INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA JUAN PABLO PREZ ALFONZO

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA GESTIN DE LOS PROCESOS DE INSCRIPCIN DE LA UNIDAD EDUCATIVA DANIEL FLORENCI OLEARY EN VALENCIA - EDO. CARABOBO

Autor es: Tutor:

Montero, Yessika Vega, Mara Ing. Lilibeth lvarez

Valencia, Enero de 2012 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA JUAN PABLO PREZ ALFONZO

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA GESTIN DE LOS PROCESOS DE INSCRIPCIN DE LA UNIDAD EDUCATIVA DANIEL FLORENCI OLEARY EN VALENCIA - EDO. CARABOBO

Autores:

Tutor:

Montero, Yessika C.I: 16.245.74 Vega, Mara C.I: 19.642.727 Ing. Lilibeth lvarez

Valencia, Enero de 2012

INDICE Introduccin Capitulo I / El problema 1.1 Contexto del Problema 1.2 Planteamiento del Problema.. 1.3 Objetivos de al Investigacin. 1.4 Justificacin de la Investigacin. Capitulo II / Revisin Bibliogrfica 2.1 Antecedentes de la Investigacin.. 2.2 Marco Referencial. 2.3 Definicin de Trminos Bsicos.. Capitulo III / Metodologa 3.1 Justificacin de la Metodologa 3.2 Justificacin del Software.. 3.3 Tcnicas de Recoleccin de Datos 3.4 Anlisis de los Datos 3.5 Anlisis de la Factibilidad

INTRODUCCION

Desde su aparicin los sistemas informticos se han convertido en una herramienta valiosa en el campo empresarial gracias a su fcil manejo, a su seguridad mediante su clave de acceso y por su gran capacidad de almacenamiento de datos consolidndose como una herramienta indispensable para cualquier institucin, ya que el desarrollo tecnolgico de la era moderna y su aporte a la ciencia de las comunicaciones provoco una revolucin en las tecnologas de la informacin y la comunicacin, pero para lograr que esto sea posible es necesario que la institucin cuente con todos los recursos necesarios que les permitan al personal acadmico tener acceso y de manera directa de procesos administrativos. En este sentido, cabe destacar que la U. E. Daniel Florencio OLeary presenta deficiencias en cuanto al mtodo de almacenamiento de datos debido a que los registros de toda la informacin que generan es de forma manual, por lo que ocasiona retrasos en los procesos, gastos de materiales de papelera as como inexactitudes en los registros, generando prdida de tiempo a los usuarios. En el primer captulo se presenta el planteamiento del problema, con el objetivo de realizar un levantamiento de la informacin, necesaria para solventar las problemticas en la institucin. En el segundo captulo se presenta la revisin bibliogrfica que indican las referencias que fueron necesarias como base para el mejoramiento del sistema propuesto. En el tercer captulo se presenta la metodologa, que hace constatar el buen rendimiento de las fases en el sistema propuesto y la culminacin del mismo. Debido a la problemtica presente en la institucin y a fin de solucionar las deficiencias existentes en la institucin, se plantea como propuesta realizar una base de datos que permitir obtener, el registro y control de los procesos de inscripcin acadmicos para gestionar los datos de la informacin de una forma rpida, fcil, adecuada, en orden y actualizada que conlleve a un mejoramiento educacional, brindando un mejor rendimiento y desempeo en las actividades que se realizan, conociendo nuevas opciones y

oportunidades al ser implementado el sistema como alternativa de solucin y todo esto con la finalidad de adquirir resultados satisfactorios para el bien de la institucin y de la comunidad.

CAPITULO I EL PROBLEMA 1.1 Contexto del Problema En la actualidad el proceso Educativo a incrementado de forma acelerada, gracias a los avances polticos, econmicos, sociales y tecnolgicos, debido a que existen instituciones tanto pblicas como privadas que han venido implementando un nuevo plan de estudio, mas innovador que los anteriores. As mismo, la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY, ubicada en el Socorro, Valencia Edo-Carabobo, fue fundado por la Sra. Gladis Crdenas de Prez y el Sr. Reinaldo Prez en el ao de 1981 conjuntamente con un grupo de educadores. A travs de los aos y gracias a la colaboracin de sus integrantes se fueron incorporando nuevos grados, incrementando los docentes y la matrcula de estudiantes. En la actualidad la institucin cuenta con un excelente personal docente, teniendo como titular de la direccin al Lic. Carlos Oliveros. Asimismo, la misin de la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY es innovador en el proceso Educativo, aunado a la experiencia acumulada y el entrenamiento continuo de su personal docente para fortalecer y garantizar una Educacin que ofrezca a su alumnado oportunidades de crecimiento y mejora de resultados acadmicos.

Por otra parte, la visin de la institucin se dar a travs del desempeo efectivo de su personal, el entrenamiento continuo, el uso de la tecnologa avanzada y una poltica de enseanza, se convertir en la institucin de mayor nivel Educativo.

FUENTE: U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY (2012)

Descripcin de la Estructura Organizativa de la Institucin: DIRECTOR: Sus funciones son las siguientes: Establecer objetivos, estructurar la organizacin, determinar los medios y fijar las metas. COORDINADOR: La coordinacin es un proceso global que esta inmerso en todas las actividades del hecho administrativo, porque su accin se cumple en la medida en la que las dems actividades manifiestan interdependencia o interrelacin. SECRETARIA: Asistir al director segn sus requerimientos. DOCENTE: Es el que realiza, de acuerdo con la ley, funciones de enseanza .Este personal integra: maestros de aula, maestros y profesores especialistas, profesores por horas y maestros y profesores en funciones de orientacin y evaluacin. PERSONAL OBRERO: Es el que esta al servicio de las distintas actividades de mantenimiento, conservacin y vigilancia.

1.2 Planteamiento del Problema En la actualidad los estudios forman una parte esencial del ser humano, pues estos contribuyen a la formacin integral del individuo y por ende la sociedad se fortalece, pues contar con un recurso humano capacitado que ser capaz de aportar soluciones prcticas a los problemas de la actualidad, pero para lograr que esto sea posible es necesario que los estudiantes cuenten con todos los recursos necesarios para obtener informacin de cualquier gestin acadmica.

Las Unidades Educativas ya sean pblicas o privadas siempre han estado enmarcadas por un ambiente de superacin propia a nivel nacional, debido a esto las instituciones compiten da a da con la tecnologa, tratando as de no quedarse atrs con los constantes avances tecnolgicos, lo que ha generado preocupacin a la directiva de la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY que busca adaptar la institucin a los nuevos paradigmas de cambios, proponiendo como meta el logro de estas. Desde el momento de la apertura de la instituciones se ha especializado en preparar a su personal para un mejor aprovechamiento de sus reas, obteniendo de esta manera ms estudiantes lo que ocasiona mayor moviendo de capital en la institucin. Por esa razn se hace hincapi en la U.E. DANIEL FLORENCIO O LEARY, debido a que presenta una problemtica que afecta algunos procesos en dicha institucin, la cual presenta una serie de situaciones que obstaculizan las actividades de la misma., adems en los ltimos procesos de inscripcin se ha colapsado la institucin ocasionando colas interminables, molestias a los alumnos, padres y representantes, retrabado por parte del personal que all labora y excesos de coincidencias en los alumnos horarios de los estudiantes que ingresan por primera vez. Dicha problemtica trae como consecuencia: Extravi de los documentos, debido a que las operaciones de entrada, salida y el control de pago de cada persona que all labora no son procesados en un sistema automatizado, son archivados en carpetas manualmente, lo cual genera prdida de tiempo, de datos y papeleos innecesarios que dificultan la bsqueda rpida del mismo a la hora de ser necesario. Debido a la problemtica antes planteada y a fin de solucionar las deficiencias existentes en la U. E. Daniel Florencio OLeary, se propone el desarrollo de un sistema automatizado basado en el lenguaje de programacin visual Fox Pro 7.0 que

tendr una interfaz confiable y fcil de usar lo cual proporcionar el beneficio de un servicio rpido de acceso y consulta de informacin por parte del personal acadmico sobre los estudiantes as como la oportunidad de llevar un registro ms exacto de datos, garantizando un mejor servicio y disminuyendo el tiempo en espera de los usuarios de la institucin.

1.3 Objetivos de la Investigacin Objetivo General Desarrollar un sistema automatizado para la gestin de los procesos de inscripcin de la U. E. DANIEL FLORENCIO OLEARY en Valencia-Edo. Carabobo, a travs de la Metodologa Mtrica 3.0 Objetivos Especficos Recolectar informacin sobre los procesos de inscripcin por medio de las tcnicas de recoleccin de datos presente en la U. E. DANIEL FLORENCIO OLEARY. Analizar los procesos actuales de inscripciones, mediante un informe detallado, con el objetivo de la facilitacin de manera ms prctica para los usuarios de la U. E. DANIEL FLORENCIO OLEARY. Estudiar la vialidad del sistema propuesto de inscripciones, a travs de su aplicacin, con la finalidad de la agilizacin de manera ms sencilla para el

personal acadmico de la U. E. DANIEL FLORENCIO OLEARY en Valencia-Edo. Carabobo. Disear de forma lgica y fsica el Sistema Automatizado para la Gestin de los Procesos de Inscripcin de la U. E. DANIEL FLORENCIO OLEARY en Valencia-Edo. Carabobo, a travs de una base de datos, donde se almacenarn los datos, para llevar un control ms preciso de los mismos y la facilitacin para el personal acadmico de la institucin. Codificar un sistema automatizado para la gestin de los procesos de inscripcin utilizando el lenguaje de programacin visual Fox Pro 7.0, de manera que facilite dichos procesos en la U. E. DANIEL FLORENCIO O LEARY en Valencia-Edo. Carabobo. 1.4 Justificacin de la Investigacin El uso de la tecnologa informtica debe aplicarse como respaldo a los cambios de los procesos y a los sistemas operacionales las cuales deben coordinarse mediante un claro y firme liderazgo que permita optimizar esta importante herramienta en apoyo a los procesos de inscripcin. En este sentido, las instituciones siguen siendo piezas cruciales del sistema de educacin e investigacin. En un mundo donde la informacin se ha convertido en uno de los bienes ms preciados para el crecimiento econmico, social y cultural de las naciones, contar con las instituciones acadmicas actualizadas y con recursos tcnicos modernos resulta central. Cabe destacar, que la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY no dispone de un acceso y control de los estudiantes que ya pertenecen junto con los prximos

ingresos a sus instalaciones, es decir, el control es de forma manual, por lo que se propone implementar un sistema automatizado basndose en una base de datos donde se registrarn los datos de estudiantes, agilizando los procesos para gestiones de inscripciones. En este sentido, los beneficios que proveer el Sistema Automatizado son los siguientes: Usuarios Agilizacin para solicitar cualquier informacin de la institucin. Reduccin en el informacin. Institucin Control ms efectivo de los datos almacenados en la Institucin. Integracin de nuevas tecnologas y herramientas de vanguardia para facilitar el proceso de inscripcin en la Institucin. Acceder de forma fcil y segura al Sistema Automatizado para los procesos de inscripcin en la Institucin. tiempo de los estudiantes para la adquisicin de su

El objetivo principal del Sistema Automatizado de gestin para los procesos de inscripcin es ofrecer a los representantes transparencia, rapidez y efectividad en el proceso de inscripcin personalizada del estudiante, brindndole seguridad en el uso de este medio para cada usuario, y permitiendo tanto alumnos como representantes

servicios como: cartela de clases, servicios de informacin, registro de pagos, entre otros.

