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Microsoft Access

Semaine spciale Guide de Survie

Guide de Survie de Microsoft Access


l'usage des utilisateurs dsesprs
La simplicit est la sophistication suprme. Lonard de Vinci

Capture d'cran du splash de Microsoft Access 2003.

Microsoft Access est un systme de gestion de base de donnes relationnelles trs particulier. Rsolument tourn vers l'utilisateur, il a pour objectif de rendre la cration et l'utilisation de bases de donnes trs intuitives, clairs et rapides. L'existence mme de ce guide pourrait en soi indiquer que cet objectif n'est pas atteint. C'est pourquoi vous trouverez, dans les pages suivantes, un guide pas--pas qui vous aidera raliser les tches les plus courantes dans cette application.

Stanislas Signoud et William Azzario 2008


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I. Avant de lancer Access...

Semaine spciale Guide de Survie

Il est essentiel de connatre le MCD et le MLD pour crer une base de donne fiable et cohrente. Il est donc conseill de crer tout d'abord un MCD que nous transformerons en MLD pour que la cration de la base sous Access soit plus aise. Pour crer le MCD, nous pouvons bien entendu utiliser une simple feuille et un crayon ; nanmoins, il est parfois plus pratique de le faire directement l'aide de l'outil informatique et de logiciels tels que PowerAMC.

RAPPEL DE COURS sur le MCD


Le Modle conceptuel des donnes Objectif : le MCD a pour but de modliser les donnes (aspect statique) mmorises dans le systme dinformation ; Caractristiques : Reprsentation graphique des donnes a un niveau conceptuel, cest--dire, sans se proccuper ni des contraintes dorganisation, ni du gestionnaire de bases de donnes utilis, ni des traitements ; MCD Merise : correspond au modle Entit Association. Construction d'un MCD Quand: dans l'tude pralable : MCD de l'existant et bauche du MCD de la nouvelle solution; dans l'tude dtaille : MCD complet de la nouvelle solution. Pralable : avoir explicit les rgles de gestion, avoir tabli un diagramme des flux, avoir construit un dictionnaire des donnes. Les entits Une entit est la reprsentation d'un objet matriel ou immatriel pourvu d'une existence propre et conforme aux choix de gestion de l'entreprise; Une occurrence d'une entit est une instance (un reprsentant) de l'entit dans le monde rel; Une proprit (ou attribut) est une donne lmentaire qu'on percoit sur l'entit; L'identifiant d'une entit est une proprit (ou un ensemble de plusieurs proprits) de l'entit telle que, chaque valeur de l'identifiant, correspond une et une seule occurrence de l'entit. Les assocations Une association est une relation que les rgles de gestion tablissent entre deux entits ( ou plus). Une occurrence d'une association est une instance de l'association dans le monde rel. Une association peut possder des proprits.

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Les cardinalits La cardinalit d'une entit par rapport une association s'exprime sous forme d'un couple: (cardinalit minimale : cardinalit maximale) Cardinalit minimale : c'est le nombre minimal de fois o une occurrence d'un objet participe aux occurrence de l'association; elle vaut trs souvent 0 ou 1. Cardinalit maximale : c'est le nombre maximal de fois o une occurrence d'une objet participe aux occurrence de l'association; elle vaut 1, un entier fix ou n ("n" pour indiquer l'impossibilit de fixer une borne maximale, gnralement infinie). On exprime ces cardinalits sur les lignes qui forment l'association, du ct des entits.

Voici un exemple de MCD, cr pour convenir au sujet de la semaine spciale :

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Grce PowerAMC, la traduction en MLD se fait en quelques secondes l'aide de Outils Gnrer un Modle Physique de Donnes.... Nous obtenons alors ceci :

Les entits ont t donc transformes en tables, tout comme les relations. Il est dsormais facile de crer la base de donnes qui correspond, en suivant ce schma lors de la cration des tables et des relations.

