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NDICE
Subtema 1. Introduccin. 2. Normas de calidad a) 9000 : 2005 b) 9001 : 2008 c) 19011 : 2002 d) Sistema de gestin de calidad.
b) Tipos de auditora.
1. Planificacin de la auditoria. a) Objetivo y alcance. b) Logstica. c) Plan de auditora. d) Lista de verificacin. e) Anlisis de caso. f) Homologacin entre auditores. 1. El proceso de la auditora. a) Reunin de apertura. b) Auditora de proceso. c) Reunin del cierre. d) Reporte de auditora. Anexo A. Norma ISO 9000:2005. Anexo B. Norma ISO 9001:2008. Anexo C. Norma ISO 19011:2002.
1. INTRODUCCIN.
a). Resea histrica de los sistemas de calidad en el ITL
2. NORMAS DE CALIDAD.
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inologa para los sistemas de gestin de la calidad. rganizacin que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de su de gestin de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeo de la organizacin y la satisfac y de gestin ambiental.
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entando y manteniendo un sistema de gestin que est diseado para mejorar continuamente su desempeo me desempeo. equisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes. pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organizacin. el beneficio de la organizacin. o. nizacin en el logro de sus objetivos.
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cisin estratgica de la organizacin. El diseo y la implementacin del sistema de gestin de la calidad de una asociados con ese entorno.
ad en la estructura de los sistemas de gestin de la calidad o en la documentacin. ta Norma Internacional son complementarios a los requisitos para los productos. ncluyendo organismos de certificacin, para evaluar la capacidad de la organizacin para cumplir los requisitos
os principios de gestin de la calidad enunciados en las Normas ISO 9000 e ISO 9004.
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a calidad, para aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. tividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transfor resultado deseado puede denominarse como "enfoque basado en procesos". as como sobre su combinacin e interaccin.
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nte requiere la evaluacin de la informacin relativa a la percepcin del cliente acerca de si la organizacin ha c
miento a los requisitos del cliente. e y en constante cambio. La Norma ISO 9004 proporciona un enfoque ms amplio sobre la gestin de la calidad
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una organizaci n puede actuar para mejorar su desempeo. La adhesin a esos principios es un requi
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itora e intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegur
oducibles en un proceso de auditora sistemtico au ditora se lleva a cabo durante un perodo de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropia e stablecidos anteriormente.
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necesidades de sus clientes. Para lo cual planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeo de sus proc
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Nivel 1: Manual de Gestin de la Calidad Define el alcance y responsabilidades del Sistema de Gestin de la Calidad. Hace referencia a los procedimientos. Manual de planeacin de calidad: Contiene la identificacin e interaccin de procesos y el plan de calidad Nivel 2: Manual de Procedimientos Se establece el Qu debe hacerse?, Por quin?, Se ejecutan las actividades y hacen referencia al uso de las instrucciones de trabajo. Nivel 3: Instrucciones de trabajo Define el Cmo? Se realiza una actividad especfica. Nivel 4: Registros Son la evidencia de que el Sistema de Gestin de la Calidad est operando.
VIDA.
a) CONCEPTO DE AUDITORA DE CALIDAD
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documentado para obtener evidencia y evaluarla de forma objetiva para determinar el grado de cumplimiento co
os e instrucciones) y verifica la efectividad del sistema mediante revisin de los costos de calidad, quejas del c
Las auditoras pueden ser utilizadas por muchas razones como por ejemplo: Ver el proceso en general. Auditar la conformidad. Auditar la efectividad. Aprobar proveedores / Subcontratistas. Evaluar para la certificacin. Investigar problemas. Maneras de mejorar.
Ciclo de auditora.
a) TIPOS DE AUDITORA.
