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INTRODUCTION La paye est une fonction extrmement complexe en raison de la diversit des lments qui la composent (regroups en rubriques

de paie) et de la multiplicit des oprations raliser pour la mettre en uvre . Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit rpondre et respecter des rgles de conformit et defficacit. Laudit est un moyen de dtecter et de matriser les problmes et risques ventuels (erreurs, fraudes, cots supplmentaires, dysfonctionnement, etc.) lis une drive dans le fonctionnement de la fonction paie. Dans le cas dun audit externe, cest au cours du premier rendez-vous que sera dfini, pour lauditeur, qui est le client, les raisons de laudit (35 H, lEuro, problmes particuliers et rguliers). Cest la phase de prise de contact. Toute mission daudit impose une enqute prliminaire pour se familiariser avec lentreprise et le problme traiter. Cette phase de prenqute suppose le rassemblement dinformations contenues dans divers documents : organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction RH. Cette enqute permet dadopter un programme de travail adapt en slectionnant les points significatifs sur lesquels centrer la mission. Les objectifs de laudit paie, recensant les trois niveaux de la mission de lauditeur sont : Vrifier la conformit des pratiques avec la lgislation et les procdures (audit de conformit) ; Evaluer son efficacit et sassurer de sa scurit (audit defficacit) ; Examiner le caractre volutif du systme de paie pour vrifier sil rpond bien aux caractristiques et objectifs de lentreprise (audit stratgique).Pour receuillir les differentes informations necessaires ,lauditeur recourt la technique dite de la check list comportant une serie de questions ou de points veerifier.Cela permet de procder un examen systematique sans risque doublis majeurs.Cest cette check-list que nous allons vous exposer travers trois niveaux de la mission de lauditeur. Abonnement annuel par tacite reconduction (Pour consulter les conditions gnrales de ventes, cliquer ici) (Priode d'abonnement du 01/01/2011 au 31/12/2011) Installation monoposte une licence pour un poste Configuration minimale requise : Windows XP SP3 et suprieur Possibilit d'abonnement avec plusieurs licences Pour tout renseignement complmentaire, contacter ECM au 01.44.15.95.95 Loutil Audit de la Paie se base sur deux utilisations possibles : Laudit de la paie : A partir de la reprise des fichiers norme N4DS pour les DADS 2011 et antrieur, cet audit permet de connatre les principales informations de paie concernant lentreprise et de dtecter des points susceptibles dtre vrifis, notamment grce lutilisation de la calculette. La calculette : Celle-ci permet dintervenir sur des calculs concernant le salaire brut (ex : avantages en nature vhicule), les cotisations sociales (ex : rduction gnrale des cotisations), mais aussi dautres lments qui vont sintgrer la paie (ex : statut dune indemnit de licenciement ou transactionnelle ou encore le calcul des limites fiscales et sociales de dduction des cotisations de retraites supplmentaires et prvoyance complmentaires). Elle est aussi le prolongement permettant dexploiter le rapport daudit, en vrifiant, recalculant certains des points relevs dans ce rapport. De plus, le rapport daudit, le rsum DADS et le calcul deffectif, gnrs partir de l'Audit de la paie, sont des outils qui permettent : de scuriser ldition de ces documents, De gagner du temps et daugmenter lefficacit lors des vrifications annuelles, De vrifier les obligations et de complter les dossiers permanents avec les calculs deffectifs Cet abonnement annuel par tacite reconduction, inclut des mises jour tout au long de l'anne, via Internet, et ce ds l'ouverture de votre logiciel. La version 2012 de l'Audit de la paie prend en compte : Laugmentation du smic au 1er janvier Les nouveaux barmes des avantages en nature et frais professionnels La modification du taux dabattement de la CSG La nouvelle formule de la rduction Fillon Le rgime social 2012 des indemnits de rupture Le rapport daudit de la DADS.
