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Jan. 2005
Índice
Introdução ......................................................................................................... 4
Instalação .......................................................................................................... 4
Reinstalação .................................................................................................... 4
Licenciamento .................................................................................................... 4
Licenciamento Telefónico................................................................................... 5
Licenciamento Via Internet ................................................................................ 6
Funcionalidades Comuns ...................................................................................... 8
Listas de registos ............................................................................................. 8
Ficha ........................................................................................................... 9
Localizar..................................................................................................... 10
Imprimir .................................................................................................... 11
Consulta..................................................................................................... 11
Configurar .................................................................................................. 12
Campos de Data............................................................................................. 15
Campos Numéricos ......................................................................................... 15
Campos de Imagem........................................................................................ 15
Pré-visualizar impressão.................................................................................. 16
Entrar na aplicação............................................................................................ 17
Login e Password ........................................................................................... 17
Lista de Empresas .......................................................................................... 17
Janela Principal ................................................................................................. 18
Janela Principal - Menus ..................................................................................... 18
Diversos ....................................................................................................... 18
Configurar empresa ..................................................................................... 19
Configurar Impressora.................................................................................. 20
Criar Cópia de Segurança ............................................................................. 20
Restaurar Cópia de Segurança....................................................................... 21
Reparar Dados ............................................................................................ 22
Gestão de Utilizadores.................................................................................. 23
Configurador de documentos......................................................................... 26
Configurador de modelos .............................................................................. 28
Configurações diversas ................................................................................. 39
Log de Administrador ................................................................................... 44
Terminar sessão .......................................................................................... 45
Tabelas......................................................................................................... 45
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Clientes...................................................................................................... 46
Fornecedores .............................................................................................. 48
Artigos ....................................................................................................... 50
Artigos – Campanhas e Saldos....................................................................... 52
Movimentos................................................................................................... 52
Distribuição de Lotes.................................................................................... 53
Activar / Desactivar Lotes ............................................................................. 54
Folhas de obra ............................................................................................ 54
Compor / decompor artigos........................................................................... 56
Stocks .......................................................................................................... 57
Distribuição de stock .................................................................................... 57
Mapas........................................................................................................... 58
Relatórios...................................................................................................... 59
Ajuda ........................................................................................................... 60
Centro PME (dados) ..................................................................................... 60
Acerca de… ................................................................................................. 60
Janela Principal - Barra de atalhos ....................................................................... 61
Janela Principal - Filtros ..................................................................................... 61
Janela Principal – Tipos de Documento ................................................................. 61
Janela Principal – Manutenção de Documentos ...................................................... 62
Numeração dos documentos ............................................................................ 63
Documentos de Clientes ............................................................................... 63
Documentos de Fornecedores........................................................................ 66
Módulo POS...................................................................................................... 70
Módulo Quiosque .............................................................................................. 74
Configuração ................................................................................................. 74
Zona dos filtros ........................................................................................... 76
Consulta ....................................................................................................... 76
Zona dos filtros ........................................................................................... 78
Sair ........................................................................................................... 78
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Introdução
Nota:
Este manual destina-se às várias versões da aplicação. Algumas funções associadas a menus não
estão disponíveis, apenas porque não fazem parte das funcionalidades da versão e não por erro.
Exemplo: Avenças não está disponível em algumas versões. Deste modo, se pretender aceder a
esta opção, o menu apresentar-se-á desactivado.
Instalação
Reinstalação
Licenciamento
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Licenciamento Telefónico
Nota:
Sem qualquer um destes dados o licenciamento não será possível.
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opção .
Nota:
O Código Atribuído pelo licenciador é aleatório, ou seja, da próxima vez que o utilizador
consultar esta janela o código não será igual. Assim, não é possível terminar o processo de
licenciamento se após apontar o número, o utilizador fechar a janela sem entrar em
contacto com a Assistência da T&T. Pela mesma razão não é necessário apontar a Chave
de licenciamento disponibilizada pelos serviços da T&T, pois não será utilizável num
próximo licenciamento.
