1. OBJECTIVOS DO SISTEMA.

O sistema de Prestao de Contas dos Servios e Organismos Pblicos por Via Electrnica visa dotar as entidades sob controlo e jurisdio do Tribunal de Contas (TC) de um servio "on-line" (via Internet) de entrega e consulta electrnica de contas de gerncia. Este servio de interesse pblico abrange, numa primeira fase, todas as entidades do Sector Pblico Administrativo. Esto disponveis para preenchimento e entrega os documentos de prestao de contas relativos s entidades includas no mbito de aplicao do: POCP e planos sectoriais, como sejam o POCMS, POCISSSS e POC-Educao (Instrues n. 1/2004 2 Seco); POCAL (Instrues n.1/2001 -2 Seco). Permite este Sistema trs grandes nveis de sustentabilidade: Ao nvel da informao para que esta se apresente de uma forma mais disponvel e com uma maior possibilidade de utilizao; Ao nvel do controlo permitindo uma maior qualidade da conta de gerncia, uma reduo do tempo mdio de anlise por processo e num controlo eficiente dos processos; Ao nvel da transparncia permitindo uma reduo do preo por processo, uma maior clareza dos processos e interfaces com solues de apoio gesto de terceiros.

2. INTRODUO. O presente manual tem por objectivo apoiar a utilizao da aplicao, apresentando as principais funcionalidades que a mesma oferece. O utilizador poder descobrir neste manual informao sobre como: Preencher documentos de prestao de contas, no POC aplicvel, a submeter ao TC; Consultar o estado/histrico dos processos de contas de gerncia submetidos ao TC; Consultar informao relativa entidade sob controlo e jurisdio do TC que o utilizador representa. A utilizao desta aplicao pressupe o prvio conhecimento das Resolues e Instrues do Tribunal de Contas relativas organizao, documentao e remessa das contas, bem como da Lei de Organizao e Processo do Tribunal de Contas (LOPTC):

Lei n. 98/97, de 26 de Agosto Lei n. 48/2006, de 29 de Agosto Lei n. 55-B/2004, de 30 Dezembro Lei n. 1/2001, de 4 de Janeiro Lei n. 87-B/98, de 26 de Agosto Resoluo n 9/2006 - 2 Seco Instrues n1/2004 - 2 Seco de

Instrues n1/2001 - 2 Seco

Lei de Organizao e Processo do Tribunal de Contas 4. alterao Lei de Organizao e Processo do Tribunal de Contas 3. alterao Lei de Organizao e Processo do Tribunal de Contas 2. alterao Lei de Organizao e Processo do Tribunal de Contas 1. alterao Lei de Organizao e Processo do Tribunal de Contas Remessa de Contas ao Tribunal Instrues para a organizao e documentao das contas abrangidas pelo Plano Oficial de Contabilidade Pblica (POCP) e planos sectoriais (POC-Educao, POCMS e POCISSSS) Organizao e documentao das contas das Autarquias Locais e entidades equiparadas, abrangidas pelo Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL)

3. ADESO, REGISTO E AUTENTICAO. PEDIDO DE ADESO. A entidade pode pedir a adeso ao sistema de Prestao de Contas dos Servios e Organismos Pblicos por via electrnica logo a partir da pgina inicial. Bastar seleccionar a opo Pedido de adeso que se encontra no canto superior direito da pgina inicial do sistema, junto rea de registo e entrada.

Ser ento apresentado ao utilizador um formulrio que se destina a recolher os dados necessrios ao registo no sistema: Identificao do utilizador que faz o pedido; Identificao da entidade; Funo / categoria do utilizador; Endereo de correio electrnico do utilizador; Morada / endereo postal da entidade; Localidade postal da entidade; e Cdigo postal da entidade. O preenchimento e entrega destes dados no conferem automaticamente a criao de uma conta de utilizador no sistema, pois os mesmos tero que ser analisados e validados pelo Tribunal de Contas. Os dados relativos conta de utilizador do sistema sero enviados posteriormente pelo correio e dirigidos ao rgo mximo da entidade. REGISTO E AUTENTICAO O sistema, para efeitos de prestao das contas de gerncias, apenas pode ser acedido por utilizadores previamente registados. Este registo processa-se por entidade, qual sero fornecidas os seguintes dados: Identificao; Palavra-chave.

