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GUIDE DEVALUATION DE PRE-QUALIFICATION ET DAPPEL DOFFRES SOUS FINANCEMENT DES PRETS APD DE LA JBIC

Passations de marchs de biens et de services ( lexception des services de consultants)

Japan Bank for International Cooperation (JBIC) Juin 2000 (modifi en janvier 2007)

Prface
Ce guide dvaluation a t rdig par la Japan Bank for International Cooperation (dnomme ci-aprs et dans lensemble du prsent dossier la JBIC ) lusage des emprunteurs des prts APD de la JBIC (le terme emprunteur tel quil est utilis dans ce dossier fait galement rfrence au matre douvrage dun projet financ par des prts APD de la JBIC) dans le cadre de lvaluation des prqualifications et des offres, conformment aux dispositions nonces dans les Directives pour les passations de marchs sous financement des prts APD de la JBIC , dates doctobre 1999 (ci-aprs dnommes les directives pour les passations de marchs ). Ce document a pour objet daider les emprunteurs valuer les prqualifications et les offres faisant suite un appel doffres international (AOI) et un appel doffres international restreint (AOIR). Sous rserve de modifications adquates, il peut galement servir aux emprunteurs valuant des offres dans le cadre de procdures dappel doffres local (AOL). Son utilisation est encourage car les procdures quil prsente ont t dveloppes grce une large exprience et une pratique internationale, et parce quelles sont conformes aux directives pour les passations de marchs. Les dispositions des contrats de prts ou des dossiers de pr-qualification/ dappels doffres prvaudront en cas dambiguts ou de divergences avec ce guide dvaluation. Conformment aux conditions du contrat de prt, la JBIC est habilite publier une description du march, les noms et nationalits des soumissionnaires, le prix des offres, le nom et la nationalit du candidat ayant obtenu le march, ainsi que le montant du march. Nous remercions la Banque Asiatique de Dveloppement pour laimable autorisation quelle nous a accorde dutiliser ses formulaires et guides de prqualification et d dappel doffres comme bases la rdaction du prsent guide dvaluation. Nous invitons tous les utilisateurs nous faire part de leurs commentaires sur ce guide dvaluation : Procurement Policy and Supervision Division Project Development Department Japan Bank for International Cooperation Ohtemachi 1-chome, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8144, Japan Tlphone : +81 3 5218-9611 Tlcopie : +81 3 5218-9640

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Tlex : J28360 JBIC, J28430 JBIC URL : http://www.jbic.go.jp E-mail : pdds@jbic.go.jp

Modifications apportes en janvier 2007


Les modifications apportes ce guide, en janvier 2007, ont pour but de ladapter la politique oprationnelle actuelle de la JBIC sur lvaluation des pr-qualifications et des offres, et damliorer sa lisibilit, favorisant ainsi une meilleure comprhension de son contenu. De plus, les formulaires types du rapport dvaluation de pr-qualification ont t inclus et quelques corrections rdactionnelles ont t apportes.

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Table des matires


Prface ........................................................................................................................i Modifications apportes en janvier 2007 ii Comment utiliser ce guide .........................................................................................1 Section I. Principes dvaluation ............................................................................ 3 Section II. Evaluation de la pr-qualification ......................................................... 7 Section III. Guide dvaluation des offres ............................................................ 13 GENERALITES ....................................................................................................... 13 PROCEDURE DEVALUATION DES OFFRES .......................................................... 1. Informations gnrales et processus d'appel d'offres .16 ..19 2. Examen prliminaire des offres 3. Dtermination de la conformit gnrale ...............21 ..24 4. Examen dtaill des offres 5. Dtermination de l'attribution du march ..30 Annexe I. Formulaires types du rapport d'valuation de pr-qualification........35 Tableau 1 Identification . 40 41 Tableau 2 Processus de pr-qualification Tableau 3 Vrification prliminaire des critres russite/ chec .42 .. 43 Tableau 4 Rcapitulatif des critres dvaluation Tableau 5 Rsultats de la pr-qualification .. ..45 Annexe I-1. Liste des points vrifier lors de l'valuation de la prqualification46 Annexe II. Formulaires types du rapport dvaluation des offres ..................... 47 Tableau 1. Identification ............................................................................... 52 Tableau 2. Processus dappel doffres ......................................................... 53 Tableau 3. Soumission et ouverture des offres ............................................ 54 Tableau 4. Prix des offres) (tels qu'affichs) ................................................ 55 Tableau 5. Examen prliminaire .................................................................. 56 Tableau 6. Corrections et remises inconditionnelles .................................... 57 Tableau 7. Taux de change ......................................................................... 58 Tableau 8. Conversion des devises ............................................................. 59 Tableau 9. Ajouts, ajustements et carts chiffrs ......................................... 60 Tableau 10. Proposition dattribution du march ........................................... 61 Annexe II-1. Liste des points vrifier louverture des offres .................... 62 Annexe II-2. Examen prliminaire ...................................................................63

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Annexe II-3. Liste des points vrifier sur la fiche dvaluation rcapitulative des offres............................................................................................64

Comment utiliser ce guide

Comment utiliser ce guide


1. Le guide dvaluation et les formulaires qui y sont joints proposent des structures organisationnelles et des procdures tape par tape propres lvaluation des pr-qualifications et des offres faisant suite un appel doffres international. Dans tous les cas, les procdures de pr-qualification et dappel doffres, y compris lvaluation, devront se conformer aux instructions aux candidats la pr-qualification et aux instructions aux soumissionnaires des dossiers de prqualification / dappel doffres utiliss pour lappel doffres. 2. La JBIC encourage lutilisation des dossiers types de prqualification et dappel doffres pour les emprunteurs concerns par les procdures de prqualification et dappel doffres dans le cadre des prts APD de la JBIC. Les dossiers types dappel doffres disponibles sont les suivants :1 (a) (b) (c) (d) (e) Pr-qualification (PQ) Passation de marchs de biens (Biens) Passation de marchs de travaux de gnie civil (Gnie civil) Passation de marchs de travaux de gnie civil Marchs de moindre envergure (Gnie civil moindre envergure) Fourniture et installation dquipements et dunits industrielles (Units industrielles)

3. Le guide et les formulaires types du prsent document sappuient sur les instructions aux candidats du dossier type de pr-qualification et sur les instructions aux soumissionnaires du dossier type dappel doffres. 4. Il est important de signaler aux lecteurs que le rapport dvaluation ne doit pas forcment tre long. En rgle gnrale, lvaluation et la passation de marchs de biens ordinaires se font rapidement. Lvaluation devient souvent plus complexe pour les travaux de gnie civil de grande envergure et de fourniture et dinstallation dunits industrielles et dquipements. Le rapport dvaluation doit tre joint aux formulaires en annexes I et II, mais ces derniers peuvent tre modifis pour rpondre aux exigences spcifiques du dossier dappel doffres. Le rapport doit tre accompagn dun certain nombre dannexes, expliquant en dtail lvaluation de la pr-qualification et des offres ou indiquant des formulations ou des chiffres contestables dans une offre. Lutilisation de rfrences croises est fortement recommande, mais galement de rfrences aux clauses pertinentes du dossier de pr-qualification/ dappel doffres.
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Le dossier type de slection des consultants est disponible pour lemploi de consultants dans le cadre des prts APD de la JBIC.

Comment utiliser ce guide

5. Si un projet de large envergure est divis en plusieurs contrats similaires de moindre importance, la pr-qualification et les offres sont conduites par contrat individuel (tranches ou lots) ou par groupe de contrats similaires (packages). Ladjudication du march revient lensemble des offres les plus avantageuses pour lEmployeur. 6. Les emprunteurs sont pris dtudier ce guide et ces formulaires dvaluation durant la prparation du projet afin de dterminer correctement les capacits de gestion et dadministration ncessaires lvaluation des pr-qualifications et des offres. La JBIC encourage lemploi de consultants expriments dans le cadre dvaluations de marchs complexes. Ce document explique le rle des consultants lors de lvaluation de pr-qualification et dappel doffres. Les frais rsultant de lemploi dun consultant peuvent tre intgrs dans les fonds du prt APD de la JBIC, si ce point a t convenu dans le contrat de prt.

Section I. Principes dvaluation

Section I. Principes dvaluation


1) Principes gnraux Lvaluation doit tre le fruit dun travail impartial et quitable, tenant pleinement compte de considrations dconomie, defficacit, de transparence et de nondiscrimination entre les soumissionnaires ligibles, conformment aux principes gnraux des Directives pour les passations de marchs (section 1.01 (c)). Lorganisation de lvaluation doit tre dfinie par lemprunteur des prts APD de la JBIC. Par exemple, elle peut tre rpartie en trois postes : (1) un dpartement responsable ou une unit en charge chez le matre douvrage ; (2) un comit dvaluation habilit interne ou externe au matre douvrage ; (3) une autorit gouvernementale suprieure, le cas chant. Il est, toutefois, important de signaler que la mise en place des organismes valuateurs et que leur dlgation dautorit doivent tre conformes la lgislation et la rglementation en vigueur dans le pays de lemprunteur. Dans le cadre de procdures dvaluation, il est conseill que lemprunteur dfinisse clairement les rles et les responsabilits de chaque partie : le matre douvrage, le comit dvaluation et lautorit suprieure, sans oublier le consultant impliqu dans le travail dvaluation. Les membres du comit dvaluation doivent tre slectionns conformment la lgislation et la rglementation du pays de lemprunteur. Les membres incluent gnralement, sans y tre limit, un reprsentant du matre douvrage, une autorit technique, et le consultant impliqu dans le travail dvaluation, dont la prsence est fortement recommande durant le processus dvaluation. 3) Rle du consultant Chaque fois quun consultant est employ afin dassister lemprunteur au cours de lvaluation des prqualifications et des offres dans le cadre de projets financs par des prts APD de la JBIC, il a pour rle de soutenir et daider durant le processus dvaluation, et lemprunteur est tenu de communiquer de faon rgulire avec le consultant au cours de cette procdure

2) Organisation de lvaluation

Section I. Principes dvaluation

dvaluation. Le rapport dvaluation rdig par le consultant doit tre parfaitement compris du matre douvrage et du comit dvaluation. Le consultant peut apporter des claircissements le cas chant. Il est dailleurs fortement recommand au consultant dassister aux runions du comit dvaluation. En cas de divergences dopinion sur les rsultats de lvaluation entre lemprunteur et le consultant, il est ncessaire dtablir un rapport final dvaluation faisant mention de ces divergences. Le consultant est autoris soumettre une copie du rapport dvaluation directement la JBIC (conformment aux Directives pour lemploi de consultants sous financement de prts APD de la JBIC , section 2.02(3)). 4) Procsverbaux des runions 5) Audit Il est souhaitable que lemprunteur prpare les procsverbaux des runions du comit dvaluation pour la conclusion des rsultats de lvaluation et quil ajoute ces procs-verbaux au rapport dvaluation. Afin de garantir la transparence de la procdure de passation de marchs dans le cadre de prts APD de la JBIC, il est souhaitable que lemprunteur adopte un systme daudit agr, permettant de prouver lquit et limpartialit de la procdure, conformment aux Directives pour les passations de marchs ainsi qu la lgislation et la rglementation du pays de lemprunteur. La fonction daudit peut tre remplie par l organisme public habilit cet effet par lemprunteur ou par une organisation professionnelle tierce. La date dappel doffres indique sur le dossier de prqualification doit tre respecte. Les candidats doivent tre informs du rsultat de la pr-qualification dans le dlai suivant la date de soumission, indiqu dans les instructions aux candidats. Le dlai recommand pour lvaluation de la pr-qualification, entre la date limite de soumission et lapprobation du rsultat de lvaluation par lemprunteur, doit tre de deux trois mois. La date dattribution indique sur le dossier dappel doffres doit galement tre respecte, et toute prolongation de la priode de validit de loffre doit tre

6) Respect du calendrier dvaluation

Section I. Principes dvaluation

vite. Le dlai dvaluation recommand entre louverture des plis et lapprobation du rsultat de lvaluation par lemprunteur doit tre de deux trois mois maximum, y compris dans le cas de projets de trs grande envergure.

