DOSSIER DE CONCEPTION FONCTIONNELLE

metteur : d'AMPHERNET Margaux Jeudi 26 janvier 2012

Projet mise en place d'une Gestion lectronique de Documents (GED)

1. Prsentation de ltude Au vu de la part que constitue l'utilisation de papier dans le chiffre d'affaires de l'entreprise, soit 9,53% en 2011 et 6,45% en 2010, il est prfrable de mettre en place une Gestion lectronique de Documents.

Charges de l'entreprises /CA

60.00

50.00

40.00

30.00

% du CA

20.00

9,53%

10.00

0.00 papeterie et frais de bureau publicit Entretien et rparation salaires et charges sociales frais de reprsentation Location-quipement lectricit

Charges de l'entreprise salaires et charges sociales Emprunt et dcouvert bancaire Fournisseurs et charges payer papeterie et frais de bureau loyer tlphone frais de reprsentation Impts sur les bnfices payer transport publicit Intrts-fournisseurs et marge amortissement Location-quipement frais bancaires honoraires professionnels Entretien et rparation assurance taxes et permis lectricit

cout par an (en% du CA $) %du total charges % cumuls 45875 49,50 37,01 100,00 21200 22,87 17,10 62,99 13111 14,15 10,58 45,89 8830 9,53 7,12 35,31 7400 7,98 5,97 28,18 4052 4,37 3,27 22,21 3678 3,97 2,97 18,95 3492 3,77 2,82 15,98 2781 3,00 2,24 13,16 2619 2,83 2,11 10,92 2253 2,43 1,82 8,80 1687 1,82 1,36 6,99 1610 1,74 1,30 5,63 1388 1,50 1,12 4,33 1292 1,39 1,04 3,21 1098 1,18 0,89 2,16 769 0,83 0,62 1,28 475 0,51 0,38 0,66 341 0,37 0,28 0,28

TITRE : Tableau chiffr du graphique des charges de l'entreprise/CA.

2. Les objectifs Il est ncessaire de savoir pourquoi nous mettons en place une GED. Soit, de plus : Le march volue Les produits et service se diversifient (soit plus de documents papier) Le respect de l'environnement prend de l'ampleur Veiller l'image de l'entreprise Assurer la confidentialit et l'amliorer optimiser les processus augmenter l'efficience Consolider la structure de l'organisation viter la perte de document gain de place Rduire les frais de bureau. Faciliter le travail de groupe Amliorer les dlais de traitement Gain de place Meilleur partage de l'information Composante de la dmarche qualit (norme ISO 9001 14001) Rduire les impressions et lemploi du papier Faciliter la gestion des documents

3. Apport de la GED

 D'un point de vue commercial, la GED augmentera la vitesse de traitement des demandes Client et leurs ralisations. Et facilitera l'archivage des dossiers Client. D'un point de vue Marketing, la GED permettra un gain de temps Au niveau des ressources humaines, la GED amliorera les conditions de travail et l'efficience des salaris. De plus, la diffusion des documents sera rapide, ceux qui facilitera le travail de groupe. 4. Le contexte du projet L'entreprise Comptabilit Ginette Cot inc. a un chiffre d'affaires de 92679$ en 2011 pour des frais en papeterie et de bureau de 8830$. Ceux qui reprsente 9,53% du CA. La mise en place d'une GED est adapt l'entreprise afin de rduire les frais lis l'emploi du papier. Le parc informatique regroupe les logiciels suivant : Word 97 Excel 97 Access 97 Power Point 97 Simple Compta 2009-2011 (volution vers 2012 prvue) Avantage ing 9.5 Profile (changement prvu pour DTmax)

5. Date de mise en service Au plus tard le 15 mars 2012

6. Enveloppe budgtaire L'enveloppe budgtaire dpend du choix du logiciel. Ce choix sera soumis au chef d'entreprise dans une tude des diffrents logiciels. Afin de prendre une GED pertinente par rapport l'entreprise, celle ci doit investir dans une GED workflow (numriser et archiver des documents + partage de ces documents entre les diffrents acteurs. Cela permet d'avoir accs la GED de l'entreprise partout o elle est installe (sur son tlphone par exemple) et stimule le travail de groupe et les collaborations. Diffrente de la GED statique: numriser et archiver des documents.) Afin de rduire les cots, l'entreprise devra prendre une GED open source.
A cela, il faut ajouter le cot de formation. Celle ci n'tant pas obligatoire mais fortement recommand.