Ser ainda fornecido um segundo cdigo de acesso para a validao final da conta a entregar por parte do dirigente de ltimo nvel: Cdigo de acesso para entrega da conta de gerncia.

RECUPERAR A PALAVRA-CHAVE. A entidade pode tambm ter necessidade de pedir a recuperao da sua Palavra-chave perante o sistema. Para isso ter que seleccionar a opo Recuperar palavra-chave que se encontra no canto superior direito da pgina inicial na rea de registo e entrada.

O utilizador, que j fora registado e autenticado previamente, na aplicao, s ter agora que inserir a sua identificao, para que lhe seja enviada, por correio electrnico, a sua Palavra-chave.

4. A PGINA INICIAL. A pgina inicial de acesso livre e concentra informao estatstica, bem como notcias relevantes e directamente relacionadas com o funcionamento da aplicao. No canto superior direito, o utilizador encontra a rea de registo, a qual lhe dar acesso a todas as outras funcionalidades da aplicao. Tambm a encontramos mais duas opes: Contactos; Acessibilidade.

Na primeira opo ter a informao sobre o endereo, telefone, fax e e-mail do Edifcio Sede do Tribunal de Contas bem como das Seces Regionais dos Aores e Madeira. Na segunda opo ter toda a informao acerca dos browsers que o sistema suporta. No lado esquerdo e a meio da pgina inicial situa-se uma rea denominada Indicadores, a qual apresenta uma srie de ndices estatsticos que reflectem sinteticamente as variaes havidas na aplicao at ao momento. Utilizadores ligados ao sistema; Entidades ligadas ao sistema; Nmero de acessos ao sistema; Nmero de contas pendentes no sistema; Nmero de contas submetidas ao sistema; Nmero de entidades registadas no sistema; Universo das entidades alvo sujeitos prestao de contas; Data da ltima actualizao do sistema. Abaixo dos Indicadores aparece a rea denominada Outros contedos onde o utilizador ter acesso a vrios recursos disponveis na Web.

Por fim na zona inferior direita da pgina inicial o utilizador encontrar um espao informativo de carcter geral denominado no qual se dar conhecimento de alteraes aplicao, que porventura se tenham verificado, a nvel de nova legislao que directa ou indirectamente possa estar relacionada com a prestao de contas.

5. OUTROS CONTEDOS. Downloads. A aplicao de prestao electrnica de contas permite aos utilizadores, uma vez registados e autenticados, preencher os documentos da prestao de contas atravs da importao de ficheiros em formato XML, os quais devero obedecer a estruturas especficas. Estas estruturas (XML Schema Definition) esto disponveis a partir desta rea e encontram-se organizadas por regime contabilstico e forma de entrega permitindo fazer downloads (descarregamento) desses mesmos modelos para os obter. Para alm disso, os documentos XML a remeter podem tambm ser validados directamente a partir de um URI pblico: https://econtas.tcontas.pt/extgdoc/extgdoc/schema As empresas envolvidas no desenvolvimento de solues integradas de gesto administrativa e financeira que cobrem as necessidades operacionais e de gesto dos organismos sujeitos ao Plano Oficial de Contabilidade Pblica (POCP) e seus derivados podem adaptar as suas solues ao vocabulrio e s estruturas dos documentos em XML disponibilizados pelo Tribunal de Contas, tornando ainda mais eficiente a gesto e a execuo dos trabalhos de elaborao e prestao de contas por parte dos seus clientes.

Manual do Utilizador. Esta a rea de acesso a este manual, em que o utilizador pode ter uma viso geral da aplicao de como a ela aceder e utilizar tendo em vista o objectivo primacial que o de poder vir a interagir com o sistema da Prestao Electrnica de Contas por Via Electrnica de uma forma amigvel.

Documentos de referncia. rea onde o utilizador encontrar toda a documentao, entretanto publicada, que tenha a ver com a prestao de contas.

Perguntas mais frequentes (FAQ). rea que contm respostas s perguntas mais frequentes formuladas pelos utilizadores ao suporte tcnico da aplicao. FAQ uma sigla em ingls correspondente a Frequently Asked Questions, ou Perguntas mais frequentes. Trata-se basicamente de um conjunto de perguntas comuns sobre um determinado assunto, acompanhadas das respectivas respostas ou indicaes de onde procur-las, e serve como uma tentativa de facilitar a vida dos utilizadores mais inexperientes, que podem encontrar aqui as suas respostas antes mesmo de fazerem a pergunta. Caso ainda subsistam dvidas, o utilizador poder sempre enviar as suas questes por correio electrnico para o seguinte endereo: econtas@tcontas.pt Estas sero atendidas por uma equipa de suporte capaz de o ajudar.

