VOTE BOARD OF ADMINISTRATION FRIDAY, MARCH 13, 2009 Whereas there is a case contesting the 2009 elections between

Garner, Hasinoff, and Chaput v. Wolfe, Dubois, Sguin and Guillaume, hereafter referred to as the case. Whereas irregularies in the process of the case before the Student Arbitration Committee have put the credibility of the committee into question. Whereas the decision rendered by the Student Arbitration Committee could potentially violate the constitution of the Federation. Whereas the implications involved in allowing this case to continue in the present context could cause legal ramifications for the Federation. Whereas the Board of Administration has the following powers, as outlined in the constitution and state the following: The Board of Administration administers the affairs of the Federation in every respect and has full powers to manage the affairs of the federation, conclude or cause to be concluded, in its name, any contract that it may legally conclude and, subject to the bylaws, exercise in general all powers and take measures allowed by the letters patent and applicable laws. Whereas the ultimate decision making body of the Federation is the Board of Administration. Whereas the hearings into the case have shown to pose a possible threat to a members right to a positive space. Whereas the hearings must be heard in a way that is fair and just. Whereas it was suggested by the Federations solicitor to the Student Arbitration Committee to request direction from the Board of Administration, before concluding its latest decision. Whereas it is a Federation members right to contest the elections. Whereas the advice of the Federations solicitor, Vice Hunter Labrosse LLP, as per: Marc R. Labrosse was sought on this matter, and that his recommendations were as follows: that if the BOA first determines that it is in the best interests of the SFUO to restore some calm to the situation and intervene, the following three options which we discussed with you would be reasonable:

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1. To appoint three (3) new members to the SAC and allow the participants to exercise their rights under section 8.6.1.4; 2. To allow the parties to exercise similar rights as under 8.6.1.4 and select from amongst the members of the BOA who would be prepared to sit at ad hoc arbitrators despite 8.3.1.1; 3. Appoint an independent arbitrator (with formal legal training) to hear the appeal. Be it resolved that the Board of Administration of the Federation reorder a new hearing into the contest of Garner, Hasinoff, and Chaput v. Wolfe, Dubois, Sguin and Guillaume, presently before the Student Arbitration Committee. Be it further resolved that the Board of Administration of the Federation relieve the Student Arbitration Committee from the current case and set in place a panel of three directors of the Board of Administration of the Federation to hear the case. Be it further resolved that Garner, Hasinoff, Chaput select one of three directors on the panel; that Wolfe, Dubois, Sguin, Guillaume select one of the three directors on the panel, and by doing so the parties agree to the decision of the panel; and that the two directors on the panel selected by each party shall decide upon the third director on the panel, whom shall chair the panel. Be it further resolved that the Board of Administration of the Federation shall choose the final director on the panel, should the directors selected to be on the panel be unable to come to a decision on the third director on the panel. Be it further resolved that a director on the panel must not be in her own cause, a witness or a representative of the implicated parties. Be it further resolved that the panel will follow the minimum guidelines to abide by in relation to sections 8.4.2.2 and 8.4.3 of the constitution of the Federation. Be it further resolved that the full procedure and any rulings in regards to procedure will be agreed upon by a two-thirds vote of the directors on the panel. Be it further resolved that minutes of all meetings and panel hearings of the meetings shall be voicerecorded and released to the public. Be it further resolved that the panel hearings ensure a positive space, that they are video recorded for public distribution, that they are closed to the general public, and that they are open to the following: (a) All directors of the Federation, including the executive of the Federation (b) The chairperson of the board of administration of the Federation (c) All parties involved in the contest of the elections (d) Counsel of all parties involved, pursuant to 8.7.1 of the constitution of the Federation (e) Any witnesses called to the hearing by the parties involved in the contest of the elections (f) One staff member from The Fulcrum (g) One staff member from La Rotonde Be it further resolved that the decision will be rendered by a two-thirds vote of the directors on the panel. Be it further resolved that the decision will be rendered as soon as possible. /2

Be it further resolved that the decision may be appealed within two business days of the decision being rendered by the panel to the board of administration by one of the parties by submitting a request in writing to the chairperson of the Board of Administration of the Federation. The Board of Administration of the Federation may only overturn the decision of the panel by a vote of two-thirds of the directors present. The decision on the appeal is final. Motion presented by: Dean Haldenby, President of the Student Federation of the University of Ottawa president@sfuo.ca / 613.808.1393 / 613.562.5800 x4061 March 11, 2009 at 3:00am

