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Tutoriel 01 : Les destinataires

Les destinataires sont les entreprises et les personnes physiques que vous rencontrez dans votre activit. Les destinataires sont vos clients ou vos fournisseurs (voire les deux) ou dautres types de contacts.

1.1.

Cration dun destinataire

Cliquez sur le bouton ajouter


17 3 1 2 18

16 4 5 6

a 7 8 13

9 15 12 12

10

11

14

1 2 3 4 5

Encodez le nom de la socit ou de la personne exemple : Papeterie Michaux Encodez un code alpha, un pseudonyme court, exemple : Michaux Pour les personnes, vous pouvez slectionner un titre, facultatif Compltez ladresse de facturation Corrigez ladresse de livraison, si diffrente de ladresse de facturation
a Le bouton permet de copier ladresse de facturation vers ladresse de livraison

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6 Encodez les numros de tlphone et ladresse mail de la socit, les numros directs des personnes de contacts sont encods avec les personnes de contacts, voir Erreur ! Source du renvoi introuvable. Erreur ! Source du renvoi introuvable. 7 8 9 10 11 12 13

Slectionnez la langue, la devise, le type de prix, lchance de paiement et le taux de TVA, Encodez le site Internet du destinataire Encodez le numro de TVA, facultatif Encodez votre rfrence auprs du destinataire, facultatif Encodez le crdit de paiement dont il dispose, facultatif Encodez des remarques internes, facultatif Cliquez dans le champ Login E-commerce, choisissez un login et cliquez sur le pour valider
b

obligatoire

bouton
14

Encodez le mot de passe


Le bouton vous permet de rendre le mot de passe visible

15

Double-cliquez sur un ou plusieurs groupes pour y associer le destinataire. Double-cliquez

nouveau pour len dissocier 16 Cochez la case Ancien Destinataire pour signaler un destinataire inactif. Pour veiller la cohrence des donnes, Optimizze empchera la suppression dun destinataire qui est utilis dans un article ou un document.

Cliquez sur le bouton valider annuler.

17

pour enregistrer ou

18

sur le bouton

pour

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1.2. Modifier un destinataire


La fiche du destinataire modifier doit tre affiche

Cliquez sur le bouton modifier


2 3

Compltez ou corrigez les donnes, pour plus de dtails voir Erreur ! Source du renvoi introuvable. Erreur ! pour enregistrer ou
3

Source du renvoi introuvable. 2 Cliquez sur le bouton valider annuler.

sur le bouton

pour

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1.3.

Supprimer un destinataire
Pour veiller la cohrence des donnes, Optimizze empchera la suppression dun destinataire qui est utilis dans un article ou un document. Dans ce cas, cochez plutt la case Ancien destinataire .

La fiche du destinataire supprimer doit tre affiche

Cliquez sur le bouton supprimer

Confirmez la suppression

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1.4.

Cration de personnes de contact pour le destinataire


Les destinataires tant gnralement des entreprises, vous pouvez y encodez des personnes de contact qui sont les dirigeants, employs et sous-traitants de lentreprise.

La fiche du destinataire doit tre affiche

Cliquez sur le bouton ajouter

8 6 1 5 2 3 4

1 2 3 4

Slectionnez le titre du contact Encodez les nom et prnom du contact Slectionnez sa fonction Encodez une adresse de livraison pour ce contact, cest cette adresse qui sera mentionne sur le
a Le bouton fait apparatre un cran qui explique le rle de cette adresse

document si ce contact est slectionn.

5 6

Encodez ses numros de tlphone directs et son adresse mail

Cochez cette case pour que ce contact soit mentionn par dfaut sur tous les documents adresss ce destinataire (dans ce cas, son adresse de livraison sera utilise)

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Cliquez sur le bouton valider annuler.

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

La liste de contact est complte. Le contact par dfaut apparat en rouge et porte le signe

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1.5.

Modifier une personne de contact

La fiche du destinataire modifier doit tre affiche

1 2

Slectionnez le contact modifier Cliquez sur le bouton modifier

Corrigez ou compltez les donnes. Pour plus de dtails, voir Erreur ! Source du renvoi introuvable.

Erreur ! Source du renvoi introuvable. . 4

Cliquez sur le bouton valider

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

annuler

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1.6.

Supprimer une personne de contact

La fiche du destinataire modifier doit tre affiche

1 2

Slectionnez le contact supprimer Cliquez sur le bouton supprimer

Confirmez la suppression

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1.7.

Encoder des informations complmentaires sur le destinataire


Les intituls des champs prsents sur cet onglet, de mme que le contenu des listes droulantes peuvent tre modifis et donc sadapter votre activit. Ils sont dfinis lors de la configuration.

La fiche du destinataire complter doit tre affiche

Cliquez sur le bouton modifier


1 4 5

1 2 3

Cliquez sur longlet Divers Encodez les informations complmentaires dans les champs correspondants Slectionnez les informations adquates dans les listes droulantes pour enregistrer ou
5

Cliquez sur le bouton valider annuler

sur le bouton

pour

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1.8.

Classer le destinataire dans un ou plusieurs dossiers


Les dossiers ou projets vous permettent de regrouper les lments qui sont lis un mme projet. Un dossier peut contenir des destinataires, des articles, des documents Il existe des dossiers publics , des dossiers lis un seul destinataire, des dossiers lis un seul facturant (la socit qui met les documents) ou un seul utilisateur (de votre base de donnes Optimizze).

La fiche du destinataire classer doit tre affiche

Cliquez sur le bouton modifier


1 7 6

3 5

1 2 3 4 5

Cliquez sur longlet Dossier et compta Cliquez sur pour crer un nouveau dossier li au destinataire

Encodez le nom du dossier Encodez une courte description du dossier Cochez la case pour rendre le dossier actif pour enregistrer ou
7

Cliquez sur le bouton valider annuler.

sur le bouton

pour

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Le destinataire est dsormais li au dossier

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1.9. Ajouter un numro de compte bancaire


La fiche du destinataire modifier doit tre affiche

Cliquez sur le bouton modifier

7 1 6 2 8

1 2 3 4 5

Cliquez sur longlet Dossier et compta Cliquez sur pour ajouter un numro de compte

Encodez le nom de la banque Encodez le numro de compte Pressez la touche Enter


2

=> Recommencez au point


6

pour encoder dautres numros de comptes

Pour supprimer un numro de compte, slectionnez-le et cliquez sur le bouton

supprimer Cliquez sur le bouton valider annuler.


7

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

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1.10. Crer des journaux comptables


La fiche du destinataire complter doit tre affiche

Cliquez sur le bouton modifier

1 6 7

2 3 4 5

1 2 3 4 5 6

Cliquez sur longlet Dossier et compta Encodez la dnomination du destinataire pour la comptabilit Cliquez sur pour ajoutez un journal comptable

Slectionnez le code du journal comptable Encodez son libell pour enregistrer ou


7

Cliquez sur le bouton valider annuler

sur le bouton

pour

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1.11. Crer des prix spcifiques pour un ou plusieurs articles


Les prix spcifiques sont des exceptions au tarif appliqu au destinataire (dfini dans longlet adresse ) pour un ou plusieurs articles. Vous pouvez soit appliquer un autre tarif pour cet article ou encoder un autre prix. La fiche du destinataire complter doit tre affiche

Cliquez sur le bouton modifier

1 2

Cliquez sur longlet Article Cliquez sur le bouton ajouter

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1.12. Modifier un prix spcifique pour un ou plusieurs articles


La fiche du destinataire modifier doit tre affiche sur longlet Article

Cliquez sur le bouton modifier

1 2

Slectionnez larticle modifier Cliquez sur modifier

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6 7

5 3

Corrigez Cliquez sur le bouton pour valider larticle ou


5

sur le bouton
7

pour annuler pour

Cliquez sur le bouton valider annuler.

pour enregistrer ou

sur le bouton

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1.13. Supprimer un prix spcifique pour un ou plusieurs articles


La fiche du destinataire modifier doit tre affiche sur longlet Article

Cliquez sur le bouton modifier


5 4

1 2

Cliquez sur larticle modifier Cliquez sur le bouton supprimer

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1.14. Rechercher un destinataire


Il y a 3 faons de rechercher un destinataire
a

Faites dfiler les fiches une une avec les flches


a Les doubles-flches vous permettent datteindre le premier et le dernier destinataire.

Autre mthode

1 Encodez les premiers caractres du nom du destinataire, Optimizze suggre un destinataire. Si aucun destinataire ne correspond aux caractres encods, ceux-ci sinscrivent en rouge. 2

Pressez la touche

ou la touche Enter

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1.15.Imprimer les donnes dun destinataire


Optimizze vous permet dimprimer les donnes des onglets adresse , contact et Divers dun destinataire. La fiche du destinataire imprimer doit tre affiche

Cliquez sur le bouton imprimer

Le document simprime

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1.16. Les intermdiaires dadresses


Optimizze vous permet de passer par un intermdiaire de facturation ou de livraison lors dun transfert de document (voir le tutoriel de configuration 6.1 Les rgles de transferts ).

1 2

Cliquezsurleboutonmodifier

Cochezunecasecocherintermdiaire,un annuaire souvre

Slectionnez un destinataire,

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Cliquez sur le bouton valider annuler.

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

6 Cliquez sur le bouton valider annuler. 7

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

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1.17. Modifier tous les destinataires dun groupe


Easy-Optimizze vous permet de modifier les champs divers des destinataires dun groupe de destinataires choisit.

Cliquez sur le bouton Modif groupe Destinataires

4 1

2 3

2 3 2 3

1 2 3 4

Slectionnez le groupe de destinataires modifier, Cochez les cases des divers changer, Encodez le changement effectuer, laissez vide pour effacer le contenu Cliquez sur le bouton pour effectuer les modifications,

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Tutoriel 02 : Lannuaire
L'annuaire permet de retrouver facilement un destinataire ou une personne de contact

2.1. Rechercher un destinataire


1

1 2

Cliquez sur la liste droulante Tous les groupes Cliquez sur un groupe, par exemple fournisseur

Les destinataires sont filtrs

Slectionnez le destinataire recherch dans la liste

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Autre mthode

Encodez les premiers caractres du nom du destinataire dans le champ de recherche socit
2 1

Slectionnez le destinataire recherch dans la liste

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Autre mthode
La recherche stricte sur le code Alpha naffiche que les destinataires commenant par les caractres spcifis dans le champ de recherche.

1 2

1 2

Cliquez sur le bouton

, le champ de recherche socit devient orange fonc.

Encodez les premiers caractres du nom du destinataire dans le champ de recherche socit
3

Slectionner le destinataire dans la liste

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Autre mthode

Encodez les premiers caractres du code Alpha


Slectionnez le destinataire dans la liste

a Selon le mme principe que la recherche par Socit ou par code alpha, il est possible de rechercher un destinataire par code postal, ville ou rue.

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2.2. Modifier un destinataire


Le destinataire modifier doit tre slectionn dans lannuaire

Cliquezsurlebouton

pourmodifierundestinataire

La fiche du destinataire souvre

Pour plus de dtails, voir le tutoriel 01 les destinataires

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2.3. Rechercher un contact

1 2 a

Encodez les premires lettres du nom du contact Slectionnez le contact recherch


Coordonnes de la personne de contact

b Coordonnes de la Socit c Informations complmentaires sur la Socit

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2.4. Ajouter un nouveau contact


Le destinataire doit tre slectionn dans lannuaire

Cliquez sur le bouton ajouter

8 6

1 2 3 4

1 2 3 4 5

Slectionnez le titre du contact Encodez les nom et prnom du contact Slectionnez sa fonction Encodez une adresse de livraison pour ce contact, cest cette adresse qui sera mentionne sur le Encodez ses numros de tlphone et son adresse mails directs

document si ce contact est slectionn.

