El costo de implementar SAP

La implementacin de SAP R/3 comprende los siguientes costos (Welti, 1999):

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Costo del Hardware Costo del software (R/3) Costo de software no-SAP (sistema operativo, software de respaldo) y hardware adicional (equipo de lectura de cdigo de barras). Costo de la Implementacin de procesos Costo de entrenamiento de los operadores Costo de mantenimiento del sistema Costo de oportunidad por fallas de sistema. Costo de actualizacin peridica del sistema.

Costo de Hardware: SAP R/3 requiere de un equipo de cmputo adecuado para poder funcionar, esto implica servidores poderosos y buenas estaciones de trabajo. Entre las marcas de hardware que SAP considera partners o socios de negocios, se encuentran: COMPAQ, IBM, HP y SUN. Costo de Software: SAP R/3 software est patentado y nicamente se adquiere a travs de SAP Alemania. Al momento de adquirirlo, se especifica la versin, qu mdulos se implantarn y el nmero de licencias necesarias. Costo de hardware y software adicional En ocasiones es necesario comprar algn software adicional como por ejemplo una herramienta para controlar mejor un proceso y adaptarlo a SAP, o comprar algn hardware adicional como sera una pistola lectora de cdigo de barras. Costo de la implementacin de los procesos: Este costo consiste en: Costo de ayuda experta Costo de suplir al personal de la empresa que se encuentre dedicado al 100% en el proyecto Costo de distraer personal de la empresa para trabajar con los expertos en sesiones espordicas. Capacitacin del personal. Pruebas del sistema Documentacin Costo de capacitacin:

El costo de capacitacin es elevado en el perodo de implementacin del programa, y debe ser simultneo, ms an la capacitacin debe continuar an despus del perodo de implementacin. Costo de mantenimiento: El sistema requiere mantenimiento y es necesario personal capacitado para este fin de lo contrario se corre el riesgo de detener la operacin por un perodo de tiempo prolongado. Costo de oportunidad por fallas del sistema Por ser un sistema integrado, una falla en el sistema no permitir la operacin normal, provocando prdidas probables en ventas o en otros procesos de la empresa Costo de actualizaciones peridicas del sistema SAP es un sistema en evolucin constante por lo que para poder obtener los mximos beneficios es necesario contar con todas las actualizaciones.

Los proyectos SAP R/3

1.- Qu es un proyecto SAP? Son proyectos cuya implementacin no est dirigida simplemente a conseguir mejoras incrementales, si no a replantearse un anlisis de los procesos de negocios y si es necesario a su reingeniera. 2.- Cul es la diferencia de los paquetes SAP? Su diferencia es que la inteligencia sobre estos procesos ya viene incluida. Esta inteligencia esta basada en trminos de las mejores prcticas de negocios. 3.- Cules son los factores que impulsan los proyectos SAP? Son factores circunstanciales, ej. cambio de divisas a euro, o tecnolgicos que impulsan proyectos SAP, pero la causa o motivo fundamental es la necesidad del cambio. 4.- Cmo se traduce un cambio? Se traduce en la necesidad de implantar nuevos sistemas y nuevas tecnologas que permitan alcanzar los objetivos de la empresa. 5.- Qu son los problemas de la implantacin y los factores clave de exito? Son antagonistas naturales en proyectos de negocio y, por tanto, evitar los problemas, es lo mismo que seguir el camino marcado por los factores de xito. 6.- Mencione algunos de los problemas de implantacin de SAP R/3 - Falta de comprensin y conocimiento de SAP. - Falta de soporte de la alta direccin. - Incapacidad para la gestin de proyectos.

- Falta de capacidad / recursos. - Falta de habilidades Tcnicas. 7.- Qu incluye la falta de soporte de la alta direccin? - Direccin de gestin no visible. - No se soportan las decisiones del proyecto. - Falta de reconocimiento a los empleados. - Falta de liderazgo. - Mala comunicacin de los cambios. 8.- Qu incluye la Falta de capacidad / recursos? - Poco HW. - Red insuficiente. - Falta de Recursos Humanos. - Recursos Variados. 9.- Cules son los factores crticos para garantizar un mnimo xito a los proyectos SAPP? - Compromiso y comprensin de la alta direccin. - Toma de decisiones. - Gestin del cambio. - Comunicacin - Formacin y transferencia del conocimiento. - Direccin del proyecto. 10.- Qu significa implantar un R/3? Bsicamente disponer del software estndar SAP R/3 para que resuelva las necesidades de informacin que requiere el negocio y la gestin de una empresa. 11.- Como puede considerarse un proyecto de implantacin? como un conjunto de actividades a desarrollar, en un plazo de tiempo concreto, con el fin de alcanzar un objetivo o resultado previamente establecido. 12.- Cuales son las herramientas que proporciona SAP R/3? - Manual de la configuracin - El modelo de implantacin. - La guia de implantacin o IMG 13.- Que es el modelo de implantacin? Es la herramienta central de un proyecto SAP, en la cual se definen las actividades necesarias para su implantacin. este modelo cumple la funcin de proporcionar un plan detallado de proyecto, incluyendo los pasos y tareas necesarias para configurar e implnatar R/3. 14.- Que es la guia de implantacin o IMG? Es la herramienta que dirige paso a paso la configuracin, con enlaces directos

