Vous êtes sur la page 1sur 9

‐ 0 ‐ 

Project report on
Technologies used for Internal and External Communication

 
 
 
Amit Agarwal 
Raghav Singhal 
Sagar Chawla 
Tanuj Juneja 
Zulfiquar Hadi 
 
 
‐ 1 ‐ 
 

Index 
 
 
Communication                  2 
 
 
Barriers to communication              3 
 
 
Internal communication & its technologies          4 
 
 
Requirements for Effective Internal Communication      5 
 
 
External communication & its technologies         6 
 
 
Conclusion                    8 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
‐ 2 ‐ 
 

Communication: 
It  begins  when  one  person  sends  a  message  to  another  with  the  intent  of  evoking  a 
response.  It  is,  in  fact  the  process  of  generating  the  idea  to  start  a  conversation, 
encoding the message, transmitting it to the listener at other end via a suitable channel. 
It is then decoded by the listener and feedback is given. 

 
Encoding: 
The  sender  desires  to  communicate  to  the  receiver  some  idea,  feeling,  or  intention. 
Encoding is translating to the information into a format that will get the idea across. 
 
Transmission channel/medium: 
The  channel  is  the  medium  through  which  the  message  is  transmitted.  Oral/Verbal 
communication takes place in speeches, meetings, phone   calls, or informal discussions. 
Nonverbal communication is the communication without words. 
 
Decoding: 
Communication does not take place if the receiver’s senses fail to perceive the sender’s 
message.  Decoding  is  the  receiver  function  of  perceiving  communication  stimuli  and 
interpreting their meaning. 
 
Feedback: 
After the sender, or source, has encoded and transmitted the message and the receiver 
and decoded it, the feelings, ideas, and intentions generated in the receiver are usually 
communicated back to the sender. 
 
Noise: 
Noise is something that interferes, at any stage, with the communication process. 
‐ 3 ‐ 
 

Barriers to communication:  
 
1. Frames of Reference: (Individual Perceptions) 
A  combination  of  past  experiences  and  current  expectations  often  leads  two 
people  to  perceive  the  same  communication  differently.  Although  each  hears 
the actual words accurately, s/he may catalogue those words according to his or 
her  individual  perceptions,  or  frames  of  reference.  Within  organization,  people 
with different functions often have different frames of reference.  
 
2. Semantics:   
It  refers  to  the  meaning  and  use  of  words.  This  is  especially  true  when  people 
from different cultures are trying to communicate. 
 
3. Value Judgments:  
Value judgments are a source of noise when a receiver evaluates the worth of a 
sender’s  message  before  the  sender  has  finished  transmitting  it.  Based  on 
receiver’s  previous  experience  either  with  the  sender  or  with  similar  types  of 
Communication   
 
4. Selective Listening:   
Value  judgments,  needs  and  expectations  cause  us  to  hear  what  we  want  to 
hear.  When  a  message  conflicts  with  what  a  receiver  believes  or  expects, 
selective listening may cause the receiver to block out the information or distort 
it to match preconceived notions.  
 
4. Filtering:   
Filtering  is  selective  listening  to  reverse.  We  might  call  it  selective  sending”. 
When senders convey only certain parts of the relevant information to receivers 
they are said to be filtering the message.  
 
5. Distrust:   
A lack of trust on the part of either communicator is likely to evoke one or more 
of  the  barriers.  Senders  may  filter  out  important  information  if  they  distrust 
receivers,  and  receivers  may  form  value  judgments,  make  inferences  if  they 
distrust receivers. Distrust is some times caused by status difference.  
 
 
‐ 4 ‐ 
 

 
Internal communication & its technologies: 
Internal  communication  may  be  defined  as  an  exchange  of  facts  ideas,  opinions  that 
individuals  or  departments  of  an  organisation  relating  to  purely  inside  matters. 
Information  transmission  of  various  pieces  concerning  what  happens  within  an 
organisation  rather  than  its  relationship  with  the  others  outside  an  organisation.  This 
implies the concept of internal communication. Thus internal or inside communication is 
concerned  which  implies  transmission  and  reception  of  information  clearly,  accurately 
and speedily.  
 
