CONSIDERAES TERICAS E UM CASO PRTICO SOBRE A FUNO CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS

Edvan Dias de Moura*

RESUMO Este trabalho apresenta elementos sobre a funo arquivstica de classificao de documentos arquivsticos. Com abordagem terica e prtica, analisa o plano de classificao de documentos da Secretaria Especial de Editorao e Publicaes, do Senado Federal desde sua gnese at sua aplicao nos documentos da atividade fim daquela Secretaria, entre os anos de 2002 a 2009.

Palavras-chave: Arquivstica. Documento. Classificao. Senado. Grfica. Funo.

ABSTRACT This paper presents data on the archival function of the classification of archival documents. With theoretical and practical, examine the plan of classification of the Special Editorial Board and Publications, the Senate since its genesis to its application in the documents of the activity so that the Secretariat, between the years 2002 to 2009

Keywords: Archival. Document. Classification. Senate. Graphics. Function.

*Bacharel em Arquivologia pela Universidade de Braslia (UnB). Arquivista da empresa Plansul Planejamento e Consultoria Ltda. E-mail: edvandias@gmail.com

Agradeo a Deus, inteligncia suprema e causa primeira de tudo, pela oportunidade.

minha filha Maria Eduarda pela motivao.

Filsofos suicidas, agricultores famintos. Desaparecendo embaixo dos arquivos. Renato Russo, 1985

1. Introduo

Um Estado de Direito deve ter suas bases calcadas na democracia. Assim, no h como se falar em democracia sem que suas atividades tenham transparncia. E esta somente se alcana se o acesso e controle das informaes forem garantidos pelo Estado de Direito, pelas suas entidades polticas e por seus rgos administrativos. Inclusive o acesso s informaes de seus arquivos. Desse modo, o cidado e o pesquisador assegurados pela Carta Magna possuem o direito de solicitar documentos no sigilosos aos rgos pblicos e de perquirir informaes para construir conhecimentos para a sociedade. Esse direito assertivamente remete, entre outros, ao franco acesso aos documentos produzidos e recebidos pelo natural desenvolvimento das funes e atividades dos rgos dos poderes pblicos, qualquer que seja o suporte da informao a ser acessada. Para esse acesso, deve haver critrios e organizao. Critrios para assegurar a integridade e perenidade dos acervos e organizao para se ter o acesso eficiente e clere aos documentos. Posto isso, resolvemos tecer algumas consideraes por meio deste artigo sobre o Plano de Classificao1 da Secretaria Especial de Editorao e Publicaes - SEEP2, do Senado Federal. Tal escolha oportuna por que participamos das etapas de elaborao desse Plano e seu aperfeioamento, por meio do uso, na rotina de classificao da documentao da Grfica/SF. Tambm oportuno, por estarmos concluindo o curso de ps-graduao3, pela Universidade de Braslia UnB, onde estudamos as funes arquivsticas, entre elas a funo de classificao de documentos. Neste artigo tentaremos apresentar a abordagem terica e pragmtica do assunto. Esta ltima, por sua natureza dinmica, no muito fcil de descrever. Este trabalho no visa a esgotar o debate acerca do tema proposto. Nem as opinies aqui defendidas so terminativas. Mas antes um convite embora incipiente e despretensioso produo cientfica.

Esse plano aps seu desenvolvimento passou a integrar o plano de classificao do Senado Federal, ocupando a classe 600, como ser visto mais adiante. 2 A fim de facilitar a leitura e entendimento, para o nome Secretaria Especial de Editorao e Publicaes SEEP, usaremos o nome Grfica/SF, como mais conhecida. 3 Seminrio em Gesto da Informao e do Conhecimento: funes arquivsticas.

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2. O Arquivo do Senado Federal pequeno histrico4

