Operacin de Microsoft Word

T r a b a j a r c o n c am p os
Ge ne r a l i d a d e s
Los campos se utilizan como marcadores de los datos que podran cambiar en un documento. Estos son utilizados para generar ndices y tablas de contenido, para crear cartas modelo de combinacin de correspondencia, para insertar en el documento informacin especfica como por ejemplo la fecha y la hora o la numeracin de pginas, etc. Campo: Conjunto de cdigos que indican a Word que inserte automticamente texto, grficos, nmeros de pgina y otros elementos en un documento. Por ejemplo, el campo FECHA inserta la fecha actual y el campo HORA, la hora. Tambin se pueden utilizar campos para insertar datos variables en documentos de combinar correspondencia, como cartas modelo. Cdigo de campo: Elementos de un campo que generan un resultado de campo. El cdigo de campo incluye los caracteres de campo { } (llaves), el tipo de campo e instrucciones o modificadores. Por ejemplo, los cdigos de campo { INCLUIRTEXTO "C:\\Cartas\\Resumen anual.doc" } insertan el texto del archivo denominado " Resumen anual.doc" cada vez que estos cdigos de campo aparecen en el documento. Resultados de campo: Texto o grficos insertados en un documento cuando Word lleva a cabo las instrucciones de un campo. Por ejemplo, el resultado del campo { INCLUIRTEXTO "C:\\Cartas\\Resumen anual.doc" } es el texto de la carta. Cuando se imprima el documento o cuando oculten los cdigos de campo, los resultados de campo sustituirn a los cdigos de campo en el documento. Algunos de los campos ms comunes son el campo PGINA, que se inserta al seleccionar el campo Nmeros de pgina del men Insertar, y el campo FECHA, que se inserta al seleccionar el comando Fecha y hora del men Insertar (debiendo activar la casilla de verificacin Actualizar automticamente en dicho procedimiento). Otros campos se insertan automticamente, por ejemplo, al crear un ndice o una tabla de contenido con el comando ndice y tablas del men Insertar. Tambin se puede utilizar campos para insertar automticamente informacin sobre el documento, como el nombre del autor o del archivo, para realizar clculos, crear vnculos y referencias a otros elementos del documento y llevar a cabo otras tareas especiales. Los cdigos de campo aparecen identificados entre llaves { }. No se pueden insertar las llaves de campo escribiendo los caracteres desde el teclado. Los campos se insertan al utilizar comandos concretos, como el comando

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Fecha y hora del men Insertar, o bien cuando se presiona la combinacin de teclas

y se escribe entre llaves que se insertan en el documento, la

informacin del cdigo que se desee.

I ns e r t a r y m o d i f i c a r c a m p o s
Para insertar campos en el documento, como lo pueden ser la fecha y la hora de creacin, de la ltima impresin o de la ltima vez que se guard un documento, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. Colocar el punto de insercin en la ubicacin donde se desee insertar la informacin. Seleccionar la opcin Campo del men Insertar. En el cuadro de dilogo que se despliega, seleccionar la opcin que se desee en el cuadro Categoras, por ejemplo Fecha y hora. En el cuadro Nombres de campo, escoger el campo que se desee insertar, por ejemplo la opcin FechaCreacin. En el sector Cdigos de campo, Word muestra la sintaxis del campo de la lista que est actualmente seleccionado. En el cuadro de texto Cdigos de campo se pueden escribir los modificadores de cdigo de campo, operadores, marcadores u otras instrucciones o escoger el botn Opciones para seleccionar las instrucciones que se deseen agregar. La casilla de verificacin Mantener formato al actualizar activada, mantiene el formato de carcter que se aplica directamente a un resultado de campo, de esta forma Word actualizar el formato siempre que se actualice el campo. Al seleccionar esta opcin se agrega el modificador \*COMFORMATO al cdigo de campo seleccionado y luego de insertado, se podr ver en el documento de la siguiente forma: { FECHA CREACIN \* COMFORMATO }. Para insertar el campo especificado, seleccionar el botn Aceptar.

