ADMINISTRACION DEL EFECTIVO Y LOS INSTRUMENTOS NEGOCIABLES, IMPORTANCIA Y APLICACIONES CONTABLES.

LA ADMINISTRACIN DEL EFECTIVO Es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancas y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilizacin de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rpidamente invertido. La administracin del efectivo generalmente se centra alrededor de dos reas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la funcin de planeacin y adems con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propsitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administracin es responsable del control interno es decir de la y proteccin de todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo ms lquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compaa para uso personal. Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: y y y y Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. Promover la contabilizacin adecuada de los datos. Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa. Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

LOS VALORES NEGOCIABLES Son instrumentos de inversin a corto plazo que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos temporalmente ociosos. Cuando una empresa experimenta una acumulacin excesiva de efectivo, utilizara una parte del como un instrumento generador de intereses. Ciertos sistemas de obtencin de intereses altamente lquidos permiten a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin que por ello sacrifiquen parte de su liquidez.

IMPORTANCIA La administracin del efectivo y de los valores negociables es una de las reas mas importantes de la administracin del capital de trabajo. Como ambos son los activos mas lquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos lquidos pueden funcionar tambin como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo as el riesgo de una crisis de solvencia. Dado que los otros activos circulantes (cuentas

por cobrar e inventarios) se convertirn finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el comn denominador al que pueden reducirse todos los activos lquidos. Aun cuando los bancos comerciales pueden pagar intereses sobre los depsitos a la vista, los clientes perciben generalmente tal compensacin por los saldos en sus cuentas, en forma de honorarios reducidos por servicio o tasas menores de inters sobre prstamos, o bien ambas cosas. Ciertos sistemas de obtencin de intereses altamente lquidos permiten a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin que por ello sacrifiquen parte de su liquidez. Las estrategias bsicas que debern seguir las empresas en lo referente a la administracin del efectivo son las siguientes: 1.- Cubrir las cuentas por pagar lo ms tarde posible sin ganar la posicin crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables. 2.- Utilizar el inventario lo ms rpido posible, a fin de evitar existencias que podran resultar en el cierre de la lnea de produccin o en una prdida de ventas. 3.- Cobrar las cuentas pendientes lo ms rpido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser econmicamente justificables, para alcanzar este objetivo. La dificultad principal de la administracin del efectivo proviene de la falta de coordinacin entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por concepto de costos.

APLICACIN CONTABLE Algunas empresas han obtenido logros muy importantes en su administracin del efectivo, siguiendo un procedimiento ms o menos parecidos al que se describe a continuacin. 1.-) Bautice el proyecto con un nombre lo suficientemente descriptivo y sugestivo. Por ejemplo: y y persigue con el mismo. 3.-) Celebre reuniones con grupos relativamente pequeos (no ms de 15 personas) para facilitar su funcionamiento y alentar la participacin de cada uno de los asistentes. El grupo debe de estar integrado por personas que representan cada una de las distintas reas que constituyen la empresa: Compras, produccin, ventas, crdito y cobranza, recursos humanos, contabilidad, tesorera, etc. "Programa de Administracin Efectiva del Efectivo" (PADEE) -"Plan para el Manejo Eficiente del Efectivo (PEMEDE)

2.-) Divulgue en toda la empresa la existencia de este plan o programa, enseando el objetivo general que se

El objetivo de esta reunin, cuya duracin puede fluctuar desde 8 horas hasta 16 horas, es detectar reas de oportunidad de mejorar la forma en que la empresa est administrando actualmente su flujo de efectivo. Para lograr este objetivo, es necesario primero explicar a los participantes en la reunin como se genera y aplica el efectivo en una empresa. En seguida se debe lograr que detecten que el flujo de efectivo es responsabilidad de todos, as como otros aspectos relevantes a la administracin de efectivo. En seguida de esta etapa de induccin, es recomendable que cada participante, en forma individual y estructurada, reflexione cmo cada una de las principales actividades que efecta en su trabajo afectan y se ven afectadas por el flujo de efectivo de la empresa. Esta reflexin tiene el propsito de que cada individuo "aterrice" a su propia realidad, su participacin directa o indirecta, en el flujo de dinero de la empresa. Una vez logrado esto, se divide a los participantes en pequeos grupos (tres o cuatro personas en cada uno de ellos), para que en equipo identifiquen sntomas, definan problemas y ofrezcan soluciones a situaciones reales a su trabajo. Despus de que cada subgrupo hizo su tarea, se rene todo el grupo y se comparten y discuten los problemas afectados. Tanto la reflexin individual como la bsqueda y discusin en grupos, deben estar referidos a la aplicacin de los cuatro principios de la administracin de efectivo. Esto implica que se responsa cada no de los participantes, Qu puedo hacer (o dejar de hacer) para: y y y y Incrementar las entradas de efectivo? Acelerar las entradas de efectivo? Disminuir las salidas de efectivo? Demorar las salidas de efectivo?

