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Personalizacin de la Base de Datos

Tabla de contenidos
1.- INTRODUCCIN..................................................................................................... 3 2.- CREACIN DE UNA VENTANA DE ENTRADA (FORMULARIO)............... 3 3.- AGREGACIN DE UN CONTROL DE BOTN PARA ABRIR EL FORMULARIO PROVEEDORES - VINCULADO .................................................. 4 4.- AGREGACIN DE CONTROL DE BOTN PARA ACTIVAR LA PRESENTACIN PRELIMINAR DEL INFORME DE TIPO DE PRODUCTOS 5 5.- CREACIN DE UNA VENTANA SECUNDARIA (FORMULARIO) QUE SE LLAMAR VENTANA DE GESTIN DE CLIENTES ........................................... 5 6.- AGREGACIN DE UN CONTROL DE BOTN A LA ETIQUETA GESTIN DE CLIENTES DEL FORMULARIO PANEL DE CONTROL............................... 9 7.- AGREGACIN DE UN CONTROL DE BOTN A LA ETIQUETA GESTIN DE VENTAS DEL FORMULARIO PANEL DE CONTROL................................... 9 8.- CREACIN DE UN CONTROL DE BOTN QUE PERMITA SALIR DE NUESTRA APLICACIN PERSONALIZADA Y DEL PROPIO ACCESS ........ 10 9.- ACTIVACIN AUTOMTICA DEL PANEL DE CONTROL........................ 10 10.- PRESENTACIN FINAL DEL TRABAJO REALIZADO EN ESTA PRCTICA ................................................................................................................... 11

2011 Federico Cesteros. All rights reserved. Prohibida la reproduccin parcial o total del presente documento sin permiso explcito del autor. Universidad de Salamanca. Facultad de Economa y Empresa. Departamento de Economa e Historia Econmica.

1.- Introduccin
Vamos a crear una aplicacin (conjunto de programas) mediante la cual el usuario pueda gestionar de una forma fcil, rpida y sin conocimientos de programacin en lenguaje Visual Basic (implementado en Access) la base de datos del Distribuidor de Cervezas.

2.- Creacin de una Ventana de Entrada (Formulario)


La ventana de entrada la vamos a crear con un formulario en blanco para agregar en l un conjunto de opciones entre las que el usuario podr elegir. Se hace clic en la opcin Formulario en blanco del grupo Formularios de la pestaa Crear. Ahora, lo guardamos con el nombre Panel de Control (este texto aparecer en la barra de ttulo de la ventana de este formulario cuando lo visualicemos en vista diseo). En vista Diseo, mediante el botn Hoja de Propiedades, ocultamos las barras de desplazamiento, los botones de navegacin y dejamos el formulario sin ninguna lnea de separacin entre los registros. Para ello, se selecciona todo el formulario (se pica con el ratn en el recuadro superior que est en la interseccin entre la regla vertical y horizontal) y se pulsa en el botn Hoja de Propiedades de la barra de herramientas. En la ficha Formato seleccionamos en Barras de desplazamiento la opcin Ninguna y en Selectores de registro, Botones de desplazamiento y Separadores de registro la opcin No. Ponemos en la propiedad Ttulo el texto Ventana de Entrada (este texto aparecer en la barra de ttulo de la ventana de este formulario cuando lo visualicemos en vista formulario. Por lo tanto no confundirlo con el anterior ttulo). Con el panel de la Hoja de Propiedades visible hacemos clic sobre la zona de la cuadrcula de la seccin Detalle, con lo que dicha Hoja mostrar las propiedades de esta seccin. Seleccionamos de la lista desplegable de la propiedad Color de fondo un color azul, por ejemplo. En la propiedad Alto introducimos el valor 10,5. Cerramos este panel de propiedades. Modificamos el ancho de la seccin de Detalle con el ratn hasta llegar a 18. Agregamos controles de etiquetas en el formulario que permitirn rotular los controles de Botn que aadiremos posteriormente. Para ello, seleccionamos el control Etiqueta del grupo de Controles de la pestaa Diseo y lo dejamos en la zona de Detalle del formulario. Escribimos en dicha Etiqueta Gestin de Clientes. Repetimos estos pasos para agregar tres Etiquetas ms, donde escribimos respectivamente Gestin de Pedidos, Productos Comercializados y Gestin de Ventas. Seleccionamos simultneamente todas estas etiquetas y los formateamos de la siguiente manera: Fuente Comic Sans MS, Tamao 16, Negrita, Color de fuente blanco, Linea Transparente. A continuacin. sin deshacer la seleccin mltiple, se selecciona el grupo Tamao de la pestaa Organizar y se pulsa en el botn Ajustar tamao al contenido y en la misma pestaa, dentro del grupo de Alineacin de controles pulsamos en el botn Izquierda. Con esta seleccin