It  is  a  communication  of  indoor  management.  The  outside  people  or  external  to  the 
organisation  are  not  concerned  with  it.  In  corporate  management  there  is  Doctrine  of 
Indoor Management. This allows all those external parties who deal with the company 
to assume that the employees of the company have observed the provisions of articles 
in the management of affairs and communication. In other words they are not bound to 
enquire into the regularity of internal matters. An outsider or external is not expected to 
see that the company carries out its internal affairs of management. 
 
In  general,  inside  communication  means  giving  and  receiving  information  by  all 
hierarchical  levels.  It  includes  vertical  communication  covering  downward 
communication,  upward  communication,  horizontal  communication  and  diagonal 
communication. It includes communication flowing at any intermediate level as well as 
at operating level, or top management level, because internal communication is indeed 
required by all who work together in an organisation to accomplish common goal. 
 

 
Downward Communication 
It  is  used  by  managers  to  assign  goals:  provide  job  instructions;  inform  about  policies, 
procedures,  and  practices;  provide  performance  feedback;  point  out  problems.  Down 
‐ 5 ‐ 
 

ward  communication  can  take  many  forms;  speeches,  memos,  company  newsletters, 
bulletin board and policy and procedure manuals. 
 
Upward Communication 
It provides managers with information about current problems, updates on employees’ 
progress  towards  goals,  suggestion  for  improvement,  proposals  for  innovations, 
employees’ grievance, and feedback about employee attitudes. 
 
Horizontal Communication 
It  takes  place  among  peers  and  can  cut  across  departments  and  work  groups.  These 
lateral communications benefit the organization by more efficiently providing support, 
coordination and information than could vertical channels. 
 
Internal  communication  may  either  be  oral  or  written.  Oral  or  verbal  communication 
may be face to face conversion; telephones, meetings, conferences, group discussions, 
personal  instructions,  lecturers,  interviews;  counselling,  public  address  system, 
grapevine,  gossip  tumour  social  affairs  etc.  Written  internal  communication  may  be 
through  orders,  memos,  letters,  house  organs,  bulletin  boards,  posters,  information 
racks,  manuals,  handbooks,  annual  reports,  grievance,  union  publications.  The  main 
methods of internal communication available in a modern office are messenger service, 
internal mail service, and mechanical devices. Leffin Well and Robinson have suggested 
three general forms of inter‐communication. They are 
 
(1) Notices that certain things have been done. 
  (2)  Orders  to  do  certain  things,  requests  for  advice  and  information, 
notice of happening. 
(3) Reports of progress on different phases of work. 
 
 
Requirements for Effective Internal Communication: 
Lynn  Townsend,  set  forth  the  following  eight  requirements  for  effective  internal 
communication. 
1. Internal  communication  must  be  recognized  as  an  essential  tool  of 
management.  It  is  a  way  to  achieve  corporate  objectives,  build 
teamwork,  and  motive:  It  can  make  managers  become  better  leaders. 
This  requirement  recognises  that,  employee  attitudes  and  resulting 
performance are improved by effective communication. 
 
‐ 6 ‐ 
 

2. Employees  must  be  well  informed  concerning  their  mutual  interests  in 
company  success.  Management's  position  on  issues  needs  to  be  known 
and employees should be persuaded to take actions that will best serve 
mutual interests and goals. 
 
3. Individual managers must actively support the corporate communication 
efforts;  Managers  must  develop  teamwork  among  them  and  work 
cooperatively with the corporate office. Management has responsibilities 
to create a climate conducive to communication and to maintain a flow 
through open channels. 
 
4. Great  emphasis  must  be  placed  on  communication  and  measurement 
Communication  cannot  be  left  to  chance.  There  must  be  a  plan  who 
communicates that how to whom, for what purpose and to what effect. 
 
5. Top management must establish a communication climate other divisions 
and departments will reflect this climate. 
 
6. A  long‐term  investment  in  professional  talent  and  communication 
programming  must  be  made  Programming  and  qualified  people  cost 
money, but it is well spent. 
 
7. Management  must  recognise  its  responsibility  'to  listen  as  well  as  to 
speak. If the boss is not a good listener, those who report to him will soon 
stop trying to communicate. 
 