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II. Premiers pas dans Access


Pour dmarrer Microsoft Access, il suffit de cliquer sur l'icne adquate du Menu Dmarrer Tous les Programmes Microsoft Office 2003.

L'interface d'Access s'affiche alors. Nous pouvons commencer crer notre base de donnes ; il suffit de cliquer sur dans le Volet Office ( droite). Il suffit ensuite d'enregistrer le fichier de base de donnes dans le rpertoire de votre choix.

noter : Il est assez rare qu'un programme demande ds la cration d'enregistrer la base de donnes. Nous remarquerons, plus loin dans ce guide, que cela est logique, puisque la base est automatiquement enregistre chaque saisie d'enregistrements. Access ncessite donc un fichier dans lequel rpercuter ces modifications, et requiert donc un emplacement de sauvegarde qui est demand ds le clic sur le bouton de cration de base de donnes. Conseil : Si vos lecteurs principaux sont des lecteurs rseaux (comme l'IUT), il est conseill d'enregistrer la base de donne sur un support local (comme une cl USB) : cela vitera des ralentissements en cas de surcharge rseau.

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Une fois la base de donnes cre, l'cran principal de la base de donnes s'affiche.
Ces deux premiers boutons de la barre d'outils nous seront trs utiles lors de l'utilisation courante de la base de donnes. Ainsi, grce Ouvrir, nous pouvons ouvrir l'lment dans son mode d'excution ou d'affichage ; en cliquant sur Modifier, nous pouvons modifier l'lment grce au mode Cration. Enfin, le bouton Nouveau nous permet de crer rapidement et facilement un nouvel lment.

Cette liste contient les principales catgories d'lments utiles pour stocker, traiter et afficher (ou imprimer) nos donnes. Cliquer sur une de ces catgorie affichera tous les objets qui correspondent dans la zone jaune droite.

Nous pouvons utiliser ces raccourcis afin de crer rapidement des lments ; nanmoins ils peuvent s'avrer moins complets que le bouton Nouveau qui affiche une bote de dialogue plus complte.

C'est ici que s'afficheront les lments que nous aurons crs. Un double-clic les ouvrira dans leur mode d'xcution ou d'ouverture ; un clic droit nous permettra d'accder un menu contextuel et diffrentes actions sur l'lment.

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Dans la capture d'cran de la page prcdente, nous avons pu remarquer qu'Access divisait les objets de ses bases de donnes en sept catgories. Les diffrents types d'objets dans une base de donnes Access Une table est un espace de stockage de donnes utilises dans les autres types d'objets d'Access. Ces donnes sont structures en champs qui ont un type et des proprits, c'est--dire, des spcificits que l'on dfinit l'avance (nombre obligatoirement positif, valeur choisir dans une liste...). Une requte est un lment qui reprends les donnes d'une ou de plusieurs tables selon certains critres. Elles peuvent assembler des donnes de plusieurs tables si des relations ont t cres auparavant. Un formulaire est une interface qui permet l'utilisateur d'afficher et/ou de modifier les donnes de tables et de requtes de faon plus intuitive qu'une dition manuelle des enregistrements de la table. Un tat est un document imprimable qui contient le contenu d'une table ou d'une requte. Une page est un document Web permettant galement d'afficher le contenu d'une table ou d'une requte de faon intuitive. Les macros et les modules sont des ensembles de scripts cods en Visual Basic for Applications et permettant d'augmenter les possibilits offertes par Access. Note : Ces objets ne seront pas traits dans ce guide car elles ne sont utiles que dans des cas qui sortent du cadre de l'usage courant d'Access.

Dans la pratique, seules les catgories Tables, Requtes, Formulaires et tats seront couramment utiliss. La partie correspondant aux Pages ne sera pas aborde dans ce guide car les pages gnres ne sont dans les faits que trs rarement utilises hors d'Access ; ce module ne prsente donc aucun intrt rel par rapport aux Formulaires et aux tats.