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mltiple abrimos la Hoja de Propiedades (pestaa Diseo) y en la ficha formato, en la opcin Efecto especial seleccionamos Bajo relieve (o bien, con el botn Efecto especial del grupo de Controles de la pestaa Diseo). Insertamos una imagen del escudo de la Universidad de Salamanca (podemos descargar el que aparece en la web de nuestra asignatura), mediante el botn Insertar imagen del grupo Controles de la pestaa Diseo. Una vez seleccionada dicha imagen, mediante la Hoja de propiedades en la ficha Formato y en la fila Direccin de hipervnculo se escribe la direccin URL del sitio web de esta asignatura, es decir, http://www.usal.es/iage, con lo que cada vez que en vista Formulario se haga clic en esta imagen se abrir, mediante el navegador instalado, el sitio web de esta asignatura. Guardamos todas las modificaciones efectuadas.

3.- Agregacin de un control de Botn para abrir el Formulario Proveedores - Vinculado


En el formulario Panel de Control, en vista Diseo, seleccionamos el control de Botn y lo soltamos a la izquierda de la etiqueta Gestin de Pedidos. Se activar el cuadro de dilogo del asistente. Categora: operaciones con formularios. Accin: Abrir formulario. Siguiente. Se selecciona el formulario Proveedores -Vinculado. Siguiente. Se selecciona la opcin Abrir Formulario y mostrar todos los registros. Siguiente. En la opcin texto borramos el propuesto y no escribimos ninguno (pero dejamos activada esta opcin). Siguiente. No modificamos el nombre propuesto para el Botn. Finalizar. Picamos en el botn de la Hoja de Propiedades y en la ficha formato, en la propiedad Ancho 1 y Alto 0,75. Cerramos este panel de propiedades. Ahora al picar sobre este botn creado (en vista formulario) nos abre directamente el formulario Proveedores Vinculado, que a su vez pasa al subformulario de Pedidos mediante el correspondiente botn. Adems, en dicho subformulario colocamos en su da un control de Botn que lo cerraba y permita volver al formulario principal. Observar que en el formulario Proveedores - Vinculado hicimos en la prctica anterior una macro a la que asociamos un control de Botn para ejecutarla, que ahora nos permitir volver al formulario Panel de Control. Guardamos los cambios.

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4.- Agregacin de control de Botn para activar la presentacin preliminar del Informe de Tipo de Productos
En el formulario Panel de Control, en vista Diseo, hacemos clic sobre el control de Botn y lo dejamos a la izquierda de la etiqueta Productos Comercializados. En la primera ventana del asistente, en categoras seleccionamos Operaciones con Informes y en acciones Vista previa del Informe. Siguiente. Seleccionamos el Informe de Tipo de Productos. Siguiente. Como antes, activamos la opcin texto y borramos el propuesto por el asistente. Siguiente. No modificamos el nombre propuesto para el botn. Finalizar. Guardar las modificaciones. Comprobar que al picar sobre este botn (en vista formulario) nos lleva al informe de Tipo de Productos.

