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Installation & configuration

Configurations pr requises
Nous vous conseillons vivement l'installation de XAMPP (dans une version infrieure 1.7.2), dont le module d'installation permet d'installer sur une machine vierge les bonnes versions de PHP, MySQL, et Filezilla. Le site de rfrence de XAMPP est ici : http://www.apachefriends.org/fr/index.html Configuration de PHP5 Maarch LetterBox ncessite PHP 5.0 au minimum et 5.2.x au maximum. Le fichier de configuration de PHP est php.ini.
Gestion des erreurs error_reporting = E_ALL & ~E_NOTICE display_errors = on

PHP vous montrera ainsi toutes les erreurs qu'il rencontrera dans les scripts. Une fois votre serveur en production, mettez display_errors off.
Gestion des donnes register_globals = Off

Pour des raisons de scurit, il est prfrable de laisser ce paramtre Off.


Session session.save_path = "T:\TEMP\SessionsPHP" session.auto_start = 0 session.bug_compat_42= off session.bug_compat_warn= off

Renseignez ici le rpertoire de stockage des fichiers de sessions (adaptez le chemin en fonction de votre configuration). Par dfaut gres en mode fichier. auto_start est faux, il est prfrable de le laisser ainsi.
Autoriser les balises PHP courtes short_open_tag = On

Cela permet d'accepter galement les balise <? en plus des balise <?php. Si ce paramtre est Off, l'application ne dmarre pas.
Magic Quotes Magic_quote_gpc = On

Si les magic_quotes_gpc sont Off, Maarch LetterBox ne fonctionnera pas.

Dans la version 1.7 de Xampp ce tag n'existe plus.


Extensions dynamiques

Les extensions suivantes doivent tre actives :


mysqli GD ou GD2.

Configuration du serveur MySQL Maarch LetterBox est compatible avec MySQL partir de la version 4.x. Le connecteur ODBC pour MySQL est ncessaire sur le serveur hbergeant le module d'auto import pour le fonctionnement des scripts de chargement.

Installation de la solution
Cration du DocServer Le DocServer est le rpertoire o sont stocks les fichiers indexs dans Maarch LetterBox. Il faut donc qu'il soit accessible en lecture et en criture pour le serveur Apache. Il faut donc que le propritaire de ce rpertoire soit l'utilisateur qui lance Apache (il faut au moins qu'il appartienne au groupe Apache). Cration et configuration de la Base de Donnes
Cration de la base

Importer le fichier sql structure.sql qui va crer la base de donnes et les tables de l'application, puis le fichier data_minimal_fr.sql ou le fichier data_demo_fr.sql. data minimal contient juste un administrateur alors que data demo contient un certain nombre d'utilisateurs, services et groupes pour une utilisation immdiate. Vous devez avoir les droits de cration et de modifications de base pour passer ces scripts. Dans le cas contraire, supprimez les 2 premires instructions (cration et slection de base) dans le fichier structure.sql . Cela peut tre fait en ligne de commande ou par l'intermdiaire de l'interface web PHPMyAdmin. PHPMyAdmin ne grant pas correctement l'utf-8, nous vous conseillons de ne pas l'utiliser pour injecter les scripts sql dans la base (un correctif se trouve sur les forums de Dveloppez.net). Pour amliorer la gestion de l'utf-8 par phpMyAdmin, une solution semble tre non pas de modifier les fichiers de phpmyadmin mais directement la section [mysqld] du fichier my.cnf comme expliqu dans le forum ubuntu et s'assurer que le jeu de caractre est bien utf8_unicode_ci :

1. A l'aide de Notepad++, donner le format utf-8 sans BOM aux fichiers structure.sql et data_minimal_fr.sql (BOM diffrent entre Windows et Linux). 2. Dans le fichier structure.sql, preciser pour toutes les tables :
ENGINE=MyISAM DEFAULT CHARSET=utf8 COLLATE=utf8_unicode_ci