CAPITULO II REVISION BLIOGRAFICA 2.1 Antecedentes de la Investigacin En la actualidad, el departamento administrativo y la secretaria de la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY debe tener conciencia de la importancia, beneficio y de la funcin que como ente educativo debe realizar, y de la contribucin que aporta en conjunto para el bienestar del mismo. El proceso acadmico administrativo de alumnos, pagos de mensualidad e inscripcin son los principales determinantes para cubrir con las necesidades del colegio, debido a que su funcionamiento le permite a la empresa mantener y desarrollar el logro de sus objetivos. En el primer proyecto a consultar es el desarrollo de esta investigacin, se utilizaron algunos criterios de autores de diversas fuentes bibliogrficas, tales como: El trabajo realizado por Espino L. (2009) en su trabajo de grado titulado: Sistema automatizado para el control acadmico y administrativos de los alumnos de la U.E. FELIX ROMAN DUQUE. Igualmente este trabajo tiene como propsito solucionar los principales problemas que generan el departamento de control de estudios as como el manejo de las operaciones de inscripcin como evaluacin y pagos de mensualidades para la realizacin de dicho proyecto se aplicaron las tcnicas de recoleccin de datos como lo son las entrevistas, observacin y la revisin de documentos, mediante la metodologa Meds del autor Jons Montilva y as mismo fue codificado en el lenguaje manejador de base de datos Microsoft Access 2.000.

De igual forma este proyecto de grado sirvi como orientacin para la elaboracin de las bases tericas del proyecto, tales como: Educacin en Venezuela, sistema de control acadmico, registros acadmicos y administrativos. Puesto que el marco referencial y el propsito de dicho trabajo esta ntimamente relacionado con la tesis a desarrollar, la cual facilito la bsqueda y abstencin de las diferentes teoras referentes al apoyo a los procesos acadmicos y administrativos de la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY. Se cita adems el proyecto de investigacin de Freites W. (2009) en su tesis de grado denominada SAWAFC EL nuevo sistema automatizado para la primera y segunda etapa de la Educacin bsica de la U.E. CALAZANS. Tuvo como objetivo principal desarrollar un sistema automatizado que a travs de un manejador de base de datos, facilita las funciones tcnicos administrativos del trabajo escolar, los proyectos pedaggicos del aula. Mediante diferentes entrevistas hechas al personal se logro evaluar los diferentes sistemas automatizados existentes en la primera y segunda etapa en la educacin bsica y se promedio a tomar nota a los requisitos ms importantes exigidos por el personal. Por la cual, se selecciono la metodologa descrita por Sampiere como gua de anlisis de la situacin problemtica, determinacin de los objetivos de la investigacin, entre otros. Y para el desarrollo del sistema se uso el ciclo de vida del desarrollo del sistema (CVDS), descrito por los autores: Lonnie. D.Benttey, Vctor M. Barlon y Jeffrey .I. Whitten; en su libro de anlisis y diseo de sistemas de informacin a travs del lenguaje de programacin Clipper 5.1. Asimismo, con la visualizacin de este trabajo de grado titulado SAWAFC El nuevo sistema automatizado para la primera y segunda etapa de la educacin

bsica de la U.E. CALAZANS se pudo conocer las diferentes metodologas empleadas para la realizacin de distintas investigaciones, la cual permite agilizar y facilitar el proceso de redaccin y desarrollo de los captulos que conforman dicho proyecto. Por otra parte, el siguiente proyecto de investigacin realizado por Daz K. y Vanesa T. (2008), en su trabajo de grado titulado Sistema de informacin para el apoyo y control de la gestin acadmica administrativa de un Instituto Universitario, caso: IUTSI ncleo Maracay. Tambin tuvo como propsito desarrollar un sistema de automatizado que permita el apoyo y control de la gestin acadmica administrativa del IUTSI, con el fin de presentar en forma organizada la disposicin de los recursos de informacin y el tiempo estipulado para ello. La metodologa utilizada para el diseo para dicho proyecto ha sido referido por Kendall y Kendall para el anlisis y diseo de sistemas de informacin automatizados y en cuenta al diseo lgico del sistema, se ha utilizado la tecnologa de diseo orientado a objeto de Roger Presuman, por lo se determinaron los requerimientos de informacin del sistema, disendoosle mismo bajo el ambiente visual a travs del modo de empleo de herramientas de programacin como Visual Fox Pro 7.0, lenguaje que ofrece las caractersticas necesarias para poder emplear la tecnologa de programacin orientada a objetos de la misma forma que se aplica la observacin directa y la revisin bibliogrfica como tcnicas de recoleccin de datos. En tal sentido, servir como referencia para la elaboracin del sistema para la U.E DANIEL FLORENCIO OLEARY, definiendo as las tcnicas para el desarrollo del sistema. Tambin sirvi de gua para la elaboracin de la base de datos extrayendo de ellas algunas tablas y atributos, con el propsito de establecer el contenido del programa, los hipervnculos entre ellas y finalmente comenzar con la programacin.

Otro proyecto relacionado a tomar como referencia es el trabajo de investigacin realizado por Lugo (2008), "Diagnstico organizacional del proceso de inscripcin y elaboracin de horarios de la Direccin de Control de Estudios de la Universidad Metropolitana". En su investigacin se plantea como objetivo general efectuar un diagnstico de la situacin actual de la Direccin de Control de Estudios con respecto al proceso de inscripcin y elaboracin de horarios con la intencin de que pueda ser optimizado, identificar el grado de satisfaccin existente con respecto al proceso y las variables externas que pueden afectarlo. En sus conclusiones seala que: ste estudio diagnstico proporcionar la informacin necesaria para que se pueda emprender la tarea de minimizar o atacar las debilidades y de mantener o estimular las fortalezas encontradas en el proceso de inscripcin y elaboracin de horarios, mediante el anlisis documental, la realizacin de entrevistas y la administracin de cuestionarios.

El aporte de esta tesis a la investigacin es que el autor realiz un diagnstico del proceso de inscripcin con el propsito de identificar las fortalezas y debilidades del mismo, en el presente estudio los investigadores piensan detectar las fallas del proceso de inscripcin manual con el fin de mejorarlo, a travs de la aplicacin de un sistema de informacin en cuestin, en particular proporciono un juego completo de herramientas de datos que facilitan el desarrollo rpido y eficaz de las aplicaciones y contribuyen a la reduccin del tiempo al buscar la informacin requerida por los usuarios de cualquier informacin acadmica. Esto en parte fue posible gracias a las tcnicas aplicadas de forma correcta en el sistema y la verificacin de cada paso para lograr el objetivo planteado segn la metodologa usada. Por ltimo fue consultado el trabajo de investigacin a consultar es el estudio realizado por Bats .S. (2007) que lleva por nombre Sistema automatizado para la

Unidad Educacional en Valencia Edo. Carabobo. El cual se basa en la gran prdida de tiempo que se produce al manejar una informacin pertenecientes a los alumnos, fallas y errores al momento de realizar constancias y emisiones de notas por parte del sistema anterior y la gran espera de la respuesta del Ministerio de Educacin respecto a los ttulos de los alumnos graduados por los cuales siempre se extrava la informacin o esta no es recibida. Su propuesta a esta problemtica es realizar un sistema que agilice la respuesta con respecto a las constancias y manejo de informacin, as como los ttulos de bachilleres que son realizados en la misma institucin y enviados al Ministerio de Educacin para que sean firmados y se evite dicha perdida de tiempo y falta de informacin. Cabe sealar que la metodologa empleada para desarrollar esta investigacin fue Medsi, la cual se consider la mas apropiada debido a su versatilidad y adaptabilidad. Las tcnicas de recoleccin de datos que se emplearon en esta investigacin fueron la observacin directa, la entrevista y la revisin de documentos, el lenguaje de programacin utilizado para el diseo del sistema fue Visual Fox Pro. Versin 7.0

2.2 Marco Referencial En todo trabajo de investigacin es de vital importancia el marco referencial puesto que permite reflejar todo lo relacionado con el objeto en estudio titulado: Sistema Automatizado para la Gestin de los Procesos de Inscripcin de la Unidad Educativa Daniel Florenci Oleary, a travs de la ejecucin de los conceptos y referencias tericas. Por tal motivo, para fundamentar el estudio en cuanto a la necesidad del Sistema Automatizado de gestin para los procesos de

inscripcin, se ha recopilado informacin relevante y necesaria que atae al problema de investigacin, mediante libros, tesis, guas, revistas, la Internet, entre otros. A continuacin se presenta la perspectiva terica que, se maneja para el desarrollo de la investigacin planteada, la cual tiene como propsito suministrar un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones, que permitan abordar el problema, a manera de establecer un marco referencial para la interpretacin de los resultados del estudio planteado. La Educacin segn Leonor Jaramillo, se define como la designacin del conjunto de influencias que la naturaleza o los dems hombres pueden ejercer, sea sobre la inteligencia, sea sobre su voluntad. La educacin verdadera segn Paulo Freire, es praxis, reflexin y accin del hombre sobre el mundo para transformarlo. El hombre es un ser inteligente con la capacidad de hablar y razonar que nos hace diferentes y nicos. Se percibe la posicin normal del hombre como ser, en el mundo y con el mundo, como ser creador y recreador que, a travs del trabajo, va alterando la realidad. El hombre es un ser de relaciones en los mundos de la naturaleza y la cultura. Sistema Educativo en Venezuela: Los principios fundamentales del sistema educativo venezolano estn contemplados en la constitucin nacional y en la ley orgnica de educacin: El derecho a la educacin, la gratitud de la enseanza son preceptos claros formulados en nuestra carta magna. Estos principios constitucionales se expresan en la ley orgnica de la educacin, al fijar como objetivos de la educacin el pleno desarrollo de la personalidad, la formacin de ciudadanos aptos para la vida, el ejercicio de la democracia, el fomento de la cultura y el espritu de solidaridad humana. El sistema educativo venezolano (segn el articulo