5.- Creacin de una ventana secundaria (Formulario) que se llamar Ventana de Gestin de Clientes
Vamos a crear una ventana secundaria (mediante un formulario) que se activar al hacer clic sobre el control de Botn (todava no lo hemos creado) de la etiqueta Gestin de Clientes de la Ventana de Entrada. Esta nueva ventana permitir indicar si la persona que va a efectuar una compra es cliente, o no, de nuestra Distribuidora de Cervezas. En el primer caso, se acceder directamente al formulario Factura de Ventas (que a su vez permite pasar al formulario Fecha de Cobro ya que en su da creamos un control de Botn para hacer esta accin); en cambio, en el segundo caso, se acceder previamente al formulario de Clientes para darle de alta como tal. Igual que en el epgrafe segundo, se crea un formulario en blanco. Se selecciona todo el formulario y se abre la Hoja de Propiedades para desactivar la visualizacin de las barras de desplazamiento, los selectores de registros, los separadores de registros y los botones de desplazamiento (como en la ventana de entrada) y en la propiedad Ttulo escribimos: Ventana de Gestin de Clientes. Se hace clic en la zona de Detalle para seleccionarla y darle un color de fondo, por ejemplo el canela. Modificamos el tamao de la zona de Detalle colocando la cuadrcula horizontalmente en 16 y verticalmente en 8. Guardamos este formulario con el mismo nombre que tiene el ttulo del mismo (lo propone Access por defecto). Colocamos en la zona de Detalle el control Grupo de Opciones de la seccin de Controles de la pestaa Diseo (los grupos de opciones ofrecen varias posibilidades de las que slo se podr activar una de ellas, ya que son excluyentes entre s).

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En el primer cuadro de dilogo que se activa escribimos como nombres de las etiquetas Nuevos Clientes y en la fila de abajo Clientes con Ficha. Siguiente. En el siguiente paso del asistente seleccionamos la opcin Nuevos Clientes de la lista: S la opcin predeterminada es, para indicar que opcin se desea que aparezca activa por defecto. Siguiente. Ahora el asistente indica qu valores tomar el Grupo de opciones, en funcin de la opcin que se active. Aceptamos los valores propuestos (para Nuevos Clientes: 1 y para Clientes con Ficha: 2). Siguiente. Activamos los botones: Alternar y Sombreado que determinarn el aspecto final del control. Siguiente. No cambiamos el nombre propuesto (Marco0) para este control y finalizar. Ahora podemos formatear (fuente, color y tamao) los nombres que se le han dado a cada opcin y eliminar la etiqueta donde pone Marco0. A continuacin se crea una macro que permitir, en funcin de la opcin que se encuentre activada en el control Grupo de Opciones, abrir el formulario Clientes (para dar de alta a un nuevo cliente) o el formulario Factura de Ventas (si el cliente ya est dado de alta). Pasamos a la pestaa Crear y se pulsa el botn Macro del grupo Otros. Hacemos clic en la opcin Condiciones para agregar al panel superior de la ventana de la macro la columna Condicin. En la primera fila de la columna condicin escribimos: [Formularios]![Ventana de Gestin de Clientes]![Marco0]=1 (de esta manera el control grupo de opciones toma valor 1 cuando la opcin activa es Nuevos Clientes). Seleccionamos como accin a ejecutar si se cumple esta condicin, AbrirFormulario y como argumentos: Nombre del formulario: Formulario de Clientes, Vista: Formulario, Modo de datos: Modificar, Modo de la ventana: Normal. As podemos acceder al formulario de Clientes y agregar un nuevo registro o modificar alguno de los existentes. Es posible que en algunas versiones de Access haya que escribir [Forms] en vez de [Formularios]; el resto se escribe exactamente igual. En la segunda fila de la columna condicin escribimos la misma de antes (copiar y pegar). Seleccionamos como accin a ejecutar IrARegistro y como argumentos: Tipo de objeto: Formulario, Nombre del objeto: Formulario de Clientes, Registro: Nuevo. De esta forma despus de abrir este formulario el cursor se posiciona automticamente en un registro nuevo. En la tercera fila de la columna condicin introducimos la expresin: [Formularios]![Ventana de Gestin de Clientes]![Marco0]=2 (de esta manera el control grupo de opciones toma valor 2 cuando la opcin activa es Clientes con Ficha). La accin a ejecutar es otra vez AbrirFormulario y los argumentos son los mismos de antes solo que ahora el formulario que se abre es Factura de Ventas. En la cuarta fila de la columna condicin escribimos la misma de la tercera fila (copiar y pegar). Seleccionamos como accin IrARegistro y como argumentos los mismos de la fila segunda, slo que ahora el nombre del objeto es el formulario Factura de Ventas. As conseguimos abrir este formulario en un registro nuevo. Introducimos la ltima accin, ahora sin condiciones, para que al pasar a alguno de estos formularios se cierre el formulario Ventana de Gestin de Clientes. Accin: Cerrar. Argumentos de la accin: Tipo de Objeto: Formulario, Nombre del objeto: Ventana de Gestin de Clientes, Guardar: Preguntar.