3. Editer le fichier my.cnf et ajouter dans la section [mysqld] :


# utf8 init-connect='SET NAMES utf8' character-set-server=utf8 collation-server=utf8_unicode_ci

4. Redmarrer apache2 et mysql. 5. Sur l'cran de connexion de phpMyAdmin, choisir la langue Franais - French (utf8). 6. Une fois connect, fixer la variable Interclassement pour la connexion MySQL la valeur utf8_unicode_ci. 7. Il n'y a plus qu' utiliser la commande Importer, en vrifiant que le jeu de caractre du fichier est bien sur utf-8.
Configuration de la base

Il faut ensuite modifier le chemin du DocServer dans la base. Il faut mettre le chemin du DocServer dans le champ PATH_TEMPLATE de mondocserver de la table docservers. NB : Attention bien terminer le chemin par un slash. Installation des fichiers PHP Il faut placer le dossier letterbox dans le rpertoire racine du serveur Apache (ou de votre serveur web). Ce dossier contient les fichiers PHP et les fichiers de paramtres de l'application. Comme pour le DocServer, il est important de partager le rpertoire letterbox/tmp si vous utilisez lapplication en rseau. Et si vous utilisez Linux, il faut galement que lutilisateur Apache ait les droits de lecture et dcriture sur ce rpertoire. Configuration de l'application
fichier config.xml

Il faut ensuite correctement paramtrer le fichier de configuration : dans le dossier letterbox/xml, renommez le fichier config.xml.default en config.xml.

Pour une installation rapide, remplissez les informations concernant la base de donnes (databaseserver, databasename, databaseuser et databasepassword). Description des balises du fichier config.xml :
Databaseserver : nom ou IP du serveur de base de donnes databasename : nom de la base de donnes Maarch LetterBox databaseuser : utilisateur Maarch LetterBox de la base de donnes databasepassword : mot de passe de l'utilisateur Maarch LetterBox nblinetoshow : nb de ligne pour les listes (recherche, admin,...) limitcharsearch : nb de caractres minimal pour une recherche lang : langue par dfaut de Maarch LetterBox (fr ou en) adminmail : mail de l'administrateur Maarch LetterBox adminname : nom de l'administrateur Maarch LetterBox enabledadvsearch : activation de la recherche avance ( true ou false) enabledindexfile : activation de l'indexation (true ou false) enabledvalidation : activation de la validation du courrier (true ou false) enabledprocess : activation du traitement de courrier (true ou false) enablestats : activation de la visualisation des statistiques ( true ou false) xmlpath : rpertoire o sont stocks les fichiers de config xml debug : affichage des variables de debug (true ou false) applicationname : Nom de l'application affich dans votre navigateur css : fichier css de Maarch LetterBox css_ie : fichier css de Maarch LetterBox propre internet explorer css_ie7 : fichier css de Maarch LetterBox propre internet explorer 7 img : chemin du rpertoire des images de Maarch LetterBox MaarchURL : Url de Maarch LetterBox (utilis pour la notification) DefaultPage : page par dfaut de Maarch LetterBox exportlist : chemin vers le fichier de dfinition de lexport cs CookieTime : Dure de la session Maarch LetterBox en minutes RESOURCES : nom de la table de ressources, si des modifications sont effectues ici, il

ne faut pas oublier de modifier les droits d'accs aux ressources dans l'administration de l'application. o Tablename : identifiant de la table o Comment : commentaire associ la table. Il sert dans la liste droulante des collections de la recherche avance. Pour tester que l'application est bien installe et correctement configure, tapez l'adresse URL correspondante dans un navigateur Web, vous devez accder la page de login :

fichier history.xml

Ce fichier permet de dfinir quels vements doivent tre historiss. Par dfaut, tous le sont. Vous pouvez dsactiver ceux que vous ne souhaitez pas dans ce fichier.
fichier features.xml