6 Cochez la case Destinataire par dfaut pour que ce contact soit mentionn par dfaut sur tous les documents adresss ce destinataire (dans ce cas, son adresse de livraison sera utilise)

Cliquez sur le bouton valider annuler.

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

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Dans lannuaire, le nouveau contact a t ajout au destinataire

a Le contact par dfaut apparat en rouge et marqu dun

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2.5 .Export de lannuaire


Optimizze vous permet dexporter lannuaire dans un fichier.

Cliquez sur le bouton exporter

Optimizze vous indique lemplacement dun fichier texte

Lannuaire a t export dans un fichier texte

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Autre mthode

1 2

Cliquez-droit dans la table de lannuaire Slectionnez le type de fichier, par exemple un fichier Excel

3 4

Choisissez lemplacement du fichier Cliquez sur Enregistrer

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Cliquez sur Oui pour ouvrir le document

Lannuaire a t export dans un document Excel

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Tutoriel 03 : Les articles


Ce tutoriel contient toutes les informations ncessaires pour encoder les articles.

3.1. Crer un article

Cliquez sur le bouton ajouter

1 3

Encodez le code article


Si vous mettez un espace dans le code article, Optimizze considre ce qui suit lespace comme un sous article. Cela na pas dimpact lors de la cration de larticle. Optimizze gnre une arborescence qui, dans les documents, permet de retrouver plus facilement un article parmi dautres articles au code semblable. Par exemple, avec les articles CHAISE BLEU et CHAISE ROUGE, BLEU et ROUGE seront des branches du groupe CHAISE.

2 3

Cliquez sur le bouton ajouter

, pour ajouter une description courte

Cliquez dans la colonne Langue , Optimizze suggre une langue. Cliquez sur la langue dsire

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Encodez la description brve. Cliquez sur

pour intgrer une date personnalise (par dfaut, la date

du jour) dans la description de larticle au moment o vous encodez celui-ci dans un document. Cliquez sur pour intgrer un champ de description personnalise dans la description de larticle au moment o vous encodez celui-ci dans un document, voir le tutoriel 5.2.12. Encoder un article dynamique . 5

Encodez la description dtaille. Cliquez sur

pour intgrer une date personnalise (par dfaut, la

date du jour) dans la description de larticle au moment o vous encodez celui-ci dans un document. Cliquez sur pour intgrer un champ de description personnalise dans la description de larticle au moment o vous encodez celui-ci dans un document, voir le tutoriel 5.2.12. Encoder un article dynamique .

=> Recommencez au point

, pour ajouter une description dans une autre langue

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7 8

Double-cliquez pour ajouter une image illustrant votre article. Double-cliquez nouveau sur
pour supprimer une image. 8

limage pour la modifier. Cliquez sur 7

Cliquez sur le bouton valider annuler.

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

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3.2. Traduire les descriptions darticle

1 2 3

Slectionnez la langue de dpart pour traduire vos descriptions brves et dtailles. Cochez la ou les langues vers lesquelles vous voulez traduire vos descriptions.

Cliquez sur Traduire maintenant pour lancer la traduction. Cochez la case Toujours traduire cet article pour traduire automatiquement les descriptions chaque validation de larticle.

Cliquez sur le bouton valider annuler.

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

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3.3. Encoder des informations complmentaires pour larticle


Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

3 4

10

6 7 8 1 2 3

Cliquez sur longlet Dtails Slectionnez la famille et les sous-familles auxquelles appartient larticle Slectionnez la socit, votre socit, une filiale, slectionnez public si larticle appartient toutes les propritaire de larticle Slectionnez la rgle de puisage stock qui sapplique cet article.
LOT + LIFO LOT + FIFO LOT FIFO : Premier arriv dans le stock = premier vendu LIFO : Dernier arriv dans le stock = premier vendu Prestation thorique Inexistant dans le stock : ne pas en tenir compte dans le stock Uniquement rception : pas de puisage dans le stock de cet article

socits, 4

5 6 7

Slectionnez les donnes correspondant aux diffrents critres Slectionnez le taux de TVA Encodez la densit de larticle, autrement dit la place quil occupe dans le stock

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8 9

Encodez sa premption, exemple 90 pour 90 jours

Cochez la case Confirmer Rcept pour que la premption soit soumise une vrification lors de la rception de larticle
10

Cliquez sur

pour ouvrir la fentre de gestion des articles composs, un article compos est

un article compos dautres articles.

1 5 2

3 b

Encodez les premiers caractres du code-article dun article qui compose

larticle diter ou cliquez sur pour rechercher dans le dictionnaire un article sur base de sa description, voir le tutoriel 06 Module de recherche avance
darticles 2 3 4

Slectionnez larticle Cliquez sur le bouton pour ajouter larticle la composition

Encodez la quantit ncessaire la composition


1

a Ces informations vous renseignent sur les familles et autres critres de larticle slectionn

=> Recommencez au point

pour ajouter un article la composition

b Pour supprimer un article de la composition, slectionnez-le et cliquez sur le bouton supprimer

Cliquez sur le bouton

pour valider et retourner ldition de larticle

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3.4. Dfinir les prix dun article


Vous pouvez dfinir plusieurs prix pour un mme article. Vous disposez de quatre tarifs sur lesquels vous pouvez ajouter des prix par quantit. Rendez-vous dans les fiches des destinataires pour dterminer quel tarif sapplique quel destinataire. Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

7 8

2 3 4 1 1 1 1

1 2

Cliquez dans un des types de prix, pour dfinir le prix de vente. Vous pouvez attribuer un type de Encodez la quantit minimale pour lapplication du prix

prix des destinataires, pour plus de dtails voir le tutoriel 01 Les destinataires .

3 Encodez un pourcentage, la colonne % permet de calculer automatiquement des prix. Exemple : Vous encodez les prix de base pour UNE quantit comme suit : prix 1 = 10 , prix 2 = 9 , prix 3 = 8 et prix 4 = 7 . Vous crez une nouvelle ligne ( ) en encodant une quantit gale 5 et en dfinissant 50 % dans la colonne %. Le prix 1 est calcul automatiquement et correspond 50 % du prix 1 fix pour la QTT 1 ; le prix 2 est calcul automatiquement et correspond 50 % du prix 2 pour la QTT 1 et ainsi de suite. 4

Cliquez sur

pour ajouter une ligne de prix


1

=> Recommencez au point


5 6

pour dfinir tous vos types de prix

Encodez le prix de vente plancher Encodez le prix de revient thorique

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7 Cliquez sur le bouton valider annuler.

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

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3.5. Dfinir la dvalorisation dun article


Vous pouvez dfinir des rgles de dvalorisation pour vos articles en stock. La rgle vous permet de dfinir quau bout de x jours dans le stock, larticle se dvalorise de y% et appartiendra au cahier z . Ce cahier est une sorte de registre fictif qui vous facilite lorganisation du stock dans Optimizze. Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

1 2 3 4

Cliquez sur le bouton ajouter Encodez le nombre de jours

, pour ajouter une rgle de dvalorisation

Encodez le pourcentage de dvalorisation Slectionnez le cahier de stockage


1

=>Recommencez au point

pour ajouter une nouvelle rgle

5 Cliquez sur lintitul Cof. K pour ouvrir la fentre de gestion des coefficients K, un coefficient K est un outil de simulation permettant de valoriser prcisment les stocks en fonction des marges bnficiaires ralises mois aprs mois.

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3.6. Crer des journaux comptables


Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

1 5 6

2 3 4

1 2 3 4

Cliquez sur longlet Finance Cliquez sur pour ajouter un journal comptable

Slectionnez le code du journal comptable Encodez le dbit et le crdit


2

=> Recommencez au point


5

pour ajouter un autre journal comptable pour enregistrer ou


6

Cliquez sur le bouton valider

sur le bouton

pour

annuler

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3.7. Dfinir des prix promotions pour un article


Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

1 5 6

1 2 3 4 5

Cliquez sur longlet Finance , Cliquez sur pour ajouter une promotion,

Encodez la date de dbut de la promotion, Encodez la dure de la promotion en nombre de jours, Encodez une quantit et le prix unitaire de larticle pour cette priode,
2

=> Recommencez au point


5

pour ajouter un autre journal comptable pour enregistrer ou


6

Cliquez sur le bouton valider

sur le bouton

pour

annuler

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3.8. Indiquer les quantits dun article pour les commandes automatiques
Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier


1 4 5

2 3

2 3

2 3

1 2

Cliquez sur longlet Commande Encodez les quantits minimales, idales, maximales avoir dans un ou plusieurs stocks,

attention ce nest valable que si la liste droulante commande automatique , se trouvant dans Easy-Config -> Paramtres avancs, indique Stock + Article . Cela signifie que les quantits indiques par stock seront prioritaires sur les quantits indiques au-dessus du tableau.

Cochez la case pour quOptimizze vous avertisse par post-it si les valeurs sont infrieures cette quantit. Pour plus de dtails, voir le tutoriel xxx
a Les quantits minimales sont les quantits qui dclenchent le seuil des commandes automatiques b Les quantits idales sont les quantits que les commandes automatiques gardent en stock c Les quantits maximales sont les quantits au-dessus desquelles les stocks ne sont normalement pas rapprovisionns Pour plus de dtails sur les points a b et c , voir le tutoriel 11 Stock consultation dun stock

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3.9. Dfinir les prix dun article par fournisseur


Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

1 6 7

3 5

1 2 3

Cliquez sur longlet Commande Cliquez sur le bouton pour ajouter un fournisseur. Le fournisseur doit exister dans les

destinataires, voir le tutoriel 01 Les destinataires .

Encodez les premires lettres du nom du fournisseur, Optimizze suggre un nom, presser la ou Enter

touche
4

Encodez la quantit, la date (Optimizze indique la date du jour par dfaut), le prix unitaire et la rfrence de larticle auprs de ce fournisseur Cochez la case Modifier le prix la rception , pour autoriser ladaptation du prix la rception de larticle. => Recommencer au point
6 1 5

, pour encoder un autre fournisseur pour enregistrer ou


7

Cliquez sur le bouton valider

sur le bouton

pour

annuler

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3.10. Dfinir les tailles et couleurs dun article


Les tailles et les couleurs vous permettent dattribuer des caractristiques dfinies propres un article. Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

1 5 6

3 4

1 2 3 4

Cliquez sur longlet Commande Cliquez sur pour ajouter une catgorie

Slectionnez la catgorie Double-cliquez sur lintitul dune caractristique pour lactiver dans la fiche de larticle, la
2

ligne rouge devient verte.

