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Manual de Usuario Open Journal System (OJS 2.2.2.

0)

Ttulo: Manual usuario OJS Autor: Solid Rock IT Cdigo: Versin: 1.1 Fecha:30-07-2009

Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 2

ndice
1- Vista General...................................................................................................................................5 1.1 - Caractersticas de OJS.............................................................................................................5 1.2 - Roles de usuario dentro de OJS...............................................................................................6 1.3 - Flujo de trabajo OJS................................................................................................................8 1.4 - Proceso editorial simplificado.................................................................................................9 1.5 - Vista rpida de OJS................................................................................................................10 2- Gestor o Gestor de Revista............................................................................................................12 2.1 - Gestor de Revista, aspectos clave para la configuracin .....................................................14 2.1.1 - Configuracin................................................................................................................14 2.1.2 - Anuncios........................................................................................................................17 2.1.3 - Navegacin de ficheros..................................................................................................17 2.1.4 - Secciones de la revista...................................................................................................17 2.1.5 - Formularios de revisin.................................................................................................17 2.1.6 - Idiomas..........................................................................................................................19 2.1.7 - Equipo de trabajo...........................................................................................................19 2.1.8 - Plantillas de correo-e.....................................................................................................19 2.1.9 - Herramientas para la lectura.........................................................................................20 2.1.10 - Estadsticas e informes................................................................................................20 2.1.11 - Pagos............................................................................................................................21 2.1.12 - Suscripciones...............................................................................................................21 2.1.13 - Plugin del sistema........................................................................................................22 2.1.14 - Importar/Exportar Informacin...................................................................................22 2.2 - Aspectos clave de la Gestin de Usuarios y Roles para el Gestor de la Revista...................23 2.2.1 - Usuarios.........................................................................................................................23 2.2.2 - Roles..............................................................................................................................24 3- Gestor de Suscripcin...................................................................................................................25 4- Editor.............................................................................................................................................26 4.1 - Envos sin asignar..................................................................................................................27 4.2 - Envos en revisin.................................................................................................................29 4.3 - Envos en edicin..................................................................................................................30 4.3.1 - Correccin......................................................................................................................30 4.3.2 - Maquetacin..................................................................................................................32 4.3.3 - Correccin de Pruebas...................................................................................................32 4.4 - Envos Archivados.................................................................................................................34 4.5 - Gestin de nmeros de revista...............................................................................................35 5- Editor de Seccin..........................................................................................................................39 5.1 - Iniciar revisin.......................................................................................................................40 5.2 - Iniciar correccin...................................................................................................................43 5.3 - Iniciar maquetacin...............................................................................................................44 5.4 - Iniciar correccin de pruebas.................................................................................................45 5.5 - Publicar artculo.....................................................................................................................47 6- Revisor..........................................................................................................................................48 7- Corrector.......................................................................................................................................50 8- Editor de Composicin o Maquetacin.........................................................................................52

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 3 9- Corrector de Pruebas.....................................................................................................................54 10- Autor............................................................................................................................................56 11- Lector...........................................................................................................................................58 12- Preguntas frecuentes....................................................................................................................59 13- Glosario.......................................................................................................................................62

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Este manual ha sido realizado por Solid Rock IT a peticin de la Vicegerencia de las TIC de la UPV/EHU.

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1- Vista General
1.1 Caractersticas de OJS

Open Journal Systems (OJS) es un sistema de administracin y publicacin de revistas cientficas y acadmicas en formato electrnico. OJS reduce el tiempo en las tareas que suponen la edicin de una publicacin. OJS gestiona de manera eficiente y unificada el proceso editorial, adems de acelerar el acceso a los contenidos producidos.

Caractersticas de OJS: 1. Controlar los envos de artculos y todo el proceso editorial de la revista 2. Configurar requerimientos, secciones, proceso de revisin, etc. por parte del Editor 3. Ofrecer acceso abierto o no en artculos o nmeros de revistas determinados y permite a los usuarios registrados comentar los artculos publicados. 4. Indexar documentos a travs del texto y los metadatos. 5. Herramientas de lectura 6. Envo de e-mail prediseados para favorecer el control del proceso editorial. 7. OJS soporta mltiples lenguajes 8. OJS gestiona el proceso editorial de una publicacin en cinco pasos, coordinado por uno o ms Editores, Revisores y Correctores: 1. Cola de envos: contiene los artculos enviados por los Autores. 2. Revisin del envo: el Autor podr saber en todo momento cual es el estado de su artculo, revisin y su aceptacin o denegacin. 3. Edicin del envo: maquetacin, correccin de estilo y sintaxis de artculos. 4. Programacin de ejemplares: los artculos son programados para nmeros de revista presentes o futuros sin lmite de tiempo. 5. Tabla de contenidos: los artculos son ordenados por el Editor de acuerdo al nmero y volumen de la revista.

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1.2

Roles de usuario dentro de OJS


Admin: este rol lo ejercer el CIDIR y se encargar de la instalacin y configuracin inicial de OJS. El CIDIR generar las diferentes revistas dentro de OJS. La descripcin de este rol queda fuera de este manual de usuario.

Gestor o Gestor de Revista: es el encargado de configurar la revista, gestiona los usuarios y roles del proceso editorial as como el control de los usuarios que se inscriben y leen la revista.

Gestor de Suscripcin: si la revista se configura como de suscripcin gestionar los suscriptores y sus pagos.

Editor: supervisa el proceso editorial, asigna los artculos enviados por los Autores a los Editores de Seccin para su revisin, realizan la planificacin de los nmeros de revista y el contenido de estos.

Editor de Seccin: asigna Revisor y Corrector, Editor de Composicin y Corrector de Pruebas al artculo enviado. Adems, enva novedades al Autor para que est informado en todo momento del estado de su artculo.

Revisores: revisa el artculo, su pertinencia y aprueba o no el contenido y su calidad para ser publicado.

Corrector: corrige la gramtica y claridad de la expresin de ideas del Autor. Pregunta al Autor sobre posibles errores e inconsistencias gramaticales, revisa que artculo cumpla con requisitos bibliogrficos y de estilo de la publicacin.