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Funcionalidades Comuns
Para facilitar a interacção do utilizador com a aplicação foram criadas uma série de
funcionalidades comuns. Estas funcionalidades estão presentes em várias situações e
permitem que o utilizador se adapte rapidamente à filosofia de trabalho da aplicação.
Listas de registos
Função Descrição
Permite navegar pelos registos visíveis, respectivamente para o
primeiro, anterior, seguinte e último.
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Outras Operações:
Marcar Todos, Desmarcar Todos, Inverter Marcados:
Permitem controlar a selecção de um grupo de registos. Os
registos seleccionados aparecem com um ponto preto na barra do
lado esquerdo. Para seleccionar registos soltos utilizar “Shift+↓”
ou “Ctrl+”.
Ficha
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Função Descrição
Permite ao utilizador posicionar-se na ficha do primeiro registo da
lista.
Localizar
2. Seleccionar a opção .
3. Colocar na caixa seguinte o texto a localizar.
Nota:
Para retirar a restrição imposta pela Localização, deve limpar a caixa de texto da
janela seguido de “Ok” ou utilizar a funcionalidade “Limpar” disponível na opção
“Consulta”.
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Imprimir
Consulta
1. Seleccionar a opção .
2. Definir se a restrição vai ser aplicada através de um valor único ou
através de um intervalo aplicado a cada coluna. Se a opção
estiver accionada a pesquisa é feita com base num intervalo de
valores, caso contrário será efectuada sobre um valor único.
3. Colocar na coluna pretendida (representada numa linha da grelha) a
restrição pretendida. A restrição poderá ser exactamente a(s)
palavra(s) introduzidas ou utilizar o carácter “*”. O carácter *
representa qualquer carácter na pesquisa, por exemplo:
Restrição Resultado
Reino Unido Pesquisa exacta.
Nota:
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Configurar
1. Seleccionar a opção .
2. Em seguida será mostrada a seguinte janela:
Colunas
Zona Descrição
Lista de colunas que não estão seleccionadas para a configuração da
Disponíveis
lista, ou seja, não estão visíveis quando se consulta a lista.
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Totais
Esta área, nem sempre visível, está dividida como a área Colunas. As
colunas seleccionadas, nesta área, serão totalizadas durante a listagem.
Ordenações e Quebras
Cada uma das áreas Ordenações e Quebras está dividida como a área
Colunas.
Ordenações
O objectivo da configuração das ordenações é definir a ordenação dos
registos visíveis na lista. Para ordenar devem ser executados os seguintes
passos:
1. Seleccionar a opção .
2. Seleccionar o(s) campo(s) pretendidos e transitá-los para a zona
Quebras
O objectivo da introdução de quebras, é permitir uma melhor análise
quando efectuada a impressão dos registos da lista. Quando a área de
Totais está visível as quebras permitem o cálculo de sub totais.
Para configurar uma quebra devem ser executados os seguintes passos:
1. Seleccionar a opção .
2. Marcar os campos já seleccionados na opção . Se necessário, é
possível seleccionar mais campos (de forma idêntica à mencionada
para a ordenação)
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Nota:
A quebra não é visível em ecrã, apenas na impressão em tabela.
Configurações Avançadas
Esta opção permite configurar um conjunto de opções, que podem não
estar activas em determinadas circunstâncias.
Logótipo: Imprimir logótipo e nome da empresa no
cabeçalho.
Separador: Imprimir uma linha separadora em
cada linha do detalhe.
Só Totais: Esta opção permite visualizar só as
quebras e respectivos sub totais.
Rodapé: Imprimir o rodapé.
Total pág.: Imprimir o total de páginas em cada Nº
de pág.
Guardar a configuração
As configurações feitas nesta janela podem ser guardadas, repostas e
eliminadas utilizando a área:
Nota:
A configuração guardada inclui os filtros que estiverem activos nesse momento.
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Campos de Data
Campos Numéricos
Nos campos onde pretende introduzir um número o utilizador dispõe (em certos
casos) de uma máquina de calcular:
1. Clique na máquina de calcular que se encontra na mesma
linha.