Foi por meio de seu Arquivo que o Senado Federal desenvolveu o seu plano de classificao. E, baseado neste, foi desenvolvido o plano de classificao da Grfica/SF. Vamos conhecer um pouco da histria dessa instituio secular: o Arquivo do Senado Federal. A atividade de arquivo do Senado Federal foi formalmente prevista em 1823, antes mesmo da inaugurao do legislativo brasileiro, trs anos aps. Porm, foi no primeiro regulamento administrativo do Senado, em 1861, em que ficaram definidas as atribuies administrativas e de pessoal para o Arquivo5. Em 1926, o Arquivo foi incorporado como uma diviso administrativa do Senado Federal6. Em que pese algumas iniciativas nessa direo, foi a partir de 1997 que o Arquivo do Senado Federal deu um passo importante para garantir o acesso s suas informaes orgnicas e registradas. Assim, foi implementada nessa Casa Legislativa a gesto de documentos a qual compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento.7 Concomitantemente foram elaborados e aprovados o plano de classificao de documentos de arquivo e a tabela de temporalidade e destinao para o Senado e Congresso Nacional8. A implantao da gesto de documentos est em andamento at os dias atuais. Outro importante avano foi o estabelecimento do Manual de Assistncia Tcnica Arquivstica para o Senado e Congresso Nacional9. Ressaltamos que a aplicao das normas de assistncia tcnica arquivstica foram postas em prtica na Grfica/SF, a partir de 2005. Embora essas normas no tenham sido aplicadas na totalidade, sabemos que isso no depende somente da vontade e esforo dos tcnicos do Arquivo envolvidos para a execuo da assistncia tcnica arquivstica.
O Arquivo do Senado Federal j possuiu vrias denominaes, de acordo com a sua evoluo histrico-administrativa. A atual denominao Secretaria de Arquivo SARQ, por fora do Ato do DiretorGeral n 2146, de 2005. 5 Disponvel em http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/historico.asp Acesso feito em 7/12/2009. 6 NASCIMENTO, 2003. 7 Lei 8.159, de 8/1/1991. 8 ATO DA COMISSO DIRETORA n 17, de 14/8/2001. Apesar de o Poder Legislativo Federal no se submeter necessariamente s emanaes normativas do Arquivo Nacional/Conselho Nacional de Arquivos, o plano de classificao de documentos e a tabela de temporalidade e destinao adotados pelo Senado Federal so baseados na Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, daquele Conselho, com as devidas adaptaes. 9 H uma verso digital, em formato .pdf, disponvel em www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/publicacoes.asp Acesso feito em 8/12/2009.
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3. Um pouco da histria da Grfica/SF

A mudana dos rgos governamentais do Estado da Guanabara para a nova capital, Braslia, no foi algo feito em sincronia instantnea10. Os rgos dos trs poderes da Repblica vieram para Braslia em momentos diferentes. Do Poder Legislativo federal foram transferidos para a nova capital o Senado Federal e, logo depois, a Cmara dos Deputados. A Imprensa Nacional rgo do Poder Executivo o qual imprimia todos os trabalhos legislativos do Senado veio tardiamente para Braslia. Para no comprometer os trabalhos do processo legislativo e administrativo das duas Casas do Congresso Nacional, o Senado criou, em 14 de agosto de 1963, um pequeno departamento grfico11 . Todavia, a legislao pertinente12 assegure que j funcionava h alguns anos esse pequeno departamento grfico dentro de sua estrutura. O que ocorreu, em 1963, foi a autorizao legal para que a Comisso Diretora da Casa organizasse os Servios Grficos e de Documentao do Senado e [desse-lhe] outras providncias13. Assim, os Servios Grficos e Documentao do Senado Federal SEGRAF conferiram autonomia ao Legislativo Federal. Atendia s demandas editoriais do prprio Senado, da Cmara, do Tribunal de Contas da Unio, Supremo Tribunal Federal e do Governo do Distrito Federal. Inicialmente os SEGRAF funcionaram no prdio do anexo I do Palcio do Congresso Nacional. Logo aps, sua oficina de impresso foi transferida para um enorme barraco de madeira. No ano de 1970, o prdio definitivo foi construdo no terreno do Senado Federal14 e os SEGRAF passaram a ter denominao de Centro Grfico do Senado Federal CEGRAF. Tornando-se, assim, um rgo supervisionado pelo Senado. Dessa maneira, a Grfica/SF passou a funcionar como uma espcie de empresa pblica, desenvolvendo atividades tpicas da iniciativa privada. Embora prestasse contas ao Conselho de Superviso do Senado, nessa poca a Grfica/SF tinha autonomia administrativa, oramentria, financeira e patrimonial. Quadro de pessoal prprio regido

Desde os anos 60 at os dias atuais, alguns rgos do governo federal ainda esto inaugurando suas sedes em Braslia. Os ltimos que temos notcias a Biblioteca Nacional e o Museu Nacional. 11 Disponvel em http://www.senado.gov.br/sf/senado/seep/asp/historia.asp Acesso feito em 04/12/2009. 12 Resoluo nro. 20, de 15 de agosto de 1963. 13 Op. cit. ibdem. 14 O motivo de a Grfica/SF no ter sua sede construda no Setor de Industrias Grficas (SIG), de Braslia, foi por receio de o servio de logstica da Casa sofresse represses por causa do estado de exceo que se instalara no Brasil, em 1964. Essa informao foi nos prestada por um antigo funcionrio da alta hierarquia do rgo poca, que pediu sigilo de sua identidade, quando participamos do projeto de histria oral que o arquivo iniciou.

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pela CLT e o seu servio de arquivo funcionava independentemente do Arquivo do Senado Federal. Foi a partir de 1997 que a Grfica/SF teoricamente passou a integrar a estrutura organizacional do Senado. Sua denominao atual Secretaria Especial de Editorao e Publicaes SEEP. Com essa integrao organizacional, que na prtica ainda hoje est acontecendo15, as funes da atividade meio da Grfica/SF foram absorvidas pelas mesmas funes j existentes no Senado. Destarte, a Secretaria de Recursos Humanos absorveu a funo de administrao de pessoal do CEGRAF. A Secretaria de Administrao Financeira do Senado absorveu a funo semelhante do Centro Grfico. E o servio de arquivo foi incorporado pela ento Subsecretaria de Arquivo SSARQ16, do Senado Federal, em 2001.