Permet d'activer des fonctionalits complmentaires pour Maarch LetterBox


enablechangenotif : Permet l'envoi de mail lors de la redirection des documents redirect_list : Remplace la redirection par la rediffusion gdi_index : Numro tampon (i.e. rfrence externe d'un document) mail_for_answer_by_index_file : Envoi d'un mail au destinataire principal du document lors de l'ajout d'une rponse par le formulaire d'enregistrement show_welcome_graph : Affiche le graphique sur la page d'accueil de Letterbox :: Dsactivez ce paramtre si les performances de l'application se dgradent search_max_size : Nombre d'occurrences maximum renvoyes par la recherche avance printsep : Impression des sparateurs de documents pour les services. Utilis pour la numrisation de masse. modifycopylist : Lors de la redirection, le destinataire principal devient copie + ajout possible de destinataires en copie depuis la page de traitement update_limit_date : Permet la mise jour de la date limite de traitement l'ajout d'une nouvelle pice jointe tag100_for_copy : Tag la copie 100 lors de la redirection ????? collectivities : Active la gestion des collectivits. Dans les faits, cette option permet de regrouper des services dans des entits virtuelles de niveau suprieures. action_waitingdoc : Autorise la mise en attente d'une affaire durant la phase de traitement. before_waiting_doc : Autorise la mise en attente d'une affaire durant la qualification. mail_for_new_note : Envoi d'un mail lors de l'ajout d'une annotation

fichier extensions.xml

C'est dans ce fichier que sont dfinis les types de documents qui peuvent tre enregistrs dans l'application. Par dfaut, la majorit des types de documents bureautiques et multimdia sont activs. Exemple pour le format PDF :
<FORMAT> <name>PDF</name> <mime>application/pdf</mime> </FORMAT> fichier letterbox.xml

Dans ce fichiers, plusieurs sections permettent de dfinir :


les civilits (M., Mme, etc.) o Ex : <CIV>M.</CIV> les natures de courrier (recommand, coursier, etc.) o Ex : <NAT>Courrier simple</NAT> les quartiers de l'agglomration (pour les collectivits, utilis dans les informations complmentaires d'une affaire. o Ex : <QUA>Bords de Seine</QUA>

Administration de Maarch LetterBox


On accde l'administration de Maarch LetterBox en cliquant sur Administration dans le menu puis Sommaire :

Services
Liste des services Vous pouvez accder cette page de deux faons :

Cliquer sur le lien Grer les services dans le menu droulant Cliquer sur le lien partir de la page d'administration

C'est partir de cette page que l'on gre les services. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les services sont classs par ordre alphabtique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les services commenant par cette lettre sont affichs. Il est possible de chercher un service quand on connat son identifiant en tapant son identifiant ou le dbut de son identifiant dans la bote de recherche. La liste des services est pagine, il est possible de naviguer entre les pages l'aide de la liste des pages ou des liens Page Prcdente et Page suivante .

Les actions possibles sur services


Modifier les informations d'un service Supprimer un service Ajouter un nouveau service

Cration / Modification d'un service

L'identifiant et la description du service sont obligatoires. Une fois un service cr, comme pour les groupes et les utilisateurs, pour des raisons de cohrence, on ne peut plus modifier son identifiant. L'identifiant d'un service est compos de lettres et de chiffres uniquement. Il est possible d'associer un modle de liste de diffusion chaque service, mais ce n'est pas obligatoire. Cette liste sera automatiquement prsente l'indexation ds le choix du service. Bien entendu, lors de l'indexation la liste de diffusion sera modifiable. Les modles de liste sont une aide l'enregistrement de courrier.

Pour crer ou modifier une liste de diffusion cliquez sur le bouton Crer la liste ou Modifier la liste , la fentre suivante s'ouvre alors :

Pour ajouter des nouveaux utilisateurs la liste, il suffit de cliquer sur Ajouter au niveau de celui que vous souhaitez ajouter. Pour modifier la liste existante, vous pouvez supprimer des utilisateurs de la liste en cliquant sur Supprimer et enfin rorganiser les utilisateurs en cliquant sur les boutons Descendre et Monter . Suppression d'un service

Vous ne pouvez pas supprimer un service qui possde des documents, vous devez raffecter les documents un autre service. En effet, il est important que les documents appartiennent un service existant pour qu'on puisse y accder.