Editor de Composicin o Maquetacin o Diagramacin : transforma el documento final ya corregido por el Corrector en un artculo grfico que cumple con la imagen institucional predefinida, fuentes, tamaos y colores en HTML y/o PDF y los deposita en la Galerada.

Corrector de Pruebas: lee los documentos finales de la Galerada para encontrar errores tipogrficos y de formato previos a la publicacin.

Autores: envan sus artculos a la revista y participan en el proceso de revisado y correccin.

Lectores: usuarios que pueden registrarse para leer artculos de la revista.

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1.3 -

Flujo de trabajo OJS

Un usuario puede asumir diferentes roles a la vez, por ejemplo Gestor de la Revista y Editor de Seccin.

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1.4 -

Proceso editorial simplificado

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1.5 -

Vista rpida de OJS

Gracias al CIDIR dispondremos de un nombre de revista sobre el cual crearemos nuestros diferentes volmenes, nmeros y artculos. Esta revista estar sin configurar y deberemos configurarla nosotros con el rol Gestor de Revista.

Si seleccionamos ver revista podremos visualizar una revista previamente configurada. Dispondremos tambin de un usuario con rol Gestor de Revista que tras validarnos nos permitir configurar la revista y crear nuestros colaboradores para poder llevar adelante el proceso editorial dentro de OJS.

Seleccionando sobre Gestor de Revistas accederemos al men de opciones especfico de este rol. Cada usuario dispondr de un men de opciones diferente en funcin del rol que ocupe
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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 11 dentro del sistema OJS. Resulta sencillo perderse entre la multitud de opciones de algunos roles, pero es fcil volver al men principal de cada rol de usuario seleccionando sobre rea personal en la barra de men superior.

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2- Gestor o Gestor de Revista


El usuario/contrasea que da acceso a este rol ser creado por el CIDIR. En caso de no disponer de ella contactar con el CIDIR. El Gestor de Revista gestiona el sistema de publicacin completo: configura la revista e inscribe los Editores, los Editores de Seccin, Correctores, Editores de Composicin, Correctores de Pruebas y Revisores. Adems, crea nuevas secciones, edita las plantillas de e-mail, maneja las herramientas de lectura disponibles para la revista y analiza las estadsticas que proporciona OJS. As pues, una vez que accedemos con este perfil disponemos de 2 tipos de opciones: 1. Una Gestin de la Configuracin de la Revista usando las opciones de Pginas de Gestin. En el apartado Configuracin configuraremos nuestra revista o publicacin en 5 pasos. 2. Una Gestin de Usuarios y Roles donde se gestionan los usuarios que trabajarn dentro del proceso editorial de la revista.

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2.1 -

Gestor de Revista, aspectos clave para la configuracin

Muy importante: La revista tendr un idioma principal o por defecto y puede que soporte otros idiomas. Para aquellos recursos que queramos sean multilinges, primero debemos rellenar todos los formularios en el idioma principal o por defecto de la revista. Despus, en los formularios donde aparezca el desplegable de la imagen, elegimos el idioma secundario y rellenamos de nuevo el formulario. Deberemos rellenar todos los formularios tantas veces como idiomas queramos tener disponibles.

Los usuarios de la revista al conectarse y en funcin del idioma que elijan se les mostrar la descripcin de comentarios, recomendaciones, polticas de acceso, copyright ... en el idioma correspondiente.

2.1.1 -

Configuracin

Si seleccionamos Configuracin en 5 sencillos pasos podremos configurar el aspecto general de la revista. La mayora de las pantallas de los 5 pasos que debemos realizar para configurar la revista se explican por si mismas pero en este apartado prestamos especial atencin a puntos clave:

Paso 1 Detalles: configuracin del nombre de la revista, ISSN (nmero internacional que permite identificar de manera nica una publicacin), contacto principal, contacto de soporte tcnico y Editor, patrocinadores y palabras clave para facilitar la bsqueda de la revista en buscadores.

Paso 2 Polticas: explicacin detallada de las polticas y directrices de revisin, eleccin del modo de revisin estndar accediendo a OJS o mediante ficheros adjuntos al e-mail, opciones de revisin (tiempo mximo de revisin para los Revisores, puntuacin del artculo por parte de los Revisores, acceso o no a los archivos adjuntos tras confirmar o no el proceso de revisin), declaracin de privacidad para con usuarios de la revista, activacin de archivado de revista

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 15 usando LOCKSS ... Es importante fijarnos en el proceso de revisin de la seccin Revisin por pares ya que determinar la relacin Editor <--> Revisor de la revista. Con respecto al proceso de revisin estndar los Editores mandarn por e-mail a los Revisores seleccionados el ttulo y el resumen del envo, as como una invitacin a identificarse en la revista para completar la revisin. Los Revisores se validan en OJS para aceptar la revisin, descargar los envos o artculos del Autor, enviar sus comentarios, y seleccionar su recomendacin. Por otro lado el proceso de revisin adjunto consiste en que los Revisores no tienen porque validarse en OJS para hacer la revisin ya que una vez que el Editor de Seccin enva a los Revisores una propuesta de revisin, esta incluir el envo como adjunto. Si los Revisores lo aceptan, tendrn que enviar primero un e-mail con su consentimiento, y posteriormente enviar su revisin y recomendacin al Editor. Los Editores pasarn la copia a la seccin de revisin y registrarn la recomendacin del Revisor, asegurndose de que el sistema cuenta con un registro del proceso de revisin. En Opciones de revisin se determinan ciertos aspectos secundarios de la revisin dnde el ms importante, sin duda, es el tiempo de revisin. En la seccin Archivado de la revista Lockss es una herramienta que proporciona a las Bibliotecas la posibilidad de ofrecer a sus usuarios material publicado en la Web. Puede ser interesante para difundir nuestra revista identificar 6-10 bibliotecas que registren y cacheen nuestra revista.

Paso 3 Envos: configuracin de los envos proporcionando directrices para los Autores, edicin de las notas de Copyright, proposicin a los Autores de diferentes mtodos para indexar los artculos enviados y notificacin por e-mail de los artculos enviados.