4. A gesto de documentos na Grfica do Senado

A gesto de documentos no Senado seguia seu curso natural, desde 1997. E, em meados de 2002, foi iniciada a gesto de documentos na Grfica do Senado. Assim, duas grandes frentes arquivsticas de trabalhos foram inauguradas. De um lado, iniciamos a organizao da massa documental acumulada em um galpo. Onde funcionou o Servio de Arquivo do antigo CEGRAF, at 2002, de maneira autnoma, independentemente das normas tcnicas baixadas pela ento Subsecretaria de Arquivo, rgo central do SIARQSF17. Segundo relatrio preliminar exarado por ns, arquivistas responsveis pela gesto, em 2002, havia pouco mais de 1.500 metros lineares de documentos acumulados no galpo, cuja lgica da ordenao para recuperao da informao havia se perdido havia alguns anos. O atendimento s solicitaes de desarquivamento a cada ano ficava seriamente comprometido. Seja pelo aumento exponencial de documentos sem tratamento tcnico os quais eram transferidos ao arquivo sem assistncia tcnica adequada. Seja pela reduo de servidores os quais iam se aposentando ou se transferindo para outros setores mais aprazveis de se trabalhar.

O Ato do Diretor-Geral n 111, de 09/12/2009, criou uma comisso especial para entre outras atribuies - para realizar a integrao entre servios semelhantes do Senado, Grfica/SF e Prodasen. 16 Resoluo n 56, de 2002. Ato do Diretor-Geral n 2146, de 2005. 17 SIARQ-SF: Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado Federal e do Congresso Nacional. Institudo pelo Ato da Comisso Diretora n 5, de 14 de abril de 2000.

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Por contarmos com o plano de classificao e tabela de temporalidade e destinao, da atividade meio do Senado Federal, iniciamos a classificao e organizao dos documentos da atividade meio da Grfica/SF. Os documentos da sua atividade fim foram identificados e separados para tratamento tcnico posterior. De outro lado, iniciamos o levantamento de funes e tipologias documentais nas unidades setoriais da Grfica/SF. Iniciamos pelo estudo dos documentos normativos, organogramas antigos e recentes e, tambm, pesquisas legislativas relativas criao da Grfica/SF, seu funcionamento e suas transformaes administrativas, desde 1960 at 1997, conforme preconiza a moderna teoria dos arquivos18. Elaboramos e aplicamos um questionrio para diagnstico e levantamento da situao dos arquivos, conforme se pode ver um modelo nos anexos deste. 5. A classe editorao e publicaes

Ao apurarmos as informaes recolhidas dos questionrios aplicados, percebemos ambiguidades de desempenho das funes. Em especial na funo abertura e editorao de servios grficos. Para que isso no influenciasse negativamente na construo do futuro plano de classificao, resolvemos apurar esse fenmeno. Descobrimos toda uma cadeia de receios corporativos contra nossa presena por parte dos servidores grafianos. Ns, pessoas novas no recinto, munidos de prancheta e trena realizando perguntas e fazendo medies de documentos setoriais e com a devida permisso. Talvez isso tenha causado espanto nos servidores. Alguns deles, por motivos estranhos ao nosso conhecimento, descreveram funes a mais que no eram propriamente desempenhadas por eles. Embora anteriormente tenhamos realizado uma reunio com todos os chefes e diretores da Grfica/SF e, assim, foi explicado o fulcro das visitas, questionamentos e medies. Felizmente essa problemtica fora resolvida com xito e no atrapalhou na concepo do plano de classificao. Conforme mencionamos anteriormente, o plano de classificao da Grfica/SF, que mais tarde foi incorporado ao plano de classificao do Senado Federal, tornando-se, assim, a classe 600, seguiu o mtodo decimal, o qual foi adotado pelo Senado, no passado.
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BELLOTO, 2004, pp 141 142. MORAES E CASTRO, 2007, pp 43 44. PAES, 2002, p. 35. SOUSA, 2007, p 134.

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O mtodo decimal apresenta vantagens e desvantagens. Paes (2002) luzes sobre essas questes:
O mtodo decimal apresenta as seguintes vantagens: a) todos os assuntos relacionados com determinado tpico ficam reunidos em grupos; b) os nmeros classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fceis de reter na memria; c) expanso ilimitada para as subdivises dos assuntos. Como desvantagens podemos mencionar: a) limitao de 10 nmeros para classificao; b) necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio, bem como preparo e muita ateno do arquivista. (grifo nosso)
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lana

