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UTILISATION PLUGIN COMMANDE Version 1.0.

Sommaire
Avant-propos ...........................................................................................................................2 1 2 Introduction.......................................................................................................................2 Organisation dune commande dans le plugin ..............................................................2
2.1 2.2 2.3 Une gestion de commande.............................................................................................................. 2 Un catalogue de rfrences produit ............................................................................................... 2 Une gestion de budget..................................................................................................................... 2

Paramtrage divers du plugin .........................................................................................3


3.1 3.2 3.3 Gestion des droits daccs au plugin............................................................................................. 3 Gestion du circuit de validation dune commande........................................................................ 3 Gestion des paramtres du plugin ................................................................................................. 4

tapes de cration de commande ...................................................................................5


4.1 Cration dune rfrence produit.................................................................................................... 5 4.2 Cration dun budget ....................................................................................................................... 7 4.3 Cration dune commande .............................................................................................................. 8 4.3.1 Entte de commande ............................................................................................................... 8 4.3.2 Ajout de ligne dtail ............................................................................................................... 10 4.4 Validation de la commande ........................................................................................................... 12 4.5 Rception dune commande ......................................................................................................... 13 4.6 Gnration de matriel rceptionn ............................................................................................. 14 4.7 Liaison avec du matriel prsent dans linventaire GLPI ........................................................... 15 4.8 Suppression dun lien avec un matriel de linventaire.............................................................. 16

Version : 1.0.0

Utilisation plugin commande / GLPI

Avant-propos
Ce guide permet de prendre en main le plugin de gestion des commandes sous GLPI. Ce plugin tant amen voluer dans le temps, cette documentation peut se rvler incomplte.

Introduction
Le plugin de gestion des commandes dvelopp pour GLPI est tlchargeable cette URL : http://plugins.glpi-project.org/spip.php?article79 Pour linstallation merci de vous reporter aux informations sur le site de GLPI.

Organisation dune commande dans le plugin


Le plugin se compose de trois modules :

2 .1

Une gestion de commande


Une commande comporte plusieurs tapes : - Cration dun entte dcrivant les informations administratives communes tous les articles qui feront lobjet de cette commande (adresse de livraison, fournisseur) - Cration de lignes dtails rfrenant des articles et les informations qui leur sont propres (prix, quantit, remise, TVA) Lorsque la commande est finalise (entte et lignes dtail crs) : - Afin dtre exploitable en rception, elle doit tre valide. Le plugin utilisera une validation directe ou un circuit de validation selon le paramtrage effectu lors de son installation. - Une fois valide la commande nest plus modifiable et pourra tre rceptionne. - Aprs rception le plugin offre des possibilits de lier ou de gnrer du matriel dans linventaire partir des lignes de commande rceptionnes.

2 .2

Un catalogue de rfrences produit


Seules les rfrences cres dans ce catalogue sont utilisables dans le processus de cration de ligne dtail dune commande.

2 .3

Une gestion de budget


Cette partie permet de dfinir un budget et de lui attribuer une somme sur laquelle seront imputs tous les montants de commandes faisant rfrence ce mme budget.

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Paramtrage divers du plugin


Le plugin Commande exige un paramtrage en deux temps : - Gestion des accs et du circuit de validation de commandes, ces paramtres font intervenir la gestion des profils et des notifications sous GLPI. - Gestion de paramtres intervenant lors de la cration dune commande, ces paramtres sont grs dans le plugin lui-mme.

3 .1

Gestion des droits daccs au plugin


- : la gestion des droits daccs se fait par le menu Administration / Profil

On choisit ensuite un profil

Les profils basiques (post-only) nont pas daccs au plugin commande. Une fois le profil choisi on slectionne longlet Gestion des commandes Une liste de droits est disponible et paramtrable par profil :

3 .2

Gestion du circuit de validation dune commande


Le plugin permet dutiliser ou non un circuit de validation des commandes cres. Cette option permet de notifier par mail toutes interventions effectues sur une commande. Afin de paramtrer ces notifications, ouvrir le formulaire de gestion des notifications GLPI via le menu Configuration / Notification puis cliquer sur longlet Gestion des commandes . On peut ainsi grer lenvoi de notifications des groupes ou profils crs (cf. 3.1)

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3 .3

Gestion des paramtres du plugin


Lancer le plugin Gestion des commandes par le menu

Puis cliquer sur le bouton de configuration paramtres du plugin .

pour

accder

la

liste

des

- TVA par dfaut : ce taux est affect lors de la cration dune ligne dtail (ce taux sera quand mme modifiable sur la ligne dtail elle-mme lors de sa cration mais la liste droulante des taux de TVA prsente sur une ligne dtail sera initialise la valeur slectionne ici) - Utiliser le circuit de validation : cette option permet de grer un accs la validation dune commande. Cette option est lie aux droits daccs au plugin (cf. 3.1)

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tapes de cration de commande


Avant de crer une commande : il convient davoir les ressources ncessaires sa cration. En effet une commande faisant appel des rfrences produit et un budget il est ncessaire davoir cr en premier lieu: - Une ou plusieurs rfrences produit. - Un ou plusieurs budgets .