=> Recommencez au point


5

pour ajouter une autre catgorie pour enregistrer ou


6

Cliquez sur le bouton valider

sur le bouton

pour

annuler

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3.11. Joindre un fichier Matrice contrle qualit ISO 9002 un article


Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

1 2

Cliquez sur longlet Qualit Cliquez sur lintitul Matrice contrle qualit ISO 9002

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Slectionnez le fichier joindre


4 5

Cliquez sur le bouton valider

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

annuler

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3.12. Joindre des certificats et annexes un article


Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

1 2 3

Cliquez sur longlet Qualit Slectionnez une catgorie Cliquez sur lintitul Certificat joint pour attacher un fichier

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4

3.13. Crer des critres Seveso pour un article


Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

1 6 7

3 4

1 2 3

Cliquez sur longlet Qualit Cliquez sur le bouton Slectionner un critre


1

pour ajouter un critre Seveso

=> Recommencer au point


4

, pour encoder un autre critre Seveso

Encodez un seuil Seveso

5 Cochez la case Inclure au calcul Seveso en temps rel , pour vrifier le Seveso nominatif de cet article chaque rception de marchandises 6

Cliquez sur le bouton valider

pour enregistrer ou

sur le bouton

pour

annuler

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3.14. Modifier un article


Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier


2 3

Compltez ou corrigez les donnes, pour plus de dtails voir 3.1. Erreur ! Source du renvoi introuvable. pour enregistrer ou
3

Cliquez sur le bouton valider annuler.

sur le bouton

pour

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3.15. Supprimer un article


Pour veiller la cohrence des donnes, Optimizze empche la suppression dun article qui est utilis dans le programme. Dans le cas dun article dpass, cochez plutt la case Article dclass . Larticle doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton supprimer

Confirmez la suppression.

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3.16. Filtrer les articles


a

Il y a 10 critres vous permettant de filtrer les articles pour les retrouver plus facilement.

2 b

1 2 b

Cliquez sur un menu droulant Slectionnez le filtre de votre choix pour ne voir que les articles repris dans ce filtre
Les Articles actifs vous permettent de ne voir que les articles actifs

b Les Articles inactifs vous permettent de ne voir que les articles dclasss. Les articles dclasss sont en gris.

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3.17. Rechercher un article


1

1 2

Encodez les premiers caractres du code article Slectionnez larticle recherch

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Autre mthode
La recherche stricte sur le code Alpha naffiche que les articles commenant par les caractres spcifis dans le champ de recherche. 2 2

1 2 3

Cliquez sur le bouton

, le champ de recherche Code article devient orange fonc.

Encodez les premiers caractres du code article Slectionner larticle recherch

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3.18. Crer une famille darticle

1 2

1 2

Cliquez-droit sur une famille Slectionnez Ajouter une famille (mme niveau)

Le traducteur souvre
1

Cliquez sur le bouton ajouter

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3.19. Crer une sous-famille

1 2

1 2

Cliquez-droit sur la famille qui doit contenir la sous famille Slectionnez Crer une sous-famille

Le traducteur souvre.

Crez la famille dans le traducteur, pour plus de dtails voir Erreur ! Source du renvoi

introuvable. Erreur ! Source du renvoi introuvable.

La nouvelle famille sajoute aux autres, dans lordre alphabtique.

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3.20. Modifier une famille

1 2

Cliquez-droit sur la famille modifier Slectionnez Editer une famille

Le traducteur souvre.
4

3 4

Corrigez ou compltez lintitul de la famille Fermez la fentre pour valider et retourner la fentre famille

La famille a t corrige

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3.21. Supprimer une famille darticle

1 2

Cliquez-droit sur la famille modifier Slectionnez Dtruire une branche

Confirmez la suppression

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La famille a t supprime de larborescence

La famille na pas t supprime du systme, il est encore possible de linsrer dans une autre branche de larborescence. Optimizze empche la suppression dune famille qui contient des articles.

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3.22. Critres configurables


Certains critres de la fiche article et le contenu de leurs listes droulantes sont configurables de sorte quOptimizze vous convienne quelle que soit votre activit. Ils sont reprsents gnralement par un libell bleu.

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Pour plus de dtails voir personnaliser les critres

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3.23. Modifier plusieurs articles


Easy-Optimizze vous permet de modifier lourdement un lot darticles slectionns par diffrents critres de filtres.

Cliquez sur le bouton Modification assiste

Cliquez sur ok pour ouvrir la fentre

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a
2

4 5

2 3 4 5

Encodez les premiers caractres du code article pour nafficher que ces articles, facultatif Slectionnez une famille et sous-familles pour nafficher que ces articles, facultatif Slectionnez laffichage de tous les articles, des articles actifs ou des articles dclasss, Slectionnez un ou plusieurs critres pour nafficher que les articles qui ont ces critres,
a Le tableau vert affiche les articles slectionns pour la modification.

facultatif facultatif

Avec tous ces lments, vous tes en mesure de slectionner avec une grande prcision plusieurs articles modifier, dans cet exemple, nous slectionnons tous les articles commenant par D.

Quand la slection darticle est termine, cliquez sur longlet Description ,

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7 11

10

12

13

14

15

Slectionnez le format du code article, facultatif, soit ne rien faire, soit formater tout en majuscule, soit formater premier caractre en majuscule (et le reste en minuscule), soit formater tout en minuscule.
8

Cochez cette case pour modifier avec une grande prcision le code article, facultatif
9 10

Encodez les positions des caractres modifier, Encodez le(s) caractre(s) remplacer,

Exemples :

= prfixe

= remplace le 1 caractre

er

= remplace une portion 11 Slectionnez le format des descriptions courtes et longues, facultatif, soit ne rien faire, soit formater tout en majuscule, soit formater premier caractre en majuscule (et le reste en minuscule), soit formater tout en minuscule. 12

Cochez cette case pour traduire les descriptions darticles, facultatif


13 14

Slectionnez la langue de rfrence pour la traduction, Cochez les langues vers lesquelles larticle sera traduit,

15

Cliquez sur longlet Dtails ,

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3.24. Dfinir les quantits idales des stocks


Easy-Optimizze vous permet de choisir des quantits minimales, idales et maximales un article dans chaque stock.

Cliquez sur le bouton QTT Idales

1 2

3 4

1 2 3 4

Slectionnez un propritaire de stock, Slectionnez un stock (ou tous), Encodez les premiers caractres du code article pour nafficher que ces articles, facultatif Double-cliquez sur une cellule de quantit pour la modifier,

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Cliquez sur oui ,


b c d e

Encodez les quantits pour larticle slectionn,


Cocher ces cases permet aux utilisateurs (si ceux-ci ont loption signaler les dpassements de stock dactivs) dtre prvenus par un post-it que la quantit minimale (par exemple) a t atteinte et donc quil faudra en recommander.

b Ce bouton permet douvrir une fentre qui permet ????????????????? (voir tuto ). c Ce bouton permet douvrir une fentre qui permet didentifier les articles qui nont pas de quantits
encodes par stock (voir tuto ).

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3.25. Identifier les articles qui nont pas de quantits encodes par stock

Cliquez sur le bouton Art. sans qtt

1 2 3 4 5

1 2 3 4

Slectionnez quels articles trouver, au choix : tous, les actifs ou les dclasss Slectionnez un propritaire de stock, Slectionnez un stock, Cliquez sur le bouton Chercher , le tableau vert se remplit

Voici la liste des articles qui nont pas de quantits minimales, idales et maximales encodes pour ce stock (les quantits visibles proviennent de la fiche article).

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3.26. Identifier les doublons de lot dans un stock et les supprimer


Easy-Optimizze vous permet de vrifier stock par stock, avec cet outil de correction, sil y a des doublons au niveau des quantits minimales et idales dun lot et de vous offrir la possibilit de les supprimer.

Cliquez sur le bouton Commande par stock

4
2,00 5,00

1 2 3

Slectionnez un propritaire de stock, Slectionnez un stock, Cliquez sur le bouton Chercher , le tableau vert se remplit

4 Cliquez sur le titre de la colonne min2 afin de montrer directement sil y a une deuxime quantit minimale, il est recommand de vrifier les colonnes suivantes

Les articles qui ont un doublon sidentifie en regardant dans les colonnes Min # et Idal # . Cliquez sur le bouton supprimer pour effacer les donnes de la colonne correspondante, dans cet exemple supprimer min2 et idal 2 car on a un article en doublon
5

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3.27. Mise jour de prix des lots


Easy-Optimizze vous permet de vrifier le prix existant de chaque lot (en fonction des filtres de recherche) et de vous proposer un nouveau prix.

Cliquez sur le bouton MAJ Prix

1 2 3 4 5 6

1 2 3 4

Slectionnez les familles pour filtrer les articles, facultatif Encodez les premiers caractres dun article afin de ne slectionner que ceux-l, facultatif Slectionnez des critres darticles pour le filtre, facultatif

Slectionnez un type de proposition de nouveau prix si le fournisseur du lot na pas de tarif encod,
5 6

Slectionnez une fourchette de date au niveau de la date de rception, Cliquez sur le bouton Rechercher les prix des lots , le tableau vert se remplit

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3.28. Substituer plusieurs codes articles


Easy-Optimizze vous permet dimporter un tableau contenant les codes articles actuels et leurs nouveaux codes.

Cliquez sur le bouton Substitution code article

Cliquez sur le bouton

Fichier pour parcourir votre ordinateur,

Slectionnez votre fichier Excel et cliquez sur le bouton ouvrir ,

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3.29. Supprimer plusieurs articles


Easy-Optimizze vous permet de supprimer plusieurs articles en mme temps.

Cliquez sur le bouton Suppression darticles

Cliquez sur le bouton ok ,

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Slectionnez vos articles via les diffrents critres de filtrages,


a Les articles prsents dans le tableau vert seront supprims au terme de ce tutoriel

Cliquez sur longlet

supprimer les articles ,

5 6

4 Cliquez sur le libell bleu pour slectionner un stock afin dactiver la condition supprimer si larticle nest prsent QUE dans le stock : . , facultatif 5 Cochez cette case pour supprimer larticle mme sil est utilis dans les documents ou tickets de caisse, facultatif 6

Cliquez sur le bouton

Effacer les articles dfinitivement

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3.30. Importer des articles


Easy-Optimizze vous permet dimporter des donnes au format Excel.

Cliquez sur le bouton Importation Articles

2 1

Cliquez sur le bouton

Fichier pour parcourir votre feuille Excel sur votre ordinateur,

la premire ligne ne sera pas utilise par Optimizze, vous pouvez y insrer des titres de colonne a Le tableau vert affiche un aperu du fichier import. b 2 Le tableau bleu affichera les donnes finales aprs attribution des valeurs pour chaque colonne.

Cliquez sur longlet chaque colonne,

champs importer pour y dfinir les donnes de la fiche article

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Tutoriel 04 : Les ventes de caisse


Les ventes de caisse permettent dencoder les ventes au comptoir, dimprimer les tickets de caisse et les factures tout en mettant les stocks jours, le tout au moyen dun lecteur de codebarres.

4.1. Ouvrir une caisse

2 1

1 2

Slectionnez la caisse utiliser Cliquez sur valider Le module de vente de caisse souvre et affiche la liste des tickets non clturs. Optimizze

permet douvrir plusieurs ventes de caisse simultanment.

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4.2. Crer un nouveau ticket de caisse

Cliquez sur le bouton ajouter

Un nouveau ticket de caisse souvre


1

d e

1 2

Cliquez sur ajouter

pour ajouter une ligne

Scanner le code-barres de larticle ou encodez les premiers caractres du code article ou ou Enter

du code-barres, Optimizze suggre un article, pressez Encodez la quantit et pressez nouvelle ligne
a
3

ou Enter pour crer automatiquement une

=> Recommencez au point 2 pour encoder la ligne suivante.