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Ann-Karen BARTOSZEWSKI Publi le mercredi 4 mars 2009 Les experts sont unanimes : laudit social est encore trop souvent nglig lors des rachats de PME. Certes, le temps quil faudra y consacrer dcalera dautant la conclusion de laffaire. Le cot engendr par cet audit nest rien en comparaison des mauvaises surprises qui peuvent survenir aprs lacquisition. Moralit : laudit social est crucial. Laudit social permet de vrifier si les obligations lgales sont respectes, de rvler dventuelles anomalies et de faire un point sur la gestion sociale , explique Christelle Verdier, avocate spcialise en droit du travail, du cabinet Saje. Il sagit non seulement de comprendre les process de fonctionnement de la socit cible et de dfinir des axes damlioration. Mais aussi didentifier les risques potentiels de contentieux postrieurs la cession. Et au-del, de mesurer le climat social. La partie juridique de laudit social, qui doit tre confie un avocat, consiste vrifier que le droit du travail est correctement appliqu. Premier point examiner : lactivit principale de la socit, qui dtermine la convention collective applicable. Certains dirigeants nappliquent pas la bonne convention, car lactivit de dpart a volu avec le temps , fait remarquer Christelle Verdier, avocate spcialise en droit du travail, du cabinet Saje. Or, la convention collective a une incidence sur de nombreux lments tels que le montant des salaires, le coefficient attribu au salari ou encore les indemnits de licenciement. Et la procdure pour en changer est trs longue et complique mettre en place , prvient lavocate. Il convient galement de vrifier que les obligations en matire de reprsentation du personnel, variables selon leffectif, et en matire dhygine et de scurit sont respectes. Et de se pencher sur la dure du travail applique. Je vais devoir ngocier un nouvel accord sur les 35 heures, car celui institu par mon prdcesseur, conclu pour 5 ans, nest plus valable , raconte Bernard Marty, qui a repris la socit de travaux publics ISTPSE et ses 70 salaris, en janvier 2009. Longues heures de discussion en perspective Une attention particulire sera galement porte au registre unique du personnel qui fait tat de toutes les entres et sorties de personnel, au document unique dvaluation des risques professionnels, aux affichages obligatoires en droit du travail (rglement intrieur partir de 20 salaris, les coordonnes de linspection du travail, la dure collective du travail dans lentreprise) ou encore aux engagements collectifs (participation, intressement, plan dpargne entreprise). Ces documents doivent non seulement exister, mais aussi tre jour , commente Stphane Morer, avocat du cabinet Bayet & Associs. Reste le plus gros morceau : les contrats de travail. De manire gnrale, on va examiner chacune des clauses des contrats sur la base de la jurisprudence en vigueur la date de laudit , souligne Stphane Morer. Car les rgles en matire sociale voluent trs trs vite. Les contrats de travail sont-ils en rgle ? Les CDD, extrmement rglements, sont une source de contentieux importante. Il faut donc sassurer quils ne risquent pas dtre requalifis en CDI , indique Christelle Verdier. Le contrat doit ncessairement tre sign. Dans le cas contraire, il nest pas valable , prcise-telle. Le motif indiqu doit galement tre lun de ceux prvu par la loi. Autres contrats pouvant poser problme : les contrats temps partiel. Ils doivent comporter certaines mentions pour ne pas risquer dtre requalifis en contrat temps plein, parmi lesquelles la dure du travail, la rpartition dans un cadre mensuel ou hebdomadaire et les cas de modifications possibles ainsi que la facult deffectuer des heures complmentaires , dtaille Christelle Verdier. Pour les CDI, lenqute peut savrer plus complique, car leur formalisation par crit nest pas obligatoire. Quand les salaris ont une anciennet leve, il arrive souvent quil ny ait pas de contrat , pointe Christelle Verdier. Sils sont tablis par crit, il faut notamment dissquer la clause de non-concurrence. Deux questions se poser, selon Christelle Verdier : La

contrepartie financire, qui est une condition de validit, est-elle indique au contrat ? Le renoncement de lemployeur la clause a-t-il t prvu ? . Idem pour la clause de forfait en heures. Le nombre dheures ainsi que le montant de la rmunration sont-ils bien prciss ? Ces lments sont-ils en adquation avec ce qui est inscrit sur le bulletin de salaire ? . Enfin, si des licenciements sont intervenus par le pass, les procdures ont-elles t correctement menes ? Dans le cas contraire, le salari remerci peut rclamer des dommages & intrts. Les bulletins de salaire sont-ils aux normes ? La partie chiffre de laudit social, qui relve des comptences de lexpert-comptable, passe dabord par lanalyse des fiches de paye des 24 derniers mois au minimum. Outre les mentions obligatoires, on va effectuer un contrle des dclarations et du rglement des cotisations sociales , explique Carine Gendreau, expert-comptable associe au sein du cabinet DBF Audit. La classification du salari sera, elle aussi, examine. On valide la concordance entre le coefficient et la grille des salaires pour voir si la rmunration perue correspond au minimum conventionnel , explique Stphane Morer. Si le coefficient est infrieur la tche de travail rellement effectue, le repreneur peut tre contraint rgler les rappels de salaires. On va galement enquter sur les avantages acquis. Si tous les salaris dun mme service peroivent une prime fixe et rgulire supplmentaire celle prvue dans leur contrat de travail ou dans la convention collective, le repreneur devra maintenir cet usage sauf le dnoncer via une procdure spcifique , cite titre dexemple Stphane Morer. Le repreneur doit, bien sr, senqurir des ventuels contrles effectus par lUrssaf. Et dans le cas o la socit cible a subi un redressement, dcouvrir ce que celui-ci a mis en vidence. Enfin, ltude des droits congs pays est un poste ne pas ngliger qui peut tre rvlateur de difficults dorganisation du travail , ajoute Lucile Savreux. Quen est-il des hommes ? Pour connatre prcisment leffectif de la socit, le repreneur ne peut se contenter des fiches de paye. Les salaris en cong maladie de longue dure ou autre nont pas de bulletin de salaire. Il faut donc se fier au registre dentre et de sortie du personnel , explique Sonia Boussaguet, codirectrice de lInstitut du management de la reprise et de la transmission dentreprise (IMART) et professeur en entrepreneuriat Reims Management School. tape suivante : identifier les savoir-faire disponibles. Le repreneur doit plucher les dossiers individuels des salaris incluant les CV, apprcier leurs comptences, expriences et aptitudes, pour vrifier quils sadapteront bien son projet recommande Sonia Boussaguet. Lexercice rserve souvent quelques surprises. Il a mis en vidence une pyramide des ges inverse. La socit ne comptait en effet quasiment aucun jeune , tmoigne Bernard Marty, repreneur de la socit ISTPSE. Jai aussi dcouvert que 80 % des salaris sont trangers. Un avantage, car ils sont bosseurs, volontaires et disposs faire des heures supplmentaires , poursuit-il. Quant au climat social, les causes de labsentisme, le taux de turn-over et lanciennet des salaris sont autant dindices permettant de se faire une ide. Sil ressort, au terme de toutes ces investigations, une srie de dysfonctionnements, le repreneur a deux options : renoncer au rachat ou ngocier le prix de cession la baisse. Dans le deuxime cas, il se servira des rsultats de laudit pour ngocier la garantie de passif , explique Carine Gendreau. Philippe Grard, repreneur de Pool Technologie Avant de racheter, en novembre 2000, la socit Pool Technologie spcialise dans le traitement des eaux de piscine, jai procd un audit social avec laide dun expert-comptable. Du moins, nous avons concentr nos analyses sur les lments papier, car le cdant a refus que lon entre en contact avec les collaborateurs avant la cession. Nous avons constat que les contrats de travail taient mal rdigs. En outre, il nexistait pas de fiche de poste, ce qui est problmatique lorsque vous demandez un salari daccomplir une tche et quil refuse en faisant preuve de mauvaise volont. Si javais eu la possibilit de mener un audit social humain, jaurais pris conscience dune autre ralit, savoir que cette socit de 14 personnes employait les deux fils des actionnaires et que tous les autres salaris taient leurs copains. Quand jai repris les rnes, ils se sont ligus contre moi et mont fait vivre lenfer : absentisme pour accident du travail bidon, refus de travailler pendant plusieurs jours, assignations aux prudhommes Impossible de faire jouer la garantie

de passif, car les anciens propritaires, qui je louais les locaux, trouvaient toujours le moyen de me faire chanter. Jai tenu bon. 100 % de leffectif a t renouvel. Et comme le march est porteur, je men suis sorti. Le chiffre daffaires est pass de 1,2 million en 2000 4 millions en 2008. Je conseille aux repreneurs de trouver les bons arguments pour convaincre les cdants de leur laisser rencontrer les salaris. En cas de refus, cest peut-tre quils ont des choses cacher . Imprimer cet article Et pour rester inform de l'actualit de la reprise d'entreprise, inscrivez vous notre Newsletter. Share|

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). INTRODUCTION La paye est une fonction extrmement complexe en raison de la diversit des lments qui la composent (regroups en rubriques de paie) et de la multiplicit des oprations raliser pour la mettre en uvre . Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit rpondre et respecter des rgles de conformit et defficacit. Laudit est un moyen de dtecter et de matriser les problmes et risques ventuels (erreurs, fraudes, cots supplmentaires, dysfonctionnement, etc.) lis une drive dans le fonctionnement de la fonction paie. Dans le cas dun audit externe, cest au cours du premier rendez-vous que sera dfini, pour lauditeur, qui est le client, les raisons de laudit (35 H, lEuro, problmes particuliers et rguliers). Cest la phase de prise de contact. Toute mission daudit impose une enqute prliminaire pour se familiariser avec lentreprise et le problme traiter. Cette phase de prenqute suppose le rassemblement dinformations contenues dans divers documents : organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction RH. Cette enqute permet dadopter un programme de travail adapt en slectionnant les points significatifs sur lesquels centrer la mission. w

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Accueil> L'audit, un soutien pour les services paie

L'AUDIT, UN SOUTIEN POUR LES SERVICES PAIE


PAROLES D'EXPERT

La France est l'un des pays o la lgislation en matire de paie volue le plus frquemment. Cependant, la complexit, la multiplicit des textes et le manque de temps ne permettent pas toujours aux gestionnaires d'intgrer correctement toutes les modifications demandes. Si des ajustements ne sont pas raliss de faon rgulire, les risques sont nombreux: cotisations trop leves, bulletins de paie errons, non-respect de la lgislation, voire terme, dysfonctionnement du service paie dans son ensemble

"Bonjour Antoine, pouvez-vous nous expliquer dans quel contexte les entreprises demandent de raliser un audit ou diagnostic de leur systme de paie ?"
Il y a plusieurs annes, la plupart des grandes entreprises comptaient dans leurs effectifs une personne charge de la "veille sociale",qui rendait compte, entre autres aux responsables de paie, des modifications lgislatives et de leurs incidences sur leur pratique de la paie. Or, raliser une paie conforme est de plus en plus complexe, et cette fonction de controle des paies est dsormais confie de plus en plus souvent des intervenants extrieurs. De faon gnrale, l'audit permet de savoir si les pratiques sont conformes aux rgles lgales et conventionnelles, et permet de prciser o l'on se situe. En fait, il s'agit d'un diagnostic de situation des pratiques de l'entreprise vis vis d'une rgle conventionnelle et lgale. Cela met en exergue les enjeux de la non-application des rgles. Une statistique nous apprend que 80% des entreprises ont des paies qui ne sont pas en totalit conformes ; la lgislation est si complexe qu'il est trs difficile pour le gestionnaire de paie d'tre en parfaite conformit. Reste connatre le niveau de risque que l'entreprise est prte assumer. Ceci dans la mesure o elle saurait avant tout comment elle se situe Procder un audit de paie constitue une opportunit unique pour se poser les bonnes questions :

Ne fait-on pas d'erreurs en paie ? Gre t-on bien les choses ? Lse t-on le salari au niveau lgal et conventionnel ?

