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Organizacin Internacional de Normalizacin (International Organization for Standardization)

Foro Internacional de Acreditacin (International Accreditation Forum)


Fecha: 5 de junio de 2009

Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 Directrices sobre:


Auditora de la poltica de la calidad, de los objetivos de la calidad y de la revisin por la direccin
1. Auditora de la poltica de la calidad La poltica de la calidad y su despliegue eficaz slo se pueden evaluar verdaderamente con base en los resultados generales de la auditora. Los mtodos de auditora deberan incluir los siguientes: Entrevistas con la alta direccin para entender su enfoque y su compromiso con la calidad; (pulse aqu para ver el enlace con el documento de directrices sobre auditora de los Procesos de la alta direccin) Evaluacin, a travs de los registros de la revisin por la direccin, del compromiso y la participacin de la alta direccin en el establecimiento, la implementacin, el monitoreo y la actualizacin de la poltica de la calidad. Evaluacin de si la direccin ha traducido eficazmente la poltica de la calidad en palabras y directrices comprensibles en todos los niveles de la organizacin, con los objetivos correspondientes en cada funcin/nivel al que se aplique. Conduccin de entrevistas con el personal para verificar si tiene el conocimiento, la conciencia y el entendimiento requeridos sobre la forma en que la poltica de calidad de la organizacin se relaciona con sus propias actividades, independientemente de los trminos utilizados por dicho personal para expresar su comprensin. Bsqueda de evidencia de diseminacin eficaz de la poltica de la calidad mediante una comunicacin adecuada.

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2. Auditora de los objetivos de la calidad Es necesario que los auditores verifiquen que los objetivos generales de la calidad de la organizacin se hayan definido, que reflejan la poltica de la calidad, que son significativamente coherentes, estn en lnea y son compatibles con los objetivos generales del negocio, incluyendo las expectativas del cliente. Si este no es el caso, los auditores deberan evaluar adicionalmente el compromiso de la alta direccin con la calidad. Es necesario que el cumplimiento de los objetivos de la calidad sea mensurable y est documentado. No existe forma especfica de identificar ni documentar los objetivos de la calidad ya que pueden aparecer en los planes de negocios, las salidas de la revisin por la direccin, los presupuestos anuales, etc. Depende de los auditores convencerse de que los objetivos estn documentados adecuadamente. Es recomendable que los auditores obtengan evidencia de la forma en que los objetivos de la calidad se establecen en cascada en toda la estructura y los procesos de la organizacin, enlazando los objetivos estratgicos generales con los objetivos de la direccin y en forma descendente hasta las actividades operacionales especficas. Se recomienda que los objetivos documentados de la calidad se examinen en la etapa de revisin de la documentacin de la auditora. Antes de terminar la auditora, los auditores deben convencerse de que los objetivos de la calidad son realistas y pertinentes y que la organizacin ha asignado al personal responsable los recursos necesarios para cumplir sus objetivos. La evidencia de esto se debera obtener en todos los niveles de la organizacin. Los objetivos de la calidad no son estticos y es necesario actualizarlos a la luz del clima actual de los negocios y de bsqueda de la mejora continua. Es conveniente que los auditores verifiquen que el desempeo general de la organizacin refleje las metas de la poltica de la calidad y satisfaga de forma razonable los objetivos de la calidad. Se recomienda a los auditores recordar que el cumplimiento de los objetivos se puede medir cuantitativa o cualitativamente. Tambin deberan recordar que existe un enlace claro entre los aspectos dinmicos de la revisin de la poltica de la calidad y los objetivos de la calidad y el compromiso de la organizacin con la mejora continua. 3. Auditora de la revisin por la direccin ISO 9001 exige a la alta direccin revisar el sistema de gestin de la calidad de la organizacin a intervalos planificados, para garantizar su idoneidad, conveniencia y eficacia. La revisin se debera realizar en una reunin independiente, pero no es un requisito de la norma. Existen muchas formas en que la alta direccin puede revisar el sistema de gestin de la calidad como, por ejemplo, recibir y revisar un informe generado por el representante de la direccin u otro personal, la comunicacin electrnica como parte de reuniones regulares de la direccin en donde tambin se discutan aspectos tales como presupuestos y metas. La revisin por la direccin es un proceso que se debera realizar y auditar utilizando el enfoque por procesos.

