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Code thique des ASBL faisant appel la gnrosit de la population

1. La transparence financiere
Principes
Les associations signataires du prsent Code s'engagent : 1.1. tenir une comptabilit rgulire et tablir des documents comptables annuels tels que prvus par la loi ; 1.2. si cette comptabilit n'est pas d'office annuellement vrifie par un expert comptable agr ou un rviseur d'entreprise autoris, en cas de plainte crite auprs de l'A.S.B.L. "AERF", dont question au point 5, un expert dsign par celle-ci doit avoir accs aux pices comptables et pouvoir vrifier leur rgularit, et ce aux frais de l'association ; 1.3. faciliter la comprhension de ces documents comptables par un commentaire clair et synthtique prsentant l'origine et l'utilisation de leurs ressources ; 1.4. rendre accessible ces documents comptables et leurs commentaries synthtiques grce, soit leur publication dans l'organe priodique de l'association, soit leur diffusion auprs des donateurs par mailing, soit la convocation de ces derniers une runion d'information, ou par tout autre moyen appropri.

Elaboration de ces principes dans le Code


Le droit linformation

Donateurs, collaborateurs et employs ont un droit linformation. Les membres de lAERF ont un devoir dinformation. Ceci implique que donateurs, collaborateurs et employs seront informs automatiquement (suite leur demande), au moins durant l'anne comptable qui suit le don, de l'utilisation des fonds rcolts. Cet automatisme signifie que les ayant droits ne doivent pas solliciter expressment cette information auprs de l'organisation concerne. Cette information peut tre rendue disponible, e.a. par le bulletin, le site internet, un mailing ou tout autre moyen accessible aux personnes concernes et dont elles sont ou seront informes. Pour viter que tous les donateurs doivent recevoir un courrier supplmentaire, il est admis que les "documents offerts" (y compris les explications) soient au moins disponibles sur le site internet. Si aucun envoi distinct n'est prvu, l'organisation reprendra les "documents offerts" dans son bulletin (s'il existe) et les rendra accessibles avec les "documents accessibles" au sige de l'association. La seule prsence aux greffes ne sera pas considre comme une mesure de publicit suffisante. La liste complte des droits l'information sera disponible auprs de l'association et de l'AERF. Le Comit de surveillance apprciera la mthode utilise. Les membres de l'AERF sont exempts de ce devoir d'information envers leurs membres, collaborateurs, employs et donateurs, condition que ces derniers renoncent par crit leur droit.

Quels sont les documents rendus publics ? Au minimum, on met disposition de tous les donateurs, collaborateurs et membres du personnel les documents suivants: le bilan des deux dernires annes (sauf pour les organisations ayant moins de 25.000 de recrutement de fond par an) un rcapitulatif des frais et des rendements de la dernire anne de travail (compte de rsultats analytique sauf si inadquat et sauf pour les organisations ayant moins de 25.000 par an de fond de recrutement). Les membres de l'AERF s'engagent donner un aperu vrai et sincre du patrimoine et du rsultat d'exploitation de lorganisation. Les comptes seront accompagns d'un commentaire clair et comprhensible, y compris pour des non initis, sur l'origine et l'affectation des fonds. A la demande explicite des donateurs individuels, des collaborateurs et des membres du personnel : les documents exigs sont les suivants : Un rcapitulatif du compte d'exploitation selon la catgorie de frais (postes principaux, au minimum groups par deux chiffres) ; Un commentaire succinct de ce que lorganisation entend par poste de frais utilis et plus particulirement pour les frais ou les profits concernant le recrutement de fonds (information, publicit, ) le montant net global recueilli ; le rapport de contrle du rviseur ou de l'expert comptable ; LAERF laisse ses membres la possibilit dobtenir des informations explicites sur ses donateurs au cas o ils ne fourniraient pas dinformations ; Le budget Le tableau d'amortissement La tension salariale Comment les informations sont- elles communiques ?

Les documents offerts sont mis la disposition via : la publication dans un bulletin ; par mailing ; des runions dinformation ; le site web ou nimporte quel autre moyen de communication. Concernant les documents disponibles sur demande, les ayant droits seront mis au courant de leurs droits ; Les documents concerns peuvent tre demands via un simple coup de tlphone, une demande par courrier lectronique ou postal, ou une demande de consultation au sige de lassociation. Les personnes concernes sont informes de leur droit l'information, ex ante ( l'occasion de l'appel de fonds) ou ex post. Dans sa communication, l'organisation montre clairement son adhsion l'AERF et, implicitement, son engagement d'informer clairement les donateurs de l'utilisation des dons rcolts. Cette communication ne doit pas reprendre de manire exhaustive tous les droits l'information. Le label de l'AERF pourrait suffire.