16 de la O.L.E.) esta comprendido por tres niveles y modalidades. Los niveles se refieren a la educacin preescolar, bsica, media, diversificad y profesional. En cuanto a las modalidades del sistema educativo se tiene: la educacin especial, educacin para las artes, educacin militar, educacin para la formacin de ministros de cultos, educacin para adultos y la educacin preescolar. Infraestructura Educativa: Segn el sistema de informacin del sector educativo (SISE), del Ministerio de Educacin, Venezuela cuenta para el ao escolar 1996 -1997, con una infraestructura educativa estratificada por dependencias, ya sea oficiales o privadas, por entidades federales y por niveles educativos. En relacin a los planteles y unidades educativas por de pendencia oficial se cuenta con un total de diecisiete mil quinientos noventa y siete (16.597) distribuidos en las cuatro dependencias: Nacional, Estadal, Municipal y Autnoma. Por otro lado, se cuenta con 3275 planteles y unidades educativas distribuidas en las siguientes dependencias: Privadas, sub nacional y privadas oficiales. Ambas dependencias abarca los niveles educativos referidos a la educacin preescolar, bsica, media, diversificada y profesional, perteneciente a cada entidad federal. Reglamento de la Ley orgnica de la Educacin en Venezuela. Segn la pgina: http://w.w.w.monografias.com (2003). El reglamento de la ley orgnica de educacin tiene por objeto establecer normas y directrices complementarias sobre el sistema, el proceso y los regmenes educativos. Este reglamento rige para todos los niveles y modalidades del sistema educativo venezolano. Comprende cuatro niveles:

Educacin Preescolar: tiene como propsito fundamental formular y evaluar las polticas educativas y los lineamientos curriculares del nivel inicial, que garantice una atencin integral de calidad a la educacin infantil de uno a seis aos, con la participacin de la familia y la comunidad. Educacin Bsica: Debe favorecer la relacin estrecha entre el docente, el educando y la comunidad, para contrarrestar la accin negativa de la educacin informal y de otras formas de aprendizaje que se ofrecen fuera de la escuela, y para aprovechar los beneficios que estn puedan aportar a la formacin del individuo. A dems debe promover la educacin integral, que sirva de base para el aprendizaje y el desarrollo humano permanentemente de cada persona, incluidas las polticas de orientacin PRE-vocacional y la formacin en, por y para el trabajo. Educacin Media Diversificada y Profesional: Esta articulada curricular y administrativamente por la educacin superior. La educacin media tiene por finalidad profundizar los conocimientos cientficos, humansticos y tecnolgicos de los estudiantes as como continuar con su formacin tica y ciudadana y particularmente prepararlos para su incorporacin digna y eficaz en el mercado del trabajo y para proseguir sus estudios a nivel superior. Educacin Especial: Tiene como objeto atender aquellas personas cuyas

caractersticas fsicas, intelectuales o emocionales les impida adaptarse y progresar en los diferentes niveles del sistema educativo. Igualmente presta atencin especializada a aquellas personas que posean actitudes superiores a lo normal. El Programa de Preinscripcin Militar: Fortalece al venezolano sobre la importancia de los problemas inherentes a la soberana, defensa e integridad de la republica, proporciona al estudiante de educacin medios los conocimientos de

ciencias sociales y militares inherentes a la soberana e integridad territorial de la republica que contribuye a su formacin integral. A continuacin se describen algunas teoras para una mayor comprensin del proyecto en estudio: Sistema: Conjunto de dos o ms elementos de cualquier clase interrelacionados entre s, que puede dividirse en partes o subsistemas.

Un sistema, debe considerarse como un todo puede dividirse en partes o subsistemas. Estos subsistemas son sistemas ms pequeos que tienen las siguientes propiedades:

Cada subsistema tiene un efecto sobre el sistema. Toda parte del sistema es afectada por lo menos alguna otra parte, por lo tanto, ninguna parte debe influir independientemente sobre es todo. l todo no puede ser descompuesto en subconjuntos independientes. Un sistema de informacin proporciona informacin para la toma de decisiones en la resolucin de problemas dentro de una organizacin. (Microsoft Encarta, 1998).

Sistema de Informacin: Es un sistema que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones.

El sistema de informacin dentro de una organizacin juega el papel anlogo al del sistema nervioso de un animal. Incluido en el sistema estn los componentes que ejecutan funciones tales como: la percepcin, Su clasificacin, propsito transmisin, primordial es almacenamiento, recuperacin, transformacin.

proporcionar informacin para la toma de decisiones y la coordinacin. En el sentido

ms amplio el sistema de informacin incluye todos los componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinacin y advertencia tanto humanas como automticas.

Objetivo del sistema de informacin. Proporciona informacin para la toma de decisiones y solucin de problemas, actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organizacin y que permite controlar y dirigir su existencia, operacin y destino.

Sistema de Informacin Administrativo: Un sistema de informacin es todo un proceso, por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones, que se informarn a la Gerencia y dems personas interesadas en la organizacin: con el deliberado propsito de orientar la toma de las decisiones. Funciones de un Sistema de Informacin. Los Sistemas de Informacin difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos elementos estn determinados por el propsito u objetivo del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organizacin. A pesar de las diferencias que puedan existir entre distintos sistemas de informacin, en todos ellos se pueden encontrar un conjunto de funciones:

a). Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones que tienen lugar durante la realizacin de actividades en la organizacin. b). Definicin de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados, por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organizacin de almacenamiento adecuada (base de datos o archivos); un mtodo que facilite su almacenamiento, actualizacin y acceso; y un dispositivo apropiado de almacenamiento (discos, cintas, disquetes, etc.)

c). Mantenimiento de Archivos: Los archivos o base de datos del sistema deben mantenerse actualizados. Las operaciones bsicas de mantenimiento son la insercin. La modificacin y la eliminacin de datos en los medios de almacenamiento. d). Generacin de Reportes: La realizacin de estas funciones es esencial para el sistema de informacin, ella se encarga de producir la informacin requerida y transmitirla a los puntos o centros de informacin que la soliciten (www.monografas .com/sistema/32de/18informacin/).

Anlisis de los Sistemas: Tomando como base un lenguaje de programacin orientados a eventos, que soporta conceptos del paradigma Orientado a objeto. Proporciona una excelente plataforma de desarrollo de aplicaciones rpidas, donde se puede crear aplicaciones bajo el ambiente Windows facilitando el desarrollo e implementacin de programas bajo entorno grfico, donde el usuario decide que hacer a travs de eventos (Clic, Doble clic, Soltar o presionar una tecla, etc.), los cuales generan una comunicacin por medio de mens, colores, sonido, animacin, videos y otros y lo cual permite disear aplicaciones grficas con sonido, animacin, videos y otros elementos de multimedia. (www.monografas.com, Guerrero C. 2004) Evaluacin: Es la funcin por la cual el docente puede seleccionar y utilizar concepciones, criterios y procedimientos que le permitan valorar tanto el rendimiento de los alumno como el de los dems componentes curriculares, con lo cual ser posible constatar si cumpli o no con los fines que le asigna la normativa legal vigente de la educacin venezolana. Control de Estudio: Es la columna vertebral encargada de ejercer una coordinacin central de cualquier entidad educativa, cumpliendo funciones de planificacin de estudio, evaluacin y coordinacin en materia de certificacin, graduacin, registro y control de la situacin acadmica de los estudiantes.

Registros Acadmicos: Es la responsable de validar toda la informacin acadmica de los alumnos y ex alumnos de una institucin educativa con base a una cuidadosa verificacin y registro de todos los datos relativos a su rendimiento estudiantil en funcin de los respectivos planes de estudio para garantizar la confiabilidad de la historia de su vida acadmica. Inscripcin: Es el proceso mediante el cual se lleva un registro de los datos personales y acadmicos de un alumno. Base de Datos: Segn Gonzlez, R (1997). Se entiende como base de datos al conjuntos de datos almacenados que se interrelacionan entre si y no poseen redundancias. El objetivo principal de la implantacin de una base de datos es controlar una coleccin de archivos o tablas para servir de la mejor forma a un sistema de una o ms aplicaciones. Programacin Orientada a Objetos: El diseo orientado a objetos y la programacin orientada a objetos representa un cambio de perspectivas con respecto a la programacin estndar por procedimientos. En lugar de pensar en el flujo del programa desde la primera hasta la ltima lnea de cdigo se debe pensar en la creacin de objetos, que no son ms que componentes auto contenidos de una aplicacin que tienen funcionalidad privada adems de la funcionalidad que se puede exponer al usuario. La programacin orientada a objeto en informtica, es un estilo de programacin en el que un programa contempla como un conjunto de objetos limitados, que a su vez, son colecciones independientes de estructuras de datos y rutinas que interactan con otros objetos. Requerimientos del Sistema: Los sistemas de informacin por computadora normalmente estn integrados por muchos componentes. En la mayor parte de los

casos, es difcil para los analistas entender todos estos componentes a un mismo tiempo; por lo tanto los investigadores tienen que comenzar con preguntas de tipo general con relacin al propsito del sistema sus entradas y salidas de los procesos incluidos. Requerimiento de Entrada: Es el enlace que une al sistema de informacin con el mundo y sus usuarios, en este existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta, estos son: Objetivos del diseo de entrada Captura de datos para la entrada Requerimiento de Salida: El diseo del sistema se representa a travs de dos fases: El diseo lgico y El diseo fsico. Cuando los analistas formulan un diseo lgico, escriben las especificaciones detalladas del nuevo sistema; esto es, describen sus caractersticas: las salidas, entradas, archivos y bases de datos y procedimientos; todos d manera que cubran los requerimientos del proyecto. El diseo lgico de un sistema de informacin es como el plano de un ingeniero para armar un automvil muestran las caractersticas principales y como se relacionan una con otras donde se conectan entre si los componentes del sistema, o por ejemplo, cuan separado estn las puertas. Requerimiento de Almacenamiento: La memoria de la computadora (RAM) es un lugar provisional de almacenamiento para los archivos que usted usa .La mayora de la informacin guardada en la RAM se borra cuando se apaga la computadora por lo tanto, una computadora necesita formas permanentes de almacenamiento para guardar y recuperar programas de software y archivos de datos que desee usar a diario.

Seguridad del Sistema Automatizado: La seguridad de un sistema tiene mltiples facetas, incluyendo desde aspectos tales como proteccin ante posibles daos fsicos de los datos (fuegos, terremotos, etc.) hasta el acceso indebido a los mismos (intrusos, fallos de confidencialidad, etc.) los ataques contra la confidencialidad, la integridad o la disponibilidad de un sistema.

En el caso de un sistema informtico hay varios electos susceptibles de sufrir dichos ataques, no siendo suficiente proteger solo alguno de ellos o protegerlos parcialmente. El hardware, el software y los datos de un sistema informtico pueden sufrir ataques internos o externos al sistema. Por lo tanto, la seguridad debe tener en cuenta eventos externos provenientes del entorno en que opera el sistema. De nada sirve tener mecanismos de proteccin interna muy buenos, si el sistema o si no existe una poltica de salvaguarda de datos ante la rotura de un disco. (Microsoft Encarta, 2004).

Bases Legales

A continuacin se presentan los reglamentos internos de la Escuela Tcnica Comercial "Luis Razetti".

Art. 1: El presente documento, constituye el Reglamento Interno que regir el funcionamiento de la Escuela Tcnica Comercial "Luis Razetti" (En lo sucesivo E.T.C. "Luis Razetti"). Ubicada en: Av. Morn, sector La Quebradita, Catia, Caracas.