Maintenant que nous nous sommes familiariss avec les diffrentes catgories d'objets, nous pouvons commencer notre base de donnes avec le premier : les Tables.

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III.Tables et donnes
A. Crer une table Pour crer une table, il suffit de se placer dans la catgorie Tables de l'cran principal de la base et de cliquer sur . Le mode Cration s'affiche alors :

Il suffit de remplir les colonnes avec les informations adquates : le nom du champ dans la premire, et le type de donnes dans la seconde. Ce type de donnes est choisir parmi une liste de choix.

Le type choisir dpends de l'information stocker : un Texte, un grand texte (Mmo), un nombre, un instant dans le temps (Date/Heure), une somme d'argent (Montaire), un nombre qui s'incrmente chaque enregistrement (NumroAuto ; utile pour les identifiants), un boolen (Oui/Non), ou encore un lien hypertexte (pour une adresse web). noter que le type Objet OLE n'est presque jamais utilis, rserv principalement aux objets multimdias (images, sons...).

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Il est possible de prciser les caractristiques des champs : il s'agit de leurs proprits, en bas gauche de la fentre :

Les noms de ces proprits sont explicites et claires ; nanmoins, en cas de doute sur l'utilit de celles-ci, il suffit de slectionner la proprit pour qu'une aide s'affiche dans la zone situe droite. Pour prciser une liste de valeurs pour le champ, nous pouvons cliquer sur l'onglet Liste de choix puis de slectionner Zone de liste droulante pour la proprit Afficher le contrle. De nouvelles proprits s'affichent :

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Le contenu de la liste droulante doit tre indiqu dans la proprit Contenu, spar par des points-virgules. Si nous souhaitons limiter les valeurs possibles du champs aux valeurs de la liste, il suffit de slectionner Non dans la proprit Limiter liste. Pour prciser la cl primaire, plaons-nous sur le champ puis cliquons-droit ; il ne nous reste plus qu' cliquer sur l'entre Cl primaire, et le tour est jou.

Attention : Il est possible d'avoir plusieurs cl primaires ; dans ce cas, il faut slectionner plusieurs champs, puis cliquer sur l'icne de la barre d'outils. La mthode du menu contextuel ne fonctionne pas. Une fois la structure de la table dfinie, il ne reste plus qu' enregistrer la table en cliquant sur l'icne de la barre d'outils principale.

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Intgrer des donnes

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Pour ajouter des donnes la table, il faut ouvrir la table en mode Feuille de donnes en double-cliquant simplement dessus dans l'cran principal ou en cliquant sur depuis le mode Cration. Le contenu de la table s'affiche alors :

L'enregistrement des donnes est intuitif et ressemble la manipulation d'un tableur simplifi, quelques nuances prs, notamment au niveau de la manipulation clavier (la touche Entre passe au champ suivant tout comme Tab). Attention : si vous avez prcis une cl primaire qui n'a pas le type NumroAuto, vous devez veiller ne pas rpter deux fois la mme valeur pour ce champ. Si vous le faites, Access vous avertira et vous proposera de modifier adquatement afin de faire disparatre le doublon. Pour acclrer votre saisie d'enregistrements, voici quelques conseils utiles :

Si vous souhaitez sortir de la saisie d'un enregistrement incomplet (si vous avez, par exemple, dbut par inadvertance la saisie d'un nouvel enregistrement), appuyez simplement sur chap. Si la taille des colonnes est trop faible, vous pouvez double-cliquer sur les barres qui spare les enttes de ces colonnes pour qu'elle s'ajustent automatiquement au contenu le plus grand. Si un champ est une liste de choix, tapez simplement les premires lettres de la valeur que vos souhaitez enregistrer ; l'autocompltion se fera et vous n'aurez qu' appuyer sur Entre pour accepter la valeur propose.

