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INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN
TABLA DE CONTENIDOS
1.
INTRODUCCIN .............................................................................................2
2.
EVOLUCIN HISTRICA DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO .......3 2.1. Planteamiento Tradicional ..........................................................................4 2.2. Planteamiento Conductual ..........................................................................6 2.3. Planteamiento sobre los Sistemas ...............................................................6 2.4. Planteamiento sobre las Contingencias .......................................................8 2.5. Planteamiento sobre la Calidad ...................................................................8
3.
4.
FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ...................................... 10 4.1. PLANIFICACIN ................................................................................... 10 4.2. ORGANIZACIN ................................................................................... 12 4.3. DIRECCIN............................................................................................ 13 4.4. CONTROL .............................................................................................. 13
5. 6.
1.
INTRODUCCIN
A medida que el tamao y la complejidad de las organizaciones crece, se hace necesario un enfoque profesional de la administracin. Los cambios rpidos, el desarrollo tecnolgico, las exigencias de la sociedad, entre otros desafos, requieren la incorporacin de ciertos conocimientos, tcnicas y herramientas, que permitan utilizar ms eficientemente los escasos recursos con los que cuenta una organizacin, para el desarrollo de las actividades que le son propias, con el fin de lograr los resultados u objetivos que justifican su existencia. Las modernas y complejas estructuras organizacionales que caracterizan el mundo contemporneo, no son esencialmente distintas a las primeras agrupaciones humanas, ya que implican el mismo concepto de coordinacin de los esfuerzos de los individuos que la conforman, para la satisfaccin o logro de objetivos predeterminados, los cuales son inalcanzables individualmente. Conforme la sociedad ha dependido, cada vez ms, del esfuerzo grupal, y muchos grupos organizados han crecido, la labor de los administradores ha adquirido mayor importancia. La administracin, como toda prctica, es un arte. Es hacer las cosas a la luz de la realidad de una situacin; y como en cualquier otro campo, a menos que quienes la practican aprendan por ensayo y error, no existe otro lugar al que se pueda acudir para una gua significativa, que el conocimiento acumulado que yace bajo su prctica. Es ese conocimiento organizado sobre la administracin el que se conoce como una ciencia. Hay muchos acercamientos, enfoques y escuelas de administracin. A travs de sta unidad y las siguientes conoceremos brevemente algunos conceptos que consideramos como bsicos, y tambin mencionaremos algunas tcnicas y herramientas que sern de utilidad para el trabajo diario en el Poder Judicial.
A modo de referencia y para facilitar la lectura se pueden ver los siguientes videos: http://www.youtube.com/watch?v=VGBGPaXPkrA http://www.youtube.com/watch?v=WQzduv5FtCI
2.
Los primeros intentos de organizacin los fue realizando el hombre al observar que la asociacin y el esfuerzo grupal eran ventajosos, y que uniendo recursos y talentos, de los distintos integrantes deL grupo, sus necesidades se podan satisfacer mejor. Antes del sedentarismo ya se cuentan con algunos registros de actividades grupales rudimentarias, para la recoleccin de frutos, caza y pesca, orientada al trabajo manual. Luego, la vida de las organizaciones fue dominada por el Ejrcito, la Iglesia y el Estado, por lo cual los primeros antecedentes de la Administracin reflejaron sus actividades. Probablemente los cambios ms importantes se dieron a partir de la revolucin industrial, es decir a partir de la organizacin para la produccin de bienes o servicios. El crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas provoca una gradual complejidad en la administracin de las mismas y requiere de un enfoque cientfico que sustituya al empirismo y la improvisacin que imperaban en la poca. El aumento de la competencia generada entre las empresas u organizaciones provoca la bsqueda de obtener un mejor rendimiento posible de sus recursos. El panorama industrial se mostraba sumamente complejo, con una variedad de empresas de distinto tamao, con objetivos diferentes, insatisfaccin creciente de los obreros, grandes prdidas por toma de decisiones equivocadas, a lo que se sum la inestabilidad financiera que culminara con la crisis mundial de 1.930. Es en ste marco en el que surgen los primeros autores que pretenden desarrollar una "ciencia" de la administracin, con principios que pudiesen ser aplicados para resolver los problemas de las organizaciones. Si bien el desarrollo producido en la Administracin hasta la actualidad ha sido vertiginoso, es en las ltimas seis dcadas en las que se ha generado la mayor variedad de enfoques para el anlisis administrativo, lo que puede llevar a una gran confusin con respecto a lo que es la administracin y la manera en que los acontecimientos administrativos deben ser analizados. Veremos ahora brevemente los distintos enfoques que le ha dado la Ciencia de la Administracin a sus intentos por resolver la pregunta: Cul es la mejor forma de administrar una Organizacin?, para poder entender cul es la respuesta que se aplica principalmente en la actualidad:
Planteamiento Conductual
Planteamiento Tradicional
1890
1900
1910
1920
1930
1940
1950
1960
1970
1980
1990
2000
2.1.
