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UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA INSTITUTO DE CINCIA DA INFORMAO ICI A 06 Histria dos Arquivos e dos Documentos

A situao brasileira de gesto de arquivos baseada na Teoria das 3 Idades


Ssam Luquine

Aluna de graduao

Salvador, 2010.1

Teoria das trs idades


O ciclo vital dos documentos administrativos compreende a trs idades: Arquivos Correntes: Nos quais se abrigam documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurdico; sua tramitao legal; sua utilizao ligada s razes pelas quais foram criados. Arquivos Intermedirios: Fase em que os papis j ultrapassaram seu prazo de validade jurdico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor. Arquivos Permanentes: Fase em que os documentos j no so mais necessrios ao rgo de origem, mas possuem valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

A situao brasileira de gesto de arquivos baseada na Teoria das 3 Idades


O Estado incapaz de atender s exigncias bsicas da sociedade; Seu aparelho burocrtico ineficiente; A ineficincia do Estado se deve sua incapacidade de implementar tcnicas racionais e modernas de gesto no sistema administrativo; A eficcia do sistema depende da modernizao tcnica do aparelho administrativo; O administrador pblico no reconhece a importncia do arquivo como fonte de consulta para a tomada de deciso; A estruturao dos servios arquivsticos no favorece a implantao de programas de gesto documental; O processo de informatizao da Administrao Pblica no soluo para os problemas que os processos manuais no conseguiram resolver.

A atribuio de gerenciar documentos e arquivos no mbito das Secretarias estaduais encontra-se pulverizada em unidades que no detm as competncias e a estruturao necessrias para o desenvolvimento de atividades desse porte. A desorganizao estrutural dos servios de arquivo e documentao na Administrao Pblica Estadual desponta como um dos principais obstculos s propostas de modernizao do aparelho do Estado, visto que toda ao da mquina pblica nas suas relaes com a sociedade implica na gerao de documentos que, em grande parte, respondem pelo registro das decises e pelo grau de eficcia na consecuo dos seus objetivos.

Melhorar a mecnica de funcionamento de uma instituio no suficiente para que ela produza bons resultados. Antes, preciso pensar que resultados se quer, como fruto do funcionamento dessa instituio maior que o Estado. Outra questo que dificulta o pleno cumprimento da legislao traduz-se pela fragilidade das estruturas organizacionais responsveis pela sua aplicao e fiscalizao, favorecendo a reproduo da opacidade informacional, em contraposio ao discurso de transparncia que as administraes reiteram ao longo dos ltimos governos.

Concluses
No contexto do Programa Sociedade da Informao no Brasil, iniciativa do CONARQ, o tratamento da informao compreende duas partes: a anlise documental e a manuteno documental. A anlise documental desdobra-se em registrar e classificar. A manuteno documental compe-se de ordenar, conservar, recuperar e difundir. Est hoje mais do que comprovado que se os arquivistas fossem chamados a participar do processo de criao formal do documento, podendo opinar na elaborao de formulrios, na racionalizao de terminologia e na economia de etapas de tramitao, o fluxo documental seria mais lgico, racional e eficiente, servindo mais plenamente aos interesses da administrao.

Referncias
BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Da administrao histria: ciclo vital dos documentos e funo arquivstica In: Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. p.24-30. FREIXO, Aurora Leonor. Gesto na administrao pblica do estado da Bahia:da prtica burocrtica ao discurso gerencialista. BDTD IBICT, Salvador, 2007. FREIXO, Aurora Leonor. Gesto documental e acesso a contedos informacionais: A (des)organizao estrutural dos servios de arquivo na administrao estadual da Bahia. V ENLEPICC- Encontro Latino de Economia Poltica da Informao, Comunicao e Cultura Encontro Latino de Economia Poltica da Informao, Comunicao e Cultura. Salvador, novembro, 2005. Disponvel em http://www.gepicc.ufba.br/enlepicc/pdf/AuroraFreixo.pdf acesso em 15/06/2010.

FREIXO, Aurora. Gesto da informao no estado brasileiro: aplicao da legislao sob a tica das estruturas organizacionais e dos sistemas. In Proceedings CINFORM - Encontro Nacional de Cincia da Informao V, Salvador, 2004. Lei 8.159 art. 8 de 08 de janeiro de 1991.