Section I. Principes dvaluation

Encadr 1 Engagement des consultants


Dans le cadre de projets financs par des prts APD de la JBIC, il est arriv que lemprunteur prpare des rapports dvaluation qui ne soient pas toujours en accord avec les rapports dvaluation des consultants. En outre, il est arriv que des consultants ne soient pas autoriss assister aux runions du comit dvaluation organises par lemprunteur, entranant la validation dune conclusion diffrente de celle du consultant. Lorsque lemprunteur et le consultant arrivent des conclusions diffrentes, la JBIC demande des explications devant faire lobjet dune procdure attentive dexamen et de non-objection de la teneur du rapport dvaluation. Il est impratif que les consultants soient totalement impliqus dans les procdures dvaluation de pr-qualification et dappel doffres. Le rapport dvaluation doit expliquer clairement en quoi divergent les conclusions de lemprunteur et des consultants, le cas chant.

Section II. Evaluation de la pr-qualification

Section II. Evaluation de la pr-qualification


1) Objectifs de la pr-qualification Une procdure de pr-qualification est en principe requise lors de la slection dentrepreneurs et de fournisseurs potentiels pour des marchs de grande envergure ou des marchs ncessitant des services complexes et hautement spcialiss dans le cadre des prts APD de la JBIC ( Directives pour les passations de marchs , section 3.02). La pr-qualification a pour objectif : - de garantir que les invitations lappel doffres ne soient envoyes quaux soumissionnaires qualifis possdant les capacits techniques et financires, et dviter que des soumissionnaires non qualifis remportent le march suite une valuation superficielle ; - dviter que des soumissionnaires potentiels, insuffisamment qualifis individuellement, nengagent des frais de procdure; et de leur permettre de former une coentreprise qui leur offrira une meilleure chance de remporter le march ; et - de limiter au pralable le nombre de soumissionnaires un niveau grable par lemprunteur charg de la procdure et de lvaluation des offres, lorsque la participation dun grand nombre de soumissionnaires est prvue. La procdure de pr-qualification doit faire lobjet dun travail srieux afin de garantir la qualit de la passation de marchs. 2) Eligibilit Lligibilit du soumissionnaire doit tre principalement sur les trois points suivants : examine

- le soumissionnaire doit tre ressortissant dun pays dorigine ligible conformment au contrat de prt ; - le soumissionnaire ou tout associ doit tre dgag de tout conflit dintrt dans le cadre de ce projet.( Directives pour les passations de marchs , section 1.04) ; et

Section II. Evaluation de la pr-qualification

- Une firme ne prsentera quune soumission, soit en son propre nom ou en tant que partenaire dune coentreprise. Aucune firme ne peut tre un sous-traitant alors quelle prsente une offre individuellement ou en tant que partenaire dune coentreprise dans le mme appel doffre. Lorsquune firme agit en tant que soustraitant dans un appel doffres, elle peut participer plus dun appel doffres, mais uniquement en cette qualit. 3) Critres dvaluation de la pr-qualification Il est souhaitable que les critres de pr-qualification soient dfinis paralllement la rdaction du dossier de pr-qualification. Les critres doivent tre tablis au plus tard avant la date limite de soumission des candidatures la pr-qualification, et ne doivent pas tre modifis durant le processus dvaluation de la pr-qualification. Les critres dvaluation de la pr-qualification doivent tre soumis lexamen et la non-objection de la JBIC, si le contrat de prt le prvoit. Ltape 1, Examen prliminaire , a pour objet dvaluer les documents joints par chaque soumissionnaire au dossier de pr-qualification sur la base de critres de russite/chec. Il est important de vrifier que chaque document, y compris son format, soit conforme aux exigences. Si le candidat omet de soumettre un document jug important, il est disqualifi ds cette tape. Ltape 2 Evaluation de la pr-qualification consiste vrifier que les documents remis rpondent aux exigences minimales , sur la base de critres de russite/chec. Des exigences minimales trop leves risquent de limiter le nombre de soumissionnaires, et dans le cas inverse, daugmenter le nombre de soumissionnaires non qualifis autoriss rpondre lappel doffres. Ds lors, les exigences minimales doivent tre dfinies avec la plus grande attention pour chaque projet. En principe, un candidat doit tre disqualifi sil ne rpond pas aux exigences minimales. Lvaluation doit tre mene selon les critres dfinis au pralable et la mthode suivie doit tre base sur une valuation absolue, et non sur une valuation comparative. Il est important de prendre en compte les lments

4) Procdure dvaluation

Section II. Evaluation de la pr-qualification

suivants lors de la dfinition des critres et de lvaluation. (1) Exprience gnrale Les documents de pr-qualification indiquent gnralement des exigences minimales pour : y Le chiffre daffaires annuel ; y Lexprience dans la ralisation de projets de nature et de complexit similaires (taux de production annuel pour les activits principales de construction, exprience dans la ralisation de projets dans le pays concern et dans des pays similaires, selon le cas).

(2) Comptences du personnel y Exprience du candidat principal et du candidat de substitution aux postes cls de direction et de spcialistes (3) Capacits dquipement y Type, caractristiques, capacit minimum disponibilit des principaux quipements (4) et

Situation financire y Cash-flow disponible (Directives pour les passations de marchs annexe 1, paragraphe 4 (1)) y Solidit financire Prcdents de litiges Informations exactes sur tout litige ou arbitrage dcoulant de contrats achevs ou en cours dexcution (Directives pour les passations de marchs annexe 1, paragraphe 5)

5) Evaluation dune coentreprise, dun consortium et de sous-traitants

Lvaluation de coentreprises et de consortiums doit tre mene conformment aux Directives pour les passations de marchs, annexe I, paragraphe 6. Les sous-traitants ou les fournisseurs/fabricants chargs des composants cls du march devront faire lobjet dune valuation. En principe, les accords de coentreprises, de consortiums

Section II. Evaluation de la pr-qualification

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ou de sous-traitance relatifs aux composants cls indiqus au moment de la pr-qualification, ne devront pas tre modifis. Toute modification est soumise lapprobation de lemprunteur avant la date limite de soumission des offres ( Directives pour les passations de marchs , annexe I, paragraphe 6). 6) Evaluation de marchs par tranches et packages 7) Pr-qualification conditionnelle 8) Limitation du nombre de soumissionnaires En cas de pr-qualification de marchs par tranches et packages , chaque applicant devra tre pr-qualifi pour le maximum et les types de marchs pour lesquels il remplit lensemble des critres. (se rfrer lalina 5 de Comment utiliser ce guide ). En principe, un soumissionnaire ne doit pas tre prqualifi sous condition. Il nest pas permis de limiter le nombre de candidats qui seront retenus avant lvaluation de la pr-qualification. Tous les candidats rpondant aux critres de prqualification doivent tre autoriss soumissionner. Toutefois, il est galement important de fixer les critres de manire ce quun nombre raisonnable de candidats, qui normalement ne devraient pas dpasser dix, soient qualifis. Un nombre excessif de candidats participant lappel doffres nest pas souhaitable, car cela accrot la charge de travail de lemprunteur lors de lvaluation des offres. Le rsultat de la pr-qualification est soumis lexamen et la non-objection de la JBIC, si le contrat de prt le prvoit. Le rapport dvaluation de la pr-qualification sera soumis la JBIC aprs signature autorise de lemprunteur.

9) Examen et nonobjection de la JBIC

Section II. Evaluation de la pr-qualification

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Encadr 2 Entrepreneurs aux comptences inadaptes la mise en uvre


Il est arriv quun emprunteur assouplisse les critres dvaluation de pr-qualification et dappel doffres dans le but de favoriser un entrepreneur en particulier, entranant ainsi lattribution du march des entrepreneurs ne disposant pas des comptences suffisantes. De mme, il est arriv quune valuation technique dentrepreneurs disposant de faibles capacits de mise en uvre soit mene de manire subjective en raison du prix propos. La JBIC a tabli une politique gnrale permettant de garantir la non-discrimination entre les soumissionnaires, conformment aux directives pour les passations de marchs. Cependant, les rapports dvaluation prsentant des conclusions en faveur de soumissionnaires ne disposant pas des comptences adaptes seront examins en dtail. Lorsque cette situation se produit, lvaluation des offres prend plus de temps et retarde lattribution du march. En outre, les entrepreneurs incomptents rencontrent souvent de nombreux problmes durant la mise en uvre, en raison de leur faiblesse technique, dune mauvaise gestion du site et de lpuisement des fonds ncessaires la mise en uvre Lemprunteur doit finalement faire face aux retards de mise en uvre et laugmentation du montant du march. Ce nest donc ni efficace, ni rentable. Ds lors, lvaluation de la pr-qualification et des offres doit faire lobjet dune grande attention, principalement au niveau des spcifications et des comptences techniques prsentes dans le dossier dappel doffres. En outre, lemprunteur doit viter toute valuation qui entranerait la slection dune offre certes bon march, mais de qualit insuffisante.

Section II. Evaluation de la pr-qualification

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Procdure de pr-qualification propre aux marchs sous financement des prts APD de la JBIC
Etape 1 - Examen prliminaire (russite ou chec) 1) 2) 3) 4) Formalits de candidature Intgralit des informations Eligibilit de la candidature Statut juridique de la candidature Satisfaisant ?

Non Oui

Etape 2 - Evaluation de la pr-qualification ( russite ou chec) 1) Exprience gnrale y Chiffre daffaires annuel y Expriences russies dand la ralisation de projets de nature et de complexit similaires taux annuel de production des secteurs cls dactivits de construction; Exprience dans la ralisation de projets dans le pays concern et dans des pays similaires Comptences du personnel y Exprience du candidat principal et du candidat de substitution dans des postes cls de gestionnaires et de spcialistes Capacits dquipement y Type, caractristiques, capacit minimum et disponibilit des principaux quipements Situation financire Cash-flow disponible y Solidit financire Prcdents de litiges y Informations exactes sur tout litige ou arbitrage dcoulant de contrats achevs ou en cours dexcution

2) 3) 4) 5)

Pr-qualifi ?