Inquritos. Trata-se de uma rea onde estaro disponveis inquritos ao lanar aos utilizadores sobre aspectos relacionados com a segurana, ergonomia e funcionamento da aplicao.

6. CONTAS DE GERNCIA O TRABALHO COM AS CONTAS DE GERNCIA. O utilizador uma vez registado e autenticado tem acesso a uma rea de trabalho. A constam dados de natureza informativa sobre o ltimo acesso realizado e entidade que representa. Dispe ainda no topo da pgina da opo de personalizao do ambiente de trabalho. Deste modo, o utilizador poder melhorar o seu ambiente de trabalho, adaptando-o s capacidades do seu equipamento e ao seu gosto (tamanho e largura da pgina, tamanho da letra e cores preferidas). A aplicao desdobra-se em duas grandes reas, acessveis a partir dos separadores Contas e Entidade, posicionados na parte superior da pgina:

No separador Contas o utilizador tem acesso a operaes directamente relacionadas com as contas de gerncia do Organismo/Entidade. Poder assim, criar e editar as contas de gerncia a entregar ao Tribunal de Contas, preenchendo a informao respeitante regra contabilstica que a entidade integra, mas tambm consultar o estado dos processos de conta de gerncia, relativas s contas de gerncia j entregues, por via electrnica ou no.

A rea a que o separador Contas conduz a que se mostra acima, tendo o utilizador acesso a contas de gerncia em curso, que so contas que ainda no foram submetidas ao TC e a que s o utilizador tem acesso, a contas de gerncia entregues e a contas de gerncia sujeitas a alteraes.

Criar Nova Conta de Gerncia. Para criar uma nova conta de gerncia o utilizador ter acesso a esta caixa que, por defeito, assume o regime contabilstico a que o Organismo/Servio/Entidade est sujeito, tendo o utilizador apenas que seleccionar o Boto da Opo relativa Forma de Entrega, ao Tipo da Gerncia bem como indicar as datas incio e trmino da gerncia, e, por fim, Confirmar Dados e Gravar.

Em relao Forma de Entrega da Conta de Gerncia o utilizador dever ter conhecimento do: ndice 100 da escala indiciria das carreiras do regime geral da funo pblica (em 2007, Portaria n 88-A/2007 de18 de Janeiro D.R. 1 Srie n 13 1 Supl.); montante anual de receita ou despesa como limite definido pelo TC para efeitos de dispensa de remessa de contas (em 2007, Resoluo n 49/07 de 31 de Dezembro D.R. 2 Srie n 251). O Organismo/Servio/Entidade antes de proceder entrega da Conta de Gerncia ao TC, dever fazer uma pr-validao da mesma, que se consubstancia num conjunto de testes que podero, ou no, condicionar a possibilidade de entrega da conta. Uma vez a conta entregue caber ao TC valid-la internamente e proceder, de aplicveis, sua verificao interna/auditoria. acordo com regras

Contas de Gerncia em Curso. O utilizador ter acesso rea das contas pendentes e s que sejam objecto de alteraes, podendoas Editar, bastando para tal premir o respectivo boto para aceder: a Dados acerca da Conta; Validao da Conta Activa possvel de invocar em qualquer momento pelo utilizador e que efectua as seguintes operaes de verificao: o Preenchimento de toda a informao de preenchimento obrigatrio,

Preenchimento dos dados relativos aos responsveis da conta de gerncia e coincidncia das datas com o perodo de gerncia, Inexistncia de erros nos valores carregados nos mapas da conta de gerncia;

Preenchimento de toda a informao de preenchimento obrigatrio; Preenchimento dos dados relativos aos responsveis da conta de gerncia e coincidncia das datas com o perodo de gerncia; Inexistncia de erros nos valores carregados nos mapas da conta de gerncia.

a Anexos onde o utilizador poder carregar todos aqueles documentos que no estando nas instrues do TC, considere relevantes para poder instruir a conta de gerncia; a Mapas onde encontrar um conjunto de mapas obrigatrios identificados com o smbolo e mapas preenchidos identificados com o smbolo respeitantes ao regime contabilstico do Organismo/Servio/Entidade.

