13-Administracin de Tecnologa [Parte 2]. Seleccin de Hardware y Software.

La adquisicin de hardware y software para un ambiente de aplicaciones comerciales, ya sea por primera vez o en reemplazo del ya existente, constituye una decisin de alta trascendencia para la empresa, tanto por el monto de la inversin que conlleva como por el hecho de que la adquisicin est normalmente concebida como un soporte vital a estrategias de la empresa para alcanzar sus objetivos y metas: ampliar cualitativa y cuantitativamente la capacidad para hacer negocios; aumentar la eficiencia de sus operaciones; apoyar la gestin administrativa de sus ejecutivos; ofrecer de productos y servicios ms competitivos; y mejorar la imagen y confianza interna y externa. En la decisin de adquirir estos recursos debera prevalecer el criterio de maximizar los beneficios de la empresa; pero a menudo se toma la decisin en condiciones inadecuadas, como: escaso tiempo dedicado al anlisis de necesidades y alternativas de solucin; influencia determinante de marcas tradicionales en el mercado; y escaso apoyo en criterios y opiniones profesionales.

Protagonistas del Proceso.

En el proceso de seleccin de hardware y software deben Intervenir de manera comprometida tres clases de protagonistas: el gerente informtico, la alta direccin de la empresa y los representantes de venta de los proveedores de estos productos. Gerente informtico. Es la persona que debe llevar la iniciativa durante todo el proceso de seleccin, para lo cual debe contar con conocimientos profundos y actualizados sobre TIC. Alta direccin de la empresa. Debe estar representada en el proceso por el COMINFO. Provee el enfoque corporativo y el apoyo al gerente informtico en trminos de recursos, solidaridad y confianza. Representantes de venta. Su funcin dentro del proceso debe ser la de asesores encargados de proponer las mejores soluciones desde la perspectiva de las empresas que representan y facilitar la informacin necesaria para conocer y evaluar los productos y servicios que propongan.

Actividades Previas al Proceso.

Antes de iniciar el proceso de seleccin de hardware y software es necesario ejecutar ciertas actividades que justifican la decisin de adquirir estos recursos y generan las condiciones que enmarcan el proceso de seleccin dentro de un enfoque corporativo. Estas actividades son: constitucin del Comit de Desarrollo Informtico, formulacin de un plan de desarrollo informtico, especificacin de los macrorequerimientos informticos y evaluacin del sistema informtico actual de la empresa. Macrorequerimientos informticos. Se expresan mediante la especificacin funcional de los sistemas y subsistemas informticos de la empresa, bases de datos, usuarios y volumen de transacciones, consultas, reportes, datos, etc. que el sistema informtico de la empresa debe manejar a mediano plazo; todo ello estructurado segn el modelo del sistema de informacin de la empresa que se haya adoptado previamente. El resultado de esta actividad es la arquitectura informtica de la empresa. Evaluacin del sistema informtico actual. La evaluacin tiene por objetivo determinar la capacidad del sistema informtico actual de la empresa para lograr los objetivos estratgicos y metas expresados en el plan de desarrollo informtico; y para satisfacer plenamente los macrorequerimientos informticos. Estas capacidades haran innecesario adquirir hardware o software adicional; pero cuando el sistema actual est siendo utilizado cerca del lmite de su capacidad, la evaluacin tiende determinar la necesidad de adquirir estos recursos, debido a que los actuales exhiben claros signos de obsolescencia tcnica, tecnolgica o econmica, aunque fsicamente funcione bien. La evaluacin comprende a todos los elementos del sistema informtico: equipo, software, sistema operativo, recurso humano, mtodos de trabajo, organizacin de la Unidad Informtica, documentacin y satisfaccin de clientes y usuarios, entre otros.

Proceso de Seleccin.
La metodologa para la seleccin de hardware y software comprende los siguientes pasos : 1. Especificacin de criterios de evaluacin. 4. Evaluacin econmica 2. Obtencin de ofertas tcnico/econmicas. 5. Anlisis costo/calidad 3. Evaluacin tcnica 6. Informe tcnico
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Criterios de Evaluacin.
Las ofertas tcnico/econmicas para el suministro hardware y software deberan estar estructuradas y documentadas de manera que faciliten lo ms posible su evaluacin posterior. Para promover esa facilidad es conveniente ejecutar las siguientes actividades: definir los criterios de evaluacin y sus ponderaciones; especificar reglas de calificacin; especificar los elementos de informacin requeridos en las ofertas; elaborar el Manual de Especificaciones e invitar a ofertar.
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Garca C.E.,Seleccin de Sistemas de Procesamiento de Datos. Memorias del CONIMEIRA II. San Salvador, septiembre/1986, p.562-584.