con todas las transacciones necesarias para adaptar las partes seleccionadas del sistema R/3. 15.- Cuales son los niveles del modelo de implantacin? 1er Nivel Fases del Proyecto. 2o Nivel los paquetes de trabajo o Workpackages. 3er Nivel las actividades del proyecto. 16.- Cuales son las fases del modelo de implantacin? fase de organizacin y concepcin. fase de detalles y realizacin. fase de preparacin para entrada en productivo. fase de operacin. 17.- Que incluye la vista de componentes de SAP R/3? - La jerarquia de componentes. - La matriz de seleccin de procesos. - Procesos y funciones con la asignacin de entrada y salid para los objetos y entidades de negocio y las unidades organizativas del sistema. - Diagrama de organizacin del sistema. - Flujo de informacin. 18.- Que incluye la vista de flujos de procesos de SAP R/3? - El diagrama de comunicacin. - Escenarios. - Procesos con asignacin de entradas/salidas de los objetos /entidades de negocio y unidades organizativas. 19.- Que es la Configuracin? Es un metodo de trabajo en el entorno SAP R/3 que ayuda a la implementacin y mejora de las funciones de R/3, que proporciona herramientas para la configuracin del sistema y permite documentar el proyecto de implantacin. 20.- Que es ACCELERATEDSAP? ASAP es la solucin SAP para implementaciones rapidas y eficientes. 21.- Mencione alguna de las herramientas que proporciona ASAP - Asistente de implementacin. - Business Engincer. - Formacin al equipo de proyecto SAP. - Servicio de soporte. 21.- Menciona algunos puntos diferenciales de ASAP en SAP * Es la primera solucin de implementacion SAP R/3 directamente desarrollada y soportada por SAP. * Ofrece una planificacin preliminar de los recursos necesarios, basados en los requicitos e informacon inicial proporcionados por los clientes.

* Proporciona un entorno optimo para proyectos de actualizacin o migracin de versiones R/3 dado que ASAP esta orientado a aquellos proyectos donde los cambios al estandar SAP son minimos. 22.- Que es el ASAP Roadmap? es un plan de proyecto de la solucin ASAP. es un plan de proyecto claro, orientado a procesos, que proporciona una guia paso a paso durante el tiempo de vida del proyecto de implantacin. 23.- Que se define en la fase 1 "preparacin del Proyecto"? se definen los objetivos y el alcance del proyecto. 24.- Cuales son los pasos de la fase 3 "Realizacin"? - los consultores se encargan de realizar propuestas para un sistema basico, o prototipo, tan pronto como sea posible. - El equipo del proyecto con los usuarios finales, se encargan de verificar los prototipos y realizar los ajustes necesarios a la configuracin. 25.- Que es R/3 BUSINESS ENGINEER? Es la herramienta de consfiguracin e implementacin de R/3, basada en el modelo de referencia y capacita la implementacin mediante la opciones de configuracin para adoptar el sistema al modelo de la empresa y de los procesos del negocio. 26.- Que son los superusuarios de Negocio? son un grupo de usuarios expertos con un conocimiento mas profundo del negocio, o algunas de las areas de la empresa. Este grupo suele fomar parte del equipo director del proyecto con R/3. 27.- De que se encarga el soporte tecnico SAP R/3? Es el grupo encargado de todos los aspectos tecnicos de los sistemas R/3. Proporcionan soporte constante a las tareas funcionales y de desarrollo participando activamente en todos los aspectos tecnicos de los proyectos R/3. 28.- Que es la realizacin de pruebas? Es una labor relativa y costosa en la que con frecuencia se requiere la participacin de numerosos usuarios e infraestructura que no siempre estn disponibles.

Implementacin de SAP
Una implementacin ser ms complicada a medida que el conjunto de gente que est involucrada no est convencida de que la labor que desempea resultar en un beneficio comn, mientras menos habilidad tengan, y su disposicin al trabajar en equipo.