Dentre as caractersticas do mtodo decimal descritas, gostaramos de considerar a (...) expanso ilimitada para as subdivises dos assuntos. Essa expanso se feita sem critrios comedidos quando se aprofunda demasiadamente a itens documentais produz um plano de classificao de difcil aplicao prtica, suscetvel a erros operacionais e a ambiguidades taxolgicas. Tal preciosismo leva o plano de classificao obsolescncia de pronto ao ferir a organicidade documental. Isso prope tratar o documento isoladamente. Os documentos de arquivo devem ser gerenciados em conjuntos e no como colees ou como unidade separada de seu contexto. Assim, o plano de classificao deve ser aplicado a conjuntos documentais os quais so agrupados segundo suas semelhanas funcionais. Nesse sentido, so valorosas as palavras de Jenkinson (1948)
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. Segundo esse notvel arquivista ingls:

Os arquivos no so colecionados. Quem dera que a palavra coleo fosse banida do vocabulrio do arquivista, [...]. Um documento avulso de um fundo de arquivo no teria, por si s, maior expresso do que teria um nico osso separado do esqueleto de um animal extinto e desconhecido. A qualidade prpria do material de arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Grifo nosso.

Naturalmente, em qualquer ramo do conhecimento humano, para banirmos um conceito seja por que ele ou se tornou inoportuno e inconveniente deveremos apresentar outro para o seu lugar. Logo, a relao que os documentos guardam entre si e entre a entidade produtora a organicidade. E no a coleo. Explicando melhor, Bellotto
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PAES. Op. cit. pp. 87 88. JENKINSON, apud SCHELLENBERG, 2002, pp 45-46. Aula inaugural ministrada [por Jenkinson] na Universidade de Londres, em 14 de outubro de 1947, por ocasio da abertura do curso de Administrao de Arquivo.

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e Camargo (1996)
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nos ensinam que organicidade a qualidade segundo a qual os

arquivos refletem a estrutura, funes e atividades da entidade acumuladora em suas relaes internas e externas. Outra opinio no mesmo sentido, porm restringindo esse conceito aos documentos de arquivo, a do Arquivo Nacional (2005)22 ao afirmar que a organicidade a relao natural entre documentos de um arquivo em decorrncia das atividades da entidade produtora. Assim, de nossa parte podemos inferir seguramente que organicidade o liame que os documentos guardam entre si e entre eles e o fundo arquivsticos ao qual pertencem e, ainda, com a instituio que detenha a custdia ou que seja produtora do fundo arquivstico. Fora desse contexto, o documento perde grande parte de seus valores, qual folhas secas que ao cho que no compe mais a rvore. Na construo de um plano de classificao arquivstico a observao da organicidade fundamental. Somente um profissional atento teoria arquivstica e sensvel realidade a ser transformada pode conceber um bom plano de classificao. Sousa (2007)
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, com sua costumeira preciso, lana luzes sobre a necessidade

de se transformar o arquivista em um pesquisador das organizaes produtoras de arquivos. Os arquivistas antes de iniciar as atividades tcnico-operacionais devem se municiar o suficiente de informaes sobre a instituio na qual vo atuar e, dessa forma, construir um plano de classificao que a reflita fielmente. Mas adiante, Sousa deixa claro que a organizao produtora de arquivos deve ser analisada de maneira ampla, nos contextos poltico, administrativo e social. Abarcando, necessariamente, sua estrutura organizacional, suas atribuies, suas funes, atividades at chegar aos documentos por ela produzidos. Destarte, o eminente Professor de Arquivologia da Universidade de Braslia conclui que:
da interpretao desse conjunto de informaes e da articulao entre elas que acreditamos na possibilidade de construir planos de classificao apoiados nas caractersticas naturais dos arquivos e dos documentos, pois estaro ancorados nas propriedades e no processo de criao dos registros documentais arquivsticos. As informaes produzidas pelas pesquisas fundamentaro no s a classificao, mas a descrio e a avaliao dos documentos arquivsticos, apesar de que outros dados sejam necessrios para essas duas outras atividades do que-fazer arquivstico.
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ASSOCIAO DOS ARQUVISTAS BRASILEIROS, 1996, p. 57. Arquivo Nacional, 2005, p 127. SOUSA, Renato T. B. de. Etti ali. Op. cit. p. 158-159. SOUSA, Renato T. B. de. Etti ali. Loc. cit. ibdem.

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Aps esse embasamento terico, voltemos ao plano de classificao da Grfica/SF. Como j dissemos anteriormente, o plano de classificao da Grfica/SF acompanha naturalmente a metodologia do plano do Senado. Foi a ele incorporado e assim tornou-se a classe decimal nmero 600 Editorao e Publicaes. Para melhor entendimento acerca disso, apresentamos abaixo uma tabela com as classes do plano de classificao do Senado:

Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Casse 800 Classe 900

ADMINISTRAO GERAL DA DIREO, DAS COMISSES E DOS CONSELHOS AGENTES POLTICOS PLENRIO SEGURANA, PROTEO, POLICIAMENTO ORDEM E DEFESA DO SENADO FEDERAL EDITORAO E PUBLICAES VAGA VAGA ASSUNTOS DIVERSOS

Quadro 1: diviso das classes do plano de classificao do Senado Federal. Grifo nosso.