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IV.Recherches et filtres
Lors d'une dition directe de la table, il est parfois utile de devoir rapidement retrouver un enregistrement, lorsque nous avons fait une erreur de saisie ou pour accder plus rapidement un enregistrement particulier lorsque notre base est grande. Pour ce faire, il existe deux moyens : une simple recherche, ou un filtre. Rechercher et remplacer Pour rechercher une donne dans une table, nous pouvons utiliser la bote de dialogue Rechercher disponible dans le menu dition.

Son usage ressemble aux fonctions de recherche de nombreux logiciels : une simple saisie de la donne rechercher et du champ dans lequel elle se trouve, et l'information est trouve par Access. noter que l'onglet Remplacer propose une fonctionnalit de recherche et remplacement, suivant le mme principe.

Nanmoins, cette mthode montre rapidement ses limites, lorsque nous souhaitons faire des recherches plus larges ou plus complexes (un champ contenant une valeur infrieure ou suprieure un nombre ou une date dtermine, par exemple). Dans ces cas l, l'utilisation d'un filtre est ncessaire.

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Filtres Un filtre est une sorte de recherche avance. Pour crer un filtre, cliquons sur Enregistrements Filtrer Filtre/tri avanc... La fentre de cration de filtre apparat.

Cette fentre contient tous les champs de la table filtrer. Doublecliquer sur un champ l'ajoutera dans une nouvelle colonne dans la zone infrieure de la fentre. Cette ligne contient le nom des champs sur lesquels s'appliqueront le filtre.

Cette ligne contient les tri appliqus sur les champs, choisir entre Croissant et Dcroissant.

Cette ligne contient le ou les critres qui s'appliqueront sur le champ indiqu dans la premire ligne. Pour cumuler les conditions, nous pouvons les sparer, selon nos besoins, par des Et ou des OU.

noter : Les critres placs sur une mme ligne sont relis par des Et logique ; ceux placs sur des lignes diffrentes (dans la ligne Ou et les lignes infrieures) sont relis par une relation de Ou logique. Une fois le filtre dfini, cliquez sur Filtre Appliquer le filtre/tri pour filtrer les donnes de la table. Seuls les enregistrements qui correspondent aux critres indiqus dans le filtre seront affichs, tris comme indiqu dans la ligne Tri. Pour dsactiver le filtre, cliquez simplement sur Filtre Afficher tous les enregistrements. Stanislas Signoud et William Azzario 2008
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V. Relations et requtes
Crer des relations Dans notre MLD, des relations sont prsentes ; elles doivent donc tre reproduites sous Access. Pour ce faire, nous devons utiliser la fentre qui s'affiche en cliquant sur Outils Relations.

Double-cliquons sur toutes les tables sur lesquelles nous souhaitons travailler, puis cliquons sur Fermer. Un cran semblable celui-ci apparat :

Pour tisser des relations entre les tables, faisons glisser une cl primaire vers ce qui va devenir une cl trangre. Access ouvre alors une fentre rcapitulant la relation que nous sommes en train de crer.

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Comme nous pouvons le remarquer, cette fentre propose d'appliquer l'intgrit rfrentielle cette relation. Cela signifie que pour tout enregistrement ajout ou modifi dans la table qui contient la cl trangre, Access vrifiera que la cl trangre renseigne existe dans la table contenant la cl primaire. Nous appliquerons cette intgrit rfrentielle dans presque toutes les relations, puisqu'elles garantissent que nous pourrons faire des traitements avec les donnes sans risquer de crer des erreurs. noter : Pour faciliter l'intgration de donnes et leur mise--jour, il peut tre intressant de cocher les cases Mettre jour en cascade les champs correspondants et Effacer en cascade les enregistrements correspondants ; ils permettent d'viter des aller-retours entre plusieurs tables en cas d'dition ou de suppression d'un enregistrement dans une table contenant une cl primaire lie. Access demandera une confirmation dans tous les cas avant de supprimer les enregistrements orphelins.

Une fois les relations dfinies, il ne reste plus qu' enregistrer les modifications et fermer la fentre des relations.