Se parte de tres macrocriterios: calidad del hardware, calidad del software y calidad del soporte. El macrocriterio calidad del hardware sirve para evaluar las caractersticas tcnicas del hardware; el de calidad del software para evaluar las caractersticas tcnicas del software; y el de calidad del soporte para evaluar las facilidades con que Cuadro 13.9. Criterios de evaluacin. cuenta el proveedor potencial para proporcionar soporte tcnico a la empresa en la solucin de MACROCRITERIO CRITERIO problemas de mantenimiento y uso de lo ofertado; SOPORTE 1. Antecedentes de la empresa oferente problemas de desarrollo de nuevas aplicaciones y 2. Soporte tcnico en general 3. Soporte tcnico para conversin problemas de conversin. 4. Procesador central Cada uno de los tres macrocriterios se desagrega en HARDWARE 5. Memoria principal varios criterios para facilitar su posterior anlisis y 6. Sistema de memoria en disco evaluacin. En el Cuadro 13.9 se especifican a 7. Sistema de backup manera de ejemplo diecinueve de estos criterios. De 8. Sistema de terminales la misma manera y con el mismo propsito, cada uno 9. Sistema de impresin de los criterios es dividido en varios subcriterios, de 10. Sistema de comunicaciones los que se presenta una muestra para algunos crite11. Vida til del equipo rios en el Cuadro 13.10. 12. Requerimientos medio-ambientales La desagregacin de macrocriterios en criterios y de 13. Expandibilidad criterios en subcriterios se realiza por las reglas de SOFTWARE 14. Sistema operativo un proceso topdown. El resultado final de este 15. Sistema de manejo de archivos proceso es una estructura jerrquica de criterios de 16. Lenguajes de programacin evaluacin, comprensiva con respecto a los fines que 17. Programas utilitarios se persiguen. Tres niveles de desagregacin suelen 18. Sistema de manejo de bases de datos ser suficientes. 19. Software de aplicacin Los criterios para la evaluacin econmica son ms o menos estndar y ampliamente conocidos: precios FOB y CIF; impuestos; costos de instalacin, entrenamiento y mantenimiento; tiempo de garanta; opciones de adquisicin y formas de pago. Ponderaciones. La importancia de cada macrocriterio tcnico con respecto a los otros se establece Cuadro 13.10. Subcriterios y ponderaciones para la evaluacin tcnica. a travs de una ponderacin porcentual. Por ejemplo: Calidad del soporte: 30%; calidad del hardware: 35%; CRITERIO/SUBCRITERIO: PONDER y calidad del software: 35%. Total: 100% Antecedentes de la empresa oferente: 1. La importancia de cada criterio se define distribuyendo la 1.1. Tiempo de operacin en El Salvador (aos) 2 ponderacin porcentual de cada macrocriterio entre cada 1.2. Sede de la oficina principal 2 1.3. Relacin con fabricantes del sistema ofertado 3 uno de sus criterios, de manera proporcional a su importancia relativa. En el Cuadro 13.11 se ilustra a 3. Soporte tcnico para conversin: 3.1. Duracin estimada segn oferente (semanas) manera de ejemplo el resultado de estas ponderaciones. 1 3.2. Soporte que se espera del oferente 2 Finalmente, la ponderacin de cada subcriterio se 3.3. Cronograma de actividades 1 establece de manera individual, asignndoles un factor 3.4. Herramientas de software disponibles 3 de importancia dentro de una escala de enteros del 1 al 3.5. Observacin durante pruebas realizadas 3 3, cuya interpretacin es la siguiente: 1: Se trata de un Procesador central (CPU): subcriterio importante; 2: Se trata de un subcriterio muy 4. 4.1. Tamao del procesador (bits) 1 importante; y 3: Se trata de un subcriterio esencial. El 4.2. Cantidad de registros generales 2 Cuadro 13.10 presenta ejemplos de ponderaciones 4.3. Tamao de registros generales (bits) 2 asignadas a una muestra de subcriterios. 4.4. Nmero de puertos de entrada/salida 2 4.5. Ciclo de memoria (nseg) 2 Reglas de calificacin: Se debe establecer una 4.6. Memoria de cach propuesta/mxima (Kb) 2 regla bsica de calificacin para cada uno de los 4.7. Nmero de instrucciones 1 subcriterios tcnicos de evaluacin, la cual en 4.8. Velocidad de reloj interno (GHz) 2 algunos casos est basada en un conjunto de valores 4.9. Arquitectura en general 2 preestablecidos y en otros casos en el valor ms Expandibilidad: beneficioso exhibido por las alternativas que entren a 13. 13.1. Memoria principal: propuesto/mximo (Kb) 2 consideracin. En el Cuadro 13.12 se presentan 13.2. Memoria en disco: propuesto/mximo (Mb) 2 ejemplos de reglas bsicas para algunos subcriterios, 13.3. Terminales locales: propuesto/mxima 3 asumiendo una escala de calificacin entera entre 13.4. Terminales remotas: propuesto/mximo 2 13.5. Impresoras centrales: propuesto/mximo cero y diez. 1 El objetivo fundamental de establecer estas reglas es facilitar la calificacin de los subcriterios de cada oferta, aplicando reglas normalizadas, lo que se facilita ya que son independientes del momento de calificacin y de los criterios personales del calificador.