Non Oui

Slection des candidats pr-qualifis Soumission du rapport dvaluation la JBIC


Non-objection de la JBIC ?

Dtermination des candidats pr-qualifis

Disqualifi

Section III Guide dvaluation des offres

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Section III. Guide dvaluation des offres


GENERALITES
1. Objet de lvaluation des offres Lvaluation des offres a pour principal objet de dterminer loffre gnralement conforme aux conditions du dossier dappel doffres parmi toutes les offres soumises avant la date limite indique sur ce mme dossier. Il ne doit pas sagir obligatoirement de loffre la moins disante. Afin de dterminer prcisment loffre gnralement conforme aux termes et conditions du dossier dappel doffres, il est important de suivre systmatiquement une procdure dvaluation conue pour couvrir tous les aspects du processus dvaluation. 2. Procdures dappel doffres dans le cadre dun appel doffres international La JBIC a adopt trois procdures dappel doffres international pouvant tre suivies par lemprunteur en fonction de la nature de la passation de marchs : (1) en une tape et une enveloppe, (2) une tape et deux enveloppes, et (3) en deux tapes. Le recours aux procdures dappel doffres deux enveloppes et en deux tapes doit tre convenu entre la JBIC et lemprunteur ( Directives pour les passations de marchs , section 2.03). 1) Procdure dappel doffres en une tape une enveloppe Dans le cadre de la procdure dappel doffres en une tape une enveloppe, les soumissionnaires remettent leurs offres dans une enveloppe contenant la proposition technique et loffre financire. Cette enveloppe est ouverte en sance publique la date et lheure indiques dans le dossier dappel doffres. Les offres sont values puis, suite lexamen et la non-objection de la JBIC, le march est attribu loffre value la moins disante. La procdure dappel doffres en une tape - deux enveloppes sapplique dans le cas de travaux, de fourniture de machines et dquipements pour lesquels lensemble des spcifications techniques est prpar lavance. Dans le cadre de la procdure dappel doffres en une tape - deux enveloppes, les soumissionnaires remettent en mme temps deux enveloppes cachetes, une contenant la proposition technique et lautre loffre financire. En premier lieu, seules les propositions techniques sont ouvertes la date et lheure indiques

2) Procdure dappel doffres en une tape deux enveloppes

Section III Guide dvaluation des offres

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sur le dossier dappel doffres. Les offres financires restent cachetes et sont conserves par lemprunteur. Lemprunteur value les propositions techniques, sans quil ne soit permis dy apporter aucune modification. Lobjectif de cet exercice est de permettre lemprunteur dvaluer les propositions techniques sans rfrence au prix. Les offres des soumissionnaires non conformes aux exigences techniques spcifies et/ou non acceptables en termes de facteurs techniques, excution et services peuvent tre rejetes, sous rserve dexamen et de non-objection de la JBIC. Le rsultat de lvaluation technique sera soumis lexamen et la non-objection de la JBIC. Suite lvaluation technique, les offres financires sont ouvertes en sance publique. Les offres financires des soumissionnaires rpondant aux spcifications techniques sont values puis, suite lexamen et la non-objection de la JBIC, le march est attribu au soumissionnaire dont loffre a t value la moins disante. Les offres financires des soumissionnaires dont les propositions techniques ont t reconnues non conformes aux spcifications techniques seront immdiatement renvoyes aux soumissionnaires concerns, sans tre ouvertes. ( Directives pour les passations de marchs , section 2.03). 3) Procdure dappel doffres en deux tapes La procdure dappel doffres en deux tapes sapplique dans le cas de marchs cl en main ou de marchs relatifs des installations importantes et complexes, ou encore pour les passations de marchs dquipements qui sont susceptibles de connatre de rapides progrs technologiques et pour lesquels il pourrait ne pas tre souhaitable ou pratique de prparer toutes les spcifications techniques lavance. Dans le cadre de la procdure dappel doffres en deux tapes, les soumissionnaires doivent tout dabord remettre leurs propositions techniques, sans indiquer de prix, sur la base des exigences minimales en terme de fonctionnement et dexcution. Les propositions techniques sont ouvertes la date et lheure indiques sur le dossier dappel doffres. Lemprunteur value les propositions techniques, puis en discute avec les soumissionnaires. Tout lment insuffisant ou non pertinent et toute caractristique technique insatisfaisante sont abords avec les soumissionnaires

Section III Guide dvaluation des offres

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dont les commentaires sont valus avec la plus grande attention. Les soumissionnaires sont autoriss revoir et adapter leurs propositions techniques pour rpondre aux exigences de lemprunteur. Les offres des soumissionnaires dans limpossibilit de modifier leurs propositions techniques afin de se conformer aux conditions requises peuvent tre rejetes, sous rserve de lexamen et de la non-objection de la JBIC. Aprs lvaluation des propositions techniques et lexamen et la non objection de la JBIC aux modifications apportes au dossier dappel doffres, le cas chant, les soumissionnaires sont invits, dans un deuxime temps, soumettre leurs propositions techniques dfinitives et leurs offres financires. Les offres financires et les propositions techniques dfinitives sont ouvertes en sance publique la date et lheure indiques par lemprunteur. Les offres financires et les propositions techniques dfinitives sont values puis, suite lexamen et la non-objection de la JBIC, le march est attribu au soumissionnaire dont loffre a t value la moins disante.

Section III Guide dvaluation des offres

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PROCEDURE DEVALUATION DES OFFRES


En rgle gnrale, la procdure dvaluation dcrite ci-aprs permet dvaluer les offres de manire efficace afin de dterminer loffre value la moins disante, gnralement conforme aux termes, conditions et spcifications du dossier dappel doffres. En outre, cette procdure dvaluation, sous rserve dun suivi rigoureux, sera source dquit pour tous les soumissionnaires, car elle permettra daboutir un rsultat transparent, juste et prcis. Le processus dvaluation des offres se compose de cinq tapes qui doivent tre suivies de manire logique. Ces procdures sont dcrites sur la base dun appel doffres en une tape une enveloppe, mais peuvent galement sappliquer aux appels doffres en une tape deux enveloppes et en deux tapes. Consulter la partie prcdente de la section III pour prendre connaissance des diffrentes procdures. Un rapport dtaill dvaluation et de comparaison des offres, indiquant les raisons prcises qui ont permis de dterminer loffre value la moins disante, devra tre prpar par lemprunteur ( Directives pour les passations de marchs , section 5.08). Ce rapport doit comprendre toutes les informations et tous les documents permettant de dmontrer la JBIC que les principes du contrat de prt et des Directives pour les passations de marchs ont t respects au cours du processus dappel doffres et dvaluation des offres , ainsi que lors de la proposition dattribution du march. Lannexe II prsente un ensemble de tableaux quil est recommand dinclure dans le rapport dvaluation des offres, conformment aux procdures dvaluation suivantes.

1. Informations gnrales et processus dappel doffres


1) Identification, processus dappel doffres et soumission des offres Les informations gnrales, telles que le nom de lemprunteur, du matre douvrage, lintitul du projet et toute autre information permettant didentifier loffre, doivent tre compltes. Il est demand de fournir un tat synthtique du registre du processus dappel doffres, commenant par lavis gnral de passations de marchs, la pr-qualification et la teneur du dossier dappel doffres, puis denregistrer sous ce format les informations concernant la soumission et louverture des offres. Ces informations sont ncessaires pour veiller au respect du contrat de prt et des Directives pour les passations de marchs (annexe I, tableaux 1, 2 et 3).

Section III Guide dvaluation des offres

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2) Ouverture des offres2

Toute offre reue avant la date limite de soumission devra tre ouverte aux date, heure et lieu indiqus dans le dossier dappel doffres. Tous les soumissionnaires ayant remis leurs offres, ainsi que leurs reprsentants, seront autoriss assister louverture des offres. Il leur sera demand de signer un registre de prsence. Le procs-verbal douverture des offres est rdig afin dtre transmis rapidement la JBIC, conformment aux Directives pour les passations de marchs (section 5.02). Une copie doit tre envoye tous les soumissionnaires. Une liste des points vrifier est propose en annexe II-1 afin de faciliter le processus douverture et de prparation de ce procs-verbal. Cette liste doit tre complte pour chaque offre affiche durant la runion. Laffichage doit se faire partir de la version initiale de chaque offre, et les montants rels ou autres dtails cls doivent tre entours pour vrification ultrieure. Si les offres sont exprimes en plusieurs devises, le montant exprim dans chaque devise utilise doit tre inscrit au procs-verbal. Les enveloppes contenant des modifications ou des retraits doivent galement faire lobjet dune tude minutieuse, notamment laffichage de dtails essentiels tels que les modifications de prix. Si ces informations ne sont pas affiches et inscrites au procs-verbal, elles peuvent ne pas tre prises en compte lors de lvaluation de loffre. Si une offre est retire par cble, elle doit nanmoins tre affiche et ne doit pas tre renvoye au soumissionnaire tant que lauthenticit de la notification du retrait na pas t vrifie. Les offres reues aprs la date limite de rception des offres doivent tre rejetes conformment aux Directives pour les passations de marchs (section 5.02). Ces offres devront tre renvoyes non ouvertes au soumissionnaire. Un tat synthtique des lments affichs, dont le prix des offres, la garantie de soumission, et les noms et signatures des reprsentants des soumissionnaires, doit tre fourni en annexe II, tableau 4.

Consulter les Directives pour les passations de marchs , section 5.02. Ce registre doit tre envoy rapidement la JBIC suite louverture des offres.

Section III Guide dvaluation des offres

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3) Validit des offres

La priode de validit de chaque offre doit tre celle indique dans les instructions aux soumissionnaires et doit tre confirme dans la soumission signe (le formulaire de soumission sign). En cas de circonstances exceptionnelles empchant lattribution du march durant la priode de validit, il peut tre demand par crit aux soumissionnaires de prolonger cette dure conformment aux instructions aux soumissionnaires. Il peut galement tre demand aux soumissionnaires de prolonger la priode de validit de la garantie de soumission. Il est conseill lemprunteur de consulter la JBIC avant de demander une prolongation. Indiquer toute prolongation en annexe II, tableau 3. Suite louverture en sance publique des offres, les informations relatives lexamen, la clarification et lvaluation des offres ne devront pas tre communiques aux soumissionnaires ou toute autre personne ntant pas officiellement concerne par ce processus jusqu ce que lattribution du march au soumissionnaire retenu ait t annonce ( Directives pour les passations de marchs , section 5.04). Il ne pourra tre ni demand, ni permis un soumissionnaire de modifier son offre aprs louverture des plis. Seules des clarifications ne modifiant pas la substance de loffre pourront tre acceptes. Lemprunteur pourra demander un soumissionnaire de clarifier son offre, mais il ne devra pas lui demander den modifier la substance ou le prix ( Directives pour les passations de marchs , section 5.03). En rgle gnrale, les dossiers dappel doffres stipulent que lemprunteur peut rejeter toutes les offres. Cependant, toutes les offres ne devront pas tre rejetes dans le seul but dobtenir des prix plus bas, sauf dans le cas o loffre value la moins disante dpasse largement le cot estimatif. Le rejet de toutes les offres peut galement tre justifi (a) lorsque aucune offre nest gnralement conforme aux dossiers dappel doffres ou (b) lorsquil y a eu un manque de concurrence. Si toutes les offres sont rejetes, lemprunteur devra tudier et envisager une rvision des spcifications ou une modification du projet, avant de lancer un nouvel appel doffres ( Directives pour les passations de marchs , section 5.10).