Paso 4 Gestin: se configuran opciones de acceso y seguridad, agenda de publicacin, identificacin del contenido de la revista, anuncios, Correctores,

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 16 Correctores de Pruebas y Editores de Composicin o Maquetacin. En la seccin Opciones de Acceso y Seguridad se configura si los contenidos de la revista son de libre acceso o si debemos de suscribirnos previamente. Adems, podemos definir si los usuarios deben de estar validados en OJS para acceder a los contenidos, Con respecto a la gestin de usuarios, podemos configurar si los usuarios se registran ellos mismos automticamente o si slo lo hace el Gestor de la Revista. En la seccin Agenda de Publicacin se configura el mtodo que se usar (volumen, ao, ttulo ..) y la frecuencia esperada de publicacin. En la seccin Identificacin del contenido de la revista se configura el uso del DOI para identificar unvocamente nuestros artculos. Para saber ms sobre el DOI visitar http://www.doi.org/. En las secciones Correctores, Editores de Maquetacin y Corrector de Pruebas se configura si ser, un Editor o un Editor de Seccin quien realice las tareas correspondientes de dichos roles o si efectivamente dichas tareas las realizar un usuario con rol Corrector, Editor de Composicin o Maquetacin y Corrector de Pruebas. Adems, se configuran instrucciones para desempear las tareas de cada rol. Importante: en los ejemplos del Editor y Editor de Seccin, sta configuracin determinar que en el primer ejemplo el Editor realice completamente el proceso editorial (revisin, correccin, maquetacin ...). Sin embargo, dentro del ejemplo de Editor de Seccin, configurando la revista de otra manera, tendremos las tareas de los roles Corrector, Editor de Composicin o Maquetacin y Corrector de Pruebas desempeados por usuarios diferentes al de Editor de Seccin.

Paso 5 Apariencia: se configuran el aspecto de la pginas web de la revista.

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2.1.2 -

Anuncios

Podemos incluir dentro de la revista anuncios clasificados por tipo y con fecha de caducidad determinada.

2.1.3 -

Navegacin de ficheros

Usar con precaucin ya que se trata de una funcionalidad avanzada que permite manipular directamente los ficheros y directorios asociados a la revista. Si se borra un fichero desde esta opcin no se borrar en la base de datos y se creara una inconsistencia de datos.

2.1.4 -

Secciones de la revista

Definicin y configuracin de las diferentes secciones de la revista. Por cada seccin se configura el nombre, opciones del proceso de publicacin de la seccin y asignacin de Editores de Seccin. Se puede asociar una seccin determinada con un formulario de revisin que nos vaya guiando en los detalles especficos de revisin de dicha seccin.

2.1.5 -

Formularios de revisin

Se definen formularios que nos permiten crear directrices especficas para revisar secciones determinadas de la revista. Podemos tener formularios de revisin activos o inactivos as como secciones no asignadas a ningn formulario de revisin.

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 18 Dentro de Elementos del Formulario se pueden crear elementos de todo tipo (cajas de texto, cajas de seleccin o checkbox, botones de radio o radiobuttons ... ). Debemos previamente pulsar sobre Crear nuevo elemento.

Posteriormente se mostrar el formulario cuando se revise la seccin.

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2.1.6 -

Idiomas

Idiomas principal y secundarios soportados en la revista y por consiguiente en los artculos que formen parte de ella.

2.1.7 -

Equipo de trabajo

En la opcin por defecto, el sistema OJS muestra el Equipo Editorial con sus consiguientes roles. Por otra lado, seleccionando sobre Crear Ttulo de Posicin, podramos crear grupos especficos asignando usuarios determinados a cada grupo. Seleccionando el botn de radio El/la Gestor/a de Revista crea ttulos (encabezados) y aade nombres bajo cada ttulo, podramos utilizar estos grupos definidos por nosotros para las diferentes tareas del proceso editorial.

2.1.8 -

Plantillas de correo-e

Una lista predefinida de plantillas de e-mail con mensajes predefinidos que podemos personalizar. Los e-mails sern enviados a los Revisores, Autores, Editores de Seccin, Editores, Correctores ... para confirmar la correcta realizacin o no de diferentes acciones y estados (artculo cargado, en espera, revisado, aceptado o rechazado ...) dentro del proceso editorial. Se pueden modificar las plantillas para diferentes idiomas al ingls pero teniendo en cuidado en no borrar las variables tipo {$authorName}, {$journalName}, ... que se
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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 20 sustituirn por el nombre del Autor, nombre de la revista ... Podemos crear plantillas nuevas plantillas seleccionando Crear Correo-e pero cuidado si seleccionamos sobre Restaurar todas las plantillas ya que convertir todas al estado inicial perdiendo las nuevas plantillas creadas.

2.1.9 -

Herramientas para la lectura

Permite a los Lectores de los artculos publicados en la revista disponer de un contexto que facilite la interpretacin, evaluacin y utilizacin de los artculos a leer. El Gestor de Revistas activa estas herramientas. Tambin se pueden crear conjuntos predefinidos con bsquedas con enlaces de Internet predefinidos desde Conjuntos de Elementos Relacionados definiendo Crear Versin. En la imagen podemos observar como dentro de un artculo publicado aparecern a la derecha las Herramientas de Lectura con herramientas que nos facilitan obtener informacin del artculo y su utilizacin.

2.1.10 -

Estadsticas e informes

Se muestra el historial estadstico de publicacin por aos. Se puede exportar el informe a formato .csv para ser tratado por hojas de clculo.

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2.1.11 -

Pagos

En Opciones el mdulo de pago permite cargar o no diferentes tarifas a Autores, Lectores o tarifas generales en una moneda determinada. En Formas de Pago se configura que el pago se realice de manera manual o con plataformas de pago electrnico como PayPal o un futuro MiPago del Gobierno Vasco. Se pueden generar Informes para controlar el pago o no de los diferentes usuarios.

2.1.12 -

Suscripciones

Aparecer esta opcin para el Gestor de la Revista si y slo si desde Configuracin, en el apartado 4 - Gestin y en la seccin Opciones de Acceso y Seguridad hemos configurado que la revista requiere suscripcin. Ademas en el paso Pagos inmediatamente anterior debemos haber seleccionado en la seccin Tarifas de Lector la opcin para activar la gestin de suscripciones.

Primeramente debemos definir un Tipo de suscripcin desde Crear nuevo tipo de suscripcin.