Art. 2: La E. T. C. "Luis Razetti" es una institucin de carcter oficial que cuenta con los ncleos de servicio del ciclo Medio Profesional. Sus fines al pleno desarrollo de la personalidad, la formacin de ciudadanos aptos para la vida y para el fomento de la cultura y desarrollo del espritu de solidaridad humana"

De los Estudiantes

Art. 11: El educando debe ser inscrito por su representante legal y en su defecto, la inscripcin deber hacerla otra persona plenamente autorizada, que previa entrevista con el personal directivo acepte dar, a cumplimiento a las normas y exigencias reglamentarias establecidas al efecto.

La E. T. C. "Luis Razetti" reconocer como representante legal del educando, para los efectos de inscripcin, reuniones, retiros, etc., a la persona que aparece con la firma y cdula correspondiente en el registro o ficha en el alumno.

Art. 13: La inscripcin formal del educando estar acreditada por el plantel mediante la expedicin del respectivo carnet escolar o estudiantil.

De los Representantes

Art. 36: Para ser admitido como representante de un alumno se requerir ser mayor de edad, ejercer la representacin legal del mismo o tener la debida autorizacin para ello.

Art. 37: Son deberes de los representantes (Ver Res. 699. G. O. 33303. Caracas 9-985): a) Colaborar con todas las actividades que realice el plantel en beneficio de su representado, b) Atender las citaciones que le hagan los docentes personal directivo, c) Dotar a su representado de todos los tiles necesario para su trabajo escolar segn lo pautado por el ministerio de educacin y este reglamento, d) Ser miembro activo la sociedad de padres, representantes y docentes, e) Asistir a las reuniones de la comunidad educativa, f) Estar atento a las tareas y actividades que se le asigno a su

representado y orientarlos en las mismas, g) Enviar a su representado diariamente al plantel, segn el horario que tenga asignado, h) Informar a los docentes profesores directamente por escrito los motivos por los cuales su representado no pudo asistir a la clase en un momento determinado, i) Cancelar en el tiempo que lo establezca el plantel, correspondiente a la sociedad de padres, docentes, representantes, as como los pagos correspondientes a actividades extra-ctedra que vaya a beneficio de la formacin de su representado, j) El representante ser responsable por los daos y perjuicios ocasionado por su representado, o los bienes muebles inmuebles del plantel, k) Aceptar las sanciones que le sean aplicadas a su representando cuando este incurra en penas, inmoralidades, inasistencias, bajo rendimiento cualquiera de las que contempla la Ley de Educacin y el reglamento.

Art. 51: Funciones y responsabilidades de los profesores adscritos a la secciona: Asistir puntualmente al plantel y dejar constancia de su asistencia a travs de su firma en la carpeta, en ningn caso el profesor ha de ausentarse del plantel dentro del perodo de labores que indica su horario, sin el permiso correspondiente por la subdireccin, o direccin. La puntualidad ha ser un ejemplo para los profesores adscritos a su departamento y para los alumnos, ordenar los libros de vida de los alumnos por seccin, adscritas a la seccional, para que los secretarios de las mismas elaboren las listas correspondientes, al inicio del ao escolar, elaborar las planillas de matrcula inicial de las secciones adscritas en estricto orden de cdula, supervisar la organizacin y entrega de carnet a los alumnos.

De la Inscripcin

Requisitos para el Ingreso al Plantel: Iniciar el proceso de PRE-inscripcin en la que designe la institucin, solicitar la informacin que requiere los requisitos de PREinscripcin en l departamento de Orientacin, haber aprobado todas las asignaturas

del ao anterior (8vo grado), haber aprobado durante el primer y segundo lapso del ao en curso la asignatura educacin para el trabajo (En sus respectivos Programas), poseer un promedio por encima de (14) punto en asignaturas de Matemticas, para poder ser admitido en el Ncleo de servicios, los dems casos optaran para el ncleo de comercio, carta de Buena Conducta Del Alumno, boletn de Notas Originales y Copias del Primero y Segundo Lapso del ao en curso (9no Grado), una ( 1) Foto reciente del Alumno, original y Copia de la Partida de Nacimiento, fotocopia de la Cdula de Identidad del Alumno y del representante, edad Comprendida entre 14 y 17 aos de Edad.

De La Inscripcin: presenta los siguientes requisitos: Solvencia de la Mencin emitida por la Coordinacin General del Comercio y Servicio, solvencia de Evaluacin, dos fotocopias de Cdula de Identidad del alumno y una del representante, dos fotos recientes del alumno y del representante, constancia de cancelacin de la cuota de la Comunidad educativa.

Hardware: Equipo utilizado para el funcionamiento de una computadora. El hardware se refiere a los componentes materiales de un sistema informtico. La funcin de estos componentes suele dividirse en tres categoras principales: entrada, salida y almacenamiento. Los componentes de esas categoras estn conectados a travs de un conjunto de cables o circuitos llamado bus con la unidad central de proceso (CPU) del ordenador, el microprocesador que controla la computadora y le proporciona capacidad de clculo.

El soporte lgico o software, en cambio, es el conjunto de instrucciones que un ordenador emplea para manipular datos: por ejemplo, un procesador de textos o un videojuego. Estos programas suelen almacenarse y transferirse a la CPU a travs del hardware de la computadora. El software tambin rige la forma en que se utiliza el

hardware, como por ejemplo la forma de recuperar informacin de un dispositivo de almacenamiento. La interaccin entre el hardware de entrada y de salida es controlada por un software llamado BIOS (siglas en ingls de 'sistema bsico de entrada / salida'). Aunque, tcnicamente, los microprocesadores todava se consideran hardware, partes de su funcin tambin estn asociadas con el software. Como los microprocesadores tienen tanto aspectos de hardware como de software, a veces se les aplica el trmino intermedio de microprogramacin.

El hardware de entrada consta de dispositivos externos esto es, componentes situados fuera de la CPU de la computadora que proporcionan informacin e instrucciones. Un lpiz ptico es un puntero con un extremo fotosensible que se emplea para dibujar directamente sobre la pantalla, o para seleccionar informacin en la pantalla pulsando un botn en el lpiz ptico o presionando el lpiz contra la superficie de la pantalla. El lpiz contiene censores pticos que identifican la parte de la pantalla por la que se est pasando. Un mouse, o ratn, es un dispositivo apuntador diseado para ser agarrado con una mano. Cuenta en su parte inferior con un dispositivo detector (generalmente una bola) que permite al usuario controlar el movimiento de un cursor en la pantalla deslizando el mouse por una superficie plana.

Para seleccionar objetos o elegir instrucciones en la pantalla, el usuario pulsa un botn del mouse. Un joystick es un dispositivo formado por una palanca que se mueve en varias direcciones y dirige un cursor u otro objeto grfico por la pantalla de la computadora. Un teclado es un dispositivo parecido a una mquina de escribir, que permite al usuario introducir textos e instrucciones. Algunos teclados tienen teclas de funcin especiales o dispositivos apuntadores integrados, como trackballs (bolas para mover el cursor) o zonas sensibles al tacto que permiten que los movimientos de los dedos del usuario dirijan un cursor en la pantalla.

Un

digitalizador

ptico

emplea

dispositivos

fotosensibles

para

convertir imgenes (por ejemplo, una fotografa o un texto) en seales electrnicas que puedan ser manipuladas por la mquina. Por ejemplo, es posible digitalizar una fotografa, introducirla en una computadora e integrarla en un documento de texto creado en dicha computadora. Los dos digitalizadores ms comunes son el digitalizador de campo plano (similar a una fotocopiadora de oficina) y el digitalizador manual, que se pasa manualmente sobre la imagen que se quiere procesar. Un micrfono es un dispositivo para convertir sonidos en seales que puedan ser almacenadas, manipuladas y reproducidas por el ordenador. Un mdulo de reconocimiento de voz es un dispositivo que convierte palabras habladas en informacin que el ordenador puede reconocer y procesar.

Un mdem es un dispositivo que conecta una computadora con una lnea telefnica y permite intercambiar informacin con otro ordenador a travs de dicha lnea. Todos los ordenadores que envan o reciben informacin deben estar conectados a un mdem. El mdem del aparato emisor convierte la informacin enviada en una seal analgica que se transmite por las lneas telefnicas hasta el mdem receptor, que a su vez convierte esta seal en informacin electrnica para el ordenador receptor.

El hardware de salida consta de dispositivos externos que transfieren informacin de la CPU de la computadora al usuario informtico. La pantalla convierte la informacin generada por el ordenador en informacin visual. Las pantallas suelen adoptar una de las siguientes formas: un monitor de rayos catdicos o una pantalla de cristal lquido (LCD, siglas en ingls). En el monitor de rayos catdicos, semejante a un televisor, la informacin procedente de la CPU se representa empleando un haz de electrones que barre una superficie fosforescente que emite luz y genera imgenes.

Las pantallas LCD son ms planas y ms pequeas que los monitores de rayos catdicos, y se emplean frecuentemente en ordenadores porttiles.

Las impresoras reciben textos e imgenes de la computadora y los imprimen en papel. Las impresoras matriciales emplean minsculos alambres que golpean una cinta entintada formando caracteres. Las impresoras lser emplean haces de luz para trazar imgenes en un tambor que posteriormente recoge pequeas partculas de un pigmento negro denominado tner. El tner se aplica sobre la hoja de papel para producir una imagen. Las impresoras de chorro de tinta lanzan gotitas de tinta sobre el papel para formar caracteres e imgenes.

El hardware de almacenamiento sirve para almacenar permanentemente informacin y programas que el ordenador deba recuperar en algn momento. Los dos tipos principales de dispositivos de almacenamiento son las unidades de disco y la memoria. Existen varios tipos de discos: duros, flexibles, magneto-pticos y compactos. Las unidades de disco duro almacenan informacin en partculas magnticas integradas en un disco. Las unidades de disco duro, que suelen ser una parte permanente de la computadora, pueden almacenar grandes cantidades de informacin y recuperarla muy rpidamente. Las unidades de disco flexible tambin almacenan informacin en partculas magnticas integradas en discos intercambiables, que de hecho pueden ser flexibles o rgidos. Los discos flexibles almacenan menos informacin que un disco duro, y la recuperacin de la misma es muchsimo ms lenta. Las unidades de disco magneto-ptico almacenan la informacin en discos intercambiables sensibles a la luz lser y a los campos magnticos. Pueden almacenar tanta informacin como un disco duro, pero la velocidad de recuperacin de la misma es algo menor. Las unidades de disco compacto, o CD-ROM, almacenan informacin en las cavidades grabadas en la superficie de un disco de material reflectante. La informacin almacenada en un CD-

ROM no puede borrarse ni sustituirse por otra informacin. Los CD-ROM pueden almacenar aproximadamente la misma informacin que un disco duro, pero la velocidad de recuperacin de informacin es menor.

