Kind en Gezin beheert documenten efficinter dankzijcentralisatie

Bij Kind en Gezin zochten we al enkele jaren een oplossing voor een goed documentbeheer. Omdat er geen centrale plaats is om documenten te bewaren en onze medewerkers verspreid zijn over vijf provincies en heel wat regios, worden documenten kwistig rondgestuurd en overal lokaal opgeslagen. Daardoor zijn er na een tijdje verschillende versies van eenzelfde document in omloop, vertelt Christel Massa, ICT Program Manager SharePoint bij KindenGezin. Om dit te vermijden, koos de overheidsinstelling ervoor om Microsoft SharePoint 2010 en Nintex Workflow te implementeren. Tijdens het volledige implementatietraject ondersteunt ICT-partner Xylos het technische team van Kind en Gezin met opleiding en coaching. Ze denken samen na over het toegangsbeheer en een structuur die gebruiksvriendelijk is voor alle medewerkers. Dewerking van SharePoint moet meteen duidelijk zijn want de meesten zijn niet technisch onderlegd en hebben weinig tijd voor opleiding. In onze organisatie gebruiken we veel documenten dus is het belangrijk dat iedereen steeds met de laatste versie kan werken. Daarom hebben we drie doelstellingen geformuleerd voor SharePoint. We willen alle documenten veilig kunnen bewaren op een centrale plaats waar we later ook een archief kunnen aanleggen. En ook voor bepaalde bedrijfskritieke documenten, bijvoorbeeld personeelsdossiers, willen we een centrale opslagruimte in SharePoint kunnen bieden, die toegankelijk is vanuit applicaties zoals SAP, Mirage, ... Ten slotte willen we ook de samenwerking van de teams ondersteunen op vlak van documentbeheer, aldus Christel Massa.

PrOfIEl
Kind en Gezin is een agentschap van de Vlaamse overheid. Het heeft als opdracht om actief bij te dragen tot het welzijn van jonge kinderen en de gezinnen waarin zij opgroeien. Daartoe biedt het diensten aan op het vlak van preventieve gezinsondersteuning, kinderopvang en adoptie.

UITDAGING
Kind en Gezin wilde de effectiviteit van de organisatie verbeteren en de samenwerking en uitwisseling van informatie tussen collegas bevorderen. Die nieuwe manier van werken moest bovendien door de omvangrijke en diverse groep van eindgebruikers bij Kind en Gezin aangenomen worden, zonderdat er al te veel training aan te pas kwam.

OPlOSSING
Xylos implementeert samen met Kind en Gezin Microsoft SharePoint 2010 met aanvullend Nintex Workflow. Er wordt n centrale bewaarplaats voorzien voor alle gevalideerde en gepubliceerde beleidsdocumenten waarin de medewerkers van Kind en Gezin snel hun informatie kunnen opzoeken. Vergaderingen kunnen voortaan efficinter verlopen via SharePoint en medewerkers krijgen toegang tot een eigen teamsite waarin zij hun eigen documenten kunnen beheren.

VOOrDElEN
Duidelijke en gestructureerde werkstromen waardoor agenderen, vergaderen en projectbeheer efficinter verlopen Vermindering van dataload voor het mailplatfom: interne documenten zullen binnen Kind en Gezin steeds minder als bijlage bij een mail verstuurd worden, maar zijn toegankelijk via een rechtstreekse link naar de SharePoint-omgeving. Optimaal opzoeken van interne documenten in SharePoint door de medewerkers op basis van indexen en tags Men werkt steeds met de meest recente versie van een document Beheer van documenten kan door medewerkers zelf gebeuren, enkel overkoepelend geheel wordt beheerd door IT Gebruiksvriendelijk voor alle medewerkers, weinig of geen training vooraf nodig

De tijd nemen voor een goede architectuur

SharePoint is een erg brede toepassing. Het is dus belangrijk om vooraf duidelijke doelstellingen te formuleren, zodat er niet te ver afgeweken wordt. Ik ben erg blij dat we de tijd genomen hebben om goed na te denken over onze architectuur zodat alle medewerkers snel hun weg kunnen vinden in SharePoint en we later eventuele wijzigingen aan de documentstromen vlot kunnen doorvoeren, zegt Christel Massa. Enresultaat van die denkoefening vooraf was de ingebouwde helpfunctie voor medewerkers met vragen. Als die ontoereikend is, kunnen zij natuurlijk steeds nog bij ons technisch team terecht.