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 22 Despus, en Polticas de suscripcin debemos definir el e-mail del Gestor de Suscripciones, opciones de acceso abierto para nmero de revista diferido durante N meses atrs, expiracin de la suscripcin, etc ... Por ltimo, en Suscripcin debemos seleccionar Crear nueva suscripcin y asignaremos un usuario con el tipo de suscripcin creado anteriormente.

2.1.13 -

Plugin del sistema

Programas que aaden funcionalidad extra y que algunos dependiendo de su naturaleza podremos configurar desde aqu. Normalmente estos programas sern instalados en el sistema OJS por el CIDIR y el Gestor de Revista decide si utilizarlos o no.

2.1.14 -

Importar/Exportar Informacin

Diferentes herramienta para exportar/importar datos desde/a OJS:

Plugin de exportacin de XML de PubMed: exportacin de la metadatos de artculos usando XML de PubMed para Indexacin en MEDLINE. Plugin de exportacin de XML de CrossRef: exportacin de los metadatos de artculos usando XML de CrossRef. Plugin XML para artculos & nmeros: importar y exportar artculos y nmeros completos Plugin XML de usuarios/as: importacin y exportacin de usuarios/as Plugin de exportacin de artculos Erudit: exportar artculos usando el DTD ingls Erudit. rudit es un consorcio interuniversitario. Podremos exportar artculos para que sean publicados en esta plataforma. Plugin para exportacin a METS XML: exporta revistas en formato METS XML Plugin de Exportacin DOAJ: exporta la Revista para DOAJ y enva por e-mail la informacin DOAJ representativa de la revista

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2.2 - Aspectos clave de la Gestin de Usuarios y Roles para el Gestor de la Revista 2.2.1 Usuarios

Gestin de los usuarios que intervienen en la revista:

Seleccionando Personas asociadas a esta revista, tendremos acceso a todos los usuarios que intervienen en la revista y podremos: enviar e-mail a varios, borrar y crear nuevos usuarios. Podremos acceder a la revista con el rol y opciones de men de cada usuario si seleccionamos Identifquese como.

Seleccionando Asociar un/a usuario/a del sitio a esta revista, tendremos acceso a todos los usuarios del sistema OJS de la UPV/EHU y podremos inscribir un usuario a nuestra revista seleccionando Inscribir Usuario. Tambin, podremos enviar email a los usuarios que seleccionemos.

Seleccionando Crear nueva/o usuaria/o podremos crear nuevos usuarios que ejerzan un nico rol cualquiera o ms de un rol. Desde aqu podremos crear los usuarios que conformen nuestro equipo editorial habitual.

Seleccionando Unir usuarios/as podremos fusionar dos usuarios en uno solo.

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2.2.2 -

Roles

Gestin de usuarios de la revista en funcin del rol que ocupan podremos enviarles email, modificarlos con Editar, desuscribirlos de la revista con Desuscripcin, acceder como dicho usuario a la revista con Identifquese como, desactivar el usuario con Desactivar, asociar un usuario existente a dicho rol con Asociar Usuario Existente, crear un nuevo usuario con dicho rol con Crear nuevo usuario o asignar usuarios con ese mismo rol de otras revistas a la revista actual seleccionando Sincronizar el alta. Al asociar un usuario existente a dicho rol con Asociar Usuario Existente podremos crear usuarios con varios roles. Todos los roles tienen acceso a las mismas opciones comentadas en el prrafo inmediatamente anterior:

Gestores/as de Revistas Gestores/as de Suscripcin Editores/as Editores/as de Seccin Editores/as de Composicin Revisores/as Correctores/as Correctores/as de Pruebas Autoras/es Lectores/as

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3- Gestor de Suscripcin
Si la revista se configura como de suscripcin se activan las opciones de men y rol para gestionar los suscriptores y sus pagos.

Tal y como se ha explicado en el apartado Suscripcin del Gestor de Revista, primeramente debemos definir un Tipo de suscripcin desde Crear nuevo tipo de suscripcin. Despus en Polticas de suscripcin debemos definir el e-mail del Gestor de Suscripciones, opciones de acceso abierto para nmero de revista diferido durante N meses atrs, expiracin de la suscripcin, etc ... Por ltimo, en Suscripcin debemos seleccionar Crear nueva suscripcin donde asignaremos un usuario con el tipo de suscripcin creado anteriormente.

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4- Editor
Los usuarios que desenpean este rol son creados por el Gestor de Revista. El Editor supervisa todo el proceso editorial y de publicacin. Durante el proceso editorial, asigna envos en la seccin de Editores, los revisa y presta su asistencia si se presentan dificultades. Tambin puede tomar el papel de Editor de Seccin en el proceso de edicin revisando los envos teniendo en cuenta el estilo gramatical, la composicin, diagramacin o maquetacin y sintaxis. Otras funciones del Editor son programar el horario de los envos para la publicacin, arreglar la tabla de contenido y publicar el nmero. Tambin gestionan los Archivos o histrico de artculos publicados en los nmeros de revista. Los archivos puede estar en varios formatos, PDF, HTML, .doc, .odt ... y cuando los subamos a OJS debemos tener en cuenta:

El archivo no debe ser superior a 4 Megabytes El documento en HTML, puede tener sus hojas de estilo e imgenes asociados

Importante: un Editor que a la vez disponga del rol Autor puede enviar el artculo a la cola de envos desde el proceso de envi dentro de las opciones del Autor. Luego, desde el rol de Editor se puede publicar cualquier artculo directamente de manera autnoma. Importante: en el desarrollo del ejemplo del rol Editor, determinamos que el Editor asuma todas las tareas de revisin, aprobacin/rechazo, correccin y maquetacin para una ms fcil compresin global del proceso editorial. Durante la explicacin del rol de Editor de Seccin, delegaremos estas tareas en un Revisor, Corrector, Editor de Composicin o Maquetacin y Corrector de Pruebas en concreto para ilustrar mejor las posibles combinaciones de roles dentro del proceso editorial.

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 27 Dentro del Editor disponemos de varias opciones:

4.1 -

Envos sin asignar

Seleccionando Sin asignar nos aparecern los artculos enviados por los Autores.

Seleccionando sobre el ttulo del artculo nos parecern nuevas opciones.