2. La rigueur des modes de recherche de fonds


Les associations signataires s'engagent : 1. s'interdire de cautionner des initiatives commerciales dont les activits sont en contradiction avec leur objet social ; 2. dans les relations avec les prestataires de service ou les fournisseurs : 2.1. interdire tout lien qui pourrait servir de caution l'activit commerciale de ces prestataires et qui serait susceptible de compromettre la gestion dsintresse et autonome des associations ; 2.2. conclure, lors de la commande d'un service, un contrat en bonne et due forme qui respecte le code de dontologie ; 2.3. exiger des devis pralables la ralisation des campagnes de collecte de fonds ; 2.4. ne rmunrer les prestataires de services que sous forme d'honoraires pralablement convenus ; 2.5. assumer le contrle et la responsabilit du contenu des documents utiliss en vue de la rcolte de fonds

3. Gestion des fichiers


Par fichier de donateurs, on entend le ou les fichiers de l'ensemble des personnes concernes par les diffrentes activits de rcolte de fonds de l'association, de ses filiales de merchandising ou d'autres partenaires oeuvrant en son nom. En ce qui concerne la gestion de ces fichiers, les associations signataires rappellent qu'elles s'engagent respecter scrupuleusement la loi sur la vie prive et s'engagent ce que : 1. l'accs au fichier des donateurs soit strictement limit aux personnes mandates cet effet, qui en garantissent la confidentialit ; 2. les fichiers, qui sont la proprit des associations pour lesquelles ils ont t constitus, ne puissent tre utiliss des fins commerciales qui sortent du cadre de l'objet social ; 3. l'achat ou la location d'adresses des firmes spcialises, ou l'change d'adresses entre diverses associations n'implique aucun autre usage que l'envoi des messages d'information et/ou de rcolte de fonds.

4. Messages et communications
Pratiques publicitaires faisant appel la gnrosit de la population
Les communications des associations vocation sociale ou humanitaire subissent actuellement un essor important. Paralllement, beaucoup d'entreprises associent la vente de leurs produits ou services une action humanitaire (tombola, sponsoring, marketing, ...) Afin de ne pas faire appel abusivement la gnrosit du public et de ne pas le tromper, il est ncessaire que les messages informent clairement les destinataires, en prcisant le nom de l'auteur et le but de la demande, ainsi que les modalits d'utilisation des fonds sollicits. Les associations signataires s'engagent de manire gnrale : 1. respecter leur objet social dans leurs appels la gnrosit, conformment leurs statuts ; 2. ne pas introduire dans leurs demandes de soutiens financiers, des informations contenant des allgations, indications ou presentations fausses ou de nature induire en erreur ; 3. respecter la destination des dons des donateurs, conformment l'appel qui leur a t adress 4. porter sur leurs documents ou publications toutes les mentions permettant d'identifier clairement l'association. En outre, les associations signataires s'engagent ce que les dispositions suivantes soient respectes :

Les messages 1. Les messages ne peuvent comporter aucune inexactitude, ambigut, exagration, etc., de nature tromper le public sur le but rel de l'association, son organisation, ses modalits et rsultats de son action ou l'utilisation des fonds, produits ou prestations sollicits. 2. Les messages qui font appel la gnrosit du public doivent mentionner le nom de la personne ou la dnomination et la personnalit juridique de lorganisation qui organise lappel ou qui en est bnficiaire. 3. Les messages qui font appel la gnrosit du public pour une action dtermine doivent mentionner clairement la destination des fonds rcolts ou le moyen pour le public den prendre connaissance. Dans tous les cas, les responsables de lappel veilleront disposer dune documentation pouvant rpondre toute demande dinformation. 4. Quand on annonce une tombola, lannonce doit indiquer la date et la nature de lautorisation obtenue conformment larticle 7 de la loi du 31 dcembre 1851 sur les Loteries. Des messages se rfrant la personne humaine 2.1. Lorsqu'une communication incite le public envoyer des fonds, les messages personnaliss ayant pour but d'tablir un lien direct entre les personnes demandant de l'aide et les futures donateurs (par exemple : message crit de la main d'un enfant, lettre de dtresse jointe au message etc.) doivent tre limits aux cas prcis o l'association a effectivement mis en place un lien de cette nature, sauf si le message indique clairement qu'il s'agit d'un cas fictif inspir ou non de faits rels. 2.2. Les messages ne peuvent, tant par les textes que par leurs illustrations, attenter la dignit humaine. L'utilisation d'ventuelles images de dtresse humaine ne peut heurter les sentiments des donateurs et doit tre respectueuse vis--vis des bnficiaires de l'aide. 2.3. Un message ne peut se rfrer une personne, porter sa signature ou la prsenter comme une caution ou un appui du srieux de lassociation quavec laccord pralable et exprs de cette personne. Lorsqu'il est fait rfrence une personne connue dune manire qui puisse tre comprise par le public comme une caution ou un appui, les qualits de la personne et son lien eventual avec l'association doivent tre indiqus. 2.4. La communication ne doit reproduire ou citer ni tmoignage, ni dclaration ou recommandation qui ne soient vridiques et rattachs l'exprience de la personne qui la donne. L'utilisation de tmoignages ou de recommandations prims ou inapplicables pour d'autres raisons, est prohibe. 2.5. Tout message faisant appel la gnrosit pour un projet dtermin, dans le temps et/ou lespace, doit indiquer clairement les caractristiques et modalits de laction ou du projet. Communication se rfrant des tudes ou des statistiques 3.1. Toute communication utilisant, d'une manire ou d'une autre, les rsultats d'tudes ou statistiques, doit mentionner : les sources d'information ; les dates de ralisation de l'tude. 3.2. Les citations de textes ou les rfrences des tudes, sorties de leur contexte, ne peuvent tre dtournes de leur sens initial. Objets accompagnant les mailings Si un quelconque objet joint un mailing est propos au destinataire, il faut quapparaisse clairement qu'il n'y a aucune obligation d'achat ou de renvoi, conformment larticle 76 de la loi du 14 juillet 1991 sur les pratiques du commerce et sur linformation du consommateur.