Cuadro 13.12. Ejemplos de reglas de calificacin Elementos de informacin. A partir de los criterios de evaluacin, las ponderaciones y SUBCRITERIO REGLA BASICA reglas de calificacin, se procede a definir qu 1.1. Tiempo de operacin de Un punto por cada ao de operacin elementos de informacin es necesario que la empresa oferente en en el pas. proporcionen los potenciales proveedores en pas. sus ofertas. 1.3. Relacin del oferente Diez puntos si sucursal; ocho si Puesto que los valores de estos elementos de con el fabricante del distribuidor exclusivo; seis si informacin deben ser especificados por cada sistema. distribuidor no exclusivo. oferente, resulta conveniente estructurarlos 4.1. Tamao del procesador Diez puntos si 64 bits; 8 puntos si 32 como un cuestionario que refleje fielmente la central. bits. estructura jerrquica de los criterios tcnicos y econmicos de evaluacin. Mediante este 13.1. Expansibilidad de la Un punto por cada 256 Mb arriba de instrumento se obtiene informacin de cada memoria principal. 512. oferta estructurada de manera uniforme y se facilita al oferente proveer dicha informacin. Por otro lado, este mecanismo tambin facilitar el anlisis comparativo de las ofertas que entren a consideracin. La Figura 13.3 ilustra un ejemplo del cuestionario para dos criterios tcnicos: Antecedentes de la Empresa Oferente y Soporte Tcnico General. Manual de Especificaciones. El Manual de Especificaciones es un documento hecho en la Unidad Informtica y aprobado por el Comit de Desarrollo Informtico, para que sirva de base y orientacin a los proveedores de hardware y software que van a ser invitados a ofertar, en la preparacin de sus ofertas tcnico/econmicas. El contenido y la organizacin del manual deben orientarse a facilitar a los proveedores la formulacin de ofertas pertinentes y oportunas; lo cual a su vez simplificar el proceso de evaluacin de las Cuadro 13.11. Ponderacin de criterios para evaluacin tcnica. ofertas a la empresa. Para lograr este doble MACRO PONDEPONDEpropsito el manual deber contener CRITERIO RACION C R I T E R I 0 RACIN informacin relevante acerca de: SOPORTE 30% 1. Antecedentes de la empresa oferente 8% a. Antecedentes de la Empresa: actividad a 2. Soporte tcnico en general 10% que se dedica, filosofa de trabajo, 3. Soporte tcnico para conversin 12% organizacin, etc. HARDWARE 35% 4. Procesador central 3% b. Sistema actual de procesamiento de datos: 5. Memoria principal 3% configuracin del hardware, sistema 6. Sistema de memoria en disco 5% operativo, software utilitario, lenguajes de 7. Sistema de backup 3% 8. Sistema de terminales 5% programacin, mtodos de procesamiento, 9. Sistema de impresin 4% aplicaciones, etc. 10. Sistema de comunicaciones 2% c. Proyectos de desarrollo informtico: 11. Vida til del equipo 3% objetivos, sistemas, subsistemas, bases de 12. Requerimientos medio-ambientales 2% datos, usuarios, etc. 13. Expandibilidad 5% d. Configuracin y capacidades esperadas del SOFTWARE 35% 14. Sistema operativo 8% hardware y software a adquirir. 15. Sistema de manejo de archivos 7% e. Requerimientos de conversin: volumen de 16. Lenguajes de programacin 7% aplicaciones, programas, procesos , 17. Programas utilitarios 8% aplicaciones, etc. 18. Sistema de manejo de bases de datos 4% f. Requerimientos de soporte: conversin de 1% 19. Software de aplicacin aplicaciones, desarrollo de aplicaciones, 100% 100% mantenimiento de hardware y software, etc. TOTAL g. Requerimientos de capacitacin: operadores, analistas/programadores, administradores y usuarios. h. Reglas de presentacin de ofertas: fechas lmites, formatos, condiciones especiales, etc. i. Elementos de informacin requeridos en la oferta: cuestionario a imagen de la estructura jerrquica de los criterios de evaluacin tcnica y los de evaluacin econmica. El manual debe tener en su primera pgina una nota de confidencialidad; en la que se debe establecer claramente que toda la informacin contenida en el manual es propiedad de la empresa, y que se pone a la disposicin del oferente con el exclusivo propsito de que pueda preparar una oferta. Invitacin a ofertar. Una vez que se tiene listo el Manual de Especificaciones, la empresa est lista para solicitar ofertas a empresas proveedoras de hardware y software. En este momento, el gerente informtico ya debe tener un claro conocimiento acerca de qu empresas pueden ser consideradas para presentar ofertas, conocimiento adquirido a travs de los contactos informales que ha tenido durante el proceso y de su conocimiento del mercado. Lo ms recomendable es que el nmero de empresas invitadas no pase de cinco. La carta de solicitud de oferta debe estar dirigida al gerente general de la empresa invitada, acompaada de una copia