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Crer une requte Les relations tant cres, l'usage d'une requte peut dsormais prsenter tout leur intrt et leur puissance, en croisant des donnes de plusieurs tables. Lors de la cration d'une requte (Crer une requte en mode Cration de la section Requtes de l'cran principal de la base de donnes), Access ouvrira une fentre demandant de slectionner les tables sur lesquelles travailler. Le fonctionnement d'une requte est assez semblable celui d'un filtre : la fentre de cration d'une requte est presque identique, avec quelques fonctionnalits supplmentaires :

Ainsi, une ligne Table permet de prciser de quelle table provient le champ, et les cases de la ligne Afficher permettent de prciser si le champ que l'on ajoute sera affich ou non dans le rsultat de la requte. Ainsi, par rapport aux Filtres, aucun champ n'est affich par dfaut dans une requte : il faut ajouter dans la partie infrieure tous les champs qui seront affichs dans le rsultat de la requte. Attention : Si vous souhaitez croiser des informations de plusieurs tables qui ne sont pas relies directement (comme sur la capture d'cran ci-dessus), vous devez ajouter toutes les tables qui les relient ; si vous ne le faites pas, la requte ne retournera pas le rsultat attendu. Pour excuter une requte, il suffit de cliquer sur le point d'exclamation disponible dans la barre d'outils. Le rsultat s'affiche alors en mode Feuille de donnes. Pour retourner au mode Cration, il suffit de cliquer sur l'icne adquate de la barre d'outil ou sur l'entre adquate du menu Affichage.

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VI.Formulaires et tats
Crer un formulaire

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Il y a deux mthodes pour crer un formulaire. Nous pouvons tout d'abord suivre l'Assistant qui est clair et prcis (et qui ne demande pas d'explications supplmentaires), et le mode Cration qui nous propose plus de fonctionnalits et de personnalisations. Nous expliquerons donc simplement la cration d'un formulaire en mode Cration. Conseil : Ne double-cliquez pas sur Crer un formulaire en mode Cration ! Ce raccourci ne vous permet pas de prciser la table ou la requte qui sera concerne par le formulaire, a contrario du bouton Nouveau, qui, en plus de vous laisser plus de choix d'assistants, vous permet de slectionner le Mode Cration et de prciser en mme temps cette information. La fentre du nouveau formulaire s'affiche, en mode cration :

En ayant prcis la table lors de la cration du formulaire, la bote de la liste des champs (disponible, si elle disparat, dans Affichage Liste des champs), permet de crer les champs que vous souhaitez dans votre formulaire par de simples glisserdposer. Cela permet d'acclrer sensiblement la cration de votre formulaire. Voici les outils principaux de la barre d'outils :

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Conseil : Vrifiez que le bouton double-soulign dans la capture prcdente soit toujours enfonc. Il vous permettra de profiter d'assistants pour certains contrles telles que les listes de choix modifiable et les sous-formulaires. noter : Les tiquettes ne doivent tre utilises que pour des informations fixes ; ainsi, il n'est pas possible de les lier des champs ou toute source dynamique de donnes. Une fois tous vos lments crs sur votre formulaire, nous pouvons utiliser la fentre des proprits pour paramtrer chacun des contrles. La fentre des proprits s'ouvre en cliquant droit sur un contrle et en cliquant sur Proprits.

Conseil : Laissez la fentre des proprits ouverte ! Elle s'adaptera automatiquement au champ slectionn, ce qui acclrera votre travail. Une fois le formulaire cr, nous pouvons l'enregistrer. Pour le modifier tout instant, il nous suffira de cliquer sur le bouton depuis le mode Formulaire. Utiliser un formulaire L'utilisation d'un formulaire ne ncessite pas de comptences particulires, vu qu'il est cr pour tre facile utiliser pour l'utilisateur. Cependant, les boutons de dplacements proposs par dfaut ne sont peut-tre pas clair ; voici donc leur signification. Premier enregistrement Enregistrement prcdent Enregistrement suivant Nouvel enregistrement Dernier enregistrement

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Crer un tat La cration d'un tat se fait presque de la mme manire qu'un formulaire ; les assistants sont presque identiques et les botes d'outils et les mthodes d'ajout et de paramtrage des champs sont strictement les mmes. Nanmoins, il est important de garder l'esprit qu'un tat est destin l'impression ; l'intgration de boutons, de listes de choix droulantes ou autres cases cochers et cases d'options ne sont pas pertinents dans un tel mode.