4) Principes dvaluation

5) Rejet des offres

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2. Examen prliminaire des offres


Lexamen prliminaire a pour objet de confirmer si les offres reues ont t prpares conformment au dossier dappel doffres avant de passer une valuation plus dtaille. Lexamen doit permettre de vrifier si les garanties requises sont fournies, si les documents ont t dment signs et si les offres sont dans lensemble conformes. Si une offre nest pas gnralement conforme aux spcifications, si elle contient des rserves inacceptables, ou si par ailleurs elle nest pas conforme pour lessentiel aux dossiers dappel doffres, elle devra tre rejete. Un examen prliminaire doit alors tre effectu pour valuer chacune des offres conformes en vue de permettre leur comparaison ( Directives pour les passations de marchs , section 5.05). Les lments suivants doivent tre examins avec la plus grande attention. 1) Vrification La vrification concerne tout point insuffisant qui, sil tait accept, constituerait un dsavantage pour le soumissionnaire. Il sagit de vrifier (i) si loffre a t dment signe ; (ii) si la procuration pour la personne habilite a t soumise ; (iii) si les accords de coentreprise, le cas chant, ont t soumis ; (iv) si les documents ncessaires lvaluation de la post-qualification dun soumissionnaire au regard de ses comptences financires et techniques excuter le march ont t fournis. Toutes les copies de loffre doivent tre compares loriginal et corriges en consquence, le cas chant. Loriginal doit ensuite tre conserv en lieu sr et seules les copies doivent servir lvaluation. Le soumissionnaire doit tre un ressortissant ou une personne morale constitue et enregistre dans un pays dorigine ligible conformment au contrat de prt concern. Tous les associs dune coentreprise doivent tre issus dun pays dorigine ligible. Les soumissionnaires devront indiquer le pourcentage des cots combins des biens et des services en provenance de pays dorigine ligibles et dmontrer que leurs offres sont conformes aux Directives pour les passations de marchs (section 1.04(a)), sous rserve dune disposition contraire clairement stipule dans le contrat de prt

2) Eligibilit

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concern. Si la pr-qualification a t effectue, seules les offres des soumissionnaires qualifis pourront tre prises en compte. Un soumissionnaire (y compris tous les membres dune coentreprise et les sous-traitants) peut tre disqualifi sil est affili une firme ayant fourni des services de consultants dans le cadre du projet, conformment aux Directives pour les passations de marchs (section 1.04(b) et (c)). 3) Garantie de soumission En rgle gnrale, le dossier dappel doffres impose de remettre une garantie de soumission. Cette garantie doit tre conforme aux exigences des instructions aux soumissionnaires et doit tre incluse dans loffre. Si la garantie de soumission prend la forme dune garantie bancaire, sa formulation doit tre conforme au formulaire de garantie de soumission fourni dans le dossier dappel doffres. En outre, les garanties dun montant infrieur ou dune priode plus courte que ceux spcifis dans les instructions aux soumissionnaires ne peuvent tre acceptes. La garantie de soumission prsente par une coentreprise doit tre au nom de la coentreprise. A moins que le dossier dappels doffre nautorise les offres partielles, permettant aux soumissionnaires de soumissionner uniquement pour certains postes ou pour des quantits partielles dun poste en particulier, les offres ne contenant pas tous les postes requis doivent normalement tre considres non conformes. Cependant, dans le cas de marchs de travaux de gnie civil, les prix non indiqus pour certains postes de travaux ponctuels sont supposs inclus dans les prix dautres postes associs. Le soumissionnaire est tenu de parapher les suppressions, les interlignages, les ajouts et les modifications ventuels. Ces lments peuvent tre accepts sils visent corriger, rdiger ou expliquer le dossier. Dans le cas contraire, ils doivent tre considrs comme des carts et analyss lors de ltape suivante sur la conformit gnrale . Toute page manquante la copie originale de loffre peut entraner le rejet de celle-ci, tout comme des contradictions dans les nombres types ou dans les dsignations des postes de fourniture cls.

4) Intgralit de loffre

3. Dtermination de la conformit gnrale

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Lun des aspects les plus importants de lvaluation des offres consiste tudier minutieusement toutes les offres pour dterminer celles gnralement conformes aux dispositions du dossier dappel doffres. Une offre est considre gnralement conforme si elle ne prsente pas dcarts majeurs par rapport au dossier ou aux conditions dappel doffres, jugs irraisonnables en termes de valeur montaire pour ajustements financiers. Cet exercice a pour objet de rejeter les offres non conformes dans leur ensemble aux principales exigences commerciales et techniques. 1) Conformit gnrale aux conditions commerciales Il est important de vrifier la conformit gnrale de toutes les offres par rapport aux conditions commerciales du dossier dappel doffres. Des exemples de non conformit aux conditions commerciales pouvant justifier le rejet dune offre sont voqus ci-aprs : (a) le formulaire de soumission et le tableau des prix ne sont pas signs par la ou les personnes habilites ; (b) les critres dligibilit ne sont pas remplis (par exemple, le soumissionnaire ou lentrepreneur nest pas un ressortissant dun pays dorigine ligible, conformment au contrat de prt) ; (c) la garantie de soumission na pas t remise conformment au dossier dappel doffres ; (d) la priode de validit de loffre nest pas suffisante (par exemple, la priode de validit est plus courte que celle indique dans le dossier dappel doffres) ; (e) le calendrier de livraison ou des travaux ne correspond pas celui indiqu dans le dossier dappel doffres, alors quil sagit dune condition essentielle respecter ; (f) le fabricant et/ou le fournisseur ne disposent pas de lexprience minimum requise dans le dossier dappel doffres ; (g) il sagit dune offre conditionnelle limitant la responsabilit du soumissionnaire accepter le march (par exemple, lacceptation du march est soumise lapprobation des autorits gouvernementales pour lexportation, la vente pralable et la disponibilit des

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matriaux cls sur le march, ou une offre soumise sous condition de rvision des prix alors quun prix fixe est spcifi, ou de qualifications aux conditions du march) ; (h) les formules de rvision des prix du dossier dappel doffres ne peuvent tre acceptes ; (i) les principales pices justificatives requises dans le dossier dappel doffres et permettant de dterminer la conformit gnrale dune offre ne sont pas fournis. 2) Conformit gnrale aux exigences techniques Il est important de vrifier la conformit gnrale de toutes les offres par rapport aux exigences techniques du dossier dappel doffres. Des exemples de non conformit aux exigences techniques pouvant justifier le rejet dune offre sont voqus ci-aprs : (a) loffre ne porte pas sur lensemble des travaux requis (par exemple pour lensemble des travaux de gnie civil ou des marchs ou du calendrier) conformment au dossier dappel doffres et sil est clairement indiqu que ce point est inacceptable ; (b) un poste important du march na pas t cot ; (c) les principales exigences techniques ne sont pas respectes (par exemple, les quipements ou matriaux proposs ne sont pas ceux spcifis, la capacit industrielle est bien en dessous du minimum indiqu, les quipements ne peuvent pas raliser les fonctions de base pour lesquels ils sont prvus ). (d) les plans et calendriers de mise en uvre prsents sont irralistes et inappropris en termes de facteurs techniques, excution et services (voir 7. ajustement, 4. examen dtaill des offres pour des exemples de facteurs techniques, excution et services). Si les offres alternatives sont acceptes, le dossier dappel doffres devra indiquer les conditions rgissant ces offres. La mthodologie dvaluation et de comparaison des offres

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alternatives doit tre clairement spcifie dans le dossier dappel doffres, et ces offres alternatives doivent tre prises en compte lors de lvaluation des offres et values conformment au dossier dappel doffres. Si le dossier dappel doffres nvoque pas les offres alternatives, les soumissionnaires peuvent dposer une offre alternative en sus de leur offre principale. Dans ce cas, lvaluation des offres est effectue uniquement parmi les offres principales afin de dterminer loffre value la moins disante. Si loffre alternative du soumissionnaire dont loffre principale a t value la moins disante savre plus avantageuse, cette offre alternative peut tre accepte. Les offres prsentant des carts peuvent tre considres gnralement conformes, si ces carts, jugs mineurs, conviennent dans le cadre du march final. La nature de ces carts varie dun march lautre et dpend des exigences, des matriaux ou des travaux de gnie civil spcifis. Les carts mineurs influenant les cots doivent tre exprims en termes montaires et ajouts loffre financire value au cours de lexamen dtaill. Tout autre cart mineur, sans effet sur le prix ou la qualit des biens, travaux de gnie civil et autres services proposs, peut tre valu sans rvision de prix. Les rsultats de lexamen prliminaire, comprenant la conformit gnrale, doivent tre indiqus en annexe II, tableau 5. Les raisons du rejet des offres lors de lexamen prliminaire, comprenant la conformit gnrale doivent tre clairement expliques en note de bas de page ou en pice jointe, le cas chant. Voir exemple en annexe II-2. Lemprunteur peut juger utile dajouter dautres tableaux pour dtailler les lments conformes selon une liste de spcifications techniques et commerciales. Ils doivent tre ajouts en annexe II, tableau 5.

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Encadr 3 Dtermination du nombre doffres faisant lobjet de lvaluation dtaille Une fois les offres gnralement conformes et les offres non conformes dtermines, il faut fixer le nombre doffres gnralement conformes qui doivent faire lobjet dune valuation dtaille, afin de dfinir loffre value la moins disante. Pour cela, un examen du nombre doffres conformes et ltendue des propositions financires peuvent y aider. Par exemple, sil reste un nombre assez important doffres gnralement conformes, mais que le prix de certaines offres se rapproche de la moins disante, il faut valuer plus en dtail ces offres, peu importe le nombre. Sil ny a pas vraiment de regroupement de prix par rapport loffre la moins disante, lexprience a prouv quil suffit gnralement dvaluer les trois offres gnralement conformes les moins disantes. La rgle veut quaucune offre ne soit rejete sans valuation dtaille sil existe une possibilit quelle devienne loffre value la moins disante suite plusieurs ajustements financiers. Lvaluation dtaille doit donc prendre en compte toutes les offres gnralement conformes qui ont une chance raisonnable de devenir loffre value la moins disante.