Planteamiento Tradicional
El enfoque ms antiguo y probablemente el ms aceptado es el planteamiento tradicional o clsico. Surge a finales del siglo XIX y principios del XX cuando los ingenieros intentaban que las organizaciones funcionaran como mquinas. Para tener un concepto ms acabado de la poca un buen ejemplo es la pelcula Tiempos Modernos de Chaplin. Hay tres ramas de la Administracin Tradicional: La Administracin Burocrtica: se basa en reglas, una jerarqua establecida, una clara divisin del trabajo y procedimientos detallados. El autor ms destacado es Max Weber (Historiador Social Alemn, 1864-1920), quien sustent su obra en el estudio de la burocracia gubernamental de Alemania. El mtodo de la Administracin Burocrtica sobre cmo debe operar una organizacin recomienda siete caractersticas: un sistema formal de reglas, impersonalidad, divisin del trabajo, estructura jerrquica, estructura de autoridad pormenorizada, compromiso profesional a largo plazo y racionalidad. Juntas, estas caractersticas representan un mtodo formal (algo rgido), de la administracin con nfasis en las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo en general.
La Administracin Cientfica: A medida que las fbricas se hicieron ms grandes y complicadas, los administradores tuvieron que dedicar ms tiempo a actividades de planeacin y contratacin de personal, por lo que surgi la necesidad de especialistas en las operaciones que pudieran resolver los problemas que podran afectar la eficiencia operativa. Frederick Taylor (Ingeniero Mecnico Estadounidense, 18561915) se concentra en los individuos y en sus mquinas y herramientas. Su filosofa consiste en que las prcticas administrativas deben basarse en hechos y observaciones y no en rumores o suposiciones; considera que el aumento de la productividad depende en ltima instancia de la identificacin, mediante tcnicas cientficas objetivas, de medios para lograr que los trabajadores fueran ms eficientes. Taylor analiz flujos de trabajo, tcnicas de supervisin y cansancio de los trabajadores mediante estudios de tiempos y movimientos, para identificar, por ejemplo, con cunta rapidez puede meterse una pala en una pila de carbn y sacarse con la carga adecuada, cunto tiempo lleva echar la pala hacia atrs y lanzar la carga a cierta distancia horizontalmente y a cierta altura. Hay una concepcin mecanicista (mquina) del trabajo. En este mismo sentido tambin se destaca el trabajo de los esposos Gilbreth. Un colaborador de Taylor, Henry Gantt (1861-1919) se concentr en los sistemas de control para programar la produccin, ideando las grficas, llamadas en su honor grficas de Gantt que se siguen utilizando en nuestros das como informe visual de planeacin y avance.
La Administracin Gerencial: se concentra en los gerentes o administradores y en las funciones administrativas bsicas. Evolucion a principios del siglo XX y se identifica con Henri Fayol (Industrial Francs, 18411925). Estaba convencido de que para que un administrador tenga xito, deba conocer las funciones administrativas bsicas (planificacin, organizacin, direccin y control) y aplicarles ciertos principios administrativos, ms que contar con ciertas cualidades personales. Elabor los siguientes 14 principios administrativos y sugiri que los administradores deban recibir capacitacin formal para aplicarlos: divisin del trabajo, autoridad, disciplina, unidad de mando, unidad de direccin, subordinacin de los intereses individuales a los intereses generales. Seal que la teora administrativa se puede aplicar a toda organizacin humana (universalidad). Se le considera el padre del proceso administrativo, y creador e impulsador de la divisin de las reas funcionales para las empresas.
