliente interessante para a empresa para que a mesma melhore sempre sua imagem perante o mercado alvo.

REFERNCIAS
GIL, Antnio Carlos. Gesto de Pessoas: enfoque nos papis profissionais. 1. Edio. So Paulo, SP. Atlas, 2001. GITMAN, Lawrence J. Princpios da Administrao financeira. 10 Edio. So Paulo, SP. Pearson Addison Wesley, 2004. KOTLER, Philip; ARMSTRONG, Gary. Princpios de Marketing. 9 Edio. So Paulo, SP. Prentice Hall, 2003. OITICICA, Mrcio. Planejamento estratgico. Disponvel em http://www.administradores.com.br/artigos/planej amento_estrategico/21731/. Acesso em 21 set. 2008. SLACK, Nigel; CHAMBERS, Stuart; JOHNSTON, Robert. Administrao da Produo. 2 Edio. So Paulo, SP: Atlas, 2002.

4.

CONCLUSO

A comunicao pea fundamental para que haja qualquer avano em qualquer empresa. Mesmo com um planejamento gerencial bem estruturado, sem comunicao de nada adiantar esse planejamento. Alm da comunicao, muitos outros fatores podem comprometer o desenvolvimento e a prtica do planejamento, como exemplo, a falta de interesse e disposio para mudanas das pessoas envolvidas no processo. importante que logo no incio a empresa j tenha um planejamento a seguir, de maneira com que qualquer crescimento que ocorrer seja de maneira estruturada. Caso contrrio, o crescimento acontece de forma inesperada e a empresa no consegue administr-lo, como no caso da empresa em estudo. Funcionrios e administrao no se entendem quando preciso dizer o que realmente acontece na organizao. preciso realizar uma reestruturao atravs de muita comunicao, flexibilidade, disposio para mudanas alm de possuir uma equipe realmente qualificada onde cada um consegue realizar sua