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1ra. Parte (auditora interna). Para establecer si: El sistema esta implementado correctamente, se le da seguimiento y es efectivo. El sistema cumple con la Norma (ISO 9001). Existen posibles mejoras. Tambin le da a la administracin una fotografa de lo que pasa en la organizacin
2da. Parte (auditora de proveedor o subcontratista) Para: Confirmar si el proveedor/subcontratista cumple con sus necesidades. Ayuda a su proveedor a mejorar, lo cual le ayudar a mejorar
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validar pblicamente su declaracin de que tiene un Sistema Administrativo de Calidad que cumple con los req
1. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA
a la auditora para obtener un mejor conocimiento sobre el alcance de la auditora y de las instalaciones para cr
a) OBJETIVO Y ALCANCE
el objetivo de la auditora antes de empezar todo el proceso, ya que este dar un panorama amplio del resultado
OBJETIVO DE LA AUDITORA
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ana de compra de la organizacin y es utilizada por el auditor y el auditado como la definicin de lo que estar
El alcance correcto de la capacidad tcnica del proveedor es crtico para el desempeo de la auditora. El alcance debe de estar completo, claro y entendible para sus lectores. El alcance es necesario: Para definir las fronteras del sistema de calidad para el desarrollo del mismo sistema. Para definir las fronteras tcnicas de la auditora del sistema de calidad a la empresa certificadora. Para clarificarle a un comprador potencial la capacidad tcnica del proveedor certificado.
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ALCANCE DE LA AUDITORA
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FRONTERAS DE LA AUDITORA
auditora deben de estar detalladas, junto con la justificacin, en el alcance del Manual de Calidad (ver ISO 9001 n excluir clusulas que sean parte fundamental del negocio por el hecho de poder cumplir con los requisitos del
a) LOGSTICA
Flujo de los recursos que se van a necesitar para la realizacin de las actividades.
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Establecer tamao del equipo, duracin, fecha y normas a utilizar. El tamao del equipo y la duracin depende de. Tamao, complejidad de la empresa. Guas sobre nmero de das. Tiempo disponible. Propsito de la auditora.
Gua para determinar el tiempo de auditor para auditoria inicial. Nm. Empleados 1 10 11 25 26 45 46 65 66 85 86 125 Tiempo de auditor Auditoria inicial (Das de auditor) 2 3 4 5 6 7 Factores para aumentar/reducir. Tiempo total de auditora.
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Logstica de la auditora
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a) PLAN DE AUDITORA.
gacin, anlisis y la planificacin y define los roles y responsabilidades para la auditora y el itinerario de los ev
Para el lder del equipo: confirma que toda la investigacin/preparacin ha sido conducida. Para el auditado: le permite asegurarse que tiene al personal correcto a la hora correcta. El plan de auditora debe tomar en cuenta contingencias y lo inesperado. Cualquier cambio del plan en la instalacin debe ser acordado por el auditado.
El ISO 19011 identifica que el plan de auditora debera incluir, segn sea apropiado:
preparacin del plan de auditora depende mucho de la investigacin sobre la empresa y el objetivo de la auditor equiere: pa del proceso del negocio. mao y habilidades del equipo. n de piso/diagrama de flujo. uisitos de la norma. mpo disponible. nes de auditoras anteriores. tro de auditoras.
El rastro de auditora sigue o rastrea una secuencia de eventos/actividades (parte del proceso operacional).
No. d
Fecha
Comentarios
Firma Firma
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e verificacin no debe de ser demasiado detallada, pero necesita estar escrita de manera que el auditor la pueda principales: auditor a investigar a la empresa. ue el auditor piense con la cabeza.
el paso de la auditora. elaborar un diagrama de flujo o mapa mental como lista de verificacin.
ve como registro til para comparar lo que se audito con lo planeado. til para una segunda auditora pues se puede referir en la anterior y hacer modificaciones segn sea necesari ede asegurar que la auditora no sea parcial debido a eventos en la planta o instalacin.
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TIPS para crear una lista de verificacin. Concisa. Debe de seguir el proceso. Evitar demasiados detalles. No se debe de apoderar de la auditora. Lista separadas por cada una de las reas. til para nuevos auditores. Puede evolucionar a travs del tiempo. Mantenerla simple (1 pgina por lista de verificacin). Seguir una secuencia lgica. Utilizar oraciones/frases cortas si es relevante. Recordar las preguntas cobre el Qu, Dnde, Cundo, Por qu, Cmo y Quin. Evitar asumir sobre las cosas que se hacen. De cada punto en la lista, posiblemente 6 puntos adicionales saldrn para darle seguimiento como parte del rastro.
el auditor se debe de guiar por el objetivo, pero tambin debe considerar los resultados de auditoras previas o a lista de verificacin puede ser influenciada por el estado de algn contrato en particular. nte no son mostradas al auditado.
