Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
C A P T U L O
Generacin de informes
Utilice los siguientes pasos como gua para generar informes con Crystal Reports. Nota Debe crear los informes que desee tener disponibles a travs de su aplicacin antes de empezar a trabajar con los controles personalizados. No puede crear informes mediante los controles personalizados.
Puesta en marcha
1 Abra Crystal Reports. 2 Haga clic en el botn Nuevo informe de la barra de botones. Aparecer la Galera de informes. haga clic en uno de los botones de Asistente para la creacin de informes para obtener Ayuda paso a paso acerca de la creacin de un informe, haga clic en el botn Otro informe para utilizar otro informe como plantilla para crear su informe, o bien haga clic en el botn Personalizado para generar un informe personalizado. 3 Cuando haga clic en el botn Personalizado, se expandir la Galera de informes. Nota La Galera de informes no aparecer si elige el comando Nuevo del men Archivo para crear un nuevo informes; slo aparecer cuando haga clic en el botn Nuevo informe de la barra de botones y tiene activada la casilla de verificacin Utilizar la galera de informes para nuevos informes en la ficha Nuevo informe del cuadro de dilogo Opciones de archivos.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 7 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 8 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Manualmente
4 Resalte un campo de la base de datos que desea vincular y que sea comn con otro campo de la segunda base de datos con la que quiere establecer el vnculo. 5 Arrastre el campo de la primera base de datos a la segunda. Si el vinculo es posible, aparecer una lnea de vnculo para indicar el vnculo conseguido. 6 Para modificar un vnculo, resalte la lnea de vnculo y haga clic en el botn Opciones. Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de vinculacin, donde podr realizar los cambios deseados.
Automticamente
7 Haga clic en el botn Vinculacin inteligente del Asistente de vinculacin visual. 8 La caracterstica de Vinculacin inteligente crear automticamente vnculos lgicos entre las tablas de su informe. Si no es posible establecer vnculos, se mostrar un mensaje.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 9 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Seleccin de campos
Cuando abre un informe nuevo aparece en la pantalla, junto a la ventana Diseo, el cuadro de dilogo Insertar campo de base de datos. Este cuadro de dilogo muestra una lista de todos los campos de la tabla de base de datos activa disponible actualmente para utilizarla con su informe. Para acelerar la entrada de mltiples campos, este cuadro permanecer en la pantalla hasta que haga clic en el botn Terminar. Seleccione el campo o los campos que desee que aparezcan en el informe. Puede: resaltar un campo cada vez, hacer clic en el botn Insertar y colocar el campo en su informe, resaltar un campo cada vez y arrastrarlo a su informe, utilizar la combinacin Mays-clic para seleccionar una serie de campos contiguos o la combinacin Ctrl-clic para seleccionar aleatoriamente campos de la lista y arrastrarlos hasta su informe. Nota Si coloca mltiples campos, aparecern unos al lado de los otros en el mismo orden en que aparecen en el cuadro de dilogo Insertar campo de base de datos. Crystal Reports marca la posicin de cada campo con un cuadro rectangular. Los caracteres del cuadro indican si el campo es de texto (XXX...), nmeros (555...), moneda ($555...), fecha (AAAA-M...) o Booleano (T/F). El nmero de caracteres del cuadro indica el nmero de caracteres permitido en el campo de la base de datos. Puede modificar la apariencia de los campos si elige el comando Opciones del men Archivo y hace clic en Mostrar nombres de campo en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones de archivo. Ahora, cada campo estar indicado por su nombre en lugar de por su carcter correspondiente. Crystal Reports colocar automticamente los ttulos de campo correspondientes a cada campo en la seccin Encabezado de pgina justo encima del campo correspondiente. Puede desactivar esta opcin si elige el comando Opciones del men Archivo y desactiva la opcin Ttulos de campos de detalle de la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones de archivo.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 10 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 11 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Nota Cuando hace clic con el botn secundario del mouse en un campo, ste se selecciona y muestra a la vez un men contextual. Nota Muchas de las opciones de fuentes y formato estn tambin disponibles como botones de la barra de formato.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 12 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Crystal Reports le permite realizar ordenaciones por campos individuales o por mltiples campos. Las ordenaciones por campos individuales son ordenaciones en las que todos los registros utilizados en el informe se ordenan basndose en los valores de un nico campo. En las ordenaciones de mltiples campos, Crystal Reports ordena primero los registros basndose en los valores del primer campo seleccionado, ponindolos en orden ascendente o descendente segn se haya especificado. Cuando dos o ms registros tienen el mismo valor de campo en el primer campo de ordenacin, los ordena (slo a estos) basndose en el valor del segundo campo de ordenacin. Por ejemplo, en una ordenacin basada en el apellido y despus en el nombre (en sentido ascendente), "Snchez, Benito" estara antes que "Snchez, Juan". 