para el representante de ventas. La carta debe establecer en las condiciones generales bajo las cuales se espera que sea presentada la oferta: idioma, nmero de copias, formato y fecha lmite de entrega; y a quin debe acudir el oferente en caso de requerir alguna ampliacin. La carta debe ser firmada por una persona del ms alto nivel de la empresa, como el gerente general o el presidente. Para la gran mayora de los casos, un perodo de cuatro semanas suele ser un tiempo ms que suficiente para que los oferentes preparen sus propuestas.

Figura 13.3. Ejemplo de cuestionario para obtener elementos de informacin.

ELEMENTOS DE INFORMACIN REQUERIDOS EN LA OFERTA 1. Sobre la Empresa Oferente: 1.1. Presentan una breve resea histrica (antecedentes) de la Compaa oferente, desde su fundacin hasta la fecha, incluyendo tiempo de operacin en El Salvador, reas de servicio y personera jurdica. 1.2. Pas sede de la oficina principal del oferente en Centroamrica: __________________________________________________________________ 1.3. Tipo de relacin del oferente con los fabricantes del hardware y software ofertados: __________________________________________________________________ Sobre el Soporte Tcnico: 2.1. Listar toda la documentacin que acompaa al hardware y software ofertados. 2.2. Describir brevemente las instalaciones fsicas permanentes con que cuenta el oferente, exclusivamente dedicadas para el entrenamiento y desarrollo del personal tcnico y ejecutivo de sus clientes: locales, equipos, mtodos, etc. 2.3. Dar el nombre y una breve descripcin de la formacin tcnico/acadmica de cada miembro del personal con que cuenta el oferente para brindar asesora tcnica a sus clientes en actividades de anlisis, diseo, programacin y conversin de sistemas. 2.4. Dar el nombre y una breve descripcin de la formacin tcnico/acadmica de cada miembro del personal con que cuenta el oferente para dar servicio de mantenimiento a los equipos y software incluidos en la oferta. 2.5. Describir brevemente las facilidades con que cuenta el oferente para el mantenimiento del hardware y software incluidos en la oferta: inventario de repuestos, mtodos de diagnstico, equipos de backup, tiempos de respuestas, etc. 2.6. Dar el nombre de las instituciones y empresas en las cuales el oferente haya instalado recientemente o est por instalar equipos compatibles con el ofertado, dando una breve descripcin de su configuracin. 2.7. Describir brevemente las facilidades con que cuenta el oferente para llevan a cabo la actualizacin peridica del hardware y del software del equipo incluido en la oferta. 2.8. Describir brevemente las publicaciones peridicas que el oferente pone a disposicin de los usuarios de sus equipos: nombre, periodicidad, polticas de suscripcin, idioma, etc. Incluir un ejemplar de la edicin ms reciente. 2.9. Tiempo de respuesta mximo que el oferente puede garantizar para la atencin de fallas en el equipo ofertado: _______horas.