4. Examen dtaill des offres


Seules les offres ayant russi lexamen prliminaire et dtermines gnralement conformes doivent tre examines au cours de cette tape. 1) Corrections des erreurs Les erreurs arithmtiques doivent tre rectifies conformment aux instructions aux soumissionnaires. Les lments affichs, dont le prix des offres et leurs corrections, doivent tre mentionns en annexe II, tableau 6, colonne (d). Les corrections sont considres comme opposables au soumissionnaire. Les corrections inhabituelles ou complexes pouvant modifier le classement comparatif des offres doivent tre signales en note de bas de page. Lemprunteur peut prvoir des sommes provisionnelles dans son offre pour les alas ou les sous-traitants dsigns, etc. Ces sommes sont identiques pour toutes les offres et doivent tre soustraites des prix affichs en

2) Corrections des sommes provisionnelles

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annexe II, tableau 6, colonne (e) afin de faciliter la comparaison des offres par la suite. Cependant, les sommes provisionnelles prvues pour les travaux en rgie3, lorsque leur prix est tabli sur appel doffres, ne doivent pas tre comprises dans les dductions. 3) Modifications et remises Conformment aux instructions aux soumissionnaires, les soumissionnaires sont autoriss soumettre, avant louverture des offres, des modifications leur offre initiale. Les consquences de ces modifications doivent tre prises en compte lors de lexamen et de lvaluation des offres. Ces modifications peuvent concerner des augmentations ou des remises sur les montants de loffre suite des dcisions commerciales de dernire minute. Les prix de loffre initiale doivent tre modifis en fonction, ce point de lvaluation. Les remises proposes conformment aux instructions aux soumissionnaires et soumises lattribution simultane dautres marchs ou lots suite une soumission globale (remises croises) ne doivent pas tre ajoutes avant la finalisation des autres tapes de lvaluation. Les consquences des remises (ou augmentations) inconditionnelles doivent tre mentionnes en annexe II, tableau 6, colonne (g) et (h). Toute remise exprime en pourcentage doit tre applique aux lments concerns de loffre (par exemple, vrifier si elle ne sapplique pas des sommes provisionnelles). Les offres restantes, aprs correction des erreurs arithmtiques et ajustement des remises, doivent tre converties en une seule devise dfinie par lemprunteur et stipule dans les instructions aux soumissionnaires. Les taux de change utiliser pour les calculs doivent tre indiqus dans les instructions aux soumissionnaires et en annexe II, tableau 7. La conversion en une devise unique doit tre prsente en annexe II, tableau 8 ( Directives pour les passations de marchs , section 4.10). (a) Ajouts

4) Conversion des devises

5) Ajouts et analyse
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Il sagit de travaux imprvus. Pour plus de dtails, voir le dossier type dappel doffres (travaux de gnie civil).

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des prix Les omissions loffre doivent tre compenses par lajout de cots estimatifs permettant de faire face aux alas. En cas de postes absents dans certaines offres mais prsents dans dautres, il est possible deffectuer une moyenne des prix cots afin de comparer les offres des concurrents. De mme, les sources externes, telles que les listes de prix, les tableaux de frais de transport et autres lments publis, etc. peuvent tre utiles. Les cots dtermins doivent tre exprims dans la devise dvaluation et indiqus en annexe II, tableau 9 , colonne (c). Cependant, dans le cas de marchs de travaux de gnie civil, les prix non indiqus pour certains postes de travaux ponctuels sont supposs inclus dans les prix dautres postes associs. (b) Analyse des prix Les prix unitaires et/ou forfaitaires proposs par les soumissionnaires, figurant gnralement dans le dtail estimatif des marchs de travaux de gnie civil, sont soumis une analyse afin de vrifier quils ne sont pas trop dsquilibrs 4 ou trop bas par rapport au cot estimatif. Suite lvaluation des analyses de prix, lemprunteur peut exiger que le montant de la garantie de bonne excution soit augment aux frais du soumissionnaire retenu un niveau suffisant pour protger le matre douvrage dun prjudice financier en cas de dfaillance de lentrepreneur. 6) Ecarts chiffrs Conformment aux clauses de dtermination de la conformit gnrale, les offres prsentant des carts mineurs peuvent tre considres gnralement conformes, sous rserve de la mise en place dun cot ou dune pnalit loffre afin de permettre la comparaison des offres, telle que dcrite ci-aprs :

Une offre dsquilibre ou charge dans sa phase initiale est une offre dans laquelle certains prix sont relativement levs et dautres relativement bas par rapport lestimation faite par lIngnieur du cot des travaux excuter. Le dsquilibre peut tre d une erreur ou une conception errone du soumissionnaire, mais il est le plus souvent d une tentative du soumissionnaire damliorer son cash-flow au cours de la premire partie du march ou daccrotre ses profits en gonflant les taux unitaires des postes dont il pense quils seront plus utiliss que prvu.

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(i) les demandes dcarts exprimes de manire vague par le soumissionnaire, telles que nous aimerions augmenter le montant de lavance de dmarrage , ou nous aimerions parler des modifications du dlai dachvement doivent normalement tre ignores lors de lvaluation des offres. Cependant, une dclaration catgorique des soumissionnaires en contradiction avec une exigence du dossier dappel doffres doit tre considre comme un cart. (ii) Si une offre propose un dlai de paiement plus rapide que celui indiqu dans le dossier dappel doffres, la pnalit doit tre fonction du bnfice potentiel pour le soumissionnaire. Cette situation suppose lutilisation dun cash-flow actualis en fonction de taux dintrt commerciaux pour les devises de loffre, sauf si les instructions aux soumissionnaires prvoient cette ventualit et stipulent un taux. (iii) Si une offre prvoit une date de livraison ou dachvement postrieure celle indique dans le dossier dappel doffres mais nanmoins techniquement acceptable pour lemprunteur, lavantage du dlai accord doit faire lobjet dune pnalit telle que spcifie dans les instructions aux soumissionnaires, ou dans le cas contraire, base sur le taux des dommages-intrts conventionnels indiqu dans le dossier dappel doffres. Le cot des carts doit tre exprim dans la devise dvaluation en annexe II, tableau 9 , colonne (d). 7) Ajustements Il est possible de prendre en compte les facteurs techniques, excution et services lors de lvaluation des offres. Lemprunteur devra examiner les plans et calendriers de ces facteurs afin de dterminer sils sont acceptables ou non. Ces facteurs devront tre organiss de manire faciliter une mise en uvre rapide du projet. Par exemple : Pour les marchs dquipements et dunits industrielles (voir dossier type (Units industrielles), IS 25.3) ;

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Calendrier de ralisation (programme de performance) - Cot dexploitation et dentretien - Garantie fonctionnellesdes installations - Travaux, services, installations etc. fournis par lemprunteur Pour les marchs de biens ; - Dlai de livraison - Cots dexploitation - Garantie fonctionnelle des biens - Manutention et transports locaux Si certains facteurs peuvent tre convertis en termes montaires, la mthodologie utilise lors de leur valuation doit tre dcrite avec prcision dans le rapport dvaluation des offres et doit se conformer aux instructions aux soumissionnaires. Les primes et crdits supplmentaires rduisant le cot valu de loffre ne seront pas indiqus lors de lvaluation des offres pour les lments dpassant les exigences spcifies dans le dossier dappel doffres, moins quils ne soient spcifiquement traits dans les instructions aux soumissionnaires. La valeur des ajustements est exprime en termes de cots, pour tous les marchs de travaux de gnie civil, de fourniture et dinstallation dquipements et dunits industrielles et la plupart des marchs de biens, et doit tre indique en annexe II, tableau9 , colonne (e) et exprime dans la devise dvaluation. 8) Prfrence nationale Certains emprunteurs souhaitent employer ce quon appelle des mesures de marges prfrentielles/de prfrence nationale (pour donner la prfrence aux entreprises locales dans le pays de lemprunteur, un certain pourcentage de droits de douane ou autres est ajout aux prix des offres des entreprises trangres afin que les entreprises locales puissent se voir adjuger le march) lors de la comparaison des offres, en vue de promouvoir (ou favoriser) les entreprises locales, mais ceci nest pas permis par la JBIC. Il faudra tre attentif aux mesures prfrentielles indirectes favorisant les entreprises locales lorsque, par exemple, un pourcentage de production locale au del dun certain niveau ou la spcification dun pourcentage de

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production locale sont requis lors de lappel doffres.

Encadr 4 Evaluation des mthodes de ralisation, du calendrier de mise en uvre, de la rpartition des quipements et de la main-d uvre
Les entrepreneurs inexpriments sont souvent irralistes dans leur mthode de ralisation, leur calendrier et leur rpartition des quipements et de la maind uvre, en raison dun manque de comprhension de la teneur des travaux requis. Une valuation quantitative de ces lments est souvent difficile, contrairement une valuation qualitative. Ces entrepreneurs proposent gnralement des solutions inconsidres afin de remporter le march, mme lorsque lemprunteur demande des clarifications. Il est vident que lemploi de ces entrepreneurs entrane souvent des retards de construction et une augmentation du montant du march. Il est donc recommand daccorder une grande attention lors de lvaluation de la mthode de ralisation, du calendrier et de la rpartition des quipements/de la main-d uvre. Il est galement conseill de se rfrer aux expriences passes de lentrepreneur concern en cas de difficults juger ses comptences.

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Encadr 5 Utilisation du systme dvaluation des offres par points


Il est arriv rcemment que des emprunteurs utilisent un systme dvaluation des offres par points conformment aux pratiques de passations de marchs du pays de lemprunteur. Le rsultat obtenu grce ce systme correspond la somme combine de lvaluation technique et financire en fonction dun pourcentage de pondration tabli pour chaque critre, par exemple 50 % pour le ct technique et 50 % pour le ct financier, ou 30 % et 70 %. Ce systme pose le problme de lquit de lvaluation technique, car il nest pas encore tabli que cette mthodologie soit totalement impartiale et objective. En ce qui concerne les passations de marchs de biens et de services, lvaluation technique doit sappuyer sur des critres de russite/chec, sous rserve que lacqureur indique clairement aux soumissionnaires les spcifications techniques requises. Les soumissionnaires doivent proposer loffre financire la moins disante tout en rpondant aux exigences techniques du dossier dappel doffres. Le systme dvaluation des offres par points semble prsenter une ambigut au niveau des exigences techniques. Ds lors, la mthode dvaluation technique savre confuse et inquitable pour les soumissionnaires. De plus, il nexiste pas de rgles tablies pour lattribution de la pondration loffre financire et aux facteurs autres que les prix. En consequence, la JBIC dconseille lutilisation du systme dvaluation des offres par points dans le cadre des prts APD de la JBIC.