La memoria est formada por chips que almacenan informacin que la CPU necesita recuperar rpidamente. La memoria de acceso aleatorio (RAM, siglas en ingls) se emplea para almacenar la informacin e instrucciones que hacen funcionar los programas de la computadora. Generalmente, los programas se transfieren desde una unidad de disco a la RAM. La RAM tambin se conoce como memoria voltil, porque la informacin contenida en los chips de memoria se pierde cuando se desconecta el ordenador. La memoria de lectura exclusiva (ROM, siglas en ingls) contiene informacin y software cruciales que deben estar permanentemente disponibles para el funcionamiento de la computadora, por ejemplo el sistema operativo, que dirige las acciones de la mquina desde el arranque hasta la desconexin. La ROM se denomina memoria no voltil porque los chips de memoria ROM no pierden su informacin cuando se desconecta el ordenador.

Algunos dispositivos se utilizan para varios fines diferentes. Por ejemplo, los discos flexibles tambin pueden emplearse como dispositivos de entrada si contienen informacin que el usuario informtico desea utilizar y procesar. Tambin pueden utilizarse como dispositivos de salida si el usuario quiere almacenar en ellos los resultados de su computadora.

Para funcionar, el hardware necesita unas conexiones materiales que permitan a los componentes comunicarse entre s e interaccionar. Un bus constituye un sistema comn interconectado, compuesto por un grupo de cables o circuitos que coordina y transporta informacin entre las partes internas de la computadora. El bus de una computadora consta de dos canales: uno que la CPU emplea para localizar datos,

llamado bus de direcciones, y otro que se utiliza para enviar datos a una direccin determinada, llamado bus de datos. Un bus se caracteriza por dos propiedades: la cantidad de informacin que puede manipular simultneamente (la llamada 'anchura de bus') y la rapidez con que puede transferir dichos datos.

Una conexin en serie es un cable o grupo de cables utilizado para transferir informacin entre la CPU y un dispositivo externo como un mouse, un teclado, un mdem, un digitalizador y algunos tipos de impresora. Este tipo de conexin slo transfiere un dato de cada vez, por lo que resulta lento. La ventaja de una conexin en serie es que resulta eficaz a distancias largas. (Microsoft Encarta, 2000).

A continuacin, de van a describir las tcnicas de recoleccin de datos que se utilizara para el desarrollo de la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY. Entrevistas: Se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de una serie de preguntas que propone el analista, esta tcnica a su vez es imprescindible para obtener informacin cualitativa, relacionado con los usuarios y recoger un conjunto de hechos y/o requerimientos de informacin necesarios para el estudio. De la misma forma existen diferentes tipos de entrevistas: Entrevistas Estructuradas: Son las que utilizan formatos abiertos o cerrados, en el caso que sean abiertos, en el caso de que sean abiertos, el usuario podr dar cualquier respuesta que considere apropiada; en el caso de que sea cerrada, se proporciona al usuario un conjunto de respuestas que puede seleccionar. Entrevistas no estructuradas: Son las que permiten al entrevistado y al entrevistador mayor flexibilidad en el tipo de pregunta y respuesta a ejecutar.

Cuestionario: Es un instrumento que sirve para recabar informacin de otras personas, ya sea porque su numero en inabarcable o porque al hacerlo a travs de un instrumento que facilite el anonimato, se consideran los datos mas veraces y la informacin mas fiable. Por otro lado los cuestionarios se pueden clasificar en: Cuestionarios de respuestas cerradas: Hay tems que plantean preguntas simples y cerradas cuya respuesta se circunscriben a un si, no. Cuestionario de escala: Igualmente se puede pedir al encuestado que conteste observando una escala de graduacin que el redactor del cuestionario debe precisar con claridad para no confundirle en la leccin de repuesta. Observacin: Esta metodologa se basa en la observacin visual y practica de las funciones y mtodos de los diversos departamentos de una organizacin. La observacin se puede clasificar en los siguientes tipos: Observacin no estructurada: Emplea el procedimiento de la observacin participante en la que el investigador acta como observador y familiariza con el lugar para posteriormente volverse participante activo, desarrollar un plan de muestreo de eventos y seleccionar las posiciones para llevar a cabo la observacin. Observacin estructurada: Son los mtodos que imponen una serie limitantes al observador con el propsito de incrementar su precisin y objetividad, a fin de obtener una representacin adecuada del fenmeno de inters. Metodologa: Conjunto de mtodos que basados en unos mismos principios, se integran en el marco del ciclo de vida de los sistemas. Aplicado a la informtica conjunto de mtodos, procedimientos y tcnicas utilizadas para llevar a cabo una planificacin y desarrollo eficiente de los sistemas de informacin.

Metodologa descriptiva: La investigacin en ciencias sociales se ocupa de la descripcin de las caractersticas que identifican los diferentes elementos y componentes como su interrelacin. En el caso de la economa, administracin y ciencias contables es posible llevar a cabo un cocimiento de mayor profundidad que el exploratorio, este lo define el estudio de carcter descriptivo. Su propsito es la delimitacin de los hechos que conforman el problema de la investigacin. Por esto es posible establecer las caractersticas demogrficas de unidades investigadas (numero de poblacin, distribucin por edades, niveles de educacin, estado civil, etc.). Identificar formas de conductas y actitudes de las personas que se encuentran en el universo de investigacin. De esta forma, el estudio descriptivo identifica caractersticas del universo de investigacin. Metodologa Explicativa: El estudio de caracteres explicativos se orienta con probar hiptesis de tercer grado, esto es, la identificacin y anlisis de las causales (variables independientes). Por ello se hace importante el establecimiento de variables de las cuales exista un grado de complejidad cuya ocurrencia y resultados determinen explicaciones que contribuyan al conocimiento cientfico. Los estudios de este tipo implican esfuerzos del investigador y una gran capacidad de anlisis, sntesis e interpretacin, tiene un conocimiento profundo del marco de referencia terico al igual que una excelente formulacin y operacionalizacin de la hiptesis del trabajo. Metodologa Exploratoria: el primer nivel de conocimiento cientfico que se quiera obtener sobre un problema de investigacin se logra a travs de estos estudios de tipo exploratorio o formulativo que tiene como objetivo la formulacin de un problema

para posibilitar una investigacin ms precisa o el desarrollo de una hiptesis. Se puede decir que para definir el carcter exploratorio del estudio ha de tenerse consideraciones importantes como son: el conocimiento previo que tiene el investigador sobre el problema planteado, los trabajos realizados por otros investigadores, la informacin no escrita que poseen personas que por su relato pueden ayudar a reunir y sintetizar sus experiencias. A continuacin se van a explicar los lenguajes de las aplicaciones que se utilizarn para el desarrollo del Sistema Automatizado de Gestin para los procesos de inscripcin de la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY. Lenguaje de Programacin: Los lenguajes utilizados para escribir programas de computadoras que puedan ser entendidos por ellas se denominan lenguajes de programacin.

Tambin se dice que un programa es un conjunto de rdenes o instrucciones que resuelven un problema especfico basado en un lenguaje de programacin.

Los lenguajes de programacin se clasifican segn su base desarrollo y su uso en a) Lenguaje basado en clculos numricos en lo que se mencionan el Fortan, Maple, Matlab y Algol, b) Lenguajes para Negocios como Cobol, c) Lenguajes para la inteligencia Artificial como Prolog, Adal, Lisp y Logo y d) lenguajes para sistemas como C y el ensamblador. (Bonnet, 1992).

Tambin se pueden clasificar en tres grandes categoras: a) Mquinas, b) Bajo nivel y Alto nivel.

a) Los Lenguajes Mquina: Son aquellos cuya instruccin son directamente entendibles por la computadora y no necesitan traduccin posterior para que la UCP, pueda entender y ejecutar el programa. La programacin en lenguaje mquina es difcil, por ello se necesitan lenguajes que permitan simplificar este proceso. Los lenguajes de bajo nivel han sido diseados para ese fin. b) Los Lenguajes de Programacin de Alto Nivel: Son los mas utilizados como lenguajes de Programacin, en los que las instrucciones o sentencias a la computadora son escritas con palabras similares a los lenguajes humanos ejemplos de estos lenguajes de alto nivel son (C y Ada, BASIC, COBOL, Fox Pro, SNOBOL, LISP Y PROLOG, APL Y FORTAN, PASCAL.) en general lenguaje ingls, como lo es el caso de Visual Basic, lo que facilita la escritura y la fcil compresin por el programador. En el sistema se utilizara el siguiente lenguaje, en sus seis versiones, Visual Basic ha pasado de ser el lenguaje de programacin ms simple de Microsoft Windows a un entorno de desarrollo sumamente complejo, capaz de proporcionar cualquier tipo de aplicacin, desde las utilidades ms sencillas a grandes aplicaciones cliente / servidor para "n" usuarios. (Bonnet, 1992). De esta manera, se plantea la creacin de una base de datos bajo el Lenguaje de Programacin Fox Pro versin 7.0 donde lograr combinar informacin proveniente de diferentes fuentes, hacia una fuente comn de manera tal que los usuarios tengan acceso a ellas y a aquellos datos con posibilidad de redundancia sean eliminados o al menos minimizados y as coordinar efectivamente la informacin para lograr la mayor utilidad posible para la organizacin, de igual forma a travs de una base de datos relacionales donde utilizan el modelo relacional y es en la actualidad el ms popular en los sistemas de manejo de una base de datos, puesto que es conceptualmente sencillo y comprensible por los diseadores de sistemas de informacin debido a que manejan tablas de dos dimensiones llamadas relaciones. Caractersticas de la Base de Datos Relacionales:

1. Cada archivo contiene un solo tipo de registro. 2. Los campos no tiene orden especfico. 3. Cada campo tiene un solo valor. 4. Los registros no tienen orden especfico. 5. Los registros poseen un campo identificador nico llamada clave primaria. Para realizar el sistema propuesto se emple especficamente el modelo relacional el cual representa los datos mediante una coleccin de tablas, cada una de las cuales tiene un nmero de columnas con nombres nicos donde el usuario de la base de datos puede consultar dichas tablas y realizar actualizaciones en las mismas. Todo sistema de informacin de gran magnitud debe estar combinado a una base de datos y lenguajes de consultas, para realizar las operaciones de insercin, modificacin, eliminacin y actualizacin de la informacin requerida por cualquier usuario que las necesite en un momento determinado. La normalizacin de las tablas de una base de datos, implica el establecimiento de los atributos por medio del cual se establecern las relaciones entre las tablas, las relaciones pueden ser uno a uno (1 1), uno a muchos (1 M) y muchos a muchos (M M). Con las relaciones lo que se busca es descomponerlas principalmente para luego buscar la forma como se puedan relacionar entre s con el mnimo de redundancia de los datos. La normalizacin abarca tres (3) formas normales: La Primera Forma Normal, se refiere a la eliminacin de todos los grupos repetidos, es decir, identificar los datos de una tabla que guarden relacin directa con otros datos, por lo tanto, se hace ms fcil almacenarlos en una misma tabla, evitando as utilizar otra tabla para guardarlos.