Autant d'interrogations qui pourront trouver rponses dans nos prconisations. Le rachat d'entreprise ou de filiale est aussi un moment opportun pour mettre plat les diffrentes pratiques et envisager de les harmoniser grce un audit. Au fil des annes, et ce sans la prsence dans l'entreprise d'une personne qui suit l'volution de la lgislation, il existe un risque que les pratiques s'cartent de plus en plus de la rgle. Il en va de mme lors de la prise de poste d'un nouveau DRH ou responsable de la paie, qui souhaite savoir comment fonctionne la paie, et ce qui est bon et ce qui n'est pas bon. L'audit est une aide l'action qui permet de hirarchiser les anomalies : anomalies d'ordre technique ou bien enjeux plus importants : par exemple, des contentieux qui peuvent remonter 5 ans, avec un risque de rappels au cas par cas. L'audit peut servir raliser des constats de pratiques, constat d'cart avec la rgle ou bien constat d'cart d'une filiale une autre ou d'un tablissement un autre. Le but de l'audit est d'tablir un constat et de faire des prconisations, mais pas spcifiquement de "dire ce qu'il faut faire" ; il donne plusieurs possibilits d'actions, plusieurs pistes et ce sont les dirigeants de l'entreprise qui dcideront des solutions prendre ; c'est une aide la prise de dcision. Enfin, l'audit peut aider la ralisation d'un cahier des charges pour un nouveau logiciel de paie, avec une remise plat des pratiques.

" Quels sont les enjeux d'un audit de paie ? "


Il existe mon sens 3 enjeux majeurs :

Eviter des contentieux : une minorit de salaris commencent dvelopper "une mfiance" vis vis de la paie qui est pratique dans l'entreprise, car ils reprent parfois quelques anomalies. Cette information peut remonter au niveau de la dlgation du personnel, en runion de dlgus du personnel, et ensuite gnrer des contentieux. noter, ces anomalies peuvent tre galement dtects par le service paie lui-mme, lors d'une reprise de socit, ou par le sige de l'entreprise controlant la paie de l'une de ses filiales.

Faire de la prvention : notamment vis vis des controles URSSAF, afin d'viter tout redressement. Raliser des conomies sur un audit social, optimiser les charges sociales et donc moins cotiser. Rdiger des procdures de paie : on parle alors parfois de rdaction d'une "bible de paie", qui permet de dcrire et d'archiver les pratiques.

"Concrtement, comment se droule un audit de paie ?"


Un audit commence toujours par une phase de prise de contact, correspondant au premier rendez-vous commercial, au dmarrage de la mission. Les 5 phases qui suivent sont :

Prise de connaissance de l'environnement et du contexte de l'entreprise : elle dbut par la collecte de documents : convention collective, accords d'entreprise, Ensuite, une interview prliminaire de salarisdu service paie, du responsable paie ainsi que du DRH permettent de s'approprier les rgles de l'entreprise. Cette phase est intressante car elle permet de prendre connaissance des problmatiques qui peuvent se poser au service paie, et donc d'tre plus efficace ensuite. Bien entendu, les documents confortent les interviews ; certaines informations non crites seront prcises l'oral. Cette premire phase

permet souvent aux responsables de paie de mettre le doigt sur des pratiques pour lesquelles elle ont des doutes.

Le cadrage de la mission : cette phase a pour but de dfinir le primtre de la mission, de dfinir o on va aller chercher les informations. Le cadrage repose sur la demande de l'entreprise, et se droule avant la prise de connaissance du contexte. La mission peut concerner un primtre trs large : audit de l'intgralit de la paie ou bien seulement d'une partie de la paie. Par exemple, on peut demander d'auditer les pratiques en matire d'absence. Un tableau de test permet d'accompagner l'entreprise dans les domaines qu'elle souhaite voir audits.

Phase de la ralisation de l'audit en lui-mme, tude : cette phase se droule chez le client ou pas. Concrtement, elle consiste en l'analyse des bulletins de paie, des accords, et tous les lments fournis lors des phases prliminaires. Le but tant de prciser si tous ces documents sont en corrlation avec la lgislation.

Phase de rdaction du rapport rsumant les pratiques actuelles dans l'entreprise et les prconisations. Le schma est le suivant :

rappel de la rgle, rappel de la pratique de l'entreprise, cart ventuel, prconisations.

Le rapport est un document crit, aussi appel livrable, qui met en lumire les anomalies constates. On peut aussi aller plus loin en rdigeant une "bible" de paie : c'est dire dcrire l'ensemble des pratiques de paie de l'entreprise, y compris celles qui peuvent rsulter d'usage (habitudes prises dans la gestion de tel ou tel cas depuis un certain nombre d'annes), et donc plutot de pratiques orales. Toute la procdure paie de l'entreprise est inscrite dans cette bible et donc vis par le consultant expert dans le domaine. Cette "bible de paie" sera ensuite accessible tous les gestionnaires de paie de l'entreprise,et permettra de mieux guider un nouvel arrivant dans sa formation aux pratiques de l'entreprise, incorporer les rgles existantes dans l'entreprise plus rapidement et surtout, servir de document de rfrence.