Collectivits

Ce menu n'apparaitra que si l'option collectivities est active dans feature.xml. Les collectivits sont dfinies dans le fichier collectivities.xml : Exemple :
<ELEMENT> <ID>COLL1</ID> <LABEL>Collec A</LABEL> </ELEMENT>

Le panneau d'administration des collectivits permet d'associer des services chaque collectivits. Cette fonctionnalit permet de regrouper des services au sein d'entits suprieures, un service pouvant appartenir plusieurs entits. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalit mais que le terme "collectivit" ne vous convient pas, vous pourrez le remplacer par le terme de votre choix dans le fichier addon_collectivities_lang_fr .php

Groupes
Liste des groupes Vous pouvez accder cette page de deux faons :

Cliquer sur le lien Grer les groupes dans le menu droulant Cliquer sur le lien partir de la page d'administration

C'est partir de cette page que l'on gre les groupes. Tous les groupes sont classs par identifiant par ordre alphabtique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les groupes commenant par cette lettre sont affichs. Il est possible de chercher un groupe quand on connat son identifiant en tapant son identifiant dans la bote de recherche. La liste des groupes est pagine, il est possible de naviguer entre les pages l'aide de la liste des pages ou des liens Page Prcdente et Page suivante .

Les actions possibles sur les groupes :


Modifier les informations d'un groupe Suspendre / Autoriser un groupe Supprimer un groupe Ajouter un nouveau groupe

Modifier / Ajouter un groupe Cration / Modification d'un groupe : mode simple :

Cration / Modification d'un groupe : Mode avanc :

Les informations obligatoires sont le groupe (correspond l'identifiant groupe) et au moins un accs dfini. Une fois un groupe cr, pour des raisons de cohrence, on ne peut plus modifier son identifiant. L'identifiant d'un groupe est compos de lettres et de chiffres seulement. La description permet de renseigner le rle du groupe, elle est utile mais pas obligatoire. Les cases cocher reprsentent des droits fonctionnels :

Droits d'administration : permet l'accs au menu Administration Droit de paramtrage : permet l'accs au menu Paramtrage Droit de modification : Autorise la modification des index sur la page d'accueil Droits visualisation statistiques : permet l'accs au menu Statistiques Droits visualisation courrier en retard : enrichit la recherche avance en rajoutant 2 nouveaux statuts : 1ere relance et retard Droits d'export : permet d'exporter les rsultats de recherche au format CSV Droits d'impression : permet d'imprimer les rsultats de recherche, la liste des documents prsents dans une bannette, ainsi que les fiches dtail Droits de suppression : permet de supprimer un document

Un accs une ressource est en fait une restriction sur les documents contenus dans la base. Un accs est donc compos d'un nom de table de la base de donnes, d'une clause Where et de la prsence ou non des droits d'insertion et de mise jour. Il y a deux modes de cration d'accs :

Mode simple : cration automatique l'aide des listes de services (bouton Droits de consultation coch) Mode avanc : cration manuelle, comme dans le Framework Maarch. Le mode simple permet de crer rapidement des groupes dont les droits porteront sur les

services destinataires. Le mode avanc permet une gestion plus fine des droits. (bouton Autres droits coch)
Mode Avanc

La clause Where est une clause de restriction SQL sans le mot Where . Si elle est vide, cela signifie que le groupe a accs tous les documents de la table. Une fois un accs cr, on ne peut plus le modifier, il faut en recrer un nouveau. Les actions possibles sur les accs :

Suppression Ajout Mise jour des droits

A chaque fois que l'on modifie les droits d'insertion et de mise jour sur un ou plusieurs accs, il faut cliquer sur le bouton Mise jour des droits pour qu'ils soient bien pris en compte. Une fois tous les changements termins, il faut valider en appuyant sur le bouton Accepter les changements . Si c'est une cration de groupe, valider en appuyant sur le bouton Ajouter un groupe .

