Como Criar um Plano de Melhoria

Objetivo: Prover informaes que ajudaro a equipe a criar um plano de melhoria

Introduo
Comear um projeto de melhoria sem um planejamento

cuidadoso , provavelmente, o melhor caminho para o desastre; Sem planejar, coletando o tipo o tipo errado de dados, investem em aparelhos ou mquinas desnecessrios, ou ignoram as necessidades do cliente; As solues podem no solucionar nada!

Introduo
Realiza-se uma poro de mudanas que no so melhorias;

E o que pior os gerentes da organizao ficam desiludidos e

concluem que projetos de melhoria no funcionam na empresa em que trabalham. Solues e melhorias resultam somente de planejamento e previses cuidadosas ;

Introduo
Antes de iniciar o projeto, importante:

Prever

Estar atento

Necessidade de recursos

Necessidade de coleta de dados

Sequncia em que as aes ocorreram

Questes pessoais

Desenvolvimento do projeto

O que Toda Equipe Deve Saber

As 5 atividades a seguir devem ser incorporadas em todas as

etapas de todos os projetos:

Mantenha Comunicao;

Solucione os Problemas bvios;

Olhe Montante;

Documente os Progressos e Problemas;

Monitore as Mudanas;

Sua equipe deve ter cincia e estudar as 5 atividades, caso no as dominem ainda.

O que Toda Equipe Deve Saber

Estratgias Bsicas da Abordagem Cientfica:
Coletar Dados Significativos;
Identificar as Causas Bsicas dos Problemas;

Criar Solues Apropriadas;

Planejar e Executar Mudanas;

Como Definir um Projeto

Caso a sua equipe de orientao ou gerencial no especifiquem o

projeto de melhoria a ser trabalhado, voc ter gastar algumas horas em reunies de escolha de projeto. A equipe no pode iniciar um projeto sem antes delimitar seu foco, seno, sero candidatas a terminar com nada alm de dores de cabea. Deve-se definir um projeto que seja razovel: nem muito ambicioso que jamais conseguiro e nem to pequeno que ningum dar importncia.

Como Definir um Projeto

Refinamento do Enunciado de uma Misso. Ao avaliar o

enunciado, deve ser observado pelo menos 4 critrios:

Recuse-se a escolher ou trabalhar em um projeto ao qual ningum

d importncia; Evite um processo que ser submetido a mudanas, salvo se o objetivo for preparar as mudanas; Reconhea que para estudar um sistema, deve-se reduz-lo a um nico processo; Defina o projeto como um processo ou problema e no como uma soluo.

Como Definir um Projeto

Caso a incumbncia de selecionar a misso ou as metas do

projeto sejam delegadas a sua equipe, Sholtes sugere os Cinco Modos de Identificar Necessidades de Melhoria:
Votao Mltipla;
Tcnica de Grupo Nominal;

Identificao de Necessidades e Preocupaes do Cliente;

Estudo do Uso do Tempo;

Localizao de Problemas Reincidentes;

Como Definir um Projeto

A API (Associateds in Process Improvement) em seu livro Guia de

Melhoria, sugere 74 idias de mudanas, chamado pelos autores de conceitos de mudana. Tais conceitos tambm so muito teis na busca por solues para problemas comuns em todas as empresas.

Plano em Cinco Etapas para Melhoria de Processos

Depois de prontos para comear o projeto, a equipe deve partir

para a ao. Embora haja bastante variao, Sholtes sugere uma abordagem geral que se aplica a quase todas as situaes. A abordagem dividida em 5 etapas, e cada etapa composta de uma ou mais estratgias.

Plano em Cinco Etapas para Melhoria de Processos

Compreender o Processo
Descrever o Processo Identificar Necessidades e Interesses do Cliente

Eliminar Erros

Remover Folgas

Reduzir a Variao
Reduzir a Variao nos Sistemas de Medio Colocar o Processo sob CEP; Reduzir a Variao no Processo Colocar o Processo sob CEP

Planejar para Melhoria Contnua

Testar o Processo quanto a Erros

Ajustar o Processo

P S
A

Desenvolver um Processo Padro

As Estratgias de Melhoria
Equipes experientes conseguiro usar as estratgias como

orientao para o planejamento, e no como roteiro a ser seguido religiosamente pela equipe. Podero descobrir que alguns passos no se aplicam a seu caso.

As Estratgias de Melhoria
Abordagem Cientfica Necessidade de melhoria Melhorar um Processo

Coletar Dados Significativos

Identificar as Necessidades do Cliente

Descrever o processo

Colocar um Processo sob Controle Estatstico

Identificar as Causas Bsicas do Problemas

Estudar o Uso do Tempo

Desenvolver um Processo Padro

Reduzir as Fontes de Variao

Desenvolver as Solues Apropriadas

Localizar Problemas Reincidentes

Melhorar o Projeto de um Produto ou Processo

Ajustar um Processo

Planejar e Executar Mudanas

Tornar o Processo Prova de Erros

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 1: Coletar Dados Significativos
Estabelecer a finalidade da coleta de dados Criar definies operacionais Planejar para conseguir consistncia e estabilidade dos dados Comear a coleta de dados Continuar a melhorar os sistemas de medio