Lorsque vous cliquez sur une ligne vous pouvez modifier le code article ou la quantit prcdemment encode. Les flches haut et bas vous permettent de vous balader dans la table. Dans ce cas, le mode cration de nouvelle ligne automatique est dsactiv. Pour crer une nouvelle ligne vous devez cliquer sur

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4.3. Interrompre la saisie dun ticket de caisse


1

Pour interrompre la saisie dun ticket de caisse


1 Cliquez sur Retour la liste , vous pouvez laisser le ticket de caisse en attente et crer un nouveau ticket de caisse en reprenant au point Erreur ! Source du renvoi introuvable.

Si vous ne dsirez pas interrompre votre ticket de caisse en cours vous pouvez procder sa clture une fois lencodage termin. Comme dans notre exemple : nous allons clturer le ticket de caisse.
5 Cliquez sur Clture pour imprimer le ticket. Une fois cltur, un ticket de caisse ne peut plus tre modifi. La clture du ticket de caisse est explique plus amplement au point Erreur ! Source du renvoi introuvable.Erreur ! Source du renvoi introuvable.

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4.4. Modifier un ticket de caisse


Seuls les tickets non-clturs peuvent tre modifis. Le ticket doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur Continuer le ticket de caisse

Le ticket de caisse slectionn souvre

1 2

Slectionnez la ligne modifier Corrigez la quantit

=> Recommencez au point 1 pour apporter dautres modifications


3 Cliquez sur Clture pour clturer le ticket. Une fois cltur, un ticket de caisse ne peut plus tre modifi. Pour plus de dtails, voir Erreur ! Source du renvoi introuvable.

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4.5.

Attribuer une ristourne sur un article

Le ticket de caisse doit tre ouvert

1 2

Slectionnez larticle auquel appliquer la ristourne Cliquez sur le bouton Ristourne La fentre de remise souvre
2 3

1 2

Encodez le pourcentage de remise OU le prix directement Cliquez sur le bouton pour annuler. valider pour enregistrer ou 3 sur le bouton

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Le prix t adapt pour la ligne en cours.

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4.6. Supprimer un article


Le ticket de caisse doit tre ouvert
2

1 2

Slectionnez larticle supprimer Cliquez sur le bouton supprimer

Confirmez la suppression

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4.7. Modifier le client


Le ticket de caisse doit tre ouvert

Cliquez sur le bouton destinataire Lannuaire souvre


2 1 3

Recherchez le destinataire souhait. Pour plus de dtails, voir le tutoriel Cliquez sur le bouton pour annuler. valider pour enregistrer ou 3 sur le bouton

02 Lannuaire 2

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4.8. Clturer un ticket de caisse


Le ticket de caisse doit tre ouvert

Cliquez sur le bouton Clture

Encodez le montant reu. Sil ny a pas de montant encoder cliquez sur le mode de paiement crdit.
a Cliquez sur la date pour modifier la date dchance

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Confirmez Encodez la nouvelle date dchance et pressez Enter 2

Slectionnez le mode de paiement Le ticket de caisse simprime

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4.9.

Imprimer une facture en plus du ticket de caisse

Cette procdure seffectue au plus tard lors de la clture du ticket de caisse. Le ticket de caisse doit tre ouvert

Cliquez sur le bouton Facture

Lannuaire souvre
2 3

Recherchez le destinataire souhait. Pour plus de dtails, voir le tutoriel Cliquez sur le bouton pour annuler. valider pour enregistrer ou 3 sur le bouton

02 Lannuaire 2

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4.10. Rimprimer le dernier ticket


Vous pouvez rimprimer le dernier ticket cltur

Cliquez sur le bouton Rimprimer le dernier ticket

Le dernier ticket simprime nouveau

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4.13. Supprimer les tickets de caisse ouverts


Seuls les tickets non-clturs peuvent tre supprims. Avant de procder la suppression, il faut clturer tous les tickets valider.

Cliquez sur le bouton Supprimer tous les tickets de caisse ouverts

Confirmez la suppression des tickets de caisse vides

4 3

Confirmez la suppression des tickets non vides ou 4 cliquez sur Non pour ne supprimer que les tickets vides

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Optimizze supprime tous les tickets non-clturs, cest pourquoi il est conseill de clturer les tickets valider avant de supprimer les tickets dchets.

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4.14. Clture de caisse


3 1 2

1 2

Slectionnez lentreprise Encodez la date de dbut et de fin de la priode sur lesquelles porte la clture. Par dfaut, Cliquez sur licne calculer Optimizze calcule le montant encaiss par caisse
5

cest la date du jour 3

4 5

Dcochez les caisses qui ne seraient pas clturer. Cliquez sur le bouton clturer Un document simprime

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Tutoriel 05 : Les documents


Le module de gestion de documents vous permet de crer ou de modifier les types de documents qui vous sont accessibles (factures, bons de commande, offres, note de crdit, bons de livraison, etc.) Les types de documents dpendent du package choisi.

5.1. Crer un nouveau document


1 2 3

1 2 3

Slectionnez lentreprise, autrement dit la socit qui met le document Slectionnez le type de document crer, une facture par exemple Cliquez sur le champ Destinataire pour ouvrir un annuaire interne, louverture de la fentre

cet annuaire souvre automatiquement

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c
4

b a

Encodez les premiers caractres du nom du destinataire. Slectionnez le destinataire souhait en


pour slectionner le premier destinataire de la liste ou en double-cliquant dans cette liste

pressant la touche

Autre mthode
5

Slectionnez la socit souhaite en cliquant sur

ou slectionnez la socit et la

personne de contact par dfaut en cliquant sur


Slectionner un contact dans la liste et cliquez sur le contact par dfaut.

pour slectionner une autre personne que

b Cliquez sur pour accder la fiche destinataire c Selon le mme principe que la recherche dun destinataire dans lannuaire, il est possible de
rechercher un destinataire par code Alpha, code postal ou ville. Pour plus de dtails, voir le tutoriel 02 Lannuaire .

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Cliquez sur le bouton ajouter La fentre passe en mode dition , les boutons Valider temporairement
et annuler

apparaissent

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11

10 9 7 8

7 Encodez la description du document. Cette description vous permet didentifier le document, elle saffiche dans la colonne description de longlet rsum 8 9

Encodez lorigine du document, Optionnel exemple : votre appel du 25/03/2011 (facultatif) Encodez une remarque, Optionnel Cette remarque ne sera pas visible sur la facture
Le champ Date vous permet de modifier la date de cration du document. La date de cration dun document ne peut pas tre antrieure celle dun autre document valid.

10

Slectionnez lchance du document. Par dfaut, Optimizze choisi lchance dfinie dans la fiche du

destinataire 11

Cliquez sur le bouton Valider temporairement


Le mode brouillon validation temporaire permet de sauvegarder le contenu dun document et de le modifier par la suite. Le document doit ensuite tre valid dfinitivement. Pour plus de dtails, voir 5.9. Erreur ! Source du renvoi introuvable.. Une fois valid, le document nest plus modifiable.

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Optimizze passe sur longlet Dtails , cet onglet vous permet dencoder les lignes qui constitueront votre document (une facture dans notre exemple).

16

18

12

13

14

15

17

19

Pour encoder les lignes qui constitueront le dtail du document, tapez simplement le texte dans la description 12 . Ce champ description vous permet de taper plusieurs lignes de texte. Pour passer la ligne, pressez simplement la touche Enter Le champ remarque 13 vous permet dencoder une remarque qui (optionnellement) pourra tre imprime sur votre document (une facture dans notre exemple). Pour accder au champ remarque , 13 pressez la touche mme rsultat en cliquant sur ce champ laide de la souris. , vous pouvez obtenir le

Pressez nouveau

pour encoder la QTT 14

Pressez nouveau pour accder au champ Prix 15 qui vous permet dencoder un prix. Nous verrons plus tard comment utiliser les prix spcifis dans la fiche article
16

Cliquez sur le libell TVA pour changer le taux de la ligne en cours. Par dfaut, le taux de
1

TVA est celui qui est spcifi lors de la cration du document.

Slectionnez le nouveau taux de TVA

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h pour ne pas changer le taux de TVA i pour choisir le taux de TVA propre au document Cliquez sur TVA DOC
Cliquez sur annuler

Le champ 17 vous permet de spcifier une rduction valoir sur le prix encod, de telle sorte que votre destinataire puisse voir que le prix que vous lui proposez inclut une remise. Pour accder ce champ, presser nouveau la touche
Le cadre

g affiche le prix net (rduction comprise) de larticle k vous

Cocher la case rduction lorsque vous encodez le pourcentage de la ristourne dans une ligne permet dappliquer la rduction toutes les lignes de dtails suivantes. 18 Pour encoder une nouvelle ligne de dtails, cliquez sur le bouton ajouter pressez la touche flche vers le bas .

ou

=> Recommencez au point 12 . Vous pouvez encoder autant de ligne de dtail que vous le souhaitez
Remarques : Il est possible tout moment daccder directement un champ en cliquant dessus. La touche TAB permet de passer la colonne situe droite de la colonne en cours La touche SHIFT + TAB permet de retourner dans la colonne situe gauche de la colonne en cours. La touche flche vers le haut permet de remonter vers la ligne suprieure. La touche flche vers le bas permet de descendre vers la ligne infrieure. Si la ligne en cours est la dernire, une nouvelle ligne est cre. La case Multiligne permet dafficher une ou plusieurs lignes de dtail (retour la ligne inclus) si la case est coche. La colonne

f indique la faon dont lencodage t ralis

Encodage manuel signifie que le texte encod ne correspond aucun code article, rfrence fournisseur, code-barres ou N de lot. Le champ description est compos de simple texte. article Signifie quOptimizze a trouv un article correspondant votre encodage. code-barres Signifie que lencodage a t ralis depuis un scanner de code-barres numro de lot Signifie quOptimizze a identifi un N de lot correspondant a votre saisie. Il est galement possible dencoder une ligne de dtail sur base de la description dun article plutt que sur base du code Article. Dans ce cas, la description peut faire rfrence nimporte quelle langue prsente dans Optimzze. La dernire faon dencoder une ligne de dtail depuis la colonne description 12 se base sur la rfrence du fournisseur encode dans la fiche article. Le point 5.2. de ce tutoriel traitera en dtail la faon de procder lencodage dune ligne de dtail. 19

Cliquez sur longlet Rsum pour quitter ldition du document sans le valider. Pour

valider un document, voir 5.9. Erreur ! Source du renvoi introuvable.

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Le nouveau document a t ajout dans la liste, il est en mode brouillon

tant quil na pas t valid

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5.2. Les diffrentes manires dencoder un article dans un document 5.2.1. Crer un nouveau document
Voir dans ce tutoriel, 5.1 (point 1 6) Le document diter doit tre slectionn dans la liste.

Cliquez sur longlet dtails ou double-cliquez sur le document

Il y a 9 manires dencoder un article dans un document. Vous pouvez combiner ces manires dans le mme document.

