QU ES UN PRESUPUESTO de empresa?

El PRESUPUESTO es el elemento fundamental en la gestin de una empresa o proyecto que concreta cules son los objetivos de ingresos, gastos y resultados del ejercicio.

El PRESUPUESTO ECONMICO: El PRESUPUESTO al que ms comnmente nos referimos es el PRESUPUESTO ECONMICO de la empresa, es una previsin de los rendimientos econmicos que obtendr la empresa durante ese ejercicio concreto, incluye: 1 - Los INGRESOS (sin IVA), debe definir y cuantificar los ingresos operativos que se producirn durante el ejercicio en el momento en que se produzcan. Para un mejor anlisis y seguimiento posterior, es habitual separar los ingresos en funcin de su origen. 2- Los GASTOS (sin IVA), refleja los gastos operativos que, previsiblemente se producirn durante el ao en el momento en que se producirn. Para poder efectuar un anlisis correcto y un mejor seguimiento es bueno segregar dichos gastos en funcin de su importancia y repercusin para la empresa. 3- El RESULTADO o beneficio, naturalmente, al final del presupuesto debe reflejarse la diferencia entre los ingresos y los gastos, es decir: lo que ganaremos, el resultado econmico del ejercicio. Es fundamental para definir y alcanzar los objetivos de nuestra empresa: Hacerlo nos "obliga" a reflexionar sobre nuestra situacin actual, posibilidades de futuro y a buscar soluciones que mejoren los rendimientos de nuestro negocio. Seguirlo (control presupuestario) nos permite saber donde nos encontramos en todo momento y tomar las decisiones ms acertadas para alcanzar los objetivos. ... pero tiene una limitacin importante: No refleja los cobros, los pagos ni la LIQUIDEZ (el dinero disponible) de la empresa.

El PRESUPUESTO DE TESORERA : Es bsico para completar la visin de nuestro negocio. Hacerlo nos dar una informacin crucial sobre la liquidez (dinero real) de que dispondremos si alcanzamos los objetivos del presupuesto econmico y nos "obligar" a tomar decisiones respecto a las polticas de cobro/pago y a buscar alternativas que mejoren la financiacin y la solvencia de la empresa. El presupuesto de tesorera incluye: 1 - Todos los COBROS, todos los importes a cobrar IVA incluido, (sean del tipo que sean) en el momento donde se prev ingresarlos. Es normal prever un cierto volumen de impagados o fallidos. 2 - Todos los PAGOS, todos los importes a pagar IVA incluido, (sean del tipo que sean) en el momento donde se prev abonarlos. 3 - El SALDO neto final (cobros menos pagos) de cada perodo y acumulado.

BENEFICIO NO ES IGUAL A LIQUIDEZ (DINERO) PUNTO CLAVE Un punto clave a tener siempre en cuenta: Obtener beneficios econmicos no es igual a tener liquidez, podemos "ganar dinero" (obtener beneficios econmicos) y no "tener dinero" disponible. Por ejemplo: En Enero facturo 100 pero cobro a 90 das (Marzo) y, en el mismo mes, tengo gastos por valor de 50 y los pago en el mismo mes. Resultado: En Enero econmicamente habr ganado 50 (100-50) pero hasta Marzo tendr problemas de tesorera.

El presupuesto econmico prev los resultados econmicos(beneficios o prdidas): La finalidad del presupuesto econmico es prever los resultados del ejercicio y la rentabilidad econmica del negocio, por esta razn: No incluye todos los ingresos-cobros ni todos los gastos-pagos:

Slo se reflejan los ingresos y los gastos "operativos" (no aportaciones de socios, prstamos, IVA, etc.). Se incluyen las amortizaciones (depreciaciones) de los activos no los importes pagados. Se aplica el "criterio de devengo": Los ingresos y los gastos se reflejan en el momento en que se producirn. (no cuando se pagan o se cobran). Por ejemplo: En Enero facturo 100 y lo cobro a 60 das (Marzo), en este presupuesto pongo 100 en Enero.

El presupuesto de tesorera prev la liquidez (dinero disponible en cada momento): La finalidad del presupuesto de tesorera es visualizar los fondos disponibles en cada perodo del ejercicio, por esta razn: - Incluye todos los cobros y todos los pagos por el importe total (IVA incluido). Se aplica el "criterio de caja": Los ingresos y los gastos se reflejan en el momento en que se cobrarn o pagarn. Por ejemplo: En Enero facturo 100 y lo cobro a 60 das (Marzo), en este presupuesto pongo 100 en Marzo.

los 2 puntos clave 1 Prever correctamente las VENTAS A- Hacer una previsin razonada, no "a voleo". B- Ni pesimismo ni optimismo: realismo. C- Nunca: decidir las ventas en funcin de los gastos. 2 GASTOS, los justos "La previsin al alza que siempre se cumple es la de gastos" A- Gastos histricos: ser realista en la previsin pero intentar reducirlos (tienden a crecer). B- Nuevos gastos e incrementos: nunca sin una razn que tenga un reflejo cuantificado en los ingresos. C- Recordar: es ms fcil suprimir un gasto que incrementar las ventas para compensarlo.

