Evaluacin integral La definicin de evaluacin integral la podemos enmarcar de la siguiente manera: Es una herramienta que permite evaluar de una

manera integral, las reas y los procesos de las empresas, con un criterio sistemtico y cientfico y un enfoque constructivo, que permite ser un instrumento de vigilancia y de promocin y apoyo, para coadyuvar a elevar los niveles de efectividad y productividad de las empresas.

Los beneficios se pueden identificar en forma especfica en aquellas reas del organismo que presentan niveles crticos y que afectan directamente la consecucin de los objetivos generales de la empresa.

Su adecuada aplicacin permite evaluar de una manera integral:  El grado y forma en que se cumplen los objetivos sociales y/o econmicos.  Si son administrados con eficiencia, eficacia y economa los programas y los recursos tcnicos, materiales y financieros.  La efectividad de las reas y los procesos.  La eficiencia del personal  Las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades que tiene la empresa.

La forma de ejecutar una evaluacin integral varia dependiendo de donde y a quien se vaya a aplicar, ya que la gama tan grande de

empresas, proyectos, temas o reas, requiere de una adaptacin especial del mtodo de investigacin. u El alcance de la evaluacin. La revisin se puede hacer a un rea o a un grupo de reas, a una direccin o a un conjunto de ellas, o al organismo en su totalidad, dependiendo de la problemtica de cada empresa. El tiempo de realizacin de una evaluacin integral varia segn la extensin y profundidad del trabajo a realizar. El alcance estar en funcin de:  La naturaleza, magnitud y complejidad de cada empresa.  Sus fundamentos legales, objetivos, metas, programas, sistemas y controles.  Su complejidad estructural y funcional.  El grado de desarrollo organizacional en la que se encuentre.  La dimensin y alcance de sus interrelaciones y operaciones internas y externas.  El estado que guarde su entorno.  Su cobertura geogrfica  La disposicin de los recursos necesarios para su realizacin.  El tiempo necesario para su realizacin.  Las facilidades que se tengan para la obtencin de la informacin.  Lo que espera obtener quien contrata la evaluacin integral. La evaluacin integral debe ser flexible en su alcance, ya que depende de la cantidad de elementos y factores a estudiar, est condicionado a una serie de situaciones e intereses que determinaran su grado de

profundidad y dimensin, el tiempo a utilizar y las actividades a realizar.

Estructura del grupo de evaluacin Dependiendo de la magnitud de la evaluacin, se forman equipos de trabajo con los siguientes puestos:  Coordinador de proyecto.  Lder de proyecto.  Evaluadores A.  Evaluadores B. La cantidad de participantes en cada grupo de evaluacin y sus actividades, se determina con base a las necesidades de cada proyecto. u Participacin del grupo multidisciplinario de expertos. Por su carcter de integral, requiere del concurso de diferentes especialistas que emitan su opinin sobre la empresa, con respecto a la problemtica general y especifica, as como de las alternativas de accin y sus posibles soluciones.

La calidad

de la evaluacin

depende

en

gran

medida

del

profesionalismo, experiencia, capacidad y la idoneidad del personal experto que se contrate para diagnosticar reas tcnicas

especializadas.

La coordinacin y participacin de los expertos con los directivos de la organizacin es indispensable, ya que son estos los que conocen las fortalezas y debilidades de la empresa. u Planeacin de la evaluacin.

Se debe realizar, previamente a la ejecucin de cada evaluacin, una adecuada planeacin de:  Los objetivos de la revisin.  El alcance general y particular.  Los estudios a realizar.  Los procedimientos y oportunidad de los trabajos a desarrollar.  Las tcnicas y mtodos de apoyo que se utilizaran.  El sistema de medicin que se empleara.  El programa general de trabajo.  Estudios que se pueden realizar. Dependiendo de las caractersticas de cada empresa, se debern efectuar los estudios que el grupo de evaluacin considere necesarios para profundizar en las diferentes reas y procesos. Los estudios ms importantes son:  Del entorno de la base legal.  Del marco geogrfico, econmico y sociolgico.  De los objetivos, planeacin, organizacin, direccin y control.  De sistemas y procedimientos.  Del personal.  Del desarrollo organizacional.  De los recursos fsicos.  De las compras y abastecimiento.  De la produccin.  De conservacin y mantenimiento.