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Podemos:

Enviar e-mail al Autor seleccionando el icono de correo Leer el archivo enviado por el Autor y cambiarlo o dejarlo en la seccin a donde el Autor lo envi. Aadir un Editor o Editor de Seccin al artculo . Seleccionando Aadirse el Editor desempear la revisin. Se enviar automticamente un e-mail al Editor o Editor de Seccin. Seleccionando el botn Registro de la seccin Estado, observamos como el estado del artculo pasa del estado Esperando asignacin a En cola para revisin. El Editor decidir si revisarlo l mismo o asignrselo a un Revisor.

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Visualizar y editar los metadatos asociados al artculo

4.2 -

Envos en revisin

Si en las opciones de Editor seleccionamos En revisin tendremos acceso a los artculos asignados a Editores o Editores de Seccin para que los revisen o deleguen la revisin en un Revisor.

Si seleccionamos sobre el ttulo del artculo podremos seleccionar un Revisor en Seleccionar Revisor o revisar nosotros el artculo en Decisin Editorial pulsando el botn Registrar Decisin como a continuacin.

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4.3 -

Envos en edicin

El artculo, una vez emitida una decisin sobre l, pasa al estado en En edicin que podremos acceder desde las opciones de Editor.

Si seleccionamos sobre el ttulo tendremos acceso a las opciones de correccin gramatical, maquetacin y prueba (correccin tipogrfica y validacin de maquetacin). As pues, dentro del estado En edicin el artculo pasa por otros tres subestados correccin, maquetacin y pruebas.

4.3.1 -

Correccin

Dentro de la subtarea de correccin gramatical, en este ejemplo la tarea del Corrector la realiza el Editor y puede validar dicha correccin seleccionando sobre Completar dentro del apartado Correccin inicial. Para cambiar el artculo por el corregido basta con seleccionar el botn Subir. A continuacin se activar el icono de e-mail para poder enviar al Autor un e-mail informndole de que ha sido revisado la gramtica y claridad de exposicin de su artculo y que debe revisarlo.

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Si ahora nos validramos en OJS como Autor vemos que el Autor puede seguir el proceso en todo momento y que tiene la opcin de modificar o aadir un archivo sobre la correccin gramatical realizada por el Corrector, el Editor en nuestro ejemplo. El Autor seleccionar el icono de e-mail para notificar su acuerdo o mejoras sobre la correccin gramatical.

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 32 Validado de nuevo como Editor dentro de OJS, vemos que el estado de la correccin ha cambiado tras aceptar el Autor la correccin gramatical propuesta.

Sobre las mejoras sugeridas por el Autor podemos realizar una ltima correccin y/o seleccionar Completar dentro del apartado Correccin Final. Observar como el botn Subir reemplazara el artculo correspondiente dependiendo en que subestado de la correccin nos encontramos. Paso 1 se corresponde con la Correccin Inicial, Paso 2 con Correccin del Autor y Paso 3 con Correccin Final.

4.3.2 -

Maquetacin

Una vez realizada la correccin podemos comenzar con la maquetacin. Podemos asignar un Editor de Composicin o Maquetacin o como en nuestro ejemplo el Editor puede maquetar el artculo. El proceso de maquetacin se inicia al seleccionar el botn Subir el artculo con el formato definitivo de maquetacin as como la versin que se ofrecer en la Galerada. La versin Galerada es la que visualizarn nuestros Lectores y normalmente se sube una versin en HTML y /o en PDF del artculo.

4.3.3 -

Correccin de Pruebas

En la seccin Correccin de Pruebas se lee de la Galerada para corregir tipografa y formato:

primero seleccionaremos el botn de e-mail del Autor. Despus de la respuesta afirmativa del Autor podremos continuar con la correccin. segundo seleccionaremos Completar en la seccin Corrector de Pruebas, tras leer el artculo y validar la correccin de tipografa

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tercero seleccionaremos Completar en la seccin Editor de Composicin para validar la maquetacin del artculo por segunda vez.

Ahora podemos ir a la seccin Planificar de la imagen anterior y asignar el artculo a un nmero de revista seleccionando el botn Registro.

Para poder asignar el artculo a un nmero de revista futuro en curso o anterior previamente debemos haber generado dichos nmero de revista. Esto se hace seleccionando Crear Nmero desde el men del Editor. Ver apartado 4.5 - Gestin de nmeros de revista dentro de este manual. Podremos asignar ms artculos en proceso de edicin al nmero de una revista en curso o futuro desde la seccin Planificar. Podremos ordenar dichos artculos en el orden que
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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 34 nos interese aparezcan en la revista a publicar seleccionando sobre Contenidos. la Tabla de

En la imagen anterior, vemos dos artculos asignados a diferentes secciones de un nmero de revista. Podramos cambiar el orden de las secciones dentro de la revista con las flechas verticales as como el orden de los artculos dentro de cada seccin en caso de que hubiera varios. Hasta que no seleccionemos el botn Publicar nmero los artculos permanecen en el rea En edicin aunque ya hayan sido planificados en la agenda de en un nmero de revista determinado. Es por ello, que hasta que no publiquemos, podremos realizar cambios de maquetacin en los artculos ya asignados a un nmero de revista. Es interesante seleccionar Previsualizar el nmero para comprobar como quedara el nmero para nuestros Lectores. Cada artculo puede llevar un ID Pblica DOI si as lo hemos definido en el apartado Configuracin , 4 Gestin en la seccin 4.3 Identificacin del contenido de la revista desde el rol Gestor de Revista.

4.4 -

Envos Archivados

Los artculos publicados en un nmero de revista pasan a este estado. Podemos gestionarlos de desde Archivos.

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4.5 -

Gestin de nmeros de revista

Desde la seccin Nmeros de la Home del Editor, seleccionando Nmeros futuros podemos ver el nmero de revista que estbamos completando.

Se nos mostrarn todos los nmeros de revista que no hayan sido publicados.

Tras seleccionar sobre el ttulo del nmero de la revista aparecer la tabla de contenidos de la misma con el botn Publicar nmero. Seleccionamos el botn Publicar nmero.

Tras aceptar, nuestra nmero de revista se publica en la web de OJS.

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Los artculos dejan de estar en estado en edicin y pasan a estar consultables desde Archivos. Adems, el nmero de revista pasa a la seccin Nmeros anteriores. Seleccionando Notificar usuarios podemos avisar mediante e-mail a nuestros usuarios de que el nmero ya ha sido publicado.