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Si no quisiramos que al abrir estos dos formularios el cursor se posicione en un registro nuevo, no introduciramos en la macro las filas segunda y cuarta. El resto quedara igual. Guardamos la macro con el nombre Macro de Gestin de Clientes. Ahora vamos a agregar un control de Botn para ejecutar la macro (sin la ayuda del asistente que se activa) que acabamos de crear. Abrimos en vista Diseo el formulario Ventana de Gestin de Clientes, desactivando el asistente para controles (el correspondiente botn se encuentra dentro del grupo Controles de la pestaa Diseo). Se selecciona el control de Botn y lo colocamos a la derecha de las etiquetas del Grupo de opciones. Picamos en el botn de la Hoja de Propiedades y hacemos clic sobre la ficha Formato para seleccionar la propiedad Imagen. Ahora picamos en el botn de la derecha (el de los puntos suspensivos, que se llama botn generar) y seleccionamos una imagen de las que propone el cuadro de dilogo que aparece (por ejemplo, la que se llama Lpiz Editar). Aceptar. Activamos la ficha de Eventos para indicar qu accin debe realizar este botn cuando se haga clic sobre l. Se pulsa sobre la lnea que dice Al hacer clic, para que aparezcan a la derecha los botones Desplegar y Generar, Desplegamos la lista de acciones y seleccionamos la Macro de Gestin de Clientes. Cerramos la Hoja Propiedades y guardamos las modificaciones que hemos realizado en el formulario Ventana de Gestin de Clientes. En la imagen siguiente se puede observar el resultado obtenido:

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Otra posibilidad de hacer una ventana secundaria de Gestin de Clientes es la siguiente: Vamos a crear una ventana secundaria (mediante un formulario) que se activar al hacer clic sobre el control de Botn (todava no lo hemos creado) de la etiqueta Gestin de Clientes de la Ventana de Entrada. Esta nueva ventana permitir indicar si la persona que viene a efectuar una compra es cliente, o no, de nuestra Distribuidora de Cervezas. En el primer caso, se acceder directamente al formulario Factura de Ventas (que a su vez permite pasar al formulario Fecha de Cobro ya que en su da creamos un botn de comando para hacer esta accin); en cambio, en el segundo caso, se acceder previamente al formulario de Clientes para darle de alta como tal. Igual que en el epgrafe segundo, se crea un formulario en blanco. Se selecciona todo el formulario y se abre la Hoja de Propiedades para desactivar la visualizacin de las barras de desplazamiento, los selectores de registros, los separadores de registros y los botones de desplazamiento (como en la ventana de entrada) y en la propiedad Ttulo escribimos: Ventana de Gestin de Clientes. Se hace clic en la zona de Detalle para seleccionarla y darle un color de fondo, por ejemplo el canela. Modificamos el tamao de la zona de Detalle colocando la cuadrcula horizontalmente en 16 y verticalmente en 8. Guardamos este formulario con el mismo nombre que tiene el ttulo del mismo (lo propone Access por defecto). Aadimos a la zona de detalle un control de Etiqueta donde escribimos Nuevos Clientes y otro ms donde escribimos Clientes con Ficha. Seleccionamos ambas etiquetas y elegimos Fuente: Book Antiqua, Tamao: 26, Color de fuente Azul oscuro, Color de Borde Transparente. A continuacin. sin deshacer la seleccin mltiple, se selecciona el grupo Tamao de la pestaa Organizar y se pulsa en el botn Ajustar tamao al contenido y en la misma pestaa, dentro del grupo de Alineacin de controles pulsamos en el botn Izquierda. Agregamos un control de Botn para la Etiqueta Clientes con Ficha, que nos permita abrir el formulario Factura de Ventas (se hace como en casos anteriores con el asistente activado). Guardamos el formulario con el nombre que propone Access por defecto: Ventana de Gestin de Clientes. Cerramos el formulario y abrimos la ventana de diseo del objeto Macros, mediante la combinacin: pestaa Crear / grupo Otros / Macro. Se va a crear una macro que nos permita abrir el formulario de Clientes y situar el cursor directamente en un nuevo registro. Primera accin: Abrir formulario, sin comentarios, Argumentos: Nombre del formulario: Formulario de Clientes, Vista: Formulario, Modo de datos: Modificar, Modo de la ventana: Normal. Segunda accin: IrARegistro, sin comentarios, Argumentos: Tipo de objeto: Formulario, Nombre del objeto: Formulario de Clientes, Registro: Nuevo. Guardar la macro con el nombre: Macro de Clientes nuevos. Aceptar. Salimos del objeto Macros y nos vamos al objeto Formularios y abrimos en vista diseo el formulario Ventana de Gestin de Clientes. Agregamos un control de botn de comando a la izquierda de la etiqueta Nuevos Clientes, que nos permita ejecutar la Macro de Clientes nuevos (se hace como en casos anteriores, slo que en el primer cuadro de dilogo del asistente en