5. Dtermination de lattribution du march


Le prix des offres, aprs corrections et remises, ainsi que les ajustements pour omissions, carts et facteurs dvaluation ncessaires la comparaison des offres dans la plupart des passations de marchs de biens et de services, lexception des services de consultants, sont indiqus en annexe II, tableau 9. Le soumissionnaire dont le total de loffre est le moins disant est considr ce niveau comme proposant loffre value la moins disante, sous rserve de : y lapplication de remises soumises lattribution simultane dautres marchs ou lots ; et

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lvaluation de la post-qualification, ou si la pr-qualification a eu lieu, la confirmation des informations de pr-qualification. Il sagit de remises conditionnelles lattribution de plusieurs marchs ou lots au mme soumissionnaire. Cette situation complique lvaluation des offres. Limportance des remises croises proposes par chaque soumissionnaire peut dpendre du nombre de marchs potentiels attribus. Les instructions aux soumissionnaires peuvent galement limiter le nombre ou la valeur totale des marchs attribus un soumissionnaire en fonction de ses capacits techniques et financires. 5 Par consquent, un soumissionnaire proposant loffre value la moins disante pour un march en particulier peut se voir refuser ce march en raison de cette restriction. Lemprunteur devra choisir la meilleure combinaison possible de marchs en fonction du cot total le moins lev pour lensemble des marchs, conformment aux critres de qualification. Les calculs doivent tre prsents en annexe au rapport, y compris lvaluation des offres pour les autres marchs, dans le cas dune valuation spare. Si la pr-qualification a eu lieu, le soumissionnaire dont loffre est value la moins disante doit se voir attribuer le march, sauf si les qualifications du soumissionnaire se sont depuis dtriores matriellement ou si le soumissionnaire a accept de nouveaux travaux lui imposant une surcharge de travail. Lemprunteur doit veiller au respect total de ces deux points. Il est recommand que lemprunteur demande aux soumissionnaires de mettre jour toute information utile le cas chant. Si la pr-qualification na pas eu lieu, le candidat potentiellement retenu doit tre soumis la postqualification dont les procdures sont dcrites dans les instructions aux soumissionnaires, conformment aux Directives pour les passations de marchs (section 5.07).6 Si le soumissionnaire dont loffre est value la moins disante choue lors de lexamen de post-qualification, son

1) Remises croises

2) Qualification

5 6

Cette restriction peut tre tablie lors de la pr-qualification. Le dossier type de pr-qualification dans le cadre des prts APD de la JBIC prsente toutes les informations ncessaires aux valuations de la post-qualification.

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offre doit tre rejete, et le soumissionnaire dont loffre se place immdiatement aprs loffre value la moins disante doit tre soumis lexamen de post-qualification. Sil russit, ce soumissionnaire se voit attribuer le march, dans le cas contraire le processus se poursuit. Les raisons du rejet dune offre lors de lexamen de postqualification doivent faire lobjet dune justification tangible et tre clairement dcrits en annexe au rapport. Des prcdents de mauvaises excutions peuvent tre considrs comme une justification tangible. 3) Offres alternatives Les instructions aux soumissionnaires peuvent demander ou permettre lemprunteur daccepter des offres alternatives sous rserve que seules les offres alternatives soumises par le soumissionnaire dont loffre est value la moins disante et se conformant au dossier dappel doffres seront considres. Les calculs effectus lors de lvaluation des offres alternatives doivent tre prsents en annexe au rapport. 4) Proposition dattribution Le montant de lattribution propose devra correspondre loffre financire telle que soumise par le soumissionnaire retenu, et rvise conformment aux instructions aux soumissionnaires sur les corrections, les remises (y compris les remises croises) et lacceptation de lemprunteur des offres alternatives du soumissionnaire dont loffre est value la moins disante. Des ajustements sur le prix final et la porte du march corriger en fonction des omissions et des variations quantitatives acceptables de loffre peuvent tre ngocis avec le soumissionnaire dont loffre est value la moins disante. La non-objection pralable de la JBIC au regard de lattribution propose est requise avant le dbut des ngociations. Le montant rel du march doit tre indiqu en annexe II, tableau 10. Lemprunteur peut rejeter toutes les offres, sous rserve de la non-objection pralable de la JBIC, si (a) aucune des offres ne savre conforme, (b) les offres financires savrent trop leves et injustifies par rapport aux premires estimations, ou (c) aucun des soumissionnaires nest qualifi ( Directives pour les passations de

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5) Soumission du rapport

marchs , section 5.10). (i) Examen pralable : lemprunteur, si le contrat de prt le stipule, doit soumettre lensemble du rapport dvaluation des offres, contenant ltat synthtique requis, la JBIC dans les plus brefs dlais suite lvaluation des offres, de prfrence au plus tard un mois avant lexpiration de la priode de validit de loffre. Le rapport doit inclure les lments adquats figurant en annexe II. Il est recommand que lemprunteur communique, le cas chant, avec la JBIC au sujet de lvaluation des offres. Cependant, la JBIC ne prendra pas part lvaluation. (ii) Autres cas : pour les marchs non soumis lexamen pralable, lemprunteur peut attribuer le march la signature de loffre. Suite lattribution du march, il peut tre demand de soumettre le rapport dvaluation des offres la JBIC, afin de sassurer de sa conformit aux Directives pour les passations de marchs. Il est conseill que lemprunteur prpare le rapport dvaluation des offres de la mme manire que dans le cas dun examen pralable.

6) Examen de lvaluation de offres par la JBIC

Aprs rception par la JBIC, toutes les evaluations doffres soumises lexamen pralable seront examins. Il peut tre demand lemprunteur dapporter des informations et des justifications complmentaires relatives la proposition dattribution du march. Il peut galement tre demand lemprunteur de contacter les soumissionnaires des fins de clarifications. Si la JBIC est satisfaite de lvaluation des offres et de la proposition dattribution, une notification crite de non-objection sera mise par le reprsentant lgal de la JBIC dsign pour cette correspondance. Dans le cas dvaluations doffresnon soumises lexamen pralable, tout doute quant la justification de lattribution du march doit tre soulev auprs de la JBIC avant signature de lattribution. Lemprunteur doit sassurer que toute correspondance reue des soumissionnaires concernant lvaluation a t prise en compte.

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7) Attribution du march et examen du contrat par la JBIC

Ds que possible aprs la signature du march, lemprunteur doit, si requis par le Contrat de Prt, remettre la JBIC une copie certifie conforme du march pour lexamen et la non-objection de la JBIC. Lorsque la JBIC aura determin que le march est conforme aux termes et conditions du Contrat de Prt, une notification crite de non-objection sera mise par le mandataire de la JBIC dsign cet effet. La JBIC se rserve le droit de refuser le financement de marchs nayant pas t obtenus conformment au contrat de prt.7 Les garanties de soumission des soumissionnaires non retenus doivent tre rendues dans les plus brefs dlais suite lattribution du march. Cependant, si la conclusion du march est soumise la rception dune garantie de bonne excution ou une autre condition, lemprunteur peut convenir dune prolongation approprie du dlai de validit des offres et de la garantie de soumission des autres soumissionnaires. Tel quil est mentionn dans la prface, la JBIC est habilite publier une description du march, les noms et nationalits des soumissionnaires, le prix des offres, le nom et la nationalit du candidat ayant obtenu le march, ainsi que le montant du march. Toute autre information sur les offres et sur les valuations, notamment le rapport dvaluation des offres, est tenue confidentielle par la JBIC. Afin danticiper toute demande postrieure dexamen de la JBIC, lemprunteur doit sassurer que les dossiers dappel doffres et dvaluation soient conservs en scurit.

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Annexe I. Formulaires types du rapport dvaluation de pr-qualification

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Rapport dvaluation de prqualification

Nom du projet : Prt n : Intitul du march : N didentification : Date de soumission la JBIC :

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Introduction 1. Cette annexe a pour objectif principal daider lemprunteur preparer les rapports dvaluation des dossiers de pr-qualification. Lemprunteur devra examiner les dossiers reus et prparer une analyse dtaille des rsultats de lvaluation. Un rapport de synthse de cette analyse devra tre soumis la JBIC pour examen; cette synthse devra traiter chacun des critres russite/chec dfinis dans les dossiers de pr-qualification. Les raisons de la disqualification de tout soumissionnaire ne remplissant pas les critres de slection devront tre fournis. 2. Les tableaux de 1 5 devront ncessairement tre joints au rapport de synthse. Ils peuvent cependant tre adaptes en fonction des spcifications particulires du dossier de pr-qualification. Le rapport devra inclure plusieurs documents et tableaux supplmentaires expliquant en dtails les raisons du rejet des soumissions des candidats disqualifis et faire rfrence aux articles affrents du dossier de pr-qualification sil y a lieu. 3. Le rapport de synthse devra indiquer en particulier si les documents fournir en cas de coentreprises sont complets, si ces coentreprises remplissent les critres dligibilit, y compris la responsabilit conjointe et les critres collectifs de qualification. 4. Au cas o lvaluation de la pr-qualification incluerait des critres sur le fractionnement des marchs (se rfrer larticle 5 de Comment utiliser ce guide), le rapport de synthse devra indiquer la procdure utilise pour lvaluation et prciser le montant total des marchs pour lesquels les soumissionnaires sont considrs pr-qualifis par lemprunteur. 5. Une liste des points vrifier pour la prparation du rapport de synthse est propose en annexe I-1.

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TABLE DES MATIRES TYPE

RCAPITULATIF 1. INTRODUCTION 1.1 Identification de la pr-qualification et description du comit dvaluation 1.2 Procdure de pr-qualification EXAMEN PRLIMINIARE DES DOSSIERS DE PR- QUALIFICATION 2.1 Dossiers de pr-qualification 2.2 Vrification 2.2.1 Signature autorise 2.2.2 Procuration de la personne habilite 2.2.3 Accord de coentreprise 2.3 Intgralit des dossiers de pr-qualification 2.4 ligibilit

2.

3.

VALUATION DE LA PR-QUALIFICATION 3.1 Exprience gnrale 3.1.1 Chiffre daffaires annuel 3.1.2 Exprience russie dans des projets de nature et de complexit similaires a) Taux de production annuelle pour les activits principales de construction b) Exprience de ralisation de projets dans le pays concern et dans des pays comparables 3.2 Comptences du personnel 3.2.1 Exprience du candidat principal et de son remplaant pour les postes principaux de direction et de spcialistes 3.3 Capacits en quipement 3.3.1 Type, charactristiques, nombre minimum et disponibilit de lquipement 3.4 Situation financire 3.4.1 Disponibilit du cash-flow 3.4.2 Solidit financire 3.5 Antcdents judiciaires 3.5.1 Information exacte sur tout litige ou arbitrage dcoulant de marchs achevs ou en cours de ralisation DTERMINATION DES RSULTATS DE LA PR-QUALIFICATION CONCLUSION

4. 5.

39

APPENDICES Tableau 1 Tableau 2 Tableau 3 Tableau 4 Tableau 5 Identification Processus de pr-qualification Vrification prliminaire des critres russite/ chec des soumissions Rcapitulatif des critres dvaluation (sur la base russite/ chec)) Rsultats de la pr-qualification

FORMULAIRES TYPES

40

Tableau 1. Identification
1.1 Nom de lemprunteur 1.2 Numro du contrat de prt 1.3 Date dentre en vigueur du contrat de prt 1.4 Date limite de dpt des soumissions (a) initiale (b) dfinitive 1.5 Intitul du projet 1.6 Matre douvrage (ou autre organisme responsable des achats ou du personnel) (a) nom (b) adresse 1.7 Numro du march (identification) 1.8 Type de contrat 1.9 Description du march 1.10 Mthode de passations de marchs (un seul choix possible) 1.11 March prix fixe 1.12 Cofinancement du march, le cas chant : (a) nom de lagence (b) pourcentage financ par lagence 1.13 Procdures de passation de marchs

Contrat forfait AOI Oui

Prix unitaire AOIR

Autre Autre

Non

Une tape : une enveloppe Une tape : deux enveloppes Deux tapes

Tableau 2. Processus de pr-qualification

41

2.1 Invitation la pr-qualification (a) premire date de parution (b) dernire date de parution (c) nom du journal (d) date de lenvoi dune copie la JBIC 2.2 Dossier de pr-qualification (a) intitul, date de publication (b) date de la non-objection de la JBIC, le cas chant (c) date de mise disposition des candidats 2.3 Nombre de candidats ayant requis un dossier 2.4 Modifications au dossier (le cas chant) (a) indiquer toutes les dates de parution (b) date(s) de non-objection de la JBIC 2.5 Date limite de soumission des dossiers de candidature (a) date et heure initiales (b) prorogation, le cas chant 2.6 Nombre de dossiers de candidature remis

1. 1.

