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1.

De cuanto subsistemas se compone el programa cg1, en que consiste cada uno; cual es la importancia para la administracin de una empresa de cada uno de ellos? El sistema uno consta de cuatro subsistemas que son:  Subsistema administrativo contable y Mdulo de contabilidad general y Mdulo de contabilidad informacin fiscal y tributaria y Cuentas por cobrar o pagar y Control de presupuestos y Registros automticos y Consolidacin bancaria y Generacin de documentos  Subsistema de nmina y personal y Mdulo de liquidacin y Consolidacin de prestaciones sociales y Hoja de vida y Transacciones del destajo  Subsistema comercial y Mdulos de control de inventarios y Gestin de compras y Facturas en todas sus modalidades y Explosin de materiales y Control de produccin  Subsistema de activos fijos y Control de depreciaciones y Tiene en cuenta ajustes por inflacin y Desvalorizaciones y Estadsticas en diferentes formas Subsistema administracin contable Esta interfase o subsistema permite a la empresa la agilizacin en la elaboracin de la documentacin contable, que a su vez esta pueda disponer de la misma y pueda llevar una serie de controles de administracin. Este subsistema evita al usuario la elaboracin de cuentas manuales por fuera del sistema. Subsistema comercial Este es de gran importancia para la empresa ya que en l se encuentran las actividades de operacin y con este podemos conocer el rendimiento operativo de la compaa

Subsistema de nmina y personal Es de gran ayuda e importante debido a que elabora toda la documentacin e informacin relacionada con los recursos humanos, contribuyendo as, al clculo exacto de las obligaciones laborales de la empresa.

Subsistema de activos fijos Toda empresa por ms pequea que sea posee algn o algunas activos que deben cuidar y a su vez darle un valor real del mercado actual, este subsistema es sumamente importante ya que logra esto a travs del clculo de las depreciaciones, y adems ofrece la valorizacin o desvalorizacin que puedan tener estos. En conclusin a travs de esta interface nuestros activos fijos (los de una empresa) se encuentran controlados de manera permanente. 2. Qu tipo de restriccin tiene el programa cg1 en cuanto al nmero de empresas que se puedan manejar en un mismo directorio? El programa cg1 no tiene restriccin en cuanto al nmero de empresas que puedan manejarse en el mismo directorio. 3. Qu indicadores se pueden asociar en la creacin del plan de cuentas y para qu sirve cada una?  Cdigo de la cuenta: identificara la cuenta en el momento de capturar la informacin.  Descripcin de la cuenta: Campo alfanumrico de 40 dgitos, que aparecer en los diferentes informes contables y financieros.  Cdigo cuenta padre: Cuenta donde totaliza, a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulacin. Cuando una cuenta no tiene cuenta padre, se toma como cuenta de nivel 1.  Nivel de la cuenta: Nmero entre 1 y 8, que define la forma de totalizacin en los diferentes informes y consultas del sistema. El sistema calcula el nivel de la cuenta, con base en el nivel de la cuenta padre.  Cdigo de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala, la nueva cuenta que se est creando.  Formatos para edicin: Es el mismo cdigo de la cuenta, con puntos de separacin intercalados, que permitan al usuario mejor visualizacin de la estructura del cdigo.  Nivel de autorizacin: Nmero entre 1 y 99, que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema, para definir el esquema de seguridad, al no permitir que usuarios con nivel de autorizacin menor tengan acceso a la informacin de la cuenta.  Tipo de cuenta: Letra T= ttulo D= detalle, que define si la cuenta que se est creando va a recibir directamente imputaciones contables, o si por el contrario, va a servir de totalizacin.  Cdigo de Destino Asociado: Campo alfanumrico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de informacin administrativa, complementaria a la contable, y que sirve para llevar saldos discriminados por vehculos, importaciones, centros de costo, divisiones reas de la empresa, etc.  Pide Beneficiario: Si la cuenta que se est creando requiere informacin detallada por nit Cdula, se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta despus del cierre de fin de ao.  Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1, indica que adems de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario, se lleva tambin discriminado por cada documento transado. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento, se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar.  Conciliacin Automtica: Indica al sistema, que en el momento de grabar informacin se lleve toda informacin adicional, para realizar el proceso de conciliacin al final del perodo. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones.  Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera, para las cuentas que tenga este indicador prendido.  Estadsticas en Cantidades: Indicador de uso en las cuentas de ventas, que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso, la cantidad de unidades que corresponden, se abre as la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en unidades. Este indicador tiene sentido, siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. Ej.: toneladas, metros, kilos, etc.