2.

Evaluacin Tcnica.
La metodologa para realizar la evaluacin tcnica comprende cinco pasos: anlisis de las ofertas, normalizacin de especificaciones, validacin de especificaciones, calificacin de subcriterios y sntesis de calificaciones. Se basa primordialmente en los valores de los elementos de informacin proporcionados por los oferentes en el cuestionario incluido; pero tambin se alimenta de otras fuentes de informacin tales como: la informacin tcnica proporcionada por los oferentes en sus propios formatos; la literatura tcnica publicada por los fabricantes anexa a las ofertas; la informacin contenida en revistas y reportes tcnicos; las opiniones de clientes y exclientes de los oferentes; y las opiniones de profesionales que han estado alguna vez involucrados en un proceso similar. De ms est decir que la evaluacin tcnica debe realizarse apoyndose en un computador. Anlisis de ofertas. En este paso se revisan los valores de los elementos de informacin de cada oferta, con el fin de excluir de cualquier consideracin posterior a las que no se apeguen en lo fundamental a los requerimientos esenciales expresados en el Manual de Especificaciones o a los requerimientos generales de presentacin establecidos en la carta de solicitud. Este anlisis debe realizarse de una manera rpida, siendo normalmente suficiente la dedicacin de un da entero por oferta. De la misma manera, la decisin de excluir a cualquier oferta que no se apegue a los requerimientos esenciales debe tomarse expeditamente. Durante la ejecucin de esta etapa se descubre el hecho de que pocos proveedores estn en la capacidad de aprovechar la totalidad de la informacin proporcionada en el Manual de Especificaciones para formular ofertas

tcnicamente completas y adecuadas a la situacin de la empresa, pese a la gran cantidad de tiempo y esfuerzo que la mayora de ellos honestamente dedican. Normalizacin de especificaciones. Esta actividad consiste en documentar para cada una de las ofertas todos los subcriterios a considerar en la evaluacin, buscando simultneamente que la documentacin de cada subcriterio quede normalizada en todas las ofertas en cuanto a unidades de medida, volumen, longitud, capacidad, potencia, ubicacin, consumo, etc. y en cuanto a interpretacin conceptual. La fuente fundamental de informacin para llevar a cabo esta documentacin son los valores de los elementos de informacin especificados en las ofertas. Para ello se puede usar un formulario como el de la Figura 13.4 para el criterio Procesador Central (CPU), asumiendo un caso de tres ofertas. Esta actividad exige gran dedicacin y esfuerzo Figura 13.4. Hoja de Documentacin de Subcriterios. al evaluador, debido sobre todo a elementos de PONDERACIN: 3% informacin en blanco o con valores CRITERIO: 4 - Procesador Central (CPU) No. Subcriterio Peso Oferta A Oferta B Oferta C inconsistentes respecto a otros dentro de la misma oferta. 1 Tamao del procesador (bits) 1 32 32 64 Toda inconsistencia o informacin en blanco debe resolverse de la mejor forma posible analizando el resto de la informacin incluida en la oferta; o consultando al representante de venta o cualquier otra fuente de informacin. Esta actividad suele consumir entre dos y tres semanas.
2 3 4 5 6 7 8

Cantidad de registros generales Tamao de registros generales (bits) Nmero de puertos de entrada/salida Memoria cach (Mb) Nmero de instrucciones Velocidad de reloj interno (GHz) Arquitectura en general