Cmo producto final de la reunin, se genera un listado con los problemas detectados, as como las posibles soluciones propuestas. 4.-) Integre un comit responsable de: y y y y Seleccionar en base a su importancia (monto, urgencia, etc) los problemas detectados en la reunin. Nombrar a los responsables de llevar a la prctica la propuesta. Establecer calendarios para las acciones que se van a tomar (u omitir). Dar seguimiento a cada uno de los proyectos

ADMINISTRACION DEL CREDITO Y LAS CUENTAS POR COBRAR Un crdito tambin se define como una prerrogativa de comprar ahora y pagar en una fecha futura, en la actualidad es un sistema moderno de comercializacin mediante el cual una persona o entidad asume un

compromiso de pago futuro (deudor) por la aceptacin de un bien o servicio ante otra persona o entidad (acreedor); en cual los pagos de las mercancas se aplazan a travs del uso general de documentos negociables. Ej. Letras de cambio, cartas de crdito, factura conformada, etc. El crdito flexibiliza los trminos de una transaccin (plazos, montos, tipo de inters, etc) facilitando el acuerdo comercial, tanto al cubrir una satisfaccin de venta tanto por parte del comerciante, como la necesidad de comprar por parte del consumidor, de acuerdo a la disponibilidad de pago que presenta. Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayora de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crdito. Las condiciones de crdito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crdito similares. Las ventas a crdito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crdito que estipulan el pago en un nmero determinado de das. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro el periodo de crdito, la mayora de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un ao; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa. Toda empresa que otorga crditos a sus clientes a travs de cualquiera de las modalidades descrita anteriormente deben contar con: y Departamentos de riesgos crediticios: Este departamento debe perseguir los siguientes objetivos: que los riesgos de la institucin financiera se mantengan en niveles razonables que permitan buena rentabilidad a la misma; la formacin del personal en anlisis de crdito permite dar solidez al momento de emitir un criterio. La principal funcin de los departamentos y/o reas de riesgos crediticio es determinar el riesgo que significar para la institucin otorgar un determinado crdito y para ello es necesario conocer a travs de un anlisis cuidadoso los estados financieros del cliente, anlisis de los diversos puntos tanto cualitativos como cuantitativos que en conjunto permitir tener una mejor visin sobre el cliente y la capacidad para poder pagar dicho crdito.

IMPORTANCIA DEL CREDITO. La importancia del crdito para una economa es muy grande. Gracias al crdito, las personas, las empresas y los Estados pueden tener acceso a recursos que, de otra forma, seran difciles de obtener. Los crditos pueden incentivar el consumo de las personas y, de esta forma, activar el sistema productivo del pas. Las empresas, gracias a los crditos, pueden realizar proyectos e inversiones que les permitan mejorar su produccin y sus ingresos, que, en ltimas, tambin son ingresos para el pas. Al Estado, los crditos le permiten llevar a cabo inversin social, en infraestructura y en otros propsitos para mantener la actividad econmica del pas en niveles aceptables o favorables. Sin embargo, el nivel de endeudamiento (los crditos) debe mantenerse

en niveles aceptables, de tal suerte que no se afecte la estabilidad econmica de las personas, las empresas, las organizaciones y del pas en general. En la actualidad el crdito es de importancia vital para la economa de los pases y de todas las empresas, ya que su utilizacin, adems produce, entre otros beneficios, los siguientes: y y aumento de los volmenes de venta Incremento de la produccin de bienes y servicios, y, como consecuencia, una disminucin de los costos unitarios. y Elevacin del consumo, al permitir que determinados sectores socioeconmicos adquieran bienes y servicios que no estaran a su alcance si tuvieran que pagarlos de contado. y Creacin de ms fuentes de trabajo, mediante nuevas empresas y ampliacin de las ya existentes.