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VOTE CONSEIL DADMINISTRATION VENDREDI LE 13 MARS 2009 Attendu qu'il existe un cas de contestation des lections 2009: Garner, Hasinoff et Chaput contre Wolfe Dubois, Sguin et Guillaume, ci-aprs nomm le cas; Attendu que des irrgularits dans le traitement du cas par le Comit d'arbitrage tudiant ont remis en question la crdibilit de ce comit; Attendu que la dcision rendue par le Comit d'arbitrage tudiant pourrait enfreindre la constitution de la Fdration; Attendu que si la poursuite du cas dans le contexte actuel pourrait engendrer des ramifications lgales pour la Fdration; Attendu que le Conseil d'administration a les pouvoirs suivants, tels que dcrits dans la constitution: Le Conseil dadministration administre les affaires de la Fdration tout gard et a plein pouvoir pour grer les affaires de la Fdration, passer ou faire passer, au nom de celle-ci, tout contrat que la loi lui permet de conclure et, sous rserve des rglements, exercer en gnral tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures permises par les lettres patentes et les lois applicables. Attendu que le Conseil d'administration reprsente la plus haute instance dcisionnelle de la Fdration; Attendu que l'audience du cas a prsent une menace possible au droit un environnement galitaire pour les membres de la Fdration; Attendu que l'audience doit avoir lieu d'une faon quitable et juste; Attendu que l'avocat de la Fdration a suggr au Comit d'arbitrage tudiant de demander un avis du Conseil d'administration, avant de conclure sa dcision; Attendu que tout membre de la Fdration a le droit de contester les lections; et Attendu que l'avis de l'avocat de la Fdration, Vice Hunter Labrosse LLP, par : Marc R. Labrosse, a t sollicit ce sujet et que ses recommandations taient les suivantes: que si le CA dtermine d'abord qu'il est dans le meilleur intrt de la FUO de rtablir un certain ordre et d'intervenir dans cette situation, les trois options suivantes dont nous avons discutes seraient raisonnables:

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1. Nommer trois (3) nouveaux membres du CA et permettre aux parties d'exercer leur droit sous l'article 8.6.1.4; 2. Permettre aux parties d'exercer un droit similaire 8.6.1.4 en choisissant des membres du CA qui seraient prts agir comme arbitres ad hoc, malgr 8.3.1.1; 3. Nommer un arbitre indpendant (avec une formation lgale) pour entendre l'appel. Qu'il soit rsolu que le Conseil d'administration demande une nouvelle audience de la contestation de Garner, Hasinoff et Chaput contre Wolfe, Dubois, Sguin et Guillaume, actuellement devant le Comit d'arbitrage tudiant; Qu'il soit de plus rsolu que le Conseil d'administration de la Fdration dcharge le Comit d'arbitrage tudiant du prsent cas et cre un jury form de trois directrices du Conseil d'administration de la Fdration pour entendre le cas; Qu'il soit de plus rsolu que Garner, Hasinoff et Chaput choisissent l'une des trois directrices du jury; que Wolfe, Dubois, Sguin et Guillaume choisissent l'une des trois directrices du jury, et par consquent les parties acceptes la dcision du panel; et que les deux directrices choisies par les deux parties choisissent la troisime directrice du jury, qui sera la prsidente du jury; Qu'il soit de plus rsolu que le Conseil d'administration de la Fdration choisisse la troisime directrice du jury, si les directrices choisies ne peuvent pas s'entendre sur le choix de la troisime directrice; Qu'il soit de plus rsolu quune directrice du panel ne peut pas tre dans sa propre cause, un tmoin ou un reprsentant des parties impliques. Qu'il soit de plus rsolu que le jury respectera les lignes directrices de base conformment aux articles 8.4.2.2, et 8.4.3 de la constitution de la Fdration; Qu'il soit de plus rsolu que la procdure complte et toute dcision relative la procdure soit tablie par un vote des deux-tiers des directrices formant le jury; Qu'il soit de plus rsolu que les procs-verbaux de toute runion et l'enregistrement audio des audiences soient rendus publics; Qu'il soit de plus rsolu que les audiences se droulent dans un environnement galitaire, qu'elles soient enregistres sur vido pour distribution publique et qu'elles soient fermes au public l'exception des personnes suivantes: (a) Toutes les directrices de la Fdration, incluant l'excutif de la Fdration, (b) Le prsident du conseil d'administration de la Fdration, (c) Toutes les parties impliques dans la contestation des lections, (d) Les reprsentantes des parties impliques, respectant l'article 8.7.1 de la constitution de la Fdration, (e) Tous les tmoins appels par une des parties impliques, (f) Une employe du Fulcrum et (g) Une employe de La Rotonde Qu'il soit de plus rsolu que la dcision soit prise par un vote des deux-tiers des directrices formant le jury;

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Qu'il soit de plus rsolu que la dcision soit produite le plus tt possible; Qu'il soit de plus rsolu que la dcision puisse tre porte en appel dans les deux jours ouvrables suivant la dcision du jury, par une demande crite d'une des parties adresse au prsident du Conseil d'administration de la Fdration. Le Conseil d'administration de la Fdration ne peut renverser la dcision du jury que part un vote des deux-tiers des directrices prsentes. La dcision concernant l'appel est finale. Motion prsente par : Dean Haldenby, prsident de la Fdration tudiante de l'Universit d'Ottawa president@feuo.ca / 613.808.1393 / 613.562.5800 x4061 11 mars 2009: 03h00

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