2. Clique ou digite os algarismos e/ou operações.
3. Cancele a operação utilizando a tecla Esc.
4. Termine a operação utilizando a tecla Enter ou “=” ou
clicando em “=”.
Campos de Imagem
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Pré-visualizar impressão
Opção Descrição
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Entrar na aplicação
Login e Password
Para entrar na aplicação o utilizador tem que introduzir um Login e Password.
Quando a aplicação é instalada existe um utilizador supervisor cujo Login é “tet”
e sem Password. Nesta situação a aplicação entra sem pedir Login e Password.
Quando forem criados novos utilizadores ou forem alterados o Login ou Password
do supervisor inicial, a aplicação passa a pedir sempre o Login e Password.
Lista de Empresas
Quando o utilizador for supervisor após a introdução do Login e Password tem
acesso á Lista de Empresas, podendo assim seleccionar com qual é que pretende
trabalhar.
Nota:
Os utilizadores não supervisores entram directamente na empresa onde foram criados.
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Janela Principal
Diversos
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Configurar empresa
Nota:
A criação/modificação dos modelos de impressão será falada mais adiante neste
manual.
(*) - Estes separadores são apenas usados para indicar a formatação. O aspecto
real dos mesmos depende das configurações regionais do Windows.
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Configurar Impressora
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Nota:
O ficheiro criado irá conter toda a informação introduzida até à altura da sua
realização e ficará registado com a extensão *.gbk, *.fbk ou *.zbk (versão
compactada).
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O tempo que demora a repor uma cópia de segurança pode ser superior
quando se actualiza a versão da aplicação derivado ao facto de a estrutura
dos dados ter que ser actualizada.
Nota:
A informação constante na cópia de segurança irá sobrepor a informação
actualmente existente na aplicação. Após esta operação, já não é possível
recuperar os dados sobrepostos.
Os dados repostos só incluem o trabalho efectuado até à data em que a cópia de
segurança foi efectuada, pelo que devem ser criadas cópias de segurança com
regularidade.
Reparar Dados
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Gestão de Utilizadores
Função Descrição
Permite criar um utilizador a partir de um existente copiando todas as
configurações.
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Ficha de utilizadores
A ficha de utilizador permite configurar várias opções relacionadas com
acessibilidade do utilizador ao resto da aplicação.
Campo Descrição
Nome Nome do Utilizador
Morada,
Localidade, Cód. Dados do Utilizador.
Postal, Telefone
Zona de Acessos
Nesta zona poderão ser definidos os acessos possíveis para cada
utilizador. Esta zona dispõe de três painéis cada um com a sua
funcionalidade:
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Símbolo Descrição
z Opção pode ser acedida pelo utilizador.
{ Opção está interdita ao utilizador.
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Nota:
Consultar o ponto Personalizar Cores mais adiante no manual.
Nota:
Consultar o ponto Personalizar barra de atalhos mais adiante no manual.
Configurador de documentos
Impressão
Esta opção permite configurar os documentos de facturação (um por cada
tipo) utilizando um modelo básico, onde se pode controlar apenas a
posição, tamanho e visibilidade de cada campo. Para que a configuração
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Parametrização
Esta opção permite configurar o comportamento de alguns documentos e
outros parâmetros relacionados com a impressão dos documentos e
relatórios da aplicação.
A configuração do comportamento dos documentos è válida quer se
imprima os documentos utilizando o configurador de documentos ou de
modelos.
Nota:
Só alguns documentos podem ser parametrizados nesta janela.
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Nota:
As impressões especiais do tipo “Factura / Recibo …” indicam que a aplicação cria
um recibo quando se emite uma factura.
Configurador de modelos
Documento normal:
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Documento em talão:
Esta janela está dividida em várias áreas. Cada uma destas áreas tem um
objectivo específico.
Área do modelo
Subtipo de modelo
Nota:
O subtipo agrupa modelos que partilham os mesmos itens do tipo campo,
podendo-se copiar e importar modelos de um subtipo para outro.