TIPOS DE CREDITOS Los crditos pueden ser de las siguientes tipos de acuerdo a: a.- Por su Exigibilidad y Plazos de Pago: y y y Crditos a Corto Plazo Crditos a Mediano Plazo Crditos a Largo Plazo

NOTA: Aqu se encuentran los crditos de consumo, los crditos de inversin, crditos bancarios, b.- Por su Origen: y y Crditos por Ventas Otros Crditos

NOTA: Crditos otorgados por operaciones propias del giro de negocio de una empresa, por ejemplo: los crditos comerciales. c.- Por su Naturaleza y Con Garanta: El Crdito con Letra de Cambio Avalada.- Es un titulo valor que garantiza el cumplimiento de la obligacin. y y El Crdito con Letra Simple no Avalada.- Es un titulo valor que carece de la seguridad que da el aval. Pagar Crdito Respaldado por Pagar.- Contrato de reconocimiento de deuda con garanta solidaria para darle mayor solidez. y Sin Garanta, aqu se encuentran los crditos que se otorgan sin alguna garanta de por medio solo con la buena reputacin del cliente. Este tipo de crdito es excepcional no es muy comn en el mercado.

d.- Por su Modalidad y Modalidad Directa.- Segn el tipo de trato para lograr el crdito. Intervienen el solicitante del crdito y la empresa que va a otorgar dicho crdito. y Modalidad Indirecta.- En este tipo de crdito interviene una tercera persona, es el caso de los arrendamientos financieros, crdito documentario ( la carta de crdito ), etc.

METODOS DE APLICACIN DEL CREDITO Si decide a otorgar un crdito se deben de tomar en cuentas las siguientes pautas: y En cuanto al plazo de crdito se debe de establecer una poltica de plazo, teniendo en cuenta los plazo de cobro que pueden ser a 30 das, a 60 das a 90 das, etc. el cobro de estas cuentas debe ir de la mano con el periodo de gracia que nos otorgan los proveedores para pagar nuestras acreencias de lo contrario nos veremos en grandes problemas de financiamiento. y Se debe de establecer el porcentaje de descuento si el cliente paga antes de la fecha indicada de tal manera que no resulten nocivos para la empresa. y y Se debe de establecer montos estndar de crdito segn el tipo de cliente con el cual se haga el trato. Debe de quedar establecido que el beneficiario del crdito, asume la responsabilidad en el cumplimiento de las clusulas establecidas en el contrato. y Tasa de inters, por lo general una tasa de inters de acuerdo al perodo y al monto del crdito otorgado.

LAS CUENTAS POR COBRAR La cuenta de cuentas por cobrar o documentos por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancas o prestacin de servicios, nica y exclusivamente a crdito documentado (ttulos de crdito, letras de cambio y pagars) a favor de la empresa y para esto existe programas para llevar acabo las operaciones. por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los ttulos de crdito el pago de su adeudo (documentado)derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancas o la prestacin de servicios a crdito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.

IMPORTANCIA Las cuentas por cobrar constituyen unos de los conceptos ms importantes del activo circulante. La importancia est relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. En las tiendas de autoservicio no tiene importancia debido a que la venta en este tipo de negocios se efecta de contado. En tiendas departamentales su importancia depende de la orientacin que la administracin le da a la operacin del negocio. Algunos operan bsicamente en operaciones de contado, otros tienen una mezcla de contado y crdito y existen otros negocios que su venta principal es a crdito. Cuando no existe competencia, generalmente la inversin en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa. En algunos giros, principalmente en productos perecederos a pesar de una alta competencia las operaciones se realizan de contado, como: la leche, pan, legumbres y productos relacionados con alimentos de la canasta bsica. Generalmente en la empresa la inversin en cuentas por cobrar representa una inversin muy importante.