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 38 Seleccionando Crear Nmero se podra crear un nuevo nmero de revista futuro en base al un nmero de volumen, ao y nmero. Podremos ir asignando artculos en edicin y que publicaramos cuando estimemos oportuno sobre este nuevo nmero de revista.

Tambin podremos configurar si el acceso al nmero concreto de la revista es libre o mediante suscripcin. Adems, podremos configurar la portada del nmero de la revista.

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5- Editor de Seccin
Los usuarios que desempean este rol son creados por el Gestor o Gestor de Revista. Realiza casi las mismas funciones que el Editor pero siempre dentro del mbito de la seccin determinada sobre la que son responsables. Se puede encarga de la aceptacin o rechazo de un artculo, asignacin y delegacin de revisin sobre los Revisores, correccin y maquetacin de artculos enviados y publicacin dentro de un nmero en curso o futuro. El Editor de Seccin no se encarga de crear un nuevo nmero de revista. Importante: en el desarrollo del ejemplo anterior del rol Editor determinamos que el Editor asuma todas las tareas de revisin, aprobacin/rechazo, maquetacin para una ms fcil compresin global del proceso editorial. A continuacin, durante la explicacin del rol de Editor de Seccin delegaremos estas tareas en un Revisor, Corrector, Editor de Composicin o Maquetacin y Corrector de Pruebas en concreto para ilustrar mejor las posibles combinaciones de roles dentro del proceso editorial. Al igual que el Editor, el Editor de Seccin gestiona los artculos enviados por los Autores desde la mismas opciones En revisin, En edicin y Archivos aunque previamente, tal y como se observa en la imagen a continuacin, el Editor debe haber asignado a un Editor de Seccin los artculos sin asignar aun. correccin y

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5.1 -

Iniciar revisin

El sistema OJS enviar un e-mail al Editor de Seccin notificndole de la llegada de un artculo para su seccin y que podremos gestionar desde la opcin En Revisin del Editor de Seccin.

Seleccionando sobre el ttulo del artculo nos aparecer una pantalla en la que en la seccin Revisin por pares seleccionando Seleccionar Revisor podremos asignar un Revisor que validar si la temtica del artculo se corresponde con nuestra seccin o no. Debemos pulsar el icono de e-mail para que el artculo sea asignado al Revisor.

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Una vez que el Revisor , ver apartado Revisor, ha revisado y aceptado el artculo enviado por el Editor de Seccin, el artculo cambia de estado.

Seleccionando sobre el ttulo, en la seccin Revisin por Pares podremos ver la recomendacin del Revisor, la respuesta al formulario de revisin, puntuar al Revisor y decidir si aceptamos dicha revisin.

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Dentro de la seccin Decisin editorial, tras haber seleccionado el botn Registrar decisin, debemos pulsar sobre el icono e-mail del Autor en Notificar al autor para informar al Autor que vamos a publicar su artculo. Entonces, dentro de la misma seccin, nos aparecer la opcin de poder enviar el artculo para que sea asignado a un Corrector.

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Seleccionamos Enviar , el artculo cambiar al estado En Edicin.

5.2 -

Iniciar correccin

Ahora que el artculo ha cambiado al estado En Edicin, podremos asignarle un Corrector (corrige la gramtica y claridad de exposicin del artculo) seleccionando Asignar Corrector y seleccionando el icono de e-mail para notificrselo al Corrector. El Corrector recibir el artculo, lo corregir y nos lo enviar , ver apartado Corrector.

Una vez corregido se activa el botn de envo de e-mail del Autor para que el Autor pueda aadir observaciones a la correccin realizada. Podemos subir el fichero remitido por el Corrector para este paso.

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El Autor revisar el artculo corregido pudiendo estar conforme o enviar un fichero con modificaciones sobre el artculo. Ver en Autor artculo corregido para confirmacin de Autor. Finalmente, tras la validacin del Autor, se activa el botn de e-mail para la Correccin final. El Editor de Seccin enva de nuevo solicitud al Corrector para que realice la correccin final y el Corrector deber dar su aprobacin, ver dentro del Corrector correccin en paso 3.

5.3 -

Iniciar maquetacin

Ahora el artculo ya est listo para que el Editor de Seccin elija un Editor de Contenido o Maquetacin seleccionando Asignar Editor de Maquetacin. Debe seleccionar el icono de e-mail para poder asignrselo al Editor de Contenido o Maquetacin. El Editor de Contenido o Maquetacin generar versiones HTML y/o PDF del artculo y los depositar en la Galerada.

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 45 Tal y como podemos observar en las opciones del Editor de Composicin o Maquetacin recibir el artculo, cargar las versiones en HTML y/o PDF en la Galerada.

A modo de ejemplo, en caso de que se cargue el artculo en HTML se podr subir las imgenes y CSS uno a uno en ese mismo momento.

Ahora el artculo ya est listo para pasarlo al Corrector de Pruebas y que corrija la tipografa y formato de los artculos en la Galerada.

5.4 -

Iniciar correccin de pruebas

Debemos asignar un Corrector de Pruebas para que lea detalladamente el artculo y pueda corregir la tipografa y validar el formato. Para ello, seleccionando primero Asignar Corrector de pruebas y el icono de e-mail, debemos pedir de nuevo al Autor que nos valide el artculo. Cuando el Autor nos haya validado el artculo podremos pedir al
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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 46 Corrector de Pruebas que nos valide el artculo seleccionando tambin sobre el icono de e-mail del paso 2.

Como vemos en el apartado de Corrector de Pruebas se recibe el artculo para una revisin final de la tipografa y formato. El Corrector de Pruebas completar su trabajo. Es entonces cuando se activar el icono de e-mail del paso 3 para poder notificar al Editor de Composicin o Maquetacin que revise por ultima vez el artculo o aada las imgenes o CSS necesarias.

Una vez revisado por el Editor de Composicin o Maquetacin, se activa el icono de email para poder responder diciendo que se ha recibido el trabajo del Editor de Composicin o Maquetacin.

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5.5 -

Publicar artculo

A partir de este momento podemos planificar la publicacin del artculo en un nmero de revista futuro o en el nmero de revista en curso.