O utilizador poder, tambm, se for caso disso, eliminar a Conta em curso, premindo o boto Remover.

Suporte para carregamento (upload) de ficheiros com uma dimenso mxima de 10 Mb e controlo do tipo. A aplicao passa a suportar o carregamento (upload) de ficheiros de dados com uma dimenso mxima de 10 Mb, quando anteriormente permitia um mximo de 4 Mb. O nome do ficheiro tem de conter a extenso (exemplo: aaa.doc) e no pode conter no nome nenhum dos seguintes caracteres: / \ | : * ? "<>. So permitidos os seguintes formatos: Ficheiros Microsoft Office (extenses DOC, XLS, DOCX e XLSX); Ficheiros Acrobat (extenso PDF); Ficheiros de Texto (extenso TXT); Ficheiros de Imagem (extenses JPG e TIF).

O trabalho com os mapas. No trabalho com a conta de gerncia, o utilizador tem acesso aos mapas a partir de um menu situado no lado esquerdo da pgina de trabalho. Os mapas so de dois tipos: Mapas-formulrio, pois exibem uma interface de carregamento directo pelo utilizador. So identificados pelo smbolo . Mapas que, pela natureza da informao, so preenchidos a partir do carregamento (upload) de ficheiros de dados.

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Mapas-Formulrio. Relativamente aos mapas-formulrio, a aplicao estrutura-os em coluna, onde os campos so apresentados em linha, ou em matriz, como se se tratasse de uma tabela ou de uma folha de clculo, em que os campos so apresentados em coluna e os registos em linha. O utilizador quando acede a um mapa-formulrio para efeitos de edio, receber no lado direito da rea de trabalho um cabealho com informao sobre a designao do mapa, regime a que a se aplica e perodo em que o mesmo se encontra em vigor. Abaixo deste encontra-se a informao a carregar pelo utilizador, estruturada em quadros e nos quais possvel navegar.

Num mapa-formulrio o utilizador pode ainda realizar as seguintes aces: Imprimir, o que lhe permite obter em suporte papel ou em suporte electrnico, mas noutro formato (PDF, MS Excel, CSV, TIFF, MHTML, XML) o mapa completo. Gravar a informao, embora a aplicao o faa automaticamente sempre que o utilizador navega entre quadros ou entre mapas. Reiniciar o quadro, limpando assim toda a informao preenchida at ao momento. Validar o mapa, verificando se os campos de preenchimento obrigatrio armazenam valores. Num mapa-formulrio em matriz, o utilizador no tem ainda acesso a uma outra aco: Editar Quadro, a qual d acesso a uma nova janela de edio onde ento possvel adicionar, eliminar ou modificar os registos do mapa.

Os campos dos mapas-formulrio apresentam-se normalmente com um limite a cinzento, mas campos h que apresentam esse mesmo limite a vermelho e os valores so exibidos a negrito:

Tratam-se de campos calculados, no editveis e cujo valor resulta antes de uma expresso aplicada sobre outros campos inseridos pelo utilizador.

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Mapas preenchidos a partir do carregamento (upload) de ficheiros de dados. Nestes tipos de mapas apresentado ao utilizador um cabealho, no editvel, que contm o nome do mapa propriamente dito e, imediatamente a baixo a funcionalidade carregamento de ficheiros de dados. A aplicao suporta o carregamento (upload) de vrios ficheiros de dados, agregados ento sob uma mesma descrio (o que corresponde ao nome do mapa), com uma dimenso mxima de 10 Mb. O nome do ficheiro de dados tem de conter uma extenso (exemplo: aaa.doc) e no pode conter no nome nenhum dos seguintes caracteres: / \ | : * ? "<>. So permitidos os seguintes formatos: Ficheiros Microsoft Office (extenses DOC, XLS, DOCX e XLSX); Ficheiros Acrobat (extenso PDF); Ficheiros de Texto (extenso TXT); Ficheiros de Imagem (extenses JPG e TIF).

Ordenao das linhas nos mapas em matriz Foi introduzida a funcionalidade de ordenao (multi-coluna) dos campos dos mapas em matriz (Mapas de Controlo Oramental da Receita e da Despesa, Emprstimos, Operaes de Tesouraria, Fluxos de Caixa - nas seces de Despesas e Receitas). Por omisso os dados vm ordenados por data/hora de insero. Se pretender outra ordenao, o utilizador tem que seleccionar e premir o boto esquerdo do rato no cabealho da coluna pela qual pretende ordenar. Com um primeiro clique obtm uma ordenao ascendente (representada pelo smbolo ) e com um segundo clique uma ordenao descendente (representada pelo smbolo ). A ordenao retirada premindo sucessivamente no boto do rato at que o cabealho no exiba qualquer elemento grfico.

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O aspecto do mapa pode ser visto na imagem que se segue:

possvel ao utilizador ordenar o mapa em matriz por mais que uma coluna. O utilizador dever comear sempre por aquela que considera ser a de maior importncia e da, sucessivamente, para a de menor importncia.

Registo do no preenchimento de um mapa, pela inexistncia de movimentos. O utilizador passa a ter a possibilidade de especificar se um mapa tem ou no movimentos que exijam o seu preenchimento (quando formulrio) ou o carregar de um ficheiro. Assim que o utilizador acede ao mapa, tem junto ao cabealho identificativo e numa zona de fundo amarelo a possibilidade de especificar a inexistncia de movimentos que justifiquem o no preenchimento do mesmo. Tal feito atravs de uma caixa de marcao. Se esta for preenchida, o sistema obriga sempre a carregar no boto confirmar dados e depois no boto gravar. Trata-se de mecanismos de segurana, pois a marcao desta caixa leva eliminao dos dados ou ficheiros que tenham sido previamente carregados. O aspecto da zona de especificao da inexistncia de movimentos para um mapa o seguinte:

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Possibilidade de importar valores para os mapas "formulrio" a partir de ficheiros com o formato XML. O utilizador pode agora carregar os dados dos mapas formulrio a partir da importao de um ficheiro em XML. Este dever seguir uma estrutura especfica (modelo representados como XML SCHEMA) que o utilizador poder descarregar para o seu computador. Quando o utilizador acede ao mapa encontra na parte inferior esquerda dois botes.

O primeiro dos botes, o boto Obter Modelo, permite ao utilizador descarregar para o seu computador um ficheiro de extenso XSD (XML SCHEMA), o qual especifica a estrutura interna que o ficheiro de dados a importar dever obedecer. O Boto Importar Mapa, por seu lado, d acesso a uma pgina de carregamento de um ficheiro em XML. A importao para o sistema no ocorre de forma imediata e sncrona. Os ficheiros so antes depositados numa rea do servidor e posteriormente validados e descarregados na respectiva base de dados. Os erros ocorridos nas operaes atrs descritas, bem como a indicao final de sucesso, so dados a conhecer quer por notificaes de correio electrnico quer pelo seu registo na rea de avisos da aplicao.

ENTREGA DA CONTA DE GERNCIA AO TRIBUNAL DE CONTAS. Preenchidos todos os dados da conta de gerncia de natureza obrigatria, aparecer ao utilizador um novo comando no menu Contas de Gerncia que lhe permite proceder entrega da conta de gerncia ao Tribunal de Contas: Enviar Conta de Gerncia Activa.

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No entanto, a conta de gerncia sempre sujeita antes a uma operao final de validao, a qual realiza as seguintes operaes de verificao: Preenchimento de toda a informao de preenchimento obrigatrio; Preenchimento dos dados relativos aos responsveis da conta de gerncia e coincidncia das datas com o perodo de gerncia; Inexistncia de erros nos valores carregados nos mapas da conta de gerncia. Quando da entrega da conta de gerncia requerida a insero de um segundo cdigo de acesso, o qual funcionar como validao final por parte do dirigente de ltimo nvel.

Enviada a conta, gerado um nmero de processo pelo Tribunal de Contas. Esta, bem como a sua histria, passaro a poder ser consultada a partir da opo Contas de Gerncia Entregues.

Contas de Gerncia entregues.

Para tomar conhecimento das contas de gerncia entregues o utilizador ter acesso a esta caixa onde ir preencher o ano da gerncia bem como as datas incio e trmino da conta de gerncia entregue, para a consultar, e visualizar, bastando para tal carregar no boto Ver, para aceder a todo o processo e situao processual respeitante conta de gerncia pedida.

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7.

ALERTAS.

O utilizador ao aceder s Contas de Gerncia, encontrar uma rea de Alertas, que aparece do lado esquerdo das pginas a que for conduzido, que o informa acerca da ocorrncia de mensagens de erros referentes, porventura, s contas preenchidas consoante o regime contabilstico da Entidade/Organismo.

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