2.2.
Planteamiento Conductual
Durante la Gran Depresin (1930), el Gobierno Estadounidense realiz importantes obras pblicas con el propsito de crear empleo. Uno de los cambios ms drsticos de la poca fue que los trabajadores no calificados aumentaron su capacidad de influencia en las decisiones administrativas gracias a la formacin y pertenencia a poderosos sindicatos. Los administradores se vieron obligados a reconocer que los individuos tienen necesidades, profesan valores y desean respeto. Encontraron que los trabajadores no siempre se desempeaban al mximo de sus capacidades, como Taylor haba predicho, y administradores eficaces que tampoco seguan al pie de la letra los 14 principios de Fayol. Los estudiosos que consideraron a la Administracin desde una ptica relacionada con el comportamiento o las relaciones humanas, como Mary Parker Follet, Chester Barnard y Elton Mayo obtuvieron reconocimiento. El planteamiento conductual sobre la administracin va ms all de la concepcin mecanicista del trabajo de los tradicionalistas y pone nfasis en el hombre y el clima psicolgico. El liderazgo comienza a sustituir a la autoridad jerrquica formal y se sobreestiman los aspectos informales y emocionales de la organizacin. Sus premisas fundamentales son: o A los empleados los motivan necesidades sociales y obtienen un sentido de identidad por medio de las asociaciones que establecen entre ellos. o Las personas son ms sensibles a las fuerzas sociales que ejercen sus compaeros que a los incentivos financieros y las reglas de la administracin. o Los administradores deben coordinar en forma participativa el trabajo de sus subordinados a fin de elevar la eficiencia. Sin embargo los efectos negativos de una estructura organizacional desordenada, la comunicacin deficiente y las tareas rutinarias o aburridas no se superan por la mera presencia de compaeros de trabajo agradables. El aspecto humano del trabajo ahora es an ms complejo de lo que imaginaron los partidarios de este planteamiento en la dcada del 30.
2.3.
de operaciones. Ellos idearon mtodos novedosos para analizar problemas de guerra complejos. Ingleses y norteamericanos perfeccionaron este mtodo llamado anlisis de sistemas que fue incorporndose a otras reas hasta llegar a la industria privada. El enfoque de sistemas revolucion los enfoques administrativos existentes. Concibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente. Puede definirse un sistema como un conjunto de elementos ntimamente relacionados que actan e interactan entre s hacia la consecucin de un fin determinado. Por ejemplo, el cuerpo humano es un sistema constituido por rganos, msculos, huesos, nervios y una conciencia que une las partes. Una organizacin puede considerarse un sistema constituido por empleados, equipos y departamentos u oficinas vinculados para cumplir sus metas. Tambin la organizacin est vinculada con el exterior con proveedores, clientes y organismos reguladores. Un administrador competente que se orienta a los sistemas, slo tomara decisiones despus de identificar y analizar los posibles efectos de stas en los clientes, otros administradores u oficinas. En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos bsicos para su funcionamiento: o Entradas o insumos: son los recursos fsicos, humanos, materiales, financieros y de informacin que intervienen en el proceso de transformacin y abastecen al sistema de lo necesario para cumplir su misin. o Proceso de transformacin: comprende las tecnologas utilizadas para convertir los insumos en productos o servicios. o Salidas o Productos y Servicios: es el resultado del proceso. o Retroalimentacin: es informacin sobre el estado y desempeo del sistema. Grficamente, una organizacin vista como sistema se representa de la siguiente manera:
2.4.
2.
DEFINICIN DE ADMINISTRACIN
La tarea actual de la administracin es la de interpretar los objetivos propuestos por la organizacin y transformarlos en accin organizacional a travs del planeamiento, organizacin y control de todos los esfuerzos realizados en todas las reas y todos los niveles de la organizacin, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera ms adecuada a la situacin.1 Si bien la administracin se volvi tan importante como el propio trabajo a ser ejecutado (conforme ste se fue especializando y la escala de operaciones creciendo), no es un fin en s misma sino un medio de hacer que las cosas sean realizadas de la mejor forma posible, con el menor costo.