Tras seleccionar en el botn Registro se publica en el nmero de revista elegido y se nos aparece la Tabla de Contenidos.

Seleccionando la Tabla de Contenidos comprobamos como el artculo se ha publicado directamente sobre la revista en curso.

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6- Revisor
Los usuarios con este perfil pueden darse de alta automticamente o pueden ser creados por el Gestor de la Revista. En el ejemplo a continuacin el Revisor validar un artculo en base a un formulario predefinido creado por el Gestor de la Revista desde Formularios Revisin.

Seleccionamos sobre el ttulo del artculo y nos aparecern nuevas opciones. Bsicamente debemos seguir los Pasos de Revisin pero primero debemos seleccionar sobre el icono de e-mail para realizar la revisin o rechazarla

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El artculo recin revisado pasa a la zona Archivo dentro de las opciones del Revisor. Dentro de las opciones de revisin del Editor de Seccin el artculo pasa al estado Hecho.

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7- Corrector
Los usuarios con rol Corrector son creados por el Gestor de la Revista. El Corrector corrige la gramtica y claridad de exposicin del artculo. Cuando el el Editor de Seccin nos asigne un artculo a corregir nos llegar un e-mail y nos aparecer dentro de Activo.

Seleccionando sobre el ttulo del artculo nos aparecern opciones para descargar el fichero, corregirlo, cargar el fichero corregido y notificarlo seleccionando el icono de email.

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 51 Correccin en paso 3, es la correccin final una vez que el Autor ha validado o introducido comentarios, observar el estado:

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8- Editor de Composicin o Maquetacin


Los usuarios con este perfil son creados por el Gestor de la Revista. Su misin consiste transformar el artculo corregido en HTML y/o PDF dependiendo del formato con el que se quiera publicar la revista. Las opciones son:

Seleccionando el ttulo del artculo tendremos la opcin de cargar las versiones en HTML y/o PDF eligiendo Subir fichero a Galerada.

Debemos seleccionar el icono de e-mail para notificar el Editor de Seccin que ya hemos acabado. Se pueden subir imgenes y CSS para la versin HTML .
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Ahora el artculo ya est listo para la correccin final (tipografa y formato) a realizar por el Corrector de Pruebas asignado por el Editor de Seccin. Cuando el Corrector de Pruebas acaba con la correccin tipogrfica el Editor de Composicin o Maquetacin tendr oportunidad de validar el artculo de nuevo.

Seleccionando sobre el ttulo accederemos a la seccin Correccin de Pruebas donde una vez que hemos validado el artculo corregido por el Corrector de Pruebas lo notificamos el Editor de Seccin seleccionando el botn de e-mail.

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9- Corrector de Pruebas
Los usuarios con este perfil son creados por el Gestor de la Revista. El Corrector de Pruebas lee el artculo de la Galerada para comprobar la tipografa y formato. Las opciones del Corrector de Pruebas son Activo, artculos por corregir, y Archivo, artculos corregidos. Observar como tras haber sido enviado notificacin al Autor el artculo nos aparece en el estado Envo autor.

Tras seleccionar sobre el ttulo, accedemos a las opciones para poder ver el artculo en la Galerada, tal y como se ver tras publicarlo, para poder leerlo y corregirlo indicando correcciones en Comentarios de maquetacin y pulsando el icono de e-mail para completar el trabajo y notificrselo al Editor de Seccin.

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El Editor de Composicin o Maquetacin tendr de nuevo oportunidad de validar la correccin de pruebas. El artculo pasa a la zona de Archivo.

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10- Autor
Los usuarios con este perfil pueden darse de alta automticamente o pueden ser creados por el Gestor de la Revista. El Autor enva artculos a la revista para que sean revisados, corregidos, maquetados y finalmente publicados dentro de un nmero de revista. No existe una revista si no existen artculos. El Autor puede subir artculos al sistema OJS desde Pulse aqu en la seccin Comenzar un nuevo envo. El Autor deber completar 5 pasos para que su artculo sea cargado con xito en OJS: 1. Comienzo: elegimos seccin para el artculo adems de confirmar que el artculo cumple con todos los requisitos (formato del documento, no haber sido publicado antes, Copyright ...) de la revista. 2. Introducir los metadatos: insercin de los metadatos del artculo para facilitar una mejor bsqueda as como el ttulo y resumen del mismo. 3. Subir envo: se carga el artculo al sistema OJS. 4. Subir ficheros complementarios: se cargan ficheros complementarios del artculo al sistema OJS. 5. Confirmacin: confirmacin del envo. El Autor puede visualizar en todo momento cuales es el estado de sus artculos enviados y que estn en proceso de publicacin o Activos

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 57 Vemos como cuando el Revisor ha acabado con dichos artculos y son pasados al estado en edicin el Autor puede visualizar el cambio de estado. Adems, le llegarn e-mails enviados por el sistema OJS.

A continuacin observamos un artculo corregido en primera instancia por un Corrector y como luego el Autor debe aportar su conformidad con la correccin seleccionando el botn de e-mail.

A lo largo de la correccin de pruebas tambin se le pedir conformidad al Autor. En Archivo veremos los artculos ya publicados.
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11- Lector
Los usuarios con este perfil pueden darse de alta automticamente o pueden ser creados por el Gestor de la Revista. El Gestor de Revista configura el modelo de acceso de la revista, de libre acceso o con suscripcin, pero los Lectores deben de validarse en OJS para poder leer los artculos de los diferentes nmeros de revista. Si configurramos el acceso a nuestra revista solo para suscriptores en las opciones de lo Lectores apareceran Renovar Suscripcin y Pagar Afiliacin individual con informacin necesaria para realizar el pago manual o a travs de una plataforma electrnica (PayPal o MiPago del Gobierno Vasco).

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12- Preguntas frecuentes


1 Tras haberme validado en OJS, cmo puede acceder al men inicial correspondiente a mi rol de usuario? En el men superior seleccionar rea Personal. 2 Un usuario puede asumir diferentes roles? S. Un Gestor de Revista puede ser Editor y Autor, un Revisor puede ser Corrector ...