4 .1

Cration dune rfrence produit


Ouvrir le plugin Gestion des commande par le menu Plugins

Puis cliquer sur Grer le catalogue de rfrences produits

Pour crer une rfrence cliquer sur le bouton

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Renseigner les diffrents champs. Le champ Rfrence produit et Type de matriel sont obligatoires. Pour le champ Type de matriel en fonction du choix effectu, les champs Type , Modle , Gabarit seront accessibles ou non. Exemple : si le Type de matriel slectionn est Ordinateur(s) on accde au champ Gabarit

Par contre pour Consommable seul le champ Type est accessible.

Remarques concernant les champs Type , Modle et Gabarit : - ces champs remontent des valeurs prdfinies dans les diffrents inventaires GLPI. Par exemple : si on dfinit dans une entit A, un ou plusieurs gabarits utiliss pour crer des ordinateurs, imprimantes, quand on cr une rfrence produit avec le type de matriel Ordinateur(s), imprimantesles valeurs remontes dans les listes droulantes des champs Type , Modle et Gabarit sont issues des inventaires GLPI de lentit A pour le type de matriel concern. Une fois la rfrence produit ajoute il faut lui attribuer un fournisseur. Pour cela ouvrir la rfrence dernirement ajoute

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Puis slectionner un fournisseur dans la liste droulante. Il est possible de renseigner un Prix Unitaire (HT) pour la rfrence produit chez le fournisseur slectionn.

4 .2

Cration dun budget


Dans la fentre daccs aux modules de gestion de commande sur Grer les budgets

Il faut ensuite renseigner linterface suivante :

Lorsque quun budget est imput par des commandes on obtient en visualisant celui-ci le budget consomm et les commandes qui lui sont imputables.

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4 .3

Cration dune commande


La cration dune commande se fait en deux temps : lentte et les lignes dtails Le statut de la commande est En cours ddition

4.3.1

Entte de commande
Dans la fentre daccs aux modules de gestion de commande sur Grer les commandes

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Pour crer une commande cliquer sur le bouton

Certains champs sont initialiss par dfaut ( Date commande =date du jour) Les champs N commande et Date commande son t obligatoires. ** Attention au choix du fournisseur : celui-ci doit tre le mme que celui qui a t choisi pour la (les) rfrence(s) produit commander.

Une fois ajoute la commande doit tre valide pour y ajouter des lignes dtail Selon loption prise au paragraphe 3.3 (Gestion des paramtres du plugin) on obtient Lcran suivant si loption Utiliser le circuit de validation est active

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Ou lcran suivant dans le cas contraire

4.3.2

Ajout de ligne dtail


Cliquer sur longlet Dtail(s) et slectionner le type de matriel faisant rfrence au produit commander dans la liste droulante.

Une liste Rfrence produit saffiche et remonte uniquement les rfrences produit lies au fournisseur choisi dans lentte Rmq : les Rfrences produits sont dcrites dans le module du mme nom (cf. 4.1 )

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** Attention si lentte contient un fournisseur qui nest li aucune rfrence produit pour un type de matriel choisi sur une ligne dtail, la liste droulante Rfrence produit de la ligne dtail sera vide.On ne pourra donc pas ajouter de ligne dtail. Un fois la rfrence produit slectionne des champs supplmentaires saffichent

** Le taux de TVA indiqu est celui slectionn par dfaut dans la configuration du plugin (cf. 3.3 ) On peut cependant choisir un autre taux sil en existe dans la liste ** Le champ Prix unitaire HT est initialis par dfaut avec la valeur dfinie pour la rfrence produit cre, il est cependant modifiable.
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4 .4

Validation de la commande
Pour valider la commande cliquer sur longlet Principal puis selon lutilisation ou non du circuit valider ou demander la validation de la commande. Aprs validation le statut de la commande est En cours de livraison

Commande valide : Onglet Principal La validation fige la commande. Il nest plus possible de la modifier (entte et dtail) sauf en dverrouillant par le bouton Modifier la commande .

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Commande valide : Onglet Dtail(s)

4 .5

Rception dune commande

Via longlet Rception matriel(s) on peut slectionner une ligne et la rceptionner.

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Il faudra entrer la date de rception et le n de b on de livraison (non obligatoire) et valider.

Le statut de la commande passe Livre

4 .6

Gnration de matriel rceptionn


Slectionner une ou plusieurs lignes dans la partie rception puis choisir laction effectuer dans la liste

La validation du choix Gnrer un matriel associ ouvre une interface qui permet de renseigner divers champs et une entit de destination ou lobjet sera cr. Le matriel est cr via le gabarit choisi pour la rfrence produit utilise dans la ligne dtail.cf 4.1 Si aucun gabarit na t slectionn dans la rfrence produit utilise, cest le gabarit (vide) par dfaut de GLPI du type de matriel command qui sera utilis.

Le matriel a t gnr dans linventaire GLPI et est accessible directement par le biais de la partie rception de la commande.

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Inversement sur la fiche inventaire du poste via longlet Gestion des commandes on peut accder la commande lie au matriel

Cette opration met jour les infos financires de lobjet gnr avec les donnes entres dans lentte de commande.

4 .7

Liaison avec du matriel prsent dans linventaire GLPI

Utiliser dans longlet Rception matriel(s) le menu Lier un matriel existant

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Cette opration met jour les infos financires de lobjet gnr avec les donnes entres dans lentte de commande.

4 .8

Suppression dun lien avec un matriel de linventaire


Il est possible de supprimer un lien avec un matriel de linventaire cependant les infos financires du matriel concern seront effaces.

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