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5.2.2. Encoder une ligne de dtail en utilisant le code article

1 2

1 Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage) 2

(si vous tes dj dans le

Encodez les premiers caractres du code article, par exemple DO

Un assistant affiche la liste des articles dont le code commence par les caractres que vous venez dencoder
b
3

Pressez sur larticle dsir

pour choisir le premier article prsent dans lassistant ou double-cliquez

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d
4

Vous constatez que la description de larticle b apparait dsormais dans la description de la table de dtail c Limage apparat maintenant dans la colonne d , cet icne vous indique que la ligne de dtail du document utilise un article. La description de larticle contenue dans la colonne c est devenue grise afin de vous indiquer que la description affiche est celle contenue dans larticle et nest pas directement modifiable Revenons maintenant en arrire et cliquons nouveau dans le champ description c Lassistant rapparait et vous montre larticle que vous avez choisi. Nous allons maintenant changer darticle en double-cliquant sur la 3eme ligne de lassistant
b

Vous constatez que la description reprise dans la colonne c a chang. Larticle slectionn est dsormais le nouvel article. Revenons nouveau en arrire et cliquons a nouveau dans le champ description c et tapons maintenant les caractres OLE . Votre saisie devient rouge, lassistant disparait. Le code tap dans la colonne c CHAIOLE ne correspond plus aucun code-article. La couleur rouge vous indique que votre saisie ne correspond aucune donne Pressez maintenant la touche le texte devient noir et dans la colonne d , limage suivante saffiche, indiquant que votre saisie est du texte et non plus un code article. Entrainez-vous crer un document avec plusieurs articles en utilisant les mthodes voques ci-dessus. Pour crer une nouvelle ligne, presser le bouton vers le bas
4

ou la touche flche

Compltez les autres champs de la ligne de dtail voir 5.1. Erreur ! Source du renvoi introuvable. Pressez pour passer la colonne suivante.

point 12 17.

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5.2.3. Encoder un article par le splitter darticle


Le splitter darticle vous permet de retrouver plus rapidement vos articles. Le splitter darticle dcoupe vos articles en sous articles chaque fois quun sparateur est rencontr dans le code article. Par dfaut, le sparateur est lespace. Par exemple, les codes articles suivant : CHAISE BLEU CHROME CHAISE BLEU BOIS CHAISE BLEU ALU CHAISE ROUGE CHROME CHAISE ROUGE BOIS CHAISE ROUGE ALU CHAISE VERTE CHROME Apparaitrons ainsi : CHAISE BLEU CHROME BOIS ALU ROUGE CHROME BOIS ALU VERTE CHROME BOIS ALU Il vous sera possible de drouler ou enrouler chacun des niveaux (bleu, rouge, vert) afin de choisir larticle prcis dont vous aurez besoin

3 4

a
1

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Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage) Encodez les premiers caractres du code article, exemple CHAI

(si vous tes dj dans le

Lassistant apparat, il affiche une arborescence dans sa partie droite Cliquez sur le dossier VERT afin de drouler/enrouler les niveaux infrieurs.
Si la liste est trop longue, utilisez lascenseur pour faire dfiler les sous-articles.

Double-cliquez sur le sous-article dsir Larticle sinsre dans le document

Compltez les autres champs de la ligne de dtail voir 5.1. Erreur ! Source du renvoi introuvable.
point 13 17.

Pressez

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5.2.4. Encoder un article par son code-barres


A condition que le code-barres ait t scann dans la fiche de larticle, vous pouvez encoder larticle dans un document en le scannant avec un lecteur de code-barres.

1 2

1 Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage) 2

(si vous tes dj dans le

Scannez le code-barres de larticle et pressez

. Vous pouvez galement encoder


montre que

manuellement le code-barres.

Le code-barres est remplac par la description de larticle, elle saffiche en mauve et


larticle a t encod en scannant son code-barres.

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Compltez les autres champs de la ligne de dtail, voir 5.1. Erreur ! Source du renvoi introuvable. Pressez pour passer la colonne suivante.

point 13 17.

=> Recommencez au point 1 pour encoder une autre ligne de dtail

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5.2.4.1. Mode Scanner


Pour acclrer encore lencodage, vous pouvez utiliser le mode Scanner . Pour ce faire, cliquez sur le bouton a reprsentant un lecteur de code-barres. Dsormais aprs chaque lecture de code-barres, la quantit est mise 1 et une nouvelle ligne est cre. Cela vous permet de scanner le contenu dun chariot sans lcher votre scanner. Pour quitter le mode Scanner , cliquez simplement nouveau sur le bouton a
Remarque : Le mode Scanner fonctionne galement pour les encodages par code-article

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5.2.5. Encoder larticle via sa description dans la fiche article

a
1

1 Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage) 2 respectant la ponctuation et les majuscules.

(si vous tes dj dans le

Encodez les premiers caractres de la description de larticle, par exemple Doudou en


a Remarque : la recherche darticle via la description est multilingue.

Pressez pour slectionner le premier article de la liste ou double-cliquez sur la description de larticle recherch Larticle sinsre dans le document

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Compltez les autres champs de la ligne de dtail voir 5.1. Erreur ! Source du renvoi introuvable. Pressez pour passer la colonne suivante.

point 13 17.

=> Recommencez au point 1 pour encoder une autre ligne de dtail

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5.2.6. Encoder larticle via sa rfrence fournisseur


La rfrence fournisseur est spcifie dans la fiche article.

Rfrence fournisseur

a
3

Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage)
2

(si vous tes dj dans le

Encodez les premiers caractres de la rfrence fournisseur de larticle, la description devient de couleur rose afin de signaler lutilisateur que la saisie correspond une rfrence fournisseur

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Un nouvel assistant vous permet didentifier votre article en reprenant en colonne a , la rfrence du fournisseur, en colonne b , le code article, en colonne c , la description de larticle et en colonne d , le fournisseur de larticle.
Un mme article peut avoir plusieurs fournisseurs et donc des rfrences fournisseurs diffrentes.

Pressez pour slectionner le premier article de la liste ou double-cliquez sur la rfrence fournisseur de larticle recherch Larticle sinsre dans le document

Compltez les autres champs de la ligne de dtail voir 5.1. Erreur ! Source du renvoi introuvable. Pressez pour passer la colonne suivante.

point 13 17.

=> Recommencez au point 1 pour encoder une autre ligne de dtail

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5.2.7. Encoder un article par un numro de lot

1 Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage) 2

(si vous tes dj dans le

Encodez le numro dun lot o est stock larticle. Par exemple, 5. Un nouvel assistant apparat. Il contient une table qui reprend en colonne a , le numro du

lot, en colonne b , le nom du fournisseur, en colonne c , le code de larticle quil contient, en colonne d , la description de larticle, en colonne e , la quantit en stock et en colonne f , un information sur le stock.
Remarque importante : Il existe une priorit de saisie dans le champ description. Optimizze recherche dabord le N de lot, ensuite le code article, ensuite la rfrence fournisseur 3

Pressez

pour slectionner larticle

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5.2.8. Encoder larticle via le module de recherche darticles

1 Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage) 2

(si vous tes dj dans le

Cliquez sur le bouton Recherche darticle La fentre Recherche rapide darticle souvre

Recherchez larticle avec les outils de la fentre. Pour plus de dtails, voir le

tutoriel 06 Module de recherche avance darticles .

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Larticle sinsre dans le document

Compltez les autres champs de la ligne de dtail voir 5.1. Erreur ! Source du renvoi introuvable. Pressez pour passer la colonne suivante.

point 13 17.

=> Recommencez au point 1 pour encoder une autre ligne de dtail

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5.2.9. Encoder larticle via la fiche article

Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage)
2

(si vous tes dj dans le

Cliquez sur le bouton Fiche signaltique de larticle Lcran article souvre


4 3

3 4

Recherchez larticle. Pour plus de dtails, voir le tutoriel 03 Les articles . Fermez la fentre

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Larticle sinsre dans le document

Compltez les autres champs de la ligne de dtail voir 5.1.Erreur ! Source du renvoi introuvable. Pressez pour passer la colonne suivante.

point 13 17.

=> Recommencez au point 1 pour encoder une autre ligne de dtail

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5.2.10. Encoder larticle via lHistorique article /destinataire

1 Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage) 2

(si vous tes dj dans le

Cliquez sur le bouton Historique des articles dj commands chez ce destinataire

La fentre articles favoris du destinataire souvre


3 4 5

3 4

Encodez le code article de larticle recherch ou slectionnez-le dans la liste Cliquez sur le bouton valider ou 5 sur le bouton annuler

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Larticle sinsre dans le document

Compltez les autres champs de la ligne de dtail voir 5.1. Erreur ! Source du renvoi introuvable. Pressez pour passer la colonne suivante.

point 13 17.

=> Recommencez au point 1 pour encoder une autre ligne de dtail

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5.2.11. Crer rapidement un article


Il est possible de crer rapidement un article

Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage)
2

(si vous tes dj dans le

Cliquez sur le bouton Cration rapide dun article Lassistant de cration rapide darticle souvre

9 3 4 5

10

7 8

3 4 5 6 7 8

Encodez le code article Encodez la description courte Encodez la description longue Slectionnez la famille et les sous-familles auxquelles larticle appartient Slectionnez lunit de larticle Slectionnez le taux de TVA applicable larticle

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Cliquez sur le bouton valider

ou 10 sur le bouton annuler

Larticle a t cr

10

11

Pressez

pour slectionner larticle dans lassistant

12

12

Compltez les autres champs de la ligne de dtail voir Erreur ! Source du renvoi introuvable. Erreur ! Pressez pour passer la colonne suivante.

Source du renvoi introuvable. point 13 17.

=> Recommencez au point

pour encoder une autre ligne de dtail

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5.2.12. Encoder un article dynamique


Les articles dynamiques vous permettent de personnaliser la date et/ou la description de larticle au moment o vous encodez celui-ci dans votre document. Les articles dynamiques se crent dans la fiche article. Pour plus de dtails, voir le tutoriel 3.1. Crer un article .

5.2.12.1 Article dynamique / Date

1 2

Crez une nouvelle ligne en cliquant sur le bouton ajouter champ description vous pouvez commencer votre encodage)
2 tutoriel 5.2. Les diffrents manires dencoder un article dans un document

(si vous tes dj dans le

Encodez larticle dynamique selon la manire que vous souhaitez. Pour plus dtails, voir le Dans cet exemple, nous encoderons larticle dynamique via son code article. Pour plus dtails,

voir le tutoriel 5.2.2. Encoder une ligne de dtail en utilisant le code article 3 Pressez larticle recherch

pour slectionner le premier article de la liste ou double-cliquez sur

Un assistant vous permet de personnaliser la date de votre article


6 5

4 4 5

Encodez la date souhaite. Par dfaut, Optimizze suggre la date du jour Cliquez sur le bouton valider Larticle sinsre dans le document ou 6 sur le bouton annuler

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Compltez les autres champs de la ligne de dtail voir 5.1. Erreur ! Source du renvoi introuvable. Pressez pour passer la colonne suivante.

point 13 17.