 Amortizacin Automtica: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos, para que el sistema solicite en cada transaccin, donde se cite la cuenta, la fecha inicial y la fecha final, entre los que se va a diferir amortizar la partida y la cuenta que se debitar cuando se lleve a cabo el clculo.  Tasa de IVA o Retencin: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional, un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transaccin.  Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecer en los listados relacionados con la ejecucin presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso  Naturaleza D C: Es simplemente informativo. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Dbito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crdito".  Cdigo Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. Para lograr esto, en el momento de crear la cuenta, se debe teclear en este campo el cdigo del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificacin o en la digitacin de la informacin.  Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso.  Tipo: Indicacin que define si la cuenta es de ttulo o detalle.  Nivel: Nmero entre 1 y 8 que define el punto de acumulacin dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar, llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurdica natural, mediante la activacin simultnea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. 4. En la creacin de cuentas, que funcin cumple la asignacin de nivel a cada una de ellas Nivel 1: (obligatorio) Compuesto por un dgito; representa el captulo de clases. Ejemplo: 1. ACTIVOS 2. PASIVO 3. PATRIMONIO 4. INGRESOS 5. EGRESOS 6. COSTO DE VENTAS 7. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9. CUENTAS DE ORDEN Nivel 2: (obligatorio) Compuesto por dos dgitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificacin grupo o activos 1. ACTIVOS 11. Disponible 12. Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dgitos; representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad. Ejemplos: 1. ACTIVOS 11. Disponible 1105. Caja 12. Inversiones

Nivel 4: Compuesto por seis (6) dgitos; representa una subcuenta o auxiliares, (obligatorio) denominada sub- mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Anlisis Financieros y control interno. Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1. ACTIVOS 11. Disponible 1105. Caja 110505 . Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dgitos; toma los seis del PUC, y da opcionalmente utilizacin a los dos dgitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub-mayores, hace las veces de resumen del libro Diario; este nivel de detalle requiere bsicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el mximo detalle requerido en una transaccin contable. 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crdito Resumen CODIGO 1 11 1105 110505 11050501 11050502 CUENTA Activo Disponible Caja Caja general Moneda nacional Moneda extranjera NIVEL 1 2 3 4 5 5

5. Si se hace necesario modificar alguno o varios de los parmetros de alguna cuenta creada, que opcin se debe usar?  Catalogo  Cuenta  Actualizacin de cuenta  Modificar 6. En que consiste el concepto de destino asociado en CG1 con que nombre se asocia en otros programas? Son los diferentes centros de costos que la empresa quiere controlar por separado una de otra. Estos se identifican generalmente en las reas de funcionales de la compaa. En otros programas se puede identificar o nombrar como centros de costos. 7. El sistema administrativo contable CG1 es un sistema integrado o por mdulos? Explique en cualquier caso. CG1 es un programa administrativo contable por modulos ya que posee subsistemas de diferentes reas en la contabilidad; es decir la informacin esta fraccionada y se debe ir a otra parte para diligenciar los diferentes tipos de documentos 8. Que funcin tiene la creacin de beneficiarios o terceros en programa contable CG1? El sistema utiliza el catlogo de beneficiarios, para almacenar en forma totalmente independiente la informacin de las diferentes personas jurdicas o naturales; este manejo da mayor flexibilidad,

debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios terceros. Por otro lado, el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creacin del beneficiario, una serie de relaciones con otros catlogos como es el caso de las sucursales, zonas/subzonas y sectores, utilizados para generar informes de diversa ndole. 9. Cul es el fin de crear comprobantes de diario? El comprobante de diario se crea para resumir las transacciones de un periodo y a su vez hacer mas fcil la bsqueda de documentos, ya que estos permiten agruparlos por tipo de operacin ej. Comprobante de compras, comprobante de ventas.. 10. Qu relacin tienen los comprobantes de diario con los documentos? En los comprobantes de diario se relacionan detalladamente las cuentas empleadas en cada uno de los documentos contables 11. A cuantos comprobantes se puede asociar un documento? Un documento se pueda asociar a un solo comprobante, ya que este se registra en los comprobantes por tipos de transacciones u operaciones, es decir si existe un comprobante de compras en este se encontraran todas las facturas de compra, y por lo tanto en un comprobante de egresos no se relacionara ninguna factura de compras. 12. A cuantos documentos se puede asociar un comprobante? Esto es subjetivo, ya que depende de la agrupacin de transacciones que el contador decida realizar o emplear en los comprobantes. Es decir si empleara un comprobante de notas all se deberan registrar todas las notas dbito, notas crdito, notas de contabilidad, y de este modo estaramos asociando tres tipos de documentos diferentes en un solo comprobante; pero si por el contrario se decidiera elaborar comprobantes diario por cada uno de los documentos anteriores debido a un volumen considerable de cada uno, solo se podran asociar un documento por comprobante. 13. Que procesos se deben seguir para trasladar saldos de un ao a otro?     Contabilidad Transacciones Recalculo de saldos iniciales Aos anteriores

14. Se pueden trasladar saldos de un ao a otro sin cerrar lapsos contables? Explique su respuesta. Si por que el saldo de las cuentas permanece vivo

15. Se pueden cerrar lapsos contables sin cerrar lotes? Explique su respuesta. No. no se puede cerrar lapsos sin cerrar lotes por que primero se debe cerrar lo pequeo y despus lo grandes es decir, primero se cierra el lote y posteriormente los lapsos.

16. Que pasos y/o ruta se debe seguir para imprimir los estados financieros? El objetivo de este programa es hacer el proceso de consolidacin de los archivos definidos en el proceso anterior y enviados al directorio especial de consolidacin para ser copiados y procesados. Este proceso solo afecta archivos maestros y nunca genera registros o transacciones contables. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:  Informes  1 Estados financieros  A consolidados e impresin Al ingresar por la opcin A el sistema despliega los formatos de pantalla donde se explica el proceso y se permite hacer las selecciones requeridas de impresin y presentacin de la informacin.