Utilisateurs
Liste des utilisateurs Vous pouvez accder cette page de deux faons :

Cliquer sur le lien Grer les utilisateurs dans le menu droulant Cliquer sur le lien partir de la page d'administration

C'est partir de cette page que l'on gre les utilisateurs. Comme pour les groupes, les utilisateurs sont classs par ordre alphabtique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les utilisateurs commenant par cette lettre sont affichs. Il est possible de chercher un utilisateur quand on connat son nom en tapant son nom ou le dbut de son nom dans la bote de recherche. La liste des utilisateurs est pagine, il est possible de naviguer entre les pages l'aide de la liste des pages ou des liens Page Prcdente et Page suivante .

Les actions possibles sur les utilisateurs :


Modifier les informations d'un utilisateur Suspendre / Autoriser un utilisateur Supprimer un utilisateur Ajouter un nouvel utilisateur

Modifier / Ajouter un utilisateur

Les informations obligatoires sont l'identifiant, le nom, le prnom, le service, le mail et le groupe primaire. Une fois un utilisateur cr, comme pour les groupes, pour des raisons de cohrence, on ne peut plus modifier son identifiant. L'identifiant d'un utilisateur est compos de lettres et de chiffres uniquement. Les autres champs sont facultatifs. Le champ Service est affich entre parenthses cot du nom de l'utilisateur en haut droite de l'cran, dans la barre de situation dans la page d'accueil. Un utilisateur peut appartenir plusieurs groupes, il est donc important de dfinir son groupe primaire. En effet, le groupe primaire a une importance capitale pour l'utilisation des bannettes. Les actions possibles sur les groupes :

Supprimer l'utilisateur d'un groupe Ajouter l'utilisateur un groupe existant Choisir le groupe primaire de l'utilisateur Grer les absences (pour un utilisateur dj cre) : permet en cas d'absence de rediriger les courriers vers une autre personne.

Quand un nouvel utilisateur est cr, son mot de passe est "test". Il lui sera demand de le changer sa premire connexion. Il est possible de rinitialiser le mot de passe d'un utilisateur en cliquant sur le bouton Rinitialisation mot de passe . Le nouveau mot de passe est alors "demo". L'utilisateur devra nouveau changer son mot de passe sa premire connexion. Une fois tous les changements termins, il faut valider en appuyant sur le bouton Modifier l'utilisateur . Si c'est une cration de groupe, valider en appuyant sur le bouton Ajouter l'utilisateur .

Bannettes
Liste des bannettes Vous pouvez accder cette page de deux faons :

Cliquer sur le lien Grer les bannettes dans le menu droulant Cliquer sur le lien partir de la page d'administration

C'est partir de cette page que l'on gre les bannettes. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les bannettes sont classes par ordre alphabtique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les bannettes commenant par cette lettre sont affiches. Il est possible de chercher une bannette quand on connat son identifiant en tapant son identifiant ou le dbut de son identifiant dans la bote de recherche. La liste des bannettes est pagine, il est possible de naviguer entre les pages l'aide de la liste des pages ou des liens Page Prcdente et Page suivante .

Les actions possibles sur bannettes


Modifier les informations d'une bannette Supprimer une bannette (seulement pour les bannettes non gnriques) Ajouter une nouvelle bannette

Modifier / Ajouter une bannette

Une fois une bannette cr, comme pour les groupes et les utilisateurs, pour des raisons de cohrence, on ne peut plus modifier son identifiant. L'identifiant d'une bannette est compos de lettres et de chiffres uniquement. La bannette correspond au nom de la bannette qui sera affiche dans toute l'application, elle est donc obligatoire. La description n'est pas obligatoire.