=> Recommencez au point 1 pour encoder une autre ligne de dtail

5.2.12.2 Article dynamique / Description

Suivez les instructions de 1 3 donnes dans le tutoriel ci-dessus 5.2.12.1 Article dynamique / Date Un assistant vous permet de personnaliser la description de votre article

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5.3. Modifier len-tte dun document


Seuls les documents en mode brouillon peuvent tre modifis. Len-tte du document concerne les tapes 1 10 de la cration dun document. Seuls les points 7 10 peuvent tre modifis. Modifier le type de document est impossible. Le document doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton modifier

a
2

Compltez ou corrigez les donnes. Description, origine, remarque, chance


a Le destinataire peut aussi tre modifi, mais Optimizze devra adapter les paramtres du document

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Cliquez sur le bouton Validation temporaire pour annuler

pour valider ou 4 cliquez sur le

bouton

Le document a t modifi

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5.4. Modifier le dtail dun document

Rappel : Seuls les documents en mode brouillon La touche

peuvent tre modifis

permet de passer la colonne situe droite de la colonne en cours

Les touches shift + permettent de passer la colonne gauche de la colonne en cours La touche flche vers le bas permet de passer la ligne infrieure ou de crer une nouvelle ligne si le curseur tait dans la dernire ligne. La touche flche vers le haut permet de remonter vers la ligne suprieure.

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5.4.1. Insrer une ligne


La ligne sous la ligne insrer doit tre slectionne

Cliquez sur le bouton Insrer une ligne La nouvelle ligne t insre

Vous pouvez encoder un article ou du texte

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5.4.2. Modifier lordre des articles


La ligne dplacer doit tre slectionne

Cliquez sur une des flches La ligne slectionne a t dplace

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5.4.3. Supprimer des lignes


La ligne supprimer doit tre slectionne

Cliquez sur le bouton supprimer

Confirmez la suppression

La ligne a t supprime

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5.5. Adresser le document une personne de contact


1

Cliquez dans le champ Socit pour introduire le nom du destinataire, un annuaire interne la

gestion des documents souvre

4 2

2 3

Encodez les premiers caractres du nom du destinataire. Slectionnez le destinataire souhait


a La liste des personnes de contact propres ce destinataire saffiche

Slectionnez la personne de contact et cliquez sur

5.6. Supprimer un document en mode brouillon


Les documents en mode brouillon sont les seuls documents qui peuvent tre supprims. Eventuellement, les documents valids peuvent tre bloqus voir 5.10. Erreur ! Source du renvoi introuvable. . Le brouillon supprimer doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton supprimer

Confirmez la suppression

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Le document a t supprim

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5.7. Relier un document un dossier


Un dossier permet de regrouper les lments (documents, destinataire, articles) qui relvent dun mme projet. Le document en mode brouillon doit tre slectionn

Cliquez sur le bouton modifier

Cliquez sur le bouton Dossier / Projet

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La fentre de gestion des dossiers souvre


3

2 3

Slectionnez le dossier o insrer le document Cliquez sur le bouton valider Optimizze mentionne que le document appartient au dossier Sport lcole
4

Cliquez sur le bouton Valider temporairement

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5.8. Encoder une lettre jointe


Le document auquel joindre la lettre doit tre slectionn.

Cliquez sur longlet

Encodez le contenu de votre courrier

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Lorsque vous revenez sur longlet Rsum , courrier joint.

vous indique que le document a un

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5.9. Valider dfinitivement un document


Valider dfinitivement un document empche la modification ultrieure de celui-ci. Les stocks et la comptabilit seront mis jour. La validation est dfinitive, il est donc conseill de vrifier le document avant. Un document valid ne peut plus tre supprim. Le document valider dfinitivement doit tre slectionn dans la liste

Cliquez sur le bouton Validation dfinitive Le document est valid. Il porte un autre numro et mode brouillon
a t remplac par impay sil a

sil na pas t rgl mais nest pas en retard, en retard t rgl.

sil y a un retard de paiement, en ordre

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Le document simprime

Autre mthode
Le document valider doit tre ouvert
1

Cliquez sur le bouton Validation dfinitive Le document a t valid

Le document simprime

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5.10. Bloquer un document


Bloquer un document valid vous permet dannuler les effets (sur les stocks, par exemple) de ce document. Pour rappel, il est impossible de supprimer un document, une fois quil a t valid dfinitivement. Si les lots impliqus par ce document ont subi dautres actions, le blocage du document sera impossible. Le document bloquer doit tre slectionn

Cliquez sur le bouton Bloquer

Confirmez le blocage

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Le document a t bloqu. Son icne est maintenant document bloqu

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5.11. Transfrer un document


Le transfert de document vous permet de reprendre les informations dun ou plusieurs documents valids dans un nouveau document. Par exemple, ractualiser une offre qui a expir, reprendre le contenu dune offre dans une facture, dune facture dans une note de crdit, etc. Rappel : Les types de documents dpendent du package choisi.

2 1

Slectionnez le document transfrer. Pour tre transfr, un document ne peut pas tre en mode
.

brouillon 2

Cliquez sur le bouton Transfert de document La fentre de transfert souvre


4 5

3 4

Slectionnez la rgle de transfert dsire. Par exemple, transfrer loffre en facture Cliquez sur le bouton valider pour excuter le transfert

Pour renoncer, 5 cliquez sur annuler

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Le transfert est effectu

indique que le document est issu dun transfert

indique que le document a t transfr vers un autre document

Pour aller plus loin dans les transferts (fusion de documents, chane de transferts, actualisation des prix et taux de change, etc.), consulter le tutoriel 07 Les Transferts .

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5.12. Importer un panier


Ce module nest pas disponible dans la version Easy-Optimizze, veuillez contacter votre distributeur pour plus dinformation sur ce module.

5.13. Encaisser un acompte


Encaisser un acompte vous permet dencoder les paiements reus pour chaque document. Le document concern par lacompte doit tre slectionn

Cliquez sur le bouton encaisser un acompte

La fentre de rception dun acompte souvre

1 2

Encodez le montant reu Encodez une rfrence pour le paiement (optionnel)

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Autre mthode

Cliquez sur le pourcentage du montant reu

Autre mthode
3 4

Encodez le montant reu par mode de paiement

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2 3

Encodez une rfrence (optionnelle) Cliquez sur le bouton pour valider ou 4 sur le bouton pour annuler

Le solde du document est actualis

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5.14. Rechercher un document 5.14.1. Rechercher un document avec le contenu de len-tte


1 2 3

1 2

Slectionnez le facturant Slectionnez le type de document

3 Cliquez dans le champ Socit pour introduire le nom du destinataire, un annuaire interne la gestion des documents souvre. Pour plus de dtails, voir le tutoriel 5.1. Crer un nouveau document 4

Slectionnez le document recherch dans la liste

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5.14.2. Rechercher un document avec le contenu des lignes de dtails


Cet outil de recherche permet de retrouver un document prcis dans une liste de documents du mme type, grce son contenu. Par exemple, retrouver une facture contenant larticle Cahier Atoma parmi toutes les factures adresses au destinataire Papeterie Michaux . Il peut tre utilis en complment de loutil prcdent. Le facturant, le type de document et le destinataire doivent tre slectionns

Cliquez sur le bouton Rechercher le contenu dune ligne de dtails Lcran de recherche souvre
3 4 2 2 2

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2 Choisissez un mode de recherche : Recherche stricte, ignorer la casse ou recherche phontique 3 4 5

Encodez les caractres rechercher Cliquez sur le bouton Lancer la recherche Slectionnez un des rsultats
a Vous indique le contenu complet de la ligne de dtails
vous permet de nettoyer la table avant de lancer une nouvelle recherche. Si vous ne lutilisez pas, les rsultats des nouvelles recherches sajouteront aux rsultats des recherches prcdentes.

b Le bouton vider la table

c Le bouton Imprimer
6

vous permet dimprimer les rsultats de votre recherche

Cliquez sur le bouton atteindre le document Le document recherch est en surbrillance

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5.14.3. Rechercher un document par son identifiant


Lidentifiant est un numro unique didentification interne au logiciel Optimizze. Cet identifiant est repris sur limpression du document.

Cliquez sur le bouton recherche par identifiant ou numro de document Lassistant de recherche souvre

3 2

2 3

Encodez lidentifiant du document recherch Cliquez sur le bouton atteindre le document

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Le document recherch est en surbrillance

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5.14.4. Rechercher un document par son numro


Le numro dun document est un numro squentiel qui apparat dans la premire colonne du tableau de longlet rsum. Le numro dun document peut changer : en mode brouillon, son numro est par exemple 90.000.630 et une fois valid dfinitivement, son numro devient 56.375, par exemple. Ce numro simprime sur le document.

N du document

Cliquez sur le bouton recherche par identifiant ou numro de document Lassistant de recherche souvre

2 3 4 5

2 3 4 5

Slectionnez le facturant

Slectionnez le type de document recherch. Le mme numro peut dsigner deux documents de types diffrents, par exemple, une facture et un bon de livraison, qui ne seront pas ncessairement lis. Encodez le numro du document recherch Cliquez sur le bouton atteindre le document

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Le document recherch est en surbrillance

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5.14.5. Rechercher un document par son dossier


1

Cliquez sur le bouton recherche par identifiant ou numro de document Lassistant de recherche souvre

Cliquez sur le bouton ouvrir le dossier de recherche

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La fentre de gestion des dossiers souvre

5 3 7 4 6

3 4 5 6 7

Encodez les premiers caractres du nom du dossier en respectant les majuscules et la ponctuation. Slectionnez le dossier Slectionnez documents pour trier par documents Slectionnez le document recherch Cliquez sur le bouton atteindre le document
a Le bouton imprimer
vous permet de visualiser et dimprimer le document slectionn.

Le document recherch est en surbrillance

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5.15. Crer un modle de document


Les modles vous permettent dutiliser un document comme base pour crer dautres documents. Pour servir de base, un document doit avoir t valid dfinitivement. Un document ne peut servir de modle que pour des documents du mme type : une facture sera un modle pour dautres factures, une offre pour dautres offres, etc. Le document qui sert de base doit tre slectionn

Cliquez sur le bouton ajouter aux modles

Confirmez lutilisation du document comme modle

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2 3

Encodez la nouvelle description du modle (optionnel) Cliquez sur le bouton Le modle a t cr pour valider

a b

Le bouton atteindre le document modle

vous permet datteindre le document qui a servi de base au

b Le bouton c Le bouton

vous permet de crer un nouveau document partir du modle slectionn vous permet de supprimer un modle

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5.16. Crer un document partir dun modle


Le modle utiliser doit tre slectionn Cliquez sur le bouton crer un nouveau document partir du modle

Lannuaire souvre
2

Slectionnez le destinataire du nouveau document. Pour plus de dtails, voir le tutoriel 02 Cliquez sur le bouton valider

Lannuaire . 2

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Le nouveau document a t cr en mode brouillon dans la liste des documents du destinataire choisi. Vous pouvez le modifier et le complter votre guise.

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5.17. Rechercher les articles fournis par destinataire


La recherche des articles fournis par destinataire permet de lister tous les articles fournis par le fournisseur choisi. La liste ne tient pas compte du type de document en cours mais se base sur les entres en stock pour le fournisseur slectionn. Le facturant et le destinataire doivent tre slectionns

Cliquez sur le bouton liste des articles fournis par destinataire Lassistant de recherche souvre

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2 3

Cliquez sur le menu droulant

Slectionnez Liste de tous les articles ayant pour fournisseur pour voir tous les articles de ce fournisseur

Autre mthode
Slectionnez Liste des articles actifs ayant pour fournisseur pour ne voir que les articles actifs de ce fournisseur
3

Autre mthode
Slectionnez Liste des articles dclasss ayant pour fournisseur pour ne voir que les articles dclasss de ce fournisseur
a Le bouton vous permet dimprimer la liste des articles existants chez TOUS les fournisseurs pour le facturant spcifi et le document en cours b Le bouton vous permet dimprimer la liste des articles pour le fournisseur en cours. 3

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Tutoriel 06 : Module de recherche avance darticles


Ce module vous propose plusieurs mthodes pour retrouver des articles. Il est accessible partir de plusieurs fentres via le bouton recherche de stock . Par exemple, les articles, les documents, la

6.1. Recherche rapide


La recherche rapide permet de faire une recherche des descriptions darticles commenant par les caractres encods. Cette recherche se fait au travers de toutes les langues. Elle tient compte des majuscules et de la ponctuation.