Comparatif des diffrentes GED

Notes des diffrentes GED
58 28

60

57 19

KNOWLEDGE TREE NOVAXEL DOCKME SCAN-eDOC OPEN DOCMAN NUMEDOCS SILVERPEAS GET eDOC

56 42

59

O u t il c o lla b o ra t tifra n e t / E x t ra n eEt D W o rk flo w s e a u s o c G e s tio n d 'im aD a t a c o lle c t io n c u m e n t a t io n In G R ia l ge Do K N O W L E D G E TR E E 5 5 5 5 5 5 5 N O V A XE L 5 5 5 5 5 5 5 DO CK M E 5 5 5 5 5 5 5 S C A N -e D O C 1 1 5 1 5 1 3 OPEN DOCM AN 5 5 5 5 5 5 5 NUM E DOCS 1 1 5 1 1 5 1 S IL V E R P E A S 5 5 5 5 5 5 5 G E T eDO C 1 1 5 1 1 5 1

p K M tW e b (C M S )o n fid e n tia litn g u eP R IX n o te TO T A L ro je C la 5 5 5 5F r 336 3 58 5 5 5 5F r 550 2 57 5 5 5 5F r 1264 1 56 5 5 5 5F r G R A TU IT 5 42 5 5 5 5A n 71,4 4 59 1 1 1 1F r G R A TU IT 19 5 5 5 5F r G R A TU IT 5 60 1 1 1 5F r G R A TU IT 5 28

Aprs tude comparative des diffrentes GED, je conseille Silverpeas. Il s'agit d'une GED Open Source gratuite et regroupant toute les fonctionnalit dont l'entreprise a besoin. Silverpeas :

Ce logiciel ne ncessite pas de formation. Jattends votre confirmation pour ce logiciel avant de faire une maquette et de lancer un projet pilote. De plus, en cas de frais, nous reverrons le choix du logiciel.

7. Les intervenants Matrise douvrage : D'AMPHERNET Margaux (stagiaire), Ginette Ct (chef d'entreprise) 8. Les fonctions de la GED Matriser les flux de documents papiers et lectroniques

 Augmenter le gain de productivit en diminuant le temps consacr au traitement des processus Amliorer la traabilit des documents et lors contenu lors du traitement Amliorer la fluidit de circulation et de traitement des documents Rpondre aux contraintes lgales en matire d'archivage Rpondre aux exigences de norme qualit (ISO 9001 14001) Dvelopper un systme de traitement de l'information paramtrable aux besoins rels et la scurit de l'entreprise Amliorer l'utilisabilit des documents Scuriser la gestion des documents Diminuer la perte de documents Rduire le temps de recherche d'un document Augmenter le nombre de documents traits en une journe Augmenter la confidentialit.

9. Droulement 1- Raliser un tat des lieux de l'entreprise : organisation interne, organisation de l'info, outil bureautique, rseaux... 2- laborer un dossier de conception fonctionnelle : besoins, fonctions, objectif 3- tude des diffrents logiciels 4- Prvoir les dveloppements spciaux en + d'outils standard 5- Chiffrer le cot du logiciel 6- Slection du logiciel 7- Identifier les documents, leurs cycle de vie et leur frquence d'utilisation 8- Maquette papier 9- Dmarrer un projet pilote (essais avec la version restreinte et gratuite du logiciel)

 10- Installer le logiciel sur 1 ordinateur 11- Dfinir le primtre fonctionnel : utilisateurs 12- Maquetage : tester l'ensemble des fonction 13- Valider l'intgration au sein du Systme d'Information (SI) 14- Valider l'outil mis a disposition 15- Identifier les gains 16- Conception des services de la plate formes d'change 17- Tester les services de la plate forme grandeur nature 18- Valider sur le plan fonctionnel 19- Valider sur le plan technique 20- Raliser un plan de dploiement 21- Indexation 22- Effectuer une maintenance corrective 23- Effectuer un retour d'exprience 24- Arriver au 0 papier

A- Ralisation d'un tutoriel l'intention des salari B- Acquisition de donnes

Jours Tches A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

27/janv. 30/janv. 03/fvr. 06/fvr. Ven Lun Mar Mer Jeu Ven Lun Mar Mer

Jeu

10/fvr. 13/fvr. Ven Lun Jeu

17/fvr. 03/mars 04/mars Ven Ven Lun Mar

Mer

07/mars Jeu Jeu

15/mars Ven

TITRE : GANT pour planification du projet

10. Contraintes Choisir une GED pertinentes aux besoin de l'entreprise Acceptation de la GED par les salaris Cot de la mise en place Temps impartis

11. Solutions Comparatif des diffrentes GED et extensions Essais sur un priode de 2 semaines Diminution de frais par l'emploi d'une GED Open Source Gestion du temps par un GANT.

12. Moyens de contrle Questionnaires aprs utilisation aux salaris tests tude de satisfaction Document de synthse tude de suivis de l'utilisation papier : retour sur investissement (non reprsentatif sur 2 mois)