La table correspond la collection documentaire, Maarch LetterBox ne contient pour le moment qu'une seule collection, la collection 'Courriers'. Le champs Vue sur la table est en fait une clause de restriction SQL sans le mot cl Where (comme pour le mode avanc de la gestion des groupes). Si elle est vide, cela signifie que la bannette renverra tous les documents de la table. Il y a 2 variables que l'on peut utiliser dans la clause where qui sont propres Maarch :
@user: est remplac par l'identifiant de l'utilisateur courant @groupuser: est remplac par l'identifiant du groupe primaire de l'utilisateur courant @entities : remplac par le service de l'utilisateur courant @my_entity : remplac par la liste des services auxquels l'utilisateur a accs

Enfin, pour qu'une bannette soit efficace, il faut l'associer des groupes d'utilisateurs. En effet, un utilisateur a accs toutes les bannettes qui ont t associes son groupe primaire. Pour associer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton Associer un nouveau groupe la bannette , la fentre suivante s'ouvre :

Il faut d'abord choisir le groupe dans la liste droulante. Ensuite choisir ou non d'autoriser la redirection dans cette bannette. Si la case redirection est coche, il faut ensuite dterminer vers quels services et quels groupes d'utilisateurs la redirection est possible. Enfin, il faut dterminer la page de rsultat, c'est--dire la page qui sera utilise pour l'affichage de la bannette. Il y a 4 pages disponibles pour le moment :

Traitement du courrier Validation courrier Courriers en copie Services autoriss

Une fois toutes les informations remplies, il faut cliquer sur le bouton Ajouter le groupe . Le nom du groupe apparait alors dans la liste des groupes associs. Pour modifier des paramtres lis un groupe, cliquez sur le nom du groupe et la fentre ci-dessus apparait.

Une fois le paramtrage de la bannette termin, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Modifier la bannette , sinon les paramtres (y compris les groupes associs) ne seront pas pris en compte.

Historique
Vous pouvez accder cette page de deux faons :

Cliquer sur le lien Visualiser l'historique dans le menu droulant Cliquer sur le lien partir de la page d'administration

Les vnements tracs dans l'historique dpendent des choix faits dans le fichier de configuration config.xml. L'historique se prsente sous la forme d'une liste pagine. On peut trier cette liste sur la date de l'vnement, l'utilisateur responsable de l'vnement, la table concerne et le type d'action. On peut ainsi avoir accs rapidement aux informations que l'on recherche.

Rouverture de courrier

En cas d'erreur d'un utilisateur qui aurait cltur un courrier trop vite, il est toujours possible l'administrateur de rouvrir ce courrier. Il lui suffit de rentrer le numro GED du courrier et de cliquer sur le bouton Modifier le statut .

Paramtrage de Maarch LetterBox


Les utilisateurs autoriss (dont le groupe primaire a le droit de paramtrage) ont accs au menu "paramtrage".

Types de documents
Liste des types de documents Vous pouvez accder cette page de deux faons :

Cliquer sur le lien Grer les types de documents dans le menu droulant Cliquer sur le lien partir de la page d'administration

C'est partir de cette page que l'on gre les types de documents. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les types de documents sont classs par ordre alphabtique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les types commenant par cette lettre sont affichs. Il est possible de chercher un type quand on connat son identifiant en tapant son identifiant ou le dbut de son identifiant dans la bote de recherche. La liste des types de documents est pagine, il est possible de naviguer entre les pages l'aide de la liste des pages ou des liens Page Prcdente et Page suivante .

Les actions possibles sur les types de documents :


Modifier les informations d'un type Supprimer un type Ajouter un nouveau type

Modifier / Ajouter un type de document

Toutes les informations demandes sont obligatoires. Une fois un type de document cr, comme pour les groupes et les utilisateurs, pour des raisons de cohrence, on ne peut plus modifier son identifiant. L'identifiant d'un type est compos de lettres et de chiffres uniquement. Les types de document dpendent des collections documentaires, c'est pourquoi il faut choisir une collection. Par dfaut, il n'y a qu'une seule collection dans Maarch LetterBox, la collection Courriers . Le champ Dlai de traitement correspond au nombre de jours maximum de traitement pour ce type. Il est calcul partir de la date d'enregistrent du courrier dans la base. Le champ Dlai premire relance est utilis pour la notification. C'est le nombre de jours avant la date limite durant lequel la premire notification est envoye. Le champ Dlai deuxime relance correspond la notification de retard. C'est le nombre de jours aprs la date limite durant lequel sera envoye la notification.