11 Haga clic en el botn Campos de ordenacin de la barra de botones. Aparecer el cuadro de dilogo Forma de ordenacin de registros. 12 Resalte el campo o los campos que desea ordenar en el cuadro de lista Campos del informe. 13 Haga clic en el botn Agregar. Los campos resaltados se agregarn al cuadro de lista Campos de ordenacin. 14 Especifique la direccin de ordenacin; para ello, haga clic en el botn de opcin correspondiente. Elija Ascendente (A a Z, 1 a 9) o Descendente (Z a A, 9 a 1). 15 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado para volver al informe. Crystal Reports ordenar los registros segn su especificacin.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 13 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
calcular la suma de los valores, calcular la desviacin estndar o la varianza de los valores, hallar el promedio de los valores, contar los valores, determinar el valor ms alto, y determinar el valor ms bajo del grupo. Si bien puede haber muchos campos de datos en un informe, normalmente slo hay un campo para el que le interesar agrupar los datos. Por ejemplo, en un informe de ventas probablemente ser el campo que enumere la cantidad de ventas; en un informe de comisiones, probablemente ser el campo que muestre la cantidad de comisin, etc. 16 Cuando agrupe datos en un informe, seleccione primero el campo que desee agrupar. Consulte Seleccin de campos, ms adelante en este mismo captulo. 17 Una vez seleccionado el campo, elija el comando Seccin de grupo del men Insertar. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar seccin de grupo. 18 Seleccione un campo (un campo de ordenacin y agrupamiento) para desencadenar el agrupamiento siempre que cambie su valor. Al agrupar los datos por regin, por ejemplo, utilizara el campo Regin para crear un nuevo grupo (y generar un valor de grupo si est seleccionado) siempre que cambie la regin. De la misma manera, el campo Cdigo postal desencadenara un agrupamiento en cuanto cambiara el cdigo postal. Una vez haya realizado estas selecciones simples, Crystal Reports agrupar los datos segn haya especificado.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 14 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
desea que todas las variantes de cada color aparezca en un nico grupo (Verdes, Azules, Rojos, etc.).
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 15 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
El informe puede contener el campo por el que desea agrupar, pero quiz desee especificar determinados valores o intervalos de valores para cada grupo. Por ejemplo, quiz desee que un grupo contenga registros donde las ventas brutas sean menores que cierto valor, un segundo grupo donde las ventas brutas sean mayores que cierto valor y un ltimo grupo donde las ventas brutas estn entre esos dos valores. Crystal Reports suministra un agrupamiento por rdenes especficos como solucin a estas ordenaciones personalizadas y desafos de agrupamiento. El agrupamiento por rdenes especficos le permite crear los grupos que desea que aparezcan en el informe y los registros que contiene cada grupo. La nica limitacin real es que un registro slo se puede asignar a un grupo. Para utilizar el agrupamiento por rdenes especficos, seleccione un orden especfico como opcin de ordenacin siempre que el programa le ofrezca esa opcin. El programa le ofrecer la opcin de orden especfico siempre que cree grupos mediante los comandos Grupo, Subtotal o Resumen del men Insertar o siempre que cree grupos mientras genera un informe mediante uno de los Asistentes para la creacin de informes.
Insercin de un subtotal
19 Para insertar un subtotal (slo en campos numricos), haga clic con el botn secundario del mouse en el campo y elija el comando Insertar subtotal del men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar subtotal. 20 Seleccione el campo que desea que desencadene un nuevo subtotal siempre que cambie su valor. 21 Especifique el orden: ascendente (A a Z, 1 a 9) o descendente (Z a A, 9 a 1). 22 Crystal Reports crea una seccin Encabezado de grupo y Pie de grupo y coloca automticamente un subtotal en la seccin Pie de grupo.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 16 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Insercin de un resumen
26 Para insertar un resumen (recuento, suma, promedio, desviacin estndar, varianza, mnimo, mximo, etc.) haga clic con el botn secundario del mouse en el campo y elija el comando Insertar resumen del men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar resumen. 27 Seleccione el campo que desea que desencadene un nuevo resumen siempre que cambie su valor. 28 Especifique la direccin de ordenacin: ascendente (A a Z, 1 a 9) o descendente (Z a A, 9 a 1). 29 Crystal Reports crear una seccin de Encabezado de grupo y de Pie de grupo y colocar automticamente el resumen en la seccin Pie de grupo.