La Segunda Forma Normal, se refiere a las dependencias funcionales, es decir, que un atributo dependa funcionalmente de otro almacenado en la misma tabla, en ese caso se procede a separarlos en tablas diferentes, manteniendo la relacin uno entre uno y otro a travs de un atributo llamado campo clave. La Tercera Forma Normal, elimina cualquier dependencia transitiva, es decir, cuando hay atributos que no son campos claves, y son dependientes de otros atributos que tampoco son campos claves. Una vez realizadas las tres (3) formas de normalizacin a las tablas de la base de datos, se obtienen unas tablas bastantes consistentes, que poseen una buena estructura y que van a conformar una base de datos consistente y segura. 2.3 Definicin de Trminos Bsicos A continuacin se definirn aquellos trminos que no se definen en el marco referencial pero que siguen siendo importantes sus definiciones para comprender por completo la teora que se expone. Automatizado: Es la tecnologa que trata de la aplicacin de sistemas mecnicos, electrnicos y de bases computacionales para operar y controlar la produccin. Esta tecnologa incluye: Herramientas automticas para procesar partes Mquinas de montaje automtico Robots industriales Manejo automtico de material y sistemas de almacenamiento Sistemas de inspeccin automtica para control de calidad Control de reaprovechamiento y control de proceso por computadora Sistemas por computadora para planear colecta de datos y toma de decisiones para apoyar las actividades manufactureras.

Base de Datos: Se define a una Base de Datos como un fichero en el cual se almacena informacin de cualquier tipo. En dicho fichero la informacin se almacena en campos, por ejemplo, se puede almacenar el nombre y el apellido de las personas de modo separado, de esta forma se obtiene del fichero todos los nombres o todos los apellidos, ya sea de forma separada como de forma conjunta. Aunque en realidad se debe tener en cuenta, que una base de datos, tal y como se la conoce, no es solo el fichero en donde se guardan los datos, sino que en dicho fichero se encuentra la estructura de los datos, o sea, para saber que longitud tiene cada campo, es necesario saber como se llama el campo y que longitud en caracteres tiene, as como el tipo de datos que se almacenan en dicho campo, por que guarda desde letras a nmeros e incluso otros datos no sofisticados, esto depende de la estructura de la base de datos y del sistema que se utilice para saber cual es dicha estructura. Constantes: Como su palabra lo dice es Informacin que no vara hace ms fcil la comprensin del cdigo y permite modificar un valor en un solo lugar no ocupa espacio extra. Control: Posee el acceso a informacin confiable y mediante un efectivo y ajustado sistema de control. Control Acadmico: Es un programa para el control de las notas y fichas de los estudiantes de un centro educativo, permite el ingreso a una base de datos de las notas obtenidas por los estudiantes para el envi de notas a los padres de familia,

impresin de cuadros para el ministerio, certificados, fichas de alumnos, datos generales, observaciones, asistencia, control de buses, y todo tipo de reportes, etc. Dato: Es la mnima unidad de informacin que por si sola no tiene significado. Conexin a una Base de Datos: El Control de Datos (Data) es un control integrado para conectar una aplicacin Fox Pro con una fuente de datos que se selecciona. Los controles de dalos proporcionan una forma visual y fcil para navegar por los campos, registros y tablas de una o ms Bases de Datos. Tambin se usan para enlazar algunos controles, como cuadros de texto, etiquetas, cuadros de dibujo, etc. con los campos de tablas que se seleccionan en su base de datos. Una vez que un control, como un cuadro de texto, est asociado a un campo en particular, cualquier cambio en el contenido del cuadro de texto se registra automticamente en el campo asociado. En pocas palabras, los controles de datos asociados permitirn que se creen aplicaciones de acceso de datos que requieran muy poca o ninguna codificacin. Funciones: Es un procedimiento que realiza una tarea especfica dentro de un programa y al final se obtiene un valor de retorno. Una funcin se define en un modulo que inicia con la instruccin Function y termina con la instruccin End Function. Informacin: Conjunto de datos que al relacionarse adquieren significado. Lenguaje de Programacin: Es un idioma artificial diseado para expresar computaciones que pueden ser llevadas a cabo por mquinas como las computadoras. Pueden usarse para crear programas que controlen el comportamiento fsico y lgico de una mquina, para expresar algoritmos con precisin, o como modo de comunicacin humana. Est formado por un conjunto de smbolos y reglas sintcticas y semnticas que definen su estructura y el significado de sus

elementos y expresiones. Al proceso por el cual se escribe, se prueba, se depura, se compila y se mantiene el cdigo fuente de un programa informtico se le llama programacin. Metodologa de Anlisis: Proceso de conocimiento que se inicia por la identificacin de cada una de las partes que caracterizan una realidad. De esa manera de establece la relacin causa-efecto entre los elementos que componen el objeto de la investigacin. Metodologa Deductivo: Proceso de conocimiento que se inicia con la observacin de fenmenos generales con el propsito de sealar las verdades particulares contenidas explcitamente en la situacin general. Metodologa de Desarrollo: Conjunto de normas y principios a aplicar en el proceso de construccin de equipo lgico. Metodologa Inductivo: Proceso de conocimiento que se inicia por la observacin de fenmenos particulares con el propsito de llegar a conclusiones y premisas generales que pueden ser aplicadas a situaciones similares a la observada. Metodologa de Investigacin: Es el procedimiento riguroso, formulado de una manera lgica, que el investigador debe seguir en la adquisicin del conocimiento. Metodologa de Observacin: Proceso de conocimiento por el cual se perciben deliberadamente ciertos rasgos existentes en el objeto del conocimiento. Operador: Es un smbolo que se utiliza para conectar dos frmulas, de modo que el valor de verdad de la frmula compuesta dependa del valor de verdad de las frmulas componentes. Orientado a objeto: Sistema de programacin que combina la abstraccin de datos y la herencia y los enlaces de tipos dinmicos.

Proceso: Unidad ejecutable elemental que es manejada por el sistema operativo en su funcin de asignarle tiempo de UCP. Proceso de Inscripcin: Es la accin y efecto de inscribir (grabar letreros o una imagen, apuntar el nombre de una persona para un objeto determinado). El trmino se utiliza para nombrar a la anotacin o registro de alguien o algo. Programa: Conjunto de instrucciones escritas en un lenguaje especifico que un ordenador sigue para realizar una tarea concreta. Registro: Es un conjunto de campos que forman una informacin. Seguridad: Condicin que resulta del establecimiento y mantenimiento de medidas de proteccin que garanticen un estado de inviolabilidad de influencias o de actos hostiles especficos que puedan propiciar el acceso a la data de personas no autorizadas o que computacin. Sistema: Es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de recurso humano (humanware) que permite almacenar y procesar informacin. El hardware incluye computadoras o cualquier tipo de dispositivo electrnico inteligente, que consisten en procesadores, memoria, sistemas de almacenamiento externo, etc. El software incluye al sistema operativo, firmware y aplicaciones, siendo especialmente importante los sistemas de gestin de bases de datos. Por ltimo el soporte humano incluye al personal tcnico que crean y mantienen el sistema (analistas, programadores, operarios, etc.) y a los usuarios que lo utilizan. Sistema Automatizado: Es un conjuntos de elementos fsicos y lgicos para el tratamiento automtico de la informacin mediante el uso del computador, el cual afectan la operatividad de las funciones de un sistema de

permite realizar las tareas de una rpida y confiable logrando resultados satisfactoria dentro de cualquier organizacin. Sistema de Informacin: Son un conjunto de componentes hombres-maquinaria, procedimientos, tcnicas que capturan datos, los mantiene y los procesa para producir informacin necesaria en la toma de decisiones en una organizacin.

CAPITULO III METODOLOGIA 3.1 Justificacin Metodolgica

En el desarrollo de un sistema automatizado de gestin es necesario inicialmente, revisar y evaluar la solicitud que hace el usuario, para determinar si dicha peticin merece o no los recursos en ella, para detectar dicha peticin se utilizan los modelos de investigacin los cuales son: Evaluativos, Descriptivos; Exploratorios y Factible de lo cual se desprende la factibilidad del proyecto o presupuesto, y luego se debe elegir la estrategia o metodologa de desarrollo a utilizar y es por eso que para la realizacin de este trabajo de investigacin es necesario utilizar herramientas que faciliten el anlisis del problema a solucionar, es por ello que se debe utilizar una metodologa que permita constatar el redimiendo y la culminacin del mismo.

Por tal motivo la justificacin de la metodologa segn Arias F. (1.999), Es el como se realizara el estudio para responder al problema planteado. En otras palabras, consiste en establecer los pasos del diseo, las medidas y las tcnicas que se utilizarn para recolectar los datos y procesarlos estadsticamente.

Dicho esto la presente investigacin tiene como objetivo relacionar la problemtica existente, en la U.E. DANIEL FLORENCIO O`LEARY, por lo tanto da origen a una investigacin aplicada y conocida como factible, que se usa cuando se parte de una necesidad o carencia (problema) a la cual se le presenta una alternativa de solucin.

En este sentido, se puede citar a la gua metodolgico para la elaboracin del trabajo especial de grado del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo (2006), que dice: Un proyecto factible consiste en la elaboracin de la propuesta de un modelo operativo viable o de una solucin factible a un problema de tipo prctico, para satisfacer las necesidades de una institucin o grupo social. Por lo tanto, para llevar a cabo el diseo de un Sistema Automatizado de Gestin al proceso acadmico y administrativo de los alumnos regulares de la U. E. DANIEL FLORENCIO O`LEARY, se hace necesario el uso de las tcnicas de trabajo la cual esta basada en herramientas que faciliten su estudio, brindando informacin sobre los pasos a seguir para realizar una mejor evaluacin del sistema actual y proponer alternativas para mejorarlo al realizar cambios estructurales en el mismo. Cabe decir que de acuerdo a las necesidades que tiene la U. E: DANIEL FLORENCIO O`LEARY, de solucionar el proceso de inscripcin acadmica, pago de mensualidades, consulta de notas, entre otros, fue seleccionada la Metodologa Mtrica de Planificacin, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Informacin Versin 3.0 De esta manera, ofrece a las organizaciones un instrumento til para la sistematizacin de las actividades que dan soporte al ciclo de vida del software, cuyos se componen de los siguientes objetivos: Proporcionar o definir SI que ayuden a conseguir los fines de la organizacin. Dotar a la organizacin de productos software que satisfagan las necesidades de los usuarios. Ms importancia Anlisis Requisitos. Mejorar la productividad de los departamentos de Sistemas y TIC. Facilitar la comunicacin y entendimiento entre los distintos participantes en la produccin de software a lo largo del ciclo de vida del proyecto Facilitar la operacin, mantenimiento y uso de los productos software obtenidos.

Asimismo, la Metodologa Mtrica de Planificacin, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Informacin Versin 3.0, presenta para el desarrollo del ciclo de vida de un software que comienza desde la planificacin hasta el diseo e implantacin del proyecto; a continuacin se indican los procesos principales que comprende dicha metodologa. PLANIFICACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN (PSI) Obtencin de un marco de referencia para el desarrollo de SI que responda a los objetivos estratgicos de la organizacin. DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIN MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIN (MSI) Obtencin de una nueva versin de un SI desarrollado con MTRICA v. 3n 3 2, a partir de las peticiones de mantenimiento que los usuarios realizan con motivo de un problema detectado en el sistema, o por la necesidad de una mejora del mismo. ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA (EVS) Anlisis de un conjunto concreto de necesidades para proponer una solucin a corto plazo, que tenga en cuenta restricciones econmicas, tcnicas, legales y operativas. ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN (ASI) Obtencin de una especificacin detallada del SI que satisfaga las necesidades de informacin de los usuarios y sirva de base para el posterior diseo del sistema.

 DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN (DSI) Definicin de la arquitectura del sistema y del entorno tecnolgico que le va a dar soporte, junto con la especificacin detallada de los componentes del sistema de informacin. CONSTRUCCIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN (CSI) Se genera el cdigo de los componentes del SI, se desarrollan todos los procedimientos de operacin y seguridad y se elaboran todos los manuales de usuario final y de explotacin con el objetivo de asegurar el correcto funcionamiento del sistema para su posterior implantacin. IMPLANTACIN Y ACEPTACIN DEL SISTEMA (IAS) Entrega y aceptacin del sistema en su totalidad, y la realizacin de todas las actividades necesarias para el paso a produccin del mismo.

3.2 Justificacin del Software Los Lenguajes de Programacin en estudio donde las instrucciones o sentencias a la computadora son escritas con palabras similares entre si, ejemplos de estos lenguajes de alto nivel son (C y Ada, BASIC, COBOL, Fox Pro, SNOBOL, LISP Y PROLOG, APL Y FORTAN, PASCAL.) en general lenguaje ingls, como lo es el caso de Visual Basic, lo que facilita la escritura y la fcil compresin por el programador. En el sistema se utilizara el siguiente lenguaje, en sus siete versiones, Visual Fox Pro ha pasado de ser el lenguaje de programacin ms simple de Microsoft Windows a un

entorno de desarrollo sumamente complejo, capaz de proporcionar cualquier tipo de aplicacin, desde las utilidades ms sencillas a grandes aplicaciones cliente / servidor para "n" usuarios. (Lauro Soto, Ensenada, Mxico, 2005) De esta manera, se plantea la creacin de una base de datos bajo el Lenguaje de Programacin Fox Pro versin 7.0 donde lograr combinar informacin proveniente de diferentes fuentes, hacia una fuente comn de manera tal que los usuarios tengan acceso a ellas y a aquellos datos con posibilidad de redundancia sean eliminados o al menos minimizados y as coordinar efectivamente la informacin para lograr la mayor utilidad posible para la organizacin, de igual forma a travs de una base de datos relacionales donde utilizan el modelo relacional y es en la actualidad el ms popular en los sistemas de manejo de una base de datos, puesto que es conceptualmente sencillo y comprensible por los diseadores de sistemas de informacin debido a que manejan tablas de dos dimensiones llamadas relaciones. Cabe destacar que para el Desarrollo de un Sistema Automatizado de Gestin Mtrica versin 3.0, la cual es la mejor manera de crear un sistema y la forma mas fcil de crear herramientas entre los distintos software existentes en la actualidad para el desarrollo del mismo. La ingeniera de software es el establecimiento y uso de principios de ingeniera de robustos, orientados a obtener econmicamente software que sea fiable y funcione eficientemente sobre mquinas reales; est compuesta de pasos que abarcan los mtodos, herramientas y procedimientos (Pressman, 1998). La ingeniera del software ayuda a controlar el proceso del desarrollo del software y a construir software de alta calidad de una forma productiva.

Abarca un conjunto de tres elementos claves (Pressman, 1998): Mtodos.

Los mtodos de la ingeniera de software indican el cmo construir tcnicamente el software. Herramientas. Procedimientos. Suministran un soporte automtico o semiautomtico para los procesos y mtodos. Los procedimientos definen la secuencia en la que se aplican los mtodos, las salidas de documentos, informes, formas, etc.

3.2.1 Diseo de Ingeniera de Software El diseo del software es un proceso y un modelo a la vez; el proceso es un conjunto de pasos repetitivos que permiten describir todos los aspectos del software a construir; el modelo de diseo es equivalente a los planos de una casa para un arquitecto. Mediante el empleo de mtodos de diseo, la fase de diseo produce (Pressman, 1998): El diseo de datos. El diseo arquitectnico. El diseo de interfaz. El diseo procedimental.

3.2.2 Anlisis y Diseo Orientado a Objetos Objeto.- Un objeto es cualquier cosa, ya sea real o abstracta, los cuales almacenan datos y mtodos que los controlan, como por ejemplo una factura o una organizacin (Martn and Odell, 1994). Mtodos.- Los mtodos son aquellos que especifican la forma en que se controlan los datos de un objeto (Martn and Odell, 1994). 3.2.3 Anlisis de la Estructura de Objetos El objetivo del anlisis orientado a objetos es desarrollar una serie de modelos que describan el software de computadora al trabajar para satisfacer un conjunto de requisitos definidos por el cliente. Este modelo de anlisis ilustra informacin, funcionamiento y comportamiento dentro del contexto de los elementos del modelo de objetos (Pressman, 1998). El anlisis de la estructura de objetos define las categoras de objetos y la forma en que el diseador los asocia. Se realizan las siguientes preguntas: Qu tipo de objetos hay?, Cules son sus relaciones y funciones?, Qu subtipos y sper tipos son tiles?, Hay algn tipo de objeto compuesto por otros objetos? (Martn and Odell, 1994). El anlisis en sistemas orientados a objetos puede ocurrir en muchos niveles diferentes de abstraccin. Al nivel de negocios o empresas, las tcnicas asociadas con el anlisis orientado a objetos pueden acoplarse con un enfoque de ingeniera de la informacin en un esfuerzo por definir clases, objetos, relaciones y comportamientos que modelen el negocio por completo (Pressman, 1998).

Por lo tanto, la utilidad de la base de datos en los establecimientos educativos se maneja con cierta cantidad de informacin que debe estar disponible en todo momento para ejecutar informes que son necesarios para su administracin. Con una base de datos, se obtendrn resultados ms exactos y en menos tiempo, lo cual redunda en una mejor administracin de los recursos, y por ende en una mejor calidad de los servicios, al tener acceso inmediato a toda clase de informacin que facilite al director y personal acadmico para cualquier gestin educativa. 3.3 Tcnicas de Recoleccin de Datos Las tcnicas de recoleccin de datos tienen como propsito obtener informacin de un determinado caso para su posterior levantamiento. Por tal motivo, para conocer el funcionamiento de la las instituciones Educativas, especficamente de la U. E. DANIEL FLORENCIO O`LEARY, es necesario realizar un estudio empleando las tcnicas usadas para la recopilacin de informacin de las cuales se utilizaron: la observacin, la entrevista y la revisin de requerimientos. Adems todo esto se lleva a cabo con el propsito de tener una visin general del entorno donde se desenvolvern los procesos administrativos y acadmicos del sistema propuesto, a travs de ciertas aplicaciones conocidas como tcnicas de recoleccin y anlisis de datos que sirven como herramienta para tal levantamiento. En tal sentido, se van a explicar las tcnicas de recoleccin que se utilizaron para el levantamiento de informacin siguiendo las fases de la metodologa, junto con las tcnicas de los procesos acadmicos y administrativos de la U. E. DANIEL FLORENCIO O`LEARY, para el desarrollo del sistema propuesto. Observacin Directa: Esta metodologa consiste en identificar el, patrn general del sistema actual mediante la observacin visual y prctica de las funciones del departamento con la finalidad de entender sus procesos.

Por lo tanto, se empleo la observacin directa para conocer las funciones y procedimientos realizados para cada una de las personas que laboran en el departamento administrativo de la institucin, detallando como se manejan y utilizan los documentos y procedimientos que intervienen en todo el proceso de inscripcin, pago de mensualidades, consulta de notas y de saldos entre otros; con el objetivo de obtener informacin de los mismos, para as poder hacer un estudio de toda la problemtica all existente. Asimismo se aplic las entrevistas como mtodo de relacin con los usuarios del sistema actual. Entrevistas: Para completar el levantamiento de la informacin se utilizo la entrevista no estructurada permitiendo as mayor flexibilidad en el tipo de pregunta y respuesta a ejecutar, entre el entrevistador y el entrevistado. Mediante esta tcnica se fundamento una serie de preguntas y respuestas que permitieron adquirir informacin general acerca del sistema actual, la cual permiti establecer una relacin directa con el personal involucrado en el desarrollo de los procesos y recopilar segn las respuestas del entrevistado los requerimientos de la institucin. Asimismo se realizo una entrevista al director que duro aproximadamente treinta (30) minutos, uno al coordinador mediante una entrevista no estructurada que duro unos veinte (20) minutos aproximados, arrojando un resultado favorable.

3.4 Anlisis de los Resultados Utilizando las tcnicas de recoleccin de informacin se ha constatado que los procesos administrativos y acadmicos de los alumnos regulares de la institucin, se realizan de una forma adecuada, sin embargo, se puede apreciar la longitud en cuanto a todos los procesos se refiere, incumpliendo con los objetivos de la institucin.

La entrevista, la revisin de los requerimientos y la observacin directa, fueron las claves para conocer la realidad de la problemtica actual, que existe en todos los departamentos, a travs de este mtodo se constato lo complejo que resulta el proceso administrativo y acadmico de los alumnos regulares, adems permita adquirir conocimientos que contribuirn para el desarrollo del portal propuesto y lo que se espera de esta como tal. Continuacin se presentaran los resultados de la misma. Cuadro N 1. Observacin Directa Proceso: Inscripcin de los alumnos regulares

Departamento:

Direccin

Objetivo:

Conocer el proceso de inscripcin de los alumnos regulares

Resultado:

Se pudo observar la longitud que genera en este proceso debido a que el representante del alumno debe dirigirse personalmente a la Institucin para realizar el pago de la inscripcin o la mensualidad. De manera que cuando un representante se dirige para realizar dichas operaciones tiene que hacer larga

espera, dado que la institucin cuenta con un solo personal que se encarga de efectuar los tramites de caja para actualizar el estado de cuentas del alumno. Del mismo modo se pudo observar la tardanza que genera en el momento de inscripcin de los alumnos regulares, y no existe una delimitacin en cuento a los alumnos nuevos y regulares, obtenindose como resultado que este departamento se colapse a recibirse varios representantes al mismo tiempo, porque los procesos de inscripcin y pagos de mensualidades son demasiados Aplicadoras: Mara Vega Montero Yessika lentos y engorrosos. Fecha de Duracin: Diciembre 2011 (30) minutos Fuente: Los autores 2011 Treinta adquisicin:

De la misma manera, se aplic las siguientes entrevistas al personal de la institucin con la finalidad de conocer los procesos del sistema actual. Cuadro N 2. Entrevista no estructurada

Cargo: Departamento: Objetivos: Resultados:

Director Direccin

Tipo de entrevista: No estructurada

Adquirir conocimientos del sistema actual Se pudo conocer que el sistema actual de inscripcin acadmica es demasiado lento, debido a que este proceso lo realiza una sola persona. De la misma manera se pudo determinar la falta de un medio eficaz que logre publicar todos los elementos y estudios que ofrezca dicha institucin Fecha de adquisicin: Duracin: Diciembre del 2011 Treinta (30) minutos

Aplicadoras: Maria vega Yessika Montero Fuente:

Los autores (2011).