ADMINISTRACIN es el proceso de PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR y CONTROLAR una organizacin o de alguna de sus unidades, en busca de objetivos en condiciones de incertidumbre.
3.
La definicin mencionada anteriormente incluye cuatro etapas o funciones bien diferenciadas. Dos de ellas (planificacin y organizacin) son consideradas preejecutivas; la Direccin es ejecutiva y el Control es evaluativo.
Veremos ahora brevemente dichas funciones. A modo de referencia y para facilitar la lectura se puede ver el siguiente video: http://www.youtube.com/watch?v=HIMIXw73rqM
a. PLANIFICACIN
La planificacin es una funcin bsica para las otras funciones administrativas, que implica realizar un esfuerzo reflexivo mental antes de los hechos o del esfuerzo fsico.
La planificacin supone definir la misin y objetivos de la organizacin, as como proponer las acciones y los medios para alcanzarlos.
podras decirme, por favor, qu camino debo seguir para salir de aqu? Esto depende en gran parte del sitio al que quieras Me da casi igual dnde Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes Entonces no importa qu camino sigas Ah!, seguro que lo consigues, si andas lo suficiente
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En toda planificacin est presente una cierta dosis de especulacin, porque implica la previsin del futuro y generalmente existen variables y hechos que no se conocen o se presentan de manera confusa o incompleta. Estas variables deben evaluarse razonablemente desarrollando el mejor plan, el que debe ir modificndose y adecundose a la realidad en forma regular. Tambin es vlido destacar que planificacin y control son inseparables. Cualquier intento de controlar, sin contar con un plan, no tiene sentido, porque la gente no puede saber si va en la direccin deseada (el resultado de la funcin de control) si no sabe primero hacia dnde quiere ir (parte de la tarea de la planificacin).
o Misin: es la razn de ser de la Organizacin. Es la labor, el encargo o servicio especial que una organizacin se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misin de una universidad es la formacin superior, enseanza y la investigacin. o Visin: es la capacidad administrativa de ubicar a la organizacin en el futuro, en dnde se desea estar de aqu a cinco aos. Por ejemplo, un Banco puede tener como visin "ser la empresa lder en la prestacin de servicios financieros en toda Europa". o Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un juzgado puede tener un objetivo de reducir los plazos de los procesos en un 50% en tres aos. o Polticas: son guas o lineamientos de carcter general, que indican el marco dentro del cual, empleados de una organizacin, pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, ingreso a la Organizacin por concurso. o Reglas: son normas precisas que no permiten desviacin ni interpretacin. Ejemplo: "no fumar". o Procedimientos: son planes que sealan una serie de tareas concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronolgica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el prstamo de expedientes en un juzgado.
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b. ORGANIZACIN
La organizacin es el proceso de creacin de una estructura de relaciones que permite que los empleados realicen los planes y cumplan con los objetivos establecidos. Se refiere a la creacin de una estructura que agrupe las actividades y determine las jerarquas necesarias para coordinar mejor los recursos humanos, materiales y de informacin.
As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente clara para todos, quin debe realizar determinada tarea y quin es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
El proceso de estructuracin est formado por las siguientes etapas: o Relevamiento y descripcin de actividades que se consideran necesarias para el desenvolvimiento de la organizacin. o Departamentalizacin: es la agrupacin de actividades en unidades organizacionales, de acuerdo con algn criterio lgico. Por ejemplo, siguiendo un criterio de reas territoriales, el Poder Judicial se organiza en Primera, Segunda, Tercera y Cuarta Circunscripcin. Los distintos tribunales se agrupan por materia en Fuero Penal, Civil, Laboral, etc. o Delegacin de autoridad: se distribuye la autoridad entre las distintas unidades organizacionales, para que las mismas puedan llevar a cabo las funciones asignadas. o Explicitacin de la organizacin: a nivel macro, la manera en que se estructura una organizacin se ve reflejada en el organigrama y Manual de Funciones, que incluye la descripcin de las tareas que se realizan en cada una de las unidades que integran la estructura.