2 2 2 2 1 3 3

18 32 16 512 214 2.0 stack

16 32 12 256 144 2.5 Von

16 48 8 384 256 2.5 Von

Validacin de especificaciones. Esta actividad OBSERVACINES: Los tres procesadores detectan errores de doble bits y autocorrigen es la que ms tiempo y esfuerzo demanda en errores de un slo bit. proceso de evaluacin tcnica: entre cuatro y seis semanas. Consiste en validar hasta donde sea posible los valores de todos los elementos de informacin brindados por cada oferente, confrontndolos con fuentes de informacin alternativa apropiadas: escrituras pblicas, especificaciones tcnicas de fabricantes y opiniones de clientes de los oferentes. La validacin de algunos de estos valores requiere la ejecucin de pruebas reales, para lo cual debe solicitarse la colaboracin del oferente para que facilite los medios para realizarlas. No se debe escatimar recursos para ello. El tiempo de respuesta de los oferentes a los requerimientos de informacin adicional suele llevar varios das, a veces semanas y no es raro que las respuestas nunca lleguen. Algunas veces es difcil confirmar la validez de la totalidad de elementos de informacin de una oferta; pero de ninguna manera debera darse por concluida esta actividad, sin antes haber validado todos los elementos de informacin que corresponden a subcriterios ponderados como muy importantes o esenciales. Las inconsistencias entre los datos de los oferentes y los de los fabricantes son a veces sorprendentes, y suelen estar asociadas a las capacidades mximas de los objetos propuestos. Calificacin de subcriterios. Cada subcriterio Figura 13.5. Hoja de Calificacin de Subcriterios. debe calificarse de manera individual y totalmente independiente de su factor de CRITERIO: 4 - Procesador Central (CPU) %Pes Oferta A importancia y de los valores asignados a otros No. Subcriterio subcriterios. Resulta muy conveniente utilizar 1 Tamao del procesador (bits) 6.2 10 una escala de valores enteros entre cero y diez, 2 Cantidad de registros generales 12.5 10 cero para la calificacin ms baja y diez para la 3 Tamao de registros generales (bits) 12.5 8 ms alta, como en la Figura 13.5, ya que la 4 Nmero de puertos de entrada/salida 12.5 10 mayora de personas est familiarizada con tal 12.5 10 escala. La calificacin debe realizarse 5 Memoria cach (Mb) 6.2 10 exclusivamente en funcin de la informacin que 6 Nmero de instrucciones 18.8 8 de cada subcriterio en la Hoja de Documentacin 7 Velocidad de reloj interno (GHz) de Subcriterios generada y validada en los pasos 8 Arquitectura en general 18.8 10 previos. 9.4 Promedio ponderado

PONDERACIN: 3% Oferta B 10 10 8 8 8 8 10 8 8.8 Oferta C 10 10 10 6 9 10 10 8 9.0

Una vez asignada una calificacin a todos los subcriterios de cada alternativa, se procede a calcular los promedios ponderados de cada criterio, convirtiendo los factores de importancia de los subcriterios a factores porcentuales, tomando como base la suma de los factores de importancia de los subcriterios. En la figura 13.5 se presenta un ejemplo para el criterio Procesador Central (CPU), asumiendo de nuevo un caso de tres ofertas.

Sntesis de calificaciones. Mediante esta actividad se produce un reporte sinttico de calificaciones ponderadas, como se muestra en el Cuadro 13.13, en el que se presenta la calificacin de cada macrocriterio y criterio de cada oferta. La ltima fila muestra la calificacin tcnica global de cada oferta; en este caso 8.9, 7.6 y 7.5 para las ofertas A, B y C respectivamente. Desde un punto de vista puramente tcnico, la oferta A es la que debera ser seleccionada. Ntese que en este caso, que corresponde a uno real, las calificaciones del soporte son las ms bajas para todas las alternativas; y que en la fila penltima se muestra una calificacin, considerando slo el hardware y el software. Este cuadro es por s slo la fuente principal para generar las conclusiones del proceso de evaluacin tcnica, pues indica claramente cules son las mejores opciones para la empresa desde varios Cuadro 13.13. Calificacin tcnica por macrocriterios y criterios. ngulos y cules son los puntos ms %Peso Oferta A Oferta B Oferta C fuentes y ms dbiles de cada Macrocriterio/criterio Calificacin del soporte 30 7.6 6.5 6.0 alternativa. El proceso de sntesis se lleva a cabo de manera rpida y totalmente automtica.
1. Antecedentes de la empresa oferente 2. Soporte tcnico general 3. Soporte tcnico para conversin Calificacin del hardware 4. Unidad central de procesamiento 5. Sistema de memoria principal 6. Sistema de memoria en disco 7. Sistema de backup 8. Sistema de terminales 9. Sistema de impresin 10. Sistema de comunicacin remota 11. Vida til esperada del equipo 12. Requerimientos medioambientales 13. Expansibilidad Calificacin del software 14. Sistema operativo 15. Sistema de manejo de archivos 16. Lenguajes de programacin 17. Programas utilitarios 18. Sistema de manejo de base de datos 19. Software de aplicacin y conversin Calificacin de hardware y software Calificacin general 8 10 12 35 3 3 5 3 5 4 2 3 2 5 35 8 7 7 8 4 1 70 100 8.6 7.6 6.9 9.5 9.4 9.5 9.8 8.7 9.7 9.4 8.4 9.8 9.6 10.0 9.3 9.6 9.9 9.6 8.8 9.8 3.8 9.4 8.9 7.1 6.3 6.2 8.4 8.8 8.6 8.6 9.0 9.3 8.5 8.2 8.0 8.1 7.0 7.8 7.7 9.4 9.0 6.2 7.8 1.7 8.1 7.6 9.1 7.0 3.2 8.7 9.0 9.9 9.5 9.6 8.3 8.8 7.7 7.7 9.8 7.3 7.7 8.0 9.2 8.5 6.1 7.4 1.7 8.2 7.5