Observa-se que as classes 000, Administrao Geral, e 900, Assuntos Diversos, so representativas da atividade-meio. As atividades finalsticas encontradas no Congresso Nacional e no Senado Federal so representadas pelas classes 100 a 600 do cdigo. A classe 400, Segurana, proteo e policiamento, foi concebida antes de nosso ingresso no Arquivo do Senado. E as explicaes que obtivemos de sua insero no rol de atividades fim no foram suficientemente plausveis para registro. A classe 600 relativa atividade fim da Grfica do Senado , assim como as demais classes, foi elaborada por arquivistas, com a colaborao de alguns profissionais e servidores do Senado e Grfica e aprovada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo do Senado Federal e Congresso Nacional.25 No quadro 1 e no extrato do plano de classificao constante dos anexos, ao final deste, foi usada a misso da Grfica/SF para definir seu plano de classificao. A misso no institucionalmente definida. Para defini-la, foram feitas pesquisas bibliogrficas, documentrias e debruamo-nos sobre as respostas dos questionrios. Definimos, ento, que a misso em tela a realizao de editorao e publicaes de servios grficos para

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ATO DO DIRETOR GERAL n 846, de 16/8/2000.

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o processo legislativo federal, para as unidades setoriais do Senado Federal, para os senadores e para as instituies conveniadas26 na realizao de seus servios grficos. Posto isso, gostaramos de esclarecer, de uma forma mais resumida, que a Grfica/SF tem como misso e como grande funo realizar: editorao e publicaes. Conforme se observa no extrato da classe 600, editorao e publicaes, existem cinco subclasses, a saber: 610 - abertura de servios grficos, 620 - produo industrial grfica, 630 - comercializao, 640 - obras de domnio pblico e 690 - outros assuntos referentes editorao e publicaes. A subclasse 610 a mais extensa e nela vamos nos deter um pouco mais. Na subclasse em tela est contemplada uma importante tipologia documental. A Ordem de Servio grfico, ou simplesmente O.S. Ela uma tipologia por que concentra em si mesma a espcie documental o dossi mais a funo confeco de produtos grficos. Essa funo est bem definida na legislao interna vigente.27 As O.S arquivadas possuem, aproximadamente, 325 metros lineares e as datas-limites so 1996 200928. Na subclasse em questo, num primeiro e desatento olhar pode-se perceber que existem cinco tipos de Ordens de Servio Grfico29. Entretanto, ao se analisar com mais frieza os documentos arquivsticos produzidos e recebidos, a instituio produtora e em especial a ao que gerou tais dossis grficos, ou O.S., fica mais clara a noo de que se trata de apenas um tipo documental o qual desempenha cinco funes. Na estrutura dessa subclasse, ela chega at o stimo nvel hierrquico de classificao, ou seja, at aos itens documentais que constam dentro do dossi grfico. Alm de haver uma inverso hierrquica dos nveis de classificao. Pois se leva em conta o documento em si e no a ao que ele desempenha. Posto isso, tratando-se do assunto Ordem de Servio, este deveria ocupar um nvel hierrquico de classificao elevado no plano. E subordinados a ele as suas funes, isto , o inverso do que hoje est esquematizado. (Ver nos anexos o extrato da classe 600).

Entre outras, podemos citar a Cmara dos Deputados, o Tribunal de Contas da Unio, o Supremo Tribunal Federal. 27 ATO DO DIRETOR GERAL n 6, de 23/2/2002. 28 Esses documentos compem um fundo aberto, portanto, a cada ano essa quantidade aumenta. 29 O.S de publicaes oficiais, O.S de setores do Senado Federal, O.S de senadores, O.S de Deputados Federais e O.S de instituies conveniadas ao Senado Federal.

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6. Outras consideraes sobre a Ordem de Servio Grfico (O.S.)

A O.S, enquanto dossi grfico, tem seu processo iniciado por meio de um sistema eletrnico para controle da produo industrial-grfica a qual se deseja materializar30. O.S atribudo um nmero de registro cuja sequncia numrica reinicia a cada ano. Semelhante ao servio de protocolo o qual autua documentos administrativos. Como todo documento arquivstico, a O.S. desempenha uma funo especfica. No caso, editorao e publicaes. Dessa forma, o documento institucional que possui legitimidade para autorizar a tal abertura o ofcio31, proveniente de autoridades ou unidades setoriais de grande alada do Senado Federal. Aps isso, a O.S tramitada para o setor que faz a coordenao da produo industrial-grfica. De l, aps anlise tcnica, ela toma diversos caminhos de acordo com a natureza do trabalho grfico a ser materializado32. Das cinco funes descritas acima, apenas a de publicaes oficiais remete diretamente ao processo legislativo federal. Ela possui o trmite do processo industrialgrfico diferenciado das demais funes para conferir agilidade na tomada das decises legislativas das duas Casas do Congresso Nacional. Sua sequncia numrica inicia-se a partir do nmero 10.000, a cada incio de ano. Por essa particularidade esses documentos formam uma subsrie
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e, por isso, so arquivados separadamente. Mas, apesar disso,