EL PRESUPUESTO ECONMICO 1- OBJETIVO: La finalidad de este presupuesto es prever los rendimientos econmicos (beneficios o prdidas) que se obtendrn durante ese ejercicio en concreto mediante la correcta previsin de los ingresos netos y los gastos. 2- LOS DATOS QUE DEBEN INCLUIRSE: El presupuesto deber incluir: (+) Todos los ingresos sin IVA previstos para el ejercicio producto de las ventas y las operaciones de la empresa (ver legislacin). No se incluirn los importes correspondientes al IVA, prstamos, aportaciones de socios y similares. (-) Todos los gastos sin IVA previstos en el ejercicio y directamente relacionados con la actividad operativa de la empresa. No son gastos las amortizaciones de prstamos (principal) s los intereses, los pagos por inversiones en inmovilizado u otros amortizables s las amortizaciones, etc. (ver legislacin). (-) Las amortizaciones (depreciaciones) de los activos (bienes y licencias) propiedad de la empresa. (=) Los resultados (beneficios) previstos antes y despus de impuestos (impuesto de sociedades). Importante: Todos los importes se incluirn siguiendo el criterio de devengo: se refleja en el momento en que se producir. 3- CMO ES? FORMATOS DE PRESUPUESTO: El PRESUPUESTO tiene una finalidad operativa, es una herramienta bsica para la gestin cotidiana, por tanto, su estructura y datos deben reflejar lo que resulta esencial para la empresa, su finalidad es operativa, no son "hechos", son previsiones, no es historia son objetivos, es el "mapa del camino" que deseamos seguir, no contabilidad, por tanto su estructura debe incluir todos aquellos datos (cuentas) que son operativamente relevantes para nuestra empresa y no necesariamente el modelo estricto de cuentas "oficial" de nuestro pas. Por todo ello, no existe un nico formato de presupuesto aunque si hay unos modelos bsicos seguidos mayoritariamente (ver hoja siguiente) y de los que hay mltiples variantes.

DATOS FUNDAMENTALES en un PRESUPUESTO ECONMICO

ingresos Venta bruta (-) menos ventas Otros ingresos Ingresos netos Facturacin prevista por ventas (-) abonos, devoluciones, etc. Resto de ingresos Total ingresos netos

ingresos
Es bueno separar los ingresos por ventas del resto de ingresos, eso permite analizar y seguir mejor el presupuesto. Si la empresa tiene mltiples lneas de ingresos o productos es recomendable elaborar un presupuesto de ventas por separado.

gastos

consumo (slo si vendes

Consumo Material consumido para la venta productos)
El presupuesto debe reflejar el coste de los productos que se vendern (no las compras). Por ejemplo: Compro por valor de 100 pero slo vendo 75, el consumo es 75 (no los 100 que he comprado).

gastos de personal
Personal Pueden ser (entre otros) Sueldos y salarios Comisiones sobre ventas Incentivos, primas y bonus Seguridad Social cargo empresa Otros gastos sociales Indemnizaciones
- Remuneraciones de todo tipo: salarios, comisiones, etc. - Seguridad social a cargo de la empresa (no la parte correspondiente al trabajador) No se incluyen los importes correspondientes a las retenciones (que no son un coste).

gastos generales o servicios exteriores

Bajo el captulo comnmente denominado "gastos generales" y en el PGC "servicios exteriores" se suelen incluir el resto de los gastos de la explotacin. Ten siempre presente que puedes (y debes) diseccionarlo de forma que queden bien reflejados los costes ms relevantes para tu empresa. As, por ejemplo, para una empresa comercial puede ser interesante segregar el epgrafe "publicidad y promocin" por los diversos conceptos (publicidad, RR.PP., acciones promocionales, etc.).

Gastos generales

Pueden ser (entre otros) Publicidad y promocin Gastos en I+D Arrendamientos y cnones Reparaciones y conservacin Servicios de profesionales ind. Transportes Seguros Servicios bancarios y similares Suministros Viajes, dietas y kilometrajes Gastos representacin Material oficina Otros servicios Tributos, tasas e impuestos loc.