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categoras se elige otras y en acciones ejecutar macro), para as al abrir el formulario de Clientes, en el que el cursor estar situado en un registro nuevo. Podemos aadir otro control de etiqueta (debajo de las anteriores) con el texto: Volver (se formatea a gusto de cada cual). Ahora a su izquierda se agrega un control de botn de comando que nos permita cerrar el formulario Ventana de Gestin de Clientes y volver al formulario Panel de Control (se hace como siempre, eligiendo en categoras Operaciones con formularios y en acciones Cerrar). Guardamos cambios y cerramos.

6.- Agregacin de un control de Botn a la etiqueta Gestin de Clientes del formulario Panel de Control
Abrimos en vista diseo el formulario Panel de Control. Agregamos un control de Botn a la izquierda de la etiqueta Gestin de Clientes que nos permita acceder al formulario Ventana de Gestin de Clientes (se hace como siempre, con el asistente activado).

7.- Agregacin de un control de Botn a la etiqueta Gestin de Ventas del Formulario Panel de Control

Previamente a la creacin de este botn, vamos a crear otro control de Botn en el formulario Ventas de Cerveza por Marca, que nos permita pasar desde aqu al Informe Grfico de Unidades por Marca. Para ello, abrimos este formulario en vista diseo y en la zona de encabezado al lado del ttulo agregamos este control de Botn, indicando en los pasos del asistente que queremos abrir este informe en vista previa. Guardamos los cambios y cerramos. Asimismo, vamos a crear una macro que nos permita cerrar este formulario y volver al Panel de Control. Las acciones de la macro son: Primera accin: Cuadro Msj, sin comentarios. Argumentos de la accin: Mensaje: Atencin! Va a cerrar el formulario; Bip: S; Tipo: Crtico; Ttulo: Cerrar el formulario. Segunda accin: Cerrar, sin comentarios. Argumentos de la accin: Tipo de objeto: Formulario; Nombre del objeto: Ventas de Cerveza por Marca; Guardar: Preguntar. Guardamos la macro con el nombre: Macro Cerrar Ventas de Cerveza por Marca. Ahora en el formulario Ventas de Cerveza por Marca, en vista diseo, agregamos un botn de comando (con el asistente activado) que permita ejecutar la macro creada en el apartado anterior. Lo colocamos en la zona de encabezado al lado del otro botn que configuramos antes. Recordar que en Categoras se selecciona Otras y en Acciones Ejecutar Macro; luego en el siguiente paso se 9

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elige esta macro. Guardar los cambios efectuados en este formulario. Una vez creado el botn, abrimos el cuadro de propiedades y en la ficha Otras en la lnea Texto de Ayuda del control sustituimos el texto que aparece (Ejecutar macro) por el de: Volver a la Ventana de Entrada, con lo cual cada vez que situemos el ratn sobre este control aparecer un cuadro amarillo con este comentario. A continuacin, abrimos en vista diseo el formulario Panel de Control. Agregamos un control de Botn a la izquierda de la etiqueta Gestin de Ventas que nos permita acceder al formulario Ventas de Cerveza por Marca (se hace como siempre, con el asistente activado).