acreditamos no ser necessrio descer a nveis to minuciosos de classificao. Essa prtica pode acarretar um plano de classificao obsoleto, como j o dissemos. Embora tenhamos feito alertas ao longo de sua concepo em reunies porm resultaram infrutferos nossos protestos por um plano razovel. Na folha de rosto da O.S, alm do nmero e do ano, h outras informaes intrnsecas como a classificao do trabalho grfico, o titular solicitante, a unidade setorial do solicitante, matrias primas consumidas no processo, clculo e reclculo de valores gastos entre outros. O nmero e o ano da O.S a principal entrada para fins de controle de tramitao e de arquivamento. Mas pelo sistema eletrnico, usando as demais informaes, o nmero e o ano podem ser recuperados. Pois somente por eles que poderemos acessar e desarquivar tais documentos no acervo.
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Pode ser um livro, uma separata, um cartaz, um carto, um envelope entre outros. Nesta Casa Legislativa h uma tradio administrativa de se usar ofcios para se realizar comunicaes internas de grande vulto. 32 Se se necessita de policromia, se sero usadas ilustraes. Se ser impresso em tipografia, off-set ou impresso eletrnica. Se no acabamento o livro ser grampeado, colado ou costurado entre outros. 33 Arquivo Nacional op. cit. pg. 158. Associao dos Arquivistas Brasileiros op. cit pg. 72.

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Outra informao pertinente acerca das O.S, ao confrontarmos a moderna teoria arquivstica com o caso concreto, o qual dispomos em nossos acervos, que esses conjuntos documentais se incluem nos denominados arquivos especializados. Paes (2002) 34 no ensina que arquivo especializado:
[...] o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma fsica que apresentem, como, por exemplo, os arquivos mdicos, ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia e assim por diante. Esses arquivos so tambm chamados, impropriamente, de arquivos tcnicos.

6. Concluso

Foi iniciada recentemente a classificao dos documentos da atividade fim da Grfica/SF. Mas, apesar de incipiente, consideramos que essa classificao no est conseguindo abarcar todos os documentos, haja vista o aumento dos documentos aguardando resoluo de dvidas quanto classificao e destinao final. Assim se faz mister a expanso criteriosa da classe 600. Mais horizontalmente do que verticalmente como fora feita. Fazendo-se isso, a expanso horizontal, teramos um plano mais vigoroso e aplicvel ao caso concreto. Infelizmente, isso foi olvidado pelas autoridades competentes. Quanto s O.S, tipologia documental, por constiturem uma srie documental, por estarem separadas pelo ano de abertura e arquivadas em ordem numrico-crescente, a priori, a classificao no impacta na recuperao desses documentos fazendo sentido apenas quando da descrio para fins de destinao, o que ainda no ocorreu. Segundo a tabela de temporalidade de documentos do Senado Federal e Congresso Nacional, as O.S de publicaes oficiais, aps trs anos de seu encerramento financeiro, podero ser eliminadas se houver a mudana de suporte. O que no ocorreu ainda. A O.S para existir institucionalmente materializada, isto , impressa para depois, ao fim de seu trmite, ser desmaterializada na mudana de suporte prevista na Tabela de Temporalidade. Esse paradoxo seria pela no confiabilidade nos insumos informticos, ou excesso de burocracia, ou ainda por causa da cultura organizacional estabelecida. As O.S, de acordo com o trabalho grfico a ser realizado, podem ficar arquivadas na fase intermediria de 10 a 25 anos, aps o encerramento financeiro. Se o trabalho
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Op. cit. p. 23.

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grfico se destinar produo de livros ou separatas, a destinao a guarda permanente. Caso contrrio a destinao a eliminao. Para as O.S h uma previso de se aplicar critrios de amostragem35 para recolhimento ao arquivo permanente da instituio. Porm tais critrios ainda no esto bem definidos porque existem uma variedade muito grande de servios grficos que podem ser feitos para o Presidente do Senado e para o Primeiro Secretrio. Alm de que o Gabinete da Presidncia do Senado e o Gabinete da Primeira Secretaria tambm solicitam abertura O.S. Do futuro no o sabemos, apenas temos prognsticos sobre ele. Esse vu s erguido no momento certo e o tempo quem diz quando. Para enxergarmos o que est envolvido nesse vu usamos os registros da atividade humana: a informao dos documentos. No podemos ignorar a preciosa fonte informacional que emana de todos os documentos. Em se tratando de documentos arquivsticos essa fonte mais preciosa devido a sua unicidade. O documento de arquivo nico! No caso dos documentos mencionados acima, todas essas caractersticas se aplicam.

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No campo observaes da TTD h a seguinte recomendao: Guardar por amostragem um exemplar das Ordens de Servio de cada ano do Presidente do Senado Federal e do 1 Secretrio.