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LISTA DE VERIFICACIN
Elabore una lista de verificacin por rea a auditar. Qu?
Dnde?
Cundo?
Por qu?
Cmo?
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Quin?
a) ANLISIS DE CASO.
El departamento de diseo estaba en un momento difcil, es ms, crtico, era da de auditora interna. Todos los departamentos evaluados haban resultado con pocas o ninguna observaciones durante el proceso y se supona que solo dependa de ellos para pasar la auditoria. Los auditores entraron al departamento y, haciendo el protocolo de rigor, saludaron, dijeron alguna broma amable tratando de romper el hielo. Los auditados respondieron con una amabilidad excesiva, adems de una risa que pareci forzada. Estaban nerviosos. Y comenzaron las preguntas. Una a una se sucedan tratando de encontrar la evidencia objetiva para asegurar la efectividad del proceso de diseo proporcionado al cliente. Los pensamiento del auditado, como las olas del mar, iban y venan en varias direcciones a la vez: Que no me pida lo que me falta Porqu preguntara eso?Parece que ya s lo que me est preguntando!......Se qued pensando, Le habr atinado?Qu estar anotando?, Que no sea una no conformidad!Est sonriendo, Ser por fingir, estar gozando dndome hasta con la cubeta o quiere ganarse mi confianza?... Lo que sea, pero que termine ya!... En eso el auditor, con un dedo aparentemente mgico, pone el dedo en la llaga: haba solicitado el registro de actualizacin sobre la informacin de un equipo que no se haba realizado. En ese momento, como una vorgine, atravesaron por la mente del Jefe de
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2. Clientes.
3. La organizacin.
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6. Correcciones.
8. Inspecciones.
9. Verificaciones.
10. Revisiones.
11. Procesos.
12. Procedimientos.
Notas adicionales.
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Acuerdos entre los auditores de los criterios que se van a utilizar durante la auditora.
Es importante realizar una homologacin entre los auditores antes de comenzar la auditora para: Que el resultado de la auditora sea confiable. Se registren los hallazgos en las clusulas correspondientes.
stablecer una buena relacin de trabajo entre los auditores y los auditados. Esto facilitar que la auditora se co ntrol de la reunin para lograr seguir el plan y ser efectiva la auditora.
TIPS para una buena reunin de apertura. Prepararse apropiadamente. Asegurarse que la reunin se conduzca en un lugar apropiado. Tener una agenda (para darle estructura a la reunin).. Explicar exactamente que suceder (o ha sucedido). Ser objetivo, calmado y profesional. Crear una impresin positiva (estamos para agregar valor, no buscar tonteras). No debe de durar ms de 15 minutos.
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REUNIN DE APERTURA
a) AUDITORA DE PROCESOS.
MANUAL DEL PARTICIPANTE Pgina 35
Los resultados/salida de un proceso puede ser los datos de entrada de otro. Las mediciones se pueden tomar en cualquier lugar (entrada o salida). Se necesitan objetivos y medidas del proceso. Cada etapa puede ser considerada como Transicin de valor aadido/creado. Todos los procesos con sus lneas de flujo, crean el mapa de procesos de la Institucin. Se debe de considerar al proveedor y al cliente para que el proceso este completo.
El auditor evala a la organizacin como un proceso de negocio, por lo que busca la conexin con el ISO. Esto incluye el ver como los objetivos y los indicadores de desempeo se filtran por el sistema.
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Planes de negocio a largo plazo Polticasde calidad Objetivos de calidad definidos Mediciones de desem peo en cada proceso/procedim iento
eso necesita medidas de rendimiento que capturen con exactitud si es que un proceso est traba n identificar:
TIPS para realizar una auditora de proceso. Se tiene que identificar los procesos clave. Se tiene que identificar las mediciones clave. Se tiene que tomar mediciones y actuar como base a ellas. Se necesita identificar: Objetivos a corto plazo. Objetivos a largo plazo.
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Tringulo de la Auditora
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er preguntas. Cuando sea posible observe el proceso en operacin y verifique contra el procedimiento haga la a buscando evidencia positiva del cumplimiento de la ISO 9001. sta documentado? rol y siga el flujo. s.
