PROCESO DE ORGANIZACIN EN LA REALIDAD EMPRESARIAL

*DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: Es el registro de informacin generada,

recibida y almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producido por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. Los documentos electrnicos debern cumplir los siguientes requisitos para su validez: -Contener informacin de cualquier naturaleza. -Estar archivada la informacin en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado. Real decreto 1671/2009 6 de noviembre, por el cual se desarrolla parcialmente la ley 11/2007 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.

*ARCHIVO ELECTRONICO: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados

archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un

proceso natural, por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin. *CONSIDERAS QUE TODOS LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS QUE SE GENERAN Y SE RECIBEN EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEBEN SER CONSIDERADOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO? - Estoy de acuerdo con la Dr. Mari Carmen Marcos en su artculo de la revista Internacional
Cientfica y Profesional. Ella dice que no por que las caractersticas que debe reunir un documento para ser considerado parte del archivo no varan al cambiar de formato. No es el soporte lo que conlleva la consideracin o no de un documento como documento de archivo, sino sus caractersticas de origen y de funcin. Para que el documento sea parte del archivo ha de haber sido creado como resultado de la actividad de la Empresa que lo alberga. La norma Australiana AS 4390 Records Management en su parte 3, apartado 8.4.2, dice: Un documento electrnico se convierte en un documento de archivo cuando toma parte en una transaccin de la organizacin. Por ejemplo, un informe preparado usando un procesador de textos es simplemente un documento hasta que se entrega, momento en el que ya es un documento de archivo. UN DOCUMENTO ELECTRONICO SE CONVIERTE EN DOCUMENTO DE ARCHIVO CUANDO TOMA PARTE EN UNA TRANSACCION DE LA ORGANIZACIN

*CREES QUE EL CAMBIO DE FORMATO PAPEL A FORMATO ELECTRONICO SUPONE TAMBIEN UN CAMBIO EN EL PROCESO DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL?
-Si. Los archivos tienen que ver en los avances de la tecnologa una posibilidad de mejorar sus actividades y no un estorbo o una complicacin. La Gestin Electrnica de Documentos ha desarrollado dos corrientes: La Gestin de Archivos y las tecnologas de tratamiento y recuperacin de la informacin. Si el archivo quiere seguir cumpliendo sus funcin debe adaptarse a las nuevas normas de trabajo, que estn ligadas a la informtica del s.XXI. Por esto el Archivista debe estar formado en el uso de nuevas tecnologas y de las nuevas formas de trabajo que supone el archivo con documentos electrnicos. El primer paso para que la formacin sea adecuada es que exista una colaboracin entre las Instituciones que se encargan de dar normas en el campo archivstico y se llegue a acuerdos para trabajar de la forma mas parecida. En trminos generales, ya que cada archivo tiene sus peculiaridades.

*CREES QUE EL CAMBIO DE FORMATO PAPEL A FORMATO ELECTRONICO SUPONE TAMBIEN UN CAMBIO EN EL PROCESO DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL?
-La ordenacin de los documentos electrnico no debe variar de la que se lleva a cabo en el papel, con la diferencia que la ordenacin va ha ser lgica, no fsica. Se complica a la hora de organizar las series. Por el momento los Archivistas tienen que preguntarse cmo tratar estos documentos dispuestos en los nuevos soportes y contar con especialistas informticos para desarrollar tcnicas de manejo y preservacin. El asunto es que los nuevos documentos conviven en el archivo con los documentos de soporte tradicional y no solo conviven al compartir un espacio fsico sino que incluso conviven en el tiempo y en la funcin que cumplen. Es decir, en la tramitacin de un expediente puede darse el caso de que se generen documentos en papel y documentos electrnicos. Igual pasa con las series documentales que estn compuestas por expedientes en papel, expedientes en soporte electrnico y expedientes integrados por documentos en diferentes formatos, todos ellos son expedientes del mismo tipo, de la misma serie documental, y como tal deben ser tratados en su ordenacin lgica, no en la fsica, ya que no es posible ordenar papeles y archivos electrnicos con un mismo criterio.

*QUE DIFERENCIAS ENCUENTRAS ENTRE UN ARCHIVO FISICO Y UN ARCHIVO ELECTRNICO?

-ARCHIVO FISICO: Es el conjunto de documentos reunidos por una entidades pblicas o privadas personas jurdicas, bajo una normatividad y cumplen la funcin de ser la base de la historia de y memoria de un Pas, Institucin o Persona. -ARCHIVO ELECTRNICO: Almacenamiento de de documentos o expedientes administrativos en formato electrnico con el objeto de asegurar la identidad y la integridad de la informacin que contiene a largo trmino. La diferencia est en la informtica y sus desarrollos tecnolgicos puestos al servicio de la Archivstica.

*QUE ES UNA BASE DE DATOS? -Es una coleccin de informacin organizada de forma organizada de forma que un programa
de ordenador pueda seleccionar rpidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivo electrnico.

*PROPUESTA: Es necesario crear un sistema que no desdibuje los principios legales y

funcionales de la archivstica, y que sea de fcil acceso para el comn de los ciudadanos. La informtica debe tener en cuenta esta visin o sino se vuelve compleja la verdadera funcin de la informacin archivstica.

APRECIADA TUTORA: Para m fue un placer tomar parte de este curso virtual y sentir gran satisfaccin por los resultados. Es Ud. Una persona que metodolgicamente no se convierte en virtual..si no en real por su posicin de nimo y apoyo durante el proceso. Espero seguir en contacto para cualquier evento. Mi celular: 3173608409