8.- Creacin de un control de Botn que permita salir de nuestra aplicacin personalizada y del propio Access
Con el formulario Panel de Control abierto en vista diseo agregamos un control de Botn en la parte inferior derecha de la zona de detalle. En el primer paso del asistente se selecciona en categoras Otras y en acciones Ejecutar Macro. Siguiente. Seleccionamos en este cuadro de dilogo la Macro Salir de Access que creamos en su da. Siguiente. Seleccionamos de este cuadro de dilogo la opcin de Texto, donde escribimos: Salir de la Aplicacin con Macro. Finalizar. A travs de la ficha formato del Botn en la Hoja de Propiedades, podemos darle un color de fuente al texto del botn, un espesor de negrita y escribir el texto en cursiva. Guardamos los cambios. Opcionalmente: Si no queremos utilizar esta macro para salir de Access, se puede agregar un control de Botn y en el asistente seleccionar en Categoras: Aplicacin y en acciones: Salir de la Aplicacin; luego se elige una imagen o un texto para el botn y ya se finaliza el asistente. Obviamente, al hacer clic sobre este botn se conseguira el mismo resultado que ejecutando la macro anterior, si bien no se mostrara el CuadroMsj que hemos aadido a dicha macro.

9.- Activacin automtica del Panel de Control


Efectuamos esta operacin para que nuestra ventana de entrada personalizada aparezca automticamente al abrir la base de datos Distribuidor de Cervezas. Nos colocamos en el objeto formularios y seleccionamos (sin abrir) el formulario Panel de Control (aseguraros que ninguno de los objetos de la base de datos estn abiertos). Se despliega el contenido del Botn de Office para pulsar en Opciones de Access, donde se selecciona la alternativa Base de datos actual. 10

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Dentro del apartado denominado Opciones de Aplicacin, se escribe el siguiente Ttulo para la misma: Gestin del Distribuidor de Cervezas. De esta manera al abrir este archivo, en la barra de ttulo en vez de poner Microsoft Access, se lee este ttulo. En Mostrar formulario, de la lista desplegable se elige el Panel de Control. As, la prxima vez que se abra la base de datos la aplicacin activar automticamente nuestra ventana de entrada. Se pulsa en Aceptar para guardar estas modificaciones y el programa pedir que se cierre y vuelva abrir la base de datos para que dichos cambios surtan efecto. Si queremos que al abrirse nuestro Panel de Control no aparezcan la barra de estado o la cinta de opciones, por ejemplo, en la misma ventana podemos desactivar las casillas correspondientes e incluso podemos cambiar el icono de Access por otro que tuviramos archivado. Si se hace todo esto, para volver a visualizar lo que hemos desactivado es necesario abrir la base de datos pulsando simultneamente la tecla de maysculas. Se puede esconder el Panel de Exploracin sin ms que pulsar en el botn que est en la cabecera y que cierra o abre dicho Panel. De esta manera se consigue que el formulario Panel de Control ocupe casi toda la pantalla. Para que nuestro Panel de Control se visualice maximizado al abrir la base de datos, se crea primero una macro y despus se asocia esta macro a este formulario. La nica accin que incluye la macro es la de Maximizar, a la que se aade el comentario: Maximiza la ventana del Panel de Control, Sin argumentos de accin. Guardamos esta macro con el nombre Macro Maximizar. Seguidamente en el Panel de Exploracin desplegamos la lista de formularios y abrimos en vista diseo el formulario Panel de Control. Se selecciona como siempre todo el formulario y se pulsa en el botn de la Hoja de Propiedades eligiendo la ficha Eventos y en la propiedad Al Abrir, seleccionamos de la lista desplegable Macro Maximizar. Cerramos la ventana de propiedades y ahora guardamos los cambios y podemos cerrar este formulario.

10.- Presentacin final del trabajo realizado en esta prctica


Despus de hacer todos los epgrafes que conforman este guin de prcticas, el resultado final, visualizando solo el Panel de Control o Ventana de Entrada, se puede comprobar en la siguiente imagen; donde se observan los diferentes botones que dan acceso a cada uno de los objetos de la base que se han vinculado (formularios e informes); los botones para salir de la aplicacin a travs de una macro o sin ella; la imagen del escudo de la Universidad de Salamanca que, al pulsar en ella, permite abrir la pgina principal de su sitio web y, por ltimo, el Panel de Exploracin plegado para que la ventana de entrada a la base de datos ocupe la mayor parte de la pantalla.

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