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REFERNCIAS ABNT. NBR 10520: informao e documentao: artigo em publicao peridica cientfica impressa: apresentao. Rio de Janeiro, 2002. ______. NBR 6022: informao e documentao: artigo em publicao peridica cientfica impressa: apresentao. Rio de Janeiro, 2003. ______. NBR 6023: informao e documentao: artigo em publicao peridica cientfica impressa: apresentao. Rio de Janeiro, 2003. ASSOCIAO DOS ARQUVISTAS BRASILEIROS. Ncleo Regional de So Paulo Dicionrio de terminologia arquivstica. 1 Ed. So Paulo/SP : Porto Calendrio 1996. BELLOTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental 2a Ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro/RJ : Arquivo Nacional, 2005. BRASIL. Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Disponvel em <http:// www.planalto.gov.br> Acesso em: 4 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Ato da Comisso Diretora n 10, de 1979. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/legislacao>. Acesso em: 4 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Ato da Comisso Diretora n 24, de 1997. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/legislacao>. Acesso em: 4 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Ato da Comisso Diretora n 17, de 14 de agosto de 2001. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/legislacao>. Acesso em: 4 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Ato do Diretor-Geral nmero 846, de 16 de agosto de 2000. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/ato_resolucao.asp> Acesso em 7 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Ato do Diretor-Geral n 6, de 23 de fevereiro de 2002. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/ato_resolucao.asp> Acesso em: 7 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Ato do Diretor-Geral n 2146, de 2005. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/ato_resolucao.asp> Acesso em: 7 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Ato do Diretor-Geral n 111, de 09 de dezembro de 2009. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/ato_resolucao.asp> Acesso em: 11 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Resoluo n 20, de 1963.Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/ato_resolucao.asp> Acesso em: 7 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Projeto de Resoluo n 29, de 1963.

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BRASIL. Senado Federal. Resoluo n 59, de 1966. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/ato_resolucao.asp> Acesso em: 7 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Resoluo n 14, de 1968. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/ato_resolucao.asp> Acesso em: 7 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Resoluo n 58, de 1972. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/ato_resolucao.asp> Acesso em: 7 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Resoluo n 57, de 1976. Disponvel em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/ato_resolucao.asp> Acesso em: 7 dez. 2009. BRASIL. Senado Federal. Resoluo n 56, de 2002. Ato do Diretor-Geral n 2146, de 2005. Disponveis em <http://www.senado.gov.br/sf/senado/sarq/ato_resolucao.asp> Acesso em: 7 dez. 2009. JENKINSON, Hilary apud SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 2 Ed. Rio de Janeiro/RJ: FGV 2002. MORAES E CASTRO, strea de etti ali Arquivos: fsicos e digitais. 1 ed. Braslia/DF: Thesaurus Editora, 2007. NASCIMENTO, Rogrio Rodrigues. Arquivo do Senado Imperial: Histria e Memria (1823 1991). Trabalho de concluso de curso de Histria, na Universidade de Braslia, em 2003. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3a edio. Rio de Janeiro/RJ : FGV, 2002. SOUSA, Renato T. B. de. etti ali Arquivstica: temas contemporneos: classificao, preservao digital, gesto do conhecimento. 1a Ed. Braslia/DF: SENAC Distrito Federal, 2007.

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ANEXOS
1. Extrato da Classe 600:

600 EDITORAO E PUBLICAO

600.1 600.2 610 NORMAS. REGULAMENTOS. DIRETRIZES PERIDICOS INTERNOS DA GRFICA/SF ABERTURA DE SERVIOS GRFICOS - Quando se tratar de solicitaes para confeco de servios grficos fora da Grfica, classificar em 033.23. PUBLICAES OFICIAIS ORDEM DE SERVIO (O. S.) - Comando de servio - Guia de expedio DIRIOS, ANAIS, AVULSOS E ORDEM DO DIA DO CONGRESSO NACIONAL DIRIOS, ANAIS, AVULSOS E ORDEM DO DIA DO SENADO FEDERAL (Inclusive demonstrativos publicaes) DIRIOS, ANAIS, AVULSOS E ORDEM DO DIA DA CMARA DOS DEPUTADOS UNIDADES SETORIAIS DO SENADO FEDERAL (inclusive Revista Informaes Legislativa e Publicaes do Conselho

610.1 610.11 610.111

610.1111

610.1112 de 610.1113

610.12 de Editorial). 610.121

ORDEM DE SERVIO (O.S.) (Inclusive Conselho editorial) - Solicitao de Servios Grficos (SSG) - Comando de servios (Ofcio) - Oramento para cobrana - Guia de expedio - Ampliao ou reduo de tiragens (Reclculo) - Autorizao de impresso - Originais dos autores - Exemplar da publicao LIVROS, SEPARATAS FOTOLITOS MATERIAL DE EXPEDIENTE

610.1211 610.12111 610.1212

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610.12121 610.1213 610.1214

FOTOLITOS TRABALHOS EM TRAMITAO (T.T) RETIFICAES DE SERVIOS GRFICOS - Documentos referentes a sugestes, reclamaes e solicitaes de alteraes em Servios