3 1

1 2

Encodez les premires lettres de la description de larticle, en respectant les majuscules et la Slectionnez larticle recherch, avec les flches haut et bas de votre clavier

ponctuation

3 Cliquez sur le bouton valider pour utiliser larticle slectionn ou accder sa fiche, en fonction de la fentre partir de laquelle vous utilisez cet outil (documents, articles, recherche de stock)

Ou 4 cliquez sur le bouton

pour annuler

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6.2. Recherche avance


La recherche avance permet de trouver un article dont la description contient les caractres encods.

3 1 2

1 2

Encodez un groupe de lettres contenues dans la description de larticle

Slectionnez les critres de recherches (rigoureuse ; ignorer la casse ; ignorer la casse, les espaces et la ponctuation ; recherche phontique) Ignorer la casse, les espaces et la ponctuation est coch par dfaut pour faciliter la recherche.
3 4 5

Cliquez sur le bouton lancer la recherche Slectionnez larticle recherch, avec les flches haut et bas de votre clavier

Cliquez sur le bouton valider pour utiliser larticle slectionn ou accder sa fiche, en fonction de la fentre partir de laquelle vous utilisez cet outil (documents, articles, recherche de stock) Ou 6 cliquez sur le bouton pour annuler

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6.3. Rfrence fournisseur


La recherche par rfrence fournisseur permet de rechercher les articles sur base de la rfrence fournisseur encode dans la fiche article

3 1

1 2 3

Encodez les premiers caractres de la rfrence fournisseur, en respectant les majuscules et la Slectionnez larticle recherch

ponctuation

pour utiliser larticle slectionn ou accder sa Cliquez sur le bouton valider fiche, en fonction de la fentre partir de laquelle vous utilisez cet outil (documents, articles, recherche de stock) Ou 4 cliquez sur le bouton pour annuler

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6.4. Prix et Stock


La recherche par prix et stock permet de trouver les diffrents prix et la disponibilit en stock des articles sur base de plusieurs critres de recherche.
2 1 a b c d 3

Encodez les premiers caractres du code article, dans cet exemple on affichera tous les articles pour afficher dans la table de droite la slection sur base du

2 Cliquez sur le bouton code article (optionnel) 3

Cliquez sur le bouton afficher les prix et stock


a Cochez la case uniquement en stock pour ne rechercher que les articles disponibles en stock b Cochez la case tris par QTT pour appliquer un filtre sur les quantits des articles disponibles en
stock (de la plus petite quantit la plus grande) Cochez la case tris par prix pour appliquer un filtre sur les prix des articles (du moins cher ou plus cher)

d Cochez la case tris par article pour appliquer un filtre sur lordre alphabtique des codes articles
(de A Z) Ces remarques sont valables pour les deux autres mthodes de recherche expliques ci-dessous

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La recherche des prix et de la disponibilit en stock sur base du code article saffiche
a 5 4

Cochez la case pour afficher dautres prix en plus du prix standard. La case standard est coche par dfaut

Cliquez sur le bouton valider pour utiliser larticle slectionn ou accder sa fiche, en fonction de la fentre partir de laquelle vous utilisez cet outil (documents, articles, recherche de stock) Ou 5 cliquez sur le bouton pour retourner lcran de recherche

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Autre mthode
2

Slectionnez une famille et/ou une sous-famille en cliquant sur le menu droulant correspondant
2 Cliquez sur le bouton pour afficher dans la table de droite la slection sur base des familles et sous-familles (optionnel) 3

Cliquez sur le bouton afficher les prix et stock La recherche des prix et de la disponibilit en stock sur base des familles darticle saffiche
5 4

4 Cliquez sur le bouton valider pour utiliser larticle slectionn ou accder sa fiche, en fonction de la fentre partir de laquelle vous utilisez cet outil (documents, articles, recherche de stock)

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Ou 5 cliquez sur le bouton

pour retourner lcran de recherche

Autre mthode

5 1

3 4

1 2 3 4 5

Cochez la case souhaite pour activer un filtre de recherche darticles Slectionnez dans le menu droulant le critre choisi Slectionnez la socit, votre socit, une filiale, propritaire du stock (optionnel) Slectionnez une action sur le stock (optionnel) Cliquez sur le bouton afficher les prix et stock La recherche des prix et de la disponibilit en stock sur base des critres choisis saffiche
7 6

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Cliquez sur le bouton valider pour utiliser larticle slectionn ou accder sa fiche, en fonction de la fentre partir de laquelle vous utilisez cet outil (documents, articles, recherche de stock) Ou 7 cliquez sur le bouton pour retourner lcran de recherche

Remarques : Pour optimiser limpression des donnes, il est possible dimprimer des articles en les triant sur base dun critre slectionn

f Cochez la case souhaite pour appliquer un tri sur base du critre choisi g Le bouton h Le bouton i
Le bouton permet dexporter la liste des articles recherchs dans un fichier texte permet davoir un aperu de la liste des articles recherchs permet dimprimer la liste des articles recherchs

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Tutoriel 07 : Les Transferts


Le transfert de document vous permet de reprendre les informations dun ou plusieurs documents valids dans un nouveau document. Par exemple, ractualiser une offre qui a expir, reprendre le contenu dune offre dans une facture, dune facture dans une note de crdit, etc. Rappel : Les types de documents dpendent du package choisi.

7.1. Statut du transfert


Ce document a t transfr Ce document est issu dun transfert Ce document est issu dun transfert et a t transfr Avec les transferts, vous pouvez constituer de vritables chanes de documents : une offre gnre un bon de commande qui gnre une facture, etc.

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7.2. Transfrer un document

2 1

Slectionnez le document transfrer. Pour tre transfr, un document ne peut pas tre en mode
.

brouillon 2

Cliquez sur le bouton Transfert de document La fentre de transfert souvre


4 5

Slectionnez la rgle de transfert dsire. Par exemple, transfrer loffre en offre. Pour configurer une Cliquez sur le bouton valider pour excuter le transfert

rgle de transfert, voir 7.5.Les rgles de transfert 4

Pour renoncer, 5 cliquez sur annuler

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Le transfert est effectu

indique que le document a subi un transfert indique que le

b Une nouvelle offre a t cre partir de notre offre. Elle est en mode brouillon et
document est issu dun transfert.

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7.3. Fusionner des documents


Fusionner des documents consiste transfrer deux documents ou plus, dans un seul nouveau document. Rappel : pour tre transfr, un document ne peut pas tre en mode brouillon Un des documents fusionner doit tre slectionn

Cliquez sur le bouton Transfert de document

1 Choisissez la rgle de transfert. Cette rgle doit autoriser la fusion. Nous allons fusionner deux offres en factures. Pour configurer une rgle de transfert, voir 7.5.Les rgles de transfert

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La fentre sagrandit pour permettre une fusion

6 4

c a
3

2 3

Slectionnez un document supplmentaire dans la liste des documents, ici, les offres pour ce Cliquez sur le bouton ajouter pour ajouter le document la liste des documents

destinataire

fusionner a
b Les documents qui ont t ajouts cette liste sont surligns en jaune

=> Recommencez au point 2 pour ajouter un autre document


Pour supprimer un document de la liste de documents fusionner

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a Slectionnez le numro du document dans la liste c Cliquez sur le bouton supprimer

d d Confirmez le retrait de la liste


4 Slectionnez le document initial dans la liste droulante. Le document initial est le document dont la description sera reprise et dont le contenu apparatra en premier dans le nouveau document. 5

Cliquez sur le bouton valider

pour excuter le transfert

Pour renoncer, 6 cliquez sur annuler Dans les offre du destinataire, Optimizze a cr une nouvelle offre avec les deux offres

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7.4. Historique des documents transfrs


Cet historique vous permet non seulement de consulter les chanes de transfert des documents mais aussi de naviguer vers les autres documents de la chane.

1 2

Slectionnez un document source ou issu dun transfert ( Cliquez sur le bouton Historique des documents transfrs

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Lhistorique souvre
4

Vous voyez toute la chane de transfert qui implique le document


3 4

Slectionnez un des documents de la chane, par exemple la facture Cliquez sur le bouton aller au document Optimizze affiche lcran o se trouve le document, le document demand est slectionn.

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Tutoriel 08 : La fentre Documents


8.1. Onglet Rsum
1 2 3 5 6 10 9 8 11 4 7 12

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14 13 15

16

17

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1 2 3

Facturant : la socit qui met le document Type de document, ce choix dtermine quels documents sont affichs dans la table Destinataire du document
Les flches permettent de passer au destinataire suivant/prcdent permet daccder lannuaire pour rechercher un destinataire Le champ indique le destinataire slectionn et permet den rechercher un autre

4 5 6 7 8 9

Date du document slectionn Taux de TVA dapplication pour le document slectionn Devise du document slectionn Echance du document slectionn Nom du dossier auquel est reli le document slectionn Les boutons dactions disponibles pour le document slectionn.
permet daccder la recherche des documents permet de visualiser et dimprimer le document permet de modifier le document permet dajouter un nouveau document permet de valider temporairement la cration dun document permet dannuler la cration dun document permet de valider dfinitivement un document permet dencoder un paiement pour le document

10 11

Rduire

ou quitter

la fentre

Rcapitulatif du chiffre daffaire (hors taxe) pour le destinataire et le type de document slectionns. Ce cadre tient compte des montants totaux des documents et non des soldes payer.
CA Total reprsente la somme des montants hors taxe de tous les documents lexception des documents bloqus ( ). Non chu reprsente la somme des montants des documents qui nont pas encore t entirement rgls ). mais dont lchance nest pas encore tombe ( Impays reprsente la somme des montants des documents qui nont pas encore t entirement rgls et dont lchance est dpasse ( 12 13 14 15 16 ).