Modles de document
Les modles de document permettent la gnration de rponse lors du traitement d'un courrier. Liste des modles Vous pouvez accder cette page de deux faons :

Cliquer sur le lien Grer les modles dans le menu droulant Cliquer sur le lien partir de la page d'administration

C'est partir de cette page que l'on gre les modles. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les modles sont classs par ordre alphabtique. En cliquant sur une des lettres visibles, seules les modles commenant par cette lettre sont affichs. Il est possible de

chercher un modle quand on connat son identifiant en tapant son identifiant ou le dbut de son identifiant dans la bote de recherche. La liste des modles est pagine, il est possible de naviguer entre les pages l'aide de la liste des pages ou des liens Page Prcdente et Page suivante .

Les actions possibles sur les modles


Modifier les informations d'un modle Supprimer un modle Ajouter un nouveau modle

Modifier / Ajouter un modle

Le nom du modle permettra de choisir, lors du traitement, quel type de rponse sera gnr, il est donc obligatoire. Il est possible d'ajouter des commentaires un modle, mais cela reste facultatif. Maarch utilise une version personnalise de l'diteur de texte open source tiny_mce. Il est possible de placer des champs variables dans le modle grce la liste droulante Maarch options . Les lments contenus dans cette liste correspondent des informations associes au courrier lors de l'indexation ou du traitement. Ces champs seront automatiquement remplacs lors de la gnration de la rponse par les informations correspondantes (dates, noms, etc...). Les modles sont associs aux services. Un modle peut tre associ plusieurs services. Si un modle n'est associ aucun service, il ne sera jamais prsent lors du traitement. Lors du traitement d'un courrier, la liste des modles de rponse prsente correspond tous les modles associs au service destinataire du courrier. Une fois les informations entres, cliquez sur le bouton Valider les changements .

metteurs/Expditeurs
Les premiers sont les "metteurs" des courriers que vous recevez. Ils vous permettent de prdfinir un certain nombre d'metteurs plutt institutionnels qui vous envoie du courrier trs frquemment. Les expditeurs permettent de dfinir une liste d'expditeur rcurrents utilise lors de l'enregistrement du courrier sortant. Ces deux crans de paramtrage ont t regroups dans cette doc parce que leur fonctionnement est semblable en tout point. Liste Vous pouvez accder cette page de deux faons :

Cliquer sur le lien Grer les metteurs dans le menu droulant Cliquer sur le lien partir de la page dadministration

Cest partir de cette page que lon gre les metteurs. Comme pour les groupes et les utilisateurs, les metteurs sont classs par ordre alphabtique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les metteurs commenant par cette lettre sont affichs. Il est possible de chercher un metteur quand on connat son nom en tapant son nom ou le dbut de son nom dans la bote de recherche. La liste des metteurs est pagine, il est possible de naviguer entre les pages laide de la liste des pages ou des liens Page Prcdente et Page suivante . Les actions possibles sur metteurs

Modifier les informations dun metteur Supprimer un metteur Ajouter un nouvel metteur

Cration / Modification

Seul le nom est obligatoire. Toutes les autres informations sont facultatives.

Utilisation des scripts de notification

Maarch LetterBox offre 3 types d'alertes diffrentes :


Arrive de nouveaux courriers traiter ou en copie ( notif.php) Notification qu'il ne reste qu'une semaine pour le traitement ( relance1.php) Notification du courrier en retard (relance2.php)

A ces 3 types d'alertes correspondent 3 scripts que vous pouvez choisir d'activer ou non selon vos besoins. Les scripts doivent tre activs en mode batch quotidien, ils sont en effet conus pour tre lancs quotidiennement. Il est ncessaire pour les notifications d'avoir un serveur mail actif.

