Grer la base de donnes V2.

VIII. Media Library

Index ORGANISER LA MEDIA LIBRARY Ajouter des dossiers Modifier les dossiers Ordonner les dossier AJOUTER UN FICHIER OU UN LIEN LA MEDIA LIBRARY

La Media Library est l'outil de stockage des documents, des images et des liens qui sont utiliss par les bases de donnes des contacts, des conditions, des bases lgales, etc. Tout document est enregistr dans un dossier cr par l'administrateur du systme. Les dossier forment l'arbre de la Media Library, qu'il convient d'ordonner d'une faon logique pour pouvoir retrouver rapidement un lment existant dans la Media Library. Voici quelques exemples de logiques pouvant tre utilises par l'administrateur pour crer et ordonner les dossiers de la Media Library:
On peut utiliser le champ "Chercher" situ au dessus de l'arbre de la Media Library pour accder rapidement l'lment cherch.

le classement selon les lments de la fiche d'tape (contacts, conditions, bases lgales, etc.): le dossier porte le nom de l'lment de la fiche d'tape et tous les documents, images ou liens qui seront enregistrs porteront sur ce mme lment. le classement selon les entits en charge: le dossier porte le nom de l'entit en charge et contient tous les documents, images ou liens qui seront enregistrs lors des tapes impliquant cette entit en charge. le classement hybride : le dossier porte le nom de l'entit en charge et contient des sous-dossiers pour chaque lment de la fiche d'tape

Ces exemples ne sont pas exhaustifs, d'autres logiques peuvent tre utilises, si elles permettent de trouver facilement les documents de la Media Library. On peut diter, modifier, renommer et supprimer les fichiers stocks directement depuis l'interface de la Media Library.

ORGANISER LA MEDIA LIBRARY

1. Ajouter des dossiers

SYSTME eREGULATIONS - MANUEL DADMINISTRATION Grer la base de donnes V2.5

VIII. Media Library

p. 1

Cliquez sur Contenu > Media library

La Media Library s'ouvre

Cliquez sur Ajouter un dossier 3 pour crer un dossier dans l'arbre de la Media Library
4

Une fentre s'ouvre : la fentre de cration d'un dossier

Pour le moment, on ne remplit pas le champ Description.

5 Entrez le nom du dossier

6 Choisissez le dossier parent

Cliquez sur Sauver

SYSTME eREGULATIONS - MANUEL DADMINISTRATION Grer la base de donnes V2.5

VIII. Media Library

p. 2

Le dossier cr apparat dans l'arbre de la Media Library

Ritrez les tapes 3

jusqu' complter l'arbre de la Media Library

2. Modifier les dossiers Cliquez sur dossier modifier droite du

1
2

La fentre de modification du dossier s'ouvre

Faites les ncessaires

changements

4 N'oubliez pas de Sauver

3. Ordonner les dossiers Cliquez sur droite du dossier parent des dossiers ordonner La fentre de modification du dossier parent s'ouvre

SYSTME eREGULATIONS - MANUEL DADMINISTRATION Grer la base de donnes V2.5

VIII. Media Library

p. 3

Dans la partie Liste des sous3 dossiers, jouez avec les flches

pour ordonner les dossiers

4 N'oubliez pas de Sauver

AJOUTER UN FICHIER OU UN LIEN LA MEDIA LIBRARY

1 2

Depuis la Media Library, cliquez sur Ajouter un media La fentre d'ajout d'un media s'ouvre

Pour le moment, on ne remplit pas le champ Description du media.

Remplissez le champ Nom du media

Ajouter le media en cliquant sur Browse et en slectionnant le 4 fichier voulu depuis votre disque dur Si le media est de type .doc, .pdf ou .xls, ajouter une image pour 5 l'aperu du media. Cette image doit tre au format 110 x 140 px.

SYSTME eREGULATIONS - MANUEL DADMINISTRATION Grer la base de donnes V2.5

VIII. Media Library

p. 4

Cliquez sur le dossier parent o sera enregistr le media

7 N'oubliez pas de Sauver

8

Le media apparat l'endroit voulu sur la Media Library

On peut ordonner la liste des lments d'un dossier en cliquant sur . On peut alors classer la liste par: - Nom de fichier - Type de fichier - Taille - Date de modification

Dans le cas o on souhaite ajouter un lien avec Ajouter un lien, on suit la mme procdure et on crit l'adresse web voulue dans le champ URL.

Tout lment enregistr dans la Media Library peut tre modifi en cliquant sur l'icne l'icne situ sur la droite de l'lment (partie Command). On peut aussi , tlcharger l'lment en cliquant sur . ou supprimer l'lment en cliquant sur l'icne

visualiser l'lment en cliquant sur l'icne

SYSTME eREGULATIONS - MANUEL DADMINISTRATION Grer la base de donnes V2.5

VIII. Media Library

p. 5