Objetivo: Existem muitos aspectos sob os quais os dados existentes na empresa possam estar errados (imprprio para as necessidades, misturados, coletados por diferentes procedimentos). Vale a pena desconfiar dos dados e dos procedimentos de coleta de dados enquanto eles no se provarem confiveis.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 2: Identificar as Causas Bsicas dos Problemas
Identificar causas potenciais Verificar causas usando os dados Verificar suas concluses Agir

Objetivo: Tirar concluses precipitadas, sem compreender as causas bsicas dos problemas, leva frequentemente a desperdcio de tempo e de recursos. Geralmente melhor localizar a ocorrncia de um problema antes de tentar identificar suas causas bsicas. Antes de comear, deve ser assegurado que todos esto de acordo quanto definio dos problemas.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 3: Criar Solues Apropriadas
Descrever as necessidades Definir as metas e critrios Identificar restries Gerar alternativas Avaliar as alternativas Selecionar a melhor soluo

Fazer follow-up

Objetivo: Criar solues, amparadas pela abordagem cientfica, que realmente resolvam os problemas. Aps realizados os quick-wins, sero necessrios mudanas substanciais para resolver a maior parte dos problemas e o nico modo de realmente resolver o problema eliminar suas causas. Seja paciente e colete dados sobre diversas alternativas de causas, no v adiante, simplesmente, com a idia a primeira idia razovel que lhe ocorrer.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 4: Planejar e Fazer Mudanas
Desenvolver conscincia entre os lderes PLANEJAR a mudana FAZER a mudana ESTUDAR os resultados da mudana AGIR para refinar e padronizar

Objetivo: Implantar mudanas de maneira suave e aprender como fazer as futuras mudanas ocorrerem de maneira ainda mais suave. Uma ferramenta de planejamento que pode ajud-lo a acompanhar as informaes que voc produz a Grade de Planejamento.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 5: Identificar Necessidades e Interesses do Cliente
Especular sobre os resultados Planejar como reunir informaes Reunir informaes Analisar resultados Verificar a validade das concluses Agir

Objetivo: Exceder as expectativas dos clientes, no apenas satisfaz-las. Seus clientes devem comentar sobre as grandes vantagens que voc lhes oferece.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 6: Estudar o Uso do Tempo
Projetar o estudo Coletar dados Analisar os dados em busca de padres Agir conforme anlise

Objetivo: Descobrir que atividades consomem o tempo das pessoas e quais delas no acrescentavam valor ao produto ou servio. Isto reala as oportunidades para melhoria, tornando esta estratgia til nos estgios iniciais dos projetos. tima para processos administrativos e de servios, embora tenha aplicao tambm em fabricao.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 7: Localizar Problemas Reincidentes
Definir problemas reincidentes Avaliar o impacto de cada problema Localizar cada problema importante Discutir as concluses com os participantes chave Agir

Objetivo: Descobrir onde focalizar o esforo e detectar a ocorrncia de um problema.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 8: Descrever um Processo
Estabelecer limites para o processo Fazer um fluxograma do processo Fazer um diagrama do fluxo de trabalho fsico Verificar os resultados Agir

Objetivo: Desenvolver uma descrio til de como o processo funciona atualmente. Leva descoberta de melhorias bvias.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 9: Desenvolver um Processo Padro
Descrever o processo mais conhecido do momento Revisar o processo Planejar um teste desse processo Executar e monitorar o teste Entender o uso do processo padro Manter e usar a documentao

Objetivo: Aumentar a uniformidade de um produto ou servio, desenvolvendo um processo padro a partir do processo mais conhecido atualmente. Conseguir que todo mundo use de maneira coerente, os mesmo procedimentos a base para mais estudos e melhorias.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 10: Tornar um Processo Prova de Erros
Identificar erros Procurar os procedimentos menos sujeitos a erros Reestruturar o ambiente de trabalho

Objetivo: Evitar erros em processos, ensinando os trabalhadores a procurar e combater descuidos comuns.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 11: Ajustar um Processo
Examinar o valor de cada processo Reduzir estoques Reduzir o tamanho dos lotes Reduzir os tempos de mudana e ciclos Monitorar as melhorias

Objetivo: Acelerar os tempos de mudana e de ciclos, reduzir o tamanho de estoques e lotes, economizando capital de giro, economizando tempo e espao, reduzindo o tempo de resposta a mudanas e desmascarando problemas ocultos.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 12: Reduzir as Fontes de Variao
Avaliar as fontes de variao Eliminar ou reduzir a variao Usar o conhecimento em estudos posteriores

Objetivo: Fornecer um modo de eliminar as fontes mais bvias de variao em um produto ou servio, ou em um processo de medio.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 13: Colocar um Processo sob Controle Estatstico
Planejar o grfico Iniciar o grfico Eliminar causas especiais Planejar para melhoria contnua Avaliar a utilidade do grfico

Objetivo: Possibilitar a previso do sistema dentro de certos limites.

Estratgias Bsicas de Melhoria

Estratgia 14:Melhorar o Projeto de um Produto ou Processo
Definir objetivos para a experincia Escolher que respostas medir Projetar um experimento Preparar-se para o experimento Executar o experimento Analisar os resultados Agir sobre os resultados

Objetivo: Planejar e executar um experimento eficaz para testar muitos fatores ao mesmo tempo para possibilitar a deteco das mudanas que conduziro maior melhoria.

Bibliografia
Manual do Lder Peter Scholtes

Times de Qualidade Peter Sholtes

Saia da Crise Dr. Edward Deming