De igual modo se realizo una entrevista al coordinador con el objetivo de conocer el funcionamiento en los procesos de pago de inscripcin y mensualidades. Cuadro N3. Entrevista no Estructurada Cargo: Departamento: Objetivos: Resultados: Coordinador Tipo de entrevista: No estructurada Coordinacin Adquirir conocimientos del sistema actual Quien afirmo que el sistema actual careca de agilidad y en sus procesos, razn por la cual se hace indispensable sustituirla, debido a la tardanza que genera en el momento de inscripcin de los alumnos regulares, a consecuencia de la gran cantidad de alumnos nuevos que se van a inscribir, puesto que existe una sola persona que se encarga de realizar dichos tramites y no existe

Aplicadoras: Maria vega Yessika Montero Fuente:

una delimitacin en cuento a los alumnos nuevos y regulares. Fecha de adquisicin: Duracin: Diciembre 2011 Veinte (20) minutos

Los autores (2011).

Cabe destacar, que entre las tcnicas de investigacin de mayor alcance, la entrevista resulto ser el medio ms efectivo para la obtencin de ideas, de diversas fuentes que aportan conocimientos para la solucin del problema. Cuadro N4 Documento: Departamento: Objetivo: Resultado: Revisin de documentos. Planilla de inscripcin Direccin Proporcionar informacin acerca de los datos que debe llenar el alumno Se pudo conocer a cabalidad los datos que se necesitan para inscribirse en la institucin, determinando as los atributos de la tabla alumnos Aplicadoras: Maria vega Yessika Montero Fuente: Los autores (2011). representantes. Fecha de adquisicin: Diciembre 2011 Duracin: Veinte (20) minutos

Por otra parte, para completar la investigacin se aplic la revisin de los documentos relacionados con el proceso acadmico de la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY.

De nuevo, se aplic la revisin de documentos para conocer el formato de la planilla de pago, con la finalidad de conocer los atributos necesarios para la construccin de la base de datos del portal de gestin. Cuadro N 5 Revisin de Documentos Documento: Departamento: Objetivo: Resultado: Recibo de pago Direccin Conocer el formato de la planilla de recibo de pago Mediante la revisin del recibo de pago que la institucin le brinda al los representantes, se pudo conocer que el sistema actual no genera dicho reporte en forma automatizada, si no de forma manual mediante un talonario de recibo con el formato de Aplicadoras: Maria vega Yessika Montero Fuente: la U.E. Daniel Florencio O`Leary. Fecha de Adquisicin: Diciembre (2011) Los Autores (2011) Duracin: Quince (15) Minutos

Cuadro N 6 Revisin de Documentos Documento: Departamento: Objetivo: Resultado: Boleta de Notas Direccin Conocer y detallar las datos que contiene la boleta Mediante la revisin de la boleta de notas se pudo conocer las diferentes materias que cursan los estudiantes de educacin media y diversificada as como tambin la cantidad de evaluaciones por lapso, con la finalidad de completar las tablas que va a contener la base de datos del portal propuesto.

Aplicadoras: Maria vega Yessika Montero Fuente:

Fecha de adquisicin: Diciembre (2011) Los Autores (2011)

Duracin: Quince (15) Minutos

3.5 Anlisis de la Factibilidad Una vez aplicada las tcnicas de recoleccin de datos a la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY se efectuara un anlisis de factibilidad de las mismas en cuanto al impacto en la institucin, tanto desde el punto de vista tcnico, econmico y operativo con la finalidad de analizar los posibles beneficios tangibles e intangibles que tendr el sistema automatizado propuesto. Por tal razn, este estudio permite determinar la probabilidad de disear y desarrollar la puerta en marcha del sistema automatizado propuesto denominado sistema automatizado de gestin para los procesos de inscripcin acadmico y administrativos de la U.E. DANIEL FLORENCIO OLEARY, los aspectos a tomar en cuenta para este estudio fueron clasificados en 3 reas las cuales se describen a continuacin:

Factibilidad Tcnica Este estudio se realiza con la finalidad de recolectar informacin referente a la descripcin de los componentes de hardware, software y recursos humanos que cuentan las instituciones en la actualidad, con el objetivo de determinar si el diseo preliminar se puede desarrollar con la tecnologa existente o si hay que adquirir una nueva tecnologa de software o hardware para el desarrollo del sistema propuesto.

En este caso la U.E. Daniel Florencio Oleary, especficamente en la direccin departamento donde se encuentran los componentes tcnicos para el funcionamiento del portal no puestos. A continuacin se presentan las caractersticas de los recursos disponibles dentro de la direccin de la institucin, abarcando desde el hardware, software, recursos humanos, papeleras hasta las instalaciones fsicas de la misma. En el siguiente cuadro se va a especificar el recurso de hardware disponible en la direccin de la U.E. Daniel Florencio Oleary, mediante entrevistas aplicadas a personal del plantel y observaciones directas.

As mismo, el software descrito en el cuadro anterior fueron los propuestos, las cuales tienen las condiciones ptimas para la implantacin del portal propuesto. Cuadro N 7. Recurso de Accesorios Disponibles Cantidad 1 1 Descripcin Caja de Bolgrafos Caja de Disquete 3 Resma de Hojas Mouse Genrico Cartucho de tinta negra Cartucho a color Fuente: U. E. Daniel Florencio O`Leary (2011)

De la misma manera, el portal deber contar con los diversos accesorios antes expuestos los cuales se encuentran en buen estado para el funcionamiento de la misma. Por otra parte, para el funcionamiento del sistema, es necesario contar con un personal capacitado para el manejo de la pgina propuesta por tal motivo el recurso humano disponible, estar en capacidad de manejar los procesos proporcionados por el sistema, bajo el adiestramiento previo que se le dictara a dicho personal. A continuacin se describe el personal existente en el siguiente cuadro. Cuadro N 8. Recurso Humano Disponible. Cantidad 1 1 1 Fuente: Descripcin Director Coordinador Secretaria U. E. Daniel Florencio O`Leary (2011)

As mismo, se hizo una revisin en la instalacin fsica del departamento para verificar si esta apto, para el buen funcionamiento del portal propuesto, y se encontraron las siguientes caractersticas: Cuadro N 9. Instalaciones Fsicas Descripcin Amplias reas de trabajo Lnea Telefnica Iluminacin Escritorios y sillas en buenas condiciones

Toma corriente en todas sus secciones Fuente: U. E. Daniel Florencio O`Leary (2011)

Al igual que el Hardware, software, personal y accesorios, las instalaciones fsicas se encuentran aptas para la implantacin de la propuesta, sin embargo falta la conexin a Internet. Factibilidad Econmica A travs de la aplicacin de esta factibilidad, se podr estipular los beneficios que se pueden producir con el nuevo portal, justifican el dinero y otros recursos necesarios para ponerlos en prctica. Seguidamente, se especifican los costos de accesorios. De igual forma se especifican los beneficios tangibles e intangibles que se generan con la propuesta. Asimismo los costos del sistema actual son todos los gastos fijos que estn relacionados para el funcionamiento del mismo, as como la utilizacin diaria del material de oficina y papelera que se describen a continuacin: Cuadro N 10 Costos del Hardware Propuesto Cantidad Descripcin 1 1 1 1 Procesador Intel P4 2.66GHZ S775 BUS533MHZ Memoria Elixir para Pc de 256MB Ddr400 Disco duro Western digital de 80GB 7200RPM Case ATX 23E792803U negro Bahia, Costo promedio 352.611.35 104.361.32 149.975.40 128.743.08

Mouse teclado y cornetas

1 1 1 Sub-total IVA Total Fuente:

Tarjeta madre Biostar P4M80-M7 P4 S775 V/L/S Floppy ALPS 1.44MB Negro Monitor Samsung de 15 CRT MOD. 591S negro

141.114.62 16.395.63 192.000.00 2.182.098.86 305.493.84 2.487.592.70

Inversiones Vale PC, C.A (2011)

Cuadro N 11 Costo de Accesorios Disponibles Cantidad 1 1 1 1 Fuente: Descripcin Caja de Bolgrafos Caja de Disquete 3 Resma de Hojas Mouse Genrico Compu Mall (2206) 7.885.96 Costo promedio 7.535.09

Es importante resaltar, que la institucin no posee el software, y las maquinarias necesarias para el desarrollo del sistema propuesto, por lo que es necesarios la aplicacin de esta nueva inversin y la necesidad de incluir estos tipos de gastos en los costos fijos del sistema propuesto. Beneficios de la Propuesta

Los beneficios de la propuesta son las ventajas, que tendr el sistema de la misma. De la misma manera existen los siguientes beneficios: Beneficios Tangibles Los beneficios tangibles al Sistema Automatizado de Gestin para los procesos de Inscripcin acadmico y administrativo de la U. E. DANIEL FLORENCIO O LEARY, se expresan en trminos cuantitativos, con el objetivo de que sea posible especificar un estimado de estos. De la misma manera mediante la implantacin del sistema propuesto se obtendrn beneficios tangibles como lo son: Reduccin en gastos de papelera Segn entrevistas aplicadas al personal del plantel, la papelera en un insumo de primera necesidad para el sistema actual, de la U. E. Daniel Florencio OLeay, puesto que se utiliza para las constancias, folletos de informacin, planillas de inscripcin entre otros. Lo que quiere demostrar que con la implantacin del portal, se estima que habr una reduccin de un 50 % en el consumo de la papelera, con la implantacin del sistema propuesto el personal acadmico podr revisar las notas, realizar los procesos de inscripcin y pago de mensualidades, que se utilizaba en dichos procesos en el sistema actual de manera manual, y ahora automatizado. Beneficios Intangibles

Por otra parte, los beneficios intangibles son aquellas caractersticas que no pueden ser cuantificadas y se describen a continuacin: Mejoras de la presentacin del servicio a los representantes Menor descontento por parte de los representantes a causa de esperas Mayor rapidez en el proceso de informacin en cuanto a las consultas Incremento de la publicidad de la institucin Satisfaccin en el trabajo al evitar tareas tediosas

para poder realizar inscripciones, pago de mensualidades, entre otros. de notas y estado de cuenta de cada alumno.

Factibilidad Operativa La necesidad y deseo de un cambio en el sistema actual, expresada por los representantes y el personal involucrado con el mismo, conlleva a la aceptacin de un nuevo sistema, que cubra todos los requerimientos y proporcione la informacin en forma oportuna y confiable. El nuevo sistema representa una forma de trabajo que incluye cambios, procedimientos de trabajo que incluye cambios, procedimientos que pueden ocasionar tensin y cierto temor al introducir por primera vez con el mismo. Este posible impacto ser superable con el adiestramiento y compenetracin del personal con el portal a desarrollar, integrndolos al mismo.