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Rdaction des procdures

Quelques conseils pour la rdaction et lentretien...


Alain Coulon a traduit et adapt ces quelques conseils, extraits dune feuille volante, en langue anglaise, de provenance indtermine (flicitations lmetteur pour la matrise de ses documents !). Le lecteur perspicace qui saurait retrouver lorigine exacte de ce texte est invit se faire connatre. Il gagnera une adhsion annuelle lADELI ... au bnfice dun tiers. Les lecteurs seront sans doute surpris et, dans un premier temps, dus par la banalit de ces conseils de simple bon sens. Lusage nous a cependant appris que les plus grandes erreurs sont souvent commises par ceux qui oublient de respecter les principes du bon sens le plus lmentaire. Conseil prliminaire : ne cherchez pas lexhaustivit dans ces conseils qui sadressent ceux qui ont dj une connaissance pratique des procdures.

Rdaction
Utilisez un formulaire de procdure ds le dpart
Vous gagnerez un temps prcieux, si vous commencez par lire les guides du manuel des procdures qui traitent de la rdaction des procdures. Dans le cas de procdures dpendantes les unes des autres, imposez-vous une approche globale cohrente.

Ne formulez que le strict ncessaire


Ninsistez que sur la description des particularits qui ne seraient pas forcment connues dun excutant quelconque. Rpondez simplement aux exigences incontournables dISO.

Dites ce que vous faites, non pas ce que vous feriez


Nessayez pas dchafauder un nouveau systme thorique idal. Appliquez-vous dcrire convenablement les pratiques actuelles.

Utilisez des schmas


Les images aideront le lecteur comprendre les mcanismes. Construisez le sommaire comme un simple organigramme avec des lments numrots qui seront dtaills ultrieurement dans le document. Les pictogrammes, les indentations, les changements de police et les espaces aident classer et sparer les lments dinformation.

Faites relire les procdures par des personnes concernes


Par les personnes qui les excuteront ; Par les personnes qui en recevront les rsultats (ses clients). La relecture est aussi importante que la revue. Assurez-vous que vos relecteurs sont comptents et quils ont prt votre document toute lattention ncessaire. Il est pertinent de soumettre le document la vrification dun expert ISO.
Extrait de la Lettre de lADELI N23 - Avril 1996

Une procdure mal organise, peu consistante, en contradiction avec les usages courants, comportant des lacunes majeures et des cas irrsolus, ne passera pas lpreuve de la revue. Accordez votre comit la faveur de rsoudre ces difficults avant de convoquer la revue.

Revue
Ne runissez votre comit de revue quaprs vous tre soigneusement assurs, par la rigueur du cycle de relecture, quil ny a pas de cas irrsolus ou de problmes majeurs. Le comit comprend de 4 7 membres. En dehors de lauteur, il faut : un modrateur expriment pour conduire la runion ; un relecteur pointilleux ; quelques autres membres (de 1 4) reprsentant les entits concernes.

Maintenance de la documentation
Maintenir la sant de son systme de management de la qualit demande toujours un peu dattention. La certification ISO peut ntre quun atout fugace si on laisse au temps le loisir de dgrader progressivement lordonnancement initial. En particulier, les rorganisations importantes sont des facteurs dacclration des dgradations. Pour viter de vous laisser entraner dans des drives fatales, prenez le temps de rpondre priodiquement aux questions suivantes :

Ma documentation rpond-elle mon organisation ?


Les affectations et les dlgations sont-elles jour ? Les nouveaux auteurs des documents vivants sont-ils identifis (en cas de changement) ? Les changements dauteur ont-ils t enregistrs ?

Ma documentation correspond-elle mon activit ?


Les mises jour des procdures existantes ont-elles t approuves (la formalisation des modifications ont-elles t approuves) ? Les nouvelles procdures ont-elles t documentes et approuves ? Les procdures nouvelles ou rvises ont-elles t diffuses aux utilisateurs ? Les procdures primes ont-elles t retires de leur lieu dutilisation ? Les procdures caduques ont elles t retires de leur lieu dutilisation et toutes ses rfrences ont-elles t supprimes dans les autres manuels et procdures ? Les brouillons des procdures ont-ils t retirs de la circulation aprs que les versions approuves aient t diffuses ? Si des fonctions ont t transfres dune organisation lautre, leurs procdures documentes les ont-elles accompagnes ? s

traduit et adapt par Alain Coulon

Extrait de la Lettre de lADELI N23 - Avril 1996

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