2. 2.

3. 3.

42

Tableau 3. Vrification prliminaire des critres russite/ chec des soumissions


Nom du candidat Pays1 Date de dpt de la candidature Intgralit2, vrification3 du dossier de candidature ligibilit4 Critres pour Raisons les du rejet6 5 coentreprises

1. Lieux de constitution et denregistrement (pour les enterprises). 2. Intgralit des dossiers : les soumissions couvrent-elles tous les points demands et fournissent-elles toutes les infomations requises? Des dviations importantes aux critres telles que la non soumission des tats ou bilans financiers, ou des informations insuffisantes sur les moyens financiers pour remplir les conditions requises de cash-flow pourront entraner la disqualification. 3. Vrification : toute lattention devra tre porte aux manquements lis la validit mme du dossier de candidature. Par exemple : la lettre de candidature est-elle signe correctement ? Les dossiers de candidature des coentreprises sont-ils signs par chacun des partenaires de la coentreprise ? Est-ce que la copie de laccord de coentreprise ou la lettre dintention a t signe par tous les partenaires et jointe au dossier de candidature. 4. ligibilit : en plus de lligibilit des nationaux des pays dorigine ligibles stipuls dans le contrat de prt, les candidats devront galement tre ligibles suivant la politique contre les fraudes et la corruption de la JBIC, pour participer lappel doffres (voir IAC 1.2 pour plus de dtails). 5. Critres pour les coentreprises : le chef de file de la coentreprise est-il clairement identifi et dment habilit ? Les conditions que la coentreprise doit remplir collectivement sont-elles conformes aux critres minimums de participation dfinis dans IAC 5.1 ? Les associs de la coentreprises sont-ils lgalement responsables, conjointement et solidairement, durant la passation du march et lexcution du contrat ? 6. Si la soumission ne remplit pas lun ou lautre des critres de la vrification prliminaire, le rejet devra tre clairement motiv dans la colonne Raisons du rejet ou en annexe, le cas chant.

43

Tableau 4. Rcapitulatif des critres dvaluation (critres russite/ chec)


Intitut des critres de qualification Description des critres (tels que dcrits dans les IAC) Exprience gnrale Chiffre daffaires annuels - IAC 4.3(a): Chiffre daffaires annuels moyens Expriences russies - IAC 4.3(b): Exprience russies dans des projets de nature et de complexit similaires Soumission 1 2 etc . Raisons de la dcision

* En tant quentrepreneur chef de file lors des __ dernires annes * Chiffre daffaires minimum moyen de ____ US$. * En tant quentrepreneur chef de file au cours des __ dernires annes * Cette exprience doit inclure la ralisation de * Taux de production minimale annuelle dans les activits principales de construction (le cas chant) * Exprience dans le pays concern et dans des pays comparables selon le cas * Nombre requis de projets

Montant en US$

Nombre

Comptences du personnel - IAC 4.4: Exprience du candidat principal et de son remplaant pour les postes principaux de direction et de spcialistes

* Poste 1: - Nombre requis dannes dexprience - Nombre requis dannes dexprience dans des travaux similaires etc. * Poste 2: - Nombre requis dannes dexprience - Nombre requis dannes dexprience dans des travaux similaires etc.

Annes Annes

Annes Annes

44

Tableau 4. Rcapitulatif des critres dvaluation (critres russite/ chec) (suite)


Intitut des critres de qualification Description des critres (tels que dcrits dans les IAC) Capacits en quipement - IAC 4.5: Possession en propre de lquipement ncessaire la ralisation des travaux ou possibilit de le louer Soumission 1 2 etc . Raisons de la dcision

Type, charactristiques, nombre minimum et disponibilit de lquipement principal requis Type 1 2 etc. Nombre Minimum Nombre Nombre

Situation financire - IAC 4.6 Disponibilit du cashflow - IAC 4.7 Solidit financire Litigation History - IAC 4.8 Antcdents judiciaires * Cash-flow ncessaire la construction durant une priode de ____ mois * Montant minimum requis de ____ US$ tats financiers sains durant les dernires annes Informations exactes sur tout diffrend ou arbitrage dcoulant de marchs achevs ou en cours dexcution durant les ___ dernires annes Intrants trs spcialiss demands (indispensables la ralisation du march )

Montant US$ russitechec

Russite -chec

Sous-traitance - IAC 4.2 Sous-traitants spcialiss (le cas chant)

Russite -chec

1. Si le soumissionnaire ne remplit pas un critre particulier ou sil est considr comme le remplissant aprs avoir accept une dviation mineure (IAC 4.1), la dcision devra tre clairement motive dans la colonne Raisons de la dcision ou en annexe, le cas chant.

45

Tableau 5. Rsultats de la pr-qualification


1. Soumissionnaires pr-qualifis i) ii) iii) etc. 2. Soumissionaires rejets Raisons du rejet Nom du soumissionnaire i)

ii)

iii)

etc.

46

Annexe I-1. Liste des points vrifier lors de lvaluation de la pr-qualification


1. 2. Joindre les donnes sur lidentification et le processus de prqualification (Tableaux 1, 2). Fournir une liste des soumissionnaires, incluant les lieux de constitution et denregistrement des entreprises, ainsi que la date de remise des soumissions (trois premires colonnes du tableau 3). Fournir tous les dtails sur les raisons du rejet des soumissions au cours de la vrification prliminaire (Tableau 3). Une attention particulire devra tre porte sur les questions concernant lligibilit et les critres des coentreprises. Joindre les copies de toute lettre adresse aux soumissionnaires requrant des claircissements ou un complment dinformation. Joindre les copies des rponses. Fournir les raisons de lchec dun soumissionnaire dans quelque critre indiqu que ce soit (Tableau 4). Adjoindre une annexe explicative, le cas chant. Fournir les raisons dtailles du rejet dun soumissionnaire (Tableau 5).

3.

4.

5.

6.

47

Annexe II. Formulaires types du rapport dvaluation des offres

48

Rapport dvaluation des offres et recommandation pour lattribution du march

Nom du projet : Prt n : Nom du march : N didentification : Date de soumission la JBIC :

49

Demande dexamen et de non-objection de la JBIC Si le march est soumis un examen pralable, le rapport dvaluation des offres doit tre joint une lettre de demande dexamen et de non-objection de la JBIC, en respectant la prsentation spcifie dans le contrat de prt, le cas chant, du ministre, du dpartement ou de lagence de lemprunteur charg des communications avec la JBIC. Cette lettre doit prsenter les conclusions et indiquer toute information complmentaire facilitant lexamen de la JBIC. En outre, il est galement important de signaler tout point non rsolu ou potentiellement litigieux. La lettre doit tre envoye au reprsentant lgal de la JBIC spcifi dans le contrat de prt.

50

TABLE DES MATIERES TYPE (POUR LES MARCHES DE TRAVAUX DE GENIE CIVIL)
ETAT SYNTHETIQUE 1. INTRODUCTION 1.1 Identification des offres et comit dvaluation des offres 1.2 Processus dappel doffres 1.3 Soumission et ouverture des offres

2. EXAMEN PRELIMINAIRE DES OFFRES 2.1 Documents de soumission 2.2 Vrification 2.2.1 Signataire autoris 2.2.2 Procuration de la personne habilite 2.2.3 Accords de coentreprise 2.2.4 Informations de qualification 2.3 Eligibilit 2.4 Garantie de soumission 2.5 Intgralit de loffre

3. DETERMINATION DE LA CONFORMITE GENERALE 3.1 Conformit gnrale aux termes et conditions commerciales 3.1.1 Signataire autoris du formulaire de soumission et du tableau des prix 3.1.2 Eligibilit 3.1.3 Garantie de soumission 3.1.4 Validit de loffre 3.1.5 Date dachvement 3.1.6 Conditionnalit 3.1.7 Formule de rvision du prix 3.1.8 Autres 3.2 Conformit gnrale aux exigences techniques 3.2.1 Porte des travaux 3.2.2 Offre de prix par poste du march 3.2.3 Exigences techniques 3.2.4 Plans et calendriers des facteurs techniques, excution et services Facteurs (Exemples pourr travaux de gnie civil) a) Calendrier de ralisation et organisation des activits de construction b) Mthode de ralisation (organisation du site, maind uvre cl sur le terrain, infrastructures de construction) c) Systme de contrle de la qualit

51

d) Main-d uvre et matriaux (sous-traitants, cash-flow) e) Mesures de scurit 3.2.5 Offres alternatives 3.2.6 Ecarts mineurs

4. EXAMEN DETAILLE DES OFFRES 4.1 Corrections des erreurs 4.2 Corrections des sommes provisionnelles 4.3 Modifications et remises 4.4 Conversion des devises 4.5 Ajouts et analyse des prix 4.5.1 Ajouts a) Omissions b) Postes absents du dtail estimatif 4.5.2 Analyse des prix : examen des prix dsquilibrs 4.6 Ecarts chiffrs 4.6.1 Dclarations catgoriques des soumissionnaires 4.5.2 Conditions de paiement 4.5.3 Date dachvement 4.7 Ajustements 5. DETERMINATION DE LATTRIBUTION DU MARCHE 5.1 Remises croises 5.2 Qualification 5.3 Offres alternatives 5.4 Proposition dattribution 6. CONCLUSIONS ANNEXES Tableau 1 Tableau 2 Tableau 3 Tableau 4 Tableau 5 Tableau 6 Tableau 7 Tableau 8 Tableau 9 Tableau 10 Identification Processus dappel doffres Soumission et ouverture des offres Prix des offres (tels quaffichs) Examen prliminaire Corrections et remises inconditionnelles Taux de change Conversion des devises (plusieurs devises) Ajouts, ajustements et carts chiffrs Proposition dattribution du march

FORMULAIRES TYPES Tableau 1. Identification

52

1.1 Nom de lemprunteur 1.2 Numro du contrat de prt 1.3 Date dentre en vigueur du contrat de prt 1.4 Date limite de dpt des offres (a) initiale (b) dfinitive 1.5 Nom du projet 1.6 Matre douvrage (ou autre organisme responsable des achats ou du personnel) (a) nom (b) adresse 1.7 Numro du march (identification) 1.8 Type de march 1.9 Description du march 1.10 Mthode de passations de marchs (un seul choix possible) 1.11 March prix fixe 1.12 Cofinancement du march, le cas chant : (a) nom de lagence (b) pourcentage financ par lagence 1.13 Procdures de passation de marchs

Contrat forfait AOI Oui

Prix unitaire Autre

Autre

AOIR Non

Une tape : une enveloppe Une tape : deux enveloppes Deux tapes

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Tableau 2. Processus dappel doffres


2.1 Invitation soumissionner (a) premire date de parution (b) dernire date de parution (c) nom du journal (d) date de lenvoi dune copie la JBIC 2.2 Pr-qualification (le cas chant) (a) nombre de firmes prqualifies (b) date de non-objection de la JBIC vis--vis du rsultat de lvaluation7 2.3 Dossier dappel doffres (a) intitul, date de publication (b) date de non-objection de la JBIC, le cas chant (c) date de parution auprs des soumissionnaires 2.4 Nombre de dossiers remis par des firmes 2.5 Modifications du dossier (le cas chant) (a) indiquer toutes les dates de parution (b) date(s) de non-objection de la JBIC 2.6 Date de la confrence de prsoumission (le cas chant)

1. 1.