Phase de prsentation du rapport : le rapport rdig par le consultant est prsent au client en fin de mission. Lorsque la mission est longue, (par exemple plus de 30 jours), il peut tre intressant, lorsque l'on a dtect des anomalies importantes, de raliser des rapports d'tapes : ce sont des rapports intermdiaires qui rsument ce qui a t control et ce qui ne va pas.

"Que ce passe t-il aprs l'audit ?"


La mission d'audit doit normalement se prolonger par une phase de mise en place des prconisations, afin que les pratiques soient modifies pour tre en conformit avec la loi et la convention. Cette phase peut gnrer des modifications importantes dans la procdure de paie, et la paie-mme des salaris. Une communication importante est donc ncessaire. Le client peut alors demander tre accompagn dans cette communication auprs des salaris.

" Quelles sont les diffrents types de missions ? "


L'audit suit toujours une mthodologie prcise, correspondant aux tapes cites ci-dessus. Ce qui peut diffrencier les missions, c'est le primtre de la mission : soit on diagnostique toute la paie soit une partie. On peut galement envisager de ne pas raliser un audit dans son intgralit pour des questions de temps ou de budget. Dans ce cas, la mission s'orientera sur les problmatiques les plus urgentes rsoudre, par exemple le thme de la gestion de la maladie en entreprise qui est une question rcurrente actuellement. Le cheminement de ce type de mission restera le mme que pour un audit de la totalit de la paie.

" Quels sont les acteurs de l'organisation directement associs dans la mission ?"
Au sein de l'entreprise, nos interlocuteurs seront le (ou la) DRH, le responsable paie, les quipes paie, le service comptabilit, notamment lorsque l'tude portera sur les frais professionnels. Dans les petites entreprises, nos interlocuteurs sont les dirigeants. Il est intressant galement de pouvoir adjoindre au consultant qui mne la mission des experts tels que des avocats ou consultants possdant une expertise annexe, pour aller encore plus loin dans l'tude et la pertinence des prconisations.

" Y a-t-il une apprhension particulire de la part des personnes audites ? "
Oui, il peut parfois exister un sentiment de "flicage", li au fait que les personnes audits sont rarement les commanditaires de l'audit. Le relationnel avec le consultant est primordial. Ds le dbut de la mission, il convient de lever tous les blocages qui pourraient exister. Un blocage complexifie en effet les changes et la mission. Il faut donc expliquer que ce ne sont pas les personnes qui sont juges mais la faon de faire.Il faut rassurer, expliquer que bon nombre d'entreprises se trouvent dans la mme situation, que la paie est de plus en plus complexe, et donc qu'il est presque naturel de dtecter des anomalies. Le rapport tant prsent devant l'quipe et les responsables, il faut amener les conclusions avec prcautions. Ceci dit, l'audit peut galement permettre de valoriser le service paie dans l'entreprise, en informant sur le nombre important de tches effectues par les quipes paie. De plus, l'audit permet galement de former les quipes et de les perfectionner sur les rgles. Enfin, certaines apprhensions peuvent aussi se situer au niveau des Ressources Humaines, qui pourraient voluer vers un non-respect de la rgle, notamment au niveau de la dure du travail. L'audit mettra alors ce dysfonctionnement en exergue.

" Avez-vous not des tendances ces derniers mois ? "


La gestion des absences lies la maladie semble tre un sujet particulirement pineux actuellement. En effet, les logiciels ne sont pas forcment bien paramtrs. Cela gnre certaines problmatiques de contentieux, lies aux pratiques des entreprises.

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Entretien avec Guillaume LEROUTIER Directeur d'ulysse formation, implant qubec. Mise en place d'une politique de mobilit internationale : les bonnes questions se poser tre "au top" sur le droit social en France Gestion statutaire des agents publics : quels enjeux ? La taxe professionnelle : une suppression discutable Nos formations interentreprise
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