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c. DIRECCIN
Una vez que se han elaborado los planes, creado la estructura y se cuenta con personal idneo, se debe hacer que la gente realice las tareas necesarias para lograr los objetivos de la organizacin.
Es decir que la funcin de Direccin es la encargada de llevar a cabo los planes y la organizacin previamente establecida, mediante los esfuerzos de los miembros del grupo.
Esta funcin es compleja porque se est tratando con gente, a nivel individual y a nivel de grupo o equipo de trabajo. Y la gente no est solamente interesada en los objetivos de la Organizacin sino que tiene tambin sus propios objetivos. Para poder encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la Organizacin, el administrador requiere tener conocimientos de comunicacin, motivacin y liderazgo.
d. CONTROL
El control se puede definir como el proceso consistente en la medicin y correccin de lo que se est realizando de manera que la ejecucin se lleve a cabo de acuerdo con lo planificado.
El proceso de control comprende una serie de pasos que son: o establecimiento de normas de desempeo, o medicin del desempeo o resultado obtenido, o comparacin entre lo hecho y la norma, para observar si difiere, y o correccin de las desviaciones. Esta etapa es imprescindible si el desempeo no cumple con los niveles establecidos. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la Organizacin, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.
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4.
GESTIN DE LA CALIDAD
Antes de avanzar, creemos necesario aclarar dos conceptos: para la ctedra el trmino GESTIN, es la accin y efecto de administrar, por lo cual lo tomaremos en el mismo sentido que ADMINISTRACIN. La bibliografa de Management en idioma Ingls, es traducida al espaol como administracin y adems como gestin.
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el trmino CLIENTE, continuamente usado en la bibliografa tcnica de calidad, hace referencia a toda persona u organizacin que recibe un producto o servicio. El cliente puede ser interno o externo a la organizacin. En el caso de la Administracin pblica, al cliente externo se lo denomina CIUDADANO, USUARIO o DESTINATARIO.
La gestin de la calidad, segn la norma ISO 9000:2008 implica las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la calidad.
Llevado a la prctica e integrando los conceptos de administracin o gestin que vimos previamente, la gestin de la calidad es un sistema enfocado en el cliente que estn adoptando organizaciones de toda ndole para mejorar la calidad de sus productos o servicios. Es una manera de administrar o gestionar una organizacin para lograr la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes, en la mejora continua de los procesos de trabajo. Para reforzar este concepto, citamos la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestin Pblica (CICGP), a la cual adhiere el Estado argentino, la cual brinda un enfoque comn sobre la Calidad al sealar:
la Calidad en la gestin pblica es su al servicio de las necesidades y de la ciudadana y su compromiso en sociedad de bienestar.
Si desea puede ver el siguiente video explicativo: Sistemas de Gestin de la Calidad: http://www.youtube.com/watch?v=3JGryKAxKdg
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5.
BIBLIOGRAFIA
ALVAREZ, Hctor Felipe (1996) Principios de administracin, Ediciones Eudecor, Crdoba. HERMIDA, Jorge, y otros (1996) Administracin y Estratgica. Teora y Prctica, Ediciones Macchi, Buenos Aires. HELLRIEGEL, Don y Otros (2002) Administracin, un enfoque basado en competencias, 9na Edicin, Thomson Learning, Mxico. KOONTZ, Harold y otros (2002) Elementos de Administracin, 6ta. Edicin, Mc Graw Hill, Mxico. Comisin Nacional de Gestin Judicial, Una Nueva Gestin Judicial, Buenos Aires, 2008.
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Antes de seguir con ..... Conferencias Nacionales de Jueces y la Comisin Nacional de Gestin Judicial (en el prximo documento) Disfrutemos la obra de nuestro artista invitado
"En 1960 un matemtico ingls, cuyo nombre he olvidado, me sugiri que dibujase una cinta de Moebio. Por ese entonces no tena la menor idea de lo que era eso". As explica Escher el origen de esta obra, en la que aparece uno de los objetos matemticos ms famosos dentro y fuera de la propia matemtica: la banda de Moebius .Sus propiedades la convierten en un muy adecuado smbolo para el infinito, siendo una sugerente casualidad que colocada de cierta manera la cinta de Moebius se parezca precisamente al smbolo matemtico para el infinito.
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