Antes de iniciar un proyecto, es importante crear dos equipos: el equipo de implementacin que estar formado por 1) usuarios expertos es decir, gente que tiene conocimiento a profundidad de los procesos de su rea, 2) jefes de mdulo, cuyo cargo les permite tomar decisiones en relacin con cambios en los procesos de un departamento dado. El segundo equipo es el equipo de administracin del cambio (que suele integrarse de personal del departamento de recursos humanos o relaciones industriales) que transmita lo que est sucediendo, cambios y decisiones que se tomen, as como tambin deben ser catalizadores del cambio, logrando la participacin de los empleados en las actividades necesarias para la implementacin (como recoleccin de la informacin, pruebas de proceso, entrenamiento y puesta en marcha). El objetivo para el cual este departamento debe trabajar es para lograr que la operacin del ERP que se ha escogido se logre de manera exitosa en el tiempo designado. No slo se encargarn de integrar a los empleados sino tambin al equipo de implementacin. Lo anterior se logra con actividades de integracin, boletines y encuestas por citar algunos medios. El concepto trabajo en equipo es sumamente importante. Los departamentos de las empresas antes de un ERP tienden a ser autnomos y por ende, celosos de su informacin, sin embargo, la visin del ERP de ver a una empresa como una serie de procesos que comparten recursos hace necesaria la participacin grupal y la buena comunicacin interdepartamental. Una vez establecidos los resultados esperados y creados los equipos correspondientes, es prudente solicitar una presentacin por parte de las empresas que se encargaran de realizar la implementacin. Es muy importante sealar que si bien las compaas fabricantes de los distintos ERP comercializa a su vez dichos sistemas, tambin existen compaas consultoras (que por lo general tienen convenio con uno o varios fabricantes) que cuentan con consultores certificados en uno o ms productos. Las ventajas de escoger directamente al fabricante del producto parecen obvias: se percibe mayor seguridad y una implementacin ms rpida debido a que si ellos lo fabricaron, conocen perfectamente el producto; sin embargo, el producto no lo es todo y debe colocarse en un servidor de una marca determinada (Sun, HP, Compaq, etc.), al cual debe acoplarse un sistema de base de datos determinado (Informix, Oracle, SQL Server, Adabas, etc.) que pueda ejecutarse adems en un sistema operativo dado (Windows 2000, Solaris, Linux, AS/400 etc.). Esos tres elementos se escogen de acuerdo con las polticas o preferencias del cliente, ya que de hecho, es poltica de los proveedores de ERP no recomendar una plataforma especfica, para evitar favorecer a un proveedor en especial. Algunos proveedores de equipo, tales como HP y Compaq realizan tambin implementaciones ERP, con la ventaja del respaldo del equipo que adquieren, que usualmente representa una inversin demasiado costosa para no ser tomada en cuenta. Una vez realizada la presentacin de los distintos ERP a considerar y seleccionado el proveedor encargado de la implementacin, debe determinarse el

alcance del proyecto y si ste suceder en etapas. Despus de sto, el equipo de implementacin se dividir en los diferentes mdulos que vayan a implementarse. Al equipo de personas encargadas del rea de desarrollo y tecnologa se le llama Equipo de Tecnologa y al equipo de personas encargados de los procesos operativos se le llama Equipo Funcional. Estos dos equipos, junto con el equipo de administracin del cambio (del cual se ha hablado anteriormente) quedan bajo la responsabilidad de un Administrador del Proyecto, quien se encargar de informar a los directores de los diversos departamentos de la empresa, de los avances del proyecto. El proveedor de consultora, es decir, la empresa encargada de la implementacin del sistema crear un equipo con una estructura equivalente a la de su cliente, aunque no tan numerosa. Hay un alto porcentaje de empresas que no terminan su implementacin a tiempo o bien que no obtienen los resultados esperados. Esto se debe a:

Falta de un equipo de administracin del cambio. Una idea errnea es que el crear este equipo es intil, sin embargo su misin es muy clara: ser catalizadores para que los empleados se mantengan informados, participen en las actividades que se requieran y que la transicin se realice de la manera ms sutil posible.

Falta de comunicacin con todos los niveles del organigrama. Dado que los usuarios de un ERP se colocan a diferentes niveles de la jerarqua organizacional, es importante que todos estn enterados de los nuevos procesos y polticas. La falta de comunicacin genera incertidumbre en los empleados y ansiedad, hacindolos pensar que el no estar al tanto significa no ser partcipe del proyecto y por consecuencia, les presenta la posibilidad de abandonar la empresa.

Falta de capacitacin suficiente. Si bien un ERP puede implantarse en cualquier empresa sin importar su tamao ni giro, es de esperarse que a mayor cantidad de empleados, mayor es la complejidad de la transicin de la tecnologa actual (que a veces es inexistente) a una implementacin de este tipo, por lo cual es muy importante tener una buena estrategia de capacitacin. Por lo general, se asigna a un grupo de personas en mandos medios para ser capacitados por el equipo de implementacin (que son los que tienen todo el conocimiento de cmo se haca y cmo se hace ahora). De esa manera, se garantiza que la capacitacin se realice en grupos pequeos y se extienda de manera rpida..

Pobre dimensionamiento de equipo. Un problema comn es la falta de orientacin por parte de la compaa implementadora con respecto a la carga que representa para el servidor, el uso del sistema. Con frecuencia, la empresa inicia pensando en hacer accesible el ERP a un nmero limitado de usuarios y con base en esto se efecta un clculo de los recursos (dimensionamiento) del equipo de cmputo a utilizarse, cuando en la realidad el sistema debe ser accesado por un nmero mayor de usuarios. Como consecuencia el sistema se vuelve lento y causa descontento, entre los usuarios por la aparente ineficiencia del nuevo sistema y en la gerencia al no ver los resultados que ellos esperaban ante la magnitud de la inversin que represent la implementacin.