 De la comercializacin.  De la informacin.  De la comunicacin.  De los recursos financieros.  De la presencia de innovaciones tecnolgicas y su impacto en el mercado.

Estudios especiales como son la funcin social de la empresa, su crecimiento histrico, la experiencia y prestigio, la efectividad directiva, el alcance de sus beneficios y las polticas gubernamentales con relacin a otros pases con respecto de las empresas del mismo ramo y su repercusin. Tcnicas de apoyo. Para obtener la informacin y comprobacin necesarias y emitir una opinin de la empresa, se deben de usar algunos mtodos de investigacin, que permitan tener pruebas y evidencias de los hechos. La eleccin de las tcnicas o instrumentos de anlisis obedecer a la factibilidad de su aplicacin, dependiendo de la actividad o giro de cada empresa en lo particular. Entre las tcnicas ms utilizadas estn las siguientes:  Anlisis de informacin documental.  Entrevistas con directivos y responsables de reas y procesos especficos.  Observacin directa de reas de trabajo.  Aplicacin y anlisis de cuestionarios.  Aplicacin del enfoque sistemtico.

 Anlisis organizacional.  Anlisis de estadsticas.  Diagrama de parto y causa y efecto.  Analogas  Tcnicas cuantitativas de anlisis administrativo.  Anlisis de series de tiempo, correlacin, nmeros ndices y simulacin.  Diagramas de programacin. y de distribucin de espacio.  Matrices de especificaciones.  Frmulas para la evaluacin cuantitativa de la informacin.  Arbol de decisiones y redes para el anlisis lgico de problemas.  Tablas de decisiones, modelos, muestreo y ruta critica.  Programacin lineal.  Teora de colas o lneas de espera, de las decisiones y de juegos.  Grficas de control.  Criterios de medicin.  Es importante establecer criterios de medicin que permitan hacer objetivas las bases de la evaluacin, eliminando as cualquier criterio subjetivo. Cuando sea posible, debe establecerse la evaluacin en trminos cuantificables, para facilitar su interpretacin. Un correcto sistema de medicin de rendimiento se basa en la planeacin y el diseo adecuado de los diferentes indicadores que se vayan a utilizar.

Se debe determinar para cada indicador su periodicidad de medicin, la base comparativa y la unidad de medida. La base comparativa puede ser de un periodo, de un ejercicio o de una empresa con respecto a otra. Los indicadores se dividen en cualitativos y cuantitativos y se pueden establecer por reas o por procesos. Es conveniente tener algunos de los indicadores con cinco aos de antigedad, para tener proyecciones realistas y poder compararlos con los de la competencia.  Informacin necesaria para iniciar una evaluacin integral.  Organigrama de la empresa.  Plantilla del personal (puesto, sueldo antigedad, sindicalizados y confianza).  Currcula de mandos medios y superiores.  Informes al Consejo de administracin.  Planes, programas y presupuestos generales y especficos.  Manuales de organizacin y operacin.  Sistema integral de control y evaluacin.  Programa anual de auditora.  Guas de auditoria.  Informes de auditoria.  Resultados de la revisin de procedimientos y programas.  Observaciones y recomendaciones del rea de auditoria.  Seguimiento de medidas correctivas.  Quejas y denuncias.  Informe de hechos relevantes formulados por las reas de control.

 Cuentas por cobrar y pagar.  Sistemas y equipos de computo y comunicacin.  Contratos con los proveedores.  Pagos efectuados a los proveedores.  Descripcin del parque vehicular. (Modelo, marca, capacidad y precio).  Inventarios de muebles, equipos, maquinaria, refacciones y herramientas.  Programa de mantenimiento preventivo.  Controles institucionales.  Plizas de seguros.  Contratos de arrendamiento, con instituciones financieras, de compra - venta, etc.  Informes y reportes financieros, contables y administrativos.  Minutas de juntas de mandos medios y superiores. Etapas de la evaluacin integral. 1. Anlisis preliminar de la empresa. 2. Diagnstico integral de la empresa. 3. Diagnostico especfico de las reas crticas. 4. Conclusiones y recomendaciones. 5. Implantacin de recomendaciones. 6. Deteccin de mejoras obtenidas.