2. 2.

3. 3.

Citer la date de modification et de non-objection de la JBIC, le cas chant.

54

Tableau 3. Soumission et ouverture des offres


3.1 (a) (b) 3.2 Date limite de dpt des offres date et heure initiales prolongations, le cas chant. Date et heure douverture des offres 3.3 Registre douverture des offres, date denvoi la JBIC 3.4 Nombre doffres soumises 3.5 Priode de validit des offres (semaines ou jours) (a) initialement indique (b) prorogations, le cas chant.

Note : Il est ncessaire de complter toutes les informations requises chaque tape dans le cadre dun appel doffres en une tape: deux envelopes et en deux tapes

55

Tableau 4. Prix des offres (tels quaffichs)


Identification du soumissionnaire Prix affich(s) de loffre Montant de la garantie de soumission Modifications ou commentaires
1

Nom du reprsentant

Signature

Nom du soumission naire (a)

Ville/Etat ou Province
(b)

Pays

Devise(s)

Montant(s)

(c)

(d)

(e)

(f)

(g)

(h)

(i)

etc.

Dcrire toutes les modifications apportes loffre initiale affiche, telles que les remises proposes, les retraits et les offres alternatives. Indiquer galement labsence dune demande de garantie de soumission ou de tout autre poste cl. Consulter galement la section III, paragraphe 1.

56

Tableau 5. Examen prliminaire


Soumissionnaire Vrification1 Eligibilit Garantie de soumission
(d)

Compltude de la soumission
(e)

Conformit gnrale
(f)

Acceptation de lexamen dtaill


(g)

(a)

(b)

(c)

etc.

Note : Pour une explication des en-ttes, consulter la section III , paragraphe 2. Il est possible dajouter des colonnes, par exemple sur la conformit aux conditions techniques. Voir exemple en annexe III. 1 Vrification : les points suivants devront tre vrifis : (i) si les dossiers dappel doffres ont t correctement signs, (ii) si la procuration de la personne autorise a t fournie, (iii) si les accords de coentreprise, le cas chant, sont fournis, (iv) si les informations requises pour procder la post-qualification du soumissionnaire, au regard des capacits financires et techniques ncessaires lexcussion du contrat, ont t fournies.

57

Tableau 6. Corrections et remises inconditionnelles


Soumissionnaire Prix affich(s) de Corrections loffre Devise Montant Erreurs Sommes (s) (s) de calcul1 Provisionnelles
(a) (b) (c) (d) (e)

Prix de loffre aprs correction(s)

Remises Prix de loffre inconditionnelles2 aprs Pourcenta- Montant Correction ge (s) (s)/ remise(s)
(g) (h) (i) = (f) (h)

(f) = (c) + (d) - (e)

etc.

Note : Seules les offres acceptes pour lexamen prliminaire (tableau 5, colonne g) doivent tre indiques dans ce tableau ainsi que dans les tableaux suivants. Les colonnes a, b et c proviennent du tableau 4 (respectivement les colonnes a, d et e). 1 Les corrections indiques dans la colonne d peuvent tre positives ou ngatives. 2 Si la remise propose est mentionne en pourcentage, la colonne h doit normalement correspondre au produit des montants mentionns dans les colonnes f et g (consulter la section III, paragraphe 4-3). Si la remise propose est mentionne en montant, elle doit tre directement saisie dans la colonne h. Une augmentation du prix correspond une remise ngative.

58

Tableau 7. Taux de change


Devise utilise pour lvaluation des offres : Taux de change effectif au : Autorit ou publication indique pour le taux de change :

Note : joindre une copie des taux de change fournis par lautorit ou la publication indique.

59

Tableau 8. Conversion des devises


Indiquer la devise dvaluation : Soumissionnaire Devise(s) de loffre Prix de la soumission aprs correction(s)/remise (s) Taux de change applicable(s) Devise dvaluation

Prix de loffre
(a) (b) (c) (d) (e) = (c) x (d)

Prix total de loffre


(f)

etc.

60

Tableau 9. Ajouts, ajustements et carts chiffrs


Indiquer la devise dvaluation : Soumissionnaire
(a)

Prix de loffre aprs correction(s)/remise(s)


(b)

Ajouts2
(c)

Ecarts chiffrs2
(d)

Ajustements2
(e)

Prix total
(f) = (b) + (c) + (d) + (e)

etc.

1 2

La colonne b correspond la colonne f du tableau 8 ou la colonne j du tableau 9. Chaque insertion dans les colonnes c, d ou e doit faire lobjet dune note de bas de page dtaille, accompagne des calculs correspondants. Consulter respectivement les paragraphes 4-5), 4-6), et 4-7) de la section III.

61

Tableau 10. Proposition dattribution du march


1. Soumissionnaire dont loffre est value conforme pour lessentiel (propos pour lattribution du march). (a) nom (b) adresse Si loffre est soumise par un mandataire, tablir la liste des fournisseurs concerns. (a) nom (b) adresse Si loffre est soumise par une coentreprise, tablir la liste des associs avec leur nationalit et leur part estimatif du march. Pays dorigine des biens/matriaux. Date estimative (mois, anne) de signature du march. Livraison estimative sur le site du projet/priode dachvement. Devise(s) 7. 8. 9. 10. 11. 12.
1 2 3 4 5 6

2.

3.

4. 5. 6.

Montant(s)

Prix de loffre (lu(s) haute voix) Corrections des erreurs2 Remises3 Autres ajustements4 Proposition dattribution5 Catgorie de dcaissement6

Colonnes b et c du tableau 6. Colonne d du tableau 6. Colonne h du tableau 6, y compris les remises croises. Consulter la section III, paragraphe 5-1). Tous les ajustements doivent tre expliqus en dtail. Somme du prix des postes 7-10. Pour les offres une seule devise, exprimer le deuxime montant en pourcentage. Contrat de prt.

62

Annexe II-1. Liste des points vrifier louverture des offres


( remplir pour chaque offre au moment de la lecture haute voix) Rfrence du march : Date douverture de loffre : Nom du soumissionnaire : (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) Lenveloppe extrieure de loffre est-elle dment cachete ? Le formulaire de soumission est-il dment complt et sign ? Date dexpiration de loffre : La procuration est-elle jointe ? Montant de la garantie de soumission (le cas chant) : (indiquer la devise) Heure :

Description de tous les remplacements , retraits ou modifications . Description de toutes les offres alternatives proposes : Description de toutes les remises ou modifications proposes : Autres commentaires :8 Nom du soumissionnaire ou reprsentant prsent : Prix total de loffre : (indiquer les devises et les montants en pourcentage)9

Signature du reprsentant lgal :

Date :

8 9

Lire haute voix et relever les nombres types des quipements. Sil sagit dun appel doffres portant sur plusieurs marchs, le prix de chaque lot ou march doit tre lu haute voix.

63

Annexe II-2. Examen prliminaire


Soumissionnaire Soumissionnaire A Soumissionnaire B Soumissionnaire C Soumissionnaire D Soumissionnaire E Soumissionnaire F Soumissionnaire G Soumissionnaire H
1 2 3

Vrification Oui Non1 Oui3 Oui Oui Oui Oui Oui

Eligibilit Oui Oui Oui Oui Non Oui Oui Oui

Garantie de soumission Oui Oui Oui Non Non6 Oui Oui Oui

Compltude de soumission Oui Oui Oui Non Oui Oui Oui Oui

Conformit pour lessentiel Oui Oui2 Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Acceptation de lexamen dtaill Oui Non Oui Non Non Oui Oui Oui

Accord de coentreprise absent.

La garantie de soumission nest pas dans une devise librement convertible. Ne comprend pas les cots ncessaires lvacuation des dchets dangereux prsents sur le site. 4 Ne propose pas la priode de validit requise (8 semaines au lieu de 12).

32

64

Annexe II-3. Liste des points vrifier sur lvaluation des offres
1. 2. Joindre le registre douverture des offres, sil na pas t remis auparavant (voir section III, paragraphe 1, 2). Expliquer les incohrences entre les prix et les modifications de prix lus haute voix lors de louverture des offres (inscrits au registre) et prsents dans le tableau 4. Donner des dtails sur les raisons du rejet de chaque offre lors de lexamen prliminaire (tableau 5). Faire une copie des pages de loffre dmontrant des lments contestables. Si les sommes provisionnelles du tableau 6 sont diffrentes selon les soumissionnaires, expliquer pourquoi. Expliquer toute correction substantielle des erreurs de calculs pouvant influencer le classement des soumissionnaires. Fournir une copie des taux requis au tableau 7 et utiliss dans le tableau 8. Les ajouts, ajustements et carts chiffrs du tableau 9 doivent tre expliqus en dtail sils peuvent influencer le classement des soumissionnaires. Expliquer les remises croises (section III, paragraphe 5-1) non lues haute voix et enregistres lors de louverture des offres. En outre, joindre des copies de tous les rapports dvaluation raliss dans le cadre dautres marchs associs et attribus au mme soumissionnaire. Fournir les raisons dtailles du refus dattribution dun march une partie autre que le soumissionnaire dont loffre est value la moins disante (section III, paragraphe 5-2). Le cas chant, fournir les raisons pour lesquelles une offre alternative a t accepte, en prcisant les consquences en terme dopportunit, dexcution et de cots (section III, paragraphe 5-3). Une pice jointe au tableau 10 doit expliquer les rvisions de prix indiques la ligne 10 ( Autres ajustements ). Expliquer toute modification relative la porte de loffre et aux conditions du march. Joindre une copie des lettres aux soumissionnaires demandant des clarifications. Fournir une copie des rponses.

3.

4.

5. 6. 7.

8.

9.

10.

11.

65

12. 13.

Soumettre une valuation de loffre accompagne du rapport dvaluation spar du consultant, le cas chant. Sassurer que le rapport dvaluation de loffre a t vrifi deux reprises, quil est pagin et complet, et quil comprend une lettre de demande dexamen et de non-objection de la JBIC. La JBIC examinera uniquement les rapports envoys par les personnes habilites. Envoyer le dossier par coursier ou par tout autre moyen rapide.

14.