Crdit de paiement dont le destinataire dispose Description du document slectionn Origine du document slectionn, seulement visible en mode cration ou dition Remarques du document slectionn Les remarques ne seront pas visibles sur le document Table des documents
a indique le numro du document b indique la version du document La colonne c indique par licne La colonne si le document comporte une lettre jointe
La colonne

d reprend la date de cration du document e reprend la date dchance du document La colonne f indique le statut du document : La colonne
La colonne mode brouillon pour les documents qui ne sont pas encore dfinitivement valids

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non chu encore tombe impay en ordre bloqu Back order

pour les documents valids, pas encore pays mais dont lchance nest pas pour les documents valids, pas encore pays et dont lchance est tombe pour les documents valids et pays pour les documents qui ont t bloqus ou neutraliss pour les documents qui nont t livrs quen partie

g reprend le montant du document La colonne h reprend le solde payer pour le document La colonne
La colonne La colonne

i j

reprend la devise qui sapplique au document reprend la description du document indique que le document a t transfr indique que le document est issu dun transfert indique que le document est issu dun transfert et a t transfr

k indique limplication du document dans une chane de transfert La colonne

17

Boutons des actions possibles sur le document slectionn


permet de limiter laffichage des documents dans la table partir de lanne slectionne. permet de nafficher que les documents qui ont le statut permet de transfrer le document slectionn permet dimporter un panier dans le document slectionn permet daccder lhistorique des transferts du document slectionn permet dajouter le document aux modles permet de supprimer le document slectionn permet de bloquer (neutraliser) le document slectionn permet de rechercher un document partir de son contenu Accs la liste des articles fournis par le destinataire slectionn (le destinataire doit tre renseign comme fournisseur pour un article)

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8.2. Onglet dtails


Cet onglet permet de consulter et de modifier (pour les documents en mode brouillon), le dtail du document slectionn. Pour plus de dtails, voir le tutoriel 05 les documents points 5.1 et 5.2

5 7 6

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1 2 3

Assistant pour la saisie des articles Cocher la case Multiligne permet le retour la ligne dans une ligne de dtails Ligne de dtail dun document
a Indique le mode dencodage de la ligne de dtail
encodage dun article par code article, description, code fournisseur ou outil de recherche encodage dun texte encodage en scannant le code-barres encodage dun numro de lot

Boutons daction sur le contenu


permet dinsrer un ligne au-dessus de la ligne slectionne ajoute une ligne permet daccder aux fiches article pour rechercher un article permet daccder lhistorique des articles utiliss par ce destinataire pour rechercher un article Permet de consulter les stocks de larticle permet daccder au module de recherche avance darticles permet daccder lassistant dencodage permet daccder lassistant de cration rapide dun article permet de supprimer la ligne slectionne

permet de dplacer la ligne slectionne vers le haut ou vers le bas 5 6 7

Affiche le prix net de larticle dans la ligne slectionne Permet dappliquer la rduction toutes les lignes de dtails suivantes Active le mode dencodage Scanner

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8.3. Onglet Brouillons


Cet onglet affiche la liste de tous les documents en mode brouillons (tous destinataires confondus) pour le type de document slectionn

1 2

Type de document Liste des documents


a Indique le nom du destinataire du document b indique le numro du document La colonne c indique la date de cration du document La colonne
La colonne

d indique la date dchance du document e indique le statut du document, ici ce sont tous des brouillons La colonne f indique le montant du document La colonne
La colonne

g indique la devise applique au document h indique la description du document La colonne


La colonne

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8.4. Onglet Modles


Cet onglet reprend la liste des modles disponibles pour le type de document slectionn

3 4

1 2 3 4 5

Type de document Liste des modles disponibles pour ce type de document Permet datteindre le document qui a servi de base au modle Permet de crer un nouveau document partir du modle slectionn Permet de supprimer le modle slectionn

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8.5. Onglet Courrier


Cet onglet permet de crer un courrier joindre au document slectionn

4 3

1 2 3 4

Permet dinsrer le courrier par dfaut correspondant au type de document Permet dencoder le contenu du courrier Boutons de traitement de texte Permet de supprimer le courrier

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Tutoriel 11 : Stock consultation dun stock


Le module de recherche par stock vous permet de consulter les quantits dans un stock.

11.1. Rechercher un article


1 2 3

h
1 2 3

Slectionnez le propritaire de stock Slectionnez le stock consulter Encodez les premiers caractres du code article La liste des articles se positionne sur les articles dont le code commence par ces caractres

Vous pouvez consulter les quantits disponibles en stock


a Le bouton b c
vous permet de rimprimer une tiquette pour larticle slectionn

Le bouton vous permet de rendre indisponible larticle slectionn dans les autres stocks. Les quantits prsentes dans les autres stocks ne seront visibles que dans linventaire. Le bouton slectionns vous permet de rimprimer le bordereau de rception pour larticle et le lot

d Le bouton vous permet dimprimer ltat des stocks pour le stock slectionn. e reprend la rpartition des quantits en stock entre les lots. Les lots sont relis leur La table
fournisseur. Cocher la case Montrer les lots vides permet de remplacer les lots de la table lots vides

e par la liste des

La table reprend lhistorique du lot slectionn (table ). Dans cet exemple, le lot 1031 qui contient un doudou bleu zouky, a t cre par le bon de commande 1 et la chaise a t rendue disponible par une rception 15h11 le 02/02/2012.

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Les caractres de la colonne indiquent le statut du lot. + ou - incrmente ou dcrmente un lot C cration du lot (en attente de livraison) D rceptionn par le magasinier S mis en stock sans passer par le magasinier R en attente de livraison mais cr sur un numro de lot au lieu dun code article V lot puis I valeur du stock remis jour par inventaire E lot effac P prix modifi la rception (module de mise jour du prix) M dplacement du lot A en attente de fabrication F en fabrication 0 annulation du document N substitution dun article par un autre $ recalcule le prix du lot du produit Vous pouvez consulter la lgende prsente ci-dessus dans Optimizze en cliquant sur

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11.2. Mettre les quantits minimales, idales et maximales dun article zro pour le stock slectionn
Les quantits minimales, idales et maximales sont dfinies dans la fiche article et permettent de grer les commandes automatiques. Ces quantits peuvent aussi tre dfinies par stock. Si aucune information concernant les quantits minimales, idales et maximales nest spcifie par stock, Optimizze reprend les valeurs contenues dans la fiche article. Larticle corriger doit tre slectionn
1

Cliquez sur le bouton pour mettre les quantits minimales, idales et maximales de larticle slectionn zro dans ce stock

Confirmez la modification

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Les quantits minimales, idales et maximales sont mises zro pour larticle slectionn

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11.3. Reprendre les quantits minimales, idales et maximales de la fiche articles pour ce stock
Larticle corriger doit tre slectionn
1

Cliquez sur le bouton pour reprendre les quantits minimales, idales et maximales dfinies dans la fiche de larticle slectionn.

Confirmez la modification

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Les quantits minimales, idales et maximales de la fiche de larticle slectionn sont utilises.

Pour tre averti par post-it lorsque le stock dun article atteint une des valeurs minimales, idales ou maximales, cochez la case correspondante.

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Tutoriel 12 : Stock avanc Recherche de la quantit en stocks


Le module de recherche de la quantit en stocks vous permet de consulter la quantit disponible pour un article entre tous les stocks dun propritaire

12.1. Rechercher par le code article


1 2

1 2

Slectionnez le propritaire de stock Encodez les premiers caractres du code article, Optimizze suggre une liste darticles
a le module de recherche avance darticle, pour plus b les fiches articles, pour plus de dtails voir le tutoriel 06 module de recherche avance darticles ou
Vous pouvez rechercher galement larticle avec de dtails voir le tutoriel 03 Les articles .

Double-cliquez sur larticle recherch

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Les quantits disponibles en stock saffichent

a Indique la quantit disponible dans les stocks modifiables b Indique la quantit disponible dans les stocks consultables c Indique la quantit en commande mais par encore rceptionne d Indique le total de la quantit disponible dans les stocks e Indique la quantit des lots rservs f reprend la rpartition de la quantit disponible entre les stocks La table
La table reprend la rpartition des quantits en stock entre les lots. Les lots sont relis leur fournisseur. Cochez la case Afficher les lots vides permet de remplacer les lots de la table lots vides

g par la liste des

La table reprend lhistorique du lot slectionn (table ). Dans cet exemple, le lot 1031, qui contient 35 doudou bleu zouky, a t cre par le bon de commande 1, 40 doudous ont t rendues disponibles par une rception 15h11 le 02/02/2012 et le lot (et donc aussi le stock) a t dcrment de 5 doudous par la facture numro 3. Les caractres de la colonne indiquent le statut du lot. + ou - incrmente ou dcrmente un lot C cration du lot (en attente de livraison) D rceptionn par le magasinier S mis en stock sans passer par le magasinier R en attente de livraison mais cr sur un numro de lot au lieu dun code article V lot puis I valeur du stock remis jour par inventaire E lot effac P prix modifi la rception (module de mise jour du prix) M dplacement du lot A en attente de fabrication F en fabrication 0 annulation du document N substitution dun article par un autre $ recalcule le prix du lot du produit Vous pouvez consulter la lgende prsente ci-dessus dans Optimizze en cliquant sur

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12.2. Rechercher par le numro de lot


Cette recherche permet de retrouver un article par un numro de lot

1 2

1 2 3

Slectionnez le propritaire de stock Encodez les premiers caractres du numro de lot, Optimizze suggre une liste de lots Double-cliquez sur le lot recherch Les quantits disponibles en stock saffichent

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12.3. Consulter la liste des lots


Un article doit tre slectionn dans longlet stock

Cliquez sur longlet

La liste des lots impliquant larticle slectionn saffiche

a Affiche la remarque insre lors du transfert du lot slectionn b Affiche la remarque insre lors de la rception du lot slectionn c Le bouton d Le bouton e Le bouton f Le bouton
vous permet de rimprimer les tiquettes pour le lot slectionn vous permet de rimprimer le bordereau de rception pour le lot slectionn vous permet dimprimer la liste des lots pour larticle slectionn. vous permet dimprimer le bon de commande lorigine de la cration du lot

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12.4. Crer une rservation dans les stocks pour un destinataire


Larticle rserver doit tre slectionn dans longlet stock

Cliquez sur longlet

Cliquez sur le bouton

pour crer une rservation dans un stock

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12.5. Modifier une rservation dans les stocks


La rservation modifier doit tre slectionne

1 2

Cliquez sur le bouton modifier Corrigez les donnes. Pour plus de dtails, voir le tutoriel 12.4. Crer une rservation dans les stocks pour pour enregistrer ou 4 sur le bouton

un destinataire 3 Cliquez sur le bouton valider annuler

pour

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12.6. Supprimer une rservation dans les stocks


La rservation supprimer doit tre slectionne

Cliquez sur le bouton supprimer

Confirmez la suppression

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12.7. Consulter les analyses dun lot


Longlet Analyse du module Stock avanc vous permet de consulter la liste dtaille des analyses en cours dun lot sur base du stock dans lequel il se trouve. Un article doit tre slectionn dans longlet stock

Cliquez sur longlet

Cliquez sur longlet Analyse La liste des analyses impliquant le lot slectionn saffiche

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12.7. Consulter lhistorique dun lot


Ce module nest pas disponible en version Easy-Optimizze, veuillez contacter votre distributeur pour plus dinformation sur ce module.

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12.7. Consulter les certificats dun lot


Longlet Certificat du module Stock avanc vous permet de consulter la liste des certificats dun lot Un article doit tre slectionn dans longlet stock

Cliquez sur longlet

Label

C:\Users\Julien\Desktop\label_quality_nouky.txt

Cliquez sur longlet Certificat La liste des certificats saffiche

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12.10. Rechercher les prix dun article par type de documents


Un article doit tre slectionn dans longlet stock

Cliquez sur longlet

1 2

Slectionnez dans le menu droulant le type de documents Cliquez sur le bouton lancer la recherche La liste des documents impliquant larticle slectionn saffiche
a Indique le prix maximum auquel larticle a t factur (selon lexemple) b Indique le prix minimum auquel larticle a t factur (selon lexemple)

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12.11. Rechercher les prix et les rductions en vigueur pour un article


Un article doit tre slectionn dans longlet stock

Cliquez sur longlet

La liste des prix de vente et des rductions de larticle slectionn saffiche

a Le prix de vente plancher indique le prix minimum en-dessous duquel les rductions ne sappliquent
pas

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