Alguns modelos, no resto da aplicação, podem não suportar vários subtipos.
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Propriedades
Documento normal:
Documento em talão:
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Função Descrição
Descrição Descrição do modelo corrente.
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Zona Comportamento
Todos os itens colocados nesta zona, serão impressos na parte
superior de todas as páginas. É possível configurar as propriedades
Cabeçalho
do modelo, para que esta área não seja impressa na primeira
página.
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Propriedades
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Texto
Utilizado para a introdução de texto fixo no modelo.
Função Descrição
Descrição: Permite alterar o conteúdo do item.
Campo
Utilizado para introduzir informação proveniente dos dados no modelo. As
propriedades destes itens são idênticas às do tipo Texto ou do tipo
Imagem excepto que a Descrição não pode ser alterada.
Imagem
Utilizado para introduzir imagens fixas no modelo.
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Função Descrição
Descrição Permite alterar a identificação do item.
Forma
Utilizado para colocar formas geométricas no modelo. As formas possíveis
são:
Função Descrição
Descrição Permite alterar a identificação do item.
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Diversos
Utilizado para colocar itens de âmbito geral no modelo de impressão.
Campo Descrição
Indica a data de impressão do modelo. Preenchida apenas na
Data
altura de impressão automaticamente pelo aplicação.
Nº Página / Nº
Indica o número da página corrente e o número total de páginas.
Total Pág.
Nº Linha de
Indica o número da linha de Detalhe corrente.
Detalhe
Texto Livre de Permite introduzir na altura da impressão um texto livre que não
Impressão fica registado no documento.
Total de Linhas de
Número total de linhas de Detalhe.
Detalhe
Nota:
O campo Nº Linha de Detalhe deverá ser colocado na área de Detalhe existente no
modelo a configurar.
O campo Total de Linhas de Detalhe poderá ser colocado na área de Detalhe ou
em qualquer outra área.
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Empresa
Utilizado para a colocar no modelo itens previamente preenchidos em
Configurar empresa.
Os itens desta opção são tratados de forma
idêntica aos itens do tipo Texto retractados
anteriormente do manual. Exceptua-se, o item
Logo cujo tratamento é idêntico ao dos itens do
tipo Imagem.
Nota:
Após a colocação do item no modelo, a sua movimentação poderá ser efectuada
não só através da configuração da posição, mas também poderá ser efectuada
através da selecção do item directamente na área de representação do modelo
utilizando o rato. Neste caso a zona também é seleccionada automaticamente.
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Nota:
Todos os itens podem ser movimentados, desde que permaneçam dentro da
mesma área. Não é possível efectuar a movimentação de um item de uma área
para outra.
Campo Descrição
Indica a posição, em mm, do cursor do rato dentro da área útil do
modelo.
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Nota:
No final, é importante o utilizador não esquecer que é necessário guardar as
alterações realizadas sobre o modelo. Caso contrário, todo o trabalho realizado
será perdido.
Configurações diversas
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Função Descrição
Personalizar cores
Esta opção permite configurar o plano de cores da aplicação.
Função Descrição
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Nota:
Os controlos presentes do lado direito permitem verificar o resultado da
configuração.
Teclado virtual
Esta opção permite configurar a utilização de um teclado virtual para
permitir a introdução de dados, quando se utiliza um sistema de toque no
ecrã, dispensando assim a utilização do rato e do teclado.
teclado .
Configurar mostrador
Esta opção permite configurar um mostrador ligado a uma porta RS232.
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Função Descrição
Função Descrição
configuradas em ).
Preferências de facturação
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Parametrização de documentos
Esta opção permite configurar a parametrização de documentos da
mesma forma que em Configurador de documentos - Parametrização.
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Nota:
Esta opção só aparece quando a opção Configurador de documentos não está
visível.
Descontos isentos
Esta opção permite configurar as descrições e percentagens dos três
descontos isentos, disponíveis na emissão de documentos de clientes.
Log de Administrador
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Função Descrição
Este filtro permite seleccionar o
utilizador.