Paramtrage des scripts : fichier config_notif.xml


Le fichier config_notif.xml permet de paramtrer tous les scripts de notifications. Il fonctionne sur le mme principe que le fichier config.xml.
<CONFIG> o <databaseserver> : Nom de votre serveur de base de donnes o <databasename> : Nom de la base de donnes Maarch LetterBox o <databaseuser> : Utilisateur de la base de donnes o <databasepassword> : Mot de passe de la base de donnes o <lang> : Langue choisie, pour l'instant seulement le franais est disponible (fr) o <mailfrom> : Mail utilis pour la notification o <debug> : Activation du mode debug (true/false) o <UNIXserver> : Serveur de type Unix ou non (true/false) o <MaarchDirectory> : Chemin de l'application Maarch : doit se terminer par

un slash
o <MaarchURL> : URL de l'application Maarch LetterBox <TABLENAME> o <doctypes> : Table contenant les types de documents grs (demande,

runion, plainte...) <history> : Table historique des transactions sur la base penser la vider quand elle devient trop grosse o <listinstance> : Table contenant les diffrentes listes de diffusion selon le type de documents o <users> : Table des utilisateurs o <services> : Table des services <RESOURCES> (nom de la table de ressources) o <tablename> : Table contenant les informations sur les documents o <comment> : Commentaire sur la table
o

Activation des scripts sous Windows


Sous Windows, le moyen le plus simple est de crer une tache planifie. Etape 1 : Crer un fichier bat

Ce fichier va servir lancer une commande php en ligne. Cette commande va correspondre au lancement du script de notifications. Ouvrez un diteur de texte simple (bloc notes ou wordpad) et tapez cette ligne (tout le texte est sur la mme ligne) sur la mme :
Chemin vers votre php.exe\php "Chemin vers Maarch LetterBox\scripts connexions\nom du script activer" "Chemin vers Maarch LetterBox\scripts connexions\config_notif.xml"

Exemple avec xampp:


C:\ProgramsFiles\xampp\php\php "C:\ProgramsFiles\xampp\htdocs\maarch_letterbox\scripts connexions\notif.php" "C:\ProgramsFiles\xampp\htdocs\maarch_letterbox\scripts connexions\config_notif.php"

Enregistrer ensuite ce fichier avec l'extension bat, ex : script_notif.bat Etape 2: Crer une tache planifie Une tache planifie, comme son nom l'indique, permet de programmer le lancement d'une application ou d'un script. Pour cela ouvrez le Panneau de Configuration windows, puis cliquez sur Taches planifies , enfin cliquez sur Crer une tache planifie .

Cliquez sur le bouton Parcourir et choisissez le fichier bat que vous venez de crer.

Nommez ensuite la nouvelle tache comme vous le souhaitez puis choisissez Tous les jours .

Choisissez l'heure de dbut de la nouvelle tche. Nous vous conseillons de lancer la tche une heure o vous tes certains qu'il n'y aura plus d'ajout de courrier. Choisissez ensuite partir de quelle date vous souhaitez le lancer. Cliquez ensuite sur Suivant et faites ce qu'on vous demande.

Vous devez recommencer tout le processus pour chaque notification que vous souhaitez activer.

Activation des scripts sous Linux/Unix


Sous Linux, il n'y a pas besoin de faire un fichier bat et de crer une tache planifie, il suffit de lancer le script PHP partir de crontab. Pour acceder la configuration de crontab, ouvrez un terminal (console) et tapez :
~ $ crontab -e

Dans l'diteur ouvert, il faut ajouter une ligne de ce type :


50 23 * * * Chemin_de_php Chemin_script__lancer (avec d'ventuels arguments)

Ici on lance le script tous les jours 23h50. Il faut rajouter autant de lignes dans la crontab que de scripts que l'on souhaite activer. Pour avoir plus d'informations sur l'utilisation de crontab et sur la syntaxe des lignes ajouter, ouvrez un terminal et tapez :
~ $ man crontab