Proceso de Entrevista Identifique la persona a entrevistar. Presntese. Explique el motivo de su vida. Haga preguntas abiertas. Haga preguntas detalladas. Favor de pedir mustreme. Verificar hechos y tomar notas. Dar gracias al auditado. Identificar al prximo auditado. Se debe de seguir un flujo lgico de principio a fin.
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Comportamiento interpersonal Ser activo. Evitar las agresiones. Ser asertivo de mente abierta. Evitar discusiones. Evitar buscar detalles insignificantes. Respetar la confidencialidad todo el tiempo. Ser sensitivo a las costumbres.
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. l auditado para que contine proporcionando informacin. auditado este no sabr si la informacin que est mostrando es la correcta causando tensin y hasta probablem
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Acordar las no conformidades. Puede ser en dos etapas: Acordar con el gua los hechos. Acordar los hechos como no conformidades. Se puede hacer: Cuando son encontradas. Al final de la auditora. En puntos regulares de la revisin (recomendado). En caso de una no conformidad esta debe de ser acordada lo antes posible definitivamente antes del cierre. Debe de tener cuidado de no desmotivar al personal al tratar de hacerlos responsables de la no conformidad.
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a) REUNIN DE CIERRE.
Revisin por el equipo En auditoras grandes o mayores, las revisiones por parte del equipo auditor deben ser diarias. Actividades a revisar en la reunin: Monitorear/revisar el plan de auditora. Asegurarse de que todas las reas de la empresa han sido cubiertas. Asegurar que todos los aspectos de la norma han sido cubiertos. Intercambiar informacin. Enfatizar reas problemticas. Hablar sobre los problemas. Llegar a un consenso. Platicar sobre las acciones de seguimiento de la auditora. Solo el equipo auditor est presente en la revisin.
Reunin con los auditados. Ayudan al equipo a tener un mtodo estructurado hacia la preparacin de la reunin de cierre. Conducidas si la auditora es de dos das o ms. Provee retroalimentacin a la institucin: No conformidades. Progreso de acuerdo al plan. reas con problemas potenciales. Cualquier problema encontrado. Cualquier informacin requerida. La empresa puede empezar a considerar la accin correctiva a tomar
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Deben de asistir las siguientes personas: El auditor lder y el equipo auditor. El representante de direccin de la Institucin. Las guas para los auditores. Cualquier gerente necesario o personal del staff. El ms alto funcionario responsable del sitio funcionario.
TIPS para la reunin de cierre. Si todas las no conformidades han sido aceptadas, firmadas y las acciones correctivas y las fechas se definieron puede durar de 15 a 20 minutos, si no se puede llevar hasta una hora, Utilizar una agenda. Contar con una lista de asistencia. Elaborar minuta al final de la reunin.
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REUNIN DE CIERRE
1. REPORTE DE AUDITORA.
MANUAL DEL PARTICIPANTE Pgina 46
o de la empresa.
orte de no conformidad para permitirle al auditado localizar el artculo o situacin de forma precisa y tomar la ac ormidades. dencia objetiva de que se elabor originalmente con evidencia incorrecta. nte la auditora esta no debe ser eliminada. Se puede escribir una nota para que despus se pueda verificar.
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d del sistema de gestin. so sin control, ausencia consistente de registros declarados por la empresa o exigidos por la norma o la repetic
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Firma (Del gua de la Institucin, que el hallazgo descrito arriba es una afirmacin de lo que se encontr) Firma (Representante de la compaa) De acuerdo a lo anterior MENOR / MAYOR Firma (Auditor) NO CONFORMIDAD Clusula del ISO 9001 que se refiere:
Fecha:
Detalles de las acciones correctivas propuestas y la fecha de la implementacin. (completado por la administracin auditada)
Fecha:
REPORTE DE NO CONFORMIDAD
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ra.
nterna pueden ser menos formales. e las conclusiones son basadas en las muestras representativas solamente no todas las no conformidades pu
bre de hacer observaciones de cmo mejorar el sistema. ado de no distraer/desviar al auditado de tomar las acciones correctivas para las no conformidades reales u otr n no conformidades. d para comentar sobre aspectos positivos. y oportunidades de mejora.
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Propsito de la auditora:
Conclusin:
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REPORTE DE AUDITORA
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