Terminar sessão
Tabelas
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Clientes
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Opções adicionais
No caso dos clientes a aplicação fornece ainda as opções:
Opção Descrição
Conta Corrente
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Fornecedores
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.
A janela possibilita a introdução de dados adicionais no painel Local de
Entrega / Descarga.
Opções adicionais
No caso dos fornecedores a aplicação fornece ainda as opções:
Opção Descrição
Acede à análise dos documentos emitidos para o
fornecedor corrente.
Conta Corrente
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Artigos
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substituir o botão .
Ao indicar que se trata de um Artigo com Nº Série a aplicação, sempre
que se justificar, durante a emissão de documentos aparece uma janela
para introdução dos números de série para este artigo.
Ao indicar que o artigo trabalha com Preços Múltiplos a aplicação
durante a emissão dos documentos aparece uma janela que possibilita
escolher qual o preço a aplicar.
No que diz respeito ao preçário este pode trabalhar com IVA incluído caso
seja indicado na configuração da empresa.
Nota:
Quando se cria um artigo novo, este tem que ser guardado duas vezes. A primeira
vez guarda os dados do artigo e cria o preçário e a segunda guarda os dados
incluindo o preçário.
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Nota:
Para utilizar as opções de Saldos e Campanhas devem ser criados dois preçários
para esse efeito.
Movimentos
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Distribuição de Lotes
Opção Descrição
Permite filtrar os registos a apresentar. Enter sem
caracteres implica mostrar todos os artigos com
lotes.
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Opção Descrição
Clique com o rato nas linhas para marcar
os lotes. Para marcar mais do que um deve
utilizar “Shift+↓” ou “Ctrl+”.
Folhas de obra
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Stocks
Distribuição de stock
Contrariamente a outros mapas, terá que se utilizar a tecla Enter num dos
filtros do topo do ecrã.
Opção Descrição
Zona de filtros. Apenas um pode estar
activo. Se não indicar nenhum filtro serão
mostrados todos os artigos. Pode-se
utilizar o “*” para indicar um conjunto
qualquer de caracteres.
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Mapas
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Relatórios
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Ajuda
Esta opção permite enviar informação sobre os artigos para o centro PME.
Só é possível aceder a esta opção após o licenciamento.
Acerca de…
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• Zona de consultas.
Estes botões permitem aceder a filtros da lista de documentos recorrendo à
localização pela coluna corrente ou a uma consulta idêntica à explicada em
Funcionalidades Comuns - Listas de registos – Consulta.
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Alguns tipos de documento podem não estar visíveis consoante o tipo da aplicação.
No caso dos clientes a lista de documentos tem o seguinte aspecto:
E para os fornecedores,
Um clique no título da coluna ordena a lista por essa coluna. Um segundo clique na
mesma coluna ordena a lista por ordem descendente.
Opção Descrição
Criar um novo documento do tipo seleccionado.
Ver o documento. Quando o documento não pode ser editado o botão Editar passa a
mostrar Ver.
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Nota:
Os pontos de interrogação que aparecem quando se cria um documento novo indicam que a
aplicação ainda não sabe qual é o próximo número a atribuir. Este número só é atribuído
quando o documento é guardado.
Documentos de Clientes
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Função Descrição
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Lançamento Rápido
Esta funcionalidade permite inserir rapidamente linha de artigos a partir
de uma janela de introdução de referências e quantidades.
A introdução pode ser feita por
teclado ou através da descarga de um
leitor de códigos de barras, que
registe a referência e a quantidade
(ex. recolha dos artigos num
armazém seguida da emissão do
documento) ou através de leitor de
códigos de barras e teclado.
A introdução em cada coluna é
sempre terminada com Enter, só
sendo válidos dígitos numéricos na
coluna das quantidades.
Não é necessário indicar em que coluna pretende inserir os dados, pois as
duas colunas têm que ser sempre preenchidas pela mesma ordem.
Documentos de Fornecedores
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Função Descrição
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Nota:
Quando se associa documentos a movimentação de stock fica a cargo dos
documentos indicados na associação.