Tributos

amortizacin del inmovilizado

Como se ha comentado anteriormente en el presupuesto deben incluirse las amortizaciones (depreciaciones) del activo inmovilizado (bienes y licencias) propiedad de la empresa. La forma ms habitual de clculo es lineal (valor del activo nmero aos amortizacin = amortizacin anual)

Insolvencias

Provisin para (incobrables)

fallidos

Amortizaciones

Depreciaciones del inmovilizado

Financieros
Gastos financieros Intereses y gastos financieros
En general, es aconsejable presentar los ingresos y-o (al menos) los gastos financieros por separado. Los gastos financieros en su mayor parte son intereses fruto de la financiacin y dan una idea clara del endeudamiento de la empresa.

resultado
Ingresos netos - Total gastos = resultado antes de impuestos. Puede ser beneficio (es de esperar) o prdida, (tambin se denomina: Beneficio Bruto, B.A.I. y otros). De este primer resultado debe deducirse el impuesto de sociedades que normalmente es un % sobre el BAI y da lugar al beneficio neto o resultado despus de impuestos.

resultado Resultado (B.A.I.) (-) impuestos Resultado neto Beneficio antes de impuestos impuesto de sociedades Beneficio o prdida (neto)

Recuerda: - Criterio de devengo: el ingreso y el gasto se pone en el momento en que se devenga (compromete) no cuando se cobra o se paga. - Datos sin I.V.A.: Tanto los ingresos como los gastos deben ponerse sin IVA. El I.V.A. no tiene repercusin econmica, la empresa es un mero "intermediario": lo cobra por un lado y lo paga por otro. Pero s tiene repercusin financiera (en el dinero que tienes en caja) puesto que recaudas unos fondos que no son tuyos. - No se incluyen aqu todos los "ingresos"(cobros) y "gastos" (pagos), slo aquellos que son producto de la actividad ordinaria del negocio. Los ingresos de los socios y por prstamos no se incluyen. Tampoco hay que poner los importes pagados por la compra de activos (se reflejan sus amortizaciones), ni los pagos del principal de los prstamos (s los intereses como gastos financieros), etc. Revisa las normas vigentes en tu pas. - No se incluyen las retenciones a los empleados, slo pones lo que son gastos a cargo de la empresa.

Las retenciones a cuenta de impuestos o a cuenta de pagos a la seguridad social por parte de los trabajadores, no tienen repercusin econmica para la empresa... aunque s financiera y por eso es necesario hacer un presupuesto de tesorera. - No se incluyen las compras de productos o material para la venta sino el consumo. Consumo es el valor del material (o productos terminados o semiterminados) que efectivamente has vendido, a nivel contable se calcula mediante el inventario y las compras (+ stock al inicio + compras - stock al final = consumo), en este caso y dado que se trata de una previsin el sistema ms fcil es aplicar un coeficiente a las ventas (% margen bruto del material vs. ventas). Todos estos "problemas" de aplicacin estn convenientemente programados y automatizados en nuestros "Presupuesto de Empresa", simplifica tu vida bajndote el que ms te convenga.

ESTRUCTURA BSICA DEL PRESUPUESTO ECONMICO

EL FORMATO MAS SIMPLE + Ingresos Gastos Consumo Personal Gastos generales Tributos Insolvencias Amortizaciones Gastos financieros = Resultado B.A.I.-Impuestos = Beneficio Neto Todos los ingresos netos Todos los gastos agrupados

Es un formato muy comn en pequeas empresas, tiene como ventaja su sencillez y que es fcil de visualizar completo. El inconveniente es que no

FORMATO PARA EL ANLISIS + Ingresos expl. Ingresos netos excepto financieros Todos los gastos produc/servicio Ingresos - Coste de las ventas Todos los de marketing y ventas Resto de gastos explotacin Resultado operativo sin amortiz. Amortizacin del inmovilizado Resultado de la explotacin Ingresos y gastos financieros B.A.I.-Impuestos = Beneficio Neto

- Coste de las ventas = Margen Bruto

- Gastos marketing - Gastos generales = E.B.I.T.D.A. Amortizaciones

Este formato (y otros similares basados en el P&L) es frecuente y el ms recomendable debido a que permite un anlisis fcil a travs de los ratios que presenta. El MARGEN BRUTO (muy importante) nos indica el margen que nos queda despus de cada venta. El EBITDA nos ofrece un ndice del rendimiento de las operaciones "puras", sin tener en cuenta las amortizaciones ni los gastos financieros. Mantener separados los ingresos y gastos financieros, nos permite visualizar mejor (entre otros) el rendimiento operativo y el impacto del

endeudamiento de la empresa.