POLITICAS DE COBRANZA Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa estn determinados por su poltica general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crdito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los trminos convenidos para asegurar as el margen de beneficio previsto en la operacin. En materia de poltica crediticia se pueden distinguir tres tipos de polticas, las cuales son; polticas restrictivas, polticas liberales y polticas racionales. 1. Polticas restrictivas. Caracterizadas por la concesin de crditos en perodos sumamente cortos, normas de crdito estrictas y una poltica de cobranza agresiva. Esta poltica contribuye a reducir al mnimo las prdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversin movilizacin de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de polticas pueden traer como consecuencia la reduccin de las ventas y los mrgenes de utilidad, la inversin es ms baja que las que se pudieran tener con niveles ms elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar. 2. Polticas Liberales. Como oposicin a las polticas restrictivas, las polticas liberales tienden a ser generosas, otorgan crditos considerando la competencia, no presionan enrgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de perodos para el pago de las cuentas. Este tipo de poltica trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar as como tambin en las prdidas en

cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de poltica no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades. 3. Polticas racionales. Estas polticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crdito y de cobranzas; se implementan con el propsito de que se cumpla el objetivo de la administracin de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversin de la empresa Se conceden los crditos a plazos razonables segn las caractersticas de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideracin los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.

ADMINISTRACION DE INVENTARIOS. Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventarlo tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin. En la actualidad para el mundo financiero es muy importante determinar cual es la cantidad ms ptima para invertir en un inventario, para el gerente de produccin su inters ser el que se cubra la materia prima necesaria para la produccin en el momento en que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para esta conocer de que manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas caractersticas.

IMPORTANCIA La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos: y y y y Cuantas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado. En que momento deberan ordenarse o producirse el inventario. Que artculos del inventario merecen una atencin especial. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin.

La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de produccin ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de produccin. Dicha poltica consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la produccin de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento.

TIPOS DE INVENTARIOS Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es pro eso que se han clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos: y Inventarios de materia prima: Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de articulos (materia prima) y materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccin se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un producto terminado. y Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccin en un momento dado. Una de las caractersticas del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de produccin. y Inventarios de Productos Terminados: Comprende estos, los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

y Inventarios de Materiales y Suministros En el inventario de materiales y suministros se incluye: Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua. Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria, dentro de estos artculos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y estn formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia. Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varan en relacin a sus necesidades. y Inventario de Seguridad: Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupcin en el aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la fluctuacin de la demanda y la variacin de las demoras de la entrega.

TIPOS DE TECNICAS DE APLICACIN DE INVENTARIO Tcnicas de Administracin de Inventarios Los mtodos comnmente empleados en le manejo de inventarios son: y El Sistema ABC: Una empresa que emplea est sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la mxima inversin. El grupo "B" esta formado por los artculos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversin. Al grupo"C" lo componen en su mayora, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequea inversin. La divisin de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el mas cuidadoso dada la magnitud de la inversin comprendida, en tanto los productos "B" y"C" estaran sujetos a procedimientos de control menos estrictos. y Modelo Bsico de Cantidad Econmica de Pedidos. Uno de los instrumentos mas elaborados para determinar la cantidad de pedido optimo de una articulo de inventario es le modelo bsico de cantidad econmica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artculos "A" de las empresas, pues toma en consideracin diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos bsicos, 2) Un mtodo grafico, 3) un mtodo analtico.

INTRODUCCION

La generacin de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayora de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operacin, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueos un rendimiento satisfactorio. En pocas palabras, un negocio es negocio slo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero. Las empresas necesitan contar con efectivo suficiente para mantener la solvencia, pero no tanto como para que pertenezca "ocioso" en el banco, ganando poco. Una forma atractiva para guardar el efectivo ocioso es la inversin en valores negociables. Como es de conocimiento general, las instituciones que por excelencia se dedican a otorgar crditos de distintas naturalezas son los bancos e instituciones financieras, para lo cual utilizan una serie de procedimientos y herramientas para tal fin, pero no solo las instituciones bancarias otorga crditos tambin lo hacen la gran variedad de empresas existentes (empresas comerciales, industriales, de servicios, etc.); con el nico fin de captar mas clientes y aumentar sus niveles de ventas y con ello obtener utilidad y que la empresa pueda subsistir en el medio en que desarrolla. Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aqu viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de produccin y de esta forma afrontar la demanda. Algunas personas que tengan relacin principal con los costos y las finanzas respondern que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compaas dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.