8. Management  must  recognise  the  desire  of  employees  to  help  their 
company  and  the  power  of  communication  to  tap  this  great  potential. 
Employees  are  willing  to  help  and  communication  can  turn  this  desire 
into action. 
 

External communication & its technologies: 
Any  communication  to  or  from  outside  the  organisation  can  be  defined  as  external 
communication. There is no denying the fact that every organisation irrespective of its 
nature  of  functioning  has  to  have  communication  links  or  network  outside  the 
organisation or outside the organisation structure. The bigger the enterprise is the more 
elaborate  the  external  communication  system  must  be  the  such  organisations,  the 
‐ 7 ‐ 
 

greater is the likelihood of expensive and time wasting, 'mistakes called through lack of 
external'  communication.  It  would  not  be  out  of  way  to  emphasise  that  the  above 
channels  of  communication  work  within  the  organisation.  But  in  real  world  situation, 
every  organisation  is  also  linked  with  the  outside  parties  in  the  form  of  suppliers, 
customers,  government,  departments,  financial  institutions,  holding  and,  subsidiary 
companies  creditors,  debenture  holders,  registrar  of  companies  and  other  body 
corporates etc. Under all circumstances, it should be kept in mind that for the effective 
running  of  the  organisation  an  uninterrupted  communication  channel  external  to  the 
organisation be maintained to keep the organisation alive and active. 
 
External  communication  is  equally  important  as  internal  communication  to  provide  a 
link between the employees and the shareholders and other third parties. As a matter 
of  fact,  external  communication  is  considered  as  lifeblood  of  the  modern  business. 
External  communication  can  be  arranged  by  oral  or  verbal  communication  as  well  as 
through written media. Telex, television, telephone, tele‐printer, transmitters, STD, ISD, 
and other modern sophisticated communication technologies can be used for external 
communication.  Written  media  like  letters,  circulars,  Jl1emos,  notices,  legal  notices, 
newspapers,  magazines,  manuals,  periodical  reports,  pamphlets  etc.,  are  also  used 
towards  external  communication.  External  correspondence  is  mostly  in  written  form 
except in extraordinary circumstances resorting to telecommunication services. 
 
Communication is characterised as two way process, continuing process and is a social 
process.  Two  or  more  people  are  involved  in  the  process.  A  modern  business 
organisation  is  a  complex  organisation  not  only  of  individuals  or  group  of  individuals 
within the organisation but to interact with outside individuals and groups. 
 
An  efficient  management  needs  to  become  aware  of  the  importance  of  external 
communication, information exchange and use of feedback. Most problems associated 
with  outside  matters  are  due  to  lack  of  adequate  communication.  Adequate  external 
communication  shall  be  recognised,  sought,  and  used.  Problems  of  pollution, 
technological  unemployment,  problem  of  congestion,  housing,  medical,  crime,  family 
planning,  problem  of  population,  natural  resources,  dangerous  effects  of  industrial 
wastes, fumes, dust, effects of chemical fertilizers on human health, ecological balance, 
and  a  host  of  many  other  subject  matters,  fall  within  the  orbit  of  external  matters  of 
social responsibility. 
 
A  very  important  function  of  the  management  is  to  have  multi‐media  approach  to 
'communicate  with  various  cross  sections  of  the  society,  by  maintaining  an.  effective 
‐ 8 ‐ 
 

and honest information exchange. Within the organisation employees communicate in 
different  directions.  Outside  the  organisation  a  system  of  communication  should  keep 
several  people  informed.  It  is  utmost  necessary  to  build  attitudes,  develop  rapport, 
create  confidence,  win  goodwill,  morale  support  and  influence,  mutual  understanding 
by  keeping  them  well  informed.  There  are  many  broad  areas  outside  the  organisation 
about which information should be communicated. 
 
Conclusion: 
• Developing a communication strategy and its implementation in an efficient and 
effective manner is quite beneficial for an organization. 
• You need to be transparent about your goals and values. 
• Consistency has to be maintained. 
• You need to adopt comprehensive & persuasive methods for that. 
• All this needs a long term focus. 
 
 
 
 
*****