Evaluacin Econmica.
En contraste con la evaluacin tcnica, existe suficiente estandarizacin y abundante literatura sobre los mtodos y criterios a emplear para evaluar econmicamente ofertas alternativas. 2 Vase por ejemplo a Davis . La evaluacin econmica puede realizarse en paralelo con la evaluacin tcnica o inmediatamente despus; pero en todo caso, ambas evaluaciones deben hacerse de forma independiente; es decir, durante la evaluacin tcnica no debe hacerse ninguna consideracin econmica y durante la evaluacin econmica no se debe tomar en cuenta ningn criterio tcnico. Realizar la evaluacin econmica a posteriori tiene la ventaja de que el nmero de alternativas a considerar podra disminuir como producto de los resultados de la evaluacin tcnica.

Formulacin de supuestos. El primer paso en el proceso de evaluacin econmica es la formulacin de ciertos supuestos relacionados con los criterios de evaluacin definidos previamente en la etapa de preparacin para la obtencin de ofertas. Entre tales supuestos podran figurar los siguientes: a. Forma de adquisicin y pago. Al crdito o al contado. b. Vida til del hardware o software. Usualmente de tres a cinco aos con valor residual cero. c. Tasa de inters para calcular valor presente. Tasa de inters bancaria para prstamos a mediano plazo. d. Impuesto de importacin. Entre el 7% y 12% del valor CIF del hardware o software. e. Desembolso anual en concepto de seguros:. El 0.6% del valor CIF.

Davis G., Olson M.; Management Information Systems; McGraw-Hill, 2a. ed., New York, 1994.

Figura 13.6. Hoja de Anlisis Econmico de Ofertas.