Grficos. 610.13 610.131 SENADORES ORDEM DE SERVIO (O. S.) - Solicitao de Servios Grficos (SSG) - Ofcio - Dbito em cota - Guia de expedio - Ampliao ou reduo de tiragens (Reclculo) - Autorizao de impresso - Exemplar da publicao LIVROS, SEPARATAS FOTOLITOS MATERIAL DE EXPEDIENTE FOTOLITOS TRABALHOS EM TRAMITAO (T.T) RETIFICAES DE SERVIOS GRFICOS - Documentos referentes a sugestes, reclamaes e solicitaes de alteraes em Servios

610.1311 610.13111 610.1312 610.13121 610.1313 610.1314

Grficos. 610.14 INSTITUIES CONVENIADAS - Incluem-se contratos, indicao de gestores. ORDEM DE SERVIO (O. S.) - Solicitao de Servios Grficos (SSG) - Comando de servios - Oramento estimativo - Guia de expedio - Ampliao ou reduo de tiragens (Reclculo) - Autorizao de impresso - Exemplar da publicao LIVROS, SEPARATAS FOTOLITOS

610.141

610.1411 610.14111

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610.1412 610.14121 610.1413 610.1414 MATERIAL DE EXPEDIENTE FOTOLITOS TRABALHOS EM TRAMITAO (T.T) RETIFICAES DE SERVIOS GRFICOS - Documentos referentes a sugestes, reclamaes e solicitaes de alteraes em Servios

Grficos. [...]

690

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES EDITORAO E PUBLICAO COTA DE PUBLICAES PARA SENADORES - ANUAL (inclusive cota publicaes). SOLICITAES DIVERSAS - Pedidos para apressar publicaes, confeco de servios grficos

690.1 extra de 690.2 particulares.

2. Questionrio aplicado no levantamento da produo e trmite documental:

LEVANTAMENTO DA SITUAO DOS ARQUIVOS 1. IDENTIFICAO Subsecretaria:

Informante: Cargo: Ramal: ) NO ( ) SIM

Documentos arquivados em outros setores: ( Local: Corte, Subsecretaria Industrial 2. ORGANIZAO DO ACERVO

3. INSTRUMENTOS DE RECUPERAO

Mtodo de arquivamento utilizado: ( ) Numrico ( ) Alfabtico ( ) Cronolgico ( ) Assunto ( ) Geogrfico ( ) Alfa-numrico ( ) Por procedncia ou destino Outros: ______________________________ Numrico Alfabtico ( ) Fichrios: Assunto Geogrfico ( ) Listagens: Cronolgico Alfa-numrico Numrico Alfabtico Geogrfico Cronolgico ( ) Direto na documentao ( ) Outros: Ocorre transferncia de documentos? ( ) SIM ( ) NO Em caso positivo: a) Para onde: b) Qual periodicidade: c) Citar critrios utilizados: ( ) ndice de pastas:

Numrico Alfabtico Assunto Geogrfico Cronolgico Alfa-numrico

Assunto Alfa-numrico

4. TRANSFERNCIA

5. AUTOMAO

Existem documentos cuja informao seja recuperada mediante automao? ( ) SIM ( ) NO Em caso positivo, descrever o programa utilizado: ________________________________________________________________________________

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6. ELIMINAO J houve eliminao de documentos? ( ) NO ( ) SIM Em Em caso positivo, especificar: ________________________________________________________________________________ Instrumento normatizador: ( ) NO ( ) SIM Qual? ________________________________ H listagem de eliminao? ( ) NO ( ) SIM Obs.: 7. VOLUME DOCUMENTAL Documentos textuais: Documentos Especiais: Mapas VHS Disquetes CDs Plantas Outros Foto Datas-limites:

Existem documentos de acesso restrito nesta unidade? 8. ACONDICIONAMENTO ( ) SIM ( ) NO ( ) Caixas arquivo de papelo ( ) Caixas arquivo polipropileno ( ) Pacotes/amarrados ( ) Pastas A-Z ( ) Pastas suspensas ( ) Soltos/Pastas Outros:. ( ) Estantes de ao ( ) Armrio de ao ( ) Arquivos de ao ( ) Mapotecas ( ) Estantes de madeira ( ) Armrio de madeira ( ) Arquivos de madeira Outros: _________________________________________________________________________

9. ARMAZENAMENTO

10. SUPORTE

( (

) Papel ) Outros:

) Microfilme

) Vdeo

( ) Disquete

) Disco tico

13. RECURSOS HUMANOS

Existe um servidor responsvel pelo Arquivo? ( Nome: Servidor: Estagirios:

)SIM ( )NO

Terceirizados:

Servidor indicado para treinamento: Nome:

ASSUNTOS E DATA LIMITE: 12. ASSUNTOS E DATAS CONTIDOS NOS DOCUMENTOS

13. OBSERVAES GERAIS Data do preenchimento: Responsveis pela pesquisa: