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LO
M ANUAL
Este manual es un renovado intento de llevar a nuestro personal de seguridad un mensaje claro y especfico de cules son las expectativas de la Junta en cuanto a sus responsabilidades y deberes como agente de seguridad contratado por la compaa que a su vez tiene un acuerdo de servicios con nuestra organizacin. Debe constar que la responsabilidad inicial de adiestramiento recae en su supervisor o jefe de compaa. Pero como Junta descargamos la confianza que en nosotros ha depositado los residentes que cumplen con sus cuotas de mantenimiento y que nos eligieran en Asamblea. Este manual es una edicin revisada del documento titulado Manual para el Personal de Seguridad Urbanizacin Vistas del Ocano con fecha de enero de 2008. Ningn oficial de Seguridad debe comenzar sus funciones dentro de nuestra Urbanizacin sin haber sido familiarizado con lo que dispone este manual. Y no se considera familiarizado el hecho de simplemente darle copia de este panfleto al nuevo recluta. Es imperativo y por este medio exigimos que exista un entrenamiento tradicional (mentor-aprendiz) para que se asegure de que este ltimo realmente est al tanto de las exigencias de su puesto. De encontrarse que un nuevo recluta no est al tanto de las exigencias de su puesto, por este medio consta que el dueo de la empresa de seguridad es el primer responsable y llamado a tomar accin en un periodo no menor de quince (15) das naturales.
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10. En caso de conflictos de vecinos intervendr corts pero diligentemente de acuerdo con el incidente reportado y lo documentar prontamente.
Procedimiento para visitantes no registrados y residentes sin beeper. Procedimiento para actividades especiales.
Si el visitante no es admitido, o no se consigue contestacin del residente o propietario de la residencia, se le contestar al visitante de la siguiente forma: Caballero/Dama, lamentablemente, no conseguimos comunicacin con el propietario, por favor regrese ms tarde y con gusto vuelvo a asistirle. Si el visitante insiste, le vuelve a reiterar amable y cortsmente: Me gustara poder atenderle en este momento pero me resulta imposible asistirle ahora. Por favor, regrese ms tarde y que tenga un buen da. Si el visitante insiste- El personal de seguridad no responder. Si pasan ms de cinco minutos y hay vehculos en fila, lo anotar en la bitcora y llamar al Presidente/a. Nota: Residentes de 17 aos o menos no estn autorizados a conceder acceso a la urbanizacin.
b. Seguir rigurosamente el proceso de acceso a la urbanizacin verificando los nombres en los listados y anotando en el libro la siguiente informacin EN LETRA DE MOLDE (LEGIBLE): i. Nombre de visitante ii. Nombre de residente iii. Nmero de Casa iv. MARCA de auto v. Nmero de tablilla vi. Hora de Entrada c. Si se halla en violacin de esto se le cursar una carta detallada con copia al dueo de su compaa de seguridad. Recuerde en todo momento conservar su actitud respetuosa y profesional. Un agente de seguridad profesional sabe lo valioso que es lograr que los dems se sientan importantes. L OS V IS IT A NT E S P E A T ON A L E S Las personas que visitan nuestra urbanizacin a pie deben utilizar exclusivamente el portn peatonal. Bajo ninguna circunstancia, el agente de seguridad le dar acceso por los portones vehiculares. El agente informar al residente a travs del sistema de intercomunicacin y una vez el residente acepte la visita, el agente de seguridad le solicitar cordialmente la siguiente informacin: 1. Nombre del visitante 2. Hora de entrada T E S TIG O S
DE
JEHOV
A tono con la decisin del Tribunal de Apelaciones del Circuito de Boston, de acercarse persona alguna con intencin de distribuir propaganda religiosa de cualquier ndole, se proceder de la siguiente forma: 1. Se solicitar amablemente el nmero telefnico de la Iglesia que enva tal feligresa. 2. Se verificar en la gua telefnica que tal nmero existe. 3. Se llamar a la Iglesia y se confirmar que, en efecto se coordin una campaa en esta rea.
4. Si no se logra tal comunicacin, se le dejar saber al ministerio que de acuerdo con la ley necesitan ser o estar debidamente identificados y que lamentablemente no se pudo lograr en este momento. Con gusto se le atiende en otra ocasin.
SOBRE LO QUE LA LEY ESTABLECE EN CUANTO AL ACCESO A LOS TESTIGOS DE JEHOV El Circuito determin que el tribunal de distrito tiene que tomar rpidamente medidas para llevar a los municipios y urbanizaciones al cumplimiento de su decisin y estableci que en el caso de urbanizaciones que ya proporcionan regularmente portones abiertos con un guardia, se les permite acceso a los Testigos de Jehov que revelen su propsito de entrada y su identidad. (9 de febrero de 2011) http://www.elnuevodia.com/victoriaamediasparalostestigosdejehova-
V E N T A S Y P RO P A G A N D A S No se permitir la entrada de ninguna persona a pie o transitando en vehculo de motor ni en bicicleta con intencin de vender, repartir propaganda o promociones de tipo alguno, a menos que tenga previa autorizacin de la Junta. En cualquier caso, se le puede facilitar la direccin postal de APVOI para que someta su promocin a la atencin de la Junta de Directores. C O N S T R U C C I ON E S O T R A B A J OS E N L OS H O G AR ES El residente someter un listado con los nombres, nmero de tablillas y vehculos de los contratistas (jardineros, constructores, albailes, plomeros, electricistas, etc.) as como tiempo estimado de construccin, de ser necesario. A base de ese listado, se le dar acceso al personal siguiendo el procedimiento de visitante sin beeper, si es que no hacen uso del tele-entry. V EH C UL O S OF IC IA L E S R O T U L A D OS Todo vehculo oficial rotulado a saber pero no limitado a: Polica, Bomberos, Defensa Civil, Ambulancia, Autoridad de Acueductos, Autoridad de Energa Elctrica, Compaa de Cable, Servicio Postal, Federal Express y UPS, entrarn sin restricciones las 24 horas. El agente de seguridad tomar siempre la siguiente informacin: 1. 2. 3. 4. Nombre de la Agencia Propsito (nmero de la casa) Hora de entrada Nmero de tablilla
De ser parte de algn incidente, tomar nota de los datos del mismo para anotarlo en la bitcora.