En particular el Gestor de Revista desde sus opciones de Gestin de Usuarios es capaz de entrar a la revista como cualquier usuario con un rol determinado para validar si sta se ha configurado correctamente. 3 Cmo puedo configurar una revista multidioma? Dentro de la opcin Idiomas del rol Gestor de Revista se configuran los idiomas principal y secundario de la revista. Para aquellos recursos que queramos sean multilinges, primero debemos rellenar todos los formularios en el idioma principal o por defecto de la revista. Despus, en los formularios donde aparezca el desplegable de la imagen, elegimos el idioma secundario y rellenamos de nuevo el formulario. Deberemos rellenar todos los formularios tantas veces como idiomas queramos tener disponibles.

Los usuarios de la revista al conectarse y en funcin del idioma que elijan se les mostrar la descripcin de comentarios, recomendaciones, polticas de acceso, Copyright ... en el idioma correspondiente.

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Manual usuario PKP: OJS Open Journal System 60 4 Se pueden programar anuncios multilinges? S. Ver opcin Anuncios dentro del rol Gestor de Revista. 5 Puedo dentro de la revista de mi departamento escribir artculos y publicarlos directamente? Un usuario con el rol Editor que a la vez disponga del rol Autor puede enviar el artculo a la cola desde el proceso de envi del documento dentro de las opciones del Autor. Como tiene el rol de Editor puede revisar, corregir, maquetar y publicar cualquier artculo de manera autnoma as como generar nmeros de revista. 6 Cmo configuro que sea un Editor de Seccin quien realice las tareas de correccin dentro del proceso editorial? Cmo configuro que sea un Revisor y no un Editor quin revise los artculos dentro del proceso editorial? En el rol Gestor de Revista en Configuracin, 4 - Gestin dentro las secciones 4.5 Correctores, 4.6 Editores de Maquetacin y 4.7 Corrector de Pruebas se configura si ser, un Editor o un Editor de Seccin quien realice las tareas correspondientes o si dichas tareas las realizar un usuario con rol Corrector, Editor de Composicin o Maquetacin y Corrector de Pruebas. Adems, se configuran instrucciones para desempear las tareas de cada rol. Importante: en los ejemplos de este manual se ha configurado la revista para que el Editor realizara todas las tareas (revisin, correccin, maquetado ...) del proceso editorial. Sin embargo, dentro del ejemplo del Editor de Seccin, configurando la revista de otra manera, tendremos los roles Corrector, Editor de Composicin o Maquetacin y Corrector de Pruebas desempeados por usuarios diferentes al de Editor de Seccin. 7 Qu es una Galerada? Los trabajos de los Autores revisados, maquetados, con claridad de exposicin y sintaxis corregida deben ser transformados en HTML y PDF antes de ser publicados. La Galerada es la zona donde se dejan estos HTML y PDF. Los ficheros HTML pueden ir acompaados de ficheros de imgenes y CSS (hojas de estilo). El Corrector de Pruebas corregir la tipografa y formato de los artculos en la Galerada. 8 Envo de e-mails. Algunos flujos de trabajo como asignar Revisores, corregir trabajos de los Autores exigen obligatoriamente el envo de e-mails. Sin embargo, siempre que aparece el icono de correo pulsando encima tendremos la posibilidad de mandar un e-mail al usuario correspondiente. 9 Cmo configuro una revista en base a suscripciones? Se debe configurar en varios pasos y en diferentes mens.

Primero el Gestor de la Revista en la seccin 4.1 Opciones de Acceso y Seguridad dentro de la Configuracin de la revista y 4 Gestin debe habilitar si la revista es de acceso abierto o por suscripcin.

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Como consecuencia se habilitar la opcin Suscripcin dentro de las opciones del Gestor de Revista. Desde aqu, podremos definir las Polticas de suscripcin, crear Tipos de suscripcin y asignar usuarios a estos tipos de suscripcin desde Crear nueva Suscripcin. Dentro de la opcin Pago del rol Gestor de Revista, en Opciones el mdulo de pago permite cargar o no diferentes tarifas a Autores, Lectores o tarifas generales en una moneda determinada. En Formas de Pago se configura que el pago se realice de manera manual o con plataformas de pago electrnico como PayPal o un futuro MiPago del Gobierno Vasco. Se pueden generar Informes para controlar el pago o no de los diferentes usuarios. Como consecuencia de la primera accin, surgir el rol diferenciado Gestor de Suscripciones con acceso a las mismas opciones comentadas en el punto anterior para el Gestor de la Revista. Dentro de la gestin de Nmeros del rol Editor podemos decidir si un nmero determinado va a ser de libre acceso o bajo suscripcin. En caso de que el nmero de revista sea bajo suscripcin, el Lector dispondr de las opciones Renovar Suscripcin y Pagar Afiliacin individual con informacin necesaria para realizar el pago manual o a travs de una plataforma electrnica (PayPal o MiPago del Gobierno Vasco).

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13- Glosario
Hemos incluido este pequeo apartado con el objetivo de clarificar la terminologa de OJS.

Envos o artculos son los trabajos de los Autores recibidos en el sistema OJS que una vez revisados, corregidos y maquetados se publicarn en el sistema OJS dentro de un nmero de revista determinado.

Gestor o Gestor de Revista es lo mismo. Editor de Composicin, Editor de diagramacin o Editor de Maquetacin es lo mismo.

Una seccin es un rea dentro de la revista sobre la cual se irn clasificando artculos.

Metadatos son datos extra guardados junto al trabajo del Autor. Se guardan datos del tipo ttulo, resumen, claves de indexacin para una facilitar la bsqueda de este trabajo, entidades organizadoras, etc ...

Proceso editorial de una revista est compuesto por una de una serie de tareas tales como revisar artculos, correccin gramatical y exposicin de los mismos, correccin tipogrfica y de formato, maquetacin en formatos HTML y PDF, supervisin de los diferentes estados y asignaciones del artculo ...

Galerada: los trabajos de los Autores revisados, maquetados, con claridad de exposicin y sintaxis corregida deben ser transformados en HTML y PDF antes de ser publicados. La Galerada es la zona donde se dejan estos HTML y PDF. Los ficheros HTML pueden ir acompaados de ficheros de imgenes y CSS (hojas de estilo). El Corrector de Pruebas corregir la tipografa y formato de los artculos en la Galerada.

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