Resultados esperados. Tener resultados exitosos en la aplicacin de la metodologa, depende en gran medida de la capacidad del coordinador y lder del proyecto

para ejecutar sus funciones, ya que son quienes conducen el desarrollo de la evaluacin. Hay diferentes formas de obtener beneficios de la aplicacin de la evaluacin integral, dependiendo de la problemtica particular de cada empresa;

Las ventajas y beneficios que se pueden obtener son:  Aumentar el rendimiento del capital y reducir costos.  Encontrar alternativas y recomendaciones para el mejoramiento y expansin.  Comprobar la existencia e idoneidad de criterios para identificar, clasificar y medir los datos relevantes de la administracin y operacin.  Comprobar la calidad, confiabilidad y utilizacin de la

informacin gerencial.  Conocer el clima laboral en el que se desenvuelve la empresa.  Conocer la oportunidad, congruencia y calidad en la toma de decisiones.  Conocer las causas y extensin de los problemas.  Definir con claridad funciones, responsabilidades y relaciones entre las reas.  Desarrollar parcialmente un sistema formal de medicin del rendimiento.  Detectar fallas en mtodos y desempeos operacionales.

 Detectar las debilidades que se deben corregir.  Determinar la necesidad de mejoras a los sistemas y procedimientos existentes.  Determinar si la empresa esta operando con las utilidades que debiera.  Disear una estrategia para facilitar la transicin de una cultura de trabajo tradicional a una de mejoramiento continuo.  Efectuar con detenimiento un anlisis estructurado de la empresa y verla tal como se encuentra en el presente.  Encontrar respuestas a los problemas especficos de la empresa.  Equilibrar cargas de trabajo.  Evaluar el aprovechamiento pleno de la realizacin de esfuerzos, evitando duplicidades o trabajos innecesarios.  Evaluar el logro de las metas en relacin con los planes, pronsticos y presupuestos asignados.  Evaluar la necesidad de ajustar las estructuras

organizacionales.  Evaluar la necesidad de cambiar tecnologas por unas ms modernas.  Evaluar la suficiencia y efectividad de los sistemas de control interno, administrativo, financiero y operacional establecido.  Identificar reas especficas donde las mejoras podran lograrse.  Plantear nuevas estrategias de desarrollo.  Preparar un plan estratgico para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa.

Revisar la planeacin, organizacin, programacin, presupuestacin, integracin y direccin de la empresa.  Simplificar mtodos de trabajo y operaciones administrativas.  Validar criterios para la medicin de reas problema.  Verificar el cumplimiento de polticas y procedimientos establecidos.  Verificar la existencia, propiedad y funcionamiento de los procedimientos y mecanismos de salvaguarda de los recursos en general  Verificar la utilizacin de las diferentes capacidades de la empresa.  Verificar que se hayan adoptado parmetros adecuados para evaluar la economa, eficiencia y eficacia de la empresa.  Verificar si existen parmetros razonables para juzgar la congruencia de los recursos asignados al logro de las metas y objetivos.  Verificar si los sistemas de registro incluyen la totalidad de las operaciones realizadas y si los mtodos y procedimientos utilizados permiten confiar en la informacin financiera y operacional que de ellos emana.

Los resultados de una evaluacin integral se dan en varias etapas, ya que algunos beneficios son inmediatos y otros necesitan el tiempo necesario para que maduren y alcancen su potencial. La aplicacin peridica de la evaluacin integral y el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones formuladas, forman ciclos de

revisin permanente que tienen como consecuencia un mejor funcionamiento de las empresas. Con este panorama general de algunos principios y conceptos en la aplicacin de la evaluacin integral, quiero hacer nfasis de la necesidad de que los empresarios, directivos, funcionarios y

administradores en general, conozcan y utilicen esta metodologa que permite mejorar la productividad, calidad y competitividad de las empresas.

Para mayor informacin sobre est metodologa se puede consultar el libro de Evaluacin Integral escrito por este mismo autor y editado por MaGraw - Hill en el ao de 1993. Libro Evaluacin Integral 2002 McGraw-Hill