Seleccin de registros
Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, Crystal Reports, de manera predeterminada, imprime los valores de campo de cada registro de las tablas de la base de datos activa. En muchos casos, quiz no desee incluir todos los valores, sino un subconjunto de esos valores. Por ejemplo, puede que desee incluir registros de un grupo especfico de clientes o de un determinado intervalo de nmeros de cuentas entre el nmero total de registros de la tabla de base de datos activa. Con Crystal Reports esto es fcil. Cuando seleccione registros, est indicando a Crystal Reports que base su informe slo en aquellos registros que cumplan determinadas condiciones que usted ha establecido. Usted basa dichas condiciones en la clase de informacin que desea incluir en el informe final. Por ejemplo, suponga que quiere que un informe muestre nicamente los datos de California. Su tarea es encontrar la mejor manera de identificar los registros procedentes de California.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 17 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Si la tabla que utiliza para el informe tiene un campo rea o un campo Regin, puede especificar en su peticin que el programa utilice nicamente aquellos registros en los que el valor de esos campos sea igual a California. Si la tabla no tiene un campo rea pero desea un informe slo con los datos de California, debe ser capaz de identificar los datos de alguna otra manera. Por ejemplo, si la tabla tiene un cdigo postal o un cdigo de rea, puede basar la seleccin de registros en el intervalo de cdigos postales que se apliquen a California (Cdigo postal entre n y N) o en los cdigos de rea de California (Cdigo de rea es uno de x, y,... z). El Asistente de seleccin de registros de Crystal Reports simplifica la especificacin de los registros que desea incluir en el informe. Basta con seleccionar el campo en el que desea basar la seleccin y establecer los criterios de seleccin. Si quiere establecer criterios adicionales para el campo seleccionado o si desea basar la seleccin de registros en campos adicionales, el asistente le suministra las herramientas que necesita para ello. Puede comenzar su trabajo con el Asistente de seleccin de registros de una de estas dos maneras: Resalte el campo del informe en el desea basar la seleccin de registros y haga clic en el botn Seleccionar registros de la barra de botones. El programa abrir el Asistente de seleccin de registros ya preparado para que establezca las condiciones para el campo resaltado. Sin resaltar un campo del informe, haga clic en el botn Seleccionar registros. Aparecer el cuadro de dilogo Elija un campo. Seleccione el campo en el que desee basar la seleccin y haga clic en Aceptar. Aparecer el Asistente de seleccin de registros.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 18 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
N primeros
Muchas veces quiz desee mostrar nicamente los primeros o los ltimos grupos de un informe: las lneas de productos que ms se venden, las regiones de venta menos productivas, las regiones que generan ms pedidos, etc. Puesto que este tipo de seleccin de grupos es tan frecuente, el programa incluye una funcin para establecerlo fcilmente. Puede establecer una seleccin de grupos N primeros (o N ltimos) si utiliza el comando Asistente de N primeros/Grupo de orden del men Informe. Mediante este asistente puede especificar si desea mostrar los grupos N primeros o N ltimos y despus especificar qu nmero es N. Por ejemplo: si desea crear un informe sobre las tres lneas de productos ms vendidos, seleccione N primeros N y establezca N a tres, o bien si desea realizar un informe sobre las cinco regiones de ventas menos productivas, seleccione N ltimos y establezca N a cinco. El programa mostrar aquellos grupos de su especificacin. Hay otra consideracin con respecto a la seleccin de grupos N primeros: qu hacer con todos los registros de los otros grupos que no entren dentro del criterio N primeros o N ltimos que ha establecido. Necesita decidir si eliminar completamente esos registros del informe o enviarlos todos juntos a un nico grupo con el nombre que especifique. El programa le permite cualquiera de las dos opciones si activa o desactiva la casilla de verificacin incluye otros, con el nombre de acuerdo con Asistente de N primeros/grupo de orden.
Creacin de frmulas
Si desea crear una frmula para calcular valores numricos, comparar un valor con otro y seleccionar acciones alternativas basadas en la comparacin, combinar mltiples cadenas de texto en una sola, realizar clculos o comparaciones de datos, etc.: 34 Haga clic en el botn Insertar frmula de la barra de botones. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar frmula. 35 Escriba un nombre para la frmula y haga clic en Aceptar. Aparecer el Editor de frmulas. Utilice el Editor de frmulas para crear, probar y modificar la frmula 36 Especifique los campos, operadores y funciones en el cuadro de texto Frmula; para ello, haga doble clic en ellos dentro de su respectivos cuadros de lista. Puede obtener informacin completa acerca de cada funcin y operador disponible mediante el botn Ayuda.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 19 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Nota Cada frmula es una cadena de texto que se puede escribir directamente en el cuadro de texto Frmula, as como mediante la seleccin de componentes de los cuadros de lista.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 20 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
37 Cuando termine de realizar modificaciones, haga clic en el botn Aceptar. Crystal Reports comprobar la sintaxis de la frmula y, si es correcta, cerrar el Editor de frmulas. 38 Coloque el campo de frmula en el lugar del informe donde quiera que aparezca.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 21 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Objetos OLE
Crystal Reports es una aplicacin contenedora de OLE. Por esto le permite colocar objetos OLE en su informe. Para ello: 39 Elija el comando Objeto del men Insertar. 40 Inserte un objeto existente eligiendo la opcin Crear desde archivo y seleccione el objeto deseado o bien cree un nuevo objeto eligiendo la opcin Crear nuevo y un tipo de objeto. Se abrir la correspondiente aplicacin donde podr crear el objeto deseado. 41 Si desea modificar el objeto, simplemente haga doble clic en l y se abrir el programa con el que se cre (o una aplicacin similar que le permita tal modificacin). 42 Modifique el objeto deseado, gurdelo y Crystal Reports actualizar automticamente el objeto en su informe.
Guardar el informe
Guarde el informe a menudo; para ello, haga clic en el botn Guardar de la barra de botones.
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 22 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12
Filename: 86502599.doc Project: CHAPTER 2 Template: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen Revision #: 33 Page: 23 of 17 Printed: 12/26/96 14:03 A12/P12