Oferta: A Documentacin de criterios. Los criterios de Valor evaluacin econmica son rubros que se documentan Subtotal Total presente para cada oferta en una Hoja de Anlisis Econmico de Rubro Ofertas, como la que se ilustra en la Figura 13.6, en la 1- Desembolsos iniciales $xxx,xxx $xxx,xxx que se asume que la base de comparacin de las Valor CIF .................................... $xx,xxx alternativas es el valor presente (VP) de todos los Precio FOB $x,xxx desembolsos. Hardware $x,xxx El VP de los desembolsos iniciales anotados en el Software $x,xxx numeral 1 es la suma de tales desembolsos. Transporte $x,xxx Otros $x,xxx El numeral 2 contiene los desembolsos que se harn Impuestos de importacin .............. $xx,xxx nicamente durante el primer ao. El valor presente de Instalacin ....................................... $xx,xxx stos es por lo tanto: Cableado $x,xxx VP = D1(1/(1+i)) Hardware/software $x,xxx Donde D1 es la suma de desembolsos del primer ao e i Otros $x,xxx es la tasa de inters anual. Entrenamiento inicial ...................... $xx,xxx El numeral 3 especifica los desembolsos que se harn Local $x,xxx anualmente desde el primer ao hasta el quinto. El VP Exterior $x,xxx de stos desembolsos uniformes es por lo tanto: 2- Desembolsos slo de 1er ao $xxx,xxx $xxx,xxx n n VP = Da{[(1+i) -1]/[i(1+i) ]} Conversin de aplicaciones ........... $xx,xxx Donde Da es la suma de desembolsos de cada ao, n es Asesora $x,xxx . el nmero de aos (5) e i es la tasa de inters anual. Tiempo computador $x,xxx La hoja provee espacio para los valores de los UPS c/estabilizador de lnea .......... $xx,xxx elementos de informacin directamente especificados 3- Desembolsos, aos del 1 al 5 $xxx,xxx $xxx,xxx por el oferente, como precios CIF y FOB, y para los Mantenimiento $xx,xxx valores que deben ser calculados por el evaluador. ................................. Hardware $x,xxx Sntesis de resultados. Los resultados del anlisis econmico se sintetizan en un slo cuadro que permita Software $x,xxx el anlisis de las ofertas en trminos del valor presente Capacitacin .................................... $xx,xxx de todos los desembolsos, como se ilustra en el Seguro de daos ............................. $xx,xxx Cuadro 13.14. TOTAL $xxx,xxx Este cuadro es la fuente principal para generar las conclusiones y recomendaciones del proceso de evaluacin econmica, pues indica claramente cul es la mejor opcin para la Cuadro 13.14. Valor presente de empresa desde este punto de vista, y qu rubros son los ms desembolsos. significativos para cada alternativa. Valor presente (US$) Tal como sucede en la evaluacin tcnica, el proceso de sntesis R U B R 0 Sist. A Sist. B Sist. C de resultados en la evaluacin econmica debera ser muy TOTAL xx,xxx xx,xxx xx,xxx expedito, ya que se puede llevar a cabo de manera totalmente Desembolsos iniciales xx,xxx xx,xxx xx,xxx automtica. Precio FOB del Sistema xx,xxx xx,xxx xx,xxx Anlisis Costo/Calidad. xx,xxx xx,xxx xx,xxx Transporte y Otros Los cuadros sintetizados de resultados de la evaluacin tcnica y la Impuestos de Importacin xx,xxx xx,xxx xx,xxx xx,xxx xx,xxx xx,xxx econmica proveen informacin suficiente para determinar cules son Gastos de Instalacin Adiestramiento inicial xx,xxx xx,xxx xx,xxx las mejores opciones de la empresa para cada punto de vista. Desembolsos de 1er. ao xx,xxx xx,xxx xx,xxx Pero las conclusiones de uno y otro pueden resultar contradictorias, en el sentido de que mejor oferta desde el punto Gatos de conversin xx,xxx xx,xxx xx,xxx xx,xxx xx,xxx xx,xxx de vista tcnico no es necesariamente la mejor desde el punto de UPS c/estabilizador de lnea vista econmico y viceversa. Un criterio ms significativo para Desembolsos, aos 1 al 5 xx,xxx xx,xxx xx,xxx tomar la decisin con respecto a cul de las ofertas consideradas Mantenimiento xx,xxx xx,xxx xx,xxx es la mejor para la empresa es aqul que resulta de relacionar los Capacitacin xx,xxx xx,xxx xx,xxx resultados de la evaluacin econmica con los de la evaluacin Seguros xx,xxx xx,xxx xx,xxx tcnica. A este criterio de decisin se le llama costo por unidad Otros xx,xxx xx,xxx xx,xxx de calidad y se genera al dividir el valor presente de los desembolsos totales considerados para cada alternativa entre su Parmetros: : 10.0% de CIF Tiempo : 8 aos correspondiente calificacin tcnica. Los resultados de este Valor de seguros Impuestos importacin : 5.0% de CIF Tasa inters : 10.0% anlisis costo/calidad pueden resumirse como se muestra en el Cuadro 13.15.

Segn este resultado, la mejor opcin para la empresa es la oferta A; la cual es la que obtuvo la mejor calificacin tcnica; pero es la segunda en la evaluacin econmica. Si la empresa se decidiera por la oferta de menor costo, el cuadro le demuestra cunto de calidad tcnica estara sacrificando. Informe Tcnico.

Cuadro 13.15. Anlisis costo/calidad. Valor Calific. Opcin Oferta Oferente presente tcnica 1 2 3 A B C X Y 7 $556,250 532,000 712,500 89 76 75 Costo/ calidad $6,250 7,000 9,500

El ltimo paso en la metodologa consiste en elaborar un informe tcnico del proceso de seleccin, el cual debe incluir una descripcin detallada y bien documentada de la metodologa, los resultados de cada etapa del proceso y las conclusiones y recomendaciones derivadas de estos resultados. Esto ltimo se concretiza esencialmente en es decir qu oferta es la mejor opcin para la empresa; cul es la segunda mejor opcin, etc.; haciendo ver las consecuencias derivadas de la adopcin de cada una de ellas. La documentacin de las ofertas evaluadas debe incluirse ntegramente en los anexos del informe tcnico. El informe tcnico es el insumo para que el Comit de Desarrollo Informtico de la empresa tome la decisin en cuanto a la adquisicin de la tecnologa considerada.