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VII.Annexes
Optimisations diverses

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L'optimisation peut tre importante pour une base de donnes, notamment lorsque l'on manipule un grand nombre de donnes. Dans Access, l'optimisation peut se faire diffrents niveaux :

Lors de la cration d'une table, il est important de choisir la bonne Taille du champ dans les proprits du type Numrique. Ainsi, il est rare qu'un Entier Long soit utile hors des champs identifiants, sauf lorsque l'on manipule des trs grands nombres ; un simple Entier suffit dans la plupart des cas. Lors de la cration d'une requte, nous devons faire attention ne pas laisser des tables inutiles dans la partie suprieure, car Access les intgrera dans la requte ce qui ralentira son excution. Rappel : les tables intermdiaires dans une relation ne sont pas inutiles ! Il est possible d'optimiser toute la base en activant l'indexation des champs. Lors du mode cration des tables, il est possible d'afficher la fentre des Index en cliquant sur Affichage Index. Le principe de l'indexation est simple : lorsque les champs sont susceptibles de subir rgulirement des requtes avec des critres sur ce champ, nous crons un index sur ce champ, pour que la recherche d'une valeur dans celui-ci soit plus rapide pour le moteur interne d'Access.

Vous avez une erreur ? Voici une explication de celles que nous avons rencontrs durant notre semaine spciale. Vous tombez sur cette erreur...

Il s'agit d'une simple erreur de doublons ; corrigez cette erreur et recommencez.

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Vous tombez sur cette erreur...

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L'intgrit rfrentielle n'est pas satisfaite : vous tentez d'ajouter dans une table lie une valeur qui n'est pas prsent dans l'autre table. Vrifiez votre saisie et recommencez. Vous tombez sur cette erreur...

Faites attention : en supprimant cet enregistrement, vous allez en supprimer de nombreux autres cause de l'intgrit rfrentielle. Si ce n'est pas le comportement attendu de la part d'Access, annulez.

La face cache d'Access Mme si Access tente de fournir une interface la plus user-friendly possible, il arrive qu'une tche soit difficile, voire impossible avec l'interface simplifie. C'est notamment dans le cas des requtes, lorsque l'on souhaite intgrer des conditions complexes et des jointures tonnantes. Dans ce cas, il suffit de cliquer sur Affichage SQL pour lire la requte gnre par Access et au besoin la modifier pour russir obtenir le rsultat attendu, si nanmoins nous en avons les comptences. Regarder les requtes gnres par Access peut tre une excellente introduction ce langage qui, malgr son aspect simplifi, peut rebuter les dbutants.

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Table des matires
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Rsum rapide du cours sur le MCD, exemple de MCD, transformation automatique du MLD, exemple de MLD. II. Premiers pas dans Access Dmarrer Access, prsentation de la fentre principale de la base de donnes et explication des diffrentes catgories d'objets d'Access. III. Tables et donnes Crer une table et enregistrer des donnes. IV. Recherches et filtres Faire une recherche simple, crer un filtre, supprimer un filtre. V. Relations et Requtes Crer des relations entre des tables, appliquer des intgrits rfrentielles, crer des requtes. VI. Formulaires et tats Crer un formulaire en mode Cration, utiliser un formulaire, crer et utiliser un tat. VII.Annexes Optimiser une base de donnes, rsoudre des erreurs courantes et dcouvrir le SQL par le mode SQL des requtes.

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