= Result. Explotacin += Financieros Resultado

EL PRESUPUESTO de TESORERA 1- OBJETIVO: La finalidad de este presupuesto es prever la liquidez (dinero, fondos) que generar y dispondr la empresa durante el ejercicio. En definitiva se trata de prever todos los movimientos de fondos (flujo de efectivo, flujo de caja, cash flow...) en los momentos en que se producirn y analizar los saldos resultantes (que siempre deben resultar positivos). 2- LOS DATOS QUE DEBEN INCLUIRSE: El presupuesto deber incluir: (+) Saldo al inicio del perodo: fondos en caja y bancos a la fecha de inicio. (+) Todos los cobros con IVA previstos para el ejercicio, todos sin excepcin, en el momento (mes) en que se prev el cobro. (-) Todos los pagos con IVA previstos en el ejercicio, todos sin excepcin, en el momento (mes) en que se prev el pago. (-) El saldo final resultante que ser la previsin de fondos sobrantes o faltantes del perodo y total. Importante: Todos los importes se incluirn siguiendo el criterio de caja: se refleja en el momento en que se prev el pago o el cobro. 3- DIFERENCIAS CON EL PRESUPUESTO ECONMICO: Los importes se incluyen con I.V.A. (si es el caso) Se prevn todos los cobros y pagos sin excepcin: Se incluyen los ingresos de los socios, los prstamos, etc. Se ponen tambin los pagos completos de los prstamos, leasings, las liquidaciones de retenciones salariales, las liquidaciones del I.V.A., etc. Se incluyen los pagos por adquisicin de activos no las amortizaciones. Se incluyen en el momento del vencimiento (fecha/mes en que se cobrarn o pagarn).

ESTRUCTURA BSICA DEL PRESUPUESTO DE TESORERA EL FORMATO MAS SIMPLE

+ + Saldo inicial Cobros
Clientes por ventas Socios Prstamos Ingresos financieros Ingresos excepcionales Otros cobros etc. El formato ms usado es el ms simple: Cobros - pagos = saldo
Fondos disponibles a la fecha

A la hora de realizar una previsin de tesorera, partiendo del los cobros CON IVA Todos presupuesto econmico, las principales dificultades son: (a) Prever correctamente los cobros. (b) Expresar la financiacin a travs de nuevos prstamos, de plizas bancarias, etc. (c) Reflejar las liquidaciones de IVA y retenciones.

Pagos
Remuneraciones

Todos los pagos CON IVA

Indemnizaciones
Publicidad y promocin Gastos en I+D Arrendamientos Conservacin Servicios de profesionales Transportes Seguros Servicios bancarios Suministros Viajes, dietas y k. Gastos representacin Material oficina Amortizacin prstamos Leasings I.V.A. a pagar

Seguridad social Retenciones I.R.P.F. etc.

Saldo Final

Fondos disponibles (o faltantes)

los COBROS: PUNTO CLAVE Las polticas de cobro con frecuencia son las responsables de los problemas de liquidez: La "regla de oro" es simple: primero cobramos y despus pagamos. Por tanto, en general, debemos tener una poltica de cobro que nunca supere nuestro propio plazo medio de pago. Por ejemplo: si pago mis compras a 60 das, el plazo de pago que doy a mis clientes nunca ser superior a esos 60 das... y si es posible muy inferior. Naturalmente conseguiremos este objetivo trabajando en dos lneas: (a) fomentando el pago a corto plazo de los clientes y (b) negociando con los proveedores y buscando alternativas que prolonguen nuestros plazos de pago. Vigilar el cobro: Siempre, pero muy especialmente en tiempos de crisis hay que estar atentos a los cobros: 1Vigilar el crdito que damos a nuestros clientes.

Los perodos de bonanza relajan las exigencias y los controles, es fundamental mantenerse alerta, destinar tiempo a revisar los riesgos de nuestros clientes atendiendo a las "seales" que nos lleguen (pedir aplazamientos, devoluciones, etc.). 2- Ser cuidadosos al dar crdito a nuevos clientes. Sobretodo en tiempos de crisis siempre aparecen "grandes oportunidades" de vender a clientes desconocidos... oportunidades que muchas veces son fruto de la prdida del crdito de dichos clientes con otros proveedores. Evitar ese riesgo es bastante sencillo: obtener referencias de los nuevos clientes antes de comprometerse en operaciones de importancia. ... todo ello con sentido comn, prudencia y sin entorpecer el trabajo de ventas, es cierto que a veces es mejor no vender (si hay mucho riesgo de no cobrar) pero es an ms cierto que el mayor riesgo que existe es no vender lo suficiente para poder pagar las facturas.