Nota:
As encomendas de fornecedor são emitidas numa janela idêntica à dos clientes pelo
que a descrição do seu funcionamento encontra-se na secção Documentos de
Clientes.
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Mercadoria
A janela de mercadoria permite introduzir artigos ou visualizar os artigos
dos documentos associados.
Função Descrição
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Lançamento Rápido
Esta funcionalidade permite inserir rapidamente linha de artigos a partir
de uma janela de introdução de referências e quantidades.
A introdução pode ser feita por
teclado ou através da descarga de um
leitor de códigos de barras, que
registe a referência e a quantidade
(ex. recolha dos artigos num
armazém seguida da emissão do
documento) ou através de leitor de
códigos de barras e teclado.
A introdução em cada coluna é
sempre terminada com Enter, só
sendo válidos dígitos numéricos na
coluna das quantidades.
Não é necessário indicar em que coluna pretende inserir os dados, pois as
duas colunas têm que ser sempre preenchidas pela mesma ordem.
Módulo POS
Algumas versões da aplicação incluem emissão rápida de vendas a dinheiro via módulo
de POS.
Da mesma forma que na emissão normal, de documentos, esta janela pode trabalhar
com um mostrador (ver Configurações diversas - Configurar mostrador), uma
impressora de talões e uma gaveta ligada à impressora e teclado virtual.
Para que se possa aceder ao ecrã de POS são necessários os seguintes passos:
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Função Descrição
Zona do troco que indica a diferença entre o total entregue em numerário e o total
a pagar. Só aparece quando se guarda o documento e após se indicar o modo de
pagamento.
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Permite imprimir uma folha de caixa para o utilizador e dia correntes. Se responder
à pergunta com Sim a impressão sai na impressora de talões. Esta impressão pode
ser feita em qualquer momento.
Nota:
Qualquer outra operação, não contemplada no módulo de POS, terá que ser
efectuada por um utilizador que não tenha a opção Utilização – POS activada.
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Selecção de Cliente
Nesta janela podem ser indicados o nº de contribuinte ou parte do nome do cliente para
pesquisar um cliente existente. Caso não seja indicado nenhum dos dados, ou exista
mais do que um cliente nas condições indicadas, aparece uma janela de selecção.
Caso não seja encontrado nenhum cliente nas condições indicadas o utilizador pode
optar por aceitar o cliente. Este cliente e respectivo nº de contribuinte só ficam
guardados no documento, não sendo criado um novo cliente na tabela de clientes.
Modo de Pagamento
Ao guardar o documento é pedido o modo de pagamento e o valor entregue.
A diferença entre o valor entregue e o total a pagar é mostrado no troco após fechar
esta janela com ok.
Novo Documento
e .
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Módulo Quiosque
Algumas versões da aplicação incluem uma aplicação adicional que permite a consulta
rápida de artigos, quer num computador normal quer num quiosque multimédia.
Configuração
O utilizador deve indicar aqui com que empresa deseja trabalhar. A consulta dos
artigos será feita sobre a firma seleccionada.
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Clique nestes botões para alterar a cor de fundo. A cor das letras
é configurada automaticamente de acordo com a cor de fundo.
Zona de consulta.
Clique no texto do lado esquerdo para indicar o campo a associar
e a cor das letras.
Clique no texto do lado direito para indicar a cor das letras.
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T&T – Telemática e Tecnologias de Informação, Lda.
Ao clicar no texto desta zona aparece uma janela onde o utilizador pode
indicar a descrição que aparece atrás do filtro e o campo dos artigos que
será filtrado.
Consulta
Para aceder ao modo de consulta do módulo quiosque, o utilizador não pode ser
supervisor.
Após confirmar o Login e Password a aplicação apresenta uma janela, que ocupa
todo o ecrã, com as configurações efectuadas anteriormente.
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T&T – Telemática e Tecnologias de Informação, Lda.
Esta janela permite efectuar consultas sobre os artigos que estejam configurados
como Activos e como Artigo de CentroPME.
Função Descrição
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Sair
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