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Para agregar modificadores de campo u otras opciones a un cdigo de campo, se puede seleccionar el botn Opciones. Al trabajar con campos, un modificador es una instruccin especial que origina una accin determinada. Por lo general, se agrega una opcin a un campo para modificar un resultado. Por ejemplo, se puede mostrar un mes en un campo de FECHA como un nmero, una abreviatura o con el nombre completo, dependiendo del modificador especificado.
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El botn Opciones despliega un nuevo cuadro de dilogo a travs del cual se pueden agregar modificadores, operadores, marcadores y otras instrucciones al campo seleccionado. Como alternativa, se pueden escribir las instrucciones directamente en el cuadro Cdigos de campo. Para agregar una instruccin de formato que se desee, seleccionarla de la lista Formatos y, a continuacin, escoger el botn Agregar. Word utiliza esta instruccin para dar formato al texto de los resultados de campo, siempre que se actualice el campo. Para modificar la informacin de un cdigo de campo directamente sobre el documento, como por ejemplo agregar o cambiar los modificadores de campo, se debe mostrar primero el cdigo de campo en pantalla, haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre dicho cdigo, y del men contextual que se despliega, escoger la opcin Activar o desactivar cdigos de campo y, a continuacin, agregar o modificar el texto del cdigo. Para eliminar un cdigo de campo insertado en el documento, se debe seleccionar el cdigo completo, incluidas las llaves { } y, a continuacin, presionar la tecla

=.

Para aplicar formato a la informacin insertada con campos o sea a los resultados de campo, se puede realizar uno de los procedimientos siguientes: 1. Aplicar el formato a los resultados o a los cdigos del campo. Por ejemplo, para subrayar el nombre que inserta un campo AUTOR, seleccionar el cdigo Subrayado de la barra de de campo y, a continuacin, escoger el botn herramientas Estndar. Si se actualiza un campo, el formato que se haya aplicado directamente a los resultados puede perderse. Para conservar el formato, se debe incluir el modificador \* COMFORMATO en el cdigo del campo. Word incluye este modificador si se inserta un campo con el comando Campo del men Insertar y se activa la casilla de verificacin Conservar formato al actualizar. 2. Agregar modificadores al cdigo de campo. Por ejemplo, el modificador general de Formato (\*) especifica el formato de los nmeros, el uso de maysculas y el formato de carcter e impide que se realicen cambios en el formato de los resultados de campo al actualizar dicho campo. Los modificadores generales son instrucciones opcionales que modifican el formato o impiden la realizacin de cambios en la informacin resultante de un campo.

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Actualizar campos
Si se dispone de informacin nueva, se puede actualizar un campo para generar nuevos resultados de campo. Para actualizar un solo campo, se debe hacer clic con el botn secundario del ratn sobre dicho cdigo, y del men contextual que se despliega, escoger la opcin Actualizar campos. Tambin se puede presionar la tecla sobre el cdigo de campo que se desee actualizar. Para actualizar todos los campos del documento, escoger el comando Seleccionar todo del men Edicin y, a continuacin, realizar uno de los dos procedimientos anteriormente descriptos. Tambin se pueden actualizar todos los campos de un documento de forma automtica cada vez que se lo imprima. Para esto se debe escoger el comando Opciones del men Herramientas, elegir la ficha Imprimir y, a continuacin, activar la casilla de verificacin Actualizar campos.

( luego de hacer un clic

Mostrar u ocultar cdigos de campo

Para ver los cdigos de campo mientras se est trabajando en vez de ver los resultados de los campos, se debe seleccionar el comando Opciones del men Herramientas, escoger la ficha Ver y, a continuacin, seleccionar la casilla de verificacin Cdigos de campo. Otra forma de visualizar los resultados de los campos en lugar de los cdigos, es haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre dicho cdigo, y del men contextual que se despliega, escoger la opcin Activar o desactivar cdigos de campo segn se trate. Tambin pueden pulsarse las teclas

A + ( en combinacin sobre un campo

especfico, para cambiar entre ver los cdigos de campo y ver los resultados de los campos.

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