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ISO 9001, clusula 5.6.2, especifica las entradas para el proceso de revisin por la direccin y se deben incluir estos temas. Sin embargo, stos no son los nicos temas que se pueden incluir en una revisin. Es probable que ellos no se traten individualmente ni simultneamente, sino como parte de una revisin general del negocio. Los auditores deberan estar conscientes de que las entradas podran estar en forma de informes, diagramas de tendencia, etc. Como salida del proceso de revisin por la direccin, debera existir evidencia de decisiones relacionadas con: cambio en la poltica y los objetivos de la calidad, planes y posibles acciones para la mejora, cambio en los recursos, planes de negocios revisados, presupuestos.

La salida no solo se relaciona con las mejoras o los cambios, sino que podra incluir decisiones sobre otros asuntos importantes tales como los planes para introducir productos nuevos. Se requieren registros de la revisin por la direccin, pero no se especifica su formato. Las actas de las reuniones son el tipo ms comn de registro, pero los registros electrnicos, los diagramas estadsticos, las presentaciones, etc. podran ser tipos de registro aceptables. El proceso de revisin por la direccin tambin podra incluir elementos de la planificacin del sistema de gestin de la calidad en donde se consideran los cambios en los procesos y los sistemas. Cuando este es el caso, los auditores deberan revisar si se han tenido en cuenta o no los siguientes puntos: Tendrn impacto los cambios en el sistema de gestin de la calidad o en el negocio como un todo en otras partes del sistema o del negocio? Se evalan los cambios propuestos antes de la implementacin? Al preparar los planes estratgicos, se toman en consideracin aspectos tales como los indicados en la clusula 4.1 de la norma? Se identifican los controles necesarios antes de iniciar la contratacin externa de un proceso? El proceso de revisin por la direccin no debera ser un ejercicio realizado nicamente para cumplir los requisitos de la norma y de los auditores; debera ser una parte integral del proceso de gestin del negocio de la organizacin. La revisin general por la direccin es un proceso complejo realizado en varios niveles de la organizacin. Siempre es un proceso de doble va generado por parte de la alta direccin con entradas provenientes de todos los niveles de la organizacin. Estas actividades pueden variar desde reuniones diarias, semanales, mensuales de las unidades organizacionales hasta simples discusiones o informes.

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Los auditores deberan buscar evidencia de que las entradas y las salidas del proceso de revisin por la direccin son pertinentes al tamao y la complejidad de la organizacin y que se utilizan para mejorar el negocio. Los auditores tambin deberan considerar la forma en que est estructurada la gestin de la organizacin y cmo se usa el proceso de revisin por la direccin dentro de esta estructura.

Para mayor informacin sobre el Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001, por favor consulte el documento: Introduccin al Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001. El Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 utilizar la retroalimentacin por parte de los usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de gua adicionales o si los existentes se deberan revisar. Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la siguiente direccin de correo electrnico: charles.corrie@bsigroup.com. Los dems documentos y presentaciones del Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 se pueden descargar de los siguientes sitios Web: www.iaf.nu www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup Exoneracin de responsabilidad Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobacin por parte de la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), el Comit Tcnico ISO 176, ni el Foro Internacional de Acreditacin (IAF). La informacin contenida aqu est disponible con propsitos educativos y de comunicacin. El Grupo de Prcticas de Auditora ISO 9001 no es responsable de los errores, omisiones ni otras obligaciones legales que se puedan originar en el suministro o posterior uso de dicha informacin.

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