La importancia de ser proactivos y asertivos en las rondas preventivas Procedimiento para manejo de casos en general y agencias pertinentes
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6. As mismo, el momento ideal para hacer la ronda es cuando NO HAY personas esperando para ser atendidas o que tengan problemas con el tele-entry. 7. En el turno nocturno, es imperativo que el agente que est dando las rondas reporte si tiene problemas con la asistencia que recibe del sistema remoto. 8. Toda vez que el agente se encuentre en pleno proceso de dar su ronda TAMPOCO va a interrumpirlo para dar acceso. Una vez que comience a dar su ronda, termnela. Ser metdicos y consistentes en las tareas que se realizan al fin del da y de su turno resulta ms efectivo. 9. Todo oficial que use la patrulla tiene que llenar la hoja de inspeccin.
Nota: Si se halla en violacin de esto se le cursar una carta detallada con copia al dueo de su compaa de seguridad.
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Importancia de velar por el buen uso de las reas comunes Procedimiento a seguir en cuanto al Gimnasio Procedimiento a seguir en cuanto a la Piscina Procedimiento a seguir en cuanto al Gazebo Procedimiento a seguir en cuanto al acceso a la Playa
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3. La labor del agente de seguridad dando rondas o asignado al rea de la piscina es velar porque se cumplan las reglas. a. Por ejemplo, si un residente o visitante grita o se comporta de una manera descontrolada, no es aceptable que el guardia de seguridad espere a recibir una llamada para moverse. Usted est llamado a intervenir inmediatamente. b. Una manera de intervenir es la siguiente: Disculpe, caballero/dama, necesita ayuda en algo? Por favor recuerde que la piscina es de uso comn y no queremos recibir quejas de los dems aqu presentes en cuanto a conductas fuera de lugar. c. Otra manera de intervenir es la siguiente: Buenos das/tardes/noches, es usted residente o visitante? necesito saber porque me estn ordenando hacer un reporte en cuanto a su conducta. d. Cualquier forma de pregunta hecha con respeto es una forma aceptable de intervenir. Lo importante aqu es tomar accin de forma tal que se cumpla con nuestra responsabilidad. e. Cualquier tipo de violacin de reglas de la piscina debe ser intervenido de inmediato siguiendo este estilo recomendado. Por ejemplo, las damitas con hebillas en el pelo deben ser instruidas de que estas tapan los conductos, etc. f. Correr por la piscina pudiera resultar en accidentes innecesarios. Se le solicita amablemente a los menores y preferiblemente al padre, madre o encargado de los mismos para que tome las medidas necesarias. 4. De ninguna manera se permiten menores sin la compaa de un adulto en el rea de la piscina. 5. Si hay algn encargado debe tener al menos 21 aos de edad. 6. No se permiten actividades privadas. Cualquier residentes con exceso de invitados en el rea de la piscina, debe ser orientado. 7. Al cerrar la piscina, le deja saber amablemente a las personas que ya se va a cerrar. 8. Asegrese de que los baos estn cerrados y con la luz apagada. 9. Poner el candado que se encuentra en los picos o parte superior del portn.
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La importancia de practicar el proceso a seguir en caso de desastres naturales Manejo del portn de salida en caso de fallas elctricas
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UNIDAD 6 APNDICES
En esta unidad se incluyen las siguientes referencias:
Directorio Telefnico de Agencias Cdigos de Tele-entry de agencias para casos de emergencia Localizacin de Hogares en la Urb. Vistas del Ocano Registro de Visitantes
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A PNDICE A
D IRECTORIO DE A GENCIAS
Para su referencia inmediata, le incluimos los nmeros telefnicos tanto de agencias gubernamentales como de proveedores de servicios de nuestra comunidad:
Polica Estatal Polica Municipal Bomberos Emergencia Defensa Civil Emergencias Sociales Energa Elctrica Control de Animales Obras Pblicas Mun. Preferred Home Services (787) 876-1600 (787) 876-6549 (787) 876-2330 (787) 876-2929 911 (787) 876-3561 (787) 749-1333 (800) 981-8333 (787) 289-3434 (787) 876-1040 (787) 876-3242 (787) 876-3246 (787) 740-7900 Electric Service Reciclaje Recogido de Basura Carlos (Mantenimiento) Correo de Loza Gilbert Pool I.F.C. Lightning Service Huertas P.C. (Computadoras) (787) 728-1445 (787) 413-1408 (787) 876-2600 (787) 903-4397 (787) 598-1126 (787) 876-2025 (787) 603-4727 (787) 887-2271 (787) 781-1834 (787) 876-4988 (787) 957-7821
Le proveemos este espacio para que aada nmeros adicionales de ser necesario:
NOMBRE TELEFONO
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A PNDICE B
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APNDICE C
Buzones
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