xylos@xylos.com- www.xylos.com

c a s e s t u dy

Om tot een goede architectuur te komen, doet Kind en Gezin een beroep op de consultants van Xylos. Zij leiden het technische teamop en coachen het gedurende het hele implementatieproces. Enkele medewerkers hadden al opleidingen bij hen gevolgd voor andere software en waren erg tevreden. Bovendien kon de partner met wie wij een raamcontract hebben, op dat moment niet aan onze vragen beantwoorden. Dat liet ons toe om in onderaanneming met Xylos samen te werken, herinnert Christel Massa zich. De sterkte van Xylos ligt erin dat zij zowel aan erg technische profielen maar ook aan de eindgebruikers, die minder technisch onderlegd zijn, de dingen verstaanbaar kunnen uitleggen. Xylos probeert op alle vragen een antwoord te bieden, om het even of die betrekking hadden op de technologie, de inhoud of het gebruik van SharePoint. De eerste 3 projecten die zijn opgestart binnen het SharePointproject spelen in op de geformuleerde doelstellingen, legt Christel Massauit. Heteerste project omvat de ondersteuning van de volledige levenscyclus van een nota aan het directiecomit. Van bij de creatie, de samenwerking en de validatie door collegas en het directiecomit tot aan de publicatie naar iedereen binnen Kind en Gezin. Daarnaast zorgt SharePoint hier ook voor de ondersteuning van het overleg van het directiecomit (voorbereiding overleg, discussies en verslag). Hettweede project omvat het opzetten van een regioteamsite, een centrale plaats om documenten en informatie binnen een regioteam uit te wisselen. En het laatste houdt de creatie in van een SharePoint-container voor bedrijfskritieke documenten, die toegankelijk zijn vanuit andere toepassingen. Elk van deze projecten is aangepast aan zijn specifieke gebruikersdoelgroep. Momenteel zijn het raamwerk en de technische voorbereiding achter de schermen al klaar en kan de oplevering van start gaan. Na de implementatie zal iedereen op n centrale plaats terechtkunnen om documenten op te slaan, in te kijken of te bewerken.

We hopen met die SharePoint-implementatie ook het agenderingsproces merkelijk efficinter te maken. Nu moeten we steeds aan iemand vragen om een nota goed te keuren en dit te agenderen. Veelal is het na een e-mailstroom niet meer duidelijk wie nu waarvoor instaat. Metals resultaat dat er geen overzicht is en taken niet uitgevoerd worden, weet Christel Massa uit ervaring. Met SharePoint zal de werkstroom duidelijk zijn. Je zal precies weten wie een nota heeft geplaatst, of er al opmerkingen gekomen zijn van het directiecomit en of een document in zijn finale versie beschikbaar is of niet. Ook voor de teamleden zal er meer overzicht en duidelijkheid zijn over hun vergaderingen die in SharePoint zijn opgezet doordat al de informatie, documenten en vergaderingen van de regio op n plaats kan worden geconsulteerd, beheerd en bewaard. De samenwerking met Xylos voelde heel goed aan. Hun consultants slagen erin om opleiding te geven aan een gemengde groep van meer en minder technische profielen. Ze konden tijdens de opleiding op al onze vragen antwoorden, om het even of die betrekking hebben op de technologie, de inhoud of het gebruik van SharePoint, besluitChristelMassa.

De consultants van Xylos slagen erin om opleiding te geven aan een gemengde groep van meer en minder technische mensen. Ze konden tijdens de opleiding op al onze vragen antwoorden, omhet even of die betrekking hebben op de technologie, inhoudof het gebruik van SharePoint.

Betere agendering en efficinter documentbeheer

De beleidsdocumenten van het directiecomit belanden in een van de twee werkcontainers die daarvoor bestemd zijn. Een ervan is door iedereen consulteerbaar maar verleent enkel toegang tot documenten waar je zelf mee aan de slag bent. De andere is ook door iedereen consulteerbaar maar bewaart alle finale documenten waaraan geen aanpassingen meer mogelijk zijn. Daarin kan je de documentenstroom van nota tot validering, van agendering tot publicatie opvolgen. Voor andere documenten zoals personeelsdossiers is een aparte container aangemaakt.

Christel Massa, ICT Program Manager SharePoint, Kind en Gezin

xylos@xylos.com- www.xylos.com